Magyar AngolÖsszetett név Multipart namePartner neve Name of partnerPartnerazonosító Partner identifierPartner címe Address of partnerÜgyvezetõ ManagerTevékenység ActivityIrodai eszközöket forgalmazó Kft. Company engage d in selling office equipmentCégjegyzékszám Number of registry of companiesAdószám Tax numberVegyes bejegyzések Miscellaneous notesPályázati tanácsadói és dokumentáció készítõ tevékenység. Tender advisory and documentation preparation activityKereskedelmi szolgáltatás Commercial serviceSzoftverek készítése és forgalmazása. Creation and sales of softwaresTovábbtanulási Információs Szolgáltatás Information service for continuing educationBankszámlaszám Bank account numberBiztosítási tevékenység Insurance activitySzámítógép alkatrészek forgalmazása Sales of computer partsHivatkozott címkék Referenced labelsOnto Kft. 2013.01.01-tõl érvényes „Leltározási szabályzata” “Inventory control” of Onto Kft. valid as of January 1, 2013szabályzat Regulationszámviteli politika Accounting policyvállalati szerzõdés Business contractBejövõ vállalkozási szerzõdés, melyet az Onto Kft. kötött, az Beszállít Kft. szállító partnerrel, 2012.11.05-én.

Incoming enterprise contract, which has been concluded by the Onto Kft. with the supplier partner Beszállít Kft. on November 11, 2012.

számla AccountA Beszállít Kft. bejövõ számlája. The incoming invoice of Beszállít Kft..Tagi kölcsön szerzõdés: Horváth Dávid 2014.08.05-én kölcsönad az Ontó Kft-nek 2014-12-20-ai idõpontig.

Member loan contract: Dávid Horváth lends a loan on August 5, 2012 to Onto Kft. until December 20, 2014.

selejtezés disposaljegyzõkönyv MinutesJegyzõkönyv az Immateriális javak és Tárgyi eszközök selejtezésérõl Minutes about the disposal of intangible assets and tangible assetsJegyzõkönyv a készletek  selejtezésérõl, leértékelésérõl Minutes about the disposal and devaluation of stocks

1

Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív – gépek, berendezések felvételére Inventory form for tangible assets - for the receiving of machines and equipment

Munkavállalók adatai The data of the employeesMunkavállaló neve The name of the employeeMunkavállaló azonosítója The identifier of the employeeSzületéskori neve Birth nameSzületési helye, ideje Place and date of birthNeme SexAnyja neve Name of his/her motherLakcíme AddressSzemélyigazolvány szám Number of personal identity cardTAJ szám National Health Insurance Fund numberAdóazonosító jel Code for tax identificationMunkavállalók iratai The records of the employees

beutaló Referral slipalkalmassági vizsgálat Examination of suitability to workKegyes Ferenc beutalója orvosi alkalmassági vizsgálatra The referral slip of Ferenc Kegyes for medical examination for

suitability to workkiküldetés Assignment for field workköltségelszámolás Settlement of expensesKegyes Ferenc munkavállaló külföldi kiküldetési utasítása és költségelszámolása.

Foreign mission instructions and settlement of the expenses of Ferenc Kegyes

munkaszerzõdés Employment contractKegyes Ferenc munkaszerzõdése. Employment contract of Ferenc Kegyes

Kegyes Ferenc munkába állás elõtti alkalmassági orvosi vizsgálata. The medical examination of Ferenc Kegyes’s suitability to work before starting to work.

orvosi alkalmassági vizsgálat Medical examination to ascertain suitability to workmunkáltatói igazolás Certificate from the employermunkaviszony megszûnés Termination of work contractMunkáltatói igazolás  Domán György (doman55) munkaviszony megszûnésérõl.

Certificate from the employer about the termination of employee relationship of György Domán (doman55).

gépkocsihasználat Use of motor vehicleengedély Permit

2

Az Onto Kft. tulajdonában levõ gépkocsi magáncélú használatának  engedélyezése Horváth Dávid részére.meghatalmazás.

Permitting the private use of the motor vehicle in the ownership of Onto Kft. for Dávid Horváth.Authorization

Horváth Dávid egyszeri meghatalmazása postai küldemény átvételére. A single instance of authorization of Dávid Horváth to take delivery of a shipment by mail.

Onto Kft. Céginformációs Szolgálattól kikért cégkivonata The extract of the company requested from Onto Kft. Céginformációs Szolgálat

KSH által kiadott „Szolgáltatások Jegyzéke” The “List of Services” issued by KSH [Central Statistical Office]vállalkozási szerzõdés Business contractKimenõ vállalkozási szerzõdés, melyet az Onto Kft. kötött, a Dokuir Kft. partnerrel, 2012.11.05-én.

Outgoing business contract, which was concluded by Onto Kft. with Dokuir Kft. partner on November 5, 2012.

Bejövõ vállalkozási szerzõdés, melyet az Onto Kft. kötött, az Szállító Partner SzP Kft. szállító partnerrel, 2013.11.20-án.

Incoming business contract, which was concluded by Onto Kft. with supplier partner SzP Kft. on November 20, 2013.

A Szállító partner SzP Kft. bejövõ számlája. The incoming invoice of supplier partner SzP Kft.Adásvételi szerzõdés Sales contractGépjármû eladás Bajor János partnernek 2014.07.19-én Selling a motor vehicle to János Bajor partner on July 19, 2014.Egy nyilvántartott irat komponensére alkalmazva arról biztosít, hogy az nyilvántartott irat tartalma véglegesen megsemmisíthetõ a selejtezési ütemtervben szereplõ selejtezési folyamat elvégzése után.

When applied to the component of a kept record, it ensures that the content of the kept record can be destroyed for good after having finished the disposal process earmarked in the disposal schedule.

Szakkifejezés TermAngolul In EnglishSzakkifejezés típusa Type of termAdatstuktúra Data structureAdattípus Data typeBetûszó AcronymElv PrincipleEntitás EntityFogalom ConceptFõnév NounIge VerbMelléknév AdjectiveMetaadat MetadataMinõsítõ RatingMûvelet Operation

3

Szolgáltatás ServiceForrás típusa Type of sourceFelhasználó típusa Type of userJogszabály LegislationKözigazgatás AdministrationIpar IndustryLevéltár ArchivesKönyvtár LibraryMúzeum MuseumMindenki EveryoneÉrtelmezés DefinitionTágabb fogalom Broader TermSzûkebb fogalom Narrower TermPéldák és megjegyzések Examples and notes24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekrõl

Joint decree no. 24/2006 (IV. 29) of BM-IHM-NKÖM [Ministry of Interior-Ministry of Informatics and Broadcasting-Ministry of Cultural Heritage] about the requirements vis-à-vis the record management softwares that can be used by organs fulfilling public duties.

Adattábla TableAdattábla sor Table rowSzócikk megjelenése fizikai adatstruktúrában. The occurrence of an entry in a physical structure.Akta DossierNémet nyelvterületen az ügydossziét hívják így. In the German speaking region this is called the case dossier.Alapszámos iktatás Registration using a base numberAz irat kap egy alapszámot, majd valamennyi ezen ügyhöz tartozó iratot ehhez csatolnak.

The record will be assigned a base number, then all records belonging to this case will be attached to this base number.

Aldosszié Sub FileEgy dosszié logikai felosztása során keletkezõ kisebb egység. A smaller entity that is created in the course of the logical

breakdown of a dossier.Megjegyzés: Az aldossziék használata nagyon gyakori az ügyiratkezelésben (kézi rendszerekben használják az ügyiratdarab kifejezést is). Az aldossziék általában névvel rendelkezõ egységek, és a dosszié iratainak meghatározott szempont szerint kiválasztott csoportját foglalják össze, például „számlák”, „értékelések”,

Note: the use of sub-dossiers is very frequent during case records management (in manual systems also the expression case record item is used). Sub-dossiers usually are entities that have been given a name and they comprise the group of the records of the dossier selected according to a particular point of view.

4

„levelezés”.Alkalmazói kézikönyv Application GuideA menedzsereknek szánt kézikönyv, melyben a lekérdezések lehetõségét írjuk le.

The guide that is intended for managers, in which the option of inquiries is described.

Állapot változás Change of stateMoReq2: Az iratot vagy dokumentumot alkotó elkülöníthetõ bitfolyam, vagy bitfolyamok egy csoportja. Szinonimája a fájl. Megjegyzés: „Elkülöníthetõ bitfolyamon” az információtechnológiában alapfogalomnak számító fájl, magyarul állomány értendõ. Egy irat több állományból épülhet fel, melyek akár külön is kezelhetõk. A KSS dokumentumkezelõben az állomány, a dokumentum és az irat gyûjtõneve. A MoReq2-ben az állomány, a dokumentum illetve az irat része, ami angolul Component. A két különbözõ értelmezés onnan ered, hogy a MoReq2-ben hangsúlyt kapott, hogy egy dokumentum vagy egy irat, elektronikus formában több komponensbõl is állhat. Például egy Word fájlból és egy hitelesítõ fájlból. A WEDIR dokumentumkezelõben abból indultunk ki, hogy ha egy dokumentum több komponensbõl áll, akkor azt tegyük egybe. Ez a kettõs értelmezés az angol nyelvben a File szónál jelentkezik. File, mint File Folder, dossziét jelent. File, mint Data File, egy állományt jelent és magyarra Fájl-ként fordították.

MoReq2: the bit flow or a group of bit flows that can be separated constituting the record or the document. By “bit flow that can be separated” in information technology the file can be understood that is conceived as basic concept, in Hungarian files. A record may be constituted from several files, which can even be managed separately. In the KSS document manager it is the collective name of the files, the document and the record. In MoReq2 the stock is part of the document and record, respectively, which in English is Component. The two different interpretations originate in the fact that in MoReq2 it was emphasized that a document or a record in electronic form may also consist of several components. For example, from a Word file and an authentication file. In the WEDIR document manager we started out of the assumption that if a document consists of several components, then they should be integrated. This double interpretation in English shows up at the word File. File as File Folder means dossier. File as Data File means files and was translated into Hungarian as Fájl.

