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iProcurement Capítulo 4 - Página 1

iProcurement

Capítulo 4



Introducción

La utilización del módulo de Internet Procurement extiende la funcionalidad de Oracle

Purchasing a todos los usuarios de la UPR identificados como peticionarios. De igual forma

respeta las reglas de las aprobaciones correspondientes y el recibo de mercancía en diversas

localizaciones. Todo esto a través de la utilización de una conexión al internet. A continuación

algunas de sus ventajas:

• Consolidación de Demanda: Al proveer la entrada de requisiciones provenientes de

múltiples localizaciones permite al comprador consolidar la demanda de compra y de

esta manera aprovechar descuentos por volumen de compras.

• Tienda de Internet: Oracle iProcurement simula una tienda de Internet. El usuario

podrá preparar su requisición ingresando los artículos deseados en el carrito de

compra (“Shopping Cart”) y someter el documento (“Checkout”) para aprobación.

• Catálogos: iProcurement ofrece la opción de carga y actualización de catálogos.

Esto permite uniformar el proceso de pedido a través de catálogos únicos que pueden

ser usados por todos los peticionarios. Además permite la inclusión de imágenes en

los artículos para fácil identificación.

• Fácil búsqueda de artículos: El sistema provee varias maneras de buscar un artículo.

• Listas de Compras (Shopping Lists) Los usuarios podrán crear listas de los

artículos más comprados. Estas listas previamente definidas, agilizan el proceso de

selección para ser incluidos en las requisiciones.

• “Split” de Artículos y Cuentas: iProcurement permite dividir la línea de una

requisición entre varios departamentos o cuentas de manera fácil y rápida.

• Proceso de Checkout: Una vez finalizada la creación de la requisición, los usuarios

tienen 3 opciones para completar el proceso. Dependiendo del tipo de orden, puede

ser un procedimiento expreso en donde existe una información pre-definida lo cual

minimiza el proceso de entrada de datos o un procedimiento estándar en donde se

cumplen todos los pasos del Checkout.

• Copiar requisiciones previas: iProcurement provee para copiar requisiciones que

sean recurrentes.

• Corregir y Re-Someter una requisición iProcurement provee para corregir

requisiciones previamente sometidas para aprobación. El sistema devuelve el

documento al peticionario quitándoselo al aprobador para permitir la realización de

cambios. Luego de esto, el usuario deberá volverlo a someter para aprobación.



• Notas y Anexos: La requisición a través de iProcurement permite definir notas y

asociar archivos.

• Proceso de Aprobación: La requisición es aprobada siguiendo la jerarquía de

aprobación definida en Oracle Purchasing. Esto permite un control de aprobación

que se maneja de forma centralizada pero que permanece abierto para que la

aprobación sea en línea, lo cual agiliza el proceso.

• Consulta de Requisiciones: Los peticionarios podrán mantenerse informados en

todo momento del estatus de la requisición a través de pantallas de consultas.

Además presenta la información de la orden de compra asignada al documento. Esto

minimiza las llamadas que actualmente realizan los peticionarios a la Oficina de

Compras para pedir el status de su solicitud.

• Notificaciones: Oralce iProcurement provee una serie de workflows para el envío

de notificaciones. Usted podrá enviar notificaciones del estado de documentos a las

personas apropiadas. Además, podrá enviar notificaciones al peticionario o

comprador cuando se recibe la mercancía.

• Itinerario de Vacaciones: Oralce iProcurement le permite incluir su itinerario de

vacaciones o tiempo fuera, de tal manera que si le envían una requisición el sistema

se encarga de enviarla automáticamente a la persona designada por usted.

• Eficiencia en proceso mediante la eliminación del papel: Al ofrecer a los usuarios

la opción de entrar sus propias requisiciones, eliminan el proceso manual de creación,

impresión y aprobación del documento de requisición. Lo que significa un ahorro en

tiempo, papel y dinero.



