LA CONSULTORIA FISCAL EN EL RAMO DE LA...
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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN SANTO TOMAS SEMINARIO: LA PROYECCIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO A TRAVÉS DE LA CONSULTORÍA FISCAL “LA CONSULTORÍA FISCAL EN EL RAMO DE LA CONSTRUCCIÓN” TRABAJO FINAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO P R E S E N T A N JOSÉ ALEJANDRO ANTONIO ÁLVAREZ GARCÍA ITZIA YUNUET NARANJO BRAVO RAÚL PÉREZ MEDEL ORALIA IVONNE RAMÍREZ GARCÍA ASAEL TOSCANO NAVARRO CONDUCTOR: CONTADOR PUBLICO JULIO HUERTA ROSALES MÉXICO D.F. A 18 DE JUNIO DE 2009.
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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN
SANTO TOMAS
SEMINARIO:
LA PROYECCIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO A TRAVÉS DE LA
CONSULTORÍA FISCAL
“LA CONSULTORÍA FISCAL EN EL RAMO DE LA CONSTRUCCIÓN”
TRABAJO FINAL
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE
CONTADOR PÚBLICO
P R E S E N T A N
JOSÉ ALEJANDRO ANTONIO ÁLVAREZ GARCÍA
ITZIA YUNUET NARANJO BRAVO
RAÚL PÉREZ MEDEL
ORALIA IVONNE RAMÍREZ GARCÍA
ASAEL TOSCANO NAVARRO
CONDUCTOR: CONTADOR PUBLICO JULIO HUERTA ROSALES
MÉXICO D.F. A 18 DE JUNIO DE 2009.
"Donde hay fe, hay amor; donde hay paz, está Dios; donde está Dios, no falta nada"
Anónimo
AGRADECIMIENTOS
Al comenzar este viaje, como equipo, creímos que no terminaríamos, ahora pensamos que el tiempo fue muy corto y que paso muy rápido.
Cada página, cada palabra, empezaron como decisiones de equipo, que rápidamente cambiaron a repartición de responsabilidades; que debido a nuestras diversas ocupaciones no siempre cumplían las expectativas de todos en el equipo por lo que se convirtieron en culpas y reclamos pero al final todo fue aprendizaje.
Tenemos que agradecer a muchas personas, para empezar a nosotros mismos que como equipo estuvimos unidos en las buenas y en las malas, más contentos en las buenas que en las malas pero lo importante es que siempre pudimos aportar algo entre nosotros.
Gracias a nuestros padres que nos ayudaron de todas las formas imaginables, pero sobre todo gracias porque estuvieron pendientes a lo largo de este proceso, brindado su apoyo incondicional; es por ellos que estamos en este mundo y a ellos dedicamos nuestro triunfo.
Gracias a nuestras parejas por su cariño, apoyo y comprensión.
Gracias a nuestros compañeros, por todo lo que nos aportaron, y por haber estado ahí; junto a nosotros, luchando codo a codo para que saliéramos juntos adelante.
Gracias a nuestros jefes y compañeros del trabajo por tenernos paciencia cuando no pudimos cumplir con nuestro deber como ellos hubieran querido.
Y al final pero no menos importante gracias a Julio Huerta Rosales quien nos guió con sabiduría y paciencia, incluso cuando nuestra opinión distanciará mucho de la suya. Es gracioso como en sus palabras encontrábamos ánimo para salir adelante, a veces hasta sin darnos cuenta. Gracias porque nos enseño que todo sucede por una razón y que esa razón muchas veces puede ser un regalo.
México DF, 18 de junio de 2009
A QUIEN CORRESPONDA
PRESENTE
Por este medio me permito informar que la presente tesis “La consultoría
fiscal en el ramo de la construcción” fue debidamente revisada en tiempo y forma
en cuanto a su ortografía y redacción. En el documento se encontraron faltas de
menor importancia, en relación a ortografía y sintaxis, que no afectan
sustancialmente al contenido de la misma y fueron corregidas de manera puntual
en los parámetros exigidos por la Institución que avala el trabajo de tesis.
Sin más por el momento, reciba un cordial saludo y quedo a sus ordenes
ATTE
Lic. Santiago Pichardo Palacios
LA CONSULTORIA FISCAL EN EL RAMO DE LA CONSTRUCCION.
INDICE………………………………………………………………………………....... 1 Introducción……………………………………………………………………………… 2 1. Generalidades…………………………………………………………………… 4
1.1 Antecedentes de la consultoría………………………………….…….. 4 1.2 Concepto de consultoría………………………………………………. 7 1.3 Rasgos Particulares de la consultoría………………………………... 7 1.4 Tipos y características………………………………………………… 12 1.5 ¿Porqué recurrir a los consultores?................................................. 20
2. Contratación de la consultoría………………………………………………… 22
2.1 Entrevista con el cliente………………………..….…………………... 22 2.2 Estudio preeliminar…………………………………………………….. 26 2.3 Determinación de honorarios………………………………..………... 27 2.4 Carta propuesta y contrato de servicios profesionales…………….. 29
3. Desarrollo de la consultoría…………………………………………………… 47
3.1 Planeación………………………………………………………………. 47 3.2 Programas………………………………………………………………. 56 3.3 Controles………………………..….…………………………………… 58 3.4 Informes…………………………………………………………………. 62
4. La Construcción………………………………………………………………... 66
4.1 Generalidades………………………………………………………….. 66 4.2 Historia en México……………………………………………………... 68 4.3 La era de la globalización…..………………..……………………….. 70 4.4 Internacionalización……………………………………………………. 75
5. Caso practico…………………………………………………………………… 77
5.1 Solicitud del servicio…………………………………………………… 77 5.2 Estudio preeliminar…………………………………………………….. 78 5.3 Carta propuesta………………………………………………….……... 82 5.4. Contrato de servicios profesionales………………………………….. 92 5.5 Informe……….…………………………………………….................... 95 5.6 Manuales……….……………………………………………………….. 97
Conclusión…………………………………………………………………………….. 156 Referencias.…………………………………………………………………………… 157 Bibliografía………………………………….…………………………………………. 158
1
Introducción.
Desde hace mucho tiempo se ha reconocido a la consultoría de empresas u
organizacional en general como un servicio profesional de gran utilidad para
ayudar a los directivos de las organizaciones a identificar y definir los principales
problemas que afectan a sus organizaciones para alcanzar sus propósitos
fundamentales, sus objetivos emanados de la misión, analizar las causas que lo
provocan, identificando las causas raíces y proyectar acciones para su
perfeccionamiento y que estas se implemente. La labor actual del consultor como
"agente de cambio", implica la transferencia de conocimientos, y la capacitación
del personal de las organizaciones, de forma implícita o explícita.
La consultoría fiscal se ha venido desarrollando y mejorando a los largo de
la historia, tanto a nivel mundial como a nivel nacional, es tan importante ya que
esta introduce cambios en los entes económicos de los países en desarrollo y
proporciona un mejor manejo, control y organización de las empresas, así mismo
ayuda a erradicar los vicios que llegan a tener las empresas a causa de las
costumbres atreves del tiempo.
Por otra parte, la construcción es el proceso de armar cualquier cosa, como
casas, rascacielos, puentes, presas, caminos e incluso barcos.
Cuando hablamos de construcción, nos referimos a diversas formas y
combinaciones de cómo hacer o crear varios tipos de estructura. La construcción
se dirige hacia el terreno donde la mano de obra se trabaja con aparatos
superiores y más integrados; y así dejando atrás la mano de obra tradicional.
Además, la construcción actual se complementa o se integra, a un mas en
la coordinaciones de las dimensiones, por lo tanto, es por esto que diseñamos las
edificaciones y los aparatos se elaboran en una diversidad de patrones estándar,
lo que disminuye los errores y las malas edificaciones en la construcción, y así
2
evitamos tener que romper paredes, tapar huecos, etc., Y por esta gran habilidad
que las contriciones ha ido creciendo y mejorando, llegando así a construir
grandes complejos y estructuras, como ciudades y sectores enteros, los centros
comerciales, ciudades dormitorio, campos universitarios, etc.
El uso más habitual del término construcción se refiere al arte o técnica de
fabricar edificios e infraestructuras. En un sentido más amplio, se denomina
construcción a todo aquello que exige, antes de hacerse, tener o disponer de un
proyecto o plan predeterminado, o uniendo diversos componentes según un orden
determinado. Como ejemplos tenemos: las construcciones sintácticas o
gramaticales, las construcciones musicales, las construcciones mentales, etc.
Consecuentemente, la palabra construcción se usa en diversas disciplinas, tanto
científicas, técnicas o aplicadas como en las humanidades: la gramática, la
pedagogía, la psiquiatría, la teoría del arte, etc.
Tanto la empresa constructora como los técnicos han planteado el cambio
de un análisis intuitivo de los datos históricos por un análisis científico basado en
la contabilidad analítica de costes. A los efectos de valoración, definición y
organización de los trabajos es necesaria una racionalización del lenguaje
científico, de modo que se evite la gran dispersión existente en cuanto a criterios
de definición de conceptos y de como estos respondan al contenido real de las
operaciones, calidad y sistemas de ejecución.
3
CAPITULO I Generalidades.
1.1 Antecedentes de la consultoría
La consultoría de empresas tiene su origen en la revolución industrial, la
aparición de la fábrica moderna y las transformaciones institucionales y sociales
conexas. Sus raíces son idénticas a las de la dirección o administración de
empresas como esfera separada de la actividad humana y campo de aprendizaje.
La consultoría en o por cuenta de una empresa se hizo posible cuando el proceso
de generalización y estructuración de la experiencia gerencial, alcanzó una etapa
relativa avanzada. Entonces, fue preciso determinar y describir los métodos y los
principios aplicables a diversas organizaciones y situaciones y los empresarios
fueron inducidos y presionados para buscar una forma mejor de dirigir y controlar
a su negocio. Estas condiciones no se cumplieron hasta la segunda mitad del siglo
XIX, periodo en que se origino el movimiento de la organización científica del
trabajo. (1)
Los pioneros de la organización científica del trabajo, fueron: Frederick W.
Taylor, Frank y Lillian Gilbreth, Henry L. Gantt y Harrington Emerson, dieron un
gran impulso al desarrollo de la consultoría. Sus Criterios técnicos y metodológicos
para simplificar los procedimientos de trabajo y aumentar la productividad del
trabajo y de la fábrica no eran idénticos y en algunos casos eran incluso
incompatibles; todos ellos creían en la aplicación del método científico para
resolver los problemas de la producción. Desempeñaron una actividad incansable
dando conferencias, efectuando estudios, escribiendo libros y artículos,
organizando demostraciones prácticas y aportando asesoramientos de todas las
formas imaginables. (2)
La consultoría que surgió de la organización científica del trabajo se
concentro principalmente en la productividad y en la eficiencia en las fábricas y los
4
talleres, la organización racional del trabajo, el estudio de tiempos y movimientos,
la eliminación de desperdicios y la reducción de los costos de producción.
La consultoría financiera, con inclusiones de la financiación de la empresa y
del control financiero de las operaciones, comenzó a expandirse rápidamente.
Varios de los nuevos consultores de empresas tenían conocimientos de
contabilidad y experiencia adquirida en oficinas de contables colegiados. Uno de
ellos era James O. McKinsey, que aplico el método del diagnostico global y de la
dirección general a una empresa mercantil y estableció su propia oficina de
consultoría en 1925. Es considerado como uno de los fundadores de la profesión
de consultor. (3)
La consultoría por cuenta de los gobiernos, y del ejército, desempeñó un
papel importante durante la segunda guerra mundial. Los Estados Unidos en
particular comprendieron que la guerra planteaba un grave problema de gestión y
que era esencial contar con los mejores expertos en gestión y dirección del país
para ganar en el campo de batalla. Por otra parte, la investigación operativa y
otras nuevas técnicas, aplicadas primero con fines militares, se incorporó
rápidamente a la dirección de empresas privadas y a la administración pública,
añadiendo una nueva dimensión a los servicios prestados por los consultores. (4)
En una organización pequeña, la decisión de recurrir a un consultor puede
ser difícil. El propietario o director quizá considere ese servicio profesional caro, y
a menudo no se ve de qué manera un colaborador exterior puede prestar ayuda a
su situación especial. No obstante, el volumen de los servicios de asesoramiento
proporcionados a las organizaciones pequeñas va en aumento y en algunos
países se dispone de servicios de consultoría subvencionados para las empresas
más pequeñas como parte de los programas de desarrollo de este sector.
El principal motivo del empleo de los consultores es el deseo de los
gobiernos de utilizar la competencia gerencial de las empresas privadas para
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aumentar la eficiencia del mecanismo público y combatir la burocracia y otras
enfermedades crónicas del servicio público. Por otro lado, los consultores
independientes tienen que aprender lo bastante acerca de las medidas políticas y
los procedimientos públicos para evitar el trasplante de conceptos y métodos que
el sector publico no puede utilizar. Además de servirse de consultores privados
independientes, la mayor parte de los gobiernos han establecido ahora sus
propios servicios de consultoría en diversas formas y con diferentes nombres.
Lyndon Urwick cuya contribución al fomento de la consultoría es una de las
más importantes, ha señalado que "el único trabajo que vale realmente la pena
hacer como consultor es el que instruye, el que enseña a los clientes y a su
personal a administrar mejor sus negocios". (5)
En la concepción moderna de la consultoría, esta dimensión tiene una gran
importancia. Muchos clientes recurren a consultores no para hallar una solución a
un problema preciso, sino para adquirir los conocimientos técnicos especiales del
consultor (por ejemplo, sobre el análisis del medio ambiente, previsiones
comerciales o utilización de microprocesadores con el fin de obtener información
para la dirección) y los métodos que utiliza para poner al descubierto los
problemas y aplicar los cambios (entrevistas, diagnósticos, comunicación,
persuasión, corrección de errores y repetición, evaluación y técnicas análogas).(6)
El asesoramiento asume un cometido de enseñanza; su finalidad es aportar
nuevas competencias a la organización y ayudar a los directores o gerentes y al
personal a aprender de su propia experiencia. A menudo se insiste en que de este
modo se ayuda a las organizaciones a ayudarse así mismas. Se trata de un
intercambio de doble dirección, puesto que al ayudar a sus clientes a aprender de
la experiencia el consultor acrecienta sus propios conocimientos y competencias.
6
1.2 Concepto de consultoría.
Según el Instituto de consultores de Empresas de Reino Unido (Institute of
Mangement Consulltants), la consultoría de empresas es:
Consultoría fiscal.- Servicio prestado por una persona o personas
independientes y calificadas en la identificación e investigación de problemas
relacionados con políticas, organización, procedimientos, y métodos;
recomendación de medidas apropiadas y prestación de asistencia en la aplicación
de dichas recomendaciones.
1.3 Rasgos particulares
La consultoría es en lo esencial un servicio de asesoramiento. Esto significa
que los consultores no se contratan para que dirijan organizaciones o adopten
decisiones delicadas en nombre de la dirección. Son asesores y no tienen ninguna
facultad directa para decidir cambios y aplicarlos. De lo único que responden es de
calidad e integridad de su asesoramiento; los elementos asumen toda la
responsabilidad que se derive de la aplicación de sus consejos. Por supuesto, en
la práctica de la consultoría existen múltiples variantes y grados de
"asesoramiento". La práctica básica y el arte del consultor estriban no sólo en dar
el consejo correcto, sino en darlo de manera adecuada, a la persona debida y en
el momento oportuno. El cliente, a su vez, ha de aprender a solicitar y utilizar
hábilmente los consejos del consultor. Estos elementos son tan importantes que
es conveniente recordarlos en todos los instantes del trabajo de los consultores y
del cliente que contrata sus servicios.
La consultoría es un servicio independiente. Un consultor debe estar en
consideraciones de hacer su propia evaluación de cualquier situación, decir la
verdad y recomendar con franqueza y objetividad las medidas que ha de adoptar
la organización cliente sin pensar en sus propios intereses. Esta independencia
7
del consultor tiene múltiples facetas y en algunos casos puede ser un asunto muy
delicado.
La independencia financiera significa que el consultor no obtiene ningún
beneficio de la medida adoptada por el cliente, por ejemplo la decisión de comprar
una determinada marca de equipo. El deseo de obtener en el futuro otros
contratos con el mismo cliente no debe influir en la objetividad del asesoramiento
prestado en la tarea presente.
La independencia administrativa implica que el consultor no es un
subordinado del cliente y no se ve afectado por sus decisiones administrativas.
Aunque esto no planea ningún problema a las organizaciones de consultoría
autónomas, es un problema, en cambio, bastante complejo, aunque no
insuperable, en la consultoría interna.
La independencia política significa que ni los directores ni los empleados de
la organización cliente pueden influir en el consultor oficiosamente, recurriendo a
autoridades o conexiones políticas, a su pertenencia a algún partido político o a
otras influencias semejantes.
La independencia emocional significa que el consultor mantiene su
distancia emocional, independientemente de la amistad y otras afinidades de tipo
emotivo que puedan existir al comienzo o que se creen durante la realización del
cometido
La consultoría es un servicio que proporciona conocimientos y capacidades
profesionales para resolver problemas prácticos.
Una persona llega a ser consultor de empresas en el pleno sentido del
término después de haber acumulado una masa considerable de conocimientos
sobre los diversos problemas y situaciones que afectan a las empresas y adquirido
8
la capacidad necesaria para identificarlos, hallar la información pertinente, analizar
y sintetizar, elegir entre posibles soluciones, comunicarse con personas, etc.
Cierto es que los dirigentes de las empresas también tienen que poseer estas
capacidades. Lo que distingue a los consultores es que pasan por muchas
organizaciones y que la experiencia adquirida en las tareas pasadas pueden tener
aplicación en las empresas en las que se realizan nuevas tareas. Además, los
consultores profesionales se mantienen al tanto de los progresos en los métodos y
técnicas, señalan estos progresos a sus clientes y contribuyen a su aplicación.
La consultoría no proporciona soluciones milagrosas.
Sería un error suponer que, una vez contratado el consultor, las dificultades
desaparecen. La consultoría es un trabajo difícil basado en el análisis de hechos
concretos y en la búsqueda de soluciones originales pero factibles. El empeño
decidido de la dirección de la empresa en resolver los problemas de ésta y la
cooperación entre cliente y consultor son por lo menos tan importantes para el
resultado final como la calidad del consejo del consultor.
En resumen de acuerdo con las circunstancias que se presenten en cada
caso concreto, la consultoría puede afrontar, esencialmente, los tres tipos de
problemas que se han denominado:
De corrección: cuando está implícito rectificar una situación deteriorada en
comparación con determinados patrones.
De perfeccionamiento, cuando se trata de mejorar hasta un grado óptimo o
casi óptimo, una situación dada.
De creación al requerirse que se de origen a una situación.
Y ratificamos que es lo común que al desarrollarse un trabajo de
consultoría que implique cierta integridad se afronten problemas de los tres tipos.
9
La consultoría y la información
Proporcionar información al cliente es uno de los principales cometidos de
un consultor en cada misión de consultoría. En algunos casos ésta es la única o la
principal aportación que se espera de él; por ejemplo, si el cliente tiene interés en
comparar sus niveles de rendimiento con las otras organizaciones, utilizando los
datos que puede suministrar el consultor.
Los consultores pueden ser “externos” a la organización, que es el caso
más generalizado cuando se desea aplicar enfoques o técnicas muy recientes
sobre los cuales la organización no cuenta con especialistas, o internos, cuando
se utilizan directivos o especialistas de la propia organización. Las ventajas y
desventajas de cada uno de estos tipos se presentan en el siguiente cuadro:
TIPOS DE
CONSULTORES
VENTAJAS
DESVENTAJAS
EXTERNOS
Es “extraño”, “independiente”.
Juicio “fresco”, e imparcial.
No tiene compromiso con los
problemas.
Puede transmitir experiencias de
otros lugares.
Maneja enfoques, técnicas y
experiencias sobre procesos de
consultoría.
No conoce la
estructura, la cultura
organizacional, ni las
personas.
Debe emplear algún
tiempo en
“familiarizarse”.
Nunca conocerá la
organización como
los que “viven” en
ella.
10
INTERNOS
Conoce profundamente la
estructura, las personas y los
procedimientos de la
organización.
Está “disponible” dentro de la
organización en todo momento.
Es un especialista en algún área o
proceso de la empresa.
Conoce los problemas de la
empresa a fondo.
Se le considera “de la
familia”.
Puede influenciarse
por prejuicios.
Depende de la
organización.
No puede aportar
experiencias de otros
sitios.
Se puede inferir que el consultor puede – en esencia – asumir papeles
diferentes:
Consultor de recursos,
La consultoría de recursos es aquella en la que principalmente el
consultor presta un servicio de experto y en gran medida actúa como asesor
concretamente en un área determinada.
Consultor de procesos
La consultoría procesos es definida por Edgar Schein * como un “conjunto
de actividades de parte del consultor que ayudan al cliente a percibir, entender y
actuar sobre los procesos que ocurren en el medio ambiente del cliente. La
función central es la de promover cambios.
11
Algunos factores que diferencian a la consultoría y la investigación
FACTOR INVESTIGACION CONSULTORIA
PROBLEMA Parte de una necesidad
del investigador y la
sociedad es abierto
Concebido por
el cliente a veces
sobre base compartida
TIEMPO Flexible Ajustada , mas rígida
RESULTADO Nuevos conocimientos y
tecnologías , puede incluir
innovación o aplicación practica
Mejoras en las practicas de
gestión organizacional y sus
resultados
PROPIEDAD
DELA
INFORMACION
Normalmente publica con
autorización de interesados
A menudo confidencial , su
uso lo decide el cliente
1.4 Tipos y características
Consultoría técnica
Entre las funciones principales de la consultoría técnica están las de
garantizar que la solución funcione correctamente, apoyar al grupo de
implantación en la óptima configuración y parametrización del sistema, proveer los
procesos de aseguramiento en las fases de montaje y operación, apoyar la labor
de los Ingenieros de Servicios Profesionales en la atención de solicitudes y
asegurar que los productos cumplan con los estándares técnicos a fin de
garantizar los tiempos mínimos requeridos para su correcto funcionamiento.(7)
Edgar H. Schein: Process consultation: Its role in organizational development Reading, Mass,. Addison-
Wesley, 1969) pág. 9.
12
La consultoría técnica también brinda asesoría en las herramientas sobre
las cuales se encuentra desarrollada la solución con el objetivo de garantizar su
correcta y continua operación. Además, avala técnicamente el proceso de
instalación, migración y afinamiento de la solución y participa en las actividades
técnicas contingentes que se lleguen a presentar, con miras a garantizar
satisfacción funcional y continua del proceso. (8)
Consultoría funcional
La consultoría funcional se orienta hacia el análisis de los diferentes
procesos del operador de servicios con el fin de identificar el flujo de información y
recomendar los cambios organizacionales que permitan un mejor
aprovechamiento de la solución ofrecida.
Los consultores levantan la información necesaria para determinar los
ajustes requeridos con el fin de lograr la localización de la solución a la situación
particular del cliente. (9)
Realizan el levantamiento de procesos y funciones, ajustan los diagramas
de procedimientos, asesoran en la modificación del entorno administrativo
necesario para la correcta operación del sistema y realizan recomendaciones que
indican cuales son las mejores prácticas para el funcionamiento de la solución.
Consultoría de producto
Los consultores de producto participan con el cliente en el proceso de
aprendizaje sobre la definición de las reglas de parametrización de la solución.
Asesoran al cliente en la correcta configuración de la solución para que ésta
sea efectiva, eficiente y muy rápida. También participan en los diferentes grupos
de trabajo conformados por el cliente y apoyan conceptualmente la toma de
13
decisiones a fin de obtener las mejores ventajas competitivas sobre la utilización
de la solución. (10)
El grupo consultor de producto se encarga de asegurar que la solución
cumpla con los estándares técnicos y funcionales que garanticen su correcto
funcionamiento y participan en las capacitaciones o presentaciones de alto nivel,
indicando siempre la funcionalidad de la solución y enmarcándola bajo un
esquema de negocios.
Consultoría organizacional y sus etapas generalmente aceptadas
Existe una gama sumamente amplia de enfoques, técnicas, métodos,
modos y estilos de consultoría. Esta diversidad es una de las características más
interesantes de la consultoría, ya que incluso clientes con problemas muy
específicos pueden encontrar un consultor que se adapte a su organización y
situación particular.
No obstante, la consultoría se caracteriza no solo por la diversidad, sino
también por ciertos principios y métodos comunes. Algunos de ellos son aplicados
por la inmensa mayoría de los consultores. Por ejemplo, las pruebas psicológicas
constituyen una técnica especial de investigación que se emplea únicamente en
ciertas tareas de selección personal. Algunos consultores se oponen incluso a
esta técnica. En cambio, todos los consultores se sirven de las entrevistas y deben
estar capacitados para redactar informes. La entrevista y la redacción de informes
son técnicas fundamentales de la consultoría.(11)
En pocas palabras, un método eficaz de consultoría indica cómo se han de
abordar las dos dimensiones esenciales del cambio en las organizaciones clientes:
14
Una dimensión técnica vinculada con la naturaleza de la gestión o problema
de la organización que afronta el cliente y la forma de que este problema se puede
analizar y resolver.
Una dimensión humana, es decir, la relación entre el consultor y el cliente y
la forma en que los miembros de la organización cliente reaccionan a los cambios
y pueden ayudar a planificarlos y aplicarlos.
