PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIEROElaborado por: Revisado y aprobado por: Revisin

Nombre

Nombre

No: 2

Cargo

Cargo

Fecha:

Consultar: H:\AIADIGITAL\OFICINA\ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA\__SISTEMA DE GESTION INTEGRAL\PROCEDIMIENTOS\CONTABILIDAD

1. OBJETO:

El objeto del presente documento es establecer las principales directrices, normas y rutinas de la relacin administrativa y financiera entre la obra y la parte administrativa de la oficina central.2. ALCANCEComprende todas las obras de AIA en Medelln y por fuera.

3. RESPONSABLES

Elaboracin del procedimiento: Vicepresidencia de Construccin

Ejecucin de la actividad: Directores de Obra y Residentes de Oficina Tcnica

Control de la actividad: Director Tcnico, Coordinador de Obra, Auditora Integral

Validacin de la actividad: Vicepresidencia Administrativa y Financiera 4. FACTURACIN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS3.1 Procedimiento Para las obras, las facturas se debern diligenciar a nombre de:

ARQUITECTOS E INGENIEROS ASOCIADOS S.A. Nit. 890.904.815-5

Todas las facturas de materiales y servicios debern ser recibidas en las oficinas de AIA de Lunes a Mircoles de 9 a.m. a 12 m, Medellin Carrera 35 A 15B-35 Avenida Las Palmas. Centro de Negocios Prisma Piso 97 Bogot Calle 114 No. 6A -92 C.C. Hacienda Santa Brbara Piso 5 Ofc. D502.3.2 Requisitos para presentar facturas o documentos equivalentes

Es condicin indispensable para el recibo de la factura o documento equivalente presentar los siguientes documentos, debidamente revisados y aprobados por el Director de la obra. Orden de pago y/o orden de compra (original)Consultar:

H:\AIADIGITAL\PROYECTOS\EN EJECUCION\NOMBRE DE LA OBRA\CONSTRUCCION\PLAN EJECUCION\03 PRESUPUESTO\PLANTILLAS\Orden de pago Corte de obra, y/o remisin de almacn con sello de recibido y nombre legibleConsultar:

H:\AIADIGITAL\PROYECTOS\EN EJECUCION\ NOMBRE DE LA OBRA \CONSTRUCCION\PLAN EJECUCION\05 CONTRATOS\PLANTILLAS\Corte de mano de obra

3.3 Forma de presentacin

Documentos anexos y forma de presentacin de la factura o cuenta de cobro:

Original y dos (2) copias de la factura o Cuenta de cobro Original del Corte de mano de obra u Orden de compra Original de la Orden de pago Nota 1 Obras por fuera de Medelln y Bogot : Los proveedores de la regin, radicarn las facturas en la obra con los anteriores soportes. Habr una copia adicional que se dejar en obra, como provisional en caso de prdida en el envo hacia Bogot, las cuales podrn destruir pasado 1 mes. El Residente de Oficina Tcnica se encargar de recibir, revisar y generar si es el caso la Orden de pago. Despus las deben enviar por correo certificado a xxxx, Asistente de tesorera a la direccin Calle 114 No. 6-92 oficina D502 en Bogot, dentro de los das establecidos.

Importante: La nica persona que colocar sello a las facturas ser la Oficina Tcnica, por ningn motivo las personas que reciben los suministros podrn recibir, firmar, guardar o sellar facturas.

Nota 2 Obras en Medelln y Bogot: Los proveedores, radicarn las facturas en las sedes en lugar y fecha definidos. Las facturas se recibirn en obra por lo menos 2 das antes del cierre de facturacin (es decir 2 das antes del 25 de cada mes), con el fin de ser enviados al da siguiente, a Bogot. La obra debe establecer sus horarios y comunicarlos, para poder cumplir con las siguientes fechas:

FECHAS CIERRE RECEPCION DE FACTURAS 2012

MESPROVEEDORESMANO DE OBRA

ENERO2531

FEBRERO2228

MARZO2627

ABRIL2524

MAYO2322

JUNIO2519

JULIO2531

AGOSTO2228

SEPTIEMBRE2525

OCTUBRE2423

NOVIEMBRE2620

DICIEMBRE1918

3.4 Aspectos tributarios

Las facturas o documentos equivalentes deben incluir los siguientes requisitos establecidos por el rgimen tributario:

a. El proveedor o contratista debe estar inscrito debidamente en el RUT informando su actividad econmica ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, sea o no responsable del IVA.

