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MANUAL DE PROCESOS DEL

AREA DE INFRAESTRUCTURAS

DE LA UNIVERSIDAD DE CÁDIZ

VºBº DEL EQUIPO DE DIRECCIÓN

DE LA UNIVERSIDAD DE CÁDIZ

Fdo: Carmen García López

Directora General de Infraestructuras

y Tecnologías de la Información

Versión 1.3

Fecha: Febrero de 2013

Manual de Procesos del Área de Infraestructuras. Versión 1.3, Febrero 2013

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INDICE

1. Misión

2. Visión

3. Valores

4. Objetivos estratégicos

5. Organigrama del Área

6. Mapa de Procesos

7. ANÁLISIS DE PROCESOS CLAVE

• Asesoramiento e Informes técnicos

• Mantenimiento Preventivo-Conductivo

• Mantenimiento Correctivo

• Grandes Obras

• Obras y Reformas

• Mensajería

8. ANÁLISIS DE PROCESOS ESTRATÉGICOS

• Planificación y presupuesto

• Revisión del Sistema de Gestión de Calidad

• Relación con usuarios y aliados

9. ANÁLISIS DE PROCESOS DE SOPORTE

• Formación del personal

• Plan de comunicación interna

• Gestión y archivo de documentos

10. Registros, evidencias o documentos de cada proceso

11. Normativa de referencia de los procesos

12. Plan de Comunicación del Área de Infraestructuras


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1. MISIÓN:

El Área de Infraestructuras de la Universidad de Cádiz tiene como MISIÓN, la gestión, elaboración, coordinación y supervisión de los procesos técnicos correspondientes a los proyectos, obras, mantenimiento y mensajería interna de nuestros Campus universitarios.

Corresponde al Área de Infraestructuras satisfacer y mejorar la prestación de los servicios docentes, de investigación y administrativos de la comunidad universitaria y su relación con el entorno social.

2. VISION:

El Área de Infraestructuras pretende ser una unidad comprometida con el ejercicio profesional de sus competencias en el ámbito de la gestión universitaria aspirando a ser una unidad volcada en aportar servicios eficaces siempre alineados con los objetivos de la UCA y ser un claro referente entre las Universidades en el desarrollo de sus procesos técnicos.

El Área de Infraestructuras quiere ser una unidad excelente que incorpore las innovaciones tecnológicas, desarrolle sus funciones con la máxima transparencia, equidad, participación y sostenibilidad, trabajo en equipo, capacidad de respuesta, comprometidos con la mejora continua, solidarios en cuestiones medioambientales y sociales mediante la optimización de los recursos.

3. VALORES

Los valores constituyen un elemento esencial para el logro de las metas y los objetivos. En el Área de Infraestructuras de la UCA compartimos los siguientes valores:

1. Servicio público de calidad, responsable y orientado al usuario, que resuelve de modo satisfactorio sus necesidades y expectativas:

2. Nos esforzamos en conocer y satisfacer las necesidades de nuestros usuarios. 3. Buscamos distintos canales de comunicación con nuestros usuarios. 4. Buscamos la excelencia en cada una de nuestras actividades y servicios. 5. Ofrecemos nuestro servicio en un ambiente de respeto y cordialidad.


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6. Mejora continua, trabajo en equipo y capacidad de aprendizaje, potenciando aspectos tales como la innovación, creatividad, motivación y participación: 7. Fomentamos el trabajo en equipo donde se valore la singularidad y las aspiraciones individuales. 8. Potenciamos nuestro capital intelectual y tecnológico aplicando creatividad e innovación en nuestros productos. 9. Somos proactivos a cualquier cambio en la sociedad que pueda afectar a la mejora de nuestros servicios. 10. Sostenibilidad, solidaridad e impulso de la cooperación, apoyando las políticas medioambientales fomentadas por la Universidad de Cádiz y potenciando el papel del Área de Infraestructuras de la UCA: 11. Trabajamos en forma colaborativa con toda la comunidad universitaria. 12. Cooperamos con otras instituciones. 13. Respetamos el medio ambiente dando ejemplo mediante el reciclaje y el ahorro de recursos y energía. 14. Velamos por el cumplimiento de las normas de seguridad en el trabajo y por su aplicación en las instalaciones, equipos y medios con los que desarrollamos nuestra labor y atendemos a nuestros usuarios.

4. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL ÁREA DE INFRAESTRUCTURAS

1.- Mejorar los servicios prestados por el Área de Infraestructuras a la Comunidad Universitaria y sus usuarios. 2.- Potenciar y obtener el mayor ahorro y la eficiencia energética en los edificios de la UCA. 3.- Optimizar y mejorar las condiciones de los espacios de los edificios de la UCA. 4.- Desarrollar las capacidades, habilidades y competencias del personal del Área de Infraestructuras. 5.- Mejorar la imagen del Área de Infraestructuras.


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5. ORGANIGRAMA DEL ÁREA


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7

El Área de Infraestructuras tiene competencias en materia de:

• Obras, proyectos, actuaciones técnicas en edificios e instalaciones. • Mantenimiento activo, preventivo y predictivo. • Mensajería interna. • Todos aquellos aspectos arquitectónicos, urbanísticos, de ordenación y previsión técnica,

estética y territorial. • Acciones de apoyo en a la docencia

DIRECCIÓN:

• Dirección, organización, control, supervisión y coordinación general de todas las actividades y gestiones del Área de Infraestructuras.

• Programación de los Planes plurianuales de Grandes Inversiones, Plan de Actuaciones (Inversiones Propias) , Plan Anual de Mantenimiento y otros concernientes al Área.

• Actuaciones como Arquitecto de la UCA: Proyectos, Obras, Dirección Superior Facultativa y gestión como Director del Área.

• Planificación de personal, inversiones, presupuestos, y relación y desarrollo de los criterios de Gerencia.

• Autorizaciones, gasto y relación con Equipo de Gobierno y autoridades.


