IT 118Database Software

Application

Alice B. ValienteInstructor-1

What is Database?

A database is  a  collection  of  data  that  is stored  in  a  computer  system.  Databases  allow their  users  to enter, access,  and analyze their data quickly and easily.

Example: Database  of  patient  information  at  a doctor’s office.

Why use a database?

If  a  database  is  essentially  a  collection of lists stored  in tables and you can build tables  in Excel,  why  do  you  need  a  real  database  in  the first  place?  While  Excel  is  great  at  storing  and organizing  numbers,  Access  is  far  stronger  at handling  non-numerical  data,  like  names  and descriptions.  Non-numerical  data  plays  a significant  role  in  almost  any  database,  and  it's important to be able to sort and analyze it.

Relational Database

A  relational  database  is  a  collection  of data  items  organized  as  a  set  of  formally-described  tables  from  which  data  can  be accessed or reassembled in many different ways without  having  to  reorganize  the  database tables.

Example

Database Component

Tables: tables  are  where  the  actual  data  is defined  and  entered.  Tables  consist  of  records (rows) and fields (columns)Queries: queries are basically questions about the  data  in  a  database.  A  query  consists  of specifications  indicating  which  fields,  records, and  summaries  you  want  to  see  from  a database.  Queries  allow  you  to  extract  data based on the criteria you define.

Database Component cont..

Forms: forms are designed to ease the data entry process. For example, you can create a data entry form that looks exactly like a paper form . People generally prefer to enter data into a well-designed form, rather than a table.Reports: when you want to print records from your database, design a report. Access even has a wizard to help produce mailing labels.

Tables• You  might  already  know  that  tables  are organized  into  vertical columns and horizontal rows.

Tables•A field is more than just a column; it’s a way of organizing information by the type of data it is.

Forms•Forms are  used  for entering, modifying, and viewing records.

Queries•Queries  are  a  way  of searching for and compiling data from one or more tables.

Reports•Reports offer  you  the  ability  to present your data in print.

Putting it all together

What types of things can do with Microsoft access?

Personal applicationsSmall-business applicationsDepartmental applicationsCorporation-wide applicationsFront-end applications for enterprise wide client/server databasesWeb applicationsAccess as a development platform for personal applications