Por razones metodológicas, se trata a menudo por separado de estas dos
dimensiones. En la práctica de la consultoría no se separan. Los problemas
técnicos y humanos de una organización están interrelacionados y será
sumamente conveniente que así lo entienda el consultor.
En primer lugar, el consultor ayuda al cliente a abordar sus problemas
desde un punto de vista técnico. El cliente espera que el consultor posea
considerables conocimientos técnicos en la esfera de su organización; por
ejemplo, las transacciones financiera internacionales, el control computarizado de
inventarios, los sistemas de indemnización del personal o la planificación
estratégica de la fabricación de los bienes de capital. Para abordar el problema de
que se trata, el consultor aplica un método riguroso de identificación y solución de
los problemas, que incluye el acopio, la comprobación y la verificación cruzada de
los hechos, así como el cuestionario de las hipótesis e impresiones comunicadas
por el cliente y el sometimiento de todos los resultados a un minucioso
diagnóstico. El consultor es igualmente metódico, pero también aplica un amplio
conjunto de técnicas creativas en busca de nuevas soluciones factibles, la
determinación y justificación de las mejores soluciones que ha de elegir el cliente,
la concepción de planes de acción para la aplicación de las propuestas y la ayuda
al cliente para organizar y vigilar esa aplicación.
La relación con la organización cliente para planificar y aplicar los cambios
tiene múltiples facetas. El consultor y el cliente tienen que delimitar sus
15
respectivas funciones, asegurándose de que sean complementarias, se apoyen
mutuamente y sean plenamente entendidas por ambas partes, el consultor puede
elegir entre diversas funciones (o modalidades) según la índole del problema y la
experiencia y actitudes del cliente. El consultor procurará obtener la colaboración
del cliente en todas las etapas de su tarea, con el fin de que éste participe
activamente y de que el resultado final de la consultoría sea un logro conjunto, en
lugar de atribuirse exclusivamente al consultor.
El objetivo final consiste en ayudar al cliente a introducir cambios
progresivos en su organización. Y dotar a la Organización de una capacidad
propia de cambio que sea capaz de dar consistencia a la mejora de forma
continua Al ayudarlo a poner al descubierto y a resolver problemas técnicos
concretos, el consultor se ocupa, por consiguiente, de problemas humanos y de
aspectos humanos del cambio de la organización. A los consultores se los llama a
menudo “gerentes del cambio”. Esta designación destaca su papel de ayuda en la
determinación de la necesidad del cambio y en la planificación y aplicación de
éste. Como un cambio de la organización entraña un cambio de sus miembros, el
consultor debe abordar asimismo el aspecto psicológico, ayudando al cliente a
proceder de manera que no se susciten resistencia a las transformaciones y, de
ser necesario, a superar esa resistencia de forma proactiva .(12)
El proceso de consultoría
El proceso de consultoría es una actividad conjunta del consultor y del
cliente destinada a resolver un problema concreto y a aplicar los cambios
deseados en la organización del cliente. Este proceso tiene un comienzo (se
establece la relación y se inicia el trabajo) y un fin (la partida del consultor). Entre
esos dos extremos, el proceso se puede subdividir en varias fases básicas, lo que
induce al consultor y al cliente a ser sistemáticos y metódicos y a pasar de una
fase a otra y de una operación a otra, siguiendo una secuencia lógica y
temporal.(13)
16
Es útil utilizar un simple modelo de cinco fases principales, que considera:
Preparativos o iniciación (preparación inicial )
Diagnóstico
Planificación de medidas(plan de acción)
Aplicación (implementación)
Terminación.
17
FASES DEL PROCESO DE CONSULTORÍA
INICIACIÓN (PREPARACIÓN INICIAL)
Primeros contactos con cliente
Diagnostico preliminar
Planear el cometido
Propuesta de tareas
Contrato
DIAGNOSTICO
Descubrir los hechos
Análisis y síntesis
Examen detallado del problema
PLANIFICACION DE MEDIDAS
(PLAN DE ACCION)
Elaborar soluciones
Evaluar opciones
Propuesta al cliente
Planear la aplicación de medidas
APLICACIÓN (IMPLEMENTACION)
Contribuir a la aplicación
Propuesta de ajustes
Capacitación
TERMINACION
Evaluación
Informe final
Establecer compromisos
Planes de seguimiento
Retirada
18
No se puede aplicar un modelo universal en forma, indiscriminada a todos
los problemas, pero constituye un buen marco para estructurar y planificar tareas
y proyectos particulares. Al aplicar el modelo a una situación concreta es posible
que ciertas fases se superpongan; por ejemplo, la aplicación puede comenzar
antes de que quede terminada la planificación de las medidas. Es también posible
pasar de una etapa posterior a una anterior. Por ejemplo, la evaluación no sirve
solo para efectuar la determinación final de los resultados de la tarea y de los
beneficios derivados del cambio (fase de terminación), sino también para decidir si
se vuelve hacia atrás y se adoptan medidas correctivas. Cada fase puede
subdividirse en varias subfases o actividades paralelas.
La consultoría es esencialmente una forma de solucionar problemas. Las
diferencias con respecto a otras formas de solución de problemas radican en la
participación de un consultor. El éxito del consultor dependerá en gran medida de
su dominio de este y sus técnicas asociadas, así como su transferencia como
método, a los directivos y trabajadores de la organización cliente, que lo tendrán
que aplicar día a día en su trabajo cotidiano.
Es bueno significar que el proceso de consultoría puede considerarse
como una variante del proceso de cambio, en la que se determina la necesidad del
cambio y se preparan y aplican medidas concretas de cambio con la ayuda de un
consultor. El proceso de cambio1 planificado y el de consultoría siguen la misma
lógica fundamental. E N T O R N O
E S T R A T EG I A
P L A N E SD E
A C C I O N
V IS IO N
E S T A D OA C T U A L
E S T A D OD E S E A D O
OB JE T I V O S
BAR
ERAS
R
1 Hemos tomado este modelo difundido por Michael Doyle , que ha sido muy utilizado en Cuba en la consultoría Integral Colaborativa (Codina 2003)
19
1.5 ¿Porqué recurrir a los consultores?
Existen cinco razones amplias que motivan a los clientes cuando recurren a
los consultores independientemente de las diferencias del campo técnico de
intervención y del método concreto de intervención utilizado.
Alcanzar los fines y objetivos de la organización.
La consultoría apunta aun objetivo general y principal, que consiste en
ayudar a los clientes a alcanzar sus metas empresariales, sociales o de otra índole
y su tiene por finalidad aumentar el valor de la organización cliente, y este valor
debería ser una aportación tangible y mensurable al logro de los objetivos
principales del cliente.
La principal aportación del consultor podría muy bien consistir en ayudar al
cliente a adoptar una visión del futuro, fijar metas ambiciosas pero realistas,
elaborar una estrategia, concentrarse en los resultados y empezar a considerar los
problemas y las oportunidades actuales a la luz de unas metas a largo plazo y
mas fundamentales para la organización.
Resolver los problemas gerenciales y empresariales
El problema se define como la necesidad de satisfacer o superar la norma,
por ejemplo, la calidad del producto, el conjunto de modelos ofrecidos o el servicio
postventa de un competidor; por tanto, la tarea del consultor se describe como una
ayuda profesional para poner al descubierto, diagnosticar y resolver problemas
relacionados con diversas esferas y aspectos de la gestión y de la empresa.
20
Descubrir y evaluar nuevas oportunidades
Pueden recurrir a un consultor para descubrir las desviaciones que se han
producido y hallar y rectificar sus motivos; sin embargo la mayoría de las
empresas consideran a las empresas y despachos de consultoría como una fuente
de información y de ideas valiosas que pueden dar lugar a un amplio conjunto de
iniciativas, innovaciones y mejoras en cualquier sector o función de la empresa; en
la promoción de nuevos mercados y productos; en la evaluación y utilización de
tecnologías avanzadas; en el mejoramiento de la calidad; la prestación de
servicios más útiles a los clientes; la promoción y motivación del personal; la
utilización optima de los recursos financieros y el descubrimientos de nuevos
contactos y contratos entre otras.
Mejorar el aprendizaje
El efecto de aprendizaje de la consultoría es probablemente el más
importante. La elección de los métodos de consultoría y el grado de participación
del cliente pueden intensificar o atenuar ese efecto.
Poner en práctica los cambios
Refleja otro objetivo general de la consultoría: ayudar a las organizaciones
clientes a entender el cambio, adaptarse a él e introducir las innovaciones
necesarias para sobrevivir y tener éxito en un entorno en donde le cambio
continuo es la única constante.
21
Capitulo II Contratación de la consultoría
2.1 Entrevista con el cliente
La primera relación formal establecida entre el consultor y su cliente
consiste siempre en una entrevista en donde plantea la posibilidad de prestar
algún servicio de asesoría para la empresa. Los asuntos que se tratan en esta
entrevista, dependerán del conocimiento previo obtenido de las operaciones y
problemas del cliente; sin embargo antes de iniciar cualquier trabajo, ya sea en
esta entrevista o en posteriores, los siguientes aspectos deberán quedar
claramente definidos:
Identificación del servicio requerido.
Determinación del producto final del trabajo.
Forma de trabajo del consultor individual, con ayudantes, en forma
permanente, etc.
Honorarios.
Plazo de ejecución.
Los clientes de servicios de consultoría, se clasifican en dos grupos
principales:
1. Clientes obtenidos a través de relaciones profesionales previas, servicios
de consultoría, de contabilidad, fiscales, entre otros.
2. Clientes a los que previamente no se ha prestado servicio profesional
alguno.
El conocimiento que tienen los contadores públicos de los sistemas
administrativos y financieros de sus clientes, los coloca en posibilidad de poderles
ofrecer y prestar los servicios de consultoría que requieren.
22
Al solicitar el cliente los servicios del consultor y conocer el tipo de ayuda
que la firma le puede proporcionar, es necesario realizar diversas entrevistas con
el fin de conocer una serie de factores psicológicos que puedan motivar su actitud,
ya que estos pueden ser determinantes tanto para el éxito del trabajo como para
conocer los problemas reales de la empresa sobre los cuales debe trabajar.
Conocer las razones psicológicas que motivaron al cliente a solicitar los
servicios de la firma es de gran importancia, ya que son la guía para saber la
forma de satisfacerlo y a la vez permiten saber la probable reacción que tendrá
con respecto al trabajo que se le proporciona.
Es importante la primera entrevista con el cliente, en donde este se
percatara de que el servicio de consultoría será de gran utilidad, conociendo a la
vez la existencia de técnicas modernas las cuales pueden estar a su alcance.
El resultado de estas entrevistas culmina con la decisión que tome el cliente
de solicitar a la firma de consultores la realización de un estudio general de su
empresa, el cual mostrará, en términos generales, las mejoras que se llevaran a
cabo en la administración del negocio.
A lo anterior debemos agregar que en una entrevista se debe
Estar Seguro de que se entienda el problema. No confundir los síntomas
con los problemas básicos.
Averiguar al principio lo más que se pueda de la organización.
Estar al tanto de las necesidades ocultas del cliente.
Desarrollar habilidad para escuchar y leer entre líneas.
Agudizar la percepción. Estar alerta a los más mínimos detalles.
Entender sus propias actitudes hacia la gente y como afectan su
comportamiento.
Aprender a comunicarse efectivamente.
23
Difícilmente el contador público consultor puede llegar a tener control y
conocimiento absoluto en todos los ángulos y facetas que rodean un problema
especifico; es en este momento, en donde los funcionarios y empleados de la
compañía con mayor antigüedad, se convierten en colaboradores muy valiosos
para ella, los cuales deben ser aprovechados.
Si el consultor sigue como práctica, el discutir con algunos funcionarios y
empleados clave, sus ideas y recomendaciones preliminares, indudablemente
recibirá valiosos consejos que le permitirán contar con nuevos elementos de juicio,
así como también conocer la reacción respecto a la aceptación de sus ideas.
Las entrevistas con la gerencia estarán dirigidas a obtener una visión
general de la organización según el punto de vista de esta. Esto le permitirá al
consultor darse cuenta de cuales son los aspectos más importantes que causan
mayor preocupación. En esta parte del trabajo se debe tratar de descubrir cuales
son los síntomas del problema que más afecta a la gerencia y han dado lugar a
que se haya solicitado los servicios de un profesional.
Durante las entrevistas se debe ir realizando una clasificación en cuanto a
la importancia de todos aquellos problemas que sean mencionados en relación
con la actividad total de la compañía y cuáles son las áreas con las cuales pueden
estar relacionados.
Es conveniente tratar de identificar cuáles son las posibles causas de los
problemas que se plantean, ver si se ha tomado alguna acción para corregirlos y
cuales han sido los resultados. Todo esto servirá durante el resto del trabajo, tanto
en la definición de los problemas como en la evaluación de posibilidades
alternativas.
24
Por ultimo, el contador debe tratar de formar una idea preliminar de cuales
son las posibles soluciones o alternativas que permitirán resolverlos. En esta
etapa se debe también tratar de diferenciar entre los problemas reales de la
empresa y los problemas aparentes de una importancia exagerada, causada por la
falta de visión de conjunto o deficiencias del equipo administrativo
Es necesario recordar la importancia de dejar constancia en papeles de
trabajo, de toda aquella información en la cual basarse las recomendaciones.
Se debe tener cuidado de no criticar la situación o sistemas existentes
durante esta fase del estudio. Más bien, se debe adoptar una posición receptiva a
todos aquellos datos que se puedan servir para el desarrollo del trabajo.
El contador público consultor, debe mantener a sus clientes
adecuadamente informados sobre el progreso de los trabajos que esta realizando.
Este proceso de comunicación debe ser sumamente cuidadoso de respetar los
niveles jerárquicos de la organización de la empresa, entendiendo por esto
informar siempre en primer término a los ejecutivos del área en que directamente
esté trabajando.
Según el Instituto Mexicano de contadores públicos (IMCP) en la Guía de
consultoría Administrativa dice: “En todos los casos debe evitarse intervenir o
tomar posiciones respecto a problemas de relaciones humanas en la empresa
ajena a las áreas de trabajo en donde el contador publico consultor está
realizando sus servicios.”
El código de ética dice en su postulado VI “Por ultimo, el contador publico
consultor tiene la obligación hacia quien patrocina los servicios, de guardar el
secreto profesional y de no revelar por ningún motivo los hechos, datos o
circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión, a menos
que lo autoricen los interesados, excepto por los informes que establezcan las
leyes respectivas.”
25
2.2. Estudio preliminar
El estudio preliminar es la base fundamental de todo el trabajo de
consultoría fiscal, que consiste en una visita corta en la cual el contador público
define el problema específico que afecta a la empresa, le permite considerar
alternativas iniciales de solución y pensar en términos generales, en las técnicas
administrativas. Finalmente, el estudio preliminar sirve para plantear al directivo
soluciones preliminares, así como un esbozo del plan de acción que se propone.
En esta etapa el consultor estudiará los recursos, políticas y estructuras
directivas de la organización, con miras a identificar o determinar con mayor
precisión sus deficiencias y problemas fundamentales que impiden el
funcionamiento o desarrollo de la empresa.
El estudio de la empresa incluye la recopilación y análisis de información
sobre las actividades del cliente. También incluye conversaciones con algunos
directores, supervisores y otras personas claves, tanto dentro como fuera de la
organización.
Para que el estudio preliminar sea de utilidad, debe alcanzar los siguientes
objetivos:
Definir e identificar los problemas más importantes de la empresa.
Establecer prioridades para su solución de acuerdo a la importancia y
magnitud de los problemas, así como, los beneficios que se podrían
obtener.
Definir soluciones tentativas más aplicables.
Establecer un plan práctico acorde a las posibilidades específicas de la
empresa para desarrollar y adoptar soluciones.
26
2.3 Determinación de honorarios.
A lo largo de la carrera nos enseñan a trabajar y realizar un buen trabajo
pero no nos enseñan a cobrar y esto es una realidad en el campo laborar, muchos
profesionistas de la carrera no saben cobrar, es por ello que un calificativo muy
bien ganado por los contadores públicos, a diferencia de otros profesionales, es
que el contador público normalmente no sabe cobrar sus honorarios.
La prestación de servicios profesionales esta basada en la disponibilidad de
tiempo que tienen los profesionales, consecuentemente, dependemos de las horas
disponibles, diariamente, por cada una de las personas con las que se cuenta.
Calculo de Honorarios
Estimación
Para realizar una estimación puede tenerse como base, cuotas por hora,
determinadas tomando en cuenta le categoría del personal (socio, gerente,
supervisor etcétera).
El importe correspondiente a cada una de las cuotas, será determinado por
el o los socios del despacho, considerando ciertas circunstancias.
Algunas circunstancias a considerar:
Costo real de los sueldos.
Características del trabajo a desarrollar.
Habilidad y experiencia del personal asignado.
Gastos generales del despacho.
Margen de utilidad razonable
Factores Externos:
Honorarios cobrados por competidores.
Honorarios aplicados a diferentes segmentos del mercado
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Honorarios de promoción
Honorarios subvencionados.
Honorarios determinados por los clientes
Calculo de cuotas por hora.
Consiste en cobrar honorarios por el tiempo dedicado a trabajar para un
cliente, las principales ventajas de esta técnica son la facilidad de comprensión y
la claridad del cálculo.
Cotización de los honorarios.
Honorarios fijos. Aplicable en aquellos casos donde se tenga un
conocimiento completo de la empresa,
Honorarios que se basan en un máximo y un mínimo. Similar al punto
anterior, pero permite cubrirnos de cualquier imprevisto que no pudiera haber sido
tomando en cuenta para nuestra estimación.
Honorarios en el tiempo empleado. Consiste en proporcionar al cliente un
análisis de las horas empleadas en nuestro servicio.
Honorarios referidos a trabajos fiscales sujetos al Código de Ética
Profesional. Los honorarios referidos a trabajos fiscales deberán sujetarse al
Código de Ética Profesional, el cual en su Art. 1.14, establece que:
El monto de la retribución económica que perciba el contador público ha de
estar de acuerdo con la importancia de las labores a desarrollar, el tiempo que a
esa labor se destine y el grado de especialización requerida.
Cobro de honorarios.
Existen dos formas más comunes de realizar el cobro de los honorarios.
28
Cobros parciales, al comenzar el trabajo, durante el propio trabajo, y al
finalizarlo.
A través de igualas mensuales.
Facturación de trabajos.
Es conveniente que la decisión de la facturación la tome el socio
correspondiente, aun cuando en aquellos clientes recurrentes y con base en
igualas mensuales.
2.4 Carta propuesta y contrato de servicios profesionales.
Carta propuesta.
En todos los trabajos de consultoría las conclusiones que constituyan el
diagnostico se documentan formalmente (previa discusión y análisis con el
cliente), mediante una carta propuesta al cliente, en donde se define en términos
claros y concisos el trabajo a realizar y los objetivos a alcanzar.
En la carta propuesta el consultor formaliza los términos de la asesoría a
desarrollar en la empresa para la solución de los problemas.
La carta propuesta debe incluir, en forma mínima los siguientes aspectos:
Antecedentes y definición del problema. Con base en el diagnostico
efectuado, deben definirse las características del problema detectado, cuidando
mencionar específicamente aquellas situaciones relacionadas con el problema, no
cubiertas en la propuesta hecha por el consultor.
Objetivos y beneficios esperados del trabajo. Los beneficios a obtener del
trabajo deben especificarse claramente en la carta propuesta y considerarse como
los objetivos a alcanzar. Esta fijación es fundamental para evitar malos entendidos
con el cliente.
29
El alcance del trabajo del consultor. La carta propuesta debe precisar el
alcance del trabajo del consultor, dentro de este aspecto resulta indispensable
definir los trabajos a desempeñar por el personal del cliente y los que serán
responsabilidad del consultor, asimismo es necesario establecer las distintas fases
o etapas del trabajo y el tiempo que requerirá su terminación.
La experiencia de la Firma. En ocasiones resulta conveniente suministrar al
cliente alguna información relativa a la experiencia de la Firma y de los consultores
que se encargan del trabajo. De esta manera se proporcionan al cliente elementos
objetivos para juzgar la capacidad de los consultores que realizaran el trabajo.
Honorarios y forma en que se cobraran. Dentro de la carta propuesta debe
establecerse el monto de los honorarios a cobrar y la forma en que serán
efectuados. Asimismo debe aclararse la forma y términos en que se cobraran los
gastos que se efectúen.
Al recibir el cliente la carta propuesta, la decisión final de contratación
deberá tomarla considerando la seriedad del asesor, el grado en que logro captar
la problemática de la empresa, la metodología que sugiere y el monto de los
honorarios.
30
Ejemplo de carta propuesta
CONTRATO DE SERVICIO DE CONSULTORÍA “PROPUESTA PARA
PRESTAR SERVICIOS DE ASESORÍA EN LA LOCALIZACIÓN DE UN POLO
PETROQUÍMICO EN EL PERÚ”
Conste por el presente documento, el Contrato de Consultoría “Propuesta
para prestar servicios de asesoría en la Localización de un Polo Petroquìmico en
el Perú”, que celebran de una parte el Ministerio de Energía y Minas, con Registro
Único del Contribuyente (RUC) Nº 20131368829, señalando domicilio en Avenida
Las Artes Sur N° 260 San Borja, Lima, debidamente representado por su Director
General de la Oficina General de Administración, Julio César Pesantes Rebaza,
identificado con Documento Nacional de Identidad (DNI) Nº 07814798, a quien en
adelante se denominará EL MINISTERIO y, de la otra parte la Empresa
INSPECTRA S.A. con RUC Nº 20302083666, inscrita en el Asiento N° B0002 de
la Ficha Registral N° 00064831 con domicilio legal en Av. Guardia Civil N° 686 –
Urb. Córpac, distrito San Isidro, provincia y departamento de Lima, debidamente
representado por su representante legal Gregorio Ricardo Neglia Ortiz, identificado
con DNI N° 09164716, cuyo poder se encuentra inscrito en la Ficha Registral N°
00064831, a quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, en los
términos y condiciones siguientes:
CLAUSULA PRIMERA: ANTECEDENTES
Mediante Resolución Secretarial N° 063-2008-MEM/SEG de fecha 20 de
agosto de 2008, se autorizó la aprobación de las Bases de la Adjudicación Directa
Selectiva N° 010-2008-MEM para la contratación del Servicio de Consultoría
“Propuesta para prestar servicios de Asesoría en la Localización de un Polo
Petroquímico en el Perú”, por un valor referencial total de S/. 91,000.00
(NOVENTA Y UN MIL CON 00/100 Nuevos Soles), habiéndose realizado el acto el
día 08 de setiembre de 2008.
31
El postor INSPECTRA S.A. obtuvo el puntaje correspondiente en su
propuesta técnica, sin embargo su propuesta económica superó el valor
referencial en la Adjudicación Directa Selectiva N° 10-2008-MEM, sin sobrepasar
el 10%.
Mediante Resolución Secretarial N° 069-2008-MEM/SEG de fecha 11 de
setiembre de 2008, se autorizó a la Oficina de Logística de la Oficina General de
Administración para otorgar la Buena Pro correspondiente a la Adjudicación
Directa Selectiva N° 10-2008-MEM para el Servicio de Consultoría “Propuesta
para prestar servicios de Asesoría en la Localización de un Polo Petroquímico en
el Perú”.
CLAUSULA SEGUNDA: OBJETO Y FINALIDAD DEL CONTRATO
Con fecha 16 de setiembre de 2008, quedó cosentida la Buena Pro de la
Adjudicación Directa Selectiva Nº 10-2008-MEM para el Servicio de Consultoría
“Propuesta para prestar servicios de Asesoría en la Localización de un Polo
Petroquímico en el Perú”, para el Ministerio de Energía y Minas.
El presente contrato tiene por finalidad llevar a cabo el servicio de
consultoría para la “Propuesta para prestar servicios de Asesoría en la
Localización de un Polo Petroquímico”, de acuerdo a los términos de referencia
señaladas en las Bases y a los documentos que forman parte de su propuesta
técnica y económica.
CLAUSULA TERCERA: MONTO CONTRACTUAL
El monto total del presente contrato asciende a S/.99,993.00 (NOVENTA Y
NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y TRES CON 00/100 NUEVOS SOLES)
a todo costo, incluido IGV.
32
El valor referencial incluye todos los tributos, seguros, transportes,
inspecciones, costo laborales, conforme a la legislación vigente, así como
cualquier costo que pueda tener incidencia sobre el costo del servicio a contratar.
CLAUSULA CUARTA: FORMA DE PAGO
LA ENTIDAD pagará a EL CONTRATISTA a través del abono directo en
su cuenta bancaria abierta en cualquier entidad del sistema financiero
nacional, conforme a lo dispuesto en la Resolución Directoral Nº 002-2007-
EF/77.15.
El pago por los servicios se efectuará de la siguiente manera:
30% a los cinco (05) días naturales de la firma del contrato, previa
entrega del informe preliminar (Informe Nº 01) y conformidad de la DGH.
15% a los treinta (30) días naturales de la firma del contrato, previa
entrega y conformidad de la DGH, del informe (Informe Nº 02). Dicho
informe debe contener los criterios para la selección de la ubicación del
complejo petroquímico
55% a los cuarenta y cinco (45) días naturales de la firma del contrato,
previa entrega y conformidad de la DGH, del Informe Final
CLAUSULA QUINTA: VIGENCIA DEL CONTRATO
La vigencia del presente contrato se extenderá desde el día siguiente de la
suscripción del contrato hasta cuarenta y cinco (45) días naturales.
