MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PG01. PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN. PG02. CONTROL DE DOCUMENTOS. PG03. CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD. PG04. FORMACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y COMPETENCIA. PG05. IDENTIFICACIÓN Y REVISIÓN DE LOS REQUISITOS

DEL PRODUCTO. PG06. PROCEDIMIENTO DE FABRICACIÓN. PG07. COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. PG08. CONSERVACIÓN DEL PRODUCTO. PG09. CONTROL DE LOS PROCESOS. PG10. IDENTIFICACIÓN, TRAZADO Y MARCADO DE LOS

PRODUCTOS. PG11. MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y

TRATAMIENTO DE LAS RECLAMACIONES. PG12. AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Y

CUALIFICACIÓN DE AUDITORES. PG13. INSPECCIÓN Y ENSAYO. PG14. CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES. PG15. ACCIONES CORRECTIVAS. PG16. ACCIONES PREVENTIVAS.

Procedimiento General 01

PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

ALBERTO JIMÉNEZ MOLERO

Autor Responsable de Calidad

Gerente

03/03/08 Fecha Fecha

PG 01 AGRARIOS PROCEDIMIENTO

DE PLANIFICACIÓN Revisión: 0 Página 2 de 7 Fecha: 03/03/08

PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN

1. OBJETIVO…………………………………………………………3 2. ALCANCE………………………………………………………….3

3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..4

4.1 Planificación…………………………………………………….4 4.2 Registros de la Planificación…………………………………...7

5. RESPONSABILIDADES……………………………………….....7 6. FORMATOS………………………………………………………..7



1. OBJETIVO.

El Objetivo que se va a perseguir en este Procedimiento es lograr definir las pautas a seguir para obtener una Planificación de la fabricación de los productos y de la Calidad para la Empresa AGRARIOS. Se llevará a cabo una planificación de los procesos involucrados en la recolección de los principales productos tratados en la Empresa (Heno y Paja), en su adquisición, en su transporte y almacenaje en las Naves de AGRARIOS y en la creación de Pacas de Heno y Paja a partir de dichos productos; también se planificarán los procesos que tienen que ver con la relación de la Empresa con los Proveedores. Por otro lado, se definirán y planificarán las actividades a realizar y los controles a efectuar en todo lo relacionado con la implantación de los Sistemas de Calidad en la Empresa. 2. ALCANCE.

En este Procedimiento se ven involucrados tanto el Gerente de la Empresa (que es el responsable de la planificación) como todas aquellas áreas que de una u otra forma participan en el Sistema de Gestión de la Calidad. En el caso de AGRARIOS, las personas responsables de cada departamento se verán directamente implicadas en la planificación de las actividades a realizar por dicho departamento. 3. REFERENCIAS.

Los siguientes Documentos complementan o completan el contenido del presente Procedimiento:

• Norma ISO-9001:2000, Apartados 5.4 y 7.1 • Manual de Calidad, Apartados 5.4 y 7.1



4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Planificación.

A lo largo del primer mes de cada año y tras haberse llevado a cabo la Revisión por la Dirección citada en el Apartado 5.6 del Manual de Calidad, el Gerente de AGRARIOS y el Responsable de Calidad proceden a realizar una Planificación de la Calidad. El fin de la Planificación es asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad definido e implantado por la Empresa AGRARIOS es capaz de alcanzar los objetivos de calidad y de cumplir los requisitos establecidos en el Apartado 4.1. (Requisitos Generales) del Manual de Calidad. Para lograr estos objetivos, se llevan a cabo una serie de acciones, dejando constancia mediante registro de todos aquellos aspectos considerados así como de las conclusiones obtenidas. Estas acciones serían:

a) Identificación de los Procesos Necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad.

En primer lugar se identifican aquellos procesos que son necesarios para el

Sistema de Gestión de la Calidad y a continuación se identifican y se detallan; de la misma manera, se establece la secuencia de dichos procesos así como la interacción entre ellos:

• Establecimiento de la Relación con el Proveedor: es el primer paso a realizar; el Gerente de la Empresa (o algún empleado delegado por él) se pone en contacto con un determinado Proveedor y entre ambos establecen el tipo de producto o productos (Heno o Paja) a recoger, así como las cantidades de dichos productos y las condiciones (de tiempo y recursos empleados) en que dicha recogida va a realizarse.

• Recogida del Producto y Transporte al Almacén: se recogen la Paja y/o

el Heno, se empacan y a continuación se cargan las pacas en camiones para llevarlas a las Naves de la Empresa, donde quedarán almacenadas hasta que sean requeridas para su entrega a un cliente.



• Reparto del Producto al Cliente: en base a un pedido debidamente detallado y cumplimentado, se carga una determinada cantidad del correspondiente producto en camiones, para ser entregado al cliente; todas las actividades involucradas en este proceso son controladas y revisadas por el Responsable de Calidad.

b) Métodos y Criterios para el Funcionamiento Efectivo y Control de los Procesos.

Se realiza una elaboración de aquellos documentos necesarios para definir

los métodos y criterios que puedan dar lugar a un funcionamiento efectivo y a un control de los procesos; es decir, todos aquellos procesos y subprocesos relacionados con el buen funcionamiento de la Empresa y con la implantación de su Sistema de Calidad son descritos en documentos debidamente detallados.

c) Disponibilidad de Recursos, Infraestructura y Equipos.

Se van a considerar los siguientes aspectos: • Recursos: Se identifican los recursos humanos existentes o disponibles y

se analiza si son adecuados a la actividad desarrollada. • Infraestructura: Se citan las instalaciones, edificios y espacios de trabajo

y se realiza un análisis de su adecuación a la actividad desarrollada.

• Equipos para los Procesos: Se identifican los equipos existentes y se analiza su adecuación a la actividad que desarrollan.

d) Objetivos de Calidad.

Se establecen y se definen los Objetivos de Calidad para el año en curso. Para cada uno de los objetivos se detallan los siguientes puntos:

• Acciones a emprender. • Responsable o función afectada.



• Plazo. • Seguimiento de los resultados.

Dichos objetivos son comunicados a los responsables o funciones afectadas.

e) Medición y Seguimiento de los Procesos.

Para aquellos Procesos considerados como de gran importancia, se definen los responsables del mismo, así como una sistemática y una frecuencia de seguimiento.

f) Acciones Necesarias para la Consecución de los Resultados Planificados y la Mejora Continua de los Procesos.

Se realiza un análisis para comprobar si las acciones emprendidas junto con

el Sistema de Gestión de la Calidad son suficientes o es necesario aplicar alguna otra acción adicional.

g) Ambiente de Trabajo.

En este caso se analiza si los factores físicos y/o humanos existentes garantizan que se alcanzan las condiciones de conformidad del servicio.

h) Planificación de la Realización del Producto.

Se analiza si para el año que se está planificando se consideran una serie de puntos relacionados con la realización del producto a la hora de llevar a cabo la identificación de los procesos existentes. Los puntos a considerar van a ser los siguientes:

• Objetivos de Calidad y Requisitos para el producto. • Necesidad de establecer procesos, documentación, recursos e

instalaciones específicas para el servicio.

• Actividades de inspecciones y ensayos para los servicios realizados y los criterios para la aceptación.



4.2 Registros de la Planificación.

Una vez documentados todos los aspectos considerados y las conclusiones que se han adoptado, el Gerente y el Responsable de Calidad estampan su firma sobre el Documento de la Planificación. Dicha Planificación es archivada por el Responsable de Calidad. 5. RESPONSABILIDADES.

En la siguiente tabla se van a representar la asignación de responsabilidades en todo lo relativo a la revisión, aprobación y distribución de la documentación:

Fase

Responsable

Elaborar y documentar la planificación Gerente y Responsable de Calidad Archivar el Registro Responsable de Calidad

6. FORMATOS.

En este caso no se aplica ningún Formato.

ANEXO: DIAGRAMA DE PROCESOS

El flujo de trabajo, datos e información en la Empresa AGRARIOS es el que se indica a continuación:

• CLIENTE: Solicita un pedido de Paja o Heno a la Gerencia de AGRARIOS. • GERENTE: Da las órdenes necesarias para iniciar la adquisición de las pacas de

Paja o Heno que el cliente necesita.

• PROVEEDOR: Recibe encargo por parte del Gerente de AGRARIOS.

• MAQUINISTAS Y PALISTAS: Se encargan de recoger la Paja y el Heno, así como de agruparlas en pacas para su posterior transporte.

• CHÓFERES: Su labor es transportar en camiones las pacas de Paja y Heno hasta

las naves y almacenes de AGRARIOS. Posteriormente, hacen entrega de las mismas al Cliente que las ha solicitado.

• RESPONSABLE DE CALIDAD: Es la persona encargada de asegurar que todo

el proceso se realiza cumpliendo con las normas de calidad establecidas, informando puntualmente de todas las incidencias al Gerente de AGRARIOS.


CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 02 AGRARIOS CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS Revisión: 0 Página 2 de 9 Fecha: 03/03/08

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS


3. REFERENCIAS……………………………………………………4

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..4

4.1 Codificación y Estructura de la Documentación……………..4 4.2 Creación, Revisión y Aprobación de la Documentación……..5 4.3 Distribución, Control y Archivo de la Documentación……....6 4.4 Modificaciones en la Documentación…………………………7 4.5 Documentos Externos………………………………………….7 4.6 Control de los Formatos……………………………………….8

5. RESPONSABILIDADES………………………………………….9 6. FORMATOS……………………………………………………….9



1.OBJETIVO.

La finalidad del presente Procedimiento es realizar una definición de la sistemática a seguir para lograr un control sobre la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad utilizado por la Empresa AGRARIOS. De esta manera se conseguirá llevar a cabo una mejor y más correcta implantación del citado Sistema de Calidad, pues este se basa en gran medida en recoger por escrito todos los aspectos relacionados con los procesos y procedimientos de la Empresa y de esta manera poder efectuar un buen tratamiento de los mismos. 2.ALCANCE.

Este Procedimiento va dirigido a todos los empleados en sus actividades de elaboración, revisión, modificación, aprobación, distribución, uso y archivo de aquella documentación interna o externa que afecta al funcionamiento de la Empresa. En concreto, se trata de los siguientes Documentos:

• Manual de Calidad. • Procedimientos Generales de Calidad.

• Procedimientos Técnicos.

• Planes de Calidad.

• Planificación de la Calidad.

• Especificaciones Técnicas.

También se podrá aplicar el presente Procedimiento, en la medida en que sea

posible, a los siguientes Documentos:

• Datos y Documentos Externos utilizados. • Otros tipos de Documentos Internos.



3.REFERENCIAS.

El contenido del presente Procedimiento se complementa o completa mediante los siguientes Documentos:

• Norma ISO-9001:2000, Apartado 4.2 • Manual de Calidad, Apartado 4.2

4.PROCEDIMIENTO. 4.1 Codificación y Estructura de la Documentación.

Con el objetivo de disponer de un mejor uso, archivo y seguimiento de los Documentos, estos se van a codificar mediante las siguientes siglas: CC-nn, donde vamos a tener que:

• “CC” es un Código que identifica el Tipo de Documento según esta Tabla:

Código Documento MC Manual de Calidad PG Procedimiento General de Calidad PT Procedimiento Técnico PL Planificación de la Calidad PC Plan de Calidad ET Especificación Técnica

• “nn” es un Número de Secuencia para distinguir entre sí aquellos Documentos que pertenezcan a un mismo tipo; tan solo se usará en los casos en que sea necesario.

El Procedimiento General de Calidad (PG) y el Procedimiento Técnico (PT) van a tener ambos la siguiente estructura:



1) Objetivo. 2) Alcance. 3) Referencia. 4) Procedimientos. 5) Responsabilidades. 6) Formatos.

La Planificación de la Calidad tendrá normalmente forma de matriz, mientras que las Especificaciones Técnicas y los Planes de Calidad tendrán una estructura que variará según su función, es decir, no determinada. Por último, resaltar que todos los Documentos constan de una Cabecera en la que se identifican los siguientes aspectos:

• Nombre de la Empresa.

• Identificación del documento. • Título.

• Código del documento.

• Página actual y páginas totales.

• Número y fecha de revisión del documento.

4.2 Creación, Revisión y Aprobación de la Documentación.

Todos los empleados de la Empresa AGRARIOS tienen la posibilidad de proponer al Responsable de Calidad la elaboración o creación de un determinado Documento en el momento en que lo consideren oportuno. El Responsable de Calidad se encargará de evaluar la propuesta y de darle el visto bueno, en cuyo caso asignará al citado Documento un Código según la Tabla del Apartado anterior y lo comunicará a la persona responsable de su elaboración. La elaboración de Procedimientos redactados por parte de los mismos empleados que ejecutan los correspondientes procesos es un paso decisivo a la hora de llevar a cabo una mejora continua en las actividades de la Empresa.



Una vez creados, los Documentos han de seguir un proceso que incluye:

• Revisión por el Responsable de Calidad. • Aprobación por el Gerente (Manual de Calidad, Procedimientos

Generales y Planificación de la Calidad) o por el Responsable de Calidad (Procedimientos Técnicos y Planes de Calidad).

Según el caso, el Gerente o el Responsable de Calidad firmarían en el Apartado

correspondiente del Documento. 4.3 Distribución, Control y Archivo de la Documentación.

El Responsable de Calidad se encarga del control y distribución de todos los Documentos (Manual de Calidad, Procedimientos Generales y Técnicos, Planes de Calidad y Especificaciones Técnicas), para lo cual sigue una sistemática que consta de los siguientes puntos:

• El Responsable de Calidad tiene a su disposición una Lista de Documentos del Sistema de Calidad en Vigor (PG.02.01) en la que, para cada uno de los Documentos pertenecientes al Sistema de Calidad que estén vigentes, figura su nombre, código, número de revisión y fecha de la misma.

• En todo caso han de realizarse distribuciones completas (y no parciales) de

los Documentos.

• En una distribución de Documentación, todas las copias serán controladas, de forma que a medida que se realicen nuevas revisiones los usuarios recibirán una actualización del Documento correspondiente.

• La distribución interna se hará siempre de la manera más favorable para que

cada persona disponga de fácil acceso a la Documentación relacionada directamente con la labor que desempeña.

• Para cada Documento, el Responsable de Calidad dispone de una Lista de

Distribución de Documentos (PG.02.02), en la que reflejará una serie de datos referentes al documento en cuestión: descripción y código, número de copia controlada, número de revisión, fecha de entrega, destinatarios y por último, su firma (para registrar la entrega).



• Cuando el receptor del Documento es externo a la Empresa AGRARIOS, se le solicita Acuse de Recibo mediante el envío de una Hoja de Transmisión de Documentos (PG.02.03).

Los empleados a los que se han distribuido los Documentos relacionados con la

Calidad tienen la obligación de archivarlos, si bien es el Responsable de Calidad quien conserva archivado el original. 4.4 Modificaciones en la Documentación.

Siempre que sea necesaria cualquier modificación en un Documento, ha de realizarse una nueva edición del mismo. La revisión y aprobación de la nueva edición ha de ser realizada por las mismas personas que las hicieron originalmente. El cambio realizado ha de especificarse en el Apartado “Revisiones Anteriores” de la primera página de la nueva edición del Documento. Una vez que la nueva edición del Documento ha sido revisada y aprobada, se distribuye según lo especificado en el Apartado 4.3 y al mismo tiempo se retiran las copias de la edición anterior (ya obsoletas). El Responsable de Calidad utiliza una nueva Lista de Distribución en la que queda registro (mediante firma) de la entrega de la nueva edición del Documento y de la retirada de la anterior. Aquellas copias de datos y documentos obsoletos han de ser destruidas, con la excepción de una copia identificada como “Documento Anulado”, que se conserva con fines legales. El periodo mínimo de conservación de los documentos y datos obsoletos es de tres años, aunque es posible conservarlos durante mayores periodos de tiempo. 4.5 Documentos Externos.

