MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y CONTROL DOCUMENTAL … · comunicaciones oficiales para el recibo,...

INSTITUCIÓN EDUCATIVA GENERAL ENRIQUE CAICEDO

Codigo: MAN-REC-001

Proceso: Estratégico

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y CONTROL DOCUMENTAL

Versión : 1

Página 1 de 22

Elaborado por: Daniel J. Galarza Gestión Documental

Fecha de Elaboración : 18/11/2016 Copia Controlada

Revisado por: Bertulfo Pérez Cabezas -Rector Fecha de Revisión : 22/11/2016

Actualizado por: Fecha de actualización:

Aprobado por: Comité Técnico Interno de Archivo Fecha de Aprobación : 23/11/2016


VERSIÓN 2016

PRESENTADO A: COMITÉ INTERNO TECNICO DE ARCHIVO

ALVARADO – TOLIMA

2016


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 2 de 22






TABLA DE CONTENIDO

PAG.

INTRODUCCIÓN

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVO ESPECIFICOS

MARCO NORMATIVO

1) CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA POR SU CONTENIDO

2) CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA POR SU ORIGEN

3) CLASES DE CORRESPONDENCIA INTERNA

4) HORARIO, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA

5) RESPONSABILIDAD POR LAS FIRMAS DE LOS OFICIOS

6) CORRESPONDENCIA RECIBIDA.

7) PASOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA

8) CORRESPONDENCIA DESPACHADA

9) LA CARTA

10) MEMORANDO

11) CIRCULAR

12) CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

13) ACTA

14) ACTOS ADMINISTRATIVOS

15) FORMATOS

16) ARCHIVO

17) NOMENCLATURA


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 3 de 22






INTRODUCCIÓN

Consiste establecer los lineamientos que le permitan a la unidad de correspondencia o

la Secretaria General de la Institución Educativa General Enrique Caicedo, cumplir con

el propósito de administrar las comunicaciones de carácter oficial, contribuyendo con la

normalización de los procesos de producción, recepción distribución, seguimiento,

conservación y consulta de los documentos como parte integral de sus programas de

gestión documental; igualmente poder estandarizar los formatos de las comunicaciones

oficiales y demás formatos que se crean en la Institución.

OBJETIVO GENERAL

Administrar y Controlar todas las comunicaciones oficiales internas y externas de la

Institución con el fin de cumplir con la normativa vigente de los entes reglamentarios.

OBJETIVO ESPECIFICOS

Estandarizar los diseños de las comunicaciones oficiales,(Actas, Cartas, Memorando, Circulares, Constancias, Certificados, Resoluciones).

Establecer y difundir normas que reglamenten la administración de las

comunicaciones oficiales para el recibo, despacho y archivo de la misma.

Estandarizar formas de comunicaciones oficiales según la GTC 185 Norma

Técnica Colombiana.

Orientar a los funcionarios en el trámite de comunicaciones relacionadas con el

cumplimiento de sus funciones.

Aplicar procedimientos técnicos en el manejo y trámite de documentos internos

y externos.

Estandarizar los procesos de la creación de los formatos internos de la

Institución Educativa.

Proporcionar un control total de las comunicaciones externas.

Hacer seguimiento sobre los consecutivos de las comunicaciones internas y

externas.

Realizar la difusión a todo el personal administrativo y docente sobre la

implementación del Manual de Correspondencia de la Institución.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 4 de 22






MARCO NORMATIVO

Ley 80 de 1989: Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el

sistema nacional de archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 527 de 1999: Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras del servicio. Ley 1712 de 2014: Por medio del cual se crea la ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 4124 de 2004: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Acuerdo 060 del 2001: Por medio del cual el Archivo General de la Nación establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. En este acuerdo se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencias, cumplir con los programas de Gestión Documental, para la producción, elaboración, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. NTC 1001: Papel, formatos.

NTC 1075: Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en

documentos escritos.

NTC 1486: Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos

de investigación.

NTC 4436: Información y documentación. Papel para documentos de archivo.

Requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 5613: Referencias bibliográficas. Contenidos forma y estructura.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 5 de 22






GTC 185: GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA

1. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA POR SU CONTENIDO

a) ORDINARIA:Trata asuntos de carácter general memorandos comunicativos entre Centros de Investigación, Estaciones Experimentales, Unidades Locales, que informan sobre operaciones administrativas, asuntos entre programas de investigación, ordinarios e información especial, que no se consideren confidenciales.

b) CONFIDENCIAL: Informa sobre temas referentes al personal y trámites

administrativos, informes y asuntos de investigación de carácter directivo que no deben trascender a otros empleados y otros asuntos de índole administrativo que requieren tratamiento reservado, de los cuales tendrán conocimiento determinados empleados.

2. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA POR SU ORIGEN

a) CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es toda clase de comunicación escrita

dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual la Institución Educativa, emite conceptos o decisiones que afectan sus políticas, fija criterios o especificaciones de alto nivel que comprometen las opiniones, los recursos y las actividades de la Institución. Así mismo corresponde a aquella comunicación escrita que versa sobre aspectos o actividades que surgen de la interrelación entre una entidad externa y una dependencia interna de la Institución y la cual tiene el fin de cumplir o atender una determinada solicitud o un determinado trámite operativo.

b) CORRESPONDENCIA INTERNA: Es la comunicación escrita que surge del intercambio entre las diferentes Dependencias de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA, por la cual se emiten conceptos, se ordenan trabajos o

actividades, se trazan políticas y se determinan planes específicos a desarrollar.

3. CLASES DE CORRESPONDENCIA INTERNA

a) CIRCULAR: Es toda comunicación que se origina como resultado de lo establecido en los Acuerdos y Estatutos que rigen la INSTITUCIÓN EDUCATIVA, de obligatorio cumplimiento, que contiene la reglamentación de todos aquellos asuntos de carácter general, que a criterio de la alta dirección deben ser conocidos y acatados, por todos los empleados de la Institución. La Circular Reglamentaria lleva una numeración, que será asignada, distribuida y archivada por la unidad administrativa producida.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 6 de 22






b) MEMORANDO INTERNO: Es la comunicación escrita que tiene lugar entre las diversas Dependencias.

c) HOJAS DE TRÁMITE: Breve comunicación escrita que precisa instrucciones

para el trámite de un documento.

4. HORARIO, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA Una vez cumplido el proceso de radicación, se dejan las comunicaciones que han sido registradas en su formato creado por la Institución que se llama entrega de la correspondencia y se envía a las dependencias a través del mensajero interno / la encargada del proceso de la correspondencia quien deberá hacer el respectivo diligenciamiento de entrega del formato con la firma del que la recibe. Recibo de la correspondencia: 07:00 horas - 11:00 horas – 01:00 pm – 03:00 pm Distribución de la correspondencia: 11:30 horas hasta las 12:00 horas. El encargado de cada oficina, hace una revisión general de todas las comunicaciones y las relaciona los documentos entregados físicamente. Una vez cumplido este paso cada oficina procede a asignar los documentos, para su trámite respectivo. La correspondencia tanto externa como interna se debe entregar directamente al mensajero interno, o dirigirse a la oficina de correspondencia para su respetivo tramite documental. 5. RESPONSABILIDAD POR LAS FIRMAS DE LOS OFICOS Tener en cuenta que las comunicaciones externa de carácter oficial se debe firmar por el Rector de la Institución Educativa General Enrique Caicedo; pero tener en cuenta que el líder del proceso deberá firmar en la parte inferior del oficio como Transcriptor, en caso de ausencia del Rector la segunda persona que firmara los oficios oficiales será el (la) Coordinador (a) de la sede principal. Por igual las comunicaciones internas se deberán firmar por los jefes de cada unidad administrativa. 6. CORRESPONDENCIA RECIBIDA. Para el control de correspondencia recibida se ha establecido el formato de seguimiento del Control de la correspondencia recibida y despachada (medio magnético), en el cuál se debe registrar toda la documentación recibida tanto de entidades externas como de las propias oficinas internas, por parte de la persona responsable de la radicación de la documentación externa, dentro del formato se deberán diligenciar los siguientes campos: Numero de radicación, Ciudad y Departamento, Fecha, Persona quien se le remite el documento, Asunto, Nombre del quien envía el documento, sección, N. Folios, medio físico o escaneado, Amerita respuesta, Fecha de la respuesta del comunicado, Numero de radicado de la respuesta.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 7 de 22






7. PASOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA:

Sello de recepción de la Institución que denote claramente el nombre de la Institución Educativa, el logo, la dependencia dueña del proceso, la Fecha, quien recibió, el número de radicado, la hora y tramitado a la dependencia correspondiente, igualmente con la ubicación del municipio de la Institución.

Ejemplo del sello diligenciado:

Registro y diligenciamiento en el sistema de formato control de correspondencia.

Una vez registrado los datos, entregar la correspondencia o comunicación recibida al destinatario de la misma, dejando la evidencia de entrega en el formato de entrega de correspondencia.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 8 de 22






Si la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del destinatario mandar electrónicamente o solicitar la entrega física de una copia a la persona que atiende la nota.

La correspondencia recibida que amerite una respuesta, debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 10 días hábiles. Cuando el planteamiento o tema de la nota recibida no permita respuesta en dicho plazo, debe responderse en ese sentido dentro del plazo establecido, haciendo mención a la fecha de solución o atención del caso.

Toda respuesta a una correspondencia recibida debe codificarse solicitando al sistema un número de cite, el mismo que debe registrar el número de recepción de la nota atendida.

El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es responsable de la devolución del documento al archivo una vez atendido.

Finalmente, los responsables de recepción deben registrar en el libro de control de correspondencia y en el sistema de control de correspondencia, el lugar donde la nota recibida se encuentra archivada.

8. CORRESPONDENCIA DESPACHADA Es la correspondencia que se despacha, para ello se debe llevar un número consecutivo por cada unidad administrativa creada, el cual lleva un correlativo diferente por oficina y por año, los pasos a seguir son:

a) Una vez asignado el sistema se encarga de crear un documento Word con la cabecera y lo graba en el documento con el siguiente formato de nombre:

Nomenclatura – Radicado - consecutivo y año.

RECT-R.2-001-15

b) Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlato.

c) La correspondencia despachada, debe estar firmada por los jefes de cada oficina productora de documentos, o en su defecto por personal de mando debidamente acreditado para la respuesta.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 9 de 22






d) En el sistema se diseñaran los formatos correspondientes a la GTC 185, norma técnica Colombiana.

e) Imprimir el documento en papel membrete original y dos copias impresas, de acuerdo al siguiente desglose:

Original para el destinatario.

Copia para el archivo correlativo. ( Consecutivo)

Copia en medio magnético para la oficina productora.

f) La Institución debe estar respaldada en todo momento, con el sello de la entidad

que recibe la correspondencia en la copia 1 y debe ser archivada por la persona

en cargada en cada oficina.

9. LA CARTA

Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se

emplearan para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera

de la entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el

caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el

caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo, con letra arial 12

MÁRGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde

superior de la hoja, contra el margen derecho, De dos o cuatro interlineas debajo del

número de página se escribe el primer párrafo de las paginas subsiguientes.

9.1 PARTES DE LA CARTA

CÓDIGO: Consignar al margen derecho los números que identifican la dependencia

productora seguida de guión (-), colocar los numero que identifican la series o

subseries que corresponda, separado estos dos números con un punto. A continuación

del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se está

dando respuesta, y separado con guion los dos últimos dígitos del año de dicho

radicado.

Ejemplo de las comunicaciones:

Radicado Enviado:

RECT-R.2-001-16 Ejemplo de radicado Enviado de su oficina

RECT: Significa nomenclatura de la dependencia


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 10 de 22






R: radicado

2: significa el código general para todos los oficios que se irán a enviar.

001: el número de oficio que será enviado.

16: el año

Radicado recibido:

R.1-001-16 Ejemplo de radicado Recibido de la oficina ventanilla de correspondencia.

R: radicado

1: significa el código general para todos los oficios que se irán a Recibir.

