DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

PERANCANGAN KNOWLEDGE REPOSITORY BERBASIS PROSES

ARSITEKTUR PADA UNIVERSITAS INTERNASIONAL SEMEN

INDONESIAIntan Tika Hartiningrum1,

1Universitas Internasional Semen Indonesia

E-mail: tikaintan97 @ gmail . com

ABSTRACT

The business process at the BKD Universitas Internasional Semen Indonesia (UISI) has been running according to the existing BKD structure. To perform business process analysis, the concept of BPM (Business Process Management) is used. The current problem is that BKD data management is still manual which causes difficulties in finding data. Therefore, a BKD repository folder is needed which contains data for each department and each lecturer under the leadership of UISI by making a system using an architecture-based knowledge management approach with the Bussines Process Modeling Notation (BPMN) standard. An SOP or short guide will also be made so that business process actors can run BKD business processes properly. Knowledge management is a concept used to manage IT service knowledge, information and data. While the BPMN standard is a methodology in modeling business processes and consists of 1 diagram.

Keywords: BKD; SOP; Knowledge Management; BPMN; Architecture.

ABSTRAK

Proses bisnis pada BKD Universitas Internasional Semen Indonesia (UISI) telah berjalan sesuai dengan struktur BKD yang ada. Untuk melakukan analisis proses bisnis digunakan konsep BPM (Business Process Management). Masalah yang ada saat ini adalah pengelolaan data BKD masih bersifat manual yang menyebabkan kesulitan dalam pencarian data. Maka dari itu, diperlukan repository folder BKD yang berisi data tiap departemen dan tiap dosen dibawah pimpinan UISI dengan pembuatan suatu sistem menggunakan pendekatan knowledge management berbasis arsitektur dengan standar Bussines Process Modeling Notation (BPMN). Serta akan dibuatkan SOP atau panduan singkat agar pelaku proses bisnis dapat menjalankan proses bisnis BKD dengan baik. Knowledge management adalah sebuah konsep yang digunakan untuk mengelola pengetahuan, informasi, dan data layanan TI. Sedangkan standar BPMN adalah sebuah metodologi dalam memodelkan proses bisnis dan terdiri dari 1 diagram..

Kata kunci: BKD; SOP; Knowledge Management; BPMN; Arsitektur.

DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

1. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi yang ada saat ini, UISI perlu membenahi BKD beserta Standard Operating Procedure (SOP) nya agar dapat bertransformasi menjadi automasi fungsi. UISI saat ini sedang melakukan perancangan knowledge repository berbasis arsitektur proses BKD untuk membantu dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab. UISI telah mempunyai struktur BKD dan menyimpan data-data secara manual. Sehingga, pembuatan repository beserta SOP nya untuk BKD UISI sangatlah membantu agar proses bisnis dapat berjalan dengan efektif dan efisien untuk mendukung kebutuhan fungsi bisnis yang dijalankan.

Analisis proses bisnis menggunakan konsep Business Process Management (BPM) untuk mempermudah dalam menemukan masalah pada proses bisnis serta mencapai tujuan, yaitu membantu meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pembangunan otomatisasi proses dan ketangkasan dalam mengelola perubahan. BPM pada penelitian ini dirancang untuk mengintegrasikan antara akademisi dan sistem informasi melalui proses-proses yang telah terotomatisasi dan bersifat fleksibel. Untuk melakukan proses perancangan knowledge repository berbasis arsitektur proses, maka digunakan metodologi arsitektur pemodelan berdasarkan BPMN. BPMN sebagai standar memodelkan proses karena menyediakan teknik untuk memodelkan aliran proses agar lebih kondusif dengan cara kerja model analis bisnis. BPMN juga menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis. Metodologi arsitektur proses akan digunakan untuk menggambarkan alur sasaran proses bisnis dan pertukaran data para pelaku proses bisnis.

2. METODE PENELITIAN Pada bab ini akan dijelaskan terkait metode dan tahapan yang digunakan dalam penelitian. Studi

kasus penelitian ini ialah analisis proses bisnis dan perancangan knowledge repository berbasis arsitektur menggunakan standar BPMN (Business Process Modeling and Notation) di Universitas Internasional Semen Indonesia (UISI).

