Manual de Apoyo Access Xp

MANUAL DE APOYO DE ACCESS XP

ANDREA DEL PILAR NAVARRETE CRUZ

Manual de apoyo de Access XP

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO_________________________________________________ 2 1. INTRODUCCION A LA BASE DE DATOS ______________________________ 51.1 1.2 1.3 DEFINICIN DE UNA BASE DE DATOS______________________________ 5 EVOLUCION DE LOS SISTEMAS MANEJADORES DE BASES DE DATOS__ 6 CARACTERISTICAS DE ACCESS PARA WINDOWS XP __________________ 8 VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS_____________________________________ 6 ELEMENTOS__________________________________________________________ 6 CONECTARSE A UNA UNIDAD DE RED ________________________________ ___ 8 IMPEDIR O PERMITIRLE EL ACCESO AL EDITOR DE VISUAL BASIC O A LA VENTANA INMEDIATO _________________________________________________ 8 ACCION MAXIMIZAR __________________________________________________ 9 ABRIR LA VENTANA MACROS O EL EDITOR DE VISUAL BASIC _____________ 9 UTILIZAR LA COMBINACION DE COLORES DE MICROSOFT WINDOWS ______ 9 PROPIEDAD MODAL ________________________________ __________________ 10 METODOS ABREVIADOS DE TECLEADO_________________________________ 10 COPIA DE EJEMPLOS DE CODIGOS DE VISUAL BASIC DESDE LA AYUDA A LA VENTANA DE CODIGO ________________________________________________ 10 AGREGAR UNA IMAGEN O UN OBJETO________________________________ __ 10 OPCIONES DE INICIO DE OPCIONES DE COMANDO_______________________ 11 ACCION EJECUTAR APLICACION ________________________________ ______ 11 1.4 1.5 REQUERIMIENTOS TECNICOS ___________________________________ 11 CREACION DE UNA BASE DE DATOS ______________________________ 11

PRINCIPIOS DE DISEOS DE BASES DE DATOS___________________________ 11 CREAR UNA BASE DE DATOS (BASE DE DATOS EN BLANCO)_______________ 12 1.6 1.7 DESCRIPCION DE LA PLANTILLA PRINCIPAL ______________________ 14 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS__________________________ 14

TABLAS _____________________________________________________________ 14 CONSULTAS _________________________________________________________ 15 FORMULARIOS ________________________________ ______________________ 15 INFORMES___________________________________________________________ 15Unidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

2


1.8

GUARDAR, CERRAR, ABRIR Y SALIR DE LA BASE DE DATOS_________ 16

2.

CREACION Y DISEO DE TABLAS __________________________________ 162.1 2.2 2.3 DISEO DE TABLAS_____________________________________________ 16 ASISTENTE PARA CREACION DE TABLAS _________________________ 17 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS________________________________ __ 18

TAMAO DEL CAMPO ________________________________________________ 18 NUEVOS VALORES ___________________________________________________ 18 Valor ________________________________________________________________ 18 FORMATO___________________________________________________________ 18 TITULO _____________________________________________________________ 19 INDEXADO ________________________________ __________________________ 19 Valor ________________________________________________________________ 20 2.4 2.5 2.6 2.7 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL______________________________ 21 MODIFICACION DE TABLAS _____________________________________ 21 GUARDAR UNA TABLA ________________________________ __________ 22 IMPORTAR Y ADJUNTAR TABLAS EXTERNAS______________________ 22 DEFINICION DE CONSULTAS_____________________________________ 23 DEFINICION DE SQL ____________________________________________ 23 DISEO DE UNA CONSULTA _____________________________________ 24 PROPIEDADES DE LA CONSULTA_________________________________ 25 CONSULTAS DE SELECCIN CON PARAMETROS___________________ 25 EJECUTAR O ABRIR UNA CONSULTA _____________________________ 28 GENERADOR DE EXPRESIONES ________________________________ __ 29

4.

CONSULTAS ______________________________________________________ 234.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.6

CRITERIOS DE UNA CONSULTA DE SELECCION __________________________ 26

5.

