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MANUAL DE

CEREMONIAL Y PROTOCOLO

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE LA SANTÍSIMA CONCEPCIÓN

MANUAL DE CEREMONIAL

Y PROTOCOLO

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE LA SANTÍSIMA CONCEPCIÓN

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ÍNDICE

Capítulo 1: Ceremonial y Protocolo

Presentación 5

Definiciones 5

Capítulo 2: Ceremonias y Actos Institucionales

Actos Solemnes 6

Actos Institucionales 6

Actos Interinstitucionales 7

Actos Académicos 7

Actos de Trabajo 8

Actos Artísticos – Culturales 9

Capítulo 3: Precedencia

Definición 10

Clasificación 10

Reglas que complementan la precedencia 16

Órdenes de precedencia 16

Capítulo 4: Vocativos

Definición 24

Títulos y tratamiento de las autoridades 24

Capítulo 5: Correspondencia Protocolar

Carta 28

Esquela 28

Invitación 28

4

Capítulo 6: Procedimientos para la realización de Actividades Universitarias

Estructuras de los actos universitarios 30

Procedimiento de recepción de visitas protocolares 35

Procedimiento para enfrentar participación de la UCSC en otras instituciones,

ciudades o países. 35

Procedimiento para solicitar soportes de diseño 36

Procedimiento en caso de fallecimiento 36

Capítulo 7: Preparación de un Acto o Ceremonia

Condiciones del ambiente 39

Obsequios 40

Arreglos florales 40

Capítulo 8: Manifestaciones Sociales

Manifestaciones con participantes sentados 42

Manifestaciones de pie 42

Manifestaciones mixtas 42

Manifestaciones de gala 43

5

CAPÍTULO 1

CEREMONIAL Y PROTOCOLO

1. PRESENTACIÓN

En el actual escenario en que se desenvuelve la Universidad, que se caracteriza por su dinamismo y sus

permanentes procesos de cambio, con sistemas basados en las sociedades de la información, el conocimiento y

la globalización, surge la imperiosa necesidad que sus ceremonias, actos u otras actividades se desarrollen bajo

un marco de solemnidad que comunique, proyecte y dimensione, adecuadamente, la identidad corporativa de la

Universidad Católica de la Santísima Concepción y genere un efecto respuesta, que colabore con consolidar la

imagen corporativa.

Los actos y ceremonias que se realizan en la UCSC, requieren estar dotados de uniformidad y solemnidad, según

corresponda. Para ello, hemos confeccionado este Manual de Ceremonia y Protocolo, para la planificación

estratégica de las diferentes actividades universitarias, con el objetivo de ordenar procesos, estandarizar

procedimientos y con ello poder entregar soporte a las distintas facultades, áreas y direcciones que integran la

UCSC.

Este documento pretende aportar con los elementos fundamentales que se deben considerar en la organización y

realización de las distintas actividades universitarias.

2. DEFINICIONES

El Ceremonial es el conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse, tanto en la actividad

oficial de los Estados y, por extensión, en todos los actos o ceremonias organizadas por entidades, tanto del sector

público como privado.

El Protocolo es la convención que regula y ordena las normas y reglas del ceremonial y controla su ejecución. La

aplicación práctica y concreta del ceremonial está entregada al protocolo.

6

CAPÍTULO 2

CEREMONIAS Y ACTOS INSTITUCIONALES

Desde la perspectiva del protocolo, la organización y dirección de una ceremonia, tiene como propósito entregar

un mensaje comunicacional a sus invitados y espectadores. Para llevar a cabo una adecuada organización, es

fundamental, tener claridad del objetivo de la actividad y trabajar en base a éste.

Clasificación de los Actos Universitarios:

1. ACTOS SOLEMNES

Los actos solemnes son aquellos que la Universidad celebra periódicamente, de acuerdo a normas establecidas

en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación. Las invitaciones serán suscritas por el Rector,

despachadas por la Unidad organizadora correspondiente, la que debe además efectuar la confirmación de

asistencias para ordenar las precedencias.

Tipos de actos solemnes:

üAniversario Institucional.

üInauguración del Año Académico.

üEntrega de grados académicos honoríficos (Doctor Honoris Causa- Profesor Emérito).

üEntrega de Títulos y Grados.

üVisitas protocolares institucionales.

Su organización es responsabilidad de la Vicerrectoría de Vinculación con la Sociedad, a través de sus Direcciones

correspondientes, con el apoyo de Relaciones Públicas, en lo relativo a su coordinación y ejecución sin perjuicio

de la colaboración que le puedan brindar otras Unidades.

Son excepción los actos de entrega de Títulos y Grados, y visitas protocolares, responsabilidad de la Facultad,

Instituto o Unidad correspondiente.

2. ACTOS INSTITUCIONALES

Este tipo de actos se caracteriza por involucrar a la Comunidad Universitaria, ya sea de manera completa o parcial.

Su organización es responsabilidad de la Unidad directamente beneficiada, la que contará con la colaboración de

la Vicerrectoría de Vinculación con la Sociedad con apoyo de Relaciones Públicas, en lo relativo a su coordinación

y ejecución.

Las invitaciones serán suscritas por el Rector, cuando corresponda, y/o la máxima autoridad de la Unidad

organizadora. Asimismo, deben ser despachadas por la Unidad organizadora correspondiente, la que debe además

efectuar la confirmación de asistencias para ordenar las precedencias.

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Tipos de actos institucionales:

üInauguración de obras

üReconocimientos y homenajes (trascendencia institucional).

üPresentaciones de Campañas Comunicacionales

3. ACTOS INTERINSTITUCIONALES

Son actividades que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear, mantener y estrechar vínculos.

Tipos de actos interinstitucionales:

üFirmas de convenios o acuerdos.

üEntrega de donaciones.

üVisitas protocolares.

Su organización es responsabilidad de la Unidad gestora con la consolidación de estos lazos, bajo la coordinación

de la Vicerrectoría de Vinculación con la Sociedad y de Relaciones Públicas. El despacho de las invitaciones

debe realizarlo la Unidad gestora, la que además debe efectuar la confirmación de asistencias para ordenar las

precedencias.

4. ACTOS ACADÉMICOS

Los actos académicos son actividades desarrolladas y organizadas por Unidades específicas de la Universidad.

Tipos de actos académicos:

üEntrega de diplomas.

üPremiaciones.

üInauguración de laboratorios u otros.

üCelebración de efemérides.

üPresentación de libros o revistas.

üInicio o presentación de resultados de un proyecto.

üInauguración o clausura de actividades de extensión académica (seminarios, congresos, conferencias, charlas, coloquios, etc.)

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5. ACTOS DE TRABAJO

Los actos de trabajo son actividades desarrolladas y organizadas por Unidades específicas de la Universidad.

