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MANUAL DE AUDITORIA NOCTURNA

FACTURACION GLOBAL A&B (Se genera diariamente antes de las 12 am)

Ingreso a la aplicación de FACTURACION, Clic en regresar- Operación-facturación global-Factura Global Alimentos y Bebidas.

(Se despliega la siguiente pantalla)

El centro de consumo se maneja del 1 al 5.

05: Eventos

04: Eventos/V

03: Bar Ventolera

02: Room service

01: Ventolera

Únicamente se guarda.

Cada factura se imprime 1 vez.

FACTURACION GLOBAL FRONT (únicamente se genera al final de cada mes)

Ingreso a la aplicación de FACTURACION, Clic en regresar- Operación-facturación global- Factura Global Coach Guest

(Se despliega la siguiente pantalla)

*En fecha inicial coloco 01/mes/2011

*En fecha final coloco 30 o 31/mes/2011

Clic en Aceptar, y mismo proceso de facturación, genero factura e imprimo 1 vez.

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NOTA: Para facturar, verifico que nadie este en sistema, me voy a la pantalla de inicio front- icono Administrador de Terminal Services.

& Saco a los usuarios con clic derecho, desconectar.

& En el caso del Bar Ventolera:

Bar- clic derecho- control remoto- entro- enviar mensaje a cajera- y saco.- clic derecho desconectar.

PAPELERIA DE CAJEROS

& RECEPCION

Se colocan los movimientos en el siguiente orden: AMEXCO, VISA Y MC … efectivo, depósitos bancarios, depósitos por reserva, aplicación de depósitos, papeleria normal.

La papeleria de CXC la separo de todos los movimientos anteriores.

En el print marco el # de hab., nombre de huésped, movimiento y el monto. El

Boucher de pago lo separo.

En el reporte de cajero marco el núm. de habitación y la cantidad.

& VENTOLERA

Cada cajera deja impreso 2 reportes de turno, junto con cheques normales y ejecutivos.

Se checa cheque por cheque y se raya la cantidad y no. en el reporte (en dado caso que el turno de la mañana haya dejado algún cheque abierto el t.2 lo cierra).

* Orden de la papelería hasta los pasos anteriores:

A (copia de respaldo) B (Rest.) C (cxc) D (recepcion)Copia de reportes extras cheques recepcion reportes cajerosLos 2 reportes de cajeras Ventolera que nos sobran relacion des. Cont. swin´s papeleria

hoja vouchers

Facturas capturadas y canceladas recep.

TARIFAS (CORRER RENTA)

& Imprimir reporte de sabanas:

Auditoria nocturna-reportes-sabana de rentas-reporte-imprimir-salir

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(*) Cuando tenemos grupo en casa

Recepción-reportes de recepción-huéspedes en casa- (aparece la sig pantalla)- reporte- imprimir

Agrupación: G (grupo)

NOTA: Con este reporte revisamos tarifas y verificamos con el rooming list que ventas nos paso, previo a la llegada del grupo.

& De acuerdo al reporte se sabanas checamos pitt por pitt, que la tarifa que esta en la tarjeta de registro concuerde con la que esta en sistema // Marcar las tarjetas de registro.

Nota: a el reporte de sabana de rentas que ya esta marcada (marcatextos), se le anexa la hoja de relacion de cierre de hoteles (esta se saca de la gabeta de auditor). **Con estas hojas al final del turno (5:50 am) se marca a los hoteles para pedir sus datos de cierre**

CORRER RENTA

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Se marca en la hoja el No. de habitación y la tarifa correspondiente.

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Auditoria nocturna-procesos-cargo de rentas automáticas- generar (2)- aceptar (3).

Nota: para correr renta

Se necesita que nadie mas

Este utilizando algún

Programa del sistema.

Si es así, se les tiene que

desconectar.

(Desde el Administrador de terminales).

NOTA: verificar con cualquier habitación si se corrió renta.

& Capturar folios de facturas electrónicas del día… en la carpeta de auditoria esta un documento en excell (facturas electronicas), en donde se capturan,

* Serie A: A & B

* Serie B: Bar

* Serie C: Lavandería, eventos, llamadas, extras

* Serie D: Recepción / front /

NOTA: Tanto las facturas capturadas de recepción, las globales de eventos, bar, room service, room service, swin`s y canceladas, se colocan debajo de la papelería de CXC (C).

& Capturar el reporte de Cajeros

Dentro de la carpeta de auditoria tenemos, un archivo en Excel (nuevo reporte auditoria) en donde vaciamos el reporte de los totales que tuvo cada cajero tanto de Recepción como de Restaurant. Se manda a imprimir.

El reporte de cajeros que se utiliza es el que ya auditamos (hojas que rayyamos), tambien se imprime reporte de cajeras de swin´s y bar, unicamente las hpojas en donde nos arroja el total de venta (efectivo, amexco, visa, MC, cxc y huéspedes) y la ultima hoja de reporte (total cheques ejecutivos.

