Lessons from Monitoring

Nachvollziehbarkeit Dos and Don’ts

Felix Rintelen

CTU Bern

Universität Bern

felix.rintelen@ctu.unibe.ch

Tel: 031 632 59 17

CTU Lecture 14.02.2017

Nachvollziehbarkeit – Warum?

> Nachweis der Verlässlichkeit/Qualität der Studiendaten

> PatientInnensicherheit

> Nachvollziehbarkeit der Daten in Fachinformation

> Publikation

> Patentierung

> Versicherungsfall

> GCP als internationaler Standard für Studiendurchführung –Vergleichbarkeit der Daten international

> Massnahmen bzgl. Nachvollziehbarkeit aus GCP ableitbar

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Nachvollziehbarkeit

Beispiel Dokumentation Consenting des/der PatientIn:

ICH-GCP E6, 4.8.7: Before informed consent may be obtained, the investigator, or a

person designated by the investigator, should provide the subject or the subject's

legally acceptable representative ample time and opportunity to inquire about details

of the trial and to decide whether or not to participate in the trial. All questions about

the trial should be answered to the satisfaction of the subject or the subject's legally

acceptable representative.

z.B. bei Oral Consent in Notfallsituation:

Umstände des Consenting-Prozesses in KG dokumentieren (inkl. Datum und Zeit der Zusage)!

Generell Empfehlung Consenting Prozess in KG festgahlten (minimum Datum Aufklärung und Datum Zusage)

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Nachvollziehbarkeit

Was nicht dokumentiert wurde,

hat nicht stattgefunden

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Nachvollziehbarkeit

• Konzept Source data & Source documents

Nachvollziehbarkeit:

• Datenerfassung im p/eCRF (source data location)

• Korrekturen

• Studiendurchführung (Delegation Studienverwantwortlichkeiten)

• Studiendurchführung (essential documents)

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Source Data & Source Documents (1)

ICH-GCP E6, 1.51 Source Data/ Quelldaten:

Alle Informationen aus Originalaufzeichnungen und beglaubigten Kopien der

Originalaufzeichnungen von klinischen Befunden, Beobachtungen oder anderen Aktivitäten im

Rahmen einer klinischen Prüfung, die für die Nachvollziehbarkeit und Bewertung der klinischen

Prüfung erforderlich sind. Originaldaten befinden sich in Originaldokumenten

(Originalaufzeichnungen oder beglaubigten Kopien). → Papier oder elektronisch

ICH-GCP E6, 1.52 Source Documents/ Quelldokumente:

Originaldokumente, -daten und -aufzeichnungen (z.B. Krankenakten, Patientenkarteien,

Laborberichte, Arztberichte, Tagebücher der Prüfungsteilnehmer oder Selbstbeurteilungsskalen,

Aufzeichnungen zur Abgabe von Arzneimitteln, Originalaufzeichnungen von automatisierten

Geräten, beglaubigte Kopien oder Abschriften, Microfiches, Fotonegative, Mikrofilme oder

magnetische Datenträger, Röntgenbilder, Prüfungsteilnehmerakten sowie Aufzeichnungen der an

der klinischen Prüfung beteiligten Apotheke, Labors und medizinisch-technischen Abteilungen).

Ein Source Dokument entspricht dem Ort, wo ein Datenpunkt erstmalig aufgeschrieben oder aufgezeichnet wurde.

Note: Worksheet/pCRF entspricht nicht unbedingt Source Document!

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Source Data & Source Documents (2)

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Source Data & Source Documents (3)

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Source Data & Source Documents (4)

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Nachvollziehbarkeit

• Konzept Source data & Source documents

Nachvollziehbarkeit:

• Datenerfassung im p/eCRF (source data location)

• Korrekturen

• Studiendurchführung (Delegation Studienverwantwortlichkeiten)

• Studiendurchführung (essential documents)

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Datenerfassung im p/eCRF (1)

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Fallbeispiel Lokalisation der Source data

> Dokumentation Alkoholkonsum

— In Gesprächsnotiz Study Nurse: 1-2 x pro Woche

— In PatientInnenfragebogen: 2-3 x pro Woche

Welches Dokument dient als Quelle für das Ausfüllen des CRFs (dh. was ist die Source)?