Tipos de actos de trabajo:

a) Charla: Exposición breve y de carácter simple que tiene como finalidad divulgar o entregar información sin que

se profundice en la materia.

b) Ciclo: Serie de actividades de extensión (charlas, conferencias, conciertos, etc.), cuyos contenidos obedecen a

una temática central, que se realiza también en forma periódica.

c) Coloquio: Reunión de especialistas en que no existe un relator o expositor central, pues todos los participantes

tienen el derecho a intervenir en ella.

d) Conferencia: Exposición sobre un tema doctrinal o específico que reviste diversos grados de complejidad o

profundidad. La exposición va dirigida a un auditorio informado sobre la materia que busca profundizar en ella o

simplemente informarse.

e) Congreso: Reunión o conferencia, generalmente periódica, en que los miembros de una asociación, cuerpo,

organismo o profesión se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas. El congreso se caracteriza por la

exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, presentaciones

de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias.

f) Curso: Conjunto de sesiones pedagógicas trabajado en distintos niveles de profundidad y complejidad destinado

a desarrollar varios temas sobre una materia específica durante un período determinado de tiempo. Su propósito

es ampliar e enriquecer la formación general, profesional o académica del público al que está dirigido.

g) Cursillo: Breve serie de charlas o conferencias enmarcadas en un tema central, cuyos contenidos pueden ser

concisos e independientes, o estructurarse en forma secuencial.

h) Disertación: Exposición metódica de carácter académico referente a un trabajo o investigación en el que se

defiende una tesis por parte de un expositor. Este tipo de actos va dirigido a públicos del mismo rango.

i) Encuentro: Reunión de especialistas en donde cada uno expone ideas a fin de intercambiar experiencias y

trabajos realizados en sus labores como profesionales.

j) Feria: Evento social, económico y cultural que busca abarcar, generalmente, un tema o propósito común.

k) Foro: Reunión en la que uno o más especialistas exponen ante un público un tema de carácter controversial que

da pie a una discusión y debate.

l) Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de extensión, centradas en un área

disciplinaria, cuyo propósito es difundir y actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses

afines.

m) Mesa redonda: Reunión en la que un grupo de personas instruidas en la materia, generalmente tema de

carácter polémico, participan en igualdad de condiciones bajo la guía de un moderador. El objetivo de este tipo de

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actividad es dar a conocer los diferentes enfoques sobre un mismo problema ante un público heterogéneo.

n) Panel: Actividad en la que se presenta un tema ante una audiencia por un equipo multidisciplinario, cuyos

integrantes lo abordan y lo trabajan desde múltiples perspectivas. Terminada la exposición de los expertos, se

pasa a la ronda de preguntas del público a fin de generar debate, exponer ideas y aclarar dudas.

ñ) Seminario: Actividad académica teórica realizada en sesiones de trabajo colectivas o de grupo de especialistas

con el fin de estudiar o debatir un tema específico. El seminario es programado y dirigido por un grupo de expertos,

tiene un mínimo de sesiones y finaliza con la exposición de un informe oficial final, expuesto por un relator.

o) Simposio: Actividad que reúne a especialistas en un tema, los que exponen sus ideas y conocimientos ante un

auditorio. Cada especialista expone individualmente, tratando una materia particular del tema, de tal manera que

al terminar éste, quede desarrollado íntegramente y con la mayor profundidad posible. En este tipo de acto se

suma información pues los profesionales aportan conocimientos propios de su especialidad.

p) Taller (workshop): Actividad académica de carácter práctico realizada por un grupo de profesionales

experimentados en la materia que se trata. Esta actividad busca estudiar o dar soluciones a problemas concretos,

intercambiar experiencias y estrechar lazos con los pares.

6. ACTOS ARTÍSTICO-CULTURALES

Los actos artístico-culturales son actividades desarrolladas para promover y potenciar la cultura e identidad de la

comunidad en la que se encuentra inserta la Universidad. Su organización es responsabilidad de la Dirección de

Extensión Artística y Cultural, como también de las distintas Unidades de la UCSC.

Tipos de actos artístico-culturales:

üTeatro, danza, música.

üConciertos musicales.

üRecitales poéticos.

üExposiciones.

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CAPÍTULO 3

PRECEDENCIA

1. DEFINICIÓN

Dentro de las más importantes funciones del Ceremonial está la de fijar la precedencia de las autoridades

nacionales y extranjeras en los distintos actos. La precedencia es la base del Ceremonial, dado que ésta respeta

las jerarquías de las personas y establece su ubicación dentro de la estructura externa o interna de la Universidad

(solicitar información actualizada a Relaciones Públicas).

En la actualidad, se define la precedencia como el orden y ubicación que le corresponde a una autoridad, en un acto

o ceremonia, de acuerdo a su categoría. Estará delimitada por la naturaleza del acto organizado, diferenciándolos

en actos oficiales, institucionales de empresas u organizaciones y actos menores.

2. CLASIFICACIÓN

Precedencia de la Iglesia Católica

El orden jerárquico está determinado de la siguiente forma:

1. El Papa

2. Los Cardenales

3. Los Arzobispos

4. Los Obispos Diocesanos

5. Los Obispos Auxiliares

6. Los Obispos Eméritos o Titulares

7. Vicarios Episcopales

8. Párrocos

9. Vicarios Parroquiales

10. Sacerdotes (Diocesanos o Regulares)

11. Diáconos

12. Diáconos permanentes

11

Precedencia autoridades regionales – Reglamento Público (Capítulo XIX Artículo 87 – B)

En los actos y ceremonias oficiales celebradas en regiones y provincias, la precedencia de la autoridad será la

siguiente:

1. Intendente Regional

2. Senadores de la Circunscripción por antigüedad

3. Diputados del Distrito por antigüedad

4. Presidente de la Corte de Apelaciones

5. Contralor Regional

6. Fiscal Regional del Ministerio Público

7. Gobernador Provincial (por antigüedad en el cargo)

8. Alcalde

9. Oficiales Generales de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública y/o el Comandante de la Guarnición,

conforme a la antigüedad según su reglamento interno (Ejército, Armada, Fuerza Aérea, Carabineros e

Investigaciones).

10. Arzobispo u Obispo Diocesano de la Iglesia Católica y otros dignatarios equivalentes de otras iglesias,

confesiones e instituciones religiosas

11. Oficiales Superiores de las Fuerzas Armadas, de Orden y de Seguridad Pública

12. Ministros y Fiscal de la Corte de Apelaciones (según antigüedad)

13. Concejales y Consejeros Regionales

14. Defensor Regional

15. Secretarios Regionales Ministeriales (según antigüedad del Ministerio)

16. Decano del Cuerpo Consular (fecha de presentación de cartas credenciales)

17. Rectores de Universidades (por antigüedad de la Universidad)

18. Tesorero Regional

19. Cónsules Extranjeros

20. Director Regional del Servicio Electoral

21. Jefes de Servicios Públicos

22. Jueces de Letras, de Garantía y del Tribunal de Juicio Oral

12

23. Presidente del Tribunal Electoral Regional

24. Jueces de Policía Local

25. Oficiales de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, según antigüedad

En caso de ausencia de las autoridades mencionadas Precedentemente, ocupará su lugar los respectivos Subrogantes.