FORMULARIOS____________________________________________________ 315.1 5.2 5.3 FORMULARIOS ________________________________________________ 31 DISEO DE UN FORMULARIO ____________________________________ 31 AGREGAR UN CAMPO A UN FORMULARIO ________________________ 33

PANTALLA DISEO DE UN FORMULARIO _______________________________ 34

6.

PAGINA DE ACCESO DE DATOS ___________________________________ 386.1 6.2 6.3 OBJETIVOS____________________________________________________ 38 FUNCIONALIDAD_______________________________________________ 38 DISEO _______________________________________________________ 38Unidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

3


CREAR PAGINA DE ACCESO A DATOS EN BASE DE DATOS ACTIVA _________ 39 6.4 6.5 6.6 ORDENAR MARCOS_____________________________________________ 39 FILTRAR INFORMACION ________________________________________ 40 COPIAR, CORTAR, PEGAR INFORMACION _________________________ 40

7.

AUTOMATIZACION DE TAREAS RESPECTIVAS _____________________ 417.1 7.2 7.3 DEFINICION DE MACRO _________________________________________ 41 CREACION DE UNA MACRO _____________________________________ 41 EJECUTAR UNA MACRO_________________________________________ 42

Unidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

4


1.

INTRODUCCION A LA BASE DE DATOS

1.1 DEFINICIN DE UNA BASE DE DATOS Una base de datos es una coleccin de archivos relaciona dos entre s, de la cual los usuarios pueden extraer informacin sin considerar las fronteras de los archivos. Es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. Es una coleccin de datos organizada para dar servicios eficientemente a muchas aplicaciones al centralizar los datos y minimizar aquellos que son redundantes. Una sola base de datos sirve a muchas aplicaciones. Actualmente las organizaciones estn utilizando bases de datos para generar resultados o para compartir dicha informacin con otros sistemas. Los principales componentes de las bases de datos son los archivos. Se tiene una jerarqua de componentes que comienza por la unidad de mnimo tamao. ? ? ? ? ? Carcter: Es la mnima unidad de almacenamiento y consiste en un smbolo alfabtico. Campo: Agrupacin de caracteres y consiste en una cualidad que describe un aspecto particular de un ser especfico. Registro: Es un conjunto de atributos que describen a una entidad. Archivo: Varios registros concernientes a varias entidades, tambin conocido como una tabla. Base de datos: Un conjunto de tablas que almacena la informacin de muchos aspectos de la empresa.


5


VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS ? ? ? ? ?

Globalizacin de la informacin. Eliminacin de la informacin inconsistente. Permite compartir informacin. Permite manejar la integridad en la informacin. Independencia de datos.

1.2 EVOLUCION DE LOS SISTEMAS MANEJADORES DE BASES DE DATOS

Los sistemas de base de datos se disean para manejar grandes cantidades de informacin. La manipulacin de los datos involucra tanto la definicin de estructuras para el almacenamiento de la informacin como la provisin de mecanismos para realizar esta manipulacin de la informacin, adems debe tener implementados mecanismos de seguridad que garanticen la integridad de la informacin.Los sistemas de base de datos son un conjunto de programas que se encargan de manejar la creacin y todos los accesos a las bases de datos. ELEMENTOS

? ? ?

Lenguaje de definicin de datos: Lenguaje para especificar el contenido y estructura de datos. Lenguaje de manejo de datos: Permite realizar consultas con el fin de satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios. Diccionario de datos: Herramienta manual o automatizada que permite almacenar y organizar la informacin concerniente con los datos. Permite catalogar y localizar cada uno de los datos de una base.

