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Manual de Registro E/S

MANUAL DE REGISTRO E/S

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Teralco Tecnologías Informáticas S.L. Página 1 de 102



Control del documento Histórico de la versión

VERSIÓN ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable

1.5 07/06/2011 Nacho Miquel García

10/06/2011 Rubén Villar Escudero

2.9 28/01/2015 Conchi Palma Sevilla



3.3 17/03/2015 David Berenguer 18/03/2015 Conchi Palma Sevilla


3.5 04/04/2015 Alberto Casado




3.10 01/04/2016 Nuria Gomis Berenguer

3.12 14/04/2016 Nuria Gomis Berenguer

3.13 11/08/2016 Flory Milelire

3.14 03/10/2016 Flory Milelire

3,15 15/11/2016 Alberto Casado

3.16 24/11/2016 Jose Luis Uceda

3.17 24/08/2017 Jose Luis Uceda


3.19 13/03/2018 Icíar del Río-Hortega

3.20 11/06/2018 Alejandro Aldeguer




Cambios respecto a la versión anterior

VERSIÓN PUNTO ÍNDICE MODIFICACIÓN RESPECTO VERSIÓN ANTERIOR

1.5 Versión inicial.

2.9 Funcionalidad que indica si hay terceros/documentos/comentarios en el registro.

3.0 Icono de registro incompleto. Descarga en PDF, CSV y/o excel de los mantenimientos y del listado de registros resultante de una búsqueda.

3.1 Menú ayuda: Reportar incidencia.

3.3 Acceso login certificado. Avisos al entrar a la aplicación.

3.4 Actualización del mantenimiento Asuntos.

3.5 Mensajes del administrador al entrar y funcionalidad direcciones normalizadas

3.7 Tareas planificadas pendientes, en los avisos. Multi-idoma.

3.8 Escaneo diferido. Operaciones sobre múltiples expedientes.

3.9 Nuevo campo Validez Jurídica en pantallas para adjuntar documentos.

3.10 Escaneo diferido, múltiples documentos en un solo fichero.

3.12 Modificación dirección libre, separación nombre, apellidos y razón social de interesado/representante y destino.

3.13 Actualización completa.

3.14 Modificación funcionalidad “Escaneo diferido”

3.15 Modificación funcionalidad Pedeanias

3.16 Nuevo campo hora en registros E/S

3.17 Bloqueo de usuario y actualización de contraseña por caducidad. Metadatos ENI.

3.18 Revisión general completa y cambio de imagen de Teralco a Gexflow.

3.19 Revisión general y actualización de imágenes

3.20 4.1.3 Añadido campo “modo recepción” al filtro




ÍNDICE INTRODUCCIÓN 7

ELEMENTOS GENERALES 7 ACCESO A LA APLICACIÓN 7

ACCESO CON CERTIFICADO 7 OTROS MÉTODOS DE AUTENTICACIÓN 8

PANTALLA DE MENSAJES DEL ADMINISTRADOR 10 PANTALLA DE INICIO 11 BARRA DE HERRAMIENTAS 11 LEYENDA 13 NOCIONES GENERALES SOBRE INTERFAZ 13 ELEMENTOS COMUNES 17

TIPO INTERESADO/TIPO TERCERO 17 TIPO DIRECCIÓN 18

ADMINISTRACIÓN 20 REGISTRO E/S 20

CLASES DOCUMENTOS 20 ASUNTOS 21 MODOS RECEPCIÓN 23 MODO ENVÍO 24 ÓRGANOS EXTERNOS 24 SOPORTE 25 SECUENCIAS 26 PLANTILLAS 27

OPERACIONES 28 IMPORTACIÓN REGISTROS 29

INFORMES 30 REGISTRO ENTRADA 30

ENTRADAS. LIBRO REGISTRO 30 ENTRADAS. DESTINO EXTERNO 31 ENTRADAS. DESTINO INTERNO 32




ENTRADAS. INFORME DOCUMENTOS RECIBIDOS 33 REGISTRO SALIDA 34

SALIDAS. LIBRO REGISTRO 35

AYUDA 37 REPORTAR INCIDENCIA 37 MANUALES 38 FICHAS 38 FAQS 39 OPERATIVAS 39 ACERCA DE 40

REGISTRO DE ENTRADA 41 ALTA REGISTRO 42 GESTIONAR REGISTROS 49

REGISTRO ENTRADA 49 OTROS FIRMANTES 52 DOCUMENTOS ADJUNTOS 52 METADATOS ENI 56 DATOS ADICIONALES 59 REGISTROS RELACIONADOS 59 COMENTARIOS ADICIONALES 60 CONSULTA 61

CONSULTAR REGISTROS 61

REGISTRO DE SALIDA 65 ALTA REGISTRO 66 GESTIONAR REGISTROS 68

REGISTRO SALIDA 68 DESTINATARIOS 69 DOCUMENTOS ADJUNTOS 69 DATOS ADICIONALES 70

CONSULTAR REGISTROS 70




PLATAFORMA DE DISTRIBUCIÓN 72

BANDEJA DE ENTRADA 76 MI BANDEJA 77

ENVÍO TIPO REGISTRO 77 BANDEJA UNIDAD 85 HISTÓRICO 85

DOCUMENTOS 87

TERCEROS 89 ALTA TERCERO 90 GESTIONAR TERCEROS 90

DIRECCIONES POSTALES 91 DIRECCIONES TELEFÓNICAS 92 DIRECCIONES EMAIL 92 CUENTAS CORRIENTES 93

CONSULTAR TERCEROS 93

ANEXOS 95 ESCANEO DIFERIDO DE DOCUMENTOS PARA REGISTRO 95

DOCUMENTOS EN ASUNTO 95 AÑADIR DOCUMENTOS DIFERIDOS A REGISTRO 96

AÑADIR ETIQUETAS 97 IMPRIMIR ETIQUETAS 99

INFORMES ESCANEO DIFERIDO 100 LISTA REGISTROS PENDIENTES 101 LISTA REGISTROS CON ERROR 101




1 INTRODUCCIÓN Este manual de la Suite Gexflow trata sobre todos los módulos que lo componen. 2 ELEMENTOS GENERALES 2.1 Acceso a la aplicación Se podrá acceder a la aplicación de dos modos diferentes.

2.1.1 Acceso con certificado Al pulsar sobre la opción “Acceso con Certificado”, nuestro navegador nos mostrará una ventana emergente preguntando si permitimos la ejecución del applet de firma, debemos aceptar para que continúe el proceso. Hay que tener en cuenta que según el navegador mostrará diferentes mensajes. Posteriormente, si nuestro navegador sólo tiene configurado un certificado, intentará acceder con él. En caso de que tengamos más de uno, nos aparecerá una ventana similar en la que podremos elegir con cual queremos acceder a la aplicación.




Tras pulsar en “Aceptar” si existe el usuario del certificado en la aplicación pasaremos a la pantalla de inicio. ¡IMPORTANTE!: Para que funcione correctamente, el usuario tiene que tener el dni dado de alta en la aplicación (para ello hay que entrar en GexlowZK en → Organización → Mantenimiento de usuarios, y editar el usuario para añadirle el dni).

2.1.2 Otros métodos de autenticación Si no disponemos de certificado, podremos acceder con nuestro nombre de usuario y contraseña a la aplicación.




Si hemos introducido correctamente nuestros datos pasaremos a la pantalla de avisos, en caso de que los hubiera.

Si fallamos tres veces en la introducción de la contraseña se nos bloqueará el usuario durante un período de 30 minutos. Pasados los 30 minutos podremos acceder con normalidad.

Si nuestra contraseña hubiera caducado, en el primer login que hagamos después de que esto haya ocurrido, nos mostrará un mensaje indicando que las credenciales de acceso han caducado y que debe actualizar la contraseña. Hay que tener en cuenta que la contraseña no podrá ser igual a ninguna de las contraseñas que ya habíamos usado con anterioridad para nuestro usuario. Una vez actualizada la contraseña podremos acceder sin problemas a la aplicación.




2.2 Pantalla de mensajes del administrador Aparecerá una ventana emergente con el detalle de los mensajes del administrador. Para continuar, pulsaremos sobre el botón Aceptar.

En caso de no haber mensajes del administrador, pasará directamente a la pantalla de inicio.




2.3 Pantalla de inicio

Donde encontraremos el menú y un resumen de nuestra actividad pendiente, envíos, firmas expedientes en tramitación, solicitudes y tareas sin realizar o potencialmente realizables por nosotros.