Los Documentos Externos van a ser aquellos no redactados por AGRARIOS, sino por una Empresa u Organización externa, si bien el contenido de dichos datos y documentos (tales como Reglamentos, Normativas o Tarifas de Proveedores) afecta decisivamente a las actividades realizadas por AGRARIOS. En todos los casos, se mantiene un control sobre el Documento, dado que no es posible alterar o modificar el contenido del mismo.



Los Albaranes de proveedores son archivados por el Gerente, quien dispone asimismo de las Tarifas correspondientes a los diferentes proveedores. Por otro lado, las Normas Nacionales e Internacionales y los Reglamentos son controlados por Calidad mediante un Listado de Normas Técnicas en el que se reflejan tanto el nombre del documento como la edición del mismo. En este caso hablamos tanto de las normativa aplicable sobre los productos creados por AGRARIOS (pacas de Heno y Paja principalmente) como de las normas técnicas que han de cumplir todos los medios de transporte y los diferentes tipos de maquinaria usados por la Empresa. 4.6 Control de los Formatos.

Los Impresos o Formatos se usan para recopilar información y van a servir como Registros de Calidad una vez cumplimentados. Dichos Formatos se identifican de dos maneras: mediante un Código o mediante un Título, no existiendo dos Formatos diferentes que compartan un mismo título. En la identificación mediante Código, se van a utilizar las siglas XX.nn.CC., donde el significado de cada una de ellas es el siguiente:

• XX: Identifica el tipo de Documento con el que está relacionado el Formato. • nn: Identifica el número del Documento anterior.

• CC: Es el número secuencial del Formato.

Cada Formato contiene un aspecto distinto en función de su utilidad. Aquellos

que se identifican por Título tan solo indican el número de versión en la Lista de Documentos en Vigor (en la que se adjunta una copia de la edición en vigor del impreso). En cambio, los que se identifican por Código llevan en la parte inferior derecha tanto el código identificativo del Documento como el número de revisión del Formato. El Responsable de Calidad ha de mantener una relación de todos los Formatos en vigor así como su número de edición correspondiente en la Lista de Documentos del Sistema de Calidad en Vigor (PG.02.01), descrita en el Apartado 4.3 del presente Procedimiento.



5.RESPONSABILIDADES.

En la siguiente Tabla se representan todas las Responsabilidades asignadas en lo relativo a la revisión, aprobación y distribución de la Documentación:

Documento Revisión Aprobación DistribuciónManual de Calidad RC G RC Procedimientos Generales de Calidad RC G RC Procedimientos Técnicos RC RC RC Planificación de la Calidad RC G RC Planes de Calidad RC G RC Catálogo y Tarifa de EC G G G Documentos Externos NP NP RC Donde tenemos que el significados de las siglas es el siguiente:

• RC: Responsable de Calidad. • G: Gerente. • NP: No Procede.

6. FORMATOS.

Para este Procedimiento vamos a tener los siguientes Formatos posibles:

• PG.02.01 : Lista de Documentos del Sistema de Calidad en Vigor. • PG.02.02 : Lista de Distribución de Documentos.

• PG.02.03 : Hoja de Transmisión de Documentos.

• PG.02.04 : Comunicación Interna.

Para finalizar con el presente Procedimiento, se van a presentar en las siguientes páginas modelos para cada uno de los Formatos.

AGRARIOS

LISTA DE DOCUMENTOS DEL

SISTEMA DE CALIDAD EN VIGOR

Nº: DV/--/-- Fecha:

Código

DENOMINACIÓN

REV. Fecha de

Aprobación SUSTITUYE A(Código y Rev.)

PG.02.01 Rev.0

AGRARIOS

LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE

DOCUMENTOS

Nº: LD/--/--

Nº COPIA

REVISIÓN UBICACIÓN/DESTINATARIO FECHA

ENTREGA

PG.02.02 Rev.0

AGRARIOS

HOJA DE TRANSMISIÓN DE

DOCUMENTOS

Nº: TD/--/--

NOMBRE DEL DESTINATARIO:

DEPARTAMENTO/ENTIDAD:

DIRECCIÓN DESTINATARIO: Muy Sers. Nuestros: Se adjunta ____ se envía por separado ____ para su: Revisión __ Corrección __ Utilización __ Comentario __ Aprobación __ Información __ la Documentación que se indica a continuación:

DENOMINACIÓN Revisión Nº de copia

OBSERVACIONES: Devolver revisión anterior: SI __ NO __ NA __ Firma del Remitente DEVOLVER COPIA FIRMADA A: Recibí la Documentación con fecha .............................................................. Observaciones: .............................................................................................................. ....................................................................................................................................... Firma Se adjunta revisión anterior: SI __ NO __ NA __

PG.02.03 Rev.0

AGRARIOS

COMUNICACIÓN INTERNA

Nº: CI/--/-- Fecha:

DE: DPTO: A: DPTO: ASUNTO:

PG.02.04 Rev.0


CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 03 AGRARIOS

CONTROL DE LOS REGISTROS DE

CALIDAD Revisión: 0 Página 2 de 7 Fecha: 03/03/08

CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

4.1 Codificación de los Registros…………………………………..3 4.2 Conservación de los Registros…………………………………6 4.3 Listado de los Registros de Calidad…………………………...7

5. RESPONSABILIDADES………………………………………….7 6. FORMATOS………………………………………………………..7

PG 03 AGRARIOS



1. OBJETIVO.

La finalidad de este Procedimiento es establecer la forma o manera de actuación y la sistemática a seguir en cuanto al tratamiento de todos los procesos relacionados con los Registros de Calidad, tales como su identificación, almacenamiento, codificación, recuperación, protección, conservación, actualización y asignación de un destino final. Va a ser labor del Responsable de Calidad supervisar y controlar los documentos en que se detallan dichos Registros de Calidad y marcar las correspondientes líneas de actuación al respecto. El objetivo último es demostrar la conformidad con los requisitos especificados, así como la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad. 2. ALCANCE.

El presente Procedimiento afecta a todos los empleados de AGRARIOS y se aplica a todos los Registros que se indican en los Procedimientos, dada la importancia de mantener un estricto control sobre los mismos. 3. REFERENCIAS.

El contenido de este Procedimiento se completa con los siguientes Documentos:

• Manual de Calidad, Apartado 4.2.4. • Norma ISO-9001:2000, Apartado 4.2.4.

4. PROCEDIMIENTOS. 4.1 Codificación de los Registros.

La Codificación para cada uno de los diferentes Registros existentes en la Empresa AGRARIOS va a ser la que se indica a continuación:

• Revisión del Sistema por la Dirección: RS/AC, donde RS es Revisión del Sistema y AC el Año en curso.

PG 03 AGRARIOS



• Comunicación Interna: CI/XX/YY, donde XX es un número correlativo e YY sería el año en curso.

• Albarán de AGRARIOS: este Registro se codifica mediante un número

correlativo XXXXX y el Código de Cliente.

• Albarán de Proveedor: se codifica mediante el Número de Albarán que proporciona el Proveedor correspondiente.

• Lista de Documentos en Vigor: DV/XX/YY, donde serían XX un número

correlativo e YY el año en curso. • Lista de Distribución de Documentos: LD/XXXX/YY, donde XXXX

identifica al Documento e YY es un número correlativo.

• Hoja de Transmisión de Documentos: TD/XX/YY, con XX un número correlativo de distribuciones e YY el año en curso.

• Plan de Formación: PF/XX/YY, donde XX sería un número correlativo de

distribuciones e YY el correspondiente año en curso.

• Cualificación del Personal: CP/XX, con XX un número correlativo.

• Ficha Historial Profesional - Formación: FHF/XX, donde XX es un número correlativo.

• Registro de Ofertas: O/XXXX/YY, donde XXXX es un número correlativo e

YY indica el año en curso.

• Pedido de Cliente: XXXX/YY, donde XXXX sería un número correlativo e YY correspondería al año en curso.

• Orden de Montaje: este Documento se codifica mediante la fecha y el

Número de Lote correspondiente.

• Planificación del Diseño: PD/XX/YY, con XX un número correlativo e YY el año en curso.

• Lista de Proveedores Homologados: LPH/XX/YY, donde XX es un número

correlativo e YY es el año en curso.

PG 03 AGRARIOS



• Informe de Evaluación de Proveedores: EP/XX, con XX un número correlativo.

• Orden de Compra: se codifica mediante un número correlativo XXXX y el

Código de Proveedor.

• Control Pedidos Transporte: CPT/XX/YY, con XX un número correlativo e YY el año en curso.

• Parte de Evaluación de Materiales en Almacén: EMA/XX/YY, donde XX es

un número correlativo e YY el año en curso correspondiente. • Certificado de Calidad: CC/XX/YY, donde XX es un número correlativo e

YY es el año en curso.

• Ficha de Mantenimiento de Maquinaria: MM/XX/YY, donde XX sería un número correlativo e YY el correspondiente año en curso.

• Informe de Reclamación de Cliente: RC/XX/YY, con XX un número

correlativo e YY el año en curso.

• Encuesta a Clientes: EC/XXX/YY, donde XXX es un número correlativo e YY es el año en curso.

• Programa de Auditorías Internas: PAI/XX/YY, donde serían XX un número

correlativo e YY el correspondiente año en curso.

• Informe de Auditoría Interna: IAI/XX/YY, con XX un número correlativo e YY el año en curso.

• Certificado Capacitación Auditor: CA/XX, con XX un número correlativo.

• Listado de Firmas: LF/XX, donde XX es un número correlativo.

• Informe de No Conformidad: NC/XX/YY, donde XX sería un número

correlativo e YY el año en curso correspondiente.

• Informe de Acción Correctiva: AC/XX/YY, con XX un número correlativo e YY el año en curso.

PG 03 AGRARIOS



• Informe de Acción Preventiva: AP/XX/YY, donde XX va a ser un número correlativo e YY el correspondiente año en curso.

4.2 Conservación de los Registros.

Los Registros de Calidad han de conservarse durante un periodo de al menos tres años, a no ser que para el caso de algunos registros concretos se especifique un periodo de tiempo superior. Con el fin de evitar que se produzca un deterioro, los Registros de Calidad pasan a ser archivados al poco tiempo de ser generados. Normalmente tan solo se archivan los Registros originales, aunque es posible en algunos casos concretos archivar copias siempre y cuando se especifique y razone adecuadamente. Los Registros de Calidad pueden archivarse en papel o en cualquier otro formato, tal como el informático. Las copias de seguridad de soportes ópticos o informáticos, si es que existe, se almacenan en un emplazamiento diferente a aquel en que están almacenados los correspondientes originales, asegurando igualmente que se conservan en buenas condiciones. Para el archivo de los Registros (en cualquier soporte en que se encuentren), se usan medios e instalaciones adecuados, de manera que se evite la degradación de los mismos. Estos medios van a ser los siguientes:

• Seguridad contra incendios. • Seguridad contra plagas.

• Seguridad contra la humedad.

En el caso de AGRARIOS, los Registros de Calidad y toda su documentación

asociada se almacenan en las Oficinas Centrales de la Empresa, en las que el Responsable Calidad es la persona encargada de mantenerlos y conservarlos en perfecto estado; por otro lado, de esta manera los tiene continuamente a su alcance para cualquier consulta o modificación que el Gerente de AGRARIOS o algún otro empleado de la Empresa quisieran realizar.

PG 03

AGRARIOS CONTROL DE LOS

REGISTROS DE CALIDAD

Revisión: 0 Página 7 de 7 Fecha: 03/03/08

El uso de los Registros de Calidad está sometido a un control, con lo cual ha de

ser aprobada su consulta y comprobada su devolución por las persona responsable del archivo. Por último, ningún Registro del Sistema de Gestión de la Calidad puede ser eliminado o destruido sin el consentimiento o permiso del Responsable de Calidad de AGRARIOS, quien ha de tener en cuenta para ello los requisitos contractuales, así como los especificados en el presente Procedimiento. 4.3 Listado de los Registros de Calidad.

En el Listado de Registros de Calidad se especifican todos y cada uno de los Registros que se encuentran sometidos a archivo (Anexo I), describiéndose para cada caso el Departamento Responsable y el Tiempo de Conservación. Los archivos que se indican van a ser siempre originales, con lo cual algunos de ellos se archivan y conservan en el mismo lugar en que se emitió. 5. RESPONSABILIDADES. Las personas que cumplimentan un determinado Registro son responsables de aplicar la Codificación descrita en el presente Procedimiento. Para cada Procedimiento particular se define a la persona responsable del archivo de los Registros. Será el Responsable de Calidad quien asegure el cumplimiento de lo establecido en este Procedimiento por medio de las Auditorías Internas. 6. FORMATOS. En este caso no se aplica ningún Formato.


FORMACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y COMPETENCIA

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 04 AGRARIOS

FORMACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y

COMPETENCIA Revisión: 0 Página 2 de 6 Fecha: 03/03/08

FORMACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y COMPETENCIA


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO……………………………………………......3

Establecimiento de las Necesidades…………………………...3 Elaboración y Seguimiento del Plan de Formación………….4 Eficacia de la Formación………………………………………5 Formación del Personal de Nueva Incorporación……………5 Perfiles para los Puestos de Trabajo………………………….5


PG 04 AGRARIOS



1. OBJETO.

El objetivo que se persigue en el presente Procedimiento es el de lograr una total y completa definición de la sistemática a seguir para garantizar que las necesidades de formación, sensibilización y competencia son detectadas correctamente y se cubren de manera adecuada. De esta manera, se consigue que los empleados de AGRARIOS estén correctamente preparados y formados para afrontar con plenas garantías el desempeño de su trabajo dentro de la Empresa. 2. ALCANCE.

El presente Procedimiento tiene efecto sobre todas las actividades relacionadas con la detección de necesidades de sensibilización, formación y competencia, así como con su adecuada impartición entre los empleados de AGRARIOS. 3. REFERENCIAS.

El contenido de este Procedimiento se ve completado con los Documentos que se detallan a continuación:

• Norma ISO-9001:2000, Apartado 6.2.2. • Manual de Calidad, Apartado 6.2.2.

4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Establecimiento de las Necesidades.

Al principio de cada nuevo año, el Gerente de AGRARIOS ha de encargarse de analizar y establecer una previsión de las necesidades de formación para la Empresa. Se trata de necesidades de información en cuanto a temas relacionados con la Calidad, así como de aptitud o capacitación para los trabajos ejercidos. Las necesidades de formación son registradas por escrito y archivadas por el Responsable de Calidad.

PG 04 AGRARIOS



Para cada empleado de la Empresa AGRARIOS, la persona Responsable de Calidad dispone de una Ficha de Historial Profesional (Formato PG.04.03), en la cual se encuentran registrados los datos relativos a capacitación y formación adquiridas por la persona en cuestión, al igual que las funciones que desempeña. El Responsable de Calidad dispone de las Fichas de Historial Profesional de la Administrativa, de los Gestores Externos y de los diferentes Trabajadores que desempeñan tareas a pie de campo para la Empresa, tales como los Maquinistas, Palistas, Empacadores y Camioneros (Chóferes).

Todos estos datos son empleados para poder identificar y establecer las necesidades de formación. 4.2 Elaboración y Seguimiento del Plan de Formación.

Teniendo en cuenta las necesidades de formación, el Responsable de Calidad elabora una propuesta de Plan de Formación para el año en curso (Formato PG.04.01), con el objetivo de lograr que dichas necesidades queden cubiertas. El citado Plan de Formación va a contener acciones formativas tanto de tipo práctico (formación en el puesto de trabajo) como teórico (cursos), que serán impartidas por empresas o personas internas o externas a AGRARIOS. También está contenida en el Plan de Formación al menos una sesión anual de sensibilización para todos los trabajadores de la Empresa. Dichas sesiones formativas y de sensibilización serán impartidas a los empleados de AGRARIOS tanto en las Oficinas Centrales de la Empresa (sesiones teóricas) como a pie de campo en función del puesto de trabajo (en el caso de la sesiones de tipo práctico). Esta propuesta de Plan de Formación ha de ser presentada al Gerente de AGRARIOS para lograr su aprobación y posterior aplicación. Por otro lado, es también la persona Responsable de Calidad quien se encarga de llevar un seguimiento del Plan de Formación una vez que este se ha instaurado, debiendo informar trimestralmente de su evolución al Gerente de la Empresa. Los registros correspondientes a la formación de los empleados son igualmente archivados por el Responsable de Calidad en las Oficinas Centrales de AGRARIOS.