Conéctese a iProcurement

1. Username: Este campo representa el nombre que identifica al usuario de forma única en el

sistema. Este corresponde a su correo electrónico.

2. Password: Ingrese su contraseña. Utilice números y letras

3. Presione el botón

El sistema lo llevará a la pantalla principal del navegador (Navigator)

Un usuario puede tener más de una responsabilidad o función dentro del sistema. En esta

pantalla es que usted selecciona su “responsabilidad”, en este caso escoja “AC

iProcurement Requester”. Para seleccionar su responsabilidad busque en la parte

superior izquierda bajo “Navigator”. Para efectos de este adiestramiento su

responsabilidad es “AC iProcurement Requester”.

4. Escoga “AC iProcurement Requester”.

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

Fin de la actividad.



Conéctese a iProcurement

Título deProcedimiento

Inicio

Peticionario

Username: Este camporepresenta el nombreque identifica al usuariode forma única en elsistema. Estecorresponde a sucorreo electrónico. (1)Password: Ingrese sucontraseña. Utilicenúmeros y letras (2)Presione el botón (3)Escoga “ACiProcurementRequester”. (4)

Fin



¿Olvidó su Contraseña?

En caso de que olvidó su contraseña, siga las siguientes instrucciones:

1. Haga clic sobre la siguiente frase:

2. User Name: Ingrese su nombre de usuario.

3. Presione el botón .

Usted recibirá un correo electrónico asignándole una contraseña provisional.




¿Olvidó su Contraseña?


Inicio

Peticionario

Haga click sobre lasiguiente frase: (1)User Name: Ingrese sunombre de usuario. (2)Presione el botón =. (3)

Fin



Cambio de Contraseña

Usted puede cambiar la contraseña directamente desde iProcurement. A continuación le

explicaremos como hacerlo.

1. Haga clic en el campo Preferences que aparece en la parte superior derecha según señala la

flecha.

En la sección Change Password complete lo siguiente:

2. Old Password: Ingrese la contraseña que está utilizando

3. New Password: Indique la nueva contraseña

4. Repeat Password: Repita la nueva contraseña en este campo.




El sistema presenta una confirmación de que su contraseña ha sido cambiada.




Cambio de Contraseña


Inicio

Peticionario

Haga clic en el campoPreferences queaparece en la partesuperior derecha segúnseñala la flecha. (1)Old Password: Ingresela contraseña que estáutilizando (2)New Password: Indiquela nueva contraseña (3)Repeat Password:Repita la nuevacontraseña en estecampo. (4)Presione el botón (5)

Fin



Registrar Preferencias

Las Preferencias en iProcurement permiten la entrada de datos al seleccionar valores que se

utilizan frecuentemente. El proceso de registrar preferencias se realiza principalmente al

ingresar por vez primera al sistema. Se puede acceder al mismo de requerirse algún cambio.

La información registrada aparecerá en todas las entradas posteriores.

1. Haga clic en el campo Preferences.

Aparece en la parte superior derecha según señala la flecha en la ilustración anterior.

Se despliega la forma General Preferences



2. Haga clic en iProcurement Preferences.

Aparece en la parte superior izquierda de la pantalla según señala la flecha en la ilustración

anterior.

My Favorite Store: Usted puede identificar su tienda favorita para todas las búsquedas. La

tienda seleccionada será la tienda fija en el menú, al lado del campo de búsqueda “Search

Field” en las páginas de compra.

• Search Results Per Page: Ingrese un número para identificar la cantidad de partidas que

aparecerán por página.

• Shopping Search Results Per Page: Ingrese la cantidad de artículos que aparecerán por

página.

• Hide Thumbnail Images: Haga clic si desea ocultar las imágenes de los artículos.

• Need-By Date Offset: Cantidad de días para la entrega luego de que la orden sea

procesada. Este número aparecerá automáticamente en todo documento.

• Need-By Date Time: Hora en que se requiere la entrega del producto.

Si usted prepara requisiciones para más de una persona, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #8.