b. Si es del Rgimen simplificado deber presentar dicho documento la primera vez que realice sus ventas o servicios a cada cliente.

c. Si vende bienes o presta servicios gravados debe estar debidamente registrado como responsable de IVA bajo el rgimen comn o bajo el rgimen simplificado considerando el tope mximo para pertenecer a este ltimo.

d. Si pertenece al Rgimen Comn, debe solicitar autorizacin de numeracin de la facturacin ante la DIAN; dicha facturacin tiene vigencia de 2 aos, en caso de pasar este perodo, se debe solicitar habilitacin de los documentos pendientes, la cual debe figurar tambin en las facturas a travs de un sello.

e. Facturar debidamente con el diligenciamiento de los siguientes requisitos legales:

Estar denominadas expresamente como factura de venta (preimpreso) Apellido y nombre o razn social y Nit del vendedor o quien presta el servicio (preimpreso)

Apellidos y nombre o razn social y Nit del adquiriente del servicio o bien.

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas o indicar que no es responsable de IVA.

Discriminacin del IVA

Llevar un numero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta (preimpreso)

Tener preimpreso o con sello legible, la resolucin expedida por la DIAN de aprobacin o habilitacin del rango numrico de las facturas.

Fecha de expedicin

Descripcin especifica de los artculos vendidos o servicios prestados

Valor total de la operacin

El nombre o razn social y Nit del impresor de la factura (preimpreso) La fecha de vencimiento no debe ser ni inferior ni igual a la fecha de radicacin, debe ser superior.

Cuenta de Cobro, para los del rgimen simplificado o no responsables de IVA, sta debe contener los siguientes requisitos:

Estar determinada como cuenta de cobro.

Llevar un nmero de consecutivo tanto para control de quien la expide como para el cliente.

Apellidos - nombres y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.

Apellidos - nombres o razn social y Nit del adquirente del servicio o bien.

Direccin, ciudad y telfono del vendedor o quien presta el servicio. Fecha de expedicin. Descripcin de los artculos vendidos o servicios prestados, coherente con la actividad inscrita en el RUT. Valor total de la operacin. Informar que pertenece al rgimen simplificado o que es persona natural no responsable del IVA.

Firma del vendedor de los bienes o servicios.3.5 Aspectos adicionales a tener en cuenta en la factura

En contratos de obra, en la factura se debe discriminar la utilidad, y la base del impuesto (IVA)

La descripcin de los soportes debe coincidir con lo relacionado en la factura. El concepto debe discriminar la actividad, servicios o bienes y hacer referencia al contrato y al nmero del corte. P. ej: Corte de mano de obra No. 2 correspondiente a los trabajos de mampostera segn contrato No. 10231-05. Si tienen anticipos, estos deben ser nombrados en las facturas. (Amortizacin de anticipo = $XXX) Los retenidos deben ser relacionados en la factura. (Retegaranta = $XXX)

No se aceptan documentos incompletos, con tachones o enmendaduras.

Para la aceptacin de las facturas se contar con los 10 das establecidos por la Ley 1231 de 2008. Para el pago de las facturas se contar a partir de la fecha de recepcin de las mismas. Si el proveedor es nuevo deber anexarse el RUT y la certificacin bancaria, si es posible enviar certificacin bancaria unos das antes para inscribir la cuenta en el banco y evitar retrasos en el proceso de pago.

5. CAJA MENOR:

5.1 Condiciones

Se establecer un fondo permanente de Caja Menor, para la obra definido al inicio de la obra.Ningn gasto realizado por caja menor deber superar el tope establecido por ley anualmente como base de retencin sobre servicios. 5.2 Procedimientos Los documentos soporte de los costos o gastos por caja menor deben reunir los mismos requisitos de cualquier factura de compra-venta.

A cada factura se adjunta comprobante de caja menor, los cuales deben llegar completamente diligenciados, sin omitir ninguno de los datos solicitados. Es muy importante la descripcin clara del concepto del gasto.

Nota: no se deben pegar los recibos de las cajas menores o reembolsos, pues se atascan al pasar por el escner.

Reunir todos los comprobantes de Caja Menor y anexarlos al CONTROL DE CAJA MENOR, debidamente diligenciado, enviar una copia; tener en cuenta que sin el documento Original no se har ningn proceso de causacin o pago por lo que no se van a volver a recibir documentos escaneados o copias temporales.