Sistema Manejador De Bases De Datos (DBMS): Es una coleccin de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada una de las cuales es responsable de una tarea especfica. Su objetivo primordial es proporcionar un contorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer, almacenar y manipular informacin de la base de datos. Este paquete funciona como interfase entre los usuarios y la base de datos. Un sistema manejador de base de datos o DBMS, es una herramienta generalizada para el manejo de grandes bases de datos. La tecnologa de DBMSUnidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

6


surge desde la bsqueda de un proceso generalizado para construir funciones de datos especiales que permitieran el procesar tareas frecuentemente utilizadas. Los objetivos de un manejador de base de datos son: El crear una coleccin integrada de datos accesible a una amplia variedad de usuarios, la cual puede lograrse a travs de la definicin de datos, llamada tambin esquema, que generalmente consiste en sentencias de los nombres de elementos, sus atributos y relaciones a otros elementos de la base de datos y el diccionario de datos que provee del significado de las definiciones difundidas a la comunidad de usuarios. Proveer calidad e integridad en los datos, los cuales pueden tener mala calidad debido a que, al introducirlos, ya eran de mala calidad, fueron alterados por un error humano o por algn programa errneo, por un error de la mquina o por una catstrofe. Para esto, el sistema debe detectar estos errores, determinar como ocurrieron y corregir los datos errneos. Asegurar la privacidad a travs de medidas de seguridad como passwords o llaves privadas que eviten accesos no autorizados. Mantener un control centralizado de los datos para una administracin eficiente. Un DBMS debe proporcionar tambin independencia de datos, la cual puede ser fsica si la solicitud de los datos hecha por el sistema es relativamente independiente del almacenamiento y el mtodo de acceso, o lgica, cuando es posible hacer cambios a la estructura lgica de la base de datos sin necesidad de hacer cambios significativos a los programas que la accedan. El DBMS acta como interfase entre la base de datos fsica y las peticiones del usuario, interpretando las peticiones de entrada/salida del usuario y las manda al sistema operativo para la transferencia de datos entre la unidad de memoria secundaria y la memoria principal.


7


1.3

CARACTERISTICAS DE ACCESS PARA WINDOWS XP

Algunas de las utilidades que trae Windows XP para Access se presentan a continuacin con una pequea definicin de su utilizacin:

CONECTARSE A UNA UNIDAD DE RED

1. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en Abrir . 2. En el cuadro de dilogo Abrir , haga clic en Herramientas y, a continuacin, haga clic en Conectar a unidad de red. 3. En el cuadro Unidad, haga clic en la letra de la unidad que desee. 4. En el cuadro Carpeta, escriba la ruta de acceso de la carpeta a la que desea conectarse.

IMPEDIR O PERMITIRLE EL ACCESO AL EDITOR DE VISUAL BASIC O A LA VENTANA INMEDIATO En un archivo de Microsoft Access, se puede impedir que el Editor de Microsoft Visual Basic se inicie al presionar ALT+F1 y que se muestre la ventana Inmediato al presionar CTRL+G. 1. En el men Herramientas, elija Inicio. 2. Active o desactive la casilla de verificacin Usar las teclas especiales de Access. Nota Los cambios realizados en esta opcin de configuracin del cuadro de dilogo Inicio no se aplicarn hasta la prxima vez que se abra el archivo de Access.


8


ACCION MAXIMIZAR Puede utilizar la accin Maximizar para aumentar el tamao de la ventana activa de manera que ocupe la ventana de Microsoft Access. Esta accin permite ver al tamao mximo posible el objeto de la ventana activa. Nota Esta accin no puede aplicarse a las ventanas de cdigo en el Editor de Visual Basic. Para obtener informacin sobre cmo afectar a las ventanas de cdigo, vea el tema de la propiedad WindowState .

ABRIR LA VENTANA MACROS O EL EDITOR DE VISUAL BASIC 1. En la vista Diseo del formulario o del informe, lleve a cabo una de estas acciones: Haga doble clic en el selector de formulari o o selector de informe para abrir la hoja de propiedades del formulario o informe. Haga doble clic en el selector de seccin para abrir la hoja de propiedades de la seccin. Asegrese de que hay un control seleccionado y haga clic en Propiedades en la barra de herramientas. 2. Haga clic en el botn Generar que est situado junto a la propiedad de evento correspondiente. Por ejemplo, si desea crear una macro o un procedimiento de evento que se ejecute al hacer clic en un botn de comando, haga clic en el botn Generar que est situado junto a la propiedad de evento Al Hacer Clic (On Click) del botn de comando. 3. Haga clic en Generador de macros para abrir la ventana Macro o haga clic en Generador de cdigo para abrir el Editor de Microsoft Visual Basic. Nota Si desea ver todo el cdigo existente tras un formulario o informe, haga clic en Cdigo en el men Ver.

