Manual Book Platinum

Manual Book Platinum 1

PLATINUMPLATINUM Manual Book :

• Sales OrderSales Order• Account ReceivableAccount Receivable• Purchase OrderPurchase Order• Account PayableAccount Payable• InventoryInventory

• Bank BookBank Book• General LedgerGeneral Ledger• FRx ReportingFRx Reporting


PLATINUMPLATINUM

Input Menu :Sales Order Entry

Print and Post Sales OrderSales Order shipment Entry

Invoice edit reportPrint and Post invoice

Modul : Sales Order


Step ke 1 : yang kita lakukan pada Modul SALES ORDER adalah sebagai berikut : > Double klik Sales Order Entry

SALES ORDER ENTRY 1


SALES ORDER ENTRY 2

Pilih Customer Key dengan mengklik tombol Lookup. Pilih Ship To Key ( cat. : untuk National Key Account, alamat kirim barang disesuaikan dengan lokasi/outlet penerima. Skip Sales Order Number & Status (cat.: Nomor order otomatis akan berubah sesuai nomor urut order. Isi tanggal Order Date dan Requested Delivery Date (cat.: tanggal order & tanggal kirim barang harus sesuai order customer, sedangkan Cancel Date diisi sesuai tanggal berlakunya order tersebut) Isi Buyer dengan Contact Person customer. Isi Customer PO Number sesuai order customer. Periksa data predefined pada tab 2 – 5.


SALES ORDER ENTRY 3

1 2

3 4

Tab 2 – 4 Predefined data customer, tapi dapat di update jika diperlukan


SALES ORDER ENTRY 4 Klik tab No 6 untuk masuk ke Line Item sehingga terlihat seperti dibawah ini :

Pilih Inventory pada Line Item. Pilih Item Key dengan cara tekan F9 untuk mendapatkan barang yang akan kita jual. Pilih Location sesuai lokasi barang yang akan dijual (by default sudah predefined, tapi dpt diganti) Ketik Qty Order sesuai order customer. Unit price sudah predefined, harap jangan diganti karena sudah masuk di dalam Price Table. Qty Remaining by default sama dengan Qty Order, remaining berubah jika ada Back Order. Account Number sudah predefined, harap jangan diganti.

Jika sudah lengkap, Kemudian kita klik tab 1 (Order) dan Save untuk menyimpan.


SALES ORDER ENTRY 5

Tambahan informasi untuk Line Item Pada kolom On Hand, tertera jumlah qty yg tersedia di Inventory. Pada kolom Commit to Sales, tertera qty order sesuai order yg sedang dibuat. Pada kolom Available, tertera qty yg tersedia, setelah dikurang Commit to Sales. Pada kolom On Order, tertera qty yg sudah diorder sebelumnya tapi belum posted. Kolom lain predefined.


Step ke 2 : yang kita lakukan pada Modul SALES ORDER adalah sebagai berikut : > Double klik Print & Post Sales Orders

Print and Post Sales Orders 1


PRINT & POST SALES ORDER 2Print and Post Sales Orders 2

Pilih Sales Order

yg akan di posting

Klik kotakPost Orders

ImmediatellyAfter Post

Klik kotakSesuai data

yg di inginkan


Print and Post Sales Orders 3

Hasil print out posting Sales Order

Cat. : Format printing masih belum final,Masih harus disesuaikan dgn ukuranKertas yg digunakan.


SALES ORDER SHIPMENT ENTRY 1

Step ke 3 : yang kita lakukan pada Modul SALES ORDER adalah sebagai berikut : > Double klik Sales Order Shipment Entry



Klik Look up disebelah kotak Sales Order Number Pilih Order number yg akan di posting. Isi tanggal Ship Date sesuai tanggal pengiriman barang, sedangkan tanggal Invoice & Age Date sudah predefined. Pilih Ship via Key sesuai kendaraan/ Courier service.



Klik tab 5 : Line Items, jika Qty Shipment tidak sesuai dgn Sales Order, maka diganti dgn Qty aktual yg akan dikirim . Kolom lain sudah predefined. Jika sudah lengkap, Kemudian kita klik tab 1 (Order) dan Save untuk menyimpan.



Setelah Shipment Entry selesai di posting, maka selanjutnya Invoice disiapkan untuk di posting Sebelum Invoice di posting, maka harus dilakukan pengecekan dengan cara klik Invoice Edit Report. Pada kotak dialog box, Klik New. Kemudian pada dialog box berikutnya, pilih Location Key dan klik Verify Inventory Items dan klik Process and Close


Print and Post Invoices 1

Setelah Invoice Edit Report selesai dilakukan, berikutnya dilakukan Print and Post invoices. Double klik pada menu tsb, sehingga keluar kotak dialog, klik New. Setelah keluar kotak dialog berikutnya, pilih Location Key. Kemudian klik post Invoices Immediately after Print dan klik Process and Close.