001: el número de oficio que será Recibido.

16: el año

Nota importante: La diferencia de los oficios enviados y recibió es el código saliente y

entrante ósea el (1 – 2)

CIUDAD: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad.

DATOS DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en el

posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aun

tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país

cuando va dirigida a otro lugar.

ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras,

con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.

SALUDO: Ejemplo Apreciado doctor Ramírez. Cordial saludo, señora Marina.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el

texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, omitiendo temas personales y

tratando solo un asunto por carta.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma o frase de

cortesía terminada de un punto. Ejemplo: Atentamente, y/o Hasta una nueva

comunicación.

DATOS DEL REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúscula sostenidas. No utilizar

negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula

inicial. El remitente es el jefe de dependencia.

ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 11 de 22






DATOS DEL TRANSCRITOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del

apellido.

NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con bolígrafo de tinta negra; las despedidas

y saludos debidamente a implementar es según la GTC 185 Guía técnica Colombiana.

10. MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en tamaño carta a

espacio sencillo, el cual se empleara para transmitir información dar orientaciones, dar

pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la

entidad.

MARGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos o tres centímetros del borde

superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del

número de páginas se escriba el primer párrafo de las páginas subsiguientes.

10.1 PARTES DEL MEMORANDO

ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.

MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla

MEMORANDO.

CODIGO: Consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida

de guión (-), se coloca el código de la serie y/o subseries, luego el numero consecutivo

a llevar

__________________________________________________________________

Ejemplo: RECT-05.2-01

RECT: Dependencia en este caso Rectoría - Serie – Subseries – 01- El numero

consecutivo que llevan.

_________________________________________________________________

CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y

fecha.

DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en línea

siguiente escribir el cargo. PARA


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 12 de 22






DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúscula el nombre de la

dependencia productora.

ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos

tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin

subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe

redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; omitiendo temas

personales y tratando solo un asunto por memorando.


cortesía terminada en punto. Ejemplo Agradecemos su gentil colaboración.

DATOS REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar



11. CIRCULAR

Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el

mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la

institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés

común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin logotipo o

membrete, las cuales serán firmadas por el Director Administrativo y de Tecnología o

Director Médico y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las

cuales serán firmadas por el Gerente.

MARGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos o tres centímetros del borde

superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del

número de páginas se escriba el primer párrafo de las páginas subsiguientes.

PARTES DE LA CIRCULAR

ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla, solo para

circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido

a que se imprimirá en papel membretado.

TITULO Y NUMERO: Titulo ´´CIRCULAR´´, centrado, en mayúscula sostenida son

negrilla y el numero consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaria.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 13 de 22






CODIGO: Números que identifiquen la dependencia productora. Al margen izquierdo se

escribe el código de la serie y/o subseries al cual corresponde la circular interna o

externa según sea el caso, separando estos dos números con un guion.

_________________________________________________________________

Ejemplo: RECT- 04

RECT: Nomenclatura de la dependencia - 04 –Serie. __________________________________________________________________

CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se

escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de

Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia.

DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, con

mayúscula sostenida.

ASUNTO: Contribuye la síntesis de la circular, expresando máximo en 6 palabras, con

mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el

texto en forma clara, breve, sencilla y cortes y tratando solo un asunto por Circular.


cortesía terminada en punto. Ejemplo Agradecemos su gentil colaboración.

DATOS REMITENTE: Nombre y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar



12. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Certificados: El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado,

que segura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento

acompañado de formalidades y necesarias para la validez de un acto judicial,

juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).

Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:

Calificaciones obtenidas de competencias laborales

Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción y becas

donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos,

documentos de identidad, entre otros.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 14 de 22






Constancias: la constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a

conocer información de carácter personal.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Redactar en forma clara, precisa concreta y concisa;

Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes;

Emplear un estilo gramatical natural y sencillo.

Partes:

Código

Es opcional; se esribe entre cero y una internlinea libre del margen superior para los

tres casos:

En el papel sin membrete

De la zona 1 si tiene membrete, 0

Del encabezado dado por el procesador de texto.

