1

Gestion de stockà l’officine

FORMATION COLLABORATEURS

(Module 3 bis)- Nom du Formateur –

2

Programme 10H00 – 16H30 10h00 Introduction

Session 1 : Fondementaux et état des lieux.

Session 2 : La logisitique des médicaments

12h30 Déjeuner

14h00 Session 3 : Gérer les périmés

Session 4 : Optimiser la gestion des stocks

Pause

Session 5 : Négocier avec les représentants

16h15 Conclusion

3

Objectifs

Maîtriser les règles pour gérer le stock de votre officine sans stock pléthorique , sans rupture ou « disposer du bon produit au bon moment » Connaître les outils pour gérer et optimiser le stock de

médicaments au sein de votre officine Comprendre l’importance de la gestion du stock au cours des

différentes phases du cheminement des produits dans l’officine Mesurer l’impact financier d’une saine gestion de stock liée à une

politique d’achat rigoureuse et une approche de vente performante D’agir concrètement dans votre officine sur la base des

fondamentaux de la gestion de stock acquis lors des ateliers ; De mettre en place des outils pertinents : inventaire et tableau de

bord ; De transmettre à vos collègues votre nouveau savoir-faire.

4

Fondamentaux et état des lieux

Session 1

5

• Un ensemble d’articles• en attente• destinés à satisfaire les demandes des clients• de manière immédiate

Définitions

• Assure une utilisation optimale des ressources en vue de garantir la disponibilité des articles

• S’appuie sur des bases de calcul statistiques• Est avant tout une affaire de bon sens et de vigilance• Assure la sécurité et le bien être des patients

Le stock, c’est :

La Gestion de stock

6

ENTREES

• Réceptions

• Retours clients

• Rétrocessions

ENTREES

• Réceptions

• Retours clients

• Rétrocessions

SORTIES

• Ventes produits

• Produits avancés

• Rétrocessions

• Périmés

• Invendus

SORTIES

• Ventes produits

• Produits avancés

• Rétrocessions

• Périmés

• Invendus

Entrées et sorties de produits

7

Appelé aussi stock de sécurité, destiné à pallier les risques dus au caractère aléatoire tant de l'approvisionnement que de la consommation.

Stock de protection

Appelé aussi stock actif, qui évolue entre un maximum le jour de la livraison et un minimum correspondant au stock de protection

Stock tournant

Notion de stock moyen

Le stock moyen se compose de 2 éléments :

8

STOCK TOURNANT

STOCK DE PROTECTION

30 jours

Produits Achats

8 jours 8 jours 8 jours

0

10

50

Ventes

Ventes

Ventes

VentesStock moyen

3 niveaux de stock

9

STOCK MOYEN =S1+S2

2

Stock de protection

Stock 1

Fin de périodeDébut de période

Stock 2

Stock tournantS1+S2

2

Calcul du stock moyen

10

Ratio de rotation du stock

Stock de marchandises

-----------------------------------------------X 360 jours

Coût des achats de marchandises utilisées

(Stock N1 + Stock N2) / 2

-----------------------------------------------X 360 jours

Coût des achats de marchandises utilisées

Le ratio de rotation des stocks ou délai de stockage

Achats de marchandises + stock initial– stock final

11

Activité

1 = Oui 2 = Je crois 3 = Non 4 = Je ne sais pas 1 2 3 4

Les responsabilités de la gestion du stock sont-elles clairement définies ?     

 

Est-il effectué un calcul du coût de stockage ?

Existe-t-il une analyse du coût de rupture de stock ?

Le stock moyen est-il calculé ?     

Existe-t-il des classes produits ?     

 

Y a-t-il une règle de rangement et positionnement des produits dans l’officine ?      

 

Les limites de stock minimum et de stock maximum sont-elles définies ?   

  

La chasse aux périmés fait-elle l’objet d’une attention toute particulière ?

Un inventaire est-il organisé et connu de tous ?

Les accès aux modifications de stock sont limités et hiérarchisés ?   

