IRIS - Workflow di validazione

Webinar formazione amministratori IRIS

Andrea Bollini

24 marzo 2015WebEX

Andrea Bollini, International Business Development

• Architetto software e responsabile funzionale di IRIS per l’estero

• DSpace Committer• euroCRIS CERIF Task Group member• euroCRIS Architecture and

development Task Group member

http://orcid.org/0000-0002-9029-1854

https://it.linkedin.com/in/andreabollini

https://scholar.google.com/citations?user=IpLSgxQAAAAJ&hl=itIRIS-CINECA

Introduzione

Il workflow di validazione è uno strumento a supporto del controllo di qualità dei dati del catalogo. Non si tratta dunque di una funzione di valutazione nel merito della qualità scientifica del dato (la pubblicazione in sé) ma di validazione della qualità formale del metadato (descrittivo della pubblicazione). Il processo può inoltre intervenire nella verifica del full-text in relazione alla possibilità di utilizzarlo per campagne di valutazione (ad es. la VQR) e/o per disseminazione sul web, in relazione ai vincoli di copyright.

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Perché validare i dati?

Controllo di qualità e congruità• Assicurare la migliore valutazione per

l’istituzione, il proprio dipartimento negli esercizi di valutazione

• Curare l’immagine dell’istituzione attraverso il monitoraggio di quanto viene esposto sul portale pubblico massimizzandone l’impatto

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Il workflow di validazione

• In visione dipartimentale, custom e completa gli utenti abilitati hanno dei tab dedicati nel desktop prodotti per gli incarichi di validazione di loro pertinenza

• Fino a 3 step di approvazione sequenziali– Accetta/rifiuta– Accetta/rifiuta/edita– Edita

• In caso di respingimento il prodotto torna sempre in stato bozza, NON allo step precedente

• Dalla versione 4.3.0.17 per tutti i prodotti (ad eccezioni delle tesi di dottorato per le quali è stato configurato in IRIS il flusso di deposito legale) il responsabile del dato ha la possibilità di riaprire il prodotto interrompendo il workflow. Tale possibilità può essere disattivata dalla consulenza Cineca

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Diagramma di stato

Bozza

Step 1 Step 2 Step 3 Validato

Definitivo

Riapertura da parte del submitter

Riapertura da parte del superutente

Integra Integrazione da parte degli autori

In validazione

Cruscotto degli incarichi

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Cruscotto degli incarichi

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Cruscotto degli incarichi

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Compito di validazione

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Azioni possibili sui propri task

Disseminazione sul portale pubblico

Step 1 & Step 2

Step 2 & Step 3

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Operatività nel workflow di validazione

• E’ possibile limitare i metadati su cui è possibile intervenire in workflow agendo sull’input form– Metadati in workflow scope

non modificabili «workflow readonly»

nascosti «workflow hidden»

riservati ai validatori «submission hidden»

• E’ possibile inibire la cancellazione dei files o il caricamento di nuovi files in workflow tramite consulenza Cineca

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Deduplicazione

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Validazione dei fulltext

Possibilità diinibire cancellazione e caricamento

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Operatività nel workflow di validazione

• Possibile escludere la gestione della disseminazione dei metadata e dei fulltext ad uno o più step di validazione– Team validatori– Team validatori senza disseminazione

• Se l’operatore che conclude il workflow (ultimo step configurato) non dispone dei permessi di gestione della disseminazione il sistema assume che i metadata ed i fulltext vadano esposti sul portale pubblico (secondo i criteri di accesso stabiliti)

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Respingimento di un prodotto

Solo se si dispone dei permessiper la gestione della disseminazione

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Approvazione di un prodotto

Solo se si dispone dei permessiper la gestione della disseminazione

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Attivazione di uno step di validazione

• Operazioni «una tantum» - definizione del workflow– Per ogni tipologia di prodotto che necessita di

validazione vanno creati gli step che si desidera attivare e delegata la gestione della composizione del team di workflow al modulo RM per un’operatività a «contesti»