→ Zur Nachvollziehbarkeit Lokalisation der Source dokumentieren: Source Data Location List – für jeden Datenpunkt im CRF wird festgelegt, wo sich die entsprechende Source befindet

Datenerfassung im p/eCRF (2)

Source Data Location List

> Für jeden Datenpunkt im p/eCRF wird festgelegt, wo sich die entsprechende Source befindet

> Zentrumsspezifisch

> Konsistente Erfassung der Source Data im Zentrum, gleich für alle Studienteilnehmenden

> Werkzeug für Zentrum, Monitors, Auditoren, Inspektoren

> Source Data Location List wird von Inspektoren erwartet

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http://www.ctu.unibe.ch/tool_kit/ctu_templates

Nachvollziehbarkeit

• Konzept Source data & Source documents

Nachvollziehbarkeit:

• Datenerfassung im p/eCRF (source data location)

• Korrekturen

• Studiendurchführung (Delegation Studienverwantwortlichkeiten)

• Studiendurchführung (essential documents)

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Korrekturen (1)

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Ja!

Schwarzer Kugelschreiber

Korrekturen:

1x durchstreichen, sodass

ursprünglicher Eintrag noch sichtbar;

Korrektur + ev. Kommentar, Datum &

Initialen/Unterschrift hinzufügen

Korrekturen (2)

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Nein!

Korrekturen (3)

> Nachvollziehbarkeit Datenerfassung und Korrekturen im eCRF über Audit Trail

> Username & persönliches Passwort -> Nicht weitergeben!

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Korrekturen (4)

Fallbeispiel Rückdatierung

Einverständnisabklärung am 13.09.2016 durchgeführt, und Investigator hat Einverständniserklärung unterschrieben, er hat aber vergessen, zu datieren. Bemerkt wurde dies am 16.09.2016.

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Nachvollziehbarkeit

• Konzept Source data & Source documents

Nachvollziehbarkeit:

• Datenerfassung im p/eCRF (source data location)

• Korrekturen

• Studiendurchführung (Delegation Studienverwantwortlichkeiten)

• Studiendurchführung (essential documents)

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Studiendurchführung - task delegation

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Nachvollziehbarkeit

• Konzept Source data & Source documents

Nachvollziehbarkeit:

• Datenerfassung im p/eCRF (source data location)

• Korrekturen

• Studiendurchführung (Delegation Studienverwantwortlichkeiten)

• Studiendurchführung (essential documents)

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Studiendokumentation - Essential Documents (1)

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> Erlauben die Rekonstruktion der Studiendurchführung an den Studienzentren und beim Sponsor

> Inkl. Dokumentation zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmung und des GCP-Standards durch Investigator, Sponsor, Monitor

> Gute und zeitnahe Dokumentation hilft sehr für eine gute und effiziente Studiendurchführung

> Korrelation zwischen Qualität Studiendokumentation und Qualität der Studiendurchführung

> ICH-GCP E6, Kapitel 8

Studiendokumentation - Essential Documents (4)

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> Sponsor muss studienübergreifende Dokumente und die „essential“ Dokumente ALLER Studienzentren im TMF ablegen!

> Empfehlung: Trial Master File (TMF) in zwei Teile aufteilen: Trial-specific Folder (TSF) und Site-specific Folder (SSF)

+S

SF

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SS

F Z

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SS

F L

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TS

F

Studiendokumentation - Essential Documents (2)

> Inhaltsverzeichnis TMF/ISF sollte mindestens die Dokumente gemäss GCP E6 Kapitel 8 umfassen (http://www.ctu.unibe.ch/tool_kit/ctu_templates)

> Datum (und Versionsnummer) auf AUSNAHMSLOS JEDESDokument, welches für eine klinische Studie implementiert wird, + ev. Studiennummer/-kürzel:

— Protokoll

— PatientInneninformation/Informed Consent Form

— Worksheets, Checklisten

— CRFs

— Inserat für PatientInnenrekrutierung

— Etc. etc. etc.

> Seitenzahlen auf alle Dokumente (Format Seite X von Y)

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Studiendokumentation - Essential Documents (3)

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> Nachvollziehbarkeit EK & Swissmedic Korrespondenz

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Take home messages

> Was nicht dokumentiert wurde, hat nicht stattgefunden

> Ein Source Dokument entspricht dem Ort, wo ein Datenpunkt erstmalig aufgeschrieben oder aufgezeichnet wurde.

> Nie rück- oder vordatieren

> «GCP-konforme» Korrekturen

> Datum (+Versionsnummer) + Seitenzahlen gehören auf JEDES Studiendokument

> Eingereichte Dokumente mir klarer Bezeichnung inkl. Versionsnummer und Datum in EK/SwissmedicBegleitbrief listen

> Saubere Führung des TMF/ISF

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?

Nachvollziehbarkeit