Precedencia de las Fuerzas Armadas y de Orden

La precedencia de las fuerzas armadas y de orden está dada por la fecha de fundación de las ramas. Dentro de cada una, se rige por el grado y la antigüedad.

1. Ejército

2. Armada

3. Fuerza Área

4. Carabineros

5. Investigaciones (policía civil)

Grados de Oficiales de las FF.AA. y de Carabineros de ChileEjército

Armada

Armada Subteniente

Subteniente

SubtenienteAlferez

SubtenienteGuardiamarina

Teniente

Teniente

Teniente

Teniente 2º Teniente 1º Comodoro Contraalmirante Vicealmirante Almirante

Capitán

Capitán

Capitánde Corbeta

Capitánde Bandada

Comandantede Escuadrilla

Comandantede Grupo

Coronel de Aviación

General deBrigada Aérea

General deAviación

General delAire

Capitánde Fragata

Capitánde Navío

Mayor

Mayor

TenienteCoronel

TenienteCoronel

Coronel

Coronel

Coronel

Coronel

Generalde Brigada

GeneralInspector

GeneralDirector

Generalde División

Generalde Ejército

Fuerza Aérea

Carabineros

13

Grados del Personal de las FF.AA. y de Carabineros de Chile

Ejército

Armada

Fuerza Aérea

Carabineros

SuboficialMayor

SuboficialMayor

SuboficialMayor

SuboficialMayor

Suboficial

Suboficial

Suboficial

Suboficial

Sargento 1º

Sargento 1º

Sargento 1º

Sargento 1º

Sargento 2º

Sargento 2º

Sargento 2º

Sargento 2º

Cabo 1º

Cabo 1º

Cabo 1º

Cabo 1º

Cabo 2º

Cabo 2º

Cabo 2º

Cabo 2º

Cabo

Marinero

Cabo

Carabinero

14

Precedencia de la Universidad Católica de la Santísima

Concepción

1. Gran Canciller

2. Rector

3. Prorrector

4. Secretario General

5. Vicerrector Académico

6. Vicerrector de Vinculación con la Sociedad

7. Vicerrector de Administración y Finanzas

8. Director del Instituto de Teología

9. Decano de la Facultad de Derecho

10. Decano de la Facultad de Educación

11. Decano de la Facultad de Ciencias

12. Decano de la Facultad de Ingeniería

13. Decano de la Facultad de Medicina

14. Decano de la Facultad de Ciencias Económicas y

Administrativas

15. Decano de la Facultad de Comunicación, Historia y

Ciencias Sociales

16. Director de Pastoral

17. Contralor

18. Director de Gestión Estratégica

19. Director del Instituto Tecnológico

20. Miembro del Honorable Consejo Superior (1)

21. Miembro del Honorable Consejo Superior (2)

22. Director de Docencia

23. Director de Investigación e Innovación

24. Director de Postgrado

25. Director de Administración y Registro Académico

26. Director de Biblioteca

27. Director de Apoyo a los Estudiantes

28. Director de Comunicación y Relaciones Públicas

29. Director de Relaciones Institucionales

30. Director de Extensión Académica y de Servicios

31. Director de Difusión

32. Director de Extensión Artística y Cultural

33. Director de Finanzas

34. Director de Gestión de Personal

35. Director de Administración

36. Director de Servicios Informáticos

37. Director del Instituto Tecnológico sede Talcahuano

38. Director del Instituto Tecnológico sede Chillán

39. Director del Instituto Tecnológico sede Los Ángeles

40. Director del Instituto Tecnológico sede Cañete

41. Secretario Académico del Instituto de Teología

42. Secretario Académico de la Facultad de Derecho

43. Secretario Académico de la Facultad de Educación

44. Secretario Académico de la Facultad de Ciencias

45. Secretario Académico de la Facultad de Ingeniería

46. Secretario Académico de la Facultad de Medicina

47. Secretario Académico de la Facultad de Ciencias

Económicas y Administrativas

48. Secretario Académico Facultad de la Facultad de

Comunicación, Historia y Ciencias Sociales

15

49. Director de la Escuela de Educación

50. Director de la Escuela de Ingeniería

51. Director de la Escuela de Periodismo

52. Jefe de Carrera de Licenciatura en Filosofía

53. Jefe de Carrera de Licenciatura en Ciencias

Religiosas y Estudios Eclesiásticos

54. Jefe de Carrera del Programa de Bachillerato en

Ciencias Religiosas

55. Jefe de Carrera en Derecho

56. Jefe de Carrera de Pedagogía en Educación General

Básica

57. Jefe de Carrera de Educación de Párvulos

58. Jefe de Carrera de Pedagogía en Educación Media

en Religión y Educación Moral


en Inglés


en Lenguaje y Comunicación


en Biología y Ciencias Naturales


en Matemáticas

63. Jefe de Carrera de Pedagogía en Educación

Diferencial

64. Jefe de Carrera de Pedagogía en Educación Física

65. Jefe de Carrera de Biología Marina

66. Jefe de Carrera de Química Marina – Química

Ambiental

67 Jefe de Carrera de Ingeniería Civil Eléctrica

68. Jefe de Carrera de Ingeniería Civil

69. Jefe de Carrera de Ingeniería Civil Industrial

70. Jefe de Carrera de Ingeniería Civil Informática

71. Jefe de Carrera de Ingeniería Civil Logística

72. Jefe de Carrera de Ingeniería Civil en Biotecnología

Acuícola

73. Jefe de Carrera de Ingeniería Civil Geológica

74. Jefe de Carrera de Medicina

75. Jefe de Carrera de Enfermería

76. Jefe de Carrera de Nutrición y Dietética

77. Jefe de Carrera de Kinesiología

78. Jefe de Carrera de Tecnología Médica

79. Jefe de Carrera de Ingeniería Comercial

80. Jefe de Carrera de Contador Auditor

81. Jefe de Carrera de Periodismo

82. Jefe de Carrera de Licenciatura en Historia

83. Jefe de Carrera en Biblioteconomía y Documentación

84. Jefe de Carrera de Trabajo Social

85. Jefe de Carrera de Dirección Audiovisual y Multimedia

86. Director de Biotecmar Servicios – CREA

87. Director del Laboratorio de Diagnóstico Molecular

88. Director del Centro de Estudios y Desarrollo Asia Pacífico

(CEDAP)

89. Director del Centro de Investigación Marítimo Portuario

(CIMP)

90. Director del Centro de Innovación y Transferencia

Tecnológica Agropecuaria (CITTA)

91. Director del Instituto Superior de Ciencias de la Familia

92. Director del Instituto Superior de Bioética

16

93. Director del Centro de Innovación de Desarrollo

Docente (CIDD)

94. Director del Centro de Acompañamiento del

Estudiante (CEADE)

95. Presidente de la Federación de Estudiantes

96. Presidente del Sindicato de Trabajadores

97. Presidente de la Agrupación de Secretarias

3. REGLAS QUE COMPLEMENTAN LA PRECEDENCIA

üAutoridades que tengan dos o más cargos, les será considerada la de mayor rango protocolar.

