MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA...

32
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA CONTRALORÍA INTERNA DEL CENTRO ESTATAL DE JUSTICIA ALTERNATIVA DE VERACRUZ

Transcript of MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA...

Page 1: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DE LA CONTRALORÍA INTERNA DEL

CENTRO ESTATAL DE JUSTICIA ALTERNATIVA DE VERACRUZ

Page 2: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

2

ÍNDICE

1. Justificación ………………………………………………………………………………………… 3

2. Organigrama …….………………………………………………………………………………….. 4

3. Diseñar el programa anual de auditorías financieras, operacional y de desempeño del

Centro Estatal………………………………………………………………………………………...6

4. Recepción de declaración de situación patrimonial, anual, de inicio o conclusión de

encargo……...……………………………………………………………………………………….11

5. Participar en los procesos de licitaciones que realiza la Dirección de

Administración……………………………………………………………………………………...14

6. Realiza y propone para su aprobación los indicadores de evaluación de desempeño

de los servidores públicos……………………………………………………………………….18

7. Recepción de quejas y denuncias ………………..…………………………………………….21

8. Proponer al consejo los convenios y colaboración interinstitucional, con otras

entidades fiscalizadoras académicas y de investigación………………………………….26

9. Entrega al Consejo los expedientes relativos a las investigaciones y revisiones delos

servidores públicos, así como de las auditorías realizadas al

CEJAV………………………………………………………………………………………………..30

Page 3: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

3

JUSTIFICACIÓN

Establecer los procedimientos administrativos para que el personal

encargado de las auditorías Internas tenga herramienta que facilite y permita la

armonización del trabajo que desarrollan, logrando calidad, eficiencia y eficacia en

la práctica de auditorías y otras intervenciones, desde su planeación hasta la

atención de resultados, de acuerdo con la normatividad aplicable en la materia.

Con este Manual de Procedimientos sirve como una fuente confiable para la

toma de decisiones respecto a las funciones directivas, así como para unificar las

acciones y funciones del personal del área de Contraloría Interna.

La aprobación y emisión del presente manual tiene como objetivo

funcionar como una guía práctica que se utilice como herramienta de soporte para

la organización y comunicación; contiene información ordenada y sistemática, en

la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y

procedimientos de la Contraloría Interna.

Page 4: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

4

ORGANIGRAMA

Page 5: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

5

DESCRIPCIÓN

DE LOS

PROCEDIMIENTOS

Page 6: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

6

CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

PROCEDIMIENTOS

NOMBRE: Diseñar el programa anual de auditorías financieras, operacional y de desempeño del Centro

Estatal.

OBJETIVO: supervisar, inspeccionar el cumplimiento de las normas y el correcto funcionamiento administrativo y

uso de los recursos materiales y financieros que cuenta el Centro Estatal de conformidad a los objetivos y

prioridades que determine el Consejo.

FRECUENCIA: Anual.

NORMAS

Recaba, la información necesaria para planear la auditoría de conformidad con las Normas Generales

de Auditoría Gubernamentales.

Elabora, el programa anual de auditoría basado en la revisión y supervisión de los recursos financiero

con el objetivo de identificar el correcto manejo y aplicación de los mismos.

Presenta, el programa anual de auditorías financieras, operacional y de desempeño del Centro Estatal,

adjuntando los formatos de apertura de la misma.

a) Planeación de auditorías

b) Cronograma.

c) Formato para la ejecución del trabajo de auditorías.

d) Formato de observaciones de auditorías

e) Informe de resultados.

f) Formato de seguimiento de observaciones.

Realiza, el cronograma señalando fecha, hora de inicio de auditoría, y especifica áreas en las que se

realizará

Presenta previamente acta de apertura de auditoría debidamente formulada y firmada.

Desarrolla auditoría recabando información a través de revisiones de documentos, visitas y entrevistas.

Realiza acta de cierre o conclusión de auditoría.

Realiza un informe de auditoría dirigido al Consejo en el que se describen las observaciones y

recomendaciones de la revisión.

