ISO_23081-2_2008

UNE-ISO/TS 23081-2 norma espaola

Julio 2008 TTULO

Informacin y documentacin Procesos de gestin de documentos Metadatos para la gestin de documentos Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales Information and documentation. Records management processes. Metadata for records. Part 2: Conceptual and implementation issues. Information et documentation. Processus de gestion des enregistrements. Mtadonnes pour les enregistrements. Partie 2: Sujets conceptuels et de mise en oueuvre.

CORRESPONDENCIA

Esta norma es idntica a la Especificacin Tcnica ISO/TS 23081-2:2007.

OBSERVACIONES

ANTECEDENTES

Esta norma ha sido elaborada por el comit tcnico AEN/CTN 50 Documentacincuya Secretara desempea FESABID.

Editada e impresa por AENOR Depsito legal: M 34499:2008

LAS OBSERVACIONES A ESTE DOCUMENTO HAN DE DIRIGIRSE A:

41 Pginas

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Grupo 26

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NDICE

Pagina

PRLOGO ........................................................................................................................................ 4 INTRODUCCIN ............................................................................................................................ 5 1 CAMPO DE APLICACIN ........................................................................................... 6 2 NORMAS PARA CONSULTA....................................................................................... 6 3 TRMINOS Y DEFINICIONES.................................................................................... 6 4 OBJETIVO Y BENEFICIOS DE LOS METADATOS................................................ 7 5 POLTICA Y RESPONSABILIDADES ........................................................................ 10 6 MODELO CONCEPTUAL DE METADATOS............................................................ 12 7 CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA IMPLEMENTACIN DE METADATOS ........................................................................................................... 15 8 MODELO DE METADATOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS .............. 21 9 ELEMENTOS GENRICOS DE METADATOS ........................................................ 24 10 DESARROLLO DE UN ESQUEMA DE METADATOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 31 11 IMPLEMENTACIN DE METADATOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 35

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PRLOGO ISO (la Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin mundial de organismos nacionales de normalizacin (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparacin de las normas internacionales normalmente se realiza a travs de los comits tcnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comit tcnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comit. Las organizaciones internacionales, pblicas y privadas, en coordinacin con ISO, tambin participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisin Electrotcnica Internacional (IEC) en todas las materias de normalizacin electrotcnica. Las normas internacionales se redactan de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 2 de las Directivas ISO/IEC. La tarea principal de los comits tcnicos es preparar normas internacionales. Los proyectos de normas internacionales adoptados por los comits tcnicos se envan a los organismos miembros para su votacin. La publicacin como norma internacional requiere la aprobacin por al menos el 75% de los organismos miembros con derecho a voto. En otras circunstancias, particularmente cuando hay un requisito urgente del mercado para tales documentos, un comit tcnico puede decidir publicar otro tipo de documento normativo: una especificacin disponible pblicamente ISO (ISO/PAS) representa un acuerdo entre expertos

tcnicos en un grupo de trabajo ISO y se acepta para su publicacin si se aprueba por ms del 50% de los miembros del comit con derecho a voto;

una especificacin tcnica ISO (ISO/TS) representa un acuerdo entre los miembros de un comit

tcnico y se acepta para su publicacin si se aprueba por las 2/3 partes de los miembros del comit con derecho a voto.

Una ISO/PAS o una ISO/TS se revisa despus de tres aos para decidir si se confirma para los tres aos siguientes, se revisa para que se convierta en una norma internacional o se retira. Si una ISO/PAS o una ISO/TS se confirma, se vuelve a revisar otra vez despus de tres aos, en cuyo periodo de tiempo tiene que transformarse en una norma internacional o anularse. Se llama la atencin sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta norma internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificacin de cualquiera o todos los derechos de patente. ISO/TS 23081-2 fue preparada por el Comit Tcnico ISO/TC 46 Informacin y documentacin, Subcomit SC 11, Gestin de documentos y archivos. ISO/TS 23081 contiene las siguientes partes, bajo el ttulo general Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos: Parte 1: Principios Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales. [Especificacin Tcnica]

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INTRODUCCIN

Esta especificacin tcnica forma parte de la serie ISO 23081 sobre metadatos para la gestin de documentos. Se centra en el marco necesario para definir elementos de metadatos para la gestin de documentos y ofrece unas directrices genricas sobre ellos, coherentes con los principios de la Norma ISO 23081-1:20061), independientemente de que se trate de documentos fsicos, analgicos o digitales. Presenta una aproximacin lgica a los metadatos para la gestin de documentos en las organizaciones, modelos conceptuales de metadatos y una visin general del conjunto de los distintos tipos de elementos de metadatos vlidos para cualquier entorno de gestin de documentos. Define los tipos genricos de metadatos tanto para las entidades-documento, como para otras entidades que deben ser tenidas en cuenta para documentar y entender el contexto de negocio de los documentos. Esta especificacin tcnica tambin identifica, para las entidades clave, un nmero mnimo de niveles de agrupacin fijos que son necesarios para la interoperabilidad. Los modelos y los tipos de metadatos genricos descritos en esta especificacin tcnica estn enfocados principalmente a las entidades-documento. Sin embargo, son tambin relevantes para las otras entidades. Esta especificacin tcnica no describe un conjunto especfico de metadatos. Sin embargo, identifica los tipos genricos de metadatos que se requieren para la gestin de los documentos. Este enfoque proporciona a las organizaciones flexibilidad para seleccionar los metadatos especficos que les permitan gestionar sus documentos durante el tiempo que les resulten necesarios. Proporciona diagramas para determinar los elementos de metadatos que pueden ser definidos en una implantacin determinada y los metadatos que podran ser aplicados a cada una de las agrupaciones dentro de las de entidades definidas. Reconoce que pueden existir diferentes niveles de agrupacin dentro de cada entidad. Define los tipos genricos de metadatos que se prev que se apliquen en todos los niveles de agrupacin, al tiempo que llama la atencin a los responsables de la implementacin sobre los elementos de metadatos especficos que podran aplicarse slo en un nivel concreto. La implementacin de metadatos para la gestin de documentos en el marco de la organizacin y de sus sistemas incluye decisiones que estn determinadas por las circunstancias de la organizacin, los sistemas existentes y los requisitos para la gestin de documentos. Basndose en los principios descritos en la Norma ISO 23081-1:2006 esta especificacin proporciona una explicacin ms amplia sobre los conceptos bsicos en los esquemas de metadatos para la gestin de documentos, ofrece directrices prcticas para el desarrollo y construccin de dichos esquemas desde un punto de vista organizativo y finalmente describe los aspectos relacionados con la implementacin y la gestin de metadatos a lo largo del tiempo. Esta especificacin tcnica se dirige a: profesionales de la gestin de documentos (o las personas encargadas dentro de la organizacin de la gestin de

documentos en cualquier entorno) responsables de la definicin de metadatos para gestionar documentos en cualquier nivel de agrupacin tanto en sistemas de gestin como en aplicaciones informticas especficas para la gestin de documentos;

analistas de sistemas/procesos de gestin responsables de la identificacin de metadatos para la gestin de

documentos en los sistemas informticos de gestin; profesionales de la gestin de documentos o analistas de sistemas encargados de definir requisitos de

interoperabilidad de sistemas que afectan a los documentos; y proveedores de aplicaciones informticas que deberan servir de base para y permitir la creacin, incorporacin y

gestin de metadatos a lo largo del tiempo.

1) Norma adoptada de forma idntica como UNE-ISO 23081-1:2008.

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1 CAMPO DE APLICACIN

Esta especificacin tcnica proporciona un marco para definir elementos de metadatos consistentes con los principios y las consideraciones de implementacin descritas en ISO 23081-1:2006. Su propsito es: permitir la descripcin normalizada de los documentos y de las entidades contextuales esenciales; proporcionar un entendimiento comn de niveles fijos de agrupacin que permitan la interoperabilidad entre

sistemas corporativos con respecto a los documentos, y a la informacin relativa a los mismos; permitir la normalizacin y la reutilizacin de los metadatos necesarios para gestionar documentos a lo largo del

tiempo, el espacio y las aplicaciones. Adems identifica algunos de los aspectos esenciales en los que hay que tomar decisiones y documentarlas para permitir la implementacin de los metadatos para la gestin de documentos. Con ello se pretende: identificar los puntos que necesitan ser tenidos en cuenta al implementar metadatos para la gestin de documentos; identificar y explicar las distintas opciones para enfocarlos; e identificar varios caminos para la toma de decisiones y la eleccin de opciones al implementar metadatos para la

gestin de documentos. 2 NORMAS PARA CONSULTA

Las normas que a continuacin se indican son indispensables para la aplicacin de esta norma. Para las referencias con fecha, slo se aplica la edicin citada. Para las referencias sin fecha se aplica la ltima edicin de la norma (incluyendo cualquier modificacin de sta). ISO/IEC 11179 (todas las partes) Tecnologas de la informacin. Registros de metadatos (MDR). ISO 15489-1:20012) Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades. ISO 23081-1:2006 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para documentos. Parte 1: Principios. 3 TRMINOS Y DEFINICIONES

Para los fines de este documento, se aplican los trminos y definiciones incluidos en las Normas ISO 15489-1:2001, ISO 23081-1:2006 e ISO/IEC 11179 (todas las partes) adems de los siguientes:

3.1 sistema informtico de archivo: Conjunto organizado de hardware, software, polticas, procedimientos y personas que mantiene, almacena y gestiona los documentos y hace que estn disponibles a lo largo del tiempo.

3.2 atributo: Caracterstica de un objeto o entidad. [ISO 11179-1:2004, definicin 3.1.1]

2) Norma adoptada de forma idntica como UNE-ISO 15489-1:2006.