2.1 Pendekatan Penelitian Pendekatan yang digunakan untuk penelitian ini ialah pendekatan menggunakan metode

kualitatif. Data yang digunakan berupa deskriptif, bukan berupa angka-angka. Sumber data berasal dari dokumen eksisting, hasil observasi, dan wawancara. Sehingga, tujuan penelitian ini menggambarkan proses bisnis BKD yang ada di Universitas Internasional Semen Indonesia (UISI). Pendeketan kualitatif ini memerlukan studi dokumen eksisting agar mengetahui data atau dokumen yang ada pada saat ini, observasi atau pengambilan data secara langsung, dan keterangan langsung dari narasumber tentang keadaan subjek dan objek penelitian yang akan diteliti.

2.2 Analisis Proses BisnisAnalisis proses bisnis dan perancangan arsitektur proses merupakan alur proses penelitian yang

akan dilakukan untuk perancangan knowledge repository BKD di UISI. Tahapan-tahapan akan dijelaskan sebagai berikut. Penjelasan dari analisis proses bisnis dan perancangan arsitektur proses, yaitu dimulai dengan Input data dari studi literatur, kemudian masuk tahap process melakukan pengumpulan data dari studi dokumen eksisting dan wawancara (pengumpulan data dari Kepala Direktorat Pengembangan SDMO dan TIK) dengan output Bab 1 Pendahuluan, Bab 2 Kajian Pustaka, Bab 3 Metodologi Penelitian. Lalu dilanjutkan pada Input data eksisting struktur organisasi UISI dan BKD, dengan process memetakkan struktur organisasi UISI ke arsitektur dengan output dapat mengetahui proses bisnis struktur organisasi UISI dengan 3 level proses, management process, core process, support process. Dilanjutkan dengan proses model BKD dengan metode BPMN tools

DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

Signavio output proses model BKD dengan BPMN. Selanjutnya, proses perancangan knowledge repository berbasis arsitektur BKD UISI dan SOP update data BKD dengan output perancangan knowledge repository berbasis arsitektur dan SOP. Dan proses terakhir implementasi proses model repository berbasis arsitektur pada Google Drive dengan output implementasi folder-folder pada platform Google Drive sesuai dengan perancangan knowledge repository, proses selesai.

2.3 Beban Kerja Dosen (BKD)Beban Kerja Dosen (BKD) adalah parameter kuantitatif yang dipergunakan untuk mengukur

beban kerja dosen dalam periode tertentu (satu semester) dengan mempertimbangkan beberapa variabel/komponen yang terkait aktivitas Tri Darma Perguruan Tinggi dosen meliputi Pendidikan/pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta kegiatan penunjang dan beban kerja terkait jabatan struktural yang diembannya.

2.4 Analisis Proses Bisnis dengan Konsep Business Process Management Life Cycle (BPM Lifecycle)

Menurut Rosemann (2001) dalam Portugal & Sundaram (2006) dalam [1] daur hidup manajemen proses bisnis terdiri dari beberapa tahapan yaitu dimulai dari identifikasi, pemodelan, analisis, perbaikan, implementasi, eksekusi, sampai pengawasan dan pengendalian. Penerapan tahapan-tahapan tersebut maka sebuah organisasi akan dapat membawa organisasi untuk memperbaiki proses bisnisnya dan berarti dapat merespon (beradaptasi) terhadap perubahan yang terjadi baik lingkungan internal maupun eksternal. Ketujuh tahapan tersebutdapat disederhanakan menjadi tiga tahapan kunci yang utama, yaitu pemodelan proses yang sedang berjalan (As-Is), pemodelan proses yang diinginkan (To-Be), dan yang ketiga adalah proses eksekusinya. Tahapan pertama dimulai dengan membuat pemodelan proses bisnis yang sedang berjalan (As-Is). Dari hasil pemodelan tersebut kemudian dianalisis sehingga menghasilkan suatu pemodelan yang menggambarkan proses perbaikan (To-Be). Tahap terakhir adalah mengimplementasikan To-be Model tersebut.

2.5 Knowledgw Management Knowledge Management ialah sebuah konsep yang digunakan untuk pengelolaan sumber daya

manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) agar dapat mencapai visi atau tujuan organisasi atau perusahaan. Knowledge Management berasal dari pengetahuan saat ini dan pengetahuan maupun keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Organisasi dapat meningkatkan kemampuannya melalui pembelajaran dari lingkungan yang kemudian digabungkan dengan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Penerapan knowledge management terbagi menjadi dua, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge.