3. Requester Name: Presione el icono para seleccionar el nombre de la persona que va a

aparecer automáticamente como peticionario.



4. Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la búsqueda.

• Utilice el signo porciento (%) antes y después de los valores ingresados.


El sistema presenta todos los nombres que cumplen con los criterios ingresados

previamente.

6. Select: Haga clic � al lado del nombre de la persona.




Deliver-To Location: Este lugar está predeterminado en el sistema como el departamento al

cual pertenece el peticionario.

• Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la búsqueda.

• Utilice el signo de porciento (%) antes y después de los valores ingresados.




10. Select: Haga clic � al lado del nombre del Departamento o sección deseada.


12. Presione el botón para añadir las cuentas autorizadas.



13. Presione el botón para añadir los valores de la cuenta.



14. Complete cada segmento de la cuenta contable:

− Fund: Seleccione el fondo correspondiente. Este contiene cinco (5) dígitos

− Department: Escoja el departamento. Este contiene tres (3) dígitos

− Sub-Department: Incluya el sub-departamento, si aplica. Este contiene tres (3)

dígitos.

− Object Code: Incluya el objeto de gasto correspondiente. Este contiene cuatro (4)

dígitos

− Function: Escoja la función. Este contiene tres (3) dígitos

− Project: Si la compra corresponde a un proyecto, seleccione el mismo. Este

contiene 12 dígitos

− Fiscal Year: Complete cero (00)




16. Select: Haga clic � al lado de la combinación de cuenta.




• Nickname: Incluya un alias para la combinación de cuenta.

• Select: Haga clic � al lado de la combinación de cuenta.

18. Presione el botón para identificar la cuenta como primaria.

Si desea incluir otra combinación de cuenta, ir a tarea #12. Si no, ir a tarea #19.




El sistema presenta una confirmación indicando que se aplicarán todos los cambios la

próxima vez que se conecte a iProcurement.






Inicio

Peticionario

Haga clic en el campoPreferences. (1)Haga clic eniProcurementPreferences. (2)

¿Usted prepararequisiciones para

más de una persona?

Peticionario

Requester Name:Presione el icono =para seleccionar elnombre de la personaque va a aparecerautomáticamente comosolicitante. (3)Search By: Ingresecualquier criterio parahacer la búsqueda. (4)Presione el botón (5)Select: Haga click ( allado del nombre de lapersona. (6)Presione el botón =. (7)

Peticionario

Deliver-To Location:Este lugar estápredeterminado en elsistema como elDepartamento al cualpertenece el solicitante.(8)Presione el botón (9)

Peticionario

Select: Haga clic ( allado del nombre delDepartamento osección deseada. (10)Presione el botón =.(11)

Peticionario

Presione el botón =para añadir las cuentasautorizadas. (12)Presione el botón =para añadir los valoresde la cuenta. (13)Complete cadasegmento de la cuentacontable: (14)Presione el botón=.(15)Select: Haga click ( allado de la combinaciónde cuenta. (16)Presione el botón =.(17)Presione el botón =para identificar lacuenta como primaria.(18)

A

B

N

S




¿Desea incluirotra combinación de

cuenta?

Peticionario

Presione el botón (19)

Fin

B

A

N

S



Desconéctese de iProcurement

Una vez realizada sus transacciones en Oracle iProcurement desconéctese de la aplicación.

1. Desde cualquier sección en donde se encuentre, haga clic en Logout según lo indica la

flecha en la ilustración anterior.

El sistema lo desconecta de la aplicación.




Desconéctese de iProcurement


Inicio

Peticionario

Desde cualquiersección en donde seencuentre, haga clic enLogout según lo indicala flecha en lailustración anterior. (1)

Fin



Adquirir un Artículo en una Tienda

Oracle iProcurement utiliza el concepto de tienda de Internet. Las tiendas han sido

configuradas para contener una combinación de catálogos. Cuando usted hace una

búsqueda, iProcurement busca el catálogo en la tienda y despliega los resultados.

1. Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud.