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3.3 sistema informtico de gestin: Conjunto organizado de hardware, software, servicios, polticas, procedimientos y personas, que almacena, procesa y proporciona acceso a la informacin relacionada con las actividades de una organizacin. [National Archives of Australia Glossary]

3.4 clase: Descripcin de un grupo de objetos que comparten los mismos atributos, operaciones, mtodos, relaciones y semntica. [ISO/IEC 19501-1:2001, definicin 2.5.2.9]

3.5 modelo conceptual; modelo de datos conceptual: Modelo de datos que representa una visin abstracta del mundo real. NOTA Un modelo conceptual representa la comprensin humana de un sistema. [ISO 11179-1:2004, definicin 3.2.5]

3.6 entidad: Cualquier cosa abstracta o concreta que existe, ha existido o puede existir incluyendo asociaciones entre estas cosas. EJEMPLO Una persona, un objeto, un evento, una idea, un proceso. NOTA Una entidad existe haya datos disponibles sobre la misma o no. [ISO 11179-1:2004, definicin 3.2.10; ISO/IEC 2382-17:1999, definicin 17.02.05].

3.7 metadatos para la gestin de documentos: Informacin estructurada o semi-estructurada que permite la creacin, gestin y uso de los documentos a lo largo del tiempo y entre diferentes dominios. NOTA Vase ISO 23081-1:2006, captulo 4.

3.8 aplicacin informtica de gestin de documentos: Aplicacin especfica utilizada para mantener, gestionar y hacer accesibles los recursos documentales de una organizacin. 4 OBJETIVO Y BENEFICIOS DE LOS METADATOS 4.1 Objetivo de los metadatos para la gestin de documentos 4.1.1 Generalidades

Las organizaciones necesitan sistemas de informacin que capturen y gestionen informacin contextual que ayude al entendimiento, uso, acceso y gestin de sus documentos a lo largo del tiempo. Esta informacin es crtica para afirmar la autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y valor probatorio de los documentos. En su conjunto, esta informacin se conoce como metadatos para la gestin de documentos. Los metadatos para la gestin de documentos pueden usarse en una organizacin para distintos fines relacionados con la identificacin, autenticacin, descripcin, localizacin y gestin de sus recursos de forma sistemtica y consistente para cumplir con los requisitos propios de la organizacin y de la sociedad y hacer frente a sus responsabilidades.

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Las aplicaciones informticas de gestin de documentos y los sistemas de gestin que incluyen la funcionalidad de gestin de documentos gestionan los documentos mediante la incorporacin y gestin de metadatos sobre ellos y el contexto de su creacin y uso. Los documentos, especialmente en el caso de operaciones electrnicas, frecuentemente se crean mediante sistemas que tienen objetivos concretos (por ejemplo, una aplicacin de concesin de licencias) y pueden existir fuera de la aplicacin informtica especfica de gestin de documentos. Los documentos son utilizados y comprendidos por personas que poseen, o tienen acceso a, un conocimiento suficiente del proceso llevado a cabo, de las personas involucradas en la operacin y de los documentos generados y su contexto inmediato. Estos documentos no son siempre consistentes, por las siguientes razones: a) Los enlaces con su contexto pueden no estar escritos y depender de la memoria de un individuo o del grupo. Esta

dependencia de un contexto no escrito para su comprensin no es fiable; algunas personas tienen acceso a ms conocimiento que otras y a lo largo del tiempo la disponibilidad de los documentos se ver comprometida por los movimientos en la plantilla y la disminucin de la memoria corporativa.

b) Los documentos a menudo carecen de la informacin explcita que se necesita para identificar los componentes de

una operacin fuera del contexto especfico y por lo tanto dificultan el intercambio con otros sistemas de gestin a efectos de interoperabilidad.

c) Los procesos de gestin necesarios para asegurar el mantenimiento de los documentos tanto tiempo como sean

requeridos no es habitualmente una caracterstica de estos sistemas.

4.1.2 Cantidad de metadatos

Existen lmites prcticos a la cantidad de informacin contextual que puede hacerse explcita y ser incorporada a un sistema determinado en forma de metadatos. El contexto es infinito, mientras un sistema de informacin concreto tiene lmites finitos. Siempre existir ms informacin contextual fuera de los lmites de cualquier sistema. Una aplicacin informtica determinada de gestin de documentos slo necesita capturar los metadatos que se consideren necesarios para que el sistema y sus usuarios puedan interpretar y gestionar los documentos durante el tiempo que sean requeridos dentro del sistema y para permitir la migracin de los documentos que tengan que salir del mismo. Los buenos sistemas de metadatos son dinmicos y pueden aadir elementos de metadatos adicionales para la gestin de documentos cuando y como sea necesario a lo largo del tiempo. Muchos elementos de metadatos para la gestin de documentos pueden obtenerse de otros sistemas de informacin. Para ser tiles en un sistema de gestin de documentos tienen que estar estructurados y organizados de una forma normalizada. La normalizacin de los metadatos es un prerrequisito esencial para la interoperabilidad de los sistemas de informacin tanto dentro de la organizacin como entre organizaciones.

4.2 Beneficios para la organizacin de los metadatos para la gestin de documentos 4.2.1 Generalidades

Los metadatos para la gestin de documentos no slo describen los atributos de los documentos de una forma que permite su gestin, uso y reutilizacin, sino que tambin documentan las relaciones entre los documentos y los agentes que los han creado y utilizado y los eventos o circunstancias en los cuales los documentos han sido creados y usados. La bsqueda de recursos de informacin y el mantenimiento de su autenticidad se apoya en los metadatos. 4.2.2 Incorporacin y gestin de documentos en los sistemas informticos de gestin

Las organizaciones necesitan documentar sus operaciones, conservando los documentos resultantes tanto tiempo como sean necesarios. Esto slo puede realizarse si los sistemas de gestin capturan metadatos sobre los documentos de acuerdo con los requerimientos de la organizacin para la gestin de documentos. Hasta qu punto un sistema gestiona correctamente los documentos depende en gran parte de la funcionalidad de metadatos que posea. Las relaciones entre los sistemas de gestin y las aplicaciones especficas de gestin de documentos son materia de decisiones de implementacin, tal y como se describe en el captulo 11.

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4.2.3 Interoperabilidad

Por interoperabilidad se entiende la capacidad de dos o ms sistemas automatizados para intercambiar informacin y para reconocer, procesar y usar esa informacin satisfactoriamente. Para que puedan interactuar, dos sistemas tienen que ser capaces de funcionar simultneamente en los niveles tcnico, semntico y sintctico. La normalizacin de los metadatos es un prerrequisito esencial para que los sistemas de informacin puedan interactuar. La normalizacin de los metadatos para la gestin de documentos facilita la interoperabilidad: a) entre los sistemas de gestin de una organizacin (por ejemplo, entre sistemas que dan soporte a dos procesos de

trabajo distintos dentro de la organizacin); b) entre sistemas de gestin que crean documentos y aplicaciones informticas de gestin de documentos que los tratan

en tanto que documentos; c) entre sistemas de gestin durante la migracin entre sistemas; d) entre varias organizaciones involucradas en los mismos procesos de trabajo (por ejemplo, gestin de la cadena valor

u operaciones de comercio electrnico); e) entre organizaciones para diversos fines, y f) a lo largo del tiempo entre sistemas informticos de gestin que crean documentos y sistemas informticos de

archivo que los conservan. Al facilitar la interoperabilidad, los metadatos para la gestin de documentos permiten la recuperacin de los documentos tanto en los sistemas de gestin como en la aplicacin informtica de gestin de documentos. 4.2.4 Gestin del riesgo

Los esquemas de metadatos pueden ser adaptados para cumplir los requisitos que la organizacin considere necesarios para evitar los riesgos. La organizaciones especificarn los elementos que deben incluirse para que los documentos sean fiables, autnticos e ntegros. Otros elementos sern opcionales, quedando su inclusin a discrecin de las reas de la organizacin o limitada a un sistema de gestin especfico dentro de la organizacin. Cuando analicen las estrategias para la implementacin de metadatos, las organizaciones deberan identificar los riesgos que existen, tener en cuenta el grado de riesgo que implican y asegurarse de que la estrategia de implementacin: a) proporcionar acceso a los sistemas de gestin esenciales a lo largo del tiempo; b) cumplir los requisitos legales de autenticidad y fiabilidad; y c) podr mantenerse a lo largo del tiempo.

4.2.5 Metadatos para gestin de documentos como activo de informacin de la organizacin

El acceso y la recuperacin de la informacin en el seno de las organizaciones se basan en metadatos estructurados en combinacin con unos buenos sistemas de bsqueda. Dicha combinacin maximiza la capacidad de las personas para encontrar los documentos relevantes de forma rpida y fcil cuando necesitan hacerlo. Adems, los metadatos estructurados permiten que la informacin contenida en los documentos se recupere en su contexto, mejorando su comprensin y aumentando la confianza en la fiabilidad de la informacin para su reutilizacin. Una inversin relativamente pequea en buenos metadatos puede aumentar la calidad y reducir los costes de la recuperacin de la informacin en las organizaciones.