  

Remplissez le questionnaire

12

Proximité

DécisionÉvaluation

Responsabilité

Il est très prés du stock

Il reçoit des informations et participe aux décisions

Il est en contact avec les fournisseurs et les évalue

Il est lié à de très importantes sommes d’argent Gestionnaire

du stock

Le Gestionnaire de StockRôle et responsabilité

13

Le Gestionnaire de Stock

Évaluation des fournisseurs

Planification des approvisionnements

Calculer le coût de détention du stock

Établissement des statistiques de vente Savoir :

• Analyser les ventes

• Négocier

• Déterminer des seuils d’alerte

• Analyser les risques de rupture

• Analyser les tableaux de bord

Compétences clésResponsabilités

14

La gestion de stock

Responsabilité partielle ou totale de la gestion du stock

Gestion des commandes, réception, vérification, rangement

Étiquetage des produits non vignetésConnaissance des circuits commerciaux

officinauxUtilisation et mise à jour de l’outil informatiqueConnaissance des conditions de stockage

Le rayonniste : rôle et fonction dans l’officine

15

La logistique des médicaments

Session 2

16

Classes

Articles

Nbre de DCI

Exemples

20 %20 % 40 %40 % 40 %40 %

A B C1 199 DCI REMBOURSABLES

240240 480480 480480

AspegicMaxilaseMyolastan

AspegicMaxilaseMyolastan

TranxeneLipanorPrimpreran

TranxeneLipanorPrimpreran

FumaferXatral

FumaferXatral

Les classes produits

17

Ne pas se contenter de regarder les chiffres annuels de vente: « garder une certaine réactivité »

Un médicament peut être en classe C pendant l'été et devenir en classe A pendant l'hiver.

En cas d'épidémie d'une maladie, la consommation d'un médicament de la classe B peut d'un coup devenir anormale.

Un médecin peut changer ses habitudes de prescription et orienter le client vers tel médicament ce qui fera augmenter sa commande dans la pharmacie voisine.

Les classes produits

18

Il est important de tenir compte des effets de saisonnalité et de différencier le classement par classe en été et en hiver.

Donc si les statistiques des dernières années vont permettre dans un premier temps de classer les médicaments dans une des trois classes, il faut réellement tenir compte : de l'évolution des produits dans le temps et effectuer des mises à jour fréquentes.

Les classes produits

19

Les méthodes de réapprovisionnement

Méthode de gestion à Point de commande :C'est le modèle de commande à date variable et à quantité fixe. C'est l'atteinte d'un certain niveau de stock, le point de commande, qui déclenche la commande de réapprovisionnement.

Méthode de gestion à Point de commande :C'est le modèle de commande à date variable et à quantité fixe. C'est l'atteinte d'un certain niveau de stock, le point de commande, qui déclenche la commande de réapprovisionnement.

Méthode de complètement :A date fixe la quantité variable permettant de reconstituer le niveau de stock défini est commandée.

Méthode de complètement :A date fixe la quantité variable permettant de reconstituer le niveau de stock défini est commandée.

Méthode de réapprovisionnement à la commande :A date variable une quantité variable est commandée.

Méthode de réapprovisionnement à la commande :A date variable une quantité variable est commandée.

20

Inventaires et erreurs de stock

Non vérification des quantités livrées ou on enregistrement d’un produit entrant dans la pharmacie ;

Non enregistrement d’un produit sortant de la pharmacie ;

Rectification précipitée des quantités en stock suite au constat d’une incohérence ;

Vol à l’étalage, vol de complaisance, prélèvements non enregistrés…

Non annulation d’une vente non conclue.

Les situations qui génèrent des erreurs de stock :

21

Date : Nom : Secteur inventorié :

Produit Quantité Écart

Date : Nom : Secteur inventorié :

Produit Quantité Écart

Tableau inventaire tournant

22

Classeur d’inventaire du stock – Type 1

23

Classeur d’inventaire du stock – Type 2

24

Fiche étagère - Modèle

25

Procédures d’inventaireProcédure de réception des marchandises ;

De la signature du bon de réception à la mise en rayon ou en réserve.

Procédure de délivrance ; De ce qui se passe sur l’étagère à la remise dans les

mains du patient.