Page 7: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

7

Espera oficio respuesta señalando las indicaciones correspondientes a la auditoría.

integra un expediente con los documentos revisados y el informe respectivo.

Realiza un formato de seguimiento de observaciones.

Page 8: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

8

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

CONTRALORIA

INTERNA

1 Recaba información para diseñar el programa anual de auditoría.

2 Elabora y diseña el programa anual de auditoría para presentarlo ante el

Consejo.

3 Presenta mediante oficio ante el Consejo el programa anual de auditorías y

actividades de la Contraloría Interna, especificando las áreas a auditar.

Pasa el tiempo.

4 Recibe oficio de respuesta del Consejo.

5 ¿Es aprobada la propuesta del programa anual de auditorías y actividades de

la Contraloría Interna?

En caso de que NO.

5A Corrige las adecuaciones sugeridas.

Continúa con la actividad 5.

En caso de que SI.

6 Elabora oficio, a la Dirección de Administración y a la Dirección General

informando de inicio de la auditoría.

7 Realiza oficio solicitando la documentación a revisar el cual deberá especificar si

la documentación es impresa o en archivo electrónico, así como el cronograma

de actividades.

8 Integra expediente para su proceso normativo.

Page 9: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

9

9 Desarrolla revisión conforme al programa anual de auditorías según cronograma

y actividades de la Contraloría Interna.

10 Crea archivo electrónico y fotográfico para integrar en el informe.

11 Concluye revisión de auditoría.

12 Realiza informe al Consejo de la auditoría con sus respetivas recomendaciones.

Pasa tiempo

13 Recibe respuesta e indicaciones del Consejo para dar seguimiento a las

observaciones.

Fin de la actividad. Conecta con el procedimiento de seguimiento de supervisión

y revisión de auditoría.

Page 10: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

10

FLUJOGRAMA

Page 11: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

11

CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Recepción de declaración de situación patrimonial, de inicio o conclusión de encargo.

OBJETIVO: Observar el debido cumplimiento de los servidores públicos del Centro Estatal de Justicia Alternativa

en materia de situación patrimonial., conforme lo establece la Ley de Responsabilidades de los Servidores

Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la llave.

FRECUENCIA: Anual

NORMAS

Emite previamente al mes de mayo oficio recordatorio a los servidores públicos obligados a declarar.

El formato se obtendrá a través de la página web del CEJAV, o directamente en la contraloría Interna del

CEJAV.

Proporciona al servidor público formato de declaración de situación patrimonial, inicio o conclusión de

encargo.

Recibe declaración de situación Patrimonial con la declaración de impuesto sobre la renta.

Revisa que la declaración respectiva que cuente con las firmas y los anexos necesarios.

Emite acuse de recibo con la fecha, firma y sello.

Realiza oficio relación de entrega declaración patrimonial.

Revisa declaraciones detectando deficiencias.

Emite informe al Consejo Directivo de la revisión de la declaración.

Requiere por oficio al servidor público que subsane las deficiencias del llenado de la declaración.

Page 12: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

12

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION

CONTRALORIA

INTERNA

1 En coordinación con el Jefe de Departamento de Responsabilidades, Queja

y Situación Patrimonial, se realiza oficios para cada servidor público del

CEJAV, informando del cumplimento oportuno de presentación de la

declaración patrimonial.

2 Recibe acuse de oficio de convocatoria.

Pasa el tiempo.

3 Recibe y revisa declaración de situación patrimonial con sello y firma.

¿Si no es correcta?

4 Regresa la declaración para su corrección.

Pasa el tiempo

5 Si la declaración es correcta sella y firma de recibido.

6 Entrega acuse de recibo oficial.

7 Elabora relación de entrega de declaración, para informe.

8 Entrega informe al Consejo de las declaraciones recibidas.

10 Fin del procedimiento.

Page 13: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

13

FLUJOGRAMA

Page 14: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

14

CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Participar en los procesos de licitaciones que realiza la Dirección de Administración.

