KHB 23 highlight - OCAB-OCBS · 2020. 10. 11. · KHB 23 highlight, Voorgesteld door P. H. BESEM,...

Kwaliteitshandboek KHB Herziening 23 goedgekeurd door de Raad van bestuur (20200925)

_________________________________________________________________________________

OCBS vzw Ravensteinstraat, 4 B-1000 BRUSSEL Phone: + 32 2 509 14 09 Fax: + 32 2 509 14 00 E-mail: [email protected]

Website: www.ocab-ocbs.com De BELAC 434-PROD accreditatie dekt niet het OCAB-OCBS merk.

©OCBS/OCAB

Kwaliteitshandboek

The last eligible version is that one visible of the website of OCAB.

Check with the following QR-code to download it:

Voorgesteld door Paul-Henri BESEM, kwaliteitsverantwoordelijke,

Goedgekeurd door Jacques DEFOURNY, voorzitter van de raad van bestuur

_________________________________________________________________________________

KHB 23 highlight, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY 2/105

Kwaliteitshandboek .................................................................................................................................. 1

0. Algemeen ......................................................................................................................................... 9

0.1. Inleiding ................................................................................................................................... 9

0.2. Structuur van de documenten ................................................................................................. 9

0.3. Beschikbaarheid van de documenten ..................................................................................... 9

0.4. Overeenstemmingstabel ........................................................................................................ 11

0.5. Definities ................................................................................................................................ 11

0.6. Gebruikte afkortingen ............................................................................................................ 11

0.7. Gebruikte Termen .................................................................................................................. 12

0.8. Taalgebruik ............................................................................................................................ 12

1. Kwaliteitsbeleid ............................................................................................................................... 13

2. Juridische structuur ........................................................................................................................ 14

2.1. Bedrijfsnaam .......................................................................................................................... 14

2.2. Juridische vorm...................................................................................................................... 14

2.3. Historiek en doelstellingen ..................................................................................................... 14

2.4. Leden ..................................................................................................................................... 16

3. Algemene organisatie ..................................................................................................................... 16

3.1. Algemene vergadering .......................................................................................................... 16

Taak ............................................................................................................................... 16

Samenstelling ................................................................................................................ 16

Werking .......................................................................................................................... 16

3.2. Raad van bestuur .................................................................................................................. 16

Taak ............................................................................................................................... 16

Samenstelling ................................................................................................................ 17

Werking .......................................................................................................................... 17

Agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur .............................................. 20

Onpartijdigheid van de raad van bestuur ...................................................................... 20

3.3. Voorzitter ............................................................................................................................... 22

3.4. Certificatiecomité ................................................................................................................... 22

Taak ............................................................................................................................... 22

Samenstelling ................................................................................................................ 23

Werking .......................................................................................................................... 23

Procedure van beslissingsverzoek ................................................................................ 24

Beschermende maatregelen met het oog op de bescherming van de markt ............... 25

3.5. Technische bureaus .............................................................................................................. 25

Taak ............................................................................................................................... 25

Samenstelling ................................................................................................................ 26

Werking .......................................................................................................................... 27

_________________________________________________________________________________


3.6. Adviescomité ......................................................................................................................... 28

Taak ............................................................................................................................... 28

Samenstelling ................................................................................................................ 28

Werking .......................................................................................................................... 28

Grondprincipes .............................................................................................................. 29

3.7. Keuringsinstellingen .............................................................................................................. 29

Taak ............................................................................................................................... 29

Selectie .......................................................................................................................... 30

Werking .......................................................................................................................... 31

Kwalificatieprocedure voor niet-geaccrediteerde keuringsinstellingen .......................... 31

Opleiding van de keuringsinstellingen ........................................................................... 33

3.8. Inspecteurs van OCBS .......................................................................................................... 33

Taak ............................................................................................................................... 33

Selectie .......................................................................................................................... 33

Werking .......................................................................................................................... 33

Opleiding van de inspecteurs ........................................................................................ 34

3.9. Beproevingslaboratoria .......................................................................................................... 34

Taak ............................................................................................................................... 34

Selectie .......................................................................................................................... 34

Werking .......................................................................................................................... 35

Procedure van kwalificatie van de niet geaccrediteerde laboratoria ............................. 36

3.10. Controles door berekening .................................................................................................... 37

3.11. Comité van beroep ................................................................................................................ 38

Taak ............................................................................................................................... 38

Samenstelling ................................................................................................................ 38

Werking .......................................................................................................................... 39

3.12. Kwaliteitsborging ................................................................................................................... 39

Taak ............................................................................................................................... 39

Samenstelling ................................................................................................................ 39

Werking .......................................................................................................................... 40

3.13. Administratief secretariaat ..................................................................................................... 40

Taak ............................................................................................................................... 40

Samenstelling ................................................................................................................ 40

Werking .......................................................................................................................... 40

3.14. Boekhouding .......................................................................................................................... 41

Taak ............................................................................................................................... 41

Samenstelling ................................................................................................................ 41

Werking .......................................................................................................................... 41

_________________________________________________________________________________


3.15. Organisatieschema ................................................................................................................ 41

3.16. Financieringsmiddelen ........................................................................................................... 42

3.17. Financiële dekking ................................................................................................................. 42

4. Positionering van de organisatie ten opzichte van de norm .......................................................... 43

4.1. ISO 17065 .............................................................................................................................. 43

4.2. ISO 17021-1 .......................................................................................................................... 44

5. Directiebeoordelingen .................................................................................................................... 44

5.1. Beheer van directiebeoordelingen ......................................................................................... 44

5.2. Modaliteiten van directiebeoordelingen ................................................................................. 45

5.3. Tevredenheidsenquêtes ........................................................................................................ 46

6. Organisatie van de certificatie ........................................................................................................ 46

6.1. Inleiding ................................................................................................................................. 46

6.2. Sectoren en reglementen van certificering ............................................................................ 47

6.3. Reglementen en voorschriften voor toekenning van het overeenkomstigheidsmerk (BENOR,

OCAB-OCBS en CE) ......................................................................................................................... 47

6.4. Toegang tot de diensten van de organisatie ......................................................................... 47

Voorafgaande voorwaarden voor toegang tot de certificatie ......................................... 47

Toegangsvoorwaarden voor BENOR, OCAB-OCBS en CE merken ............................ 49

Aanleveren van gegevens ............................................................................................. 49

6.5. Toekenning van het overeenkomstigheidsmerk .................................................................... 49

6.6. Beheer van de onderaanneming ........................................................................................... 50

6.7. Eerste certificatie of uitbreiding van certificatie (BENOR-merk, OCAB-OCBS merk en CE-

markering) .......................................................................................................................................... 51

Voorafgaande audit (préaudit) ....................................................................................... 51

Eerste audit of uitbreidingsaudits .................................................................................. 51

Gebruik van informatie- en communicatietechnologieën .............................................. 52

Noodsituatie ................................................................................................................... 52

6.8. Regelmatige controle van de gebruikers van het BENOR-merk ........................................... 52

Organisatie van de bezoeken ........................................................................................ 53

Overdracht van verslagen van periodieke inspectie en de fiches van niet-

overeenkomstigheid ....................................................................................................................... 53

Overzicht van de bezoeken ........................................................................................... 54

Opstellen van de certificaten ......................................................................................... 55

Beleid in geval van stopzetting, inhouding of overdracht van certificatie. ..................... 55

6.9. Regelmatige controle van de gebruikers van de CE-markering ............................................ 55


Overdracht van verslagen van periodieke inspectie ...................................................... 56


_________________________________________________________________________________



6.10. Regelmatige controle van de gebruikers van het OCAB-OCBS merk .................................. 57


Overdracht van verslagen van periodieke inspectie ...................................................... 58



6.11. Gebruik van logo's ................................................................................................................. 59

BENOR, OCAB-OCBS en CE logo’s ............................................................................. 59

BELAC logo ................................................................................................................... 60

Gebruik van het symbool BELAC door OCBS .............................................................. 60

Gebruik van het symbool BELAC door de gebruikers van het merk ............................. 60

OCBS logo ..................................................................................................................... 61

Bescherming van de logo's............................................................................................ 61

6.12. Afgifte van technische goedkeuring ...................................................................................... 61

6.13. Samenwerkingsakkoorden .................................................................................................... 61

6.14. Normatieve en reglementaire nazichten, beleid van de slapende activiteiten ...................... 61

6.15. Internationale participaties ..................................................................................................... 62

6.16. Ontwikkeling van nieuwe activiteiten ..................................................................................... 62

7. Personeel ....................................................................................................................................... 63

7.1. Voorzitter ............................................................................................................................... 63

7.2. Ondervoorzitter ...................................................................................................................... 64

7.3. Vertegenwoordiger van een lid op de algemene vergadering ............................................... 64

7.4. Bestuurder ............................................................................................................................. 65

7.5. Expert .................................................................................................................................... 65

7.6. Kwaliteitsverantwoordelijke ................................................................................................... 66

7.7. Secretaris ............................................................................................................................... 67

7.8. Lid van het certificatiecomité ................................................................................................. 67

7.9. Voorzitter van een technisch bureau ..................................................................................... 68

7.10. Lid van een technisch bureau ................................................................................................ 68

7.11. Interne auditeur...................................................................................................................... 69

7.12. Werkzaamheden van boekhouding ....................................................................................... 70

7.13. Inspectietaken........................................................................................................................ 70

Kwalificatie van de agenten die van een keuringsinstelling afhangen .......................... 71

Kwalificatie van de agenten die direct van OCBS afhangen ......................................... 71

Lijst ................................................................................................................................ 71

7.14. Plaatsvervangingen ............................................................................................................... 71

Voorzitter ....................................................................................................................... 71

Ondervoorzitter .............................................................................................................. 72

_________________________________________________________________________________


Vertegenwoordiging in de algemene vergadering ......................................................... 72

Bestuurder ..................................................................................................................... 72

Expert ............................................................................................................................ 72

Kwaliteitsverantwoordelijke ........................................................................................... 72

Secretaris ....................................................................................................................... 72

Lid van het certificatiecomité ......................................................................................... 72

Voorzitter van een technisch bureau ............................................................................. 73

Lid van een technisch bureau .................................................................................... 73

Interne auditeur .......................................................................................................... 73

Werkzaamheden van boekhouding ........................................................................... 73

8. Deontologie en ethiek ..................................................................................................................... 73

8.1. Belangenconflicten ................................................................................................................ 73

8.2. Verklaring van vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid .......................................................... 74

8.3. Vertrouwelijkheidsbeleid ........................................................................................................ 74

8.4. Verantwoordelijkheid van het vertrouwelijkheidsbeleid ......................................................... 75

9. Opleiding van het personeel .......................................................................................................... 75

10. Beheer van de documentering en van de wijzigingen ............................................................... 76

10.1. Algemene bepalingen betreffende het documentenbeheer .................................................. 76

Goedkeuring van de geschiktheid van de documenten vóór verdeling ......................... 76

Herziening, actualisering, opstelling van nieuwe documenten ...................................... 76

Wijzigingen en statuut van de geldende versie van de documenten ............................ 77

Beschikbaarheid van de relevante versies van de toepassingsdocumenten ................ 77

Leesbaarheid en identificatie ......................................................................................... 77

Externe documenten ..................................................................................................... 77

Vervallen documenten ................................................................................................... 77

Werken met documenten .............................................................................................. 77

10.2. Formaat van de documenten ................................................................................................. 77

10.3. Indexering van de documenten ............................................................................................. 78

10.4. Archivering van de documenten ............................................................................................ 78

10.5. Bescherming van de informaticadocumenten ....................................................................... 79

10.6. Lijst van de gebruikers van het merk ..................................................................................... 79

10.7. Reglementen van certificering en technische voorschriften .................................................. 80

10.8. Verdeling ................................................................................................................................ 81

10.9. Van toepassing zijnde normen .............................................................................................. 82

10.10. Beheer van de briefwisseling ............................................................................................. 82

Beheer van de post.................................................................................................... 82

Beheer van de binnenkomende post ......................................................................... 82

Beheer van de uitgaande post ................................................................................... 83

_________________________________________________________________________________


Beheer van de elektronische post ............................................................................. 83

11. Classificatie van de niet-overeenkomstigheden en opmerkingen ............................................. 84

11.1. Belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO A) ........................................................................ 84

11.2. Minder belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO B)............................................................. 84

11.3. Opmerking (O +*) .................................................................................................................. 85

11.4. Aanbeveling (A +) .................................................................................................................. 85

11.5. Te geven gevolgen en eisen voor het invoeren van de verbeteringsacties .......................... 85

Belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO A) ................................................................ 86

Minder belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO B) ..................................................... 87

12. Inbreuken ................................................................................................................................... 87

12.1. Types van inbreuken ............................................................................................................. 87

12.2. Niet betalen van honoraria .................................................................................................... 88

13. Wederrechtelijk gebruik van het conformiteitsmerk................................................................... 88

14. Sancties ..................................................................................................................................... 88

14.1. Aanmaning ............................................................................................................................. 88

14.2. Waarschuwing ....................................................................................................................... 89

14.3. Versterkt toezicht, boete, opschorting, intrekking .................................................................. 89

14.4. Procedures ............................................................................................................................ 90

14.5. Sancties in geval van niet betaling ........................................................................................ 91

14.6. Organisatieschema van de sancties ..................................................................................... 91

15. Verzoek, beroep, bezwaar, klacht ............................................................................................. 93

15.1. Verzoek en beroep ................................................................................................................ 93

15.2. Bezwaren ............................................................................................................................... 94

15.3. Uitwerking van klachten, beroepen, bezwaren ...................................................................... 94

15.4. Klachten bij de gebruikers van het merk ............................................................................... 95

16. Interne audit, correctieve en preventieve acties ........................................................................ 95

16.1. Interne audit ........................................................................................................................... 95

16.2. Correctieve en preventieve acties ......................................................................................... 97

17. Organisatieschema's van verloop van een inspectietaak ......................................................... 97

17.1. Eerste Certificatie, uitbreiding (BENOR, OCAB-OCBS, CE) ................................................ 98

17.2. Periodieke controle (BENOR, OCAB-OCBS, CE) ................................................................. 99

17.3. Beheer van de niet-overeenkomstigheden (BENOR, OCAB-OCBS, en CE) ..................... 100

18. Bijlage, overeenstemmingstabel.............................................................................................. 102

19. Inhoud van de herzieningen .................................................................................................... 103

19.1. Herziening 13:...................................................................................................................... 103

19.2. Herziening 14:...................................................................................................................... 103

19.3. Herziening 15:...................................................................................................................... 103

19.4. Herziening 16:...................................................................................................................... 103

_________________________________________________________________________________


19.5. Herziening 17:...................................................................................................................... 103

19.6. Herziening 18:...................................................................................................................... 104

19.7. Herziening 19:...................................................................................................................... 104

19.8. Herziening 20:...................................................................................................................... 104

19.9. Herziening 21:...................................................................................................................... 104

19.10. Herziening 22:.................................................................................................................. 105

19.11. Herziening 23:.................................................................................................................. 105

_________________________________________________________________________________


0. Algemeen

0.1. Inleiding

Dit kwaliteitshandboek handelt over de certificeringactiviteit van het OCBS. Dit handboek gaat

uitsluitend over productcertificering, zoals deze term wordt gebruikt in de zin van de norm NBN EN

ISO/IEC 170651 die de processen en diensten omvat.

Het kwaliteitshandboek is opgesteld in overeenstemming met de norm NBN EN ISO/IEC 17065:2012

“Conformiteitsbeoordeling - Eisen voor certificatie-instellingen die producten, processen en diensten

certificeren”.

0.2. Structuur van de documenten

De documenten betreffende de kwaliteitsborging worden in een kwaliteitshandboek en in verschillende

bijgevoegde “Bijlagen” gestructureerd. De uitsplitsing en de hiërarchie van de documenten worden in

de tabel van hoofdstuk 0 beschreven.

0.3. Beschikbaarheid van de documenten

Dit handboek omvat twee delen:

een openbaar deel, raadpleegbaar vanaf de website van het OCBS. Dit is samengesteld uit de

volgende delen van de volgende tabel: kwaliteitshandboek en bijlagen 1, 3, 4, 5, 6, 8, 11

een vertrouwelijk deel, bereikbaar ofwel vanaf de website van het OCBS, beveiligd door middel van

wachtwoorden, ofwel door raadpleging op de zetel van het OCBS mits toelating van de voorzitter

van het OCBS of de kwaliteitsverantwoordelijke die door de raad van bestuur van het OCBS wordt

gemachtigd, dit deel bestaat uit de volgende delen van de tabel: bijlagen 2, 7, 9, 10, 12, 13, 14, 15,

16 tot 21.

1 In het vervolg wordt in dit document de term ISO 17065 gehanteerd in plaats van de volledige

benaming NBN EN ISO/IEC 17065. Tenzij uitdrukkelijk vermeld betreft het systematisch de meest

recente versie van deze norm.

_________________________________________________________________________________


Onderwerp Hiërarchisch

Niveau *

Nummering

**

Verdeling

***

Statuten 1 1 OV

Huishoudelijk reglement 2 2 (+) RvB OCI

Kwaliteitshandboek 3 0 OV

Algemene reglementen 2 3 OV

Bijzondere reglementen 3 4 OV

Toepassingsreglementen 3 5 OV

Normen en technische voorschriften 1 6 OV

Overeenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten 3 7 RvB OCI

Documenten van beheer van de certificering 4 8 OV

Documenten van beheer van de kwaliteit 4 9 RvB OCI

Overeenkomsten van certificering 5 10 OCI GM

Lijsten van de gebruikers van het merk 5 11 OV

Notulen van algemene vergadering 1 12 RvB

Notulen van de raad van bestuur 2 13 RvB

Verslagen van de technische bureaus 4 14 RvB OCI

Lijst van de bijlagen 4 15 RvB OCI

Historisch overzicht van de herzieningen 4 16 RvB OCI

Technische dossiers BENOR 4 17 RvB OCI

Bundeling van de niet-overeenkomstigheden 4 18 RvB OCI

Contracten 5 19 RvB

Enquêtes 4 20 RvB OCI

Documenten BELAC 2 21 RvB

* in afnemende volgorde volgens de index

** in het kwaliteitssysteem

*** Zie het hoofdstuk over de verdeling van de documenten:

Openbare verdeling (OV)

zo niet verdeling beperkt tot

gebruikers van het merk (GM),

leden van de raad van bestuur (RvB),

keurings- of controle-instellingen (OCI).

(+) Ten gevolge van de aard van zijn inhoud, werd het huishoudelijke reglement in zijn huidige versie

volledig in het kwaliteitshandboek overgebracht.

_________________________________________________________________________________


0.4. Overeenstemmingstabel

De tabel van hoofdstuk 18 geeft de overeenstemming weer tussen de paragrafen van de norm ISO

17065 en de hoofdstukken van onderhavig kwaliteitshandboek.

0.5. Definities

De definities van artikel 3 van ISO 17065 zijn van toepassing met volgend woordgebruik:

ISO 17065 Kwaliteitshandboek van het

OCBS

Ex EN 45011

Klant, aanvrager (3.1*) Aanvrager Aanvrager

Gebruiker van het merk,

producent, verdeler of vlechter

Leverancier

Machtiging tot gebruik van het

BENOR-merk of van de CE-

markering

Vergunning

Gebruiker van het merk Licentiehouder

Beoordeling (3.3*) Periodieke controle Toezicht

Schema** (systeem) van

certificatie (3.9*)

Certificatiesysteem Certificatiesysteem

(*) Refererend naar het artikel van de norm ISO 17065

(**) Het dient opgemerkt dat de term "schema" gebruikt in de Engelse versie van de norm ISO/IEC normaal en

logischerwijze kan vertaald worden als "schema" of "systeem".

Behalve uitdrukkelijke vermelding van de datum van uitgave van de betreffende norm, behelst elke

verwijzing naar een norm de meest recente versie van deze norm. De benaming van de producten in

onderhavig kwaliteitshandboek en zijn bijlagen stemmen overeen met de geciteerde normen.

0.6. Gebruikte afkortingen

IZC Industriële zelfcontrole

BENOR: Belgisch merk van overeenkomstigheid verleend door het NBN.

BELAC: Belgische accreditatie-instelling.

CE: CE-markering en bijhorende certificering.

CONSCERT: Internationale vereniging naar Belgisch recht voor de certificering van

bouwstaal.

EA: European co-operation for Accreditation.

EU: European Union (Europese Unie2).

2 Vroeger EEG: Europese Economische Gemeenschap.

_________________________________________________________________________________


EC: European Commissie (Europese Commissie).

FPC Factory Production Control (productiecontrole in de fabriek).

KHB: Kwaliteitshandboek.

NBN: Normalisatiebureau - Bureau de Normalisation.

BUtgb Belgische Unie voor de technische goedkeuring in de bouw.

0.7. Gebruikte Termen

In dit handboek alsmede in alle documenten opgesteld door OCBS of bijgewerkt vanaf 1 maart 2016,

zijn de volgende termen gebruikt om de verschillende actoren te bepalen:

Sectororganisme: het gaat om OCBS in zijn geheel. Het vervangt de termen: certificatie-instelling,

sectorale organisatie. Naargelang het geval, verwijst het naar de eigen bestuurs- en technische

structuur van OCBS of naar de keuringsinstelling wanneer deze voor inspectieopdrachten als

officiële gevolmachtigde van OCBS handelt bij de gebruikers van het merk.

Keuringsinstelling: zie 3.7. Deze term slaat eveneens op de inspecteurs van OCBS (zie 3.8). Deze

term betekent zowel de keuringsinstelling als zijn vertegenwoordiger. Het vervangt de term:

vertegenwoordiger van de keuringsinstelling, afgevaardigde van de keuringsinstelling.

Gebruiker van het merk: het gaat om het aangesloten lid (BENOR of CE),administratief in regel

met de schikkingen in de OCBS documenten. Het betekent eveneens de vertegenwoordiger van de

gebruiker van het merk. Het vervangt de termen: aangesloten lid, gecertificeerde, gecertificeerde

onderneming, klant, licentiehouder, producent, verdeler, bewerker, vertegenwoordiger van de

gebruiker, vertegenwoordiger van het aangesloten lid, leverancier, leverancier van gecertificeerde

producten.

o Het kan echter, als de nauwkeurigheid het vereist, verenigd worden met de termen als producent,

verdeler, bewerker (b.v.: gebruiker van het merk als producent).

Aanvrager: het gaat om de kandidaat om gebruiker van het merk te zijn vanaf het moment waar hij

een aanvraag tot certificatie (BENOR of CE) heeft ingediend tot het moment waar de certificatie

wordt toegekend. Het dient genoteerd dat in uitbreidingsgevallen, een gebruiker van het merk

eveneens aanvrager is voor de gewenste uitbreiding. Het vervangt de termen: kandidaat voor de

certificatie.

Controlelaboratorium: het gaat om een laboratorium erkend door OCAB en beschreven in de bijlage

8.01 (document 503).

0.8. Taalgebruik

De officiële talen van de OCAB zijn Nederlands en Frans. Aangezien ook buitenlandse bedrijven om

certificering verzoeken, wordt ook Engels gebruikt.

In geval van tegenstrijdigheden tussen de taalversies is de versie die in de technische bureaus als

discussiepunt is gebruikt, de referentieversie.

_________________________________________________________________________________


Certificeringsdocumenten worden gewoonlijk opgesteld in de twee Franse en de Nederlandse talen.

Als het gaat om een product dat uitsluitend uit het buitenland afkomstig is, zal het Engels de voorkeur

krijgen voor het opstellen van certificeringsdocumenten.

Elk document moet op verzoek ter beschikking kunnen worden gesteld van de gecertificeerde personen

in een van de drie talen.

De interne werkdocumenten van het OCAB worden gewoonlijk in het Frans opgesteld, zo nodig met

een Nederlandse vertaling.

De inspectieverslagen worden in beginsel opgesteld in de taal van het taalgebied waar de firma zich

bevindt, wanneer het een Belgisch bedrijf betreft. Engels kan ook in overleg met het bedrijf worden

gebruikt.

Voor buitenlandse bedrijven is de keuze van de taal (Frans, Nederlands of Engels) een zaak van de

verantwoordelijke voor het bedrijf. Zonder specifiek verzoek is de taal van de certificeringsaanvraag de

referentietaal.

1. Kwaliteitsbeleid

Sinds 1977 verzekert het OCBS het beheer van het BENOR-merk in de sector van de staalproducten,

ingevolge het mandaat destijds verleend door het Comité van het BENOR-merk. Sindsdien wordt dit

beheer waargenomen in overeenstemming met de voorschriften van het Algemeen Reglement voor

gebruik en controle van het BENOR-merk3 en de andere geldende documenten die de toekenning van

dit merk regelen. Het beheer van het BENOR-merk is huidig toevertrouwd aan de vzw BENOR met wie

het OCBS een overeenkomst heeft afgesloten.

Voor verschillende bouwproducten en door beslissingen van de Belgische Staat en van zijn bevoegde

Minister, is het OCBS genotificeerd bij Europese Commissie voor de gunning van de toelating tot gebruik

van de CE-markering en voor het uitoefenen van certificeringstaken inherent aan deze markering. Deze

sectoren bestrijken verschillende productiegebieden en bouwproducten.

Het OCBS garandeert dat de producten die de conformiteitsmerken mogen dragen, vervaardigd en

gecontroleerd worden overeenkomstig de geldende normen. Het verzekert eveneens de periodieke

uitgave van de lijsten van de gebruikers van het merk.

Met het oog op het beter beheersen van de interne problemen inzake de kwaliteit, heeft de raad van

bestuur in zijn zitting van 15 mei 1991 beslist de organisatie van het OCBS aan te passen om te voldoen

aan de voorschriften van nationale en internationale normen van de kwaliteitszorg.

3 Dit document vervangt het vroegere "Algemeen Reglement voor gebruik en controle van het BENOR

merk van overeenkomstigheid met de normen"

_________________________________________________________________________________


Er wordt speciale aandacht geschonken aan de onpartijdigheid en de onafhankelijkheid van zowel het

OCBS als van zijn toeleveranciers. Hiervoor doet de raad van bestuur het nodige om te voldoen aan de

eisen van de betrokken normen teneinde het beheer van de merken waarvoor het OCBS

verantwoordelijk is te verzekeren in de sector van de bouwproducten. Het verplicht zijn medewerkers,

waaronder de keuringstellingen, tot hetzelfde.

Paul-Henri BESEM Jacques DEFOURNY

Kwaliteitsverantwoordelijke Voorzitter van de raad van bestuur.

2. Juridische structuur

2.1. Bedrijfsnaam

OCBS vzw

Ravensteinstraat 4

1000 BRUSSEL

Telefoon: 02/509.14.09.

Fax: 02/509.14.00.

Email: [email protected]

Website: www.ocab-ocbs.com

2.2. Juridische vorm

Vereniging zonder winstoogmerk. De statuten verschenen in het Belgisch Staatsblad van 06 oktober

1977 onder het nummer 8815/77. De bijgewerkte versie is in Bijlage 1 gevoegd.

2.3. Historiek en doelstellingen

Het OCBS werd in 1977 door de volgende rechtspersonen gesticht:

De Belgische Staat, Ministerie van Openbare Werken;

De Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen;

Het Verbond van Belgische Hoogovens en Staalfabrieken;

De "Groupement des Industries Sidérurgiques Luxembourgeoises”;

De Federatie van de Ondernemingen der Metaalverwerkende, Machinebouw-, Elektronische en

Kunststofverwerkende Nijverheid;

_________________________________________________________________________________


De Nationale Confederatie van het Bouwbedrijf;

Het Controlebureau voor de Veiligheid van het Bouwwezen (SECO);

De Groepering van IJzerhandelaars van België.

De algemene vergadering van 30 juni 1991 verwelkomde:

Het Waals Gewest,

Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

De algemene vergadering van 30 juni 1994 verwelkomde:

Het Vlaams Gewest.

Het OCBS is het sectororganisme dat belast is met het beheer van het BENOR merk inzonderheid op

het gebied van beton- en constructiestaal.

De opdracht van het OCBS en van zijn leden bestaat erin de overeenkomstigheid met de Belgische

normen en de daaraan verbonden technische voorschriften te waarborgen van de producten die het

BENOR-merk mogen dragen, dit in haar hoedanigheid van sectorale organisatie (OSO).

De opdracht van het OCBS omvat eveneens de opstelling van samenwerkingsakkoorden met de

nationale instellingen in het buitenland.

Een overeenkomst met KIWA (Nederland) werd ondertekend op 23.12.1986 en eventueel herzien

(Bijlage 7.01),

Een overeenkomst met AFCAB (Frankrijk) werd 11.01.1989 ondertekend en eventueel herzien

(Bijlage 7.02),

Een overeenkomst met DIBt (Duitsland) werd 12.12.1991 ondertekend en eventueel herzien

(Bijlage 7.03).

