IT AND THE AUDIT PROCESSuad.uthm.edu.my/v2/modulkursus/data_integriti_plan.pdf · 2012-08-01 ·...

CAATs – ASAS ACL / 1Akademi Audit Negara

DATA INTEGRITI


OBJEKTIF MODUL

Untuk membolehkan para pesertamemahami pentingnya untuk membuatpengesahan data sebelum data dianalisisdengan lebih lanjut.

Modul ini akan membincangkan lebih lanjutarahan-arahan (Command) yang bolehdigunakan untuk membuat pengesahandata.


DATA INTEGRITI

Data yang sah menepati syarat-syaratberikut:

Data yang diperlukan sahaja

Medan pengiraan memberi jumlah yangbetul

Medan Numeric hanya mengandungi dataNumeric sahaja.

Rekod yang unik

Tarikh yang sah atau tarikh yang diperlukan

Data berada dalam medan yang sepatutnya

Kaitan antara medan dengan medan yanglain adalah konsisten dan logik.


DATA INTEGRITI

PUNCA KESILAPAN

Input – kemasukan data yang salah,ketinggalan data yang tidak sah

Pemprosesan – Kecacatan data yang tidakdapat dikenalpasti semasa proses fielddefinitions ataupun proses expression.

Extraction – parameter yang diberikanadalah salah

Conversion – kesilapan semasa pertukaranformat data

Transmission – Kaedah penghantaran databoleh merosakkan data.

Definition – table layout yang diwujudkandalam ACL adalah tidak tepat.


DATA INTEGRITI

Kaedah Pengesahan Integriti Data

Semak Table Layout (Jenis Data dan Field Definition)

Tentukan semua rekod yang diminta telah diterima

Semak data yang diterima termasuk dalam skop auditan

Laksanakan ujian lain jika perlu seperti missing items, duplicate ataupun lain-lain ujian bagimengesan kesilapan.

Bandingkan hasil ujian dengan laporanringkasan data yang diberikan oleh auditi.


DATA INTEGRITI

Antara arahan yang boleh digunakan dalammelaksanakan pengesahan data integriti adalahseperti berikut:

Verify

Count

Total

Statistic

BETWEEN ()

Look For Gaps

ISBLANK ()

Look For Duplicates

Computed Field


DATA INTEGRITI

SEMAKAN PENGGUNAAN COMMAND/FUNCTION

(TABLE)

UNTUK MENGENALPASTI

Validity Verify (Badfile) Data types and field definition

Control TotalCount (Inventory) Number or record match control totals

Total Fields(Inventory)

Numeric field totals match control totals

Statistics (Inventory) Record and field total match control totals

Bounds Values Statistics (Inventory) Data falls within correct bounds

BETWEEN (Inventory) Data falls within correct bounds

Missing Items Gaps (Payroll) Values are not missing from sequences

ISBLANK () (Payroll) Fields do not contain inappropriate blanks

DuplicatesDuplicates (Payroll) Table do not contain duplicate records or

inappropriate duplicate values

Reliability Computed Field Calculations in source data are correct

Reasonableness Various Commands Data meets expectations

Relationship Various Commands Data is consistent across fields


Data Menu: Verify

dates.

Arahan VERIFY boleh mengenalpasti kesilapan sumber data asal,semasa pemindahan danpenetapan format data yang tidaksempurna (Data Definition);dengan menyemak:

Medan aksara mengandungihanya valid printable characters ( abjad, nombor, simbol dan international characters)

Medan numeric hanyamengandungi data numeric

(nombor, titik perpuluhandan simbol matawang)

Medan tarikh hanyamengandungi tarikh yang sah sahaja.

PILIH DATA >VERIFY


Data Menu: Verify

Klik pada Datadanseterusnyapilih Verify.


Gambarajahseperti disebelah akanterpapar danseterusnya klikVerify Fields.

Data Menu: Verify


Gambarajahseperti disebelah akanterpapar danseterusnya klikAdd All.

Data Menu: Verify


Gambarajahseperti disebelah akanterpapar danseterusnya klikOk.

Data Menu: Verify


Gambarajahseperti di sebelahakan terpapardan seterusnyaklik Ok.

Data Menu: Verify


Gambarajahkeputusan hasilpenggunaanCommand Verify akan terpaparseperti di sebelah.

Data Menu: Verify


Menu Analyze : Count

dates.