2.4 Barra de herramientas La barra de herramientas se encuentra en la parte superior derecha.

Las acciones de los botones son las siguientes:

El primer botón nos permite ver y editar nuestros datos dentro de la aplicación.




Podemos cambiar el idioma de la aplicación, eligiendo entre castellano y valenciano.

El segundo botón nos permite cambiar de perfil de usuario, si este tiene más de uno.

El tercer botón nos indica el número de avisos de la aplicación, que tiene el usuario sin leer. Desde aquí, también podemos ver las tareas planificadas pendientes.

Si marcamos los avisos, con el botón Archivar podremos eliminarlos. Con el botón Volver podremos regresar a la pantalla en la que estuviéramos antes de acceder a los avisos. Y en la pestaña Búsqueda de avisos, podremos realizar consultas sobre avisos archivados. Por último, pulsando el botón Ver tareas planificadas pendientes, nos mostrará una ventana emergente informando sobre el estado de dicho tipo de tareas.

El cuarto botón nos permite salir de forma segura de la aplicación.




2.5 Leyenda

→ Enlace a otra parte del documento.

→ Parte importante, se debe prestar especial atención.

→ Parte crítica, posible fuente de error.

2.6 Nociones generales sobre interfaz En este apartado veremos cómo funcionan los elementos de cualquier pantalla de la Suite-Gexflow. La siguiente imagen muestra una pantalla típica de la Suite Gexflow:

Los elementos más destacados son:

● Botones. Realizan las acciones que se indican, y pueden llevar asociado un atajo de teclado que facilite el funcionamiento. Los atajos normalmente serán la combinación de teclas ALT seguida de una letra (ALT + F por ejemplo implica aplicar un filtro, o lo que es lo mismo haber pulsado el botón Filtrar).




● Pestañas. Al pinchar en ellas mostrarán diferentes vistas relacionadas con la pantalla que estamos viendo.

● Filtros. Permiten limitar una búsqueda a través de los parámetros que elijamos. Puede que estos filtros tengan operadores para los campos que lo componen, como los que se muestran en la imagen siguiente.

○ Sin operador: No se filtra por este campo o lo que es lo mismo dejar el campo en blanco.

○ Igual a: Este operador implica que el valor que pongamos ha de ser exactamente igual a lo que estamos buscando.

○ Distinto de: Es el operador contrario al anterior. Devolverá todo los resultados que difieren completamente del valor que pongamos.

○ Mayor que: El resultado a obtener ha de ser un nº/año/etc superior al especificado.

○ Mayor o igual que: El resultado a obtener ha de ser el mismo o superior al especificado.

○ Menor que: El resultado a obtener debe ser un nº/año/etc inferior al especificado.

○ Menor o igual que: El resultado a obtener debe ser el mismo o inferior al especificado.




○ Entre: Devolverá aquellos que se encuentren en medio de estos valores ○ No entre: Caso opuesto al anterior. ○ Contiene: El campo contiene el texto especificado por el usuario en cualquier

posición. ○ No contiene: Operador opuesto al anterior. ○ Similar a: El campo contiene la expresión indicada por el usuario. A

diferencia de los dos anteriores, se pueden usar asteriscos a modo de comodines.

○ No similar a: Caso opuesto al anteriormente descrito. ○ Empieza con: El campo empieza por la cadena de texto indicada por el

usuario. ○ No empieza con: El campo no empieza por la cadena de texto indicada por

el usuario. ○ Termina con: El campo termina con la cadena de texto indicada por el

usuario. ○ No termina con: Acción homónima, y contraria a la anterior. ○ Vacío: El campo no contiene valor. ○ No vacío: El campo contiene algún valor cualquiera.

● Tablas. Son listados que muestran información de los datos más relevantes de un conjunto de elementos. Éstas son el resultado de una búsqueda predefinida para la pantalla. Además las tablas también permiten el manejo mediante teclado con combinación de teclas.

● Operativas. Permiten, mediante un código, ir directamente a una pantalla concreta de la aplicación. Para abrir el menú que permite la introducción de este código habrá que pulsar CTRL + ALT + cero (ESC para que desaparezca) y se nos mostrará una pantalla como la siguiente:




● Selección. Son pequeños botones que permiten buscar y seleccionar un elemento de un listado, que por su extensión no sería muy cómodo para el usuario mostrar en la misma pantalla, en una nueva ventana.

El botón con forma de lupa selecciona y el botón con forma de aspa roja borra. La siguiente imagen muestra un ejemplo de una selección:

● Pantallas de edición. Son aquellas en las que se nos permite introducir información, o bien para realizar búsquedas como para rellenar datos (formularios con datos de entrada o actualización). Los campos que están marcados con asterisco y un sombreado anaranjado son obligatorios, si estos campos no son rellenados se marcarán en rojo indicándolo.




● Campos Predictivos. Como su nombre indica, son campos que irán mostrando posibles valores conforme vayamos escribiendo en ellos. Es el caso por ejemplo del campo dirección en algunos elementos de la suite. El campo dirección puede ser de varios tipos, Callejero, Libre y Normalizada. El caso que nos ocupa es cuando elegimos el tipo Callejero. Si empezamos a escribir en él, a partir del tercer carácter empezarán a mostrarse las sugerencias que más se ajusten a lo escrito. 2.7 Elementos comunes En diferentes partes de la aplicación, encontraremos elementos comunes como por ejemplo el campo “Tipo Dirección”, el cual encontraremos tanto a la hora de crear un registro, como un tercero, como en otros tantos casos. Para evitar la redundancia y hacer el manual algo más ligero, vamos a explicar todos esos elementos a continuación, y posteriormente, cuando se haga referencia a ellos habrá un hipervínculo en azul el cual, al pulsar sobre él, nos traerá a este punto para su consulta. 2.7.1 Tipo interesado/Tipo tercero Los campos “Tipo interesado” y “Tipo tercero” hacen referencia a lo mismo, simplemente cambia de nombre según el contexto. Y ocurre exactamente lo mismo que en el caso anterior, según la opción elegida los campos siguientes variarán y el campo “Tipo de documento” tendrá diferentes listados.

● “Físico”, elegiremos el documento entre NIF, NIE, pasaporte, o sin documento.




● Para el tipo “Jurídico”, tendremos la opción de elegir entre CIF o sin documento.

● Y por último para el tipo “Administrativo” podremos elegir entre CIF administrativo o sin documento.

2.7.2 Tipo dirección En diferentes pantallas de edición encontraremos el campo “Tipo Dirección”, éste tendrá visibles a continuación unos campos u otros dependiendo de la opción que elijamos en el listado contiguo:

● Tipo dirección “C. Normalizado”, te sugiere la dirección a insertar conforme vas escribiendo. Es un campo predictivo como hemos comentado anteriormente.




● Tipo dirección “Libre”, permite escribir lo que el usuario considere necesario, siempre debe especificar un municipio y una provincia.

● Y por último, tipo dirección “Normalizada”, aparecerán a continuación una serie de campos predefinidos, con los datos necesarios para introducir una dirección completa según la estructura de los domicilios españoles. Los campos provincia y municipio son campos predictivos. Los municipios mostrados en la lista son los pertenecientes a la provincia seleccionada. Los núcleos mostrados en la lista son los pertenecientes al municipio seleccionado. Además, seleccionar un código postal, rellena automáticamente los campos provincia, municipio y núcleo.




3 ADMINISTRACIÓN

3.1 Registro E/S En este apartado podremos gestionar las distintas variables que aparecen en un registro. Para ello debemos elegir la opción correspondiente del menú superior: → Administración → Registro E/S.

3.1.1 Clases Documentos Las clases de documentos definen los distintos tipos de registro.

Estas aparecerán en la lista desplegable “Clase” de la sección “Datos del Documento” de un registro.

Con los botones podremos descargar el listado en los formatos PDF, excel y/o CSV.

Para crear o modificar una clase de documento pulsaremos los botones “Nuevo”/”Editar” con el elemento seleccionado. También podemos acceder a la pantalla de edición pulsando sobre el enlace en azul.

● Deberemos darle una “Denominación” obligatoriamente.




● Y marcaremos la casilla “Referencia Obligatoria” en caso de querer obligar al usuario a poner una “Referencia de expediente” a la hora de crear un registro.

Con el botón “Eliminar” podemos borrar la clase de documento seleccionada.