2.6 Arsitektur ProsesMenurut Hadiana (2013), arsitektur dalam konteks sistem informasi adalah gambaran sebuah

struktur perusahaan/lembaga/institusi yang terdiri dari berbagai macam komponen pendukung dan relasi antar komponen tersebut. Disamping itu arsitektur mengandung prinsip dan petunjuk yang dapat digunakan untuk bagaimana mengevolusikan baik merubah atau memperbaiki struktur itu sendiri. Arsitektur dalam sistem informasi biasanya terdiri dari gambaran kondisi saat ini, blueprint atau visi ke depan, dan roadmap perancangan untuk pencapaian visi [2].

Arsitektur proses adalah model konseptual yang menunjukkan proses perusahaan dan membuat hubungan antara perusahaan dengan proses perusahaan tersebut yang eksplisit. Arsitektur proses ini membantu dalam proses pemodelan, pemantauan, dan dalam mengkomunikasikan informasi melalui

DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

perusahaan. Arsitektur hanya dapat bekerja menggunakan bantuan dari konsep BPM. Arsitektur proses mendefinisikan tingkat detail yang berbeda. Ini diilustrasikan sebagai piramida [3].

Gambar 1. Perbedaan Tingkat Detail dalam Arsitektur Proses (Sumber: Dumas, La Rosa, Mendling, & Reijers, 2013)

2.7 Business Process Model and Notation (BPMN)Menurut (M.Weske, 2007) dalam [4] tujuan BPMN ialah memberikan kemudahan untuk seluruh

pengguna bisnis dengan notasi yang mudah dimengerti, prosesnya dimulai dari analis bisnis dengan membuat konsep proses, melakukan pengembangan teknologi yang bertanggung jawab untuk menerapkan proses existing, proses pengelolaan, dan monitoring. Sehingga, BPMN bisa dikatakan sebagai jembatan antara perancangan proses bisnis dengan implementasi proses bisnis.

Business Process Modeling and Notation atau biasa disingkat dengan BPMN merupakan standar notasi grafis yang digunakan untuk mendiskripsikan proses bisnis. BPMN merupakan standar pemodelan proses bisnis oleh yang telah diterima baik secara nasional maupun internasional. Tujuan utama dari BPMN adalah untuk menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pemangku kepentingan bisnis. Ada empat elemen yang mendasari BPMN, yaitu Flow Object, Connecting Object, Swimlanes, dan Artifact. Berikut penjelasan dari masing-masing elemen BPMN [5].

3. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI

Pada bab ini akan menjelaskan perancangan dan implementasi knowledge repository BKD Universtitas Internasional Semen Indonesia (UISI). Perancangan dilakukan dengan pemodelan struktur repository menggunakan metode arsitektur proses yang kemudian di implementasikan pada platform Google Drive.

3.1 Pemetaan Struktur Organisasi UISI ke ArsitekturBerikut adalah gambar strutur organisasi UISI yang akan dipetakan pada arsitektur proses.

Gambar 2. Struktur Organisasi UISI

DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

Dalam mengidentifikasi proses bisnis struktur organisasi UISI terdapat 3 level dan 4 langkah dengan menggunakan pendekatan arsitektur proses bisnis. Arsitektur proses ini menggambarkan struktur proses struktur organisasi UISI terbagi menjadi tiga proses, yaitu Management Process, Core Process, dan Support Process. Pada level paling atas, yaitu Management Process atau manajemen tingkat atas bertanggung jawab dalam perencanaan strategis (jangka panjang) dan menetapkan tujuan organisasi. Level menengah ada Core Process bertanggung jawab dalam perencanaan dan koordinasi kegiatan-kegiatan jangka pendek untuk mencapai tujuan organisasi. Pada level bawah, yaitu Support Process bertanggung jawab terhadap pengawasan dan pengendalian kegiatan operasional sehari-hari. Pada Tabel berikut ini menunjukkan pelaku proses bisnis pada setiap proses arsitektur proses.