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ADMINISTRACIÓN:

Desarrollo de las labores administrativas del Área: escritos, correspondencia, tramitación,

gestión administrativa, archivo y control de expedientes, etc.

SERVICIO DE OBRAS Y PROYECTOS:

COORDINADOR DE OBRAS Y PROYECTOS:

• Desarrollo, CAU, e impulso de las actividades y gestión en materia de Obras y Proyectos. • Planificación y seguimiento en su competencia. • Dirección Técnica facultativa de Obras.


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• Dirección y organización del Servicio de Obras y Proyectos. • Redacción de Proyectos y dirección de Obras. • Apoyo Técnico en su materia a la Dirección del Área.

ARQUITECTOS TÉCNICOS:

• Desarrollo de Proyectos y obras. Dirección Técnica de Ejecución de obras. Coordinación de Seguridad.

• Gestión de los CAU de Obras y proyectos. • Desarrollo y seguimiento de Planes de Actuación, Inversiones y acciones en materia de obras y

proyectos.

DELINEANTE:

• Delineación de Proyectos por medios informáticos. • Desarrollo de actividades gráficas del Servicio de Obras y Proyectos. • Gestión y archivo de documentación gráfica de proyectos. • Reprografía de proyectos

SERVICIO DE MANTENIMIENTO:


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SERVICIO DE MANTENIMIENTO:

• Desarrollo de las actividades, CAU, y gestión en materia de Mantenimiento. • Desarrollo del Plan Anual de Mantenimiento, control, dirección y ejecución del mismo. • Programación e impulso del Plan Anual de Mantenimiento. • Redacción de prescripciones técnicas en materia de mantenimiento de instalaciones de equipos y

edificios de la Universidad. • Desarrollo de prescripciones Técnicas y proyectos para el P.A.M. • Control de contrataciones a empresas externas en el Plan Anual de Mantenimiento • Control y organización de los equipos de Mantenimiento. • Dirección de obras en materia de Mantenimiento. • Control y gestión de la Mensajería interna y su infraestructura. • Apoyo técnico en su materia a la dirección del Área. • Labores de control y definición de mantenimiento predictivo y preventivo

JEFES DE EQUIPO DE CAMPUS:

• Control, organización y desarrollo de las actuaciones de los STOEM. • Desarrollo de las actividades de mantenimiento activo, predictivo y preventivo en los centros de

los Campus. • Planificación y previsión de actuaciones de mantenimiento en centros. • Colaboración con el Servicio de obras y proyectos en materia de su competencia, coordinación

de actuaciones y valoración crítica de inversiones, recursos, e intervenciones de agentes externos.

• Control y ajuste de las actuaciones de mantenimiento con empresas externas

STOEM:

• Desarrollo de las acciones en los centros encomendados en materia de mantenimiento y pequeñas instalaciones.

• Control y observación del funcionamiento general de los edificios. • Previsión de actuaciones en materia de mantenimiento en instalaciones y edificios. • Colaboración con los servicios de la Universidad en materia de funcionamiento y

mantenimiento general de las instalaciones y estado de los edificios.

MENSAJERÍA:

• Transporte, mensajería, envíos y correspondencia interna entre centros y Campus de la UCA. • Colaboración en materia de mensajería entre personas y centros. • Conducción de Equipo Rectoral, de acuerdo con las instrucciones de Gerencia.


11

ENCARGADO DE MENSAJERÍA:

• Dirección y coordinación del desarrollo de las actuaciones en materia de mensajería. • Distribución del trabajo de mensajería y transporte de personas. • Organización del trabajo entre los cuatro Campus.

MENSAJEROS:

• Realización de las actuaciones en materia de mensajería. • Transporte de correspondencia y personas según instrucciones de Gerencia. • En la actualidad solo un miembro del equipo de mensajería es conductor habitual de

Vicerrectores y altos cargos. • En Algeciras se dispone de un conserje con labores de mensajería.


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6. MAPA DE PROCESOS DEL ÁREA DE INFRAESTRUCTURAS


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7. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CLAVE


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7.1 PROCESO DE ASESORAMIENTO E INFORMES TÉCNICOS

7.1.1 Diagrama de flujo


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7.1.2 Ficha de de proceso

Nombre del proceso

ASESORAMIENTO E INFORMES TÉCNICOS

Descripción

Asesoramiento técnico, viabilidad y otros informes

Misión/Objetivo

Dar respuesta técnica al usuario

Responsable

Autor del Informe

Destinatario

PAS, PDI y Equipo de Gobierno que solicite el asesoramiento

Inicio/Fin

Inicio: Solicitud de informe

Fin: Respuesta técnica al usuario

Entradas

Apertura del CAU, encuesta

Salidas

Cierre del CAU

Nº de respuestas, solicitudes

Indicadores

AI-PCIT-01 Plazo de respuesta solicitadas al Area

Registros

CAU, informe técnico

Procedimientos

asociados

Procedimiento de contratación del Servicio de Gestión y Contrataciones o unidad

de gasto correspondiente y otros procesos del Área de Infraestructuras

Aplicaciones

Informáticas

Autocad, Presto, CAU

Febrero 2013

v.1.2


17

7.1.3 Fichas de indicadores

Código: AI-PCIT-01 (sustituye a I-AINF007 y I-AINF008)

Nombre: PLAZO DE RESPUESTA A LOS ASESORAMIENTOS

TECNICOS E INFORMES DE VIABILIDAD

Periodo y fechas de

actualización:

Anual a 31 de diciembre

(medicion febrero)

Descripción: % de peticiones solucionadas en plazo.

Cálculo: Peticiones solucionadas en plazo/ Total de peticiones *100.

El valor óptimo es el 100%.

Nivel de desagregación Por Servicios

Fuente: Cau

Método de comprobación

/evidencia:

Resultados grabados en Caus

Grado de fiabilidad: Total

Históricos: 2008

Unidad generadora: Area de Infraestructuras

Responsable: Responsables de los Servicios

Versión: v.1.2

Fecha: Febrero 2013.


