Lug2009 Email Management
-
Upload
martijn-de-jong -
Category
Technology
-
view
525 -
download
0
description
Transcript of Lug2009 Email Management
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Daadkracht in vooruitgang
E-mail Management in Domino environments
Punten om niet te vergeten m.b.t. mail management
Sander [email protected]
Martijn de [email protected]
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Even voorstellen... Sander Zwart
■ Wie ben ik?■ Sinds 1996 actief IBM Lotus Consultant■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino
System Administrator■ 2005: Consultant voor ilionx■ Migratie trajecten voor o.a ABN-Amro, Fortis, PwC, Vopak■ Diverse Domino 8.5 migraties■ Infrastructuur advies met behulp van Quick Scan
■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl■ Twitter: twitter.com/sanderzwart
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Even voorstellen... Martijn de Jong
■ Wie ben ik?■ Ir. Elektrotechniek, afgestudeerd aan de TU Delft■ Psychologie & Ergonomie aan de universiteit van
Stellenbosch, Zuid-Afrika■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino 8 Application Developer
& System Administrator en een Certified Lotus Instructor■ 2000: Lotus Notes trainer voor IBM■ 2002: Begonnen met Domino applicatie ontwikkeling, maar gestart met een Domino
System Administration job■ 2004: Lotus Notes Consultant voor ilionx■ 2006: Applicatie ontwikkelaar voor het ABN AMRO Bank Messaging & Groupware
Architecture Team■ 2009: Spreker op Lotusphere met als onderwerp “10 Things to Consider when
Developing & Deploying Applications in Large Scale Environments
■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl■ Twitter: twitter.com/martdj
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Agenda
Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:
1 Uniformiteit
2 Optimalisatie
3 Mailtemplate management
4 Archivering
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Uniformiteit
Uniformiteit van je omgeving bereik je via:
■ Standaarden
■ Policies
■ Procedures
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Waarom Standaarden
■ Minder calls naar de helpdesk
■ Betere stabiliteit van je omgeving
■ Zodat iedereen weet wat hij/zij moet doen
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Welke Standaarden
■ ACL■ Staan alle standaard groepen in de ACL en met de juiste rechten?■ Hebben -Default- en Anonymous* niet teveel rechten?■ Is de gebruiker editor of manager op zijn/haar mailfile?* Als Anonymous niet bestaat in de ACL, heeft Anonymous de rechten van -Default- t/m Reader niveau
■ Mailfile Quota
■ Database Properties
■ Replication Settings
■ Calendar Profile
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Policies
■ Mail policies■ Om ervoor te zorgen dat gebruikers zo min mogelijk instellingen zelf
hoeven te doen■ Om uniformiteit af te dwingen■ Om het gebruikersgemak te vergroten
■ Desktop policies■ Ook in de dekstop policies staan mail gerelateerde settings
■ Registratie policies■ Voor consistente registratie van gebruikers
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Waarom Procedures
■ Compliancy
■ Operationele behoefte
■ Risicobeheersing
■ Voortschrijdende ontwikkeling
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Uniformiteit binnen ABN AMRO
■ Mailfile Information Store
Demo
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Uniformiteit binnen ABN AMRO (2)
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Uniformiteit binnen ABN AMRO (3)
Tooling: Mailfile Tooling detecteert de afwijkingen en corrigeert
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Agenda
Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:
1 Uniformiteit
2 Optimalisatie
3 Mailtemplate management
4 Archivering
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Optimalisatie
Beperk de grootte van je mailfiles■ Quota■ LZ1 attachment compression■ Design note compression■ Document Data Compression■ DAOS■ Archivering
■ Beperken van Simple Search
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
DAOS
■ Mail routing zonder DAOS
3mb 3x 3mb
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
DAOS
■ Mail routing met DAOS
3mb 3mb
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
●DAOS Estimator tool
■ Besparingen op individuele databases■ Totale besparing op Domino omgeving
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Agenda
Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:
1 Uniformiteit
2 Optimalisatie
3 Mailtemplate management
4 Archivering
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Mailtemplate Management
Hou je mail templates gesynchroniseerd met je Notes clients■ Vanaf Notes/Domino 6.5 via een Desktop Policy:
■ Daarvoor via custom oplossingen...
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Mailtemplate Management in ABN AMRO
■ Mailfile Upgrade Tool
■ Doet veelal hetzelfde als wat via de Desktop policy mogelijk is
■ Maar werkt ook op oudere client versies (pre-6)
■ Gebruiker kiest of zijn/haar mailfile een nieuw template moet krijgen
■ Administrator kan overrulen
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Agenda
Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:
1 Uniformiteit
2 Optimalisatie
3 Mailtemplate management
4 Archivering
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
●Archivering
■ Domino gebaseerd archiveren■ Mogelijk op basis van policies■ Gebruiker zoekt door meerdere mailbestanden
■ Op basis van IBM Content Collector■ Data opslag in Filenet of Commonstore■ Complex
■ Third party domino archivering■ Archief opslag in Domino■ Zoeken door archief vanuit mailfile
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Archivering bij ABN AMRO
Domino based archiving
■ Archiving policy bepaalt hoe snel wordt gearchiveerd
■ Domino Web applicatie geeft advies over de beste archiveringsperiode voor jou en de mogelijkheid om die periode in te stellen
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Conclusie
■ Het loont om je mail omgeving te optimaliseren
■ Als je het nog niet gedaan hebt, begin dan met het definiëren van standaarden. Leiddaar je procedures en policies uit af
■ Compressie en DAOS schelen niet alleen diskruimte, ze verbeteren ook je server performance
■ Idem voor archivering
■ Bij grotere aantallen gebruikers kan het lonen om je mail management te automatiseren
November 6, 2009© 2009 ilionx bv
Vragen?
Meer info:Sander Zwart / Martijn de JongTel. 030 – 686 69 20Mail [email protected] / [email protected] http://ics.ilionx.com / http://www.socialsoftwareblog.nl
November 6, 2009© 2009 ilionx bv