Para más información de cómo conectarse a iProcurement vaya a la sección Conéctese a

iProcurement en su manual.

iProcurement posee una capacidad de búsqueda poderosa que le servirá de ayuda a todos

los peticionarios a la hora de hacer solicitudes. Los peticionarios pueden buscar los

catálogos utilizando cualquier descripción para que, de manera rápida y fácil encuentren los

bienes o servicios deseados. Existen varias maneras de buscar los artículos que desea

adquirir en el Catálogo:

− Standard Search: Usted puede hacer búsqueda en el sistema de todos los records

que cumplen con los valores ingresados.

− Advance Search: iProcurement le permite hacer búsqueda por diferentes criterios.

− Shopping Lists: Usted puede acceder los artículos más comprados a través de las

listas de compras.



− Favorite List: Los peticionarios pueden crear sus propias listas con los

artículos que más frecuentemente compran.

− Public Lists: Los peticionarios tendrán acceso a listas de compras previamente

definidas con los artículos más comprados.

Buscar un Artículo en una Tienda

Oracle iProcurement utiliza tiendas, listas de compra y catálogos para organizar los

artículos para los peticionarios. Cuando usted hace una búsqueda, Oracle iProcurement

busca el catálogo en la tienda y despliega los resultados.




3. En la sección Stores & Catalog, haga clic en la tienda de Catalog Item Store.



4. Search AC Catalog Item Store: Ingrese algún valor para buscar el artículo deseado.

Utilice el signo de porciento (%) antes y después de los valores ingresados. Si desea ver

todos los artículos del catálogo sólo ingrese el signo %.


El sistema le presenta todos artículos que cumplen con el valor ingresado.



− Descripción del Artículo: Usted podrá ver la descripción completa del artículo en

color azul.

− Category: La categoría del artículo representa una agrupación de los mismos. Esto

le dará una idea de qué tipo de artículo es el que está comprando.

− Supplier: En algunos casos, usted podrá ver el proveedor sugerido.

− Supplier Item: Identifica el número de artículo del proveedor para su referencia.

− Internal Item Number: Número de artículo interno para la UPR

− Price: Precio sugerido del artículo o de la última orden de compra.

− Unit: Unidad de medida. Es importante que se revise la misma antes de determinar

la cantidad de artículos que desea adquirir.

7. Identifique el artículo que desea comprar.

Quantity: El sistema siempre presenta el valor uno (1). En caso de que desee adquirir más

de uno, sólo cambie el mismo. Es importante que revise la unidad de medida para

determinar la cantidad de artículos que desea adquirir.

8. Una vez completada la información, presione el botón

Aparece al lado del artículo para añadirlo al carrito de compra.

Ya su artículo ha sido añadido al carrito de compra según señala la flecha en la ilustración

anterior.



Si desea añadir más artículos al carrito de compra, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #9.

9. Una vez finalizado el proceso de selección de artículos, presione el botón

para ver los artículos incluidos en el carrito de compra.

10. Siga en la sección Hacer Checkout en este capítulo.




Adquirir un Artículo en una Tienda


Inicio

Peticionario

Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(1)Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(2)En la sección Stores &Catalog, haga clic en latienda de Catalog ItemStore. (3)Search AC CatalogItem Store: Ingresealgún valor para buscarel artículo deseado. (4)Presione el botón (5)El sistema le presentatodos artículos quecumplen con el valoringresado. (6)

Peticionario

Identifique el artículoque desea comprar. (7)Una vez completada lainformación, presione elbotón (8)

¿Desea añadirmás artículos al

carrito de compra?

Peticionario

Una vez finalizado elproceso de selecciónde artículos, presione elbotón = para ver losartículos incluidos en elcarrito de compra. (9)Siga en la secciónHacer Checkout en estecapítulo. (10)

Fin

N

S



Adquirir un Artículo a través de Advance Search

La opción Advance Search le permite buscar el artículo que desea adquirir a través de

varios criterios. Si usted no obtuvo resultados al hacer la búsqueda Standard o la lista de

compra, usted podrá utilizar esta opción.




