MANUAL DE USUARIO - GBS Software Contable … · • Ingresos no Tributarios . Manual del Usuario y...

Manual del Usuario y de Operación del Sistema GBS - Módulo PRESUPUESTO

OFICIAL (De Ingresos, Gastos e Inversiones) WEB: www.migbs.com EMAIL: [email protected]

Derechos Reservados 2001-2016

1

MANUAL DE USUARIO

MÓDULO DE PRESUPUESTOS




2

CONTENIDO

Pág.

1. COMO INGRESAR A PRESUPUESTOS 3

2. ELEMENTOS DE LA INTERFAZ DEL SISTEMA. 5

3. MENÚ TABLAS 7

3.1 Tipos de Documentos Fuentes 7

3.2 Grupos Presupuestales de Ingresos 8

3.3 Grupos Presupuestales de Gastos 9

4. MENÚ MAESTROS 10

4.1 Plan de Rubros Presupuestales de INGRESOS 10

4.2 Plan de Rubros Presupuestales de GASTOS 13

5. MENÚ MIS DOCUMENTOS 15

5.1 GRABAR/ACTUALIZAR/CONTABILIZAR 15 5.1.1 INGRESOS: Presupuesto Inicial (Anual Aprobado) 16 5.1.2 INGRESOS: Adiciones 19 5.1.3 INGRESOS: Traslados 19 5.1.4 INGRESOS: Notas de Ingreso Real 20 5.1.5 GASTOS: Presupuesto Inicial (Anual Aprobado) 20 5.1.6 GASTOS: Adiciones y Traslados 21 5.1.7 GASTOS (1 de 4): CDP Compromisos Alt+F1 21 5.1.8 GASTOS (2 de 4): RP Registro Presupuestal Alt+F2 28 5.1.9 GASTOS (3 de 4): OBG Obligaciones - Causación Alt+F3 34 5.1.10 GASTOS (4 de 4): OBP Obligaciones - Pagos Alt+F4 41

6. MENÚ INFORMES 47

6.1 F20A 48

6.2 F20B 49




3

1. CÓMO INGRESAR A PRESUPUESTOS ¿Cómo crear el Acceso Directo a Presupuestos? Vamos al Mi PC, clic en el disco C o D:\ Archivos de Programa\GBS\Express , buscar el ejecutable PP_Presupuesto y dar clic derecho, enviar a Escritorio (Crear Acceso Directo) y así queda creado como Acceso Directo, luego damos doble clic al mismo y Bienvenidos al Módulo de Presupuestos GBS

Al ingresar al sistema inicialmente muestra el formulario para el inicio de sesión:

1. El sistema automáticamente muestra el formulario para seleccionar empresa y el periodo de trabajo actual.




4

2. Muestra la fecha del sistema, la cual podemos modificar para que quede la fecha en la que queremos trabajar.

3. Damos Clic al botón Inicio

Para iniciar debo escoger un Nombre de Usuario y digitar la Contraseña correspondiente, utilice como nombre de usuario “GERENTE” y como contraseña “GERENTE” (nótese que se escribe en mayúsculas tanto el nombre como la contraseña)

Nota: Para cambiar su contraseña o definir usuarios favor consultar con su ADMINISTRADOR DEL SISTEMA o la ayuda en línea del módulo “El Administrador del Sistema de GBS”




5

2. ELEMENTOS DE LA INTERFAZ DEL SISTEMA.




6

Interfaz del Sistema

• Barra de menú : Aquí se encuentran todas las opciones para manejar las

diferentes tablas, procesos e informes del sistema.

• Barra de Datos de la Empresa : Muestra de manera constante mes, año y periodo; nombre de la empresa y fecha del sistema.

• Escritorio : área donde se desplegarán los formularios e informes.

• Formularios de entrada de datos : Un formulario es el medio por el cual se ingresarán todos los datos necesarios para trabajar las diferentes opciones del sistema.

• Barra de comandos: se encuentran en la parte inferior de los formularios de entrada de datos o en la parte superior del editor de informes, contienen las diferentes opciones para trabajar con los datos del sistema. Los botones de comando más upsides son:

Ir al primer registro del formulario

Ir al registro anterior del formulario.