CLAUSULA SEXTA: PARTES INTEGRANTES DEL CONTRATO
El presente contrato está conformado por las bases integradas, la oferta
ganadora y los documentos derivados del proceso de selección que establezcan
obligaciones para las partes.
33
CLAUSULA SÉTIMA: ENTREGABLES DEL PROYECTO
Los entregables del proyecto sin carácter limitativo son los siguientes:
Memoria descriptiva de las industrias que serían incluidas en el
Complejo Petroquímico.
Requerimientos de materia prima e insumos.
Requerimientos de agua, considerando la opción de instalar una planta
de desalinización de agua de mar.
Requerimientos específicos de dichas industrias en aspectos de
servicios industriales: agua de enfriamiento, agua tratada para calderos,
vapor, aire comprimido y otros.
Requerimientos específicos de dichas industrias en aspectos
energéticos y eléctricos.
Área necesaria para el Complejo Petroquímico y sus industrias
conexas.
Análisis topográfico y geotécnico del área considerada para el Complejo
Petroquímico elaborado en base a la información oficial existente.
Características de los puertos de embarque.
Característica del acceso terrestre al Complejo Petroquímico.
Modos de abastecimiento al mercado nacional.
Aspectos logísticos de las nuevas plantas a instalarse.
Análisis general de las opciones analizadas.
Análisis específico de dos puertos recomendados
Infraestructura nueva que demandaría la construcción de un nuevo
Complejo Petroquímico.
34
Recomendaciones
Conclusiones.
CLAUSULA NOVENA: CONFORMIDAD DEL SERVICIO
La conformidad del servicio se regula por lo dispuesto en el Artículo 233º
del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
En el caso de existir observaciones se levantará un Acta de Observaciones,
en la que se indicará claramente en que consisten éstas, dándole a EL
CONTRATISTA un plazo prudente para su subsanación, según los plazos
establecidos en el Reglamento.
Si después del plazo otorgado a EL CONTRATISTA, LA ENTIDAD
considera que no se ha cumplido a cabalidad con la subsanación, podrá resolver
el contrato.
La Dirección General de Hidrocarburos otorgará la conformidad/aprobación
a cada uno de los informes, antes mencionados El pago se realizará después de
la presentación de la factura correspondiente, contra presentación de la
Conformidad de Recepción Definitiva de los informes por parte de la Dirección
General de Hidrocarburos.
La conformidad se otorgará en un plazo que no excederá de los diez (10)
días de ser recibido y el pago se efectuará dentro del plazo de diez (10) días
naturales computados desde la conformidad de recepción definitiva, conforme a lo
establecido por el artículo 238º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado.
35
Durante la vigencia del contrato los precios se mantendrán fijos y no
estarán sujetos a reajuste alguno.
CLAUSULA DÉCIMA: DECLARACIÓN JURADA DEL CONTRATISTA
El contratista declara bajo juramento que se compromete a cumplir las
obligaciones derivadas del presente contrato, bajo sanción de quedar inhabilitado
para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.
CLAUSULA DÉCIMO PRIMERA: RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS
La conformidad del servicio por parte de LA ENTIDAD no enerva su
derecho a reclamar posteriormente por defectos o vicio ocultos.
CLAUSULA DÉCIMO SEGUNDA: PENALIDADES POR RETRASO
INJUSTIFICADO
Si EL CONTRATISTA incurre en retraso injustificado en la ejecución de las
prestaciones objeto del contrato, LA ENTIDAD le aplicará en todos los casos, una
penalidad por cada día calendario de atraso, hasta por un monto máximo
equivalente al diez por ciento (10%) del monto contractual, en concordancia con el
artículo 222° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado. La penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo a la
siguiente fórmula:
0.10 x Monto
Penalidad Diaria = F x Plazo en días
Donde:
F = 0.40
36
Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, LA ENTIDAD
podrá resolver el contrato parcial o totalmente por incumplimiento mediante carta
notarial, sin perjuicio de la indemnización por los daños y perjuicios ulteriores que
pueda exigir; asimismo, procederá a comunicar este hecho al Tribunal de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
CLAUSULA DÉCIMO TERCERA: RESOLUCIÓN DEL CONTRATO
Cualquiera de las partes podrá resolver el contrato, de conformidad con los
artículos 41º, inciso c), y 45º de la Ley, y los artículos 224º y 225º de su
Reglamento; de darse el caso, LA ENTIDAD procederá de acuerdo a lo
establecido en el artículo 226° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado.
CLAUSULA DÉCIMO CUARTA: RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA
Sin perjuicio de la indemnización por daño ulterior, las sanciones
administrativas y pecuniarias aplicadas a EL CONTRATISTA, no lo eximen de
cumplir con las demás obligaciones pactadas ni de las responsabilidades civiles y
penales a que hubiere lugar.
CLAUSULA DÉCIMO QUINTA: MARCO LEGAL DEL CONTRATO
En lo no previsto en este contrato, en el Texto Único Ordenado de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, serán de aplicación
las disposiciones pertinentes del Código Civil vigente y demás normas
concordantes.
CLAUSULA DÉCIMO SEXTA: ARBITRAJE
Todos los conflictos que se deriven de la ejecución e interpretación del
presente contrato, incluidos los que se refieran a su nulidad e invalidez, serán
resueltos de manera definitiva e inapelable mediante arbitraje de derecho, de
37
conformidad con lo establecido en la normativa de contrataciones y adquisiciones
del Estado.
Facultativamente, cualquiera de las partes podrá someter a conciliación la
referida controversia, sin perjuicio de recurrir al arbitraje en caso no se llegue a un
acuerdo entre ambas, según lo señalado en el artículo 272º del Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
El Laudo arbitral emitido es vinculante para las partes y pondrá fin al
procedimiento de manera definitiva, siendo inapelable ante el Poder Judicial o ante
cualquier instancia administrativa.
CLAUSULA DÉCIMO SÉTIMA: FACULTAD DE ELEVAR A ESCRITURA
PÚBLICA
Cualquiera de las partes podrá elevar el presente contrato a Escritura
Pública corriendo con todos los gastos que demande esta formalidad.
CLAUSULA DÉCIMO OCTAVA: VERACIDAD DE DOMICILIOS
Las partes contratantes han declarado sus respectivos domicilios en la
parte introductoria del presente contrato.
De acuerdo con las Bases, la propuesta técnico económica y las
disposiciones del presente contrato, las partes lo firman por duplicado en señal de
conformidad en la ciudad de Lima al 30 de setiembre de 2008.
“LA ENTIDAD” “EL CONTRATISTA”
38
Contrato de prestación de servicios profesionales.
Aún cuando el Código Civil para el Distrito Federal, siendo el precepto que
la norma, no da una definición de contrato, se entiende como aquel en virtud del
cual una parte, designada con el nombre de profesionista o profesor, se obliga a
realizar un trabajo que requiere preparación técnica y en ocasiones titulo
profesional para llevarse a cabo, a favor de otra persona llamada cliente o usuario,
a cambio de una remuneración denominada honorarios.
Características del contrato:
Es principal, porque existe y subsiste por si mismo o sea que no
depende de ningún otro contrato.
Es bilateral, puesto que produce derechos y obligaciones para ambas
partes.
Es oneroso, ya que otorga provechos y gravámenes recíprocos aún
cuando el artículo 24 de la Ley reglamentaria del artículo 5°
constitucional, al definir el ejercicio profesional, establece que “es la
realización habitual a titulo oneroso o gratuito de todo acto, o la
realización de cualquier servicio de cada profesión.”
Es consensual, porque no requiere ninguna formalidad para su validez,
el consentimiento puede manifestarse de una manera expresa o tasita
cuando se hace por escrito, verbalmente o por algunos inequívocos,
tácitamente cuando se dan ciertos hechos o actos que suponen o
presumen su consentimiento.
Es instantáneo, cuando produce todos sus efectos al celebrarse el
contrato.
Es de tracto sucesivo, cuando los efectos del contrato se producen a
través del tiempo.
Es de intuición personal, porque se toman en cuenta las cualidades de
la persona (profesionista), para la celebración del contrato.
39
Elementos esenciales:
Consentimiento.
El consentimiento se da cuando el contador público está conforme en
presentar su trabajo que requiere la preparación técnica y titulo profesional, y otra
persona, denominada cliente o usuario, está conforme en pagar los honorarios
pactados.
Objeto.
El objeto está integrado por el servicio que el contador público se obliga a
prestar por la retribución u honorarios que el cliente u usuario se obliga a pagar. El
servicio profesional debe ser posible y licito, según lo establece el artículo 1827
del Código civil vigente en el Distrito Federal.
Elementos de validez:
Capacidad del contador público.
El contador público, además de la capacidad para contratar, debe tener una
especial, que es la posesión del título que lo habilite para el desempeño de su
profesión.
Capacidad del cliente.
Es suficiente la capacidad general, es decir, ser mayor de edad y estar en
pleno uso de sus facultades. Si el cliente se obliga a transmitir la propiedad de una
cosa, debe tener la capacidad especial de disposición. Si se trata de una persona
moral, el representante debe tener facultades y poderes suficientes para contratar.
40
Forma.
El contrato de prestación de servicios profesionales no está sujeto a
ninguna formalidad para su validez.
Obligaciones de las partes contratantes.
Obligaciones del contador público:
Prestar el servicio profesional en el tiempo, lugar y forma convenidos.
Avisar al cliente cuando no pueda continuar prestando sus servicios.
Responder por su negligencia, impericia o dolo.
Guardar el secreto profesional.
Obligaciones del cliente o usuario:
Pagar los honorarios al contador público.
Pagar las expensas o gastos al contador público.
Ejemplo de contrato de servicios profesionales
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS QUE CELEBRAN POR
UNA PARTE "EJEMPLODE SA DE CV.", REPRESENTADA EN ESTE ACTO
POR EL INGENIERO FRANCISCO RAMIREZ DE LA VEGA, A QUIEN EN LO
SUCESIVO SE LE DENOMINARÁ "EL PRESTATARIO" Y POR LA OTRA EL C.
LUIS MELGOZA IZAZOLA Y A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARA
"EL PRESTADOR" AL TENOR DE LAS SIGUIENTES:
DECLARACIONES
41
A) Declara EL PRESTADOR:
1.- Haber nacido el día 10 de Mayo de 1983 tener 23 años de edad, de
nacionalidad Española, estado civil Soltero con domicilio ubicado en Calle Sol No.
19, México, D.F. con RFC KJKJ5455454JJ y estar dedicado al desarrollo de
actividades profesionales.
2.- Que es una persona física establecida que cuenta con elementos
propios y suficientes y con la capacidad profesional necesaria para ejecutar y/o
cumplir las actividades y servicios profesionales que se le encomienden, por lo
que esta en condiciones de obligarse en este contrato para prestar sus
servicios a EL PRESTATARIO con el carácter de Consultor.
3.- Que hace del conocimiento de EL PRESTATARIO que, para el pago de
la contraprestación de los servicios profesionales que por el presente
instrumento se le encomienden, opta por el supuesto previsto en la fracción V del
artículo 110 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, lo que comunica a EL
PRESTATARIO para todos los efectos legales a que haya lugar.
B) Declara EL PRESTATARIO:
1.- Ser una Sociedad Mercantil Mexicana, constituida de conformidad con la
legislación mexicana.
2.- Tener su domicilio en Calle 3, Col. San Pedro de los Pinos, CP 03500.
Delegación Benito Juárez.
3.- Tener por Objeto Social: Todo tipo de servicios profesionales y en
especial lo relacionado con la computación, el estudio de mercado, costos y
producción, la asesoría y administración de empresas, la prestación de todo tipo
de servicios relacionado con toda clase de componentes y equipos eléctricos,
electrónicos, de computo y en general de computadoras, sus refacciones,
accesorios, componentes y programas de cómputo.
42
4.- Desear utilizar los servicios de EL PRESTADOR, para desempeñar la
actividad de Consultor Senior y los demás que sean similares a dicha actividad,
como profesional independiente.
C L A U S U L A S
PRIMERA.- En virtud del presente contrato EL PRESTADOR se obliga a
prestar a EL PRESTATARIO, los siguientes servicios profesionales
independientes: En desarrollo, diseño e implementación de soluciones de
negocios basadas en la alta tecnología. Los trabajos resultantes de la prestación
de servicios profesionales independientes antes referidos serán entregados por
EL PRESTADOR de acuerdo al plan de actividades y entregas que para tal
efecto acuerdan las partes.
SEGUNDA.- Los lineamientos, el contenido y la prestación de los trabajos
mencionados en la cláusula que antecede, por lo que hace a las características
solicitadas por EL PRESTATARIO estarán sujetos a la aprobación final de esta
última. No obstante lo anterior, EL PRESTADOR desarrollará las actividades que
por el presente instrumento se le encomiendan en la forma, términos y con los
materiales y/o herramientas que estime convenientes, de acuerdo a los
conocimientos que, como profesional de la materia, ha adquirido y posee.
TERCERA.- Como resultado de la manifestación contenida en la
declaración 3 de este instrumento, EL PRESTATARIO se obliga a pagar a EL
PRESTADOR la cantidad de $14,313.12 (CATORCE MIL TRESCIENTOS
TRECE PESOS 12/100 M.N.) mensualmente, menos las deducciones
correspondientes por I. S. R. Que será cubierta en dos exhibiciones quincenales,
señalando como documento de acuerdo de pago de honorarios el recibo firmado
por EL PRESTADOR.
43
***EL PRESTATARIO acepta que EL PRESTADOR le otorgue los
correspondientes recibos de comprobación, según lo dispuesto por la fracción V
del artículo 110 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
CUARTA.- Se estipula que la vigencia del presente contrato será por el
periodo del 16 de diciembre de 2008 al 03 de julio de 2009, plazo que podrá
prorrogarse, previo acuerdo entre las partes.
CUARTA BIS.- En virtud de ser un contrato por tiempo determinado
conforme a la cláusula que antecede, se estipula que en caso de que EL
PRESTADOR decida terminar la prestación de servicios para con EL
PRESTATARIO de forma unilateral, éste deberá informar su decisión con un mes
de anticipación a la fecha en que pretenda terminar con la prestación del servicio
pactado.
QUINTA.- EL PRESTATARIO manifiesta que si EL PRESTADOR ha
recibido algún tipo de curso o capacitación para el desarrollo óptimo de su
prestación de servicio, EL PRESTADOR no podrá rescindir este contrato sino
pasado un término de doce meses de tiempo laborado, a partir de la capacitación
recibida o en caso contrario quedará obligado a rembolsar a EL PRESTATARIO
el monto erogado por concepto de dicha capacitación.
SEXTA.- EL PRESTATARIO manifiesta que EL PRESTADOR podrá tener
derecho a recibir un bono equivalente a la cantidad de $ 1,500.00 misma que será
pagada en el término de treinta días posteriores a la autorización del bono por
parte de su superior jerárquico. Requisito indispensable para la procedencia del
mismo. Bono que será único y extraordinario y que de ningún modo será
obligación de EL PRESTATARIO otorgar como derecho adquirido. Sin que tenga
participación a comisiones o bonos sobre otras cuentas y/o proyectos o ventas
desarrollados por EL PRESTATARIO.
44
SEPTIMA.-EL PRESTATARIO se obliga a proporcionar la información y
documentación necesaria a EL PRESTADOR con el fin de que éste cumpla
eficazmente las obligaciones contenidas en el presente instrumento.
OCTAVA.- Las partes de común acuerdo convendrán los elementos
necesarios que para el cumplimiento de las obligaciones materia de este
instrumento deban efectuarse.
NOVENA.- Durante la vigencia del presente contrato EL PRESTATARIO
podrá comunicar a EL PRESTADOR sus comentarios relacionados con la
prestación de los servicios objeto del presente contrato, tendientes a obtener
los mejores resultados posibles respecto de los servicios objeto de este
instrumento.
DECIMA.- Las partes celebrarán reuniones periódicas con el fin de
informar, evaluar y analizar los servicios prestados.
DECIMO PRIMERA.- Las partes de común acuerdo, podrán establecer las
modificaciones en el contenido del presente contrato que estimen pertinentes.
DECIMO SEGUNDA.- En caso de que EL PRESTADOR incumpla con la
obligación de prestar los servicios convenidos en el presente instrumento, EL
PRESTATARIO tendrá derecho a rescindir el presente contrato, notificando por
escrito tal situación a EL PRESTADOR.
DECIMO TERCERA.- EL PRESTADOR se obliga a no divulgar ninguno de
los aspectos de los negocios de EL PRESTATARIO, ni proporcionara a tercera
persona, verbalmente o por escrito, directa o indirectamente, información alguna
sobre los sistemas y actividades de cualquier clase que observe de EL
PRESTATARIO y no en el desarrollo de sus actividades y no mostrara a
terceros los documentos, expedientes, escritos, artículos, contratos, bitácora,
estados de cuenta, y de mas materiales e información que le proporcione EL
PRESTATARIO o que prepare o formule con relación a sus servicios.
45
DECIMO CUARTA.- EL PRESTADOR se obliga no obstante de la
rescisión del presente contrato, a no divulgar ni a servirse personalmente de los
negocios de EL PRESTATARIO, que fueren de su conocimiento con motivo de la
relación de trabajo ni a proporcionar a terceros la información y documentos
señalados en la cláusula que antecede. Para el caso contrario EL PRESTADOR
quedará sujeta a la responsabilidad civil por daños y perjuicios que causare a EL
PRESTATARIO, así como a las sanciones de carácter penal a que se hiciere
acreedora.
DECIMO QUINTA.- Ambas partes contratantes declaran que respecto a las
obligaciones y derechos que mutuamente les corresponde en sus respectivas
calidades de Empresa y Profesionista y que no hayan sido motivo de cláusula
expresa en el presente contrato, se podrá añadir en un anexo presente previo
convenio entre las partes.
Leído que fue por ambas partes este documento ante los testigos que
también firman e impuestos de su contenido y sabedores de las obligaciones que
contraen, lo firman por duplicado en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los 16
días del mes de diciembre del año 2008.
PRESTATARIO PRESTADOR
NOMBRE NOMBRE
TESTIGO TESTIGO
NOMBRE NOMBRE
46
Capitulo III Desarrollo de la consultoría
3.1 Planeación.
La planeación, es un trabajo intelectual y por lo mismo necesita de tiempo
para reflexionar, reunir y analizar hechos suficientes y considerar los cursos de
acción que deben seguirse para lograr los objetivos deseados.
Puntos a considerar al realizar la planeación
Definición de los responsables de realizar la planeación.
Establecer las bases mínimas sobre las cuales debe sustentarse la
planeación
Identificación de datos pertinentes para ubicar al cliente en su ramo y en la
economía en general.
Revisión de Resultado de análisis y/o estadísticas realizadas
Revisión de conclusiones obtenidas en reuniones previas de planeación
Revisión de fechas de entrega de informes.
Mención de probables cuentas o áreas problema.
Estimación de datos o cifras.
Importancia:
En las organización, la planificación es el proceso de estableces
metas y elegir los medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes
no pueden saber como organizar su personal ni sus recursos debidamente.
Beneficios:
Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la
organización. La planificación es fundamental, ya que esta:
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a) Permite un mejor orden y control, así como una mayor eficiencia en el
desarrollo de las actividades. Con ella se reduce la actividad dispersa, la
duplicidad de esfuerzos y los movimientos inútiles.
b) Se consigue realizar los objetivos en forma íntegra, eficaz y oportuna.
c) Se tendrá una buena coordinación interna, la cual nos llevará al mejor
aprovechamiento de todos los recursos de la empresa y por lo tanto al más
alto nivel de utilidades (mediante la reducción de los costos).
d) Se eliminan en lo posible las decisiones arbitrarias, las basadas en el
sentimiento o en la improvisación.
e) Se reduce al mínimo el tiempo “total” empleado en las actividades de la
empresa. Esto es de suponerse si estamos partiendo de la base de que
solo se realiza el trabajo necesario y bajo el debido control.
f) Da una visión panorámica de toda la organización, en forma clara y
completa, permitiendo captar las relaciones importantes, comprender mejor
las actividades y fundamentar correctamente las acciones.
Limitaciones:
Dentro de las limitaciones de la planeación podemos mencionar:
a) La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una
inversión cuya recuperación y beneficios adicionales se producen por medio
de resultados más efectivos, económicos y rápidos.
b) Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse, se requiere
tomar el tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos
suficientes, para considerar posibles cursos de acción y para formular el
plan en sí.
c) Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal
manera que su costo no llegue a exceder as u verdadera utilidad.
d) Dificultad para llegar a los datos precisos con relación al futuro.
e) La gente se interesa más en el presente que en el futuro.
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f) La planeación es costosa.
Propósitos:
1. Disminuir el riesgo del fracaso
2. Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4. Asegurar el éxito en el futuro
Principios de la planeación:
En la Planeación se pueden considerar los principios siguientes:
Precisión:
El curso o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien
definidos dado que van a seguir acciones concretas.
Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos
serán necesariamente total o parcialmente ineficientes.
Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y
emplear planes tan detallados como sea conveniente.
Flexibilidad:
En aparente contraposición al principio de “precisión” antes mencionado,
tenemos el que un curso de acción debe ser “flexible” a fin de poder realizar
en él los ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la
influencia ocasionada por factores internos o externos.
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De ser posible, en el mismo plan original deberán preverse de antemano
los caminos a seguir cuando se establezca la necesidad de realizar
cambios en el curso o cursos de acción originales. Igualmente deberán
establecerse desde el principio, los “sistemas” para la revisión rápida y
continua de los procedimientos empleados, así como para la aplicación de
las medidas correctivas a que haya lugar.
Dirección:
Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido, adecuadamente
coordinado con los demás objetivos y con sus cursos de acción
correspondientes. De tal manera que aunque dentro de una empresa se estén
realizando simultáneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados
y coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan
general.
Para el logro más eficaz de los objetivos de una empresa, así como para
obtener el máximo beneficio, todos los planes que se estén desarrollando en
la misma o que estén por desarrollarse deben consolidarse, apoyarse
mutuamente, y ser congruente en sus fines y en sus medios. Hay que tomar
en cuenta que la planeación general de una empresa es tan fuerte como lo es
el más débil de sus planes parciales.
Consistencia:
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes,
para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre
los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los
objetivos.
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Rentabilidad:
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que
espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos
últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más
cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser
superiores a los insumos o gastos.
Participación:
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que
habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su
funcionamiento
Pasos en la planeación:
Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier
tipo de planeación:
1. Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real
y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la
detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de
organización, es el verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las
posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja,
saber donde se encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que
problema se desean resolver y porque, así como saber lo que se esperar
ganar. La plantación requiere de un diagnostico realista de la determinación
de oportunidades.
2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación
consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada
51
unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto
plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y
señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse
prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas,
procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es
establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas criticas de la
planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya
existente en la compañía. Están son suposición sobre el ambiente en el que
plan a de ejecutarse.
4. Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos
alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente
evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas
razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la
mejor.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos
alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es
evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas.
6. Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un
plan, el punto real de la toma de decisiones.
7. Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una
decisión, la planeación esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso,
casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan
básico.
52
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe
presentar una expresión numérica convertida en presupuesto, si se preparan
bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos
planes y fijar estándares importantes contra los que se puedan medir el
avance de la planeación.
Elementos de la planeación:
A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y
según éstos, toda operación debe tener un propósito o meta; generalmente el
propósito de los negocios es la producción y distribución de bienes y servicios
económicos (como por ejemplo, el de los tribunales es la interpretación y
aplicación de leyes; el de la universidad la enseñanza, la investigación y la
extensión.
A continuación mencionamos los diferentes tipos de planes:
o Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo
social.
o La investigación: Aplicada a la planeación la investigación consiste en
la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los
propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
o Los objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades,
representan no solo el punto final de la planeación, sino también el lugar hacia
donde se encaminan la organización, integración, dirección, liderazgo y
control; así que, los objetivos y metas son considerados como planes.
53
o Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran
la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos
en las condiciones más ventajosas.
o Políticas: Son enunciados generales que guían o canalizan el
pensamiento o la acción en la toma de decisiones.
Las políticas delimitan el área dentro de la cual deben tomarse las decisiones
y deben estar de acuerdo con los objetivos; las políticas permiten que los
administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el control.
Las políticas son además: principios generales o filosofías que sirven
para orientar la acción del grupo de trabajo u organismo social; son normas
amplias, generales, elásticas y realistas.
El objetivo fija las metas, la política señala los medios genéricos para
llegar a ellos.
Las políticas permiten a los jefes aplicar su propio criterio e iniciativo en
la toma de aquellas decisiones a la vez que inspiran y orientan en caso de
duda; y, sirven además para suplir omisiones.
Ejemplos de políticas son: Pagar salarios altos, vender solo al contado,
promover solamente al personal interno, otorgar descuentos, capacitar al
personal.
Los objetivos son necesarios para dar dirección al individuo y a los
esfuerzos del grupo y las políticas sirven para indicar la estrategia general por
medio de la cual son alcanzados aquellos objetivos.
Las políticas se pueden clasificar en básicas, generales y
departamentales, ellas identifican al nivel de la organización.
