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kintone guidebook vol09...確認・作業漏れを防げるようにしたい。...
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伝えるべき情報を的確に届ける
条件や日付に合わせた通知の設定を
「総務への依頼受付アプリ」を例に解説します!
通知
09 2021 年 4 月版
確認・作業漏れを防げるようにしたい。
伝えたい情報がしっかり届くように、
条件に合わせた通知なども
設定できるのかな。
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通知導入前
アプリにレコードが登録されても気づかない
自分で見に行かなければならないので、確認の抜け漏れが発生している
・やらないといけないタスクの納期が遅れる。
・タスクを忘れてしまう。
通知導入後
伝えるべきユーザーにアプリから通知が届くようになり、確認・作業漏れを防げる
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通知について
kintone では、アプリにレコードが編集されたことや、レコードにコメントが書き込まれたことなどを、
アプリの利用ユーザーに通知することができます。
レコード内の日時情報をもとにしたリマインド通知も送信できます。
| 通知の設定パターン
アプリの「通知」を設定すると、次のようなときに、ユーザーに通知が送信されます。
• ①アプリの条件通知(→P5)
アプリのデータが特定の操作をされたときに通知されます。
例:アプリにデータ(レコード)が追加されたとき レコードが編集されたとき
【通知の操作対象】
[レコード追加][レコード編集][コメント書き込み][ステータスの更新][ファイル読み込み]
• ②レコードの条件通知(→P9)
アプリのレコードのデータが特定の条件を満たしたときに通知されます。
例:作業者に自分が選択されたとき ステータスが「緊急」になったとき
都道府県が「東京都」だったとき 費用を入力する項目に、100 万円以上の金額が入力されたとき
• ③リマインダーの条件通知(→P13)
アプリの日時項目を基準にして特定のタイミング(7 日前、3 日後など)に通知されます。
例:ToDo の締切日が過ぎたとき 開催日の 3 日前に通知が欲しいとき
| 通知対象
通知先には、「組織」、「グループ」または「ユーザー」を指定できます。
フォームにユーザー選択フィールドを設定している場合は、そのフィールドで選択されたユーザーも通
知先にできます。(組織選択フィールド、グループ選択フィールドも同様)
通知の初期設定では、レコードにコメントが書き込まれたときに、次のユーザーに通知が送信されます。
・そのレコードの作成者
・過去にそのレコードにコメントを書き込んだユーザー
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| 通知方法
アプリの通知は、宛先のユーザーのポータル(kintone のトップページ)、または「通知」ページに、「自
分宛」の通知として表示されます。
また、kintone の管理者がメール通知機能を有効にしている場合、個人設定でメール通知を有効にして
いるユーザーには、通知がメールでも送信されます。
(レコードが編集されたことや、レコードにコメントが書き込まれたことなどが通知されます。レコー
ドの詳細内容については kintone を開いて確認します。)
メール通知の例:
・一定の操作をしたときに通知する
・一定の条件のレコードが登録されたときに通知する
・指定の日時を過ぎたときに通知する
の 3 つの通知パターンがありますので、目的に合わせて使い分けましょう。
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通知の設定方法
ここでは「総務への依頼受付アプリ」を例にして、通知の設定をします。
通知の 3 つの設定パターンに分けて設定を進めていきましょう。
| ① アプリの条件通知の設定
アプリの条件通知を設定します。アプリの操作が行われたときに、指定した通知先に通知をすることが
できます。対象の操作は以下の通りです。
[レコード追加][レコード編集][コメント書き込み][ステータスの更新][ファイル読み込み]
ここでは、「総務への依頼受付アプリ」に、いずれかの操作が行われたときに、かならず「総務部」メン
バーに通知が届くように設定していきましょう。
【完成イメージ】
• 1. アプリのアクセス権の設定画面を表示
① アプリの設定画面を開く
アプリの一覧画面から、[ ]をクリックします。
①「 」をクリックする
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② アプリの条件通知の設定画面を開く
アプリの管理画面が表示されます。ここから[通知]の[アプリの条件通知]をクリックします。
アプリの条件通知の設定画面が表示されました。
②通知の「アプリの条件通知」をクリックする
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• 2. アプリの条件通知の設定
① 総務部を追加する