Procédure d’inventaire : Procédure de l’inventaire tournant ; Procédure de contrôle par l’inventaire « picoré » Procédure de l’inventaire général (qui devient une

formalité rapide si les autres procédures sont appliquées)

26

La gestion des périmés

Session 3

27

Zéro article périmé en stockZéro article périmé en stock

Zéro article périmé en réserveZéro article périmé en réserve

Sécurité médicale Gain de place

Gain de trésorerie

Périmés : l’objectif

28

Réduire le coût financier lié à la perte de ces produits

Éviter le retour d’un patient avec un produit périmé

Optimiser la sécurité de la dispensation

Faciliter la gestion des périmés

Éviter l’accumulation des périmés

Éviter les commandes non réalistes

Périmés : marche a suivre

29

Progresser

?Réfléchir sur des moyens simples et pratiques, utilisables à l’officine

Réfléchir sur des moyens simples et pratiques, utilisables à l’officine

Adopter une homogénéité dans la méthode de travail à l’officine

Adopter une homogénéité dans la méthode de travail à l’officine

Discuter avec des confrères, questionner : « comment font les autres ? »

Discuter avec des confrères, questionner : « comment font les autres ? »

Périmés : comment ?

30

Élastiques autour des produits qui seront périmés dans l’année

12

34

Vérifier l’ensemble du stock tous les 6 mois

Noter sur un carnet les périmés de l’année suivante. Une page par moisRetrait des rayons des produits se

périmant dans les 2 mois à venir

Périmés : exemples de solution

31

Classeur des péremptions – Modèle 1

32

Classeur des péremptions – Modèle 2

Mois de Mars 2009Produit Dates Informations

DCI DOSE Cond MARQUE LOT Nombre Entrée PéremptionFinStock FournisseurObservations

                    

                    

                    

                    

Acide Acetyl salicylique 1000 mg 24MedGen AV 0212 45 15/01/2008 15/03/2009  GA  

Paracetamol 500 mg 12xx JK 0125 50 15/11/2007 21/03/2009  BL  

Bisoprolol 10 mg 28Wyeth ML 1022 10 15/12/2008 22/03/2009  GA  

Insaponifiables Avocat Soja   28Pharmascience XZ 4015 20 07/11/2008 24/12/2009  GA  

Amoxicilline 500 mg 24MedGen BS 2401 50 12/04/2008 02/03/2009  BL  

Progestérone 200 mg 28Besins CD 1532 10 24/12/2007 15/03/2009  BL  

Minocycline 100 mg 12IndGen OP 1435 25 30/12/2006 31/03/2009  BL  

33

L’optimisation des stocks

Session 4

34

Manque à gagner financier

Risques potentiels pour le client

Sous stockage

Sur stockage

Coût !

Périmés !

Sous stockage et sur stockage

35

Co

ût d

e s

toc

ka

ge

Frais de commande Prix d’achat Frais de livraison Frais de réception Frais de mise en place

Charges fixes

Loyer

Nettoyage

Pertes d’opportunité

Achats, acquisition

Zone de stockage

Ruptures, manque

Risques patientsTemps perduMarge perdue

Coût

Composantes du coût du stockage

Coût

Coût

36

Perte de 30 DZDpar mois

Calcul de la perte d’opportunité :Un emplacement coûte 10 DZD par mois

Hypothèse :

Le même emplacement par un produit qui rapporte une marge de 1DZD par jour sur 30 jours

Coût de la surface de stockage

37

Un stock trop important coûte cher

et induit une réduction

progressive de la marge

Coût financier

38

Exemple :

L’officine a un stock moyen de 3 millions de DZD

10% du stock ne tourne pas (produits invendables)

Taux du placement bancaire = 4 % l’an

Coût financier annuel du stock moyen : 3 millions DZD x 5% = 120 000 DZD

Dont coût financier du stock surnuméraire : 120 000 x 10% = 12 000 DZD

Coût financier

39

La démarque inconnue :

« La différence entre le stock réel existant à la clôture de l'exercice et le stock théorique comptable » 

• Vol clients ou employés (vol à l'étalage, coulage, ...)• Réceptions mal vérifiées• Erreurs dans la préparation des commandes• Confusion dans les références

La démarque connue :

• La casse déclarée et les produits détruits (ouverts).• Les produits périmés et mis au rebut.• Le vol reconnu.• La réduction de prix pour favoriser l’écoulement d’un produit • La démarque financière : erreurs de caisse, chèques impayés.