PG 04 AGRARIOS



4.3 Eficacia de la Formación.

Una vez transcurrido un tiempo estipulado después de la realización del curso por parte de los empleados, el Responsable de Calidad recopila información relacionada con la formación que estos han recibido, con el fin de evaluar su eficacia. Los resultados obtenidos son registrados en el Plan de Formación, y de ellos se extraen consecuencias y conclusiones para el Plan del año siguiente. De esta manera insiste en el objetivo de la Mejora Continua, que es aquel al que se aspira siempre al implantar un Sistema de Gestión de la Calidad. 4.4 Formación del Personal de Nueva Incorporación.

Se establecen una serie de criterios para contrastar la formación necesaria para llevar a cabo trabajos relacionados con la calidad por parte de los empleados a los que se les haya asignado esta función, así como para comprobar los conocimientos que dichos empleados han adquirido. Los citados criterios van a ser:

• Formación profesional o académica. • Cursos de formación.

• Formación teórica y práctica relacionada con su área de trabajo. • Experiencia adquirida en el puesto de trabajo actual.

• Experiencia relacionada con otras materias.

4.5 Perfiles para los Puestos de Trabajo.

Los Formatos PG.04.02 (Cualificación del Personal) y PG.04.03 (Ficha de Historial Profesional) cumplen el objetivo de cumplimentar todo aquello relacionado con la cualificación de los empleados de la Empresa AGRARIOS. Para el Auditor Interno, como persona que lleva a cabo tareas de inspección, auditoría y otras específicas del Sistema de Calidad, existen una serie de requisitos o cualificación exigida, que se hayan recogidos en el Procedimiento PG12 (Auditorías Internas de la Calidad y Cualificación de Auditores).

PG 04 AGRARIOS



5. RESPONSABILIDADES.

Las responsabilidades derivadas del proceso de Formación en la Empresa AGRARIOS van a ser las reflejadas en la siguiente Tabla:

FASE

RESPONSABLE

Identificar las Necesidades Gerente Aprobar el Plan de Formación Gerente Mantener Fichas Capacitación Profesional Responsable de Calidad Proponer Plan de Formación Responsable de Calidad Hacer Seguimiento al Plan de Formación Responsable de Calidad 6. FORMATOS.

• PG.04.01 Plan de Formación. • PG.04.02 Cualificación del Personal.

• PG.04.03 Ficha de Historial Profesional-Formación.

AGRARIOS

PLAN DE FORMACIÓN

Nº: PF/--/--

NECESIDADES POR DEPARTAMENTOS:

PERSONA O DEPARTAMENTO

FORMACIÓN A RECIBIR OBJETIVO EFICACIA DE LA

FORMACIÓN

COMPROBACIÓN DE LA EFICACIA

DE LA FORMACIÓN Fdo.: Responsable de Calidad

APROBADO

Fdo.: Gerencia

PG.04.01 Rev.0

AGRARIOS

CUALIFICACIÓN DEL

PERSONAL

Nº: CP/--/-- Fecha:

DATOD PERSONALES: Nombre y Apellidos ................................................................................................. Fecha de Ingreso en AGRARIOS ............................................................................ Titulación Académica .............................................................................................. Categoría Profesional .............................................................................................. AGRARIOS CERTIFICA QUE: En base a la formación y experiencia acreditadas y recogidas en el Documento “Ficha Historial Profesional - Formación” adjunto, la persona que arriba se menciona se encuentra plenamente cualificada para la actividad correspondiente a su categoría profesional. Y para que conste a cualquier efecto, se expide el presente certificado en SEVILLA, a Fecha ...................................................... Fdo.: Responsable de Calidad Fdo.: Gerencia

PG.04.02 Rev.0

AGRARIOS

FICHA HISTORIAL

PROFESIONAL-FORMACIÓN

Nº: FHF/--/-- Fecha: Hoja 1 de 2

1. DATOS PERSONALES:

Nombre y Apellidos: ............................................................ Teléfono: ................ Fecha de Nacimiento: ......................... Dirección: ................................................ Titulación: ............................................................................................................... Categoría Profesional: ............................................................................................. 2. EXPERIENCIA EN SU ACTIVIDAD ACTUAL:

EMPRESA FECHA (DESDE/HASTA) PUESTO OCUPADO ..................... .......................................... .................................... ..................... .......................................... .................................... ..................... .......................................... .................................... ..................... .......................................... .................................... ..................... .......................................... .................................... 3. CONOCIMIENTOS EN OTRAS MATERIAS: 4. EXPERIENCIA EN OTRAS ACTIVIDADES:

PG.04.03 Rev. 0

AGRARIOS

FICHA HISTORIAL

PROFESIONAL-FORMACIÓN

Nº: FHF/--/-- Fecha: Hoja 2 de 2

5. ACTIVIDADES ASIGNADAS EN EL PUESTO ACTUAL: 6. EXPERIENCIA PROFESIONAL EN AGRARIOS: PUESTO DEPARTAMENTO FECHA TIEMPO ...................... ................................ .................... ...................... ...................... ................................ .................... ...................... ...................... ................................ .................... ...................... ...................... ................................ .................... ...................... ...................... ................................ .................... ...................... ...................... ................................ .................... ...................... ...................... ................................ .................... ...................... 7. ACTIVIDADES DE FORMACIÓN DURANTE LA ESTANCIA EN AGRARIOS: CURSO FECHA TIEMPO ............................................................ ........................ ............................ ............................................................ ........................ ............................ ............................................................ ........................ ............................ ............................................................ ........................ ............................ ............................................................ ........................ ............................ ............................................................ ........................ ............................ ............................................................ ........................ ............................ Fdo.: Responsable de Calidad Fdo.: Gerencia

PG.04.03 Rev. 0


IDENTIFICACIÓN Y REVISIÓN DE LOS REQUISITOS DEL

PRODUCTO

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 05 AGRARIOS


PRODUCTO


IDENTIFICACIÓN Y REVISIÓN REQUISITOS DEL PRODUCTO


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Generalidades…………………………………………………..3 Fase de Oferta…………………………………………………..4 Fase de Pedido………………………………………………….4 Modificaciones en Pedidos……………………………………..5

4.5 Posventa…………………………………………………………5


PG 05 AGRARIOS


PRODUCTO


1. OBJETO.

El fin del presente Procedimiento es realizar una definición de la forma de actuar en lo relativo a la identificación de los requisitos del cliente, la revisión de los requisitos del producto y la manera de cumplir con ambos tipos de requisitos. El objetivo final que se persigue en este caso es lograr una completa satisfacción tanto por parte del cliente como de las normas e imperativos legales que pesan sobre los distintos productos fabricados por la Empresa. 2. ALCANCE.

Este Procedimiento se aplica a las Peticiones de Ofertas de Clientes, las Ofertas Emitidas por la Empresa, los Pedidos de Clientes, las Modificaciones de Pedidos y el Servicio de Posventa. 3. REFERENCIAS.

El contenido de este Procedimiento se complementa o completa mediante los siguientes Documentos:

• Norma ISO-9001:2000, Apartados 7.2.1. y 7.2.2. • Manual de Calidad, Apartados 7.2.1. y 7.2.2.

4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Generalidades. AGRARIOS establece una serie de actividades en este Procedimiento con el objetivo de determinar y revisar los requisitos relacionados con el producto, así como de controlar los Procesos relacionados con los clientes. Es por ello que todo el proceso de identificación y revisión de los requisitos del producto se va a dividir en diferentes fases:

PG 05 AGRARIOS


PRODUCTO


4.2 Fase de Oferta. En la Empresa AGRARIOS existen básicamente dos tipos de Productos: Hierba Verde (Heno) y Paja. Los requisitos del Producto, tanto aquellos especificados por el cliente como los no especificados, así como las obligaciones legales y reglamentarias asociadas, son identificados por el Gerente, que se documenta sobre el impreso de Petición de Oferta. El Gerente de AGRARIOS, en colaboración con otras personas de la Empresa, realiza cálculos y análisis de procesos, precios y plazos para determinar la viabilidad de la Oferta. Una vez que la Oferta ha sido elaborada, es revisada y firmada por el Gerente y se envía o se presenta al cliente. A continuación se realiza un seguimiento, llevando a cabo las negociaciones comerciales que sean necesarias. Las Peticiones de Oferta del Cliente son registradas y se les asigna un Número de Referencia en el Registro de Ofertas (Formato PG.05.03). 4.3 Fase de Pedido. Los Datos del Pedido son introducidos en el sistema informático, desde el cual se genera la Orden de Entrega (Formato PG.05.03) indicando el Número de Expediente, la Fecha, el Cliente, el Producto y las Cantidades. El Gerente normalmente recibe el Pedido del Cliente por teléfono, por fax o por vía directa con el mismo cliente, siendo este último caso el más habitual. Se comprueba que los productos que solicita el cliente son los ofertados, se registra y se asigna un número correlativo anual en el Registro de Pedidos–Expedientes (Formato PG.05.04) y se abre un Pedido de Cliente (Formato PG.05.02). En el Pedido se anotan los productos solicitados y la vía de recepción, así como las observaciones que se consideren oportunas. Por último, el pedido se pasa a revisión por parte del Responsable de Calidad, quien hace constar mediante su firma adicional la capacidad técnica y de producción de la Empresa para el suministro del producto solicitado.

PG 05 AGRARIOS


PRODUCTO


4.4 Modificaciones en Pedidos. Las Modificaciones en los Pedidos son tratadas por el Gerente, quien introduce de forma manual en el Pedido de Cliente (Formato PG.05.02) tanto la modificación a realizar como la fecha de la misma. Posteriormente, se introduce en el sistema informático, desde el cual se genera la Orden de Entrega corregida (Formato PG.05.03).

En este último Formato se habrán especificado todas las modificaciones en el Pedido, ya sea compra de algún nuevo producto o simplemente cambio en las características o cantidades originalmente solicitadas, llevando todo ello asociado un coste adicional que se especificará en el Contrato de Venta y que correrá a cargo del cliente. 4.5 Posventa. La Fase de Posventa da comienzo en el instante en que el cliente da su conformidad (verbalmente) con la finalización del proyecto. Sin embargo, la Empresa AGRARIOS no realiza un Servicio de Posventa propiamente dicho, sino que ofrece una garantía de un mes contra defectos en sus productos, que cubre mano de obra y desplazamiento. A partir de entonces, los gastos correrán por cuenta del cliente. 5. RESPONSABILIDADES.

Se van a presentar a continuación las responsabilidades asignadas en lo relativo a los procesos de identificación y revisión de los requisitos del producto.

Fase Responsable Identificación de los Requisitos del Producto Gerente Revisión y Firma de la Oferta Gerente Revisión del Pedido Gerente Revisión y Confirmación de la Capacidad Técnica y de Producción para el Suministro del Producto Responsable de Calidad

PG 05 AGRARIOS


PRODUCTO


6. FORMATOS.

Los Formatos empleados en este Procedimiento son los siguientes:

• PG.05.01 Registro de Oferta.

• PG.05.02 Pedido de Cliente.

• PG.05.03 Orden de Entrega.

• PG.05.04 Registro de Pedidos-Expedientes.

AGRARIOS

REGISTRO DE OFERTAS

Nº: RO/--/-- Fecha:

Nº OFERTA FECHA RECEP CLIENTE-TFNO CÓDIGO

PRODUCTO FECHA ENTREGA

ADJUNTA EXPEDIENTE OBSERVACS

PG.05.01 Rev.0

AGRARIOS

PEDIDO DE CLIENTE

Nº: PC/--/-- Fecha: Expte. Nº:

Fecha: ....................... Código: ............... Comercial: ................................................ Cliente: ..................................................... Forma de Pago: ........................................ Dom. Social: ............................................. Nº de Pedido: .......................................... PLAZO DE ENTREGA AL CLIENTE: Aviso Entrega Pedido: CANTIDAD MODELO-DESCRIPCIÓN Precio Ud.

Destino: ................................................................................................................ ............................................................................................................................... Observaciones: ..................................................................................................... .............................................................................................................................. .............................................................................................................................

PG.05.02 Rev.0

AGRARIOS

ORDEN DE ENTREGA

Nº: OE/--/-- Fecha:

Nº EXPEDIENTE

FECHA CLIENTE PRODUCTO CANTIDADES

PG.05.03 Rev.0

AGRARIOS

REGISTRO DE

PEDIDOS-EXPEDIENTES

Nº: PE/--/-- Fecha:

Nº PEDIDO/EXP.

FECHA CLIENTE OBSERVACIONES

PG.05.04 Rev.0


PROCEDIMIENTO DE FABRICACIÓN

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente



DE FABRICACIÓN Revisión: 0 Página 2 de 6 Fecha: 03/03/08

PROCEDIMIENTO DE FABRICACIÓN


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Planificación de la Fabricación………………………………..3 Entradas y Salidas Relacionadas con la Fabricación...……...4 Revisión del Proceso de Fabricación………………………….5 Verificación y Validación del Proceso de Fabricación………5 Control de los Cambios en la Fabricación……………………5


PG 06

AGRARIOS PROCEDIMIENTO DE FABRICACIÓN


1. OBJETO.

La finalidad del presente Procedimiento es definir y establecer una sistemática a seguir en la fabricación u obtención de los productos de AGRARIOS, para poder lograr una homogeneidad en dichos productos así como una adecuación a los requisitos legales y a los exigidos por el cliente. 2. ALCANCE.

Este Procedimiento se aplicará a todos los productos fabricados por la Empresa AGRARIOS, principalmente Pacas de Paja y Heno; se definirá el proceso a seguir desde su recogida y aprovisionamiento por parte del proveedor hasta su almacenamiento en las naves de la Empresa para su posterior entrega al cliente. 3. REFERENCIAS.

Los Documentos que se detallan a continuación complementan y completan el contenido del presente Procedimiento:

• Norma ISO-9001:2000, Apartado 7.3. • Manual de Calidad, Apartado 7.3.

4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Planificación de la Fabricación.

Cuando el Gerente es consciente de la necesidad de llevar a cabo la creación o fabricación de una determinada cantidad de nuevos productos (Pacas de Paja o Heno principalmente), lo comunica al Responsable de Calidad, quien habrá de llevar a cabo un preliminar de proyecto que incluirá:

• Actividad a realizar • Responsable.

• Fecha de Realización.



En el momento de crear el plan definitivo, se añadirá una serie de datos adicionales, entre los cuales destacarían:

• Fechas estimadas de entrega de cada actividad.

• Persona encargada de la elaboración, revisión y aprobación. • Fechas de las revisiones.

Es entonces cuando el Responsable de Calidad presenta la de manera oficial la

Planificación de la Fabricación. De esta manera quedan perfectamente definidos todos los pasos a dar (así como las personas responsables de emprender estas acciones) para llevar a cabo la completa ejecución de la fabricación del correspondiente producto. 4.2 Entradas y Salidas Relacionadas con la Fabricación.

La Empresa AGRARIOS define y documenta las aquellas Entradas del Proceso de Fabricación que tienen relación con los requisitos de los productos. Entre las citadas entradas se pueden señalar:

• Requisitos reglamentarios y legales aplicables, que son presentados por el Responsable de Calidad.

• Requisitos funcionales y de rendimiento, los cuales son igualmente

propuestos por la persona Responsable de Calidad.

• Información aplicable de procesos de fabricación similares, así como otros tipos de requisitos que se puedan necesitar.

Por otro lado, el Responsable de Calidad realiza una revisión de las Salidas del

Proceso de Fabricación para:

• Comprobar que se están cumpliendo los requisitos de entrada de la fabricación.

• Recopilar toda la información posible para las operaciones de producción.