Het OCBS verzekert eveneens de opvolging van het product tijdens de distributiefase tot op het ogenblik

van de levering aan de klant.

Sinds 1991 heeft het OCBS zich aan de voorschriften van de norm EN 45011, vervolgens van ISO

17065 gehouden en haar acties gecoördineerd met deze van andere gelijkaardige instanties binnen de

Europese Gemeenschap met het oog op de totstandkoming van de Eenheidsmarkt in het kader van

CONSCERT (Bijlagen 7.04 en 7.05).

Het OCBS is voor verschillende bouwproducten, door beslissingen van de Belgische Staat en van zijn

bevoegde Minister, genotificeerd bij de Europese Commissie met het oog op de aflevering van toelating

tot gebruik van de CE-markering en de uitoefening van certificeringstaken inherent aan deze markering

_________________________________________________________________________________


(Bijlage 7.06). Het OCBS mag in voorkomend geval deze wettelijk vereiste certificatie aanvullen met

een vrijwillige bijkomende en niet tegenstrijdige certificatie, namelijk gedekt door het BENOR-merk.

2.4. Leden

De leden van het OCBS worden verdeeld over de volgende vier categorieën:

De producenten van betonstaal,

De handelaars in/verdelers van betonstaal,

De openbare bouwsector,

De privé bouwsector.

3. Algemene organisatie

3.1. Algemene vergadering

Taak

De algemene vergadering vormt de hoogste macht van de organisatie.

De bevoegdheden van de algemene vergadering worden beschreven in de artikels van titel V van de

statuten.

Samenstelling

De algemene vergadering wordt door de leden van de organisatie gevormd. De effectieve leden moeten

verplicht tot een van de volgende vier categorieën behoren:

De producenten van betonstaal,

De handelaars in/verdelers van betonstaal,

De openbare bouwsector,

De privé bouwsector.

De bevoegdheden van de deelnemers worden in hoofdstuk 7 bepaald.

Werking

De werking van de algemene vergadering wordt in de artikels van de titel V van de statuten beschreven.

3.2. Raad van bestuur

Taak

Al hetgeen door de wet of de statuten niet is voorbehouden aan de algemene vergadering behoort tot

de bevoegdheid van de raad van bestuur.

_________________________________________________________________________________


Samenstelling

De samenstelling van de raad van bestuur wordt beschreven in de artikels van titel IV van de statuten.

De raad van bestuur is aldus samengesteld uit minstens 4 personen en uit hoogstens 10 personen, die

als volgt in de vier categorieën van leden kunnen worden onderverdeeld:

De producenten van betonstaal, minimum 1 en maximum 3;

De handelaars in/verdelers van betonstaal, minimum 1 en maximum 1;

De openbare bouwsector, minimum 1 en maximum 5;

De privé bouwsector, minimum 1 en maximum 1.

De voorzitter stelt aan de raad van bestuur voor om het advies van experten in te winnen in specifieke

domeinen en dit in functie van de dagorde. De experten worden voor een termijn van minstens één jaar

aangesteld. De voorzitters van de technische bureaus of hun afgevaardigde worden uitgenodigd op de

vergaderingen van de raad van bestuur als experten. De rol van de experten is het geven van meningen

of adviezen.

De kwaliteitsverantwoordelijke wordt, al naargelang de noodwendigheid, uitgenodigd voor de punten

die betrekking hebben tot het kwaliteitsbeheer van de organisatie.

De bevoegdheden van de deelnemers, waaronder deze van de voorzitter belast met het dagelijkse

beheer, worden in hoofdstuk 7 bepaald.

Werking

De werking van de raad van bestuur wordt beschreven in de artikels van titel IV van de statuten.

De raad van bestuur kiest uit de bestuurders een voorzitter en eventueel een of meer ondervoorzitters,

die belast worden met het dagelijks beheer van de organisatie. Zij zijn verantwoording verschuldigd aan

de raad van bestuur.

Ieder lid van de raad dat betrokken is bij een beslissing die met zijn eigen belangen, of deze van de

maatschappij waarvan hij deel uit maakt, interfereren, onthoudt zich van elk advies of stemming.

De raad van bestuur van het OCBS is belast met het beleid van het OCBS. Zijn bevoegdheden en de

verdeling van de stemmen binnen elke categorie van leden worden door de statuten bepaald. De raad

van bestuur is voornamelijk belast met:

De onpartijdige werking van het OCBS,

De afkondiging van de regelgeving en de technische voorschriften,

De validatie van de, door het kwaliteitssysteem voorziene, directiebeoordelingen,

De keuze van de keuringsinstellingen en de laboratoria,

_________________________________________________________________________________


De validatie van de beslissingen van toekenning of weigeringen van toekenning, van inhouding van

de erkenning, van sluiting op verzoek van de gebruiker van het merk en de eventuele sancties tegen

de gebruikers van het merk,

De vaststelling van de tarieven van rechten en retributies van de gebruikers van het merk en de

keuringsinstellingen van het OCBS,

Het beheer inzake het patrimonium van het OCBS.

De raad van bestuur vormt de sectorale commissie op het gebied van constructiestaal voorzien door

het Algemeen Reglement voor het beheer van het BENOR merk. De raad neemt daarvan de

verschillende activiteiten waar, hetzij rechtstreeks, hetzij via de technische bureaus die specifiek zijn

voor meer beperkte technische gebieden.

De beraadslagingen van de raad van bestuur worden op zo’n manier beheerd dat de beroepsethiek van

de informatie en de beslissingen ten aanzien van de regels voor de industrie, voor de handel, voor de

bouw en voor de concurrentie gewaarborgd is.

De raad van bestuur wordt van de volledige inhoud van de directiebeoordelingen in kennis gesteld en

ziet er uitdrukkelijk op toe dat de voorstellen die door de verantwoordelijken, belast met deze

beoordelingen, worden gegeven een onpartijdig karakter hebben. In het tegenovergestelde geval heeft

de raad van bestuur als opdracht om de voorstellen te weigeren waarvan de onpartijdigheid betwistbaar

is.

Inzake de toekenning van het gebruik van het conformiteitsmerk, valideert de raad van bestuur de

beslissing die eerst door het certificatiecomité (zie 3.4) genomen werd tenzij relevante redenen, andere

dan deze resulterend uit de behandeling van het certificatiedossier, een tegengesteld besluit motiveren

(niet-limitatieve opsomming, redenen die op de wettelijke, juridische of economische situatie van de

voorgestelde gebruiker van het merk zijn gebaseerd). In zo'n situatie, formuleert de raad van bestuur

een gemotiveerd advies aan het certificatiecomité opdat deze de voorafgaandelijk toegekende

certificatie met speciale voorwaarden voor toezicht of een tijdelijk of definitief intrekken kan uitspreken,

deze beslissing zal dan automatisch door de raad van bestuur moeten worden gevalideerd.

Inzake formele toekenningsweigering van het gebruik van het conformiteitsmerk, valideert de raad van

bestuur de beslissing die eerst door het certificatiecomité (zie 3.4) genomen werd tenzij relevante

redenen, andere dan deze resulterend uit de behandeling van het certificatiedossier, een tegengesteld

besluit motiveren (niet-limitatieve opsomming, redenen die gebaseerd zijn op de werkelijke capaciteiten

van de gebruiker teneinde kwaliteitsvolle producten op de markt te brengen). In zo'n situatie formuleert

de raad van bestuur een gemotiveerd advies aan het certificatiecomité opdat deze de van te voren

geweigerde certificatie kan herzien en van adequate bewarende voorwaarden kan voorzien en de

_________________________________________________________________________________


definitieve beslissing uitspreken, welke dan automatisch door de raad van bestuur zal moeten worden

gevalideerd.

Inzake het nemen van aangepaste maatregelen (sancties4), valideert de raad van bestuur de beslissing

die eerst door het certificatiecomité (zie 3.4) genomen werd tenzij relevante redenen, andere dan deze

resulterend uit de behandeling van het certificatiedossier, een tegengesteld besluit motiveren (niet-

limitatieve opsomming, indien de genomen maatregelen een vergunninghouder onrechtmatig

bestraffen, de geloofwaardigheid van het OCBS hypothekeren, haar patrimonium of burgerlijke

aansprakelijkheid in gevaar brengen). In zo’n situatie formuleert de raad van bestuur een gemotiveerd

advies aan het certificatiecomité opdat deze de van te voren uitgesproken opschorting of intrekking kan

afstemmen met de situatie beoordeeld door de raad van bestuur en een definitieve beslissing kan

nemen, welke dan automatisch door de raad van bestuur zal moeten worden gevalideerd.

De validatie van de beslissingen van het certificatiecomité door de raad van bestuur legt automatisch

de verantwoordelijkheid bij deze laatste.

In het geval de beslissing van de raad van bestuur niet gevolgd wordt door het certificatiecomité, kan

de raad van bestuur zich richten tot BELAC voor een advies omtrent de interpretatie van de

desbetreffende clausules.

Wat betreft het toezicht op de certificering die wordt verleend aan het gebruik van het merk, kan de raad

van bestuur voorbehoud maken over het behoud van deze certificering op basis van relevante en

objectieve redenen. Niet limitatief zijn deze redenen gebaseerd op de financiële gezondheid en

handelspraktijken van de gebruiker van het merk die van nature zijn om andere gebruikers van het merk

onredelijk te benadelen, om de geloofwaardigheid van het betrokken merk te hypothekeren, om de

geloofwaardigheid van de OCAB te hypothekeren, om het juiste en veilige verloop van audits te

hypothekeren, om de gezondheid van auditors in gevaar te brengen, .... In een dergelijke situatie neemt

de raad van bestuur een met redenen omkleed besluit om de certificering te schorsen of in te trekken.

Dit besluit wordt ter informatie aan de leden van het certificatiecomité en het betrokken technische

bureau meegedeeld.

4 Onder verwijzing naar de norm EN 45011, omvat de term "sanctie", hier verder in het document

gebruikt, met slechts één woord de corrigerende maatregelen genomen ten gevolge van niet-

overeenkomstigheden, verkeerde verwijzingen naar het certificatiesysteem en elk bedrieglijk gebruik

ervan. Het komt overeen met de bewoording "appropriate action" in de zin van hoofdstuk 7.11.1 van de

norm ISO 17065

_________________________________________________________________________________


Agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur

De vergaderingen van de raad van bestuur worden trimestrieel gehouden, en dit op initiatief van de

voorzitter en de secretaris. Zij behandelen minstens de volgende zaken:

1. Toestand van de technische voorschriften en van de reglementen van certificering, goedkeuring

van de nieuwe documenten,

2. Opsomming van de nieuwe gebruikers,

3. Vragen betreffende betonstaal,

4. Vragen betreffende voorspanstaal,

5. Vragen betreffende de materialen en elementen voor staalbouw,

6. Vragen betreffende de lichtmasten van openbare verlichting en de verkeerstekens,

7. Onderzoek van de klachten,

8. Onderzoek van de niet-overeenkomstigheden,

9. Verbetering en opvolging van het actieplan,

10. Geschillen met de producenten,

11. Geschillen met de verdelers,

12. Toestand van de Belgische en buitenlandse certificering,

13. Vragen betreffende de sectorale commissie BENOR,

14. Onderzoek van de rekeningen en de begroting (tijdens de laatste raad van bestuur van het jaar),

15. Tevredenheidsonderzoeken,

16. De risicoanalyse voor de onpartijdigheid en evaluatie van de correctieve maatregelen,

17. Goedkeuring van de directiebeoordelingen,

18. Varia.

De dagorde kan, volgens de noodwendigheden en specifieke omstandigheden, sommige van deze

punten groeperen onder een gemeenschappelijk onderwerp. De sancties worden behandeld onder de

punten 10 en 11 hierboven, en dit op basis van de beslissingen van het certificatiecomité. De vragen

met betrekking tot de technische bureaus worden verspreid behandeld over het geheel van punten, en

meer specifiek onder de punten 3 tot en met 6.

Onpartijdigheid van de raad van bestuur

De raad van bestuur van het OCBS oefent de rol van onpartijdige instantie uit zoals vroeger

voorgeschreven in het artikel 4.2.e van de norm EN 450115. Hij vormt nu de voorziening ter behoud van

de onpartijdigheid van het organisme in de zin van paragraaf 5.2.1 van de norm ISO 17065.

5 « 4.2 Organisatie… e) over een structuur beschikken die zijn onpartijdigheid met bepalingen behoudt

om de werkingsonpartijdigheid van de certificatie-instantie te waarborgen; deze structuur moet de

participatie van alle betrokken partijen toelaten die betekenisvol bij de uitwerking van

_________________________________________________________________________________


In dit kader garandeert de raad van bestuur op een intrinsieke wijze (door zijn structuur en zijn

samenstelling, zie 3.2.2), de werkelijke deelname van alle partijen die bij de certificatie worden

betrokken voor:

de ontwikkeling van strategieën, principes en beleidsmaatregelen,

beslissingen van certificatie (die hij valideert maar waarbij de algemene en uiteindelijke beslissing

bij het certificatiecomité wordt gelaten),

alle evaluaties (met name van de regelgeving voor certificatie)6.

De raad van bestuur vormt dus een structuur apart van de directie, die belast is met het zuivere

dagelijkse beheer van de certificatie7. Overigens duidt de raad van bestuur, als onpartijdig orgaan, alle

componenten aan van het beheer van de certificatie (dagelijks beheer, leden van het certificatiecomité,

keuringsinstellingen, laboratoria).

De raad beantwoordt op deze wijze eveneens aan de eisen voorzien voor een sectorale commissie in

het kader van het BENOR merk.

De structuur van de raad van bestuur verzekert dat financiële of commerciële beschouwingen niet

overheersen noch de objectieve praktijk van de certificatie verhinderen8.

De structuur van de raad van bestuur bevindt zich via de Belgische wet op de verenigingen zonder

winstoogmerk op het hoogste niveau van de beleidshiërarchie en beschikt over de vereiste en

voldoende bevoegdheden betreffende:

de uitwerking van beleidsmaatregelen van onpartijdigheid,

de preventie van commerciële of financiële benaderingen in strijd met de goede praktijk van de

certificatie,

de aanbeveling van regels voor openheid en transparantie die het vertrouwen in de certificatie

versterken9,

beleidsmaatregelen en beginselen betreffende de inhoud en het functioneren van het systeem van

certificatie; » 6 Clausules G. 4.2.8, G. 4.2.9, G. 4.2.12 en G. 4.2.14 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 (IAF

Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 65:1996, General Requirements for Bodies operating

Product Certification Systems, International Accreditation Forum, Inc.) 7 Clausule G. 4.2.10 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 8 Clausule G. 4.2.11 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 9 Clausule G. 4.2.13 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006

_________________________________________________________________________________


het in werking stellen van een actie, onafhankelijk van de directie van het organisme, indien deze

de richtlijnen voor behoud van onpartijdigheid niet volgt.

Voorts wordt de raad van bestuur naar behoren in kennis gesteld en gehouden over alle noodzakelijke

informatie voor de follow-up van het onpartijdige karakter van de acties en beslissingen van certificatie

die worden ondernomen op de niveaus van de directie, het certificatiecomité, de technische bureaus en

dit door de volgende maatregelen:

de definitie van de inhoud van de directiebeoordelingen zoals opgelegd door dit kwaliteitshandboek

(zie hoofdstuk 5),

de voorbereiding van deze beoordelingen door de directie bijgestaan door de

kwaliteitsverantwoordelijke, en gecontroleerd door laatstgenoemde (zie hoofdstuk 5),

de uitdrukkelijke taak van de raad van bestuur om de directiebeoordelingen te valideren (zie

hoofdstuk 3.2.1)10.

Uiteindelijk voorzien de taak en de werking van de raad van bestuur dat het toezicht op de ontwikkeling

van de certificatieschema's wordt uitgevoerd. De samenstelling van de raad van bestuur verzekert, wat

haar betreft, dat de betrokken partijen (met name de overheid) er een effectieve rol uitoefenen11.

3.3. Voorzitter

De voorzitter, bijgestaan door de secretaris, verzekert de dagelijkse leiding van het OCBS. Hij zit de

vergaderingen voor van de algemene vergadering, de raad van bestuur, de directiebeoordelingen en

het certificatiecomité.

Hij coördineert het geheel van activiteiten van het OCBS en van haar onderaannemers. Hij verzekert

de link met de gebruikers van het merk.

Hij staat in rechtstreeks contact met de kwaliteitsverantwoordelijke.

3.4. Certificatiecomité

Taak

Het certificatiecomité neemt op zich:

de lopende certificeringsbeslissingen (toekenning, stopzettingsprocedure, opzegging op verzoek

van de gebruiker van het merk);

de bepaling van de sancties tegen de gebruikers, uitgenomen de aanmaning die de enige

bevoegdheid van de keuringsinstellingen is (zie artikel 14);

10 Clausule G. 4.2.15 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 11 Clausule G. 13.4 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006

_________________________________________________________________________________


het behandelen van oproepen afkomstig van gebruikers die een sanctie betwisten die tegen hen

werd uitgesproken (zie artikel 15.1);

de regeling van de belangenconflicten op het niveau van de certificeringstaken.

Het certificeringscomité ontvangt de informatie in geval van intrekking van een deelnemer op besluit

van de voorzitter in geval van faillissement of sluiting van de onderneming.

Samenstelling

Het certificatiecomité bestaat uit minstens vijf leden die ofwel de raad van bestuur (bestuurders of

experten) vertegenwoordigen ofwel aangeduid werden voor hun specifieke kennis. Hiervan zijn er

minstens vier die, direct of indirect, de openbare en private bouwheren vertegenwoordigen en tevens

beschikken over een totale onafhankelijkheid ten opzichte van de gebruikers van het merk of

aanvragers. De leden van het certificatiecomité mogen geen adviesprestaties geleverd hebben voor de

bij de certificatie betrokken producten gedurende twee jaren voorgaand aan hun aanstelling. Het

certificatiecomité wordt door de voorzitter van de raad van bestuur voorgezeten; de voorzitter kan advies

verlenen, maar heeft geen stemrecht.

De samenstelling van het certificatiecomité wordt elk jaar door de raad van bestuur goedgekeurd die er

op toeziet dat de leden van dit comité de vereiste bevoegdheden inzake certificatie in de betrokken

sectoren hebben.


Werking

Het certificatiecomité beraadslaagt ofwel in vergadering ofwel door uitwisseling van elektronische post,

door teleconferentie of door om het even welk ander communicatiemiddel dat het geschikt vindt.

De lopende certificatiebeslissingen worden via elektronische briefwisseling beheerd. Elk lid van het

certificatiecomité bepaalt zijn standpunt op basis van het dossier van de keuringsinstelling (zie 3.7) en

communiceert dit aan de andere leden en aan de administratieve secretaris van het OCBS. De

antwoordtermijn bedraagt tien werkdagen vanaf de datum van ontvangst van het dossier; de

afwezigheid van antwoord wordt als een onthouding beschouwd.

Voor de beslissingen van een sanctie bepaalt elk lid van het certificatiecomité zijn houding op basis van

het dossier dat door het sectororganisme werd voorbereid op basis van het dossier van de

keuringsinstelling en hem elektronisch door de administratieve secretaris werd overgemaakt. Hij deelt

deze beslissing mee aan de andere leden en aan de administratieve secretaris van het OCBS. De

antwoordtermijn bedraagt tien werkdagen vanaf de datum van ontvangst van het dossier; de

afwezigheid van antwoord wordt als een onthouding beschouwd.

_________________________________________________________________________________


Het besluitvormingsproces is als volgt:

Elke vraag die aan het certificatiecomité wordt voorgelegd en die het voorwerp van een unanieme

stemming is, wordt in de vorm van definitieve beslissing bekrachtigd.

Elke vraag die aan het certificatiecomité wordt voorgelegd en die het voorwerp van een eenvoudige

meerderheidsstemming is, is het onderwerp van een tweede ronde opdat het feit van de

minderheidsstemming in aanmerking wordt genomen door alle leden, die opnieuw stemmen.

o Als het resultaat van de tweede stemming unaniem is, wordt de vraag die aan het

certificatiecomité werd voorgelegd, in de vorm van definitieve beslissing bekrachtigd.

o Als het resultaat van de tweede stemming een eenvoudige meerderheid is, is de vraag die aan

het certificatiecomité werd voorgelegd, het voorwerp van een tijdelijke opschorting van elke

beslissing. Een schriftelijk advies wordt gevraagd aan het technische bureau dat bij het onderwerp

van certificatie betrokken is geweest. Het aldus aangevulde dossier is dan het voorwerp van een

nieuw onderzoek door het certificatiecomité.

o Na afloop van drie rondes zonder unanieme stemming, wordt de beslissing op basis van de

eenvoudige meerderheidsstemming genomen.

Bij iedere ronde en in het geval er meer dan twee onthoudingen zijn, is de stemming ongeldig en

stuurt het secretariaat een herinnering aan de betrokken leden met de vraag om binnen de twee

werkdagen te antwoorden.

De voorzitter van het certificatiecomité heeft geen doorslaggevende stem.

De voorzitter zorgt voor het optimaliseren van het besluitvormingsproces, dit door elke noodzakelijke

beraadslaging van het certificatiecomité te organiseren, eventueel in aanwezigheid van de

keuringsinstelling (zie 3.7) en van de voorzitter van het betrokken technisch bureau (zie 3.5).

Het certificatiecomité komt minstens eens per jaar bijeen teneinde:

de samenvatting te maken van de beslissingen die tijdens het afgelopen jaar zijn genomen;

relevante vragen in verband met de certificatie te bespreken;

eventuele voorstellen aan de raad van bestuur op te stellen.

Het certificatiecomité komt, indien nodig, bijeen ingevolge een uitdrukkelijke vraag van een van zijn

leden, met name in het geval van belangenconflicten.

Procedure van beslissingsverzoek

Elke raadpleging van het certificatiecomité per elektronische briefwisseling bevat een

verwijzingsnummer en beschrijft, inzake adviezen over een dossier van certificatie, de volgende

informatie:

_________________________________________________________________________________


BENOR Merk CE-markering

Gevraagd soort

adviezen Toekenning - Sanctie

Soort certificatie Initieel - Uitbreiding Initieel - Uitbreiding

Documenten die de

vraag

ondersteunen

Inspectieverslag

Fiches van niet-overeenkomstigheid

Proefverslagen of

typeberekening Dossier van typeonderzoek

Technisch Dossier Dossier van productiecontrole in de fabriek

De beslissingen van het certificatiecomité worden gearchiveerd en door het administratieve secretariaat

als volgt geordend:

De elementen van de vraag, de antwoorden en de follow-up worden in het bestand van follow-up

van de beslissingen van het certificatiecomité bewaard.

De antwoorden van de leden van het certificatiecomité zijn allemaal bijgevoegd bij het eerste

schrijven en dit dossier wordt onder het verwijzingsnummer van de vraag geregistreerd.

Dit laatste dossier wordt gevoegd bij het dossier van de producent.

De notulen van het certificatiecomité worden in Bijlage 14.05 gearchiveerd.

Beschermende maatregelen met het oog op de bescherming van de markt

Ten beschermende titel of bij hoogdringendheid neemt de voorzitter van de raad van bestuur elke

noodzakelijke beslissing met het oog op de bescherming van de markt met inbegrip van de eventuele

toepassing van een sanctie; deze beslissing wordt onmiddellijk aan het certificatiecomité meegedeeld.

3.5. Technische bureaus

Taak

De bevoegdheidsgebieden van de technische bureaus, en het aantal hiervan, zijn door de raad van

bestuur bepaald. Momenteel zijn er vier technische bureaus actief, voor de producten en de handelaars,

in de volgende sectoren:

1. betonstaal,

2. voorspanstaal,

3. materialen en elementen voor de metaalbouw,

4. lichtmasten voor openbare verlichting en verkeerstekens.

De technische bureaus hebben tot taak

_________________________________________________________________________________


om de dialoog tussen de keuringsinstellingen te onderhouden

o door de problemen, die door de keuringsinstellingen bij de uitvoering van hun taak worden

ondervonden, voor te leggen;

o door de standpunten, die in de behandeling van de dossiers worden ingenomen, uniform te

maken;

o door de coördinatie van de keuringsinstellingen te verzekeren;

om aan het certificatiecomité voor te stellen:

o in voorkomend geval, een schriftelijke interpretatie van de inspectieverslagen;

om aan de raad van bestuur voor te stellen:

o de technische regelgeving of hun wijzigingen;

o elke wijziging van de lijsten van de gebruikers in functie van de geldende certificaten;

o oplossingen voor de problemen die bij de proeven op de gecertificeerde producten worden

ondervonden;

o elk relevant advies;

o elke mogelijke verbetering van het certificatiesysteem.

Samenstelling

De technische bureaus bestaan uit:

tenminste één vertegenwoordiger van elke op dit terrein12 werkzame keuringsinstelling;

de inspecteurs verbonden aan het OCBS, in functie van de noodwendigheden;

de voorzitter van de raad van bestuur of zijn vertegenwoordiger,

eventueel en op beslissing van de raad van bestuur, één of meer vertegenwoordigers van

gebruikers van de betrokken producten die een specifieke ervaring op dit gebied hebben.

De kwaliteitsverantwoordelijke van het OCBS wordt eveneens op deze vergaderingen uitgenodigd om

de naleving na te zien van de regels betreffende de kwaliteit en de procedures overeenkomstig de norm

ISO 17065, alsmede om maatregelen te kunnen voorstellen die het functioneren van het

kwaliteitssysteem verbeteren.


12 In dit geval de instellingen die los van elke samenwerkingsovereenkomst met Nederland, Frankrijk en

Duitsland handelen. De Nederlandse, Franse en Duitse keuringsinstellingen die bij deze

overeenkomsten betrokken zijn, nemen niet direct aan de technisch bureaus deel maar zijn het

voorwerp van een gemeenschappelijk jaarlijks controlebezoek met de instellingen die aan de technisch

bureaus deelnemen.

_________________________________________________________________________________


Werking

De keuringsinstellingen komen binnen de technische bureaus regelmatig bijeen om informatie uit te

wisselen betreffende, onder meer, de voortgang van de controles, de vastgestelde inbreuken, de

suggesties van de leden en in het algemeen alles dat tot de vermindering van de geschillen en tot de

verbetering van het systeem kan bijdragen.

Elk technisch bureau stelt in haar schoot een voorzitter aan. Het secretariaat van elk technisch bureau

wordt gewaarborgd ofwel door een vertegenwoordiger van de organiserende keuringsinstelling van de

lopende vergadering, ofwel door het sectororganisme, ofwel door een secretaris die door de voorzitter

wordt aangesteld.

De technische bureaus werken op eigen initiatief en op basis van de informatie die bij de inspecties

wordt verzameld of op basis van vragen die op de vergaderingen van de raad van bestuur aan hun

voorzitter worden gericht.

De technische bureaus komen op uitnodiging bijeen en vergaderen op basis van een agenda die door

hun secretariaat in overleg met hun voorzitter wordt opgesteld. De debatten binnen de technische

bureaus worden samengevat en vastgelegd in notulen of specifieke fiches. Deze documenten worden

verdeeld aan de leden van het betrokken bureau alsmede aan het secretariaat van het OCBS voor

archivering.

De acties die door de technische bureaus worden bepaald, worden weergegeven in de notulen. De

follow-up van de acties eigen aan elk technisch bureau (of een bijzonder lid ervan) wordt rechtstreeks

door laatstgenoemde verzekerd op basis van de notulen in hun opeenvolgende uitgaven. De follow-up

van de acties die door de technische bureaus worden bepaald en tot de bevoegdheid van het OCBS

behoren, wordt via de deelname van de voorzitter of zijn vertegenwoordiger verzekerd en weergegeven

in de betrokken notulen. De follow-up van de beslissingen eigen aan de raad van bestuur wordt

verzekerd via de deelname van de voorzitter van elk technisch bureau of zijn vertegenwoordiger in dit

orgaan.

De technische bureaus komen als volgt tussen:

door de dialoog tussen de keuringsinstellingen tijdens hun vergaderingen;

door de overdracht aan het secretariaat van het OCBS van elk voorstel jegens het certificatiecomité;

door de overdracht aan het secretariaat van het OCBS van elk voorstel jegens de raad van bestuur.

_________________________________________________________________________________


3.6. Adviescomité

Taak

Het adviescomité heeft tot doel adviezen uit te brengen over technische vragen waarvan het specifieke

karakter tot gevolg heeft dat deze niet binnen de technische bureaus besproken kunnen worden en een

bredere bezetting vereisen.

Samenstelling

Het adviescomité is samengesteld uit specialisten met betrekking tot de gestelde vragen die bij de

betrokken zitting worden besproken.

De uitnodigingen worden verzonden door de voorzitter van OCBS of zijn vertegenwoordiger, en dit op

zijn eigen initiatief of in antwoord op elke gegronde vraag die gericht wordt aan OCBS.