Sampai disini proses sales Order sudah sampai pada Modul Account Receivable (Piutang). Proses ini juga mempengaruhi modul Inventory (mengurangi On Hand & Commited to Sales – lihat Item Location). Selanjutnya adalah melakukan Distribution To GL (membuat jurnal secara otomatis), langsung ke modul General Ledger tanpa entry data. Pilih Modul Account receivable , double klik menu Period End Processing, double klik Print & Post Distribution to GL, dan pada dialog box berikutnya klik New. Pada dialog box Print and Post Distribution to GL, isi tanggal yang diinginkan dan klik Print Detail Lakukan dengan Trial dahulu untuk memeriksa jurnal yg dihasilkan. Jika hasilnya ok, klik Interface to General Ledger dan klik Process.

Jika Blank : TrialJika dicentang : Final



Setelah posting, maka journal yang dihasilkan akan tercetak seperti berikut :



Ledger yang dihasilkan akan tercetak seperti berikut : (Hal. 1)



Ledger yang dihasilkan akan tercetak seperti berikut : (Hal. 2)


PLATINUMPLATINUM

Input Menu :Credit Memo Entry

Print and Post Credit MemoCash Receipts EntryPost Cash Receipt

Print and Post Distribution to GL

Modul : Account Receivable


CREDIT MEMO (RETURN) ENTRY 1

Untuk membuat Credit Memo atau Retur barang pada penjualan putus, maka dilakukan sbb : > Double klik menu Credit Memo Entry



Setelah keluar jendela Credit Memo entry, klik Lookup dan pilih invoice yg akan di retur. Isi tanggal sesuai dengan tanggal retur barang diterima gudang. Data yg lain tidak perlu dirubah, karena sudah terisi otomatis. Document total harus diisi, tetapi setelah jumlah retur di Line Item diketahui.



Pada tab 6. Line Item, delete item yg tidak diretur, sehingga tersisa hanya Item yg diretur. Setelah di delete, klik kotak biru Recalculate Tax untuk me-refresh jumlah retur. Jumlah credit memo yg ada dipojok kanan bawah, diketik ulang pada halaman pertama, sehingga balance menjadi 0 (nol). Setelah lengkap dan benar, klik Save.


Print and Post Credit Memo 1

Selanjutnya pada jendela Platinum, pilih Invoice edit report. Pada dialog box, klik New. Pada Transaction number Range, pilih Invoice yg akan di posting dan klik Process and Close. Jika process berhasil, hasilnya akan tampak seperti dibawah ini :



Jika posting berhasil, maka didalam Print & Post distribution to GL akan terjadi journal dibawah ini :



Jika report Ageing AR dibuat, maka report akan ter update seperti dibawah ini : DONE.


CASH RECEIPT ENTRY 1

Untuk membukukan penerimaan pembayaran dari customer maka dilakukan sbb : Double klik menu Receipt Receipt Entry, kemudian klik New. Isi dan lengkapi dialog box dibawah ini : Jika sudah lengkap, klik Process and Close.


CASH RECEIPT ENTRY 2

Arahkan cursor ke kolom Pay Amount dan klik baris invoice yg akan diposting. Klik menu Pay Line, maka akan tercetak jumlah yang sama dengan Pay Amount. Klik Save jika sudah lengkap.


Post Cash Receipts 1

Double klik pada menu Post Cash Receipt, dan pada dialog box selanjutnya klik New. Selanjutnya isi dan lengkapi dialog box berikut ini dan klik Process and Close.



Jika posting berhasil, maka data posting akan seperti dibawah ini. Jika kita lakukan Print and Post Distribution to GL, maka akan terbit journal dibawah ini.



Dengan system Platinum yg terintegrasi, maka jurnal penerimaan uang dari customer tsb akan diposting ke Bank Book dgn cara sebagai berikut. Hal ini akan mengurangi double journal pembukuan. Selanjutnya lengkapi dialog box dibawah ini dan klik Process and Close :



Jika posting berhasil, maka data posting akan seperti dibawah ini. Transaksi dibawah ini akan dibahas lebih lanjut pada Modul Bank Book.


PLATINUMPLATINUM

Input Menu :Purchase Order Entry

Print and Post Purchase OrdersPurchase Order Receipt Entry

Print & Post Purchase Order Receipts

Modul : Purchase Order


PURCHASE ORDER ENTRY 1

Step ke 1 : yang kita akan lakukan pada PURCHASE ORDER PROCESSING adalah sebagai berikut : Double klik Purchase Order Entry, berikutnya akan terlihat dialog box dibawah ini :



Isi dan lengkapi dialog box tersebut dibawah ini :

Isi dan lengkapi tab 2. :



Isi dan lengkapi tab 3. jika ada pembayaran dimuka :

Isi dan lengkapi tab 4. jika alamat kirim dirubah :

Tab 5 tidak perlu diisi, predefined.