OBJETIVO: verificar el manejo y destino correcto de los recursos del Centro Estatal, de conformidad con la Ley

de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de

Ignacio de la llave.

FRECUENCIA: Anual,

NORMAS

Recibe oficio de la Dirección de Administración informando las fechas de licitación

Observa que se encuentre bien integrados los documentos del procedimiento de licitación. Conforme a la

norma aplicable.

a) Bases de licitación.

b) Formatos de alta de padrón de proveedores.

c) Actualización de Padrón de Proveedores.

d) Integración de comisión de licitación.

Observa que el programa anual de adquisiciones arrendamientos y servicios cumpla con la normatividad

aplicable.

Vigila que se cumpla con los procedimientos que establece la Ley de Responsabilidades de los

Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Asiste a las juntas de aclaración.

Verifica que los contratos se apeguen al presupuesto de egresos del año del ejercicio fiscal

correspondiente.

Comprueba que se cumpla con la presentación y apertura de las proposiciones técnicas y económicas.

Page 15: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

15

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION

CONTRALORIA

INTERNA

1 Recibe oficio de participación a la licitación,

2 Asiste a la licitación programada, cerciora que los participantes

cumplan con las bases de participación.

3 ¿En caso que no se presenten los proveedores o que no cumplan

con las bases de licitación?

Acredita que se declare de cierta, o se adjudique como lo marca la

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el

Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave

LA COMISIÓN DE

LICITACIÓN

4 Declara de cierta la licitación.

¿En caso que si asisten los proveedores?

5 Observa se abran respectivamente los sobres con propuestas

técnicas y económicas.

¿En caso que no esté correctamente integrado las propuesta?

6 Observa que la comisión de licitación emita el dictamen respectivo

conforme a la Ley de Responsabilidades de los Servidores

Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de

Ignacio de la Llave.

¿En caso de que si estén correctamente integrados?

Page 16: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

16

7 Observar que la reunión de licitación se dé por terminada conforme a

los términos señalados por Ley de Responsabilidades de los

Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de

Ignacio de la Llave por ley competente.

8 Observa que se realice el contrato de adquisición conforme a

derecho.

9 Elabora oficio a la Dirección de Administración para solicitar una

copia del contrato de servicios.

10 Integra expediente por cada licitación observada, para generar

archivo.

11 Informa al Consejo de las observaciones que realizara durante la

licitación.

12 Realiza archivo electrónico y documental.

13 Fin del procedimiento.

Page 17: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

17

FLUJOGRAMA

Page 18: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

18

CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Realiza y propone para su aprobación los indicadores de evaluación de desempeño de los

servidores públicos.

OBJETIVO: Permite establecer límites o niveles máximos de logro; comunica el nivel de desempeño esperado y

permite enfocarla hacia la mejorar la calidad d desempeño.

FRECUENCIA: Anual.

NORMAS

Diseña el manual de indicadores de evaluación de desempeño de los servidores públicos del Centro.

Realiza oficio y adjunta propuesta al Consejo.

Espera acta de aprobación para su aplicación.

Aplica los indicadores de eficacia miden el grado del cumplimiento del objetivo establecido, es decir, dan

evidencia sobre el grado en que se están alcanzando los objetivos descritos.

Page 19: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

19

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION

CONTRALORIA

INTERNA

1 Elabora manual de indicadores y presenta al Consejo para su

aprobación.

Pasa tiempo.

¿En caso que se apruebe?

2 Recaba información para su desarrollo.

3 Revisa la documentación necesaria para su seguimiento.

4 Aplica el manual de indicadores en las áreas señaladas.

5 Realiza informe trimestral de los resultados.

¿En caso que no se apruebe?

Pasa el tiempo

6A Corrige y presenta manual de indicadores.

7 Se repite el procedimiento desde el número 2.

8 Entrega informe de resultados al Consejo, en el mes de noviembre.

9 Realiza un archivo electrónico y documental para su resguardo.

10 Fin de la Actividad.

Page 20: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

20

FLUJOGRAMA

Page 21: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

21

CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Recepción de quejas y denuncias.