3.1.2 Asuntos Los asuntos son los propósitos de un ciudadano por los que se crea un registro, por ejemplo la solicitud de un certificado de empadronamiento, es decir, definen la finalidad de la clase de documento. Estos aparecerán en la lista desplegable “Asunto/Materia” de la sección “Datos del Documento” de un registro.

En primer lugar nos aparece un filtro, a partir del cual según el “Código”, la “Denominación” y el “Tipo” podremos realizar la búsqueda de un asunto. Con los botones podremos descargar el listado en los formatos PDF, excel y/o CSV. Y con los botones “Nuevo”/”Editar” crearemos/modificaremos un asunto. También podemos acceder a la pantalla de edición pulsando sobre el enlace en azul.




Los campos obligatorios son “Código”, referencia abreviada, y “Denominación”, calificativo del asunto. En “Resumen Entrada/Salida” podremos incluir información relacionada al asunto que aparecerá automáticamente en el apartado “Resumen” de la sección “Datos del Documento” de un registro de entrada o de salida, respectivamente. Y en “Tipo Destino” podemos elegir entre “Interno”, unidades organizativas pertenecientes a nuestra entidad, y “Externo”, órgano ajeno al nuestro, el cual introduciremos en el nuevo campo “Órgano Destino Externo” que aparecerá debajo al seleccionar esta opción.

En la parte inferior encontraremos las pestañas “Destinos”, “Procedencia” Y “Documentos”: en la primera, podremos seleccionar la/s unidad/es organizativa/s asociadas a este asunto, siendo un destino interno; en la segunda, podremos seleccionar la/s unidad/es organizativa/s de procedencia asociadas a este asunto, en el caso de un registro de salida; y en el tercero podemos definir los documentos por defecto que tienen los registros que utilizan este asunto, (esto únicamente se utiliza si se utiliza el escaneo diferido, explicado más en detalle en el anexo 12.1. Escaneo diferido de documentos para registro, más concretamente en el apartado 12.1.1. Documentos en Asuntos).




Cada asunto puede estar relacionado con uno o varios destinos, los destinos que especifiquemos en el apartado anterior se mostrarán automáticamente al seleccionar el “Asunto/Materia” de la sección “Datos del Documento” de un registro. 3.1.3 Modos Recepción Los modos de recepción son las diferentes vías por las que nos puede llegar la documentación que presenta el ciudadano. Estos aparecerán en la lista desplegable “Modo Recepción” de la sección “Datos del Documento” de un registro de entrada.

Con los botones podremos descargar el listado en los formatos PDF, excel y/o CSV. Para crear/modificar/borrar un modo de recepción pulsaremos los botones “Añadir”, “Editar” y “Eliminar”. También podemos acceder a la pantalla de edición pulsando sobre el enlace en azul.




3.1.4 Modo Envío El modo de envío hace referencia al mismo concepto que el modo de recepción, salvo que en este caso es para un registro de salida, aquí tendremos las diferentes vías por las que nosotros distribuiremos el registro. Aparecerán en la lista desplegable “Modo Envío” de la sección “Datos del Documento” de un registro de salida. Podremos modificar un modo de envío de dos maneras, seleccionándolo y pulsando en “Editar” o bien pinchando sobre el enlace en azul directamente. Y con “Nuevo” mostrará la misma pantalla pero vacía, en la que introducir obligatoriamente la Denominación* del nuevo modo.

3.1.5 Órganos Externos Cuando creamos un registro de entrada podemos seleccionar dos tipos de destinos a los que remitir el registro, “Interno” y “Externo” en este último tendremos que rellenar los campos del órgano externo al que queremos enviar el registro, uno de esos campos es una lista desplegable llamada “Órgano Externo” en la que aparecerán los elementos que hayamos gestionado en este apartado.

En primer lugar tendremos un filtro con el que realizar la búsqueda del órgano que queramos gestionar. Y debajo un listado con todos los órganos externos que estén ya introducidos. Con los botones podremos descargar el listado en los formatos PDF, excel y/o CSV.




Para crear un nuevo órgano externo lo seleccionaremos y pulsaremos sobre el botón “Nuevo”. Las pantallas de edición y de creación son iguales a diferencia de que en la de creación nos mostrará los campos en blanco para que introduzcamos nosotros los valores.

3.1.6 Soporte El soporte es el medio en el que el ciudadano presenta la documentación. Los soportes que gestionemos aquí nos aparecerán en el campo “Soporte”, de la sección “Datos del Documento”, en una lista desplegable.

Con los botones podremos descargar el listado en los formatos PDF, excel y/o CSV. Al igual que en los casos anteriores podremos gestionar los diferentes soportes con los botones “Nuevo”, “Editar” y “Eliminar”. También podremos acceder a la pantalla de edición pulsando directamente sobre el enlace en azul.




3.1.7 Secuencias En este apartado tendremos un listado con los números de secuencia actuales por año y tipo de registro.

Las secuencias son únicas por tipo de registro y año. Estas secuencias se inicializan a 1 cada primero de año, no obstante estas secuencias se pueden crear en cualquier momento indicando en qué número queremos que comience, aunque no es lo recomendado. Con los botones podremos descargar el listado en los formatos PDF, excel y/o CSV. Para crear una nueva pulsaremos sobre el botón homónimo. Apareciéndonos la siguiente pantalla:




Todos los campos son obligatorios. Y la “Unidad Registral” vendrá dada según la unidad a la que pertenezca el usuario con el que estemos logueados. 3.1.8 Plantillas En un registro de entrada/salida podemos descargar/visualizar el justificante de entrada/salida. La aplicación ofrece una plantilla no manipulable que será la que se utilice a no ser que creemos nuestra/s propia/s plantilla/s.

Con los botones podremos descargar el listado en los formatos PDF, excel y/o CSV. Para crear nuestras plantillas pulsaremos el botón “Añadir”. Podemos añadir tantas como queramos pero aquella en la que marquemos la casilla “Por defecto” será la que se descargue/visualice al pulsar el botón “Justificante Entrada/Salida” del registro.

Una vez rellenados todos los campos, puesto que son obligatorios, pulsamos “Aceptar” y nos aparecerá un nuevo campo “Documento” con dos símbolos:

● Pulsando sobre podremos editar el documento bajo nuestro criterio.

● Y pulsando sobre eliminaremos el contenido del documento.

Al pulsar de nuevo en “Aceptar” se creará la nueva plantilla.




Esta misma pantalla será la que visualizaremos para la edición, accederemos a ella ya sea pulsando sobre “Editar” con la plantilla deseada seleccionada o pulsando directamente sobre el enlace en azul. 3.2 Operaciones En este apartado podemos gestionar las distintas operaciones que se pueden realizar sobre registros y expedientes. En este caso sólo explicaremos el uso de “Importación Registros”. Para ello debemos elegir la opción correspondiente del menú superior:

→ Administración → Operaciones




3.2.1 Importación Registros Con esta opción podemos añadir registros externos a nuestra aplicación.

Podremos importar registros de entrada o de salida, cada uno en su pestaña, buscando el fichero en nuestro ordenador al pulsar sobre el botón “Examinar”. El fichero ha de ser de tipo XML. En caso de necesitarse, se pueden solicitar ficheros XML de ejemplo al personal de Teralco.




4 INFORMES

4.1 Registro Entrada Gestión de los documentos de tipo registro de entrada que realizaremos en la

opción correspondiente del menú superior: → Informes → Registro Entrada.

4.1.1 Entradas. Libro Registro Con esta opción podremos descargar en PDF un resumen con todos los registros de entrada que cumplan los criterios introducidos en el filtro de búsqueda inicial que nos aparece.

Los campos “Cargo” y “Fdo.” que especifiquemos en el filtro inicial aparecerán en la parte inferior del archivo generado, si no introducimos datos, aparecerá vacío. Es obligatorio especificar el rango de fechas de los asientos. En Oficina podremos elegir la oficina de la que queremos generar el informe, en caso de no seleccionarla, saldrán los de todas las oficinas.




Al pulsar sobre el botón “Libro Registros” podremos visualizar/guardar el archivo.

4.1.2 Entradas. Destino Externo Descargaremos un archivo en formato PDF con el informe de registros de entrada que tengan destino externo.

● Los campos “Cargo” y “Fdo.” que pongamos aparecerán en la parte inferior del archivo generado, si no introducimos datos, no aparecerá nada.

● El campo Fecha Asiento*, es obligatorio.

Al pulsar el botón “Informe Destinatarios Externos” nos mostrará un listado con los registros que cumplan los parámetros especificados.




