KassaPlus 1.00

ManualRevision 2009-12-15

Innehåll

1. Introduktion till Kontantfaktura2. Programbeskrivning3. Kundregistret4. Fakturering5. Journal6. Kalender7. Kalendern via internet 8. Bokningstjänst via internet 9. Webbshop10. Säkerhetskopiering11. Obetalda fakturor12. Dagsrapporter13. Markera faktura som betald 14. Sök faktura/fakturor15. Licens

1. Introduktion till Kontantfaktura

Välkommen till KassaPlus!KassaPlus är ett affärssystem för massörer, hudvårdare, friskvårdare och liknande yrkesgrupper som har behov av ett ekonomisystem och kundregister.Företaget bakom KassaPlus är Clinicbuddy ekonomisk förening. Clinicbuddy släppte sitt större affärssystem för legitimerad vårdpersonal för lite drygt två år sedan, och är ett av de marknadsledande systemen inom den sektorn.

Vi såg ett behov av ett liknande system för mindre frisk/hälsovårdskliniker. Ur detta föddes KassaPlus, som ett enkelt med kraftfullt och effektivt datorprogram för att hantera de grundläggande behoven på din mottagning.

Kassaregisterlagen, som träder i kraft 2010, kräver att företag med en viss omsättning måste ha en certifierad kontrollbox och tillverkardeklarerad mjukvara till denna. Lagen kom till för att komma till rätta med problem med svarta pengar.

Med KassaPlus behöver du inte certifierad kontrollbox.

Hur kommer det sig att vi kan släppa ett system som inte behöver kontrollbox? Jo, svaret är enkelt – genom att vi använder det som kallas kontantfaktura.

Kontantfaktura skiljer sig från normalt kontantkvitto på några punkter. Det stora är att kontantfakturan innehåller uppgifter om kunden, vilket kontantkvittot inte behöver göra.För hälso/friskvårdssektorn är detta enkelt, då man gärna vill ha ett kundregister – kanske kopplat till journal och kalender på samma ställe.

KassaPlus är en lösning som gör kontantfakturering, och alltså inte behöver certifierad kontrollbox och kassaapparat.

Kontantfaktura kan man ha om man har ett kundregister och ekonomisystemet på ett och samma ställe.

Om ni har spontanförsäljning (folk kommer in från gatan och köper ex som en hälsokost) - är KassaPlus inte ett lämpligt system. Om ni däremot har försäljning som behandling, där ni vill ha kundregister - är KassaPlus en utomordentlig lösning (där ni dessutom kan ha journal, kalender i samma program!)

2.Programbeskrivning

Programmet KassaPlus spar information om kunder, ekonomisk information (fakturor, händelser, artiklar lokalt på hårddisken på den dator som använder programmet.All information sparas krypterad med vedertagna, standarliserade krypteringsalgotitmer.Ekonomisk information går ej att manipulera, denna information krypteras med unika krypterinsnycklar för varje faktura.

Programmet hanterar artikelregister, fakturering och kontantfakturering, som sparas krypterat lokalt på hårddisk. Artikelregister går att ändra i efterhand, medan övrig information inte går att manipulera eller ändra i efterhand.

Programmet hanterar kundregister, denna information kan ändras i efterhand. Informationen sparas krypterat lokalt på hårddisken.

Programmet hanterar kundjournal, som ej kan ändras i efterhand, denna information sparas krypterat lokalt på hårddisken.

Programmet hanterar kalender, som sparas vid Google Kalender – och kräver konto där.

Datorprogrammet KassaPlus köps per årslicens, och aktiveras via internet.

3.Kundregistret

Klicka ”Sök kund”, eller tryck på F1.

Du får då upp dialogrutan för att söka kund. Här kan du skriva in den kund du söker efter, för varje knapptryckning minskas antalet resultat tills du hittat den du söker efter.Om kunden inte finns i din databas, kan du klicka Ny Kund.

När du trycker Ny Kund, kan du skriva in personuppgifter om kunden.