Tener en cuenta que los reembolsos que se hagan deben ser equivalentes a una suma aproximada del 70 y al 80% del valor del fondo.Las facturas pagadas deben estar a nombre de:ARQUITECTOS E INGENIEROS ASOCIADOS S.A. Nit. 890.904.815-5 El horario de recepcin de Cajas menores es de 7:00 am a 8:30 am los das lunes; cuando sea festivo, el martes.

Se debe recordar que el fondo de la Caja Menor es para pagos de menor cuanta y estrictamente en efectivo para cubrir gastos de la obra. No se permiten gastos para celebraciones de cumpleaos del personal de la obra, estos deben ser asumidos por las personas que quieran hacer el homenaje.

Las compras de ferretera, papelera y dems insumos deben canalizarse por el departamento de compras en el Iconstruye.No olvidar que es responsabilidad del director de la obra o del departamento, el aprobar o rechazar un gasto de la Caja Menor.

Nota: Para realizar la contabilizacin y pago de un documento, es necesario que est numerado, por lo anterior, les solicitamos a partir de la fecha numerar con el centro de costos y un nmero consecutivo por rea o proyecto que no debe repetirse; entre otros los siguientes documentos:

a. Gastos de viaje

b. Reembolsos

c. Solicitud de gastos

d. Cajas menores

6. CORTES DE MANO DE OBRA

Las obras entregan los CORTES DE MANO DE OBRA a los Coordinadores o Directores Tcnicos los das martes antes de las 2:00 pm para su revisin y aprobacin, el alcance definido es la revisin tcnica del corte (cantidades y valores unitarios). En Bogot los cortes son recibidos por la secretaria general, quien coloca sobre la factura un sello de recibido.

En el caso en que los Coordinadores o Directores Tcnicos no se encuentren para la revisin y aprobacin los vales, estos sern entregados al proceso Administrativo y Financiero (tesorera) para continuar con el procedimiento de pago y la revisin se har posterior con el fin de garantizar la aprobacin tcnica y que se realicen los ajustes necesarios.

Una vez aprobados los CORTES DE MANO DE OBRA, los Coordinadores o Directores Tcnicos harn entrega al proceso Administrativo y Financiero (tesorera) el da mircoles antes de las 2:00 pm, para continuar con el procedimiento de verificacin de la informacin que contiene la factura.

En caso de presentarse algn inconveniente con la informacin de la factura, se proceder a comunicarle a la obra quien a su vez dar aviso al contratista para que realice los cambios que sean necesarios. Las devoluciones de retenido deben cumplir con lo indicado en el PARGRAFO. FONDO DE RESERVA: EL CONTRATISTA declara que acepta constituir un Fondo de Reserva en cuanta suficiente como mnimo al equivalente al 12% del valor del contrato, que garantice la buena calidad de la obra ejecutada, la reposicin o reparacin de cualquier elemento que por su causa o la de sus trabajadores o dependientes se hubieren daado y el pago oportuno de salarios, prestaciones e indemnizaciones a cargo de EL CONTRATISTA y a favor los trabajadores o dependientes de ste, as como el cumplimiento de cualquier obligacin derivada del presente contrato, y/o la solucin de reclamaciones efectuadas por terceros. Este porcentaje se retendr sobre el valor bruto de las actas parciales de obra ejecutada y/o de cada pago que se realice, y se devolver un mes despus de haber cumplido los siguientes requerimientos: a) recibo a satisfaccin de la obra contratada, b)EL CONTRATISTA demuestre el pago de todas las acreencias laborales, perjuicios, reclamaciones, etc., c) presente el paz y salvo del residente de la obra y de almacn, as como la recepcin de las correcciones solicitadas por el dueo de la obra y/o la interventora.

Para proceder con la ENTREGA DE RETENIDOS se debe Incluir la LISTA DE CHEQUEO A ELABORACIN Y LIQUIDACION DE SUBCONTRATOS, tener como requisito la entrega de las liquidaciones firmadas y con la huella del trabajador.

Consultar: H:\AIADIGITAL\PROYECTOS\EN EJECUCION\NOMBRE DE LA OBRA\CONSTRUCCION\PLAN EJECUCION\05 CONTRATOS\FORMATOS\ACTAS Y MINUTAS DE CONTRATOS

La Auditoria har una verificacin de informacin que contienen los cortes de Mano de Obra de acuerdo a la metodologa de Pareto y con un nfasis en las obras por precios unitarios, suma global y EPC.