OBJETIVO: Atender de manera oportuna las quejas y denuncias que interponen respecto a los hechos y denuncias

de los servidores Públicos.

FRECUENCIA: Diario.

NORMAS

Las quejas y denuncias se reciben vía buzón, correo, internet, fax, servicio de correo postal o

mensajería o de manera personal en las instalaciones del Consejo ante la Contraloría Interna.

La información sobre la interposición de quejas y denuncias se solicita al área correspondiente.

Realiza la investigación a las áreas encargadas de las quejas y denuncias quienes cuentan con un

término de 15 días hábiles para presentar información correspondiente.

Se firman todos los documentos emitidos en el área por el jefe del departamento de

responsabilidades quejas y situación patrimonial. (contraloría interna).

Se registran todas las quejas y denuncias en un archivo o sistema de queja a fin de ordenar el

archivo definitivo del asunto.

Gira oficio a la instancia correspondiente en caso de no tener competencia para conocer de la queja.

Da cuenta al Consejo mediante informe de cada queja recibida.

Page 22: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

22

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION

CONTRALORIA

INTERNA

1 Determina la vía de recepción de la queja o denuncia.

¿Cuál es la vía de recepción de queja o denuncia?

En caso de ser verbalmente

2 Atiende el promovente y determina si la queja o denuncia es

competencia de la Contraloría Interna.

En caso de no ser competencia de la contraloría Interna

1B Obtiene el archivo de registro de quejas y registra los datos del

promovente en dicho documento.

1B.1 Orienta al promovente indicándoles, lugar al que deberá acudir para

presentar la queja o denuncia y archiva el formato de asesoría.

Fin.

En caso de ser competencia de la Contraloría interna

1C Obtiene el registro cronológicamente para su registro con original y

completa dicho registro.

Continua con la actividad número 3

En caso de ser por escrito.

2 Recibe del promovente la queja o denuncia original en contra de

servidores públicos registra la información en el sistema y determina

si es competencia de la Contraloría Interna.

¿Es competencia de la Contraloría Interna?

¿En caso de ser competencia de particulares?

2A Elabora oficio con copia al contralor General de respuesta en original

y copia a través del cual se informa que la contraloría Interna no es

competencia para atender la queja,

2B Integra expediente y lo archiva de manera numérica.

Fin del procedimiento.

En caso de ser competencia de la Contraloría Interna.

Page 23: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

23

3 Verifica que la información de la queja o denuncia original cubra con

los requisitos establecidos en la normatividad e integra expediente.

¿Está completa la información?

3A Elabora oficio de ratificación en original y dos copia a efecto del que

promovente aclare o aporte mayores elementos relativos a su

promoción.

3 A. 1 Entrega el original del oficio de ratificación al promovente y recaba

acuse de recibo. Dos copias una para la contraloría interna y otra

para el promovente

3 A. 2 Integra la segunda copia del oficio de ratificación en el expediente.

Pasa tiempo.

3A .3 Verifica si el promovente comparece.

¿Comparece el promovente?

En caso de que no comparezca el promovente

3B Elabora acuerdo de archivo en original y copia con firma del titular y

los integra al expediente, el cual archiva de manera numérica.

fin

En caso de que comparezca el promovente.

3C Recibe del promovente documentación original complementaria,

analiza su contenido para conocer de la aceptación de los hechos

promovidos y la integra en el expediente.

¿Acepta o niega los hechos?

En caso de que acepte los hechos.

3D Elabora acuerdo de archivo en original y copia, recaba firma del titular

y archiva de manera numérica.

Fin del procedimiento.

Page 24: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

24

En caso de estar completa la información.

4 Obtiene la queja denuncia original del expediente y la fotocopia.

5 Elabora el oficio de solicitud de investigación en original y copia con

el objetivo de obtener información más detallada sobre la queja

interpuesta.

6 Entrega el original de oficio de investigación al área competente

anexándole la queja o denuncia y recaba sello y firma, distribuye

copias respectivas. Al consejo directivo y promovente.