54
o Programas: “Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no
solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente
se hace referencia al tiempo requerido para realizar cada de una de sus
partes.-Es la consecuencia cronológica que confiere vitalidad y sentido
práctico a un plan”. Los programas pueden ser a corto plazo generalmente a
un año y de largo plazo cuando excede ese período.
Los programas tienen como fundamento el capital necesario y los
presupuestos operacionales; los programas están constituidos por metas,
políticas, procedimientos, reglas, asignación de áreas, recursos a emplearse y
otros elementos necesarios para llevar a acabo un curso de acción.
Presupuestos: Considerado como un plan, un presupuesto es la
expresión de los resultados esperados en términos numéricos; hay varios tipos
de presupuesto proyectado de ganancias y pérdidas.
Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento
de control que permite consolidar los planes de una empresa.
Además de su uso en la planeación, el presupuesto también se utiliza para el
control y la coordinación.
Como fuente de coordinación, el presupuesto proporciona información
respecto a los planes que se han hecho, asegurándose de que estén en
equilibrio con cada uno de los otros planes.
Procedimientos: Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse
una actividad; y son guías de acción más que de pensamiento.
Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de las
políticas establecidas, cuya finalidad es la de señalar la secuencia cronológica
más eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada función
concreta realizada dentro de una empresa o grupo social.
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Los procedimientos son más definidos que las políticas y se aplican a
actividades específicas para la realización de ciertas metas bien definidas.
Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son
más frecuentes en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que
se dan en los niveles más altos.
Un procedimiento es: la descripción de cómo cada una de las serie
de tareas se van a llevar a cabo, cuando va a realizarse y por quién.
Métodos: Es una descripción de cómo un paso del procedimiento puede
llevarse a cabo de la mejor forma posible, con el empleo de métodos adecuados
un gerente podrá lograr mayor eficiencia, comparar fácilmente los rendimientos,
elaborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr calidad
uniforme de productos o servicios, etc.
o Reglas: Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son
aplicables al “procedimiento” y al “método”; las reglas de por tanto, son
normas que se refieren a una acción específica y definida; o sea, que una
regla dice con exactitud que debe hacerse y que no debe hacerse.-Las regla
no deja campo o decisión o elección al jefe en quien se delega autoridad, sino
que tan solo le permite analizar si ella es aplicable al caso concreto de que se
trate.
3.2 Programas
Conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas,
pasos que han de seguirse, recursos que han de emplearse y otros elementos
necesarios para llevar a cabo un curso de acción; por lo general se apoyan en
el capital necesarios en los presupuestos operacionales.
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Programar
Hacer planes, programas y proyectos. Valerse de un método racional para
fijar metas a alcanzar en función de los recursos disponibles.
Principios básicos de la programación:
o Racionalidad
o Previsión
o Universalidad
o Unidad
o Continuidad
o Inherencia.
Proceso de programación
a) Formulación.
Se compone de diagnostico, de las proyecciones y fijación de metas
y de la asignación de recursos, expuestas en un documento programático,
el cual es sometido a discusión y aprobación por las autoridades.
b) Discusión y aprobación
Para tener posibilidad de éxito, todo programa debe contar con la
aprobación de los diversos sectores sociales comprometidos y la anuencia
(consentimiento) de la opinión publica.
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c) Ejecución.
Aprobar los programas corresponde a los ejecutivos llevarlos a la
realidad. La administración es la encargada de tomar las medidas
necesarias para el cumplimiento de las metas del programa.
d) Control y evaluación.
A medida que se van ejecutando los actos incluidos con el programa,
es preciso controlar sus resultados. En forma periódica, se debe obtener
información relativa a la forma como se van cumpliendo las metas del
programa de trabajo. Para este efecto se deben de producir estadísticas
que muestren con claridad los resultados obtenidos.
3.3 Controles
George R. Ferry define al control como “El proceso para determinar lo que
se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas
correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado”
Henry Fayol por su parte, señala que “Consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificar e impedir que se produzcan nuevamente”
El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se
establezcan en la planeación, así como medir y cuantificar los resultados,
detectando desviaciones, previendo e implantando las medidas correctivas
necesarias.
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Principios del control
Equilibrio
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de
control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar si se esta cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
De los objetivos
El control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin,
si no un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Los estándares
permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y
consecuentemente perdidas de tiempo y dinero.
De la oportunidad
El control, para ser eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse
antes de un error.
De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones presentadas en relación con los
planes deben ser analizadas detalladamente, a tal grado de ser posible conocer
las causas que las originaron.
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De excepción
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales
o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
De la función controlada
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función
controlada, ya que pierde efectividad el control. Es decir no se puede ser juez y
parte.
Características del control
Refleja la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control
deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que
desee controlar.
Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente
las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se
produzcan.
Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación.
Ubicación estratégica. Es necesario establecer controles en ciertas áreas
de acuerdo con criterios de valor estratégico. El hecho es establecer puntos
clave de verificación antes de que la corrección implique un alto costo.
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Factores que comprende el control
Existen cuatro factores a ser considerados
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre
lo indica, es cualitativo.
El control y su periodicidad
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y
aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:
a) Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las
actividades.
b) Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de
actividades, como un proceso continuo.
c) Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades
planeadas. Su objeto es suministrar información para comparar los
resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.
61
3.4 Informes
Existen numerosos tipos de informes dependiendo de lo que se quiera
comunicar al cliente. Antes de la tarea de consultaría y durante ella, el cliente
recibe varios informes:
El informe sobre el estudio diagnostico, en el cual se propuso la tarea de
consultaría.
Informes sobre el avance de los trabajos, cuyo número y alcance varían, y
en los cuales pueden haberse propuesto modificaciones de la definición del
problema y de los planes para la realización de la tarea.
Informes y documentación relacionados con la presentación de propuestas,
para que el cliente decida acerca de su ejecución.
Cuando el consultor concluye su tarea y se retira de la empresa cliente,
siempre hay un informe final cualquiera que haya sido la estructura de los informes
provisionales.
En el informe final quedan consignadas, además de un examen breve pero
completo de la labor realizada, las situaciones especiales encontradas durante el
estudio, los análisis practicados y su ponderación, una indicación de los beneficios
que realmente se obtienen de la aplicación de las propuestas, así como las
conclusiones a que se llego y una serie de sugerencias sinceras al cliente sobre lo
que sería conveniente hacer o evitar en el futuro. Desde este punto de vista el
informe debe cumplir con los siguientes objetivos:
1. Facilitar la comprensión de las situaciones encontradas durante el estudio.
2. Motivar la implantación de las soluciones.
3. Informar las bases sobre la que se desarrollaron las conclusiones.
4. Servir como guía para conocer lo que se ha hecho.
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Selección del tipo de informe
Dependiendo de las características del trabajo desarrollado, de las políticas
que sigue el consultor en cuanto a la preparación de informes, e inclusive en razón
de la preferencia o inclinación mostrada por el cliente, el informe final puede
adoptar dos formatos:
a) Informe largo
Representa un verdadero resumen de todo el trabajo desarrollado. Sirve de
guía para que en el futuro se puedan hacer aclaraciones sobre hechos especiales
ocurridos durante el trabajo o sobre factores decisivos tomados en cuenta para
llegar a una conclusión o recomendación específica que pueda ser motivo de
discusión.
b) Informe corto
Se concentra fundamentalmente en la explicación detallada de las
recomendaciones finales a las que ha llegado el consultor, sin describir el detalle
de todas las investigaciones y pruebas que considero pertinentes.
Sugerencias para el cliente
Un buen informe de consultoría debe merecer el respeto del cliente, para
quien constituirá una fuente de orientación en el futuro. El cliente también querrá
mostrárselo a sus amigos y colaboradores como prueba de una labor provechosa.
63
Redacción de informes
En el trabajo de consultoría la información escrita complementa la
comunicación verbal, pero en algunos casos especiales el informe escrito puede
convertirse en el principal canal de comunicación.
La esencia del informe la constituyen los hechos nuevos. Así pues, el
contenido de los informes debe consistir en:
Hechos descubiertos por primera vez por el consultor
Toda nueva significación de hechos conocidos
Nuevos vínculos entre efectos conocidos y causas hasta ahora
desconocidas
Soluciones a los problemas y justificación de los mismos
Redacción del informe
Actualmente los directores detestan los informes que son muy largos o mal
escritos. Es conveniente observar ciertos principios que ayudan a obtener una
redacción clara en el informe:
Escribir un informe lo mas corto posible
Tener en cuenta al lector, su personalidad y su experiencia
Escribir naturalmente, estilo fluido
Escribir frases cortas, procurando menos de 20 palabras
Poner dinamismo en los verbos, usar la fuerza de la voz activa y las voz
pasiva solo para variar el estilo
Cuidar que cada punto del informe esté claramente vinculado a sus
objetivos
Mantener un tono serio, adecuado a un objetivo también serio
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La reproducción del informe
El informe debe tener un carácter profesional en todos los aspectos. La
cubierta y la encuadernación deben proporcionar una primera impresión favorable.
La empresa consultora debe tener un formato uniforme que, además de
distinguir sus informes de otras empresas esté adaptado a las necesidades de
archivo y control de su biblioteca de informes. El cuerpo del informe también
puede tener una disposición uniforme en cuanto a división y subdivisión del texto.
Reuniones para presentar el informe
Es una práctica generalizada y conveniente, que el consultor discuta el
informe con la persona que lo contrató y con los ejecutivos afectados, obteniendo
como ventaja:
Asegurarse que las recomendaciones son claramente entendidas
Escuchar los comentarios que hagan estas personas, asegurándose por
este medio que ningún punto o concepto básico fue olvidado al preparar el
informe.
Modificar o cambiar la forma de exponer conclusiones y recomendaciones,
cuando en opinión de los ejecutivos visitados el enfoque original puede
provocar problemas, siempre y cuando el contador publico consultor este
de acuerdo con dichos cambios.
65
4. EL RAMO DE LA CONSTRUCCIÓN
4.1 Generalidades
El desarrollo económico de nuestro país no puede concebirse sin la
evolución de la industria de la construcción y viceversa. La industria esta
íntimamente ligada con la economía. Sólo así se puede entender la estrecha
correlación entre ambos. Como se verá, la industria, con distorsión del mercado,
ha experimentado períodos de bonanza cuando ha sido cobijada por la política
económica del momento, como el de la etapa de 1940-1976, pero también ha
sufrido los golpes de las crisis de 1982-1988 ó de 1995- 1996, cuando el país tuvo
que replantear sus esquemas de crecimiento y cuando experimento los duros
embates del proceso de globalización mundial.
Las consecuencias han sido graves y han afectado a uno de los derechos
inherentes del ser humano, como lo es el empleo, pues se trata de una industria
que demanda mucha mano de obra. Así, la crisis en la industria también han
detenido la creación de la infraestructura necesaria para el desarrollo de un país.
La construcción se define internacionalmente como la combinación de
materiales y servicios para la producción de bienes tangibles. Una de las
características que la distingue de otras industrias es su planta móvil y su producto
es fijo, éste distinto en cada caso, además es importante proveedora de bienes de
capital fijo, indispensables para el sano crecimiento de la economía.
Por tal razón, la industria de la construcción es uno de los sectores más
importantes y dinámicos por su estrecha vinculación con: la creación de
infraestructura básica como: puentes, carreteras, puertos, vías férreas, plantas de
energía eléctrica, hidroeléctrica y termoeléctrica, así como sus correspondientes
líneas de transmisión y distribución, presas, obras de irrigación, construcciones
66
industriales y comerciales, instalaciones telefónicas y telegráficas, perforación de
pozos, plantas petroquímicas e instalaciones de refinación y obras de edificación
no residencial, entre otras.
Contribuye a la satisfacción de necesidades humanas, entre las que
destacan servicios de suministro de agua potable, instalaciones de saneamiento,
drenaje, pavimentación, obras de vivienda, hospitales y escuelas.
El fuerte impacto multiplicador, que genera en las diversas ramas
industriales de la economía de un país. Los factores anteriores hacen de la
industria de la construcción el eje fundamental para el logro de objetivos
económicos y sociales, así como el mejoramiento de las condiciones de vida de la
sociedad.
Esta industria, como sector económico, está incluida en el Sistema de
Cuentas Nacionales, y se relaciona con casi la mitad de las 72 ramas de actividad
económica que contiene la Matriz de Insumo Producto, destacando entre ellas:
industrias básicas de hierro o acero, otros productos de minerales no metálicos,
cemento, aserraderos, canteras, arena, grava y arcilla, maquinaria y equipo no
eléctrico, otros productos metálicos e industrias químicas, entre los mas
representativos.
Esto significa que prácticamente la mitad de los sectores productivos de la
economía se relacionan en mayor o menor grado con el sector de la construcción
como proveedores directos.
La participación de la construcción dentro del Producto Interno Bruto
(P.I.B.), ha llegado a niveles cercanos a 7% en los países en desarrollo, como es
el caso de Colombia y Uruguay. En los países industrializados se han alcanzado
valores de 10%, como ocurre con Japón. Canadá alcanzó el 9% hasta el 2º
67
trimestre del presente año, en tanto que en Estados Unidos el porcentaje fue del
11% en el 2º trimestre de 1997.
Los países en desarrollo cuentan con un amplio mercado potencial debido a
las grandes carencias de infraestructura, cuya satisfacción les permitirá la
inserción más favorable de sus economías a un mundo cada vez más competido.
En los países industrializados ha ido aumentando el interés de llevar a cabo
desarrollos tecnológicos que permitan conservar la vanguardia dentro de la
industria. Es por ello que el sector de la construcción tiene una gran importancia
en el mundo.
4.2 Historia en México.
En 1939 existían en el país 90 empresas constructoras y diversos grupos
técnicos, que con financiamiento estatal realizaban obras y adquirían maquinaria.
En los albores de los 40‘s, el número de trabajadores ocupados en la construcción
representaba 1.8% de la población económicamente activa, 354600 habitantes en
un total de 19.7 millones de habitantes.
La década de los 40‘s es especialmente significativa para la economía del
país y para la industria de la construcción. El mundo estaba sumido en la 2º
Guerra Mundial, la industria de los países desarrollados estaba dedicada a la
producción de armamento, lo que permitía a las naciones dependientes ejecutar
acciones tendientes a fortalecer su mercado interno y aumentar su planta
productiva.
En el período 1930-1950 se crean las empresas mexicanas más
importantes, y especialmente las dedicadas a la construcción. Así mismo se dan
los primeros pasos para organizar el gremio de los constructores.
68
El 4 de julio de 1947, 17 ingenieros inauguran la empresa Ingenieros Civiles
Asociados (ICA). Entre los ingenieros egresados de la U.N.A:M., están Bernardo
Quintana, Javier Barros Sierra, Raúl Sandoval, Fernando Espinoza, Fernando
Hiriart y Raúl Haro López, el capital social inicial de ICA fue de $ 100.00 pesos. El
primer conjunto de vivienda popular erigido en México fue encargado al grupo ICA
y se trato del “ Miguel Alemán “ en la Ciudad de México. ICA realizó también la
primera obra de construcción pesada ejecutada por mexicanos en su totalidad y
fue el proyecto de ingeniería en la cuenca del río Tepalcatepec que abarcó presas,
canales, puentes, carreteras, viviendas y escuelas.
En la década de los 50´s se crea la Cámara Nacional de la Industria de la
Construcción (C.N.I.C.) y se da inicio a la contratación de obras gubernamentales
por concurso, de acuerdo con lo establecido en el artículo 134º de la Constitución.
Para 1966 se hizo patente el problema de vivienda, por lo que la industria
de la construcción empezó a contribuir en su solución, para coordinar los
esfuerzos en programas de vivienda, se creó el Centro Impulsor de la Habitación,
A.C. Con la relación al transporte aéreo, de 1966 a 1970 se buscó la construcción
de 75 aeropuertos con una inversión de 1200 millones de pesos. Para estos años
el país crecía a un ritmo económico del 7% anual, con un índice inflacionario del
2.8% al año, la industria creció pero de manera desequilibrada que unas ramas
avanzaban más tanto técnica como administrativamente.
Después de la expansión que la construcción mantuvo entre 1970 y 1981
como resultado, del crecimiento compartido y luego del proyecto petrolero
gubernamental, en 1982 se suscitaron cambios drásticos en el entorno
macroeconómico nacional, mismos que alteraron significativamente la evolución y
las perspectivas de la economía en general y de la industria de la construcción en
particular.
69
A principios de 1982 la industria se freno abruptamente, comenzando con
un proceso de desinversión, que implicó que en 1988 la construcción registrará un
valor real de tan sólo 69.1 % del que ya había registrado en 1981.
Entre 1979 y 1981 el P.I.B. de la construcción creció 12.3 % anual
promedio, el doble de la expansión registrada entre 1970 y 1978. Esto incentivó la
capitalización de las empresas constructoras del sector formal de la industria,
mismas que aumentaron en número de 3,378 empresas en 1970 a 10,300 en
1981. Adicionalmente se intensificó la dependencia de la industria al gasto público:
la participación de la construcción pública paso de 50.8 % en 1978 a 56.9 % en
1981.
En estos años la economía se “petrolizó”, y prácticamente la totalidad del
aumento en la participación del sector público en la construcción se debió al
aumento en la infraestructura petrolera y en inversión para la industria
petroquímica.
De hecho, entre 1982 y 1989 la inversión gubernamental se redujo más del
60% en términos reales. Con esto, la actividad de la industria de la construcción,
medida por su P.I.B., fue en 1989 de sólo 75 % del que se había registrado en
1981, y el empleo de la construcción se redujo de 2.3 millones en 1981 a 1.9
millones de trabajadores en 1989. Durante 1980-1989 la industria de la
construcción fue el único sector que presentó una tasa negativa de crecimiento
acumulado.
4.3 La era de la globalización.
Hacia principios de la década de los 90‘s y con base en el panorama
anterior, la situación de la industria de la construcción organizada en México
difícilmente le había permitido competir con ventaja en el proceso de globalización
económica al que se había insertado nuestro país desde su entrada al Acuerdo
70
General de Aranceles y Comercio ( GATT ) en 1985. Así se podía ver que con casi
una década de crisis económica se había provocado casi un colapso de la
demanda de construcción en nuestro país.
En consecuencia, y hechas algunas excepciones, la industria de la
construcción mexicana, al igual que otras ramas industriales, estaba débil y
descapitalizada en la coyuntura de la apertura, debían competir con estándares
internacionales, aunque no contaría con los recursos de tipo mundial que tenían
las empresas de otros países.
De hecho, el tamaño de las 15 mil empresas socias de la Cámara de la
Industria de la Construcción era muy pequeño, comparado con las empresas
constructoras de Estados Unidos y los demás países desarrollados. Estadísticas
de 1989 de la cámara registraban 74 empresas gigantes (capital social mayor de
3.6 millones de dólares), y facturaron en promedio 10.6 millones de dólares
mientras que en contraste, la empresa de menor contratación de la lista de las 400
constructoras de Estados Unidos obtuvo, en ese año 53 millones de dólares. Así
mismo en el ámbito mundial, las principales compañías eran más grandes que las
empresas constructoras nacionales.
Se puede decir que el exceso de nacionalismo mal entendido, tanto por
parte del gobierno como de los constructores, permitió un desarrollo autosuficiente
que fortaleció a la industria internamente, pero la volvió poco eficiente y con bajos
niveles tecnológicos.
El disponer de una tecnología avanzada constituía una ventaja competitiva,
puesto que significaba la posibilidad de producir más con menos recursos. Esto
hacía necesario que las empresas mexicanas en lo general, y las constructoras en
particular se incorporaran a los métodos tecnológicos de vanguardia, ya que el
escaso roce con empresas que utilizaban tecnologías avanzadas no habían
71
permitido que la industria nacional asimilara e incorporaran el desarrollo de
mejores procesos de producción como se verían en los:
Métodos. El uso generalizado de microcomputadoras y de software
transformaban las prácticas de diseño arquitectónico, provocando reducción de
costos.
Equipo. Las nuevas adquisiciones de maquinaria y equipo de alta
tecnología, como el equipo de acción hidráulica, torres de construcción, grúas
trepadoras, máquinas pavimentadoras continuas, etc. habían hecho a las
empresas constructoras más competitivas.
Materiales. El uso de nuevos materiales para reducir los costos e
incrementar su vida útil se volvía cada vez una necesidad imperante, en este
sentido el uso de los plásticos era un ejemplo claro, ya que tenía una amplia gama
de aplicaciones.
Componentes. El método de construcción prefabricada agilizaba ya la
construcción, reducía los costos de la mano de obra, disminuía los retrasos de
obra y requería de una estructura de investigadores profesionales especializados
en el campo.
Lo grave de estas consideraciones es que la ineficiencia de la construcción
fue posible transferirla al usuario final, dado que se encontraba en un mercado
cautivo.
Durante algunos años, aun si la existencia de un tratado explícito de libre
comercio que incluyera a los servicios de construcción, se registraron actividades
en México de una decena de las mayores constructoras norteamericanas.
72
Para ello había utilizado diferentes formas, desde la asociación permanente
con firmas nacionales, las alianzas estratégicas o la participación directa. No
obstante, hay que reconocer que el establecimiento permanente no había sido la
práctica común.
Por otra parte, estaba el antecedente de que en Canadá durante 1989,
primer año de vigencia del tratado de ese país y Estado Unidos, 26 firmas
norteamericanas trabajaron en Canadá. De éstas, 21 no habían trabajado en
México pero se estimaba que podrían hacerlo.
Así, ante la promesa de contar con más oportunidades de negocios, la
industria de la construcción también fue parte de los acuerdos del Tratado de Libre
Comercio entre Canadá, Estados Unidos y México.
En el Tratado que se negoció con los vecinos del norte, se reconoció que el
sector servicios en la economía de América del Norte representaba más de 2/3
partes de la economía de la región. Así mismo, además de su relevancia en el
P.I.B. regional, se reconocía también que los servicios son parte fundamental e
indisoluble del comercio de mercancías.
La negociación cubrió dos grandes temas, el comercio transfronterizado de
servicios y los servicios financieros. La industria de la construcción quedó incluida
en el primero, también se incluyeron los servicios profesionales, los servicios de
computación, el transporte terrestre, las telecomunicaciones, los servicios
portuarios, los servicios aéreos especializados, el servicio al mayoreo y menudeo,
los servicios turísticos, entre otros.
Con los acuerdos negociados en el TLC, se esperaba que la industria de la
construcción mexicana pudiera participar en el mercado internacional de la
construcción que aun hoy se encuentra confinado principalmente a la ejecución de
mega proyectos e involucra sólo a las firmas transnacionales más grandes.
73
Sin embargo, es indudable que desde su entrada en vigor en 1994, las empresas
constructoras nacionales se han visto obligadas a acelerar su modernización para
competir.
Ahora las características de los servicios tienen mayor orientación hacia la
satisfacción de los requerimientos y especificaciones del cliente de lo que tuvieron
en el pasado, además se compite en costo, calidad y tiempo de ejecución, y al
mismo tiempo se han intensificado los procesos de absorción de tecnologías.
4.4 La internacionalización.
Tradicionalmente se ha considerado la industria de la construcción como un
termómetro que mide el estado general de la economía de un país. Ello se debe a
que durante los períodos de crisis económica, esta industria es la que registra una
mayor caída, aunque durante la recuperación experimenta un crecimiento mayor
al promedio de la economía.
Esta característica llevo a la suposición de que la industria de la
construcción encabeza e impulsa la recuperación económica general. Sin
embargo al observar la secuencia de crisis y recuperación que nuestro país ha
vivido desde diciembre de 1994, es posible ver que no necesariamente la
construcción es el motor de la recuperación macroeconómica.
No obstante aun cuando el impulso de la recuperación puede estar ubicado
en otro sector económico (exportaciones), es innegable que la recuperación de la
industria de la construcción es una condición para consolidar el crecimiento a
través del empleo y la reactivación en cadena que esta desata.
Norteamérica ha inducido a las industrias manufactureras los servicios y el
comercio de nuestro país a aplicar medidas severas de reorganización y ajuste
para poder, primero, subsistir y a continuación competir con las industrias y las
74
empresas de comercio de Estados Unidos y Canadá. La competencia tiende a
agudizarse por las negociaciones con la Unión Europea para establecer con esa
comunidad de países otra zona de libre comercio.
Para un constructor que se propone a ingresar en el mercado global, la
iniciativa no es tan fácil, ya que en lugar de posicionar sus servicios y productos,
debe posicionarse él mismo como empresario y saber operar en ese medio que
ofrece muchos elementos desconocidos, que frecuentemente son clave para el
buen término de una obra: lenguaje, cultura, sistemas políticos y
gubernamentales, legislación, prácticas comerciales y de negocios, disponibilidad
de trabajar, infraestructura en comunicación, economías de diferente estabilidad y
enfoque.
En síntesis, el mercado mexicano de la construcción, no obstante la
apertura de nuestro país, ha estado predominantemente en manos de las
empresas constructoras mexicanas, con una menor - aunque creciente - presencia
de compañías externas. Este elemento imprime una tendencia fuertemente
conservadora en las empresas mexicanas de la construcción, puesto que al no
haber prácticamente competidores que operen bajo condiciones de competitividad,
no se advierte la necesidad de realizar cambios drásticos en el modo de operación
empresarial.