Tabel 1. Pemetaan Struktur Organisasi ke ArsitekturLevel Proses Pelaku Proses Bisnis

Management Process a. Rektoratb. Senat Universitasc. SPMPKd. Biroe. Anggaran dan Keuangan

Core Process a. Akademik b. Departemenc. PPM

Support Process a. Kemahasiswaan dan Kealumnianb. SDMOc. ICTd. Sarana dan Prasaranae. Marketing dan Kerjasama

Pemodelan untuk arsitektur proses di UISI dibuat sesuai pada 3 tingkatan arsitektur proses yang telah dijelaskan dapat dilihat pada Gambar berikut.

Gambar 3. Arsitektur Proses UISI

3.2 Proses Bisnis BKD UISIDalam proses pencapaian tujuan, Universitas Internasional Semen Indonesia (UISI) harus

menjalankan proses bisnis sesuai dengan panduan kerja (SOP). Proses bisnis dapat berjalan baik apabila telah diorganisasikan dengan membentuk atau membuat struktur organisasi dengan memberikan beban kerja atau workload. UISI telah membuat struktur Beban Kerja Dosen (BKD) untuk memudahkan dosen dalam menjalankan tugas dengan efektif dan efisien, serta data-data

DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

penting sesuai dengan beban kerja dosen tersimpan dengan baik agar dapat dengan mudah mencari apabila membutuhkan data.

Gambar 4. Struktur BKD UISI

Diagram Value Chain adalah gambaran proses bisnis struktur BKD untuk memudahkan dalam membaca alur proses bisnis struktur BKD. Berikut adalah Gambar Diagram Value Chain.

Gambar 5. Diagram Value Chain Struktur BKD

3.3. Proses Model BPMN Update Data BKDProses model BPMN Update Data BKD menggambarkan diagram aktivitas untuk update data

BKD di UISI. Proses model BPMN akan memudahkan pelaku proses bisnis pada bagian akademik dalam mengelola data, mulai dari melihat, edit, delete, upload, dan download data. Pengelolaan data menjadi lebih efektif, efisien, dan tertata dengan rapi.

3.3.1 Proses Model BPMN Bagian Manajemen UISIProses model BPMN pengelolan data pada bagian PPM menggambarkan alur pengelolaan

data repository PPM. Pelaku proses bisnis bagian PPM dapat melihat alur tersebut sebagai panduan untuk hak akses apa saja yang dapat dilakukan. Pada bagian PPM data yang disimpan adalah data-data penelitian dan pengabdian dosen, serta data proyek dan dana hibah eksternal. Gambaran proses model BPMN adalah sebagai berikut.

DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

Gambar 6. Proses Edit atau Update SOP Bagian SPMPK

1.3.1 Proses Model BPMN Bagian AkademikProses model BPMN pengelolan data pada bagian akademik menggambarkan alur

pengelolaan data repository akademik. Pelaku proses bisnis bagian akademik dapat melihat alur tersebut sebagai panduan untuk hak akses apa saja yang dapat dilakukan. Pada bagian akademik ini data SK yang dibutuhkan oleh dosen telah tersimpan dalam satu wadah atau database.

Gambar 7. Proses Model BPMN Bagian Akademik

3.3.2 Proses Model BPMN Bagian DepartemenProses model BPMN pengelolan data pada bagian departemen menggambarkan alur

pengelolaan data repository departemen. Pelaku proses bisnis bagian departemen dapat melihat alur tersebut sebagai panduan untuk hak akses apa saja yang dapat dilakukan. Pada bagian departemen lebih banyak data yang dimiliki oleh dosen di setiap departemen yang perlu di upload agar dapat tersimpan dengan baik pada database, sehingga data dapat dicari dengan mudah apabila pelaku proses bisnis pada bagian departemen membutuhkan.

DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

Gambar 8. Proses Model BPMN Bagian Departemen

3.3.3 Proses Model BPMN Bagian DepartemenProses model BPMN pengelolan data pada bagian PPM menggambarkan alur pengelolaan

data repository PPM. Pelaku proses bisnis bagian PPM dapat melihat alur tersebut sebagai panduan untuk hak akses apa saja yang dapat dilakukan. Pada bagian PPM data yang disimpan adalah data-data penelitian dan pengabdian dosen, serta data proyek dan dana hibah eksternal.

Gambar 9. Proses Model BPMN Bagian PPM

3.4 Desain Repository Berbasis Arsitektur ProsesPerancangan desain folder repository berbasis arsitektur proses menggambarkan struktur folder yang ada dalam repository. Perancangan ini memudahkan dalam implementasi repository BKD UISI pada platform Google Drive. Pada sub bab ini akan memaparkan hasil dari pemodelan desain struktur folder repository BKD UISI.