18

7.2.PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO-CONDUCTIVO



19

7.2.2 Ficha de proceso

Nombre del proceso

MANTENIMIENTO PREVENTIVO-CONDUCTIVO

Descripción

Acciones de entretenimiento periódicas realizadas según un

programa preconcebido y aquellas otras encaminadas a mejorar u

optimizar el rendimiento de las instalaciones

Misión/Objetivo

Realizar operaciones previstas para alargar la vida y eficacia de los

edificios y sus instalaciones

Responsable

Jefe de Servicio de Mantenimiento

Destinatario

PAS, PDI y Equipo de Gobierno

Inicio/Fin

Inicio: Estudio de las necesidades

Fin: Comprobación de los resultados obtenidos en un periodo

determinado

Entradas

Recepción de nuevos manuales, Presupuestos; Aprobación del gasto:

(encargo, pedido o contrato), Facturas, Encuestas

Salidas

Redacción de prescripciones, Expediente y/o documentación

técnica, Aprobación del gasto, certificaciones,

Indicadores

AI-PCMP-01: Cumplimiento de la programación en preventivo

AI-PCMP-02: Actuaciones en mantenimiento conductivo

Registros

Encargo o contrato, Presupuestos, Certificaciones, Acta de de

extinción del contrato, Encuestas

Procedimientos asociados

Procedimiento en Servicio de Contrataciones.

Aplicaciones Informáticas

CAU de Infraestructuras, Autocad, Presto

Febrero 2013

v.1.2


20

7.2.3 Fichas de Fichas de indicadores

Código AI-PCMP-01: (Sustituye a I-AINF001)

Nombre

CUMPLIMIENTO DE PROGRAMACION EN

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Periodo y fechas de actualización Anual a 31 de diciembre

(Medición febrero)

Descripción

Grado de cumplimiento de las acciones programadas

Cálculo

Número de acciones ejecutadas en mantenimiento preventivo / número

de acciones programadas *100. El valor óptimo es 100%.

Nivel de desagregación

Por tipo de instalación

Fuente

CAUs y Pliego de condiciones de contratos

Método de comprobación/

Evidencia

Resultados de CAUs e informes de contratas

Grado de fiabilidad

Alto

Históricos

2010

Unidad Generadora

Area de Infraestructuras

Responsable

Jefe del Servicio de Mantenimiento

Versión

v.2.0

Fecha

Febrero 2013


21

Código AI-PCMP-02: (Sustituye a I-AINF002)

Nombre

ACTUACIONES EN MANTENIMIENTO CONDUCTIVO

Periodo y fechas de actualización Anual a 31 diciembre

(Medición febrero)

Descripción

Numero de acciones ejecutadas /número de acciones programadas

Cálculo

Numero de acciones ejecutadas en mantenimiento conductivo/numero

de acciones programadas * 100. El valor óptimo de cumplimiento es el

100 %


Por acciones programadas y acciones ejecutadas.

Fuente

Partes de propuestas (Cau). Programación anual.


Evidencia

Resultados grabados en el CAU, expedientes ejecutados

Grado de fiabilidad

Alto

Históricos

No

Unidad Generadora


Responsable


Versión

v.2.1

Fecha

Febrero 2013.


22

7.3 PROCESO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO



23


Nombre del proceso

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Descripción

Reparación de cualquier tipo de avería en los edificios de la UCA y sus

instalaciones

Misión/Objetivo

Llevar a cabo las acciones necesarias para dejar la instalación en estado

operativo

Responsable

El Técnico asignado a la reparación

Destinatario


Inicio/Fin

Inicio: Entrada de la solicitud

Fin: Comprobación del resultado de la reparación realizada

Entradas

Petición del CAU, Presupuestos, Facturas, Encuestas, Documentación

administrativa

Salidas

Expediente y/o documentación técnica-administrativa, cierre de

solicitud.

Indicadores

AI-PCMC-01: Satisfacción del usuario (CAU mantenimiento correctivo)

Registros

CAUs, Aprobación del gasto (Encargo, pedido o contrato),

Presupuestos, Certificaciones, Encuestas, Facturas


Procedimiento en Servicio de Contrataciones y/o Unidad de Gasto.


Autocad, Presto, CAU de Infraestructuras

Febrero 2013

v.1.1


24

7.3.3 Fichas de Indicadores

Código AI-PCMC-01 (sustituye a I-AINF003)

Nombre

SATISFACCION DEL USUARIO EN MANTENIMIENTO

CORRECTIVO


(Medicion febrero)

Descripción

Grado de satisfacción expresado por el usuario

Cálculo

Media aritmética de los resultados obtenidos en las encuestas de

satisfacción. El grado de satisfacción óptimo está referido a 5.


Por intervención de medios externos e internos y CAUS

Fuente

Encuestas incluidas en cada servicio


Evidencia

Resultados grabados en el CAU

Grado de fiabilidad

Medio

Históricos

Enero 2007

Unidad Generadora


Responsable


Versión

V.1.2

Fecha

Febrero 2013.


25

7.4 PROCESO DE GRANDES OBRAS



26


Febrero 2013

v.1.2

Nombre del proceso

GRANDES OBRAS

Descripción

Gestionar el desarrollo en materia de obra de las actuaciones que

precisan supervisión de proyecto.

Misión/Objetivo

Entrega de la obra de acuerdo con el programa de necesidades.

Responsable

Director del Área de Infraestructuras.

Destinatario

Equipo de Gobierno.

Inicio/Fin

Inicio: Encargo de la D.G.I.T.

Fin: Entrega de la obra (Evaluación).

Entradas

Encardo de la D.G.I.T.I., programa de necesidades, contrato y/o

nombramiento nombramiento de asistencia técnica, informe de

supervisión, propuesta de gasto de obra, licencia, contrato de obra, acta

de aprobación del Plan de Seg. y Salud, encuestas.