Habremos de añadir otro elemento que favorece una tendencia
conservadora en las empresas: el contratismo de las obras públicas bajo los
esquemas tradicionales. El análisis del contrato típico de una obra pública
fácilmente nos llevará a determinar que este esquema no favorece, sino que
desincentiva la innovación, el uso de nuevas tecnologías, la eficiencia y la calidad.
El modelo de obra pública está enfocado simplemente a obtener el precio
más barato posible bajo los esquemas de construcción tradicionales. En general,
para empresas con poca experiencia en la exportación o con expectativas de
75
trabajar en un país desconocido, se considera conveniente laborar en asociación
con firmas locales mediante alianzas estratégicas para tener mayores
posibilidades de éxito.
76
CAPITULO V Caso práctico
5.1 Solicitud del Servicio
CONSTRUCTORA, S.A. DE C.V. Av. Aquiles Serdan No. 200 Col. Las Ánimas
C.P. 16749 México, D.F. AIORA Y ASOCIADOS, S. C. Mayorga 26, Col. Lomas de Virreyes Del. Miguel Hidalgo C.P. 1100 Tel.: 52-73-64-55 www.aioraya.com.mx e-mail: [email protected]
México, D.F., 24 de Marzo de 2009
Estimados señores:
En mi poder como Director General de la empresa “CONSTRUCTORA, S. A.
de C.V.”, solicito sus servicios para la consultoría fiscal por el ejercicio 2009.
Nos dirigimos a ustedes, con la intención de conocer su filosofía, planes de
trabajo y ventajas que recibiríamos de contar con sus servicios. Nos interesa
solicitar sus costos y fechas a los que deberemos apegarnos, para cumplir con
este proceso.
Esperando su respuesta oportuna, queda de ustedes.
L.A.E. Moisés López García
Director General.
77
5.2 Estudio Preeliminar
Cuestionario para el estudio preeliminar
1. Identificación del Cliente
Nombre CONSTRUCTORA, S.A. DE C.V.
Dirección Av. Aquiles Serdán No. 200 Col. Las Ánimas, C.P.
16749 Xochimilco, D.F.
Teléfono 52 36 84 97
Actividad Construcción en general
Horario de
oficinas
9:00 a 18:00 hrs. de lunes a viernes
9:00 a 14:00 hrs. sábados
2. Contacto
¿Quién solicito nuestra intervención? Director General L.A.E. Moisés López García
¿Quién nos puso en contacto con el cliente? Colegio de Contadores Públicos de
México
3. Servicio
¿Tipo de servicio? Consultaría
¿Qué revisión solicitan? Determinación de pagos provisionales
¿Qué informes van a requerir? El informe financiero
78
4. Periodo y plazo
¿Qué periodo debe cubrir? El periodo al 31 de diciembre de 2008
¿En que fecha debe entregarse? 23 de Abril de 2009
¿Cuándo podemos comenzar? 28 de Marzo de 2009
5. Aprobación y pago de nuestros honorario
¿Quién debe aprobar la carta convenio? El director general L.A.E. Moisés López
García.
¿Tiene esa persona capacidad legal para contratar a nombre de la empresa? Si
¿A nombre de quién deben extenderse nuestros recibos de honorarios?
CONSTRUCTORA, S.A. DE C.V.
6. Descripción de la empresa
Estructura jurídica Sociedad anónima de capital variable
Fecha de
constitución
31 de octubre de 1996
Fecha de inicio de
operaciones
10 de noviembre de 1996
Registro federal de
contribuyentes
CON-961110-XXX
79
7. Dimensión de la empresa
¿Tiene agencias, sucursales, bodegas u otras dependencias en locales distintos y
deberán ser examinados por nosotros? No
¿Tiene relaciones con otras empresas filiales o subsidiarias? No
Numero de empleados: 145
Número de cuentas en el auxiliar de proveedores: 68
Número de cuentas en el auxiliar de clientes: 120
Promedio de facturas expedidas al mes: 500
Promedio de cheques expedidos al mes: 280
Número de cuentas bancarias: 1 en moneda nacional
8. Situación fiscal
¿Es contribuyente del ISR? Si
¿Existe alguna clase de exención, reducción o subsidio? No
Declaraciones de ISR
Última presentada provisional: diciembre de 2007
Última dictaminada: No
80
Última calificada o revisada por la SHCP: No
Última declaración de ISR retenido sobre salarios mensuales: diciembre de 2007
¿Es contribuyente de Impuesto a la producción y servicios? No
¿Qué otras retenciones de ISR efectúa? ISR sobre honorarios
¿Se encuentran en orden todas las cédulas y permisos de registro? Si
¿Existen problemas especiales con los impuestos locales? No
¿Tiene productos de exportación? No
¿Tiene compras de importación? No
9. Sistemas de contabilidad
¿Tiene métodos mecánicos o electrónicos de registro? Si, Conta-fiscal 2000
¿Esta la contabilidad al corriente? Si
¿Están los archivos de comprobantes y documentación en buen orden? Si
10. Otros comentarios
81
5.3 Carta propuesta
AIORA Y ASOCIADOS, S.C.
Mayorga 26, Col. Lomas de Virreyes Del. Miguel Hidalgo C.P. 1100
Tel.: 52-73-64-55 www.aioraya.com.mx e-mail: [email protected]
México DF, 27 de Marzo de 2009
L.A.E. Moisés López García Director General de CONSTRUCTORA, S.A. de C.V. Av. Aquiles Serdan No. 200 Col. Las Ánimas C.P. 16749 México, D.F.
Agradecemos la oportunidad que nos brinda de presentar la siguiente carta
propuesta de servicios profesionales, reiterando nuestro compromiso orientado a
realizar nuestro máximo esfuerzo para asegurar la más alta calidad en los mismos.
A continuación señalamos las bases sobre las cuales estamos en aptitud de
proporcionar nuestros servicios profesionales, que conforme a lo platicado
consistirían en la elaboración de la contabilidad y control fiscal de las obligaciones
de la empresa, así como el importe de nuestros honorarios.
I. CONTABILIDAD
Este servicio incluye:
1. Supervisión, revisión, codificación y registro de la documentación en el
sistema COI en sus instalaciones de las operaciones realizadas en la
empresa, para lo cual será necesario elaborar las pólizas que
correspondan.
82
2. Elaborar Estados Financieros y analizarlos en una reunión bimestral previo
calendario que elaboraremos de común acuerdo por escrito.
3. Determinar los impuestos mensuales y preparar las declaraciones para su
pago, los cuales son:
Impuesto Sobre la Renta
Impuesto Empresarial a tasa Única
Impuesto al Valor Agregado
Retenciones por servicios profesionales y otras retenciones
4. Presentar las declaraciones informativas mensuales, las cuales son:
Declaración Informativa de Operaciones con Terceros
Listado de Conceptos para determinar IETU
5. Elaborar las declaraciones anuales que correspondan y declaraciones
informativas, así como el informe anual de inversión extranjera.
II. NÓMINAS
Conjuntamente con la contabilidad estaremos en disponibilidad de elaborar
las nóminas quincenales en su sistema NOI, además de los cálculos de los
siguientes impuestos y prestaciones:
Cuotas Obrero Patronales del IMSS, SAR e Infonavit
Impuesto estatal sobre nóminas
Retenciones de ISR por salarios
83
Así como la presentación ante el IMSS de los avisos de altas, bajas o
modificaciones de salario.
Es Importante destacar que en la prestación de nuestros servicios podremos
contemplar todos los aspectos relacionados con la contabilidad, y tratándose de
aspectos laborales, legales, informáticos y otros que salgan del campo de acción
de la Contaduría Pública, nuestra intervención estará limitada a los conocimientos
y experiencias en estas áreas.
LIMITACIONES
Consideramos conveniente precisar que, no están comprendidos dentro del
concepto de asesoría contable fiscal, los servicios mencionados a continuación,
los cuales en caso de presentarse, estarán sujetos a convenio por separado antes
de su ejecución.
1. El análisis e implementación de planes específicos que, para su desarrollo
impliquen inversión de mayor tiempo de nuestra atención directa.
2. La elaboración y presentación de escritos ante entidades gubernamentales,
que tengan el carácter de inconformidad a actas sobre revisiones
efectuadas, interposición de recursos administrativos, juicios de nulidad o
de amparo.
3. La elaboración y presentación ante las autoridades fiscales, de solicitudes
de prórroga para presentar declaraciones o convenios para el pago de
impuestos en parcialidades, así como nuestra intervención directa en la
obtención de oficios de autorización.
4. Cualquier otro asunto que para su ejecución implique reuniones de trabajo
e investigaciones especiales.
84
HONORARIOS
Por la prestación de nuestros servicios profesionales señalados en los puntos
I y II sometemos a su consideración un honorario por la cantidad de $ 70,000.00
(Setenta mil pesos 00/100 m.n.) mensuales más I.V.A. Cabe aclarar que en el mes
de Diciembre de cada año, cobraremos una cuota adicional por la misma cantidad
que la vigente en dicho mes.
Agradeciendo su atención al considerar nuestros servicios profesionales,
esperamos merecer su conformidad a lo establecido en esta carta, quedando a
sus órdenes para cualquier aclaración al contenido de la misma.
CORDIALMENTE:
C.P. Asael Toscano Navarro
Representante legal AIORA y Asociados, S. C.
85
AIORA Y ASOCIADOS, S.C. Mayorga 26, Col. Lomas de Virreyes
Del. Miguel Hidalgo C.P. 1100 Tel.: 52-73-64-55 www.aioraya.com.mx
e-mail: [email protected] CONSTRUCTORA, S. A. DE C. V. Av. Aquiles Serdan No. 200 Col. Las Ánimas C.P. 16749 México, D.F.
L.A.E. Moisés López García Director General
Por la presente estamos confirmando el contrato con los arreglos
efectuados con ustedes para llevar a cabo la determinación de pagos
provisionales de la Compañía CONSTRUCTORA, S. A. DE C. V. por el año que
termina el 31 de Diciembre del 2008, con el propósito de emitir una opinión sobre
lo mismo.
DECLARACIONES
AIORA Y ASOCIADOS, S. C. declara tener oficinas en Mayorga 26 Col.
Lomas de Virreyes, el cual está integrado por el personal debidamente capacitado
para el desarrollo de todo lo relacionado con aspectos fiscales, por lo que está de
acuerdo en poner a disposición del cliente sus servicios profesionales.
CONSTRUCTORA, S.A. de C.V. declara ser sociedad Anónima de Capital
Variable con oficinas ubicadas en Av. Aquiles Serdan No. 200 Col. Las Ánimas, en
Xochimilco, D.F. y está de acuerdo en utilizar los servicios profesionales de
despacho.
86
GENERALIDADES
Determinación de Pagos Provisionales.
Nuestro Trabajo consiste en la determinación y de pagos provisionales.
Presentar declaraciones de pagos provisionales.
Dar asesoría y consultoría fiscal.
Los papeles de trabajo preparados son propiedad de nuestra firma
comprenden información confidencial y serán retenidos por nosotros de acuerdo
con nuestras políticas y procedimientos. Sin embargo, nos pueden solicitar la
presente de dichos papeles de trabajo ante las autoridades. Si esto sucediera, el
acceso a nuestros papeles de trabajo se proporcionara bajo nuestra supervisión.
Así mismo, en el caso en que se nos requiera proporcionar una copia de algunos
papeles, los mismos serían sellados con la leyenda “Para uso confidencial y
restringido, proporcionado por la firma de auditores”.
La información para la determinación de los ingresos acumulables, son
responsabilidad de la Administración de la Cía. a este respecto, la administración
es responsable del correcto registro de las transacciones en la contabilidad y de
mantener una estructura del control interno que permita la preparación de los
Estados Financieros confiables. La administración también es responsable de
tener a disposición, con base en nuestra solicitud, todos los registros contables
originales de la compañía y su información correspondiente.
En caso de tener la intención de publicar de otra forma los resultados obtenidos y
nuestro documento que contenga otra información, ustedes acuerden:
1. Proporcionar un borrador del documento
2. Obtener nuestra autorización antes de ser impreso
87
Los términos de estos trabajos nos contemplan un compromiso de dar:
1. El Consentimiento, por escrito, para la incorporación de nuestro
dictamen en un registro de cualquier otra agencia reguladora.
2. El consentimiento que para otros interesados hagan referencia a nuestro
informe.
REVISIÓN DE LA SITUACIÓN FISCAL
Como parte de nuestro examen estaremos en posibilidad de revisar la
situación fiscal para efectos fiscales a que se hace referencia en el Art. 52 del
Código Fiscal de la Federación. Dicho Dictamen debe emitirse conjuntamente con
un informe sobre la Situación Fiscal, en el cual debemos de consignar bajo
protesta de decir la verdad. Por lo tanto, deberán incluirse los distintos anexos que
el Reglamento requiere, que incluye pruebas de cálculo y pago de impuestos y
derechos.
CLAUSULAS
CLAUSULA PRIMERA. Otros Servicios.
Cualquier otro servicio que ustedes necesiten de nuestra firma, estarán sujetas a
un acuerdo por separado.
CLAUSULA SEGUNDA. Programación del Trabajo.
Estimamos el siguiente calendario para la ejecución de nuestro trabajo y la
entrega de los informes solicitados por los que les informamos oportunamente de
cualquier cambio necesario:
88
FECHAS CLAVES
Marzo- 2009
Marzo- 2009
Marzo- 2009
Abril- 2009
Abril- 2009
Abril- 2009
Inicio del trabajo de campo
Recepción de una Balanza de Comprobación de cierre
Recepción de información para el cálculo de los pagos provisionales.
Conclusiones del trabajo de campo
Entrega de nuestra carta de observaciones y sugerencias
Presentación de declaraciones de pagos provisionales.
Cuando en el Transcurso de nuestro trabajo nos enfrentamos a hechos que
no permitan el desarrollo en la forma inicial propuesta, se los informaremos de
forma inmediata.
El cliente deberá proporcionar oportunamente la documentación para el
desarrollo de la determinación de los pagos provisionales, lo que será requerida
con anticipación, también el cliente otorgará facultades al despacho para la toma
de decisiones con el personal para procesar la información necesaria.
CLAUSULA TERCERA. Informes a Presentar.
Como resultado de nuestro examen emitiremos los siguientes informes:
Pagos Provisionales 2008
Nuestra Responsabilidad para expresar una opinión profesional y la forma en
que se exprese dependerá de los hechos y circunstancias prevalecientes a la
fecha de los informes. Si nuestra información tuviera una limitación, las razones de
ello serían explicadas en nuestro dictamen.
89
CLAUSULA CUARTA. Honorarios.
Estimamos que nuestros honorarios para la consultoría fiscal, calculados en
atención del nivel de experiencia y al tiempo por invertir de nuestro personal, más
gastos de viaje y otros gastos en que se puedan incurrir, aparte de considerar que
la Administración también es responsable de poner a nuestra disposición, con
base a nuestra solicitud todos los registros contables originales de la Compañía y
su información correspondiente y al personal que podemos cuestionar en forma
directa, serán como sigue:
Proponemos que el monto de dichos honorarios se pueda facturar en trece
parcialidades con forme a lo estipulado en el anexo uno adjunto a la cotización
que dan como resultado un total de $ 910,000.00 (Novecientos diez mil pesos
00/100 M.N.) más el Impuesto al Valor Agregado correspondiente.
Deseamos expresar nuestro reconocimiento por la confianza que nos
brindan y nos sentimos honrados de poder proporcionar los servicios profesionales
que requieren.
90
Esperando respuesta oportuna y favorable, queda de ustedes.
C.P. Asael Toscano Navarro
Representante legal AIORA Y ASOCIADOS, S.C.
Acepto las condiciones de esta carta como un acuerdo de voluntades entre
la compañía que represento y la firma de consultaría a la que hemos
encomendado la revisión antes citada. He leído y entendido plenamente las
condiciones de las disposiciones contenidas.
L.A.E. Moisés López García
Director General
91
5.4 Contrato de servicios profesionales.
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE
CONSULTORIA FISCAL
Contrato de servicios profesionales de consultaría fiscal que celebran por
un parte AIORA Y ASOCIADOS A. C., representado por el C.P. Asael Toscano
Navarro y por otra parte CONSTRUCTORA, S. A. DE C. V., representado por el
L.A.E. Moisés López García , bajo los siguientes declaraciones y cláusulas.
TERMINOLOGÍA
Durante la videncia de este contrato AIORA Y ASOCIADOS S. A. será el
despacho que presentará el servicio y por otra parte CONSTRUCTORA, S. A. DE
C. V., como cliente que utilizará los servicios del despacho.
DECLARACIONES
AIORA Y ASOCIADOS A. C., declara tener sus oficinas en Mayorga 26 Col.
Lomas de Virreyes, el cual está integrado por personal debidamente capacitado
para el desarrollo de todo lo relacionado con aspectos fiscales, por lo que está de
acuerdo en poner a disposición del cliente sus servicios profesionales.
CONSTRUCTORA, S. A. DE C. V. declara ser una sociedad anónima de
capital variable con oficinas ubicadas en Av. Aquiles Serdan No. 200 Col. Las
Ánimas, en Xochimilco, D.F. y está de acuerdo en utilizar los servicios
profesionales del despacho.
Atentas las anteriores declaraciones ambas partes están de acuerdo en
sujetar el presente contrato a los tenores siguientes:
92
CLAUSULAS
El despacho presentará los siguientes servicios:
PRIMERA. Consultoría y asesoría fiscal.
SEGUNDA. La Consultoría se llevará a cabo por parte del socio y gerente.
TERCERA. El cliente proporcionará oportunamente la documentación para el
desarrollo de la consultoría fiscal, está será requerida con toda anticipación.
CUARTA. El cliente otorga facultades al despacho AIORA Y ASOCIADOS A.C.
para tomar decisiones para el procedimiento fiscal, de su empresa para desarrollar
trabajos relacionados con la optimización de contribuciones federales y locales.
QUINTA. Queda expresamente en el convenio que el despacho será responsable
de la eficiencia razonable de los servicios que se obliga a presentar al cliente, en
los términos del presente contrato, razón por la cual el despacho a su sola
discreción y bajo la exclusiva responsabilidad del socio y del gerente prestará
dichos servicios.
SEXTA. El costo total por los servicios de consultoría fiscal será de $910,000.00
(Novecientos diez mil pesos 00/100 M.N.) y se cubrirá con trece parcialidades en
las fechas estipuladas del anexo 1 adjunto a la cotización. Los importes
mencionados son más el Impuesto al Valor Agregado.
SÉPTIMA. En caso de que la ejecución de los servicios que se presenten requiera
de mayor número de horas hombre, variara el costo de la consultoría fiscal en
proporción al número de éstas sin que por ello implique la modificación del
contrato.
93
OCTAVA. El despacho se obliga a:
Conservar en forma confidencial cualquier información sobre el cliente, que
llegará a su conocimiento con motivo de la presentación de los servicios a
que se refiere dicho contrato
Poner a disposición del personal que designe el cliente en cualquier
momento dentro de horas y días hábiles la documentación de las
operaciones registradas de dicha empresa.
No transferir los derechos derivados del presente instrumento sin la previa
autorización del cliente
NOVENA. El presente contrato se pacta por tiempo indefinido y se terminará a
voluntad de cualquiera de las partes debiendo dar aviso por escrito con 60 días de
anticipación.
Debidamente enterada ambas partes del contenido en este contrato y que
en el no existe dolo, error, ni lesión de ninguna especia, lo firman en la Ciudad de
México, Distrito Federal.
CONSTRUCTORA, S. A. DE C. V.
______________________________
L.A.E. Moisés López García
Director General de CONSTRUCTORA, S.A. de C. V.
______________________________
C.P. Asael Toscano Navarro
Representante legal AIORA y Asociados, S. C.
94
5.5. Informe
De acuerdo con el objetivo de la consultoría y con los exámenes practicados
a los diferentes departamentos de la empresa Constructora, S.A. de C.V., como el
departamento de contabilidad, de ventas, de compras así como el departamento de
nominas se encontró lo siguiente:
En el departamento de contabilidad no se encontraron manuales de
procedimientos, se encontraron errores en los registros, y por lo tanto la información
financiera y la información correspondiente al impuesto era incorrecta.
En el departamento de ventas no se llevaba un adecuado control, ya que
unos saldos de algunos clientes estaban con números rojos (negativos) y por tanto
era errónea, sus políticas de cobro eran obsoletas, y no se seguían.
En el departamento de compras al igual que el departamento de ventas no
hay un registro adecuado a las necesidades de la empresa, y por tanto la información
que emana de este departamento no es correcta ni confiable.
En el departamento de nominas se encontró que no hay un adecuado
control en el manejo de las prestaciones así como de los documentos con los que
cuenta la empresa de sus trabajadores.
Se propone la implementación de manuales de procedimientos así como de
programas y de una supervisión periódica por un socio de nuestra firma para el
correcto uso de los manuales de procedimientos y evitar errores posteriores.
95
A lo concerniente con los impuestos se sugiere que se tenga un expediente
fiscales en el cual se concentren todos los pagos provisionales y anuales; las
declaraciones informativas, mensuales y anuales todo el original.
Sin más por el momento, quedo de ustedes.
ATTE.
C.P. Asael Toscano Navarro
Representante legal AIORA y Asociados, S. C.
96
5.6 Manuales
Código: PCCO-11
Página 97 de 158
Fecha de Emisión: Mayo/2009
Núm. Rev.: REV 01, HM,EB
Procedimiento de Manejo de Caja en Obra 0. Propósito y Alcance: Establecer los lineamientos para controlar y administrar los recursos monetarios de la Obra. Aplica para todos los proyectos de la Dirección de OCI. 1. Políticas Mantener los saldos bancarios actualizados y conciliados para asegurarse de no expedir cheques sin fondos. Tener al día el saldo en bancos para programar los requerimientos de flujo de efectivo en Obra. Recibir las facturas de los proveedores cumpliendo los horarios y fechas convenidas. Expedir los cheques para pago en los horarios y fechas establecidos. Solo se entregarán cheques con el acuse de recibido que incluya la fecha, nombre y firma de la persona que recibe el cheque, así como recabando el contra-recibo original correspondiente. Cada pago deberá estar respaldado con la documentación comprobatoria debidamente autorizada. No se efectuarán compras de contado mayores a dos mil pesos. Toda compra superior a este límite deberá hacerse con cheque nominativo y sellado con la leyenda “Para abono en cuenta del beneficiario”. Todos los cheques deberán ser nominativos a persona física y/o persona moral, quedando estrictamente prohibido emitir cheques al portador.
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Queda estrictamente prohibido emitir cheques posfechados y sin fondos. Los cheques expedidos a las personas físicas y morales deberán sellarse con la leyenda “Para abono en cuenta del beneficiario” y “No negociable” excepto los de reembolso de gastos, gastos a comprobar y nóminas. No se emitirá ningún cheque sin soporte autorizado. Los cheques expedidos y no cobrados con antigüedad mayor a quince días deberán ser anulados con el sello de leyenda “Cancelado”. Deberá elaborarse la carta resguardo por el importe del fondo de caja chica, firmado de conformidad. El Administrador de Obra deberá practicar arqueos de caja sorpresivos, dejando evidencia de dicha actividad. Todos los soportes de los reembolsos de caja chica deberán ser, previamente a su pago, autorizados por el Superintendente de Obra o Administrador de Obra y cancelados con el sello de Pagado para evitar su reutilización. 2. Definiciones y Terminología:
No Aplica 3. Responsabilidades:
Responsable
Actividad
Cajero Controlar y custodiar el efectivo de la Caja Chica. Controlar y custodiar la Chequera de la Obra. Llevar un control de los cheques disponibles, previniendo solicitar con anticipación a la Institución Bancaria una nueva emisión, con el objeto de no quedarse nunca sin cheques. Controlar y custodiar de los Cheques expedidos, firmados y no cobrados. Turnar la información de los Cheques pagados a Cuentas por Pagar y llevar el “Libro Diario de Bancos” (FCCO-11.03). Cuando Cuentas por Pagar rechace una Factura se devolverá al
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proveedor, será responsabilidad del Cajero devolverla y recuperar el “Contrarecibo” (FCCO-11.02) original que ampara la misma. Habilitar un espacio con la seguridad necesaria para el resguardo del efectivo de Caja Chica. Elaborar los reembolsos de caja chica periódicos, de acuerdo a los requerimientos de la obra, para evitar la falta de efectivo para gastos menores. El importe de los recibos de nómina no cobrados en Obra y el remanente de los gastos a comprobar no erogados, se depositará en la cuenta de cheques de la Obra.
4. Desarrollo del Procedimiento:
Responsable Actividad
Administrador de Obra
4.1 Abrir cuenta. Abre una cuenta de Cheques en el Banco donde Oficina Central le indique. Las firmas registradas deberán ser mancomunadas, dos de tres, entre el Superintendente de Obra, el Administrador de Obra y el Director de Construcción. La documentación necesaria para la apertura de Cuenta de Cheques en Banco, en forma general es la siguiente, mas no limita el requerimiento de documentación adicional por parte de los Bancos:
Copia del acta constitutiva Poder Notarial del representante legal de la empresa Copia de la Alta ante Hacienda Copia del RFC Copia de identificación oficial de los firmantes
Administrador en Obra
4.2 Informar al Administrador General Informa al Administrador General el número de la cuenta, envía una copia del registro de firmas. Recibirá vía paquetería de parte del Administrador General, copias de las fichas de depósitos.