Megjegyzés: példa állományra: - weboldalt alkotó HTML-dokumentum és a hozzá tartozó JPEG-képek; - olyan szövegszerkesztõvel készített dokumentumból álló irat, mely (adott esetben) táblázat(ok)ra mutató, szövegbe ágyazott csatolóugrásokat (hiperhivatkozásokat) is tartalmaz. Megjegyzés: Az állományok pontosan elkülöníthetõk egymástól. Amennyiben a szövegszerkesztõvel készített dokumentum tartalmazza a beágyazott táblázatot (szemben azzal az esettel, amikor csak hivatkozik arra), a táblázat nem tekinthetõ önálló állománynak. Ilyenkor úgy vesszük, hogy az irat egyetlen állományból áll, mégpedig a beágyazott táblázatot tartalmazó, szövegszerkesztõvel készített dokumentumból. Megjegyzés: Az e-mail és csatolmányai kezelhetõk egyetlen állományként, több állományként, vagy több iratként, attól függõen, hogy milyen formátumban tárolják. - Ha az e-mail az üzenet

Note: an example for files - an HTML document comprising a webpage and JPEG images belonging to it - a record consisting of documents made with a word processor, which (in a given case) also contains linking jumps (hyper references) embedded in text pointing to table(s). Note: the files can be accurately separated from one another. If the document made with a word processor contains the embedded table (as opposed to the case, when only reference is made to it), the table cannot be regarded as independent files. In such a case we assume that the record consists of one single set of files, to wit the document made with a word processor containing the embedded table. Note: e-mail and its attachments can be treated as one single set of files, several files, or as several records, depending on the format they are stored in. If the e-mail stores the

5

törzsét a csatolmányokkal közös formátumban tárolja, akkor egyetlen állományból álló iratról beszélhetünk. - Ha az e-mail a mellékleteket külön tárolja, azokat pedig az üzenet törzsébõl hivatkozza, akkor az irat az üzenet törzsét képviselõ állományból és a mellékletekbõl mint külön állományokból áll. - Ha az e-mail üzenetének törzsét és a csatolmányokat külön-külön állományokban tárolják, de ezek között nincs áthivatkozás, akkor az állományok különálló iratokként kezelendõk. A bevált iratkezelési gyakorlatból az következik, hogy ilyen esetben manuálisan kapcsoljuk egymáshoz az iratokat.

trunk of the message with the attachments in a joint format, then this is a case of a record consisting of one single set of files. - If the e-mail stores the attachments separately, refers to them from the trunk of the message, then the record consists of files representing the trunk of the message and of the attachments as separate files. - If the trunk of the e-mail and the attachments are stored in separate files, but there is no cross reference between them, then the files are to be treated as separate records. It follows from the record management practice that has stood the test of time that in such a case the records are connected to one another manually.

Állomány adattípus Files data typeOlyan adattípus, melyben egy vagy több állománynév vihetõ be. Such a data type, into which one or more names of files can be

incorporated.Állomány címkézés Labeling of filesAz állományok címkézésénél, abban az esetben, ha nem dossziézunk és nem iktatunk, célszerû az alábbi attribútumok értékei közül választani: Tárgyszavak: azokat a fogalmakat vesszük ide, melyek az állomány tartalmát legjobban jellemzik, pl. szerzõdés, kérelem, határozat, ingatlan. Belsõ nevek: az állományoknak gyakran adunk szervezeten belül használt címet, pl. be_váll_szerz, be_szla-1024. Partner, szerzõ (szerkesztõ, kiadó, tulajdonos), pl. béta_kft, ziggy. Állomány iránya: pl. bejövõ, kimenõ vagy helyi. Állomány típusa: pl. dokumentum vagy irat. Például, a be_váll_szerz-beta-100716.pdf állományhoz csatolt címkék lehetnek: be_váll_szerz, szerzõdés, vállalkozási_szerzõdés, bejövõ_vállalkozási_szerzõdés, béta_kft, bejövõ, irat. Minél több címkét csatolunk egy állományhoz, annál biztosabb, hogy megtaláljuk.

In the case of the labeling of files if we do not handle dossiers and do not register, it is advisable to choose from among the values of the following attributes: subjects: those concepts are included here, which best characterize the contents of the files, e.g. contract, application, decision, real estate. Internal names: the files are often given a name used within the organization, e.g. be_váll_szerz, be_szla-1024. Partner, author (editor, publisher, owner), e.g. béta_kft, ziggy. The direction of the files: e.g. incoming, outgoing or local. The type of files: e.g. document or record. For instance, the labels attached to the stock be_váll_szerz-beta-100716.pdf can be: be_váll_szerz, szerzõdés, vállalkozási_szerzõdés, bejövõ_vállalkozási_szerzõdés, béta_kft, incoming, record. The more labels are attached to a stock, the more certain that it will be found.

Állományfeltöltés Uploading of filesAz állomány megszületése a KSS szempontjából. Egy automatikus iktatással megy végbe.

The creation of the file from the point of view of KSS. It takes place by automatic registration

Állományformátum File formatAz iratok vagy állományok belsõ szerkezete és/vagy kódolása, amely lehetõvé teszi az irat vagy állomány megjelenítését emberek számára értelmezhetõ formában.

The internal structure and/or coding of the records or files, which makes possible the displaying of the record or stock in a form that can be interpreted for people.

6

Megjegyzés: példák állományformátumra: - HTML v3.2 (weboldalak formátuma); - PDF/A v1 (hordozható dokumentumok archív formátuma); - TXT (egyszerû, ASCII-kódolású szöveges állomány formátuma); - XML v1.0 (a kiterjeszthetõ leíró nyelv formátuma, az ASCII szöveges formátumot veszi alapul); - az asztali alkalmazások jelentõs része (pl. irodai alkalmazások) zárt állományformátumot használ.

Note: examples for the format of the files: HTML v3.2 (format of webpages); - PDF/A v1 (archive format of portable documents); - TXT (simple, ASCII-coded text stock format); - XML v1.0 (the format of the extendable descriptive language takes the ASCII text format as the basis); - a significant portion of the desktop applications (e.g. office applications) uses a closed stock format.

Állomány iránya The direction of the filesA dokumentum- és iratkezelés egyik metaadata, az állomány iránya lehet bejövõ (pl. bejövõ számla), kimenõ (pl. kimenõ vállalkozási szerzõdés) vagy helyi (pl. számlarend). Elképzelhetõ még egy interaktiv (be-ki) irány is de ez még nem elterjedt.

One of the metadata of the document and record management, the direction of the files may be incoming (e.g. incoming invoice), outgoing (e.g. outgoing business contract) or local (e.g. order of invoices).An interactive (in-out) direction is also conceivable, but this is not widespread yet.

Állománykód Code of filesAz automatikus iktatás során képzõdött sorszám. Ez azonosítja be glosszáriumon belül az állományt. Nevezhetjük egyszerûsített iktatószámnak is.

A serial number that has been generated during the automatic registration. This identifies the files within the glossary. It could also be called a simplified registration number.

Állománynév Name of files.Felépítése tetszõleges a fejlesztõk, csak javaslatot tesznek. Egyik javaslat: tárgyszó-partner-kelt, pl. vall_szerz-kovex-111018.doc. Másik javaslat, például egy projekt dokumentum esetén: feladatszám_sorszám-partner-tárgyszó-teljesítés dátuma, pl. 1_01-stiginfo-dsl_ertelmezes-091012.pdf. Az állománynév része a kiterjesztés is, ékezetes betût ne tartalmazzon.

Its construction is optional, the developers only make proposals. One such proposal:subject-partner-date, e.g. vall_szerz-kovex-111018.doc. Another proposal, for instance in the case of a project document: task number_serial number-partner-subject-date of performance, e.g. 1_01-stiginfo-dsl_interpretation-091012.pdf. Part of the file name is also the extension, it should not contain a letter with accent.

Alszámos iktatás Registration with/using a sub-number.Egy ügyben elsõként keletkezett irat iktatószámának alszámain iktatjuk az ügyre vonatkozó minden további iratot. Ez az alapeset.

On the sub-numbers of the registration number of the record first created in the case are all further records pertaining to the case. This is the basic case.

Archiválás ArchivingNem használt dokumentumok és iratok hosszútávú tárolása. A KSS-ben nincs elkülönítve a tárolás és a hosszútávú tárolás.

The long-term storage of unused documents and records. Storage and long-term storage are not distinguished in KSS.

Archiválási szolgáltató Provider for ArchivingElektronikus archiválást végzõ szolgáltató. Engedélyhez kötött A service provider performing the electronic archiving. This is an

7

tevékenység. Részletes leírást találunk az alábbi webcímen: https://srv.e-szigno.hu/menu/anyagok/nagy_e-szigno_konyv.pdf

activity requiring a permit. A detailed description can be found at the following web site: https://srv.e-szigno.hu/menu/anyagok/nagy_e-szigno_konyv.pdf

Archívum ArchivesIrattár ritkán használt dokumentumoknak, iratoknak. Van olyan értelme is, hogy irattár.

Repository for rarely used documents and records. It has a plain meaning as repository.

ASP (Application Service Provider) Alkalmazás szolgáltató vagy SaaS (Software as a Service) Szoftver, mint szolgáltatás A szoftver és az adatok egy web szerver központban vannak, és a kliens gépeken web böngészõ használatával dolgoznak.

ASP (Application Service Provider) Application provider or SaaS (Software as a Service). The software and the data are in a web server center and work is done on the client machines using a web browser.

Asszociáció AssociationCímszavak közötti kapcsolatot jelent. Például egy noteszben Szabó Péter címszóhoz beírjuk a Munkahely mezõhöz (attribútumhoz), hogy Kovex. A Kovex is egy címszó, és azt mondjuk, hogy Szabó Péter és a Kovex asszociációban van. Ebben az esetben az egyszerû kapcsolaton túl azt is tudjuk, hogy Szabó Péter munkahelye a Kovex. Amennyiben a Kovex címszóhoz tartozó szócikkbe felvennénk egy Munkatársak mezõt, oda beírhatnánk Szabó Pétert. Így jönne létre egy igazi asszociáció, két asszociációs szereppel (munkahely, munkatárs). A Topic Maps ilyen igazi asszociációkat kezel, szemben az RDF-fel, melybe csak asszociációs szerepek vannak. A KSS-ben megoldható a teljes asszociáció kezelése, de a fejlesztõknek az a véleményük, hogy a felhasználók 90 %-ban nem használják, csak az egyszerû kapcsolatokat.

It means a relationship between headwords. For instance in a notebook we write next to the headword Péter Szabó next to the Workplace field (to the attribute) Kovex. In this case even beyond the simple association we know now that the workplace of Péter Szabó is Kovex. In the even we would establish a Co-workers field in the entry belonging to the headword Kovex, we could write there Péter Szabó. This is how a real association would be created with two associated roles (workplace, co-worker). Topic Maps manages such actual associations as opposed to RDF, in which only associated roles exist. In KSS the management of full association can be solved, but the opinion of the developers is that 90% of the users do not use it, only simple associations.

Asszociációs szerep Associated roleÁtadás TransferIrat vagy ügydosszié (ügyirat) kezelési jogának átadása irásban. Az átadást Átadó íven rögzítik.

The transferring of the right managing a record or case dossier (case record) in writing. The transfer is recorded on a Transfer form.

Áthelyezés TransferTeljes elektronikus dossziék és az azokhoz tartozó metaadatok átvitele másik rendszerbe. Forrás: A PRO Funkcionális specifikáció (Functional Specification) alapján (lásd 1. függelék). Megjegyzés: egyes dossziék áthelyezése gyakran a besorolási séma adott osztályában lévõ összes többi dosszié áthelyezésével együtt történik, amennyiben az áthelyezés a tartós megõrzést szolgálja. Megjegyzés:

The transfer of full electronic dossiers and the metadata belonging to them to another system. Source: on the basis of the PRO Functional Specification (see Annex 1). Note: the transfer of individual dossiers often takes place with the transfer of all the dossiers in the given class of the categorization scheme, in the event the transfer serves long-term keeping. Note: see also

8

lásd még exportálás. exporting.Átmeneti irattár Temporary RepositoryEgy köztes irattár, pl. selejtezésre váró iratoknak, vagy központi irattárba adandóknak. Vállalkozásoknál egy ideiglenes tárolóhelyet neveznek így.

