Manual de políticas del Sistema Integral de Archivo

MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO

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INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE CAPACIDADES DEL

SECTOR RURAL, A.C.

MANUAL DE POLITICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO


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I N D I C E

I. Presentación II. Fundamento Legal III. Objetivos

1. Objetivos Generales 2. Objetivos Específicos

IV. Políticas Generales V. Sistema de Archivo

1. Clasificación Archivistica 2. Catálogo de Disposición Documental 3. Inventarios Documentales 4. Guía Simple de Archivos

VI. Órganos que darán funcionalidad y operatividad al Sistema Integral de

Archivos del INCA RURAL, A.C.

1. Unidades de Coordinación del Archivo

1.1 El Comité de Información 1.2 La Coordinación Archivística

2. Unidades Operativas del Sistema

2.1 Unidades Administrativas del INCA Rural, incluidas sus Delegaciones Regionales

2.2 Archivo de Trámite

2.2.1 Funciones Básicas de los Archivos de Trámite 2.2.2 Integración y Clasificación de Expedientes 2.2.3 Trasferencias Primarias 2.2.4 Préstamo de Documentos Activos

2.3 Archivo de Concentración 2.3.1 Funciones Básicas de los Archivos de Concentración 2.3.2 Prevaloración y Valoración Documental 2.3.3 Baja Documental 2.3.4 Prestamos de Documentos Semiactivos

2.4 Archivo Histórico

VII. Glosario VIII. Anexos


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I. P R E S E N T A C I Ó N

El Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C. (INCA Rural) es una empresa estatal mayoritaria, sectorizada a la Secretaria de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA) que tiene por misión impulsar y coordinar los procesos de participación, educación no formal, capacitación, actualización, evaluación y certificación que aseguren la calidad educativa y coadyuven a lograr un desarrollo rural sustentable. Por la importancia de la función de formación que desarrolla el Instituto y en cumplimiento de los preceptos que regulan a las instituciones gubernamentales y a los servidores públicos, quienes laboramos en el INCA Rural tenemos la obligación de dejar constancia documentada de los asuntos oficiales que se atienden en la institución, a efecto de integrar el archivo que formará parte de nuestro patrimonio y del patrimonio Nacional. Por ello, el artículo 4, fracción V de la Ley Federal de Transparencia y acceso a la información Pública Gubernamental, establece como uno de los objetivos, “el mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos” para asegurar su conservación y custodia y con ello, evitar su mal uso u ocultamiento, destrucción, divulgación o alteración. Dentro de este contexto, el INCA Rural, ha emprendido la tarea de homogeneizar los criterios y regular los procesos archivísticos de sus acervos documentales, con el fin de orientar adecuadamente la operación de los archivos institucionales, no solo de las oficinas centrales, sino también de las delegaciones regionales y con ello dar cumplimiento cabal al esquema de organización, ordenación y conservación documental planteado por el Archivo General de la Nación. El propósito de este Manual es regular la organización y funcionamiento de las estructuras encargadas de llevar a cabo las tareas de recepción, de registro, organización, despacho, seguimiento, uso, resguardo y destino final de los documentos públicos del INCA Rural, así como establecer los mecanismos de integración de los documentos de consulta y control archivístico, para que los servidores públicos, cuenten con una herramienta útil para la organización de sus archivos y para facilitar el uso paulatino de tecnologías de la información en su manejo. Se formula el presente manual de operación de archivos, conforme a los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, emitidos por el Archivo General de la Nación y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.


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II. FUNDAMENTO LEGAL.

Ley Federal de Entidades Paraestatales y su Reglamento. Ley Federal de Transparencia y acceso a la información Pública

Gubernamental y su Reglamento. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores

Públicos. Ley General de Bienes Nacionales. Ley de Fiscalización Superior de la Federación. Código fiscal de la Federación. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público. Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría y su

Reglamento. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los

Archivos en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

Lineamientos de Clasificación y Desclasificación de la información de la Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a titulo gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no le sean útiles.


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III. O B J E T I V O S: 1. Objetivo General: Establecer criterios normativos sobre la organización de los archivos de las unidades

administrativas del INCA Rural y sus Delegaciones Regionales, regulando su

descripción, registro, clasificación, valoración y destino final de los documentos, en

cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Administración Pública Gubernamental, así como su Reglamento.

2. Objetivos Específicos:

Controlar y dar seguimiento a la documentación, producida y recibida por el

Instituto, para su pronta localización, conservación y preservación de las

características que le dieron origen.

Definir el esquema básico de organización y funciones de las áreas

responsable del manejo de archivos.

Aplicar un esquema de clasificación homogéneo para todo el INCA Rural, con

el fin de simplificar el acceso y control de archivos.

Elaborar los inventarios documentales, que permitan conocer la ubicación,

contenidos y cronología de los archivos.

Garantizar la integridad, localización oportuna y conservación de los

expedientes.


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IV. POLÍTICAS GENERALES: 1.- El presente manual establece el conjunto de políticas y procedimientos técnicos

que regulan el ingreso, registro, organización, descripción, transferencia,

concentración, uso, custodia, localización y destino final de los documentos que

constituyen el Fondo Documental del Instituto.

2.- La Coordinación de Archivos corresponde al Departamento de Recursos

Materiales del Instituto.

3.- Las funciones a su cargo son:

a) Coordinar los esfuerzos institucionales en la materia.

b) Coadyuvar con la emisión de criterios que dicte el Comité de

Información.

c) Elaborar, en coordinación con las unidades administrativas y

delegaciones regionales los archivos de trámite, concentración e

históricos, los documentos de consulta y control archivistico.

d) Capacitar al personal responsable de los archivos de trámite,

concentración e históricos.

e) Asesorar y orientar al personal responsable de la administración de los

archivos en relación a la materia.

f) Administrar el Archivo de Concentración e histórico del Instituto.

g) Evaluar los avances de la instrumentación de los criterios para la

operación de archivos.

h) Todas aquellas funciones que señalen las normas vigentes en la

materia.

4.- Las unidades administrativas y delegaciones regionales serán las responsables

de la administración del Activo de Trámite y deberá vigilar, en el ámbito de su

competencia, los cumplimientos de las disposiciones normativas y

administrativas aplicables para su correcta operación.


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5.- Cada unidad administrativa y delegación regional, designarán al responsable

del Archivo en Trámite.

6.- La Dirección General Adjunta de Planeación y Administración designará al

Coordinador de Archivos y responsable del Archivo en Concentración de

Histórico.

7.- Los responsables de los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico,

proporcionarán la información que les sea requerida en relación con la

organización y conservación de los archivos, la integración de los instrumentos

de Consulta, y Control Archivístico y la situación de la documentación a su

cargo.


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V. SISTEMA DE ARCHIVO:

Se entenderá por Sistema Integral de Archivos al conjunto de normas, políticas y

procedimientos técnicos que regulan el ciclo vital de los documentos desde su ingreso,

gestión, turno, conservación y destino final; así como los procesos inherentes a los

archivos de trámite, concentración e históricos del INCA Rural.

La estructura documental del sistema de archivo del INCA Rural se compone de:

1. CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA:

a) Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una

Dependencia o Entidad con cuyo nombre se identifica. (INCA Rural)

b) Sección: Dirección General y Direcciones Generales Adjuntas.

c) Subsección: Área de control dependiente de las Direcciones Generales

Adjuntas o Delegaciones Regionales.

d) Serie: Área especializada que genera documentos, resultado de actividades

especificas.

e) Subserie: Conjunto de expedientes homogéneos en que se dividen las series.

f) Expediente: Conjunto de documentos generados y/o recibidos ordenados y

relacionados por un mismo asunto.

g) Documento Electrónico: Soporte que contiene información relacionada con un

asunto de forma magnética o virtual. Anexo 1

2. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL:

Es el registro general y sistemático que establece los tipos o valores documentales, los

plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o

confidencialidad y el destino final de los archivos. Anexo 2


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3. INVENTARIOS DOCUMENTALES: Es el instrumento de consulta que describe las secciones, series y expedientes del

archivo y que permite su localización y el control documental; las especificaciones en

relación con los plazos y condiciones que norman su transferencia de un archivo a otro

(Trámite y Concentración); o programan su baja documental. (Baja o Archivo Histórico)

Anexo 3

4. GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS: La guía simple constituye el esquema general de descripción de las series

documentales de los archivos del INCA Rural, indicando sus características

fundamentales, conforme a los establecido en el Cuadro General de Clasificación

Archivística, así como los datos Generales (nombre, cargo, dirección, teléfonos y

correo electrónico), correspondientes a los responsables de los archivos de Trámite,

de Concentración e Histórico, con el fin de facilitar la consulta de usuarios internos y

externos.