Salidas

Gestión de desarrollo de obra y proyectos, gestión grafica de proyecto,

gestión del contrato, documentación técnico administrativa, gestión

postobra-equipamiento.

Indicadores

AI-PCGO-01: Satisfacción del usuario de acuerdo con el programa de

necesidades.

AI-PCGO-02: Cumplimiento de las Normas de Diseño.

AI-PCGO-03: Cumplimiento del Protocolo.

Registros

Encargo de la D.G.I.T.I., programa de necesidades, contrato y/o

nombramiento de asistencia técnica del proyecto y la ejecución,

proyecto, entrega de proyecto a servicios UCA, informe de supervisión

del proyecto, licencia de obras, acta de replanteo previo, propuesta de

obra, valoración de ofertas contratas, contrato de obra, , acta de inicio,

plan de seguridad y salud, plan control de la calidad, certificaciones de

obra, facturas, informe previo de recepción servicios UCA, acta de

recepción, liquidación del contrato, devolución del aval, encuestas.


Procedimiento en Servicio de Contrataciones y procedimiento de

supervisión.

Aplicaciones Informáticas Autocad, Presto, CYPE.


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Código AI-PCGO-01. (Sustituye I-AINF004)

Nombre

SATISFACCIÓN DEL USUARIO DE ACUERDO CON EL

PROGRAMA DE NECESIDADES.

Periodo y fechas de actualización Anual a 31 de Diciembre

(Medicion Febrero)

Descripción

Grado de satisfacción del usuario de acuerdo al programa de

necesidades.

Cálculo




No procede

Fuente

Encuestas realizadas


Evidencia

Encuesta sobre la valoración de la acción ejecutada según programa de

necesidades.

Grado de fiabilidad

Medio

Históricos

No

Unidad Generadora


Responsable

Coordinador de Obras y Proyectos

Versión

v.1.2

Fecha

Febrero 2013


28

Código

AI-PCGO-02

Nombre

CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE DISEÑO

(GRANDES OBRAS)

Periodo y fechas de actualización Anual a 31 Diciembre.

(medición febrero)

Descripción

Grado de cumplimiento de las normas de diseño.

Cálculo

Numero de obras revisadas según normas diseño / número total de

obras ejecutadas *100. El valor óptimo es el 100%.


No procede

Fuente

Programación anual.


Evidencia

Listado de obras programadas.

Grado de fiabilidad

Medio

Históricos

No

Unidad Generadora

Área de Infraestructuras

Responsable


Versión

v.1.0

Fecha

Febrero 2013


29

Código

AI-PCGO-03

Nombre

CUMPLIMIENTO DEL PROTOCOLO

(GRANDES OBRAS)

Periodo y fechas de actualización Anual a 31 de Diciembre.

(medición febrero)

Descripción

Grado de cumplimiento del protocolo establecido.

Cálculo

Número de obras ejecutadas siguiendo el protocolo/número total de

obras programadas *100. El valor óptimo es el 100%.


No procede

Fuente



Evidencia


Grado de fiabilidad

Medio

Históricos

No

Unidad Generadora


Responsable


Versión

v.1.0

Fecha

Febrero 2013


30

7.5 PROCESO DE OBRAS Y REFORMAS



31


Nombre del proceso

OBRAS Y REFORMAS

Descripción

Gestionar el desarrollo en materia de obra de las actuaciones que no

precisan supervisión de proyecto.

Misión/Objetivo

Entregar al usuario la obra de acuerdo con su solicitud y viabilidad.

Responsable

Director del Área de Infraestructuras y Coordinador de Obras y

Proyectos

Destinatario

PAS, PDI y Equipo de Gobierno.

Inicio/Fin

Inicio: Planificación y Presupuesto.

Fin: Entrega de la obra (Evaluación).

Entradas

Programación anual del Área de Infraestructuras, programa de

necesidades, propuesta de gasto de obra, contrato de obra, aprobación

del Plan de Seg. y Salud, encuestas.

Salidas

Gestión de desarrollo de obra y proyectos, gestión grafica de proyecto,

gestión del contrato, documentación técnico administrativa, gestión

postobra-equipamiento.

Indicadores

AI-PCOR-01: Satisfacción del usuario de acuerdo con lo solicitado.

AI-PCOR-02: Cumplimiento del Protocolo.

Registros

Programación anual, programa de necesidades, contrato y/o

nombramiento de asistencia técnica, proyecto, entrega de proyecto a

servicios UCA, acta de replanteo previo, propuesta de obra, valoración

de ofertas contratas, contrato de obra, acta de inicio, plan de seguridad y

salud, plan control de la calidad, certificaciones de obra, facturas,

informe previo de recepción servicios UCA, acta de recepción,

liquidación del contrato, devolución del aval, encuestas.


Procedimiento de contratación y procedimiento de Planificación y

Presupuesto del Área de Infraestructuras


Autocad, Presto, CYPE, CAU.

Febrero 2013

v.1.2


32


Código

AI-PCOR-01. (Sustituye I-AINF006)

Nombre

GRADO DE SATISFACCIÓN DEL USUARIO CON LAS

ACCIONES EJECUTADAS SEGÚN LO SOLICITADO (OBRAS

Y REFORMAS)

Periodo y fechas de actualización Anual a 31 de Diciembre

Medición febrero

Descripción

Grado de satisfacción del usuario con las acciones realizadas según lo

solicitado

Cálculo




No procede

Fuente

Encuestas realizadas


Evidencia

Encuestas de valoración de la acción ejecutada según lo solicitado

Grado de fiabilidad

Medio

Históricos

2002

Unidad Generadora


Responsable


Versión

v.1.02

Fecha

Febrero 2013


33

Código

AI-PCOR-02

Nombre

CUMPLIMIENTO DEL PROTOCOLO

(OBRAS Y REFORMAS)

Periodo y fechas de actualización Anual a 31 de Diciembre.