An interim repository, e.g. for records scheduled for disposal, or those to be sent to the central repository. In the case of companies this is called a temporary storage space.

Attribútum AttributeDokumentum vagy irat jellemzõje (tulajdonsága). Például az Iktatókönyv kategóriában (adattáblában, munkafüzetben) a dokumentumok attribútumait, tulajdonságait írjuk le. Amikor egy kategóriát adattáblában nézünk, akkor az adattábla egy sora írja le az attribútumokat. A sorban lévõ cella egy attribútum értéket tartalmaz. Egy attribútum, például a dokumentum iránya, egy oszlopban lévõ cellákban van leírva. A fentiek alapján, az attribútumot nevezik tulajdonságnak, jellemzõnek, nevezik mezõnek, sõt újabban metaadatnak is.

The characteristic of a document or record (its property). For instance the attributes and characteristics of documents are described in the registration book category (data table, worksheet). When we look at a category in a data table, then one row of the data table describes the attributes. The cell in the line contains attribute value. An attribute, for example of the document is described in the cells in a column. On the basis of the above, the attribute is called property, characteristic, it is called field, and recently also metadata.

Attribútum érték Attribute valueAz attribútumot egy tárterületen, pl. egy cellába, egy karaktersor ír le. Ez a konkrét karaktersor az attribútum értéke. Például a Szine attribútum értéke: Piros. Az attribútum értékeket adjuk meg címkeként.

A character line describes an attribute on a storage space, e.g. in a cell. This concrete character line is the value of the attribute. For example the value of the Color attribute: red. The attribute values are given as label.

Automatikus iktatás Automatic registrationAz állomány feltöltésével egyidõben néhány metaadat illetve címke automatikusan bekerül az adott glosszárium belsõ "iktatókönyvébe". Ebben az esetben nem használunk kategóriákat (1-Irattári terv, 2-Iktatókönyv, 3-Folderek és dossziék, 4-Partnerek, 5-Tárgyszavak) csak az automatikus iktatást és címkéket teszünk az állományokhoz.

At the same time of uploading the files some metadata as well as labels automatically get into the “registration book” of the given glossary. In this case we do not use categories (1-repository plan, 2-registarion book, 3-folders and dossiers, 4-partners. 5-Tárgyszavak) only the automatic registration and labels are assigned to the files.

Automatikus iktatás metaadatai The metadata of automatic registrationÁllomány neve, Link az állományra, Állomány fájl neve, Állomány típusa, Állomány feltöltés napja, Állomány feltöltõje, Állomány mérete, Állomány kód, Titkosítás típusa, Hivatkozott címkék.

The name of files, link on the files, the file name of files, the type of files, the day of uploading of files, the uploader of files, the size of the files, the code of files, the type of encryption, referenced labels.

Azonosító IdentifierAz entitás olyan tulajdonsága, melynek értéke minden entitásra nézve más és más. Azonosító lehet egy név egy kód, pl. iktatószám, dossziékód. Az EIKR-ben tárolt összes entitást (osztályt, dossziét,

Such an attribute of an entity whose value is different for each entity. An identifier may be a name, a code, e.g. registration number, dossier code. All the entities (class, dossier, sub-dossier,

9

aldossziét, kötetet, iratot stb.) azonosítóval kell ellátni. volume, record, etc.) stored in the EIKR have to be provided with an identifier

Beadvány SubmissionÜgyféltõl érkezõ irat. Közigazgatási fogalom. Record coming from a customer. Concept of public administration.Besorolási kód Categorization codeA besorolási séma minden osztályához tartozik egy azonosító, amely egyedi (elsõdleges) a szülõosztályba tartozó osztályokon belül. KSS-ben: Folderkód

An identifier belongs to each class of the categorization scheme, which is unique/distinctive (primary) within the classes belonging to the parent class. In KSS: folder code

Besorolási séma Categorization schemeBesorolás CategorizationMoreq fogalom Moreq conceptOsztályozási séma Classification schemeAz osztályok, dossziék, aldossziék, kötetek és iratok besorolását, osztályozását lehetõvé tevõ hierarchikus, egymástól függetlenül kialakítható kategória-struktúra. A dokumentumok és iratok tárolásához kialakított hierarchikus tárolási struktúra. A legalsó szint a dosszié szint (levélfolder szint), ahová a dokumentumokat és iratokat betehetjük. Az iratok dossziéba tétele az elektronikus térben, általában egy virtuális mûvelet. A besorolási séma a hierarchikus struktúrán túl, tartalmazza a megõrzési idõt is.

Hierarchical category structure that can be formed independently of each other making possible the categorization and classification of classes, dossiers, sub-dossiers, volumes and records. The hierarchical storage structure that is formed for the storage of documents and records. The lowest level is the dossier level (letter folder level), where we can put the documents and records. The putting of records into dossiers in the electronic space in general is a virtual procedure. The categorization scheme in addition to the hierarchical structure also contains the time for keeping.

Biztonsági kategória Security categoryAz irathoz vagy iratgyûjteményhez rendelt egy vagy több kifejezés, amely meghatározza az érintett iratra vagy iratgyûjteményre érvényes hozzáférési szabályokat.

It is one or several expressions assigned to the record or collection of records, which determine the rule of access valid for the record in question or the collection of records.

Megjegyzés: a biztonsági kategóriákat általában szervezeti vagy nemzeti szinten jelölik ki. Az európai szervezeteknél elterjedt biztonsági kategóriák például a „Szigorúan titkos”, „Titkos”, „Bizalmas”, „Besoroláson kívüli”. Ezeket néha még olyasféle kategóriákkal egészítik ki, mint „Csak WEU részre” vagy „Személyi állomány”. Megjegyzés: ez a kifejezés nem általánosan elterjedt. A biztonsági kérdésekkel foglalkozó szakmai közösségekben a „biztonsági besorolás” kifejezést használják, a MoReq2 azonban külön kifejezést vezet be, hogy ne lehessen összetéveszteni a besorolási séma osztályfogalmával, és ezáltal az iratkezelési értelemben vett tartalmi

Note: the security categories in general are assigned on an organizational or national level. The security categories that are widespread in European organizations are for instance “Top secret”, “Secret”, “Confidential”, “Outside of categorization”. These are sometimes complemented with categories like “Only for WEU” or “Personal staff”. Note: this phrase is not widespread. In the specialist circles dealing with security questions the phrase “security categorization” is used, however, MoReq2 has introduced a separate phrase not to mistake it for the concept of class of assignment scheme and thereby with classification and assignment

10

osztályozással, a besorolással. according to contents.Bontás BreakdownA beérkezett anyag felbontását jelenti. It means the breakdown of the material that has arrived.Céges dokumentumkezelés Company document management.Az egyszerûség kedvéért dokumentumkezelésrõl beszélünk, de dokumentum- és iratkezelésrõl van szó. Dokumentum a módosítható információs objektum, jellemzõen egy Word fájl. Irat a lezárt, nem módosítható és hitelesített információs objektum, jellemzõen pdf képfájl. A dokumentum- és iratkezelés helyett a késõbbiekben az EDMS betûszót használjuk. EDMS Elektronikus dokumentumkezelõ rendszert jelent, helyesebb lenne EDRMS-rõl beszélnünk, de ez nem terjedt el. El kell különítenünk a céges dokumentumkezelést a közigazgatás szolgáltatási funkciójában használt  iratkezeléstõl , ami elsõsorban  ügykezelés . Az ügykezelésen belül az iratkezelési folyamat részfolyamatait kezeljük, és csak ezen belül jelenik meg az iratok kezelése. EDMS alatt mást ért a közigazgatásban, a könyvtárban, a múzeumban és az iparban dolgozó. Mi az „ipari” céges dokumentumkezeléssel foglalkozunk. A dokumentumokat kezelhetjük alkönyvtár struktúrában (pl. Total Commanderben sémában), kezelhetjük címkékkel ellátva, illetve kezelhetjük úgy is, hogy minden dokumentumhoz írunk néhány jellemzõt.

A kezelés módszereit keverhetjük is, úgynevezett hibrid megoldásba. A legelterjedtebb dokumentumkezelési módszer, amikor besorolási sémát is alkalmazunk, tulajdonságokat és címkéket is felviszünk a dokumentum mellé. Ezt nevezzük iktatásnak is. A sémákról  (irattári struktúrákról) olvashatunk  itt . A  címkézésrõl  olvashatunk  itt . A  dokumentum jellemzõkrõl  (attribútumokról, metaadatokról olvashatunk  itt . A céges dokumentumkezelésnél egy egyszerûsített iktató rendszert valósítunk meg, melyben nem foglalkozunk a megõrzési idõvel, nem különítünk el archívumot, hiszen mindent megtartunk az elektronikus térben, amíg a cég él. A tárgyszó, kulcsszó, belsõnév, típusnév helyett, címkét  használunk. A címkekezelést a rendszer automatikusan végzi és a címke attribútum is automatikusan bekerül. Az egyszerûsítés a sémában azt jelenti,

For the sake of simplicity here we are addressing document management, but it has to do with document and record management. A document is a modifiable information object, typically a Word file. A record is a sealed, not modifiable and authenticated information object, typically a pdf picture file. EDMS means electronic document management system, it would be more correct to call this EDRMS, but this has not become widespread. The company document management has to be distinguished from record management used in the service function of public administration, which is primarily case management. Within case management the partial processes of the record management process are dealt with and the management of records comes to the fore only within this. Those working in public administration, in libraries, museums and in industry understand something different under EDMS. We deal with “industrial” company document management. The documents can be managed in the sub-directory structure (e.g. Total Commander scheme), we can manage them provided with labels, and we can manage them in a way that we write a few attributes for each document. The methods of management can be mixed using a so-called hybrid solution. The most widespread document management method is when we apply also a categorization scheme, attributes and labels are also assigned to the documents. This is also called registration. We can read about schemes (repository structures) here. We can read about labeling here. We can read about document characteristics (attributes and metadata) here. During the company document management a simplified registration system is implemented, in which we do not deal with recordkeeping time, do not create an archive, as everything is kept in an electronic space until the company exists. Instead of subject, keyword, internal name, type name, label is used. The system performs the management of

11

hogy három dokumentumosztályt alkalmazunk:  Partnerek, Projektek és Funkciók  szerinti csoportosításban. Az egyszerûsítés a metaadatoknál azt jelenti, hogy csak kevés metaadat használatára teszünk javaslatot:  Dokumentum neve, Iktatószám (Állománykód), Külsõ hivatkozási szám, Referencia szám, Leírás, Dátum, Szerzõ, Partner, Kapcsolódó szócikk, Kapcsolódó fájl. A KSS keretrendszerben bármikor változtathatjuk a sémát és a metaadatokat is.   A  céges dokumentumkezelésrõl  részletesen  itt  olvashatunk. Az alábbi webcímen megnézhetünk egy Minta EDMS alkalmazást: http://www.kkst.org/edms/huHU/sadm/listtopictypes   Az alábbi webcímen találjuk az EDMS User Guide tudásbázist:

labeling and the label attribute also automatically assigned. The simplification in the scheme means that three document classes are used: in a grouping according to Partners, Project and Functions. Simplification in the case of metadata means that a proposal is made for the use of only a few metadata: the name of Document, Registry number (File code), External reference number, Reference number, Description, Date, Author, Partner, Associated entry, Associated file. The scheme and the metadata can be changed at any time in the KSS system. We can read about company document management in detail here. At the following web site we can look at a Model EDMS application:http://www.kkst.org/edms/huHU/sadm/listtopictypes   The EDMS User Guide knowledge base can be found at the following web site:

Címke TagCímke, a szócikkekhez illetve állományokhoz kapcsolható szó, mely segíti a visszakeresést. A címkék olyan szavak, melyekkel a tartalomfeltöltõ személy, a szakkifejezésre (címszóra, szócikkre), illetve állományra asszociál. A címkéket csupa kisbetûkkel írjuk, az ékezetes betûk megengedettek, és javaslatunk a több szóból álló címkék írására, hogy aláhúzás jellel kössük össze a szavakat.