Ir al siguiente registro del formulario.

Formulario de Entrada de Datos

Barra de Estado

Área de Trabajo

Barra de Datos de la Empresa

Barra de Comandos




7

Ir al último registro del formulario.

Realizar búsquedas o consultas de acuerdo a los campos del formulario.

Modificar un registro existente.

Grabar un registro nuevo o las modificaciones hechas a un registro existente.

Agregar un nuevo registro.

Eliminar un registro.

Eliminar toralmente un comprobante en el Pendientes de Contabilidad.

Imprimir un informe con formato personalizado.

Imprimir informe con formato predeterminado del Sistema.

Salir del formulario.

• Barra de estado : Muestra información relativa a los procedimientos en ejecución o los formularios mostrados en pantalla.

3. MENÚ TABLAS

3.1 Tipos de Documentos Fuentes En el menú tablas parametrizar los Tipos de Documentos Fuentes.

Que para el Módulo de Presupuestos será dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco) y llenar los siguientes datos: Ej.




8

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Tipo : CDP, Prefijo : CDP, Nombre : Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Consecutivo : CDP00000, y dar clic en la opción Presupuestos Ing. y Gastos

y dar clic en el Botón Guardar (Disquete). Registro Presupuestal (RP) Tipo : RPG, Prefijo : RPG, Nombre : Registro Presupuestal, Consecutivo : RPG00000, y dar clic en la opción Presupuestos Ing. y Gastos

Y dar clic en el Botón Guardar (Disquete). Obligación Presupuestal (OBG) Tipo : OBG, Prefijo : OBG, Nombre : Obligación Presupuestal, Consecutivo : OBG00000, y dar clic en la opción Presupuestos Ing. y Gastos

Y dar clic en el Botón Guardar (Disquete). Pago Presupuestal (OBP) Tipo : OBP, Prefijo : OBP, Nombre : Pago Presupuestal, Consecutivo : OBP00000, y dar clic en la opción Presupuestos Ing. Y Gastos y dar clic en el Botón Guardar (Disquete).

3.2 Grupos Presupuestales de Ingresos

• Ingresos no Tributarios




9

• Transferencias • Recursos de Capital

Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco) y llenar los datos: Ej. Código: INGNO-NIR (Notas de Ingreso Real) Nombre: INGRESOS NO TRIBUTARIOS APROBADOS Y al terminar dar clic en el Botón Guardar (Disquete).

Estos son los Grupos de Ingresos INGNO-NIR: Ingresos no Tributarios Aprobados INTRA-NIR: Transferencias y Aportes Aprobados INREC-NIR: Recursos de Capital Aprobados

3.3 Grupos Presupuestales de Gastos

• Gastos Generales (Servicios)

• Gastos de Personal • Transferencias • Inversiones

Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco) y llenar los datos: Ej. Código: GASGE-CDPS (CAMBIA GASGE-RPS, GAGE-OBLI, GASGE-PAGO) Nombre: GASTOS GENERALES Y al terminar dar clic en el Botón Guardar (Disquete).




10

Estos son los Grupos de Gastos GASGE-CDPS: Gastos Generales GASPE-CDPS: Gastos de Personal GASGE-OBLI: Gastos Generales GASPE-OBLI: Gastos de Personal GASGE-PAGO: Gastos Generales GASPE-PAGO: Gastos de Personal GASGE-RPES: Gastos Generales GASPE-RPES: Gastos de Personal TRANS-CDPS: Transferencias INVER-CDPS: Inversiones TRANS-OBLI: Transferencias INVER-OBLI: Inversiones TRANS-PAGO: Transferencias INVER-PAGO: Inversiones TRANS-RPES: Transferencias INVER-RPES: Inversiones

4. MENÚ MAESTROS Digitación de los Rubros Presupuestales donde asignamos a cada rubro el código del grupo al que pertenece y la contrapartida que el programa debe utilizar cuando yo utilice dicho rubro (Esto es tanto para Gastos como para Ingresos)

4.1 Plan de Rubros Presupuestales de INGRESOS

Digitación de los Rubros Presupuestales de Ingresos cuya estructura es:




11

Código Nombre Grupo Presupuestal . 1.1. Ingresos Corrientes - 1.1.02 . No Tributarios - 1.1.02 .04. Operacionales 1.1.02 .04.03. Venta de Servicios 1.1.02 .04.03.05. Servicios de Salud 1.1.02 .04.03.05.18.Regimenes Especiales 1.1.02 .04.03.05.18.01 Plan Obligatorio en Salud….