Las devoluciones de retenidos se recibirn solo cada quince das con los cortes de mano de obra y se pagaran mnimo a un mes.7. VALES DE COSTOS 7.1 Consulta virtual de los vales de costos

Los vales de costos, no llegaran a la obra con los documentos impresos, en cambio, los das martes de cada semana, se podrn consultar y revisar de manera virtual.

Esto permite:

Agilizar el proceso de elaboracin y consulta

Ahorrar costos de operacin, impresin y copias que al finalizar la obra, eran destruidos

Consultar simultneamente un documento desde cualquier parte (obra, oficina, reunin externa)

Optimizar el espacio fsico

Optimizar el tiempo que antes se utilizaba en archivar.

Teniendo en cuenta, que estos documentos estan disponibles en cualquier momento durante el desarrollo de todo el proyecto, evitemos imprimirlos y guardarlos fsicos.

A continuacin entregamos un manual de consulta, cualquier inquietud, duda, observacin o aporte que permita enriquecer el proceso, pueden comunicarlo al mail jgarcia@aia.com.co7.2 Manual de consulta de vales de costos

a. Ingresar a la pgina principal del SICO, en la barra de herramientas, ingresar a la opcin actas/elaboracin actas de costos/captura de datos

b. Digita el nmero del centro de costos y el nmero del vale de costos

c. Dar doble click sobre el registro que desea consultar o click en el icono de imagen que est ubicado al lado derecho para visualizar el documento.

d.Podemos visualizar la imagen de la factura con todos sus anexos (remisiones, Orden de compra, de pago o de servicio)

e.Es posible colocar anotaciones, resaltar o subrayar textos o partes del documento:

8. PAGOS

Los pagos se harn semanalmente desde las sedes principales (en este caso Bogot) el da viernes alternando una semana Contratistas de Mano de Obra y a la siguiente Proveedores. Se les solicitar una certificacin bancaria de una cuenta a su nombre y una carta donde autoricen recibir los pagos en dicha cuenta. Tambin deben indicar un correo electrnico donde se les enviar los soportes de pago.

En todos los casos para los pagos a proveedores se tomar la fecha de radicacin de la facturacin y no la fecha de emisin.9. FACTURACIN AL CLIENTELa obra enva mediante correo electrnico a la auxiliar de Tesorera, Astrid Martin el acta mensual de cobro, quien elabora la factura y la devuelve a la obra escaneada para revisin, y despus de aprobada por la obra, se enva para radicacin al cliente.

La obra se encargar de adjuntar los soportes que se hayan acordado con el cliente.

10. TECNOLOGIAAl iniciar la obra el director de obra y/o coordinador de obras deber enviar un correo electrnico solicitando los equipos tecnolgicos necesarios para el desarrollo de la obra, especificando el centro de costos al cual se cargaran. El rea de sistemas entregar los equipos comprados o alquilados en un plazo aproximado de 1 semana.En caso de necesidad de revisin, instalacin, mantenimiento, actualizacin de equipos tecnolgicos en la obra, se debe enviar un correo electrnico a soportetecnologico@aia.com.co, con el fin de programar una asesora telefnica, soporte remoto o presencial en una fecha especfica.Los pedidos de tecnologa tales como cmaras, impresoras multifuncin, monitores, repuestos, discos duros externos, UPS, etc., solo los debe manejar el proceso de sistemas. Para la compra el director de obra y/o coordinador de obras, debe enviar un correo solicitado el pedido, al rea de sistemas har la gestin de compras y entregar el recurso de acuerdo a la disponibilidad del proveedor.Para el servicio de internet la obra deber solicitarlo directamente al proveedor con previa asesora del rea de sistemas. Tambin se debe coordinar con el rea de Sistemas para el cableado de red de los campamentos.11. GASTOS DE VIAJE.La solicitud de anticipo de gastos de viaje debe hacerse a tesorera con 2 das de anticipacin en el formato diseado para tal fin y con el visto bueno del Jefe inmediato.La legalizacin de los gastos de viaje se debe hacer en un trmino no mayor a tres das hbiles a partir del da de regreso, en el formato establecido adjuntando los soportes respectivos y con el visto bueno del jefe.No se entregarn nuevos anticipos hasta tanto no se haya legalizado el viaje anterior.Ver imagen

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COPIA CONTROLADA. Febrero 23 de 2012. Sistema de Gestin Integral. REV: 114/02/2012

COPIA CONTROLADA. Febrero 14 de 2012. Sistema de Gestin Integral. REV: 1 14/02/2012