üA las señoras de las autoridades, por precedencia, les corresponde la misma jerarquía protocolar que sus

maridos y se ubican a su derecha.

üEn caso de ausencia de las autoridades titulares, éstas serán representadas por la subrogación constitucio-

nal, que no es lo mismo que la representación.

Subrogación: ficción legal en virtud de la cual esta substitución traspasa a quien subroga las

prerrogativas especiales del titular.

Representación: efecto limitado y de carácter circunstancial.

üLa precedencia debe considerar también a las personalidades. Ej: ex Arzobispo, ex Rector, ex Intendente.

üEdecanes y ayudantes se ubicarán inmediatamente detrás de las autoridades correspondientes, de lo con-

trario de acuerdo a su grado.

üLey de la analogía: en los casos en que no se considere la precedencia o rango de una determinada perso-

na se procederá por analogía. Se asimila a una categoría.

üLa precedencia no es absoluta y depende del carácter de la ceremonia.

4. ÓRDENES DE PRECEDENCIA

En los actos o ceremonias organizados por la UCSC se aplicarán los siguientes órdenes de precedencia:

Ceremonia con autoridades sentadas

Para establecer la precedencia de los invitados dentro de una ceremonia, se debe considerar en el número 1 al de

más alta jerarquía que, por lo general, es la persona que invita al evento (si es que no está designado como parte

de la testera). Quien precede será el número 2 y debe ser ubicado a su derecha, luego el que sigue en importancia,

el número 3, se sentará a su izquierda. El resto se ubica siguiendo la misma lógica, alternando de derecha a

izquierda sucesivamente.

17

Figura1

9 7 5 3 1 2 4 6 818 16 14 12 10 11 13 15 17

En el caso de que se necesite dejar un pasillo, se debe aplicar el siguiente esquema:

Figura 2

3 1 2Pasillo

6 4 59 7 8 12 10 11

Ceremonia con autoridades en un estrado

En el medio se ubicará la persona de mayor jerarquía y luego las siguientes, partiendo de derecha a izquierda.

Figura 3

4 2 1 3 5

12 10 8 6 7 9 1119 17 15 13 14 16 18

En este ejemplo se puede observar que existe una separación clara entre los invitados que se encuentran ubicados

en las butacas del público y quienes se encuentran en la testera, pues la derecha de quienes están en el estrado o

Estrado, Testera, Podio u otros



18

testera pasa a ser la izquierda de las personas dispuestas en el sector del público.

Precedencia en mesas

La ubicación de los invitados deberá hacerse de conformidad con los planos que se indican a continuación:

Norma Inglesa

Quienes presiden la mesa, los anfitriones, se ubican en los extremos de ésta. Esta norma se emplea cuando los

invitados son 6 – 10 – 14 – 18 – 22 – 26 – 30 y más.

La desventaja de esta distribución, es que crea dos ambientes de conversación.

Figura 1

Norma Francesa

* Anfitrión

19

Las cabeceras de mesa se ubican en los centros de ésta. Esta norma se emplea cuando los invitados son 4 – 8 – 12

– 16 – 20 – 24 – 28 – 32 y más.

La ventaja de esta distribución, es que crea sólo un ambiente de conversación.

Figura 2

Mesa Tipo U

Permite establecer una precedencia protocolar

Figura 3

Sugerencias

* Anfitrión

20

üLa mejor manera de llevar adelante una correcta planificación es preparando lo que se conoce como

plano de mesa, y confeccionar con la lista de invitados el esquema previo de precedencias en función del

rango y jerarquía de los presentes.

üCuando una persona tiene dos o más cargos, rige el de mayor importancia.

Precedencia en vehículos

En el caso de los vehículos, el lugar más importante es el del fondo a la derecha (1), el segundo lugar (2) de

importancia es a la izquierda de éste, el tercero (3) frente al primero, y el cuarto (4) frente al segundo.

El orden para subir al vehículo es el de la precedencia (lineal), y para bajar el inverso.

Figura 4

21

Precedencia de Banderas

üPueden ir ubicadas detrás de la testera o detrás del podio

üEn caso de que las banderas sean pabellones patrios y si el número es impar, la bandera chilena ocupará

el centro, seguida a su derecha por la siguiente en orden alfabético, y a la izquierda por la que le sigue. El

pabellón institucional irá al final

üEn caso de que las banderas sean de otras instituciones educacionales o empresas y si el número es

impar, la bandera chilena ocupará el centro, seguida a su derecha por la institucional y a la izquierda

por la siguiente en orden alfabético, salvo que existiesen otros motivos que considerar (jerarquía de las

instituciones representadas o presencia de pabellones de otros países.)

üSi el número de banderas es par, la bandera chilena ocupará el primer lugar de la fila, siempre de izquierda

a derecha desde la perspectiva del público, seguida de las que le suceden en orden alfabético.

üLa bandera institucional no puede ser de menor tamaño que otras banderas que la acompañan, ni puede

quedar izada a menor altura que las demás. Se sugiere que todas las banderas sean de las mismas

dimensiones y que los mástiles sean de la misma altura y tengan el mismo tope.

Figura 1

22

Figura 2

Figura 3

23

Figura 4

Figura 5

24

CAPÍTULO 4

VOCATIVOS

1. DEFINICIÓN

El vocativo es el término o tratamiento que se usa para dirigirse a una autoridad en un acto público, a través de

una comunicación escrita o trato directo y personal. Así como existe un orden de precedencia, también consta un

orden con respecto a los vocativos.

2. TÍTULOS Y TRATAMIENTO DE LAS AUTORIDADES

Corresponde a un tratamiento especial, según su rango y jerarquía, a las altas autoridades nacionales y extranjeras.

El tratamiento epistolar (escritura) varía del trato personal o verbal.

Vocativos autoridades nacionales

Autoridad o Institución Trato epistolar Trato personal Para referirse a:

Presidente de la República

Excelentísimo señor

Presidente de la República

Vuestra Excelencia

Excelencia o

Señor Presidente o Presidente

Su Excelencia el Presidente de la

República

Presidente del SenadoExcelentísimo (a)

señor (a)

Vuestra Excelencia

Señor (a) o Presidente o Senador (a)

Su Excelencia el Presidente (a) del

Senado

Presidente de la Excma. Corte Suprema

Excelentísimo (a) señor (a)

Vuestra Excelencia

Señor Presidente o Presidente Su Excelencia

Presidente de la Honorable Cámara de

Diputados


Vuestra ExcelenciaSeñor (a) o Presidente

(a) o Diputado

Su Excelencia el Presidente (a) de la

Honorable Cámara de Diputados

Ex Presidentes de la República


Vuestra ExcelenciaSeñor o Presidente

Su Excelencia el ex Presidente de la

República

Contralor General de la República

Señor Contralor General de la

República

Usía o US.