De ambtshalve leden van het adviescomité zijn de leden van de raad van bestuur, de voorzitters van

de technische bureaus of hun vertegenwoordigers, de leden van het certificatiecomité, ieder lid van het

Belgische spiegelcomité van normalisatie in de betrokken sector, en iedere specialist die door de

voorzitter van OCBS of voorzitter van de technische bureaus geacht wordt in aanmerking te komen.

De uitnodigingen voor de vergaderingen van het adviescomité worden in functie van de specifieke

behoeften direct naar de betrokken personen gestuurd - met kopie aan de leden van de raad van

bestuur, de voorzitters van de technische bureaus en de leden van het certificatiecomité.

De competenties van de andere deelnemers dan de ambtshalve leden worden niet onderzocht en niet

geregistreerd.

Werking

Het adviescomité komt bijeen op specifieke uitnodiging en thema voor elke vergadering.

Er wordt geen periodiciteit vastgelegd voor de verschillende vergaderingen.

De debatten binnen het adviescomité worden samengevat en in notulen vastgelegd. Deze documenten

worden verdeeld aan de deelnemers van de betrokken vergadering en ter archivering aan het

secretariaat van OCBS.

De notulen van het adviescomité worden in Bijlage 14.07 gearchiveerd.

De opvolging van de adviezen van het adviescomité wordt in voorkomend geval door het direct

betrokken technisch bureau gedaan en systematisch aan de raad van bestuur gecommuniceerd.

_________________________________________________________________________________


Grondprincipes

De leden van het adviescomité erkennen uitdrukkelijk dat de CE, BENOR en OCAB-OCBS merken het

algemene belang op aanvullende wijze dienen door de bevordering van de regels der kunst in diverse

industriële sectoren, en zodoende bijdragen tot de technische en economische vooruitgang en de

bescherming van de burger tegen niet-kwaliteit. De leden van het adviescomité erkennen dat OCBS

met het beheer van en het toezicht op deze merken het algemeen belang dient op de gebieden die hem

voorbehouden zijn. De leden van het adviescomité erkennen dat het algemene belang van de CE en

BENOR merktekens geen enkel winstgevend karakter vertoont. De leden van het adviescomité

erkennen het belang van de representativiteit in dit comité van de betrokken sociale groepen, in ieder

geval, de publieke en private gebruikers van de producten, processen of diensten, de fabrikanten en

leveranciers ervan evenals de onafhankelijke deskundigen. De leden van het adviescomité erkennen

dat zij collegiaal drager zijn van inzichten in de volgens een consensus te bereiken objectieven, zonder

dat één van de vertegenwoordigde belangen zal overheersen. De leden van het adviescomité verklaren

dat, als de participatie beperkt moet worden teneinde de doeltreffendheid van het besluitvormingsproces

te garanderen, de definitieve inwerkingtreding van een certificatieschema het onderwerp zal zijn van

een openbare raadpleging via de website van OCBS. De leden van het adviescomité erkennen dat,

voor dezelfde kenmerken van een product, procedure of bepaalde dienst, slechts één geheel van

technische referentiespecificaties kan bestaan, voortvloeiend uit internationale, Europese of Belgische

normen en desgevallend uit aanvullende specifieke technische voorschriften (“PTV”). De leden van het

adviescomité erkennen dat het opstellen van PTV geen tegenstrijdige beschikkingen ten opzichte van

de geldende normen kan bevatten. De leden van het adviescomité zien erop toe dat de

certificatieschema's altijd de wettelijke en reglementaire beschikkingen eerbiedigen. OCBS is de enige

verantwoordelijke voor de certificatieschema's voor de sectoren die hem voorbehouden zijn. De leden

van het adviescomité verbinden zich ertoe om deze principes te eerbiedigen. De praktische

beschikkingen die deze principes uitvoeren, worden eveneens in de Bijlage 14.07 opgesomd.

3.7. Keuringsinstellingen13

Taak

De inspectietaken inherent aan de certificatie worden toevertrouwd hetzij aan externe geaccrediteerde

organismen of bij ontstentenis daarvan aan door OCBS gekwalificeerde instanties, hetzij aan met OCBS

verbonden inspecteurs. (cf. 3.8)

De keuringsinstellingen zijn aan het OCBS gebonden door een uitbestedingsovereenkomst (Bijlage

7.07).

De keuringsinstellingen hebben de opdracht om alle nodige taken uit te voeren met betrekking tot:

13 of « controleorganismen»

_________________________________________________________________________________


het voorafgaande onderzoek bij de aanvrager,

de periodieke of specifieke controles bij de gebruiker van het merk,

de uitbreidingsaanvragen van de gebruiker van het merk,

om niet-overeenkomstigheden vast te stellen, om aanmaningen ten gevolge van deze uit te

spreken,

om niet-overeenkomstigheden die eventueel andere sancties vereisen aan het certificatiecomité

door te geven.

Selectie

De keuringsinstellingen moeten volgens de norm EN 17020 door BELAC of een ander lid van EA14,

geaccrediteerd zijn. In geval van tussenkomst van een keuringsinstelling die door een andere instantie

dan BELAC werd geaccrediteerd, wordt een gemeenschappelijk bezoek met een door het OCBS

aangewezen organisme georganiseerd, en dit minstens eens per jaar. Het OCBS behoudt zich het recht

voor om een vertegenwoordiger aan te stellen om een inspectie bij een gebruiker van het merk van een

keuringsinstelling bij te wonen en dit maximum eens per jaar en per organisme.

Indien noodzakelijk, en alleen in verband met de certificatie betreffende het BENOR-merk, kan er echter

beroep gedaan worden op keuringsinstellingen die over een specifieke competentie beschikken die toch

niet gedekt worden door zijn accreditatie. OCBS behoudt zich echter altijd het recht voor om op zijn

kosten aanvullende controles in verband met zijn verantwoordelijkheid als sectororganisme uit te

voeren.

In verband met de CE-markering, wordt het alleen op geaccrediteerde instanties een beroep gedaan,

en dit in overeenstemming in artikel 5 van het koninklijk besluit van 25 augustus 2014 betreffende de

aangemelde instanties gemachtigd om, als derde delen, taken uit te voeren die onder de procedure van

beoordeling en verificatie van de prestatiebestendigheid van de bouwproducten vallen. Voor de volledig

nieuwe gebieden die absoluut een erkenning vereisen zowel voor het sectororganisme als voor de

keuringsinstelling,, zal de eerste taak van certificatie uitgevoerd worden onder dekking van een

voorafgaande vraag aan BELAC waarin de huidige situatie uiteengezet wordt en waarin een parallelle

audit van beide instanties gevraagd wordt opdat de voorschriften van het koninklijk besluit wettelijk en

technisch zonder nadeel voor de klant kunnen geëerbiedigd worden.

De keuringsinstellingen worden door de raad van bestuur gekozen op basis van hun bevoegdheden.

14 Gesteld dat de accreditatie geldend is in het betrokken land voor de keuringsinstellingen die op het

betrokken gebied werken. Bij gebrek hieraan wordt een officiële, schriftelijke, bestuurlijke aanstelling -

in afwijking van de accreditatie- als voldoende beschouwd, indien gevalideerd.

_________________________________________________________________________________


De bevoegdheden van het personeel van de keuringsinstellingen worden in hoofdstuk 7 bepaald.

De lijst van de keuringsinstellingen wordt in Bijlage 8.01 gegeven.

Werking

De keuringsinstellingen gaan over tot het voorafgaand onderzoek bij de aanvragers (initiële aanvraag

of uitbreiding), alsmede tot de externe controle van de gebruikers van het merk overeenkomstig de

regelgeving van het OCBS, volgens de procedures die in hoofdstuk 6 worden beschreven en in het

bijzonder in de paragrafen 6.7, 6.8 en 6.9.

In zijn verslagen stipuleert de keuringsinstelling:

ofwel zijn akkoord over de werkwijze van de gebruiker van het merk,

ofwel voorbehoud indien niet-overeenkomstigheden worden vastgesteld.

De door BELAC geaccrediteerde keuringsinstellingen vaardigen verplicht minstens één

vertegenwoordiger af aan de technische bureaus voor de domeinen waarin zij handelen. De adviezen

die ook andere keuringsinstellingen kunnen aanbelangen worden aan deze medegedeeld, met name

bij de gemeenschappelijke bezoeken.

Jaarlijks wordt het toezicht op de gebruikers van het merk over de keuringsinstellingen verdeeld. In

voorkomend geval gebeurt dit met een beurtrol, en dit volgens verdeelsleutels die door de raad van

bestuur worden goedgekeurd.

De keuringsinstelling die, in het kader van het toezicht, aan een gebruiker van het merk uitleg heeft

gevraagd zet de zaak voort tot volle en gehele tevredenheid, zelfs wanneer intussen de gebruiker van

het merk onder het toezicht van een andere keuringsinstelling valt. Het is wenselijk dat, bij het hernemen

van het toezicht, deze situatie tussen beide keuringsinstellingen wordt geacteerd.

Kwalificatieprocedure voor niet-geaccrediteerde keuringsinstellingen

Indien de accreditatie ontbreekt en dit uitsluitend in het kader van de certificatie voor het BENOR-merk,

neemt OCBS maatregelen om de nodige controles uit te voeren teneinde de conformiteit met de BELAC-

eisen te controleren.

De keuringsinstelling dient minstens reeds voor één domein, dat onder de accreditatiescope van OCBS

valt, geaccrediteerd te zijn.

_________________________________________________________________________________


Er dient een werkervaring aangetoond te worden in het bijkomend domein. Eén of meerdere

personeelsleden dienen te beschikken over een goede kennis van de normatieve en technische

specificaties van het betrokken domein.

De keuringsinstelling moet zich ertoe verbinden om zo spoedig mogelijk, en maximum binnen het jaar,

een uitbreidingsverzoek van zijn scope bij BELAC in te dienen.

Men onderscheidt:

Geval 1: De keuringsinstelling beschikt over een flexibel bereik

In dit geval verzekert OCBS zich ervan dat het betrokken domein goed onder het flexibel bereik valt en

dat de instelling de vereiste maatregelen heeft getroffen die met BELAC in dit kader werden vastgelegd.

Geval 2: De keuringsinstelling heeft reeds een verzoek van uitbreiding van zijn bereik bij BELAC ingediend.

In dit geval voert OCBS louter een documentaire audit van de keuringsinstelling uit om zich van zijn

ervaring in het betrokken gebied en van de goede kennis van de technische normen en bepalingen te

verzekeren. De opvolgingsaudit van het eerste bezoek bij een aanvrager valt in dit geval onder de

bevoegdheid van BELAC.

Geval 3: De keuringsinstelling heeft geen verzoek van uitbreiding van zijn bereik bij BELAC ingediend

In dit geval zal de voorzitter van OCBS, of de persoon die deze eventueel speciaal zal afgevaardigd

hebben, oordelen of er naast de documentaire audit, een initieel toezicht na het eerste bezoek dient

uitgevoerd te worden door OCBS of een gevolmachtigde. Bij dit initieel toezicht wordt er specifiek

aandacht besteed aan de naleving van de regelgeving en technische normen.

De keuringsinstelling moet zijn situatie bij BELAC binnen de twaalf maanden regulariseren.

De kwalificatie van de niet-geaccrediteerde keuringsinstellingen - volgens geval 3 -, is onderworpen aan

een voorafgaande audit door een technische auditor, erkend door BELAC of door een andere

accreditatieinstelling die ook lid is van de EA in de domeinen volgens ISO 17020 of ISO 17025.

De audit heeft betrekking op de technische eisen van de norm ISO 17020 en met name op de volgende

aspecten:

Personeel,

Installaties,

Gegevensbeheersing,

Uitrusting.

Het auditverslag wordt op basis van de geldende BELAC modellen opgesteld.

_________________________________________________________________________________


Opleiding van de keuringsinstellingen

OCBS organiseert een opleiding van de bij het nieuwe domein betrokken keuringsinstelling, hetzij

binnen het betrokken technische bureau, hetzij in het kader van een specifieke opleiding. Verder nemen

de keuringsinstellingen zelf deel aan externe opleidingen, hetzij als deelnemer, hetzij als lesgever.

3.8. Inspecteurs van OCBS

Taak

De inspectietaken inherent aan de certificatie kunnen ook aan inspecteurs toevertrouwd worden. De

inspecteurs zijn aan het OCBS gebonden door een individuele overeenkomst (Bijlage 7.07).

De inspecteurs hebben de opdracht om alle nodige taken uit te voeren met betrekking tot:

het voorafgaande onderzoek bij de aanvrager,

de periodieke of specifieke controles bij de gebruiker van het merk,

de uitbreidingsaanvragen van de gebruiker van het merk,

om niet-overeenkomstigheden vast te stellen, om aanmaningen ten gevolge van deze uit te

spreken,

om niet-overeenkomstigheden die eventueel andere sancties vereisen aan het certificatiecomité

door te geven.

Selectie

De inspecteurs worden gekozen op basis van de bevoegdheden voorgeschreven en beschreven in

hoofdstuk 7.

De lijst van de keuringsinstellingen wordt in Bijlage 8.01 gegeven.

Werking

De inspecteurs gaan over tot het voorafgaand onderzoek bij de aanvrager (initiële aanvraag of

uitbreiding), alsmede tot de externe controle van de gebruikers van het merk overeenkomstig de

regelgeving van het OCBS, volgens de procedures die in hoofdstuk 6 worden beschreven en meer

bepaald in de paragrafen 6.7, 6.8 en 6.9.

In zijn verslagen stipuleert de inspecteur:

ofwel zijn akkoord over de werkwijze van de gebruiker van het merk,

ofwel voorbehoud indien niet-overeenkomstigheden worden vastgesteld.

De inspecteurs wonen minstens eenmaal per jaar de technische bureaus bij voor de domeinen waarin

zij handelen. De adviezen die ook andere inspecteurs of keuringsinstellingen kunnen aanbelangen

worden aan deze medegedeeld, met name bij de gemeenschappelijke bezoeken.

_________________________________________________________________________________


Jaarlijks wordt het toezicht op de gebruikers van het merk over de inspecteurs en de keuringsinstellingen

verdeeld. In voorkomend geval gebeurt dit met een beurtrol, en dit volgens verdeelsleutels die door de

raad van bestuur worden goedgekeurd.

De inspecteur die, in verband met het toezicht, aan een gebruiker van het merk uitleg heeft gevraagd

zet de zaak voort tot volle en gehele tevredenheid, zelfs wanneer intussen de gebruiker van het merk

onder het toezicht van een andere keuringsinstelling valt. Het is wenselijk dat, bij het hernemen van het

toezicht, deze situatie tussen beide keuringsinstellingen wordt geacteerd.

Opleiding van de inspecteurs

OCBS organiseert een opleiding van de bij het nieuwe domein betrokken inspecteur, hetzij binnen het

betrokken technische bureau, hetzij in het kader van een specifieke opleiding. Verder nemen de

inspecteurs zelf deel aan externe opleidingen, hetzij als deelnemer, hetzij als lesgever.

3.9. Beproevingslaboratoria

Taak

De laboratoria hebben als opdracht om de proeven, voorzien door de certificatieregelgeving, op de

producten te verwezenlijken ten titel van bewijs door derde partij. De beproevingslaboratoria zijn

verbonden met het OCBS door uitbestedingsovereenkomsten (Bijlage 7.08).

Selectie

De beproevingslaboratoria moeten volgens de norm 17025 erkend zijn door BELAC of door een ander

lid van de EA15. In noodzakelijk geval kan er steeds beroep gedaan worden op laboratoria die over

voldoende specifieke competentie beschikken, doch niet gedekt door de accreditatie. Het OCBS

behoudt zich echter altijd het recht voor om op zijn kosten aanvullende verificaties, in verband met zijn

verantwoordelijkheid als het sectororganisme, uit te voeren.

De laboratoria die door het OCBS worden erkend, worden door de raad van bestuur aangeduid op basis

van hun wetenschappelijke en technische bevoegdheid ten aanzien van de gecertificeerde producten

en de betrokken proeven, hun geografische nabijheid ten aanzien van het OCBS en van de

keuringsinstellingen die voor het OCBS handelen.

15 Gesteld dat de accreditatie geldend is in het betrokken land voor de beproevingslaboratoria die op

het betrokken gebied werken; bij gebrek hieraan wordt een officiële, schriftelijke, bestuurlijke aanstelling

-in afwijking van de accreditatie- als voldoende beschouwd, indien gevalideerd.

_________________________________________________________________________________


De raad van bestuur behoudt zich het recht voor om de toewijzing van controleproeven aan één of meer

van deze laboratoria op te schorten.

De lijst van de laboratoria die door het OCBS worden erkend, wordt in Bijlage 8.01 gegeven.

Werking

De overeenkomst tussen het laboratorium en het OCBS bepaalt de volgende modaliteiten die van

toepassing zijn op alle proeven die aan het laboratorium worden toevertrouwd in verband met de

activiteiten van certificatie van het OCBS met het oog op het beheer van het BENOR-kwaliteitsmerk of

van de CE-markering:

De proeven kunnen bij het laboratorium besteld worden

o door het OCBS of een van zijn gemachtigde tussenpersonen,

o door de keuringsinstelling die voor het OCBS werkt,

o door een van de gebruikers van het merk van het OCBS, onder toezicht van een van de

voornoemde keuringsinstellingen.

Het laboratorium stelt aan het OCBS alle informatie ter beschikking betreffende haar accreditatie

bekomen bij BELAC of bij een door BELAC erkende organisatie. Het verbindt zich ertoe om het

OCBS van elke wijziging betreffende zijn accreditatie (verlies, uitbreiding, vermindering, wijziging,

…) onmiddellijk mede te delen. In het geval dat de accreditatie de gevraagde proeven niet dekt,

verbindt het laboratorium zich ertoe om de werkprocedures toe te passen die minstens gelijkwaardig

zijn met deze die in verband met zijn accreditatie worden gebruikt. Deze werkprocedure wordt ter

beoordeling voorgelegd aan het OCBS. In dit geval machtigt het laboratorium de

vertegenwoordigers van het OCBS om de gebruikte procedures te controleren en om de proeven

bij te wonen die niet onder de accreditatie vallen. Indien OCBS het vraagt, verbindt het laboratorium

zich ertoe om een uitbreiding van zijn accreditatie binnen de twaalf maanden te verkrijgen.

Het laboratorium verbindt zich ertoe:

o om de proeven uit te voeren en om het verslag van resultaten te leveren binnen maximum één

maand na het afleveren van de monsters en ontvangst van de bestelbon, buiten de eventuele

behandelingsperiodes van de monsters en niet-rekening houdend met de uitvoeringstermijn van

de proef;

in het geval dat er niet aan deze eisen kan voldaan worden, is het laboratorium verplicht om

een plausibele rechtvaardiging aan het OCBS te bezorgen die dan in functie van de aanwezige

omstandigheden zal beslissen (bv. vermoeiing- of corrosieproeven die wachtrijen kunnen

doen ontstaan);

o om zich intern te organiseren om de vertrouwelijkheid van de oorsprong van de monsters en van

de resultaten van de proeven te verzekeren;

o om de monsters gedurende een periode van drie maanden bij te houden en deze ter beschikking

van OCBS te houden;

_________________________________________________________________________________


o om de normen te eerbiedigen die door de certificatieprocedures en/of de goede praktijk van de

proeven worden opgelegd;

o om de beschikkingen van de norm ISO 17025 inzake het proefverslag te eerbiedigen en om

duidelijk, onder de vorm van commentaar of opmerkingen, elke vastgestelde afwijking of elk

specifiek feit te vermelden

het OCBS verbindt zich ertoe om de gegevens van het laboratorium, die door het OCBS in verband

met zijn activiteiten van certificatie worden erkend, op de lijst van de laboratoria aan te geven.

De bestelbon wordt door de keuringsinstelling gericht aan het laboratorium, dit document vermeldt

alle aanwijzingen voor de uitvoering van de proeven. De te testen monsters worden aan het

laboratorium door de gebruiker van het merk verzonden. Zij worden door de keuringsinstelling

gekenmerkt. De factuur is gericht aan de gebruiker van het merk die alle kosten voor zijn rekening

neemt.

Procedure van kwalificatie van de niet geaccrediteerde laboratoria

Bij gebrek aan accreditatie, treft het OCBS de maatregelen om de vereiste verificaties uit te voeren

teneinde de overeenstemming aan de norm EN ISO/IEC 17025 te controleren. Men onderscheidt:

Geval 1: Het beproevingslaboratorium is voor een zeer verwante proef geaccrediteerd (bijvoorbeeld

volgens een andere uitgave of versie van de geldende proefnorm). Het beproevingslaboratorium

kan in dit geval opdrachten voor deze proef blijven ontvangen maar moet zijn accreditatie laten

aanpassen binnen de twaalf maanden.

Geval 2: Het beproevingslaboratorium is voor een verwante proef geaccrediteerd die echter

verschillen vertoont ten opzichte van de proef in kwestie die een bijzondere follow-up vereist

(bijvoorbeeld volgens een andere uitgave of versie van de geldende proefnorm, waarbij enkele

parameters wezenlijk zijn veranderd). In dit geval zal het OCBS, door zijn voorzitter of de persoon

die hiervoor speciaal wordt afgevaardigd, oordelen of een eerste toezicht op de proef in kwestie

door het OCBS of een gevolmachtigde noodzakelijk is. Bij dit eerste toezicht, wordt bijzondere

aandacht besteed aan de gewijzigde parameters van de proef. Het beproevingslaboratorium moet

zijn accreditatie laten aanpassen binnen twaalf maanden.

Geval 3: Het beproevingslaboratorium is geaccrediteerd maar niet voor een verwante proef. In dit

geval zal het OCBS de overeenstemming met EN ISO/IEC 17025 van de desbetreffende proef

verifiëren door middel van een audit, dit rekening houdend met de aanwezige sectorale

competentie, installaties en methodologie. In functie van de betrokken proef zal het OCBS besluiten

of het beproevingslaboratorium zijn accreditatie moet laten aanpassen en binnen welke termijn

(tussen 12 en 24 maanden).

Geval 4: Het beproevingslaboratorium is niet geaccrediteerd. In dit geval zal het OCBS het

beproevingslaboratorium auditeren - of laten auditeren - teneinde de overeenstemming met de norm

EN ISO/IEC 17025 te controleren en in het bijzonder de competentie, de methodologie en de

_________________________________________________________________________________


installaties voor de proef in kwestie. Bij deze audits, verificaties of controles, kan er eventuele

rekening gehouden worden met een certificatie overeenkomstig EN ISO 9001.

De kwalificatie van de niet-geaccrediteerde laboratoria, behorende tot de gevallen 2 t/m 4, is

onderworpen aan een voorafgaandelijke audit door een technisch auditeur, door BELAC of door een

ander accreditatie-organisme van EA erkend. Bij de laboratoria waarop regelmatig beroep gedaan wordt

dient deze audit jaarlijks hernieuwd te worden. Bij de laboratoria die slechts sporadisch en punctueel

proeven uitvoeren, dient deze audit voorafgaandelijk aan iedere proef te worden uitgevoerd.

De audit heeft betrekking op de technische eisen van de norm ISO 17025 en met name op de volgende

aspecten:

Personeel,

Installaties en omgevingsomstandigheden,

Proef- en ijkingsmethoden en validatie van de methoden, met inbegrip van de meetonzekerheid

indien deze parameter van toepassing is,

Gegevensbeheer,

Uitrusting,

Naspeurbaarheid van de meting,

Behandeling van de proef- en ijkingsobjecten,

Verslag van de resultaten.

Het auditverslag wordt op basis van de geldende BELAC modellen opgesteld.

3.10. Controles door berekening

In bepaalde, CE-markering gerelateerde, gevallen, voorziet de certificatie in een procedure door initiële

typeberekening16.

De BENOR-certificatie omvat eveneens verificaties door statistische berekeningen.

Deze berekeningen worden uitgevoerd met door OCBS aanvaarde en gevalideerde software.

De validatieprocedure wordt in deze gevallen uitgevoerd door een – voor zijn specifieke competentie in

dit domein - door OCBS gekwalificeerde persoon.

16 “ITC” of “Initial Type Computation” in plaats van “ITT” of “Initial Type Testing”.

_________________________________________________________________________________


Deze competentie volgt ofwel uit een ervaring van minstens twee jaar in het gebruik van de software

ofwel uit een kwalificatieopleiding waarvan de inhoud bepaald en beschreven is in het

kwalificatiedocument van de betrokken persoon.

De gebruikte software is ofwel van commerciële aard en per definitie gevalideerd voor deze generieke

berekeningen, ofwel specifiek waarbij de validatie gebeurt door vergelijkende, gedocumenteerde

berekeningen. Deze specifieke software kan commerciële software zijn die aangevuld is met specifieke

formules, waarvan de analytische inhoud duidelijk is.

In het kader van deze verificaties, oefent OCBS als sectororganisme een taak uit die van zuiver

intellectuele aard is, zoals opgelegd door het betrokken certificatiereglement.

OCBS houdt een lijst bij met daarin de commerciële en specifieke software die aanvaard en gevalideerd

werd, evenals een lijst met de voor het gebruik gekwalificeerde personen (zie Bijlage 9.24).

3.11. Comité van beroep

Taak

De taak van het comité van beroep is het onderzoeken van het beroep door een gebruiker van het merk

aangetekend bij het OCBS tegen een sanctie die hem werd opgelegd.

Het comité van beroep beschikt over het vermogen om de sanctie te bevestigen, te verminderen of in

te trekken.

Samenstelling

Het comité van beroep bestaat uit drie niet-permanente leden die respectievelijk de volgende profielen

hebben:

Een productcertificatie-specialist van een Belgische instantie geaccrediteerd in een domein dat niet

gedekt wordt door het OCBS,

een rechtsgeleerde gespecialiseerd in zakelijk recht en ingeschreven in de Belgische advocatuur,

Een specialist in de vervaardiging van producten, werkend in de EU en die één van de drie talen,

zoals hieronder bepaald wordt, beheerst.

De leden van het comité van beroep mogen geen raadgevende activiteiten uitgeoefend hebben voor de

in het beroep betrokken producten inde twee jaren voorafgaand aan hun aanstelling.

De drie leden van het comité van beroep worden door het OCBS aan de eiser voorgesteld die deze

ofwel direct aanvaardt, ofwel alternatieven voorstelt zodanig dat het comité dat alsdan gerechtigd is om

zich uit te spreken vooraf unaniem aanvaard is door beide partijen.

_________________________________________________________________________________


Werking

Het comité van beroep beraadslaagt, met eenvoudige meerderheid van stemmen, op basis van het

dossier dat het onderwerp van de sanctie beschrijft en van de schriftelijke argumenten die door de

betrokken gebruiker van het merk worden voorgelegd. Elk van beide partijen beschikt over de

mogelijkheid en het recht om tijdens een zitting gehoord te worden, de maximumduur van deze

tussenkomst wordt op drie uur vastgesteld. De erkende talen zijn het Nederlands en het Frans evenals

het Engels.

De beslissing van het comité van beroep is van minnelijke of verzoeningssoort en is voor geen enkel

beroep vatbaar in dit verband. De eiser die zich nog zou verzetten tegen de beslissing van het comité

van beroep, beschikt dan nog over de mogelijkheid om juridische stappen te ondernemen, waarvan de

procedure in de paragraaf 15.1 wordt beschreven.

De notulen van het comité van beroep worden in de Bijlage 14.06 gearchiveerd.

De procedure die ten grondslag ligt aan de uitvoering van de taak van het comité van beroep, is niet

opschortend voor de opgelegde sanctie maar moet zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de twee

maanden volgend de vraag van de gebruiker van het merk, afgesloten worden. In het tegenovergestelde

geval, zijn de beschikkingen van een juridisch beroep van toepassing.

Al de kosten inherent aan de totstandbrenging, de werking en de beslissing van het comité van beroep

is ten laste van de in gebreke of in fout gestelde partij.

3.12. Kwaliteitsborging

Taak

De kwaliteitsborging behelst de organisatie en het beleid van het kwaliteitssysteem van het OCBS

overeenkomstig de norm NBN EN ISO/IEC 17065 en de van kracht zijnde BELAC-documenten.

Samenstelling

De kwaliteitsbeheersing wordt gewaarborgd door de kwaliteitsverantwoordelijke, die door de raad van

bestuur wordt aangesteld. Deze opdracht kan toevertrouwd worden aan een contractueel verbonden

zelfstandige. De raad van bestuur kan een plaatsvervanger aanstellen.

De kwaliteitsverantwoordelijke kan zich laten bijstaan door een extern auditeur die aan de

confidentialiteitsvoorwaarden van dit kwaliteitshandboek voldoet, en die, met zijn goedkeuring,

aangewezen wordt door de voorzitter van de raad van bestuur.

De bevoegdheden van de betrokkenen worden in hoofdstuk 7 bepaald.