Para su aplicación:

a) Los titulares de las unidades administrativas y de las delegaciones regionales, así

como los responsables de los archivos, deberán requisitar la información

correspondiente, tomando como base el Cuadro General de Clasificación

Archivística. La información correspondiente, así como sus subsecuentes

modificaciones o actualizaciones deberán ser remitidas a la Dirección General

Adjunta de Planeación y Administración del INCA Rural, para que se someta a la

autorización del Comité de Información.

b) La Coordinación de archivo y responsable de Archivos de concentración e histórico

compilará la información remitida por conducto de los responsables del Archivo de

trámite, con el objeto de proceder a su publicación en el sito de Internet del INCA

Rural.

Para el desarrollo de este instrumento y sus subsecuentes actualizaciones se utilizará

el formato Anexo 4.


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VI. ÓRGANOS QUE DARÁN FUNCIONALIDAD Y

OPERATIVIDAD AL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS DEL INCA RURAL.

Con la finalidad de dar funcionalidad y operatividad a los Archivos del INCA Rural, la

institución cuenta con dos tipos de unidades orgánicas, que interactúan entre si: las

Unidades de Coordinación y las Unidades Operativas.

1. Unidades de Coordinación del Archivo

1.1 El Comité de Información

1.2 L a Coordinación Archivística

2. Unidades Operativas

2.1 Unidades Administrativas del INCA Rural, incluidas sus Delegaciones

Regionales.

2.2 Archivo de Trámite

2.3 Archivo de Concentración

2.4 Archivó Histórico.

Cada una de estas unidades, para efectos del Sistema Integral de Archivos tendrá las siguientes atribuciones: 1. UNIDADES DE COORDINACIÓN DEL ARCHIVO:

1.1 El Comité de Información:

Es el órgano de coordinación responsable de normar el desarrollo documental, con el

objeto de mejorar la correcta regulación de la producción, circulación, conservación,

uso, selección y control de los documentos manejados en el ámbito institucional.

El Comité está integrado por el Director General Adjuntos de Planeación y

Administración, en calidad de Presidente; la Directora General Adjunta de Promoción y

Operación en calidad de Titular de la Unidad de Enlace; el Titular del Órgano Interno

de Control en el INCA Rural y el Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión

como suplente del Presidente o de la Titular de la Unidad de Enlace, y el Titular del

Área de Auditoria, Control y Buen Gobierno como suplente del Titular del Órgano

Interno de Control. Los suplentes participarán en las reuniones cuando se les requiera

con las mismas facultades y responsabilidades que los titulares.


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1.2 La Coordinación Archivística:

La Coordinación Archivística es la unidad responsable de unificar los procedimientos

técnicos archivísticos en todas las Unidades Administrativas del Instituto, que permita

el buen funcionamiento del Sistema Integral de Archivos de la Institución.

2. UNIDADES OPERATIVAS DEL SISTEMA: 2.1 Unidades Administrativas incluidas sus Delegaciones Regionales: Son todas

las áreas que integran la estructura de el INCA Rural, responsables de aplicar las

políticas y velar por la conservación del patrimonio documental.

2.2 Archivos de Trámite: Es el responsable de dar seguimiento y organizar los

expedientes que se encuentran en etapa activa y son de uso constante; así como

de efectuar las transferencias primarias al Archivo de Concentración.

2.3 Archivo de Concentración: Es la Coordinación Archivistica responsable del

proceso y operación para el manejo de archivo semiactivo de uso esporádico.

Recibe de las unidades administrativas el archivo en trámite y los conserva de

manera precautoria durante su vigencia y hasta su destino final.

2.4 Archivo Histórico: Es la Coordinación Archivistica de organizar, conservar,

administrar los expedientes valorados como patrimonio documental del INCA

Rural.

2.1 UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL INCA Rural, INCLUIDAS SUS DELEGACIONES REGIONALES:

Las unidades administrativas, tiene la responsabilidad de dejar constancia

documental de todos y cada uno de los asuntos que les son inherentes y que por

su naturaleza son las receptoras y generadoras de documentos que dan cuenta de

los asuntos institucionales, por ello, son las responsables de conservar y

administrar su documentación en los términos establecidos en el presente manual

y en los términos de la legislación federal vigente en la materia.

Serán las responsables de constituir en su área el Archivo de Trámite, a efecto de

que la documentación que acredite el resultado de sus acciones se conserve en


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los términos definidos por el presente manual, así como nombrar a la personal

responsable que estará a su cargo.

El Archivo en Trámite será la instancia responsable de administrar para toda la

unidad administrativa la documentación oficial que tenga relación el

funcionamiento de dicha unidad.

a) CONTROL DE CORRESPONDENCIA: RECEPCIÓN Y DESPACHO DE

DOCUMENTOS:

- Recepción de Documentos:

La recepción de documentos es la fase inicial del sistema de archivo, sus

implicaciones jurídicas y administrativas para los servidores públicos y la institución,

obligan a tener un proceso definido que se cuenta del ingreso oficial del documento, su

destino y tratamiento dentro del Instituto. Por ello, en la etapa de recepción de

documentos oficiales del INCA Rural se deberán cumplir tres principios.

1. Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida.

2. Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área

que se encargará de su atención y trámite.

3. Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada y

conservada como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones.

Para la recepción de los documentos oficiales se observará lo siguiente:

• La Dirección General, las Direcciones Generales Adjuntas y las Delegaciones

Regionales llevarán el control de la documentación que ingrese a sus

respectivas Unidades administrativas.

• Al recibirse la documentación deberá cerciorarse de que ésta sea

efectivamente para el INCA Rural y que se encuentre integra y completa.

• La correspondencia recibida por el área de Recursos Materiales se entregará

cerrada y directamente a las Unidades Administrativas correspondientes, salvo


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aquellas que no contengan el destinatario o Unidad Administrativa se abrirá

para su registro y entrega.

• La correspondencia que tenga la leyenda de “confidencial” no se abrirá, ésta se

turnará al destinatario, salvo que exista alguna indicación en contrario.

• Para dar seguimiento administrativo de la gestión a la que de lugar todo

documento ingresado al INCA Rural, las unidades administrativas deberá

inscribir en el Registro Electrónico de Ingreso, como mínimo los siguientes

datos.

- Número de identificador (folio consecutivo de ingreso, el cual deberá

reiniciarse anualmente).

- Asunto (breve descripción del contenido del documento)

- Fecha de recepción

- Nombre y cargo del generador y receptor del documento, y

- Procedencia.

• Los criterios de prioridad que deberán tomar en consideración son:

- Remitente

- Destinatario

- Plazos de vencimientos legales y fiscales

- Notaciones de confidencialidad y urgentes

- La documentación jurídica y fiscal, por su naturaleza, debe canalizarse

de forma inmediata.

• El turno de la documentación a las unidades administrativas se hará mediante

volante contra sello de acuse recibo. Anexo 5

- Despacho de la Documentación:

Consiste en la correcta y oportuna distribución de todos los documentos que genera la

propia Institución con motivo de sus actividades.


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Para garantizar el adecuado manejo de la documentación, para el despacho de los

documentos se observará puntualmente lo siguiente:

• El despacho de documentación será un servicio destinado exclusivamente para

asuntos oficiales, deberá ser de óptima calidad, garantizando seguridad,

eficiencia y eficacia en el reparto de la documentación.

• En las oficinas centrales, el Departamento de Recursos Materiales será el

canal generalmente usado para el despacho de los documentos oficiales hacia

el exterior de la Institución, cualquiera que sea su destino. En las delegaciones

regionales, el despacho de los documentos oficiales hacia el exterior de la

Institución se hará a través de responsable del Archivo en Trámite.