「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」
のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする
こともできます。
ここでは[ユーザー/組織/グループを追加]をクリックして、総務部(組織)を追加します。
「総務部」を追加できました。
② 総務部の条件通知を設定する
「総務部」に、すべてのチェックを入れます。
①「総務部」と入力して選択する
②通知条件の操作を選択する
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③ 保存する
左上の[保存]をクリックして、設定を保存します。
• 3. アプリの公開または更新
画面右上の[アプリの公開]または[アプリの更新]をクリックして、運用環境に適用します。
これで、アプリの条件通知を設定できました。
③「保存」をクリックする
「アプリを更新」をクリックする
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通知の注意点
次のユーザーには、通知は送信されません。
・レコードを操作した本人
・アプリやレコードの閲覧権限を持たないユーザー
Excel ファイルや CSV ファイルを読み込んでレコードを登録、または更新した場合は、
フィールドの値が通知設定の条件を満たしても、通知は送信されません。
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② レコードの条件通知の設定
レコードの条件通知を設定します。アプリのレコードが特定の条件を満たしたときに、指定した通知先
に通知をすることができます。
ここでは、「至急」チェックボックスにチェックが入った場合に、「総務部」メンバーに通知が届くよう
に設定していきましょう。
【完成イメージ】
• 1. レコードの条件通知の設定画面を表示
① レコードの条件通知の設定画面を開く
アプリの管理画面を表示して、ここから[通知]の[アプリの条件通知]をクリックします。
①通知の「レコードの条件通知」をクリックする
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レコードの条件通知の設定画面が表示されました。
• 2. レコードの条件通知の設定
① レコード条件を追加する
[追加する]をクリックして、レコード条件の項目を追加します。
①「追加する」をクリックする
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② レコード条件を追加する
通知するレコードの条件を設定します。複数の条件の組み合わせを設定することも可能です。
ここでは至急にチェックが入った場合の条件を設定します。
③ 通知内容を設定する
通知時に表示する件名を設定します。
ここでは、「至急の依頼が登録されました!ご確認お願いします。」と入力します。
②レコードの条件を設定する
③通知内容を入力する
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表示例:
④ 通知先を設定する
「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」
のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする
こともできます。
ここでは[ユーザー/組織/グループを追加]をクリックして、総務部(組織)を追加します。
通知先が追加されました。
*下位組織に通知する:子組織にも同じ設定を適用したい場合にチェックを入れます。
④通知先を設定する
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⑤ 保存する
左上の[保存]をクリックして、設定を保存します。
• 3. アプリの公開または更新
画面右上の[アプリの公開]または[アプリの更新]をクリックして、運用環境に適用します。
これで、レコードの条件通知を設定できました。
⑤「保存」をクリックします。
「アプリを更新」をクリックする
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| ③ リマインダーの条件通知の設定
日付・日時フィールドの値を利用して、日時の条件を指定して、リマインド通知を設定することができ
ます。
「〜日前」、「〜日後」といった設定ができるので、事前に確認の通知を届けたり、一定期間経過したら
お知らせしたりと、様々な用途に活用できます。
ここでは、「納期希望日 3 日前」になったら「担当者」にリマインダーの通知が送られるように設定し
ていきましょう。
【完成イメージ】
• 1. リマインダーの条件通知の設定画面を表示
① リマインダーの条件通知の設定画面を開く
アプリの管理画面を表示して、ここから[通知]の[リマインダーの条件通知]をクリックします。
①通知の「リマインダーの条件通知」をクリックする
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リマインダーの条件通知の設定画面が表示されました。
• 2. リマインダーの条件通知の設定
① リマインドの条件を追加する