(medición febrero)

Descripción

Grado de cumplimiento del protocolo establecido.

Cálculo

Número de obras ejecutadas siguiendo el protocolo/número total de

obras programadas *100. El valor óptimo es el 100%.


No procede

Fuente



Evidencia


Grado de fiabilidad

Medio

Históricos

No

Unidad Generadora


Responsable


Versión

v.1.0

Fecha

Febrero 2013


34

7.6 PROCESO DE MENSAJERIA



35


Nombre del proceso

MENSAJERIA

Descripción

Reparto de correspondencia y paquetería interna de la UCA

Misión/Objetivo

Garantizar la recogida y recepción de la correspondencia y mensajería

haciéndola llegar a sus destinatarios dentro de los plazos estipulados

Responsable

Encargado de equipo de Mensajería

Destinatario


Inicio/Fin

Inicio: Recepción en las Conserjerías

Fin: Entrega en los mismos puntos

Entradas

Encuestas realizadas a las conserjerías receptoras

Salidas

No procede

Indicadores

AI-PCMEN-01: Satisfacción del usuario

Registros

Encuestas, fichas de control de ruta


Procedimiento de reparto en conserjerías


No procede

Febrero 2013

v.1.2


36


Código AI-PCMEN-01 (sustituye a I-AINF009)

Nombre

SATISFACCION DEL USUARIO CON EL SERVICIO DE

MENSAJERIA


( Medición febrero)

Descripción

Grado de satisfacción expresado por el usuario

Cálculo

Media aritmética de las respuestas obtenidas en encuesta anual. El grado

de satisfacción óptimo está referido a 5.


No procede

Fuente

Encuestas realizadas a las Conserjerías


Evidencia

Contraste con los resultados obtenidos

Grado de fiabilidad

Media

Históricos

2008

Unidad Generadora


Responsable

Jefe de Servicio de Mantenimiento

Versión

v.1.2

Fecha

Febrero 2013


37

8 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS


38

8.1 PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO



39


Nombre del proceso

PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

Descripción

Planificación de las actuaciones del Area de Infraestructuras

Misión/Objetivo

Organización de los recursos de Área

Responsable

Director del Área de Infraestructuras

Destinatario


Inicio/Fin

Inicio: Reunión de Planificación

Fin: Aprobación de la DGIS

Entradas

Peticiones de Usuario, análisis de BAUS y sugerencias del Área de

Infraestructuras

Salidas

Listado de Necesidades, propuesta final

Indicadores

AI-PEPP-01 Cumplimiento de la programación aprobada por la DGITI

Registros

Listado definitivo de planificación


Procedimientos de planificación de Gerencia y Equipo de Dirección


Hoja de calculo

Febrero 2013

v.1.2


40


Código

AI-PEPP-01 (sustituye a I-AI0016)

Nombre

CUMPLIMIENTO DE LA PROGRAMACION APROBADA

POR LA DGITI


(Medición Febrero)

Descripción

Grado de cumplimiento de la programación aprobada

Cálculo

Nº de acciones cumplidas / Nº de actuaciones programadas * 100. El

valor óptimo es el 100%.


Por Servicios

Fuente

Programación aprobada


Evidencia

Valoración del listado porcentualmente.

Grado de fiabilidad

Media

Históricos

2010

Unidad Generadora


Responsable

Director del Area de Infraestructuras

Versión

v.1.2

Fecha

Febrero 2013


41

8.2 PROCESO DE REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD



42

8.2.2. Ficha de proceso

Febrero 2013

v.1.1

Nombre del proceso

REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Descripción

Reuniones periódicas del Equipo de Dirección para revisar la eficacia y

eficiencia de los procesos

Misión/Objetivo

Revisar los datos e indicadores y proceder a realizar las modificaciones

necesarias para mejorar los resultados de los mismos

Responsable


Destinatario Personal del Área de Infraestructuras y todos sus usuarios

Inicio/Fin

Inicio: convocatoria reunión

Fin: Acta de la reunión de revisión

Entradas

Los últimos resultados de la Auditoría Interna

Evaluaciones del cumplimiento de los requisitos legales y otros

requisitos que la Universidad suscriba

Comunicación con los clientes / usuarios, incluyendo las quejas,

reclamaciones y felicitaciones (B.A.U.) y satisfacción de los mismos.

El desempeño de los procesos y la conformidad de los servicios

prestados con las necesidades y expectativas de los clientes / usuarios.

Grado de cumplimiento de objetivos.

El análisis de posibles incidencias que han ocurrido desde la última

revisión y la efectividad de la solución adoptada.

El seguimiento de las acciones adoptadas como resultado de la última

Revisión por la Dirección.

Los cambios que puedan afectar al sistema

Salidas

Acta reunión

Informe anual de revisión (propuestas de acciones de mejora)

Indicadores

AI-PERG-01: % de acciones implementadas última revisión por la

dirección

AI-PERG-02: Incremento mejora en los resultados de los indicadores

Registros

Acta reunión

Informe anual de revisión (propuestas de acciones de mejora


Guía para identificación y análisis de procesos

Sistema de Información

Auditoría Interna

Aplicaciones Informáticas Pendiente


43


Código

AI-PERG-01 (sustituye a I-AINF0014)

Nombre

CUMPLIMIENTO REVISION DEL SISTEMA DE GESTION

DE CALIDAD (Mejoras Implementadas)

Periodo y fechas de actualización Una vez al año, tras las auditorias (momento en el que se realiza la

revisión por la dirección)

Descripción

Proporción de acciones de mejoras implementadas, entre las propuestas

por el Equipo de Dirección, tras la última revisión.

Cálculo

El valor óptimo es 100%. Número de acciones de mejora desarrolladas,

entre las propuestas por el Equipo de dirección, tras la última revisión

dividido por el número total de acciones de mejora propuestas por el

Equipo de Dirección en la última revisión, todo multiplicado por 100.