A tag is a word that can be connected to the entries and files which helps retrieval. The tags are such words, with which the person filling up contents associates to terms (headword, entry) as well as files. The tags are written all with lower case letters, the letters with accents are allowed and our proposal for writing tags consisting of several words is to connect the words with an underline mark.

Címkézés TaggingCímszó HeadwordA szócikk elsõ attribútuma, a szócikk azonosítója. The first attribute of a headword, the identifier of the headword.Címtárszolgáltatás Directory ServiceCsatolás AttachmentAmikor egy állományhoz hozzákapcsolunk egy másik állományt ill. állományokat. A kapcsolt állományok az alapállomány megértését segítik, és nem mellékletek. A melléklet mást jelent, az része az eredeti dokumentumnak vagy iratnak, attól elválaszthatatlan. A csatolás szót leggyakrabban az e-mailek esetében használjuk. A közigazgatás iratkezelésében csatolásról beszélünk, amikor a beérkezõ irathoz csatoljuk az elõiratokat, hogy az ügyintézõ lássa az elõzményeket. A csatolt iratokat általában visszateszik a helyére.

When another file is attached to a file or files. The attached files help understand the basic files and they are not attachments. An attachment means something different, it is part of the original document or record, it is inseparable from it. The word attachment is most often used in the case of e-mails. In the case of the record management of public administration attachment has to do with the act when the preceding records are attached to the incoming record in order that the caseworker could see the antecedents. The

12

Elõfordulhat, hogy a csatolt iratokat az új iratnál hagyjuk. Ekkor "Szerelésrõl" beszélünk. Ez a szerelés ügyiraton belüli ügyiratdarabok között mehet végbe. Gyakran csatolásnak mondjuk azt is, amikor két dokumentum összekapcsolunk. Pontosabban az egyik dokumentumhoz kapcsoljuk a másikat.

attached records generally are returned to their place. It may occur that the attached records are left with the new record. Then this is a case of “handling”. This handling takes place between the pieces of case records within the case record. Often attachment is also called the combining of two documents. More precisely to one document another one is connected.

Csatolt állomány Attached filesSzócikkhez, vagy állományhoz az "Állomány" adattípussal kacsolhatunk állományokat. E-mailek esetén is ezt a kifejezést használjuk az e-mailhez kapcsolt állományokra.

Files may be attached to headword or files with/by the “Files” data type. In the case of e-mails this expression is used for the files attached to the e-mail.

Csoport GroupFelhasználók egy halmaza. Megjegyzés: a csoport azonos vagy eltérõ szerepkörrel rendelkezõ felhasználókból állhat. Csoportok segítségével kijelölhetõ, hogy a felhasználók melyik szervezeti egységhez, például részleghez tartoznak (ebben az esetben a csoportba különbözõ szerepkörökkel rendelkezõ felhasználók kerülnek); a csoportok virtuális csapatokba (munkacsoportokba) foghatják az azonos tevékenységeket végzõ, de különbözõ egységekhez, esetleg szervezetekhez tartozó felhasználókat (ebben az esetben a felhasználók ugyanazzal a szerepkörrel rendelkeznek); természetesen a csoportok számos egyéb felhasználása is elképzelhetõ.

A collection of users. Note: the group may consist of users with identical or dissimilar role. By means of groups it may be specified which organizational unit, for example section the users belong to (in this case users having differing roles are assigned into the group); the groups can gather users in virtual teams (in working groups) who carry out the same activities, but belong to different units, possibly to organizations, (in this case, the users have the same role); of course, there are many other conceivable uses of the groups.`

A Dublin Core kilenc-féle dátumot különböztet meg. Számunkra fontos az irat keltének dátuma és az iktatás dátuma. Az iktatás dátuma automatikusan bekerül az állomány feltöltésekor.

The Dublin Core date distinguishes nine types of date. For us the date of the record and the date of registration is important. The date of registration is automatically added when uploading the files.

Decimális osztályozás Decimal ClassificationBesorolás fogalmához kapcsolódik, amikor a besorolási sémához olyan kódszámot kapcsolunk, mint azonosítót, melyben egy-egy pozíción 1-9-ig lehetnek számok

It is related to the concept of categorization, when to the categorization scheme such a code number is connected as an identifier, in which at a particular position there may be numbers

13

ranging from 1 to 9.Deszkriptor DescriptorAmikor egy fogalomnak több szó is megfelel, akkor a szavakat szinonimáknak mondjuk. Például, besorolás, csoportosítás, osztályozás, akkor el kell dönteni, hogy az adott szakterületen, esetünkben a KSS-ben melyiket emeljük ki. A szinonimák közül kiemelt szót deszkriptornak nevezzük. Példánkban a besorolás lesz a deszkriptor. A szinonímánál a szócikkbe csak a deszkriptort írjuk be a Lásd attribútumhoz.

When more than one word corresponds to a concept, we call the words synonyms. For example, categorization, clustering, classification, and then it is necessary to decide whether in the given field, in our case in the KSS, which one should be emphasized. The word emphasized among the synonyms is called descriptor. In this example, categorization will be the descriptor. In the case of the synonym only the descriptor is entered into the entry See attribute.

Digitális DigitalElkülöníthetõ számjegyekbõl vagy numerikus értékekbõl felépülõ adat. Megjegyzés: A MoReq2 az iratokat illeti ezzel a jelzõvel. Bár a „digitális irat” kifejezés pontosabb, mint az „elektronikus irat” kifejezés, elõbbit ritkán használják a gyakorlatban. Lásd még elektronikus.

Data constructed from distinguishable digits or numeric values. Note: MoReq2 applies this attribute to records. Although the term "digital document" is more precise than the expression "electronic record", the former is rarely used in practice. See also electronic.

Az Európai Bizottság egyik szervezete, melyet azzal a céllal hoztak létre, hogy készítsen egy iratkezelési szabványt, a MoReq szabványt. http://www.dlmforum.eu/

One of the organizations ofthe European Commission, which was established with the aim to create a records management standard, the MoReq (Model Requirements) standard. http://www.dlmforum.eu/

Egyedi egységként kezelhetõ rögzített információ vagy objektum. Forrás: ISO 15489, 2006/24 (lásd 7. függelék).

Recorded information or object which can be treated as an individual unit. Source: ISO 15489, 2006/24 (see Appendix 7).

Megjegyzés: A dokumentum lehet papíron, mikroformán, mágneses vagy egyéb elektronikus adathordozón rögzítve. Szövegek, adatok, ábrák, hangok, mozgóképek és egyéb formátumú információk tetszõleges kombinációit tartalmazhatja. A dokumentum egy vagy több állományból állhat. Megjegyzés: A dokumentumok számos lényeges szempontból különböznek az iratoktól. Dokumentumon olyan információt értünk, amely nem került iktatásra iratként, tehát nincs besorolva, rögzítve és tartalmát nem zárolták. A „rögzítés” fenti definícióban szereplõ fogalma nem függ össze az iktatással, azaz nem iratra vonatkozik. Idõvel természetesen elõfordulhat, hogy egy dokumentumot irattá nyilvánítanak, miután átesik az iktatáson. Forrás: MoReq2, 17. oldal

Note: a document may be recorded on paper, microform, magnetic or other electronic media. It may contain optional combinations of texts, data, figures, sounds, videos, and information in other format. The document may consist of one or more files. Note: documents differ from records in several important respects. Document refers to any information that has not been registered as a record, i.e. it is not categorized, recorded and its content is not locked. The concept of "recording" in the above definition is not related to the registration, i.e. it does not refer to the document. Over time, of course, it is possible that a document is declared a record, after it has been subject to the registration. Source: MoReq2, page 17

Dokumentum: módosítható és nem hiteles információs objektum. Irat: nem módosítható és hiteles információs objektum.

Document: modified and no credible information object. Portfolio: authentic information objects and can not be changed.

14

Dokumentumkezelés a neve annak az informatikai funkciónak, amely a dokumentumokat teljes életciklusokon át kezeli és kontrollálja a létrehozástól vagy beérkezéstõl kezdve a tároláson, visszakeresésen át az archiválásig.

Document management is the name of the informatics function, which handles and controls the entire document lifecycle from creation through or receipt through storing, retrieval up tp archiving.

Hasonló tulajdonságú dokumentumok. Documents of similar attributes.Megjegyzés: a dokumentumok tulajdonságai közül az elrendezés, a tartalom, a megõrzési és selejtezési követelmények, valamint a metaadatok hasonlósága számít. Példák dokumentumtípusra: - ûrlapok; - levelezés (levelek, faxok, emlékeztetõk); - szakmai önéletrajz; - e-mail; - számla; - lelet; - weboldal. Megjegyzés: példánkban azért különítjük el az elektronikus leveleket a levelezés többi formájától, mert más metaadat-követelmények vonatkoznak rájuk; ez azonban nem minden szervezetnél teljesül. Megjegyzés: a szervezeteknek meg kell határozniuk dokumentumtípusaikat üzleti igényeik alapján; a fenti felsorolás pusztán tájékoztató jellegû.

Note: among the attributes of the documents the layout, the content, the recordkeeping and disposal requirements, as well as the similarity of metadata are of importance. Examples of types of documents: forms; - correspondence (letters, faxes, memos); - professional/special field CV; - e-mail; - invoice; - finding; - website. Note: in this example electronic letters are separated from the other forms of correspondence, because other metadata standards apply to them; however, these are not met in all organizations. Note: the organizations should define their document types based on their business needs; the above list is purely indicative.

Egyazon tárgyhoz, tevékenységhez vagy tranzakcióhoz kapcsolódó iratok szervezett egysége. Forrás: az ISAD(G) alapján (lásd 7. függelék). A besorolási séma (folder struktúra) legalsó szintjén lévõ, dokumentum illetve irat tárolója. Egy levélfolder, melyben az állományokat "tároljuk", abban az esetben, ha a KSS dokumentumkezelõben dossziézunk.