UTILIZAR LA COMBINACION DE COLORES DE MICROSOFT WINDOWS En Microsoft Access, puede crear una combinacin de colores que coincida con la combinacin de colores utilizada en otras aplicaciones de Microsoft Windows utilizando las propiedades Color Del Fondo (Back Color), Color De Los Bordes (Border Color) y Color Del Texto (Fore Color) en un formulario o informe, o lasUnidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

9


propiedades Color Del Fondo (Back ground Color), Color De Los Bordes (Border Color) y Color (Color) en una pgina de acceso a datos. La creacin de un esquema de color comn resulta particularmente til si est desarrollando una aplicacin que desea distribuir a mltiples usuarios. Al establecer las propiedades de color de modo que coincidan con los colores del sistema de Windows, podr especificar una sola configuracin capaz de mostrar colores diferentes en diferentes equipos dependiendo de los colores elegidos por sus usuarios en el Panel de control de Windows. PROPIEDAD MODAL Puede utilizar la propiedad Modal para especificar si un formulario se abre como un formulario modal. Cuando un formulario se abre como un formulario modal, debe cerrar el formulario para poder mover el enfoque a otro objeto. Boolean de Lectura/Escritura.

METODOS ABREVIADOS DE TECLEADO Puede utilizar teclas de mtodo abreviado para acceder rpidamente a comandos u operaciones utilizados con frecuencia. Los siguientes temas enumeran las teclas de mtodo abreviado disponibles en Microsoft Access. Tambin puede utilizar teclas de acceso para desplazar el enfoque a un men, comando o control sin usar el Mouse (ratn).

COPIA DE EJEMPLOS DE CODIGOS DE VISUAL BASIC DESDE LA AYUDA A LA VENTANA DE CODIGO 1. Seleccione el cdigo de ejemplo que desee copiar del tema de Ayuda y luego haga clic en el mismo con el botn secundario. 2. En el men contextual, haga clic en Copiar. 3. Cambie al Editor de Microsoft Visual Basic. 4. Pegue el ejemplo en la ventana Cdigo de su mdulo.

AGREGAR UNA IMAGEN O UN OBJETO Puede agregar dos tipos de imgenes u objetos: una imagen u objeto independiente , que no cambia de un registro a otro, o una imagen u objeto dependiente , que puede ser distinto al moverse de un registro a otro. Una imagen u objeto puede estar tambin inc rustado o vinculadoUnidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

10


OPCIONES DE INICIO DE OPCIONES DE COMANDO Para ejecutar un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones al abrir una base de datos, utilice la accin Ejecutar Cdigo (Run Code) en la macro Auto Exec o en la macro que se ejecuta utilizando la opcin de lnea de comando /x. Tambin puede ejecutar un procedimiento de Visual Basic al abrir una base de datos creando un formulario con un procedimiento de Visual Basic definido para el evento Al Abrir (On Open). Para establecer este formulario como el formulario de inicio, haga clic con el botn secundario del Mouse (ratn) en la ventana Base de datos, seleccione Inicio y escriba el nombre del formulario en el cuadro Mostrar formulario/pgina.

ACCION EJECUTAR APLICACION Puede utilizar la accin Ejecutar Aplicacin para ejecutar una aplicacin basada en Microsoft Windows o en MS-DOS, como Microsoft Excel, Microsoft Word o Microsoft PowerPoint, desde dentro de Microsoft Access. Por ejemplo, puede pegar los datos de una hoja de clculo de Excel en la base de datos de Access.

1.4 REQUERIMIENTOS TECNICOS ? ? ?

Hardware. Software DBMS y los datos a manejar. Personal encargado del manejo del sistema.

1.5 CREACION DE UNA BASE DE DATOS

PRINCIPIOS DE DISEOS DE BASES DE DATOS Microsoft Access o Lotus Approach, no son las mejores soluciones para empresas medianas o grandes, las cuales optan por SQL u Oracle, que garantizan un soporte mayor, con mejor tolerancia de fallos y capacidad para un amplio nmero de datos, facilitando el desempeo ptimo en arquitecturas de tipo cliente -servidor.