– Il popolamento «diretto» del gruppo di validatori è deprecato, mantenuto temporaneamente esclusivamente per compatibilità con installazioni «DSpace» pregresse e sarà rimosso in una prossima versione

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Accesso all’albero delle tipologie

In visione completa scegliere

Configurazione Prodotti

Albero delle tipologie

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Albero delle tipologie

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Pagina di dettaglio di una tipologia

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Creazione dello step di workflow

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Attivazione delega team RM

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Definizione dei validatori

• Di default i superutenti di contesto e gli amministratori sono validatori. E’ possibile richiedere la separazione di questi due aspetti alla consulenza Cineca

• Sono poi configurati nel sistema, per ogni contesto e per ogni possibile step, due Team di validazione– Team Validatori per xxxx– Team Validatori per xxxx senza disseminazione

• L’utente validatore vede tutti i prodotti in validazione del proprio contesto indipendentemente dallo step in cui si trovano e da quando il workflow è stato avviato. Riceverà notifica email solo per i nuovi inserimenti/eventi di workflow e potrà operare solo sui prodotti, passati e futuri, per gli step di sua pertinenza

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Definizione dei validatori

In visione completa scegliere

Configurazione Sicurezza

Team

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Esecuzione del workflow

• L’esecuzione dello step dipende – dalla sua attivazione– dall’esistenza di validatori per lo step specifico

ed almeno uno dei contesti del prodotto

• I contesti del prodotto sono determinati dalla tipologia di prodotto e dall’ultima carriera nota, verificata automaticamente ad ogni salvataggio sul prodotto, dei soli autori riconosciuti (NON dal responsabile del dato)

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Operatività dopo la validazione

• E’ possibile rivedere le opzioni di disseminazione sul portale pubblico– Superutenti di contesto– Validatori

• E’ possibile per i superutenti di contesto «riaprire» il prodotto

• E’ possibile per gli autori riconosciuti ed il responsabile del dato effettuare una richiesta di integrazione possibilità di bloccare taluni metadati agendo sull’input form scope: «no update»

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Operatività dopo la validazione:superutente

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Operatività dopo la validazione:resp. del dato e autori

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Invio a sito docente

• Di default sono sincronizzabili con sito docente tutti i prodotti «chiusi» dal submitter, ovvero in validazione, validati o definitivi

• l’invio avviene automaticamente durante la schedulazione notturna o manualmente tramite la funzionalità di (re)invio su sito docente

• È possibile richiedere alla consulenza Cineca di configurare il sistema per consentire la sincronizzazione su sito docente dei soli prodotti validati forte impatto organizzativo poiché rende il processo di validazione (workflow) un potenziale collo di bottiglia per il soddisfacimento di scadenze ministeriali (SUA-RD, VQR, etc.), anche personali (ASN)

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Reportistica e valutazione

• Gli strumenti di reportistica e valutazione utilizzano la versione più autoritativa di un prodotto

• nel caso un prodotto sia stato validato e successivamente riaperto o integrato da parte del docente, il sistema di reportistica e valutazione utilizzerà la versione certificata in precedenza (validata) fino alla validazione delle modifiche apportate

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Prossimi passi - 1

• Attivare un workflow di validazione scegliendo tra – un sistema centralizzato – un sistema distribuito sui dipartimenti

• Decidere se attivare – un processo di controllo di qualità vero e

proprio (step 2) – o esclusivamente di verifica (step 1)

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Prossimi passi - 2

• Confermare o definire una nuova policy di disseminazione di default Metadati visibili immediatamente con disclaimer, files solo dopo esplicita validazione

• Utilizzare la ricerca avanzata per individuare i prodotti pregressi su cui occorre agire, dalla versione 4.3.0.17 sono disponibili criteri di ricerca per– visibilità sul portale pubblico dei metadata– visibilità sul portale pubblico dei fulltext– contesto dipartimentale

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Domande?

Grazie per l’attenzione

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Per saperne di più su IRIS

Manuale IRIS e documentazione aggiuntiva sono disponibili sul wiki

https://wiki.u-gov.it/confluence/pages/viewpage.action?pageId=51810588