Manual 5s

Manual Programa 5’SGerencia de Apoio Logístico

Secretaria Municipal Adjunta de Gestão AdministrativaSecretaria Municipal de Finanças

GEAL

Manual do Programa 5’S

Baseado na experiência da GEAL- Gerência de Apoio Logístico da PBH.

Belo Horizonte Maio 2009

Em busca de qualidade de vida para o servidor!



GEALSUMÁRIO

• Organograma.................................................... 4• Apresentação ................................................... 5• O que é 5’S ......................................................13• O que significa cada senso .............................16• Benefícios esperados.......................................21• Fatores críticos de sucesso .............................25• Passos para a Implantação..............................28• Os 10 mandamentos do 5’S ............................52• Referências bibliográficas ...............................54



GEAL

Secretaria Municipal de Finanças

Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa

Gerência de Apoio Logístico - GEAL



GEALApresentação

É com prazer que divulgamos este manual, sistematizando a experiência da GEAL com o Programa 5S e possibilitando a troca de experiência com outras pessoas e instituições. Nessa gerência, o programa tem produzido resultados importantes, tais como: melhoria contínua do ambiente do trabalho, maior integração da equipe, servidores mais motivados, além de vários aperfeiçoamentos implantados na rotina de trabalho.



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De fato, à época de sua introdução na GEAL, já se esperava que esses resultados ocorreriam, já que são vastos os relatos nesse sentido de outras instituições que o implantaram. Mas uma coisa é a mera expectativa de resultados e outra é a satisfação por tê-los alcançados, especialmente quando se mantém ainda um forte desejo de continuar pela mesma trilha.



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Tal êxito obtido demonstra que foi acertada a decisão de implantá-lo paralelamente ao início da implantação do programa Gespública, uma ferramenta de gestão do Governo Federal que orienta e facilita o aprendizado organizacional para alcance de melhores resultados, a partir da comparação periódica de nossas práticas gerenciais com um padrão de excelência reconhecido.



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Naquela época, tínhamos a expectativa de que o Gespública, até mesmo sozinho, poderia trazer resultados ainda mais expressivos do que os relatados anteriormente, mas ainda estávamos muitos receosos quanto ao tempo que seria necessário para que esse programa envolvesse a força de trabalho.



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Afinal, o Gespública parecia preconizar/requerer muito mais a participação da alta liderança e dos gestores do que dos servidores em seu processo de implantação, divergindo de nossa ansiedade por envolvê-los.

Portanto, na GEAL, o 5’S , enganosamente, serviria apenas como o primeiro passo para a excelência, enquanto os resultados do Gespública não viessem.



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Mas o 5’S mostrou que tem uma dinâmica própria e vitoriosa, deixando de assumir papel secundário em nossa política de qualidade e se nivelando em importância com o programa Gespública dentro da GEAL.

Foi por isso que resolvemos sistematizar nossa metodologia nesse manual e reinvestir esforços para dar a esse programa uma cara condizente com os resultados que ele nos trouxe.



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Vale ressaltar aqui que o engajamento das lideranças e a promoção de uma gestão participativa são fatores fundamentais para o êxito do programa, pois os servidores precisam notar que suas sugestões estão sendo criteriosamente avaliadas e que existe espaço para críticas e discussões construtivas sobre o ambiente de trabalho. E não se pode esquecer ainda que mudanças requerem quebras de paradigmas e alterações de hábitos e atitudes das pessoas. Isso é um processo gradativo, disciplinar e educacional.



GEALApresentação

Acreditamos que esse material sirva também para orientar a implantação desse programa em outros órgãos/instituições. A metodologia é simples e de fácil entendimento. Trata dos conceitos básicos do programa, dos fatores críticos para o sucesso, dos benefícios esperados com a implantação, além de propor uma sistemática de acompanhamento periódico do programa, baseada na experiência da GEAL.

Esperamos que este manual lhe seja útil.

Equipe de Qualidade GEAL



GEALO que é 5’S?

O 5s é um Programa de Qualidade que trata da arrumação, da ordem, da limpeza, do asseio e da autodisciplina do trabalho e do trabalhador, buscando promover uma melhoria na organização através de consciência e responsabilidade de todos, tornando o ambiente de trabalho mais agradável, seguro e produtivo.