Señor o

Señor Contralor

Señor Contralor General de la

República

Fiscal Nacional del Ministerio Público

Señor Fiscal Nacional del Ministerio Público

Usía o US.Señor o Señor Fiscal Señor Fiscal Nacional

del Ministerio Público

25

Senadores

Honorable Señor (a)

Senador (a)

Vuestra Señoría

Senador (a) Honorable Señor (a) Senador (a)

DiputadosHonorable Señor (a)

Diputado (a)

Vuestra SeñoríaDiputado (a)


Diputado (a)

Corte Suprema de Justicia

Excelentísima Corte Suprema de Justicia Corte Suprema Excelentísima Corte

Suprema de Justicia

Ministro de la Excma. Corte Suprema de

Justicia

Excelentísimo señor (a)

Vuestra ExcelenciaMagistrado Su Excelencia

Presidente de la Corte de Apelaciones

Ilustrísimo (a) Señor (a)

Señor Ministro o Magistrado

Ilustrísimo (a) Señor (a)

Corte de Apelaciones Ilustrísima Corte de Apelaciones Corte de Apelaciones Ilustrísima Corte de

ApelacionesMinistro de la

Ilustrísima Corte de Apelaciones

Ilustrísimo (a) Señor (a) o Vuestra Señoría,

Usía o US.Señor Ministro o

MagistradoIlustrísimo (a) Señor

(a)

Juez Su Señoría o Usía o US.

Señor Juez o Magistrado Su Señoría

Ministros de EstadoSeñor Ministro

Usía o US.Ministro (a) Señor (a) Ministro (a)

Subsecretarios de Estado

Señor (a) Subsecretario

Usía o US.Subsecretario Señor (a)

Subsecretario (a)

Intendentes y Gobernadores

Señor (a) Intendente

Usía o US.Señor (a) o Intendente Señor (a) Intendente

AlcaldesSeñor Alcalde

Usía o US.

Señor (a) o

Alcalde (sa)Señor (a) Alcalde (sa)

Municipalidades

Ilustrísima Municipalidad de…..

o Ilustre Municipalidad de…..

Ilustre Municipalidad de………………..

Cardenal

Su Eminencia Reverendísima

Vuestra Eminencia Reverendísima

Eminencia o Monseñor Su Eminencia Reverendísima

Arzobispos y Obispos

Su Excelencia Reverendísima

Vuestra Excelencia Reverendísima

Excelencia o Monseñor Su Excelencia

26

Cura Párroco Presbítero o Reverendo Padre Padre Señor Cura o

Reverendo PadreSacerdotes en general Reverendo Padre Padre Reverendo Padre

Religiosa o MonjaReverenda Madre o Sor, según sus votos

religiosos

Sor, Madre o Hermana, según sus votos

religiosos

Reverenda Madre o Hermana, según sus

votos religiososObispos de las Iglesias Cristianas Protestantes Señor Obispo Señor Obispo Señor Obispo

Pastores de la Iglesias Cristianas Protestantes Señor Pastor Pastor Pastor

Comandante en Jefe del Ejército de Chile

Señor General de Ejercito

Usía o US.

Señor General o General

Señor Comandante en Jefe del Ejército

Comandante en Jefe de la Armada de Chile

Señor Almirante

Usía o US.Señor Almirante o

AlmiranteSeñor Comandante en

Jefe de la Armada

Comandante en Jefe de la Fuerza Aérea de

Chile

Señor General del Aire

Usía o USSeñor General o

GeneralSeñor Comandante en Jefe de la Fuerza

Aérea de Chile

General Director de Carabineros de Chile

Señor General Director de Carabineros

Usía o US.

Señor General o General

Señor General Director de Carabineros

Director General de la Policía de

Investigaciones de Chile

Señor Director General de la Policía de Investigaciones

Usía o US

Señor Director o Director

Señor Director General de la Policía de Investigaciones

Vocativos autoridades extranjeras

Autoridad o Institución Trato epistolar Trato personal Para referirse a:

Sumo PontíficeSu Santidad, Beatísimo Padre, Santísimo Padre

Vuestra SantidadSu Santidad Su Santidad el Papa

Emperador o EmperatrizSu Majestad Imperial

Vuestra MajestadSeñor (a) o Majestad Su Santidad Imperial

Rey o ReinaSu Majestad

Vuestra MajestadSeñor (a) o Majestad Su Majestad

Presidente de la RepúblicaExcelentísimo (a) señor

(a)

Vuestra Excelencia

Señor Presidente o Presidente Su Excelencia

Príncipe Consorte, Infantes de España o Príncipes

Su Alteza Real

Vuestra AltezaAlteza o Señor (a) Su Alteza Real

Vicepresidente de la República


Vuestra Excelencia

Señor o Excelencia o Vicepresidente Su Excelencia

27

Primer MinistroExcelentísimo (a) señor

(a)

Vuestra Excelencia

Señor o Excelencia o Ministro Su Excelencia

Ministros de Relaciones Exteriores


Vuestra Excelencia

Excelencia o Señor (a) o Ministro (a) Su Excelencia

Nuncio Apostólico de su Santidad

Su Excelencia Reverendísima

Vuestra Excelencia Reverendísima

Excelencia o Monseñor Su Excelencia Reverendísima

Embajadores ExtranjerosExcelentísimo (a) señor

(a)

Vuestra ExcelenciaExcelencia o Embajador Su Excelencia

Encargado de Negocios (con Cartas de Gabinete y Ad

Ínterim)


Su Señoría o US.

Vuestra Señoría

Señor (a) Honorable Señor (a)

Miembros del Honorable Cuerpo Diplomático sin

grado o rango de Embajador


Vuestra Señoría o US.

Señor (a) Honorable Señor (a)

- Ministro Consejero

- Consejero

- Primer secretario

- Segundo secretario

- Tercer secretario

Representantes de Organismos Internacionales


Vuestra Señoría o US.Señor (a) Honorable Señor (a)

Miembros del Honorable Cuerpo Consular

(Cónsules de profesión y Cónsules honorarios)

Honorable señor (a) Cónsul General de………

en……..,o Honorable señor (a) Cónsul de

……… en……, o Honorable señor (a)

Cónsul Honorario de ……en……..,Vuestra Señoría

o US.

Señor (a) Cónsul General o Señor (a) Cónsul

Honorable señor (a) Cónsul General de………en……..,o

Honorable señor (a) Cónsul de ………

en……, o Honorable señor (a) Cónsul

Honorario de ……en……..

28

CAPÍTULO 5

CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR

1. CARTA

Una carta formal debe llevar los tratamientos pertinentes: membrete, fecha, destinatario (vocativo, nombre, cargo,

empresa), cuerpo, despedida, antefirma y firma. Las cartas más utilizadas son: agradecimiento, excusa, solicitud,

felicitaciones, condolencias.