7 Integra la copia respectiva al expediente de investigación y archiva de

manera cronológica.

Fin del procedimiento.

Page 25: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

25

FLUJOGRAMA

Page 26: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

26

CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Proponer al consejo los convenios y colaboración interinstitucional, con otras entidades

fiscalizadoras académicas y de investigación.

OBJETIVO. De fortalecer las actividades encomendadas a la contraloría interna tanto en capacitación actualización

del personal a su cargo.

FRECUENCIA: periódicamente.

NORMAS

Realiza llamadas telefónicas con instituciones que apoyen en el fortalecimiento de Centro Estatal

respecto al área de la Contraloría Interna.

Genera agenda para entrevista con objetivos.

Realiza entrevista con las personas indicadas para proponer propuestas de colaboración.

Realiza proyecto de convenios, y proponer al consejo para su aprobación.

Entrega convenio propuesta al enlace de la institución con quien se va a firmar para su revisión.

Aprueba el convenio por ambas partes fijar fecha y hora de firma.

Page 27: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

27

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION

CONTRALORIA

INTERNA

1 Realiza un plan de estrategias para alcanzar objetivos en la firma

de convenios.

2 Propone al consejo el plan de estrategias para con firma de

convenios.

3 Elabora lista de instituciones que pueden apoyar en los objetivos

señalados en el plan de estrategias.

4 Realiza llamadas para concertar citar.

5 Realiza la entrevista personalmente para plantear los objetivos de

colaboración del convenio.

¿Si la autoridad no acepta convenio de colaboración?

6 Se propone a otra institución. Repite paso 5.

¿En caso de que acepte la propuesta de convenio de colaboración?

7 Se realiza propuesta de convenio de colaboración.

8 Se propone al Consejo el proyecto.

Pasa tiempo

9 El Consejo emite respuesta a la contraloría.

si aprueba el convenio

10 Se coordina con la institución respetiva para formalizar firma de

convenio.

Page 28: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

28

11 Se firma convenio. Puntualizando objetivos, tiempo o vigencia.

12 Fin del procedimiento.

Page 29: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

29

FLUJOGRAMA

Page 30: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

30

CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Entrega al Consejo los expedientes relativos a las investigaciones, revisiones y auditorías

realizadas a los servidores públicos del CEJAV

OBJETIVO: de informar las condiciones de la investigación y acordar las decisiones en cuanto a la sanciones de

los servidores públicos, cumpliendo con la normatividad aplicable en tema de transparencia.

FRECUENCIA. Periódicamente.

NORMAS

integra expediente por cada investigación, revisión, y auditorías.

Integra los expedientes, con las siguientes características la caratula que identifique visiblemente la

acción, número cronológico, y el nombre del servidor público.

entrega el expediente al Consejo de acuerdo al tiempo que tarde en integrarse.

Espera resolución del Consejo que mediante acuerdo aprueba o no las observaciones de auditorías y del

seguimiento de investigaciones.

realiza el informe para integrar en cada expediente respectivamente.

emite oficios a las áreas y personas correspondiente informando de las decisiones del Consejo.

archiva cronológicamente cada expediente realizado y aprobado por el consejo.

Page 31: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

31

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION

CONTRALORIA

INTERNA

1 Recibe documentación e integra expediente de cada una de sus

atribuciones.

2 Realiza oficio por cada la entrega de expediente al Consejo.

Informando brevemente el contenido del mismo.

EL CONSEJO 3 Recibe y acuerda.

Pasa el tiempo

EL CONSEJO 4 indica a la contraloría las observaciones pertinente,

5 Corrige y aplica las indicaciones señaladas por el acuerdo del

consejo.

6 Integra acuerdo a cada expediente respetivamente,

7 Y da seguimiento a las observaciones.

8 Archiva cronológicamente expediente.

9 Fin del procedimiento.

Page 32: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA …cejav.gob.mx/documentos/Manual_CI.pdf6 CONTRALORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCEDIMIENTOS NOMBRE: Diseñar el programa anual

32

FLUJOGRAMA