No hay nivel de desagregación.

Fuente

Datos registrados para el seguimiento, por parte de la Unidad, de las

acciones de mejora propuestas tras la última revisión por la dirección.


Evidencia

- Actas de la última revisión por la dirección, en las que figuren las acciones de mejora propuestas.

- Otros registros o datos que evidencien la implementación de las acciones de mejora.

Grado de fiabilidad

Fiabilidad media

Históricos

2010

Unidad Generadora


Responsable


Versión

v.1.1

Fecha

Febrero 2013


44

Código

AI-PERG-02 (sustituye a I-AINF0015)

Nombre

CUMPLIMIENTO REVISION DEL SISTEMA DE GESTION

DE CALIDAD (Mejora de Indicadores)

Periodo y fechas de actualización Una vez al año, tras obtener la medición de los indicadores propuestos

para mejora

Descripción

Proporción de indicadores que han mejorado entre los propuestos para

mejora.

Cálculo

El valor óptimo es 100%. Número de indicadores que han mejorado

dividido por el número total de indicadores propuestos para mejora, todo

multiplicado por 100.


No hay nivel de desagregación.

Fuente

Datos del Área de Infraestructuras


Evidencia

- Valores base de los indicadores (año anterior) - Datos y evidencias reflejadas en las fichas de los indicadores

propuestos para mejora.

Grado de fiabilidad

Fiabilidad total

Históricos

2010.

Unidad Generadora


Responsable


Versión

v.1.1

Fecha

Febrero 2013


45

8.3 PROCESO DE RELACIÓN CON USUARIOS Y ALIADOS



46


Febrero 2013

v.1.1

Nombre del proceso

RELACIÓN CON LOS USUARIOS Y ALIADOS

Descripción

Planificar la relación con los usuarios y las alianzas del Área de

Infraestructuras.

Misión/Objetivo

Identificar las expectativas y necesidades de los usuarios y planificar las

alianzas para optimizar los recursos del Área de Infraestructuras

Responsable


Destinatario

Personal del Área de Infraestructuras

Inicio/Fin

Inicio: Necesidades

Fin: Desarrollo y seguimiento de las actuaciones

Entradas

Necesidades, expectativas

Salidas

Actas de las actuaciones

Indicadores

AI-PERU-01: Nº DE ALIANZAS FINALES

Registros

Actas y documentos finales: acuerdos, convenios, actas de resultados,

alianzas


No procede


Hoja de calculo


47

8.3.3 Ficha de Indicadores

Código

AI-PERU-01 (sustituye a I-AI0017)

Nombre

Nº DE ALIANZAS FINALES


(Medición Febrero)

Descripción

Contabilizar el nº documentos finales consensuados para la mejora de

las relaciones con los usuarios mediante la planificación.

Cálculo

Nº de alianzas llevadas a término/ Nº de alianzas propuestas * 100. El

valor óptimo es el 100%.


No existe

Fuente

Necesidades


Evidencia

Nº Documentos consensuados.

Grado de fiabilidad

Media

Históricos

No hay

Unidad Generadora


Responsable


Versión

v.2.0

Fecha

Febrero 2013


48

9. ANÁLISIS DE PROCESOS DE SOPORTE


49

9 .1 PROCESO DE FORMACIÓN DE PERSONAL



50

9.1.2. Ficha de proceso

Febrero 2013

v.1.1

Nombre del proceso

Formación del Personal

Descripción

Detección de necesidades formativas y desarrollo de las actividades

seleccionadas

Misión/Objetivo

Facilitar al personal la formación necesaria para su desarrollo

profesional

Responsable

Jefes de Servicio

Destinatario


Inicio/Fin

Inicio: Petición de necesidades formativas

Fin: Realización de la actividad formativa

Entradas

Listado individual de solicitudes, convocatorias del Área de Personal

Salidas

Listado de propuestas formativas del Área de Infraestructuras

Indicadores

AI-PSFP-01 : Personas que han recibido formación.

Registros

Listado individual de solicitudes, convocatorias del Área de Personal,

listado de propuestas formativas del Área de Infraestructuras


51


Código

AI-PSFP-01 (sustituye a I-AINF0011)

Nombre

Personas que han recibido formación (Formación de Personal)


(Medición Febrero)

Descripción

Nº de personas que han participado en cursos de formación

Cálculo

Nº de personas que han recibido formación en el año/ nº de personas

del A.I. *100. Valor de referencia es 100


No existe

Fuente

Área de Personal


Evidencia

Estadísticas del Área de Personal

Grado de fiabilidad

Alta

Históricos

2009

Unidad Generadora

Area de Personal

Responsable

D.A.I./Jefes de Servicio

Versión

v.1.1

Fecha

Febrero 2013


52

9.2 PROCESO DE PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA



53


Febrero 2013

v.2.0

Nombre del proceso

Plan de comunicación interna

Descripción

Gestionar la información del Personal del Área de Infraestructuras

Misión/Objetivo

Establecer un sistema de información que garantice la recepción de la

misma por todo el personal del Area

Responsable

DAI/Jefatura de Servicio

Destinatario


Inicio/Fin

Generación de la documentación que hay que difundir

Publicación de la documentación/Recepción por el destinatario

Entradas

Documentación que hay que difundir

Salidas

Documento publicado

Indicadores

AI-PSCI-01: Satisfacción del usuario (Sistema de Información)

Registros

Correo electrónico, tablón de anuncios, BAU, CAU


No procede


Correo electrónico, BAU, CAU


54


Código

AI-PSCI-01 (sustituye a I-AINF0013)

Nombre

Satisfacción del usuario (Sistema de Información)


(Medición febrero)

Descripción

Grado de satisfacción de la información recibida

Cálculo

Media aritmética del grado de satisfacción obtenido en la encuesta. El

grado de satisfacción óptimo está referido a 5.