Administrador de obra/Cajero
4.3 Recibir chequera. Recibe en el Banco seleccionado la(s) chequera(s), así como copia de la ficha de deposito con el que se aperturo la cuenta, informándole de este evento a través de una copia fotostática que firmará de recibido el Cajero, responsabilizándose a partir de ese momento de llenar el formato “Libro Diario de Bancos” (FCCO-11.03) considerando los sucesivos depósitos y cheques expedidos. Las chequeras por utilizar quedaran bajo custodia del Administrador de Obra, mismas que irá liberando según se requieran, siendo igualmente responsable de
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archivar los talones usados para cualquier consulta o aclaración futura a la que haya lugar.
Cajero 4.4 Recepción de documentos. El día acordado por el Superintendente de Obra, y que por así convenir al desarrollo de la obra, se reciben a revisión las facturas de los suministros entregados por los Proveedores, las cuáles deben tener anexadas, la “Orden de Compra” (FCCO-09.03EX), la “Entrada al Almacén”(FCCO-10.01EX) y las remisiones con sello de entrada al Almacén. En caso de entregas parciales, se solicitara copia de la “Orden de Compra” (FCCO-09.03EX), cada vez que presenten factura, hasta que se complete la última parcialidad, en la cual deberán anexar el original de la “Orden de Compra” (FCCO-09.03EX). En caso de no estar la información completa solicita al Proveedor el (los) documento(s) faltante(s) para poder continuar con los tramites correspondientes. Si la factura no es correcta, se procede a devolverla para que realice las correcciones y vuelva a presentar la documentación. Una vez cumplidos los requisitos y verificada que la factura sea fiscalmente aceptada, expide el “Contra recibo”(FCCO-11.02) correspondiente. Envía dicha documentación con copia del “Contra recibo FCCO-11.02” a Cuentas por Pagar para su revisión y control. Para las Empresas Prestadoras de Servicio (arrendamientos, maquinaria u otros servicios) las Facturas deberán estar autorizadas por el Superintendente de Obra, y en las de renta de Maquinaria adicionalmente tener la firma del Residente de Maquinaria, expidiendo el “Contrarecibo” (FCCO-11.02) correspondiente, para posteriormente turnado a Cuentas por Pagar para su revisión y control. El día establecido por el Superintendente de Obra, se recibe a revisión las facturas que presenten los Subcontratistas, Destajistas y de los Sindicatos o Empresas que realicen los Acarreos, previa firma de autorización del Superintendente de Obra, que incluirá una copia de la Carátula y el cuerpo de la Estimación revisada y firmada por el Residente Técnico. Recibirá por parte del Sindicato el recibo de las Cuotas debidamente revisado y firmado por el Superintendente de Obra, una vez conciliado el importe de las cuotas correspondiente del periodo determinado.
Cajero 4.5 Pago a Proveedores. Recibe de Cuentas por Pagar la relación de pagos autorizados en el formato “Pasivos” (FCCO-12.01), debidamente soportados con facturas originales o en pagos a cuenta con copia de la factura, elabora los cheques y se los entrega al Administrador de Obra para revisión y firma. Paga a los Proveedores el día autorizado por el Superintendente de Obra y cancela toda la documentación con sello con la leyenda de “PAGADO” en el momento de entrega del cheque, turna la póliza cheque original a Cuentas por Pagar con el soporte correspondiente, mediante una relación con acuse de recibo “Cheques Pagados” (FCCO-11.07). Debe recabar en la Póliza de Cheque al momento del pago, la fecha, el nombre y firma de la persona que recibe así como el “Contra recibo” (FCCO-11.02),
100
original, donde se registra el pago efectuado. Ver “Procedimiento de Cuentas por Pagar” (PCCO-12) Todos los cheques una vez expedidos quedan a su resguardo y responsabilidad, obligándose a custodiarlos. Los cheques expedidos y no cobrados con antigüedad mayor a quince días deberán ser cancelados con el sello de “CANCELADO”, se devolverá el soporte a Cuentas por Pagar para re-programación del pago. El original de cheque cancelado se anexara a la póliza cheque, actualiza su registro en el “Libro Diario de Bancos” (FCCO-11.03).
Administrador de Obra / Cajero
4.6
4.6.1
Determinar Fondo Fijo. El Administrador de Obra determina el Fondo Fijo de Caja necesario según las características de la obra el cual no podrá ser superior a la cantidad de $10,000 (Diez mil pesos). Elabora “Solicitud de Cheque”(FCCO-11.01) a nombre del responsable de la Caja recabando la “Carta Resguardo” (FCCO-11.06) firmado por el mismo. En caso de cambio de Cajero deberá elaborarse una nueva Carta Resguardo” (FCCO-11.06). El fondo fijo deberá estar siempre soportado por la carta de resguardo del responsable del mismo. Manejo del Fondo Fijo. Paga notas y “Vale Provisional de Caja” (FCCO-11.04) menores a quinientos pesos, previamente autorizados por el Superintendente de Obra y/o el Administrador de Obra, la comprobación del importe del “Vale Provisional de Caja” (FCCO-11.04) deberá ser inmediata y se reintegrará a la caja el monto de las notas que lo soporten, se devolverá el formato a la persona cuando quede totalmente comprobado. En caso de existir diferencia a favor se paga directamente de caja chica y si resultara a cargo, la persona deberá reponer la diferencia inmediatamente y en efectivo. Se deberá reembolsar el Fondo Fijo cuando sea necesario, siempre cuidando de no quedarse si efectivo para hacer frente a los gastos menores. El reembolso será mediante el llenado del formato “Comprobación de Gastos” (FCCO-11.05), el cual turnara a Cuentas por pagar para la programación de cheque. Los formatos “Vale Provisional de Caja” (FCCO-11.04) que existan en caja sin comprobar con antigüedad de una semana deberán ser turnados al Administrador de Obra para que instruya a Recursos Humanos los descuentos por nómina en 1 sola exhibición de gastos no comprobados. Los vales serán reembolsados en cheque por separado del de reembolso de caja.
Cajero 4.7 Otros pagos. Elabora Cheques para pagos de Impuestos, de Cuotas Sindicales, de Anticipos y de los “Vale Provisional de Caja” (FCCO-11.04) siempre y cuando estos sean mayores a quinientos pesos y hayan sido previamente autorizados por el Superintendente de Obra o Administrador de Obra a través de una “Solicitud de Cheque”(FCCO-11.01). Elabora cheque a su nombre por los reembolsos de caja chica, previa
101
autorización del Administrador de Obra. Paga los cheques de gastos a comprobar, recabando la fecha, firma y nombre del beneficiario. Los cheques de Impuestos se entregarán al Administrador de Obra para su pago. Ver “Procedimiento de Cuentas por Pagar” (PCCO-12) Para el pago de nominas se emitirán cheques de la chequera de la empresa prestadora de servicio, a nombre de la empresa de Traslado de Valores que se tenga contratada. En caso de pago de nomina por electro banca, se depositará directamente de la cuenta de la empresa a la de los empleados, según relación emitida por Recursos Humanos en base a la nomina procesada.
Cajero / Administrador de Obra
4.8 Término de Obra. Elabora la relación de todos los expedientes, Cheques no utilizados debidamente cancelados, así como archivos adicionales generados y los entrega al Administrador de la Obra para su envío a Oficina Central dando fin al presente procedimiento.
5. Referencias:
Nombre Código Procedimiento de Cuentas por Pagar PCCO-12
6. Formatos / Registros:
Nombre del Formato Código Revisión Responsable Periodo de Retención
Solicitud de Cheque FCCO-11.01 1 Cajero Vigencia de la obra
Contra recibo FCCO-11.02 1 Cajero Vigencia de la obra
Libro Diario de Bancos FCCO-11.03 Hector lo actualiza
1 Cajero Vigencia de la obra
Vale Provisional de Caja FCCO-11.04 1 Usuario Hasta la comprobación
Comprobación de Gastos FCCO-11.05 1 Cajero o Solicitante de la reposición
10 años
Carta Resguardo FCCO-11.06 1 Administrador de Obra
Vigencia de la obra
Cheques Pagados FCCO-11.07 Deberá
elaborarse
1 Cajero 10 años
Orden de Compra FCCO-09.03EX 1 Jefe de Compras Vigencia de la obra
Pasivos FCCO-12-01 1 Cuentas por pagar Vigencia de la obra
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Código: PCCO-12
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Fecha de Emisión: Mayo/2009
Núm. Rev.: Ebo 02
Procedimiento de Cuentas por Pagar de Obra 0. Propósito y Alcance: Responsabilizarse de la verificación, solicitud de autorización, control y custodia de las Cuentas por Pagar en Obra. Aplica para todos los proyectos de la Dirección de OCI.
1. Políticas: Ningún pago podrá ser procesado si no cuenta con la documentación de respaldo suficiente y cumpla con los criterios de aceptación expuestos en este procedimiento. La recepción de documentos y el pago de los mismos, deberá de hacerse en el lugar, fecha y horario que definan el Superintendente de Obra y el Administrador de Obra. Para el caso de facturas de Activos Fijos en obra, se deberán enviar junto con la documentación de soporte al área de Contabilidad para su correspondiente registro.
2. Definiciones y Terminología:
No Aplica
3. Responsabilidades:
Responsable
Actividad
Cuentas por Pagar
Verificar el cálculo aritmético de las facturas por pagar. Verificar que las facturas cumplan con los requisitos fiscales vigentes.
103
Solicitar validación de las entradas de almacén. Captura los pasivos correspondientes a compras de materiales y facturas de pagos de servicios en obra, la captura de pasivos por estimaciones de Destajistas, Subcontratistas y Acarreos, las realiza el residente técnico. Custodia de los pasivos en obra. Recabar autorización del Superintendente de Obra para la programación de los pagos. Envío oportuno a Caja de la documentación soporte para formulación de los pagos.
4. Desarrollo del Procedimiento:
Responsable
Actividad
Cuentas por Pagar
4.1 Recibe Entrada de Almacén. Recibe del Almacenista en Obra copia de las “Recepción de Mercancía FCCO-10.01EX”
Administrador Obra/Cuentas por Pagar
4.2 Recepción de Estimaciones. Recibe las facturas presentadas por Subcontratistas, Destajistas y Acarreos, autorizadas por la Residencia Técnica y por el Superintendente de Obra, junto con copia de la carátula. En base a estas elabora la solicitud de recursos al Administrador de Obra en lo que se refiere a cuentas por pagar. En caso de pagos en oficina central la envía al Administrador de Obra para que coordine el pago. Enviara el original de la factura a oficina central como soporte del formato “Relación de Facturas Originales Enviadas por Obra para pago en Oficina Central FCCO-12.03”.
Administrador General
4.3 Informe a Obra. Informa al Administrador de Obra los pagos efectuados a los Subcontratistas, Destajistas, Acarreos y demás proveedores que sean con cargo a la obra, realizados en Oficina Central.
104
Cuentas por Pagar
4.4 Abrir expediente por Proveedor. Abre un expediente por cada Proveedor, Subcontratistas, Destajistas, Sindicatos de Acarreos y de Personal donde archivará las facturas pendientes de pago y cualquier otro documento sea soporte de las mismas.
Cuentas por Pagar
4.5 Recibe documentación. Recibe de Caja, factura del Proveedor entregadas para su revisión (que debe cumplir con los requisitos fiscales vigentes), previa verificación aritmética, que los soportes coincidan y evidencia de que se efectuó dicha verificación, adicionalmente deberá venir anexada la “Orden de Compra FCCO-09.03EX” original, copia del “Contrarecibo FCCO-11.02” , “Recepción de la Mercancía”(FCCO-10.01EX), así como las remisiones selladas de entrada al Almacén. En caso de no contar con la documentación completa la regresa a Caja Para el caso de entregas parciales, se podrá recibir con copia de la “Orden de Compra FCCO-09.03EX” y en el caso de que sea entrega total o última parcialidad, se anexará el original. En caso de compra de combustibles, concilia la relación “Concentrado Diario de Vales de Suministro de Combustible”(FCCO-06.02) y la copia de los formatos “Vale de suministro de Combustible”(FCCO-06.01), contra la factura del proveedor y los documentos de soporte y aclara las diferencias con el proveedor y almacén en caso de existir. Recibe la documentación soporte para otros pagos (Ver procedimiento “Manejo de Caja en Obra”( PCCO-11), punto 4.7). Con la Factura y los documentos que soportan su validez, registra contablemente la Provisión de Pasivo. Las Provisiones que no realiza Cuentas por Pagar, son las de Subcontratos, Destajos, Acarreos de Materiales y Regalías, estas son capturadas por el Departamento Técnico, de acuerdo al “Procedimiento de Elaboración y Control de las Estimaciones”(PCCO-12) , actividad 4.3.
Cuentas por Pagar
4.6 Elaborar Estado de Cuenta
105
Alimenta en el software EXPLORER el “Estado de Cuenta FCCO-12.02EX” por Proveedor en donde incluye sus generales, con cada movimiento generado ingresa el número de factura, fecha de emisión, importe, IVA, total, fecha de vencimiento, fecha de pago, número e importe del cheque. En el Estado de Cuenta Individual se considerarán los cargos a su cuenta que sean reportados, ya sea por préstamos del Almacén o anticipos. Para los Destajistas y Subcontratistas se llevara el estado de cuenta en software EXPLORER, en el modulo correspondiente, que es manejado por el área técnica. En este caso, el área administrativa solo manejara el pago de facturas.
Cuentas por Pagar
4.7 Resumen de Cuentas por Pagar Se obtiene del software EXPLORER el resumen de Cuentas por Pagar (Antigüedad de Saldos), denominado “BALANZA DE COMPROBACIÓN POR ANTIGÜEDAD DE CUENTAS POR PAGAR FCCO-12.01Exp” y lo turna al Administrador de Obra para programación de pago, este formato debe incluir: Número de Proveedor Nombre del Proveedor Saldo Importe Clasificado por Vencimientos
Así mismo incluye en esta relación otros pagos como reembolsos de caja y liquidaciones de gastos a comprobar a favor de empleados. (formato “Comprobación de Gastos”(FCCO-11.05)
Administrador de Obra
4.8 Se autoriza el formato de Pasivos. Verifica con el Superintendente de Obra los saldos de proveedores y elaboran la programación de pagos, envía el formato “BALANZA DE COMPROBACIÓN POR ANTIGÜEDAD DE CUENTAS POR PAGAR FCCO-12.01Exp” ya autorizado al encargado de Cuentas por Pagar.
Superintendente de Obra/Administrador
4.9 Solicitud de Remesa. Revisan la relación de pagos por efectuar, de acuerdo a las estimaciones recibidas de subcontratistas y destajistas, las
106
de Obra nominas semanales, las nominas quincenales cuando procedan, los pasivos de compras, las rentas locales de maquinaria y equipo, los combustibles, los suministros de materiales, los acarreos, los reembolsos de gastos, servicios, impuestos, e integran la solicitud de remesa. La envían a la Dirección de O.C.I., para su análisis y aprobación a más tardar el día miércoles de cada semana. En la Dirección de O.C.I. se revisa y verifica que concuerde con lo programado en la Proforma, una vez aprobado el monto justificado, se solicita a la Dirección de Administración el envió de los recursos autorizados, los cuales deberán llegar a la obra a más tardar el viernes de cada semana.
Superintendente de Obra/Administrador de Obra/Cuentas por Pagar
4.10 Integrar documentación para pago. Recibida la remesa autorizada, realizan los ajustes a la solicitud, y envían a Cuentas por Pagar para que preparen los documentos de soporte para la elaboración de los cheques correspondientes. Integra el pago con facturas originales y en caso de ser pago a cuenta anexa copia de la factura indicando el monto y este mismo lo asienta en la factura original y los turna a Caja para la elaboración del cheque. Para el caso de Activos Fijos separará el original de la factura y la enviará al Contador de Obra para su control.
Cuentas por Pagar
4.11 Recibo de comprobante de pago Recibe de Caja copia de los cheques pagados para su consecutivo.
Cuentas por Pagar
4.12 Garantías En caso de requerir el suscribir una garantía a algún proveedor por concepto de arrendamiento de andamios, envases o cualquier otro tipo de bien, deberán ser del conocimiento en Oficina Central por el Director de O.C.I. y el Administrador General, quien le dará seguimiento a las mismas hasta su cancelación.
Cuentas por Pagar
4.12 Término de Obra Relaciona los archivos para ser entregados a Administrador de Obra por orden alfabético y debidamente integrados. Se
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hace hincapié en que las facturas por compras de Activos Fijos en Obra, deberán ser entregadas tan pronto se presente el evento al Administrador de Obra para que este sea responsable de su resguardo durante su permanencia en la obra, en caso que así se requiera, o bien, sean enviadas con acuse de recibo al Administrador General tan pronto ya no sea necesaria su permanencia en la Obra o bien al termino de la misma. Así mismo, relacionará los impuestos y pasivos que hubieran quedado pendientes de pago por el finiquito de obra. Estos debidamente soportados los cuales entregara al Administrador de Obra, quien, de acuerdo al Procedimiento de “Seguimiento de Obra y Administración” (PCCO-06) inciso 4.18, junto con la información que corresponda al cierre de obra sean enviados a Oficina Central para que se registren los pasivos pendientes de pago.
5. Referencias:
Nombre Código
Procedimiento de Seguimiento de Obra y Administración
PCCO-06
Procedimiento de Manejo de Caja en Obra PCCO-11
6. Formatos / Registros:
Nombre del Formato
Código Revisión Responsable Periodo de Retención
Pasivos FCCO-12.01 0 Encargado de Cuentas por
Pagar
1 año
Estado de Cuenta FCCO-12.02EX
0 Encargado de Cuentas por
Pagar
1 año
Relación de Facturas Originales Enviadas por Obra para pago en Oficina Central
FCCO-12.03 0 Encargado de Cuentas por
Pagar
1 año
Vale de Suministro de Combustible
FCCO-06.01 00 Administrador de Obra
Durante el periodo de
la obra Concentrado Diario de Vales de
FCCO-06.02 00 Administrador de Obra
Durante el periodo de
108
Suministro de Combustible
la obra
Orden de Compra FCCO-09.03 0 Comprador en Obra
1 año
Recepción de Mercancía
FCCO-10.01EX
0 Encargado del Almacén
1 año
Contrarecibo FCCO-11.02 0 Cajero 1 año Comprobación de Gastos
FCCO-11.05 0 Cajero o Solicitante de la
reposición
1 año
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Procedimiento de Cuentas por Cobrar Construcción 0. Propósito y Alcance: Establecer los lineamientos para la emisión de facturas para los clientes, de acuerdo a las Estimaciones autorizadas en función al avance de la obra. Aplica para todos los proyectos de la Dirección OCI
1. Políticas
Las actividades de cobranza deberán ejecutarse en tiempo y forma para asegurar los flujos requeridos para la continuidad de la Obra. Las condiciones de cobranza deberán estar detalladas en el contrato de Obra correspondiente. Cualquier problema de cobranza debe ser notificado inmediatamente al Director de OCI para determinar las acciones a seguir.
2. Definiciones y Terminología:
No Aplica
3. Responsabilidades:
Responsable
Actividad
Administrador de Obra
Crear un Estado de Cuenta en función de las Estimaciones entregadas por la Residencia Técnica. Emitir la factura correspondiente de cada una de las Estimaciones entregadas por la Residencia Técnica.
Código: PCCO-25
Página 110 de 158
Fecha de Emisión: Mayo//2009
Núm. Rev.: Ebo -02
110
Enviar a Contabilidad en Obra, copia de las facturas correspondientes a las Estimaciones para su contabilización. Asegurarse que el cliente recibió la factura en el tiempo y forma establecida. Conservar los contra recibos o constancia de recibido de la factura original. Controlar y programar el cobro oportuno de las facturas entregadas de acuerdo a lo establecido por Contrato de Obra. Llevar un control mensual de las facturas entregadas y de los cobros realizados.
4. Desarrollo del Procedimiento:
Responsable
Actividad
Administrador de Obra
4.1 Recibe Carátula de Estimaciones. Recibe de la Residencia Técnica la Carátula de las Estimaciones que contiene: Número de Estimación Fecha Periodo Número de Contrato
Importe de la estimación, amortización, Importe Neto, IVA, Total a Facturar
Descuentos en caso de que aplique (Impuestos locales, estatales, etc.)
La información anterior deberá de ser igualmente incluida pero por los acumulados anteriores y por los faltantes por estimar. El avance de obra es provisionado mensualmente por el residente técnico en el sistema Explorer. En caso de que la cobranza se realice directamente por Oficina Central se enviarán facturas originales al Administrador General.
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Al término del mes envía copias de las facturas utilizadas o canceladas para su control.
Administrador General /Administrador en Obra
4.2 Emitir Factura. Emite la factura correspondiente y la envía al cliente de acuerdo al calendario de recepción de facturas, conserva el Contra recibo del Cliente correspondiente y turna a Contabilidad en Obra y/o Contabilidad de Oficina Central las copias respectivas de las facturas para su contabilización. Nota: Todas las actividades que se realicen por cuenta y orden de cualquier índole de Obra por Oficina Central, deberán ser reportadas invariablemente a Obra.
Administrador General /Administrador en Obra
4.3 Programar cobro. De acuerdo al calendario establecido por el cliente acude a realizar el cobro de las facturas entregadas o, en su caso verifica la transferencia electrónica a la cuenta designada para tal efecto.
Administrador General /Administrador en Obra
4.4 Concentrado de cobranza. Actualiza la contabilidad en el sistema Explorer con la cobranza recibida. Software Explorer Ver las siguientes Pantallas: PANTALLAS DIDACTICAS PARA CONSULTA DE INFORMACIÓN No. 3. PANTALLAS DIDACTICAS PARA EMISIÓN DE REPORTES No. 4.
Contador de Obra / Contador de Oficina Central
4.5 Recibe del Administrador General/Administrador de Obra, dos copias (de imprenta) de la factura: una para el registro contable, y la otra para el consecutivo fiscal. Software Explorer
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Ver las siguientes pantallas didácticas: PANTALLAS DIDACTICAS ENTRADA DE DATOS (CAPTURAR FACTURA). No. 1. PANTALLAS DIDACTICAS ENTRADA DE DATOS (REGISTRAR LA COBRANZA). No. 2.
Administrador en Obra
4.6 Término de Obra Relaciona los archivos, los ordena y debidamente integrados, los envía a Oficina Central.
5. Referencias
Nombre Código
No Aplica
6. Formatos / Registros:
Nombre del Formato
Código Revisión Responsable Periodo de Retención
No Aplica
1. PANTALLAS DIDACTICAS ENTRADA DE DATOS (CAPTURAR FACTURA).
Modulo: Cuentas por cobrar
Figura 1
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Seleccionar: Cuentas por cobrar
Figura 2 Seleccionar: Entrada de datos / Capturar las facturas; Proporcionar datos como lo indica la diguiente figura
Figura 3
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En los campos de Empresa y Cliente; Seleccionar o anotar el código respectivo. En las casillas que tiene una lupa, significa que con oprimirla, el sistema presenta información que se debe de elegir. O, bién si se conoce el dato, se puede teclear directamente. Este cuadro general presenta dos pestañas: 1) Encabezado y 2) Distribución contable. Casilla Código de IVA: Por configuración, el cliente ya tiene su código de IVA en forma automática (esto és para la mayoria de sus operaciones con la Empresa), solamente hay que cerciorarse, que la tasa de IVA, sea la de la factura. En la casilla de importe, se debe de anotar el Subtotal de la factura. En la casilla de IVA, el dato es de forma automática, dependiendo del Código de iva (15%, 10%, 0%, etc,). Con los datos que se proporciona en esta pestaña, se registra contablemente la cuenta por cobrar y el IVA acreditable. Al termino del llenado de la primera pestaña, se pasa a la segunda pestaña de Distribución contable. Ver figura 4.
115
Figura 4 Pestaña de Distribución contable: En esta pestaña, se selecciona o se anota la cuenta contable que generalmente es de movimiento acreedor (abono), naturalmente, si se requiere hacer movimiento acreedor (abono), tambien se puede hacer. El indicativo de que la póliza contable está cuadrada, es que en la casilla de “Saldo” debe de estar en Cero (0.00). Ver figura 5. Si los datos son correctos, oprimir “Agregar”. Ver figura 5
116
Figura 5 Al oprimir “Agregar” la información contable pasa la casilla de “Cuenta/Libros auxilares”, se activa la casilla “Aceptar”, el cual se tiene que oprimir. Se imprime los documentos, para control de cuentas por cobrar; Ver figura 5. Si la captura de la información es correcta, oprimir “Actualizar”, para gravar la información.
2. PANTALLAS DIDACTICAS ENTRADA DE DATOS (REGISTRAR LA COBRANZA).
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Figura 1 Seleccionar: Entrada de datos / Registrar la cobranza: Proporcionar los datos como lo indica la siguiente figura.
Figura 2 En las casillas: “Empresa”, “fecha de depósito” y “Código de banco”: se debe de seleccionar o anotar el dato.
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En la casilla de “Numero de depósito”, de debe de anotar el número que tiene la ficha de depósito o si es traspaso bancario anotar el número de la referencia. En las casillas de la Pestaña de “Encabezado”, proporcionar los datos como lo indica la figura 2.