• Los datos mínimos que deberán consignarse en el registro electrónico de

correspondencia de salida son:

Nombre de la unidad administrativa que solicita el servicio.

Fecha y hora de recibido.

El número identificador (folio consecutivo de egreso, el cual deberá

reiniciarse anualmente)

El asunto (breve descripción del contenido del documento)

Fecha y hora de salida.

Nombre y cargo del remitente y receptor del documento,

Destino.

• Las unidades administrativas entregarán los documentos a despachar al

Departamento de Recursos Materiales y la cual deberá contener los siguientes

datos:

Remitente. Destinatario: Nombre y cargo. Dirección completa: calle, número, piso, delegación, estado o Municipio,

localidad, código postal. Tipo de servicio preferente que se solicita. Deberá entregarse original y copia para acuse de recepción.


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• Las unidades administrativas del INCA Rural deberán programar el envío de su

correspondencia con la finalidad de evitar, en lo posible, el envió de extrema

urgencia que alteren el programa normal de envió y generar gastos

adicionales. Anexo 6

• El departamento de Recursos Materiales será el responsable de enlazar con el

prestador de servicios que haya contratado la institución, los servicios de envío

de mensajería y paquetería.

b) CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL FLUJO DOCUMENTAL:

El control y seguimiento del flujo documental recibida oficialmente, es un aspecto

fundamental para la correcta y oportuna gestión administrativa, y para la adecuada

integración y preservación de los acervos documentales.

El INCA Rural es responsable de disponer de los mecanismos de control y

seguimiento necesarios para conocer en cualquier momento, la situación en la que

se encuentra un documento que ingresó y su ubicación precisa.

El Seguimiento documental garantiza, por una parte, la recuperación archivística

de la información y por la otra, permite conocer el volumen y la situación que

guardan los asuntos recibidos y turnados a las unidades administrativas.

De acuerdo con lo anterior, y a efecto de garantizar un adecuado manejo de la

documentación en trámite dentro del INCA Rural, se deberá observar lo siguiente:

• El seguimiento de los documentos en trámite se hará por medio de los registros

a cargo de la Dirección General, las Direcciones Generales Adjuntas o las

Delegaciones Regionales.

• Las unidades administrativas a las que se les turne la documentación deberán

dar respuesta al asunto, marcando copia a quien se los turnó.

• En los casos que los documentos remitidos a las unidades administrativas sean

para conocimiento o no ameriten una respuesta institucional, las áreas deberán


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anotar en el registro de documentos la leyenda “no genera documento de

respuesta”, para cada caso.

- Producción y Reproducción de Documentos.

Las unidades administrativas serán responsables de que:

• La producción y reproducción de documentos institucionales se haga

atendiendo el criterio de suficiencia, con la finalidad de generar los documentos

en la cantidad necesaria, para evitar dispendio y explosión documental de

copias y fotocopias, que burocraticen los procesos y dupliquen los archivos

institucionales.

• Los comunicados internos que generen las unidades administrativas evitarán

emitir copias para conocimiento; en los casos donde sea necesario e

indispensable ésta no deberán ser enviadas al Archivo de Concentración. Por

lo que la baja se hará en las mismas oficinas una vez que dejen de tener

utilidad administrativa.

• Documentación No considerada como Material de Archivo:

- Los documentos de apoyo informativo, así como aquellas carpetas que se

integran por documentos sueltos de control interno temporal tales como:

Los controles de correspondencia de entrada y salida.

Las carpetas que contienen documentos sin interrelación

alguna.

Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya

se encuentran en un expediente de archivo, como aquellos

que reúnen copias de talonarios, de faxes, de vales al

almacén, de fotocopias o tarjetas utilizadas para registrar

entrada y salida del personal, entre otros.

Las carpetas que solamente contienen copias o fotocopias de

diversos temas y sin interrelación.

Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad

responsable o dependencia pero con contenido diverso y

variado sin relación entre sí.


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Carpetas con información incompleta y sin orden alguno.

- Materiales documentales tales como, revistas, periódicos, Diario Oficial

de la Federación u otro tipo de documentos que no reflejan una acción o

trámite.

- Las publicaciones que reúnan las siguientes características:

Las entregadas al INCA Rural por otros organismos

gubernamentales, no gubernamentales, privados o

académicos, por las que no se efectuó reembolso alguno.

No estar registradas como activo fijo de la dependencia.

Las revistas, periódicos y otro material no registrado como

bien mueble dentro del activo fijo de la dependencia, bien

nacional del dominio público o monumento histórico.

Otros impresos como folletos, papelería obsoleta, formas

continuas, formatos, carteles, etc.

Fotografías, películas, videos o documentos en soporte

electrónico que no fueron registrados como un bien mueble y

que no sean considerados bien nacional del dominio público o

monumento histórico, y que no fueron clasificados o

conservados como partes integrantes de una Serie de archivo.

Todos aquellos materiales con valor de desecho de los cuales

no hay constancia en los registros contables de la

dependencia en los últimos 6 años, o en el inventario de

bienes muebles de la misma.

• Cuando la unidad administrativa y delegaciones regionales determine

prescindir de este material debido a que ya no es requerido o ya no es de uso

en el área, deberán notificar por medio de un memorandum al Departamento

de Recursos Materiales para que éste realice la donación a la Comisión

Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG).

• La recolección se efectuará cada año en el mes de enero.


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c) DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

Los documentos electrónicos, por su uso generalizado en la institución tienen la

misma importancia que el documento en papel, por lo tanto, deberán recibir el

mismo tratamiento archivístico.

Las unidades administrativas deberán seguir los siguientes criterios:

• Todos los documentos electrónicos que tengan carácter de sustantivo

deberán imprimirse en papel y tendrán, para efectos de archivo, el

mismo trato que los demás.

• En el caso que se considere necesario que algunos documentos deban

permanecer en archivos magnéticos por la naturaleza de la información,

se aplicará la misma metodología de organización valoración y

conservación que se aplica para los soportes tradicionales descritos en

el presente Manual de Políticas.

• En lo que se refiere a la clasificación y ordenación de los documentos

electrónicos se aplicará el siguiente esquema:

Directorio: Sección

Subdirectorio: Serie

Archivo: Expediente.

• Los documentos electrónicos que deban ser conservados de manera

magnética, formarán parte de un programa de respaldo y migración de

soportes para garantizar el acceso, el uso y la adecuada preservación

de la información.

• El INCA Rural reservará dentro del Archivo de Concentración un

espacio físico para resguardar los soportes magnéticos de información.


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2.2 ARCHIVOS DE TRÁMITE.

Por cada unidad administrativa se constituirá un Archivo de Trámite el cual tendrá

un responsable que se encargará de conservar y administrar los documentos de

uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad

administrativa.

Cada unidad administrativa y delegaciones regionales registraran ante la

Coordinación de Archivo, los nombres de los responsables del Archivo en Trámite.

Cada unidad administrativa y delegaciones regionales efectuarán, al menos un vez

al año, transferencias de archivos semiactivos al Archivo de Concentración.

2.2.1 FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS EN TRÁMITE:

• Las unidades de Archivo de Trámite deberán de coordinar actividades

de clasificación, archivo y estricto resguardó de la documentación a su

cargo, asimismo, deberán de estar informadas del proceso y el lugar en

que se localizan los expedientes y documentos.

• Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha

sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de

Disposición Documental.

• Elaborar y administrar los inventarios de transferencia primaria.

• Seleccionar los documentos y expedientes, con el objeto de llevar a

cabo la transferencia primaria al Archivo de Concentración del Instituto.

• Operar el servicio de préstamo de expedientes activos.

2.2.2 INTEGRACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES:

• El expediente constituye la unidad documental constituida por un

conjunto de piezas que se interrelacionan y acumulan en forma natural

a lo largo del desarrollo de un asunto y su debida integración permite la

ordenación real de los archivos institucionales.


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• El archivo en Trámite ingresará al archivo, documentos oficiales en

original o en fotocopia debidamente fundamentada, para su debida

integración en expedientes, con base al principio de prudencia y al

principio de respeto al orden original y en estricta observancia al Cuadro

General de Clasificación Archivistita del Instituto.

• Los responsables de los Archivos de Trámite, integrarán y organizarán

los expedientes, para su fácil localización y eficaz consulta.