3.4.1 Desain Repository Bagian AkademikDesain repository bagian akademik ini menggambarkan alur repository data SK bagian

Akademik.

DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

Gambar 10. Desain Repository Bagian Akademik

3.4.2 Desain Repository Bagian DepartemenDesain repository bagian Departemen ini menggambarkan alur repository Departemen.

Gambar 11. Desain Repository Bagian Departemen

3.4.3 Desain Repository Bagian SPMPK Desain repository Manajemen UISI menggambarkan alur repository bagian SPMPK.

Gambar 12. Desain Repository Manajemen UISI Bagian SPMPK

3.4.4 Desain Repository Bagian PPM Desain repository bagian PPM menggambarkan alur repository PPM.

DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

Gambar 13. Desain Repository Bagian PPM

3.5 Implementasi Repository BKDPada sub bab ini menampilkan gambar screenshot implementasi dari pemodelan repository BKD

pada platform Google Drive. Pada gambar screenshot akan terlihat penyimpanan dapat tertata dengan rapi dan baik. Proses bisnis repository BKD pun dapat berjalan dnegan efektif dan efisien karena telah berubah menjadi penyimpanan secara online dengan akses yang mudah oleh pelaku proses bisnis repository BKD UISI. Berikut ini adalah gambar screenshot implementasi repository BKD.

Gambar 14. Screenshot 3 Level Proses Arsitektur UISI (Manajemen, Core, Process)

4. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dari perancangan knowledge repository berbasis arsitektur di Universitas

Internasional Semen Indonesia adalah scope berbeda dari awal penelitian berubah dari SDMO. Pada perancangan knowledge repository ini fokus pada BKD. Menghasilkan pemodelan proses bisnis BKD menggunakan proses model BPMN dengan tools Signavio. Hasil dari perancangan knowledge repository berbasis arsitektur adalah sebagai berikut.1. Pada penelitian ini penulis mengetahui proses bisnis berbasis BKD di UISI dari wawancara

kepada Kepala Direktorat Pengembangan SDMO dan IT yang kemudian memetakkan struktur

organisasi UISI ke arsitektur proses yang menghasilkan 3 level process, yaitu management, core,

support.

2. Penelitian ini menghasilkan desain folder repository BKD UISI untuk memudahkan dalam

proses implementasi repository dengan menggunakan platform Google Drive.

3. Pada perancangan knowledge repository berbasis arsitektur ini telah mengimplementasikan

repository BKD UISI di platform Google Drive berdasarkan hasil dari pemodelan proses

arsitektur, BPMN, dan desain folder repository.

DRAFT PAPER UISI JURNALVol. 1, No. 1, Oktober 2019, P-ISSN xxx-xxxx, E-ISSN xxxx-xxxX

UCAPAN TERIMAKASIHPenulis mengucapkan terima kasih kepada Universitas Internasional Semen Indonesia sebagai

tempat penelitian, dosen pembimbing yang telah memberi dukungan dan arahan serta membantu pelaksanaan penelitian hingga penulisan artikel ini dapat terselesaikan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA [1] L. Nurhayati and D. Setiadi, “Pemodelan Proses Bisnis (Studi Kasus PD. Simpati Sumedang),”

Infoman’s J. Ilmu-ilmu Manaj. dan Inform., vol. 11, no. 1, pp. 40–50, 2017.[2] T. F. Prasetyo, “Perancangan Arsitektur Sistem Informasi Rumah Sakit Kabupaten (Studi

Kasus RSUD Majalengka),” INFOTECH J., vol. 1, no. 1, 2016.[3] M. Dumas, M. La Rosa, J. Mendling, and H. A. Reijers, Fundamentals of Business Process

Management. 2013.[4] D. Heryanto and V. S. Asih, “BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION (BPMN)

DONAT MADU CIHANJUANG,” Intern. (Information Syst. Journal), vol. 1, no. 1, pp. 1–8, 2018.

[5] M. A. Ramdhani, “Pemodelan Proses Bisnis Sistem Akademik Menggunakan Pendekatan Business Process Modelling Notation (BPMN)(Studi Kasus Institusi Perguruan Tinggi XYZ),” J. Inf., vol. 7, no. 2, 2015.