11


Al iniciar Microsoft Access XP aparece automticamente en la parte izquierda de la pantalla un cuadro de dialogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Para crear una base de datos tenemos dos opciones: Base de datos en blanco y Asistente para bases de datos.

CREAR UNA BASE DE DATOS (BASE DE DATOS EN BLANCO) Una base de datos no es ms que un conjunto de informacin organizado por temas; cada tema se guarda en una tabla que se distribuye en campos y registros:


12


Para crear una base de datos sin utilizar el asistente seguiremos estos pasos: 1. Si acabamos de cargar el Access: En la Pantalla Inicial del programa: Clic en la opcin Base de datos de Access en blanco Clic en [Aceptar] 2. Si tenemos el Access en memoria porque estamos trabajando con otra base de datos: Cerrar la base de datos que tenemos en memoria Clic en el icono Nueva: Clic en [Aceptar] En ambos casos, aparece el cuadro de dilogo para grabar la nueva base de datos (a diferencia de la mayora de programas en los que grabamos el trabajo, una vez hemos terminado). ? ? ? En el campo Guardar en: hemos de situarnos en la carpeta donde deseamos grabar la base de datos. En el campo Nombre de archivo: hemos de escribir el nombre de nuestra base de datos. Por ltimo clic en Crear


13


1.6 DESCRIPCION DE LA PLANTILLA PRINCIPAL

Una vez creada la base de datos, aparece sobre la pantalla este cuadro de dialogo que indica los diferentes componentes de una base de datos en Access.

1.7 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS

TABLAS Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en concreto; como un inventario o un control de clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitar la duplicacin de datos, al tiempo que reducir el riesgo de errores de la entrada de datos. La organizacin de filas (registros) y columnas (campos) queda siempre patente en Access. Se debe recordar que en una base de datos de Microsoft Access, las tablas son consideradas como los elementos primarios, ya que son las que contienen toda la informacin general. Adems, es en base a las tablas que se aplicarn las


14


diferentes acciones para la creacin de informes, consultas, formularios, entre otros. CONSULTAS Las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que puede utilizarse para diferentes tareas. Entre las mas habituales estn las de examinar, modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos.

FORMULARIOS Los Formularios son otro elemento de Access que pueden utilizare para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creacin de diseos personalizados para la captura y visualizacin de datos de las tablas. La mayora de la informacin de una tabla proviene de los registros originales de una tabla, aunque en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseo. Tal es el caso de elementos grficos, de texto, o cualquier otro elemento decorativo que funciona solo para hacer ms esttico el formulario como objetos de dibujo, un logotipo de la empresa, lneas, etc.

INFORMES Si bien es cierto, los Formularios solucionan en gran medida el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen un mtodo eficaz para realizar la impresin en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes. Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en un formato especfico. Con los informes se puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con exactitud la forma en que ha de presentarse la informacin en pantalla o en las pginas impresas. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imgenes. La mayor parte de la informacin en un informe proviene de una tabla o consulta. El resto de la informacin es esttica y se almacena como parte del diseo del informe.


15


1.8 GUARDAR, CERRAR, ABRIR Y SALIR DE LA BASE DE DATOS Siempre que se cree una base de datos el programa le pregunta al usuario automticamente que donde quiere guardar la base de datos, esto con el fin de ir guardando cada cambio que se vaya realizando. Por lo tanto cuando se desee cerrar todo el programa de Access, este no pregunta si se desean guardar los cambios como ocurre con los dems programas.

2.