• Los expedientes del INCA Rural se integrarán tomando en cuenta los

siguientes criterios:

Los documentos deberán corresponder a un mismo asunto.

Se integrarán siguiendo el orden cronológico ascendente del

trámite.

Los documentos serán guardados en fólder o carpetas.

Que los documentos que contengan anexos, sin importar el soporte

(disquetes, fotografías, CDROM, revistas o publicaciones), se

integren al expediente y de ser necesario, se incorporen en sobres.

Que los documentos sean conservados en la forma más cuidadosa

posible, permitiendo su utilización cotidiana, pero salvaguardando

su integridad.

Los documentos serán foliados de forma manual con lápiz o

mecánicamente conforme sean ingresados al expediente.

La clasificación y ordenación de los expedientes se harán por

secciones y series de acuerdo al Cuadro General de Clasificación

Archivística.

Además de los documentos que los conforman, los expedientes

deberán identificarse con una carátula (portada o guarda exterior) la

que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el

Cuadro General de Clasificación Archivística. Anexo 2

• Específicamente, la documentación que haya sido calificada como

reservada o confidencial, conforme a las disposiciones de la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los

lineamientos que de ella manan, deberán identificarse con el mayor


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cuidado, incluyendo en la carátula de los expedientes, una leyenda que

así lo identifique como confidencial o reservada.

Con el fin de cumplir con estos lineamientos se anexa al presente manual

el formato de la carátula que se utilizará por los Archivos de Trámite para

su debida integración del expediente. Anexo 7

• Asimismo los expedientes deberán señalar en la ceja los datos de

identificación básica: sección, subsección, serie y número de expediente

o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental

identifica a cada uno de los expedientes. Anexo 8

2.2.3 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Las transferencias primarias de archivos consiste en llevar a cabo las actividades

necesarias para que los archivos semiactivos que se encuentran en las unidades

administrativas puedan enviarlos al Archivo de Concentración para su conservación

precautoria hasta cumplir su vigencia documental y realizar trámites para obtener la

autorización de baja o transferencia secundaria.

Para la realización de las transferencias primarias se establecen los criterios que los

Archivos de Trámite deberán observar:

• Se realizarán las transferencias de los expedientes de los Archivos de Trámite

que hayan concluido su uso en las oficinas, según lo establecido en el

Catálogo de Disposición Documental.

• La documentación original contable, de activos fijos y de obra pública deberá

conservarla por un periodo de tres años y después podrá turnarla al Archivo de

Concentración del Instituto. Asimismo está documentación deberá conservarse

por lo menos durante un periodo de 12 años.

• La Coordinación de Archivo recibirá transferencias a partir del 1º de marzo al

31 de mayo y del 1º de septiembre al 30 de noviembre de cada año.

• Todo archivo que se transfiera deberá estar respaldado en el Inventario de

Transferencia Primaria por lo que por ningún motivo se recibirán archivos, sin


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estar debidamente inventariados en base al formato que se anexa a este

manual. Anexo 9

• El responsable del Archivo de Trámite deberá separar los expedientes que

consideren Históricos y/o Reservados o Confidenciales de los demás.

• Para la realización física de la transferencia primaria, el responsable del

Archivo de Trámite colocará en cajas de cartón de archivo muerto modelo

AM5000 tamaño oficio los expedientes. Para el embalaje se observarán las

siguientes normas:

- Los expedientes se colocarán conforme al orden en el que aparecen en el

Inventario.

- La caja no se cerrará con cinta adhesiva o material similar

- Para su transferencia la caja se identificará en un costado, con la guarda

exterior, la cual contiene la siguiente información.

Número secuencial de la caja

Sección

Serie

Subserie

Año en que fue generada la información. Anexo 10

• La Coordinación de Archivo no recibirá las transferencias Primarias, si el

Inventario, los expedientes y las cajas no estén debidamente requisitadas de

conformidad a este manual.

• Una vez autorizada la transferencia, ésta se llevará acabo mediante

memorando suscrito por el titular de la unidad administrativa o delegación

regional, en el que anexará el Inventario de Transferencia Primaria y señalará

el número de cajas o metros lineales, conforme al modelo de memorandum

que se anexa, Anexo 11. Para este fin, el responsable de Archivo de Trámite

de la unidad administrativa acude a la Coordinación de Archivo, con los

archivos debidamente organizados, el memorandum de transferencia suscrito

por el titular de la unidad administrativa o delegación regional.


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• Una vez realizada la revisión inicial, el Coordinador de Archivo, le sellará una

copia del memorando al responsable del Archivo en Trámite con la leyenda “Se

tiene por recibidas (os) --- (cajas o metros lineales), mismas que serán

revisadas en su contenido contra inventario. La referida copia hará las veces

de recibo y deberá ser conservada por el Archivo en Trámite. De encontrarse

anomalías se reportarán por escrito”.

• El Coordinador de Archivo recibirá formalmente los expedientes una vez

realizada la revisión física de éstos. En caso de encontrar errores, no dará

entrada a los mismos.

2.2.4 PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS ACTIVOS:

Los expedientes conteniendo documentación activa, bajo la custodia de los

responsables de los Archivos de Trámite estarán a disposición de las áreas usuarias

del Instituto, las cuales las podrán utilizar en calidad de préstamo bajo su estricta

responsabilidad por un término de 15 días hábiles, mediante autorización del

responsable del Archivo en Trámite y el llenado de un vale de préstamo, cuyo modelo

se anexa y en el que se describirá puntualmente el contenido documental y los datos

de ubicación del usuario. En caso necesario, el período del préstamo podrá ampliarse,

previa actualización del formulario y autorización respectiva. Anexo 12

2.3 ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN.

El Coordinador de Archivo es el responsable del Archivo de Concentración, es la

unidad donde se concentran todos los expedientes que han concluido su vigencia

operativa para su guarda precautoria.

2.3.1 FUNCIONES BÁSICAS DEL COORDINADOR DE ARCHIVOS RESPECTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN:

• Recepción de la documentación semiactiva inventariada procedente de los

responsables de los Archivos de Trámite.

• Organiza y conserva precautoria de la documentación semiactiva.


Julio de 2007 24

• Coadyuva con el INCA Rural en el desarrollo de los instrumentos de

consulta y control archivístico.

• Elaboración de Inventarios de Baja Documental y de Transferencia

Secundaria.

• Facilita el servicio de préstamo de expedientes y su respectivo control.

• Prevaloración documental, en coordinación con las áreas generadoras de

la documentación y realización de la gestión y seguimiento del proceso de

baja documental ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y el

Archivo General de la Nación, según se el caso.

• Prevaloración de la información para su transferencia secundaria al Archivo

Histórico.

• Realiza físicamente de las transferencias secundarias y disposición del

material autorizado por el Archivo General de la Nación para su disposición

por baja.

2.3.2 PREVALORACIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL:

La prevaloración constituye un proceso de análisis e identificación de los valores

documentales de los expedientes en custodia del Archivo de Concentración, con el fin

de determinar el destino final de aquellos cuyos valores administrativos, legales,

fiscales o contables hayan prescrito. Como resultado de este ejercicio se determinarán

los materiales documentales que serán conservados de manera permanente por

poseer valor histórico y/o valores secundarios evidenciales, testimoniales o

informativos o, en su caso, definir aquellos que se darán de baja.

Los criterios específicos para su realización son los siguientes:

• La valoración sobre el destino final de los archivos del INCA Rural

corresponde exclusivamente al Archivo General de la Nación.

• El Coordinador de Archivos será el responsable de la prevaloración de los

expedientes inactivos. El proceso de prevaloraciones se realizará una vez

concluido el plazo de conservación precautoria de aquellos archivos que ya

no posean valores primarios (Administrativo, legal, fiscal o contable) y se

llevará a cabo en estricta congruencia con el Catálogo de Disposición

Documental.


Julio de 2007 25

• La prevaloración de los expedientes inactivos deberá ser realizada por la

Coordinación de Archivo con un máximo de atención y orden,

seleccionando los expedientes que serán dados de baja, en su caso,

conservados definitivamente y para ello, transferidos al Archivo Histórico

para su guarda permanente.

