KOOPERATION HCB –CLUSTER HAMBURG AVIATION€¦ · DER EINFACHE WEG ZUM ERFOLG H M B U A R G...

KOOPERATIONHCB – CLUSTER HAMBURG AVIATION

am Beispiel der

138. IATA Slot Conference

21.- 23. Juni 2016 inHamburg

22. November 2016 | Hamburg

VORSTELLUNG UND EINFÜHRUNG

IHRE HEUTIGEN ANSPRECHPARTNER

• Frank Pflugfelder

Marketing Manager ConventionsFocus: Aviation, Logistics and MaritimeHamburg Convention Bureau GmbH

• Lukas Kirchner

Head of Marketing, PR & EventsHamburg Aviation

• IATA Slot Conference

Ziel: Slot Vergabe für Level 2 & 3 Airports für Sommer-/Winterflugplanseit 1947 2x p.a. weltweit rotierendca. 1.000pax (200 Airlines / 700 Airports / 100 nationale Slot Koordinatoren)größter IATA Kongress

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AVIATION STANDORT HAMBURG


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HAMBURG IS IN THE AIR


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DER EINFACHE WEG ZUM ERFOLG

H M

B

U

A R

G

PLATZHALTER FÜR DEN PRÄSENTATIONSTITEL

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DER GEMEINSAME WEG ZUM ERFOLG

1 3ICCA research

Verfügbarkeiten CCH

Einbindung HaV / HAM Airport / LH Technik

Ansprache PCOAnforderung RFP 4

Ausarbeitung bid book

5Finalisierung Abgabe bid book

2 6Short list

Site inspetion

7Zusage


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SCHRITT 1

ICCA RESEARCH

• ICCA, the International Congress and Convention Association is the global meetings industry network (http://www.iccaworld.org/)

• Database:• 220,000 meetings

• 20,000 regularly occurring meeting series

• 11,500 associations:

• Suche nach Schlagworten: Aviation, Airport, AirlinesJ

• „next open year to bid for“ – i.d.R. 3-5 Jahre im Voraus, teilweise kürzer

• Nach Identifikation eines Kongress Rücksprache mit dem CCH um Verfügbarkeiten zu prüfen (ggf. parallel Einbindung lokale Stakeholder)


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BEISPIEL ICCA HISTORIE


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SCHRITT 2

ANSPRACHE PCO (PROFESSIONAL CONGRESS ORGANISER)

• In diesem Fall Worldtek Event & Travel Management aus den USA.Core-PCO von IATA (HQ: Montreal und Genf)

• Bekunden von Interesse an Ausrichtung einer der kommenden VA

• Anforderung RFP (Request for Proposal / Anforderungskatalog)

• Prüfung aller geforderten Kriterien auf Umsetzung und Realisierbarkeit(ideal: 80%+ der geforderten Parameter werden erfüllt)

• Prüfen, welche lokalen Stakeholder für eine Bewerbung nötig sind

• Optional: welche anderen Städte bewerben sich noch um diese VA?

• Deadlines abfragen und in den weiteren Schritten unbedingt einhalten

• Wer hat den „lead“ bei der Bewerbung inne?


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SCHRITT 3

EINBINDUNG LOKALER STAKEHOLDER

• Erster Ansprechparter: Cluster Hamburg Aviation

• Gefolgt von Hamburg Airport, da direkter Profiteuer der VA

• HCB: Vorstellung der VA, falls nicht bereits bekannt

• Transparente Darstellung der Anforderungen an „host city“

• Gemeinsame Überlegung, wer welchen Part übernimmt

• Sponsoring: frühzeitige Einbindung möglicher Unternehmen

• Ausarbeitung einer Bewerbungsstrategie

• Stärken-Schwächen Analyse in Bezug auf die Anforderungen


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SCHRITT 4

AUSARBEITUNG BID BOOK

• Fleißarbeit

• Ziel ist es, die Anforderungen größtmöglich zu erfüllen

• Bid book muss/soll aber unbedingt individuelle bzw. persönliche Note erhalten

• In der Regel 40-60 Seiten als ppt/pdf

• Reduzierte Texte in Kombination mit eindrucksstarken Bilder

• Herausstellen der Alleinstellungsmerkmale (USP) der eigenen Stadt

• Roter Faden wichtig

• Alle „Fragen“ beantwortet (Check durch Dritte)


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UNSER ERFOLGSGEHEIMNIS


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UNSERE „KIRSCHE“

CLUSTER

• Acht starke Industriecluster in Hamburg und der Metropolregion

• Kurze und direkte Wege zu weiteren Stakeholdern in Hamburg

WIRTSCHAFTSUMFELD

• Unternehmen die bereit sind eine VA ideell, finanziell oder materiell zu unterstützen

• Enge Kontakte zu Verwaltung und Behörde in Hamburg

STADT

• kurze Wege, hanseatisches Flair, Understatement

• „hidden gem“

• Begleitung durch HCB auf dem gesamten Weg der VA


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SCHRITT 5

FINALISIERUNG UND ABGABE BID BOOK

• Sechs/acht/zehnJAugenprinzip

• Einheitliches Wording verwenden

• Versand per Mail i.d.R. ausreichend

• Bei größere Datenmengen ggf. über externen filehosting-Anbieter

• Bitte um Eingangsbestätigung des PCO/Verbandes

• Datum der Entscheidung abfragen

• Erreichbarkeit bis zum Datum der Entscheidung sicherstellen (ggf. pro-aktiv Abwesenheit kommunizieren und Stellvertreter/in ernennen)


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SCHRITT 6

KURZ VOR DEM ZIEL

Short list

• Erste Hürde geschafft

• Aber nicht zurücklehnen sondern genauso engagiert weitermachen

• Finale Mitbewerberstädte ausfinding machen.In diesem Fall Barcelona und Istanbul

Site inspection

• Rückfragen und Anmerkungen des PCO berücksichtigen

• Site-inspection planen und vorbereiten � Dramaturgie!

• Highlights setzen (ggf. Überraschungsmomente einplanen)

• Wichtiges Kriterium: persönliches Kontakt zu Entscheider während site-inspection aufbauen und die Stadt auch als „host“ zeigen


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SCHRITT 7

ZUSAGE

Hanseatische Freude!


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PARTNER DER VERANSTALTUNG


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CASE STUDY = SUCCESS STORY

• HCB zusammen mit dem German Convention Bureau

https://www.hamburg-convention.com/iata-slots-conference/

• Verfügbar in Deutsch und Englisch

• Case study für weitere Akquise von internationalen (Aviation-) Kongressen


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IMPRESSIONEN NETWORKING DINNER


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BILDQUELLE: M. PENNER


IMPRESSIONEN NETWORKING DINNER


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BILDQUELLE: M. PENNER

BILDQUELLE: M. PENNERKOOPERATION HCB – CLUSTER HAMBURG AVIATION


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ARE YOU READY FOR TAKE OFF WITH US?


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DANKE


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