2. Para buscar un artículo, haga clic en Advance Search.



3. Determine qué criterio o criterios va a utilizar.

4. Description: Si desea buscar el artículo por la descripción, seleccione una de las siguientes

opciones:

− With the exact phrase: para hacer una búsqueda con exactamente la frase que va a

ingresar en el campo provisto a la derecha.

− With all the words: para hacer una búsqueda con todas las palabras que va a

ingresar en el campo provisto a la derecha.

− With at least one of the words: para hacer una búsqueda con, al menos una de las

palabras que va a ingresar en el campo provisto a la derecha.

5. En el campo en blanco al lado derecho de Description, ingrese los valores de la descripción

del artículo que desea buscar.

Usted puede utilizar % y * al principio, en el medio y al final de los caracteres.

6. Supplier: Si el artículo está asociado a un proveedor, ingrese el nombre exacto del mismo.

De no saber el nombre exacto, presione el icono para buscar los proveedores que

existen.

7. Luego de ingresar los criterios deseados, presione el botón



El sistema le presenta los artículos de acuerdo a los criterios ingresados.





9. Una vez completada la información, presione el botón que aparece al lado del

artículo, para añadirlo al carrito de compra.


anterior.





para ver los artículos que tiene el carrito de compra.





Adquirir un Artículo a través de “Advance Search"


Inicio

Peticionario

Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(1)Para buscar un artículo,haga clic en AdvanceSearch. (2)Determine qué criterioo criterios va a utilizar.(3)Description: Si deseabuscar el artículo por ladescripción, seleccioneuna de las siguientesopciones: (4)En el campo en blancoal lado derecho deDescription, ingreselos valores de ladescripción del artículoque desea buscar. (5)

Peticionario

Supplier: Si el artículoestá asociado a unproveedor, ingrese elnombre exacto delmismo. (6)Luego de ingresar loscriterios deseados,presione el botón (7)Identifique el artículoque desea comprar. (8)Una vez completada lainformación, presione elbotón = que aparece allado del artículo, paraañadirlo al carrito decompra. (9)


carrito de compra?

Peticionario

Una vez finalizado elproceso de selecciónde artículos, presione elbotón = para ver losartículos que tiene elcarrito de compra. (10)Siga en la secciónHacer Checkout en estecapítulo. (11)

Fin

N

S



Adquirir un Artículo desde una Lista de Compra

Oracle iProcurement utiliza tiendas y catálogos para organizar los artículos para los

peticionarios. Cuando usted hace una búsqueda, Oracle iProcurement busca el catálogo en

la tienda y despliega los resultados.




2. Sí el artículo que va a solicitar está en una lista de compra, vaya a la pestaña Shopping

Lists.



3. Select List: Para buscar las listas de compra disponibles, presione el botón .

4. Detenga el cursor en la lista deseada y oprima el botón .

El sistema presenta los artículos de acuerdo a la lista de compra seleccionada.

Si desea ordenar los artículos, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #3.



5. Sort by: Si así lo desea, seleccione un criterio para ordenar los artículos:

− Category: Seleccione esta opción para ordenar los artículos por categoría

− Description: Para ordenar los artículos por la descripción

− Supplier: Seleccione esta opción para ordenar los artículos por nombre del

proveedor

− Supplier Item: Esta opción le permite ordenar por número del artículo del

proveedor.

− Internal Item Number: Usted puede ordenar los artículos por el código interno de

la UPR

− Unit Price: Seleccione esta opción para ordenar los artículos por precio

Ascending: Deje este valor para ordenar los artículos de manera ascendente o seleccione

Descending para ordenarlos de manera descendente.

6. Oprima el botón que se encuentra al lado derecho.



El sistema presenta los artículos de acuerdo al orden solicitado.






artículo para añadir el artículo al carrito de compra.




anterior.