2. ESQUELA

Es menos formal que la carta, de carácter y uso personal. Se emplea, en particular, para: agradecer atenciones

recibidas, aceptar una invitación o excusarse por no poder asistir a ella; enviar felicitaciones por aniversarios

institucionales, nombramientos, ascensos, distinciones y para expresar condolencias.

3. INVITACIÓN

Es la correspondencia protocolar más utilizada en nuestra Universidad, es considerada una comunicación formal.

Al remitirse una invitación a una actividad de la UCSC, deben considerarse las siguientes formalidades:

üToda invitación oficial se debe cursar por escrito, considerando para el diseño la marca de la Universidad.

üIndicar claramente el propósito del acto o reunión, la fecha, la hora, el lugar y los detalles considerados

relevantes.

üEn las invitaciones para actos con mayor connotación de formalidad, se debe indicar el vestuario con el

que se debe asistir.

üEn los casos, en que la actividad se realice en sectores de difícil acceso o en sitios apartados de la Univer-

sidad, se debe incluir un pequeño mapa sobre cómo llegar al lugar.

üIndicar teléfono de confirmación y designar a una persona que llame para confirmar asistencia de los

invitados, en caso de que éstos no lo hayan hecho.

üLas invitaciones para actos universitarios solemnes deben remitirse con 21 días de anticipación; en el caso

de actos interinstitucionales al menos 15 días antes, y para los demás actos universitarios se comunica con

dos semanas de anticipación.

üLas invitaciones deben ser previamente enviadas a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas,

la que podrá sugerir cambios en su redacción o presentación, si no se cumple con las normas protocolares

corporativas.

29

Invitación Tradicional

Invitación Compartida

30

CAPÍTULO 6

PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES UNIVERSITARIAS

1. ESTRUCTURAS DE LOS ACTOS UNIVERSITARIOS

a) Actos solmenes

Nombre del acto: Aniversario Institucional – Cuenta Anual

Estructura:

1. Introducción

2. Saludo autoridades presentes

3. Himno nacional

4. Entrega distinciones y reconocimientos por años de servicio

5. Cuenta anual del Rector

6. Himno de la universidad

7. Cierre

Nombre del acto: Inauguración del año académico

Estructura:

1. Introducción


3. Himno nacional

4. Saludo Rector

5. Clase magistral


7. Cierre

Nombre del acto: Asunción Rector

Estructura:

1. Introducción

31


3. Himno nacional

4. Palabras del Rector saliente

5. Palabras del Gran Canciller respecto de la elección del nuevo Rector

6. Proclamación del Consejo Superior universitario al Rector electo

7. Traspaso de mando o traspaso del símbolo de rectoría

8. Palabras del Rector proclamado


10. Cierre

Nombre del acto: Nombramiento decanos

Estructura:

1. Introducción


3. Palabras del Rector

4. Reseña de la facultad

4. Palabras del Decano saliente

5. Lectura del decreto o acta sucesoria por el Secretario General.

6. Palabras del Decano entrante

7. Cierre

Nombre del acto: Entrega de grados y títulos profesionales

Estructura:

1. Introducción


3. Himno nacional

4. Palabras del Decano de la facultad

32

5. Juramento tomado por Secretaría Académica

6. Entrega de Grados y Títulos Profesionales

7. Juramento profesional específico (si hubiera)

8. Entrega Premio Universidad

9. Discurso del titulado

10. Bendición

11. Presentación especial


13. Cierre

Nombre del acto: Entrega de grados honoríficos

Estructura:

1. Introducción


3. Himno nacional


5. Breve semblanza del galardonado (Laudatio)

6. Lectura del decreto

7. Firma del decreto

8. Entrega de medalla y diploma (himno Gaudeamus Igitur)

9. Discurso del galardonado


11. Cierre

b) Actos institucionales

Nombre del acto: Inauguración de obras

Estructura:

1. Introducción



33

4. Palabras de la máxima autoridad de la unidad beneficiada

5. Bendición de la obra

6. Corte de cinta

7. Cierre

Nombre del acto: Reconocimientos y homenajes

Estructura:

1. Introducción



4. Reseña del homenajeado

5. Entrega de reconocimiento

6. Palabras del homenajeado

7. Cierre

Nombre del acto: Firma de convenios

Estructura:

1. Introducción



4. Palabras del representante de la contraparte

5. Acto de firma de los documentos

6. Entrega de obsequios

7. Cierre

Nombre del acto: Entrega de donaciones

Estructura:

1. Introducción


3. Palabras de la autoridad que entrega la donación

4. Bendición

34

5. Acto de entrega de donación o firma de documento correspondiente

6. Palabras de cierre

Nombre del acto: Visitas protocolares

Estructura:

1. Saludo del Rector a las visitas en dependencias de la rectoría

2. Entrega de obsequios

3. Visita guiada por las dependencias de la Universidad

4. Reuniones de trabajo

c) Actos académicos

Nombre del acto: Entrega de diplomas

Estructura:

1. Introducción

2. Palabras del decano

3. Entrega diplomas y premios

4. Palabras de un representante que recibe diploma

5. Cierre

Nombre del acto: Premiaciones

Estructura:

1. Introducción

2. Palabras de la autoridad que premia

3. Entrega de premios

4. Palabras de un representante de los premiados

5. Cierre

Nombre del acto: Presentación de libros

Estructura:

1. Introducción

35

2. Presentación de la obra o proyecto por parte de la persona vinculada al tema

3. Palabras del autor de la obra

4. Cierre

Nombre del acto: Inauguración o clausura de actividades académicas o de extensión

Estructura:

1. Introducción

2. Palabras de bienvenida de la autoridad universitaria correspondiente o de quien convoca

3. Conferencia o discurso del personaje de interés en la materia

4. Cierre

2. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE VISITA PROTOCOLARES

a) Visitas locales

La autoridad de la Unidad visitada acompañará al o los visitantes a un saludo protocolar del Rector de la

Universidad, la que será previamente agendada con la secretaria respectiva. Según rango del visitante, la autoridad

anfitriona procederá a entregar un obsequio en recuerdo de su visita, al término de ésta. Además, se debe informar

a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas. Para su difusión.

b) Visitas nacionales

En este caso se propone la existencia de un Comité de Protocolo, quienes elaborarán un programa de la visita

adecuado al tiempo de su estadía. Sus funciones serán las de confirmar reservas de alojamientos y comidas,

programas de actividades académicas y libres, y programas de visitas a autoridades, según sea el caso. Los

obsequios proceden en los mismos términos que el punto anterior. Además, se debe informar a la Dirección de

Comunicación y Relaciones Públicas. Para su difusión.

c) Visitas internacionales

Se procede de la misma manera que en la visita de carácter nacional, pero en este caso se coordina en cooperación

con la Dirección de Relaciones Institucionales de la Universidad.

Además, se debe informar a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas. Para su difusión.