Lugar de origen y fecha de elaboración

Puede ir al comienzo del documento, despues del codigo o al final del texto. En

cualquier caso, se escribe a dos interlineas libres del texto que lo precede.

Cuando la fecha se ubica al comienzo

Ejemplo: Ibagué, 25 de febrero de 2014

Cargo

El cargo de la persona responsable, se escribe en mayuscula sostenida, centrado,

precedido de los articulos el o la, tambien en mayuscula sostenida, a una distancia de

entre cuatro o cinco interlineas libres de la fecha y lugar de elaboracion (dependiendo

de la extensión del texto)

Ejemplo: EL RECTOR DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Identificación del documento

Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de

dos puntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlineas libres del cargo, centradas y en

mayuscula sostenida.

12.3.5 Texto


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 15 de 22






Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a

dos interlineas libres de la identificación. En el primer párrafo debe incluir el tratamiento,

nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento

de identidad.

En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y

el apellido.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la

constancia y de preferencia se incluye el destinatario.

Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlineas, según la extensión del

texto.

12.3.6 Remitente y firmar responsables

Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.

13. ACTA

Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos

administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en

una reunión.

MÁRGENES: Superior 3cm a 4 cm, izquierdo 3cm, inferior 2 cm y derecho 3 cm.

PAGINACION: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde

superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo ni ola

abreviatura de dos a tres interlineas debajo del número de página se escribe el primer

párrafo de las paginas subsiguientes.

PARTES DEL ACTA

ENCABEZADO: según los criterios realizado para la elaboración del control

documental.

TITULO: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el

carácter de la reunión.

ACTA No._: Escribir centrado, en mayúscula sostenidas y sin negrilla, escribir el

número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión, iniciando con 01 cada

año.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 16 de 22






FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma donde se

realizó la reunión.

HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquier de las

siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.

LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realizó la reunión.

ASISTENTES: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del

organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que

ocupa en el organismo.

INVITADOS: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que

participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título

profesional.

AUSENTES: Nombre y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes que no

participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título

profesional.

ORDEN DEL DIA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentados

(Verificación de quórum) y lectura y aprobación del acta anterior.

DESARROLLO: Con número arábigo identificar cada punto del desarrollo del texto,

escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entere párrafos.

CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar

de la próxima reunión.

FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes

responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo.

NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, las firmantes deben estampar su

autógrafo o rúbrica.

14. ACTOS ADMINISTRATIVOS:

Son documentos de carácter oficial que tienen como fin pronunciar legalmente un

hecho mediante un documento legal ya sea Resolución, Acuerdo, Decreto; según como

lo pronuncien las instancias vigiladoras del proceso, se deberá cumplir los parámetros

exigidos en la norma GTC 185 sobre la estructuración del documento y el respectivo

contexto se da internamente como lo viene realizando la Institución.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 17 de 22






15. FORMATOS

El proceso de la creación de los formatos y demás documentos será evaluado y

aprobados por el respectivo comité interno de archivo de la Institución quien será el

responsable de evaluar y analizar cada proceso de creación de formato y realizar un

control específico sobre su uso y diligenciamiento.

La identificación del encabezamiento y pie de página de los formatos serán de la

siguiente manera:

NOMBRE: El nombre del documento o formato creado.

CODIGO: Es el proceso de nomenclatura de la palabra formato (For) y la dependencia

que lo creo (Rectoría) y el consecutivo de los formatos creado por esa dependencia,

(01).

VERSIÓN: Cada formato deberá incluir el procedimiento de versión.

PROCESO: Es importante trabajar de la mano con la ISO y conocer el tipo de

procedimiento que se implementa en la Institución educativa en cuanto la creación de

documentos o control documental.

PÁGINA: Importante tener un control específico sobre las paginas creadas para no

tener problemas de duplicidad, alteración, falsificación de documentos.

Logo: El logo se implementara en la parte superior derecha del documento.

PIE DE PÁGINA:

ELABORADO Y FECHA: Es importante diligenciar quien elaboro el documento con la

fecha, y justificar el por qué se debe de crear el formato y para que beneficio de la

institución.