CREACION Y DISEO DE TABLAS

1. Antes de crear una Tabla debemos abrir la base de datos en la cual crearemos la nueva tabla, y seleccionar de los objetos la opcin tablas. 2. Access XP brinda tres formas de crear una tabla: a. Crear una tabla en vista de diseo b. Crear una tabla usando el asistente c. Crear una tabla introduciendo datos

2.1 DISEO DE TABLAS Para crear una tabla en vista de diseo: Aparece la pantalla de Diseo de la nueva tabla en blanco

En la parte superior de la tabla encontramos: Cada fila = un campo: Nombre del campo Tipo de campo Descripcin del campo


16


3. El siguiente paso es definir cada uno de los campos de la tabla. En este momento, preocpese solamente por establecer los no mbres de los campos, procurando escribirlos de acuerdo a un orden especifico, ya que ese es el orden en el que quedarn en la tabla, porque si bien es cierto se puede modificar el orden posteriormente, es bueno establecer un orden desde la creacin de la tabla. 4. Si lo desea puede establecer un campo de clave principal, antes de guardar la tabla. Aunque Access le dar la oportunidad de hacerlo posteriormente. 5. Cuando haya digitado los nombres de los campos la tabla estar preparada. Pulse en la opcin Guardar en el men Archivo, establezca un nombre y una ubicacin para la nueva tabla. 6. Por ltimo, cerramos la ventana para volver a la pantalla principal de la base de datos.

2.2 ASISTENTE PARA CREACION DE TABLAS Ubicados en el objeto tablas. Seleccionando crear tabla usando el asistente: 1. Hay dos tipos: Negocios o Personal y una larga lista de tablas de ejemplo para los dos tipos. ? Para cada tabla de ejemplo tenemos una larga lista de campos de ejemplo . ? Para seleccionar todos los campos de una tabla, basta pulsar el icono [>>] ? Para colocar un campo concreto, hemos de tenerlo seleccionado y pulsar [>]. ? Si hacemos algn error podemos volver a comenzar (botn [>]: todos los campos se situarn en Campos seleccionados.Unidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

31


Botn [>]: el campo seleccionado de Campos disponibles se colocar en el cuadro Campos seleccionados. Botn []. Cuarta y ltima pantalla del Asistente En el campo Qu ttulo desea aplicar al formulario?, debes escribir el nombre que deseas dar a tu formulario (por defecto, aparece el mismo nombre que la tabla o consulta, de la que hacemos el formulario). Hay la posibilidad de:Unidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

32


? ?

Acceder a la pantalla Vista Formulario (activa la opcin Abrir el formulario para ver o introducir informacin). Acceder a la pantalla Vista Diseo (activa la opcin Modificar el diseo del formulario).

Para finalizar la realizacin del formulario se dar c lic en el botn [Finalizar].

5.3 AGREGAR UN CAMPO A UN FORMULARIO Al abrir un formulario, es decir: ? Desde la pantalla inicial de la Base de Datos. ? Objeto: Formularios, activado ? Seleccionamos el formulario que deseamos abrir. ? Clic en el botn [Abrir]. Accedemos a la pantalla Vista Formulario Se trata de la pantalla que utilizamos para ver los registros, buscarlos, modificarlos o introducir nuevos. Desde la pantalla Vista Formulario podemos acceder a las dems vistas: ? Clic en la flecha del icono Vista:

?

Clic en Vista Diseo:

Accederemos a la pantalla de diseo del formulario; que es la pantalla que utilizamos para cambiar el diseo: tamao y situacin de campos, formato (colores, fondo, tipo y aspecto de letra), etc. O ? Clic en Vista Hoja de Datos:

Accedemos a la pantalla Hoja de datos, que nos permite visualizar todos los registros que corresponden al formulario.


33


Desde la Pantalla de Diseo del formulario podemos acceder a las dems vistas, si hacemos clic en la flecha del icono Vista:

PANTALLA DISEO DE UN FORMULARIO

Etiquetas Campos

Etiquet ? ?

Camp

Si hacemos clic en el campo, se selecciona el campo y tambin su etiqueta Si hacemos clic en la etiqueta, se selecciona slo la etiqueta.

Mover el campo y etiqueta ? Seleccionar el control ? Mover el cursor del ratn, hasta que su aspecto cambia a una pequea mano ? Arrastrar Mover slo el campo o la etiqueta ? Seleccionar el control ? Mover el cursor del ratn, hasta que su aspecto cambia a un dedo (extremo superior izquierdo del control). ? Arrastrar Cambiar el tamao de un control ? Seleccionar el control ? Dar clic en uno de los pequeos cuadros negros que aparecen alrededor. ? Arrastrar. Cambiar el tamao de todo el formularioUnidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

34


? ? ?