• La prevaloración que realiza la Coordinación de Archivo sobre el Archivo de

Concentración constituirá el análisis de los expediente inactivos dentro del

contexto institucional más amplio, a fin de identificar la existencia de valore

secundarios (evidénciales, testimoniales o informativos) de la

documentación que amerite su conservación permanente. Para la

realización de estas tareas se contará con el apoyo e información de los

servidores públicos adscritos a las áreas generadoras de la documentación

respectiva.

• El Coordinador de Archivo deberá integrar un informe de prevaloración del

Archivo de Concentración, con base a la ficha técnica de prevaloración

documental Anexo 13 que describe detalladamente el conjunto documental

depurado; así como metodología de valoración aplicada y a la Declaratoria

de Prevaloración Anexo 14 que describe los resultados del proceso, en su

conjunto. Estos documentos deberán contar con el Visto Bueno de la

Unidad Administrativa. Podrán integrarse varios inventarios en una sola

Ficha Técnica y Declaratoria de Prevaloración.

2.3.3 BAJA DOCUMENTAL: La documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales,

fiscales o contables y que no contenga valores históricos podrán ser eliminados de

acuerdo a los siguientes criterios:

• El Coordinador de Archivos es el responsable de tramitar todas las

autorizaciones de baja ante el Archive General de la Nación.

• El Coordinador de Archivos, llevará un control del Archivo de Concentración

de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental a efecto de detectar

oportunamente, aquella documentación que haya concluido su guarda

precautoria. En base a este control, el archivo de concentración preparará


Julio de 2007 26

un programa de transferencia para baja, en estricta congruencia con los

tiempos establecidos en el referido Catálogo.

• El Coordinador de Archivos dará a conocer, mediante memorandum, a los

responsables de los Archivos en Trámite de las unidades administrativas el

programa de transferencia al Archivo de Concentración y solicitará la

confirmación aprobatoria por parte de las unidades administrativas que

generaron la documentación respectiva. La confirmación aprobatoria

deberá ser enviada al Coordinador de Archivos en un plazo máximo de 15

días hábiles, contando a partir de la fecha de recepción de la solicitud

respectiva.

• En caso de que las unidades administrativas que generaron la información

requieran ampliar el plazo de conservación de los expedientes transferidos,

al Archivo de Concentración, lo informarán mediante memorandum,

estableciendo el nuevo período de guarda precautoria, señalando el

fundamento de utilidad ya sea legal, administrativa, fiscal o contable para

su revaloración por parte del Archivo de Concentración y visto bueno del

Comité de Información.

• Una vez obteniendo la confirmación respectiva por parte de la unidades

administrativas, el Coordinador de Archivos con el Visto Bueno del Comité

de Información, deberán proceder a su trámite ante el Archivo General de

la Nación mediante oficio, solicitándole se analice y/o dictamine la baja

definitiva de los expedientes de conformidad con lo establecido en el

Catálogo de Disposición Documental, oficios de autorización emitidos por la

unidades administrativas y/o delegaciones regionales generadoras de la

información, los inventarios de baja y el dictamen de Prevaloración de

Archivos Institucionales y Ficha técnica de Prevaloración respectivamente.

• Con relación a la baja de documentación contable y en estricta observancia

a la normatividad aplicable, se solicitará la intervención de la Secretaría de

Hacienda y Crédito Público, por medio de la Unidad de Contabilidad

Gubernamental e informes sobre la Gestión Pública, a efecto de obtener la

autorización requerida para operar y vigilar la baja definitiva en cuestión, en

base a las formalidades previstas por dicha autoridad para ello.


Julio de 2007 27

• Una vez recibida la Acta de Baja Documental emitida por el Archivo

General de la Nación o, de ser el caso la Secretaría de Hacienda y Crédito

Público, se procederá a la baja del material documental.

• Los Inventarios de Baja Documental autorizados por el Archivo General de

la Nación o por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público deberá

conservarse durante cinco años, contados a partir de la fecha de

autorización e incluirse en el Catálogo de Disposición Documental.

• El Coordinador de Archivos deberá digitalizar y publicar en el sitio de

Internet del INCA Rural, las solicitudes de dictamen de destino final, el

dictamen del Archivo General de la Nación y las actas de baja documental

o de transferencia secundaria.

2.3.4 PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS SEMIACTIVOS:

• Cada unidad administrativa registrará ante el Coordinador de Archivos en

su calidad de responsable del Archivo de Concentración a los servidores

públicos cuya firma está autorizada para solicitar préstamos del archivo de

concentración, a través del cual se efectuarán las solicitudes de préstamo.

• Para el préstamo de los expedientes semiactivos, la unidad administrativa

deberá elaborar un vale Anexo 15, debidamente requisitazo, respaldado

por firma autorizada y en el cual se asientan los datos precisos de

localización del usuario. El Coordinador de Archivos estará obligado a

verificar dichos datos.

• El préstamo de documentos semiactivos se concederá hasta por 15 días

hábiles. Concluido este plazo, el área solicitante pedirá por escrito la

extensión del préstamo por un máximo adicional de 10 días hábiles.

Transcurriendo los tiempos establecidos del préstamo, si no se ha realizado

la devolución correspondiente, el Coordinador de Archivos apercibirá por

escrito a la unidad administrativa para que realice la devolución inmediata

del expediente. En los casos excepcionales, el titular de la unidad

administrativa fundamentará por escrito la extensión del préstamo del

expediente.


Julio de 2007 28

• En los casos que la unidad administrativa no justifique la retención del

expediente, se notificará de ello al titular de la misma y al Comité de

Información del INCA Rural.

• Una vez realizada la devolución del expediente en préstamo, se cancelará

el formato de solicitud y se anotará esta información en los registros

respectivos.

2.4 ARCHIVOS HISTORICO.

El Archivo Histórico es la conservación adecuada de los expedientes con valor

histórico generados por el INCA Rural, culmina la labor desarrollada por el Sistema de

Archivos para la integración y organización de las fuentes de información producidas y

utilizadas por la Institución en el curso de sus gestiones, asimismo constituyen

testimonios fundamentales de la gestión pública y por lo tanto recursos informativos

valiosos, no sólo para la administración pública sino, también, para la sociedad en su

conjunto.

El funcionamiento, integración y clasificación de los Archivos Históricos, serán

similares a los Archivos de Concentración ya que la Coordinación de Archivo es la

responsable de los Archivos en comento.

A efecto de garantizar el adecuado manejo de la documentación histórica del INCA

Rural se observarán puntualmente lo siguiente:

• La instancia responsable de la conservación y difusión de la documentación

histórica del INCA Rural será el Departamento de Recursos Materiales a través de

la Coordinación de Archivos.

• Toda documentación que ingrese al Archivo Histórico, deberá considerar que su

valor administrativo, legal, fiscal, contable, judicial, jurídico se ha perdido y ha

ganado valor testimonial cultural e histórico.


Julio de 2007 29

• El Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivo

deberá ordenar e integrar los expedientes de conformidad con las series

documentales y el cuadro de clasificación.


instrumentará los inventarios, catálogos de acceso y difusión, así como los

instrumentos de consulta y control requeridos.

• El Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivo y

con el visto bueno de la unidad administrativa y/o delegación regional validarán la

documentación que deba conservase permanentemente por tener valor histórico,

para el dictamen del Archivo General de la Nación.


deberán determinar los programas para la protección física de sus acervos,

estableciendo las medidas de seguridad que exijan las áreas de depósito del

Activo Histórico.

• Proporcionar los servicios institucionales de transferencias, incorporación de

acervos propios de la Entidad en atención a usuarios y desarrollo de recursos

técnicos y tecnológicos para la administración y manejo de los acervos y

documentos de valor permanente del INCA Rural.


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GLOSARIO

Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por las dependencias y entidades en el ejercicio de sus atribuciones.