The organized unit of records related to an object, activity, or transaction. Source: on the basis of ISAD (G) (see Appendix 7). Storage of the document and record on the lowest level of the categorization scheme (folder structure). A letter folder, in which files are "stored" in the case where in the KSS document manager dossiers are handled.

Elektronikus dokumentumkezelõ rendszer Electronic document management systemEDMS kulcsfogalmai EDMS Key ConceptsElectronic Document and Record Management System = Elektronikus dokumentum- és iratkezelõ rendszer. Röviden: dokiratkezelõ. https://dl.dropboxusercontent.com/u/189009454/moreq2010_valid_szo

Electronic Document and Records Management System. In short docrem./[document record manager]https://dl.dropboxusercontent.com/u/189009454/

15

ke_final_130314.pdf moreq2010_valid_szoke_final_130314.pdfEgyéb jelenség Other phenomenonA filozófusok szerint, a világban dolgok, események és egyéb jelenségek. vannak. Ebben az értelemben az egyéb jelenségek azok, melyek nem dolgok (objektumok) és nem események. Például egy noteszbe írt: napi elintézendõ, egy szakkifejezés, egy címke. A noteszbe zömmel objektumokat írunk le: személyeket, szervezeteket, projekteket, dokumentumokat.

According to the philosophers in the world there are things, events, and other phenomena. In this sense, the other phenomena are those which are not things (objects) and events. For example, in a notebook posted: daily agenda, a term, a label. In the notebook mostly objects are described: people, organizations, projects and documents.

Egyed EntityEgyed altípus Entity subtypeEgyed kapcsolat diagram Entity Relationship DiagramAz információs rendszerben az adategységek közötti kapcsolatokat modellezõ technika.   ( egyértelmûsítés ) Az „egyedek” és a „kapcsolatok” az egyed kapcsolat diagramban nem feltétlen ugyanazok, mint a MoReq2010® egyedei és kapcsolatai.

In the information system the modeling technique of the relationship between data units. (Clarification) The "entities" and "associations" in the entity associations diagram are not necessarily the same as the entities and associations of MoReq2010®.

Elektronikus iratkezelõ rendszer Electronic document management systemElektronikus ElectronicA MoReq2 Specifikáció igényeihez mérten az „elektronikus” kifejezés jelentése megegyezik a „digitális” jelentésével.

As far as the needs of the MoReq2 specification are concerned the meaning of "electronic" agrees with that of the term "digital".

Megjegyzés: a MoReq2 keretein belül nem tekintjük elektronikusnak az analóg felvételeket, mert nem tárolhatók számítógépes rendszerben, digitális formában. Jelen Specifikáció értelmében tehát az analóg iratok nem elektronikus, hanem fizikai iratok.

Note: we do not consider electronic the analog recordings within the framework of MoReq2, because they can not be stored in a computer system, in digital form. Thus, for the purpose of this specification the analogous records are not electronic, but physical records.

Elektronikus aláírás Electronic SignatureAz elektronikus dokumentum hitelesítése, hogy utólag ne legyen módosítható. 2001. évi xxxV. tv. Az aláírás folyamata: A felhasználás folyamata: Fokozatok: Állományfeltöltési sajátosságok:

Authentication of an electronic document that it could not be changed subsequently. Act xxxV of 2001. TV. The signature process: The application process: Staging: features of File Uploading:

Elektronikus archiválás-szolgáltatás Electronic Archiving-Service

16

Elektronikus dokumentum Electronic documentElektronikus formában tárolt dokumentum. Documents stored in electronic form.Megjegyzés: nem csak a szövegszerkesztõvel készített szöveges dokumentumok tekinthetõk elektronikus dokumentumnak, hanem az e-mailek, táblázatok, képek, HTML/XML dokumentumok, multimédiás dokumentumok és egyéb, irodai dokumentumok is.

Note: not only text documents prepared using a word processor can be regarded as an electronic documents, but also the e-mails, spreadsheets, images, HTML /XML documents, multimedia documents and other office documents.

Elektronikus irat Electronic recordElektronikus formában tárolt irat. Documents stored in electronic form.Megjegyzés: Elektronikus iratnak tekinthetõk a szoftverekkel készített iratok, illetve a digitalizált, például beszkennelt – eredetileg papíralapú – iratok.

Note: records created with softwares can be regarded as electronic records as well as the digitalized, for example scanned, - originally paper-based - records.

Elektronikus irattár Electronic RepositoryAz elektronikus dokumentumok és iratok tárolási helye az elektronikus térben. A KSS-ben a tárolás webszerveren, glosszáriumokban valósul meg. Az irattári struktúra egy logikai striktúra, és nem egyezik meg a tényleges tárolási struktúrával. A KSS-ben nem adatbázis elemként, hanem külön-külön fájlonként tárolunk.

Electronic documents and records are stored in the electronic space. In the KSS the storage is realized on Web server and glossaries. The archive structure is a logical structure and it does not correspond to the actual storage structure. In the KSS storage is done not per database element, but separately for each file.

Érkeztetés ReceptionKözigazgatásban az érkeztetés elválik az iktatástól. Minden iratot érkeztetni kell, de nem minden érkeztetett iratot kell iktatni. Pl. reklámok, meghívók, könyvek. 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szerint. Így külön lesz érkeztetõszám és iktatószám, amit fölöslegesnek tartunk.

In Public Administration reception is separated from registration. All records should be received, but not all received records should be registered. For example, advertisements, invitations, books. Pursuant to the joint decree 24/2006. (IV.29.) of BM-IHM-NKÖM [Ministry of Interior-Ministry of Informatics and Broadcasting-Ministry of Cultural Heritage]. Therefore there will be a separate reception number and registration number, which we regard as unnecessary.

Esemény EventAz objektum állapotának megváltozása (akár az objektumot leíró attribútumok egyikének a megváltozása: attribútum érték váltása). Születés, állapotváltások, halál. Például, a vall_szerz-kovex-110205.doc dokumentum objektum szerkesztés után új verzióba megy át. Megváltozik a verziószáma. Másik példa, amikor egy szócikk tartalmát változtatjuk meg. A glosszárium objektum vagy a kategória objektum akkor változik, ha egyetlen szócikke is megváltozik. Kiss Katalin személy objektumnál esemény, ha férjhez megy és nevet vált, Kovácsné Kiss Katalinra.

Changes in the status of the object (or the change of one of objects describing attributes: change of the attribute value). Birth, changes of state, and death. For example, the vall_szerz-KOVEX-110205.doc document object after editing will be converted into a new version. Its version number will change. Another example is when we change the content of an entry. The glossary object or category object will change if its one single entry also changes. Katalin Kiss person object it is an event when she gets married and changes her name to Mrs. Kovács, Katalin Kiss.

17

Eseménynapló Audit trailEntitások (pl. metaadat-elemek) változtatásával járó tranzakciókról és egyéb tevékenységekrõl a korábbi események rekonstruálására alkalmas részletességben nyilvántartott adatok. Megjegyzés: az eseménynapló rendszerint egy vagy több listát jelent, vagy olyan adatbázist, amely megtekinthetõ lista formájában. A listákat számítógépes rendszerekkel (számítógépes rendszerek közötti tranzakciók esetén) vagy manuálisan állítják elõ, jelen Specifikáció elõbbire fekteti a hangsúlyt. Az eseménynaplóba rögzítendõ, hogy ki, mikor, milyen tevékenységet végzett az irattal (megtekintés is), melyik adatot, ki, mikor, miért módosította. Forrás: [topic 24_2006].

Data recorded in detail about transactions and other activities accompanying the modification of entities suitable for the reconstruction of the earlier events (e.g. metadata elements). Note: the audit trail usually means one or more lists or such a database, which can be viewed as a list. The lists are produced by computer systems (in the case of transactions between computer systems) or manually, this Specification lays emphasis on the former one. In the audit trail it is to be recorded who carried out, when, what activities with the record (also viewing), which data was modified by whom, when, and why. Source: [topic 24_2006].

Eseménynaplózás Audit trail keeping

Expediálás ExpeditingA jóváhagyott irat eljuttatása az ügyfélnek. The delivery of the approved document to the customer.Exportálás ExportingMásolat készítése az elektronikus iratokról és azok metaadatairól másik rendszer számára.   A KKST-ben a Biztonsági mentések kezelése menüponttal vihetõk ki az állományok és a metaadatok.

Making a copy of the electronic records and their metadata for another system. In the KKST with the menu item Management of backups for safety files and metadata can be exported.

Megjegyzés: az áthelyezéssel ellentétben az exportálás nem érinti az eredeti iratok helyét az EIKR-ben.

Note: in contrast to transferring exporting does not affect the place of the original records in ERMS (Electronic Records Management System).

KKST-ben: Állomány In KKST: filesFájlfeltöltés File uploadingFájlformátum File formatFájlkiterjesztés File extensionA fájlnév végén lévõ 3 vagy 4 karakter, mely elõtt pont van. Pl. .doc, . docx

At the end of the file name 3 or 4 characters, in front of which there is a period. For example, doc, . docx

Az EIKR-t igénybe vevõ tetszõleges személy. Any person who makes use of ERMS.Megjegyzés: ide sorolhatók (többek közt) az adminisztrátorok, az irodai alkalmazottak, külsõ személyek, például felülvizsgálók stb. Megjegyzés: egy felhasználó egyidejûleg több szerepkör és csoport

Note: this might include (among many others) administrators, clerical staff, external parties, such as reviewers, etc..Note: one user at the same time can be a member of multiple roles

18

tagja lehet. and groups.

Felhasználócsoport User groupFelhasználói kézikönyv User guideRészletes program használati útmutató. Detailed program user guide.A KSS-ben word formában és három kategóriában: Kézikönyv esetleírások Kézikönyv menüpontok és ikonok Kézikönyv szakkifejezések

In the KSS in Word format and in three categories: guide of case descriptions, guide of menu items and icons, guide of terms

Felhasználói profil User profileA felhasználó profilja. The profile of the user.Felhasználói szerepkör User RoleIratkezelési feladatok elvégzésére feljogosító, felhasználókhoz rendelt funkcionális engedélyek gyûjteménye. Egy felhasználóhoz több felhasználói szerepkör tartozhat, de csak egyetlen felhasználói profilja lehet.

The collection of functional permissions assigned to the users, which authorizes them to perform record management tasks. Multiple user roles can belong to a user, but a user can have only one single user profile.

Megjegyzés: a MoReq2-ben ugyanez a kifejezés jelöli a felhasználói szerepkörrel rendelkezõ személyeket is.

Note: in MoReq2 the same term refers to the persons having user role.

Felhasználói útmutató User GuideFeljegyzés NoteInformációs objektum. A KSS-ben, a szócikkben lévõ attribútumok, attribútum (tulajdonság) értékek halmaza. Mint logikai adatstruktúra elem, egy szócikk, egy logikai rekord, egy tétel, vagy egy mondat. Mint fizikai adatstruktúra elem egy adattábla sor.