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4.2.6 Prevencin del acceso no autorizado a los documentos

Los metadatos para la gestin de documentos pueden usarse para reducir el riesgo de uso no autorizado de documentos. Los metadatos son necesarios para especificar si el acceso a los documentos est restringido. Solamente las personas que tengan los permisos adecuados deberan tener acceso a los documentos. Cada vez que se accede a los documentos debe quedar constancia en los metadatos. Los metadatos para el control de acceso son vitales para la proteccin legal y la defensa de los intereses de la organizacin. Aseguran la confidencialidad y la privacidad de la informacin personal y la gestin adecuada de otras restricciones de uso y seguridad identificadas en los documentos de la organizacin. 4.2.7 Sostenibilidad de los sistemas informticos de gestin cuando se producen cambios administrativos

Con los cambios en las estructuras administrativas, las funciones o los procesos de trabajo de la organizacin tambin se producen cambios en las responsabilidades asignadas. La implementacin de metadatos normalizados y estructurados para la gestin de documentos ayuda a identificar los documentos que deben ser trasladados entre sistemas o lmites de la organizacin. Estos metadatos normalizados tambin ayudan a extraer documentos de un sistema e importarlos a otros conservando los enlaces contextuales independientemente del sistema de gestin concreto. 4.2.8 Conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos

Los documentos electrnicos dependen de los metadatos para su existencia, gestin y futura utilizacin. Las caracte-rsticas de los documentos (ISO 15489-1:2001, 7.2) en todos los formatos son definidas en los metadatos. Asegurar la conservacin de los documentos, incluyendo sus metadatos, en formato electrnico requiere conformidad con normas de metadatos bien definidas, estructuradas y estables que aseguren su pervivencia a pesar de los cambios o la actualizacin del software. La conservacin de los documentos electrnicos durante el tiempo que sean necesarios puede realizarse con distintas estrategias (vase el captulo 11), pero todas ellas dependen de la existencia de metadatos normalizados para la gestin de documentos. 4.2.9 Incorporacin de metadatos en los sistemas informticos de archivo

La mayor parte de la informacin que se necesita para describir los documentos y documentar su contexto en los sistemas informticos de archivo puede extraerse de los metadatos de las aplicaciones de gestin de documentos. Esta interconexin debera ser tan fluida como sea posible. Capturar metadatos para la gestin de documentos de acuerdo con un esquema normalizado facilitar la implementacin de este proceso. 5 POLTICA Y RESPONSABILIDADES 5.1 Decisiones sobre poltica

Tal como se indica en la Norma ISO 23081-1:2006 (captulo 6), las estrategias de metadatos deben ser tratadas como una parte integral o explcitamente relacionada con la estrategia de gestin de informacin y de documentos de toda la organizacin. En consecuencia, debe establecerse una poltica clara de metadatos, bien como una poltica independiente relacionada con el marco de polticas de gestin de documentos bien como una parte integral, aunque claramente definida, de las polticas de gestin de documentos existentes en la organizacin. En cualquiera de los casos, las organizaciones deberan: a) identificar y asignar roles y responsabilidades incluyendo la responsabilidad de garantizar la calidad de los

metadatos; b) identificar requisitos de fiabilidad, accesibilidad, recuperacin, mantenimiento y seguridad de los metadatos; c) seleccionar las normas o el esquema de metadatos aplicable; d) identificar y establecer reglas para los esquemas de codificacin de metadatos aplicables (sintaxis y vocabularios

controlados); e) determinar las normas tcnicas que deben ser utilizadas en la implementacin;

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f) identificar las relaciones entre la poltica de metadatos para la gestin de documentos y otras polticas o esquemas de metadatos que se utilizan en la organizacin;

g) identificar criterios y metodologa de evaluacin para determinar el grado de cumplimiento (y efectividad) de la

poltica; h) desarrollar estrategias de evaluacin y seguimiento que acompaen la poltica; y i) determinar cmo actualizar la poltica a medida que evolucionen las actividades de la organizacin. Cualquier poltica debera permitir varios niveles de implementacin. Debera identificarse el nivel que tiene que alcanzarse y cmo se conseguir. Una poltica tambin debera identificar aquellas reas ms crticas y que requieren una especial atencin con respecto a las estrategias de despliegue de metadatos, como el mantenimiento, la accesibilidad, la identificacin de documentos vitales, la conservacin y el anlisis de riesgos.

5.2 Responsabilidades en la implementacin de metadatos para la gestin de documentos

De acuerdo con los roles y responsabilidades establecidos en la gestin de documentos (ISO 15489-1:2001, 6.3) la responsabilidad de desarrollar, implementar y mantener el modelo de metadatos para la gestin de documentos debera estar claramente asignada a las los profesionales de la gestin de documentos junto con otros profesionales de la organizacin tales como profesionales de tecnologas de informacin o jurdicos. Esta responsabilidad incluye: a) analizar las necesidades de la organizacin en cuanto a metadatos para la gestin de documentos en funcin de sus

actividades; b) analizar y supervisar los proyectos relacionados con metadatos que se lleven a cabo en la organizacin y

especialmente aquellos que afecten a la gestin de documentos; c) asegurar que los esquemas de metadatos para la gestin de documentos se desarrollan de acuerdo con las normas y

buenas prcticas aplicables en el sector; d) desarrollar el modelo de metadatos para la gestin de documentos, incluyendo el esquema de metadatos, y las

normas relacionadas propias de la organizacin y las reglas para utilizarlos; e) identificar o desarrollar los esquemas de codificacin de metadatos, los calificadores y refinamientos de los

elementos, por ejemplo los cuadros de clasificacin; f) mantener el esquema de metadatos actualizado y alineado con las necesidades de las actividades; g) dar tratamiento de documento al esquema de metadatos y gestionarlo como tal; h) mantener la calidad de los metadatos asignados tanto automtica como manualmente y especialmente garantizar su

precisin, integridad, autenticidad, fiabilidad, y disponibilidad; i) coordinar el personal de tecnologas de la informacin y de gestin de documentos con vistas a la implementacin; j) coordinarse con los responsables de los sistemas informticos de gestin para asegurar una apropiada integracin de

los metadatos para la gestin de documentos en los sistemas de gestin; k) coordinarse con las autoridades archivsticas, teniendo en cuenta los procedimientos de archivo a largo plazo, para

asegurar la interoperabilidad entre la aplicacin informtica de gestin de documentos y el entorno archivstico de aquellos documentos con valor permanente;

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l) establecer un programa de formacin continua para los agentes sobre el uso y aplicacin de los esquemas de metadatos; y

m) difundir el esquema de metadatos dentro de la organizacin. 6 MODELO CONCEPTUAL DE METADATOS 6.1 Entidades

Los sistemas diseados para gestionar los documentos necesitan metadatos como base para los procesos de gestin de documentos. Uno de los principales usos de los metadatos es la representacin de entidades del entorno en el sistema de gestin. Desde la perspectiva de la gestin de documentos, la comprensin del entorno de las actividades se basa en las entidades, pero estas no son en todos los casos objetos tangibles. En el modelo de la figura 1 cabe cualquier nmero de entidades pero las relevantes son las siguientes: a) los propios documentos, tanto documentos individuales como agrupaciones de documentos (denominadas aqu

entidades-documentos); b) las personas o las estructuras organizativas del entorno de actuacin (denominadas entidades-agentes); c) las actividades de gestin (denominadas aqu entidades-actividades de gestin); d) y las reglas que rigen la realizacin y documentacin de la actividad (conocida como entidades-regulaciones).

NOTA Vase la Norma ISO 23081-1:2006, 9.1.

Figura 1 Principales entidades y sus relaciones

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6.2 Relaciones entre entidades

Un requisito clave de los metadatos para la gestin de documentos es que capturen el testimonio de las relaciones entre entidades y lo vinculen de forma persistente con los documentos de tal manera que los documentos resultantes puedan servir como evidencia de las actividades y de la sociedad que los generaron y utilizaron. Tambin debe ser posible capturar en los metadatos para la gestin de los documentos informacin sobre entidades de diferente nivel de agrupacin y las relaciones entre esas entidades. Las relaciones son tratadas como una entidad en el siguiente modelo (figura 2) de referencia de entidad por la importancia que tienen desde el punto de vista de la gestin de documentos.

Figura 2 Modelo de entidad como un diagrama de clase UML[5], que muestra las relaciones generales y especficas entre entidades

Este diagrama representa clases de entidades, con tipos especficos, o subclases, dependiendo del nivel de agrupacin, por ejemplo serie es un tipo o nivel de agrupacin de la clase de entidades-documento, y las regla de negocio son un tipo de regulacin. Las actividades de gestin de documentos es un tipo de entidad actividades de gestin. Utilizando las convenciones del modelo UML, este diagrama no pretende limitar las clases (por ejemplo documento, agente, gestin etc.) o tipos de cada clase (en el caso de agente: persona, grupo de trabajo, agencia, institucin; captulo 7.1.2 y tabla 3) puesto que cada una de ellas puede extenderse de acuerdo con estas convenciones es decir puede haber otras clases o tipos de cada clase adems de los mostrados en este diagrama. Este diagrama no indica las relaciones entre las clases. No indica la relacin de contenido en (jerrquica o cualquier otra) que existe entre los tipos dentro de cada clase. Sin embargo la jerarqua es importante para la gestin de documentos. En el captulo 7 se tratan las relaciones de agrupacin entre los tipos de cada clase y se identifica un conjunto de niveles de agrupacin fijos con fines de interoperabilidad.

La inclusin de las relaciones como una clase de entidad distinta permite mayor flexibilidad en la implementacin de esta especificacin tcnica. En los esquemas de metadatos basados en este modelo las relaciones se pueden implementar como:

a) una clase distinta;

b) un atributo de relacin de las clases de documento, agente, gestin y regulacin;

c) o como otros atributos de las clases de documento, agente, gestin y regulacin.

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Cuando la relacin est definida como una clase de entidad distinta, cada una de las entidades que intervienen en la relacin contendr un elemento relacin que apunta a la entidad-relacin. Esta entidad-relacin describe el tipo de relacin y los miembros de la relacin. Tambin contiene cualquier informacin contextual sobre la relacin, por ejemplo la historia de la relacin. En la descripcin de la entidad-relacin la identidad y naturaleza de la relacin necesita quedar reflejada junto con el papel que cada entidad juega en la relacin. Los metadatos del evento relativos a la relacin recogen las fechas de esas asociaciones. Cuando las relaciones sean capturadas como atributos de otras entidades, pueden manejarse mediante un elemento genrico compuesto que permita capturar en cada caso el tipo, las fechas y los roles de la relacin. De esta forma, se pueden distinguir las propiedades de la relacin de las propiedades de las entidades. Esto proporciona una va de interoperabilidad puesto que puede realizarse un mapeo entre las diferentes maneras en que los esquemas de codificacin manejan las relaciones y este modelo ms genrico.