12




13

4.2 Plan de Rubros Presupuestales de GASTOS

Digitación de los Rubros Presupuestales de Gastos cuya estructura es: Código Nombre Grupo Presupuestal .

2.1. PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO GASPE-CDPS

2.1.01. GASTOS DE PERSONAL APROBADOS GASPE-CDPS

2.1.01.01. Servicios personales asociados a la nómina - sueldo de personal GASPE-CDPS

2.1.01.01.01. Sueldos de personal de Nomina GASPE-CDPS 2.1.01.01.01.01. Sueldos GASPE-CDPS

2.1.01.01.01.01.01 Sueldo de personal - Administrativo GASPE-CDPS

2.1.01.01.01.01.02 Sueldo de personal - Medico Asistencial GASPE-CDPS

2.1.01.01.01.01.03 Sueldo de personal - Odontológico GASPE-CDPS




14




15

5. MENÚ MIS DOCUMENTOS

5.1 GRABAR/ACTUALIZAR/CONTABILIZAR Digitación de los procesos presupuestales




16

5.1.1 INGRESOS: Presupuesto Inicial (Anual Aprobado )

Dar clic el Botón agregar (Hoja en Blanco), escoger tipo de documento INI y dar clic en Agregar.




17

Digitar fecha de Emisión Inicial, y escoger Tercero, por lo general como es el Presupuesto Inicial va a nombre de la empresa con la que se está trabajando.

Escoger en la cuadricula los rubros a los que se les van a asignar los valores iniciales dando clic en la cuenta para que se despliegue una lista con los rubros, seleccionar el rubro que se necesita y luego con enter pasar hasta la columna valor donde se digita el valor inicial correspondiente a ese rubro, bajar con Flecha de Direccionamiento hacia abajo para agregar un nuevo rubro a la cuadricula y al Finalizar dar clic en el Botón Guardar (Disquete).




18

Clic en el botón Contabilizar y aparecerá un Formulario donde debo escoger desde comprobante inicial hasta el comprobante Final que en este caso será uno y dar clic en el botón Contabilizar.




19

5.1.2 INGRESOS: Adiciones

El procedimiento es el mismo de grabar el Presupuesto Inicial, solo que se debe escoger como Tipo de Documento ADI (Ir a la pag.11).

5.1.3 INGRESOS: Traslados

El procedimiento es el mismo de grabar el Presupuesto Inicial, solo que se debe escoger como Tipo de Documento TRA y en la cuadricula cuando se escogen los rubros se debe seleccionar que rubro disminuye y en la columna Destino, cual va a aumentar y para finalizar dar clic en el Botón Guardar y Contabilizar.




20

5.1.4 INGRESOS: Notas de Ingreso Real

El procedimiento es el mismo de grabar el Presupuesto Inicial, solo que se debe escoger como Tipo de Documento NIR (Ir a la pag.11).

5.1.5 GASTOS: Presupuesto Inicial (Anual Aprobado)

El procedimiento es el mismo de grabar el Presupuesto Inicial de Ingresos, solo que se debe escoger como Tipo de Documento INI pero con Prefijo GIN (Ir a la pag.11).




21

5.1.6 GASTOS: Adiciones y Traslados

El procedimiento es el mismo de grabar Adiciones de Ingresos y Traslados de Ingresos, solo que se debe escoger como Tipo de Documento ADI pero con Prefijo GAD y Tipo TRA con Prefijo GTR (Ir a la pag.13).

5.1.7 GASTOS (1 de 4): CDP Compromisos Alt+F1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal




22

Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco), aparece una pantalla con el tipo de Documento (CDP) y dar clic en el botón Agregar.