Coût de démarqueEnsemble des pertes de produits enregistrées.

Charge exprimée en pourcentage du chiffre d’affaires.

40

Calcul de la démarque totale :Démarque totale = Stock théorique – Stock physiqueDémarque totale = CA théorique – CA réaliséLe taux de démarque est estimé entre 3 et 5 % du Chiffre d’affaires

Moyens pour lutter contre la démarque connue :• Rotation scrupuleuse des produits• Stock limité en réserve

Moyens pour lutter contre la démarque connue :• Rotation scrupuleuse des produits• Stock limité en réserve

Moyens pour lutter contre la démarque inconnue • Mise en place d’antivol – Vidéosurveillance – Service de sécurité• Informatisation des points de vente - Étiquetage à la source• Formation du personnel

Moyens pour lutter contre la démarque inconnue • Mise en place d’antivol – Vidéosurveillance – Service de sécurité• Informatisation des points de vente - Étiquetage à la source• Formation du personnel

Coût de démarque

41

3 mois

6 mois

1 moisDur

ée d

e st

ocka

ge

MARGECOÛT DE STOCKAGE

Rapport coût de stockage / marge

Marge = 20%

Gestion du coût de stockage

42

0 300 j3 j

1

6 j

1

Stock

1 boîte

0 300 j3 j

10 boîtes

6 j

8

Stock

9 7 6 1 4 5 2 3 10 boîtes

12 j9 j 15 j 18 j 21 j 24 j 27 j 30 j

0 300 j3 j

100 boîtes

6 j

98

Stock

99 97 96 91 94 95 92 93 90

12 j9 j 15 j 18 j 21 j 24 j 27 j 30 j

Je commande 1 boîte tous les jours ?

Je commande 10 boîtes tous les 30 jours ?

Je commande 100 boîtes 3 fois par an ?

Quand commander ?

43

Un stock réduit n'est donc pas

forcément le reflet d'une saine gestion

Le stock doit être ajusté produit par :

• Classe de rotation (A, B, C)

• Saisonnalité,

• Classe thérapeutique ( les indispensables )

• Risques RÉELS de rupture fournisseur.

Coût du stock et de sa gestion

44

Sous Stockage

Sous StockageRéassortiment non fait

Réassortiment non faitRuptures fournisseur

Ruptures fournisseurErreurs d’inventaire

Erreurs d’inventaireErreurs de commande

Erreurs de commande Fausses ruptures

Vraies ruptures

Causes du sous stockage

45

QUANTITESA

COMMANDER

NE STOCKER QUE LES PRODUITS ET LES QUANTITES QUE L’ON PEUT VENDRE

NE STOCKER QUE LES PRODUITS ET LES QUANTITES QUE L’ON PEUT VENDRE

Coût de stockageCoût de stockage

Fréquences de rotation

Fréquences de rotation

Remises fournisseurs

Remises fournisseurs

Les volumes de commande

46

Sachant que :Une boite en stock perd chaque mois 3% de sa valeur

La remise fournisseur doit au moinscompenser les 3 % de pertes mensuelles

Exemple :Pour un produit vendu à 10 boîtes par mois :Il faut au moins 3% de remise pour en acheter 10Au moins 6 % de remise pour en acheter 20Et ainsi de suite …

Sinon, il faut les acheter au fil de l’eau …

Volumes de commande et remise fournisseur

47

Exercice

PGHT PPHT Volume Marge % Remise % Marge DZD CA Cout Marge Brute

Normal 210 252 100 20 0 42 25200 21000 4200

Proposition 178,5 252 100 20 15 73,5 25200 17850 7350

100 17500 3 525

92 16100 3 483

84 14700 3 441

76 13300 3 399

68 11900 3 357

60 10500 3 315

52 9100 3 273

44 7700 3 231

36 6300 3 189

28 4900 3 147

20 3500 3 105

12 2100 3 63

4 700 3 21

Coût total du stockage 3549

Marge réelle 3801Gain ou perte par rapport à commande mensuelle

- 399

48

No comments !