Arahan COUNT digunakan bagimengesahkan jumlahrekod data.

Ini adalah bagimemastikan jumlahrekod yang diterimaadalah sama denganlaporan yang berkaitanyang diberikan olehauditi. Contohnyalaporan ringkasan data.

PILIH ANALYZE >COUNT



Klik Analyze danpilih count recordsseperti gambarajahdi sebelah.



Seterusnyagambarajah sepertidisebelah akan dipaparkan dan klikok.



Hasil yang diperolehi akanditunjukkanseperti di sebelah.

152 Rekod


Menu Analyze : Total Fields

dates.

Arahan TOTAL FIELDS digunakan bagimengesahkan jumlahmedan numericberkaitan table yang sedang dianalisis.

PILIH ANALYZE >TOTAL FIELDS



Arahan yang berikutnya:

Klik Analyze danklik Total Fields



Gambarajahseperti di sebelahakan dipaparkan



Pilih Value danklik ok.



Dan hasilnya sepertidalam gambarajahdi sebelah.


Menu Analyze : Statistics

dates.

Arahan STATISTICS digunakan bagimengesahkan jumlahmedan numeric denganlaporan berkaitan bagitable yang sedangdianalisis.

PILIH ANALYZE >STATISTICAL>STATISTICS



Seterusnya denganmenggunakan arahanStatistic:

Pilih Analyze dan klikpada statistic



Kemudian klikpada medan value seperti yang ditunjukkan dalamgambarajah disebelah.



Klik ok dangambarajahseperti sebelahakan dipaparkan.



Klik padaAnalyze danseterusnya pilihStatistics.



Gambarajahseperti disebelah akanterpapar danseterusnya klikpada Statistics On.



Gambarajahseperti disebelah akanterpapar. Seterusnya pilihValue dan klikOk.



Gambarajahkeputusan hasilpenggunaanCommand Statistics akanterpapar seperti disebelah.


Functions: Between ()

dates.

Functions BETWEEN () digunakan bagimengasingkan rekodberkaitan data numeric, tarikh dan data character/ASCII yang termasuk dalamlingkungan tertentu(specific bound).

Contoh(Cost_Date,`20001010`,`20000630`)

PILIH GLOBAL FILTER >FUNCTIONS>BETWEEN()



Klik pada Global Filter danseterusnya pilihFunction BETWEEN.



Gambarajahseperti di sebelahakan terpapar danseterusnyahighlight padaValue. Pilih Cost Date padaAvailable Fields.



Seterusnyahighlight pada Mindan klik padabutang Date. Pilihtarikh 1/1/2000. Kemudian highlight Max dan klik padabutang Date. Pilihtarikh 30/6/2000.



Gambarajahkeputusan hasilpenggunaanFunction BETWEEN akanterpapar seperti disebelah.


Menu Analyze : Look For Gaps

dates.

Arahan Looks For Gapsdigunakan bagimengesan jurang dalamdata yang dianalisisataupun mengenal pastidata yang tiada dalamsenarai jujukan datatersebut.

PILIH ANALYZE>LOOK FOR GAPS



Arahanseterusnya :

Pilih Analyze danklik Look For Gaps sebagaimanapaparan di sebelah.



Kemudian klikpada sequence on.



Kemudian pilihcheque number dan klik ok.



Gambarajahmemaparkanhasil daripenggunaanarahan Gaps.



Kaedah yangkedua bagimendapatkansenarai nomborcheque yangtertinggal:

klik pada list missingitems seperti disebelah dan klik ok.



Laporanmenunjukkanterdapat 4nombor cek yang tertinggal.


Functions: ISBLANK ()

dates.

Functions ISBLANK () digunakan bagimengenalpasti danmengasingkan medanyang kosong

PILIH GLOBAL FILTER >FUNCTIONS>ISBLANK()



Kaedah yangberikutnya denganmenggunakanarahan ISBLANK():

Klik view filter danpilih ISBLANK (string)di ruangan functions disebelah.



Kemudian pilihCheque_Nodan klik ok.



Hasil darilaporansebagaimanadipaparkan disebelah.


Menu Analyze : Look For Duplicates

dates.

Arahan DUPLICATESdigunakan bagimengenalpasti data yang bertindan.

PILIH ANALYZE>LOOK FOR DUPLICATES



Klik padaAnalyze danseterusnya pilihLook for Duplicates.



Gambarajahseperti disebelah akanterpapar danseterusnya klikpada Duplicates On. Klik padaAdd All dan klikOk.