Dar clic en Emisión, si es necesario se puede modificar la fecha de emisión, escoger el tercero o persona a la que se le esta realizando el CDP, si no se encuentra en la base de Datos se puede dando clic en el Botón de la Hoja en Blanco y aparecerá un formulario donde se debe agregar los datos de ese tercero y dar clic en Guardar y Clic en Salir del Formulario (Carpeta Amarilla).




23

Escribir el detalle o concepto del CDP, dar clic en el Botón Guardar (Botón Disquete). Una vez guardado mirar en el encabezado en la opción Grupo escoger el grupo Presupuestal al que pertenece el CDP (Si es gasto general o de personal, etc.).




24

Para agregar los rubros al cuerpo del CDP: Ubicar el mouse en la columna “Cuenta” en el cuerpo del CDP que corresponde a la cuadrícula que se muestra en el círculo rojo de la imagen y Dar clic derecho Aparece un menú contextual con dos opciones, pulsar clic en la opción “1. Agregar un nuevo Rubro en la cuadrícula”.

Seleccionar el rubro que se necesita…




25

Y, para ese rubro, digite la Unidad Ejecutora, Fuente de Inversión, Tercero y Valor del CDP

Para agregar nuevos rubros al CDP, puede pulsa la tecla “Flecha Abajo” en su teclado cuando se encuentre en la columna “Detalle”, después de digitar ese campo, entonces, aparece una nueva fila en la cuadrícula:

Repita el proceso de escoger Rubro, Unidad Ejecutora, Fuente de Inversión, Tercero, Valor y Detalle…




26

Y para terminar el CD, pulse clic en el botón Guardar (el disquete que se muestra con la flecha en rojo en la imagen siguiente)

Clic en el Botón Imprimir para tener el soporte del CDP y Clic al Botón Contabilizar. Y automáticamente me envía las cuentas con su valor al CDP.




27

Y se obtiene la vista preliminar del CDP:




28

5.1.8 GASTOS (2 de 4): RP Registro Presupuestal Alt +F2 Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco),

Aparece una pantalla con el tipo de Documento (RPG) y dar clic en el botón Agregar,




29

Pulse clic en Emisión, si es necesario se puede modificar la fecha de emisión, escoger el tercero o persona a la que se le está realizando el RPG, si no se encuentra en la base de Datos se puede dando clic en el Botón de la Hoja en Blanco agregar los datos de ese tercero, escribir el detalle o concepto del RPG, dar clic en el Botón Guardar (Botón del Disquete). Una vez guardado mirar en el encabezado y escoger con que CDP está relacionado este RPG.




30

Para agregar los rubros al RP:

Dar clic en el botón “Mis Rubros desde el CDP” y el Sistema automáticamente importa los mismos rubros que se usaron en el documento CDP asociado y los escribe por usted en el cuerpo del RP, como se muestra en la gráfica siguiente:




31

Clic en el Botón Imprimir para tener el soporte del RPG:

.




32




33

Clic al Botón Contabilizar para que el RPG actualice la Ejecución Presupuestal.




34

5.1.9 GASTOS (3 de 4): OBG Obligaciones - Causación Alt+F3 Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco),

Aparece una pantalla con el tipo de Documento (OBG) y dar clic en el botón Agregar,




35

Hacer clic en Emisión, si es necesario se puede modificar la fecha de emisión, escoger el tercero o persona a la que se le esta realizando el OBG, si no se encuentra en la base de Datos se puede dando clic en el Botón de la Hoja en Blanco agregar los datos de ese tercero, escribir el detalle o concepto del OBG, dar clic en el Botón Guardar (Botón del Disquete), una vez guardado mirar en el encabezado y escoger con que RPG está relacionado esta OBG




36

Para agregar los rubros a la OBG: Dar clic en el botón “Mis Rubros desde el RP”




37

Y, el Sistema automáticamente importa los mismos rubros que se usaron en el documento CDP y RP asociado y los escribe por usted en el cuerpo de la OBG, como se muestra en la gráfica siguiente:




38

La Obligación Presupuestal también puede hacerse desde el Módulo de Contabilidad o desde el Módulo de Tesorería como una NC (Nota de Contabilidad). Veamos cómo hacer su OBG desde Contabilidad: Ingresamos con el mismo usuario con el que ingresamos a Presupuesto.