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 18 de 22






ACTUALIZADO POR: Es importante llevar un control sobre los cambios que se darán a

esos formatos al cabo de un tiempo, diligenciar quien lo actualizo y justificarlo.

REVISADO POR: El Rector (a), tendrá la necesidad de verificar y revisar el formato

creado y analizar la justificación de la necesidad de producirlo en la Institución.

APROBADO POR: Todo formato, documento será aprobado mediante el comité interno

de archivo, quien analizara y tendrá la responsabilidad de llevar un control total de la

documentación en la Institución.

Proceso a seguir de los Formatos:

Para el seguimiento y control de los formatos y demás instructivos que se

elaboren en la Institución, se debe dar cumplimiento a unos parámetros internos

exigidos por la normatividad interna, todas las dependencias creadas deberán

contar con un control total de los formatos, realizar su respectiva presentación y

sustentación al Comité Técnico Interno de Archivo creado según la Resolución

Nª 08 de 2016 – quienes serán los responsables de aprobar y difundir los

nuevos formatos y/o documentos creados a nivel institucional.

16. ARCHIVO

Es importante mantener un archivo organizado, conservado y de fácil acceso, tareas que recaen como responsabilidad en las personas encargadas del control de correspondencia de cada oficina. Se establecen los siguientes puntos para el manejo del archivo de correspondencia:

a) La correspondencia será organizada en carpetas propalcote según los criterios de principio de procedencia y orden original de la producción y recepción de las comunicaciones tanto internas como externas.

b) Toda documentación, tanto enviada como recibida debe ser archivada por

gestiones y manteniendo el orden del correlativo.

c) Usar archivadores de acuerdo a la normativa vigente.

17. NOMENCLATURA

DOCUMENTO NOMENCLATURA

ROCESO PRO


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 19 de 22






ANEXO:

FORMATO DE SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA (1)

FORMATO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS INTERNOS (2)

FORMATO DE ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA (3)

PROCEDIMIENTO PDM

INSTRUCTIVO INS

NORMA NOR

LISTADO LIS

CARACTERIZACIÓN C (antecediendo al proceso)

MATRIZ MAT

GUIA GUI

FORMATO FOR

DESCRIPCION CARGO DCA

MANUAL MAN

FICHA FIC

PROTOCOLO PRT


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 20 de 22






ANEXO 1

No. RADICACION CIUDAD / DPT FECHAPERSONA A LA QUE SE LE REMITE EL

DOCUMENTOASUNTO

NOMBRE DEL QUE ENVIA EL

DOCUMENTOSECCIÓN

No.

Folios

MEDIO FISICO O

ESCANEADO

AMERITA

RESPUESTA

FECHA DE RESPUESTA DE LA

COMUNICACIÓN

No. RADICACION

RESPUESTA

SI / NO

SEGUIMENTO DEL CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y DESPACHADA


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 21 de 22






ANEXO 2

DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO


FORMATO DE PRÉSTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS

No.FECHA DE PRÉSTAMO

SERIE / SUBSERIE DOCUMENTAL NOMBRE DEL EXPEDIENTENo.

FOLIOS

NOMBRE DEL

SOLICITANTE

FIRMA

SOLICITANTE

FECHA DEVOLUCIÓN

DOCUMENTONOMBRE EMPLEADO

QUIEN DEVUELVE

NOMBRE DE QUIEN

RECIBE


Codigo: MAN-REC-001



Versión : 1

Página 22 de 22






ANEXO 3

DÍA MES AÑO

FECHA DEL

RADICADONOMBRE A QUIEN VA TRAMITADA CARGO ASUNTO DEL COMUNICADO


FORMATO DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA

No.

FECHA DE

TRAMITE No. DE

RADICADO

SECCIÓN

TRAMITADA

No.

FOLIOSFIRMA DE QUIEN RECIBE

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y CONTROL DOCUMENTAL … · comunicaciones oficiales para el recibo,...

Documents

Transcript of MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y CONTROL DOCUMENTAL … · comunicaciones oficiales para el recibo,...