No procede

Fuente

Encuesta al personal del Área de Infraestructuras


Evidencia

Recuento del resultado de la encuesta

Grado de fiabilidad

Media

Históricos

2009

Unidad Generadora


Responsable

D.A.I.

Versión

v.2.0

Fecha

Febrero 2013


55

9 .3 PROCESO DE GESTIÓN DE Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS



56


Febrero 2013

v.2.0

Nombre del proceso

Gestión y Archivo de documentos

Descripción

Gestión de la documentación desde su entrada o salida y archivo

Misión/Objetivo

Tratamiento y custodia de los documentos que garanticen la consulta

por los usuarios

Responsable

Jefa de Gestión

Destinatario

Usuario que genere o solicite un documento

Inicio/Fin

Inicio: Entrada o generación de un documento

Fin: Envío al archivo central

Entradas

Documentos que llegan o se generan en el Área de Infraestructuras

Salidas

Documentos a registrar, copias de consultas

Indicadores

AI-PSGA-01: Satisfacción del usuario (gestión documental)

Registros

Todo tipo de documento de entrada o salida en el Área de

Infraestructuras, CAUs


Todos los procedimientos del Área de Infraestructuras


Programa de registro, CAUs


57


Código

AI-PSGA-01 (sustituye a I-AINF0012)

Nombre

Satisfacción del usuario (gestión documental)


(medición febrero)

Descripción

Grado de Satisfacción expresada por el usuario

Cálculo

Media aritmética de los resultados obtenidos en la encuesta de

satisfacción (Optimo referido a 5)


Por tipo de solicitud

Fuente

CAU, correo electrónico


Evidencia

Resultado de encuestas en CAU, correo electrónico

Grado de fiabilidad

Media

Históricos

2010 (solo gestión de planos por CAU)

Unidad Generadora


Responsable

Jefa de Gestión

Versión

v.2.0

Fecha

Febrero 2013


58

10. REGISTROS, EVIDENCIAS O DOCUMENTOS DE CADA PROCESO


59

REGISTROS, EVIDENCIAS O DOCUMENTOS DE CADA PROCESO:

ASESORAMIENTO E INFORMES TÉCNICOS

CAU, informe técnico, encuesta

MANTENIMIENTO PREVENTIVO- CONDUCTIVO

Encargo o contrato, Presupuestos, Certificaciones, Acta de de extinción del contrato, Encuestas,

CAUs

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

CAUs, Aprobación del gasto (Encargo, pedido o contrato), Presupuestos, Certificaciones,

Encuestas, Facturas

GRANDES OBRAS

Solicitud de necesidades, aprobación del programa de necesidades, contrato de asistencia técnica

para redacción del proyecto, solicitud de licencia de obras, licencia de obras, informe justificativo

de la necesidad, proyecto, informe de supervisión del proyecto, contrato de obra, contrato de

asistencia técnica de la ejecución, acta de inicio, acta de recepción, certificaciones, facturas, plan

control de la calidad

OBRAS Y REFORMAS

Solicitud de necesidades, proyecto, aprobación de la propuesta de encargo, acta de replanteo

previo, solicitud de licencia de obras, licencia de obras, informe justificativo de la necesidad,

contrato, acta de inicio, acta de recepción, facturas, certificaciones, encuestas.

MENSAJERIA

Encuestas, documentación del vehículo, fichas de control de ruta

PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

Listado de necesidades, listado definitivo de planificación, peticiones de usuario, análisis de BAUS

REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Acta reunión

Informe anual de revisión (propuestas de acciones de mejora)

RELACIÓN CON USUARIOS Y ALIADOS

Actas y documentos finales: acuerdos, convenios, actas de resultados, alianzas

FORMACIÓN DEL PERSONAL


60

Listado individual de solicitudes, convocatorias del Área de Personal, listado de propuestas

formativas del Área de Infraestructuras

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

Correo electrónico, tablón de anuncios, BAU, CAU

GESTIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Todo tipo de documento de entrada o salida en el Área de Infraestructuras, CAU


61

11. NORMATIVA DE REFERENCIA DE LOS PROCESOS


62

NORMATIVA DEL ÁREA DE INFRAESTRUCTURAS

Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por que se aprueba del texto

refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 30/2007,

de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.

Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de

la Ley de Contratos de la Administración Publica.

Ley 38/1999 de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación.

Ley 7/2002 , de 17 de diciembre, de Ordenación Urbanística de Andalucía.

Ley 31/1995 de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

Real Decreto 1627/1997, de 24 de Octubre, por el que se establecen las disposiciones

mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.

Real Decreto 314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Código Técnico de la

Edificación.

Decreto 293/2009, de 7 de julio, por el que se aprueba el Reglamento que regula las normas

para la accesibilidad en las infraestructuras, el urbanismo, la edificación y el transporte en

Andalucía.

Real Decreto 842/2002, de 2 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento electrotécnico

para baja tensión.

Plan General de Ordenación Urbana y Planeamiento urbanístico vigentes en las localidades

de Cádiz, Puerto Real, Jerez y Algeciras

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas

y del Procedimiento Administrativo Común

Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público


63

La Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, modificada por la Ley

Orgánica 4/2007, de 12 de abril.

Decreto Legislativo 1/2013, de 8 de enero, por el que se aprueba el texto refundido de la

Ley Andaluza de Universidades

Los Estatutos de la Universidad de Cádiz. Decreto 281/2003, de 7 octubre, por el que se

aprueban los Estatutos de la Universidad de Cádiz.

Decreto 2/2005, de 11 de enero, por el que se aprueba la modificación de los Estatutos de

la Universidad de Cádiz, aprobados por Decreto 281/2003, de 7 de octubre, para su

adaptación a lo establecido en la Ley 15/2003, de 22 de diciembre, Andaluza de

Universidades.