Los reportes se anexan a la carpeta de REPORTE DE CAJEROS

IMPRESIÓN DE REPORTES

Nota: los reportes se envian a la impresora de ventas, se establece como impresora predeterminada KONICA MINOLTA bizhub C35 PS. Tambien se lleva un control de las hojas impresas (check list)

& Front:

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1) Auditoria nocturna-reportes-auditoria ingresos-(3)- aceptar

2)

Cambiar N x S-(4)- cerrar

3) Reportes-reportes caja-saldo de huéspedes-aceptar- (2)

4) Reportes-reportes de recepción-llegadas reales-llegadas reales general-poner fecha del día anterior-(2)

5) Reportes-reportes de recepción-salidas reales-poner fecha anterior-(2)

6) Reportes-reportes de recepción-huéspedes en casa-(1)

7) Auditoria nocturna-reporte-auditoria interna de registros-(2)

8) Auditoria nocturna-reporte-sabana de renta-(1)

9) Auditoria nocturna-reporte-saldo de huéspedes concentrado-(2) (cierre día)

10) Auditoria nocturna-reporte-bitácora de cambios de información-pantalla-(2)

11) Auditoria nocturna-reportes-impresión copia de facturas-(aparece la sig. Pantalla: (1)

12) Recepción-Ama de llaves-Rack por tipo de habitación-

habitaciones disponibles (1)

Salir de sistema front.

& Teléfonos:

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T

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1) Reportes-llamadas diarias-impresora-continuar-continuar-salir

2) Reporte-reporte detallado de llamadas- generar-(1)

Salir de teléfonos

& AyB:

Aceptar-enter-enter-(3)-salir

Aceptar-enter-enter-(3)-salir

Salir de A&B

NOTA: si Brenda o alguna cajera no imprimió su reporte, vuelvo a entrar al sistema pero con usuarios de cada cajera:

*Mismo procedimiento para reportes: tijera-reporte: 0- iniciales: de la cajera.

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“UNA VEZ IMPRESOS LOS REPORTES, SE PROCEDE A REALIZAR EL RESPALDO”.

* Dejar a que se haga solo, tarda unos minutos

(de 20 a 30 mins)

ORDEN DE LOS REPORTES IMPRESOS

1 23 (Auditoria) (se coloca arriba de

la papelería restaurant)reporte de cargos y créditos concentrado

reporte de cargos y créditos concentrado (se coloca arriba de cxc) reporte de cargos y créditos concentrado

reporte de cargos y créditos detallado

3 reportes de cargos y créditos detallado (se coloca arriba de recepción) saldo de huéspedes

saldo de huéspedes detallado AyBTotal AyB llegadasdetallado AyB salidas

huéspedes en el hotelcontrol de registrossabana de rentashuéspedes con saldos actualesreportes cambios a la informaciónsalidas del díahabitaciones disponiblesteléfonos (RDI)2 totales AyBdetallado AyB

Reportes que me quedan como auditor:

Reporte cambios a la información-huespedes con saldos actuales-reporte control registro-listado salidas reales-llegadas reales

Estos reportes se colocan en la carpeta de CAMBIOS A LA INFORMACION

INDEXADO Y CIERRE DE DIA

& TELEFONOS

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Sistema-generación índices-proceso-si-aceptar

Sistema-cierre de día-generar-si-aceptar

Salir

& A&B

Menú-proceso (b)-generación de índices(b)-indexar-indexar-aceptar

Menú-proceso (b)-cierre de día-fecha del día-aceptar-si-aceptar-salir

Salir

& FRONT

Sistema-generación de índice-indexar-aceptar

Auditoria nocturna-proceso-cierre de día-aceptar-aceptar-s-aceptar-aceptar-aceptar-si-fecha de día-aceptar

Salir

IMPRESIÓN DE PREPOLIZA

& POLIZA DE INGRESOS DESDE FRONT

Auditoria nocturna-procesos-generación de póliza de ingresos-generar-aceptar-si-(4)-salir

NOTA: 3 copias se colocan arriba del reporte de auditoria, otro abajo del concentrado

& RDI-TELEFONOS

(Menú)

B-A-aceptar

B-B-aceptar-aceptar-aceptar-aceptar

A-A aceptar-actualizar-actualizar-aceptar

A-C-fecha anterior-Edo. Del tiempo-A--aceptar-imprimir (2)-salir

A-D-fecha-soleado-a-aceptar-aceptar

A-E-aceptar-aceptar

Automáticamente nos saca del sistema.

NOTA: 1 copia se coloca arriba del reporte de auditoria, otro debajo de papelería recepción.

CIERRE DE LOTE DE TERMINALES

& AMEXCO

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Verde-8-f2 Verde-8-f3 Morado: cierre de lote Clave acceso: 1234

Monto total: $ ____ Devoluciones: $ ____ Aceptar

& BANORTE

F2 F3

Con las tiras que salen de las terminales, tenemos que verificar que todos los vouchers que ya se auditaron esten y graparlos.

REPORTES FINALES PARA ENVIO A CONTABILIDAD

AUDITORIA CONCENTRADO3 prepolizas reporte de cargos y creditoscontrol de periodicos reporte de cargos y creditos detallado3 reportes de cargos y creditos detallado saldo de huespedespapeleria de recepcion reporte cajeras Swin´sreporte telefono totales AyBreporte cargos y creditos detalladocxc prepolizafacturas capturadas y canceladas RDIRDI* reporte de cargos y creditossaldo de huespedesdetallado AyBllegadassalidashuéspedes en el hotelcontrol de registrossabana de rentashuéspedes con saldos actualescambios a la informaciónsalidas del diahabitaciones disponiblesRDI llamadasRDI llamadas detallado2 totales AyB* detallado AyBreportes cajeras Swin´s y Bar Ventolera

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voucher Swin´s y Bar Ventoleracupones desay. Cont. Otorgadosreporte teléfonovouchers

ABRIR TELEFONOS

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