Adquirir un Artículo desde una Lista de Compra


Inicio

Peticionario

Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(1)Si el artículo que va asolicitar está en unalista de compra, vaya ala pestaña ShoppingLists. (2)

Peticionario

Select List: Para buscarlas listas de compradisponibles, presione elbotón =. (3)

Peticionario

Detenga el cursor en lalista deseada y oprimael botón =. (4)

¿Deseaordenar los artículos?

Peticionario

Sort by: Si así lo desea,seleccione un criteriopara ordenar losartículos: (5)Oprima el botón = quese encuentra al ladoderecho. (6)Identifique el artículoque desea comprar. (7)Una vez completada lainformación, presione elbotón = que aparece allado del artículo paraañadir el artículo alcarrito de compra. (8)


carrito de compra?

Peticionario


Fin

AB

A

B

S

N

N

S



Adquirir un Artículo de una Tienda sin Catálogo

Usted podrá seleccionar artículos que no están en los catálogos.




2. En la sección Stores & Catalog, haga clic en la tienda de Non-Catalog Item Store



3. Request Type: Seleccione el tipo de solicitud que va a hacer



4. Item Description: Complete la descripción para su artículo o servicio.

5. Unit of Measure: Presione el botón para buscar de la lista de valores de la unidad de

medida del artículo o servicio que va a adquirir.

6. Search By: Ingrese el signo de % o cualquier valor.




El sistema presenta las unidades de medida válidas.

8. Identifique la unidad de medida que desea utilizar.

9. Select: Marque � en la unidad de medida deseada.







11. Unit Price: Ingrese el precio sugerido.

12. Complete la información en la parte inferior de la pantalla.

Recuerde que los campos que tienen un asterisco (*) son requeridos.


artículo, para añadirlo al carrito de compra.


anterior.



Adquirir un Artículo de una Tienda sin Catálogo


Inicio

Peticionario

Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(1)En la sección Stores &Catalog, haga clic en latienda de Non-CatalogItem Store (2)Request Type:Seleccione el tipo desolicitud que va a hacer(3)

Peticionario

Item Description:Complete ladescripción para suartículo o servicio. (4)

Peticionario

Unit of Measure:Presione el botón=para buscar de la listade valores la unidad demedida del artículo oservicio que va aadquirir. (5)Search By: Ingrese elsigno % o cualquiervalor. (6)Presione el botón (7)Identifique la unidad demedida que deseautilizar. (8)Select: Marque ( en launidad de medidadeseada. (9)Presione el botón =.(10)Unit Price: Ingrese elprecio sugerido. (11)Complete lainformación en la parteinferior de la pantalla.(12)Una vez completada lainformación, presione elbotón = que aparece allado del artículo, paraañadirlo al carrito decompra. (13)


carrito de compra?

Peticionario


Fin

A

A

N

S



Adquirir un Artículo o Servicio que No está en Catálogo

Los peticionarios podrán solicitar artículos y servicios que no estén en los catálogos o listas

de compras.




2. Vaya a la pestaña Non-Catalog Request según señala la flecha.



3. Item Type: Seleccione entre las opciones, el tipo de compra:

− Goods billed by quantity: Bienes comprados por cantidad

− Goods and services billed by amount: Bienes y servicios comprados por monto

− Services billed by quantity: Servicios comprados por cantidad

4. Item Description: Ingrese una descripción completa para su artículo o servicio.

5. Category: Presione el botón para buscar en la lista de valores la categoría del artículo o

servicio que va a adquirir.

6. Search By: Ingrese un valor para la categoría o simplemente ingrese el signo % para ver

todos los valores.




El sistema presenta las categorías que cumplen con los criterios ingresados. En caso de que

haya más valores haga clic en el valor según señala las flechas.

8. Select: Marque � en la categoría deseada.


10. Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir.

11. Unit of Measure: Presione el botón para buscar en la lista de valores la unidad de

medida del artículo o servicio que va a adquirir.

12. Search By: Ingrese el signo % o cualquier valor.




El sistema presenta las unidades de medida válidas.