Foi desenvolvido com o objetivo de transformar as atitudes das pessoas e os ambientes, gerando melhor qualidade de vida aos trabalhadores, redução de custos e de desperdícios, e aumento da produtividade.



GEALO que é 5’S?

Surgiu no Japão na década de 1950 e foi aplicado após a 2ª Grande Guerra, com a finalidade de reorganizar o país quando este vivia a chamada crise da competitividade. A adoção do Programa 5s foi um dos grandes fatores da recuperação das empresas japonesas e da implantação da Qualidade Total no país. Hoje o 5s é adotado em um vasto número de empresas e organizações como parte de seus programas de qualidade e gestão.



GEALO que é 5’S?

O NOME 5S PROVÉM DE CINCO PALAVRAS DO IDIOMAS JAPONÊS, INICIADAS COM A LETRA ‘‘S’’:

SEIRI: Senso de utilização;

SEITON: Senso de organização;

SEISO: Senso de limpeza;

SIKETSU: Senso de saúde;

SHITSUKE: Senso de autodisciplina.



GEAL

UTILIZAÇÃO: Separar o necessário do desnecessário. Ao separar aquilo que é realmente necessário ao trabalho daquilo que é supérfluo, ou desnecessário, conseguimos melhorar a arrumação e dar lugar ao novo. O que for desnecessário deve ser descartado ou disponibilizado para alguém que esteja precisado.

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

Lema: Separar o que utilizamos e descartar

o que não usamos



GEALO QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

ORGANIZAÇÃO: Colocar cada coisa em seu devido lugar. Agora que o desnecessário foi descartado, deve-se arrumar o que é importante. Significa deixar tudo em ordem. Os materiais devem ter seu lugar específico. Os usados a todo momento devem ficar mais próximos dos que são usados esporadicamente para que seja possível encontrá-los facilmente sempre que necessário. Assim, evita-se o desperdício de tempo e energia.

Lema: Sempre deixar tudo em ordem.




LIMPEZA: limpar e cuidar do ambiente de trabalho. Significa manter tudo limpo, agora que você já tirou tudo que era desnecessário e deixou tudo em ordem, é preciso manter a limpeza do ambiente, dos materiais e dos equipamentos.

Lema: Melhor que limpar é não sujar.




SAÚDE: tornar saudável o ambiente de trabalho. Significa zelar pela saúde e higiene. Não adianta mantermos o local de trabalho limpo se não cuidarmos de nossa higiene pessoal. A saúde também é observada pelo bem estar e bom relacionamento entre os funcionários e colaboradores. Melhorando a qualidade de vida do trabalhador, melhora-se também a qualidade do trabalho.

Lema: Ambiente saudável,

trabalhador saudável.




AUTODISCIPLINA: fazer do 5’S um hábito, torná-lo um modo de vida e trabalho. Significa mais do que apenas seguir com disciplina as normas estabelecidas. É um estágio avançado no qual o comprometimento das pessoas é de fundamental importância. Com autodisciplina o cumprimento do programa fica mais fácil, e o 5’S, em si, mais eficiente e otimizado.

Lema: A manutenção do Programa 5s

depende do compromisso de cada um.



GEALBenefícios Esperados

Quando foi idealizado, na década de 50, o Programa 5’S esperava apenas tratar da arrumação e padronização física do ambiente de trabalho. Mas aqui na GEAL conseguimos ver que ele não para por ai, e que suas contribuições podem ser enormes. O 5’S é uma ferramenta de gestão, muito mais ampla do que pode parecer. Vários foram os benefícios identificados com a sua utilização. Focando a redução dos desperdícios, de tempo, espaço e energia, o programa também impulsiona a participação efetiva de todos, possibilitando o surgimento de um ambiente propício a criatividade, inovações e críticas. O local de trabalho se transforma num local de aprendizado constante e de reestruturação de práticas e procedimentos.




Ele possibilita o gerenciamento, monitoramento, aprendizado e a atuação em todos os tipos de problema encontrado. Os gargalos e problemas detectados podem, e devem, entrar na lista de avaliação periódica para incitar e incentivar a busca da solução. Nesse caso ele age como um catalisador no desenvolvimento de melhores práticas e ações. Por seguir uma rotina de avaliações regulares, possibilita o acompanhamento de todas as evoluções e não evoluções dos problemas detectados.