Information object. In the KSS the set of attributes, attribute (property) values in the entry. As a logical data structure an element, an entry, a logical record, a item, or a sentence. As a physical data structure element it is a row of data tables.

Feljegyzéskezelés Notes managementEgy noteszbe írt feljegyzések kezelését jelenti. Általában személyekrõl, szervezetekrõl, projektekrõl, elintézendõkrõl, eseményekrõl szoktunk feljegyzéseket készíteni. Egy iratkezelés esetén az iktatókönyvben szintén feljegyzéseket kezelünk.

Involves treatment of notes written in a notebook. Usually we make notes about persons, organizations, projects, agenda, and events. In the case of records management also notes are managed in the registry book.

A File angol szó, mely bekerült a magyar nyelvbe is. Két értelemben használt. Egyik értelemben File folder (Dosszié), másik értelemben Adat file (Fájl).  A köznyelvben adatfájlként, röviden fájlként használják. A File szó File folder értelemben az iratkezelésben volt használatos. A MoReq2010 a File szót törölte és bevezette az Gyûjtemény (Aggregation) szót. Ezzel véleményünk szerint innovációt hajtott végre a MoReq2010 szerkesztõi csapata.

The English word File has become incorporated in the Hungarian language too. It is used in two meanings. In one meaning it is File Folder (dossier), in the other meaning it is data file (File). Colloquially it is used as data file, in short file. The word File was used in the sense of Folder File in records management. The MoReq2010 deleted the word File and introduced the word Aggregation. With this in our opinion the MoReq2010 the editorial

19

team implemented an innovation.Fizikai adatstruktúra Physical data structureGyûjtõfogalom, a fizikai világban megjelenõ adatstruktúrákról. Collective term, about data structures emerging in the physical

worldFizikai irattár Physical repositoryA papír alapú dokumentumok és iratok tárolási helye. The storage space of paper-based documents and records.Gyûjtõfogalom: dolgok, események és egyéb jelenségek jelölésére. Ontológiakutatók szerint az "izé" szó írja le legpontosabban. A Topic Maps szabvány azokat a fogalmakat melyek bekerülnek az elektronikus térbe topikoknak nevezi.

Collective term: for marking things, events and other phenomena. According to ontology researchers the word "thing" describes it most accurately. The Topic Maps standard calls those concepts topics, which get into the electronic space.

Itt mint KSS_fogalmat tárgyaljuk, moreq_fogalomként a Folder, az Osztály szinonimája. A dokumentumok és az iratok (állományok) tárolóhelye. A folderek egy hierarchikus struktúrát alkotnak. Legfelsõ szinten beszélhetünk törzsfolderrõl, ez jelenti a teljes irattárat. A törzsfolder ágfolderekre bomlik, melyek több szinten is elhelyezkedhetnek, pl. iratszekrények, az alatt iratpolcok. A legalsó szinten a levélforderek találhatók, ezt dossziénak nevezzük, és az állományokat kizárólag ebbe tehetjük. Hasonlít ez a számlatükörhöz, melybe szintén csak a legalsó szinten könyvelünk a könyvelési számlába. A gyûjtõszámlákba automatikusan begyûjtõdnek az értékek.

Here, it is discussed as a KSS_concept, as a moreq_concept Folder is the synonym of Class. It is the storage space of documents and records (files). The folders form a hierarchical structure. On the top level, trunk folder can be mentioned, this represents the entire repository. The trunk folder is divided into branch folders, which can be located even on several levels, for example, filing cabinets, below them shelves for the records. At the lowest level, the letter folders can be found, this is called dossier, and the files can exclusively be put into this. This is similar to the balance sheet, in which we also do bookkeeping only at the lowest level in the bookkeeping account. The values are automatically collected into the omnibus account.

Folder azonosító Folder identifierA folder azonosító a folder kód is, illetve a folder név is. Például: 1000F-Igazgatás folder azonosítóban a folder kód: 1000, az F jelöli, hogy folderrõl és nem dossziéról van szó, az Igazgatás pedig a folder neve.

The folder identifier is also the folder code or the folder name as well. For example: 1000F-Administration in the folder identifier the folder code: 1000, F indicates that it concerns folder and not dossier, and the Administration is the name of the folder.

Folder kód Folder codeFormátum FormatForrás rendszer Resource systemAz alkalmazás vagy ügykezelõ rendszer, ahol az elektronikus tartalom nyilvántartott irattá generálódik. A forrás rendszerben generált tartalomnak áthelyezhetõnek kell lennie, hogy vagy az nyilvántartott irat létrehozásakor, vagy késõbb átvihetõ legyen egy cél rendszerbe, vagy az MCRS által nyilvántartásba vehetõ legyen és adattárba

The application or case management system where the electronic content will be generated into kept record. The content generated In the resource system must be transferable, so that during the creation of the kept record, or later it can be transferred to a target system, or should be registered by the MCRS and can be saved in

20

menthetõ. data storage.Egy elõre meghatározott, felhasználó által elvégzett mûvelet, résztvevõ entitásokkal. Minden funkciónak van egy elvárt eredménye, amelyet a MoReq2010® definiál. A funkciók szorosan kapcsolódnak a funkcionális követelményekhez, amelyek az MCRS funkcionalitásait határozzák meg.   (egyértelmûsítés ) Egy funkció nem összetévesztendõ a besorolásban használatos üzleti funkció kifejezéssel.

A predetermined operation performed by the user, with the participating entities. Each function has an expected result, which is defined by MoReq2010®. The functions are closely connected to the functional requirements that define the functionalities of the MCRS. (clarification) A function is not to be confused with the term business function used in categorization.

A KSS-ben, glosszáriumnak nevezünk egy adatbázist, mely egy vagy több adattáblát (kategóriát) tartalmaz.

In the KSS, a database that contains one or more data tables is called glossary (categories).

Hitelesítés CertificationPapír alapú dokumentumok esetében a hitelesítés pecséttel és/vagy aláírással történik, esetenként tanúkkal, ügyvédi ellenjegyzéssel. Elektronikus dokumentumok esetében elektronikus aláírással.

For paper-based documents the certification is performed with a stamp and/or signature, sometimes with witnesses or countersigned by an attorney. For electronic documents, with electronic signature.

Hozzáférés vezérlési bejegyzés Access control noteEgy hozzáférés vezérlési listában szereplõ különálló bejegyzés, amely egy vagy több szerepkört rendel egy [topic felhasználó]hoz, vagy [topic csoport]hoz. Lásd még: [topic Hozzáférés vezérlési lista]

A separate entry contained in an access control list, which assigns one or more roles to [a topic user] or to a [topic group]. See also: [topic Access Control List]

Egy entitáshoz rendelt hozzáférés vezérlési bejegyzések egy listája, amelyek hozzárendelt szerepkörök segítségével határozzák meg, hogy mely felhasználók vagy csoportok milyen mûveleteket hajthatnak végre az entitáson.   Lásd még: [topic Hozzáférés vezérlési bejegyzés]

Access control notes list assigned to an entity that specify with the help of the assigned roles which users or groups how can perform actions on the entity. See also [topic Access control note]

Hozzáfûzés AppendingImportálás ImportingAz elektronikus iratokról és azok metaadatairól készített export állomány visszatöltése az eredeti állományra (pl. állomány meghibásodás esetén).

Reloading the export files created about electronic records and their meta-data to the original files (e.g. in the case of files failure).

Információs objektum Information ObjectGyüjtõfogalom, definíció a szûkebb fogalmainál. Collective term, definition to be found at its narrower concepts.Információs objektumkezelés Information Object ManagementAz információs objektumok kezelését jelenti, így feljegyzéskezelést, dokumentumkezelést és iratkezelést.

Means managing the information objects, such as notes management, document management and records management.

Adott szerv vagy személy üzletvitele vagy törvényi kötelezettségeinek teljesítése során keletkezett, fogadott, bizonyítékként vagy egyéb célból kezelt információ. Forrás: ISO 15489 (lásd 7. függelék).

Information that was created during the business activities of an organism or person or in pursuance of legal obligations, received, treated as evidence or for any other purpose. Source: ISO 15489

21

Megjegyzés: Iratnak tekinthetõ a szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz vagy vázlat formájában rögzített információ. A megjelentetés szándékával készült könyv jellegû kézirat nem kezelhetõ iratként. Forrás: Levéltári törvény. Megjegyzés: Egy irat egy vagy több dokumentumot tartalmazhat (pl. egy dokumentum néhány csatolmánnyal), melyek formátumára és a tárolásához használt adathordozó típusára nincs megkötés.

(see Appendix 7). Note: information recorded as text, series of numerical data, map, blueprint or sketch can be considered as record. A manuscript resembling a book that was made with the intention of publishing can not be treated as record. Source: Archives Act. Note:A record can contain one or more documents (e.g. A document with a few attachments), for the format of which and the media type used to store them there is no specification.

Ebbõl következik, hogy az irat több állományból is állhat. A forrásként használt dokumentum(ok) tartalmán kívül az irat mellé célszerû feljegyezni az irat környezetére, illetve, ha értelmezhetõ, a szerkezetére vonatkozó információkat (pl. szerkezeti információnak tekinthetõ, hogy hány állományból áll az irat). Az irat fõ jellemzõje, hogy nem lehet módosítani. Megjegyzés: az EIKR elektronikus iratokat és fizikai iratokat is kezelhet egyidejûleg. Levéltári törvényben: irat: valamely szerv mûködése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendõ rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévõ információ vagy ezek kombinációja. Ez a definició, nem utal arra, hogy az irat nem módosítható. A EIKR projektben, ez javítva lett:  irat: valamely szerv mûködése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, rendeltetésszerûen nála maradó, nem módosítható, egy egységként kezelendõ rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévõ információ vagy ezek kombinációja. KSS definíció: Irat, nem módosítható és hitelesített dokumentum.

It follows from this that the record may consist of several files too. In addition to the content of the document(s) used for source in addition to the document it is advisable to record the information pertaining to the environment of the record, or if one can interpret it, to its the structure (e.g. the number of files the document consists of can be considered structural information). The main feature of the document is that can not be changed. Note: the ERMS can handle electronic records and physical records simultaneously. In the Act on Archives: record: recorded information or dataset to be treated as a unit created or received during the operation or activity of an organ or person that may be published on paper, microfilm, magnetic, electronic or any other media; its content can be text, data, graph, sound, image, motion picture, or information in any other form, or combination thereof. This definition does not indicate that the document can not be modified. In the ERMS project, this was corrected: file: record: recorded information or dataset to be treated as a unit created or received during the operation or activity of an organ or person that is intended to remain there and can not be modified, which may be recorded on paper, microfilm, magnetic, electronic or any other media; its content can be text, data, graph, sound, image, motion picture, or information in any other form, or combination thereof. KSS definition: record: document that can not be modified and is authenticated.