Podremos crear el informe por órganos externos, seleccionando los deseados del listado, al pulsar el botón “Crear Informe”. Ejemplo de informe:

4.1.3 Entradas. Destino Interno Éste es igual que el mantenimiento anterior a diferencia de que en este caso, descargaremos el informe de registros de entrada con destino interno en vez de externo. Tendremos un campo extra en el que definir la unidad organizativa y el modo de recepción, tal que:




En primer lugar encontraremos un filtro con:

● Un listado de las unidades organizativas disponibles, otro con los asuntos y otro con las oficinas.

● El campo “Fecha Asiento” es obligatorio. En segundo lugar, en la sección “Pie Informe”:

● Podemos especificar “Cargo” y “Fdo”, si ponemos datos en estos campos aparecerán en la parte inferior del archivo que se generará.

Al pulsar sobre el botón “Informe Destinatarios Internos” nos muestra la ventana emergente en la que elegir entre visualizar o guardar el archivo generado. Ejemplo del archivo:

4.1.4 Entradas. Informe Documentos Recibidos Con este mantenimiento descargaremos un archivo con el informe de los documentos presentados a la hora de crear un registro, pulsando sobre “Informe Documento Recibidos”.




● Cuando seleccionamos un “Asunto/Materia” de la lista desplegable se rellena automáticamente el campo contiguo homónimo.

● En el campo “Referencia Expediente” hay que especificar el identificador del expediente con el que estén relacionados los documentos. Este es un campo obligatorio y se mostrará en el archivo generado.

● Los campos “Cargo” y “Fdo.” Que especifiquemos aparecerán en la parte inferior del archivo generado.

● Es obligatorio especificar el rango de fechas a consultar. Ejemplo del archivo: (en este caso no hay documentos asociados).

4.2 Registro Salida Gestión de los documentos de tipo registro de salida que llevaremos a cabo desde el menú superior:

→ Informes → Registro Salida.




4.2.1 Salidas. Libro Registro Podremos descargar en PDF un resumen con todos los registros de salida que cumplan los criterios introducidos en el filtro de búsqueda inicial que nos aparece.

● Si introducimos datos en los campos “Cargo” y “Fdo.” estos aparecerán en la parte inferior del archivo generado.

● Especificar el rango de fechas de los asientos es obligatorio. ● Podemos elegir la oficina de la que queremos generar el informe en el listado

pertinente. Pulsando sobre el botón “Libro Registros” podremos visualizar/guardar el archivo. Ejemplo del archivo:




5 AYUDA Por último, tenemos la opción “Ayuda” en la que encontraremos la funcionalidad con la que reportar una incidencia, los manuales completos de la aplicación, las fichas de las acciones principales, las preguntas frecuentes, las operativas y la información básica de Gexflow.

5.1 Reportar incidencia Nos mostrará la siguiente pantalla:

Donde deberemos rellenar todos los campos de forma obligatoria. En los campos de contacto introduciremos nuestros datos para que Teralco pueda comunicar con nosotros y resolver la incidencia.




Cuando hayamos terminado pulsaremos sobre “Reportar Incidencia”, esta acción enviará un correo al departamento de soporte y otro al especificado en el campo del email de contacto para que dispongamos de una copia.

5.2 Manuales Encontraremos el manual completo de la aplicación de expedientes y el manual parcial con todo lo relativo al módulo de registro.

Al pulsar sobre uno, se nos abrirá en una ventana emergente.

5.3 Fichas En este apartado encontraremos las 6 fichas con la descripción breve de algunas de las acciones principales que se desarrollan con la aplicación.




Al igual que en el caso anterior se nos abrirá una ventana emergente.

5.4 FAQs En FAQs encontraremos las respuestas a las preguntas que los usuarios realizan con mayor frecuencia.

En primer lugar tendremos un filtro en el cual escribir las palabras claves de nuestra duda para obtener un resultado sobre ello. En segundo lugar, inicialmente tendremos el listado completo de preguntas frecuentes y si realizamos una búsqueda concreta obtendremos el listado de aquellas que respondan a los parámetros introducidos. Al pulsar sobre una pregunta en cuestión nos mostrará la pantalla con el detalle de la pregunta y su respuesta. 5.5 Operativas Recordemos que las operativas nos permiten, mediante un código, ir directamente a una pantalla concreta de la aplicación. Para mostrar la pantalla en la que introducir el código, debemos utilizar el atajo CTRL + ALT + cero, (ESC para que desaparezca). Al pulsar sobre esta opción nos aparecerá un listado con las operativas como podemos observar a continuación.




5.6 Acerca de Al pulsar sobre esta opción nos mostrará en una ventana emergente información tal como la versión de la aplicación, el copyright o el tipo de licencia.




6 REGISTRO DE ENTRADA Aquí es donde se registra cualquier documento que entra a la entidad, ya sea presencial o electrónicamente. Al pulsar sobre este módulo del menú nos aparecerá una pantalla con dos pestañas:

● Registro Entrada: Donde daremos de alta un nuevo registro de entrada. ● Consulta: Donde podremos consultar los registros de entrada existentes.

La pestaña “Registro de Entrada” es la primera y por lo tanto, de la que se mostrarán los detalles al entrar a este módulo.




6.1 Alta registro Esta es la vista inicial en la que crearemos un nuevo registro de entrada:

Está dividida en 7 secciones inicialmente, en caso de seleccionar en la 6ª sección ‘Destino’ el Tipo: Externo, la última ‘Destinos Registro’ desaparecerá y aparecerán los campos propios del órgano externo a continuación. Todos los campos en naranja y con un asterisco (*), son obligatorios. 1. Datos de la Unidad Registral.

● Campo Oficina*: Listado con las distintas oficinas pertenecientes a una misma unidad registral, en caso de que haya varios puntos de atención al público.

2. Datos del Asiento. ● Campo Fecha Presentación*: Momento a partir del cual empieza el silencio

administrativo, fecha efectiva del registro. ● Se debe especificar una Causa cuando la Fecha Presentación es distinta de la

fecha del asiento.




● Si la fecha presentación tiene un año anterior al actual aparecerá un check para indicar que ese registro debe añadirse al libro de registro del año que corresponda.

3. Datos del Documento. ● Campo Clase: Listado con los diferentes tipos a los que puede pertenecer un

documento. Por ejemplo: solicitud, notificación, factura,…

● Campo Modo Recepción: Listado con las distintas vías por las que se puede recibir el documento. Por ejemplo: valija, presencial, telemático,…

● Campo Asunto/Materia: Listado con los temas a los que puede pertenecer un documento. Por ejemplo: certificado de deudas, licencia ambiental, certificado de empadronamiento,…

● Campo Ref. Expediente: Éste puede ser rellenado libremente con el código de un expediente tanto interno como externo, y se rellenará (sobrescribiendo) automáticamente al abrir o asociar un expediente administrativo a partir del registro

● Campo Nº Trasporte: Referencia del documento en caso de haber llegado por agencia, correo certificado…

● Campo Soporte: Forma, o material, en la que nos ha llegado el documento. Por ejemplo: papel, electrónico,…

● Campo Resumen*: Exposición resumida del tema que se está tratando.

● Los campos Clase, Modo Recepción, Asunto/Materia y Soporte son gestionables desde el menú superior: → Administración → Registro E/S

● Si al crear un Asunto/Materia se especificó un Tipo Destino/Unidad Organizativa, ya sea interno o externo, se rellenarán todos los campos asociados automáticamente en la/s sección/es correspondientes.

4. Interesado/Remitente. ● Con los botones “Alta Interesado/Representante”, podemos crear un remitente

desde cero en una ventana emergente.




● Con los botones “Buscar Interesado/Representante”, podemos buscar un remitente

que ya exista en una ventana emergente.




● Al realizar cualquiera de las dos acciones anteriores, según si es Interesado o

Representante, se rellenarán automáticamente todos los datos que tenga asociados, (DNI, Dirección,...) en el lugar pertinente.

● En cuanto al Tipo, según el que elijamos (Físico, Jurídico, Administración o Unidad Interna) podremos elegir un tipo documento (NIF, NIE, Pasaporte,sin documento, DNI, CIF, CIF administrativo, en el tipo “Unidad Interna” tendremos que elegir la unidad de procedencia). Para ver este campo y sus variantes explicadas en detalle, pulsa sobre este enlace.

5. Dirección de notificación ● Con Tipo Dirección pasa lo mismo que en el punto anterior, en este caso podemos

elegir entre 5 opciones (Hueco Catastral, Libre, Normalizada, C. Normalizado o Apartado de Correos). Para averiguar todos los detalles relativos a este campo , pulsa sobre este enlace.