Podemos destacar aqui na GEAL algumas práticas e procedimentos que experimentaram evoluções marcantes:

– Eliminação do desperdício;– Organização do espaço;– Racionalização do tempo;– Redução do stress nas pessoas;– Padronização de processos;




– Melhoria da qualidade no trabalho;– Melhoria das relações humanas;– Incremento da eficiência;– Incentivo à inovação;– Autodisciplina.



GEALFatores críticos de sucesso

Alguns fatores devem ser observados e analisados friamente antes do início da implementação do programa. Fatores esses que são de vital importância para o funcionamento perfeito do Programa 5’S, nos seus desdobramentos, necessidades, anseios e objetivos.




– Engajamento das lideranças no programa;A alta liderança deve comprar a idéia base do 5’S, pois eles

serão os incentivadores e mediadores do projeto. É neles que os servidores devem se espelhar e buscar auxilio e motivação.

– Existência de gestão participativa;É de extrema importância a participação da força de trabalho

nos processos decisórios e procedimentos gerais. Só quando o colaborador se sente útil e participando ativamente das decisões que ele se compromete com a mudança e melhoria dos procedimentos.




– Estratégias de mobilização da equipe;A mobilização e motivação da equipe é fundamental para o

sucesso da implementação do programa. Ele depende igualmente de todos os funcionários, sem exceção. Essa motivação tem que ser renovada e enfatizada a cada etapa.

– Revisões periódicas do programa;Praticando revisões e aprimoramentos periódicos no programa

objetivando o aumento do nível de exigência, se consegue maior apoio da equipe, pois essa vê que seu esforço está valendo a pena com resultados práticos e plausíveis.



GEALPassos para a Implantação

Seguindo a metodologia de fácil entendimento,

um passo a passo de implantação do Programa 5’S foi

criado, mantendo a ordem das etapas experimentadas

na GEAL. Esse passo a passo tem o objetivo de auxiliar

a implementação do 5’S em sua empresa/organização.




1. Criação da comissão de implantação - esta equipe será responsável pela elaboração da metodologia de implantação do programa na organização e deverá se reunir periodicamente. Esta comissão tem como função:

1.1 Elaborar a metodologia de implantação do programa;1.2 Mapear a área onde será implantado o programa ( será implantado

em toda organização, em parte da organização ou em setores específicos);

1.3 Treinar a equipe para que a mesma esteja bem entendida dos 5 sensos e do objetivo do programa. O treinamento pode ser feito através de literatura específica, visitas a outras instituições que já implantaram o programa 5s, cursos, etc.;




1.4 Determinar a divisão, entre a comissão, das seguintes tarefas:- Redigir as atas das reuniões;

- Recolher e arquivar as avaliações;

- Apresentar os resultados para os gerentes.




2. Reunião com Gerentes: definida a metodologia, a Comissão de Implantação deve se reunir com os gerentes para explicar a eles o programa, sua forma de implantação, e focos de melhoria.

2.1 Gerentes devem indicar a nomeação de um funcionário líder em cada uma das unidades/gerências da empresa/organização, para facilitar o desenvolvimento do programa.

2.2 Criação e definição dos participantes, um de cada gerência, da Comissão de Qualidade 5’S;




– Funções do Líder:Os líderes serão responsáveis por facilitar a implementação do

programa na unidade que fizerem parte, tirando dúvidas dos funcionários, incentivando a participação efetiva de cada um, solucionando problemas, buscando melhorias, fazendo ajustes, motivando a equipe etc.

É interessante que o líder seja uma pessoa carismática, comunicativa, proativa, parcial e, sobretudo, que tenha bom relacionamento com os colegas.




É importante lembrar que os líderes serão também os

próprios “Avaliadores 5’S”. Eles serão responsáveis por

avaliar as outras unidades da empresa/organização, uma

unidade diferente a cada mês, tendo como base o “Formulário

Padrão de Avaliação e Acompanhamento” do Programa 5s




3. A Comissão de Qualidade 5’S, será composta pelos líderes definidos pelos gerentes. Ela tem papel crucial nas avaliações dos sensos e na validação dessas avaliações.

Será responsável por padronizar os critérios adotados pelos avaliadores/líderes para o julgamento dos requisitos do Formulário de Avaliação; fiscalizar, avaliar e então validar as avaliações realizadas e posteriormente apresentar ao chefe/gerente geral o que foi discutido e acordado. É importante lembrar que o gerente poderá levantar novos pontos a serem discutidos e novos questionamentos, que serão analisados e podem vir a ser mudados ou revisados.