4.3 Revisión del Proceso de Fabricación.

Es necesario llevar a cabo revisiones a la salida de las diferentes fases de fabricación mediante listas de chequeo con el objetivo de:

• Evaluar la capacidad de satisfacer los requisitos • Identificar problemas y proponer acciones de seguimiento.

4.4 Verificación y Validación del Proceso de Fabricación.

La Verificación del Proceso de Fabricación es realizada en AGRARIOS por el Responsable de Calidad. Para ello contrasta los datos iniciales con aquellos obtenidos al final del Proceso de Fabricación. De esta forma se comprueban una serie de características de los productos obtenidos, entre las cuales se destacan la forma de las pacas de Paja o Heno, su textura, su peso y el grado de calidad exigido según su finalidad. Por otra parte, la Validación de la Fabricación la lleva a cabo también el Responsable de Calidad, quien al final del proceso elabora un informe en el cual se recoge el cumplimiento o no cumplimiento de los requisitos inicialmente planteados, así como recomendaciones acerca de puntos del proceso de fabricación susceptibles de ser modificados. 4.5 Control de los Cambios en la Fabricación.

El Responsable de Calidad es la persona encargada de llevar a cabo un control del estado de los Documentos. Cuando se generan Documentos que no están directamente relacionados con el Responsable de Calidad, la persona encargada de la elaboración de dicho documento efectuará su revisión y aprobación, para posteriormente ser firmado por el Responsable de Calidad. Cuando el cambio generado es muy grande o bien se detecta que puede afectar de manera significativa al producto final, el Responsable de Calidad lo pondrá en conocimiento del Gerente para su evaluación. De esta revisión quedará un Acta, que será conservada por un periodo de tres años.



5. RESPONSABILIDADES.

A continuación se presentan las responsabilidades asignadas en lo relativo al Proceso de Fabricación del producto:

ACTIVIDAD RESPONSABLE Realizar Planificación de la Fabricación Responsable de Calidad Revisar Entradas de la Fabricación Responsable de Calidad Aprobar Salidas de la Fabricación Responsable de Calidad Verificar las Características del Producto Responsable de Calidad Validar la Fabricación Responsable de Calidad Controlar Cambios en la Fabricación Responsable de Calidad 6. FORMATOS.

En el Procedimiento de Fabricación se va a incluir un solo Formato, que en este caso va a ser:

• PG.06.01 Planificación de la Fabricación.

AGRARIOS

PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO

Nº: PD/--/-- Fecha:

FASE Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O PRODUCTO A OBTENER

FASE Nº Elaborado por: (Nombre y Fecha)

Revisado por: (Nombre y Fecha)

Aprobado por: (Nombre y Fecha)

PG.06.01 Rev.0


COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 07 AGRARIOS





3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Evaluación de Proveedores…………………………………….3 Seguimiento de Proveedores…………………………………...6 Pedidos de Compra…………………………………………….6 Verificación de los Productos Comprados……………………8 5. RESPONSABILIDADES…………………………………………..9 6. FORMATOS………………………………………………………10

PG 07 AGRARIOS



1. OBJETO.

El fin de este Procedimiento es definir la sistemática a seguir para garantizar que el producto adquirido cumple con los requisitos, así como establecer un criterio para lograr una correcta evaluación de los proveedores de AGRARIOS. Con esto se logrará un elevado grado de acierto a la hora de determinar el proveedor a escoger para suministrar un producto requerido por la Empresa. 2. ALCANCE.

El presente Procedimiento tiene efecto sobre el proceso completo de compra, incluyendo la evaluación de los proveedores. Afecta pues a todos aquellos empleados de la Empresa que de una u otra forma tienen relación con el proveedor, bien sea en el trato directo o en la propia adquisición del producto. 3. REFERENCIAS.

El contenido de este Procedimiento se ve complementado y completado por los siguientes Documentos:

• Manual de Calidad, Apartado 7.4. • Norma ISO-9001:2000, Apartado 7.4.

4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Evaluación de Proveedores.

La finalidad de llevar a cabo una evaluación es asegurar que los proveedores a los que compra AGRARIOS son capaces de cumplir los requisitos de calidad establecidos por la Empresa. Cada uno de los Proveedores es evaluado por su capacidad para suministrar un determinado producto (Heno, Paja o ambos), aquel para el que es considerado apto. Podemos establecer los siguientes métodos para llevar a cabo una correcta Evaluación de los Proveedores:

PG 07 AGRARIOS



• Evaluación en función de la capacidad del Proveedor o de su Sistema de Gestión de los Calidad (Auditorías de Calidad).

• Evaluación de muestras del producto suministrado.

• Evaluación por experiencia previa con suministros similares (Datos

Históricos). • Evaluación por estar acreditado por terceros (Certificaciones Oficiales).

a) Criterios de Evaluación.

• Evaluación en función de la Capacidad del Proveedor o de su

Sistema de Gestión de la Calidad (Auditorías de Calidad):

En este caso, la evaluación se realiza enviando al proveedor el denominado Cuestionario de Evaluación de Proveedores (Formato PG.07.02), o bien mediante una Auditoría realizada en las propias instalaciones del proveedor en la que se rellena el citado cuestionario.

En este Cuestionario se detallan todos aquellos aspectos

relacionados con la organización del proveedor y con el producto que suministra (Paja o Heno).

El Proveedor estaría Homologado si la puntuación resultante del

Cuestionario es igual o superior a la mitad del máximo posible.

• Evaluación de Muestras del Producto Suministrado:

Este criterio se basa en los resultados de pruebas e inspecciones, que serán función del tipo de servicio o material suministrado.

El Responsable de Control de Calidad es la persona encargada de seleccionar una serie de muestras, que han de ser representativas del tipo de Producto a suministrar. En el caso de un nuevo proveedor, se inspecciona la mitad del material en los dos primeros envíos. En el caso en que no se hayan producido incidencias como consecuencia de la inspección, el Proveedor quedaría homologado.

PG 07 AGRARIOS



• Evaluación por Experiencia Previa con Suministros Similares:

Aquí se tiene en cuenta para la evaluación la experiencia anterior

con el Proveedor, así como su respuesta en lo relativo a la calidad del producto y el servicio ofrecidos.

Al realizar una primera Evaluación, el Responsable de Calidad

deberá decidir su Homologación o no a la vista de los datos disponibles, si es que no existe información al respecto.

• Evaluación por disponer de Certificaciones Oficiales:

Un Suministrador es incluido de manera automática en la Lista de

Proveedores Homologados si cuenta con una Acreditación Oficial de su Sistema de Calidad emitida por una Entidad Certificadora (que se basará generalmente en las Normas UNE-EN-ISO 9000).

b) Evaluación de Proveedores.

El Responsable de Calidad es el encargado de realizar dicha evaluación, quedando registro de la misma en el Informe de Evaluación de Proveedores (Formato PG.07.03).

En el caso en que el proveedor sea homologado, el Responsable de

Calidad lo incluye en la Lista de Proveedores Homologados (Formato PG.07.01), en la que se indican los siguientes datos:

• Nombre del Proveedor. • Servicio o Producto para el que ha sido homologado.

• Criterio de Evaluación empleado.

• Fecha de Evaluación.

• Otros datos de interés.

PG 07 AGRARIOS



4.2 Seguimiento de Proveedores.

Una vez que un Proveedor ha sido homologado, se realiza un seguimiento de su actividad, para asegurar que se mantienen los niveles de calidad alcanzados en el momento de su aprobación. Dicho seguimiento se lleva a cabo independientemente del método de evaluación que haya sido empleado con el Proveedor. Para realizar este seguimiento, el Responsable de Calidad elabora un informe anual con las no conformidades correspondientes a Proveedores, en base al control y seguimiento de todos los productos (pacas de heno y paja principalmente) que llegan a los almacenes o naves de AGRARIOS correspondientes a cada uno de los proveedores que trabajan para la Empresa. Si el número de no conformidades asociadas a productos de un determinado proveedor supera el 20 % del total de entregas, dicho proveedor deja de considerarse homologado y es eliminado de la Lista de Proveedores Homologados. Igualmente, si un Proveedor pierde su Certificación Oficial o bien si se han dejado de recibir sus productos por un periodo superior a dos años, también dejaría de ser considerado como homologado. En ambos casos, el Proveedor en cuestión deja de trabajar con la Empresa AGRARIOS, que buscará nuevos proveedores para suministrar sus productos. 4.3 Pedidos de Compra.

a) Elaboración.

Un Pedido de Compra puede ser elaborado para un Pedido de Cliente o en previsión de posibles Pedidos de Clientes.

En el Pedido de Compra (Formato PG.07.04) se especifican los datos que

se indican a continuación:

• Datos del Proveedor (Nombre y Dirección). • Número de Pedido.

PG 07 AGRARIOS



• Fecha de elaboración del Pedido. • Fecha de entrega.

• Descripción del producto o servicio.

• Cantidad de producto o servicio.

• Códigos, normas y especificaciones necesarias.

• Fichas de seguridad necesarias.

• Otros datos de interés.

El Pedido de Compras es elaborado por el Gerente de AGRARIOS.

b) Aprobación.

Cuando se aprueba y se firma el Pedido de Compra, se garantiza que se han comprobado los siguientes datos:

• Descripción cualitativa y cuantitativa del servicio o material. • Requerimientos de calidad necesarios.

• Que el Proveedor está incluido en la LPH (Lista de Proveedores

Homologados).

c) Modificación. Para realizar modificaciones en un pedido llevamos a cabo los pasos que se describen a continuación:

• Marcar el pedido obsoleto como ANULADO.

PG 07 AGRARIOS



• Anotar la modificación sobre el mismo pedido en soporte

informático y escribir en la última fila de la columna DESCRIPCIÓN del impreso del Pedido de Compra: ANULA Y SUSTITUYE AL PEDIDO DEL MISMO NÚMERO.

• Han de quedar archivados tanto el pedido inicial con su

identificación de ANULADO como el Pedido vigente con acusa de recibo del Fax.

4.4 Verificación de los Productos Comprados.

Cuando se produce la recepción de los productos, AGRARIOS ha de comprobar que exista coincidencia entre el albarán y el producto físico, tanto en la cantidad como en el tipo de producto. De la misma forma, hay que garantizar que el producto no presenta deterioros visibles. Todo esto se ve en la siguiente Tabla:

Parámetro Aspecto a inspeccionar Criterio aceptación Criterio Rechazo

Cantidad Coincidencia cantidad albarán y real recibida Coincidencia exacta Si no hay

coincidencia exacta

Correcto estado Que no presente deterioros visibles

Si no hay ningún daño visible

Si existe algún tipo de daño

Identidad Que se reciba el material del albarán

Si se trata del mismo producto

Si es un producto distinto

En el caso de que se produzca la aceptación, se firma el albarán, que servirá como registro de haber llevado a cabo la verificación. Si se produce rechazo, habrá que tomar una serie de medidas, entre las cuales se van a destacar las siguientes:

• Si el rechazo es debido a que falta cantidad, se indicaría en el Albarán de Recepción. El material recibido se acepta y sigue su curso, mientras que el Gerente tramita con el proveedor la reclamación de la mercancía faltante.

PG 07 AGRARIOS



• Si es debido a que existe un exceso de cantidad, se indica en el Albarán de Recepción, aceptando el material sobrante e iniciando el Gerente los trámites con el proveedor para decidir el destino final. Mientras tanto, las pacas de paja o heno sobrantes quedan almacenadas en las naves de la Empresa AGRARIOS.

• Cuando existe un deterioro en el producto (tales como humedad o

inconsistencia) se refleja en el Albarán de Recepción y se crea un Informe de No Conformidad de acuerdo con el Procedimiento PG14. El material recibido se identifica como No Conforme y el Gerente acuerda con el proveedor un destino final para el producto, que se hará constar en el citado Informe. Igualmente, las pacas de heno o paja deterioradas quedan almacenadas en las naves de la Empresa (en un emplazamiento especialmente dedicado a ello) hasta que se decida qué hacer con ellas.

• Por último, si el rechazo se debe a que el material recibido difiere de

aquel que aparece indicado en el albarán, se refleja esto en el Albarán de Recepción y se crea el Informe de No Conformidad de acuerdo con lo indicado en el Procedimiento PG14. El material recibido se identifica como No Conforme y el Gerente acuerda con el proveedor un destino final para el producto, que se hará constar en el citado Informe.

Además de las verificaciones descritas, Control de Calidad lleva a cabo una serie

de inspecciones de los productos recibidos, con el objeto de asegurar que satisfacen los requisitos especificados. Si esto no ocurriera podría dar lugar a rechazo. Si la Empresa AGRARIOS necesita inspeccionar y verificar los productos en los establecimientos del proveedor (en este caso en los mismos campos o latifundios en que se recojan la paja y el heno) deberá comunicarlo previamente por escrito al mismo. 5. RESPONSABILIDADES.

Las responsabilidades asignadas entre el personal de AGRARIOS en todo lo relativo a los procesos de compra y evaluación de proveedores se indican en la siguiente Tabla, si bien la comunicación entre las distintas partes en lo referente a estos asuntos ha de ser constante:

PG 07 AGRARIOS



Fase Responsable Propuesta de nuevos proveedores para su evaluación

Gerente

Elaboración, aprobación y control de los pedidos de compras.

Gerente

Envío al proveedor de los documentos de calidad aplicables al suministro

Gerente

Tramitación con el proveedor de los materiales no conformes

Gerente

Evaluación y seguimiento de los proveedores

Responsable de Calidad

Actualización y distribución de la Lista de Proveedores Homologados


Verificación a la recepción Persona encargada de la recepción 6. FORMATOS

Los Formatos incluidos en el presente Procedimiento son los siguientes:

• PG.07.01 Lista de Proveedores Homologados.

• PG.07.02 Informe de evaluación de proveedores.

• PG.07.03 Pedido de Compra.

AGRARIOS

LISTA PROVEEDORES

HOMOLOGADOS

Nº: LPH/--/--

Proveedor Producto o servicio

suministrado Criterio de evaluación

Fecha de evaluación

Observaciones

PG.07.01 Rev 0

AGRARIOS

INFORME DE EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES

Nº: IEP/--/--

Proveedor Producto o

Servicio suministrado

Criterio de evaluación

Fecha de evaluación

Homologado SÍ/NO

Observaciones

PG.07.02 Rev. 0

AGRARIOS

PEDIDO DE COMPRAS

Nº: PC/--/--

Se adjunta el siguiente pedido con los materiales mencionados a continuación y sujeto a las condiciones generales de compra: Nº PEDIDO

FECHA COD. PROVEEDOR

FECHA ENTREGA

FORMA DE PAGO

REFERENCIA PRODUCTO ENVASE CANTIDAD

OBSERVACIONES

CONDICIONES GENERALES DE COMPRA ELABORADO APROBADO Nota: Junto con la recepción del material es necesaria la entrega de la correspondiente documentación de calidad exigida en la presente orden de compra.

PG.07.03 Rev. 0


CONSERVACIÓN DEL PRODUCTO

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 08 AGRARIOS CONSERVACIÓN

DEL PRODUCTO Revisión: 0 Página 2 de 6 Fecha: 03/03/08

CONSERVACIÓN DEL PRODUCTO


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Manipulación…………………………………………………...3 Almacenamiento y Protección…………………………………4

4.3 Embalaje y Entrega…………………………………………….5




1. OBJETO. La finalidad del presente procedimiento es establecer la sistemática a seguir para mantener la conformidad del producto durante todo el proceso de recogida, manipulación, almacenamiento y conservación del mismo. Se determinarán todos los pasos necesarios para mantener los productos generados por la Empresa (pacas de heno y paja) en perfecto estado de conservación durante todo el tiempo en que dependan de AGRARIOS hasta su entrega final al cliente. 2. ALCANCE. Este procedimiento implica a todos aquellos productos y actividades relacionadas con ellos que se lleven a cabo en las instalaciones de la empresa AGRARIOS, fundamentalmente a la manipulación y conservación de las pacas de heno y paja en las naves y almacenes de la Empresa. 3. REFERENCIAS. El contenido del presente procedimiento se ve completado por los siguientes documentos:

• Norma ISO-9001:2000, Apartado 7.5.5 • Manual de Calidad, Apartado 7.5.5

4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Manipulación.