6. Destino. ● Si elegimos:




Externo: ● Desaparece la sexta sección y aparecen los campos relativos al

órgano externo.

● El campo Órgano Externo es gestionable desde el menú superior: → Administración → Registro E/S → Órganos Externos.

● Si al crear un órgano externo se introdujeron datos como la dirección, país, etc. Estos saldrán automáticamente en sus campos correspondientes.

Interno:

● Se eligen las unidades organizativas destino en el siguiente apartado. 7. Destinos Registro. Podremos seleccionar una o varias Unidades Organizativas destino en una ventana emergente al seleccionar la lupa, con los botones Añadir/Quitar.

Por último, tanto en la parte superior como en la inferior tenemos los siguientes botones:

● “Registrar” → Una vez rellenados todos los campos correctamente, pulsando aquí, el documento quedará registrado y se enviará a la unidad/órgano correspondiente.

● “Copiar último” → Rellenará automáticamente todos los campos con los datos del último registro realizado.

● “Limpiar” → Borrará todos los campos en los que haya escrito algo. Una vez rellenados todos los campos correctamente, pulsaremos sobre el botón “Registrar” para finalizar la primera parte del proceso y grabar el nuevo registro de entrada.




La aplicación nos mostrará una ventana emergente preguntando si hemos terminado o no. En caso afirmativo, se grabará el registro y se distribuirá a los destinos especificados. En caso contrario, el registro quedará en estado incompleto para que terminemos de cumplimentar el registro en otro momento y no se distribuirá.




En ambos casos nos llevará a la vista inicial del registro, mostrando el mensaje de que se ha creado correctamente y su número de registro asociado.

Vemos que aparece un apartado “Histórico distribución” en el cual se muestra el estado del registro en cuestión al realizar un envío a una o varias unidades destino.

El estado del registro será el siguiente de mayor a menor relevancia:

● Incompleto: Estado que tiene el registro cuando no ha sido finalizado (sólo para aquellos que dispongan de esta funcionalidad activada).

● Anulado: Pasará a este estado cuando el usuario marque el registro como anulado.




● Incluido en expediente: Se mostrará, siempre y cuando, uno de los envíos se aceptado y se abra un expedientes a partir de él, independientemente del estado del resto de los envíos.

● Archivado: Cuando todos los envíos derivados de este registro hayan sido archivados.

● Distribuido: Cuando haya, al menos, un envío pendiente en cualquier bandeja.

● Pendiente: Cuando no hay ningún envío asociado a dicho registro.

Como podemos observar tenemos 7 pestañas en las que realizar la gestión de las distintas operaciones que podemos llevar a cabo sobre un registro, esto lo explicaremos a continuación.

6.2 Gestionar registros 6.2.1 Registro Entrada Esta es la vista inicial en la que tenemos cinco botones y dos más, “Anterior” y “Siguiente” que aparecerán en el momento en que accedemos al registro a través de “Consulta” y con los que podremos pasar al anterior/siguiente registro del listado.




● Con el botón “Justificante Entrada” podremos descargar/visualizar el justificante de entrada en registro, el cual irá firmado con el Sello de Órgano

● Con el botón “Nuevo” procederemos a crear un nuevo registro, explicado en el

punto anterior. ● Con “Editar” podremos modificar los datos del registro.




● El botón “Imprimir Sello”, permite imprimir el sello de un registro en papel.

● Con el botón “Redistribuir” podremos distribuir de nuevo todos aquellos registros aunque éstos no sean editables.

● Con “Anular” invalidaremos el registro. Y nos aparecerá una pantalla en la que introducir los motivos de la anulación.




Hay que tener en cuenta que una vez anulado no podremos modificar ningún dato, nos desaparecerá el botón “Editar” hasta que pulsemos en “Desanular”, entonces podremos seguir operando con el registro.

6.2.2 Otros Firmantes Podremos añadir firmantes al registro siempre y cuando previamente se hayan dado de alta en la base de datos de terceros. Si en la pestaña aparece un asterisco (*) a la derecha, indica que el registro contiene ya algún firmante.

Debemos tener en cuenta que si añadimos un firmante en el registro sin DNI, dicho registro no será asociado a un expediente, saltará un error. 6.2.3 Documentos Adjuntos Podremos incluir documentos al registro.

La pantalla está dividida en 2 secciones: 1. Documentos Adjuntos

● Listado con los documentos que están incluidos en el registro. 2. Causa de la eliminación.

● Es obligatorio poner el motivo por el cual se borra un documento ya incluido.




Y 6 botones en la parte inferior:

● “Añadir” → Con este botón comienza el proceso para incluir un nuevo documento.

● “Editar” → Debemos seleccionar un documento del listado previamente, tras pulsar nos lleva a una pantalla en la que podremos modificar el Tipo de Documento, su Nombre y Descripción.

● “Eliminar” → Borrará el/los documento/s que hayamos seleccionado previamente.

● “Compulsar” → Comenzará el proceso de firma de un documento.

● “Marcar como completo” → Automáticamente el estado del registro pasará a “Archivado”.

● “Nueva Etiqueta” e “Imprimir etiquetas” → Se utilizan sólo en caso de hacer uso del escaneo diferido. En el anexo 12.1. Escaneo diferido de documentos para registro se explica detalladamente, estos botones concretamente se encuentran en el apartado 12.1.2. Añadir documentos diferidos a Registro.

● “Descargar formato ENI”: descarga un zip que contiene el documento electrónico xml (definido por el ENI) con el binario y los metadatos.

Si en la pestaña aparece un asterisco (*) a la derecha, indica que el registro contiene ya algún documento. Para adjuntar documentos al registro pulsamos el botón “Añadir”.




Tenemos dos opciones para realizar el proceso, mediante: Disco: Buscaremos y seleccionaremos un documento que está en nuestro equipo.

○ Elegiremos el tipo de documento e incluiremos un nombre para el documento en los campos homónimos, ya que son obligatorios.

○ El campo Origen Indica si el contenido del documento fue creado por un ciudadano o por una administración.

○ Si marcamos el check Mantener Tamaño Real, si el documento es firmado digitalmente posteriormente (el proceso de firma reduce ligeramente el documento ya que incluye un marco para la firma).

● Escáner: Digitalizaremos el documento a través de nuestro escáner. Para ello, en primer

lugar, nos saldrá una ventana emergente maximizada con la que realizar el proceso de escaneado y por último, nos mostrará la misma pantalla del caso anterior pero sin el campo Documento*, en la que rellenar los datos. Una vez introducidos los datos e incluido el documento, pulsaremos en “Aceptar” y finalizará el proceso, lo que nos llevará a la pantalla inicial de la pestaña, ahora con el documento adjuntado.




Ahora que tenemos ya un documento, veamos paso a paso el proceso para compulsarlo: 1. Marcaremos la casilla del documento y pulsaremos sobre el botón “Compulsar”. 2. Nos aparecerá una ventana emergente en la que seleccionar con qué puesto, en

caso de tener varios, queremos compulsar el documento. Pulsaremos de nuevo sobre el botón “Compulsar”.

3. Nos aparecerá otra ventana emergente en la que debemos seleccionar el

certificado digital con el que firmar. Pulsaremos sobre el botón “Aceptar” y comenzará el proceso de firma, éste puede llevar algo de tiempo.




4. Una vez terminado dicho proceso nos saldrá un mensaje confirmando que la firma se ha realizado satisfactoriamente, pulsaremos en “Aceptar” para finalizar el proceso. Podremos observar en la columna Compulsado de la sección Documentos Adjuntos de la pantalla, que en la línea del documento que acabamos de firmar, antes aparecía No y ahora aparece Si.

6.2.4 Metadatos ENI Desde Documentos Adjuntos podemos consultar los metadatos ENI necesarios para obtener documentos electrónicos.

Si pulsamos la columna [Metadatos ENI] en un documento del índice de documentos se abre una nueva ventana donde podemos consultar los metadatos ENI.




Los metadatos ENI Son los siguientes: 1. Identificador ENI : 2. Versión ENI : URL de la versión del ENI que estamos utilizando. 3. Órgano: Es el código dir3 de la entidad. 4. Fecha alta : Fecha de alta del documento. 5. Origen : Indica si el contenido del documento fue creado por un ciudadano o por

una administración. 6. Estado Elaboración*: Indica la naturaleza del documento. 7. Nombre Formato : formato lógico del fichero de contenido del documento

electrónico. 8. Tipo Documento ENI*: Descripción del tipo documental del documento. 9. Datos firma: Nos permite ver todas las firmas realizadas en el documento. Además

tenemos la opción de descargar la firma en formato xsig, n el caso de que haya más de una firma se descargará la cofirma del documento.