GEALPassos para Implantação

3.1 Atribuições da Comissão:

– Ser comprometida com o programa;

– Eleger um líder para ser o coordenador da Comissão;

– Criar uma agenda permanente de reuniões da

Comissão;

– Agir como facilitadora e multiplicadora para o

envolvimento dos trabalhadores no programa;

– Ser responsável pela manutenção do programa na

unidade e na empresa/organização;




– Ser capacitada para disseminar os conceitos do programa a todos os trabalhadores;

– Elaborar com a ajuda dos gerentes/chefes o “Formulário Padrão de Avaliação e Acompanhamento” do Programa 5s; (colocar link para exemplo do formulário)

– Apresentar os resultados apurados nas avaliações para a empresa/organização, propondo as ações de melhoria;

– Avaliar como está a manutenção do programa 5s;

– Fiscalizar, educar e validar a avaliação;

– Estimular a continuidade da auto-disciplina do programa 5s.




3.2 Cronograma mensal da Comissão de Qualidade:

• Toda 1ª (primeira) semana do mês:– A Comissão deve inspecionar as unidades de trabalho

para avaliação da ordem mantida do 5S, utilizando o “Formulário Padrão de Avaliação”, lembrando que os líderes/avaliadores devem utilizar um sistema de rodízio de unidades inspecionadas, a cada mês uma unidade diferente;




• Toda 2ª (segunda) semana do mês:

– A Comissão deve se reunir para apuração dos

resultados das avaliações realizadas nas unidades.

Deve-se discutir e equiparar os critérios utilizados em

cada avaliação, e se necessário revisar alguma

pontuação ou item que causou dúvida/questionamento,

para então validar todas as avaliações realizadas.

– Outra tarefa nessa semana é a preparação dos

relatórios/materiais para apresentação ao gerente/chefe

geral na semana seguinte.




• Toda 3ª (terceira) semana do mês :

– Nessa semana deve ser feita uma reunião com o

chefe/gerente geral da empresa ¹, para apresentação

dos pontos levantados na semana de validação das

avaliações. Nesse momento o gerente tem total

liberdade para levantar novos questionamentos e chegar

a novos entendimentos com os líderes. O objetivo aqui é

evoluir um pouco mais a cada nova reunião, seja na

percepção de novos critérios de avaliação, na melhoria

dos requisitos avaliados etc.




¹ Na GEAL essa reunião é feita com um Grupo Gestor e

não somente com o gerente geral. Compõem o Grupo

os gerentes de todas as unidades da empresa

juntamente com o gerente geral. Esse Grupo Gestor se

reúne semanalmente para discutir melhorias no

Programa, acompanhamento de resultados, novas

práticas etc.



GEALPassos para Implantação

• Toda 4ª (quarta) semana do mês :

– Com as avaliações já validadas, é nessa semana que

irão ocorrer as entregas dos “Certificados de Qualidade”.

Eles devem ser colados em local visível em cada uma

das unidades/gerências da empresa/organização.




4. Divulgação do Programa : é necessário que o programa, seus benefícios e objetivos, sejam bem divulgados, para criar expectativa nos funcionários.

4.1 Fixação de cartazes em pontos estratégicos para criar expectativas nos servidores quanto ao conhecimento e implantação do programa;

4.2 Disseminar a nova cultura de mudança;

4.3 Divulgação da data da reunião de lançamento do programa, que tem objetivo de informar toda equipe de trabalho sobre o 5’S, seu funcionamento e como ele será implantado na organização;




5. Definições e ajustes importantes:

5.1 Definição da área de descarte. Deverá ser definido local para receber o material descartado e também quem será o responsável pela transferência do material para esta área;

5.2 Registrar, com fotos, a situação anterior à aplicação do programa, para posterior comparação e descoberta de melhorias. Isso é muito importante para servir como detalhamento de resultados, para o incentivo da equipe, e manutenção de conquistas.




6. Aplicação do Formulário de Avaliação aos servidores/funcionários :

– A idéia é que o próprio Formulário de Avaliação seja preenchido pelos servidores antes da aplicação de cada senso, e após a aplicação dele. Dessa forma pode-se medir o grau de melhoria e modificação alcançado por cada senso e pelo Programa 5’S em si.