Entonces en Contabilidad damos clic en Agregar (Hoja en Blanco), escoger tipo de Documento NC, escribir la fecha de emisión, escoger el Tercero, escribir el detalle y en la cuadricula escoger las cuentas contables del PUC correspondientes a la nota de causación, en la parte inferior encontrará una opción donde pueden escoger la obligación ya hecha en el Módulo de presupuestos.

O hacer esa obligación desde el Módulo de contabilidad, ¿cómo? Pues ahí se encontrará un botón de una hoja en blanco pequeña la cual abrirá el Módulo de presupuestos para que se puedan llenar los datos correspondientes a la Obligación presupuestal, tal y como se explicó anteriormente.




39

Cuando se termina de crear la Obligación se vuelve al Módulo de Contabilidad y se imprime la Nota de Causación de la Obligación. Puede contabilizar la OBP para que se actualice la Ejecución Presupuestal:




40

Finalmente, es necesario contabilizar la OBG para que actualice la Ejecución Presupuestal de Gastos:




41

5.1.10 GASTOS (4 de 4): OBP Obligaciones - Pagos Al t+F4 Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco),

Aparece una pantalla con el tipo de Documento (OBP) y dar clic en el botón Agregar,




42

Hacer clic en Emisión, si es necesario se puede modificar la fecha de emisión, escoger el tercero o persona a la que se le esta realizando el OBP, si no se encuentra en la base de Datos se puede dando clic en el Botón de la Hoja en Blanco agregar los datos de ese tercero, escribir el detalle o concepto del OBP,

Dar clic en el Botón Guardar (Botón del Disquete), una vez guardado mirar en el encabezado y escoger con que OBG esta relacionado esta OBP y guardar.




43

Para agregar los rubros a la OBP: Dar clic en el botón “Mis Rubros desde OBG”




44

Y, el Sistema automáticamente importa los mismos rubros que se usaron en el documento CDP, RP y OBG asociado y los escribe por usted en el cuerpo de la OBP, como se muestra en la gráfica siguiente:




45

El Pago Presupuestal también puede hacerse desde el Módulo de Contabilidad o el Módulos de Tesorería como un CE (Comprobante de Egreso). A continuación un pasito a pasito de cómo hacer la OBG desde el Módulo de Contabilidad: Ingresamos al Módulo Contable:

Entonces en Contabilidad damos clic en Agregar (Hoja en Blanco), escoger tipo de Documento CE, escribir la fecha de emisión, escoger el Tercero, escribir el detalle y en la cuadricula escoger las cuentas contables del PUC correspondientes al Comprobante de Egreso, en la parte inferior encontrará una opción donde pueden escoger el documento de pago ya hecho en el Módulo de presupuestos.

O hacer ese pago desde el Módulo de contabilidad, ¿cómo? Pues ahí se encontrará un botón de una hoja en blanco pequeña la cual abrirá el Módulo de




46

presupuestos para que se puedan llenar los datos correspondientes al Pago presupuestal, tal y como se explicó anteriormente.

Cuando se termina de crear el Pago se vuelve al Módulo de Contabilidad y se imprime el Comprobante de Egreso o Pago. Puede contabilizar la OBP para que se actualice la Ejecución Presupuestal:




47

6. MENÚ INFORMES

En este menú podrá sacar los informes F20A (Ejecución Presupuestal de Ingresos), F20B (Ejecución Presupuestal de Gastos) entre otros.




48

6.1 F20A




49

6.2 F20B

Y por último en el Módulo de Rendición de Cuentas se puede Generar el Informe CGN 2005.001 teniendo en cuenta que ya se han contabilizado los Comprobantes de Egreso y las Notas de Contabilidad. Fin del Manual.

MANUAL DE USUARIO - GBS Software Contable … · • Ingresos no Tributarios . Manual del Usuario y...

Documents

Transcript of MANUAL DE USUARIO - GBS Software Contable … · • Ingresos no Tributarios . Manual del Usuario y...