Los Valores que puede tomar el estado de elaboración son los siguientes: 1. EE01-Original: Ley 11/2007 Art.30: Cuando el documento electrónico es el original. 2. EE02: Copia electrónica auténtica con cambio de formato: Ley 11/2007 Art.30.1:

Cuando el documento es una copia de un documento electrónico que está en poder de la administración y se pueda validar la firma y el sellado de tiempo. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

3. EE03: Copia electrónica auténtica de documento papel: Ley 11/2007 Art.30.2 y 30.3 1. Las copias electrónicas de documentos de papel . 2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios

electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.




3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

4. EE04: Copia electrónica parcial 5. EE99: Otros Los valores que puede tomar el campo tipo documento van asociados al tipo de documento que seleccionamos al crear el documento. Puede tomar los siguientes valores:

● Resolución ● Acuerdo ● Contrato ● Convenio ● Declaración ● Comunicación ● Notificación ● Publicación ● Acuse de recibo ● Certificado ● Diligencia ● Informe ● Solicitud ● Denuncia ● Alegación ● Recursos ● Comunicación ciudadano ● Factura ● Otros incautados

Además tenemos la opción de “Descargar formato ENI”. Esta opción, descarga un zip que contiene el documento electrónico xml (definido por el ENI) con el binario y los metadatos.




6.2.5 Datos Adicionales Cualquier observación que el usuario quiera añadir. Lo podrá hacer independientemente del estado en el que se encuentre el registro.

La sección “Datos Origen” hace referencia a los datos del registro propios de la entidad registral remitente, (entidad externa a la nuestra). 6.2.6 Registros Relacionados Independientemente del estado del registro podremos asociar otro/s registro/s pulsando “Añadir” y buscando los registros a asociar con el filtro que nos aparecerá. También podremos eliminarlo/s.




6.2.7 Comentarios Adicionales Con el botón “Nuevo” podremos crear comentarios en una ventana emergente.

Y con “Editar” podremos modificarlos. Sólo podremos editar aquellos comentarios que hayamos creado nosotros mismos.

Al igual que para las pestañas Otros Firmantes y Documentos Adjuntos, si nos aparece un asterisco (*) a la derecha, indica que hay algún comentario incluido ya.




6.2.8 Consulta Al pulsar sobre la pestaña “Consulta” nos dirigirá a la misma pantalla que se muestra al entrar en la pestaña homónima, a través de “Registro de entrada” en el menú lateral izquierdo, explicado a continuación.

6.3 Consultar registros En la pestaña “Consulta” podremos realizar una búsqueda detallada del registro a consultar mediante el filtro mostrado a continuación.

Tras la consulta nos saldrá el listado de registros que cumplan los criterios de búsqueda que especificamos, listado que podremos guardar en PDF, CSV y/o EXCEL con los botones que aparecen debajo del listado.




También tenemos otra opción para imprimir en PDF sobre el listado resultante que nos dará la posibilidad de elegir si mostrar el destino y el estado de los registros. Si no aparece un asterisco al lado del número del registro, éste indica que tiene uno o varios documentos adjuntos.

Además al lado del número de un registro nos pueden aparecer diferentes símbolos:

● → Indica que el registro está incompleto, es decir, ha sido grabado pero aún no se ha distribuido.

● → Indica que el registro tiene documento/s adjunto/s.

Al pulsar sobre un registro (enlace en azul) nos llevará a la vista general del registro donde podremos realizar diversas operaciones. (Consultar 3.2 Operaciones sobre registros).




Según el estado en el que se encuentre el registro al que accedemos podremos alterar o modificar su información. Se permite la edición de información del registro dependiendo de su estado:

● Podremos editar un Registro de Entrada cuando su estado sea: Incompleto, Distribuido o Pendiente:

● No se permite la edición de los datos del registro cuando sus estados sean: Archivado, Incluido en Expediente y Anulado




7 REGISTRO DE SALIDA Aquí es donde se registra cualquier documento que sale de la entidad.

Al pulsar sobre este módulo del menú nos aparecerá una pantalla con dos pestañas:

● Registro Salida: Donde daremos de alta un nuevo registro de salida.

● Consulta: Donde podremos consultar los registros de salida existentes.




7.1 Alta registro Al pulsar sobre “Registro de Salida” nos saldrá la vista inicial para crear un nuevo registro.

Como podemos observar, las similitudes con la creación de un registro de entrada son muchas, (apartado 6.1) así que vamos a explicar sólo las diferencias que hay.

● En este caso no tenemos la opción “Representante” por lo que tan sólo habrá que seleccionar el “Interesado”.

● En cambio, ahora, debajo tenemos una sección más, “Procedencia”.

● La procedencia es siempre interna. Podremos seleccionar el órgano de procedencia, el firmante y su cargo.

Por último, tanto en la parte superior como en la inferior tenemos los siguientes botones:




● “Registrar” → Una vez rellenados todos los campos correctamente, pulsando aquí, el documento quedará registrado y se enviará a la unidad/órgano correspondiente.

● “Copiar último” → Rellenará automáticamente todos los campos con los datos del último registro realizado.

● “Limpiar” → Borrará todos los campos en los que haya escrito algo. Una vez rellenados todos los campos correctamente, pulsaremos sobre el botón “Registrar” para finalizar la primera parte del proceso y grabar el nuevo registro de entrada.

El registro quedará automáticamente en estado “Incompleto” para que terminemos de cumplimentar el registro en este u otro momento, ya que se entiende que debe llevar un documento adjunto, como mínimo. Sin embargo, cuando se da de alta un Registro de Salida de forma automática, es decir, mediante las tareas propias de notificación de un Expediente, su estado es, automáticamente, “Archivado”. Una vez hemos pulsado sobre el botón “Registrar” nos llevará a la vista inicial del registro, mostrando el mensaje de que se ha creado correctamente y su número de registro asociado.

Como podemos observar tenemos 7 pestañas en las que podremos realizar diferentes operaciones sobre el registro de salida en cuestión. Que explicaremos en el siguiente punto.




7.2 Gestionar registros Una vez más, es casi igual al apartado 3.2 Operaciones sobre registros. En cuanto a las pestañas, la diferencia es que ahora en vez de tener “Firmantes” tenemos “Destinatarios”. También encontraremos leves diferencias en las pestañas “Registro Salida” y “Datos Adicionales”. 7.2.1 Registro Salida Esta pantalla es igual a la equivalente en el registro de entrada, salvo las diferencias anteriormente explicadas en cuanto a la procedencia y al interesado.




7.2.2 Destinatarios Pestaña en la que podremos especificar uno o varios destinos del envío.

Al pulsar sobre “Buscar” veremos:

Podremos realizar una búsqueda con los parámetros del filtro, para seleccionar un tercero que ya esté dado de alta en nuestra base de datos. Si en la pestaña aparece un asterisco (*) a la derecha, indica que el registro contiene ya algún destinatario.

7.2.3 Documentos Adjuntos Ahora cuando se da de alta un registro de Salida, automáticamente, su estado será: Incompleto, ya que se entiende que debe llevar un documento adjunto, como mínimo. Añadimos un nuevo botón “Marcar como completo” en la pantalla de esta pestaña, a




diferencia de en el Registro de Entrada, de modo que se debe marcar como “completo” el registro una vez finalizada la cumplimentación del mismo:

7.2.4 Datos Adicionales En este caso no nos sale el apartado “Datos Origen” puesto que en este caso el origen es interno, es decir, procede de otra unidad/órgano de nuestra entidad. Podremos añadir “Observaciones” en cualquier estado en el que se encuentre el registro.

7.3 Consultar registros En este caso, sí es exactamente igual que la consulta de los registros de entrada (apartado 6.3).




8 PLATAFORMA DE DISTRIBUCIÓN En la plataforma de distribución encontraremos los registros que no tienen un destino asignado. Desde aquí podremos enviar o archivar estos registros.

Al pulsar sobre este módulo del menú nos aparecerá una pantalla con una única pestaña: ● Pendiente de distribución. En la que llevaremos a cabo el proceso de distribución.