Cursor del ratn en la parte inferior de la seccin Detalle o en el lmite derecho del formulario. Cuando el cursor del ratn cambia a una cruz negra Arrastrar

Parte inferior de la Seccin: Detalle

Lmite derecho del formular

Seleccionar todo el formulario ? Clic en el botn:

?

Sabremos que hemos seleccionado todo el formulario si aparece un cuadro negro en el botn:


35


Acceso a la pantalla de propiedades ? ? Seleccionar el control o todo el formulario Clic en el icono Propiedades:

?

Es conveniente que la Solapa: Todas est activada.

Formato de un control ? ? Seleccionar el control Utilizar las opciones de la barra:

Cuadro de Herramientas En la pantalla de diseo de un formulario, disponemos de una barra de iconos especial, llamada Cuadro de Herramientas ? Clic en el icono Cuadro de Herramientas:

Activa o desactiva dicha barra de iconos especial. ? La barra de iconos Cuadro de herramientas:

Dispone de una serie de herramientas que podemos incluir en nuestros formularios.


36


?

El i cono Asistente para controles: al incluir una formularios, se

Si se encuentra activado, herramienta en nuestros disparar un asistente.

?

El icono Etiqueta :

Nos permite incluir un ttulo o cualquier texto esttico a nuestro formulario.


37


6.

PAGINA DE ACCESO DE DATOS

Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web que permite ver datos de una base de datos y trabajar con ellos. Tambin puede incluir datos de otros orgenes como, por ejemplo, Microsoft Excel. El modo de interactuar con la pgina depender de su finalidad Las pginas de acceso a datos se pueden enlazar a datos desde bases de datos de Access o Microsoft SQL Server 6.5 o bases de datos posteriores. Adems, estas pginas pueden contener instancias de Microsoft Office XP Web Componentes, que pueden conectarse a otros orgenes de datos como Microsoft Excel.

6.1 OBJETIVOS ? ? Permiten crear pginas HTML de datos enlazados dentro de la interfaz de usuario de Access, que posteriormente pueden visualizarse con Microsoft Internet Explorer 5 o posterior. pueden distribuir por correo electrnico pginas de acceso a datos que contengan datos estticos o dinmicos.

6.2 FUNCIONALIDAD Pgina de acceso a datos publicada desde Access, que tiene una conexin a una base de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular, los datos almacenados en la base de datos. Una pgina tambin puede incluir datos de otros orgenes de estos. Por ejemplo Excel.

6.3 DISEO Si crea una pgina de acceso a datos cuando est abierta una base de datos, Microsoft Access crear un acceso directo a la pgina y lo mostrar en la ventana Base de datos. Si crea una pgina sin abrir una base de datos, Access crear una pgina independiente.


38


CREAR PAGINA DE ACCESO A DATOS EN BASE DE DATOS ACTIVA Utilice el comando Autopgina para crear una pgina de acceso a datos que contenga todos los registros y campos (excepto los campos que almacenan imgenes) en la tabla, consulta o vista base. 1. En Objetos de la ventana Base de datos, haga clic en Pginas . 2. En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo. 3. En el cuadro de dilogo Nueva pgina de acceso a datos, haga clic en Autopgina: en columnas. Este asistente crea automticamente una pgina de acceso a datos en columnas. 4. Haga clic en la tabla, consulta o vista que contenga los datos en los que desea basar la pgina. 5. Haga clic en Aceptar . En la pgina de acceso a datos terminada, cada campo aparecer en una lnea diferente con una etiqueta a su izquierda. Si la pgina obtenida no tiene el aspecto deseado, puede modificar la pgina en la vista Diseo. Nota Si ha establecido un tema predeterminado, Microsoft Access lo aplicar a la pgina.

6.4 ORDENAR MARCOS

Se pueden efectuar dos tipos de ordenaciones: simples y complejas.?

Ordenaciones simples Al ordenar en una vista Formulario, vista Hoja de datos o vista Pgina, puede realizar una ordenacin simple, es decir, ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (pero no puede utilizar ambos rdenes en varios campos).