6.3 Simplificacin del modelo de entidad

No se pretende que todas las implementaciones de esta especificacin tcnica implementen directamente todas las clases de entidades descritas. La decisin depender de la capacidad de asegurar enlaces persistentes entre las descripciones de las distintas clases de entidades. La incertidumbre en cuanto a esta persistencia pueden generar implementaciones centradas en el documento, donde los metadatos sobre otras clases de entidades se incluyen explcitamente dentro de los lmites de la clase documento. Tales implementaciones simplifican el modelo de entidad e incluyen informacin sobre las clases de entidades que faltan en otras entidades. Por ejemplo, una implementacin que no contenga las clases agente, regulacin o gestin puede incluir la informacin necesaria en la implementacin de la clase documento. Vase figura 3.

Figura 3 Expresin como mltiples clases de entidades o como una sola clase simplificada, centrada en los documentos

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7 CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA IMPLEMENTACIN DE METADATOS 7.1 Agrupacin 7.1.1 Generalidades

En cada una de las clases de entidades identificadas en ISO 23081-1:2006 (es decir, documento, agente, regulacin, gestin, gestin de documentos) existen diferentes niveles de agrupacin. Por ejemplo, dentro de las entidades-agente, podra estar descrito un individuo, una unidad de trabajo, un departamento/divisin/sucursal o la organizacin como un todo. Dentro de la clase de entidades-documento podra estar descrito un documento, un expediente, una serie, etc. Cada uno de estos niveles constituye una agrupacin. Vase figura 4. Cada implementacin puede definirlas de forma diferente.

Figura 4 Niveles de agrupacin Es importante precisar los niveles de agrupacin que a van a ser definidos porque: a) los metadatos pueden ser diferentes para cada nivel de agrupacin dentro de una entidad. Mientras algunos

elementos pueden ser comunes a todos los niveles, otros pueden ser especficos de un nivel de agrupacin en particular;

b) los sistemas que exportan o importan documentos necesitarn tener identificado claramente el nivel de agrupacin

para asignar el significado y la funcionalidad apropiada al objeto en el sistema que lo reciba. Definir las entidades y los niveles de agrupacin de esta manera proporciona ventajas significativas pues permite que el esquema de metadatos se implemente y se gestione a lo largo del tiempo.

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7.1.2 Esquema de codificacin de agrupaciones dentro de cada clase de entidades 7.1.2.1 Esquema de codificacin de clases de entidades representadas en los sistemas de informticos de gestin o en la aplicacin informtica de gestin de documentos

Este esquema codifica las relaciones de contenido en dentro de la misma clase de entidades. Cada sistema incluir su propia combinacin de entidades, basada en los procesos a los que debe servir de apoyo. El objetivo de definir un esquema de codificacin es facilitar: la existencia de informacin compartida entre varios sistemas sobre los entornos de trabajo; la reutilizacin de entidades y metadatos; y la migracin de entidades y metadatos desde una aplicacin informtica de gestin de documentos a otra. La interoperabilidad de los metadatos para la gestin de documentos depende de que los sistemas de gestin (incluyendo las aplicaciones informticas de gestin de documentos) utilicen los mismos tipos dentro de cada clase de entidades y los mismos elementos de metadatos y del significado (semntica), derivado de la forma en que los valores especficos de los datos se han utilizado en los sistemas de software concretos. Hay que tener en cuenta que existen algunas cuestiones importantes en la representacin del entorno desde una perspectiva de gestin de documentos, como son: a) las entidades pueden formar parte de otras entidades en un sentido fsico o lgico como resultado de la agrupacin,

la jerarqua o la clasificacin, por ejemplo: un documento dentro de un expediente, una operacin dentro de un proceso, o una persona dentro de una organizacin. Cada organizacin debera tener reglas sobre qu entidades pueden formar parte de otras entidades;

b) el mismo entorno de trabajo puede ser representado de manera diferente en diferentes aplicaciones informticas de

gestin de documentos o sistemas de gestin dependiendo de los requisitos especficos de la organizacin. Este esquema representa slo los niveles de agrupacin fijos. Las implementaciones concretas pueden utilizar otras agrupaciones, dependiendo de las necesidades. No obstante, cuando la informacin concerniente a metadatos para la gestin de documentos se intercambia entre sistemas, es necesario que existan niveles de agrupacin fijos que deberan representarse de la misma forma en los sistemas que intercambian metadatos. 7.1.2.2 Limitacin

Este esquema indica aquellos niveles de agrupacin que se implementan normalmente y deberan ser considerados como niveles de agrupacin fijos con fines de interoperabilidad. Se pueden usar trminos diferentes para referirse al mismo nivel de agrupacin en funcin de distintas jurisdicciones. En cualquier caso, se debera realizar un mapeo entre los trminos utilizados y los niveles fijos. Los niveles de agrupacin de cada clase de entidades no tienen necesariamente una correspondencia nica. Por ejemplo, el nivel 1 de la tabla 1 (Documento simple) puede correspon-derse con el nivel 1 de la tabla 2 (Actividades de Gestin), pero tambin con el nivel 2 de la tabla 3 (Agentes). Igualmente, en diferentes entornos de implementacin se pueden denominar las agrupaciones con nombres distintos, de ah que se incluyan slo nombres indicativos. sta es una prctica aceptable siempre que en cada entorno de implemen-tacin se realice un mapeo claro entre los nombres asignados a las agrupaciones y los niveles especficos establecidos en esta especificacin tcnica.

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Tabla 1 Clase de entidades: Documentos

Nivel Nombre

indicativo de la agrupacin

Aspectos del entorno de trabajo representados Ejemplos

1 tem o documento simple

La unidad ms pequea de documentos gestionados como una entidad. Los tems pueden contener componentes como por ejemplo un correo electrnico con ficheros adjuntos; no obstante, los componentes de un tem son gestionados como una sola entidad dentro del sistema.

Por ejemplo: un correo electrnico que contiene una remisin de un paciente especfico a un nuevo mdico, o una propuesta de presupuesto para un nuevo proyecto.

2 Expediente

simple o fruto de un procedimiento

Una secuencia de tems enlazados fsica o virtualmente, reflejo de una operacin procedimentada de la que se deriva un resultado especfico.

Por ejemplo: documentos resultantes documentos resultantes de la prestacin de un servicio determinado por un mdico cuando atiende a un paciente en una consulta, o documentos resul-tantes de las tareas realizadas por un ayuntamiento para autorizar la apertura de un nuevo restaurante.

3

Expediente compuesto o

dossier fruto de varios

procedimientos

Una secuencia de tems enlazados fsica o virtualmente, que son testimonio de las actividades de la organizacin. Los distintos tems individuales de un expe-diente estn relacionados entre s, por ejemplo una carta y su respuesta, y una respuesta a esa etc., y estas relaciones se mantienen reunindolos en el expediente en el orden correcto que forma parte de la evidencia documental. Un expediente puede ser fsico o electrnico.

Por ejemplo: una historia clnica.

4 Serie

Una agrupacin de documentos, creados y mantenidos por un organismo o persona, que siguen un orden numrico, alfabtico, cronolgico o cualquier otra secuencia identificable, o que son resultado de un mismo proceso de archivado y tienen una funcin, formato o contenido informativo similar.

Por ejemplo: las historias clnicas, o los expedientes de personal de los emplea-dos de una empresa de seguros.

5 Fondo Conjunto de documentos de una organiza-cin o individuo.

Por ejemplo: todos los documentos de un servicio mdico o todos los docu-mentos de una oficina regional de una empresa de seguros.

6 Grupo o

agrupacin de fondos

Todos los documentos de una sociedad, jurisdiccin o sector de actividad reunidos en un marco global para crear una memoria colectiva.

Por ejemplo: documentos de varios servicios mdicos o documentos de varias organizaciones no gubernamen-tales que contribuyen a la construccin de infraestructuras en los pases en vas desarrollo.

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Tabla 2 Clase de entidades: Actividades de Gestin (incluyendo actividades de gestin de documentos)

Nivel Nombre



1 Operacin o transaccin La unidad ms pequea de gestin de una actividad.

Por ejemplo: una instancia de una exploracin fsica a un paciente espec-fico, o una instancia de compra de suministros especficos.

2 Actividad/Proceso

Las tareas principales llevadas a cabo por una organizacin para cumplir cada una de sus funciones. Una actividad/proceso debera estar basada sobre un grupo consis-tente de operaciones que producen un resultado singular.

Por ejemplo: el proceso de un examen mdico, o un proceso de compra.

3 Funcin

Las funciones representan las principales responsabilidades gestionadas por una organizacin para cumplir sus objetivos. Las funciones son agrupaciones de alto nivel de las actividades de la organizacin.

Por ejemplo: el servicio de asistencia mdica de pacientes, o la gestin de la investigacin.

4 Funcin marco

Un derecho o responsabilidad de la sociedad que desborda los lmites de una organizacin. Una funcin marco propor-ciona el contexto ms amplio en el que la organizacin realiza sus funciones.

Por ejemplo: asegurar la salud y el bienestar.

Tabla 3 Clase de entidades: Agentes

Nivel Nombre



1 Persona/Instru-mento Actores individuales o instrumentos que llevan a cabo las operaciones.

Por ejemplo: un medico, o el mecanismo ECG que produce un diagrama concreto.

2 Grupo de Trabajo Un grupo formal o informal de personas o puestos de trabajo organizadas con fines de gestin para lograr un resultado.

Por ejemplo: el grupo de oncologa dentro de un servicio de asistencia mdica o el grupo de especialistas en derecho y nuevas tecnologas dentro de un bufete legal.

3 Entidad, rgano, organismo Organizaciones responsabilizadas de una funcin.

Por ejemplo: un laboratorio mdico, o una sucursal bancaria.

4 Institucin

Grupos de entidades que tienen en comn funciones generales (esto es, las ms amplias), entendidas como objetivos socia-les de alto nivel.

Por ejemplo: un conjunto hospitalario, o un gobierno regional.