Figura 3 Pestaña de: Distribución contable. a) En la casilla de Factura, seleccionar o anotar en número de la factura. b) En la casilla de importe, automáticamente aparece el importe de la factura, sin embargo, éste puede modificarse manualmente con importe inferior al valor de la factura o de su saldo. Si los datos so correctos, hacer clic en “Agregar”
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Figura 4 Al hacer clic en “Agregar”, la información se situa en el recuadro inferior. Hacer clic en “Aceptar”, Para imprimir la información, hacer clic en “Imprimir”. Para gravar la información, hacer clic en Actualizar.
3. PANTALLAS DIDACTICAS PARA CONSULTA DE INFORMACIÓN.
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Figura 1 Seleccionar: Consultas / Consulta por cliente. Ver la siguiente figura.
Figura 2 En las casillas de: “Empresa” y “Cliente”, Seleccionar o anotar el dato. Si se requiere la información por Obra, anotar o seleccionar la obra en la casilla de “Obra”.
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La información de las facturas, se lee en la pestaña de Consulta En las pestañas de “General” y “Saldos”, presentan información de carácter general y estadistico. En la pestaña de “Adicional”, no tiene información. Si se desea ver las cuentas contables, posicionarse en la factura que se quiere investigar, hacer dos clic., hasta llegar al nivel de registro. Si se desea imprimir la información, hacer clic en “imprimir”. Nota: la información que presenta, es a nivel de empresa.
4. PANTALLAS DIDACTICAS PARA EMISIÓN DE REPORTES I) Antigüedad de saldos.
Figura 1 Seleccionar: Reportes / Balanza de comoprobación; Proporcionar datos como lo indica la siguiente figura.
122
Figura 2 En las casillas de: “Tipos de cuentas por cobrar”, “Clientes”, “Ordenar por”, “Tipo de reporte”, “Código de divisa”., se tienen opciones para imprimir la información. Para imprimir, hacer clic en “Imprimir”, para ver en pantalla, hacer clic en “Vista previa”. La información puede ser guardada como archivo PDF de Acrobat. II) Estado de Cuenta del Cliente
Figura 4
123
Seleccionar: Reportes / Estados de cliente; Proporcionar los datos como lo indica la siguiente figura.
Figura 5 En las casillas de: “Divisiones”, “Clientes”, “Tipo de estado”; tiene opciones para la presentación de la información. Para imprimir, hacer clic en “Imprimir”, para ver en pantalla, hacer clic en “Vista previa”. La información puede ser guardada como archivo PDF de Acrobat.
5. PANTALLAS DIDACTICAS PARA DAR DE ALTA A UN CLIENTE. El procedimiento para dar de alta a clientes, es igual que para el alta de proveedores, sólo que para clientes, se debe de hacer en el módulo de Cuentas por Cobrar. Ver PANTALLAS DIDÁCTICAS PARA DAR DE ALTA A PROVEEDORES, del “Procedimiento de Cuentas por Pagar en Obra PCCO-12”
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Procedimiento de Impuestos 0. Propósito y Alcance: Cumplir oportunamente y en forma con cada una de las obligaciones fiscales vigentes señaladas en la legislación Tributaria. Establecer los lineamientos para el reporte de Impuestos Federales a Corporativo. Aplica para todas las empresas de Grupo Omega.
1. Políticas: La información reportada tendrá el carácter de definitiva. Se deberá de enviar la información 7 días antes del pago, para que esta pueda ser analizada y programada. La información enviada deberá estar debidamente registrada en el sistema Explorer.
2. Definiciones y Terminología: Impuestos: son las contribuciones establecidas en la Ley que deben pagar las personas físicas y morales que se encuentren en la situación jurídica o de hecho previstas por la misma.
3. Responsabilidades:
Responsable Actividad
Administrador
de Obra.
3.1 Envió mensual y/o anual de información previamente conciliada y revisada, esta información tendrá el carácter de definitiva.
Administrador de Obra.
3.2 La información reportada al corporativo deberá de ser oportuna, confiable, veraz y tener el carácter de definitiva. En caso de que la información
Código: PCOR-04
Página 125 de 158
Fecha de Emisión: Mayo/2009
Núm. Rev.: ING00
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reportada no cumpla con las características antes mencionadas el centro productor asumirá cualquier pena o sanción que imponga la autoridad fiscal por el no cumplimiento o indebido cumplimiento de las obligaciones fiscales.
4. Desarrollo del Procedimiento:
Responsable
Actividad
Contador Obra.
4.1 Recepción del Documento fuente.
Contador Obra.
4.2 Verificar que los comprobantes cumplen con todos los requisitos fiscales vigentes
Contador Obra.
4.3 Efectuar las retenciones que corresponden.
Contador Obra.
4.4 Registro oportuno de las operaciones en sistema Explorer.
Contador Obra.
4.5 Verificar que los registros estén debidamente soportados.
Contador Obra.
4.6 Elaboración mensual del Formato DIOT por obra y/o empresa.
Contador Obra.
4.7 Elaboración mensual del Formato PPISR por obra y/o empresa.
Contador Obra.
4.8 Elaboración mensual del Formato PPIETU por obra y/o empresa.
Contador Obra.
4.9 Integración anual de retenciones efectuadas a terceros.
126
Contador Obra.
4.10 Balanzas de comprobación depuradas por obra y consolidadas, así como estados financieros.
5. Referencias:
Nombre Código
6. Formatos / Registros:
Nombre del Formato
Código Revisión Responsable Periodo de Retención
Formato DIOT Formato PPISR Formato PPIETU
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Código: PCCO-09
Página 128 de 158
Fecha de Emisión: Mayo/2009
Núm. Rev.: REV 01 HM,EB
Procedimiento de Compras en Obra 0. Propósito y Alcance: Establecer los lineamientos para realizar cotizaciones, generar ordenes de compra de material de acuerdo a la “Proforma” (PCCO-04) y dar seguimiento hasta el suministro de las mismas, tanto de Obra como de Oficina Central y aplica para los proyectos de la Dirección de OCI.
1. Políticas
Los precios y volúmenes registrados en la “Proforma” (PCCO-04) son los máximos que se podrán comprar, el objetivo de Compras en Obra es eficientar el costo. Si Compras en Obra no tiene la capacidad de negociar precios inferiores a los de “Proforma” (PCCO-04) avisa al Superintendente de Obra y, según lo considere, solicita a oficina central apoyo para la localización de los materiales a precios mas competitivos. En caso de que no se pueda comprar con los precios estipulados en la “Proforma” (PCCO-04) se debe solicitar al Superintendente de Obra efectuar el cambio a la “Proforma” (PCCO-04) o se valora la posibilidad de que Oficina Central pueda conseguir precios que se ajusten a los registrados. Previo a la compra de materiales se debe verificar que cumpla con las especificaciones y los requisitos de calidad solicitados, con base en pruebas de laboratorio, cuando aplique. Cuando el Superintendente de Obra realice cambios a la “Proforma” (PCCO-04) y estos cambios no afecten al costo en la compra de materiales, los podrá autorizar y deberá informar de esta situación a la Dirección de Construcción. La requisición de compras debe recibirse en función de los programas establecidos para su entrega, previendo que los materiales deban estar en obra por lo menos una semana antes de su utilización.
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Todas las requisiciones de compra deben venir codificadas de origen según “Relación de Materiales” (FCCO-04.04) de “Proforma” (PCCO-04). Para las compras relacionadas con gastos indirectos, se debe verificar que exista la partida de para realizar los cargos correspondientes, observando en caso de tratarse de montos máximos preestablecidos, que estos no sean excedidos. Cuando se requiera solicitar servicios de mantenimiento menor para la maquinaria, se deberá utilizar el formato “Requisición de Compra” (FCCO-09-01EX) la cuál debe venir con firma de autorización del Superintendente de Obra. En el caso de incluir un nuevo concepto en la “Proforma” (PCCO-04) motivado por un cambio autorizado de la misma, el Residente Técnico deberá dar de alta la cuenta de acuerdo a la codificación de la “Proforma” (PCCO-04) para ingresar a Compras y movimientos de Almacén. Las partidas de imprevistos que no sean utilizadas en el periodo establecido en la “Proforma”, no podrán ser utilizadas en otro periodo, ni acumularlas. El Superintendente de Obra es responsable del rubro de imprevistos así como su justificación y modificación a la “Proforma” (PCCO-04). Es responsabilidad del Comprador de Obra el dar seguimiento de las órdenes de compra realizadas en Oficina Central y así como reportarle el estado de las Órdenes de Compra que hayan sido emitidas por su cuenta.
2. Definiciones y Terminología:
No Aplica
3. Responsabilidades:
Responsable
Actividad
Comprador en Obra
Recibir las Requisiciones de Compra referentes a materiales e insumos de costo directo, de acuerdo a lo establecido en la “Proforma” (PCCO-04) a solicitud del Residente de Obra, Residente de Maquinaria o Superintendente de Obra debidamente autorizado conforme a las necesidades de la obra y codificado de acuerdo a la “Proforma” (PCCO-04) por concepto. Recibir las Requisiciones de Compra referentes a materiales e insumos de costo indirecto, de acuerdo a lo establecido en la “Proforma” (PCCO-04) a solicitud del Administrador de Obra,
129
residente de Obra o Superintendente de Obra, debidamente autorizado conforme a las necesidades de la obra y codificado de acuerdo a la “Proforma” (PCCO-04) por concepto. Tener y actualizar el “Catálogo de Proveedores” (FCCO-09.04EX). Tener consecutivos de Órdenes de Compra. Obtener semanalmente del sistema un inventario de Órdenes de Compra pendientes de surtir e informar al Superintendente de Obra y Administrador de Obra. Informar oportunamente al Administrador de Obra cualquier desviación de acuerdo a la “Proforma” (PCCO-04) ya sea por precio, volumen o especificación contra la “Requisición de Compra” (FCCO-09.01EX). Esta variación será analizada por el Administrador de Obra, junto con el Residente técnico, se le informa al Superintendente de Obra para que bajo su instrucción sea corregida dicha requisición o en su caso solicitar la modificación a la proforma. Buscar los mejores precios y mejores oportunidades para la empresa. No tener ningún compromiso moral ni material con los Proveedores. Cuando aplique, solicitara muestras a los proveedores, certificados de calidad o enviara a pruebas de Laboratorio, indicando claramente en la orden de compra que el producto adquirido deberá cumplir con la calidad especificada en las normas solicitadas para proceder a su aceptación y pago.
4. Desarrollo del Procedimiento:
Responsable
Actividad
Comprador en Obra
4.1 Recibir Proforma Recibe del Administrador de Obra la “Proforma” (PCCO-04) con el programa de la “Relación de Materiales” (FCCO-04.04) para Compras en Obra, el formato “Relación de Maquinaria” (FCCO-04.06), “Relación de
130
Básicos” (FCCO-04.10) (incluido en el catálogo de conceptos, costos y cantidades de la obra) y los anexos del “Análisis de Costo Indirecto” (FCCO-04.08) que correspondan a instalaciones provisionales y equipo de transporte.
Residente de Obra/Residente de Maquinaria/ Residente Técnico
4.2 Elaborar Requisición de Material, Maquinaria, Refacciones y Mantenimiento Menor. Para la elaboración de la “Requisición de Compra” (FCCO-09.01EX) verifica las necesidades de insumos actuales, compras anteriores y en base a la explosión de insumos de la “Relación de Materiales” (FCCO-04.04), “Relación de Maquinaria” (FCCO-04.06), “Relación de Básicos” (FCCO-04-10) y los anexos del formato “Análisis de Costo Indirecto” (FCCO-04.08) de la “Proforma” (PCCO-04) de acuerdo a volumen y concepto, solicita su requerimiento. El Residente Técnico valida esta “Requisición de Compra” (FCCO-09.01EX) contra los acumulados en volumen y especificaciones, en su caso, de la “Proforma” (PCCO-04), para evitar que sean sobrepasados y firma de conformidad. En caso de existir diferencias notifica inmediatamente al Superintendente de Obra para que, en su caso, la autorice por única vez y haga las correspondientes modificaciones de la “Proforma” (PCCO-04) según lo establecido en cambios a la Proforma. Esta partida será cargada al rubro de imprevistos de la “Proforma” (PCCO-04). Esta partida solo podrá ser afectada una vez, deberá soportarse y justificarse mediante un cambio a la “Proforma” (PCCO-04), en caso contrario no se podrá ejercer el segundo imprevisto. El imprevisto puede ser por modificación a la “Proforma” (PCCO-04) o por inicio de un concepto nuevo. (Ver Procedimiento para la elaboración de la “Proforma” (PCCO-04)) EXPLORER Elabora la “Requisición de Compra” (FCCO-09.01EX) y entrega al Superintendente de Obra para recabar firma de autorización. La “Requisición de Compra” (FCCO-09.01EX) debe contener como mínimo la siguientes información:
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EXPLORER Descripción del Producto (Especificaciones) Cantidad Unidad Fecha Necesaria para la Obra Codificación por Centro de Costo o Concepto Entrega el original debidamente autorizado al Comprador en Obra
Comprador en Obra
4.3 Verificar Requisiciones Verifica la requisición en cuanto a autorizaciones, conceptos y volúmenes.
Comprador en Obra
4.4 Realizar Cotización Realiza tres cotizaciones como mínimo para cada uno de los productos y/o servicios solicitados y elabora el cuadro comparativo de dichas cotizaciones, registrándolas en el formato “Cuadro Comparativo de Cotizaciones (FCCO-09.02EX). (Para compras repetitivas las primeras cotizaciones estarán vigentes hasta que exista algún cambio importante en el mercado o después de 6 meses, en donde deberán solicitarse nuevamente cotizaciones a los proveedores.) Cuando se coticen volúmenes importantes, se debe asegurar mediante una visita al proveedor con evidencia objetiva a través de fotos e informes que demuestren que tiene la capacidad de suministrar el producto y mantener las condiciones comerciales ofrecidas e incluso solicitar las garantías o fianzas según amerite el caso y se llenara el reporte ”Cuadro de selección de Proveedores”(FCCO-09.05) Ver (“Procedimiento de Superintendente de Construcción” (PCCO-27))
Comprador en Obra
4.5 Evaluar cotizaciones Determina al proveedor con base en la evaluación y considerando los siguientes puntos: Precio máximo de acuerdo a lo documentado en la “Proforma” (PCCO-04) Especificaciones y/o Calidad Descuentos
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Condiciones de Pago Tiempo de Entrega Lugar de Entrega Certificados de Calidad (En su caso)
Comprador en obra
4.6 ¿Es adquisiciones de bienes y/o servicios o contratación de equipo? En caso de contratación de equipo, realiza la actividad 4.7. En caso de adquisiciones de bienes y/o servicios, realiza la actividad 4.8
Comprador en obra/Residente de Maquinaria
4.7 Renta de maquinaria Una vez que se ha cotizado la maquinaria, solicita al Residente de Maquinaria realice una inspección y verificación física de aquella que se haya seleccionado por el menor costo y el teórico mejor estado comparado con las otras alternativas, evaluando así que las condiciones de funcionamiento son las apropiadas para la obra. (Ver procedimiento de “Evaluación y Contratación de Maquinaria y Equipo” (PCCO-22) Recibe del Residente de Maquinaria el reporte escrito de la inspección de la maquinaria y procede a ponerse en contacto con el proveedor para la firma del contrato de renta por el Superintendente de Obra para el pago del primer periodo de renta. El residente de maquinaria controla la documentación del arrendamiento. Informa al Residente de Maquinaria que esté pendiente de la llegada del equipo para su registro, control e ingreso a obra. (Ver procedimiento de “Control de Maquinaria” (PCCO-23)
Comprador en Obra
4.8 Elaborar Orden de Compra Actualiza en el sistema los datos generales del proveedor, deberá mantener actualizado el catalogo de proveedores y prestadores de servicio. Realiza la “Orden de Compra” (FCCO-09.03EX) y recaba la firma de autorización del Superintendente de Obra. Envía original al Proveedor, copia al Almacén de Obra y archiva una copia. En el caso de compras de combustible, envía la copia al Administrador de Obra para la expedición de “Vale de suministro de Combustible” (FCCO-06.01).
Comprado 4.9 Seguimiento a la Orden de Compra.
133
r en Obra Revisa a través del sistema las entradas al almacén, para dar seguimiento al suministro de las “Ordenes de Compra” (FCCO-09.03EX) pendientes o aquellas que se surtieron parcialmente. El almacenista le reporta si no se cumple en las fechas de entrega de materiales según la “Orden de Compra” (FCCO-09.03EX) Recibe del Administrador de Obra las “Ordenes de Compra” (FCCO-09.03EX) que se acordaron realizar por Oficina Central, turnándolas al Almacén para su conocimiento. En Obra será el responsable de dar seguimiento en todo momento al estatus que guarde (parcialmente entregada, recibida totalmente o si la calidad de los productos corresponde a lo comprado), informando al Comprador de Oficina Central y así proceder a liberar el pago en Oficina Central una vez cumplido el suministro. La correspondencia de este movimiento se deberá de enviar a Oficina Central con los soportes de entradas al Almacén. Conciliara semanalmente con Almacén las “Orden de Compra” (FCCO-09.03EX) pendientes de surtir y obtiene el “Reporte de Ordenes de Compra” (FCCO-09.06EX), para su seguimiento.
Comprador en Obra
4.10 Verificar calidad de los productos En caso de que los materiales suministrados no cumplan con las especificaciones técnicas requeridas por los usuarios, realizará la reclamación correspondiente por escrito dirigida al Proveedor, suspendiendo el pago, si no recibe respuesta inmediata se considerará la 2ª mejor opción o se buscará a un nuevo proveedor, esto deberá ser informado al Administrador de Obra. En el caso de agregados u otro cualquier material que requiera ser verificado por el Laboratorio en función del cumplimiento de las normas y especificaciones, deberá de contar con las pruebas del cumplimiento de calidad para proceder a su pago o bien a las penalizaciones que se hayan incluido por contrato o por las leyes que
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correspondan vigentes (Ley de obra publica). (Ver “Instrucción de Laboratorio” (ICCO-05.03))
Comprador en Obra
4.11 Termino de obra Elabora la relación de todos los archivos generados, finiquitos con Proveedores debidamente soportados, entrega la información al Administrador de la Obra, para su envío a Oficina Central dando fin al presente procedimiento.
5. Referencias :
Nombre Código
Procedimiento de Proforma PCCO-04 Procedimiento de Superintendente de Construcción
PCCO-27
Procedimiento de Evaluación y Contratación de equipo
PCCO-22
Procedimiento de Control de Maquinaria PCCO-23 Instrucción de Laboratorio ICCO-05.03
6. Formatos / Registros:
Nombre del
Formato Código Revisión Responsable Periodo de
Retención Requisición de Compras
FCCO-09.01EX
00 Comprador en Obra
Vigencia de obra
Cuadro Comparativo de Cotizaciones
FCCO-09.02EX
00 Comprador en Obra
Vigencia de obra
Orden de Compra FCCO-09.03EX
00 Comprador en Obra
Vigencia de obra
Catálogo de Proveedores
FCCO-09.04EX
00 Comprador en Obra
N/A
Cuadro Selección de Proveedores
FCCO-09.05
00 Comprador en Obra
Vigencia de obra
Reporte de Ordenes de Compra
FCCO-09.06EX
00 Comprador en Obra
N/A
Relación de Materiales
FCCO-04.04
00 Gerente Técnico N/A
Relación de Maquinaria
FCCO-04.06
00 Gerente Técnico N/A
135
Relación de Básicos
FCCO-04.10
00 Gerente Técnico N/A
Análisis de Costos Indirectos
FCCO-04.08
00 Gerente Técnico N/A
Vale de Suministro de combustible
FCCO-06.01
Administrador de Obra
Vigencia de obra
136
Código:
PCCO-08
Página 137 de 158
Fecha de Emisión: Agosto/2008
Núm. Rev.: 02
Procedimiento de Reclutamiento, Contratación y Control de Personal en Obra 0. Propósito y Alcance: Establecer los lineamientos para el reclutamiento, selección y contratación de personal, procesamiento y pago de la nómina así como el cálculo y pago de impuestos generados por el personal en obra, finiquitos, avisos de altas, modificaciones y bajas ante el IMSS, proceso y pago de finiquitos al personal y baja de obra. Control de la “Proforma” PCCO-04 en la contratación y pago al personal. Aplica para todos los proyectos de la Dirección de O.C.I
1. Políticas:
No podrá ser contratado ningún puesto o sueldo que no venga previamente establecido en la “Proforma” PCCO-04 , así como la autorización del Superintendente de Obra. El personal de obra será contratado por “Obra Determinada” y se dictaran criterios en particular para determinar la empresa que los dará de alta y en lugar de pago (Cd. de México u obra). No podrán ser contratados menores de edad. En caso de abandono de empleo, se debe elaborar una Acta Administrativa Interna y presentar ante la Junta de Conciliación y Arbitraje Local por abandono de empleo o cuando el trabajador infrinja en alguna causal de rescisión de contrato sin responsabilidad para la Empresa. Se debe avisar e informar oportunamente al IMSS de cualquier movimiento de personal.
137
Se evaluaran las alternativas más cercanas a la obra para asistencia médica y urgencias en caso de ser necesarios, así como elaborar un directorio de teléfonos y direcciones de estos centros. Vigilará que el personal que lo requiera porte el equipo de seguridad proporcionado, y que este se encuentre en buenas condiciones, así mismo propondrá al Superintendente de Obra medidas de seguridad que reduzcan los riesgos de posibles accidentes de trabajo. No se permitirá el acceso a laborar a personal que se encuentre bajo el efecto de alcohol o drogas. En caso de que se presente una demanda laboral la recibirá el Jefe de Recursos Humanos y dará copia al Administrador de Obra para su seguimiento. Cuando exista una demanda se provisionará con cargo al costo de la obra el 50% del importe de la indemnización que de acuerdo a la ley corresponda, en resultados de la obra, y en caso de pago de indemnización se realizara el ajuste en mas o en menos de la provisión por demanda. Elabora y firma el Superintendente de Obra el contrato colectivo de trabajo con el Sindicato Local. Las prestaciones de Ley serán provisionadas según periodo como corresponda en la nómina y los pagos de estos serán aplicados a dichas provisiones. Todo el personal deberá observar lo referente al “Procedimiento de Sistema de Seguridad e Higiene PCOR-07”.
2. Definiciones y Terminología:
No Aplica
3. Responsabilidades:
Responsable
Actividad
Recursos Humanos en obra
Realizar el reclutamiento y contratación del personal de acuerdo a la “Proforma PCCO-04”. Tener actualizado el Tabulador de Sueldos y Prestaciones vigente y autorizado de acuerdo a la “Proforma PCCO-04”. Integrar expedientes de Personal y asegurar que se encuentren ordenados y con la documentación correspondiente.
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Custodia de cualquier autorización que origine movimiento de la nómina. Llevar consecutivos de nómina al corriente. Asegurar el pago oportuno de la nómina y de forma correcta. Resguardar constancia de los pagos de nómina efectuados a los empleados. Elaborar mensualmente y de manera oportuna los cierres mensuales y acumulados de nómina, de acuerdo al calendario de Obligaciones Fiscales. Resguardar expediente completo de impuestos pagados. Envía al Administrador de Obra la relación de recibos cobrados, no cobrados y depositados en la cuenta de cheques, por caja. De los recibos no cobrados y programados para su pago debe tener un control y justificación de la causa y contar con la autorización del Superintendente de Obra para su pago posterior. Debe vigilar que la firma de los trabajadores en los recibos de nómina sea la misma firma registrada en el contrato y de la identificación oficial. Conciliar mensualmente con el Area Contable la información procesada.
4. Desarrollo del Procedimiento:
Responsable
Actividad
Administrador de Obra / Recursos Humanos en obra
4.1 Recibe Proforma Recibe del Administrador de Obra la “Proforma PCCO-04”, la cuál es revisada en conjunto, verificando que contenga lo siguiente: Relación de mano obra Tabulador de Sueldos autorizado para la obra según
categoría
139
Recibe del Administrador General: Perfiles de Puesto Relación de Personal Disponible
Área Solicitante en obra
4.2 Se recibe solicitud de Contratación. Para personal Técnico y de Administración el área solicitante elabora la “Solicitud de Personal FCCO-08.13”. Recursos Humanos en Obra verifica que exista el puesto, que esté vacante y el sueldo a ofrecer según “Proforma PCCO-04”. Para el personal de campo se elabora el formato “Requisición de Personal FCCO-08.14, Recursos Humanos en Obra verifica que exista el puesto, que esté vacante y el sueldo estipulado en la “Proforma PCCO-04” Con la información anterior procede a realizar la convocatoria de personal.
Recursos Humanos en Obra
4.3 Realizar Convocatoria y elaboración de Solicitud. Realiza la convocatoria del personal requerido utilizando los siguientes medios: Anuncios en Periódico Anuncios en la Obra En lugares de mayor concurrencia en la localidad
Solicita a los candidatos el llenado de la “Solicitud de Empleo FCCO-08.01” correspondiente.