_________________________________________________________________________________


Werking

De kwaliteitsverantwoordelijke ontvangt zijn mandaat van de raad van bestuur om, na akkoord van de

voorzitter betreffende de financiële implicaties:

1. interne of externe audits uit te voeren, of te laten uitvoeren, die noodzakelijk zijn voor de goede

werking van het kwaliteitssysteem;

2. de nodige stappen te zetten m.b.t. de accreditatie van het OCBS.

Hij brengt rechtstreeks verslag uit aan de voorzitter van de raad van bestuur betreffende zijn activiteiten.

De kwaliteitsverantwoordelijke heeft met name de volgende opdrachten:

het opstellen van het kwaliteitshandboek alsmede het beheer van het handboek, de bijlagen en de

procedures;

de verdeling van de taken onder de keuringsinstellingen;

het meewerken aan de activiteiten van de technische bureaus om na te gaan of de regels m.b.t. de

kwaliteit worden nageleefd binnen het toepassingsgebied van onderhavig handboek en zijn bijlagen;

de interne audit van het OCBS;

de overeenkomstigheid nagaan van de accreditaties vanwege een bevoegde overheid, van de

keuringsinstellingen en de laboratoria.

de beoordeling van de met OCBS verbonden inspecteurs op basis van de procedure 9.31.

de voorbereiding en het opvolgen van de directiebeoordelingen.

3.13. Administratief secretariaat

Taak

Het administratieve secretariaat is belast met het dagelijkse administratieve beheer van het OCBS; dit

omvat de certificatiedossiers. De taak is beschreven in hoofdstuk 7.7.

Samenstelling

Het administratieve secretariaat wordt door een secretaris uitgevoerd die door de raad van bestuur

wordt aangesteld.

De bevoegdheden ervan worden in hoofdstuk 7 bepaald.

Werking

De secretaris neemt zijn taken waar zijn taken in functie van het kwaliteitshandboek en van de

regelgeving van certificatie.

_________________________________________________________________________________


3.14. Boekhouding

Taak

De boekhouding omvat de dagelijkse boekhouding, de voorbereiding van de jaarrekening en de

verificatie hiervan, evenals de voorbereiding van de begrotingen.

Samenstelling

De dagelijkse boekhouding wordt door een boekhouder uitgevoerd.

De verificatie van de jaarrekeningen wordt verzekerd door de commissarissen voorzien in de statuten

en aangeduid door de algemene vergadering.

De bevoegdheden worden in hoofdstuk 7 bepaald.

Werking

De taken worden in deeltijdse arbeid uitgevoerd. De dagelijkse boekhouding is onder de controle van

de voorzitter. Het onderzoek van de jaarrekening en de begroting vallen onder de bevoegdheid van de

raad van bestuur die ze ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorlegt.

3.15. Organisatieschema

De verbindingen in volle lijnen (-) wijzen op hiërarchische relaties met beslissingsmacht.

De verbindingen met stippellijn (...) wijzen op contractuele verbanden.

De verbindingen met streep-puntlijn (-.-.-.) beschrijven een mogelijkheid van consultatie.

_________________________________________________________________________________


3.16. Financieringsmiddelen

De financieringsmiddelen van de organisatie worden hoofdzakelijk gevormd door de rechten die worden

geheven voor de toekenning van de conformiteitsmerken en door de vergoedingen die worden geïnd

voor de prestaties die door de organisatie worden geleverd.

3.17. Financiële dekking

OCBS is inzake burgerlijke aansprakelijkheid verzekerd.

_________________________________________________________________________________


4. Positionering van de organisatie ten opzichte van de norm

4.1. ISO 17065

De organisatie van OCBS zoals in het voorgaande hoofdstuk beschreven situeert zich als volgt

tegenover hoofdstuk 5.1 van de norm ISO 17065. De eisen van de norm zijn hieronder integraal en

cursief weergegeven en met vette letters becommentarieerd.

De certificatie-activiteiten moeten zodanig gestructureerd en beheerd worden dat zijn onpartijdigheid

gevrijwaard blijft: door zijn raad van bestuur

De certificatie-instelling moet zijn organisatie documenteren en daarbij de functies,

verantwoordelijkheden en machtsmiddelen van de directie en van het certificatiepersoneel, alsook van

elk comité duidelijk stellen: door zijn kwaliteitssysteem dat door zijn raad van bestuur wordt

goedgekeurd

De directie van de instelling moet het comité, de groep personen of de persoon identificeren die het

geheel van de beslissingsmacht en de verantwoordelijkheid heeft over elk van volgende punten:

a. de uitwerking van het beleid betreffende de werking van de certificatie-instelling: door zijn raad van

bestuur onder de impuls van de kwaliteitsverantwoordelijke en van zijn voorzitter

b. de supervisie over het toepassen van het beleid en van de procedures: door zijn raad van bestuur

c. de supervisie van de financiële organisatie van de instelling: door zijn raad van bestuur

d. de ontwikkeling van de certificatieprestaties: door zijn raad van bestuur onder de impuls van

zijn voorzitter

e. de ontwikkeling van certificatie-eisen: door zijn raad van bestuur onder de impuls van het

adviescomité en van zijn voorzitter

f. de evaluatie: door zijn raad van bestuur

g. de beoordeling: door zijn raad van bestuur onder de impuls van de

kwaliteitsverantwoordelijke en van zijn voorzitter

h. de beslissingen op gebied van certificatie: door zijn raad van bestuur onder de impuls van het

certificatiecomité

i. de delegatie van machtsmiddelen aan comités of aan personeel, indien nodig, belast met het

ondernemen in zijn naam van bepaalde activiteiten: door zijn raad van bestuur

j. de contractuele beschikkingen: door zijn statuten

k. de voorziening van aangepaste middelen voor de certificatie-activiteiten: door zijn systeem van

kwaliteitsborging goedgekeurd door de raad van bestuur

l. het opnemen van klachten en verzoeken: door de voorzitter of zijn afgevaardigde bijgestaan

door het certificatiecomité en het beroepscomité, alsook door de procedures voor opvolging

van klachten en verzoeken

_________________________________________________________________________________


m. de eisen op gebied van competentie van het personeel: door zijn systeem van kwaliteitsborging

goedgekeurd door de raad van bestuur

n. het management systeem van de certificatie-instelling: door de kwaliteitsverantwoordelijke

De certificatie-instelling moet over formele regels beschikken die de aanwijzing, de taken en de werking

regelen van alle comités betrokken bij het certificatieproces: door zijn systeem van kwaliteitsborging

goedgekeurd door de raad van bestuur

Deze comités moeten vrij zijn van commerciële, financiële of enige andere druk die hun beslissingen

zou kunnen beïnvloeden: door zijn statuten en door zijn leden

De certificatie-instelling moet de macht behouden om leden van deze comités te benoemen en te

ontslaan: door zijn raad van bestuur

4.2. ISO 17021-1

De norm ISO 17021-1 bevat principes en eisen in verband met de bekwaamheid, consistentie en

onpartijdigheid van audits en certificatie van allerlei soorten managementsystemen (bijv.

kwaliteitsmanagementsystemen of milieumanagementsystemen) en voor instanties die deze activiteiten

uitvoeren. De certificatie in verband met de CE-markering kan met verwijzingen naar de norm ISO 9001

geconfronteerd worden. In dit kader kunnen bepaalde aspecten van de norm ISO 17021-1 van

toepassing zijn. De Bijlage 9.32 beschrijft de punten die moeten in overweging genomen worden.

OCBS moet verzekeren dat deze eisen door de keuringsinstellingen worden toegepast

5. Directiebeoordelingen

5.1. Beheer van directiebeoordelingen

De directiebeoordelingen zullen gevoerd worden in de geest van de norm EN 17065.

De inputgegevens voor de directiebeoordelingen zullen dan ook informatie bevatten over:

a. de resultaten van de interne en externe audits,

b. de terugkoppeling van informatie van klanten en geïnteresseerde partijen met betrekking tot het

respecteren van de eisen van ISO 17065,

c. de terugkoppeling van informatie vanuit de schikkingen voor de vrijwaring van onpartijdigheid

d. de toestand van de preventieve en correctieve acties,

e. de opvolging van de acties naar aanleiding van de vorige directiebeoordeling,

f. de realisatie van de doelstellingen,

g. wijzigingen die het kwaliteitssysteem kunnen beïnvloeden, en

h. verzoeken en klachten.

_________________________________________________________________________________


Uit de directiebeoordelingen moeten beslissingen en acties volgen in verband met

a. de verbetering van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem en zijn procedures,

b. de verbetering van het sectororganisme met betrekking tot het respecteren van de eisen van ISO

17065, en

c. de noden en middelen.

5.2. Modaliteiten van directiebeoordelingen

De directiebeoordelingen worden op initiatief van de voorzitter met de kwaliteitsverantwoordelijke en de

secretaris volgens een minstens zesmaandelijkse periodiciteit gehouden en hebben betrekking op de

volgende vragen:

1. Toestand van de bij het secretariaat gekende problemen: geschillen, technische vragen,…;

2. Toestand van de lopende aanvragen (nieuwe gebruikers van het merk, uitbreidingen, …);

3. Interne audit;

4. Opvolging van de interne niet-overeenkomstigheden;

5. Opvolging van de planning van de controles van de keuringsinstellingen en van de interne

inspecteurs;

6. Onderzoek van de registraties m.b.t de beoordeling van de interne inspecteurs;

7. Beoordeling van de toepassing door de keuringsinstellingen van de betrokken artikels van ISO

17021;

8. Opvolging van het actieplan en verbeteringsvoorstellen;

9. Opvolging van klachten en bezwaren;

10. Personeelsbeheer;

11. Staat van de OCBS-website;

12. Herziening van documenten;

13. Financiële toestand;

14. Beoordeling van de tevredenheidsenquêtes;

15. Vooruitzichten betreffende externe ontwikkelingen en acties;

16. Analyse van de risico’s tegen onpartijdigheid en evaluatie van de maatregelen ter verbetering,

17. Varia.

De onderwerpen die het voorwerp uitmaken van de directiebeoordelingen, maken deel uit van een

verslag dat wordt opgesteld door de kwaliteitsverantwoordelijke aan de raad van bestuur, die dit dient

goed te keuren. De onderwerpen die het voorwerp uitmaken van de directiebeoordelingen worden

opgelijst en gedocumenteerd als zijnde voorstellen die dienen gevalideerd te worden door de raad van

bestuur.

De eerste directiebeoordeling vindt plaats in het eerste semester en leidt tot een verslag van de

kwaliteitsverantwoordelijke waarin onder andere het actieplan betreffende de kwaliteit voor het lopende

_________________________________________________________________________________


jaar beschreven wordt, en door hem op de volgende raad van bestuur voorgelegd wordt. De tweede

directiebeoordeling vindt plaats gedurende het tweede semester en leidt tot een verslag van de

kwaliteitsverantwoordelijke waarin onder andere de deugdelijkheid van de gerealiseerde acties, ten

aanzien van het kwaliteitsplan, en de nodige correctieve en preventieve acties beschreven worden. Dit

verslag wordt door de voorzitter op de laatste jaarlijkse vergadering van de raad van bestuur voorgelegd.

5.3. Tevredenheidsenquêtes

De tevredenheidsenquêtes zijn gericht naar de bedrijven die over een certificaat beschikken dat door

OCBS werd afgeleverd en worden op tweejaarlijkse basis uitgevoerd. De verslagen voor deze

tevredenheidsenquêtes zijn identiek voor BENOR en CE; zij zijn te vinden in Bijlage 9.30.

De enquêtes worden opgestuurd langs elektronische weg.

De resultaten van deze enquêtes worden onderzocht tijdens de directiebeoordelingen (zie. 5.2).

6. Organisatie van de certificatie

6.1. Inleiding

Het OCBS voert certificeringsactiviteiten uit in het kader van de toekenning van de CE, OCAB-OCBS

en BENOR-merken in verschillende domeinen van productie en verdeling van producten, namelijk:

Betonstaal (productie en verdeling):

o Geribde of gedeukte staven en walsdraden,

o Geribde koudvervormde draden,

o Gelaste wapeningsnetten,

o Tralieliggers,

o Bewerking,

o Mechanische verbindingen,

o Voorspanstaal voor beton,

Lichtmasten voor openbare verlichting,

Verkeerstekens (verticale signalisatie),

Producten voor de metaalbouw:

o Bouwstaal (constructiestaal),

o Metaalconstructies,

o Bevestigingselementen.

Het OCBS is het Belgische lid van CONSCERT.

_________________________________________________________________________________


6.2. Sectoren en reglementen van certificering

De nauwkeurige uitsplitsing en het bijhouden van de verschillende certificeringsystemen zowel als de

erbij horende referenties is bepaald door de reglementen van Bijlagen 3, 4 en 5 van dit

kwaliteitshandboek.

6.3. Reglementen en voorschriften voor toekenning van het overeenkomstigheidsmerk

(BENOR, OCAB-OCBS en CE)

De lijst van de basisnormen is gegeven in Bijlage 6.01.

De lijst van de technische voorschriften17 van het OCBS en hun inhoud worden in Bijlagen 6.02 en

volgende meegedeeld.

6.4. Toegang tot de diensten van de organisatie

Voorafgaande voorwaarden voor toegang tot de certificatie

Elke certificatie impliceert dat OCBS beschikt over een juridisch toepasselijk contract van levering van

certificatieactiviteiten aan zijn klanten en dat dit contract wordt ondertekend opdat de certificatie wordt

toegekend.

Dit certificatiecontract beschrijft de verantwoordelijkheden van OCBS en van zijn klanten met name ten

aanzien van alle voorschriften van de ISO 17065 norm.

De voordelen van de certificatie stoppen automatisch in geval van faillissement van de gebruiker van

het merk. De lijst van de gebruikers van het merk wordt vanaf kennisname van de officiële handeling

van faillissement aangepast. De raad van bestuur wordt bij de vergadering na de aanpassing op de

hoogte erover gehouden.

De beschikkingen die volgen zijn a priori te beschouwen als integrerend deel van bovenvermeld contract

zelfs voordat dit wordt ondertekend, rekening houdend met het feit dat bij de audits die aan de

toekenning van de certificatie voorafgaan nog geen enkel contract ondertekend is. Aldus verbindt de

klant zich er meteen al toe om minstens de volgende punten na te leven:

a. permanent aan de eisen van certificatie beantwoorden, daarin begrepen de toepassing van de

aangewezen veranderingen die door het sectororganisme worden meegedeeld;

b. als de certificatie op een serieproductie van toepassing is, zich ervan verzekeren dat het

gecertificeerde product aan de producteisen blijft beantwoorden;

c. alle noodzakelijke maatregelen nemen voor

17 « PTV » of « Prescriptions Techniques, Technische Voorschriften »

_________________________________________________________________________________


o het doorvoeren van de evaluatie en het toezicht, met inbegrip van de levering van elementen met

het oog op hun onderzoek zoals: documentatie en registraties, de toegang tot het materieel, de

plaatsen, de zones, het personeel en betrokken toeleveranciers van de klant,

o het onderzoek van bezwaren,

o de deelname van waarnemers, eventueel;

d. verklaringen over de certificatie afleggen in samenhang met de draagwijdte van de certificatie;

e. de certificatie van zijn producten niet op een wijze gebruiken die het sectororganisme kan benadelen

noch verklaring over de certificatie van zijn producten doen die het sectororganisme als bedrieglijk

of niet - toegelaten kan beschouwen;

f. in geval van opschorting, van intrekken of vervallen van de certificatie, ophouden met de

communicatiemiddelen te gebruiken die erop betrekking hebben, en alle eisen vervullen voorzien

door het certificatieprogramma (bijvoorbeeld terugsturen van de certificatiedocumenten) en zich van

elke andere opgelegde maatregel kwijten;

g. als de klant kopieën van certificatiedocumenten aan anderen levert, moet hij ze weergeven in hun

volledigheid of zoals gespecificeerd door het certificatieprogramma;

h. bij het verwijzen naar de certificatie van zijn producten in communicatiemiddelen zoals documenten,

brochures of reclame, zich aanpassen aan de eisen van het sectororganisme en/of de specificaties

van het certificatieprogramma;

i. zich voegen naar alle eisen die in het certificatieprogramma van het product voorgeschreven

kunnen worden betreffende het gebruik van de conformiteitsmerken en de informatie betreffende

het product;

j. een registratie bijhouden van alle bezwaren waarvan hij kennis heeft gehad betreffende de

overeenstemming met de eisen van certificatie en deze registraties op verzoek van het

sectororganisme ter beschikking stellen, en

o elke aangewezen actie nemen in verband met deze bezwaren en met onvolmaaktheden die in

de producten zijn vastgesteld en die gevolgen hebben voor hun conformiteit met de eisen van de

certificatie;

o de ondernomen acties documenteren;

k. het sectororganisme zonder verwijl in kennis stellen van veranderingen die gevolgen kunnen

hebben op de mogelijkheid zich aan te passen aan de eisen van de certificatie, bijvoorbeeld:

o eigendom of juridisch, commercieel, organisatorisch statuut;

o organisatie en beleid (sleutelpersoneel zoals leiders, beslissende verantwoordelijken of technici);

o wijzigingen aan het product of aan de productiemethode;

o personalia van de contactpersoon en locaties van de productie;

o belangrijke wijzigingen aan het kwaliteitsbeheersingssysteem.

_________________________________________________________________________________


Toegangsvoorwaarden voor BENOR, OCAB-OCBS en CE merken

De toegang tot het gebruik van de CE, OCAB-OCBS en BENOR merken is verleend aan de categorieën

van personen beschreven in het betrokken hoofdstuk van de bijzondere reglementen.

De CE-markering is aldus toegankelijk voor de producenten die een geharmoniseerde norm toepassen

waarvoor het OCBS werd genotificeerd.

Aanleveren van gegevens

Elke vraag om documentatie vanwege een onderneming met het oog op een eventuele

goedkeuringsaanvraag moet rechtstreeks aan OCBS gestuurd worden.

Na ontvangst van de vraag stuurt het secretariaat een model van officiële goedkeuringsaanvraag terug

alsook de nodige documentatie bestaande uit de documenten opgenomen in de bijlagen van procedures

9.14 (BENOR) en 9.15 (CE) en 9.37 (OCAB-OCBS).

Documenten van normatieve aard waarvan de verdeling aan de normalisatie-instituten toekomt worden

niet overgemaakt door OCBS

Bij vragen voor producten die niet tot haar competentiegebied behoren zal OCBS antwoorden dat zij de

betreffende producten niet kan certificeren en in voorkomend geval een aangewezen instelling

aangeven. Deze vragen en de aldus gegeven antwoorden worden gearchiveerd in een specifiek dossier

van de niet ontvankelijke aanvragen.

OCBS is niet verplicht op vragen te antwoorden die niet afkomstig zijn van categorieën van personen

volgens 6.4.2 of op vragen waarvan de deontologie twijfelachtig is (bv. industriële of commerciële

spionage, ondernemingen met twijfelachtige financiële gezondheid of commerciële praktijken zoals

oneerlijke concurrentie, dumpingprijzen, onbetaalde facturen, …). Indien een dergelijke vraag per

aangetekend schrijven gericht werd en aldus een formeel antwoord vereist zal het antwoord enkel de

reden weergeven waarom geen gevolg kan gegeven worden aan de vraag. Vraag en antwoord zullen

aan de leden van de raad van bestuur voorgelegd worden bij de volgende vergadering.

6.5. Toekenning van het overeenkomstigheidsmerk

Na ontvangst van de officiële gedateerde en handgetekende aanvraag voor het verlenen van een

goedkeuring beoordeelt het secretariaat de vraag om na te zien dat de gegevens over het product en

de cliënt voldoende zijn om het certificatieproces te realiseren. Hij deelt vervolgens de vraag mee aan

de kwaliteitsverantwoordelijke. Deze verzekert zich ervan dat alle middelen om de certificatie uit te

voeren aanwezig zijn, dat de bevoegdheid en de capaciteit van het keuringsorganisme wel

overeenkomen met de gevraagde certificering en stelt een keuringsorganisme voor. Hij verwoordt zijn

voorstel en richt het aan de aanvrager en aan het keuringsorganisme na diens akkoord.

_________________________________________________________________________________


Zonder dwingend te rechtvaardigen reden is de aanduiding van het keuringsorganisme niet betwistbaar

door de aanvrager.

De procedure van goedkeuringsuitbreiding is gelijkaardig, met als uitzondering echter dat de

toegewezen keuringsinstelling deze is die reeds belast is met het certificaat van de gebruiker van het

merk voor het lopende jaar.

De vergunning van gebruik van de BENOR, OCAB-OCBS en CE merken wordt, na de betaling van de

verschuldigde retributies, geconcretiseerd door een certificaat dat de huidige scope van certificatie van

de gebruiker van het merk beschrijft. Deze certificaten worden geactualiseerd in functie van de staat

van de certificatie (uitbreiding, opschorting, intrekking). De geldigheid van een certificaat is verzekerd

door de zichtbaarheid op de website van OCBS. De toewijzing van de BENOR, OCAB-OCBS en CE

merken wordt verder, na de betaling van de verschuldigde retributies, geconcretiseerd door een

algemeen gebruiksdiploma. Dit diploma is gebonden aan de geldigheid van het certificaat en wordt

jaarlijks hernieuwd.

De modellen van de certificaten en diploma’s zijn gegeven in Bijlage 8.06.

De gedetailleerde organisatie van deze procedure wordt in de checklists van de Bijlagen 9.14, 9.15 en

9.37 beschreven voor wat betreft de respectievelijke toewijzing van de BENOR, OCAB-OCBS en CE

merken, alsmede in hoofdstuk 17 dat de organisatieschema's van de inspectie- en certificatietaken

weergeeft.

6.6. Beheer van de onderaanneming

Het OCBS kan, bij overeenkomst, de keuringsactiviteiten in onderaanneming uitbesteden aan

geaccrediteerde keuringsinstellingen vermeld in de door de raad van bestuur goedgekeurde lijst (zie

hoofdstuk 3.7). De proeven worden toevertrouwd aan laboratoria die vermeld staan in een door de raad

van bestuur goedgekeurde lijst (zie hoofdstuk 3.9).

De certificatie en sanctiebeslissingen worden door het certificatiecomité genomen (zie hoofdstuk 3.4).

De administratieve problemen en de eventuele geschillen met de keuringsinstellingen worden

behandeld door de raad van bestuur (zie hoofdstuk 3.2).

De technische problemen worden onderzocht in de schoot van de technische bureaus (zie hoofdstuk

3.5). De raad van bestuur wordt hierover ingelicht met het oog op het nemen van een eindbeslissing.

De technische bureaus verzekeren eveneens de coördinatie en de opvolging van de

_________________________________________________________________________________


keuringswerkzaamheden. De kwaliteitsverantwoordelijke heeft als opdracht om de organisatie en de

coördinatie van de activiteiten die door de keuringsinstellingen worden gepresteerd na te zien.

6.7. Eerste certificatie of uitbreiding van certificatie (BENOR-merk, OCAB-OCBS merk en

CE-markering)

Voorafgaande audit (préaudit)

Een voorafgaande audit kan alleen op specifiek verzoek van de kandidaat voor de certificatie uitgevoerd

worden. Een specifieke kostenraming wordt dan met het oog hierop opgesteld. De voorafgaande audit

heeft tot doel de aanvrager toe te laten zijn situatie ten opzichte van de reglementaire voorschriften te

evalueren. Het verslag dat door de keuringsinstelling wordt opgesteld wordt ingediend bij het

secretariaat van OCBS dat het registreert en valideert. Een gevalideerde kopie wordt verzonden naar

de aanvrager alsmede naar de keuringsinstelling. Dit verslag van voorafgaande audit kan als basis

dienen voor het opstellen van het verslag van eerste audit of daarvan een bijlage uitmaken.

Eerste audit of uitbreidingsaudits

In het kader van een inspectietaak voor een eerste certificatie of een uitbreiding van certificatie, voorziet

de keuringsinstelling in overleg met de aanvrager de vereiste bezoeken in overeenstemming met de

toepassingsreglementen. In deze context handelt het door OCBS aangestelde keuringsorganisme in

naam van OCBS en is door de aanvrager te beschouwen als officiële mandataris van OCBS.

Na afloop van de geprogrammeerde bezoeken en na het verkrijgen van de resultaten van proeven in

externe laboratoria, brengt de keuringsinstelling een verslag uit en doet een voorstel wat betreft de

toekenning van de gevraagde certificatie:

In geval van gunstig advies, worden het verslag en dit voorstel, volgens bijlage 9.36, aan het OCBS

overgemaakt, die ze voor advies en beslissing aan de leden van het certificatiecomité en ter

informatie aan de andere keuringsinstellingen voorlegt;

In geval van ongunstig advies of twijfel, worden het verslag en dit voorstel, langs elektronische weg,

aan het OCBS overgemaakt, alsook aan de leden van het betrokken technisch bureau voor advies.;

Het technisch bureau onderzoekt de vraag, geeft een collegiaal voorstel en brengt dit aan het OCBS

over die dan het verslag en dit collegiaal voorstel aan de leden van het certificatiecomité voorlegt.

Het certificatiecomité doet de beoordeling van alle informatie en resultaten met betrekking tot de

evaluatie. Het secretariaat van OCBS verzekert het beheer van de stemmen met het oog op de

uiteindelijke beslissing.

OCBS informeert rechtstreeks de aanvrager of de gebruiker van het merk van de uiteindelijke

beslissing.

Bij een gunstige beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt. De overeenkomst, getekend door de

voorzitter, wordt in twee exemplaren naar de aanvrager gestuurd. Ze vangt aan op de eerste werkdag

_________________________________________________________________________________


na de datum van ondertekening door de aanvrager. Een kopie van de door beide partijen getekende

overeenkomst wordt door het secretariaat naar de verantwoordelijken van de keuringsorganismen

gestuurd.

Bij een ongunstige beslissing worden in een brief aan de aanvrager of gebruiker van het merk de

redenen verduidelijkt die tot de beslissing geleid hebben.

In het kader van het BENOR-merk wordt de overeenkomst bijgewerkt telkens wanneer de reikwijdte van

het werkterrein wordt uitgebreid of gewijzigd.

In het kader van de CE-markering en het OCAB-OCBS-merk blijft de oorspronkelijke overeenkomst van

toepassing gedurende de gehele geldigheidsduur van het certificaat. Deze wordt bij elke wijziging

bijgewerkt overeenkomstig de punten 6.9.4 en 6.10.4.

Gebruik van informatie- en communicatietechnologieën18

In specifieke gevallen kunnen periodieke controles worden uitgevoerd door het gebruik van informatie-

en communicatietechnologieën (ICT) zonder verplaatsing ter plaatse. In dat geval moet het IAF-MD4-

document (bijlage 5.35) worden nageleefd. Een specifieke aanvullende overeenkomst met de

deelnemer wordt opgesteld en aan die overeenkomst gehecht.

De handhaving van een minimumbezoek ter plaatse is verplicht met een in de specifieke aanvullende

overeenkomst vastgestelde frequentie.

In het verslag van het bezoek moet duidelijk worden vermeld dat het bezoek met behulp van ICT is

uitgevoerd.

Noodsituatie

Wanneer uitzonderlijke omstandigheden die niet door de deelnemer of de certificeringsinstantie worden

veroorzaakt, het niet mogelijk maken de bezoeken te verrichten, wordt een specifieke procedure Safety

Provisionnal Measures toegepast (bijlage 5.36).

6.8. Regelmatige controle van de gebruikers van het BENOR-merk

De gebruikers van het merk worden periodiek door een keuringsinstelling bezocht.

De verdeling van de gebruikers van het merk tussen de verschillende keuringsinstellingen wordt elk jaar

uitgevoerd, en dit teneinde een rotatie van de instanties bij de verschillende gebruikers van het merk

(Bijlage 9.01) te garanderen.

De technische bureaus stellen deze verdeling op in de loop van het vierde kwartaal opdat zij effectief

op 1 januari van het volgende jaar van start kan gaan. Deze verdeling wordt door de technische bureaus

aan de kwaliteitsverantwoordelijke en de voorzitter meegedeeld. Zonder tegenbericht van de

18 ICT in het Engels: Information and Communication Technology (ICT)

_________________________________________________________________________________


kwaliteitsverantwoordelijke, bekrachtigt de voorzitter dit en bevestigt het aan de keuringsinstellingen. Hij

stelt elk gebruiker van het merk in kennis van de instantie die voor het volgende jaar is toegewezen.

Organisatie van de bezoeken

In het kader van het continue toezicht, kunnen de bezoeken onaangekondigd uitgevoerd worden en

geen enkele gebruiker van het merk kan eisen om van te voren verwittigd te worden. De periodiciteit

van de gewone bezoeken wordt door de certificatieregelgeving bepaald.

Bij elk bezoek stelt de vertegenwoordiger van de keuringsinstelling een inspectieverslag op en eventueel

fiches van niet-overeenkomstigheid.