Archivo de Concentración: Unidad de archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo de archivo semiactivos de uso esporádico. Recibe de las oficinas los archivos de trámite y los conserva de manera precautoria durante su vigencia y hasta su destino final. Archivo de Trámite: Unidad archivistita responsable de procesos y técnicas destinadas a los archivos que se encuentran en etapa activa y que son de uso constante. Conserva archivos en forma temporal, posteriormente los transfiere al un Archivo de Concentración. Archivo Electrónico: Cualquier información registrada de tal forma que sólo puede ser procesada por medios electrónicos y que tiene calidad de documento de archivo. Archivo Histórico: Unidad archivística responsable de la organización, conservación, administración, descripción y divulgación de archivos con valor permanente que previamente han sido valorados y transferidos por el Archivo de Concentración o recibidos por donación, depósitos o adquiridos por compra. Carátula: Guarda frontal del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido. Carpeta: Útil de escritorio formado por dos tapas de cartón o plástico de material flexible, que sirve para integrar documentos de archivo. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de contenido de los documentos de archivo. Conservación precautoria: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de procederá la selección y prevaloración y valoración histórica para su conservación permanente o su baja definitiva. Baja documental: Eliminación de aquellos archivos cuyos valores administrativos, legales, fiscales o contables hayan prescrito y que no contengan valor histórico.

Conservación de Archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevenciónde alteraciones físicas y de contenido de los documentos d archivo.

Conservación precautoria: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de proceder a la selección y prevaloración y valoración histórica para su conservación permanente o su baja definitiva.


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Destino final: Selección en los Archivos de Trámite y Concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de preservación o uso haya prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos al Archivo Histórico. Descripción: Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos. Disposición: Producto final de la valoración vigencia de los documentos que resulta en transferencia primaria o secundaria, conservación precautoria o permanente o, en su caso, en la baja documental. Documento: Unidad de información registrada en u soporte físico y que puede ser consultada. Documentación Activa: Aquella necesaria `para el ejercicio de las atribuciones de las Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de Trámite. Documentación Histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la Dependencia o Entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Documentación Semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, contables o fiscales, legales o jurídicas, en el Archivo de Concentración. Documento de Archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, contable o fiscal, legal o jurídico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las Dependencias y Entidades. Documento electrónico de archivo: Pieza especifica de información producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusión de una actividad institucional que comprende contenidos, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad y cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta especifica para leerse o recuperarse. Documentos comprobatorios: Documentos originales o copias autorizadas que generan y amparan registros en la contabilidad de la Entidad y demuestran que: recibió o proporcionó bienes y/o servicios, obtuvo o entregó dinero en efectivo o títulos de crédito, sufrió transformaciones internas o se dieron eventos económicos cuantificables que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes (facturas, notas, nóminas, cheques, fichas de depósitos, cuentas por liquidar, pago de contribuciones, avisos de cargo o débito, etc. ) Documento público: El soporte en donde se contiene información producida por cualquier área del gobierno federal, estatal y municipal y que tiene el carácter de bien de dominio público y monumento histórico.

Documentos sustantivos o vitales: Aquellos materiales que reflejan las actividades vitales que cumplen con los objetivos fundamentales de un organismo.


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Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y/o recibidos ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite a cargo de una dependencia o entidad.

Fecha de Clasificación: Día en que se clasifique el documento o expediente como reservado o confidencial.

Fecha de Desclasificación: Día en que se extingan las causas que dieron origine la clasificación de la información o cuando haya transcurrido el periodo de reserva.

Guarda o retención precautoria: Es el tiempo establecido por las áreas administrativas para conservar los documentos o expedientes en el Archivo de Concentración durante un periodo precautorio ya sea por razones fiscales o legales, o por razones de prudencia.

Inventario: Instrumento en donde se describe cada expediente anotando la sección y serie a la que pertenece; la cronología, tomando fechas de inicio y fin del trámite; la número de hojas; y la ubicación física del mismo.

Inventario Documental: Instrumento de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y permiten su localización (Inventario General), transferencia (Inventario de Transferencia); o baja documental (Inventario de Baja documental).

Ley: Regla y norma constante e invariable de las cosas, nacida de la causa primera o de las cualidades y condiciones de las mismas.

Libro de registro electrónico: El instrumento que lleva el control de los documentos que entran y salen en el organismo. Generalmente es una libreta, pero en muchos casos el instrumento se automatiza a través de un software o en una sencilla base de datos.

Orden cronológico del trámite: Es la posición que se le dan a los documentos en los expedientes de acuerdo a las fechas en que van ingresando desde el punto de vista del trámite.

Registro: Conjunto de actividades destinadas a la identificación y organización de un documento de archivo dentro del conjunto de archivos y conforme a un cuadro de clasificación.

Serie: División de una Sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre asuntos o materias especificas.

Transferencia primaria: Es el envío de los expedientes de los archivos de trámite o áreas administrativas al Archivo de Concentración siguiendo el Catálogo de Disposición Documental y el Calendario de Transferencias.

Transferencia secundaria: Es el envío de los expedientes considerados valiosos para el organismo y por ello, dignos de ser conservados definitivamente en el Archivo Histórico.


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Trámite: Cualquier solicitud o entrega de información que las personas físicas o morales hacen ante una dependencia u organismo descentralizado, ya sea para cumplir una obligación, obtener un beneficio o servicio o, en general, para que se emita una resolución.

Unidad Documental: Elemento indivisible que puede estar constituido por una solo documento o por varios y que forman un documento de archivo o un expediente como unidad documental mínima.

Volante: Hoja de papel, ordinariamente la mitad de una cuartilla cortada a lo largo, en la que se manda, recomienda, pide, pregunta o hace constar algo en términos precisos.

Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición acciones de transferencia.

Valor Administrativo: Es aquel que posee un documento, serie o sección para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución u organismo que corresponden a procesos y actividades administrativas.

Valor contable: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación o comprobación de las operaciones contables y financieras.

Valor fiscal: Valor de los documentos que tienen para documentar la forma que guarda el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia. Valor jurídico: Es el valor que tiene los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas y que sirven de testimonio ante la ley. Valores primarios: Son los aplicados a los documentos y expedientes que tienen vigencia operativa en las oficinas y también aquellos que se guardan de manera precautoria en el Archivo de Concentración.

Valores secundarios o permanente: Son los aplicados a los documentos y expedientes que terminaron su vigencia operativa y guarda precautoria y que son dignos de ser conservados definitivamente en el Archivo de Histórico.

Vigencia operativa o administrativa: Es el tiempo de uso que se hace de los expedientes en las áreas administrativas para cumplir con el trabajo asignado de manera cotidiana. Está establecido por el Catálogo de Disposición Documental e base a las consideraciones de las mismas áreas.


Julio de 2007 34

Fondo INCA Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C.Sección DG Dirección General

Subsección DG Dirección GeneralSerie DG.1 Administración

Subserie DG.1.1 Gestión SectorialSubserie DG.1.2 Gestión AdministrativaSubserie DG.1.3 Informes de la EntidadSubserie DG.1.4 Vinculos de Coordinación InstitucionalSubserie DG.1.5 Vínculos de Coordinación EstatalSubserie DG.1.6 Vínculos de Coordinación InternacionalSubserie DG.1.7 Gestión de Control de AsuntosSubserie DG.1.8 SGC: Documentación ISO

Serie DG.2 OperaciónSubserie DG.2.1 Instrumentos de OperaciónSubserie DG.2.2 Marco Legal de la EntidadSubserie DG.2.3 Órganos de GobiernoSubserie DG.2.4 Políticas de CapacitaciónSubserie DG.2.5 Programas Sustantivos

Sección DG Dirección GeneralSubsección DRC.1 Delegación Regional Centro

Serie DRC.1.1 Técnico Operativo Subserie DRC.1.1.1 Taller de DiseñoSubserie DRC.1.1.2 Taller de Puesta en MarchaSubserie DRC.1.1.3 Taller de Asesoria Técnica y ConsultoriaSubserie DRC.1.1.4 Taller Capacitación de Empresas Rurales Subserie DRC.1.1.5 TelesesionesSubserie DRC.1.1.6 Eventos Especiales

Serie DRC.1.2 SINACATRISubserie DRC.1.2.1 Contratos Coordinadores EstatalesSubserie DRC.1.2.2 Contratos Formadores. Subserie DRC.1.2.3 Eventos Especiales

Serie DRC.1.3 Administración y FinanzasSubserie DRC.1.3.1 Recursos FinancierosSubserie DRC.1.3.2 Recursos Materiales