Isi dan lengkapi tab 6 Line Items : Item Key, isi dengan cara tekan F9 dan pilih item yg dimaksud. Unit Cost, isi sesuai dengan daftar harga Barang Jadi (harga tsb termasuk PPN). Qty Order, isi sesuai jumlah permintaan pembelian. Untuk kolom lain akan terisi otomatis, predefined. Jika sudah lengkap dan benar, kembali ke tab 1. Purchase dan klik Save.


Print and Post Purchase Order 1

Step ke 2 : yang kita lakukan pada PURCHASE ORDER PROCESSING adalah sebagai berikut : Double klik Print and Post Purchase order, lanjutkan dengan klik New. Berikutnya isi dan lengkapi dialog box dibawah ini, kemudian klik Process and Close


Print and Post Purchase Order 2

Jika process berhasil, akan tampak report seperti berikut :


PURCHASE ORDER RECEIPT ENTRY 1

Step ke 3 : yang kita lakukan pada PURCHASE ORDER PROCESSING adalah sebagai berikut : Double klik Purchase Order Receipt Entry. Berikutnya isi dan lengkapi dialog box dibawah ini, kemudian klik Process and Close



Klik Look up dan pilih PO yang akan diterima. Klik kotak Select for Recipt Posting, isi dan lengkapi PO receipt entry, tanggal Invoice dan lain-lain.



Klik tab 5. Line items, masukkan qty aktual, barang yang diterima digudang. Cat. : Harap kursor tidak lebih dari baris yang ada didalam tabel. Setelah lengkap, kembali ke tab 1. Receipt, dan klik Save.


Print and Post Purchase Order Receipts 1

Step ke 4 : yang kita lakukan pada PURCHASE ORDER PROCESSING adalah sebagai berikut : Double klik Print and Post Purchase Order Receipt, klik New. Berikutnya jika hasil Trial ok, klik dan pilih Post Method : Final, kemudian klik Process and Close



Jika process berhasil, akan tampak report seperti berikut :



Jika kita check pada Modul Inventory, maka activity report akan tampak seperti berikut :



Jika kita lakukan PO receipt distribution to GL, maka journal report akan tampak seperti berikut :



Jika kita check General journal, maka journal report akan tampak seperti berikut :


PLATINUMPLATINUM

Input Menu :Voucher Payment Entry

Print and Post Voucher PaymentDebit Memo EntryPost Debit Memo

Print and Post Distribution to GL

Modul : Account Payable


VOUCHER PAYMENT ENTRY 1

Step ke 1 : yang kita lakukan pada PAYMENT PROCESSING adalah sebagai berikut : Double klik Voucher Payment Entry, berikutnya klik New pada dialog box.



Step ke 2 : Isi dan lengkapi Voucher Payment Entry. Pada tab 2. Action, masukkan jumlah pembayaran yg dilakukan, kemudian klik Process and Close.



Step ke 3 : Arahkan cursor ke kolom Pay Amount dan klik baris invoice yg akan diposting. Klik menu Pay Line, maka akan tercetak jumlah yang sama dengan Pay Amount. Klik Save jika sudah lengkap.



Step ke 4 : Double klik Print & Post Payment Voucher, berikutnya klik New pada dialog box.



Isi dan lengkapi dialog box Print and Post Voucher Payment, kemudian klik Process and Close. Pada dialog selanjutnya, klik Process 2 kali hingga selesai.



Jika process berhasil, maka payment report akan seperti berikut ini : Lakukan Journal payment voucher distribution to GL, dengan hasil seperti berikut ini. DONE


Debit Memo Entry 1

Step ke 1 : yang kita lakukan pada DEBIT MEMO PROCESSING adalah sebagai berikut : Double klik Debit Memo Entry, selanjutnya akan tampak dialog box dibawah ini :


Debit Memo Entry 2

Klik menu Find Historical Information, pilih dokumen invoice yang akan di debit (retur). Isi tanggal Debit Memo & Receipt and Age date sesuai tanggal retur.


Debit Memo Entry 3

Klik tab 5.Line Items dan seleksi item yang akan di retur. Item yg bukan retur di delete dari daftar. Masukkan Qty item yang akan di retur. Setelah lengkap, kembali ke tab 1.Debit Memo.


Debit Memo Entry 4

Pada tab 1. Debit Memo, klik Debit Memo Status dan ganti status Unselected menjadi Selected. Jika sudah lengkap, klik Save. DONE.


POST DEBIT MEMO 1

Step ke 1 : yang kita lakukan pada POST DEBIT MEMO adalah sebagai berikut : Double klik Post Voucher and Debit Memo, selanjutnya akan tampak dialog box dibawah ini :


POST DEBIT MEMO 2

Isi tanggal Age Date sesuai tanggal retur dan klik Process and Close. Jika berhasil, akan tampak post report seperti berikut ini. DONE.


PLATINUMPLATINUM

Input Menu :Transaction Entry

Edit Report and PostPhysical Count (stock opname)

Modul : Inventory

Manual Book Platinum

Documents

Transcript of Manual Book Platinum