Här har du flera val. Färdig spar kunduppgifterna, Ångra väljer att inte spara.Om du skrivit in namn eller mobiltelefonnummer, kan du klicka på Sök Online. Denna funktion kräver internetuppkoppling. Vi rekommenderar att du söker på mobiltelefonnummer, då det oftast är bara en person som har ett nummer. Ett hemtelefonnummer kan en hel familj dela, och om du söker på namn finns risk att du får upp för många träffar och därför inte hittar vad du letar efter.

När du valt ”Sök Online” kan du välja den patient som du letar efter, och på så vis på adressuppgifter automatiskt importerade i kundens uppgifter. Därefter sparar du genom att klicka ”Färdig”.

4.Fakturering

Först väljer du kund (se ”Sök kund” i stycket ovan). Klicka sedan ”Betala” eller tryck F3.

Du ser nu denna skärm:

Skriv utDenna funktion använder du för att spara fakturan.Ny artikelHär kan du lägga till tillfälliga artiklar, sådant som du inte säljer så ofta. Dessa sparas inteunder ”Mina Artiklar” (8), utan lägga bara till den aktuella fakturan.Exempelvis ”Skoinlägg” som kostar ”1500” inklusive moms och har moms ”25”.Redigera artiklarHär kan du redigera och lägga till artiklar som du vill ha under ”Mina Artiklar” (8), dvssådant som du använder ofta på din mottagning exempelvis ”Behandling”.InställningarJusterar sådant som vilka logotyper du använder, din företagsinformation, hur många kopiordu vill ha, vilka skrivare du använder etc.Kunduppgifter Dessa uppgifter kommer från den informationen du skrivit in om din kund.BetalningsvillkorDu kan välja att göra kontantfaktura (=betalning kontant direkt), du kan även görakontantfaktura med betalning med kort (så du kan separera kortbetalningar från kontant)Du kan även välja att ha ett krav till kunden, dvs en normal faktura. Denna faktura kanbetalas antingen via plus/bankgiro men även kontant vid senare tillfälle.För att ändra betalningsvillkor (sista betaldatum), klicka i rutan för datum.Markera fakturan som betald gör du via rullgardinsmenyn ”Ekonomi” och ”Markera faktura som betald”.UtskriftHär väljer du hur fakturan/kontantfakturan ska skrivas ut. Detta kan göras antingen på A4 eller på en kvittoskrivare. Fördelen med kvittoskrivare är ffa driftskostnaden, då den ärväldigt billig i drift. För mer information om kvittoskrivare, gå till vår webbshop där du kan köpa både kvittoskrivare och kvittorullar.

1 2 3 4

5 6 78

9

10

1

2

3

4

5

6

7

Mina artiklarVänsterklicka för att lägga till på den aktuella fakturan. Vill du permanent lägga till artiklar,klicka på ”Redigera artiklar” (3).SpecifikationHär ser du de varor du säljer, så som behandlingar och produkter. För att lägga till något,klicka på artikeln under ”Mina Artiklar” (8), eller om det bara är en engångsförsäljning”Lägg till artikel” (4). Du kan även högerklicka på en rad i specifikationen för att modifieraeller ta bort något.TOTALTHär ser du totala beloppet för fakturan.

8

9

10

5.Journal

Först väljer du kund (se ”Sök kund” i stycket ovan). Klicka sedan ”Journal” eller tryck F2.

Du får nu upp följande skärm:

Tidigare anteckningHär står allt du tidigare skrivit i kundens journal. Det som står här går inte att redigera.DagsanteckningHär skriver du din journal för dagens besök.Skriv utOm du vill skriva ut en kopia av journalen i sin helhet.Spara mallOm du skriver en journalmall i rutan för ”dagsanteckning”, kan du spara denna mall. Du kan göra flera mallar så som ”nybesök” ”återbesök” ”axelproblem” etc.På så vis kan du spara tid genom att ”Ladda mall” (5) när du har ett sådant besök. Du kandå ändra det som behöver ändras.Ladda mallHär kan du ladda de mallar du skapat med hjälp av ”Spara mall” (4). Den mallen du laddar hamnar i ”dagsanteckning” (2).SmärtbildOm du arbetar med smärta eller vill markera symptomlokalisation på en skiss av en man,kan du göra det med smärtbilden. Klicka på ikonen smärtbild. Rita sedan direkt på denskissen som dyker upp. När du stänger rutan med skissen, kommer denna läggas in i din”dagsanteckning” (2).Lägg till ny anteckningNär du skrivit klart din anteckning, klicka på ”Lägg till ny anteckning” (7) för att spara den.När du gjort det visas din anteckning under ”Tidigare anteckning” (1).