?

Ordenaciones complejas Al ordenar en una vista Diseo de una consulta, la ventana Filtro u orden avanzado, la vista Diseo de un informe, la vista Diseo de pgina, la vista Tabla dinmica o la vista Grfico dinmico, puede realizar ordenaciones complejas. Esto significa que puede ordenar registros en orden ascendente segn algunos campos y en orden descendente segn otros.Unidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

39


6.5 FILTRAR INFORMACION

?

Haga clic en Aplicar filtro

en la barra de herramientas.

Notas?

?

?

Cuando se aplica un filtro a una hoja de datos, Microsoft Access tambin aplica los filtros creados en cualquier hoja secundaria de datos que contenga. Access puede aplicar un filtro automticamente al abrir un formulario si se establece la propiedad Al Abrir (On Open) del formulario a una macro que utilice la accin Aplicar Filtro o a un procedimiento de eventos que utilice el mtodo Aplicar Filtro del objeto Do Cmd. Si crea un filtro en un formulario, un sub.-formulario, una hoja de datos principal o una secundaria que ya contiene un filtro de una sesin de trabajo anterior, el nuevo filtro reemplaza al anterior.

6.6 COPIAR, CORTAR, PEGAR INFORMACION Si est pegando datos de varios campos en una hoja de datos, asegrese de que las columnas se presenten en el mismo orden que los datos que desee copiar o mover. Cuando pega registros o datos de varios campos en un formulario, Microsoft Access los coloca en campos con el mismo nombre que los campos de origen, con independencia de su orden en el formulario. Si los datos que desea copiar o mover contienen campos que no existen en el formulario de destino, Access preguntar si desea pegar slo los campos con nombres coincidentes. Si no hay nombres de campos coincidentes, Access pegar los campos segn el orden de tabulacin del formulario de destino, que puede no ser el orden deseado. Si los nombres de campos en el formulario de origen son distintos de los nombres de campos en el formulario de destino, quizs desee pegar los datos en una hoja de datos en lugar de un formulario. El Portapapeles de Microsoft Office le permite reunir elementos grficos y de texto de distintos documentos de Office y de otros programas y pegarlos en un documento de Office. Por ejemplo, puede copiar texto de un documento de Microsoft Word, datos de Microsoft Excel, una lista con vietas de Microsoft PowerPoint, texto de Microsoft FrontPage o Microsoft Internet Explorer y una hoja de datos de Microsoft Access y, a continuacin, volver a Word y organizar parte o todos los elementos reunidos en el documento de Word.


40


El Portapapeles de Office funciona con los comandos estndar Copiar y Pegar. Copie un elemento en el Portapapeles de Office para agregarlo a la coleccin y, a continuacin, pguelo desde ah cuando lo desee en un documento de Office. Los elementos reunidos permanecern en el Portapapeles de Office hasta que salga de Office.

7.

AUTOMATIZACION DE TAREAS RESPECTIVAS

7.1 DEFINICION DE MACRO Las macros son conjuntos de acciones que se crean para automatizar tareas comunes. Si se utilizan grupos de macros, se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo. Una macro es un conjunto de una o ms acciones que realiza una operacin determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.

7.2 CREACION DE UNA MACRO

1. Cuando se crea una macro, las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de la ventana Macro. 2. En esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una accin.Unidad de Informtica Facultad de Ciencias Econmicas

41


Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros. Tambin se puede usar una expresin condicional para determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro.

7.3 EJECUTAR UNA MACRO

Ejecute directamente una macro, haciendo lo siguiente:?

Para ejecutar directamente una macro desde la ventana Macro, haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas.

?

Para ejecutar una macro desde la ventana Base de datos, haga clic en Macros y despus haga doble clic en el nombre de la macro.

?

En el men Herramientas, site el puntero sobre Macro, haga clic en Ejecutar macro y seleccione la macro de la lista Nombre de macro. Ejecute una macro desde un procedimiento de Microsoft Visual Basic mediante el mtodo Run Macro del objeto Do Cmd.

?


42

Manual de Apoyo Access Xp

Documents

Transcript of Manual de Apoyo Access Xp