3. PROCEDIMIENTO PARA ENFRENTAR PARTICIPACIONES DE LA UCSC EN OTRAS INSTITUCIONES, CIUDADES O

PAÍSES

Dar aviso a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas, informando los datos básicos de la actividad,

para proceder a su difusión, ya sea interna o con los medios de comunicación. Cuando proceda, comprar artículos

institucionales con la Dirección de Difusión.

36

4. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR SOPORTES DE DISEÑO

Para solicitar diseño, ya sea invitación, afiche o pendón, se debe llenar la Fichas de Requerimientos de Diseño

Gráfico que se encuentra en Intranet, en la carpeta Comunicaciones. La solicitud debe ser enviada a la Dirección

de Comunicación y Relaciones Públicas.

5. PROCEDIMIENTO EN CASO DE FALLECIMIENTO

Ante el fallecimiento de algún miembro de la Comunidad Universitaria, se debe de proceder de la siguiente manera:

Fallecimiento de funcionarios

a) La autoridad de más alto cargo de la Unidad en la que se desempeñaba el fallecido funcionario deberá

informar a la Dirección de Gestión de Personal sobre el hecho. Esta última, entregará las condolencias oficiales

a los familiares, independiente de los actos individuales de los miembros de la Comunidad Universitaria y sus

autoridades.

b) La Dirección de Gestión de Personal deberá informar a la Comunidad Universitaria sobre el deceso del

funcionario, a través de una nota informativa en alguno de los medios internos de comunicación (mail).

c) En el caso de los duelos institucionales, se izará el pabellón de la Universidad a media asta, por el tiempo

definido por la autoridad.

d) La Dirección de Gestión de Personal dispondrá de un representante, para que asista a los actos funerarios del

fallecido en representación de la Universidad.

e) Obituarios: La Dirección de Gestión de Personal envía a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas los

datos del fallecido (nombre completo, fecha, hora y lugar de los funerales) para publicar obituarios en el diario

local.

Fallecimiento de estudiantes

a) La Dirección de la Facultad será quien comunique a la Comunidad Universitaria el deceso del estudiante vía

mail.

b) La Dirección de la Facultad se pondrá en contacto con la familia del estudiante y le expresará sus condolencias

en nombre de la Universidad. Asimismo, se hará presente en los actos funerarios, independiente de los actos

individuales de los miembros de la Comunidad Universitaria y sus autoridades.

c) Obituarios: La Dirección de Gestión de Personal envía a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas los

datos del fallecido (nombre completo, fecha, hora y lugar de los funerales) para publicar obituarios en el diario

local.

37

Fallecimiento de autoridades universitarias

a) La Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas informará a la Comunidad Universitaria el deceso de

la autoridad mediante un comunicado vía mail, y la publicación de una nota periodística en el sitio web. Son

autoridades universitarias los miembros de la Dirección, Decanos y Directores de departamentos.

b) En el caso de los duelos institucionales, se izará el pabellón de la Universidad a media asta, por el tiempo

definido por la autoridad y se suspenderán actos o actividades que revistan carácter de festejo.

c) La Dirección de Gestión de Personal deberá contactarse con los familiares para solicitar su consentimiento para

la realización de un acto de despedida institucional. En caso de que la familia acepte dicha propuesta, se deberá

proceder de la siguiente manera:

üSe escogerá algún lugar de la Universidad idóneo para la ceremonia de despedida institucional.

üRecepción de los restos mortales y deudos por parte de las autoridades de la Universidad.

üCobertura de la urna con la bandera institucional.

üPresentación de las condolencias a los familiares por parte de las autoridades universitarias.

üDiscurso póstumo del Rector o de quien le suceda en jerarquía.

üInterpretación del Himno de la Universidad.

üEn caso de que el fallecido sea alguna de las autoridades de la Universidad se procederá a realizar el acto

en el lugar de mayor importancia y solemnidad dentro de ella.

üEn el caso de que el fallecido sea algún Decano, la despedida oficial deberá realizarse en dependencias

de la propia Facultad.

üSi la familia desarrolla el oficio religioso en dependencias externas de la Universidad, se les deberá so-

licitar la autorización para que la máxima autoridad se haga presente en el acto, a través del uso de la

palabra en la ceremonia.

d) Obituarios: El Jefe de Gabinete enviará a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas los datos del

fallecido (nombre completo, fecha, hora y lugar del funeral), para publicar obituarios en el diario local.

Fallecimiento de un familiar de un funcionario

a) La autoridad de la Unidad a la que pertenece el familiar del funcionario deberá informar a la Dirección de

Gestión de Personal sobre el hecho. Esta última Dirección, deberá por tanto, entregar las condolencias oficiales

al funcionario, independiente de los actos individuales de los miembros de la Comunidad Universitaria y sus

autoridades.

38

b) La Dirección dispondrá de un representante para que asista a los actos funerarios del fallecido en representación

de la Universidad.

c) Obituarios: La Dirección de Gestión de Personal envía a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas los

datos del fallecido (nombre completo, fecha, hora y lugar del funeral) para publicar obituarios en el diario local.

39

CAPÍTULO 7

PREPARACIÓN DE UN ACTO O CEREMONIA

La preparación de un acto o ceremonia cuenta con cuatro pasos:

a) Producción: Determinar fecha, lugar, redacción y envío de invitaciones, arriendo de elementos técnicos

(amplificación, carpa, iluminación, pendones, etc.), equipo humano (maestros de ceremonia, alumnos ayudantes,

traductores, guardias, etc.) y elemento presupuestario (en stock, arrendar o comprar).

b) Difusión: Se determina qué relación informativa es más adecuada para realizar su difusión (comunicados de

prensa, conferencia de prensa, dossier de información). Las Facultades y Unidades deben proveer las informaciones

pertinentes a la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas.

c) Ceremonial y Protocolo: Confirmación de asistencia, establecer precedencia y elaborar mapas protocolares de

los invitados, realizar programa, libreto, vocativos, determinar comisiones y acondicionar sala VIP.

d) Evaluación: Evaluar desarrollo y resultado de la ceremonia, verificar pagos de los distintos servicios, comparar

presupuesto con gastos reales y chequear difusión en los medios.

Además de estos pasos ya mencionados, se debe poner especial énfasis en los siguientes puntos:

1. CONDICIONES DEL AMBIENTE

a) Temperatura: La temperatura ideal con que debe contar un salón para recepcionar correctamente a los invitados,

tiene que situarse entre los 19º y 21º. Teniendo en cuenta la época del año y el número de invitados, habrá que

cuidar siempre la temperatura general de la sala. En el caso de épocas invernales, en que las temperaturas sean

muy bajas, se recomienda temperar la sala con estufas de gas de altura, pues expanden con mucha rapidez el calor

de la combustión y evitan que gases perjudiciales sean inhalados por los asistentes.

b) Ventilación: Siempre se tiene que mantener una fuente de ventilación o renovación de aire adecuada para el

salón, ya que de esta manera se evita el exceso de dióxido de carbono que tiende a disminuir la capacidad de

atención de los invitados. La fuente de ventilación debe ser apropiada para no perjudicar la temperatura ambiente

lograda.

c) Música: Si tiene música ambiente, ésta deberá permanecer a un volumen bajo de fondo, que permita mantener

una conversación agradable sin subir el tono de voz, para que los demás puedan escuchar. Es recomendable que

la música de fondo desaparezca cuando algún invitado se dirija a exponer, pues por muy baja que esté la música

de fondo, siempre significará una distracción para quienes escuchan al expositor.

d) Iluminación: La luz deberá ser suficiente para mantener iluminada la sala como si fuera la luz natural del día.