La manipulación y el tratamiento de los diferentes productos han de seguir una serie de instrucciones concretas detalladas en procedimientos específicos. La manipulación de los productos almacenados en las naves e instalaciones de la empresa AGRARIOS, tales como pacas de heno y paja, se lleva a cabo por medio de máquinas tipo grúa adecuadas para ello. Mediante dichas grúas se descargan las pacas de los camiones y se organizan y clasifican en el interior de los almacenes en función de su destino final.



Estas máquinas de elevación (grúas) han de someterse a una revisión periódica para asegurar un correcto funcionamiento. Dichas revisiones quedan registradas en la ficha de mantenimiento de la máquina. La persona encargada del manejo de estas máquinas (operario) recibe previamente una formación adecuada encaminada a adquirir un conocimiento específico de dichas máquinas, de su manejo y de los posibles riesgos asociados a un mal uso. Aquellos deterioros ocasionados sobre el producto como consecuencia de una incorrecta manipulación del mismo se trata como una No Conformidad en el Proceso y se siguen las pautas descritas en el PG14 (Control de las No Conformidades). 4.2 Almacenamiento y protección.

Cuando un producto ha superado de manera satisfactoria el control de recepción y no va a ser utilizado de forma inmediata, se identifica adecuadamente y se coloca junto a otros en una determinada zona de la nave o almacén destinada a ello. Por otro lado, existe una zona concreta para aquellos productos calificados como “Rechazados”, es decir, los que no han superado el control de recepción.

Como norma general, el almacenamiento de los productos se lleva a cabo en un lugar cubierto y seco (en este caso el interior de la nave, siempre que esto sea posible por motivos de capacidad) y preferiblemente aislado del suelo.

Cuando las naves han alcanzado el máximo de su capacidad, se almacenan las

pacas de heno y paja en un lugar exterior habilitado a tal efecto, si bien esto siempre conlleva un riesgo de deterioro como consecuencia de posibles lluvias (que se trata de minimizar cubriendo los productos con plásticos especiales).

De manera periódica, el Gerente realiza comprobaciones sobre el estado de los

materiales almacenados; en caso de encontrar productos deteriorados, actúa según lo especificado en el Procedimiento de Control de las No Conformidades.

La comprobación del estado de los productos en almacén se lleva a cabo

anualmente y la persona responsable se encarga de elaborar el Parte de Evaluación de Materiales de Almacén (Formato PG.08.01).



4.3 Embalaje y entrega.

Una vez superadas las inspecciones, se lleva a cabo un embalaje adecuado de los productos con el fin de evitar que se produzcan daños durante su transporte. De manera general, el Heno y la Paja se comprimen y se cortan hasta formar pacas de un tamaño similar y previamente definido; dichas pacas se agrupan de forma homogénea tanto para su almacenamiento como para su posterior carga en los camiones una vez se decida su entrega al cliente. En el caso en que el cliente establezca unas condiciones particulares de embalaje y entrega, estas deberán ser llevadas a la práctica. Los productos se colocan de manera que se garantice su inmovilidad durante el proceso de carga, transporte y descarga de los mismos, evitando golpes, suciedad y posibles pérdidas de materiales. Es esencial asegurar el mantenimiento estado de conservación de las pacas de heno y paja desde su recogida en los campos y latifundios de los proveedores hasta su entrega final a los clientes, pasando por todo el proceso de almacenamiento en las naves de la Empresa. El Gerente de AGRARIOS supervisa el embalaje y entrega del material y elabora el Albarán de Salida de la Empresa. Cada operario de AGRARIOS es responsable de entregar aquello que se indica en el Albarán y revisar que el producto suministrado no se ha deteriorado. 5. RESPONSABILIDADES.

Dada la complejidad de todos los procesos implicados en la conservación de los productos fabricados por AGRARIOS, se hace necesario establecer y delimitar claramente las responsabilidades correspondientes en cada caso.

En la siguiente Tabla se detallan todas aquellas responsabilidades asignadas en

lo relativo al proceso de conservación del producto:



Fase Responsable Manipulación de los productos Operarios Instrucción de los operarios en el manejo de los productos

Gerente

Revisión del producto almacenado Gerente Revisión de la adecuación del embalaje a cada tipo de producto

Gerente

Elaboración del Albarán de Salida de AGRARIOS

Gerente

Revisión y entrega del producto al cliente Persona encargada de realizar la entrega

6. FORMATOS. En este Procedimiento se incluye el siguiente Formato:

• PG.08.01 Parte de Evaluación de Materiales en Almacén.

AGRARIOS

PARTE DE EVALUACIÓN DE MATERIALES EN ALMACÉN

Nº: EMA/--/-- Fecha:

Inspección realizada en fecha: Inspección realizada por: Material en Almacén: Por medio del presente documento, en la fecha arriba indicada y en cumplimiento del Procedimiento General de Calidad PG08 certifico que los materiales del listado anexo han sido inspeccionados, encontrándose en perfecto estado de conservación, almacenamiento e identificación, con la excepción de aquellos productos señalados como No Conformes, de los que se adjunta el correspondiente Informe de No Conformidad. Material no conforme: (Nº de informe de No Conformidad y Referencia del material) Fecha del próximo parte de evaluación de material en almacén: Observaciones: Fdo. Gerente:

PG.08.01 Rev.0


CONTROL DE LOS PROCESOS

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente



PROCESOS Revisión: 0 Página 2 de 5 Fecha: 03/03/08

CONTROL DE LOS PROCESOS


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Control de los Procesos………………………………………...3 4.2 Mantenimiento de Maquinaria y Equipos de Producción…...4




1. OBJETO. La finalidad del presente procedimiento es definir la sistemática a seguir para garantizar que todos los procesos de fabricación y distribución de los productos realizados por la empresa AGRARIOS se desarrollan de manera controlada. De esta manera se cumplirá el objetivo final de ofrecer a los clientes un producto con un alto grado de calidad, adecuado a los requisitos exigidos por la propia Empresa. 2. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a todos aquellos procesos que intervienen en la transformación de los productos desde que son recogidos a los proveedores hasta que son entregados a los clientes, es decir, todos aquellos procesos que suponen una transformación de la paja y el heno hasta convertirlos en productos finales. 3. REFERENCIAS. Los siguientes documentos completan el contenido del presente procedimiento y dan una visión más amplia al respecto:

• Norma ISO-9001:2000, Apartado 7.5.2 • Manual de Calidad, apartado 7.5.2

4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Control de los Procesos. Los Procesos presentes en la Empresa AGRARIOS son todos los relativos al tratamiento realizado sobre los diferentes productos (heno, paja) desde su recogida hasta su entrega al cliente final. Si en algún momento se considera necesario, se lleva a cabo la elaboración de una serie de procedimientos técnicos y planes de calidad, describiendo las diferentes fases del proceso, las condiciones en que ha de realizarse, las precauciones a tomar y los controles a efectuar. Con todo esto se logra el objetivo de conseguir un producto conforme con los requisitos especificados.



Es requisito indispensable para la Empresa ofrecer un producto de calidad, con lo cual los procesos implicados en la fabricación de las pacas de heno y paja han de estar perfectamente definidos y controlados. Las órdenes de fabricación o creación de los productos, los procedimientos técnicos empleados en su tratamiento y los planes de calidad son las herramientas empleadas en el control de los procesos. Con frecuencia diaria se elabora un informe de control dimensional de los productos creados y/o entregados que constituye una evidencia objetiva del control de los procesos. Cada operario que controle una máquina e intervenga en algún punto de la cadena de procesos realizados en AGRARIOS es responsable del trabajo que realiza de acuerdo con las instrucciones recibidas al respecto, y es él mismo quien ha de realizar un autocontrol sobre el proceso:

• Los maquinistas/empacadores se encargan de manejar las máquinas que recogen el heno y la paja de los campos para posteriormente agrupar los productos, comprimirlos y formar pacas uniformes con ellos.

• Un operario especializado se encarga de manejar la máquina usada para

recoger las pacas ya formadas y apilarlas sobre un remolque para su posterior transporte.

• Por último, los chóferes son los encargados de conducir los camiones

cargados de pacas de Heno y Paja desde el latifundio del proveedor hasta las naves de la AGRARIOS o bien directamente hasta el cliente.

Si durante el proceso productivo se detecta alguna No Conformidad, se actúa según lo establecido en el Procedimiento PG14 (Control de las No Conformidades). 4.2 Mantenimiento de Maquinaria y Equipos de Producción. La Empresa AGRARIOS dispone de un Listado de Maquinaria y Equipos (Formato PG.09.02) en el cual se detallan aquellas máquinas que están siendo sometidas a un mantenimiento preventivo.



La Ficha de Mantenimiento preventivo de cada máquina (Formato PG.09.01) contiene las revisiones necesarias y las sustituciones a realizar en cada caso, el registro de la actividad el mantenimiento y revisiones realizadas por los empleados de AGRARIOS. 5. RESPONSABILIDADES En la siguiente tabla se representan todas aquellas responsabilidades asignadas en lo relativo al control de los procesos:

Fase Responsable Supervisión de orden de fabricación y montaje para comprobar que todo esté bien definido

Gerente

Elaboración de procedimientos técnicos y planes de calidad necesarios para llevar a cabo un correcto control de los procesos


Instrucción de nuevos operarios e implantación de nuevos procedimientos técnicos o planes de calidad

Gerente y Responsable de Calidad

Realización correcta del trabajo Operarios Seguimiento de las distintas etapas de los procesos para comprobar que están en condiciones controladas


Identificación y planificación de las necesidades de mantenimiento de maquinaria

Gerente

6. FORMATOS. Los formatos a emplear en este procedimiento son los siguientes:

• PG.09.01 Ficha de Mantenimiento de Maquinaria • PG.09.02 Listado de Maquinaria y Equipos

AGRARIOS

FICHA DE MANTENIMIENTO DE

MAQUINARIA Máquina:

Nº: FMM/--/-- Fecha:

1. CARACTERÍSTICAS Modelo: Nº de Serie: Fabricante: Año de Compra: 2. PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

OPERACIÓN FRECUENCIA FECHA DE REALIZACIÓN 3. HISTÓRICO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO FECHA AVERÍA REPARACIÓN REALIZADO POR

PG.09.01. Rev.0

AGRARIOS

LISTADO DE MAQUINARIA Y

EQUIPOS

Nº: LME/--/-- Fecha:

MÁQUINA (Nombre/Modelo)

Fabricante Año Compra Mantenimiento preventivo

Nº de Ficha de Mantenimiento

PG.09.02. Rev.0


IDENTIFICACIÓN, TRAZABILIDAD Y MARCADO DE

LOS PRODUCTOS

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 10 AGRARIOS

IDENTIFICACIÓN, TRAZABILIDAD Y MARCADO DE LOS

PRODUCTOS


IDENTIFICACIÓN, TRAZABILIDAD Y MARCADO PRODUCTOS


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Identificación de los Productos………………………………..3 Trazabilidad……………………………………………………5 Marcado de los Productos……………………………………..5 5. RESPONSABILIDADES…………………………………………..6

PG 10 AGRARIOS


PRODUCTOS


1. OBJETO. La finalidad del presente procedimiento es establecer un método para lograr una serie de objetivos:

• Identificar los productos y materiales en todo el proceso de transformación, desde su recepción hasta la entrega al cliente.

• Garantizar la trazabilidad de los productos (pacas de heno y paja)

siempre que este sea un requisito exigido por el cliente. 2. ALCANCE. Este procedimiento afecta a todos aquellos materiales y productos que forman parte del proceso productivo de AGRARIOS, aunque la trazabilidad tan solo afectaría en el caso en que esta sea un requisito exigido por el cliente. Es decir, cada una de las pacas de paja o heno producidas por la Empresa han de estar debidamente marcadas e identificadas, si bien el detalle de la evolución de cada una de ellas en todo el proceso tan solo se considerará en los casos en que los clientes así lo soliciten.

3. REFERENCIAS. Los siguientes documentos completan y complementan el contenido del presente procedimiento:

• Norma ISO-9001:2000, Apartado 7.5.3 • Manual de Calidad, apartado 7.5.3

4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Identificación de los Productos. A lo largo de todo el proceso productivo realizado en AGRARIOS, existen diferentes fases en las cuales los productos generados por la Empresa han de ser debidamente identificados:

PG 10 AGRARIOS


PRODUCTOS


a) En la Recepción.

Los productos o materiales que proceden de proveedores se identifican mediante el Albarán del Proveedor a la entrada de la nave o almacén, si bien es la propia empresa AGRARIOS quien se encarga de etiquetar cada una de las pacas de heno y paja producidas en los campos y latifundios de los proveedores. La recepción de dichos productos es realizada de acuerdo a lo estipulado en el Procedimiento PG07 (Compras y Evaluación de Proveedores).

El siguiente paso sería realizar una inspección de los materiales,

operando para ello según se describe en el Procedimiento PG13 (Inspección y Ensayo).

b) En el Almacenamiento.

Todos aquellos productos o materiales (principalmente Pacas de Heno y Paja) que se encuentran en la Nave o Almacén a la espera de entrar en el proceso productivo y de distribución han de ser identificados correctamente.

Si el Proveedor no identifica el material, es la propia Empresa

(AGRARIOS) quien lleva a cabo su identificación mediante una serie de señales, tales como etiquetas, rótulos o tarjetas. En dichas señales aparece reflejada la descripción del producto correspondiente, así como la fecha y lugar de recogida y empacamiento.

c) En la Fabricación.

La identificación durante el proceso de creación de los diferentes tipos de Lotes (agrupaciones de pacas) de Heno y Paja viene determinada por la orden de producción correspondiente, así como por el registro generado en cada caso.

d) En el Suministro.

Todos los productos suministrados por AGRARIOS a los clientes van acompañados de un Albarán de la Empresa, en el cual se detallan tanto el correspondiente envío como la documentación de calidad exigida por el cliente, para que este tenga constancia de los productos recibidos (pacas de heno y paja) y pueda mantener un control sobre ellos.

PG 10 AGRARIOS


PRODUCTOS


4.2 Trazabilidad. Existe un Procedimiento para abordar la Trazabilidad cuando esta sea un requisito exigido por el cliente. Los Documentos relacionados con aquellos productos en los cuales el cliente exija trazabilidad tendrán un número de pedido o expediente. Cuando el Gerente emite una Orden de Compra ha de reflejar en la misma el Número de Pedido correspondiente. En el momento en que el material entra en la nave o almacén, se inspecciona cumpliendo los requisitos establecidos en el Procedimiento PG13 (Inspección y Ensayo). El Número de Expediente o Pedido ha de mantenerse durante todo el proceso de producción, creación o fabricación de los productos, para lo cual pueden almacenarse o archivarse tanto en papel como en formato electrónico. Cuando el producto final está preparado y dispuesto para su expedición, se almacenará en una determinada zona habilitada a tal efecto y se marcará con el correspondiente Número de pedido o expediente. De esta manera se logra la total Trazabilidad del producto, para así garantizar que el cliente va a conocer la evolución de dicho producto a lo largo de todo el proceso de producción, desde su recogida hasta su entrega final. 4.3 Marcado de los Productos. El marcado del producto ha de ser claro y legible; se llevará a cabo mediante etiquetas estampadas de modo seguro en un lugar bien visible. Existirá un Reglamento en el que se recogerá la mínima información necesaria a marcar en todos y cada uno de los productos de la Empresa AGRARIOS. Dicha información mínima abarca datos tales como el lugar y fecha de recogida y empacamiento, el proveedor del producto correspondiente, las características y calidades de la paja y el heno, el lugar y tiempo de almacenamiento o el cliente a quien ha sido realizada la entrega.