Processus du calcul :

Observer les fréquences de rotationObserver les fréquences de rotation11

Calculer son % de dévalorisation de stockCalculer son % de dévalorisation de stock22

Connaître et négocier les remisesConnaître et négocier les remises33

Déterminer les quantités à commanderDéterminer les quantités à commander 4 4

Volumes de commande et remise fournisseur

49

Déterminent

Les multiples de commande

Les multiples de commande

Le seuil de réassortéquivalent au stock de protection

Le seuil de réassortéquivalent au stock de protection

L’observation, l’étude analytique et l’expérience du pharmacien, d'une manière plus arbitraire,

L’observation, l’étude analytique et l’expérience du pharmacien, d'une manière plus arbitraire,

Volumes et paramétrage de stock

50

ANALYSE DE LA

ROTATION DU STOCK

Évolution des stocks

Commandes grossistes

Collecte de données

• Saisonnalité• Épidémies• % de génériques• Habitudes médecins

• Outil informatique

Classification

• Forte rotation• Rotation

moyenne • Rotation faible

• Négociation• Remises…

Analyse de la rotation des stocks

51

STOCKMAXILASE

Évolution des stocks

Commandes grossistes

Collecte de données

• Forte saisonnalité : Pathologies Hivernales

Classification

• Produit en classe A en hiver• Puis classe B ou C en été

• Ventes sur prescription et conseil

• Conseillée pour préparer le stock d’hiver

• Déconseillée en été

Analyse de la rotation des stocks

Exemple du MAXILASE

52

Un tableau de bord est constitué d'indicateurs pour quantifier les écarts entre les résultats obtenus et le modèle et en tirer une analyse et une action à mener.

Les indicateurs doivent posséder certaines caractéristiques de validité et de fiabilité pour que l'appréciation soit la plus objective possible.

La maîtrise d'un stock nécessite un modèle, un objectif à atteindre et une norme professionnelle

Les indicateurs

53

Quantité par commande

Nombre annuel de commandes

Stock moyen exprimé en jours

Valeur du stock moyen par familles / produits

Fréquence des ruptures de stock Exemples

d’indicateurs

Les indicateurs

54

Négocier avec les représentants

Session 5

55

Concilier les intérêts de 2 personnes

Le vendeur veut : Faire une vente qui lui

rapporte ; Atteindre ses objectifs ; Occuper le terrain dans le

temps (si vous avez x boites de sa société, vous n’allez pas stocker les produits d’un autre : pression du stock).

Vous faire vendre de la marchandise qui se vent « mal » (toujours la pression du stock).

Diminuer ses coûts de stockage.

Remise en pourcentage

Le Pharmacien veut : Augmenter son bénéfice ; Faire tourner les stock ; Diminuer ses coûts de

stockage ;

• Pas de poussière sur les boites

• Pas de péremption• Pas de démarque

Ne pas rater de vente par sous stockage ou sur stockage envahissant

Bénéfice en valeur

56

4 étapes pour négocier Calculer les rotations :

Ventes mensuelles, stock d’alerte, stock de sécurité, multiples de commande.

Calculer les ratios de marge Marge brute Taux de marque

Établir une stratégie de prix de vente En fonction de la clientèle Produits sensibles, à prix publics élevés, à forte rotation Produits de prestige, de conseil Jouer le rapport prix/volume

Négocier les conditions commerciales d’achat à partir de la stratégie de prix de vente Remise globale sur prix HT

• Remise sur facture HT• Unités gratuites

57

Calculer les ratios de marge - Formules

Marge brute Prix de vente HT - Coût d’achat HT*

* Coût d’achat = Prix d’achat (remise et UG déduites) + frais d’achat.

Marge nette Marge brute – frais de gestion.