Si el acto es realizado en un auditorio al que por razones físicas no le llega luz natural, es recomendable utilizar

tubos o focos halógenos para ambientar el lugar, ya que éstos son los que más se asemejan a la luz natural. Los

estrados, podios y testeras deberán contar con iluminación propia en el caso que se quiera mantener la atención

de los invitados en los discursos o presentaciones de los expositores.

40

e) Ubicación mesas: No se deben ubicar las mesas cerca de entradas principales o en lugares de difícil acceso, que

eventualmente pudiesen provocar incomodidad a los invitados. Nunca ubicar mesas cercanas a lugares con alto

tránsito de personas (baños o cocinas).

f) Personal de apoyo: Se recomienda que el personal de apoyo de las actividades se encuentre uniformado o con

alguna credencial que lo distinga de los demás. Los camareros, deberán evitar los ruidos excesivos al momento de

servir o retirar los alimentos, permitiendo así que los invitados puedan conversar tranquilamente.

g) Guardarropía: Es común que en época invernal los invitados asistan a las ceremonias con abrigos, paraguas,

bufandas o gorros, que requieren custodia durante el transcurso del acto. Para esto, se debe establecer una

guardarropía cercana a la entrada principal del salón con cargo al personal de apoyo, que entregará a los asistentes

un tarjetón numerado con el que identificará al dueño de la prenda guardada.

h) Revisión previa: Antes de que cualquier acto o ceremonia comience, se debe revisar las mesas, podios, sillas,

micrófonos, proyector, presentaciones de los invitados, accesos, ubicación de los invitados, etc. Esta revisión evitará

inconvenientes que perjudiquen la actividad.

2. OBSEQUIOS

Puede transmitir la forma de ser de una Institución, según lo que deseemos comunicar: interés, agradecimiento,

estrechar lazos o aproximación, es una muestra de afecto y gratitud. Por esto, es muy importante tener en cuenta

la circunstancia, ocasión, persona, evento o público, a quien estamos dirigiendo el obsequio.

a) Institucionales o de protocolo: obsequian normalmente los altos cargos de la institución y representan siempre

una ocasión especial.

b) Corporativos: para diferentes ocasiones y su costo es relativamente alto, deben llevar la imagen corporativa

(discreta y elegante).

c) Internos: se dirige a funcionarios de la Institución, con distintos motivos y en diferentes ocasiones.

d) Promocionales: entregas masivas y el coste suele ser bajo, se identifica claramente la institución y se incluyen

datos de contacto.

e) Detalles protocolares: que se tienen con visitantes o sus acompañantes.

f) Social: se realizan en celebraciones o momentos más personales.

3. ARREGLOS FLORALES

Permiten decorar espacios físicos en actividades o eventos. Es recomendable realizar una relación decorativa

entre el lugar y los colores que se utilizarán (corporativos o estacionales). Deben ser flores frescas, entregadas en

el momento y lugar exacto.

a) Pedestal o atril floral: Su altura debe alinearse a la de los mástiles de las banderas, por lo general se ubica en

41

el centro de ellas.

b) Bajo podio: Como su nombre lo indica, se ubica a los pies del podio institucional y su altura no debe tapar el

logo UCSC.

c) Centro de mesa: Debe ser proporcional al tamaño de la mesa y de una altura que no impida la vista o conversación

entre los invitados.

42

CAPÍTULO 8

MANIFESTACIONES SOCIALES

Se entiende por manifestaciones sociales a todo tipo de actos realizados en atención o conmemoración, en donde

se sirven alimentos a modo de acercar a las partes y fortalecer relaciones mutuas.

Las manifestaciones sociales se pueden clasificar en:

1. MANIFESTACIONES CON PARTICIPANTES SENTADOS

a) Desayuno de trabajo: Los desayunos de trabajo se deben realizar entre las 08.00 y 10.00 de la mañana.

b) Almuerzo: El almuerzo es una de las principales comidas del día, que suele hacerse entre la 13.00 y las 15.00

horas.

c) Té u once: de índole femenino, se invita a las 17.00 horas.

d) Comida: Se invita a las 21.00 horas.

2. MANIFESTACIONES DE PIE

a) Coffe break: Este tipo de manifestación es recomendable que se aplique en actividades laborales,

perfeccionamientos, negocios, congresos, seminarios o cualquier actividad en la que se realice una pausa

intermedia.

El brunch no puede durar más de 30 minutos, ya que su alargue podría salir del horario programado. En cuanto

al lugar físico, es recomendable que se realice en un lugar cercano a la sala de reuniones, donde se dispondrá de

mesas auxiliares, para ubicar los alimentos y elementos necesarios.

b) Cóctel: El cóctel es un acto de pie en el que todos los asistentes circulan libremente por las dependencias del

lugar, congrega a una gran cantidad de gente. El horario ideal para realizar un cóctel es a media tarde, entre las

19.00 y 21.00 horas, aunque también se usa hacerlos entre las 12.00 y 13.30 horas aproximadamente.

c) Vino de honor / Cheese & Wine: El vino de honor por regla general debe ser servido a mediodía, pero también

es aceptable que se realice en las primeras horas de la tarde (hasta las 15.00 horas). Este tipo de manifestación es

ideal para el lanzamiento de un libro o el reconocimiento a algún académico o funcionario destacado.

d) Copa de champaña: Se ofrece al término de algún acto solemne.

3. MANIFESTACIONES MIXTAS

a) Recepciones: De 20.30 horas en adelante. Se inicia con un cóctel y luego se efectúa una comida.

b) Almuerzos y comidas a la americana: De carácter informal, permite una mayor interacción entre los asistentes.

43

4. MANIFESTACIONES DE GALA

a) Cena: Esta manifestación de orden formal, se realiza en la noche a partir de las 20.00 horas. Las cenas deben

ser realizadas en lugares especialmente preparados para ello, como un restaurante, que permite una completa

atención de los invitados en cuanto al trato y menú.

A diferencia del almuerzo, la cena permite un menú más elaborado dado su carácter de acto especial conmemorativo,

pues se da para ciertas y determinadas ocasiones.

b) Banquetes: Los banquetes son actos que se celebran en honor a una determinada persona, en ellos se ofrece una

gran cantidad de alimentos de calidad. En este tipo de acto, los invitados deben acudir con trajes de gala y ceñirse

a las solemnidades que el acto exija.

El horario más idóneo para realizar un banquete es entre las 20.00 y las 23.00 horas.

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