[追加する]をクリックして、リマインド条件の項目を追加します。
② 通知のタイミングを設定する
通知のタイミングを設定します。
フォームにある「日付・日時」フィールドから選択して、その「何日前」or「何日後」、「何時」に通知
するかを選択します。ここでは、「納期希望日」の 3 日前の午前 9 時に通知するように設定します。
①「追加する」をクリックする
②通知のタイミングを設定する
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通知のタイミングが設定できました。
*当日に通知する場合は、日付に「0」を指定します。
③ 通知内容を設定する
通知時に表示する件名を設定します。ここでは、「納期希望日の 3 日前です。」と入力します。
④ 通知先を設定する
「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」
のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする
こともできます。
ここでは[フォームのフィールドを追加]をクリックして、「担当者」フィールドを追加します。
③通知内容を入力する
③通知先を設定する
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通知先に「担当者」が追加されました。
⑤ 保存する
左上の[保存]をクリックして、設定を保存します。
• 3. アプリの公開または更新
画面右上の[アプリの公開]または[アプリの更新]をクリックして、運用環境に適用します。
これで、リマインダーの条件通知を設定できました。
⑤「保存」をクリックします。
「アプリを更新」をクリックする
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| Tips 応用
• 通知先に作成者、更新者、作業者を指定する
レコードの「作成者」や「更新者」、「作業者(プロセス管理の作業者)」を指定して、通知先にすること
ができます。[フォームのフィールドを追加]から選択します。
・作成者:レコードを作成したユーザー
・更新者:レコードを最後に更新したユーザー
・作業者:プロセス管理上で、現ステータスの作業担当になっているユーザー
例:プロセス管理機能が有効なアプリで、「作業者」にリマインダーの通知を設定する
• 通知先にユーザー選択・組織選択フィールドを指定する
アプリのフォームに配置した「ユーザー選択フィールド」や「組織選択フィールド」を指定して、レコ
ードごとに選択されたユーザー・組織に対して通知をすることができます。
[フォームのフィールドを追加]から指定するフィールドを選択します。
例:ユーザー選択(担当者)に選択されたユーザーへ通知するように設定
「フォームのフィールドを追加」から選択する
「フォームのフィールドを追加」から選択する
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• リマインダーの通知の条件を追加する
リマンダー通知の設定に対して、さらに条件を追加することができます。
例えば、「ステータス」が完了済になっているレコードは通知せず、未完了のままのレコードのみ通知す
るといった設定が可能となります。
「フォームのフィールド」や「リマインダーの通知条件」などを組み合わ
せることで、より柔軟な通知設定ができるようになります!
通知設定に慣れてきたら、ぜひ試してみてください。
「条件を設定する」をクリックする
通知の条件を設定できる
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メール通知を有効にする
kintone システム管理者が、メール通知を有効にする必要があります。
① kintone システム管理画面を開きます。
② [その他]>[利用する機能の選択]をクリックします。
③[通知のメール送信機能を利用する]のチェックボックスを選択し、メールの送信形式、およびユー
ザーの個人設定の初期設定を選択します。
「利用する機能の選択」をクリックする
「通知のメール送信機能を利用する」をクリックする
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• メール通知の個人設定
メール通知を受け取るかどうか、ユーザーごとに個人設定で設定することができます。
① 画面右上の から[個人設定]を開きます。
② 「メール通知」の項目から、メール通知を受信する対象を選択します。
• スマートフォンで通知を受け取る
スマートフォンアプリ「kintone モバイル」では、自分宛の通知をスマートフォンの通知として受け取
れます。
iPhone 用
https://itunes.apple.com/jp/app/kintone/id674312865?mt=8
Android 用
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.cybozu.kintone.mobile&hl=ja
②メール通知する対象を選択します
①「個人設定」を開きます
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お疲れ様でした!
通知機能を上手く使えば、作業・確認の抜け漏れをなくすこと
ができそうですね!