7. Reunião de Lançamento:

7.1 Faz-se a reunião com toda equipe da empresa/organização apresentando o programa 5s e como será a metodologia utilizada. É recomendável que seja um evento bem organizado, que fique guardado na memória da equipe como muito importante, diferente e especial.

7.2 Ao final da apresentação inicia-se a implantação do 1º e 2º Sensos, Utilização e Organização. Sugere-se que a implantação desses Sensos ocorra no período de 15 (quinze) dias.




• Implantação Senso a Senso:

– Deve-se adotar a seguinte dinâmica de aplicação: primeiro uma apresentação do(s) Senso(s) a ser implantado para toda a equipe, explicando tudo o que deve ser feito, os resultados esperados e os caminhos que devem ser seguidos. Depois ocorre a implantação propriamente dita num período de 15 (quinze) dias.

Veja aqui as Apresentações Senso a Senso GEAL




• Cronograma de Implantação:

– Sensos 1 e 2, Utilização e Organização – Devem ser apresentados e implantados em conjunto, nos primeiros 15 dias.

– Sensos 3 e 4, Limpeza e Saúde – Também devem ser apresentados e implantados conjuntamente e também em 15 dias.

– Senso 5, Autodisciplina – Apresentado e implantado também em 15 dias.

Após esses 45 dias ocorrerá a primeira avaliação.




8. Avaliação dos 5 Sensos: Tem como base o Formulário Padronizado, criado pela Comissão de Qualidade, com os itens a serem avaliados divididos por senso e o detalhamento de cada um dos requisitos, para orientar o avaliador nas características a serem avaliadas; (colocar o link para o exemplo do formulário)

– Serão dadas notas por cada requisito correspondente a cada senso, de 0 (zero) a 2(dois), quanto aos critérios pedidos e enquadrados nas práticas 5’S.

– A avaliação não tem objetivo punitivo, mas sim educativo, buscando a melhoria contínua e preparando o ambiente e as pessoas para os próximos desafios da melhoria das práticas de trabalho;

– Os avaliadores têm como foco orientar e estimular as pessoas da unidade, incentivando-as à melhoria contínua;




9. Critérios de Pontuação e Certificação:

O critério de pontuação tem variação de 0 a 2 pontos, sendo:

- Pontuação “0” - Não atende ao padrão 5s;

- Pontuação “1” - Atende ao padrão 5s de maneira insuficiente;

- Pontuação “2” - Atende ao padrão 5s.




- Na soma total da pontuação dos requisitos serão certificados as unidades que atingirem a seguinte pontuação:

Pontuação Certificado

70 a 89 % Bronze

90 a 96 % Prata

97 a 100% Ouro

* Pontuações menores do que 70 % do total possível não atendem ao padrão 5’S e não recebem nenhum certificado. ( colocar link de certificado)




- Cada unidade que atingir a pontuação estabelecida de acordo com

os critérios recebe um certificado de qualidade da auto-disciplina;

- Nos certificados serão indicados os alvos de melhoria identificados,

até que a pontuação chegue a 100%;

- O certificado será afixado em local de fácil visualização na unidade;

- Cada unidade recebe o relatório da fiscalização para

encaminhamentos/soluções dos problemas detectados;



GEALOs 10 Mandamentos do 5’S

1. Ficarei com o estritamente necessário.

2. Definirei um lugar para cada coisa.

3. Manterei cada coisa no seu lugar.

4. Manterei tudo limpo e em condições de uso.

5. Combaterei as causas de sujeira.

6. Identificarei toda situação de risco.



GEALOs 10 Mandamentos do 5’S

7. Trabalharei com segurança.

8. Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo completamente.

9. Procurarei formas de melhorar meu trabalho.

10. Honrarei todos os compromissos.



GEALReferências Bibliográficas

• http://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/include/getdoc.php?id=196&article=54&mode=pdf - IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5 S PARA A CONQUISTA DE UM AMBIENTE DE QUALIDADE NA BIBLIOTECA DO HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO , Maria Alice de França Rangel Rebello

• http://qualidade.ifsc.usp.br/ifsc5s/. – Programa IFSC 5S• http://www.5s.com.br/ - 5s com soluções criativas• http://www.indg.com.br/5s - INDG

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