Iratkezelés Records managementIratkezelés az elektronikus iratok életciklusát képezõ fõbb folyamatokat jelenti. A folyamatokat az alábbi értelmezésben használjuk: Létrehozás. Nemcsak a szervezet belsõ iratainak létrehozására,

Records management means the main underlying processes constituting the life cycle of electronic records. We use the processes the following interpretation: Creation. It can apply not

22

hanem a szervezeten kívülrõl érkezõ iratok fogadására is vonatkozik. Iktatás. Iktatáson az iratok nyilvántartásba vétele, besorolása és a hozzá kapcsolódó metaadatok bevitele értendõ. Használat. A használat magában foglalja a keresést, elérést, böngészést, megjelenítést, karbantartást, felülbírálatot stb. Megõrzés. A megõrzés az iratok hosszú távú hozzáférhetõségét biztosító folyamat. Kezelés. A kezelés része a hozzáférési szabályok és a selejtezési rendelkezések karbantartása. Forrás: MoReq2 SPECIFIKAìCIO http://dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=12_bcb6040aefc160c09ae4290ae1857b9f&Itemid=39&lang=en

only to create the internal documents of the organization, but also to receive documents from outside the organization. Registration. Registration means the filing, categorization and entering the associated metadata documents. Usage. Usage also includes the search, access, browsing, display, maintenance, review, etc. Archival. Archival is the process of ensuring the long-term availability of documents. Treatment. Part of treatment is the management of the access rules and of the disposal rules. Source: MoReq2 SPECIFIKAìCIO http://dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=12_bcb6040aefc160c09ae4290ae1857b9f&Itemid=39&lang=en

Iratkezelési folyamat Record management processGyûjtõfogalom. Az ide tartozó fogalmakat, a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet alapján adjuk meg.

Collective term. The concepts belonging here were based on the 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM [Ministry of Interior-Ministry of Informatics and Broadcasting-Ministry of Cultural Heritage] joint decree.

Irattár RepositoryDokumentumok és iratok tárolási helye, a fizikai- és az elektronikus térben.

Documents and files are stored in the physical and electronic space.

Irattári terv Repository schemeIrattári tétel Repository itemIrattározás Repository activityAz irattározás az irat irattárba tételét jelenti. Papír alapú iratok esetén, a kiküldött iratot fizikai irattárba, egy ügyiratba (ügydossziéba) teszik. Elektronikus irattárolás esetén, az elektronikus térbe már a szerkesztés kezdetétõl irattárba kerül minden irat. A Wedirben az irattározás, az archiválás automatikus, így nem is beszélünk ilyen tevékenységekrõl.

Repository activity means filing the documents in a repository. For paper-based documents, the sent out physical document is filed in a case record (case dossier). In the case of electronic records storage in electronic space already from the beginning of editing every document is filed in as repository. In Wedir the repository activity and archiving is automatic, so such activities are not an issue.

Irattípus Type of recordAdott dokumentumtípusú dokumentumból készített irat jellemzõje. The attribute of the record created from a document type document.Mint logikai adatstruktúra elem, azonos típusba (azonos kategóriába) tartozó feljegyzések halmaza. Nevezhetjük adatfájlnak. Mint fizikai adatstruktúra elem, egy adattábla.

As a logical data structure element it is the set of notes belonging to the same type (same category). We could call it data file. As a physical data structure element, it is a data table.

Kategorizálás CategorizationKeresés Searching

23

Szoftver funkció, amikor megadunk egy karaktersort és azt keressük szócikkben vagy címkékben. A karaktersor lehet címke, lehet címszó vagy más. Egy keresésben, "Irja be, mit keres..." esetében megadhatunk két címkét is. Amikor egy kategória cimszavainak listájában vagyunk, a "Szûrés névre" helyére beírhatunk egy címszavat vagy kezdõ karaktereit. Ennek hatására megjelennek azok a szócikkek, melyek ezzel a karaktersorral kezdõdnek.

Software feature when entering a string of characters and we search for it in entries or tags. The string can be a headword or a keyword or other. You can define two labels in the case of a search, "he writes on what to look for ...". When we are in a category of headlines, you can enter the "Filter name" heading of a place or starting characters. As a result, they appear in the articles, which begin with the character line.

Kezelés ManagementAz ügyintézési feladat kiadását, úgynevezett szignálást és az ügyintézést jelenti. Az ügyintézés minden lépése az elõadói ívre feljegyzésre kerül.

It means the issuance of administrative tasks, the so-called signing and administration. All steps of the administration will be recorded on the caseworker form.

Kézikönyv GuideProgram használati leírás User program description

Kiadmányozás Issuance of documentsAz ügyintézést elvégzõ elõadó által elkészített irat jóváhagyását, aláírását jelenti.

It means the approval and signing of the record prepared by the caseworker administering the case.

Kiemelt iratok Key recordsA MoReq2 félresikerült új fogalma, melyet a MoReq2010 töröl. A MoReq2 másik félresikerült fogalma volt az Aldosszié (Sub-file) fogalma, ugyanakkor az Ügydosszié (Case file), Ügyirat elõremutató volt, hiszen tisztázta, hogy a közigazgatásban máskép nevezik a dossziét.

The poorly coined new concept of MoReq2, which MoReq2010 deleted. MoReq2 another poorly coined concept was sub-file (Sub-file), but case dossier, case record was progressive, since it clarified that in public administration dossier was called something else.

Kölcsönzés BorrowingAz irat kiadása az irattárból, irat átadás-átvétel, visszahozási kötelezettséggel.

The release of the document from the repositary, record handover-return duty.

Kötet VolumeEgy aldosszié felosztása során keletkezõ egység. Megjegyzés: Az aldossziék, ezáltal pedig a dossziék lebontása további egységekre a kezelhetõséget hivatott javítani olyan iratcsoportok létrehozásával, amelyek nem túl nagyok. A felosztás általában valamilyen formális, technikai, semmint logikai szempont szerint történik, például dátum vagy azonosító alapján.

Unit resulting in the course of the breakdown of a sub-file. Note: The sub-files and thereby the breakdown of the dossiers to further units is supposed to improve accessibility by creating such record groups that are not too large. The division is usually done according to some kind of formal, technical, rather than logical criteria, such as by date or identifier.

Egyrészt jelent egy keretszoftvert, mely egy webszerveren fut, On the one hand it represents a software framework that runs on a

24

másrészt jelent több KSS szervezetet, melyekben adatokat tárolunk. web server, on the other hand it represents several KSS organizations, in which data are stored.

KSS szervezet KSS organisationTöbb glosszáriumot összefogó egység. Unit comprising several glossaries.Kulcsszó Key wordA kulcsszó osztályok, dossziék, aldossziék és iratok hozzáférési pontjaiként szereplõ, bennük meglévõ, opcionális metaadat. (Kötetekre nem vonatkozik.) A tárgyszó a fentiek hozzáférési pontjaként megadható, opcionális metaadat. A kulcsszó tehát abban különbözik a tárgyszótól, hogy az iratoktól függetlenül nem létezik, csak azokban van ott, a tárgyszó ezzel szemben létezhet az iratokról függetlenül, és ha iratokhoz kapcsolják, a kulcsszó szerepét tölti be.

The keyword is an optional metadata playing a role (and inherent in them) as points of access of classes, dossiers, sub-dossiers and records. (It does not apply to volumes.) The subject can be specified as the access point of the foregoing, an optional metadata. The keyword therefore differs from the subject that it does not exist independently of the records, it exists only in them, the subject on the other hand can exist independently of the records if it is connected to records, it plays the role of a keyword.

Megjegyzés: a tárgyszavakat célszerû elõre megszerkesztett, ún. kötött szótárból választani, vagy az EIKR automatikus kulcsszavas keresésére támaszkodni, de ezek egyike sem kötelezõ.

Note: it is advisable to choose the subjects from pre-constructed so-called fixed dictionary, or to rely on the automatic keyword search of the ERMS, but none of these are mandatory.

Opcionális többletinformáció az entitás leírására. Optional additional information for describing the entity.Levéltárba adás Sending to the archivesA levéltárba adással együtt jár a metaadatok átadása, mind az iratokhoz kapcsolódó metaadatoknak, mind a tételekhez (dossziékhoz) kapcsolódó metaadatoknak az átadása.

Sending to the archives is accompanied by the transfer of the metadata, both the metadata associated with the records and the metadata associated with the items (to the dossiers).

Logikai adatstruktúra Logical data structureAz agyunkban lévõ adatstruktúrák gyûjtõneve. Data structure in our mind collectively.Mellékelés AttachmentMellékelt állomány Attached filesMezõ FieldAz azonos tulajdonsággal, jellemzõvel rendelkezõ adatok csoportja, mely adatok különbözõ rekordokban szerepelnek. Egy mezõ az adattábla egy oszlopa.

A group of data with the same properties and attributes, which data are included in different records. A field is a column in the data table.

Minta nevek Model namesSzervezet és a kapcsolódó személy neve: Minta Kft.: Ügyvezetõ János (Õk a Minta EDMS tudásbázis tulajdonosai.) Partner1 Kft.: Partner1 Mária (ügyvezetõ) Vevõ1 Kft.: Vevõ1 Péter (ügyvezetõ) Szállító1 Kft.: Szállító1 István Ügyfél1 Kft.: Ügyfél1 Zoltán Audit Kft.: Könyvvizsgáló

Name of am organization and the associated person: Minta Kft.: Ügyvezetõ János (they are the owners of Minta EDMS knowledgebase.) Partner1 Kft.: Partner1 Mária (managing director) Vevõ1 Kft.: Vevõ1 Péter (managing director) Szállító1 Kft.: Szállító1

25

Erzsébet István Ügyfél1 Kft.: Ügyfél1 Zoltán Audit Kft.: Könyvvizsgáló Erzsébet

Módosítás ModificationEgy új érték hozzárendelése a metaadat elemhez, vagy egy elõzõleg beállított érték törlése.

Assigning a new value to the metadata element, or deleting a previously set value.

Napló LogNaplózás Log keepingAz eseménynaplóba rögzítendõ, hogy ki, mikor, milyen tevékenységet végzett az irattal (megtekintés is), melyik adatot, ki, mikor, miért módosította. Forrás: [topic 24_2006] BM-IHM-NKÖM együttes rendelet

It is to be recorded in the audit trail who carried out, when, what activities with the record (also viewing) and who, when, why modified what information. Source: [topic 24_2006] BM-IHM-NKÖM [Ministry of Interior-Ministry of Informatics and Broadcasting-Ministry of Cultural Heritage] joint decree

Objektum ObjectOlyan dolog, mely megszületik, él és meghal. A filozófusok szerint a világba dolgok, események és egyéb jelenségek vannak. Az objektum a dolog szinonimája.

It is something that is born, lives and dies. According to the philosophers there are things, events, and other phenomena in the world. Object is the synonym of thing.

Osztály Class(Csak a MoReq2-ben) A besorolási séma hierarchiájának egy része, melyet a séma egy kiválasztott pontjától az alatta lévõ dossziékig vezetõ folytonos vonal ábrázol. Megjegyzés: Klasszikus terminológiában az osztály Besorolási séma szinonimái a besorolási séma tetszõleges szintjén elõforduló „kategória”, „csoport”, „sorozat”, „tétel”, vagy ezek alosztályai („alkategória”, „alcsoport” stb.). Megjegyzés: MoReq2-ben az osztály az alá besorolt iratok összességét is jelentheti.