PG 10 AGRARIOS


PRODUCTOS


5. RESPONSABILIDADES. Las Responsabilidades asignadas en todo lo relativo a los procesos de identificación, trazabilidad y marcado son las siguientes:

Fase Responsable Identificación materiales en almacén Gerente Identificación materiales que se incorporan al proceso productivo

Comerciales

Comprobación de suministro al cliente de acuerdo a lo indicado en el albarán de AGRARIOS

Comerciales

Garantizar la trazabilidad cuando esta es un requisito exigido por el cliente

Gerente

Supervisión de la correcta realización del marcado Gerente Supervisión de una correcta identificación desde la recepción de los materiales hasta la obtención del producto



TRATAMIENTO DE RECLAMACIONES Y MEDICIÓN

DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 11 AGRARIOS

TRATAMIENTO DE RECLAMACIONES Y

MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE


TRATAMIENTO DE RECLAMACIONES Y MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Recepción de Reclamaciones…………………………………..4 Medición de la Satisfacción del Cliente……………………….5 Encuestas a Clientes……………………………………………6 5. RESPONSABILIDADES…………………………………………..7 6. FORMATOS………………………………………………………..7

PG 11 AGRARIOS




1. OBJETO. El objetivo de este procedimiento es definir una sistemática a seguir para poder llevar a cabo una medición fiable de la satisfacción del cliente, así como para realizar un correcto tratamiento de las reclamaciones de dichos clientes que afecten a la calidad de los productos entregados. Para la Empresa AGRARIOS es un fin esencial el garantizar una total satisfacción del cliente en todos los aspectos, para lo cual se hace necesario llevar a cabo una correcta y estricta medición de dicha satisfacción.

2. ALCANCE. Este procedimiento afecta a todos los trabajadores de AGRARIOS, así como a aquellas reclamaciones de clientes recibidas en la Empresa (de manera escrita o verbal), que habrán de seguir la sistemática aquí descrita. Todos los empleados han de estar en condiciones de realizar mediciones de la satisfacción de los clientes y de contribuir con sus acciones y su trato a incrementar la citada satisfacción, pues este es el fin último de la Empresa.



4. PROCEDIMIENTO. Vamos a dividir el Procedimiento en dos partes claramente diferenciadas. Por un lado se abordarán las Reclamaciones de los Clientes, es decir, aquellas muestras de disconformidad de los clientes de AGRARIOS con el servicio dispensado por la Empresa. Por otro lado, se estudiará la manera de medir el grado de satisfacción o conformidad de los clientes con la manera de trabajar de la empresa AGRARIOS.

PG 11 AGRARIOS




4.1 Reclamaciones de Clientes. a) Recepción de Reclamaciones.

Cuando en la Empresa AGRARIOS se recibe una reclamación de un cliente, se rellena el documento denominado Informe de Reclamaciones de Clientes (Formato PG.11.01), en el cual se indican una serie de datos:

• Cliente y nombre de la persona que realiza la reclamación. • Nombre de la persona (empleado) que recibe la reclamación.

• Fecha de recepción de la reclamación.

• Medio empleado por el cliente para realizar la reclamación. • Descripción completa de la reclamación.

• Departamento o empleado de AGRARIOS directamente afectado

por la reclamación.

b) Tratamiento de Reclamaciones. Cuando se produce una reclamación, se concierta una visita con el cliente, con el fin de aclarar los motivos de dicha reclamación y tratar el problema conjuntamente para poder llegar a una solución.

El empleado de AGRARIOS que recibe la reclamación es la persona encargada de realizar esta gestión, que será igualmente documentada en el Informe de Reclamaciones de Clientes. Dicho informe, junto con los posibles documentos generados y sus referencias, serán enviados al Gerente de la Empresa.

El Gerente define las acciones a emprender, que detallará en el Informe,

y establecerá tanto la persona responsable de ejecutar dichas acciones como el plazo necesario para ello.

PG 11 AGRARIOS




Por otro lado, la persona Responsable de Calidad realiza controles y

comprobaciones sobre las acciones llevadas a cabo y lo refleja igualmente en el Informe de Reclamaciones de Clientes.

El citado Informe es archivado junto con todos sus documentos adjuntos

por el Responsable de Calidad, quien comprobará la eficacia de las acciones realizadas y decidirá a la vista de la importancia de la reclamación si es necesario efectuar acciones correctivas, reflejando esto en el Informe, en el cual estampará su firma.

Cuando sea necesario llevar a cabo acciones correctivas, se opera según

lo establecido y especificado en el Procedimiento General PG15 (Acciones Correctivas).

4.2 Medición de la Satisfacción del Cliente. El Responsable de Calidad determina anualmente el grado de satisfacción del cliente, para lo cual dispone de los siguientes datos:

• Reclamaciones y quejas de los clientes. Usamos la siguiente media: (quejas + reclamaciones) / número de pedidos.

• Resultado de la Encuesta Anual a los clientes (Formato PG.11.02), que

se compara con el del año anterior para obtener conclusiones.

El resultado de estos dos Indicadores da lugar a sucesivas modificaciones en la planificación durante el transcurso del ejercicio, con el fin de lograr una mejora continua.

El objetivo final de la AGRARIOS es ofrecer a sus clientes un servicio con un alto grado de calidad, para lo cual es esencial conocer de primera mano el grado de satisfacción que tienen respecto al trabajo desarrollado por la Empresa.

De esta manera, el Responsable de Calidad dispondrá de la información

necesaria para iniciar las acciones correctivas pertinentes, con el fin de lograr una mejora en las prestaciones de la Empresa con respecto a sus clientes.

PG 11 AGRARIOS




4.3 Encuestas a Clientes. De forma anual se llevan a cabo encuestas, en las que se trata de recoger la percepción del cliente en cuanto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la Empresa AGRARIOS. Dichas encuestas pueden realizarse de varias maneras (verbalmente, por fax, correo electrónico), debiendo siempre cumplimentarse el Impreso correspondiente al Formato PG.11.02 (Cuestionario de Evaluación de la Satisfacción del Cliente). Dado que existen diferentes tipos de clientes con los que trabaja la Empresa AGRARIOS, se establece una segmentación de los mismos a la hora de realizar las encuestas, de la manera en que se refleja en la siguiente Tabla:

Catalogación del Cliente (según Facturación Anual) Nivel de Encuesta

Muy Alta 100% Alta 75%

Media 25% Baja 10%

La encuesta constará de una serie de preguntas (no demasiado numerosas), que podrán ser calificadas como Excelente (E), Buena (B), Normal (N), Regular (R) o Mala (M). Estos resultados nos ayudarán a calcular el denominado Índice de Satisfacción (IS) de cada cliente, que sería:

• IS = PONDERACIÓN / SUMATORIO , donde van a ser: • PONDERACIÓN: (E x 100) + (B x 75) + (N x 50) + (M x 25)

• SUMATORIO: E + B + N + M

En el caso en que la encuesta de lugar a un resultado negativo (mayoría de

respuestas Regulares o Malas), la Empresa AGRARIOS se pone en contacto con el cliente en cuestión para tratar de averiguar y solventar los motivos de su insatisfacción.

PG 11 AGRARIOS




5. RESPONSABILIDADES. En la siguiente Tabla se resumen todas las responsabilidades asignadas en el presente Procedimiento:

Fase Responsable Realización de encuestas a clientes Comercial Estimación anual del grado de satisfacción del cliente Responsable de Calidad Establecimiento de relaciones con los clientes Comercial Relación con el cliente en caso de queja o reclamación Gerente Decisión de acciones a emprender y persona responsable Gerente Correcto tratamiento de las reclamaciones y llevar a cabo las correspondientes acciones correctivas


Archivo de documentos, cuestionarios e informes de reclamaciones de clientes


6. FORMATOS. Los Formatos definidos para el presente Procedimiento van a ser los siguientes:

• PG.11.01. Informe de Reclamaciones del Cliente. • PG.11.02. Cuestionario de Evaluación de la Satisfacción del

Cliente.

AGRARIOS

INFORME DE RECLAMACIONES

DEL CLIENTE

Nº: RC/--/--

1. RECEPCIÓN DE LA RECLAMACIÓN

• Cliente: • Persona que realiza la reclamación: • Fecha de la reclamación: • Nº del Documento de Reclamación: • Departamento directamente afectado: • Descripción de la reclamación:

2. TRATAMIENTO DE LA RECLAMACIÓN FDO.: Gerente Fecha: 3. ACCCIONES A EMPRENDER

• Fecha de Inicio: FDO.: • Responsable de su Ejecución: Gerente • Fecha prevista de implantación: Fecha:

4. COMPROBACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN (Descripción de controles y comprobaciones) FDO.: Gerente Fecha: 5. VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA Y CIERRE (Descripción de controles y resultados) ¿Es necesaria una acción correctiva? ¿La acción queda cerrada? FDO.: FDO.: Gerente Responsable de Calidad Fecha: Fecha:

PG.11.01. Rev.0

AGRARIOS

CUESTIONARIO EVALUACIÓN SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Fecha:

EMPRESA ENTREVISTADA DIRECCIÓN PERSONA QUE RESPONDE EL CUESTIONARIO CARGO DESEMPEÑADO Estimados Señores: Con el fin de medir el grado de satisfacción de nuestros clientes, les rogamos valoren nuestros servicios y productos contestando al siguiente cuestionario: VALORACIÓN Muy malo Malo Normal Bueno Muy bueno Plazo de respuesta a peticiones de oferta

Entendimiento de las necesidades Calidad del producto Cumplimiento de plazos Entendimiento y detalle de la documentación (facturas, albaranes)

Atención imprevistos (urgencias) Adaptación a forma de pago Acceso al personal FECHA: FIRMA Y SELLO Una vez cumplimentado el cuestionario, rogamos lo remitan a nuestro Número de FAX

PG.11.02 Rev.0


AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Y CUALIFICACIÓN DE

AUDITORES

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 12 AGRARIOS

AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Y

CUALIFICACIÓN DE AUDITORES


AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Y CUALIFICACIÓN DE

AUDITORES


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Planificación de las Auditorías………………………………...3 Preparación de las Auditorías Internas………………………4 Realización de las Auditorías Internas………………………..5

4.4 Informes de Auditorías Internas………………………………5 4.5 Seguimiento y Cierre de la Auditoría…………………………7


PG 12 AGRARIOS




1. OBJETO. La finalidad del presente procedimiento es definir la metodología a seguir para planificar y llevar a cabo un seguimiento de las auditorías internas. El objetivo de dichas auditorías es controlar el correcto estado de funcionamiento interno de la Empresa AGRARIOS, tanto a nivel económico como de procedimientos.

2. ALCANCE. Este procedimiento afecta al Responsable de Calidad, a los auditores internos (parte activa de las auditorías internas) y al personal de la AGRARIOS (auditados). Su importancia es clave, en cuanto a que afecta a todos los estamentos de la Empresa.



4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Planificación de las Auditorías. El Responsable de Calidad elabora el Programa de Auditorías Internas que se van a realizar durante el año (Formato PG.12.01). A principio de año se presenta esta planificación al Gerente para que este lleve a cabo su aprobación. En el citado programa se indican tanto las fechas como las personas responsables de realizar las auditorías. Todas las áreas, actividades o departamentos de la Empresa AGRARIOS han de ser auditadas al menos una vez al año.

PG 12 AGRARIOS




En este caso, se van a realizar auditorías tanto sobre los trabajadores de AGRARIOS relacionados con los proveedores como sobre aquellos que desempeñan sus procedimientos en relación con los clientes. Dichas auditorías pueden ser complementadas con otras no programadas, que podrán realizarse en los siguientes casos:

• Por decisión del Gerente o Responsable de Calidad una vez evaluados los resultados de las auditorías (internas o externas).

• Cuando existan dudas en cuanto al cumplimiento de la política de calidad

por parte de AGRARIOS (debido a algún tipo de reclamación). • Cuando se produzcan modificaciones significativas en la organización o

en las técnicas que puedan afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.

A la hora de establecer las fechas de las auditorías internas, el Responsable de Calidad ha de tener en cuenta tanto la carga de trabajo prevista para el año como la previsión de fechas de auditorías externas (de clientes u organismos certificadores). 4.2 Preparación de las Auditorías Internas. Los responsables de realizar las auditorías han de ser independientes del área a auditar y cumplir una serie de requisitos. El Auditor ha de remitir al responsable del departamento a auditar (al menos con 10 días de antelación) el documento Convocatoria Previa de Auditoria Interna (Formato PG.12.02), en el cual se indican los siguientes datos:

• Destinatario y fecha de envío. • Tipo de auditoria (ordinaria o especial).

• Fecha de realización.

• Alcance y tipo de la Auditoria.

• Nombre y firma del Auditor.

PG 12 AGRARIOS




Con anterioridad a la realización de la Auditoria, el auditor ha de proceder al estudio de la documentación relativa a las áreas a auditar, es decir, instrucciones, procedimientos, manual de calidad y cualquier otro documento que el auditor considere oportuno. 4.3 Realización de las Auditorías Internas. El auditor lleva a cabo la auditoría solicitando los registros y manteniendo las entrevistas que estime oportunas para comprobar la correcta implantación de todo lo indicado en la documentación del sistema. En el desarrollo de la auditoría han de contemplarse al menos los puntos que se exponen a continuación:

• Verificar que la documentación aplicable a cada caso se encuentra en el lugar de uso y en la revisión en curso.

• Verificar que las actividades se realizan de acuerdo a lo requerido en la

documentación aplicable y que los registros indicados en los documentos están correctamente cumplimentados.

• Documentar tanto las desviaciones encontradas como las acciones

correctivas propuestas.

Durante el transcurso de la auditoría y al final de esta, se ponen de manifiesto ante el auditado todas las desviaciones y deficiencias detectadas, fijando dicho auditado de mutuo acuerdo con el auditor las acciones correctivas necesarias, así como el plazo en el que han de llevarse a cabo. 4.4 Informes de Auditorías Internas. Tras la realización de la auditoría y en un plazo no superior a 15 días, el auditor elabora un Informe de Auditoría Interna (Formato PG.12.03), teniendo para ello en cuenta todas aquellas anotaciones realizadas durante el proceso de ejecución de la auditoría. Dicho Informe ha de ser lo más detallado posible.

PG 12 AGRARIOS




La información contenida en el Informe de Auditoría ha de ser al menos esta:

• Identificación de la persona auditada. • Identificación del auditor.

• Objetivo y alcance de la auditoría.

• Documentos aplicables en la realización de la auditoría.

• Conclusiones de la Auditoría: resultados obtenidos y desviaciones

detectadas.

• Evaluación Global.

En los Informes de Auditorías se reflejarán claramente las desviaciones observadas, así como las mejoras necesarias a implantar por el departamento auditado.

El Informe de Auditoría es presentado por el auditor a la persona responsable del

área auditada, de forma que se llegue a una completa comprensión de las conclusiones de dicha auditoría. Esta persona se encargará a su vez de distribuir la información entre el personal de su área, así como de llevar a cabo la realización de las correspondientes acciones correctivas y de implantarlas de manera eficaz.

En el caso de AGRARIOS, es el Gerente quien recibe por parte del auditor todos

los Informes de Auditoría, pues se trata de la persona directamente responsable de todas las áreas de trabajo de la Empresa.

El Gerente ha de estampar su firma en el Informe de Auditoría, en calidad de

enterado; esto se toma en consideración a la hora de realizarse la Revisión por la Dirección descrita en el Apartado 5.6 del Manual de Calidad.

Todos los Informes de Auditoría debidamente fechados, firmados y

cumplimentados, así como la documentación generada, serán archivados y conservados por el Responsable de Calidad.