En primer lugar encontramos un botón “Buscar” con el que realizar una búsqueda concreta. Y debajo un listado con aquellos registros que estén pendientes de distribuir, en




primera instancia aparecerán todos y si hemos realizado el filtro, aquellos que respondan a los criterios introducidos. También tenemos los siguientes botones:

● “Archivar”→ Realiza la acción homónima sobre el/los registro/s marcados, en caso de que ya no sea necesaria su distribución.

● “Enviar a Unidad”→ Procederá con el proceso pertinente para realizar el envío. Ahora, veamos cómo distribuir un registro. Éste es un proceso de dos pasos, en el cual, el primero se puede realizar de dos formas distintas: 1. Seleccionar el/los registro/s. 1.1. En la vista inicial, (imagen superior), podemos directamente marcar el/los

registro/s y pulsar el botón “Enviar a Unidad”.

1.2. Entrar a los detalles del registro, revisarlo o no, y en la pestaña ‘Registro Entrada’,

pulsar el botón “Enviar a Unidad”.




2. Introducir los datos del envío. Tras pulsar el botón del paso anterior, nos aparece una pantalla con dos secciones:

o Datos envío: Donde podemos incluir una anotación. o Destinos Registro: Donde elegimos a qué unidad/es organizativa/s realizar el

envío, para ello pulsaremos en la lupa y en la ventana emergente seleccionamos una. Para incluir varias unidades como destino, pulsaremos el botón “Añadir”. También nos da la opción de hacer un envío masivo a través de un check, el cual hará que se envíe a todas las unidades organizativas de la entidad. Para proceder con el envío pulsaremos el botón “Finalizar”.




9 BANDEJA DE ENTRADA Aquí encontraremos todos los envíos realizados. Un envío puede ser un registro, una petición/solicitud o un expediente.

Al pulsar sobre este módulo nos aparece una pantalla con tres pestañas:

● Mi Bandeja: Donde encontraremos aquellos envíos que nos pertenecen como usuario.

● Bandeja Unidad: Donde tendremos los envíos pertenecientes a nuestra unidad.

● Histórico: Donde podremos consultar envíos ya realizados.




9.1 Mi Bandeja En “Mi Bandeja” tendremos sólo aquellos envíos que pertenezcan a nuestro usuario. Podremos realizar una búsqueda concreta según los parámetros que vemos en la imagen.

Con los botones “Archivar” y “Rechazar” realizaremos las acciones homónimas sobre el/los envío/s seleccionado/s. Como podemos observar tenemos un envío de tipo registro. A continuación vamos a explicar todo lo relativo a este tipo de envío.

9.1.1 Envío Tipo Registro Al pulsar sobre el registro (enlace en azul) de la imagen anterior, nos lleva a la vista inicial.

A la pestaña “Registro de Entrada”.




Aquí encontraremos toda la información relativa al registro y cinco botones para su manejo:

1. Con el primero “Editar” podremos modificar los siguientes datos: Sección Datos del Asiento.




o El apartado “Fecha Valor*” que es obligatorio y para el que debemos especificar un motivo en el apartado de al lado “Causa”.

Sección Datos del Documento. o Podremos modificar todos los campos, teniendo en cuenta que “Resumen*”

es obligatorio.

Sección Interesado/Remitente.

o Tenemos los botones “Alta Interesado” y “Alta Representante” con los que podemos crear un nuevo remitente desde cero.




o Y los botones “Buscar Interesado” y “Buscar Representante” con los que podemos buscar un remitente que ya exista.

o Según si es “Interesado” o “Representante” los datos que obtengamos de las pantallas anteriores se escribirán automáticamente en su lugar correspondiente.




o En cuanto al “Tipo” según el que elijamos tendremos que rellenar unos datos u otros (NIF, NIE, Pasaporte, CIF, CIF administrativo o sin documento) en el tipo “Unidad Interna” tendremos que elegir la unidad de procedencia, un envío puede proceder de otras unidades registrales auxiliares pero nunca del registro general.

Para obtener más información sobre los tipos físico/jurídico/administrativo pulsa aquí. o Y por último “Tipo Dirección” que también mostrará unos campos u otros

según la elección. Pulsa aquí para ir al lugar donde están detallados todos los tipos de dirección. 2. Con los botones “Archivar” y “Rechazar”, realizaremos dichas acciones sobre el

registro.

o Al rechazar nos mostrará un campo en el que escribir la causa del rechazo.

3. Con el botón “Abrir Expediente” crearemos un nuevo expediente a partir del

registro.




4. Y por último, con el botón “Asociar a Expediente” vincularemos el registro a un expediente ya existente. Nos aparecerá un filtro con unos parámetros de búsqueda a partir del cual elegiremos el expediente en cuestión.




● En la pestaña “Otros Firmantes” podremos ver los firmantes del envío, estos son aquellos usuarios potenciales que firmarán, o rechazarán la firma.

● En “Documentos Adjuntos” podremos ver todos aquellos archivos asociados al envío.

● En “Datos Adicionales” encontraremos las observaciones del envío. La sección “Datos origen” contiene los datos del registro propios de la entidad registral remitente.




● Y por último, “Comentarios Adicionales” donde podremos añadir y ver comentarios que han incluido los usuarios que han participado en el envío.

o También podremos editar aquellos comentarios ya incluidos. Y eliminarlos.




9.2 Bandeja Unidad En “Bandeja de Unidad” tendremos todos aquellos envíos pertenecientes a nuestra unidad, es decir, todos los usuarios de una misma unidad podrán ver los mismos envíos.

A mitad de pantalla y en la parte inferior encontramos cuatro botones, realizaremos estas acciones sobre el/los envío/s que hayamos seleccionado:

● “Archivar” → Archiva el envío. Nos desaparecerá pero si hacemos una búsqueda concreta en la pestaña “Histórico” podremos acceder a ello.

● “Rechazar” → Deniega el envío y vuelve al remitente.

● “Enviar a Unidad” → Manda el envío a otra unidad.

● “Enviar a Usuario” → Manda el envío a un usuario, sólo podremos realizar esta acción si el envío es de tipo registro, documento o petición. Nunca de tipo expediente.

9.3 Histórico En “Histórico” podremos consultar, a partir del código del envío y otros parámetros, los diferentes envíos que hemos tenido, su estado, fecha, etc..

Desde esta pantalla podremos desarchivar todos aquellos registros que se encuentren en estado “Archivado”. Realizaremos la búsqueda a través del filtro que nos marca la pantalla y una vez obtenido el resultado, seleccionaremos el registro deseado y pulsaremos sobre el botón “Desarchivar”. Esta acción sólo podremos realizarla en envíos de tipo Registro.




10 DOCUMENTOS En este módulo podremos acceder a todos los documentos asociados a registros o a expedientes.

Al pulsar sobre él nos aparecerá un filtro de búsqueda, el cual vamos a explicar detalladamente a continuación.




En la primera sección “Parámetros de búsqueda de documentos” tendremos campos de carácter general en cuanto al documento. Los documentos firmados tienen un código de barras en el margen izquierdo con unos números debajo, dichos números son los que introduciríamos en el campo “Código verificación documento” si quisiéramos realizar una búsqueda con este parámetro. En la segunda sección tendremos los parámetros de búsqueda relativos a los registros de entrada. Y en la tercera, los relativos a los expedientes. Una vez introducidos los datos pulsamos sobre el botón “Buscar” y nos mostrará un listado con los documentos que cumplan los requisitos. Si seleccionamos alguno de ellos nos mostrará una ventana emergente en la que elegir entre visualizar o guardar el documento.




11 TERCEROS En el módulo de terceros podremos consultar todos los terceros dados de alta en la aplicación, además de poder editar y dar de alta nuevos.

Para acceder a él pulsaremos sobre la opción “Terceros” en el menú principal. Donde nos aparecerán dos pestañas:

● Consulta Terceros: Donde podremos realizar la búsqueda de un tercero concreto. ● Nuevas Altas: Donde podremos crear nuevos terceros.




11.1 Alta tercero Podemos crear un tercero desde la pestaña, “Nuevas Altas”.

Nos aparecerán una serie de campos en los que introducir todos los datos para crear un nuevo tercero desde cero. Teniendo, “Tipo Tercero” y “Tipo dirección”, diferentes campos según la opción que elijamos. Pulsa aquí para consultar los distintos tipos de tercero y sus características. Y aquí para consultar los tipos de direcciones posibles. 11.2 Gestionar terceros Una vez dentro del tercero deseado podremos realizar todas las operaciones necesarias para su gestión. En primer lugar nos aparecerá una sección con los datos generales del tercero, los cuales podremos modificar y borrar con los botones pertinentes. En segundo lugar tenemos la sección que contiene los datos específicos del tercero, explicados detalladamente más tarde.