(Only in MoReq2) Part of the hierarchy of the categorization scheme, which is represented by a continuous line from a selected point of scheme to the dossiers under it. Note: in classical terminology the synonyms of the class Categorization scheme are "category", "group", "series", "item" occurring at any level of the classification scheme, or subclasses thereof ("subcategory", "subgroup", etc.).Note: in MoReq2 class can mean all of the records listed below it as well.

Osztályozás ClassificationOsztályozási séma Classification schemePostabontás Opening of mailSelejtezés DisposalAz iratok megõrzésérõl, megsemmisítésérõl és áthelyezésérõl hozott döntéseket támogató folyamatok, melyeket a megõrzési és selejtezési ütemterv vagy más szabályozás ír le. Forrás: ISO 15489 (lásd 7. függelék).

The processes supporting decisions made about the preservation, shredding and transfer of the records, which are described in the retention and disposal schedule or other regulations. Source: ISO 15489 (see Appendix 7).

Szerelés Assembly

26

Elõiratok és utóiratok összekapcsolása. Coupling prescripts and postscripts.Szinonima SynonymAmikor egy fogalomnak több szó is megfelel, akkor a szavakat szinonimáknak mondjuk. Például, besorolás, csoportosítás, osztályozás, akkor el kell donteni, hogy az adott szakterületen, esetünkben a Wedirben melyiket emeljük ki. A szinonimák közül kiemelt szót deszkriptornak nevezzük. Példánkban a besorolás lesz a deszkriptor. A szinonímánál a szócikkbe csak a deszkriptort írjuk be a Lásd attribútumhoz.

When more than one word corresponds to a concept, then the words can be called synonymous. For example, categorization, clustering, classification, then it is necessary to decide whether in a special field, in this case in Wedir, which one is emphasized. The word emphasized among the synonyms is called descriptor. In our example, categorization will be the descriptor. In the case of a synonym only the descriptor is entered into the entry to the See attribute.

Mint logikai fogalom, a kategórianak eleme, és az attribútumokat tartalmazza. Mint fizikai fogalom, a feljegyzés tárolóhelye, az adattábla egy sora.

As a logical concept, it is an element of category and contains the attributes. As a physical concept, it is the storage space of a note, a row of the data table.

Tárgyszó SubjectDokumentum illetve irat tartalmát leíró kifejezés. Egy dokumentumban több tárgyszó is van, és ez nehezíti meg a besorolását egy dossziéba. Egyik tárgyszót kiemeltnek tekintjük és ez alapján már elvégezhetõ a besorolás.

Phrase describing the contents of documents or records. There can be even several subjects in a document, and this makes it difficult to categorize them into a dossier.One subject can be considered as the keyword and based on this the categorization can be carried out.

Téma TopicTéma típus Topic typeTétel ItemA fogalmak azon részhalmaza, melyek bekerülnek az elektronikus térbe.

The subset of concepts that are entered into the electronic space.

Topik típus Topic typeA témákat (az elektronikus térbe felkerült fogalmakat) tipizáljuk (kategorizáljuk) és az egy típusba tartozó topikokat egy kategóriába tesszük. Amit a Wedirben kategóriának nevezünk azt a Topic Maps topik típusnak nevezi.

The themes (the concepts that has been placed in the electronic space) are typified (categorized) and the topics within one type are placed into a category. What in the Wedir is called category the Topic Maps calls topic type.

Tulajdonság AttributeTulajdonság érték Attribute valueÜgydosszié Case fileA közigazgatás ügyfélkapcsolatában, egy ügyhöz tartozó iratok gyûjtõje (dossziéja).

In the client relationship of public administration, the collector (its dossier) records belonging to a case.

Ügyirat Case record

27

Konkrét folyamat vagy tevékenység eredményeként keletkezõ, egy vagy több tranzakcióhoz egészben vagy részben kapcsolódó, strukturált vagy részben strukturált dosszié.

Generated as a result a concrete process or activity, structured or semi-structured dossier associated with one or more transactions, in whole or in part.

Megjegyzés: az ügyirat definíciója nem pontosan körülhatárolt, mint ahogy az ügyirat és a hagyományos dossziék közötti különbség sem éles. Az itt bemutatott definíció a MoReq2 megértését segíti, más kontextusban nem feltétlenül helytálló. Megjegyzés: Az ügyiratba tartozó iratok lehetnek strukturáltak vagy struktúra nélküliek. Az ügyiratok megkülönböztetõ jellemvonása, hogy olyan folyamatokból erednek, melyek legalább részben strukturáltak és megismételhetõk. Ügyiratba gyûjthetõk: - az engedélykérelmek; - a rutin szolgáltatások felõli érdeklõdések; - adott ügy kivizsgálásához kapcsolódó iratok; - a felügyeleti ellenõrzések. Megjegyzés: Az ügyiratokra jellemzõ továbbá, hogy gyakran - kikövetkeztethetõ a tartalmuk szerkezete; - nagy számban fordulnak elõ; - részben vagy teljesen strukturáltak; - jól ismert és elõre meghatározott folyamat alapján használják és kezelik azokat; - megõrzésük elõre meghatározott periódus idejére, törvényi elõírás vagy egyéb szabályozás alapján kötelezõ; - szakavatott személyek, végfelhasználók vagy adatfeldolgozó rendszerek a vezetõség jóváhagyása nélkül megnyithatják és lezárhatják. A Moreq2-ben, az ügydosszié szinonimája. A közigazgatásban az Ügyirat a deszkriptor, és az Ügydosszié a szinonima.

Note: The definition of the case record is not precisely demarcated as the difference between the case record and traditional dossiers is not sharp either. The definition presented here assists in the understanding of MoReq2, in other contexts it is not necessarily accurate. Note: The records belonging to the case record may be structured or may be without structure. The distinguishing feature of case records is that they stem from processes which at least partially are structured and repeatable. Various items can be collected into a case record: - applications for permits; - enquiries about routine services; - records related to the examination of a given case; - audits by authorized bodies. Note: The case records are also characterized by the fact that they often - the structure of their content can be deduced; - occur in large numbers; - are structured partially or completely; - they are used and managed on the basis of well-known and predetermined process; - their keeping is mandatory based on a predetermined time period, on the basis of legal requirements and other regulations; - qualified individuals, end users or data processing systems may open and close them without the approval of the management. In MoReq2 it is synonymous with case file. In public administration the case record is the descriptor, and the case file is the synonym.

Ügykezelés Case managementKözigazgatásban az iratokat ügyekbe helyezve kezeljük. Ez a megoldás például az építési ügyek kezelésében precízebb, mint egy iratkezelés. A KSS keretrendszerben kiépített Céges dokumentumkezelés sokkal egyszerûbben kezeli a dokumentumokat és iratokat, de megoldható lenne az ügykezelés is. Ekkor az elsõdleges categorizationi séma évente ügyek szerinti bontású lenne, vagy ügycsoportokon belüli ügyek bontású. A legalsó szintû folderek (dossziék, akták, ügyiratok) az ügyek lennének. Ezen belül lennének a szócikkekben az iratok. Mivel az iratok kezelésénél közel 60 metaadatot kell használni, ez áttekinthetetlenné tenné a munkát. A

In public administration records are managed placed into cases. For example, this solution is more precise in the management of construction matters than records management. The company document management developed in the KSS framework manages the documents and records in a much simpler manner, but case management could be solved too. Then the primary classification scheme would undergo the breakdown of cases annually, or broken down by cases within categories of cases. The lowest level of folders (dossiers, files, case records) would be the cases. Within these would be the records in the entries. Since during records

28

metaadatok, metaadat csoportokba rendezhetõk az iratkezelési folyamat részfolyamataihoz illesztve. Így az ügyek dossziéjában az iratok szócikk alábontásra kerülne, az ügykezelés részfolyamatai szerint. A részfolyamatok szócikkei közül azok, melyek többször is ismétlõdhetnek, pl. irat kiadás és visszavétel, további alábontásra kerülnének. Ezt az alábontást nevezzük szócikk hierarchiának, mellyel megoldható az ügykezelés a KSS keretrendszerben is.

management nearly 60 metadata have to be used, it would make the work incomprehensible. The meta data can be organized into groups of meta data aligned with the sub-processes of the records management process. Thus, in the dossier of cases the records entry would be broken down according to the sub-processes of case management. From among the entries of the sub-processes those, which can be repeated several times, for example, issuing and returning of records, would be broken down further. This breakdown is called entry hierarchy, by means of which case management can be solved in the KSS framework too.

Verzió VersionMinden szolgáltatás és minden modul a MoReq2010®-ben rendelkezik egy verziószámmal, amely egy fõverzióból és egy alverzióból áll. Az alverzió egy szolgáltatásbeli, vagy modulbeli változást jelent, amely bevezet egy pontosítást, javítást, vagy egy további nem funkcionális követelményt a megfelelõ információs modell változtatása nélkül. Az azonos fõverziójú implementációknak ezért kompatibilisnek kellene lenniük egymással, akkor is, ha az alverziójuk különbözik. Egy fõverzió változást jelent az információs modellben, például új funkciókat, rendszer metaadat elemeket, ami inkompatibilissé tesz egy olyan MCRS-t, amely csak az egyik fõverziót implementálja, egy olyan MCRS-el, ami csak a másikat. A MoReq2010® szolgáltatás azonosítói és a modul azonosítói csak akkor cserélõdnek, ha a fõverzió változik.

Every service and every module in the MoReq2010® has a version number, which is comprised of a main version and a sub-version. The sub-version means a service or module change, which introduces a clarification, correction, or other non-functional requirement without changing the corresponding information model. The identical main version implementations should therefore be compatible with each other, even if their sub-versions are different. The main version means change in the information model, such as new functions, system metadata elements, which makes incompatible such a MCRS, which implements only one of the main versions, with such an MCRS, which implements only the other one. The identifiers and module identifiers of the MoReq2010® service are only replaced if the main version changes.

Vezérszó Subject HeadingTezauruszelméletben a kiemelt szó, amihez a szókapcsolatokat rendeljük. A KSS-ben címszóról beszélünk, és a címszóhoz nem csak szókapcsolatokat (asszociációkat) rendeljük, hanem definíciót és egyéb attribútumokat is.

In the thesaurus theory the key word to which associations are assigned. In the KSS the issue is headword and not just associations are assigned to the headword, but definition and other attributes.

Visszavételezés ReturningAz irattárból kikölcsönzött irat visszaadása. The returning of the record borrowed from the repository.Immateriális javak, tárgyi eszközök selejtezési jegyzõkönyve Disposal log of intangible and tangible assetsKészlet selejtezési jegyzõkönyv Disposal log of inventoryJegyzõkönyv a készletek selejtezésérõl, leértékelésérõl Log about the disposal and devaluation of stocksÁllomány neve Name of files

29

Link az állományra Link to the filesÁllomány típusa Type of filesÁllomány feltöltési napja Day of uploading the filesÁllomány feltöltõje Files uploaderÁllomány mérete Files sizeÁllomány kód Files codeTitkosítás típusa Encryption type

Itt állomány = fájl!

30