Recursos Humanos en Obra / Jefes de Área
4.4 Selección de Personal Realiza la entrevista al personal evaluando los siguientes puntos, de acuerdo al perfil de puesto correspondiente: Experiencia laboral y conocimiento del Puesto Formación Académica Habilidades
El personal Técnico, Administrativo y Operativo que cumpla con los requisitos anteriores será enviado con el jefe de área respectivo quién evaluará la capacidad técnica para desempeñar el puesto y selecciona al candidato a cubrir la vacante. Los operadores de Maquinaria deberán además cumplir
140
con lo establecido en el punto 4.4 del “Procedimiento de Control de Maquinaria en Obra” (PCCO-23). En caso de ser aceptados se envía a Recursos Humanos en obra la “Solicitud de Empleo FCCO-08.01” con firma de aprobación para su contratación, misma que deberá ser autorizada por el Superintendente de Obra. Todas las contrataciones deberán ser aprobadas por el Residente Técnico, Administrador de Obra, Residente de Construcción o residente de maquinaria, según el área solicitante y autorizada por el Superintendente de Obra.
Recursos Humanos en Obra
4.5 Crear bolsa de candidatos potenciales. De los formatos “Solicitud de Empleo FCCO-08.01” enviadas a los Jefes de Área y que no fueron seleccionadas pero que cumplen con los requisitos para desempeñar el puesto se archivan como posibles candidatos. Aquellas solicitudes que no cumplan con los requisitos se desechan.
Recursos Humanos en Obra
4.6 Solicitud de Documentación Una vez seleccionado al personal a contratar se le solicita la siguiente documentación: Copia de Acta de Nacimiento CURP Copia de inscripción al Registro Federal de
Contribuyentes (RFC) Comprobante de Domicilio Copia de Alta al IMSS Comprobante de estudios (cuando aplique) Número de cuenta bancario (cuando aplique) Curriculum (para personal técnico y Administrativo) Dos fotografías tamaño infantil Referencias laborales y Personales (carta de
recomendación) Copia de acta de nacimiento de beneficiarios Copia de identificación oficial vigente con
fotografía.(IFE) Copia de Licencia para Conducir vigente y que la categoría sea acorde a la actividad a realizar, esto aplica únicamente
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para chóferes. Escrito libre dirigido al departamento de Recursos Humanos, para efecto del descuento de crédito Infonavit o, en su caso, declaración de no existencia de crédito. En caso de no cumplir con esta documentación y requerir la contratación de los servicios del trabajador se solicita la autorización del Superintendente de Obra. Es necesario que todo el personal cumpla con el CURP y número de seguro social, en caso de no tenerlo, deberá de orientarse al trabajador para que lo tramite.
Recursos Humanos en Obra
4.7 Verificación de documentación y referencias Verifica que la documentación del personal contenga todos los datos necesarios para la contratación y comprueba las referencias personales registradas en la “Solicitud de Empleo FCCO-08.01”. En caso de que dichas referencias no sean veraces, no procede la contratación.
Recursos Humanos en Obra
4.8 Contratación del Personal Realiza la contratación del personal seleccionado y elabora el “Contrato FCCO-08.09.1”o “Contrato FCCO-08.09.2” según proceda, recabando firma de la persona contratada, en cada hoja del mismo, así como en el Reglamento Interno FCCO-08.09A. Elabora el formato de “Credencial FCC0-08.08” que lo acredita como empleado de la compañía y la entrega recabando firma de acuse de recibo y del alta al IMSS.
Recursos Humanos en Obra
4.9 Archivar expediente por persona en obra Integra expediente por cada persona contratada en el formato “Expediente de Personal FCCO-08.16”, el cual debe contener la documentación solicitada en el punto 4.6 así como copia del “Contrato FCCO-08.09.1” o “Contrato FCCO-08.09.2”, según proceda, debidamente firmado. Para el personal que sea asignado de Oficina Central se recibe el formato Movimiento de Personal para su control en obra y verificar los cargos de los mismos. En caso de personal enviado de otra obra se procede a abrir expediente completo del mismo para su control, así
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mismo deberá ser finiquitado en la obra origen antes de comenzar a laborar en la nueva obra.
Recursos Humanos en Obra
4.10 Alta en IMSS Realiza el alta al IMSS del personal contratado en el formato vigente, recaba firma del empleado cuando efectúa la actividad 4.8 y archiva dicha documentación en el expediente correspondiente. Para el control de personal de obra de Subcontratistas y Destajistas llevará un estricto control de la mano de obra de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de “Subcontratos y Destajos” (PCCO-14 y PCCO-15).
Recursos Humanos en Obra / Auxiliar
4.11 Tomaduría de Tiempos Realiza diariamente la tomaduría de tiempos del personal de Campo y lo registra en el formato “Tomaduría de Tiempos FCCO-08.02”. El personal Técnico y Administrativo debe pasar asistencia mediante la tarjeta checadora de tiempo o lista de asistencia. Durante el día verificara que el personal porte debidamente y en buenas condiciones el equipo de seguridad.
Recursos Humanos en Obra
4.12 Envío de tiempos Basándose en la nomina procesada y por departamentos al final de cada semana, los días jueves, la envía a los Jefes de Frente para que sea codificada según los conceptos en donde presto sus servicios, de la “Proforma PCCO-04”, por persona. Recaba el reporte del reloj checador de la oficina para el personal Técnico y Administrativo. Este personal será cargado al indirecto de acuerdo a los conceptos de “Proforma PCCO-04”,. Los tiempos extras u otro tipo de compensaciones deberán ser autorizados por el Superintendente de Obra, mismos que fueron solicitados por los Jefes de Frente, con el visto bueno del Residente de Obra. Estos reportes son turnados al Jefe de Recursos Humanos en Obra para su proceso en nómina.
Recursos 4.13 Verificar Retenciones.
143
Humanos en Obra
Antes de elaborar la nómina verifica las retenciones por concepto de Infonavit, IMSS, Fonacot, pensiones alimenticias o cualquier descuento o retención a cargo del trabajador, ya sea por instrucción de cualquier autoridad competente o por descuentos de gastos no comprobados, siempre cumpliendo con lo establecido en la Ley Federal del Trabajo. Si el Sindicato local exige la retención de cuotas obreras y no hay posibilidad de otro tipo de negociación, deberá ser autorizado por el Director de Construcción y se retendrán en las nóminas basándose en el contrato colectivo de trabajo con el Sindicato Local, elaborado por recursos Humanos y firmado por el Superintendente de Obra, donde se buscara pactar las mejores condiciones a favor de la Empresa y los trabajadores.
Recursos Humanos en Obra
4.14 Procesar Nómina e Imprimir Reportes Considerando que se deben de retener 3 días de Sueldo de Fondo para todo el personal, se procesa la nómina el miércoles de cada semana cortando los martes para el personal semanal y quincenalmente los días 10 y 25 para el personal Administrativo y Técnico, y se envía al Administrador de Obra junto con el resumen, el día miércoles. Este a su vez la valida y solicita la firma de autorización del Superintendente de Obra. Se elabora póliza de nómina y se envía a Contabilidad para su incorporación a más tardar al siguiente día hábil. Esta debe ser incluyendo todas las provisiones proporcionales a las prestaciones de Ley de ese periodo, también se debe incluir el costo de finiquitos que excedan lo provisionado. Igualmente conciliará con el Sindicato las liquidaciones correspondientes a las Cuotas Sindicales conforme a las nominas semanales (ver política especifica para la obra con el Superintendente de Obra y el Administrador de Obra)
Recursos Humanos en Obra
4.15 Pago Para el personal Técnico Administrativo se tramitará la tarjeta bancaria de nómina y para el personal de campo será mediante el servicio de traslado de valores contratado.
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Para el Pago de Nómina en Campo se entregan los recibos impresos y cheque por el importe neto de la nómina conforme al calendario que se establezca con la compañía de Traslado de Valores, este pagará en la fecha y lugar indicados y, posteriormente recopila los recibos firmados así como los recibos no cobrados, debe llevar un control de sueldos no cobrados y deben ser depositados en la caja fuerte como máximo dos días, posteriormente se entregan a caja para que se efectué el depósito en la cuenta de cheques de obra, y se turna al Administrador de Obra la ficha de depósito. Realiza el pago de la nómina al personal que cuenta con tarjeta bancaria de nómina, mediante un depósito bancario. Lleva un consecutivo de nómina soportada con los movimientos realizados. Lleva consecutivo por semana y quincena de los recibos de nómina firmados.
Recursos Humanos en Obra
4.16 Anticipos de Sueldos Para otorgar anticipos de sueldos se deben cumplir los siguientes requisitos: Tener una antigüedad mínima de seis meses El importe de anticipo solicitado no puede ser mayor a 15 días del sueldo No debe tener adeudos pendientes (Gastos a Comprobar) Firmar una solicitud y la autorización para su descuento por nómina Todos los préstamos deben ser autorizados por el Superintendente de Obra. Los préstamos al Superintendente de Obra y al Administrador de Obra deben ser autorizados por el Director de O.C.I. En ambos casos se deberán adecuar a las políticas particulares que dicte el Director de O.C.I. para esa obra y a la situación económica de la empresa, la autorización se hará por escrito vía memorando.
Recursos Humanos en Obra
4.17 Pago de Prestaciones. En el mes de diciembre se pagará el aguinaldo en la parte proporcional a que tengan derecho. Las vacaciones las
145
deberá gozar el trabajador una vez cumplido el año de servicio y se pagara la prima vacacional. El periodo vacacional no podrá ser pagado, excepto en caso de finiquitos.
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4.18 Realizar cálculo de impuestos y cuotas. Realiza mensualmente y/o de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes, el cálculo de los impuestos y cuotas Estatales, Locales y Federales, comprobando y haciendo el cotejo o chequeo de las nóminas pagadas para determinar la base a declarar. Envía mensualmente el formato “Reporte de Prestaciones, Vaciado de Nomina Acumulado (REPVA) FCCO-08.17” y cálculo de impuestos al Contador en Obra para su verificación, validación y checado contra registros contables y procede a la programación del pago. Verifica mensual y bimestralmente las liquidaciones emitidas por Seguro Social e Infonavit con los cálculos a pagar por la empresa generados en el SUA (Sistema Único de Autodeterminación).
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4.19 Elaborar acumulado de sueldos Anualmente o al cierre de la obra, debe elaborar el acumulado de sueldos actualizando el formato “Reporte de Prestaciones, Vaciado de Nomina Acumulado (REPVA) FCCO-08.17” Anualmente o al cierre de obra debe elaborar la declaración informativa de sueldos y salarios y el resumen correspondiente para la declaración anual del ISR, así mismo elabora resumen de contribuciones por pagar derivada de sueldos y lo envía al Contador en Obra para su verificación, validación y checado contra registros contables
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4.20 Datos del Personal En el sistema de nominas deberá alimentar la siguiente información: Nombre completo del empleado Numero en la nomina Registro del IMSS CURP
146
Sueldo Diario Asignación Fecha de Ingreso Fecha de Baja Vacaciones Prima Vacacional Prestaciones
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4.21 Baja de Personal Cuando se realiza la baja de personal a solicitud del jefe inmediato del área que corresponda, ya sea por terminación o rescisión de contrato o por abandono de empleo, se elabora el finiquito correspondiente, con firma de autorización del Superintendente de Obra, de acuerdo a las indicaciones estipuladas por el departamento jurídico. Al efectuar el pago del finiquito se recaba la firma de recibido en el formato “Recibo de Pago FCCO-08.10”, y se le elabora el formato de “Renuncia FCCO-08.11”, solicitándole que imprima su huella digital, y escriba de su puño y letra la siguiente leyenda: “recibí cheque no.__ por un importe de___, como finiquito de mis trabajos” en un costado del formato y vuelve a firmar. Previo al pago, se solicita al trabajador tramitar y presentar el formato “Vale de No Adeudo FCCO-08.06” con los vistos buenos del Almacén, Contabilidad, Maquinaria, Sistemas y Administración y se le recoge la credencial de identificación de empleado.
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4.22 Realiza trámite en la Junta Local de Conciliación y Arbitraje En caso necesario y de acuerdo a lo estipulado por el departamento jurídico realizará los trámites necesarios ante la Junta Local de Conciliación y Arbitraje.
Recursos Humanos en Obra
4.23 Resumen de Finiquitos Elabora póliza para el registro de los finiquitos, entregándola a Contabilidad al día siguiente a su pago. Todos los finiquitos deben ser liquidados en obra.
Recursos Humanos en Obra
4.24 Baja del IMSS Cuando se lleva a cabo la baja de personal, elabora y
147
presenta el formato vigente a este efecto ante el IMSS
Recursos Humanos en Obra
Término de Obra Elabora las declaraciones anuales de sueldos, salarios, retenciones y de impuestos sobre nóminas así como crédito al salario por la obra entregándoselas al Administrador de Obra. Elabora la relación de todos los expedientes de personal, recibos, nóminas, el archivo de impuestos y archivos adicionales generados, efectúa la entrega al Administrador de la Obra para su envío a Oficina Central dando fin al presente procedimiento.
4.25
5. Referencias
Nombre Código Procedimiento de Sistema de Seguridad e Higiene
PCOR-07
Subcontratos y Destajos Ante el IMSS PCCO-14 Proforma PCCO-04 Procedimiento de Control de Maquinaria en Obra
PCCO-23
6. Formatos / Registros:
Nombre del
Formato Código Revisión Responsable Periodo de
Retención Solicitud de Empleo
FCCO-08.01
0 Recursos Humanos en
Obra
5 años después de la baja
Tomaduría de Tiempos
FCCO-08.02
0 Recursos Humanos en
Obra
Durante el periodo de la
Obra Vale de No Adeudo
FCCO-08.06
0 Recursos Humanos en
Obra
Durante el periodo de la
obra Credencial FCCO-
08.08 0 Recursos
Humanos en Obra
2 años
Contrato
FCCO-08.09.1 FCCO-08.09.2
0 Recursos Humanos en
Obra
2 años
148
FCCO-08.09.3
Reglamento FCCO-08.09A
0 Recursos Humanos en
Obra
2 años
Recibo de Finiquito
FCCO-08.10
0 Recursos Humanos en
Obra
2 años
Renuncia FCCO-08.11
0 Recursos Humanos en
Obra
2 años
Solicitud de Personal
FCCO-08.13
0 Área Solicitante Obra
Requisición de Personal
FCCO-08.14
0 Área Solicitante Obra
Expediente de Personal
FCCO-08.16
0 Recursos Humanos en
Obra
2 años
Reporte de Prestaciones, Vaciado de Nomina Acumulado (REPVA)
FCCO-08.17
149
Procedimiento de Revisión de Pagos al IMSS de Subcontratistas y Destajistas
Página 150 de 158 Código: FCCO-08A-01
Fecha de Emisión: Mayo/2009
Núm. Rev.: Ebo 02
0. Propósito y Alcance: Establecer los lineamientos para el seguimiento de pagos que ante el IMSS e INFONAVIT, así como otros Impuestos, que a su cargo deben realizar los Subcontratistas y Destajistas. Aplica para todos los proyectos de la Dirección de O.C.I
1. Políticas:
No podrá ser contratado ningún Subcontratista o Destajista que no cuente con registro patronal ante el IMSS. Se elaborará un contrato por obra específica y se establecerá claramente que los Subcontratistas y Destajistas deberán cubran las prestaciones obligatorias previstas por el IMSS, INFONAVIT, Impuestos Locales, Estatales, y Federales del personal a su cargo. La razonabilidad de pagos ante el IMSS e INFONAVIT se determina aplicando sobre el monto total del contrato el 28% y sobre este el 30% de cuotas de seguro socia e Infonavit. Las revisiones mensual y bimestral serán sobre el monto total facturado a esa fecha y se comparara contra las liquidaciones del SUA, presentadas por el Subcontratista o Destajista. En caso de encontrar diferencias significativas entre el importe determinado y pagado (5% de menos) deberá aclararse con el Subcontratista o Destajista quien deberá de cubrir sus adeudos pendientes o, si por las características de su trabajo, el porcentaje a aplicar es menor (por ejemplo en conceptos en donde la renta de equipo tiene mayor incidencia en el costo que cualquier otro elemento de costo) deberá ser soportado y sobre ese porcentaje se evaluaran sus pagos de obra.
150
El patrón O.C.I. deberá de informar oportunamente al Instituto Mexicano del Seguro Social de los contratos firmados con Subcontratista o Destajista, mediante escrito libre, en un plazo de cinco días hábiles contados a partir de la fecha de iniciación de obra, plazo que establece el Instituto y sus reglamentos. No es obligatorio para O.C.I., afiliarse ante el IMSS cuando subcontrate al 100% la obra a ejecutar, comunicando mediante escrito libre, domicilio, ubicación, fecha de iniciación de la misma, y presentando toda la documentación de los Subcontratos. El subcontratista CAMRE, tiene la obligación de registrarse ante el IMSS, cuando preste servicios de personal especializados y la mano de obra a O.C.I. En caso de abandono de obra, se debe elaborar un Acta para aviso oportuno al IMSS y solicitar status de adeudos y liquidar en forma inmediato del fondo de garantía, de la fianza, y/o pagares. Nunca deberá de dejarse pendiente al cierre de obra adeudos de Destajista o Subcontratista por abandono de obra ya que los adeudos pendientes deben ser liquidados y si no lo son oportunamente genera actualización, recargos y en caso de requerimiento multas y otras penas convencionales. El Administrador de Obra vigilará que el personal que presta sus servicios a cargo del Subcontratista o Destajista estén registrados ante el Instituto, y pague sus cuotas ante el IMSS y recabara copia de los mismos integrando expediente en forma oportuna. El fondo de garantía retenido a los Destajistas será para cubrir en primera instancia las cuotas al IMSS e INFONAVIT que en su caso hayan quedado pendientes de cubrir al término de la ejecución de obra. No se deberá de liquidar o finiquitar a los responsables de los registros patronales en cuanto no obtenga constancia de la liberación del IMSS e INFONAVIT.
2. Definiciones y Terminología:
IMSS Instituto Mexicano de Seguro Social INFONAVIT Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los
Trabajadores SAR Sistema de Ahorro para el Retiro
3. Responsabilidades:
Responsable
Actividad
Administrad De acuerdo a los expedientes integrados junto con el Área
151
técnica por cada Destajista y Subcontratista, en base a los contratos, según conceptos susceptibles a realizar con tercero en “Proforma PCCO-04”, se controlarán los pagos y correcto cumplimiento de estos respecto a las obligaciones ante el IMSS e INFONAVIT.
or de Obra
En el transcurso de la obra se asegurara que los expedientes se encuentren actualizados con la documentación y copia de los pagos correspondientes a dichas obligaciones. Verificar que todos los trámites de los documentos estén correctos y asegurar que realicen el pago oportuno y correcto de las cuotas ante el IMSS e INFONAVIT a cargo de Subcontratistas y Destajistas.
4. Desarrollo del Procedimiento:
Responsable
Actividad
Administrador de Obra
4.1 Recibe Proforma Recibe del Superintendente de Obra la “Proforma PCCO-04”, y verifica que contenga lo siguiente: Relación de partidas a subcontratar Conceptos que se contrataran con destajistas.
Administrador de Obra
4.2 Verifica la existencia de Contratos firmados. En coordinación con el área Técnica de obra, se integran los expedientes para cada subcontratista y destajista. Estos expedientes deberán contener la siguiente información: Expedientes para Subcontratos
Contrato firmado. Copia de la fianza o pagares expedido a favor de
la empresa en garantía al pago del anticipo del contrato.
Acta constitutiva. Poder de quien firma el contrato (representante
legal o apoderado). Alta de Hacienda, R1 y sus modificaciones
152
Copia de identificación oficial de quien firma el contrato (IFE).
Alta de patrón al IMSS AFIL-1, alta de Obra (AFIL 15, se deberá verificar que los datos sean correctos el importe declarado del contrato actual firmado y con domicilio de la obra a ejecutar).
Pagos Mensuales de impuesto local y estatal sobre nominas
Pago Bimestrales (SUA), IMSS, Afore e Infonavit, y amortización de créditos, desde su inicio al término de la obra.
Copia de factura del anticipo. Copias de facturas pagadas, carátula de las
estimaciones. Fianza de garantía, de calidad de obra y vicios
ocultos. Finiquito de obra o termino de contrato liberación
de baja del seguro social (Constancia expedido por el IMSS)
Expedientes para Destajistas:
Contrato firmado. Copia de la fianza o pagares expedido a favor de
la empresa en garantía al pago del anticipo del contrato
Alta de Hacienda, Formato R-1 y sus modificaciones
Copia de identificación oficial de quien firma el contrato (IFE)
Alta de patrón al IMSS AFIL-1, alta de Obra (AFIL 15 se deberá verificar que los datos sean correctos el importe declarado del contrato actual firmado y verificar domicilio la obra a ejecutar )
Pago Mensuales de impuesto local y estatal sobre nominas
Pago Bimestrales (SUA), IMSS, Afore e Infonavit, y amortización de créditos desde su inicio al término de la obra.
Copia de factura del anticipo Copias de facturas pagadas, carátula de las
estimaciones, copia de cheques. Finiquito de Obra o termino de contrato liberación
de baja del seguro social (Constancia expedido por el IMSS)
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Es importante integrar los expedientes de pagos ante IMSS, Afore e Infonavit, amortización de Crédito de Infonavit, impuestos Locales, Estatales y Federales, ya que son obligaciones patronales y en caso de no ser liquidadas en su oportunidad por los Subcontratistas o Destajistas, la responsabilidad recae en O.C.I. para solventar los adeudos pendientes. Solo con la autorización de la Dirección General se procederá el pago de la retención fijada de la Fianza, pagares y/o Fondo de Garantía, para el pago de estos adeudos en cierre y finiquito de obra.
Administrador de Obra
4.3 Verifica la Razonabilidad de los pagos. Se cuantificara la Mano de obra ejercida de acuerdo a su estado de cuenta de pagos aplicando el 28% sobre el monto total y sobre este importe el 30% correspondiente a las cuotas. Este importe se conciliara con los pagos efectuados y así determinar las diferencias a pagar y retener a los Subcontratistas o Destajistas. Las revisiones serán bimestrales de acuerdo a las liquidaciones emitidas por el IMSS. Este porcentaje se actualizara anualmente de acuerdo alas disposiciones vigentes. En caso de encontrar diferencias significativas entre el importe determinado y pagado (5% de menos) deberá aclararse con el Subcontratista o Destajista quien deberá de cubrir sus adeudos pendientes o, si por las características de su trabajo, el porcentaje a aplicar es menor (por ejemplo en conceptos en donde la renta de equipo tiene mayor incidencia en el costo que cualquier otro elemento de costo) deberá ser soportado y sobre ese porcentaje se evaluaran sus pagos de obra.
Administrador de Obra
4.4 Pago de finiquito de obra a Subcontratista y Destajista Este trámite solicitaran los Subcontratista y Destajista ante el IMSS para su conciliación y liberación de patrón, presentando escrito (FINIQUITO DE OBRA) expedido por la empresa, certificando el valor de la mano obra ejecutada. Es obligación del Subcontratista y Destajista comunicar al Instituto la suspensión de la Baja para obtener la (CONSTANCIA DE LIBERACION DEL REGISTRO PATRONAL) SELLADO y CERTIFICADO por el IMSS.
154
Administrador de Obra
4.5 Baja IMSS Terminación de Obra Es obligación de O.C.I., comunicar al Instituto, la suspensión, o termino de actividades o cierre total de obra, o otra circunstancia, mediante escrito libre, solicitando la liberación de la empresa y demás sujeto obligados, con la finalidad de evitar todos los riesgos y responsabilidades de contingencias posteriores, siempre y cuando anexando copias de la documentación comprobatoria como constancias liberadas y certificadas por el instituto de los registros patronales de Subcontratista y Destajista que ejecuto la obra durante el periodo.
5. Referencias
Nombre Código
Procedimiento de Pro forma “Pro forma PCCO-04”,
6. Formatos / Registros:
Nombre del Formato
Código Revisión Responsable Periodo de Ejecución o Contrato de
Obra Finiquito de Contrato de Obra
FCCO-08A-01
001 Administrador de Obra
Valor ejecutado
155
Conclusión
Con la información analizada y datos proporcionados por la empresa, así
como el esfuerzo y dedicación que se invirtió en este trabajo, se concluyo lo
siguiente:
1. Como se pudo percibir en el presente trabajo, la empresa venía
desempeñando sus actividades de acuerdo a como se venían manejando
con anterioridad, y por tanto tenían vicios que se fueron adquirieron con el
tiempo.
2. Durante la revisión de cada departamento se percato que se necesitaba
de manuales, instructivos y procedimientos para el mejor desempeño de
sus actividades y la optimización del tiempo así como de políticas que
fueren fáciles de comprender y aplicar.
Existen empresas que no cuentan con manuales, políticas y procedimientos lo
que ocasiona un doble esfuerzo en la realización de las actividades y un gasto
innecesario de tiempo.
Hay empresas que cuentan con instructivos y manuales pero no llegan a
utilizarlos o los utilizan de una manera inadecuada, ya que no se entienden,
resultan ser obsoletos o simplemente se sigue una rutina en la cual se adquieren
vicios que ocasionan un mayor empleo de tiempo en actividades que de seguir
los instructivos sería mínimo el tiempo que utilizarían para desarrollar dicha
actividad en comparación si no se utilizarán.
156
Referencias
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(OIT 1994) : La Consultoría de Empresas. Guía de la Profesión Ginebra Suiza.
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5. Kubr. (OIT 1994) : La Consultoría de Empresas. Guía de la Profesión
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Clive David Oates. El mundo de la consultoría gerencial editorial Macchi
5. IMCP
Guías de consultoría en administración editorial IMCP
6. IMCP
Manual para estructurar firmas pequeñas y medianas de Contadores Públicos
editorial IMCP