12

3 4 5 6 7

2

3

4

5

6

7

1

6.Kalender

Först väljer du kund (se ”Sök kund” i stycket ovan). Klicka sedan ”Kalender” eller tryck F4.

Kalenderfunktionen kräver att du har ett konto på Google och en internetanslutning. Du kan enkelt ställa in login och lösenord för denna funktionen i rullgardinsmenyn ”Inställningar” och sedan ”Kalender”.Av säkerhetsskäl får du normalt sett inget felmeddelande om lösenordet är fel, utan du möts bara av en tom kalender.

Nytt möteKlicka här för att lägga till ett nytt möte på denna dag. Som standard visas den kund dusenaste klickat på i ”Sök Kund”. Du kan enkelt skriva in en annan kunds namn om detta intestämmer. Tid skrivs som 10:00, alltså timme:minut.Läs in igenDin kalender kan uppdateras från flera håll, kanske du ger någon annan rättighet att boka idin kalender, eller kanske du använder en bokningstjänst över internet (så kunderna kanboka sina egna tider). Då kan du ibland behöva uppdatera kalendern, för att se om detskett någon förändring. Det gör du genom att klicka på ”Läs in igen” (2).InställningarÄndrar google konto login och lösenord.DagVisar vilken dag du vill se i ”Dagsvy” (5).DagsvyHär ser du dina bokade möten under dagen du valt under ”Dag” (4).Om du klickar med vänster musknapp så kommer kunden upp i ”Sök kund”-rutan.Om du klickar med höger musknapp så kommer så kan du välja att redigera eller raderainmatningen i kalendern.

1

23

4

5

1

2

3

4

5

7. Kalendern via internetFördelen med att ha kalenderfunktionen på internet är flera

• Flera personer kan boka åt dig, du kan ge rättigheter till någon att ta hand om din telefon• Fungerar mot nätbokningstjänster, där kunderna kan boka sina egna tider• Du kan alltid nå din kalender; hemifrån, från jobbet, på lunchen etc• Du kan synka din kalender med din mobiltelefon (om mobiltelefonen stödjer detta).

När du tar upp din kalender via internet, går du in på sidan http://www.google.com/calendar och möts av följande vy:

För mer information om hur denna fungerar, klicka på hjälp.

8. Bokningstjänst via internet Vi samarbetar med Rebely Mediaproduktion, för att underlätta dina internetbehov. Rebely är specialiserade på att skapa kompletta hemsidor, med paket som är ”inklusive allt”. Detta innebär att de tar hand om allt från webbhotell till sökmotoroptimering och onlinebokningstjänst (inklusive receptionist/telefonisttjänst). Allt till ett väldigt attraktivt pris.Kontanta oss mer för vidare information via mail info@kassaplus.se

9.WebbshopFör att nå vår webbshop, finns två vägar:

• Gå till vår hemsida, www.kassaplus.se och välj webbshop.• Gå till rullgardinsmenyn ”Arkiv” i KassaPlus och välj ”Webbshop”.

För att nå webbshoppen, krävs internettillgång. Via webbshoppen kan du köpa olika produkter för din mottagning:

Kvittoskrivare Star TSP-143Högkvalitativ termokvittoskrivare –till ett enastående pris. Kombinationen aggressivt pris, hög funktionalitet och hög kvalitet – där alla tillbehör och program ingår som standard – gör TSP143 till marknadens absolut bästa termokvittoskrivare idag.

• Alla tillbehören följer med: USB-kabel, nätadapter, väggmonteringssats, cd-skiva med drivrutiner.

• Mycket enkel att ladda papper, släppner pappers rullen, stäng locket -pappret laddas helautomatiskt.