De verslagen worden opgesteld volgens de modellen die in Bijlage 9.03 worden weergegeven. Elke

niet-overeenkomstigheid19 die door een keuringsinstelling wordt vastgesteld, is het voorwerp van een

fiche volgens Bijlage 9.08 en de voorschriften van 11.5.

In het kader van het BENOR-merk, wordt het inspectieverslag normaal gezien na afloop van het bezoek

door de keuringsinstelling aan de gebruiker van het merk overhandigd. De afgevaardigde van de

keuringsinstellingen laat deze goedkeuren door de vertegenwoordiger van de gebruiker van het merk.

Als deze werkwijze niet mogelijk is, wordt het inspectieverslag uiterlijk binnen 20 werkdagen na de

controle opgesteld.

Wanneer de gebruiker van het merk een aanvraag indient voor wijziging van de controleprocedure (bv.

aantal bezoeken, proefmethodes, statistische interpretatie, …) wordt dit onderzocht door het

keuringsorganisme dat een adviesvoorstel uitbrengt aan het technisch bureau waarvan de gebruiker

van het merk afhangt. Het advies van het technisch bureau wordt door het secretariaat aan het

certificatiecomité voorgelegd.

Overdracht van verslagen van periodieke inspectie en de fiches van niet-

overeenkomstigheid

Het volledige verslag (notulen en fiches van niet-overeenkomstigheid, vervolledigd met de actieplannen

voorgesteld door de gebruiker van het merk en aangevuld met de beslissingen van de keuringsinstelling)

19 Deze methode sluit geenszins uit dat de keuringsinstelling een niet-overeenkomstigheid buiten een

bezoek ontdekt (schriftelijke niet-overeenkomstigheid bijvoorbeeld). In dit geval stelt de

keuringsinstelling de fiche van niet-overeenkomstigheid op en stuurt deze direct door naar de gebruiker

van het merk voor akkoord, handtekening en het vervolg van de procedure. In dit geval is de datum van

de niet-overeenkomstigheid die van de overdracht van de fiche aan de gebruiker van het merk verhoogd

met vijf werkdagen. Deze datum geldt voor de berekening van de uiterste antwoordtermijn van de

gebruiker van het merk.

_________________________________________________________________________________


wordt overgemaakt door de verantwoordelijke van de keuringsinstelling aan het secretariaat van het

OCBS overeenkomstig procedure 9.36.

Het OCBS stuurt dit verslag20, gevalideerd overeenkomstig procedure 9.14, op naar de gebruiker van

het merk en in het geval van wederzijdse erkenning met buitenlandse certificeringsinstellingen, stuurt

het OCBS of zijn vertegenwoordiger eveneens een kopie van het verslag naar de buitenlandse

certificeringsinstelling.

Het secretariaat van het OCBS archiveert het origineel verslag, na eventuele behandeling van het

verslag door de voorzitter en behandeling van de eventuele niet-overeenkomstigheden, onder

elektronisch formaat21.

De verslagen van periodieke inspecties zijn onderworpen aan de onderzoeken, met name door het

certificatiecomité, volgens de procedure die in de bijlage 9.14 wordt beschreven.

OCBS verzorgt geen opvolging van de behandeling van de niet-overeenkomstigheden opgesteld

namens een van de buitenlandse instanties in het kader van de samenwerkingsovereenkomsten.

Overzicht van de bezoeken

De keuringsinstelling stelt voor elke gebruiker van het merk voor wie hij verantwoordelijk is een overzicht

op van de controles die tijdens het jaar verricht worden. Dit overzicht wordt up-to-date gehouden en aan

de andere keuringsinstellingen bezorgd bij elke zitting van het bevoegd technisch bureau. Het overzicht

moet alle noodzakelijke informatie bevatten voor de goede voortzetting van de controle en in het

bijzonder:

voor elk bezoek, het type geteste producten,

het detail van de monstername en de resultaten van de externe laboratoriumproeven met de

besluiten van de vergelijking van de gekoppelde resultaten,

de situatie van het technisch dossier,

de niet-overeenkomstigheden en hun opvolging.

20 Met uitsluiting van de bijlagen die de gebruiker van het merk zelf zou gemaakt hebben om aan dit

verslag (bv. listings van de periodieke controles) bij te dragen. 21 Het Bureau SECO heeft zich gelast met de archivering van deze documenten sinds de oprichting van

het OCBS tot eind 2008.

_________________________________________________________________________________


Opstellen van de certificaten

De certificaten betreffende het BENOR-merk zijn opgesteld volgens de beschikkingen van het

reglement op het gebruik en het toezicht op het BENOR-merk en van hoofdstuk 6.5. Lijsten van de

gecertificeerde producten worden eveneens door OCBS uitgegeven.

Beleid in geval van stopzetting, inhouding of overdracht van certificatie.

De bijzondere regelgeving en de procedure 9.33 geven de formaliteiten aan die moeten geëerbiedigd

worden door de gebruiker van het merk, het sectororganisme en de keuringsinstellingen in geval van

stopzetting, inhouding of overdracht van certificatie.

6.9. Regelmatige controle van de gebruikers van de CE-markering



uitgevoerd teneinde - indien mogelijk of noodzakelijk - een rotatie van de instanties bij de verschillende

gebruikers van het merk te garanderen (Bijlage 9.01)22.


op 1 januari van het volgende jaar van start kunnen gaan. Deze verdeling wordt door de technische

bureaus aan de kwaliteitsverantwoordelijke en de voorzitter meegedeeld. Zonder tegenbericht van de




De bezoeken worden eerst met de gebruiker van het merk geprogrammeerd. De periodiciteit van de

gewone bezoeken wordt door de geharmoniseerde normen of de geldende Europese regelgeving

bepaald, en anders door het certificatiereglement. Deze beschikkingen hebben voorrang op deze die

eventueel in de norm ISO 17021-1 worden vermeld.

Momenteel is het auditprogramma volgens het operationele reglement van OCBS (OPAC EN XXX) op

het begrip „volledige cyclus van certificatie“ gebaseerd. Rekening houdend met de notie die eerder door

de Europese overheid wordt opgelegd en de periodiciteit van bezoek die momenteel door de normen

worden opgelegd, is het begrip „volledige cyclus van certificatie“ te omvatten als een eenvoudige

periode van drie jaar waarin alle elementen van de productiecontrole in de fabriek geauditeerd moeten

zijn.

22 Deze beschikking is niet noodzakelijkerwijs van toepassing voor bepaalde nieuwe certificatiemodules

die de rotatie van de keuringsinstellingen nog niet vereisen.

_________________________________________________________________________________


Na elk bezoek stelt de keuringsinstelling een inspectieverslag op, en eventueel fiches van niet-

overeenkomstigheid.

De fiches van niet-overeenkomstigheid worden steeds tijdens het bezoek opgesteld en na afloop van

het bezoek ter ondertekening23 voorgelegd aan de gebruiker van het merk, (zie hoofdstuk 11).


niet-overeenkomstigheid die door een keuringsinstelling wordt vastgesteld, is het voorwerp van een

schrijven op de typedocumenten zoals die in Bijlage 9.08 worden bijgevoegd.

De keuringsinstelling stelt vervolgens de periodieke inspectieverslagen op, ten laatste 20 dagen na het

uitgevoerde bezoek bij de gebruiker van het merk.






Overdracht van verslagen van periodieke inspectie

Het volledige verslag (notulen en fiches van niet-overeenkomstigheid vervolledigd met de actieplannen


wordt binnen de dertig werkdagen volgend op het bezoek overeenkomstig procedure 9.36 door de

keuringsinstelling overgemaakt aan het secretariaat van het OCBS.

Het OCBS stuurt dit verslag, gevalideerd overeenkomstig de procedure 9.15, binnen de tien werkdagen

op naar de gebruiker van het merk.





de niet-overeenkomstigheid die van de overdracht van de fiche aan de gebruiker van het merk,

verhoogd met vijf werkdagen. Deze datum geldt voor de berekening van de uiterste antwoordtermijn

van de gebruiker van het merk.

_________________________________________________________________________________


Het secretariaat van het OCBS archiveert het originele verslag, na eventuele behandeling van het


elektronisch formaat.





op van de controles die tijdens het jaar worden verricht. Dit overzicht wordt up-to-date gehouden en aan



bijzonder:

de situatie van het technisch dossier of van de FPC,

de evolutie van de lijst van producten onder certificatie,

de niet-overeenkomstigheden en hun opvolging.


De conformiteitscertificaten betreffende de CE-markering zijn opgesteld volgens de geldende

voorschriften van de bouwproductenverordening n°305/2011 (CPR). In desbetreffend geval worden de

certificaten up-to-date gebracht in functie van de geactualiseerde scope van de gecertificeerde

producten, deze update wordt gedateerd en heeft geen invloed op de geldigheidsduur van het

certificaat.

De geldigheid van dit certificaat kan op elk moment ter discussie worden gesteld of zelfs ingetrokken

worden in geval van zware inbreuken door de gebruiker van het merk (zie hoofdstuk 12).

6.10. Regelmatige controle van de gebruikers van het OCAB-OCBS merk



uitgevoerd, en dit teneinde een rotatie van de instanties bij de verschillende gebruikers van het merk

(Bijlage 9.01) te garanderen24.


op 1 januari van het volgende jaar van start kan gaan. Deze verdeling wordt door de technische bureaus

aan de kwaliteitsverantwoordelijke en de voorzitter meegedeeld. Zonder tegenbericht van de

24 Deze beschikking is niet noodzakelijkerwijs van toepassing voor bepaalde nieuwe certificatiemodules

die de rotatie van de keuringsinstellingen nog niet vereisen.

_________________________________________________________________________________





De bezoeken worden eerst met de gebruiker van het merk geprogrammeerd. De periodiciteit van de

gewone bezoeken wordt bepaald door het certificatiereglement. Deze beschikkingen hebben voorrang

op deze die eventueel in de norm ISO 17021-1 worden vermeld.

Na elk bezoek stelt de keuringsinstelling een inspectieverslag op, en eventueel fiches van niet-

overeenkomstigheid.

De fiches van niet-overeenkomstigheid worden steeds tijdens het bezoek opgesteld en na afloop van

het bezoek ter ondertekening25 voorgelegd aan de gebruiker van het merk, (zie hoofdstuk 11).


niet-overeenkomstigheid die door een keuringsinstelling wordt vastgesteld, is het voorwerp van een

schrijven op de typedocumenten zoals die in Bijlage 9.08 worden bijgevoegd.

De keuringsinstelling stelt vervolgens de periodieke inspectieverslagen op, ten laatste 20 dagen na het

uitgevoerde bezoek bij de gebruiker van het merk.






Overdracht van verslagen van periodieke inspectie

Het volledige verslag (notulen en fiches van niet-overeenkomstigheid vervolledigd met de actieplannen






de niet-overeenkomstigheid die van de overdracht van de fiche aan de gebruiker van het merk,

verhoogd met vijf werkdagen. Deze datum geldt voor de berekening van de uiterste antwoordtermijn

van de gebruiker van het merk.

_________________________________________________________________________________


wordt binnen de dertig werkdagen volgend op het bezoek overeenkomstig procedure 9.36 door de

keuringsinstelling overgemaakt aan het secretariaat van het OCBS.

Het OCBS stuurt dit verslag, gevalideerd overeenkomstig de procedure 9.37, binnen de tien werkdagen

op naar de gebruiker van het merk.

Het secretariaat van het OCBS archiveert het originele verslag, na eventuele behandeling van het


elektronisch formaat.





op van de controles die tijdens het jaar worden verricht. Dit overzicht wordt up-to-date gehouden en aan



bijzonder:

de situatie van het technisch dossier of van de ACI

de evolutie van de lijst van producten onder certificatie

de niet-overeenkomstigheden en hun opvolging


De conformiteitscertificaten betreffende de OCAB-OCBS-markering zijn opgesteld volgens de geldende

voorschriften van de bouwproductenverordening n°305/2011 (CPR) en de bereffende bijzondere

reglementen (BRP). In desbetreffend geval worden de certificaten up-to-date gebracht in functie van de

geactualiseerde scope van de gecertificeerde producten, deze update wordt gedateerd en heeft geen

invloed op de geldigheidsduur van het certificaat.

De geldigheid van dit certificaat kan op elk moment ter discussie worden gesteld of zelfs ingetrokken

worden in geval van zware inbreuken door de gebruiker van het merk (zie hoofdstuk 12).

6.11. Gebruik van logo's

BENOR, OCAB-OCBS en CE logo’s

Zodra een gebruiker van het merk zijn certificaat heeft ontvangen, heeft hij het recht om het

overeenkomstige logo (BENOR, OCAB-OCBS of CE) aan te brengen volgens de regels gesteld in de

algemene of specifieke toepassingsdocumenten.

_________________________________________________________________________________


BELAC logo

Het gebruik van het BELAC-logo is enkel door BELAC toegelaten.(zie

https://economie.fgov.be/sites/default/files/Files/Publications/files/Belac-NL/2-001-NL.pdf)26

Gebruik van het symbool BELAC door OCBS27

Het symbool (BELAC + erkenningsnummer) wordt gebruikt op de website, de CE en BENOR-

certificaten, de lijsten van de gebruikers van het merk, de keuringsverslagen die door OCBS worden

opgesteld alsmede op elk relevant document betreffende de regels voor certificatie. Met betrekking tot:

de algemene documenten van de organisaties of instellingen waarmee de geaccrediteerde instantie

kan samenwerken;

specifieke documenten (bijv. aanbiedingen, facturen ...) die zijn afgegeven voor activiteiten die niet

onder de accreditatie vallen;

de verwijzing naar accreditatie mag niet voorkomen of de instantie moet een kwijtingsclausule

vermelden die als volgt luidt: "De accreditatie BELAC -xxxx heeft geen betrekking op de activiteiten die

in dit document worden genoemd.".

Gebruik van het symbool BELAC door de gebruikers van het merk

Het BELAC-symbool mag voorkomen op informatieve of publicitaire documenten, die gebruikt worden

door de houder van een certificaat dat afgeleverd werd door een geaccrediteerde instelling, en voor

zover dit overeenstemt met de activiteiten waarvoor het certificaat geldt. Het BELAC-symbool mag

slechts worden gebruikt door de houder van een certificaat dat afgeleverd werd door een

geaccrediteerde instelling, als:

het eigen logo of de benaming van de certificaathouder ook voorkomt op het document;

het samen wordt gebruikt met het logo of naam van de geaccrediteerde instelling;

het nummer van het accreditatiecertificaat van de instelling die het certificaat heeft afgeleverd,

vermeld wordt onder het BELACsymbool;

de afmetingen kleiner blijven dan de afmetingen van het eigen logo en het logo van de

geaccrediteerde instelling.

26 Document BELAC 2-001 27 Volgens § 3.1.3 van het document BELAC 2-001

_________________________________________________________________________________


In geen geval mag het BELAC-symbool voorkomen op documenten van de houder van een certificaat

uitgegeven door een geaccrediteerd organisme in volgende gevallen:

op briefpapier met briefhoofd voor algemene doeleinden;

op documenten die verband houden met activiteiten die niet gedekt worden door het afgeleverde

certificaat.

Het gebruik van het BELAC symbool is niet toegestaan op producten en verpakkingen. De verwijzing

naar de accreditatie mag maar gebeuren op documenten die betrekking hebben op producten waarvan

de productieketen gedekt is door een instelling geaccrediteerd voor productcertificatie.

OCBS logo

Dezelfde regels als voor het BELAC symbool zijn van toepassing. Het gebruik van het OCBS logo op

de gecertificeerde producten en hun verpakking is echter toegestaan.

Bescherming van de logo's

De logo's CE 1148 en 1148 werden als merken bij het Bureau BENELUX van het intellectuele eigendom

op 23 maart 2016 geregistreerd (bijlage 9.29).

6.12. Afgifte van technische goedkeuring

Het OCBS maakt deel uit van het Belgische net dat de Europese technische goedkeuringen aflevert

(BUtgb).

Het is het Belgische contactpunt onder meer in de volgende gebieden:

Verankeringen van voorspanwapening;

Voorspansystemen.

6.13. Samenwerkingsakkoorden

Wanneer het OCBS optreedt als gemandateerd organisme door een buitenlandse

certificeringsinstelling, dient het eveneens de toepassingsdocumenten van die instelling te eerbiedigen.

Deze documenten worden expliciet vermeld in het betrokken samenwerkingsakkoord.

Een lijst van deze documenten wordt in de procedure van het beheer van de betrekkingen met de

betrokken instelling hernomen: Bijlagen 9.05, 9.06 en 9.07.

6.14. Normatieve en reglementaire nazichten, beleid van de slapende activiteiten

In verband met het beheer van de draagwijdte van haar erkenning, voert OCBS een nazicht uit van de

normen en reglementen zoals beschreven in de procedures in Bijlage 9.19. Dit nazicht betreft het geheel

van de activiteiten, los van het volume aan activiteiten in elke betrokken sector.

_________________________________________________________________________________


De bijlage 9.19 beschrijft eveneens de procedure voor het beleid van de slapende activiteiten (behoud

of opgave).

6.15. Internationale participaties

OCBS is een van de sectorgroepen28 die door de Europese autoriteiten zijn opgericht in het kader van

de CE-markering van bouwproducten (bijlage 9.04). De voorzitter van de raad van bestuur of zijn

afgevaardigde neemt deel aan de activiteiten van de sectorgroepen waarvoor OCBS aangemeld is en

aan de Belgische spiegelgroep van de adviesgroep29 van aangemelde instanties (vergaderingen of

raadpleging van de databank van deze groepen30).

OCBS is ook een ondertekenaar van het "Memorandum of Understanding" voor de organisatie van de

certificering van betonstaal. Daartoe werd een Europese groep voor de certificering van constructiestaal

samengesteld onder de naam "CONSCERT". OCBS is het Belgische lid en past de principes en regels

ervan toe.

6.16. Ontwikkeling van nieuwe activiteiten

De ontwikkeling van nieuwe activiteiten wordt beoordeeld door de voorzitter van OCBS op basis van de

stand der techniek, van de noden of de vragen van de markt, van suggesties uitgebracht door een lid

van een orgaan van OCBS (comité of technisch bureau) of van mogelijke uitbreidingen van de

activiteiten van OCBS in elk potentieel verkiesbaar domein.

De beslissing over de ontwikkeling van nieuwe activiteiten behoort toe aan de raad van bestuur.

Het opzetten van nieuwe activiteiten behoort toe aan het betrokken technisch bureau. Indien nodig wordt

een aanvullend technisch bureau gecreëerd.

Het technisch bureau maakt de voorstellen op van de nodige documenten. Het adviescomité onderzoekt

deze, brengt een mening of aanbevelingen uit en indien nodig optimaliseert deze documenten. De

gefinaliseerde documenten worden door het technisch bureau aan OCBS overgemaakt voor onderzoek

en goedkeuring door de raad van bestuur of voor verzoek tot aanvullende aanpassingen door het

technisch bureau.

28 Sector Groups 29 Advisory Group 30 cf. “CIRCA” website

_________________________________________________________________________________


7. Personeel

Het personeel moet totaal onafhankelijk zijn ten overstaan van diegenen die een rechtstreeks belang

hebben bij de certificatie in de zin van artikel 6 van de wet op de overheidsopdrachten. De verschillende

functies worden beschreven in het licht van de activiteitsgebieden, van de situatie in het organisme, van

de verantwoordelijkheden en van het vereiste diploma. Elk personeelslid van het OCBS bezit een

dossier dat als volgt is samengesteld:

Curriculum vitae omvattend, onder meer, nominatieve personalia, geboortedatum, schoolopleiding,

professionele bevoegdheden en specialisaties, details over vorige en huidige

beroepswerkzaamheden, lijst van taken, deelname aan comités, organisaties en taken van

professionele aard, publicaties, octrooien;

Kopie van de behaalde diploma's en professioneel statuut;

Kopie van de attesten van gevolgde aanvullende opleidingen;

Als de informatie al nog niet in het C.V. zit, een document met een jaarlijkse update van de

bevoegdheden en activiteiten in verband met de certificatie, de normalisatie, eventueel audits, de

professionele studiegebieden in verband met de activiteiten van het OCBS (studiegebieden van met

name technische, organisatorische, commerciële, beroepsethische, juridische, boekhoudkundige,

financiële aard).

Evaluatie van de competenties

Controle van de prestaties

De datum van de actualisering van elke informatie

Deze dossiers worden intern beheerd voor het personeel van OCBS en voor de leden van de diverse

comités. De geaccrediteerde onderleveranciers hebben de verantwoordelijkheid voor de actualisering

van de documentatie over hun personeel volgens dezelfde modaliteiten. Deze documentatie wordt ter

beschikking gehouden van OCBS op eenvoudige schriftelijke vraag.

7.1. Voorzitter

Beschrijving van de activiteiten: het dagelijkse beheer van het OCBS waarborgen, op de naleving

van de statuten, het kwaliteitshandboek en de regelgeving toezien, het personeel van het OCBS

beheren, de raad van bestuur en de algemene vergadering voorzitten, het OCBS promoten bij de

potentiële gebruikers van de BENOR en CE merken, het OCBS vertegenwoordigen bij de nationale en

internationale organisaties die banden met de activiteiten van het OCBS hebben, de financiële

beleggingen van het OCBS in overleg met de raad van bestuur beheren.

Situatie in de instelling: hij wordt door de raad van bestuur onder zijn leden aangewezen, hij brengt

verslag uit aan de algemene vergadering, hij heeft zeggenschap over het personeel van het OCBS.

Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: ondertekenaar van elk document dat het OCBS wettelijk

of financieel bindt.

_________________________________________________________________________________


Vereist diploma: Burgerlijk ingenieur of gelijkwaardig31

Kwalificaties: inherent aan die van een bestuurder.

Vereiste basisopleiding: deelname aan minstens vier raden van bestuur en een algemene stage bij

het OCBS van 120 uur die vrij verdeeld wordt over de vorige voorzitter, de ondervoorzitters, de

secretaris en de kwaliteitsverantwoordelijke.

7.2. Ondervoorzitter

Beschrijving van de activiteiten: de voorzitter vervangen in geval van diens afwezigheid.

Situatie in de instelling: hij wordt door de raad van bestuur onder zijn leden aangewezen, hij brengt

verslag uit aan de algemene vergadering.

Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: medeondertekenaar van elk document dat het OCBS

wettelijk of financieel bindt.

Vereist diploma: burgerlijk ingenieur of equivalent.

Kwalificaties: inherent aan die van een bestuurder.

Vereiste basisopleiding: deelname aan minstens twee raden van bestuur en een algemene stage bij

het OCBS van 40 uur die vrij verdeeld wordt over de voorzitter, de ondervoorzitters, de secretaris en de

kwaliteitsverantwoordelijke.

7.3. Vertegenwoordiger van een lid op de algemene vergadering

Beschrijving van de activiteiten: de taken op zich nemen die volgens de statuten aan de leden van

de algemene vergadering voorbehouden zijn..

Situatie in de instelling: hij wordt aangewezen door het lid van het OCBS om hem als rechtspersoon

te vertegenwoordigen tijdens de volgende algemene vergadering

Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: geen enkel.

Vereist diploma: geen enkel.

31 Als gelijkwaardig aan een burgerlijk ingenieur worden aanzien: een industrieel ingenieur die meer dan

vijf jaar ervaring heeft in de betrokken sector of iemand met een wetenschappelijk, universitair diploma

die over de vereiste competentie beschikt. In deze gevallen, wordt de gelijkwaardigheid, door het

certificatiecomité, op basis van het curriculum vitae dat de competenties van de persoon beschrijft,

beoordeeld; het besluit van het certificatiecomité wordt in eer en geweten genomen en hoeft niet

gemotiveerd te worden. In andere gevallen, dient de gelijkwaardigheid gevraagd en aangetoond te

worden in het curriculum vitae en een kwalificatiedossier van de persoon; dit wordt door het

certificatiecomité beoordeeld; het besluit van het certificatiecomité wordt in eer en geweten genomen

en hoeft niet gemotiveerd te worden. Een ingenieur met de door IIW (International Institute of Welding)

afgegeven International Welding Engineer moet worden beschouwd als burgerlijk ingenieur.

_________________________________________________________________________________


Kwalificaties: naar het oordeel van het lid van OCBS die de persoon aanduidt, wetende dat dit lid dient

te beschikken over de economische en gerechtelijke kennis van het beheer van een vereniging zonder

winstoogmerk.

Vereiste basisopleiding: geen enkel.

7.4. Bestuurder

Beschrijving van de activiteiten: het beheer van het OCBS opnemen en met name: de uitvaardiging

van de regelgeving en de technische voorschriften, de validatie van de directiebeoordelingen voorzien

voor het systeem van de kwaliteitsborging, het onderzoek van de beroepen en de klachten, de follow-

up van de acties (jaarlijks plan), de aanduiding van de keuringsinstellingen en beproevingslaboratoria,

de validatie van de beslissingen tot toekenning, opschorting en intrekking van gebruik van het

conformiteitsmerk en tot eventuele sancties tegen de gebruikers van het merk, de vaststelling van de

tarieven van de rechten en retributies van de gebruikers van het merk en van de keuringsinstellingen

van het OCBS, het beheer van het erfgoed van het OCBS.

Situatie in de instelling: hij wordt door de algemene vergadering aangewezen, op voorstel van het lid

dat hij vertegenwoordigt, hij ontvangt alle noodzakelijke informatie van de voorzitter en de

kwaliteitsverantwoordelijke om zijn taak te kunnen vervullen.

Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: hij heeft de uiteindelijke verantwoordelijkheid over elke

handeling die door de leden van het OCBS wordt gemaakt en die door de raad van bestuur bekrachtigd

dient te worden en met name: de toekenning, de afschaffing of de intrekking van het gebruik van het

merk, de sancties tegen de gebruikers van het merk, de uitvaardiging van de regelgeving en de

technische voorschriften, de aanduiding van de keuringsinstellingen en de laboratoria, het invoeren van

een structuur die aan de Europese normen beantwoordt.

Vereist diploma: geen enkel, de verantwoordelijkheid betreffende de bekwaamheid van de bestuurders

is ten laste van algemene vergadering die deze kiest.

Kwalificaties: theoretische kennis van één of meer activiteitsgebieden van het OCBS, kennis van de

economische en wettelijke schikkingen voor het beheer van een vereniging zonder winstoogmerk,

kennis van de Europese reglementering betreffende kwaliteit van materialen, certificatie,

kwaliteitsborging.


7.5. Expert

Beschrijving van de activiteiten: De expert staat de raad van bestuur bij met raad of advies die hij

geeft op basis van zijn specifieke competenties en naar aanleiding van specifieke vragen of problemen

of punten die aangehaald worden op de agenda van de raad van bestuur.

Situatie in de instelling: hij wordt door de voorzitter van de raad van bestuur aangewezen; hij woont

de vergaderingen van de raad van bestuur bij en maakt aldus deel van de raad uit; hij komt tussen op

specifieke vraag van de voorzitter.

_________________________________________________________________________________


Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: de verantwoordelijkheid is strikt beperkt tot de plicht om

ter goeder trouw advies uit te brengen aan de raad van bestuur.

Vereist diploma: geen enkel, de verantwoordelijkheid betreffende de bekwaamheid van de experten is

ten laste van voorzitter die deze benoemt.

Kwalificaties: wetenschappelijke en technische kennis in de specifieke gebieden waarin het OCBS

activiteiten heeft en aan de expert toekomen.


7.6. Kwaliteitsverantwoordelijke

Beschrijving van de activiteiten: de kwaliteitsverantwoordelijke is belast met de organisatie en het

beheer van het kwaliteitssysteem van het OCBS overeenkomstig de norm NBN EN 45011 en de van

kracht zijnde BELAC-documenten. Hij krijgt opdracht van de raad van bestuur om -na akkoord van de

voorzitter over de financiële implicaties-: de nodige interne of externe audits uit te voeren, of te laten

uitvoeren, nodig voor het goede functioneren van het systeem, om de nodige stappen te zetten voor de

accreditatie van het OCBS. De kwaliteitsverantwoordelijke is belast met o.a.: het opstellen evenals het

beheer van het kwaliteitshandboek, de bijlagen en de procedures, de verdeling van de taken van de

keuringsinstellingen, de deelname aan de technische bureaus om de naleving van de regels te

controleren betreffende de kwaliteit binnen de toepassingsgrenzen van dit handboek en zijn bijlagen,

de interne audit van het OCBS, de verificatie van de overeenstemming van de accreditaties door een

bevoegde instantie van de keuringsinstellingen en de laboratoria.

Situatie in de instelling: de kwaliteitsverantwoordelijke brengt verslag uit over zijn activiteiten aan de

voorzitter van de raad van bestuur. In verband met zijn activiteiten, heeft hij de bevoegdheid om elk

document te onderzoeken en om aan elke vergadering of elke inspectietaak deel te nemen, teneinde

hem toe te laten zijn taak uit te oefenen.

Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: de accreditatie van het OCBS verkrijgen en handhaven,

de notificatie van het OCBS verkrijgen en handhaven, de interne audits uitvoeren, regelmatig aan de

raad van bestuur een situatieverslag over de kwaliteitsaanpak evenals een jaarlijks actieplan

voorleggen, zich van de naleving van de regels voor werking tijdens de hele certificatieprocedure

verzekeren, zich van de naleving van de overeenstemming van de erkenningen van de toeleveranciers

verzekeren.

Vereist diploma: burgerlijk ingenieur of gelijkwaardig.

Kwalificaties: een zeer goede kennis van de OCBS-activiteiten hebben, een zeer goede kennis van de

Belgische en Europese certificatie hebben, een goede kennis van de procedures van kwaliteitszorg

hebben, een ervaring van minstens één jaar in elk van de drie voornoemde gebieden hebben.

Vereiste Basisopleiding: algemene stage binnen het OCBS van 80 uur die vrij verdeeld wordt over de

voorzitter, de secretaris en de vorige kwaliteitsverantwoordelijke.

_________________________________________________________________________________


7.7. Secretaris

Beschrijving van de activiteiten: hij is belast met het dagelijkse administratieve beheer van het OCBS

en met name: het beheer van de inkomende en uitgaande post, het bijhouden van de dossiers van de

gebruikers van het merk, het onderzoek naar de administratieve overeenstemming van de dossiers van

certificatieaanvragen, de follow-up van de dossiers bij de certificatieprocedures en de naleving van de

termijnen door de verschillende interveniënten, het bijhouden van de individuele dossiers van de OCBS

leden (directe of indirecte), de organisatie en het secretariaat van de algemene vergaderingen, raden

van bestuur, certificatiecomités, beroepscomités alsmede om het even welke andere vergadering op

verzoek van de voorzitter of de kwaliteitsverantwoordelijke.

Situatie in de instelling: hij hangt direct van de voorzitter af.

Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: hij is het eerste contact met de aanvragers, hij is er

verantwoordelijk voor dat zij alle vereiste informatie krijgen om een certificatieverzoek in te dienen, hij

wijdt een onderzoek naar de overeenstemming van de vraag alvorens deze in te dienen bij de betrokken

certificatie-instantie, hij maakt aan de keuringsinstellingen alle informatie over waarover hij beschikt

teneinde hun toe te laten hun taak zo goed mogelijk uit te oefenen, hij beheert de accreditatiedossiers

van de toeleveranciers van het OCBS: keuringsinstellingen en laboratoria, hij verzekert de naleving van

de regels voor het kwaliteitshandboek toepasselijk op de administratieve activiteiten (beheer van post,

archivering, informatica, informaticaveiligheid…), hij is belast met de update van de website van het

OCBS, hij verzekert het beheer en de organisatie van de update van de interne documenten betreffende

de activiteiten van het OCBS.

Vereist diploma: secondair onderwijs.

Kwalificaties: aanleg hebben voor administratieve organisatie, in staat zijn om op te stellen,

gemakkelijk contacten opbouwen, de vertrouwelijkheid respecteren, goede kennis van de organisatie in

kwaliteitszorg, goede kennis van de activiteiten van Belgische en Europese certificatie, zeer goede

kennis van de software WORD, EXCEL, POWERPOINT, in staat te zijn om Frans Nederlands en Engels

te lezen, te begrijpen en zich erin uit te drukken, ervaring van minstens één jaar in gelijksoortige

secretariaatswerkzaamheden.

Vereiste basisopleiding: deelname aan minstens twee raden van bestuur en een algemene stage

binnen het OCBS van 240 uur die vrij verdeeld wordt over de voorzitter, de vorige secretaris en de

kwaliteitsverantwoordelijke.

7.8. Lid van het certificatiecomité

Beschrijving van de activiteiten: de behandeling van de certificatiedossiers, het nemen van courante

certificatiebeslissingen (de toekenning, de schorsing, de intrekking op verzoek van een gebruiker van

het merk), het bepalen van de sancties ten aanzien van de gebruikers van het merk, het regelen van

belangenconflicten op het vlak van de certificatietaken, beheer van de verzoeken met betrekking tot de

sancties.

_________________________________________________________________________________


Situatie in de instelling: zijn benoeming wordt door de raad van bestuur goedgekeurd, hij rapporteert

aan de voorzitter van het OCBS via zijn comité.

Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: het nemen van beslissingen met het oog op het gunnen,

weigeren of opschorten van certificatie, beslissen betreffende de sanctie „waarschuwing“ en tot de

sancties „boete of versterkte controle“, „tijdelijke opschorting“, „intrekken“.

Vereist Diploma: burgerlijk of industrieel ingenieur.

Kwalificaties: over een zeer goede ervaring of bevoegdheid beschikken inzake de verschillende

vakgebieden van OCBS, - eventueel - lid van de Raad van Bestuur zijn als bestuurder of deskundige,

op de hoogte zijn van de eisen van openbare of particuliere opdrachtgevers.

Vereiste Basisopleiding: geen enkele specifieke opleiding bij het OCBS.

7.9. Voorzitter van een technisch bureau

Beschrijving van de activiteiten: de vergaderingen van het technisch bureau leiden, het opstellen van

de notulen van de vergaderingen organiseren, rapporteren aan de voorzitter van het OCBS, het

technisch bureau in de vergaderingen van de raad van bestuur vertegenwoordigen, lid zijn van het

technisch bureau.

Situatie in de instelling: hij wordt door de leden van het technisch bureau gekozen, zijn aanduiding

wordt door de raad van bestuur gevalideerd. Hij brengt verslag uit bij de voorzitter van de raad van

bestuur.

Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: de problemen aangaan die de keuringsinstellingen bij

de uitvoering van hun taak ondervinden, de standpunten die in de behandeling van de dossiers worden

ingenomen uniformiseren, de coördinatie van de keuringsinstellingen waarborgen, technische

reglementen of wijzigingen daarvan aan de raad van bestuur voorstellen, elke wijziging aan de lijsten

van de gebruikers van het merk in functie van de geldende certificaten, oplossingen voorstellen voor de

problemen die bij de proeven worden ondervonden, elk relevant advies, elke mogelijke verbetering van

het certificatiesysteem, eventueel een schriftelijke interpretatie van de inspectieverslagen aan het

certificatiecomité geven.

Vereist diploma: Burgerlijk ingenieur of equivalent

Kwalificaties: ervaring van minstens 3 jaar als lid van een technisch bureau, ervaring van minstens één

jaar op het bevoegdheidsgebied van het technisch bureau.

Vereiste Basisopleiding: geen enkele specifieke opleiding bij het OCBS; de basisopleiding is de

verantwoordelijkheid van de organisatie waartoe de kandidaat voorzitter behoort.

7.10. Lid van een technisch bureau

Beschrijving van de activiteiten: aan de vergaderingen van het technisch bureau deelnemen om

informatie uit te wisselen betreffende, onder meer, het verloop van de controles, de vastgestelde niet-

overeenkomstigheden, de suggesties van de gebruikers van het merk en in het algemeen alles dat tot

de vermindering van de geschillen en/of de verbetering van het certificatiesysteem kan bijdragen.

_________________________________________________________________________________


Situatie in de instelling: het technisch bureau wordt opgericht door de raad van bestuur, die ook zijn

activiteitsgebied bepaalt. Het brengt verslag uit bij de voorzitter van het OCBS en de vertegenwoordiger

(voorzitter van het technisch bureau) neemt deelt aan de vergaderingen van de raad van bestuur.

Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: de problemen aangaan die de keuringsinstellingen bij

de uitvoering van hun taak ondervinden, de standpunten -die in de behandeling van de dossiers worden

ingenomen- uniformiseren, de coördinatie van de keuringsinstellingen waarborgen, technische

reglementen of wijzigingen daarvan aan de raad van bestuur voorstellen, elke wijziging aan de lijsten

van de gebruikers van het merk in functie van de geldende certificaten voorleggen, oplossingen

voorstellen voor de problemen die bij de proeven worden ondervonden, elk relevant advies, elke

mogelijke verbetering van het certificatiesysteem, eventueel een schriftelijke interpretatie van de

inspectieverslagen aan het certificatiecomité geven.

Vereist diploma: secondair onderwijs.

Kwalificaties: zeer goede kennis van het bevoegdheidsgebied van het technisch bureau, inspecteur

zijn voor het betrokken domein.

Vereiste Basisopleiding: geen enkele specifieke opleiding bij het OCBS; basisopleidingen zijn de

bevoegdheid van de keuringsinstelling die het lid van het technisch bureau vertegenwoordigt.

7.11. Interne auditeur

Beschrijving van functies: de interne auditeur kan een lid van het OCBS zijn of een externe

deskundige. Hij ontvangt als taak om een interne audit van de activiteiten van de

kwaliteitsverantwoordelijke uit te voeren. Hij stelt -na zijn taak- een verslag op over de audit waarin de

aandacht gevestigd wordt op de zwakke punten die de goede werking van het OCBS in gevaar dreigen

te brengen, of tot een verlies van haar accreditatie kunnen leiden.

Situatie in de instelling: De interne auditeur ontvangt zijn taak, op voorstel van de voorzitter, direct

van de raad van bestuur, door middel van een overeenkomst die door de voorzitter wordt ondertekend.

Hij voert zijn taak uit in aanwezigheid van de kwaliteitsverantwoordelijke.

Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: geen

Vereist diploma: geen bijzondere vereisten

Kwalificaties: zeer goede kennis van de Belgische en Europese certificatie, zeer goede kennis van de

principes van de audits, zeer goede kennis van de BELAC-procedures, een opleiding over het ISO

17065 referentiesysteem gevolgd hebben.

Het feit van reeds een auditactiviteit, conform het BELAC-systeem -of gelijkwaardig-, uit te voeren of te

hebben uitgevoerd wordt aanzien als een bijkomende kwalificatie.

Het feit van aangeduid te zijn of geweest te zijn om als auditeur voor BELAC het OCBS-dossier te

onderzoeken, wordt aanzien als een onverenigbaarheid.

Vereiste basisopleiding: geen enkele vereiste basisopleiding, tijdens iedere audit wordt het specifieke

OCBS-zwaartepunt ervan bepaald door de kwaliteitsverantwoordelijke.

_________________________________________________________________________________


7.12. Werkzaamheden van boekhouding

De boekhouding wordt verzekerd binnen het kader van bestelopdrachten aan een onafhankelijke

boekhouder. Deze moet een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekenen.

De verificatie van de jaarrekening wordt verzekerd door de commissarissen zoals gesteld in de statuten

en aangesteld door de algemene vergadering. Eventueel kunnen specifieke boekhoudkundige taken

aan een extern kantoor toevertrouwd worden.

7.13. Inspectietaken

De taken worden aan agenten van de volgende technische categorieën toegekend:

Burgerlijk ingenieurs of met gelijkwaardige competentie.

1. Ontwikkeling van de technische regelgeving.

2. Voorafgaande bezoeken bij de aanvragers van het certificatiemerk (in het geval van fabrikanten en

van mechanische verbindingen).

3. Supervisie over de verslagen van voorafgaande onderzoeken en de controleverslagen.

4. Deelname aan de technische bureaus.

Industrieel ingenieur of met gelijkwaardige competentie32.

1. Controles en uitbreidingen van de producenten en van mechanische verbindingen.

2. Voorafgaande bezoeken en uitbreidingen bij de aanvragers van het BENOR-merk (bij verdelers en

vlechtcentrales).

3. Opstellen van de verslagen van voorafgaande onderzoeken.

4. Opstellen van de controleverslagen.

5. Deelname aan de technische bureaus.

Controleurs van niveau A2 of met gelijkwaardige competentie.

1. Controle van de verdelers en de bewerkers.

2. Assistent van de burgerlijk en industriële ingenieurs.

Elke taak kan door een agent van een hogere kwalificatie worden uitgevoerd.

32 Als gelijkwaardig aan een industrieel ingenieur wordt aanzien: iemand met een hogeschooldiploma

(technisch domein) die meer dan vijf jaar ervaring heeft in de betrokken sector en de nodige kennis

heeft. In dit geval wordt de gelijkwaardigheid, door het certificatiecomité, op basis van het curriculum

vitae, dat de competenties van de persoon beschrijft, in eer en geweten genomen en hoeft dit niet

gemotiveerd te worden. In andere gevallen, dient de gelijkwaardigheid gevraagd en aangetoond te

worden in het curriculum vitae en kwalificatiedossier van de persoon; dit wordt door het certificatiecomité

beoordeeld; het besluit van het certificatiecomité wordt in eer en geweten genomen en hoeft niet

gemotiveerd te worden.

_________________________________________________________________________________


Alle agenten bezitten minimaal de kwalificatie die hierboven wordt gespecificeerd op het gebied van

staal en metalen producten, alsmede van de certificatie,

Kwalificatie van de agenten die van een keuringsinstelling afhangen

De keuringsinstelling neemt de volledige verantwoordelijkheid op betreffende de kwalificatie en de

aanduiding van de agenten die taken voor het OCBS uitvoeren (het uitvoeren van deze

verantwoordelijkheid door de keuringsinstelling valt in het normale toepassingsgebied van zijn eigen

erkenning).

Bij de tussenkomst van een nieuwe agent, is het aan de keuringsinstelling om van te voren OCBS

hiervan te informeren door een dossier in te dienen omvattend:

Het curriculum vitae van de agent;

Een kopie van het diploma van de agent;

De verklaring van vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid volgens 8.2;

Een attest dat zijn kwalificatie in overeenstemming is met de eisen van het kwaliteitshandboek en

in de accreditatie van de keuringsinstelling is geïntegreerd;

Een opleidingsfiche die bewijst, dat de agent de bevoegdheden bezit die in de laatste alinea van

het vorige punt worden beschreven.

Kwalificatie van de agenten die direct van OCBS afhangen

OCBS neemt volledig de verantwoordelijkheid op van de kwalificatie en de aanduiding van de agenten

die taken van inspectie uitvoeren. De modaliteiten van deze kwalificatie worden in Bijlage 9.31

beschreven.

Bij de jaarlijkse verdeling van de keuringswerkzaamheden, moet OCBS het feit nazien en registreren

dat haar eigen inspecteurs geen belangengeschil met de betrokken leden hebben.

Lijst

De lijst van de agenten en hun bevoegdheidsgebieden wordt in Bijlage 8.01 gegeven.

7.14. Plaatsvervangingen

De plaatsvervangingen worden geregeld voor de verschillende functies van hoofdstuk 7.

Voorzitter

De plaatsvervanging van de voorzitter op het niveau raad van bestuur wordt waargenomen door de

oudste van de ondervoorzitters –- en op het niveau van het dagelijks bestuur gedeeltelijk door:

de secretaris (administratieve vragen),

de voorzitters van de technische bureaus (technische vragen gerelateerd aan certificatie),

de kwaliteitsverantwoordelijke (administratieve vragen gerelateerd aan het volgen van de

procedures), en

_________________________________________________________________________________


de boekhouder (commerciële en financiële vragen).

Deze plaatsvervanging worden opgestart na één maand van tijdelijke arbeidsongeschiktheid van de

voorzitter waarbij deze verhinderd wordt om zijn rol effectief en objectief uit te oefenen. In het geval van

een langdurige arbeidsongeschiktheid (meer dan zes maanden), heeft de raad van bestuur de

bevoegdheid om een persoon of groep van werknemers te belasten met de taken van de voorzitter

volgens andere schikkingen. In het geval van blijvende onbeschikbaarheid, heeft de raad van bestuur

de verplichting om een persoon of groep van personen te belasten met taken overeenkomstig de eigen

schikkingen zoals beslist door de raad. De kwaliteitsverantwoordelijk wordt belast met de afstemming

van het handboek aan de nieuwe van kracht zijnde bepalingen.

Ondervoorzitter

Indien een ondervoorzitter meer dan één jaar niet beschikbaar is, benoemt de raad van bestuur een

andere ondervoorzitter.

Vertegenwoordiging in de algemene vergadering

De vertegenwoordiging in de algemene vergadering is de strikte en exclusieve verantwoordelijkheid van

de leden van OCBS, het is aan hen om de noodzakelijke vervangingen te voorzien.

Bestuurder

Indien een bestuurder meer dan één jaar niet beschikbaar is, duidt de algemene vergadering een andere

bestuurder aan.

Expert

Indien een expert meer dan één jaar niet beschikbaar is, duidt de voorzitter indien nodig een andere

expert aan.

Kwaliteitsverantwoordelijke

Indien de kwaliteitsverantwoordelijke tijdelijk niet beschikbaar is, worden zijn werkzaamheden

overgenomen door de voorzitter, de secretaris en de externe auditeur. Indien noodzakelijk kan een lid

van de raad van bestuur, of een externe specialist inzake kwaliteit, tijdelijk worden ingehuurd als

consulent.

Secretaris

Indien de secretaris tijdelijk niet beschikbaar is, worden zijn werkzaamheden overgenomen door de

voorzitter, de boekhouder en een andere beschikbare secretaris die de voorzitter bijstaat.

Lid van het certificatiecomité

Indien een lid van het certificatiecomité tijdelijk, en minder dan 3 maanden, niet beschikbaar is, wordt er

niets ondernomen. Bij een effectief langere onbeschikbaarheid, of een die verondersteld wordt langer

_________________________________________________________________________________


te duren dan drie maand, van een lid van het certificatiecomité, stelt de voorzitter aan de raad van

bestuur voor om een ander lid aan te benoemen.

Voorzitter van een technisch bureau

Indien een voorzitter van een technisch bureau tijdelijk, en minder dan 3 maanden, niet beschikbaar is,

wordt er niets ondernomen en wordt er verondersteld dat het voorzitterschap wordt overgenomen door

het oudste lid van het technisch bureau. Bij een effectief langere onbeschikbaarheid, of een die

verondersteld wordt langer te duren dan drie maand, van een voorzitter van een technisch bureau, duidt

het technisch bureau een nieuwe voorzitter aan.

Lid van een technisch bureau

Indien een lid van een technisch bureau tijdelijk, en minder dan zes maanden, niet beschikbaar is, wordt

er, indien nodig, door de keuringsinstellingen een plaatsvervanger aangewezen. Bij een effectief langere

onbeschikbaarheid, of een die verondersteld wordt langer te duren dan zes maand, van een lid van een

technisch bureau, wordt er verplicht door de keuringsinstellingen een plaatsvervanger aangewezen.

Interne auditeur

Indien de interne auditeur tijdelijk of definitief niet beschikbaar is, wordt er een externe auditeur

aangewezen om de werkzaamheden van interne auditeur tijdelijk of definitief over te nemen.

Werkzaamheden van boekhouding

Indien de boekhouder tijdelijk of definitief niet beschikbaar is, wordt de boekhouding toevertrouwd aan

een externe firma.

8. Deontologie en ethiek

8.1. Belangenconflicten

Elke persoon van het OCBS of de keuringsinstellingen is verplicht zich van elke taak te onthouden die

een risico voor de onpartijdigheid meebrengt tussen zijn eigenbelangen, rechtstreeks of onrechtstreeks,

en de deontologie inherent aan het geheel of een deel van een taak inherent aan een certificatieproces.

Worden als risico voor de onpartijdigheid aanzien:

de deelname aan een inspectie- of certificatietaak voor rekening van het OCBS en betrekking

hebbend op een vennootschap waarmee men - persoonlijk of via familie- of vriendschappelijke

banden- verbonden is en dit in dergelijke mate dat deze het oordeel zou kunnen, of heeft kunnen,

beïnvloeden. De link met de vennootschap is willekeurig en kan -met een niet-limitatieve lijst-

bestaan uit een financieel belang, een familiale, vriendschappelijke of conflictuele band met

verantwoordelijken of personeelsleden.

_________________________________________________________________________________


de deelname aan een willekeurige taak voor rekening van elke instantie en betrekking hebbend op

een vennootschap gerelateerd met het OCBS en dit in dergelijke mate dat deze het oordeel zou

kunnen, of heeft kunnen, beïnvloeden.

Indien dergelijke of gelijksoortige situaties zich voordoen, dient de betrokken persoon bij eer en

geweten, ofwel vooraf de taak te weigeren, ofwel eventueel achteraf de taak te annuleren die hij

aanvaard had zonder zich bewust te zijn van de draagwijdte van de band. De band met de maatschappij

is willekeurig en kan -met een niet-limitatieve lijst- een vennootschap omvatten die binnen een orgaan

van het OCBS wordt vertegenwoordigd, waarvan de betrokkene eveneens lid is

De bijlage 9.17 beschrijft in detail de risico's voor de onpartijdigheid die door OCBS beschouwd worden

alsmede hun evaluatie. Praktische gevallen van risico's voor de onpartijdigheid werden in het verleden

bestudeerd en opgelijst in de bijlage 9.17bis ten historische titel.

8.2. Verklaring van vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid

Elk lid van het OCBS alsook de betrokken leden van het personeel van de onderaannemers van OCBS

zijn verplicht om een vertrouwelijkheids- en onafhankelijkheidsverklaring in te vullen in de taal van hun

taalregime volgens het model in Bijlage 9.09 of volgens elk gelijkaardig document.

Het secretariaat van het OCBS archiveert en beheert deze verklaringen voor wat de leden van de raad

van bestuur en het personeel van het OCBS betreft. De keuringsinstellingen en de

beproevingslaboratoria organiseren het beheer van de fiches van hun personeel. Het OCBS heeft het

recht om de toepassing van dit beheer te controleren.

De leden van OCBS mogen voor de producten betrokken bij de certificatie geen raadgevende prestaties

uitvoeren noch in de twee jaren voorafgaand aan hun aanstelling raadgevende prestaties uitgevoerd

hebben. De onderaannemers van OCBS verbinden zich ertoe dat hun personeel dezelfde voorwaarden

respecteren.

De kwaliteitsverantwoordelijke verwittigt de raad van bestuur bij elke afwijking die hij bij zijn activiteiten

zou vastgesteld hebben of waarvan hij op de hoogte zou zijn.

Wanneer een persoon die een vertrouwelijkheidsverklaring heeft ingevuld de organisatie verlaat, is deze

er aan gehouden zijn verplichtingen te eerbiedigen gedurende een termijn van vier jaar.

8.3. Vertrouwelijkheidsbeleid

Behalve door OCBS gepubliceerde informatie en als dusdanig vermeld in het kwaliteitshandboek zijn

alle andere materies a priori vertrouwelijk.

_________________________________________________________________________________


OCBS heeft de procedures in voege gesteld zoals opgelegd door Verordening (EU) 2016/679 van het

Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke

personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die

gegevens (“GDPR”). Deze zijn overgenomen in de bijlage 3.20 van het kwaliteitshandboek.

8.4. Verantwoordelijkheid van het vertrouwelijkheidsbeleid

De naleving van de vertrouwelijkheid impliceert de verantwoordelijkheid van de natuurlijke personen die

de vertrouwelijkheidsverklaringen ondertekenen en die van de rechtspersonen die voorgenoemde in

dienst hebben.

In geval van dwingende situatie die omwille van welke reden dan ook de openbaarmaking van

vertrouwelijke gegevens zou vereisen33, zijn de natuurlijke persoon die dit recht uitoefenen en eventueel

de verantwoordelijke rechtspersonen voor deze, zonder ander vorm van proces, automatisch en volledig

plaatsvervangend ten aanzien van de verantwoordelijkheid voor de naleving van de vertrouwelijkheid

van de betrokken gegevens.

Indien er juridische stappen worden genomen, licht het OCBS de gebruiker van het merk schriftelijk in

dat het desbetreffende dossier werd ingekeken en/of meegenomen door de betrokken instantie.

9. Opleiding van het personeel

De ingenieurs of de medewerkers met gelijkwaardige competentie zijn ofwel leden van nationale of

internationale commissies betreffende de gecertificeerde producten en de certificering, ofwel zijn ze op

de hoogte van de werkzaamheden van deze commissies.

De personeelsleden nemen regelmatig deel aan opleidingssessies of aan conferenties in de betrokken

vakgebieden, zowel binnen als buiten de instellingen.

Het is de verantwoordelijkheid van elke keuringsinstelling afzonderlijk om de opleiding van zijn

personeelsleden voor de activiteiten van certificering volgens ISO 17065 te waarborgen.

Het OCBS verzekert de interne opleiding van zijn inspecteurs, van de secretaris en van de boekhouder

met name op de evolutie van de wetgeving en de reglementering.

33 externe audit, rechterlijke actie, fiscale controle, …

_________________________________________________________________________________


10. Beheer van de documentering en van de wijzigingen

10.1. Algemene bepalingen betreffende het documentenbeheer

De documenten die opgelegd worden door het kwaliteitssysteem worden beheerd door de volgende

bepalingen

Goedkeuring van de geschiktheid van de documenten vóór verdeling

De documenten van het hiërarchisch niveau 1 worden door de algemene vergadering goedgekeurd.

(cf. § 0.2)

De documenten van de hiërarchische niveaus 2 en 3 worden door de raad van bestuur goedgekeurd.

De documenten van de hiërarchische niveaus 4 en 5 worden door de voorzitter van de raad van bestuur

goedgekeurd.

De goedkeuringsvermelding wordt op eerste bladzijde van de documenten aangegeven.

Herziening, actualisering, opstelling van nieuwe documenten

De herzieningen, actualiseringen of nieuwe documenten worden voorgesteld door de technische

bureaus, de voorzitter of de kwaliteitsverantwoordelijke en ter goedkeuring voorgelegd aan het

bevoegde orgaan.

De herzieningen en actualiseringen van bestaande documenten alsook de opmaak van nieuwe

documenten worden geregeld met name door het opvolgen van normen, de actualisering van de

algemene regelgeving van de BENOR, OCAB-OCBS en CE merken, de actualisering van verbonden

reglementen, wijzigingen van logistieke aard.

De verschillende documenten van OCBS worden in een EXCEL bestand opgesomd dat met name de

index en de datum van de laatste herziening aangeeft. Een indicator activeert zich zodra de termijn vijf

jaar overschrijdt en stelt de vraag naar een eventuele revisie. Een onafgebroken onderzoek naar de

actualiteit van de toepassingsdocumenten is aldus beschikbaar. Eens per jaar, bij voorkeur tijdens het

derde kwartaal, gebruikt de voorzitter of zijn vertegenwoordiger dit instrument om de documenten op te

zoeken die het onderwerp van een herziening kunnen zijn. Elk document dat als verouderd wordt

beschouwd, wordt ter herziening voorgesteld en met het oog hierop in een specifieke kolom

aangemerkt. Elk document dat nog actueel wordt beschouwd, wordt bevestigd en overeenkomstig

gemerkt. Deze beoordelingsronde wordt in de raad van bestuur gepresenteerd bij het agendapunt

betreffende de documenten en de voorstellen worden bij beslissing gefinaliseerd.

Het administratieve secretariaat is in dit kader belast met de volgende taken:

Opmaak van het document,

_________________________________________________________________________________


Vertaling van het document door zijn eigen zorgen, door een lid van een keuringsinstelling of door

een vertaaldienst,

Overdracht van het ontwerp van het document aan de betrokken instantie voor verificatie of

eventuele raadpleging (technisch bureau, voorzitter, kwaliteitsverantwoordelijke, certificatiecomité)

en goedkeuring (raad van bestuur of algemene vergadering)

Wijzigingen en statuut van de geldende versie van de documenten

De versies van de documenten worden door een herzieningsindex of door een datum van uitgave

geïdentificeerd.

Beschikbaarheid van de relevante versies van de toepassingsdocumenten

De relevante versies van de geldende documenten zijn beschikbaar op de website van het OCBS

(www.ocab-ocbs.com) en dit met de toegangsvoorwaarden die onder de paragraaf 0.3 betreffende de

beschikbaarheid van de documenten gegeven worden.

Leesbaarheid en identificatie

De digitale documenten blijven leesbaar en gemakkelijk identificeerbaar.

Externe documenten

De documenten van externe oorsprong worden geïdentificeerd ofwel door hun origineel formaat ofwel

door het verwijzen naar hun bron. Uitgezonderd de normen zijn de voor de certificering nuttige

documenten eveneens beschikbaar op de website van het OCBS.

Vervallen documenten

De vervallen documenten worden gearchiveerd op dragers die alleen toegankelijk zijn voor de voorzitter,

de kwaliteitsverantwoordelijke en de administratieve secretaris.

Werken met documenten

Bij het gebruik van documenten voor interne of externe verspreiding mogen er geen wijzigingen worden

aangebracht. Met name de referentie van het document, de index en de datum van herziening moeten

worden gehandhaafd. Hetzelfde geldt voor het gebruik van een documentmodel (rapportmodel,

goedgekeurde software, ...) waarvoor alleen de niet-beschermde vakken kunnen worden gewijzigd.

10.2. Formaat van de documenten

De documenten worden op papier of elektronisch bewaard.

De documenten worden elektronisch in “pdf”-formaat bewaard wanneer het gaat om vaste documenten

of documenten die in een versie bestemd voor de verdeling of de archivering worden uitgegeven.

