Documentos Administrativos Laura Valentina Torres Dueñas 1002 – Jornada Tarde

LA CARTA • Una carta es un medio de comunicación escrito por

un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).• ESTILOS DE CARTA: • Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de

correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.

• Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

• Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

• Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).

Características de la carta formal• Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).• Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.• Posee una actitud cortés y amable.• Busca impresionar positivamente al destinatario.• Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.• Busca dar información completa.

Partes de la carta• Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan

al menos con los siguientes conceptos:• Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y

lugar al que se dirige.• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.• Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.• Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.• Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en

extenso.

Las cartas también pueden incluir:Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la cartaDomicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.Texto: exposición del asunto que motiva la carta.Antefirma: razón social o denominación de la causa.Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.

LA CIRCULAR • Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a

todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

• PARTES:• Numeración• Fecha• Destinatario• Asunto• Cuerpo o texto• Despedida • Firma y cargo

CERTIFICADO• Es un tipo de texto administrativo empleado para

constatar un determinado hecho.• Es un tipo de texto que se produce normalmente a

instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.

TIPOS DE CERTIFICADO• Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:• La asistencia, participación u organización en un curso,

jornada o acto.• Los resultados académicos.• La docencia de determinado curso o seminario.• La experiencia profesional en determinado campo.• La pertenencia a un grupo o jerarquía.• Los conocimientos de lenguas extranjeras.• La realización de cualquier otra actividad académica o

extra académica.• La adecuación de un objeto a una norma.

CONSTANCIA • Una constancia es un documento en el que se hace constar

algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

• PARTES:• Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la

parte más alta del documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.

• Titulo del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.

• Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.

• Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras.

• La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.

• El sello

MEMORANDO

• Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

• En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

PARTES• Lugar y fecha.• Código.• Destinatario.• Asunto.• Cuerpo.• Despedida.• Firma.• "Con copia".• Pié de página.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

• Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra  la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona.

• Este documento es estipulado por cada organización para la decisión del manejo de información interno se puede archivar de manera física o digital.

• Se recomienda que la información sea  breve, veraz y eficaz.

SOBRE• Es una cubierta de papel u otro material utilizado para

introducir en su interior cartas, tarjetas, billetes y documentos que se entregan en mano o envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa, quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de oficina, y también se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.

ACTAS • Las actas son un testimonio escrito de los hechos ocurridos en

cualquier circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de una persona, etc.

• ALGUNOS TIOS DE ACTAS:• Actas policiales • Actas notariales• Actas administrativas• Actas de nacimiento

PARTES• Titulo• Introducción• Texto• Cierre del acta • Firmas de los que aprueban

el acta• Redacción del acta de

sesión ordinaria