En la parte de arriba tenemos los botones “Editar” y “Eliminar” que nos llevarán a otra página donde podremos realizar las acciones homónimas sobre el tercero.

Dependiendo del tipo de tercero que elijamos tendremos que rellenar unos datos u otros. Puedes consultar aquí los diferentes tipos de terceros y sus campos. En la parte de abajo de la pantalla principal tenemos cuatro subpestañas, para manejar las direcciones disponibles o cuentas corrientes del usuario que explicaremos a continuación.

11.2.1 Direcciones Postales Tenemos cuatro botones, “Nuevo”, “Editar”, “Eliminar” y “Por defecto” con los que podremos añadir, modificar, borrar y establecer una dirección por defecto del tercero.




La pantalla de edición tendrá visibles unos campos u otros dependiendo del “Tipo de dirección” que seleccionemos. Consultar aquí los diferentes tipos existentes y sus campos asociados. 11.2.2 Direcciones Telefónicas En esta pestaña podremos añadir, modificar y borrar cualquier fax/móvil/fijo del tercero.

11.2.3 Direcciones Email Aquí encontraremos los mismos botones con los que podremos añadir, modificar y borrar el/los correo/s electrónico/s del tercero.




11.2.4 Cuentas Corrientes En cuanto a las cuentas corrientes del tercero esto es lo que veríamos al seleccionar la pestaña correspondiente. Esta vez sólo tenemos los botones “Nuevo” y “Editar”.

Si creásemos una nueva o editásemos una existente veríamos esta pantalla.

11.3 Consultar Terceros En esta primera pestaña podemos realizar una consulta de los terceros que tenemos dados de alta en Gexflow, mediante el filtro podremos realizar una consulta detallada.

Vamos a buscar el tercero con nombre “Solicitante”, pondremos este valor en el campo “Nombre y pulsaremos el botón “Buscar”, y este será el resultado que nos muestra.




Si pulsamos sobre el botón “Seleccionar” podemos ver los datos del tercero.




12 ANEXOS 12.1 Escaneo diferido de documentos para registro El escaneo diferido de documentos permite insertar documentos en un registro sin necesidad de incorporarlo inmediatamente. El proceso se basa en la inclusión de una hoja en blanco que contendrá la impresión de una etiqueta con el código QR, al principio de cada documento que nos presentan los ciudadanos para posteriormente escanearlo. El usuario incluye el documento en el registro electrónico poniendo únicamente el tipo de documento y el nombre, imprime la etiqueta y la pega en una hoja en blanco, al principio de cada documento. Esta hoja en blanco con el código QR se descartará en el proceso de escaneo y por tanto no se anexará al documento. La primera página del documento a escanear debe ser una hoja en blanco con

solo el código QR, en caso contrario se podrán perder las primeras páginas de los documentos.

Cuando se decida escanear los documentos se dejan en una “carpeta especial” dentro del equipo del usuario de registro y un proceso externo se encarga de examinar estos documentos e incorporarlos al registro electrónico correspondiente. La aplicación está preparada para leer más de un documento en un fichero, lo que significa, que si lo que deseamos es poder escanear varios documentos a la vez, es importante tener en cuenta que no debemos partir un mismo documento entre varios ficheros. Es decir si generamos un documento pdf que contiene varios documentos del registro, este pdf tiene que tener los documentos completos. No podemos generar un fichero con medio documento y otro con el otro medio. Esta utilidad está pensada para puntos de Registro en los que hay una alta carga de documentos a escanear durante el día. Necesita además una configuración por parte del departamento de informática correspondiente. Además dispone de un sistema de control de errores basado en el número de páginas escaneadas. En el caso de que se adjunten documentos con una sola hoja en blanco con el

código QR, al registro se añadirá un documento vacío con cero páginas. 12.1.1 Documentos en Asunto Para aligerar el proceso de inserción de documentos se permite la incorporación de documentos a la definición de un asunto. En el mantenimiento de asuntos, una nueva pestaña de documentos nos permite definir que documentos van a ser necesarios para la creación del registro.




Se pueden añadir, editar y eliminar los documentos que consideremos. A la hora de añadir/editar un documento nos pedirá los siguientes datos:

El campo Es solicitud indica si es utilizado como documento de solicitud para presentar un registro desde la web de Carpeta Ciudadana, esto es válido para instalaciones en las que esté presente Carpeta Ciudadana. En el campo Num. Páginas indicaremos el número de páginas que esperamos tenga el documento. 12.1.2 Añadir documentos diferidos a Registro El proceso para añadir documentos a un registro electrónico mediante escaneo diferido está divido en dos pasos: 1. Añadir etiquetas, es decir, crear las etiquetas de los documentos que se

escanearán posteriormente.




2. Imprimir las etiquetas que pegaremos en los documentos. Una vez creado un registro, tanto de entrada como de salida, llevaremos a cabo

todo el proceso desde la pestaña “Documentos Adjuntos”. 12.1.2.1 Añadir etiquetas Desde la pestaña “Documentos Adjuntos” del registro en cuestión, pulsaremos el botón “Nueva etiqueta”.

Nos aparecerá la siguiente pantalla en la que seleccionaremos si deseamos crear una etiqueta para un documento definido por el asunto o bien una etiqueta personalizada:

Si seleccionamos la opción “Por asunto”, la aplicación nos mostrará todos los asuntos disponibles para el registro:




Seleccionaremos los documentos asuntos para los que deseemos crear las etiquetas y pulsaremos el botón Aceptar. Si seleccionamos la opción de “etiqueta personalizada” la aplicación nos mostrará la siguiente pantalla:

En la que nos solicita los datos necesarios para crear una nueva etiqueta:

● Tipo documento: tipo del documento que deseamos anexar

● Nombre documento: nombre del documento que deseamos anexar

● Número de páginas: número de páginas que va a tener el documento que deseamos anexar

Cumplimentaremos estos tres campos y pulsaremos aceptar. Ambas acciones nos crearán dichos documentos en el registro electrónico. Estos nos aparecerán con un círculo rojo indicando que aún no han sido escaneados. En la siguiente imagen podemos ver la diferencia entre un documento que ya ha sido anexado (documento adjuntado, con un círculo verde) y otro que no lo ha sido (círculo rojo):




Podemos incluir tantos como consideremos oportuno, repitiendo este proceso. 12.1.2.2 Imprimir etiquetas Por último, para proceder a la impresión de las etiquetas que pegar en los documentos, seleccionaremos los documentos para los que queremos imprimir etiquetas y pulsaremos el botón homónimo.

Esto generará tantas etiquetas como documentos hayamos seleccionado, con un formato similar a este:

En la imagen podemos ver el texto E2016/10_IJ, esto indica que: ● El documento una vez escaneado se insertará en un documento del registro de

entrada (E) con número 10 del año 2016. ● También se indican las iniciales del nombre del documento en el que hay que

pegar esta etiqueta, en este caso la IJ de Informe Jurídico. Posteriormente, una vez que el proceso de escaneo diferido se haya realizado, los documentos a los que se les ha asociado su documento físico correspondiente, se marcarán como anexados apareciendo el círculo en verde. Ya podremos descargar los documentos.




Si queremos imprimir de nuevo etiquetas o añadir nuevas, repetiremos los procesos anteriormente descritos. 12.2 Informes escaneo diferido Para poder llevar la gestión y el control de los documentos que hay pendientes o con errores, tenemos dos opciones en el nuevo menú: Escaneo diferido.

Para poder ver estos menús, tendremos que tener los siguientes permisos asignados desde GexflowZK: → Aplicación: Seguimiento de Expedientes.

→ Módulo: Registro de Entrada/Salida.

→ Operaciones:

◦ Documentos Registro Pendientes Anexar Entrada




◦ Documentos Registro Pendientes Anexar Salida

◦ Lista Registros Pendientes escaneo diferido

◦ Lista Registros con Error (escaneo diferido)

12.2.1 Lista Registros Pendientes Desde esta opción podremos consultar aquellos documentos que estén pendientes de anexar a los registros correspondientes.

12.2.2 Lista Registros con Error Desde esta opción podremos consultar aquellos documentos en los que no se corresponde el número de páginas escaneadas con el número de páginas esperadas. Por defecto, nos aparecerán todos los de la última semana.


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