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Tabla 4 Clase de entidades: Regulaciones

Nivel Nombre

indicativo de la agregacin


1 Reglas de

procedimiento o de gestin

Un conjunto dado de instrucciones de procedimiento, que incluyen los supuestos de partida y los condicionantes que determinan el mtodo, la secuencia y el resultado de las acciones concretas y se implementan para hacer frente a los requisitos de la actividad (incluyendo la gestin de documentos).

Por ejemplo: los pacientes firmarn un impreso de autorizacin para la recogida de informacin mdica en su primera visita, o se dar al inscribirse.

2 Polticas Un conjunto formal de instrucciones que rigen la manera de realizar las acciones y las normas aplicables.

Por ejemplo: la informacin mdica sobre un paciente podr ser revelada solo a otro mdico y para cubrir las necesidades del paciente.

3 Legislacin/ regulaciones

Una orden o autorizacin externa que rige el desempeo de las actividades y orienta las polticas.

Por ejemplo: la legislacin relativa a la intimidad de las personas y el acceso a la informacin mdica sobre los pacientes.

NOTA Las agrupaciones de regulaciones no poseen la misma relacin jerrquica que la presentan otras clases de entidades. 7.2 Herencia

Los metadatos pueden ser heredados por una agrupacin desde otra de nivel superior. Por ejemplo, los metadatos de un expediente o carpeta pueden ser heredados por todos los tems localizados dentro de la misma. sta es una tcnica que sirve para asegurar la consistencia de la asignacin de metadatos, y para que no sea necesario repetir las propiedades definidas en un nivel ms alto en todas las agrupaciones de los niveles subordinados. Este concepto se ilustra en la figura 5.

Leyenda PC Perodo de conservacin: 5 aos

Figura 5 Herencia

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La herencia juega un papel importante en la gestin de documentos. sta permite que sea definida una funcionalidad especfica para grupos de documentos predeterminados permite, por ejemplo, atribuir de una vez un nivel de seguridad/acceso a muchas carpetas o expedientes y a los documentos que estn dentro de las mismas. La herencia puede ser implementada de diferentes maneras, como: a) proporcionando un enlace lgico, bi-direccional, entre los niveles de agrupacin. Esto es habitual en las aplicaciones

de gestin de documentos; b) copiando los metadatos de una agrupacin de nivel superior en las agrupaciones de niveles inferiores que le estn

subordinadas. Este mtodo sirve normalmente de base a la auto-documentacin y a los objetos independientes; c) "empaquetando" o "encapsulando" fsicamente las agrupaciones subordinadas con los metadatos explcitos de la

agrupacin a la que pertenecen. Al igual que ocurre en todas las estrategias que utilizan enlaces, puede ser ms difcil asegurar el mantenimiento a lo largo del tiempo de los controles pertinentes y las funcionalidades que rigen en el nivel inferior, que mantener metadatos que documenten todas las propiedades de cada nivel de agrupacin. Esta cuestin se convierte en un tema de inters cuando los documentos salen del sistema que los ha creado.

7.3 Reutilizacin de los valores de los metadatos

Los metadatos para la gestin de documentos son definidos especficamente para cumplir los requisitos de identificacin, gestin y uso de los documentos durante tanto tiempo como sea necesario. No obstante, algunos de los elementos de metadatos definidos para la gestin de documentos pueden ser usados para otros objetivos. La reutilizacin de metadatos es un objetivo deseable que mejorar la eficiencia de la gestin y el mantenimiento de los recursos documentales. En concreto, aquellos elementos de metadatos que dan soporte a la recuperacin pueden ser reutilizados por otros sistemas de la organizacin enfocados expresamente hacia la recuperacin con el fin de garantizar que los documentos siempre estn en su contexto. Por ejemplo, elementos metadatos tales como ttulo, funcin o materia pueden ser utilizados por sistemas de gestin diferentes de las aplicaciones informticas de gestin de documentos. No obstante, se requiere precaucin para asegurar que la semntica de los elementos de metadatos para la gestin de documentos, coincida realmente con la de los elementos de metadatos de otros esquemas. Por ejemplo, el elemento fecha en la bsqueda de recursos de informacin tiene mucha menor complejidad que la requerida para fecha en los procesos de gestin de documentos, donde hay varios tipos diferentes de fecha que sirven de base a distintos procesos de gestin de documentos.

7.4 Interdependencia de los elementos metadatos

Dentro de un esquema de metadatos para la gestin de documentos, algunos elementos contienen conjuntos de metadatos enlazados que, por razones de integridad, necesitan ser mantenidos como una secuencia en lugar de ser tratados como elementos independientes, lo que crea interdependencia entre los elementos. Por ejemplo, los elementos que describen un evento de un proceso de gestin de documentos tienen que mantenerse como una secuencia que defina el objeto, el actor, la accin, los resultados de la accin y la fecha/hora de la accin. Este tipo de dependencias necesitan ser claramente establecidas al definir de la semntica y el esquema de los metadatos para la gestin de documentos. Con respecto a esta caracterstica de los metadatos para la gestin de documentos es importante establecer una equivalencia o mapeo de la semntica (significado) entre los elementos de metadatos para la gestin de documentos y aqullos de otras reas. Si los elementos metadatos que son tratados como una secuencia a efectos de gestin de documentos se mapean de forma independiente, sin tener en cuenta la necesidad de considerarlos parte de una secuencia, la integridad y autenticidad de la secuencia se pueden ver seriamente comprometidas. Por ejemplo, en una secuencia de metadatos relativa a la disposicin de los documentos, si el elemento fecha se desvincula de su secuencia de metadatos, la fecha podra ser relacionada inadvertidamente con cualquier otro proceso, como la fecha en la que el documento fue creado o clasificado.

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7.5 Carcter extensible y modular

Las estrategias de metadatos deberan permitir que, cuando sea apropiado en un entorno de implementacin, se puedan aadir elementos al esquema predefinido. Por ejemplo, en los documentos que describen lugares puede resultar conveniente incluir un elemento adicional para determinar la localizacin de acuerdo con los requisitos de una especificacin de sistemas de informacin geogrfica, mientras que este elemento sera innecesario en otras implementaciones. Siempre que se tengan en cuenta los elementos principales que garantizan el cumplimiento de los requisitos de la gestin de documentos y se mantenga su consistencia semntica, pueden aadirse otros elementos de metadatos adicionales que contribuyan al cumplimiento de las funciones de la organizacin. En otras palabras, los elementos de metadatos para la gestin de documentos no deberan ser remplazados por elementos de otros esquemas, pero pueden ser complementados por ellos. Este concepto se denomina carcter extensible y permite que las estrategias de metadatos para la gestin de documentos integren requisitos adicionales procedentes de especificaciones de metadatos definidas para otros objetivos especficos del sector o disciplina. Para mejorar la posibilidad de incorporar este carcter extensible al tiempo que se mantiene la integridad de la gestin de documentos, es conveniente distribuir los metadatos en mdulos que respondan a un funcionalidad concreta. Por ejemplo, los metadatos para la gestin de documentos pueden ser organizados en mdulos de forma que se distingan aquellos elementos relativos al registro o identificacin, a la descripcin de la entidad, a los procesos relativos a la entidad, a las relaciones entre entidades o a los eventos programados que tienen lugar. La organizacin en mdulos facilita la incorporacin de los elementos adicionales sin poner en peligro la funcionalidad de la gestin de documentos. 8 MODELO DE METADATOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS 8.1 Modelo de metadatos

Las entidades descritas en el captulo 6 pueden incorporarse a este modelo de metadatos. Los metadatos definidos en esta seccin son esenciales para las entidades-documento y pueden aplicarse a todas las entidades de este modelo. Para facilitar la comprensin de la estructura de metadatos expuesta en esta especificacin tcnica, los metadatos se organizan en seis amplios grupos. Cada grupo se divide a su vez en muchos elementos de metadatos. En los diagramas contenidos en las figuras 6 a 14 de este captulo, las flechas continuas indican el tipo de metadatos asociados al objeto especfico (clase y caso) que es documentado, y la flecha discontinua indica que la entidad se relaciona con otra entidad. La figura 6 ilustra los seis grupos de metadatos.

Figura 6 Modelo genrico de metadatos para la gestin de documentos

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Los seis grupos de metadatos son: a) Identificacin. Los metadatos de Identificacin identifican la entidad. Algunos ejemplos de elementos de metadatos

incluidos en esta categora son: tipo de entidad, nivel de agrupacin e identificador. b) Descripcin. La categora de metadatos de Descripcin contiene los elementos requeridos para decidir si la entidad

es efectivamente la que se necesita utilizar. Algunos ejemplos de elementos de metadatos incluidos en esta categora son: ttulo, resumen e identificadores externos.

c) Uso. La categora de metadatos de Uso contiene la informacin que facilita el uso a largo plazo de la entidad.

Algunos ejemplos de elementos de metadatos incluidos en esta categora son: entorno tcnico, acceso, derechos e idioma.

d) Plan de eventos. La categora de metadatos de Plan de eventos contiene la informacin usada para gestionar la

entidad. Los metadatos de este grupo consisten en una secuencia vinculada de metadatos y de elementos de metadatos independientes. Algunos ejemplos de elementos de metadatos incluidos en esta categora pertinentes para las entidades-documento son: tipo, descripcin, fecha/hora, desencadenante de evento y relacin (vinculada).

e) Historial de eventos. La categora de metadatos de Historial de eventos documenta el pasado de los documentos y

otros eventos de gestin de la entidad y de sus metadatos. Para cada evento especifica el tipo de evento, qu sucedi, cundo ocurri, por qu ocurri, y quin lo realiz. Los metadatos en este elemento constituyen una secuencia que documenta un evento especfico. Algunos ejemplos de elementos de metadatos incluidos en esta categora son: fecha/hora, tipo, descripcin y relacin (vinculada).

f) Relacin. La categora de metadatos de Relacin seala una entidad-relacin o describe las relaciones entre esta

entidad y otras entidades.