Sección DG Dirección GeneralSubsección DRN.2 Delegación Regional Norte

Serie DRN.2.1 Técnico Operativo Subserie DRN.2.1.1 Taller de DiseñoSubserie DRN.2.1.2 Taller de Puesta en MarchaSubserie DRN.2.1.3 Taller de Asesoria Técnica y ConsultoriaSubserie DRN.2.1.4 Taller Capacitación de Empresas Rurales Subserie DRN.2.1.5 TelesesionesSubserie DRN.2.1.6 Eventos Especiales

Serie DRN.2.2 SINACATRISubserie DRN.2.2.1 Contratos Coordinadores EstatalesSubserie DRN.2.2.2 Contratos Formadores. Subserie DRN.2.2.3 Eventos Especiales

Serie DRN.2.3 Administración y FinanzasSubserie DRN.2.3.1 Recursos FinancierosSubserie DRN.2.3.2 Recursos Materiales

Sección DG Dirección GeneralSubsección DRNE.3 Delegación Regional Noroeste

Serie DRNE.3.1 Técnico Operativo Subserie DRNE.3.1.1 Taller de DiseñoSubserie DRNE.3.1.2 Taller de Puesta en MarchaSubserie DRNE.3.1.3 Taller de Asesoria Técnica y ConsultoriaSubserie DRNE.3.1.4 Taller Capacitación de Empresas Rurales Subserie DRNE.3.1.5 TelesesionesSubserie DRNE.3.1.6 Eventos Especiales

Serie DRNE.3.2 SINACATRISubserie DRNE.3.2.1 Contratos Coordinadores EstatalesSubserie DRNE.3.2.2 Contratos Formadores. Subserie DRNE.3.2.3 Eventos Especiales

Serie DRNE.3.3 Administración y FinanzasSubserie DRNE.3.3.1 Recursos FinancierosSubserie DRNE.3.3.2 Recursos Materiales

CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA

Anexo 1


Julio de 2007 35

Fondo INCA Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C.Sección DG Dirección General

Subsección DRS.4 Delegación Regional SurSerie DRS.4.1 Técnico Operativo

Subserie DRS.4.1.1 Taller de DiseñoSubserie DRS.4.1.2 Taller de Puesta en MarchaSubserie DRS.4.1.3 Taller de Asesoria Técnica y ConsultoriaSubserie DRS.4.1.4 Taller Capacitación de Empresas Rurales Subserie DRS.4.1.5 TelesesionesSubserie DRS.4.1.6 Eventos Especiales

Serie DRS.4.2 SINACATRISubserie DRS.4.2.1 Contratos Coordinadores EstatalesSubserie DRS.4.2.2 Contratos Formadores. Subserie DRS.4.2.3 Eventos Especiales

Serie DRS.4.3 Administración y FinanzasSubserie DRS.4.3.1 Recursos FinancierosSubserie DRS.4.3.2 Recursos Materiales

Sección DG Dirección GeneralSubsección DRSE.5 Delegación Regional Sureste

Serie DRSE.5.1 Técnico Operativo Subserie DRSE.5.1.1 Taller de DiseñoSubserie DRSE.5.1.2 Taller de Puesta en MarchaSubserie DRSE.5.1.3 Taller de Asesoria Técnica y ConsultoriaSubserie DRSE.5.1.4 Taller Capacitación de Empresas Rurales Subserie DRSE.5.1.5 TelesesionesSubserie DRSE.5.1.6 Eventos Especiales

Serie DRSE.5.2 SINACATRISubserie DRSE.5.2.1 Contratos Coordinadores EstatalesSubserie DRSE.5.2.2 Contratos Formadores. Subserie DRSE.5.2.3 Eventos Especiales

Serie DRSE-5.3 Administración y FinanzasSubserie DRSE-5.3.1 Recursos FinancierosSubserie DRSE-5.3.2 Recursos Materiales

Sección DGAPA Dirección General Adjunta de Planeación y Administración Subsección DGAPA.1 Planeación

Serie DGAPA.1.1 PlaneaciónSubserie DGAPA.1.1.1 PlanesSubserie DGAPA.1.1.2 InformesSubserie DGAPA.1.1.3 Convenios (Finiquitos)

Serie DGAPA.1.2 CalidadSubserie DGAPA.1.2.1 Calidad

Subsección DGAPA.2 Administración y FinanzasSerie DGAPA.2.1 Recursos Humanos

Subserie DGAPA.2.1.1 Sueldos y SalariosSubserie DGAPA.2.1.2 Honorarios Asimilados y Honorarios Regimen GeneralSubserie DGAPA.2.1.3 IMSS, SAR e INFONAVIT

Serie DGAPA.2.2 Recursos MaterialesSubserie DGAPA.2.2.1 Adjudicación Directa, Invitación Restringida y Licitación PublicaSubserie DGAPA.2.2.2 Servicios GeneralesSubserie DGAPA.2.2.3 Activos

Serie DGAPA.2.3 TesoreríaSubserie DGAPA.2.3.1 Respaldo General de Pagos

Serie DGAPA.2.4 ContabilidadSubserie DGAPA.2.4.1 Estados FinancierosSubserie DGAPA.2.4.2 PólizasSubserie DGAPA.2.4.3 ImpuestosSubserie DGAPA.2.4.4 Conciliaciones BancariasSubserie DGAPA.2.4.5 Expedientes Contables


Anexo 1


Julio de 2007 36

Fondo INCA Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C.Subsección DGAPA.3 Informatica

Serie DGAPA.3.1 InformaticaSubserie DGAPA.3.1.1 Soporte TécnicoSubserie DGAPA.3.1.2 ActualizaciónSubserie DGAPA.3.1.3 Licencias

Serie DGAPAUTON.1.1 Contabilidad UTONSubserie DGAPAUTON.1.1.1 Polizas Contables, de apoyos, gastos de operación y P.D.F.Subserie DGAPAUTON.1.1.2 Carpetas Contables

Serie DGAPAUTON.1.2 Tesorería UTONSubserie DGAPAUTON.1.2.1 Bancos (Carpeta Bancaria )

Serie DGAPAUTON.1.3 Formalización de Autorizaciones Subserie DGAPAUTON.1.3.1 Fichas de AnalisisSubserie DGAPAUTON.1.3.2 Minutas CRyS

Serie DGAPAUTON.1.4 Expedientes de Apoyos OtorgadosSubserie DGAPAUTON.1.4.1 Proyecto, ficha de análisis, carta autorización, Convenio, Finiqutio

Serie DGAPAUTON.1.5 Informatica UTONSubserie DGAPAUTON.1.5.1 Informe de Avance Físico Financiero Mensual PAPIR, PRODESCA Y

PROFEMORSección DGADD Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión

Subsección DGADD.1 DesarrolloSerie DGADD.1.1 Formación Presencial

Subserie DGADD.1.1.1 Planeación de la Formación PresencialSerie DGADD.1.2 Formación a Distancia

Subserie DGADD.1.2.1 TelesesionesSubserie DGADD.1.2.2 Formación en Linea

Serie DGADD.1.3 Materiales Impresos y AudiovisualesSubserie DGADD.1.3.1 Materiales ImpresosSubserie DGADD.1.3.2 AudiovisualesSubserie DGADD.1.3.3 Paquetes Pedagógicos

Serie DGADD.1.4 SINACATRISubserie DGADD.1.4.1 Comité TécnicoSubserie DGADD.1.4.2 Programas Locales

Sección DGAPO Dirección General Adjunta de Promoción y Operación Subsección DGAPO.1 Operación

Serie DGAPO.1.1 Formación PresencialSubserie DGAPO.1.1.1 DiplomadosSubserie DGAPO.1.1.2 Talleres derivados de los diplomadosSubserie DGAPO.1.1.3 Modalidades de Formación Presencial: Seminarios, talleres, cursos, foros y

otrasSubserie DGAPO.1.1.4 Seguimiento y Control de Operación

Serie DGAPO.1.2 Unidad de EnlaceSubserie DGAPO.1.2.1 Control de OperaciónSubserie DGAPO.1.2.2 ActasSubserie DGAPO.1.2.3 InformesSubserie DGAPO.1.2.4 Normatividad

Sección DGAEC Dirección General Adjunta de Evaluación y CertificaciónSubsección DGAEC.1 Evaluación y Certificación