14. Identifique la unidad de medida que desea utilizar.

15. Select: Marque � en la unidad de medida deseada.




17. Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir.

18. Unit Price: Ingrese el precio sugerido.

Si desea sugerir un proveedor nuevo, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea #21.

19. New Supplier: Si el proveedor es nuevo, marque � en este campo.

20. Supplier Name: Ingrese el nombre del proveedor nuevo.

21. Supplier Name: Si el proveedor está definido en el sistema, presione el botón .



22. Search By: Ingrese los valores del nombre del proveedor. Utilice el signo % antes y

después de los valores ingresados.


24. Supplier: Busque el nombre del proveedor de la lista.

Utilice los botones para buscar los nombres de proveedores

previos y posteriores a los presentados.



25. Select: Una vez encuentre el nombre del proveedor deseado, haga clic (�) al lado del

mismo.



artículo para añadirlo al carrito de compra.


anterior.





para ver los artículos que tiene en el carrito de compra.







Inicio

Peticionario

Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(1)Vaya a la pestaña Non-Catalog Requestsegún señala la flecha.(2)

Peticionario

Item Type: Seleccioneentre las opciones eltipo de compra: (3)Item Description:Ingrese unadescripción completapara su artículo oservicio. (4)

Peticionario

Category: Presione elbotón =para buscar enla lista de valores lacategoría del artículo oservicio que va aadquirir. (5)Search By: Ingrese unvalor para la categoríao simplemente ingreseel signo % para vertodos los valores. (6)Presione el botón (7)Select: Marque ( en lacategoría deseada. (8)Presione el botón =. (9)Quantity: Ingrese lacantidad que deseaadquirir. (10)Unit of Measure:Presione el botón=para buscar en la listade valores la unidad demedida del artículo oservicio que va aadquirir. (11)Search By: Ingrese elsigno % o cualquiervalor. (12)Presione el botón (13)

Peticionario

Identifique la unidad demedida que deseautilizar. (14)Select: Marque ( en launidad de medidadeseada. (15)Presione el botón =.(16)Quantity: Ingrese lacantidad que deseaadquirir. (17)Unit Price: Ingrese elprecio sugerido. (18)

¿Deseasugerir un proveedor

nuevo?

A

B

C

S

N




Peticionario

New Supplier: Si elproveedor es nuevo,marque ( en estecampo. (19)Supplier Name: Ingreseel nombre del proveedornuevo. (20)

Peticionario

Supplier Name: Si elproveedor está definidoen el sistema, presioneel botón=. (21)Search By: Ingrese losvalores del nombre delproveedor. Utilice elsigno % antes ydespués de los valoresingresados. (22)Presione el botón (23)Supplier: Busque elnombre del proveedorde la lista. (24)Select: Una vezencuentre el nombre delproveedor deseado,haga clic (() al lado delmismo. (25)

Peticionario

Presione el botón=.(26)Una vez completada lainformación, presione elbotón = que aparece allado del artículo paraañadirlo al carrito decompra. (27)


carrito de compra?

Peticionario

Una vez finalizado elproceso de selecciónde artículos, presione elbotón = para ver losartículos que tiene en elcarrito de compra. (28)

Peticionario

Siga en la secciónHacer Checkout en estecapítulo. (29)

Fin

C

A

B

N

S



Hacer Checkout

Una vez ingresados los artículos que desea comprar, usted deberá continuar con el proceso

de Checkout para completar su requisición.




2. Una vez añadido todos los artículos que desea comprar en el carrito de compra, presione el

botón .



El sistema presenta los artículos ingresados en el carrito de compra. Revise los mismos.

Si desea eliminar algún artículo del carrito de compra, ir a tarea #3.

Si desea volver a la tienda para añadir más artículos, ir a tarea #4.

Si desea guardar el carrito de compra para trabajarlo más tarde, ir a tarea #5. Si no, ir a

tarea #11.