8.2 Modelo de metadatos dinmico

Conforme a ISO 23081-1:2006, captulo 4, los metadatos para la gestin de documentos no son estticos, sino que aumentan continuamente a medida que se desarrollan procesos de gestin de documentos. El modelo dinmico de datos representa este aumento continuo de metadatos para la gestin de documentos. En el diagrama siguiente se presenta una segunda visin de este modelo, en la que se destacan los aspectos basados en el transcurso del tiempo (vase la figura 7). Los grupos de metadatos de Identificacin, Descripcin, Uso y Relacin demuestran el estado actual de la entidad. El grupo de metadatos de Plan de eventos contiene los planes futuros para la gestin de esta entidad (los cuales pueden cambiar el estado de la entidad). El grupo de metadatos Historial de eventos contiene la historia de la entidad a lo largo del tiempo (y puede incluir el estado anterior de la entidad). El Plan de eventos en s mismo puede cambiar a lo largo del tiempo y estos cambios sern documentados en el Historial de eventos.

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Figura 7 Metadatos dinmicos para la gestin de documentos 8.3 Los metadatos como documento

Los metadatos sobre una clase de entidad son, en s mismos, un documento y pueden, por lo tanto, describirse mediante metadatos en figura 8:

Figura 8 Los metadatos como documento

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En este ejemplo, los metadatos en la Entidad 1 describen un documento. El grupo de metadatos Historial de eventos en la entidad-documento describe todas las acciones emprendidas sobre el documento, el atributo Plan de eventos describe los planes futuros de gestin del documento a ttulo de indicacin, el atributo Uso define las condiciones, los permisos y las restricciones en el acceso y la utilizacin del documento, y as sucesivamente. La Entidad 2 contiene metadatos sobre los metadatos contenidos en la Entidad 1. Por lo tanto, el atributo Historial de eventos en la Entidad 2 describe el historial de eventos de los metadatos de la Entidad 1, el de Plan de eventos describe los planes futuros de gestin de los metadatos, y as sucesivamente. La Entidad 2 es claramente tambin una entidad y puede describirse mediante una tercera entidad. En teora, esta recurrencia no tiene final y cada entidad debe ser documentada. En la prctica, un sistema real terminara esta repeticin en el punto en el cual ya no se requiriese informacin sobre el documento de metadatos ni para realizar las actividades encomendadas ni para contextualizar el objeto a describir. Como ocurre con las otras entidades, una implementacin concreta podra combinar la Entidad 1 y la Entidad 2 y cualquier nmero de recurrencia deseadas en una sola entidad. 9 ELEMENTOS GENRICOS DE METADATOS 9.1 Grupo de metadatos de Identificacin

El grupo de metadatos Identificacin distingue una entidad del resto de las entidades del dominio. Estos metadatos clave se asignan a los documentos al registrarlos y el acto del registro ser recogido en el elemento de Historial de eventos. Para todas las clases de entidades, la finalidad de estos metadatos es proporcionar una manera nica de identificar la entidad concreta a la que se refieren los metadatos, lo que proporciona a su vez una manera de hacer referencia a esa entidad en las relaciones. Vase la figura 9.

Figura 9 Metadatos de Identificacin

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El grupo de metadatos Identificacin contiene los elementos siguientes: a) Tipo de entidad. Identifica el tipo de clase de entidad (por ejemplo, Documento, Agente). b) Nivel de agrupacin. Identifica el nivel de la entidad en relacin con los niveles de agrupacin definidos en el

esquema de codificacin de entidades de cada clase en funcin del nivel de agrupacin (vase 7.1.2), con el fin de poder realizar un mapeo entre la entidad y la equivalente en otros sistemas.

c) Identificador. Identifica unvocamente la entidad dentro del dominio especfico del sistema de gestin de

documentos. El proceso de atribuir un identificador debera generar un asiento en el atributo Historial de eventos que detalle el agente responsable, la fecha y la hora.

9.2 Grupo de metadatos de descripcin

El grupo de metadatos Descripcin describe la entidad, permitiendo que se planteen las preguntas precisas para saber si sta es la entidad buscada. Los elementos de esta categora tienen dos funciones: permiten recuperar las entidades mediante bsquedas y entender el contexto de la entidad. Esta especificacin tcnica contiene un conjunto simple de elementos de metadatos descriptivos y ser necesario definir elementos descriptivos propios para aplicarlos a dominios especficos. Vase la figura 10.

Figura 10 Metadatos de Descripcin El atributo Descripcin contiene los elementos siguientes: a) Ttulo. Contiene el nombre de la entidad (por ejemplo Joe Bloggs para una persona, "Environmental Protection

Act, No 34 de 2001" para una disposicin legislativa, "Democracy Services" para una unidad de trabajo, etc.). b) Clasificacin. Informacin sobre la clasificacin de la entidad de acuerdo con una fuente autorizada, por ejemplo,

un cuadro de clasificacin funcional, una tabla de clasificacin por materias, una lista de encabezamientos autorizados, o un tesauro.

c) Resumen. Descripcin textual no estructurada. d) Lugar. Informacin sobre la localizacin, el sitio o el espacio asociado a la entidad, como, por ejemplo dnde est

ubicada, dnde se almacena la entidad o dnde se la puede encontrar. El lugar puede ser fsico o virtual.

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e) Jurisdiccin. La jurisdiccin que afecta a la entidad. f) Identificadores externos. Cualesquiera identificadores nicos, actuales o histricos, asignados en un sistema

externo al dominio de la gestin de documentos (por ejemplo, nmero del ISBN, nmero de Seguridad Social).

9.3 Grupo de metadatos de Uso

El grupo de metadatos de uso contiene elementos que contribuyen a que la entidad sea accesible a largo plazo o derechos que afectan a la entidad. Esto cubre una extensa gama de informacin, desde la informacin sobre los derechos de uso de la entidad hasta la informacin referida a los detalles tcnicos requeridos para mostrar la entidad. Es lgico que existan considerables diferencias en el grado de especificidad de estos metadatos dependiendo de la naturaleza del recurso. En el nivel de agrupacin inferior de las entidades-documento, los requisitos tienen que identificar de forma muy precisa las dependencias tcnicas del hardware, del software y del formato. Vase la figura 11.

Figura 11 Metadatos de Uso El atributo Uso contiene los elementos siguientes: a) Entorno tcnico. Este elemento contiene la informacin sobre el entorno tcnico necesario para utilizar la entidad.

En el nivel de agrupacin inferior de las entidades-documento, esto incluye informacin sobre el formato, requisitos del descifrado y cualquier tecnologa de apoyo requerida.

b) Derechos. Para documentos, estos metadatos detallarn informacin sobre el uso del documento, incluyendo los

derechos de uso (por ejemplo, acuerdos sobre licencias, copyright, propiedad intelectual), las restricciones (por ejemplo, la reproduccin o su publicacin), los permisos (por ejemplo, los permisos del usuario y visualizaciones autorizadas) y las condiciones (por ejemplo, las condiciones de reproduccin o de descarga, los requisitos de cita, los detalles del pago). Para los agentes, estos metadatos incluiran los permisos de usuario asignados, etc.

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c) Acceso. La informacin sobre accesibilidad, o derechos asociados, de una entidad, por ejemplo, los derechos de acceso (por ejemplo FOI, acceso pblico), las restricciones (por ejemplo, la clasificacin de seguridad, la privacidad, la confidencialidad, las advertencias como commercial-in-confidence), perodo de acceso restringido. Para las entidades-documento esto puede incluir elementos que especifiquen exclusiones de acceso pblico (previstas en la legislacin sobre archivos o sobre acceso a la informacin), permisos (por ejemplo, disposiciones especiales en cuanto al acceso), y condiciones (por ejemplo, disociacin de datos).

d) Usuarios. Para las entidades-documento, los usuarios previstos. e) Idioma. El nombre del idioma o del alfabeto en que est escrita la entidad. f) Integridad. Informacin que demuestra que la entidad y este elemento de metadatos han conservado su integridad

desde que fueron creados (por ejemplo, las sumas de comprobacin usadas para comprobar que un documento no se ha tratado de forzar).

g) Para las entidades-documento, tambin puede incluir la Plantilla o formulario del documento. Informacin sobre

las caractersticas formales que adopta el documento, que rigen su estructura interna y que tienen relacin con su propsito operativo o con la funcin, actividad u operacin que documenta.

9.4 Grupo de metadatos de Plan de eventos

El grupo de metadatos Plan de eventos contiene metadatos que permiten gestionar las entidades y sus metadatos asociados. El elemento de Plan de eventos consiste en las acciones de gestin que est previsto que ocurran en el futuro. Para las entidades-documento, entre las acciones de gestin normalmente planificadas se incluyen: valoracin (acciones previstas para determinar si se conserva la entidad); disposicin (acciones previstas para implementar las decisiones de valoracin referidas a la entidad); conservacin (acciones previstas para garantizar el acceso a largo plazo a la entidad); control del acceso (acciones previstas para cambiar quin puede acceder a la entidad y utilizarla); y derechos (acciones previstas para modificar los derechos de uso de la entidad asignados). Para las entidades-agente, los planes pueden incluir revisiones de la acreditacin de seguridad. Para las entidades-ges-tin, pueden incluirse las reorganizaciones peridicas que confirman o cambian el alcance de las acciones desarrolladas. Cada vez que tiene lugar alguna de las acciones previstas, se crea un evento en los metadatos de Historial de eventos. Entonces, los asientos se eliminan de los metadatos de Plan de eventos. El Historial de eventos registra la accin: qu sucedi, cundo ocurri, por qu ocurri y quin lo llev a cabo. La documentacin de lo que sucedi debe incluir suficiente informacin para conocer el estado anterior. Vase la figura 12.