PG 12 AGRARIOS




4.5 Seguimiento y Cierre de la Auditoría. A partir de las acciones correctivas derivadas de aquellas desviaciones observadas en las auditorías internas, se abrirá un Informe de Acción Correctiva. El Procedimiento PG15 (Acciones Correctivas) asegura un seguimiento de la implantación y eficacia de dichas acciones. En la siguiente Auditoría, el auditor comprobará el grado de implantación de las citadas acciones correctivas, así como su eficacia. 5. RESPONSABILIDADES. Las responsabilidades asignadas en todo lo relativo al proceso de Auditoría Interna se representan en el siguiente diagrama:

Actividad Responsable Aprobación Planificación auditorías internas Responsable Calidad Gerente Preparación auditoría Auditor interno N/A Realización auditoría Auditor interno Persona auditada Informe de auditoría Auditor interno Gerente Ejecución acciones correctivas Personal auditado N/A Archivar informes auditorías Responsable Calidad N/A Facilitar desarrollo eficaz auditoría Personal auditado N/A 6. FORMATOS. Los Formatos empleados en el presente Procedimiento son los siguientes:

• PG.12.01 Programa de Auditoría Interna. • PG.12.02 Convocatoria Previa de Auditoría Interna.

• PG.12.03 Informe de Auditoría Interna.

AGRARIOS

PROGRAMA DE AUDITORÍAS

INTERNAS

Nº: PAI --/-- AÑO:

ACTIVIDAD DIRECCIÓN COMERCIAL RESP CALIDAD ADMINISTR

Responsabilidad Dirección Planificación Control Documentos Formación y competencia Revisión de los requisitos del producto

Diseño Compras y evaluación de proveedores

Control de los equipos de inspección

Conservación producto Control de los procesos Identificación, marcado y trazabilidad

Medición de la satisfacción del cliente

Auditorías internas Inspección y ensayo Control de las no conformidades

Acciones preventivas Acciones correctivas

PG.12.01 Rev.0

AGRARIOS

CONVOCATORIA PREVIA DE

AUDITORÍAS INTERNAS

Nº: CPA --/-- Fecha:

DESTINATARIO/DEPARTAMENTO: FECHA: Por la presente se les convoca para la realización de la siguiente Auditoría: ……. ORDINARIA ……… ESPECIAL Fecha en que se efectuará la Auditoría: Alcance y motivo de la Auditoría: En espera de que tomen debida nota de la información anterior, les saluda atentamente: Fdo.: Auditor

PG.12.02 Rev.0

AGRARIOS

INFORME DE AUDITORÍA

INTERNA

Nº: IAI --/-- Fecha:

Auditoría efectuada a: Objeto de la Auditoría: Auditores: Interlocutores: 1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 2. DOCUMENTACIÓN APLICABLE 3. OBSERVACIONES Y NO CONFORMIDADES 4. EVALUACIÓN GLOBAL RESPONSABLE GERENTE AUDITOR ÁREA AUDITADA FECHA: FECHA: FECHA:

PG.12.03 Rev.0


INSPECCIÓN Y ENSAYO

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 13 AGRARIOS INSPECCIÓN Y

ENSAYO Revisión: 0 Página 2 de 8 Fecha: 03/03/08

INSPECCIÓN Y ENSAYO


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Generalidades…………………………………………………..3 Inspección en Recepción……………………………………….4 Inspección en Origen…………………………………………..5 Inspección en la Fabricación…………………………………..5 Inspección en el Suministro……………………………………6 Inspección por parte del Cliente………………………………6 Muestreo………………………………………………………..7 Criterios de Aceptación………………………………………..7 Materiales No Conformes……………………………………..7 5. RESPONSABILIDADES…………………………………………8 6. FORMATOS……………………………………………………….8



1. OBJETO. La finalidad del presente procedimiento es definir las actuaciones a llevar a cabo para realizar la inspección de productos antes de su entrega al cliente y garantizar que dichos productos son conformes. Es decir, se va a definir la manera de realizar una inspección tanto de las materias primas como de las pacas de paja y heno ya fabricadas con el objetivo de asegurar su correcto estado en el momento en que el producto terminado es entregado al cliente.

2. ALCANCE. Este procedimiento se aplica sobre todas aquellas actividades de inspección y supervisión de materiales (tanto materias primas como productos terminados). Por tanto, afecta a aquellos empleados de la Empresa que de una u otra forma intervienen en los procesos de revisión de los productos generados por AGRARIOS.



4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Generalidades. La inspección y ensayo se realizan sobre todas las materias primas (paja, heno) y productos terminados (pacas de heno y paja dispuestas para su entrega), pues su objetivo final es ofrecer la calidad exigida por la reglamentación vigente, así como cumplir con aquellos requisitos adicionales establecidos por la Empresa AGRARIOS o por el cliente.



4.2 Inspección en Recepción. Además de la inspección realizada en la recepción según lo descrito en el Procedimiento PG07, Control de Calidad comprueba que el material recibido del exterior (materia prima, heno o paja) es conforme, para lo cual se realizan una serie de verificaciones:

• Que el material recibido se ajusta a la Orden de Compra emitida por la empresa AGRARIOS, es decir, que se ha recibido el número de pacas de paja y/o heno solicitadas y en las cantidades requeridas, así como con las características (textura, calidad) estipuladas en la citada orden de compra.

• Que viene acompañado de la Documentación de Calidad indicada en la

Orden de Compra. Esto es algo que dependerá de la existencia de un acuerdo previo entre la Empresa AGRARIOS y el proveedor.

• Inspección visual y dimensional: es esencial en ambos casos asegurar que

el material recibido se ajusta a lo requerido.

• Especial atención al estado de los materiales.

Si se da el caso en que se compruebe la carencia de alguno de los documentos de calidad necesarios o de los requisitos especificados, se mantendrá el material en situación de retenido o pendiente, identificándose con una marca y quedando dicho material apartado del proceso de fabricación. Las pacas de paja o heno que se encuentren en este estado se marcan y se apartan en un lugar de la nave o almacén de la Empresa destinado a ello, a la espera de que se solucionen los problemas o anomalías que generaron esta situación. Durante todo este tiempo, el material mantendrá en un lugar visible su marca de identificación, con el objeto de evitar que sea introducido en el proceso de fabricación de manera no deseada. El material aceptado se coloca en la Nave o Almacén. Control de Calidad firma y sella el albarán de entrega del material como prueba de inspección y aceptación del material en recepción.



Cuando el material es rechazado por no cumplir con los requisitos especificados, se pone en conocimiento del Gerente de AGRARIOS, con el fin de devolverlo al proveedor si es que procede. Esta devolución irá acompañada de un Informe de No Conformidad emitido por Control de Calidad, en el cual se explican las causas del rechazo. 4.3 Inspección en Origen. En función del volumen o de las características del material, se pueden realizar inspecciones del mismo en las instalaciones del proveedor, siguiendo para ello una serie de criterios de inspección establecidos (visual, dimensional, ensayos requeridos y documentación exigida). En el caso de AGRARIOS, esta será una práctica muy habitual, pues en la mayoría de las ocasiones es la propia Empresa quien se encarga de recoger y recolectar la paja y el heno en los campos o latifundios de los proveedores, con lo cual es ella misma quien lleva a cabo una inspección sobre el terreno del correcto estado de los citados materiales. 4.4 Inspección en la Fabricación. Los materiales que se encuentren en proceso de fabricación (creación de las pacas de heno y paja) han de estar supervisados según la Orden de Fabricación del producto, con el debido registro de control dimensional. Para garantizar una correcta realización de las inspecciones, se procede según procedimientos y especificaciones aplicables, en los que se indican los parámetros a controlar. Las inspecciones son llevadas a cabo por Control de Calidad de AGRARIOS, si bien se realizan sobre la marcha en el mismo lugar en que se realiza la recogida de los productos con el objetivo de fabricar pacas de paja y heno; no obstante, el Responsable de Calidad hará una posterior inspección en las naves y almacenes de la Empresa una vez lleguen a ellas las pacas transportadas por los camiones de AGRARIOS.



4.5 Inspección en el Suministro. Todos aquellos productos que salen de la Empresa AGRARIOS van acompañados de un Albarán de Salida, en el cual se detallan tanto la descripción del material como la cantidad, el número de pedido-expediente y el destino. En el apartado de Observaciones se indicará la Documentación de Calidad que lo acompaña en el caso en que esta sea exigida por el cliente. Control de Calidad realiza y registra todas las inspecciones previas a la entrega; de esta manera se asegura que el producto está conforme con los requisitos establecidos. El Responsable de Calidad revisa el buen estado de las pacas de paja y heno para poder darles el visto bueno antes de ejecutar el suministro. La persona que realiza la entrega se encarga de revisar que el material no contenga deterioros visibles, sellando y firmando el albarán como prueba de dicha revisión. En el caso de detectar cualquier defecto se comunicará a Control de Calidad. Para identificar a la persona que realiza la entrega, existe un Listado de Firmas (Formato PG.13.01) que es archivado por el Responsable de Calidad. En el se detallan los datos de la persona (normalmente un chófer contratado por la Empresa que conduce el camión que transporta los productos) encargada de entregar al cliente las pacas de heno o paja del pedido correspondiente. Si por motivos de urgencia se entrega un producto en el cual exista una parte de la que no se tengan todas las inspecciones o certificados de proveedor, se registra mediante trazabilidad documental, para que se le retire de inmediato al cliente en el caso de que finalmente resultara No Conforme. Todo esto se detalla en el Control de Expedición de Productos por Motivos de Urgencia (Formato PG.13.02). 4.6 Inspección por parte del Cliente. Si se ha establecido contractualmente, el cliente tendrá derecho a presenciar o realizar aquellas pruebas y ensayos que estime conveniente en base a un Plan de Calidad preestablecido, sin que esto exima a AGRARIOS de realizar los ensayos requeridos y sin que pueda servir como base de aceptación de los materiales. Es decir, el cliente siempre tiene la potestad de realizar sus propias inspecciones para asegurarse de la conformidad de los productos que ha solicitado.



4.7 Muestreo. Control de Calidad elige una muestra de control para la verificación de cada lote, siendo en este caso cada lote una paca de paja, heno o el producto en cuestión. Los Lotes o Pacas del producto han de estar en perfectas condiciones para que pueda llevarse a cabo su aceptación. 4.8 Criterios de Aceptación. La inspección será realizada por personal cualificado (en cuanto a experiencia y formación), que en caso de detectar anomalías en los productos, analizará la relevancia de las mismas e informará al departamento correspondiente. Los criterios para la aceptación se basan en un correcto empacamiento del correspondiente producto (heno o paja), así como en una buena calidad del mismo y una adecuada presentación en base a su entrega al cliente. Cualquier anomalía detectada por Control de Calidad puede ser considerada como causa de rechazo, en cuyo caso el material correspondiente será apartado, manteniéndolo en una zona especialmente dedicada a ello y marcándolo como RECHAZADO e indicando los datos del producto así como el Número de Informe de Rechazo correspondiente. Se identificará el material que se encuentre separado del proceso de fabricación, mientras que el resto se considerará como aceptado. 4.9 Materiales no Conformes. Cuando se detecten materiales que no cumplan con los requisitos especificados (como resultado de las inspecciones efectuadas), se seguirán las instrucciones especificadas en el Procedimiento de Calidad PG14 (Control de las No Conformidades) Es esencial por parte de AGRARIOS seguir los pasos indicados en el citado procedimiento en base a lograr un alto grado de calidad en los productos finales (pacas de heno y paja) que son entregados al cliente.



5. RESPONSABILIDADES. Las responsabilidades asignadas en todo lo relativo al proceso de inspección se detallan en la siguiente Tabla:

Fase Responsable Elaboración de especificaciones y planes de calidad como base de la inspección


Fijar criterios de aceptación y rechazo Responsable de Calidad Realización de la inspección Control de Calidad Archivo de los registros de inspección Control de Calidad Sellado y firma del albarán de proveedor Control de Calidad Supervisión del almacenamiento del material pendiente de inspección

Gerente

Gestión de devolución al proveedor del material rechazado en recepción

Gerente

Elaboración del albarán de entrega de AGRARIOS

Gerente

Revisión de ausencia de deterioros visibles en el producto entregado

Persona encargada de realizar la entrega

6. FORMATOS. Los Formatos empleados en el presente Procedimiento son los siguientes:

• PG.13.01 Listado de Firmas. • PG.13.02 Control de Expediciones de Productos por “Razones de

Urgencia”.

AGRARIOS

LISTADO DE

FIRMAS

Nº: LF/-- Fecha:

POSICIÓN

NOMBRE Y APELLIDOS DEPARTAMENTO FIRMA RÚBRICA

PG.13.01 Rev.0

AGRARIOS

CONTROL DE EXPEDICIÓN DE PRODUCTOS POR RAZONES DE

URGENCIA

Nº: RU/-- Fecha:

PEDIDOS ENTREGADOS A FALTA DE INSPECCIÓN:

FECHA

CLIENTE Nº

PEDIDO CANTIDAD PRODUCTO PENDIENTE DE

PG.13.02 Rev. 0


CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 14 AGRARIOS CONTROL DE LAS NO

CONFORMIDADES Revisión: 0 Página 2 de 6 Fecha: 03/03/08

CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Detección de las No Conformidades…………………………..3 Tratamiento de las No Conformidades……………………….4 Seguimiento y Control de las No Conformidades……………5 5. RESPONSABILIDADES…………………………………………..6 6. FORMATOS………………………………………………………..6



1. OBJETO. La finalidad del presente procedimiento es definir una sistemática para tratar y realizar un seguimiento de las no conformidades de los productos de AGRARIOS, es decir, establecer la manera de actuar en todo lo relativo a los posibles defectos que puedan aparecer en los productos fabricados por la Empresa.

2. ALCANCE. Este procedimiento afecta a todos aquellos productos (materias primas o productos terminados) que presentan algún tipo de no conformidad respecto a los requisitos de calidad establecidos, así como a las no conformidades consecuencia de la aplicación a los diferentes procesos del sistema de gestión de la calidad. Igualmente, afecta a aquellos empleados de AGRARIOS que han de hacerse responsables del control y resolución de las citadas no conformidades que afectan a los productos de la Empresa (pacas de heno y paja).


• Norma ISO-9001:2000, Apartado 8.3 • Manual de Calidad, Apartado 8.3

4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Detección de las No Conformidades. Los materiales no conformes pueden detectarse en diferentes situaciones, tales como la identificación en recepción, el control de los procesos, o bien durante el almacenamiento, manipulación, conservación o entrega del material o producto en cuestión, así como en procesos de inspección y ensayo. Es decir, hay que estar en disposición de detectar una no conformidad a lo largo de toda la vida del material o del producto final en la empresa AGRARIOS.



De la misma forma, pueden también detectarse materiales no conformes con posterioridad a la entrega del producto, en cuyo caso habría que actuar según lo indicado en el Procedimiento General PG11 (Medición de la Satisfacción del Cliente y Tratamiento de las Reclamaciones). En el citado procedimiento se explica qué hacer en el caso en que el cliente detecte que los materiales o productos que le han sido entregados por AGRARIOS no cumplen con los requisitos de calidad establecidos. Las no conformidades del sistema en su conjunto son normalmente detectadas por medio de Auditorías, ya sean internas o externas; estas son el mejor método para corregir y lograr acercarse al objetivo de la mejora continua. 4.2 Tratamiento de las No Conformidades. Aquellas no conformidades detectadas según lo descrito anteriormente se documentan en el correspondiente Informe de No Conformidad (Formato PG.14.01). En el citado informe se detallan todas aquellas circunstancias que hacen que un determinado material o producto (paca de heno o paja) sea considerada como no conforme: no adecuación a las características exigidas (forma, textura) o bien a los requisitos de calidad establecidos. Cualquier empleado de la Empresa AGRARIOS que detecte alguna circunstancia adversa a la calidad ha de comunicarlo a Control de Calidad, quien se encargará de describir la no conformidad detectada con un grado de detalle adecuado para adoptar las acciones correctoras necesarias. En las no conformidades que afecten a productos, estos han de ser separados del resto e identificados con una señal que indique su estado. Dichos productos quedarán fuera del proceso de fabricación hasta que se resuelva la anomalía causante de su situación, de manera que se evite un uso indebido de estos. Aquellos productos (pacas de heno y paja) que no cumplan con las características generales (textura, forma, cantidad, volumen) demandadas por el cliente se reasignarán a otros posibles pedidos de otros clientes. Los productos que no cumplan los requisitos de calidad establecidos en el contrato de compra venta entre el cliente y AGRARIOS habrán de tratarse de manera específica para decidir cual será su próximo destino.