_________________________________________________________________________________


De documenten worden elektronisch in een bewerkbaar “doc”-, “xls”-, “ppt”-, …-formaat bewaard

wanneer het gaat om werkdocumenten, evolutieve documenten (dagoverzichten, listings, …) of om

nuttige basisdocumenten voor de uitgave van herzieningen of van andere documenten.

De overgang van een papieren naar elektronische versie van een bepaald document vereist geen

herziening van het kwaliteitshandboek.

De elektronische versie van de documenten is beschikbaar op de computer van de administratieve

secretaris. Een back-up van deze computer en van zijn server wordt gegarandeerd (zie hoofdstuk10.5).

10.3. Indexering van de documenten

Alle documenten die door het OCBS worden opgesteld, dragen een merk of een nummer dat in een

specifiek bestand voor de documenten wordt vastgelegd.

Alle nieuwe of gewijzigde documenten dragen, behalve hun merk of nummer van registratie, de maand

en het jaar van hun publicatie, alsmede eventueel de verwijzing en de datum van de goedkeuring door

de bevoegde instanties.

Alle publieke documenten dragen vanaf 4 oktober 2018 een QR code die aldus, via de OCBS website,

de toegang tot de recentste versie van het document garandeert.

10.4. Archivering van de documenten

De huidige of vervallen versies van de documenten worden bij de administratieve dienst van het OCBS

gearchiveerd. Deze is belast met de archivering:

van het kwaliteitshandboek en zijn bijlagen,

certificeringsdocumenten van de gebruikers van het merk (aanvraag van de producent of de

verdeler, toegekende vergunningen van gebruik, briefwisseling betreffende de geschillen en de

klachten),

inspectiedocumenten betreffende de gebruikers van het merk (voorafgaande proefverslagen,

syntheses van de resultaten van de proeven van autocontrole, resultaten van de proeven van

jaarlijkse verificatie, verslagen van periodiek onderzoek34),

briefwisseling,

34 Sinds de oprichting van het OCBS en tot eind 2008, heeft het secretariaat van het OCBS de taak

gehad om bij het Bureau SECO het origineel of een kopie van alle ontvangen documenten van de

keuringsinstellingen of de gebruikers van het merk in te dienen om een volledige archivering toe te laten.

Vanaf 2009 wordt de archivering door het OCBS zelf op informaticabasis verzekerd.

_________________________________________________________________________________


boekhouddocumenten.

De archiveringstermijn bedraagt tien jaar.

10.5. Bescherming van de informaticadocumenten

De elektronische documenten worden behoorlijk veilig gesteld overeenkomstig de volgende

beschikkingen:

1. een eerste opslag wordt minstens een keer per week op een externe harde schijf uitgevoerd en

bewaard in een brandvrije koffer, gelegen in het kantoor van het OCBS;

2. een tweede opslag wordt dagelijks op een externe server uitgevoerd, de toegang hiertoe is geregeld

per commercieel contract dat gesloten werd met een organisme dat gehouden is aan de

confidentialiteit en de bewaring betreffende de gegevens.

10.6. Lijst van de gebruikers van het merk

Deze lijst bevat de coördinaten van de gebruiker van het merk en de referenties van de gecertificeerde

producten. Deze lijst verzamelt de verschillende certificaten van de gebruikers van het merk (cf. 6.5).

Een lijst wordt geactualiseerd zodra een van de certificaten gewijzigd wordt.

De lijst van gebruikers omvat verschillende delen:

Lijst van de gebruikers van het merk als producenten van gewalste staalproducten en getrokken

draad van het BENOR merk,

Lijst van de gebruikers van het merk als producenten van gelaste wapeningsnetten van het BENOR

merk,

Lijst van de gebruikers van het merk als producenten van de tralieliggers van het BENOR merk,

Lijst van de gebruikers van het merk als producenten van vlakke panelen van het BENOR merk,

Lijst van de gebruikers van het merk als verdelers van BENOR-producten,

Lijst van de gebruikers van het merk als producenten van mechanische verbindingen van het

BENOR merk,

Lijst van de gebruikers van het merk als verdelers-bewerkers van BENOR-producten,

Lijst van de gebruikers van het merk als producenten van voorspanstaal van het BENOR merk,

Lijst van de gebruikers van het merk gemachtigd om de CE-markering aan te brengen,

Lijst van de gebruikers van het merk gemachtigd om de OCAB-OCBS-markering aan te brengen.

Voorbeelden van lijsten worden in Bijlage 11 opgenomen. De geldende lijsten zijn op de website van

het OCBS te raadplegen.

In het geval van een opschorting, intrekking of beperking van perimeter van het certificaat,

_________________________________________________________________________________


De gebruikers van het merk die het onderwerp zijn van een opschorting worden tot het eind van

hun opschorting vermeld.

De gebruikers van het merk die het onderwerp zijn van een intrekking worden gedurende één jaar

na de datum van intrekken vermeld.

De gebruikers van het merk die het onderwerp zijn van een beperking van de gecertificeerde

producten worden gedurende één jaar na de beperkingsdatum vermeld.

De gebruikers van het merk die uit eigen hoofde een verzoek tot intrekking van hun certificaat

hebben gevraagd en een verklaring hebben afgelegd volgens dewelke zij geen door OCBS

gecertificeerde producten meer zullen leveren, worden onmiddellijk verwijderd uit de lijst van

gebruikers van het merk.

Ingeval van faling of het niet respecteren van veiligheidsvoorwaarden wordt de gebruiker van het

merk onmiddellijk verwijderd uit de lijst. Verdeling blijft niettemin toegestaan gedurende zes

maanden.

Ingeval van concordaat blijft de gebruiker van het merk behouden voor zolang de controlebezoeken

verder mogen uitgevoerd worden. Voorafgaande betaling ervan wordt evenwel geëist. Als de

bezoeken niet kunnen doorgaan wordt de gebruiker van het merk onmiddellijk verwijderd uit de lijst.

Verdeling van producten gemaakt voorafgaand aan het laatste bezoek blijft niettemin toegestaan

gedurende zes maanden.

De technische bureaus stellen de wijzigingen van de lijsten voor aan het administratieve secretariaat op

basis van:

de evolutie van de toekenningen tot het gebruik van het merk;

inlichtingen die door de gebruikers van het merk aan de keuringsinstellingen of het OCBS worden

verstrekt.

De voorzitter van de raad van bestuur staat de wijzigingen en de uitgave van een nieuwe lijst, of deel

van lijst, toe.

10.7. Reglementen van certificering en technische voorschriften

De redactie van, of de wijziging aan, certificeringsreglementen en de technische voorschriften van het

OCBS worden door de technische bureaus op initiatief of op verzoek van de raad van bestuur

uitgevoerd.

Zij worden aan het oordeel van de raad van bestuur voorgelegd en moeten desgevallend de

goedkeuring of de registratie door de bevoegde instanties bekomen.

_________________________________________________________________________________


10.8. Verdeling

De nieuwe of herziene en goedgekeurde documenten worden op de website van het OCBS

gepubliceerd.

De verspreiding van documenten wordt per post of e-mail gedaan.

De verdeling van alle kwaliteitsdocumenten (handboek en zijn Bijlagen) gebeurt aan de volgende fysieke

of rechtspersonen:

Leden van de raad van bestuur van het OCBS (bestuurders en deskundigen),

Keuringsinstellingen en hun betrokken personeelsleden.

Al de certificeringsdocumenten (Bijlagen 3, 4, 5, 6) worden verdeeld aan de gecertificeerde producenten

en verdelers.

Al de documenten in verband met proeven worden verdeeld aan de erkende laboratoria.

De gecontroleerde verdeling van het kwaliteitshandboek, en zijn Bijlagen, gebeurt volgens de

noodwendigheden en onder toezicht van de kwaliteitsverantwoordelijke. Een niet-gecontroleerde

verdeling is toegelaten volgens de noodwendigheden en op beslissing van de voorzitter of de

kwaliteitsverantwoordelijke van het OCBS.

De lijsten van de betrokkenen zijn, per groep, beschikbaar in de Bijlagen van dit handboek en worden

up-to-date gehouden.

De documenten worden verstuurd langs elektronische weg met het volgend ontvangstbericht:

Ik bezorg u hierbij in Bijlage de herziene versie van het (de) document(en) van het kwaliteitssysteem

van het OCBS: ‘‘volledige lijst van het (de) betrokken document(en)“.

Gelieve tot de vervanging van het betrokken document over te gaan en de ontvangst van dit bericht

te bevestigen.

Dit bericht van ontvangst betekent dat u tot het toepassen van de nieuwe versie van elk betrokken

document overgaat en dat u elk betrokken vervallen document vernietigt of archiveert.

Indien noodzakelijk is de overdracht per post, als alternatief, mogelijk.

Elke bestemmeling is aldus verplicht om de laatste geldende documenten toe te passen.

_________________________________________________________________________________


10.9. Van toepassing zijnde normen

Het OCBS verwittigt zijn leden en zijn gebruikers evenals de betrokken keuringsinstellingen en

laboratoria van de wijzigingen aan de van toepassing zijnde normen.

De betrokken personeelsleden van de keuringsinstellingen hebben tot hun beschikking, via de instantie

waartoe zij behoren, de recentste technische documenten over de betrokken normen of bijhorende

documenten die door instanties van normalisatie worden uitgegeven.

10.10. Beheer van de briefwisseling

Beheer van de post

De BINNENKOMENDE stukken worden genoteerd, met nummers en datum, in een ingangsbestand.

De UITGAANDE stukken worden genoteerd, met nummers en datum, in een uitgangsbestand.

De in – of uitgaande post van het OCBS wordt elektronisch in chronologische volgorde in mappen

volgens thematische criteria gearchiveerd (Producent X, Verdeler Y, Instelling Z, Bureau NN,

Commissie, …).

Met name in dossiers eigen aan een producent of een verdeler worden de volgende documenten

gearchiveerd:35 vragen en dossiers van goedkeuring (eerste toekenning en uitbreiding), de dossiers

betreffende de controles, de dossiers betreffende de geschillen en de bezwaren.

Beheer van de binnenkomende post

De brieven die bij het OCBS binnenkomen, worden door het secretariaat in het ingangsbestand

geregistreerd. Deze worden voorzien van een datumstempel met de datum van de dag van ontvangst

en met een inkomend nummer gegeven door een automatische stempel. De brief wordt vervolgens

gescand en in een specifiek informaticadossier volgens zijn onderwerp ingedeeld. De brief wordt in het

ingangsbestand met de volgende gegevens geregistreerd:

minstens

o datum binnenkomst,

o volgnummer,

o afzender,

o verwijzing/referentie,

o onderwerp,

o aantal van bijlagen.

35 volgens § 10.4 “Archivering van de documenten”

_________________________________________________________________________________


De brief en zijn eventuele Bijlagen worden door het secretariaat onderzocht en beschikbaar gesteld aan

de voorzitter met het oog op hun lezing (deponeren in de postmand of overdracht met de post of

elektronisch).

Elke Bijlage bij een brief of elk document waarvan het verband met bovengenoemde brief niet duidelijk

zou zijn, is het onderwerp van een aparte registratie. Reclame, tijdschriften, informatieve

omzendbrieven die buiten het kader van de activiteiten van het OCBS vallen, worden niet ingeschreven.

Alle documenten die bij het OCBS binnenkomen, worden in de postmand gedeponeerd. De voorzitter

kan indien noodzakelijk elk document dat binnen een van de voornoemde categorieën valt, die hij toch

nuttig zou vinden om te registreren, laten registreren.

Beheer van de uitgaande post

De uitgaande briefwisseling van het OCBS, draagt minstens de handtekening van de voorzitter en wordt

vanuit de zetel verzonden. De brieven onder de exclusieve bevoegdheid van het lopende beheer van

de certificering kunnen echter als enige handtekening deze van de secretaris dragen; deze die onder

de kwaliteitsborging vallen, kunnen de handtekening van de kwaliteitsverantwoordelijke dragen. Elke

brief draagt een referentie en vermeldt onderaan de bladzijde de lijst van zijn eventuele Bijlagen. Elke

brief die door het OCBS wordt verzonden, wordt geregistreerd in het uitgangsbestand van de post met

de volgende gegevens:

minstens

o datum van verzending,

o referentie van het OCBS,

o bestemmeling,

o onderwerp,

o aantal van bijlagen.

Beheer van de elektronische post

Elke mail die van OCBS weggaat, bevat als verwijzing de beknopte beschrijving van het onderwerp

(beslissingsvraag, zending van documenten, bijeenroepen van een vergadering,…) eventueel

voorafgegaan door een codificatie van minstens drie cijfers (met name die van het referentienummer

van het aangesloten lid).

De elektronische post van het OCBS wordt ontvangen en verstuurd vanaf een eigen server en middels

een specifieke software. Elke elektronische post die direct door de voorzitter of zijn vertegenwoordiger

vanaf een andere server wordt verstuurd, wordt eveneens in kopie aan OCBS gestuurd.

De belangrijkste thema's (evolutief in functie van de periodes) hergroeperen betrokken mails. Mails

betreffende een lid worden gekopieerd en in het bestand „Klant“ in een onder-dossier „Mails“ ingedeeld.

_________________________________________________________________________________


De elektronische post van OCBS wordt automatisch en periodiek gearchiveerd door de software en

veilig gesteld met de informatica documentatie. Deze maatregelen waarborgen de beheersing van de

elektronische post met betrekking tot archivering en naspeurbaarheid van zijn chronologie en zijn

inhoud. E-mails worden in jaarlijkse archiveringsbestanden bijvoorbeeld van “.pst” type voor Microsoft

Outlook behouden. Deze beschikkingen waarborgen de beheersing van de elektronische post met

betrekking tot archivering en naspeurbaarheid van zijn chronologie en zijn inhoud.

11. Classificatie van de niet-overeenkomstigheden en

opmerkingen

De niet-overeenkomstigheden die bij de controle van de gebruikers (BENOR-merk, OVAB-OCBS merk

en CE-markering) worden vastgesteld, worden als volgt geclassificeerd.

11.1. Belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO A)

Een dergelijke niet-overeenkomstigheid houdt in dat ofwel de producten die op de markt kunnen komen

ofwel het door de gebruiker gevoerde kwaliteitsbeheersingsysteem niet voldoen aan de gestelde

certificatiecriteria.

Een dergelijke niet-overeenkomstigheid is een direct gevaar voor de kwaliteit van de producten of voor

de effectiviteit van het FPC-systeem.

Het gaat bijvoorbeeld over:

voor de producenten, het op de markt brengen van producten die niet-overeenkomstig zijn met de

normen of niet gecontroleerd zijn volgens de OCBS-regelgeving;

voor de verdelers, het bezit, de levering of het op de markt brengen van niet-conforme producten

ofwel vanuit het standpunt van de kwaliteit, ofwel vanuit het standpunt van de identificatie.

11.2. Minder belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO B)

Een dergelijke niet-overeenkomstigheid bestaat uit een toevallige fout en beperkt zich tot een

afgebakende activiteit. Zo’n niet-overeenkomstigheid kan op termijn de kwaliteit van de producten in

gedrang brengen of de effectiviteit van het FPC-systeem aantasten.

De minder belangrijke niet-overeenkomstigheden hebben niet direct invloed op de kwaliteit van het

gecertificeerde product. Zij hebben meestal een administratieve vorm.

Een opeenstapeling van minder belangrijke niet-overeenkomstigheden over hetzelfde thema kan een

grote lacune blootleggen en moet derhalve als een belangrijke niet-overeenkomstigheid beschouwd

worden.

_________________________________________________________________________________


11.3. Opmerking (O +*)

Een opmerking duidt op een specifieke tekortkoming en vormt geen reële niet-overeenkomstigheid. Zij

wordt desalniettemin toch aan de gebruiker van het merk gegeven ter zijner informatie en kan het

onderwerp worden van een bijkomstig aandachtspunt bij een latere controle.

11.4. Aanbeveling (A +)

Een aanbeveling wordt ter informatie aan de gebruiker van het merk gegeven, en moet dan ook duidelijk

als dusdanig geïdentificeerd worden teneinde elke verwarring met een niet-overeenkomstigheid of een

opmerking te vermijden.

11.5. Te geven gevolgen en eisen voor het invoeren van de verbeteringsacties

Hoofdstuk 17 geeft de stroomschemas voor het beheer van de niet-overeenkomstigheden en preciseert

de te eerbiedigen termijnen.

De niet-overeenkomstigheden worden schriftelijk op de geldende fiches genoteerd. De

keuringsinstelling stelt de fiches van niet-overeenkomstigheden volgens de modellen en het voorbeeld

voorzien in bijlage 9.08 op, laat ze tekenen door de verantwoordelijke van de gebruiker van het merk

voor het einde van het bezoek ofwel direct na vaststelling van de niet-overeenkomstigheid.

Ingeval de fiche getekend is bij het einde van het bezoek kan de gebruiker van het merk opmerkingen

aan de keuringsinstelling overmaken.

Ingeval de verantwoordelijke van de gebruiker van het merk weigert de fiche te ondertekenen of

opmerkingen maakt, wordt de fiche aan OCBS overgemaakt. Het secretariaat contacteert de gebruiker

van het merk met de vraag om de redenen van de weigering tot tekenen mee te delen of om de

opmerkingen meer te preciseren. De fiche en de eventuele redenen worden voorgelegd aan het

certificatiecomité voor een eventuele beslissing tot sanctie.

Elke verbeterde niet-overeenkomstigheid is het onderwerp van een bijzondere opvolging bij het

volgende bezoek na de uitvoering van de verbeteringsactie. Elke herhaling van de betreffende

karakteristiek bij dit of bij een volgende bezoek kan de opmaak van een nieuwe fiche met zich

meebrengen (in het algemeen, is deze fiche van hoger niveau: B naar A).

Het beheer van de fiches van niet-overeenkomstigheden door het OCBS secretariaat wordt in bijlage

9.27 beschreven.

_________________________________________________________________________________


Belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO A)

Eerste controle of controle van uitbreiding (geval a)

Een belangrijke niet-overeenkomstigheid die bij een eerste controle of uitbreiding wordt geïdentificeerd

moet, voordat de certificatie toegestaan kan worden, verplicht door de gebruiker van het merk

gecorrigeerd worden, met verzending -aan de keuringsinstelling- van voldoend overtuigende

documenten. Geen enkele sanctie is toegepast.

De fiches van niet-overeenkomstigheid worden met het keuringsverslag doorgestuurd.

Periodieke controle (geval b)

Een belangrijke niet-overeenkomstigheid moet binnen de opgelegde termijn gecorrigeerd worden door

de gebruiker van het merk, en dit met verzending aan de keuringsinstelling van voldoend overtuigende

documenten gevoegd bij de vervolledigde fiche van niet-overeenkomstigheid. De keuringsinstelling vult

de fiche van niet-overeenkomstigheid aan en besluit om al dan niet de uitgevoerde verbeteringsacties

te aanvaarden, en naargelang het geval de fiche af te sluiten dan wel haar beslissing uit te stellen tot

het volgende bezoek.

De keuringsinstelling bezorgt de fiche van niet-overeenkomstigheid aan het OCBS.

Indien de keuringsinstelling ermee akkoord gaat dat de niet-overeenkomstigheid wordt afgesloten

(direct of later), wordt de belangrijke niet-overeenkomstigheid geregistreerd als zijnde opgelost. OCBS

bevestigt de beslissing aan de gebruiker van het merk en geeft een waarschuwing ten titel van sanctie

(zie § 14.2). Indien het keuringsorganisme de beslissing uitgesteld heeft wordt de fiche door OCBS in

wacht geplaatst tot aan het volgende bezoek. De leden van het betrokken technisch bureau en van het

certificatiecomité worden bij hun volgende vergadering over de lijst van de niet overeenkomstigheden

op de hoogte gehouden.

Indien de verbeteringsacties niet worden aanvaard of indien geen gevolg werd gegeven aan de fiche

van niet-overeenkomstigheid blijft de fiche geregistreerd als niet afgesloten en wordt zij aan OCBS

overgemaakt. De gebruiker van het merk stelt zich dan bloot aan sancties beslist door het

certificatiecomité en voorzien in paragraaf 14.3. In dit geval brengt de secretaris van het OCBS de fiche

van niet-overeenkomstigheid en de nodige documenten over aan het certificatiecomité met het oog op

de beslissing van een sanctie.

In het geval de vastgestelde niet-overeenkomstigheid een risico voor de markt dreigt te zijn, waarschuwt

de keuringsinstelling dadelijk OCBS om haar toe te laten de aangepaste beschermingsmaatregelen te

nemen. De leden van het certificatiecomité worden dadelijk over de door OCBS genomen maatregelen

geïnformeerd.

_________________________________________________________________________________


Minder belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO B)

Eerste controle of controle van uitbreiding

Een eerste certificatie, of een uitbreiding van het certificaat, kan niet worden toegekend zonder dat de

gepaste correctieve acties voor alle minder belangrijke niet-overeenkomstigheden door middel van een

actieplan werden voorgesteld en door de keuringsinstelling werden goedgekeurd.

De fiches van niet-overeenkomstigheid worden met het keuringsverslag doorgestuurd.

Periodieke controle of verlenging

Aangezien de gebruiker van het merk reeds gecertificeerd is, moet het actieplan met vermelding van

verbeteringsactie en uitvoeringstermijn op de fiche van niet-overeenkomstigheid beschreven worden en

door de gebruiker van het merk aan de keuringsinstelling verzonden worden.

De keuringsinstelling beoordeelt het actieplan en verstuurt de fiche van niet-overeenkomstigheid,

aangevuld in vak 3 met zijn advies, aan het OCBS. Dit advies wordt door de voorzitter van het OCBS,

of zijn vertegenwoordiger, gecontroleerd.

In geval van gunstig advies wordt de uitvoering van het actieplan nagezien bij het eerstkomende bezoek

navolgend op de uitvoeringstermijn. Als het actieplan correct uitgevoerd werd wordt de fiche afgesloten

onder vermelding van de reden. OCBS bevestigt de beslissing aan de gebruiker van het merk. De leden

van het technisch bureau worden bij hun volgende vergadering over de lijst van de niet

overeenkomstigheden op de hoogte gehouden.

Indien bij voornoemd bezoek de niet-overeenkomstigheid niet opgelost is wordt de fiche geannuleerd

met opgave van reden en wordt door het keuringsorganisme een fiche van belangrijke niet-

overeenkomstigheid opgemaakt en behandeld volgens § 11.5.1.

In geval van ongunstig advies over het actieplan maakt OCBS het dossier over aan het

certificatiecomité. De gebruiker van het merk stelt zich dan bloot aan sancties voorzien in § 14.

12. Inbreuken

12.1. Types van inbreuken

Het is noodzakelijk dat de zware inbreuken van de lichte worden onderscheiden.

De belangrijke niet-overeenkomstigheden (NO A) zijn zware inbreuken.

De minder belangrijke niet-overeenkomstigheden (NO B) zijn lichte inbreuken.

De opmerkingen vormen geen inbreuken.

_________________________________________________________________________________


12.2. Niet betalen van honoraria

Het niet betalen van de honoraria, bepaald in de overeenkomsten of de regelgeving, binnen de

voorgeschreven termijnen aan het OCBS wordt altijd aanzien als een zware inbreuk.

Inderdaad, het niet betalen van een vergoeding voor reeds geleverde diensten, hetzij rechtstreeks door

OCBS of via keuringsinstellingen van OCBS, verhindert de facto, omwille van voor de hand liggende

commerciële en financiële redenen, het vervolg van de noodzakelijke activiteiten voor het behoud van

het betrokken certificaat en eventuele andere afgeleverde certificaten.

Vermits dan de noodzakelijke voorwaarden voor het behouden van de certificaten niet meer vervuld

kunnen worden, kan het behoud van het geheel van afgeleverde certificaten niet meer gewaarborgd

worden. De sancties die voortvloeien uit deze situatie worden beschreven in paragraaf 14.5.

In geval van twijfel, namelijk bij ondernemingen in moeilijke financiële positie en om problemen van niet-

betaling te vermijden, heeft OCBS de mogelijkheid een voorafbetaling van de erelonen te vragen.

13. Wederrechtelijk gebruik van het conformiteitsmerk

Bij ontdekking van bedrog vanwege een gebruiker van het merk, behoudt het OCBS zich het recht voor

sancties toe te passen en in voorkomend geval de verantwoordelijke voor de fout gerechtelijk te

vervolgen.

In geval van ontdekking van gebruik van het merk na intrekken, behoudt het OCBS zich het recht voor

om de verantwoordelijke voor de fout gerechtelijk te vervolgen.

14. Sancties

De sancties zijn, in stijgende volgorde van belangrijkheid:

de aanmaning;

de waarschuwing;

de boete en/of versterkt toezicht over een te bepalen periode;

de tijdelijke schorsing van autonome levering of van het recht het merk te mogen gebruiken;

de intrekking van het recht van het gebruik van het merk.

14.1. Aanmaning

De aanmaning wordt door de keuringsinstelling in de vorm van een fiche van minder belangrijke niet-

overeenkomstigheid uitgesproken.

_________________________________________________________________________________


In het kader van een inspectietaak wordt zij na afloop van het bezoek aan de gebruiker van het merk

betekend. In andere omstandigheden, wordt zij door de keuringsinstelling per brief aan de gebruiker

van het merk, met kopie aan het OCBS, medegedeeld.

In beide gevallen wordt OCBS hierover ingelicht door de ontvangst van de fiche van de betrokken niet-

overeenkomstigheid, deze fiche bevestigt de aanmaning aan de gebruiker van het merk.

14.2. Waarschuwing

De waarschuwing bestaat erin om schriftelijk te bevestigen dat de vastgestelde overtreding het voorwerp

van een sanctie kan zijn in geval van herhaling binnen de drie jaar. De waarschuwing wordt door het

certificatiecomité uitgesproken (met uitzonderling van het geval voorzien in 11.5.1), gevalideerd door de

raad van bestuur en betekend door de certificatie-instelling.

In het kader van een inspectietaak wordt de mogelijkheid van een waarschuwing aan de gebruiker van

het merk in het verslag van bezoek vermeld. In andere omstandigheden, wordt de mogelijkheid door de

keuringsinstelling per brief aan het OCBS medegedeeld, met kopie aan de gebruiker van het merk. In

beide gevallen wordt OCBS hierover schriftelijk ingelicht door de ontvangst van de betrokken fiche van

niet- overeenkomstigheid. Het voorstel van een waarschuwing wordt door de keuringsinstelling aan het

OCBS gezonden en dit voor raadpleging en beslissing van het certificatiecomité.

14.3. Versterkt toezicht, boete, opschorting, intrekking

Deze sancties worden door het certificatiecomité uitgesproken en door de raad van bestuur gevalideerd,

volgens de beschikkingen van de artikels 3.2 en 3.4.

Het versterkte toezicht bestaat uit aanvullende toezichtsbezoeken, waarvan de betaling volledig ten

laste is van de gesanctioneerde gebruiker van het merk.

Een boete kan tezamen met het versterkte toezicht opgelegd worden. Dit bedrag is gelijk aan een

veelvoud tussen 2 en 10 keer het bedrag van een bezoek bij de betrokken gebruiker van het merk. De

keuze van de vermenigvuldigingsfactor is afhankelijk van de ernst van de overtreding en de eventuele

herhaling van deze.

De tijdelijke opschorting van het recht van gebruik van het merk kan vergezeld zijn van de verplichting

om de industriële zelfcontrole verder te zetten (in het geval van een producent) en controlebezoeken

tijdens de periode van schorsing te ondergaan. De duur van de tijdelijke opschorsing mag niet langer

zijn dan twee jaar. Anders wordt de intrekking van de vergunning voor het gebruik van het merk

automatisch uitgesproken

_________________________________________________________________________________


De opschorting van autonome levering wordt voor een a priori onbepaalde duur uitgesproken. Zij kan

slechts opgeheven worden op het moment dat er opnieuw voldoende vertrouwen is en waarbij de

gebruiker van het merk opnieuw in staat is om de overeenstemming van zijn product te garanderen. De

duur van de opschorting van autonome leverings mag echter niet langer zijn dan één jaar. Anders wordt

de tijdelijke schorsing van het recht om het merk te gebruiken automatisch uitgesproken.

De intrekking van de vergunning van gebruik van het merk of van het certificaat impliceert de verplichting

van een nieuwe goedkeuring indien de gebruiker van het merk opnieuw in het certificatiesysteem wil

instappen.

In geval van opschorting of intrekking wordt het gebruik van het BENOR, CE of OCAB-OCBS logo op

geen enkel materieel of immaterieel document nog toegestaan. Een termijn van een maand wordt

getolereerd om de gebruiker van het merk toe te laten om noodzakelijke maatregelen te nemen.

In geval van intrekking moet de gebruiker van het merk aan OCBS alle documenten terugsturen die

hem toestaan het merk of het certificaat te gebruiken.