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Figura 12 Metadatos de Plan de eventos El grupo de metadatos Plan de eventos contiene los elementos suficientes para documentar un plan de accin, los desencadenantes, y los valores de los metadatos necesarios para calcular cuando deben llevarse a cabo las acciones. El Plan de eventos abarca un conjunto de acciones. Los metadatos de Historial de eventos son un conjunto de metadatos vinculados, cada componente de los cuales debe estar presente para documentar adecuadamente el evento, y elementos de metadatos independientes. Para las entidades-documento, para cada accin se incluirn los elementos siguientes. a) Fecha/Hora del evento. La fecha y, opcionalmente, la hora de cuando tiene producirse la accin. b) Tipo del evento. El tipo de accin a realizar. Se producen acciones que reflejan muchos aspectos de la gestin,

registro, revisin, seguimiento, eliminacin o actualizacin de la entidad. En la gestin de documentos, existen muchos ms tipos de acciones: autenticacin, valoracin, disposicin, conservacin y acceso.

c) Descripcin del evento. Informacin que necesita el agente para realizar la accin prevista. Incluira el grado de

prioridad de la accin. d) Relacin del evento. Cuando en la implementacin no se utilizan entidades-Relacin independientes, este grupo de

elementos se debe utilizar para incorporar la informacin siguiente:

1) Regulacin. Informacin sobre la regulacin o el instrumento que establece la base legal o administrativa para la accin. Normalmente sera una relacin con una entidad que contiene la regulacin.

2) Agente. Informacin sobre los agentes que se espera estn implicados en la realizacin la accin. Normalmente

sera una relacin a las entidades que describen los agentes. e) Desencadenante del evento. Evento que permite calcular cundo ha de ser implementada la accin especificada

(por ejemplo, despus de auditora, despus de dimisin etc.).

9.5 Grupo de metadatos de Historial de eventos

El grupo de metadatos Historial de eventos documenta la huella de los ltimos eventos de gestin de documentos o de otras acciones realizadas sobre la entidad y sus metadatos. Para cada evento especifica el tipo de evento, qu sucedi, cundo ocurri, por qu ocurri y quin lo efectu. Vase la figura 13.

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Los elementos de este grupo tienen la funcin bsica de mostrar que la entidad y los metadatos conservan su autenticidad a lo largo del tiempo. Para hacerlo, documenta la creacin de la entidad y sus metadatos y todos los eventos significativos que les hayan ocurrido posteriormente. Los eventos se consideran significativos o no dependiendo de la actividad y del sistema. Muchos de los eventos recogidos en los metadatos de Historial de eventos se generan como resultado de la realizacin de las acciones previstas en los metadatos de Plan de eventos. Cuando estas acciones se llevan a cabo, pueden crearse uno o ms eventos en los metadatos de Historial de eventos. Por ejemplo, realizar una accin de valoracin puede generar los eventos siguientes: documento valorado (seleccionado) y documento para el que se ha ejecutado la decisin tomada en la valoracin (custodia transferida). Sin embargo, los eventos tambin pueden generarse por acciones que no son acciones de gestin planificadas, pero que tambin han de ser especificadas en el Historial de eventos. Los ejemplos de tales eventos imprevistos incluyen: la dimisin de un miembro del personal (agente); un cambio en la descripcin de la entidad; y la adicin de una nueva relacin, o la eliminacin de una relacin existente. Cuando ocurre un evento de cualquier tipo, se crea un evento en los metadatos del Historial de eventos.

Figura 13 Metadatos de Historial de eventos Los metadatos de Historial de eventos son un conjunto de metadatos vinculados, cada componente de los cuales debe estar presente para documentar adecuadamente el evento. Cada evento contiene los elementos siguientes: a) Identificador del evento. Identificador nico para el evento/el nmero operacin del evento. b) Fecha/Hora del evento. Especifica la fecha y, opcionalmente, la hora asociada al evento. c) Tipo del evento. El tipo de evento por ejemplo, para las entidades-documento: registro, clasificacin, revisin. d) Descripcin del evento. Una descripcin del evento.

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e) Relacin del evento. Cuando en la implementacin no se utilizan entidades-Relacin independientes, este grupo de elementos se debe utilizar para incorporar la informacin siguiente:

1) Regulacin. Informacin sobre la regulacin o el instrumento que proporciona la base legal o administrativa para la accin efectuada. Normalmente sera una relacin con una entidad que contiene la regulacin.

2) Agente. Informacin sobre la persona responsable de emprender o de autorizar el evento. Normalmente sera una relacin con las entidades que describen los agentes.

9.6 Grupo de metadatos de Relacin

La Relacin contiene metadatos que asocian dos o ms entidades. Cuando la relacin se implementa como entidad independiente, el propsito de este elemento es simplemente sealar la descripcin de la entidad de la relacin especfica. En este caso, el atributo Relacin no contiene informacin sobre la relacin como su tipo o duracin, sino solamente el indicador de la entidad-relacin, la cual contiene los detalles de la relacin. La informacin sobre la relacin en s misma est contenida dentro de una entidad-relacin. Un ejemplo de relacin entre una entidad agente y una entidad serie se presenta en la figura 14.

Figura 14 Relacin entre una entidad Agente y una entidad Serie Aunque esto muestra una relacin binaria, las relaciones pueden conectar cualquier nmero de entidades. Para entidades-documento, las relaciones tpicas pueden incluir: controlado por, contenido en, utilizado por, creado para, etc. Para entidades-gestin, las relaciones tpicas pueden incluir: controlado por, transferido a, etc. Para las entidades-agente, las relaciones tpicas pueden incluir: controlado por, contenido en, etc. Cuando las relaciones no se implementan como entidades independientes, este grupo de metadatos expresa las relaciones especficas, generalmente en secuencias de comunicaciones binarias simples (por ejemplo: la entidad x controla la entidad y; la entidad x controla la entidad z). Para las implementaciones en las que no se usan las relaciones como entidad independiente, el modelo de metadatos tambin incluye las relaciones especficas en otros grupos de metadatos como se ilustra en la figura 15. El grupo de Plan de eventos y el de Historial de eventos incluyen los elementos para el agente y para la regulacin, que son normalmente relaciones con entidades-agente y entidades-regulacin.

Figura 15 Metadatos de Relacin

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Suponiendo que las relaciones se implementen como entidades independientes, el atributo Relacin contiene un solo elemento: Relacin. La identificacin de la entidad-relacin que documenta la relacin. En las implementaciones que no tienen relaciones como entidades independientes los metadatos de la relacin deben considerarse como metadatos vinculados para ser gestionados como un grupo. Las relaciones deberan ser recprocas, as que en la entidad relacionada debera darse la relacin inversa. Los metadatos mnimos para definir una relacin seran: a) Identificador de entidad relacionada. Un vnculo a la identificacin de la entidad relacionada, con el fin de

identificar con precisin los objetos relacionados. b) Tipo de relacin. Expresa la naturaleza de la relacin y el papel de las entidades especficas vinculadas en la

relacin de una manera inequvoca. Por ejemplo, contiene, controla, precede. c) Fecha de la relacin. El inicio y, si es relevante, la fecha de finalizacin de la relacin. 10 DESARROLLO DE UN ESQUEMA DE METADATOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS 10.1 Esquema de metadatos

Un esquema de metadatos es un plan lgico que muestra las relaciones entre los elementos de metadatos. Los esquemas de metadatos incorporan normalmente un conjunto de reglas, incluyendo reglas relacionadas con la semntica y la sintaxis, que permiten la gestin de metadatos (vase la Norma ISO 23081-1:2006, 3.3). Los esquemas de metadatos son potentes instrumentos que facilitan la interoperabilidad y ayudan a asegurar el mantenimiento de los documentos a largo plazo. Las organizaciones y ordenamientos jurdicos que usen metadatos para la gestin de documentos necesitarn invertir los recursos necesarios para desarrollar y documentar los esquemas formales de metadatos.

10.2 Registros de metadatos

Todo esquema de metadatos adaptado para la gestin de documentos debera incorporarse a los registros de metadatos organizativos o jurisdiccionales pertinentes. Los objetivos y usos de los registros de metadatos son diferentes dependiendo de su tipo. Los registros de metadatos tienen al menos tres objetivos que afectan a los metadatos para la gestin de documentos. stos son: a) Registros de esquemas de metadatos. Son registros cuyo mbito abarca ms de una organizacin y ms de un

ordenamiento jurdico. Proporcionan una declaracin de alto nivel sobre los objetivos de un esquema de metadatos concreto que permitir a los usuarios determinar el esquema apropiado para su uso propio.

b) Registros de esquemas de elementos de metadatos. Son registros, que proporcionan una declaracin autorizada de

la semntica de los elementos de metadatos contenidos en un esquema de metadatos especfico, generalmente disponible pblicamente, con el fin de establecer un esquema comn para una determinada comunidad de prcticas. El propsito de estos registros es promover la preparacin de mapeos o equivalencias entre elementos de metadatos definido por diferentes comunidades.

c) Registros de esquemas de elementos de metadatos de una organizacin determinada. Estos registros estn

concebidos para su uso dentro de las organizaciones, para permitir el mapeo de un esquema de metadatos especfico con los sistemas de trabajo concretos. La finalidad de estos registros es servir a las necesidades internas de interoperabilidad que se den en la propia organizacin, as como lograr la interoperabilidad a lo largo del tiempo.