Gambarajahseperti disebelah akanterpapar danseterusnya klikpada List Fields. Klik pada Add All dan klik Ok.



Gambarajahkeputusan hasilpenggunaanCommand Duplicates Onakan terpaparseperti di sebelah.



Dengan mengulangilangkah yang pertama pilihDuplicates On danklik pada Employee Number.Seterusnyaklik Ok dan pilih List Fields. Klik Add Alldan klik Ok.



Gambarajahkeputusan hasilpenggunaanCommand Duplicates On akan terpaparseperti disebelah.


COMPUTED FIELDS

dates.

Analisis COMPUTED FIELDS digunakan bagimembuat pengiraansemula data yang diperolehi dari sumberdata, mengubah jenisdata, membuatgantinama kod danmewujudkan ujianlogikal.

KLIK KANAN > ADD COLUMNS


COMPUTED FIELDS

Klik kanan danpilih Add Columns. Seterusnyaklik pada klikpadaExpression.


COMPUTED FIELDS

Gambarajah sepertidi sebelah akanterpapar. Pilih Unit Cost pada Available Fields dan klik padabutang * (Darab). Seterusnya pilihQuantity On Hand pada Available Fields. Save As sebagaiPerkiraan_Audit danklik Ok.


COMPUTED FIELDS

Gambarajahkeputusan hasilpenggunaanComputed Field akan terpaparseperti disebelah.


REASONABLE TEST

Ujian bagi medan tarikh yang kosongataupun tarikh yang tidak sah

Menggunakan filter untuk menyisih medan tarikhyang kosong.

Bagi mencari medan tarikh yang kosong ACL telah menetapkan nilai “19000101” sebagaitarikh kosong. Kaedah yang boleh digunakanadalah seperti:

Klik Global Filter bagi memaparkan.

Masukkan Datefield = `19000101` dalamExpression Edit View Filter dialog box tersebut dan klik OK.


AKTIVITI


Aktiviti - Verify

Project: Sample Project

Folder: Account Payable

Table: AP Trans

1. Laksanakan ujian pengesaahan data integriti (VERIFY) terhadap medanVendor, Invoice No., Invoice Date danInvoice Amount.

2. Apakah Keputusan Ujian Tersebut?


Aktiviti – Total Fields


Folder: Account Payable

Table: AP Trans

1. Jumlahkan kuantiti yang terlibat dalamtransaksi belian tersebut.

2. Jumlahkan medan invoice amount bagimemastikan kesahihan data yang diterima dari auditi.


Aktiviti - Statistics


Folder: Account Receivable

Table: Customer

1. Dapatkan 5 credit limit yang tertinggidan terendah bagi semua customer

2. Berapakah jumlah credit limit bagi semuacustomer?

3. Apakah credit limit terendah dantertinggi.


Aktiviti – Between ()


Folder: Account Receivable

Table: Trans

1. Laksanakan ujian bagi mendapatkantransaksi melibatkan invoice bulanJanuari hingga Mac tahun 2000.

2. Berapakah rekod transaksi tersebut.


Aktiviti – Looks For Gaps


Folder: Payroll Analysis

Table: Payroll

1. Jalankan ujian gaps terhadap ChequeNumber bagi mengenalpasti jika terdapatnombor cek yang tiada.

2. Apakah keputusan ujian tersebut?

3. Adakah pengesahan lanjut perlu dibuat?


Aktiviti – Looks For Duplicate


Folder: Empmast

Table: Payroll

1. Jalankan ujian duplicate terhadapEmployee Number bagi mengenalpastijika terdapat Employee Number yang sama.

2. Apakah keputusan ujian tersebut?

3. Adakah pengesahan lanjut perlu dibuat?


KUIZ


KUIZ

1. Apakah yang dimaksudkan dengan data integriti?

2. Apakah punca-punca kesilapan data?

3. Apakah 3 arahan yang boleh digunakanuntuk menjalankan pengesahan integritidata?

4. Apakah tujuan menggunakan arahan Look For Gaps?

IT AND THE AUDIT PROCESSuad.uthm.edu.my/v2/modulkursus/data_integriti_plan.pdf · 2012-08-01 ·...

Documents

Transcript of IT AND THE AUDIT PROCESSuad.uthm.edu.my/v2/modulkursus/data_integriti_plan.pdf · 2012-08-01 ·...