El destino final propuesto para estos productos se reflejará en el informe correspondiente; en base a dicho informe, el Gerente establecerá la acción a realizar sobre dicho producto, según la naturaleza e importancia de la no conformidad. Las no conformidades relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad pueden detectarse en las Auditorías, tomando en la mayoría de los casos como acción correctiva la modificación del documento afectado; en este sentido, cobran una importancia decisiva tanto las auditorías externas como las internas. 4.3 Seguimiento y Control de las No Conformidades. El Responsable de Calidad es la persona encargada de verificar la correcta implantación de las medidas adoptadas para el control de las no conformidades. Una vez llevada a cabo esta verificación, el Responsable de Calidad aprueba el cierre de la no conformidad, fechando y firmando el Informe de Materiales No Conformes. El Responsable de Calidad mantiene un archivo con los Informes de Materiales No Conformes cerrados, y se encarga de remitir al Gerente los informes que reflejan aquellos defectos que se producen de manera sistemática, o bien los que por su importancia requieren la adopción inmediata de medidas correctivas conjuntas o la modificación de la planificación (para el caso de no conformidades del sistema). El objetivo es lograr un mejor aprovechamiento de los materiales empleados por la Empresa, así como asegurar un destino y un uso para todos y cada uno de los productos finales (pacas de paja y heno) fabricados por AGRARIOS, tratando con el paso del tiempo de minimizar el número de dichos productos que son calificados como no conformes. Los responsables de cada área de la empresa conservan una copia de los informes mientras duran las acciones necesarias para cumplimentarlos, después dichas copias son destruidas.



5. RESPONSABILIDADES. A continuación se representan las responsabilidades asignadas en todo lo relativo al proceso de control de los productos no conformes:

Fase Responsable Detección de productos no conformes Cualquier empleado de AGRARIOS Tratamiento y registro de no conformidad Control de Calidad Aprobación de medidas para corregir la no conformidad

Responsable del departamento o área afectada

Seguimiento y cierre de la no conformidad Responsable de Calidad Abrir acciones correctivas y modificar (en caso necesario) la planificación

Responsable de Calidad o Gerente

Archivar Informes de Materiales No Conformes


6. FORMATOS. En el presente Procedimiento se emplea el siguiente Formato:

• PG.14.01 Informe de No Conformidad.

AGRARIOS

INFORME DE

NO CONFORMIDADES

Nº: NC/--/-- Fecha:

1. RECEPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD * Cliente: * Persona que realiza la reclamación: * Fecha de la reclamación: * Persona de AGRARIOS que recibe la reclamación: * Medio por el que se recibe la reclamación: * Nº del Documento de Reclamación: * Departamento directamente afectado por la reclamación: 2. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD FDO.: FDO.: Gerente ………. Responsable de Calidad……….. Fecha: Fecha:

PG.14.01 Rev.0


ACCIONES CORRECTIVAS

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente


PG 15 AGRARIOS ACCIONES

CORRECTIVAS Revisión: 0 Página 2 de 6 Fecha: 03/03/08

ACCIONES CORRECTIVAS


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

Identificación de Condiciones Adversas a la Calidad………..3 Acción Correctiva……………………………………………...4 Seguimiento y Cierre de la acción Correctiva………………..5 5. RESPONSABILIDADES…………………………………………..5 6. FORMATOS………………………………………………………..6



1. OBJETO. El objetivo de este procedimiento es definir la sistemática a aplicar en el tratamiento de las acciones correctivas emprendidas por los diferentes departamentos o áreas de AGRARIOS para asegurar que las situaciones contrarias a la calidad son investigadas y evaluadas de manera apropiada, así como informadas al Gerente, con el fin de evitar su reaparición. En definitiva, se trata de establecer la manera de identificar y corregir todo aquello (tanto obtención de productos, como procedimientos y métodos de trabajo) que afecte negativamente al buen funcionamiento de la Empresa. Así, se logra nuevamente acercarse al objetivo de la mejora continua.

2. ALCANCE. Este procedimiento se aplica a todos los problemas relacionados con la calidad del producto, así como al Sistema de Gestión de la Calidad en todas las áreas de la Empresa, incluidas las reclamaciones de los clientes.



4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Identificación de Condiciones Adversas de Calidad. Las condiciones adversas de calidad pueden identificarse como consecuencia de no conformidades repetitivas, reclamaciones de clientes, auditorías externas o internas o bien revisión del sistema por parte de la dirección. Es labor de todos los empleados de AGRARIOS detectar las citadas no conformidades y actuar en consecuencia para su resolución.



La Empresa AGRARIOS define la condición de repetitividad como la aparición de una misma No Conformidad en tres ocasiones durante un intervalo de tiempo de tres meses. Las no conformidades pueden abarcar diversos aspectos relacionados con el funcionamiento de la Empresa, tales como calidad de los materiales y productos presentados (pacas de paja y heno) o bien métodos de trabajo y procedimientos seguidos. El Gerente, el Responsable de Calidad o bien el Auditor interno son quienes tienen en su mano la decisión de llevar a cabo una Acción Correctiva, para lo cual es necesario cumplimentar el Informe de Acción Correctiva (Formato PG.15.01). En el caso en que la no conformidad sea detectada por una persona o empleado sin autoridad para iniciar la correspondiente acción correctiva, lo comunicará a su superior inmediato y colaborará con él y con el Responsable de Calidad en el análisis de las causas que provocaron dicha no conformidad, así como en el establecimiento de las acciones correctivas necesarias. Cada trabajador de la AGRARIOS es susceptible de detectar no conformidades en su ámbito laboral, ya sea como chófer de camiones, manejando alguna de las máquinas de la Empresa, tratando con proveedores y clientes, o bien desempeñando labores de administrativo en la oficina. En el Informe de Acción Correctiva se identifican la condición adversa, las causas posibles, las acciones correctivas a emprender, la persona responsable de su ejecución, la fecha y comprobación de su implantación, la verificación en el tiempo de su eficacia y finalmente el cierre de la acción. 4.2 Acción Correctiva. Una vez que se ha llevado a cabo el análisis del problema, el Responsable de Calidad y la persona responsable del área o departamento de la Empresa afectado determinan la acción correctiva que estimen necesaria para solucionar la condición adversa, la persona o departamento encargada de ejecutarla y el plazo de tiempo disponible para llevarla a cabo; todo esto quedará reflejado en el correspondiente Informe de Acción Correctiva.



4.3 Seguimiento y Cierre de la Acción Correctiva. Para realizar un seguimiento de la acción correctiva se comprueba que se ha implantado dicha acción; si aún no se ha implantado, se anota una nueva fecha prevista de implantación y se repite la comprobación. Después, tras un tiempo que se establecerá en función de la acción correctiva, se verificará la eficacia de la acción; finalmente, si el resultado es satisfactorio, se procederá al cierre de la misma. Si bien son los propios empleados de AGRARIOS los que han de implantar la correspondiente acción correctiva en su área de trabajo, es el Responsable de Calidad quien se encarga de comprobar y verificar la implantación de la citada acción. Si la acción no es eficaz, habría que iniciar nuevamente otra acción correctiva, repitiendo el mismo proceso; en tal caso, se anotaría sobre el Impreso de Acción original que dicha acción no fue efectiva y que se inicia una nueva con su correspondiente número. Todo esto queda reflejado en el Formato PG.15.01 (Informe de Acción Correctiva), rellenado por el Responsable de Calidad. La información relativa a las acciones correctivas se considera a la hora de llevar a cabo la Revisión del Sistema por la Dirección descrita en el Apartado 5.6 del Manual de Calidad. Nuevamente, el objetivo es conseguir una mejora continua de las estructuras, métodos de trabajo y procedimientos de AGRARIOS, para alcanzar un rendimiento óptimo como empresa. 5. RESPONSABILIDADES. Las responsabilidades asignadas en todo lo relativo al inicio, registro y seguimiento de las acciones correctivas se representan en la siguiente Tabla, en la que se aprecia que se trata de una labor que afecta a todas las personas que trabajan en la Empresa:



Actividad Responsable Detectar la necesidad de iniciar una acción correctiva

Cualquier empleado de la Empresa

Inicio de la acción correctiva Gerente, Responsable de Calidad o Auditor interno

Investigación de las causas y determinación de acciones y responsables


Implantación Cualquier empleado de la Empresa Comprobación de implantación, eficacia y cierre de la acción


Archivar los Informes de Acción Correctiva


6. FORMATOS. En este Procedimiento se emplea el siguiente Formato:

• PG.15.01 Informe de Acción Correctiva.

AGRARIOS

INFORME DE ACCIÓN

CORRECTIVA

Nº: AC/--/-- Fecha:

1. IDENTIFICACIÓN *Producto o elemento afectado: *Documentos de Partida: *Afectado: 2. CAUSAS 3. ACCIONES CORRECTIVAS A EMPRENDER *Fecha de inicio: *Responsable de su ejecución: *Fecha prevista de implantación: 4. COMPROBACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN (descripción de controles y comprobaciones) Responsable de Calidad Firma Fecha: --/--/-- 5. VERIFICACIÓN EN EL TIEMPO DE LA EFECTIVIDAD Fecha: Controles: Responsable de Calidad Resultados: Firma Fecha: --/--/-- 6. CIERRE DE LA ACCIÓN Responsable de Calidad Firma Fecha: --/--/--

PG.15.01 Rev.0


ACCIONES PREVENTIVAS

AGRARIOS

ELABORADO

REVISADO

APROBADO



Gerente



PREVENTIVAS Revisión: 0 Página 2 de 6 Fecha: 03/03/08

ACCIONES PREVENTIVAS


3. REFERENCIAS……………………………………………………3

4. PROCEDIMIENTO………………………………………………..3

4.1 Identificación de Situación de Riesgo Potencial……………...3 4.2 Acción Preventiva………………………………………………4 4.3 Seguimiento y Cierre de la Acción Preventiva……………….5




1. OBJETO. La finalidad del presente procedimiento es definir las actividades a emprender para prevenir la aparición de no conformidades como resultado de situaciones potencialmente peligrosas, mediante la implantación de acciones preventivas.

2. ALCANCE. Este procedimiento afecta a todas aquellas situaciones contempladas en el Sistema de Gestión de la Calidad de AGRARIOS en las que sea necesario adoptar acciones preventivas por haberse detectado causas potenciales de no conformidades; afecta igualmente a todos los empleados de la Empresa que sean susceptibles de adoptar las citadas acciones en sus respectivos campos de trabajo.



4. PROCEDIMIENTO. 4.1 Identificación de Situación de Riesgo Potencial. Las situaciones de riesgo potencial se pueden identificar mediante el uso de fuentes de información adecuadas, tales como los procesos de inspección de materiales, los resultados de las auditorías internas y externas, los registros de calidad, las reclamaciones de los clientes o cualquier otra operación de trabajo que afecte a la calidad de los productos ofrecidos por la Empresa AGRARIOS a sus clientes. Estas situaciones se producen en todas las áreas de trabajo de la Empresa, y todos los empleados están obligados a contribuir a la detección de dichas situaciones, así como a la posterior implantación de las acciones preventivas correspondientes.



La decisión de iniciar una acción preventiva corresponde al Gerente, al Responsable de Calidad o al Auditor Interno (si es que la no conformidad es detectada en una auditoría), para lo cual es necesario cumplimentar un Informe de Acción Preventiva (Formato PG.16.01). Las potenciales situaciones de riesgo pueden ser detectadas tanto por el Responsable de Calidad como por cada empleado de la Empresa en su parcela de trabajo correspondiente:

• Los trabajadores que manejan las máquinas en los campos y latifundios de los proveedores en que se recogen los productos (paja, heno).

• Los chóferes de los camiones en su transporte de las pacas de heno y paja

hacia las naves y almacenes de la Empresa o hacia los establecimientos de los clientes.

• Los administrativos que trabajan en las oficinas de AGRARIOS.

• El Gerente de la Empresa en su función global de liderazgo sobre todas

las áreas de trabajo. Cuando la situación de riesgo potencial es detectada por alguien si la autoridad necesaria para iniciar la acción preventiva, lo comunicará a su superior inmediato y colaborarán junto con el Responsable de Calidad en el análisis de las causas y el establecimiento de las correspondientes acciones preventivas en caso de ser necesario. En el Informe de Acción Preventiva se identifica la situación de riesgo potencial, el problema que pudiera ocasionar, las posibles causas, las acciones preventivas a emprender, el responsable de su ejecución, la fecha y comprobación de la implantación, la verificación en el tiempo de la eficacia y el cierre de la acción. 4.2 Acción Preventiva. Una vez identificada la causa del riesgo potencial, el Responsable de Calidad y las personas afectadas establecerán los pasos necesarios para llevar a cabo la resolución del potencial problema que requiere acciones preventivas.



Los riesgos potenciales y las acciones preventivas correspondientes se documentan en el Informe de Acción Preventiva (Formato PG.16.01). El responsable de ejecutar la acción preventiva determina los controles que han de realizarse para comprobar la eficacia de dichas acciones, así como las personas que deben aplicarlos y el plazo previsto para llevarlas a cabo. La ejecución de las acciones preventivas siempre debe hacerse en colaboración con el Responsable de Calidad, que es la persona encargada de supervisar su correcta implantación. 4.3 Seguimiento y Cierre de la Acción Preventiva. En primer lugar se comprueba si se ha implantado la acción; en el caso de que la acción no esté implantada, se anota la nueva fecha prevista de implantación y se repite la comprobación. Más tarde, y tras un tiempo que dependerá de cada acción preventiva, se verificará la eficacia de la acción; por último, si el resultado es satisfactorio, se procede al cierre de la misma. El Responsable de Calidad se encarga de llevar a cabo todas estas tareas, si bien se basa en gran medida en la información obtenida de cada uno de los empleados de AGRARIOS en su parcela de trabajo correspondiente (chóferes, manejadores de las máquinas, administrativos, operarios, etc). Toda esta mecánica de funcionamiento queda descrita en el Formato PG.16.01 (Informe de Acción Preventiva). Toda la información relativa a las acciones preventivas se considera a la hora de realizar la Revisión del Sistema por la Dirección descrita en el Apartado 5.6 del Manual de Calidad. Este es el último paso a la hora de alcanzar el objetivo final de la mejora continua en todos los aspectos y procedimientos de la Empresa y lograr que esta llegue a ser cada vez más rentable y productiva.



5. RESPONSABILIDADES. A continuación se representan en la siguiente Tabla las responsabilidades asignadas en lo relativo a inicio, seguimiento y registro de las Acciones Preventivas:

Actividad Responsable Detectar la necesidad de iniciar una acción preventiva

Cualquier empleado de la Empresa

Inicio de la acción preventiva Gerente, Responsable de Calidad o Auditor interno

Investigación de las causas y determinación de acciones y responsables


Implantación Cualquier empleado de la Empresa Comprobación de implantación, eficacia y cierre de la acción


Archivar los Informes de Acción Preventiva


6. FORMATOS. En este Procedimiento se emplea el siguiente Formato:

• PG.15.01 Informe de Acción Preventiva.

AGRARIOS

INFORME DE

ACCIÓN PREVENTIVA

Nº: AP/--/-- Fecha:

1. IDENTIFICACIÓN *Situación de riesgo potencial: *Documentos de Partida: 2. CAUSAS 3. ACCIONES CORRECTIVAS A EMPRENDER *Fecha de inicio: *Responsable de su ejecución: *Fecha prevista de implantación: 4. COMPROBACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN (descripción de controles y comprobaciones) Responsable de Calidad Firma Fecha: --/--/-- 5. VERIFICACIÓN EN EL TIEMPO DE LA EFECTIVIDAD Fecha: Controles: Responsable de Calidad Resultados: Firma Fecha: --/--/-- 6. CIERRE DE LA ACCIÓN Responsable de Calidad Firma Fecha: --/--/--

PG.16.01 Rev.0

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