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10.3 Diseo de esquemas de metadatos para la gestin de documentos 10.3.1 Seleccin de elementos para formar un esquema

Las reas genricas de metadatos destinadas a la gestin de documentos se describen en el captulo 9. Sin embargo, dentro de las definiciones genricas, cada organizacin tiene la capacidad de especificar y/o definir cmo habrn de usarse los elementos especficos para satisfacer sus propias necesidades. El esquema de metadatos de la organizacin debera: a) especificar las entidades que se van a implementar (vase el captulo 6); b) especificar los niveles de agrupacin incluidos (vase 7.1); c) identificar las entidades/agrupaciones (qu elementos identificarn de manera nica los documentos y de qu fuente

se tomarn, por ejemplo, identificadores nicos del sistema, claves primarias de base de datos, etc.); d) describir las entidades/agrupaciones (qu elementos de metadatos se requieren para determinar la representacin

apropiada del contenido y la estructura de los documentos, incluyendo sus dependencias tcnicas); e) establecer vnculos entre entidades/agrupaciones relacionadas; f) establecer acciones predefinidas que deban emprenderse sobre los documentos y establecer los desencadenantes que

permitan que esos eventos tengan lugar; g) administrar o decidir sobre funcionalidades, por ejemplo, los trminos y condiciones de acceso, uso, eliminacin,

etc.; h) y documentar el historial de eventos de las acciones emprendidas sobre los documentos, por ejemplo su uso o

migracin, etc. En la prctica, algunos elementos de metadatos pueden servir a ms de un propsito. 10.3.2 Estructuracin de elementos y establecimiento de relaciones

Un conjunto de elementos de metadatos se convierte en un esquema cuando se le aplica una estructura lgica. Lo que implica establecer el valor semntico, o el significado especfico, de los elementos. Asimismo, se deberan definir las relaciones semnticas, esto es, identificar cualquier grupo de elementos que deba considerarse como una secuencia consecuente para asegurar que el significado de los elementos est establecido claramente. Por ejemplo: documentar un evento requiere la definicin de la secuencia de elementos que definan el objeto, el agente, la accin, los resultados de la accin y la fecha de la accin. 10.3.3 Esquemas de codificacin

Los elementos de metadatos pueden tomar su valor de esquemas de codificacin. Los esquemas de codificacin son fuentes autorizadas, que incluyen listas predefinidas, clasificaciones, vocabularios controlados o taxonomas. Usar esquemas de codificacin que estn documentados formalmente ayuda a garantizar la calidad y la consistencia de los valores de los metadatos. Normalmente, los esquemas de codificacin son de dos tipos: esquemas de codificacin de vocabulario, los cuales definen valores con los que cumplimentar elementos especficos; esquemas de codificacin de sintaxis que definen la estructura o la sintaxis de la expresin de los valores. Un ejemplo de estos ltimos es la Norma ISO 8601:2004[2].

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Al definir un esquema de metadatos, debera especificarse si los elementos individuales requieren el uso de esquemas de codificacin. Si fuera el caso, el esquema de codificacin, sus protocolos de cita y cualquiera de las reglas relativas al uso de citas (sintaxis), deberan identificarse claramente. Ejemplos de elementos de metadatos para la gestin de documentos que normalmente incluyen esquemas de codificacin son funcin y materia. Para garantizar la interoperabilidad, los esquemas de codificacin necesitan definirse con el mismo rigor que los esquemas de elementos de metadatos. Las relaciones entre los trminos de los esquemas de codificacin deben admitir su procesamiento automatizado. 10.3.4 Reglas sintcticas, niveles de obligatoriedad, valores por defecto y repetibilidad

Las reglas precisas de uso de los elementos deben definirse en la documentacin de los esquemas de metadatos. Algunas de las reas especficas requieren una meticulosa documentacin, como: a) La formacin de la sintaxis: la forma de expresin de los elementos, debe definirse en todas las situaciones en las

que resulte pertinente. Por ejemplo: es normal especificar que una fecha debe seguir una sintaxis determinada como por ejemplo aaaa/mm/dd. Todas las reglas sintcticas de este tipo deben quedar recogidas en la definicin del esquema.

b) En algunos casos pueden asignarse valores por defecto a los elementos. Por ejemplo, establecer que el nombre de la

organizacin figure siempre antes del productor concreto. Todos los valores por defecto que se vayan a asignar a los metadatos deberan establecerse formalmente en la definicin del esquema.

c) Se deben definir las reglas concernientes al nivel de obligatoriedad del uso de cada elemento, esto es, si es opcional

u obligatorio cada objeto que se defina para contener un valor dentro de una secuencia de metadatos. En algunos casos los elementos son opcionales, es decir, slo se usarn si resulta pertinente para un objeto especfico. Por ejemplo: el elemento fecha de transferencia slo ser aplicable si el objeto ha sido transferido, as ser de carcter opcional o condicionado a la existencia de ese evento especfico.

d) Reglas de incidencia: algunos elementos pueden repetirse cuantas veces sea necesario, mientras que otros slo

podrn aparecer una vez y no podrn repetirse. Por ejemplo: la presentacin especfica de un documento tan slo tendr un formato. Puede, sin embargo, haber mltiples documentos de metadatos que definan diferentes formatos de un documento.

e) Casos en los que el uso de un elemento dependa de la existencia de otro elemento. Por ejemplo: el elemento y

depende del elemento x. Para tener un valor para el elemento y, deber crearse un valor para el elemento x. 10.3.5 Reutilizacin de esquemas de metadatos preexistentes para la gestin de documentos

Si bien la interoperabilidad es un resultado deseable en la gestin de metadatos para la gestin de documentos, se debera prestar un especial cuidado si se adoptan reglas de metadatos de otras comunidades. Ciertas reglas generales necesitan modificarse para satisfacer objetivos especficos de la gestin de documentos. Es necesario garantizar, particularmente, que: a) La semntica de los metadatos obtenidos de otros esquemas sea adecuada para la gestin de documentos. Por

ejemplo, casi todos los esquemas de metadatos suelen especificar que se requiere el elemento fecha. Sin embargo, en el entorno de gestin de documentos se manejan muchos tipos distintos de fecha: fecha de recepcin, fecha de creacin, fecha de registro, fecha de accin, fecha de uso, etc. Nuestros requisitos especficos para el uso de fechas pueden no ajustarse a la semntica de otros esquemas de metadatos. El anlisis cuidadoso y la equiparacin de la semntica de otros esquemas resulta necesaria para garantizar que la funcionalidad de la gestin de documentos no queda comprometida.

b) Cuando los metadatos para la gestin de documentos se definen como una secuencia de elementos relacionados,

como en el caso de la documentacin de un evento, se debe mantener un especial cuidado en gestionarlos siempre como una secuencia, y no considerarlos refinamientos o calificadores de un elemento, tal y como se hace en otros esquemas de metadatos.

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c) Los esquemas procedentes de otros dominios o disciplinas pueden identificar o contener metadatos adminis-trativos que consisten, por lo general, en informacin sobre los esquemas (por ejemplo, sus versiones, cambios, autores, etc.) con el objetivo de gestionar el propio esquema. Esto es bastante diferente de las funcionalidades especficas de gestin de documentos tal y como se definen en los esquemas de codificacin destinados a la gestin de documentos. Los metadatos administrativos se refieren normalmente a la autoridad, cambios y estado de un esquema de metadatos concreto. En otras palabras, son a menudo especificaciones para la gestin de los documentos asociados al esquema concreto. Los requisitos para documentar los datos autorizados sobre desarrollo y modificaciones de los documentos tambin tienen que cumplirse con respecto a los esquemas de metadatos para la gestin de documentos, pero tales metadatos son metadatos sobre un documento particular (el esquema) que no tienen que confundirse con los metadatos generales que define el esquema para la gestin de documentos.

d) Las reglas definidas en otros esquemas necesitarn comprobarse cuidadosamente, cuando los elementos de

metadatos para la gestin de documentos hereden la informacin de metadatos de esos esquemas o se establezcan equivalencias entre unos y otros. Se deben considerar las reglas de sintaxis, obligatoriedad, fuente, repetibilidad, etc. Cualquier regla especfica del dominio necesitar ser revisada cuidadosamente.

10.4 Presentacin de esquemas de metadatos 10.4.1 Documentar un esquema de metadatos para la gestin de documentos

Los esquemas de metadatos para la gestin de documentos definen la manera en que los documentos se estructuran y presentan. Como tales, los propios esquemas resultan instrumentos de control de una importancia decisiva que requieren una gestin y documentacin cuidadosas y precisas. Concretamente, incluyen lo siguiente: a) Todos los esquemas de metadatos para la gestin de documentos deberan respetar un formato predefinido. b) Los esquemas de metadatos para la gestin de documentos deberan citarse como la fuente autorizada de toda

definicin semntica cuando se lleve a cabo la extraccin de los metadatos para la gestin de documentos. c) Los esquemas de metadatos para la gestin de documentos se deberan mantener actualizados, llevando un

cuidadoso control de las versiones y haciendo referencia a los nmeros de versin donde se cambian los requerimientos semnticos y sintcticos.

d) En la documentacin de los esquemas de metadatos para la gestin de los documentos se deberan precisar las

limitaciones del esquema de metadatos, la naturaleza de los compromisos que se hayan alcanzado y el impacto de tales compromisos sobre la funcionalidad.

Los esquemas de metadatos deberan quedar registrados en los registros de metadatos apropiados (vase 10.2). 10.4.2 Presentaciones legibles por mquina

Los requisitos para mantener un documento de un esquema de metadatos claro y autorizado y directamente legible son completamente distintos de los requisitos necesarios para establecer y mantener formatos susceptibles de ser procesados por mquinas. Se necesitan representaciones del esquema para la gestin de documentos susceptibles de ser procesadas por mquinas para poder automatizar la extraccin e intercambio de documentos a travs de diferentes sistemas. En la prctica, sin embargo, tales representaciones resultan complejas. XML es una de las representaciones de metadatos legibles por mquina que se utiliza actualmente en los entornos de gestin de documentos. Sin embargo, la presentacin en un lenguaje legible por mquina como ese requiere que se garantice la calidad necesaria para crear y mantener la precisin y la lgica apropiada. En particular, deberan analizarse cuidadosamente los siguientes aspectos.

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a) Validacin: los esquemas representados en formato legible por mquina contienen realmente los controles de validacin interna y externa necesarios para que se produzcan los resultados esperados.

b) Agrupacin: los esquemas pueden gestionar los niveles de agrupacin y las relaciones definidas en los metadatos. c) Carcter modular: cualquier traduccin de los elementos para la gestin de documentos a mdulos legibles por

mquina mantiene la funcionalidad requerida para la gestin de documentos. d) Dependencias: cualquier presentacin legible por mquina puede identificar y gestionar las dep

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