Decreto 4/2007, de 9 de enero, por el se aprueba la modificación de los Estatutos de la

Universidad de Cádiz, aprobados por Decreto 281/2003, de 7 de octubre.

Decreto 233/2011, de 12 de julio, por el que se aprueba la modificación de los Estatutos de

la Universidad de Cádiz, aprobados por Decreto 281/2003, de 7 de octubre


64

12. PLAN DE COMUNICACIÓN DEL ÁREA DE INFRAESTRUCTURAS


65

Justificación de la necesidad de un Plan de Comunicación

Como consecuencia de la evaluación continua del Área para la mejora de la calidad, se detecta

como fundamental la implicación del personal, es decir, contar con miembros comprometidos

con su tarea, ya que el clima laboral en que se desenvuelven los individuos y su

intercomunicación, influyen directamente en la actitud frente al trabajo, en la productividad y

calidad del mismo y en consecuencia, en la optimización o no de los servicios que se brindan. que

presta servicio a toda la comunidad universitaria y de acuerdo con la línea con nuestro Plan de

Mejora de la Calidad

Por lo expuesto se ha incluido en nuestro Plan de Mejora la elaboración de un Plan de

Comunicación para el Area de Infraestructuras. El mismo debe incluir e involucrar a todas las

partes de la organización, y debe estar orientado a los miembros y a la búsqueda de la mejora de

la calidad en los servicios que se brindan al cliente.

El Plan que se presenta pretende definir y ordenar cuestiones claves que hacen a la comunicación

interna.

Destinatarios del Plan

El plan esta dirigido a fortalecer la comunicación con los siguientes actores:

1. Clientes internos: Director, Jefes de Servicio, Coordinadores y el resto de los miembros de la

organización.

2. Indirectamente Clientes externos: Comunidad universitaria, instituciones y ciudadanos relacionados.

Resultados esperados

Con la implementación del Plan de Comunicación se espera:

- Fortalecer el sentido de pertenencia al Area.

- Elevar el nivel de participación del personal, generando espacios para compartir el conocimiento.

- Incentivar el interés por sumar calidad a los servicios.

- Optimizar la comunicación entre los distintos niveles jerárquicos, para lograr un mejor producto.

- Incentivar al personal para que desarrolle la iniciativa y la creatividad en su lugar de trabajo.


66

Objetivos generales

⇒ Optimizar los canales y recursos de comunicación interna y externa existentes en el Area de

Infraestructuras y el resto de la UCA, con el fin de fortalecer las relaciones laborales, la

productividad en el trabajo y la calidad de los servicios que se ofrecen.

Objetivos específicos

⇒ Contribuir al logro de los objetivos generales del Area establecidos en el Plan de Mejora

⇒ Mejorar la calidad de la estrategia de difusión de los servicios.

⇒ Establecer espacios y canales de comunicación interna para promover la participación y el sentido

de pertenencia del personal.

⇒ Generar confianza y satisfacción en el trabajo de todos los empleados.

Herramientas para la gestión de la Comunicación:

La gestión de la comunicación se basará en la aplicación del plan diseñado, el cual propone la

utilización de las siguientes herramientas/canales de comunicación:

1) Para la difusión de información institucional: se plantea el desarrollo de un circuito de

comunicación centrado en el uso de las siguientes herramientas:

� Reuniones periódicas: canal de comunicación diseñado para intercambiar información institucional

relevante y actualizada, motivar la participación de todos y fortalecer el sentido de pertenencia a la

organización. Se realizará mediante al menos una reunión de pleno anual del Area y reuniones

semestrales por Servicios

� Carteleras: canal de comunicación institucional externa e interna. Se usarán para difundir

información de interés general de carácter permanente. Para ello se dispondrá un tablón en la sede

del Area y sendos tablones en cada oficina central del Servicio de Mantenimiento en cada

Campus. Deberán estar ubicadas estratégicamente para que el personal las visualice fácilmente.

� Medios electrónicos: canales que permitirán una comunicación on-line y rapidez en la respuesta:

correo electrónico- sitios de Internet e Intranet.

� Reuniones: espacios de comunicación que se utilizarán para informar, capacitar, reflexionar,

conocer la opinión de los demás, escuchar ideas y propuestas, tomar decisiones, etc.

� Buzón de sugerencias: canal de comunicación que permitirá que los miembros se expresen

libremente, opinen, propongan ideas y manifiesten sus dudas.


67

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA DEL AREA DE INFRAESTRUCTURAS

DOCUMENTOS MEDIOS RELACION FRECUENCIA RESPONSABLE Incidencias de Personal "@ + tablon anuncios Hacia abajo

Ocasional / Permanente

DAI, Jefes de Servicio

"@ Transversal Ocasional Jefes de Servicio "@ Hacia arriba Ocasional Todo el personal Plan Anual "@ Hacia abajo Regular DAI Expedientes de obras "@ Hacia abajo Ocasional DAI "@ Transversal Ocasional Jefes de Servicio

Incidencias de Obras "@ Hacia abajo Ocasional DAI, Jefes de Servicio

"@ Transversal Ocasional Jefes de Servicio "@ Hacia arriba Ocasional Todo el personal

Formacion "@ + tablon anuncios Hacia abajo Regular / Ocasional DAI, Jefes de Servicio

Reuniones "@ Transversal Regular / Ocasional Jefes de Servicio

"@ Hacia abajo Regular / Ocasional DAI, Jefes de Servicio

Convocatorias "@ Transversal Ocasional Jefes de Servicio

Hacia abajo Ocasional DAI, Jefes de Servicio

Circulares "@ + tablon anuncios Hacia abajo Ocasional DAI, Jefes de Servicio

Consultas y Peticiones "@ + BAU o CAU Hacia abajo Ocasional DAI, Jefes de Servicio

"@ + BAU o CAU Transversal Ocasional Jefes de Servicio "@ + BAU o CAU Hacia arriba Ocasional Todo el personal

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