• Höghastighets USB-gränssnitt med valbar virtuell serieport för äldre program. • Verktyg för kupongmarknadsföring och obegränsad import av bilder. • Ger snabba utskrifter med mycket låg kostnad per utskrift.

Kvittopapper, rulle, arkivbeständigtAllt kvittopapper vi säljer är arkivbeständigt. Säljes i tre-pack.

10.SäkerhetskopieringDet är viktigt att regelbundet ta säkerhetskopia på din databas.Under rullgardinsmenyn ”Verktyg” kan du välja ”Säkerhetskopiering”.För att ta säkerhetskopia behöver du ha ett USB-minne. Förvara gärna detta på annan plats än själva datorn.Har du fler än ett USB minne i datorn, kommer du få välja vart du vill spara säkerhetskopian:

Ofta heter fickminnen tillverkarens namn, ex ”KINGSTON” eller ”TRANSCEND”.

Filerna som tas säkerhetskopia på är filer som slutar på .DBS och .IDX, dessa filer ligger i mappen för dina dokument. Du kan även själv ta säkerhetskopia på dessa, om du är datorvan.För att återställa en säkerhetskopia gör du såhär:

• Stoppa in USB-minnet• Välj utforska• Ta upp ett fönster till med ”Mina dokument”, genom att klicka på ”START” och ”Mina

dokument” (i Vista: klicka på flaggan längst ner till vänster och sedan ”Dokument”)• Högerklicka på den säkerhetskopian du vill återställa, välj 7-zip och Öppna.• Kopiera över filerna från det öppna dokumentet till ”Mina dokument”.

Om du inte tagit säkerhetskopia på 7 dagar, kommer du automatiskt få en varning när du startar KassaPlus.

11.Obetalda fakturorVälj rullgardinsmenyn ”Ekonomi” och ”Obetalda fakturor”.

Gul färg betyder att fakturan är obetaldRöd färg betyder att fakturan är obetald gått över sista betaldatum.

Skriv ut Skriver ut rapporten.Spara fil Sparar ner rapporten som kommaseparerad fil. Detta går att läsa i OpenOffice och

i vissa versioner av Microsoft Office / Excel.

Om du vänsterklickar på en faktura kan du markera den som betald.Om du högerklickar på en faktura kan du välja att makulera, markera som betald, visa, söka kund och skriva ut.

12.DagsrapporterVälj ”Ekonomi” i rullgardinsmenyerna och sedan ”Dagsrapport”.

Välj sedan datum och hur du vill ha rapporten. Klicka sedan Skriv ut.

13.Markera faktura som betald Om du vet numret på den faktura som blivit betald, gå upp i rullgardinsmeny ”Ekonomi” och välj sedan ”Markera som betald”

Välj vilket datum fakturan blev betald och välj ”Färdig”.

Om du inte vet vilken faktura som blivit betald. Gå upp i rullgardinsmeny ”Ekonomi” och ”Obetalda fakturor” för att sedan hitta fakturan.Vänsterklicka sedan på den faktura du vill markera som betald.

14.Sök faktura/fakturorHittar du i rullgardinsmeny ”Ekonomi” och sedan ”Sök faktura”.

Som standard dyker namnet på den senast använda kunden upp i rutan ”Kund”, vill du ändra detta så gör du det. Vill du söka på alla kunder, tömmer du rutan.Välj dina sökkriterium och klicka ”Färdig”, varpå du får upp en uppställning av den rapporten du begärt.

Skriv ut Skriver ut rapporten på en skrivareSpara fil Sparar ner rapporten som kommaseparerad fil. Detta går att läsa i OpenOffice och

i vissa versioner av Microsoft Office / Excel.

15.Licens

KassaPlus kan användas i 14 dagar som en provperiod. Det finns inga begränsningar i provversionen. Om du vill fortsätta använda KassaPlus, kan du köpa förlängning genom att klicka på ”Köp förlängning” i rullgardinsmenyn ”Licens”.Du skickas då till PayPal, vilket är en säker leverantör av betaltjänster. Genom att betala där, köper du en årslicens, 365 dagar. Du får då en aktiveringskod via mail, som du anger i ”Aktivera licenskod” i rullgardinsmenyn ”Licens”.