Taux de Marge Marge brute x 100) / Coût d’achat HT

Taux de Marque (Marge brute x 100) / Prix de vente HT

58

Calculer les objectifs de marge - Formules

Prix encadrés : ne gagner que vers l’arrièrePrix libre = prix conseillé : gagner surtout vers

l’arrière, le volume fera la marge. PPHT = PPTTC / (1+(TVA/100)) PGHT = PPHT / (1+(TMq/100))

59

Négocier le prix d’achat - principes

Ne faire de commande « directe » que sur rendez vous Connaître les produits que l’on veut acheter Établir un projet d’achat

Connaître par produit :• Les objectifs de vente / consommation sur 1, 2, 3 mois ;• La stratégie de PP TTC sur la même période• L’objectif de marge sur le volume et par unité• Intégrer le coût de stockage (3% / Mois) en cas de volume

supérieur à 1 mois• Le prix auquel vous devez acheter le volume / l’unité (les UG

doivent être dans le volume et pas en plus du volume !) Connaître votre objectif de dépense globale pour la commande avec les

options 1, 2, 3 mois S’en tenir à son projet d’achat pour les produits référencés Négocier à part pour les produits non référencés en vous assurant qu’ils ne

viendront pas concurrencer les produits référencés.

60

Éviter les pièges des promotions 1

Promotions sur stockage : Si vous prenez telle quantité la

remise sera de tant !• Il doit s’agir d’un produit à forte

rotation pas menacé de génériques ou de baisse de prix.

• Ce doit être une remise additionnelle à la remise que vous auriez eu normalement pour une consommation identique.

• Cette remise additionnelle doit couvrir les coûts de stockage supplémentaires (3% / mois)

Promotions avec cadeau Si vous prenez telle quantité, je

vous offre une croisière !• Le cadeau vient après la

négociation qui doit suivre votre plan !

• Si votre acheteur n’a pas suivi le plan et que vous n’avez pas eu de cadeau, c’est que c’est lui qui l’a eu (ça peut être une stratégie de management)

• Votre interlocuteur fait sa marge sur le cadeau qu’il vous vend ; donc, si vous acceptez le cadeau à la place de votre objectif d’achat il gagne plus d’argent que vous !

• Si vous suivez cette méthode vous pourrez vous offrir le même cadeau avec le surcroît de bénéfices.

61

Éviter les pièges des promotions 2

Promotions sur nouveau produit : Si vous prenez le nouveau produit je vous fait une offre

spéciale !• Pas de problème, si le nouveau produit marche si bien, vous le

laissez en dépôt vente !• Quelle est la campagne de publicité prévue (c’est à eux de

vendre leur nouveau produit, pas à vous)• Quelles aides seront proposées sur le point de vente.

62

Conclusion

Des volumes en augmentations

De + en + de références à gérer

Sur Stockage

Périmés

Sous Stockage

Calculer :• Stock de protection• Stock tournant• Stock moyen

Disposer du bon produit au bon moment = gains de marge

CoûtsCoûts

Ventes perdues

Évite

r Éviter

C’est la responsabilité du gestionnaire de stock et de toute l’équipe officinale !

Gérer

63

64

Faire preuve de bon sens et de vigilanceFaire preuve de bon sens et de vigilance11

Définir clairement les responsabilitésDéfinir clairement les responsabilités22

Les 7 règles d’or de la gestion de stock

Estimer les fréquences de rotation et classes des produits Estimer les fréquences de rotation et classes des produits 33

Tendre vers zéro périmés en stock = Zéro périmés en réserve Tendre vers zéro périmés en stock = Zéro périmés en réserve 44

Sur stocker entraîne une réduction de la marge Sur stocker entraîne une réduction de la marge 55

Ne stocker que ce que l’on va vendreNe stocker que ce que l’on va vendre66

Se fixer des objectifs et suivre son tableau de bordSe fixer des objectifs et suivre son tableau de bord77

64

Préparez un plan d'action en reprenant vos réponses au questionnaire du début de session . Selon la gestion actuelle du stock de votre officine, quelles sont selon vous les 2 priorités ? Proposez deux actions principales à réaliser à court terme.

Priorité 1_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Priorité 2 __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Plan de Développement

65