Serie DGAEC.1.1 EvaluaciónSubserie DGAEC.1.1.1 Evaluación de FormadoresSubserie DGAEC.1.1.2 Acreditación de ProgramasSubserie DGAEC.1.1.3 Acreditación de PSP´sSubserie DGAEC.1.1.4 Evaluacion para la selección de formadoresSubserie DGAEC.1.1.5 Acreditación de Programas (Organizaciones Cafetaleras)Subserie DGAEC.1.1.6 Acreditación de Programas (Sinacatri)Subserie DGAEC.1.1.7 Acreditación de Programas (Sistema Producto)

Serie DGAEC.1.2 Análisis y SeguimientoSubserie DGAEC.1.2.1 Evaluacion de eventos ( Satisfacción del Cliente )Subserie DGAEC.1.2.2 Evaluacion de eventos ( Secretaría de la Reforma Agraria )


Anexo 1


Julio de 2007 37

Admon. Legal Contable Reservada Confidencial Tramite Concentración Baja HistóricoGestión Sectorial X 6 XGestión Administrativa X 6 XInformes de la Entidad X 6 XVinculos de CoordinaciónInstitucional X 6 X

Vínculos de Coordinación Estatal X 6 XVínculos de CoordinaciónInternacional X 6 X

Gestión de Control de Asuntos X 6 XSGC: Documentación ISO X 6 XInstrumentos de Operación X 6 XMarco Legal de la Entidad X 6 XÓrganos de Gobierno X 6 X XPolíticas de Capacitación X 6 XProgramas Sustantivos XTaller de Diseño X 2 4 XTaller de Puesta en Marcha X 2 4 XTaller de Asesoria Técnica yConsultoria X 2 4 X

Taller Capacitación de EmpresasRurales X 2 4 X

Telesesiones X 2 4 XEventos Especiales X 2 4 XContratos CoordinadoresEstatales X 2 4 X

Contratos Formadores. X 2 4 XEventos Especiales X 2 4 XRecursos Financieros X 2 4 XRecursos Materiales X 2 4 XTaller de Diseño X 2 4 XTaller de Puesta en Marcha X 2 4 XTaller de Asesoria Técnica yConsultoria X 2 4 X












Contratos Formadores. X 2 4 XEventos Especiales X 2 4 XRecursos Financieros X 2 4 XRecursos Materiales X 2 4 X

Técnica Operativa

SINACATRI

Administración y Finanzas

SINACATRI


Delegación Regional Sur

Técnica Operativa

SINACATRI


Operación

Administración

Dirección General

INST

ITU

TO N

ACIO

NAL

PAR

A EL

DES

AR

RO

LLO

DEC

APA

CID

ADES

DEL

SEC

TOR

RU

RAL

,A.C

.

Delegación Regional Centro

Delegación Regional Norte

Delegación Regional Noroeste

Delegación Regional Sureste

Dirección General

Técnica Operativa

SINACATRI


Técnica Operativa

SINACATRI


Técnica Operativa

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

subsección SecciónFondo Vigencia Operativa Destino Final Subserie Series Tipo de Documento Clasificación


Julio de 2007 38

Admon. Legal Contable Reservada Confidencial Tramite Concentración Baja HistóricoPlanes X 2 4Informes X 2 4

Calidad Calidad X 2 5Sueldos y Salarios X 3 5 XHonorarios Asimilados y HornariosRegimen General X 3 5 X

Nominas X 3 5 XIMSS, SAR e INFONAVIT X 3 5 XAdjudicación Directa, InvitaciónRestringida y Licitación Pública X 3 8Servicios Generales X 3 8Activos X 3 8

Tesoreria Respaldo General de Pagos 3 8Estados Financieros X 3 10 XPólizas X 3 10 XImpuestos X 3 10 XConciliaciones Bancarias X 3 10 XExpedientes Contables X 3 10 XSoporte Técnico X 3 8 XActualización X 3 8 XLicencias X 3 5 XPolizas Contables, de apoyos, gastosde operación y P.D.F. X 2 5 XCarpetas Contables X 2 5 X

Tesorería UTON Bancos (Carpeta Bancaria ) X 2 5 XFichas de Analisis X 2 5 XMinutas CRyS X 2 5 X

Expedientes de Apoyos Otorgados UTON

Proyecto, ficha de análisis, cartaautorización, Convenio, Finiqutio X 2 5 X

Informatica UTONInforme de Avance Físico FinancieroMensual PAPIR, PRODESCA YPROFEMOR

X2 5

X

Formación Presencial Planeación de la FormaciónPresencial X 1 2 X

Telesesiones X 1 5 XFormación en Linea X 1 5 XMateriales Impresos X 1 5 XAudiovisuales X 1 5 XPaquetes Pedagógicos X 1 5 XComité Técnico X 1 5 XProgramas Locales X 1 5 XDiplomados 1 4 XTalleres derivados de losdiplomados 1 4 X

Modalidades de FormaciónPresencial: Seminarios, Talleres,Cursos, Foros y otras. 1 4

X

Seguimiento y control deoperación 1 4 X

Control de Operación 1 4 XActas 1 4 XInformes 1 4 XNormatividad 1 4 XEvaluación de Formadores 1 12 XAcreditación de Programas 1 12 XAcreditación de PSP´s 3 MESES 6 XEvaluació para la selección deformadores 3 MESES 6 X

Acreditación de Programas(Organizaciones Cafetaleras) 1 4 X

Acreditación de Programas(Sinacatri) 1 4 X

Acreditación de Programas(Sistema Producto) 1 4 X

Evaluación de Eventos(Satisfacción del Cliente) 1 12 X

Evaluación de eventos (Secretariade la Reforma Agraria)

1 6X

ANEXO 2

Dirección General Adjunta de

Administración y Planeación

Informatica

Contabilidd UTON

Formalización de Autorizaciones UTON

INST

ITU

TO N

ACIO

NAL

PAR

A EL

DES

ARR

OLL

O D

E C

APAC

IDAD

ES D

EL S

ECTO

R R

UR

AL, A

.C.

Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación

Dirección General Adjunta de Evaluación

y Certificación

Evaluación

Dirección General Adjunta de Planeación y Administración

Dirección General Adjunta de Promoción y Operación

Dirección General Adjunta de Promoción y

Difusión

Formación Presencial

Unidades de Enlase

Contabilidad

Analisis y Seguimiento

Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión

Dirección General Adjunta de Desarrollo y

Difusión

Formación a Distancia

Materiales Impresos y Audiovisuales

SINACATRI

Planeación

Recursos Humanos

Recursos Materiales

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

subsección SecciónFondo Vigencia Operativa Destino Final Subserie Series Tipo de Documento Clasificación


Julio de 2007 39

CAJA UBICACIÓN FISICA SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE DOCUMENTO FECHA

TIEMPO DE CONSERVACIÓN

(AÑOS)

FECHA DE RECLASIFICACIÓN

TIEMPO REMANENTE

PARA RECLASIFICAR

(AÑOS)

TIEMPO DE CONSERVACIÓN

(AÑOS)

FECHA DE RECLASIFICACIÓN

TIEMPO REMANENTE

PARA DISPOSICIÓN FINAL (AÑOS)

BAJA ARCHIVO HISTORICO

ANEXO 3

DESTINO FINAL PREVISTO

EXPEDIENTE

INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE CAPACIDADES DEL SECTOR RURAL, A. C.

INVENTARIO DOCUMENTALTRAMITE CONSERVACIÓN


Julio de 2007 40

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO

FONDO:

ARCHIVO DE: TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTORICO

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

DIRECCIÓN:

TÉLEFONO:

CORREO ELECTRÓNICO:

CARGO:

NOMBRE DEL RESPONSABLE:

CLAVE: SERIE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE

ANEXO 4


Julio de 2007 41

FOLIO ASUNTO FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN

NOMBRE Y CARGO DEL REMITENTE

NOMBRE Y CARGO DEL RECEPTOR. FIRMA FECHA DE

RECIBIDO

ANEXO 5

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES PARA SU DISTRIBUCIÓN A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.


Julio de 2007 42

No. DE OFICIO ASUNTO FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN NOMBRE DEL RECEPTOR FIRMA

ANEXO 6

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA ENTREGADA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES PARA SU ENVIO

Manual de políticas del Sistema Integral de Archivo

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