SOFTWARE LICENSE AGREEMENT

You should carefully read the following terms and conditions prior to using this software.

License Agreement=================This is the End-User License Agreement ("EULA ") is a legal agreement between you ("LICENSEE"), the end-user, and Clinicbuddy ekonomisk förening ("Clinicbuddy"), the manufacturer and the copyright owner, for the use of the "KassaPlus" software product ("SOFTWARE").

By using this SOFTWARE or storing this program on a computer drive (or other media), you are agreeing to be bound by the terms of this Agreement. If you do not agree with the terms of this Agreement, please remove this SOFTWARE from your system.

This SOFTWARE is not Freeware. However, you may install an Unregistered Version of this SOFTWARE to test and evaluate the application during the Trial Period. If the SOFTWARE meets your requirements, and you wish to continue using the SOFTWARE, after the Trial Period has ended, you have to purchase the Registered Version. If you do not want to continue using SOFTWARE after the Trial Period, please remove this SOFTWARE from your system.

You accept responsibility for any network usage costs or any other costs, incurred by using this SOFTWARE.

Trial Period and Registration=============================This SOFTWARE is distributed as a fully-functional trial program that expires 14 days after first use. Information about ordering a registered, non-expiring copy of SOFTWARE is found here: www.clinicbuddy.com/mini/

Unregistered Version====================The Unregistered Version allows you to test and evaluate characteristics, features, and quality of this SOFTWARE. You can also test the compatibility of the SOFTWARE with your hardware and your operating system. Using this SOFTWARE after the Trial Period without registration violates copyright laws and may result in severe civil and criminal penalties.

Registered Version==================Once the user registers this SOFTWARE, the user is restricted to the use of a single copy on only a single personal computer , workstation or server. The registration is valid for 365 days. The product needs to be renewed after expiration. The renewal involves new fee. The license can not be transfered.

Distribution============The Unregistered Version of this SOFTWARE may be distributed freely through on-line services, bulletin boards, or other forms of electronic media, as long as the files are distributed in their entirety. Computer Magazines/Archives are authorized to distribute the Unregistered Version without an individual permission.Please inform us via e-mail: info@clinicbuddy.com each time you distribute the unregistered copy.

RESTRICTIONS============YOU MAY NOT ALTER THIS SOFTWARE IN ANY WAY, INCLUDING CHANGING OR REMOVING ANY MESSAGES OR WINDOWS. YOU MAY NOT DECOMPILE, REVERSE ENGINEER, DISASSEMBLE OR OTHERWISE REDUCE THIS SOFTWARE TO A HUMAN PERCEIVABLE FORM. YOU MAY NOT MODIFY, RENT OR RESELL THIS SOFTWARE FOR PROFIT. PUBLICATION OR DISTRIBUTING OF THE REGISTERED VERSION, REGISTRATION PASSWORD OR SOME OF ITS PART IS STRICTLY PROHIBITED!

DISCLAIMER OF WARRANTY ======================THIS SOFTWARE IS PROVIDED ON AN "AS IS" BASIS WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND SUITABILITY FOR A PARTICULAR PURPOSE. THE PERSON USING THE SOFTWARE BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE. CLINICBUDDY WILL NOT BE LIABLE FOR ANY SPECIAL, INCIDENTAL, CONSEQUENTIAL, INDIRECT OR SIMILAR DAMAGES DUE TO LOSS OF DATA OR ANY OTHER REASON, EVEN IF CLINICBUDDY OR AN AGENT OF CLINICBUDDY HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. IN NO EVENT WILL CLINICBUDDY BE LIABLE FOR COSTS OF ANY DAMAGES, REGARDLESS OF THE FORM OF THE CLAIM. YOU ACKNOWLEDGE THAT YOU HAVE READ THIS LICENSE, UNDERSTOOD IT, AND AGREED TO BE BOUND BY ITS TERMS.

Copyright (c) 2009 Clinicbuddy Ekonomisk förening. All Rights Reserved.

Lycka till!

KassaPlus

Copyright © 2009 Clinicbuddy ekonomisk förening

Alla rättigheter förbehållna.