14.4. Procedures

Een inbreuk wordt veelal vastgesteld door een keuringsinstelling. Deze zal de gebruiker van het merk

om een rechtvaardiging verzoeken en zal over een eventueel antwoord een advies geven teneinde aan

het OCBS alle nodige elementen te bezorgen met het oog op de te nemen sanctie.

Alvorens een sanctie beslist wordt, kan de gebruiker van het merk zijn verweermiddelen indienen.

Indien één van de partijen het nuttig acht, kan beroep gedaan worden op een extern laboratorium voor

verificatietesten. Het extern laboratorium moet gekozen worden uit de lijst van de door het OCBS

erkende laboratoria en dit met onderling akkoord.

De aanmaning is de enige sanctie die uitgesproken wordt door de keuringsinstelling. Zij volgt op een

lichte inbreuk en bestaat erin te melden dat de vastgestelde inbreuk dient verholpen te worden.

Sancties, andere dan de aanmaning, worden voorgesteld door de keuringsinstelling, vastgelegd door

het certificatiecomité, en gevalideerd door de raad van bestuur. Het organogram hieronder geeft een

overzicht van de mogelijke sancties.

Teneinde de procedure te bespoedigen en om de sanctie efficiënt te maken, kan de voorzitter van het

OCBS overgaan tot een onmiddellijke sanctie en aansluitend de validatie ervan vragen aan het

certificatiecomité.

_________________________________________________________________________________


Om de doeltreffendheid van een genomen sanctie te verzekeren zal het OCBS zonder verwijl al haar

leden informeren over de sancties door tijdelijke schorsing van het recht het merk te mogen gebruiken,

schorsing van autonome levering en intrekking van het recht van het gebruik van het merk.

14.5. Sancties in geval van niet betaling

Het niet betalen van de aan het OCBS verschuldigde honoraria binnen de in de reglementen of

overeenkomst voorziene termijnen, leidt tot een belangrijke niet-overeenkomstigheid (zie paragraaf

12.2).

Indien er niet betaald wordt binnen de voorziene termijn, wordt er door de boekhouding van OCBS een

betalingsherinnering opgestuurd die dient betaald te worden binnen de 15 werkdagen, te beginnen

vanaf de datum dat de herinnering door OCBS wordt opgestuurd. Indien er opnieuw niet betaald wordt,

verwittigt het secretariaat per e-mail met ontvangstbevestiging de betrokken klant ervan dat deze situatie

zal worden voorgelegd aan het certificatiecomité en dat indien er niet betaald wordt binnen de 15

werkdagen, te beginnen vanaf de datum van deze tweede herinnering, het certificatiecomité

automatisch de opschorting van al de certificaten van de betrokken producent zal uitspreken.

14.6. Organisatieschema van de sancties

Het proces van het opleggen van sancties wordt geïllustreerd in het onderstaande stroomschema.

Dit schema verduidelijkt eveneens de beschreven mogelijkheden van beroep in hoofdstuk 15.1.

_________________________________________________________________________________


_________________________________________________________________________________


15. Verzoek, beroep, bezwaar, klacht

15.1. Verzoek en beroep

De sancties die door het OCBS worden genomen, worden slechts na interpellatie van de gebruiker van

het merk en van alle partijen genomen volgens de specificaties van de bijzondere regelgeving. De

interpellatie kan mondeling of schriftelijk zijn; zij vindt plaats tussen het OCBS of haar vertegenwoordiger

en betrokken gebruiker van het merk.

Iedere gebruiker van het merk die zich geschaad acht door een sanctie die genomen werd door het

certificatiecomité en gevalideerd is door de raad van bestuur, kan een klacht tegen deze sanctie

indienen bij het certificatiecomité door een schrijven gericht aan het OCBS. Deze brief beschrijft duidelijk

de argumenten van de betrokken gebruiker van het merk tegen de sanctie. Het secretariaat van OCBS

registreert de klacht en bezorgt de aanvrager een ontvangstbevestiging. Elke klacht ontvangen door

OCBS vanwege een gebruiker van het merk vormt het onderwerp van een dossier dat op naam van de

gebruiker van het merk wordt opgemaakt. De voorzitter of zijn afgevaardigde verzekert de opvolging

van dit dossier. Het certificatiecomité wordt onmiddellijk per elektronische post op de hoogte gebracht

en verzocht een advies te formuleren voor de onmiddellijk te nemen acties. Het certificatiecomité

onderzoekt de argumenten en spreekt zich binnen een termijn van een maand -vanaf de ontvangst van

de brief- uit of het noodzakelijk wordt gevonden of indien de gebruiker van het merk het in zijn brief heeft

geëist, dat het certificatiecomité laatstgenoemde hoort tijdens de zitting. Op basis hiervan bevestigt of

herziet het certificatiecomité de sanctie; de raad van bestuur wordt vervolgens verzocht om de beslissing

van het certificatiecomité te valideren op zijn volgende vergadering. Deze procedure is niet opschortend.

Ieder gebruiker van het merk die zich geschaad acht door een sanctie genomen door het

certificatiecomité en bevestigd door de raad van bestuur, kan een verzoeningsberoep (in de zin van ISO

17065) vragen per aangetekende brief aan OCBS. Het secretariaat van OCBS registreert het beroep

en bezorgt de aanvrager een ontvangstbevestiging. Elk beroep dat door OCBS van een lid wordt

ontvangen, is het onderwerp van het opstellen van een dossier namens het lid of wordt behandeld in

het dossier van de klacht betreffende dezelfde sanctie. De voorzitter of zijn vertegenwoordiger

waarborgt de opvolging van het dossier. De raad van bestuur en het certificatiecomité worden

onmiddellijk van de invoering van een verzoeningsberoep in kennis gesteld. Het beroep zal worden

onderzocht door het comité van beroep volgens het schema in paragraaf3.11. Deze procedure is niet

opschortend.

Elke gebruiker van het merk die zich benadeeld acht door een sanctie genomen door het comité van

beroep kan een beroepsprocedure inzetten via een procedure bij het ‘‘CEPINA - Belgisch centrum voor

_________________________________________________________________________________


studie en praktijk van nationale en internationale arbitrage” volgens de voorschriften van deze instelling

(Bijlage nr. 8.7). Deze procedure is niet opschortend. De beroepsprocedure wordt eveneens behandeld

in hetzelfde dossier als de klacht.

Een chronologisch register van de bezwaren, verzoeningsberoepen en beroepsprocedures wordt

beheerd en aangevuld wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt. Het geheel van deze

documenten (register en dossiers) is gearchiveerd in Bijlage 9.23.

15.2. Bezwaren

De gebruikers van gecertificeerde producten die zich geschaad achten kunnen hun gemotiveerd

bezwaar bij het OCBS indienen. Het secretariaat van OCBS registreert het bezwaar en bezorgt de

aanvrager een ontvangstbevestiging.

Binnen de kortst mogelijke tijd beslist het OCBS over de ontvankelijkheid van het bezwaar en beslist

desgevallend over onderzoeken en proeven volgens de procedures voorzien in de technische

aanvullingen van de bijzondere reglementen.

Van zodra het OCBS in het bezit is van de uitslagen van het onderzoek en nadat de betrokkenen

gehoord werden, brengt het advies uit. Het advies wordt onverwijld meegedeeld aan de betrokkenen.

Sancties worden desgevallend opgelegd.

Elke bezwaar over een gebruiker van het merk die OCBS ontvangt vormt het onderwerp van een dossier

op naam van de aangevallen onderneming. De voorzitter of zijn afgevaardigde verzekert de opvolging

van het dossier. Een chronologisch register van de bezwaren wordt beheerd en aangevuld wanneer

een nieuw dossier wordt aangemaakt. Het geheel van deze documenten (register en dossiers) is

gearchiveerd in Bijlage 9.23.

Het certificatiecomité wordt onmiddellijk per elektronische post op de hoogte gebracht en verzocht een

advies te formuleren voor de onmiddellijk te nemen acties.

In de mate dat het bezwaar uitmondt in een vaststelling van niet-overeenkomstigheid of van een inbreuk

vanwege een gebruiker van het merk wordt een fiche opgemaakt door de kwaliteitsverantwoordelijke

volgens 11.5.

15.3. Uitwerking van klachten, beroepen, bezwaren

De raad van bestuur wordt op de hoogte gesteld, ofwel per post ofwel tijdens de vergadering, van het

gestelde probleem en van de onmiddellijk genomen acties.

_________________________________________________________________________________


In geval van een bezwaar of klacht, en na beraadslaging van het certificatiecomité over de eventueel

vereiste aanvullende acties, het te geven gevolg en het advies van afsluiting, wordt de raad van bestuur

verzocht om de beslissingen te valideren. In geval van beroep, beraadslaagt het comité van beroep in

alle autonomie over het te geven gevolg en het afsluitend advies.

Tenslotte worden de beslissingen meegedeeld aan de belanghebbende, de persoon of de instantie die

de klacht, het beroep of het bezwaar hebben ingediend of overgebracht, evenals aan al de andere,

direct of indirect, betrokken instanties met name de buitenlandse instellingen gerelateerd met de

betrokken gebruiker van het merk en de Belgische keuringsinstellingen.

15.4. Klachten bij de gebruikers van het merk

Het reglement van certificering vereist van elke gebruiker van het merk dat hij een registratie bijhoudt

van elke klacht die bij hem wordt ingediend met betrekking tot de overeenstemming van een product

aan de voorschriften van de relevante norm; en dat hij de dossiers in kwestie ter beschikking stelt van

het sectororganisme op diens verzoek.

16. Interne audit, correctieve en preventieve acties

16.1. Interne audit

De interne audits worden volgens de eisen van de ISO 17065 norm georganiseerd en houden met name

rekening met de resultaten van de vorige audits.

Ze hebben betrekking op de volgende punten van de norm:

4 Algemene eisen

o Juridisch en contractueel gebied

4.1.1 Juridische verantwoordelijkheid (statuten)

4.1.2 Contracten van certificatie (overeenkomsten)

4.1.3 Gebruik van vergunningen, certificaten en conformiteitsmerken

o Beleid van de onpartijdigheid

o 4.3 Verantwoordelijkheid en financiering

o 4.4 Niet-discriminerende voorwaarden

o 4.5 Vertrouwelijkheid

o 4.6 Informatie toegankelijk voor het publiek

5 Structurele eisen

o Organisatie en directie

o Inrichting voor het behoud van de onpartijdigheid

6 Eisen betreffende de hulpbronnen

o 6.1 Personeel van het sectororganisme

_________________________________________________________________________________


o 6.2 Hulpbronnen voor de evaluatie

6.2.1 Interne hulpbronnen

6.2.2 Externe hulpbronnen (outsourcing)

7 Eisen betreffende de processen

o 7.1 Algemeen

o 7.2 Vraag

o 7.3 Beoordeling van de vraag

o 7.4 Evaluatie

o 7.5 Beoordeling

o 7.6 Beslissing van certificatie

o 7.7 Certificatiedocumenten

o 7.8 Jaarboek van de gecertificeerde producten

o 7.9 Toezicht

o 7.10 Veranderingen die gevolgen hebben voor de certificatie

o 7.11 Ontbinding, vermindering, opschorting of intrekken van de certificatie

o 7.12 Registraties

o 7.13 Klachten en beroepen

8 Eisen van het managementsysteem

o 8.1 Opties (optie a)

o 8.2 Algemene documentatie van het managementsysteem

o 8.3 Beheersing van de documenten

o 8.4 Beheersing van de registraties

o 8.5 Directiebeoordeling

o 8.6 Interne audits

o 8.7 Correctieve acties

o 8.8 Preventieve acties

De interne audit wordt uitgevoerd door de kwaliteitsverantwoordelijke met voorkeur voor de

documentaire benadering vertrekkend van de bestanden en verzamelingen toegankelijk op het intranet

van OCBS. Het model van fiche van niet- overeenkomstigheid wordt in de Bijlage 9.10 bepaald.

De audit bevoorrecht een onafgebroken audit van de activiteiten van OCBS gebaseerd enerzijds op een

checklist die geënt is op de punten van de norm (zie hierboven) en de specificiteit van OCBS en

anderzijds op volgend jaarlijks schema. Het verslag van audit heeft tot doel de aandacht te vestigen op

de uit te voeren correctieve en preventieve acties evenals op een evaluatie van hun doeltreffendheid.

1. Deelname aan een vergadering van elk technisch bureau

2. Onderzoek van elk verslag van de technische bureaus

_________________________________________________________________________________


3. Deelname aan de raad van bestuur in de vergaderingen van de eerste en laatste kwartalen

4. Onderzoek van de notulen van elke raad van bestuur

5. Deelname aan de jaarlijkse vergadering van het certificatiecomité

6. Onderzoek van de verslagen van het adviescomité

7. Vier audits van het secretariaat

8. Regelmatige en onafgebroken tussenkomst bij het onderzoek van de mails en de verdeelde

documenten

9. Supervisie van de gegevens van het beheersbestand van de activiteiten van OCBS en de informatie

die zich op de site van OCBS bevinden

10. Audit van de eisen van ISO 17065, verdeeld over de vier kwartalen.

De auditsverslagen worden in de Bijlage N° 9.13 gearchiveerd.

De audit van de werkzaamheden van de kwaliteitsverantwoordelijke wordt alleen uitgevoerd bij de

tussenkomst van een interne auditeur volgens 7.11.

16.2. Correctieve en preventieve acties

Een correctieve actie heeft tot doel de oorzaak van een niet- overeenkomstigheid of een andere

ontdekte ongewenste situatie uit te schakelen.

Een preventieve actie heeft ten doel de oorzaak van een potentiële niet-overeenkomstigheid of een

andere ongewenste potentiële situatie uit te schakelen.

In beide gevallen, impliceert de behandeling:

de analyse van de oorzaken,

de keus van oplossingen,

de toepassing van deze oplossingen,

de evaluatie van de doeltreffendheid van de aangebrachte oplossingen,

het saldo of de afsluiting van de actie.

De Bijlage 9.26 vormt de procedure van beleid van de correctieve en preventieve acties.

17. Organisatieschema's van verloop van een inspectietaak

Deze organisatieschema's zijn gebaseerd op de voorschriften van de hoofdstukken 6 en 11.

_________________________________________________________________________________


17.1. Eerste Certificatie, uitbreiding (BENOR, OCAB-OCBS, CE)

nr. Uitvoerder Actie Termijn (*) Anders (**)

1 Aanvrager Verzoek om inlichtingen (-)

2 OCBS Zending van de documenten en informatiebrief 5

3 Aanvrager Ondertekenen van de documenten en verzending aan OCBS (-)

4 OCBS Aanduiding van een keuringsinstelling36 10

5 Aanvrager Opstellen van het volledige certificatiedossier (-)

6 OCBS Nazicht van het dossier naar zijn volledigheid37 10

7 K I Eerste bezoek van de keuringsinstelling na ontvangst van een volledig

dossier 20

8 K I

Gunstig advies aan OCBS door de keuringsinstelling voor goedkeuring na

ontvangst van de verslagen van eventuele proeven en oplossen van de

eventuele niet-overeenkomstigheden

20 →nr. 14

9 OCBS 1ste Raadpleging van het certificatiecomité 5

10 C C Geldig antwoord van het certificatiecomité →nr. 17 10 →nr. 19

11 OCBS 2de Raadpleging van het certificatiecomité 5

12 C C Geldig antwoord van het certificatiecomité →nr. 17 10 →nr. 13

13 OCBS

Raadpleging van het technisch bureau voor advies

en brief aan de aanvrager om hem in te lichten betreffende een probleem

en een termijnsverlenging →nr. 15

5

14 T B Advies van het technisch bureau →nr. 9 20


16 C C Positief antwoord van het certificatiecomité →nr. 17 10 →nr. 18

17 OCBS Opstellen en verzenden van de certificatieovereenkomst →nr. 21 30

18 OCBS Brief aan de aanvrager betreffende de weigering van certificatie →nr.

20 5

19 K I Raadpleging van het technisch bureau →nr. 11 0

20 K I Terug naar nr. 7 maar met ongunstig advies dat naar het certificatiecomité

wordt uitgesproken, dat in ieder geval besluit 5

21 Aanvrager Terugzenden van de ondertekende overeenkomst aan OCBS en begin van

de certificatie (20) →nr. 22

22 OCBS Herinnering voor de ondertekening van de overeenkomst anders

wordt certificatie door OCBS geweigerd (30)

(*) werkdagen sinds de vorige actie

(**) alternatieve actie in geval van ongunstig resultaat

(-) afhankelijk van de aanvrager

K I = keuringsinstelling C C = certificatiecomité T B = technisch bureau

36 Bevestiging van de keuringsinstelling bij uitbreiding 37 Het OCBS verifieert enkel of het dossier volledig is, en dit op basis van de checklists “BENOR” en “CE” die reeds vermeld werden in paragraaf 6.5

_________________________________________________________________________________


17.2. Periodieke controle (BENOR, OCAB-OCBS, CE)

nr. Uitvoerder Actie Termijn (*) Anders (**)

1 KI Bezoek van de keuringsinstelling (++)

2 KI Opstellen van de fiches van niet-overeenkomstigheid 0

3 KI Opstellen van het inspectieverslag 20

4 KI Behandeling van de fiches van niet-overeenkomstigheid en adviezen 20 sinds nr. 2

5 KI Overdracht van het volledige verslag aan OCBS met adviezen 30 sinds nr. 2

6 OCBS

Nazicht van het dossier naar zijn volledigheid38

Bij gunstig advies en afwezigheid van belangrijke niet-

overeenkomstigheden, overdracht van het verslag aan de gebruiker van

het merk.

Bij het voorkomen van belangrijke niet-overeenkomstigheden en

aanvaarding van de correctieve acties, waarschuwing door OCBS aan

de gebruiker van het merk.

10 →nr. 7

7 OCBS

Bij het voorkomen van belangrijke niet-overeenkomstigheden en

weigering van de correctieve acties, raadpleging door OCBS van het

certificatiecomité en kennisgeving van mogelijke sancties aan de

gebruiker van het merk.

0

8 OCBS 1ste Raadpleging van het certificatiecomité 5

9 CC Geldig antwoord van het certificatiecomité 10 →nr. 11

10 OCBS Omschrijving van de eventuele sanctie en kennisgeving aan de

gebruiker van het merk 5


12 CC Geldig antwoord van het certificatiecomité 10 →nr. 14



14 OCBS

Raadpleging van het technisch bureau voor advies

en brief aan de aanvrager om hem in te lichten betreffende een

probleem en een termijnsverlenging

5

15 TB Advies van het technisch bureau 20


17 CC Antwoord van het certificatiecomité 10



(*) werkdagen (**) alternatieve actie in geval van ongunstig resultaat (++) volgens geldende frequentie

KI = keuringsinstelling CC = certificatiecomité TB = technisch bureau

Nota: in geval van internationale BENOR-samenwerking, wordt de verzending van het verslag aan de gebruiker van het merk

tezamen met een verzending aan de betrokken buitenlandse KI gedaan.

38 Het OCBS verifieert enkel of het dossier volledig is, en dit op basis van de checklists “BENOR” en

“CE” die reeds vermeld werden in paragraaf 6.5

_________________________________________________________________________________


17.3. Beheer van de niet-overeenkomstigheden (BENOR, OCAB-OCBS, en CE)

Beheer van de niet-overeenkomstigheden type A et B Verant-

woordelijke Termijn

(werkdagen) Actie Vak

van NO*

Gevolg

1 KI* Tijdens bezoek of bij vaststelling van een NO

Maakt een NO* fiche op en maakt die over aan de gebruiker met een antwoordtermijn

Indien NOA Indien NOB

1

7 2

2 Gebruiker van het merk

20 Legt een plan voor aan de KI* met een uitvoeringstermijn

Weigert te tekenen, antwoordt niet of maakt bemerkingen

2

3 3

3 KI 10 Evalueert het voorstel en maakt de fiche en het advies over aan de gebruiker van het merk en aan

OCBS Indien OK

Indien NOK of weigering te tekenen

3

4, 1810

4 KI Bezoek na verloop van termijn voor

actieplan

Verifieert de uitwerking en maakt de vervolledigde fiche met advies over aan de gebruiker van het merk

en aan OCBS Indien OK

Indien NOK

4

5 6

5 OCBS 10 bevestigt de opheffing van de NO aan de gebruiker van het merk met kopie aan de KI en informeert het

TB*

4 Einde**

6 KI 10 Supprimeert de fiche NOB en maakt een fiche NOA

4 1

7 Gebruiker van het merk

20 Legt de genomen verbeteringsacties voor aan KI Weigert de fiche te tekenen

Wenst een termijn voor de verbeteringsacties Geeft geen gevolg aan de fiche

2

8 8 8 10

8 KI 10 Aanvaardt of weigert de verbeteringsacties of het termijnvoorstel en zendt de fiche met advies naar de

gebruiker van het merk en naar OCBS Indien OK

Indien NOK of weigert te tekenen Indien NOK et voorstel voor bijkomend bezoek

(+termijn)

3

9 10 17

9 OCBS 15 Bevestigt de opheffing van de NO aan de gebruiker van het merk en stuurt een waarschuwing. Informeert

TB, CC* en KI

4

Einde**

10 OCBS 5 Legt het dossier aan CC voor na eventueel uitleg gevraagd te hebben aan de gebruiker van het merk

--- 11

11 CC 10 Geeft zijn advies aan OCBS met voorstel van beslissing en/of sanctie

--- 12

12 OCBS 5 Betekent de beslissing aan gebruiker van het merk met kopie aan KI

Indien bijkomend bezoek Indien andere sancties

---

13 14

_________________________________________________________________________________


Beheer van de niet-overeenkomstigheden type A et B 13 KI Voert bijkomend bezoek uit en informeert gebruiker

van het merk en OCBS van de opvolging Indien OK

Indien NOK

4

15 1

14 OCBS 10 Informeert gebruiker van het merk van de sanctie en doet de opvolging, informeert KI, TB en CC

4 Einde**

15 KI 10 Stelt voor om de fiche op te heffen en geeft door aan OCBS

4 16

16 OCBS 10 Bevestigt de opheffing aan gebruiker van het merk met kopie aan KI en informeert TB en CC

4 Einde**

17 KI Voorziene termijn

Evalueert de verbeteringsacties en stuurt de fiche met advies naar de gebruiker van het merk en naar

OCBS Indien OK

Indien NOK

4

9 10

18 OCBS Verifieert het advies en registreert de fiche voor opvolging

--- 4

* KI: keuringsorganisme TB: technisch bureau CC: certificatiecomité

NO: fiche van niet-overeenkomstigheid volgens Bijlage 9.08 FIN: Sluiting van de NO en eventuele opvolging van de sanctie

** Bij het daaropvolgend bezoek besteedt KI bijzondere aandacht aan het probleem dat aanleiding gaf tot de fiche. Elke herhaling heeft automatisch een nieuwe NOA tot

gevolg.

_________________________________________________________________________________


18. Bijlage, overeenstemmingstabel

De tabel hieronder geeft de overeenstemming tussen de paragrafen van de norm NBN EN ISO/IEC

17065 en de hoofdstukken van dit handboek weer.

ISO 17065 Kwaliteitshandboek

1; 2; 3 0

4.1 2 en 3

4.2 8.1 en 8.2

4.3 verantwoordelijkheid en financiering

4.4 6.4

4.5 8.2 en 0

4.6 10.6

5.1 3

5.2 8.1 en 8.2 en 3.2

6.1 3 en 7

6.2 3.3 en 3.12 en 3.13; en 3.14, 3.7 en 3.8

7.1 à 7.5 6

7.6 6.7

7.7 6.8.4

7.8 10.6

7.9 6.8 en 6.9

7.10 10.8

7.11 11 tot 14

7.12 10.4

7.13 15

8.2 0.7 en 3.12.2

8.3 10.1.1 tot 10.1.3

8.4 10.4

8.5 4.1

8.6 16.1

8.7 16.2

8.8 16.2

_________________________________________________________________________________


19. Inhoud van de herzieningen

19.1. Herziening 13:

Kleinere aanpassingen aan diverse hoofdstukken;

Belangrijke aanpassingen aan de hoofdstukken:

o Directiebeoordeling;

o Personeel (beheer van de vervangingen);

o Inbreuken en sancties (in het geval de heffingen aan het OCBS niet betaald worden).


Oprichting van het adviescomité dat met name de rol van de sectorale commissie BENOR speelt;

opname van een paragraaf betreffende het nazicht van de normen en reglementen die naar de

procedure van flexibele scope verwijzen;

Logistieke aanpassingen in de organisatieschema's van de controles worden aangebracht;

Minder belangrijke amendementen aan verschillende hoofdstukken.


Aanmaak van de paragraaf „Kwalificatieprocedure voor niet-geaccrediteerde keuringsinstellingen“;

Aanmaak van de paragraaf „Controles door berekeningen“;

Aanmaak van de paragraaf „Gebruik van logo's“;

Minder belangrijke amendementen aan verschillende hoofdstukken.


Aanpassing aan de voorschriften van de norm ISO 17065

Wijziging van het hoofdstuk over het beheer van niet-overeenkomstigheden en toevoeging van een

organigram voor het beheer van niet-overeenkomstigheden

Wijziging van het hoofdstuk over de organisatie van de bezoeken en van deze over het beheer van

de lijsten

Wijziging van het hoofdstuk over de positie van de instelling ten overstaan van de norm ISO 17065.


Bijzonderheden betreffende het adviescomité;

Afschaffing van de verwijzing naar de EN 45011 norm wat de organisatie betreft;

Definities van voorafgaande vereisten voor toegang tot de diensten van de instelling;

Concept van preaudit voor certificatie volgens CE-markering;

Bijzonderheden over het gebruik van de BELAC en OCBS logo's;

Bijzonderheden over de herziening van de documenten;

_________________________________________________________________________________


Invoering van het concept van correctieve en preventieve acties;

Lichte aanpassingen ten gevolge van de toepassing van het handboek;

Aanpassingen ten gevolge van de BELAC audit van januari 2014;

Herziening van het hoofdstuk betreffende de klachten, beroepen, bezwaren;

Herziening van het hoofdstuk over de interne audit.


Hoofdstuk over ISO 17021 (4.2);

Oprichting van het hoofdstuk betreffende de inspecteurs van OCBS;

Integratie van het beleid van de slapende activiteiten (hoofdstuk 6.14);

Update van het hoofdstuk betreffende de inspectietaken (7.13).


Toevoeging van hoofdstuk 0.7: uniformering van de gebruikte termen

Samenstelling van de technische bureaus

Inrekening op verschillende punten van de inspecteurs van OCBS (evaluatie, directiebeoordelingen,

…)

Toevoeging van gedeukt betonstaal

Toevoeging van het domein “Mechanische verbindingen”

Inrekening van CPR ter vervanging van CPD

Verduidelijkingen betreffende de periodieke evaluatie van de gebruikers van het merk

Verduidelijkingen betreffende de sancties (14.3)

Update van het hoofdstuk betreffende de interne audit (16.1)


Afschaffing van het gebied van „Opleggingen“

Update van logigram 3.15

Vervanging van 17021 door 17021-1

Nauwkeurigheid van de taak van de inspecteurs

Verbetering van de controle van de onafhankelijkheid van de eigen inspecteurs

Update van hoofdstuk 8.1

Update van de hoofdstukken betreffende het beleid van de fiches van tekortkomingen en logigram

17.3.


0.7. Definitie van controlelaboratorium

6.10.2 Update (logo)

_________________________________________________________________________________


6.9 Update (cyclus van bezoeken)

6.4.1 Invoering van het begrip faillissement

8.1 Update (belangengeschil)

Update (beleid van de post)


7.13 update, competenties voor de mechanische verbindingen

Merk OCAB-OCBS

BENOR merk, begrip sectorale commissie

Algemene actualisering


6.5: Informatie over het beheer van de overeenkomsten met deelnemers.

6.21: Inaanmerkingneming van herzieningen van BELAC-documenten

Toevoeging van een hoofdstuk 0.8 over het gebruik van talen

Toevoeging van de punten 6.7.3 en 6.7.4 over het gebruik van ICT en buitengewone maatregelen.

Nadere bijzonderheden over het begrip "gelijkwaardigheid" in hoofdstuk 7.

Toevoeging van punt 10.1.8 over het gebruik van door OCBS uitgegeven documenten.

3.4.1 Informatie aan het certificeringscomité

Bepalingen over opschorting in het hoofdstuk van sancties

De huidige versie van het kwaliteitshandboek met markering van de wijzigingen wordt onder

gecontroleerde verdeling aan de bestemmelingen overgemaakt.

KHB 23 highlight - OCAB-OCBS · 2020. 10. 11. · KHB 23 highlight, Voorgesteld door P. H. BESEM,...

Documents

Transcript of KHB 23 highlight - OCAB-OCBS · 2020. 10. 11. · KHB 23 highlight, Voorgesteld door P. H. BESEM,...