3. Si desea eliminar alguna línea, presione el icono .

4. Presione el campo para volver a la tienda.


6. El sistema presenta la pantalla Shopping Cart.

7. Requisition Description: El sistema le asigna la descripción del primer artículo del carrito a

su requisición.




El sistema presenta confirmación y el número de requisición asignado para futuras

referencias.

Si desea crear otro carrito de compra y terminar el proceso de compra, ir a tarea #9. Si no,

ir a tarea #10.

9. Si desea crear otro carrito de compra presione .




El sistema presenta la pantalla Checkout: Requisition Information. En la parte superior

de la pantalla presenta un diagrama con el flujo del documento e identifica con un círculo

azul, en donde se encuentra en el proceso.

12. Requisition Template: El sistema presenta como descripción de la requisición la

descripción del primer artículo que aparece en su documento. Si desea cambiar el mismo,

sólo borre la misma e ingrese la deseada.

Nota: La descripción de la requisición le ayuda a identificar el documento en las pantallas

de consulta sin tener que abrir el mismo.

Need-By Date: Esto representa la fecha en que se requiere la compra. El sistema le asigna

la fecha según la cantidad incluida en la pantalla Preferences.

Si desea cambiar la fecha en que se requiere la compra, ir a tarea #13. Si no, ir a tarea #12.

13. Haga clic en el botón que aparece al lado de dicho campo.



• El sistema presenta el calendario del mes corriente. Presione las flechas para

cambiar el mes. Haga clic en el día deseado.

14. Presione el botón para cerrar la pantalla.




Requester: El sistema presenta su nombre como peticionario o el nombre de la persona

incluida en las preferencias.

Si está preparando una requisición para otro peticionario, ir a tarea #16. Si no, ir a tarea

#14.

16. Presione el icono .



17. Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los peticionarios o ingrese un valor.


El sistema presenta los nombres que cumplen con los valores ingresados.

19. Select: Haga clic � al lado del nombre.




Deliver-To Location: El sistema presenta el Departamento del peticionario.

Si desea cambiar el Departamento peticionario, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #20.

21. Si desea cambiar el Departamento peticionario, presione el botón .



22. Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los Departamentos o ingrese un valor.


Select: El sistema presenta los nombres que cumplen con los valores ingresados.

24. Haga clic � al lado del departamento.




26. Charge Account: El sistema presenta automáticamente la cuenta asociada a la compra.

Si va a cargar la compra a otra cuenta o más de una cuenta, ir a tarea #26. Si no, ir a tarea

#22.

27. Haga clic directamente sobre la cuenta.



28. Presione el botón si tiene que distribuir la compra entre más de una cuenta.




El sistema repite la cuenta de la línea de la requisición.

30. Para seleccionar otra cuenta, presione el botón .



El sistema presenta todos los segmentos de la cuenta.

31. Detenga el cursor en el segmento que desea cambiar y seleccione otro valor.




33. Select: Haga clic al lado de la combinación.




Si desea añadir más cuentas, ir a tarea #29. Si no, ir a tarea #35.

35. Percent: Si va a distribuir el cargo de esta compra a base del porciento, ingrese el valor

correspondiente en este campo. El sistema presenta el remanente en la siguiente columna.

Quantity: Si ingresó un valor en el campo anterior, el sistema presenta la cantidad

correspondiente según el porciento asignado. De lo contrario, ingrese la cantidad que desea

cargar en esta cuenta. Si sólo va a distribuir entre dos cuentas, el sistema presenta la

cantidad remanente en la otra línea. De lo contrario deberá completarlo.

36. Una vez finalizado el proceso, presione para continuar con la compra.



Charge Account: El sistema cambia el valor a Multiple

Si desea revisar sí las cuentas tienen fondos, ir a tarea #37. Si no, ir a tarea #38.

37. Presione el botón para revisar sí las cuentas tienen fondos.

El sistema presenta el resultado de la revisión de fondos.

38. Presione el botón para continuar con la compra.



39. Para continuar presione el botón .



El sistema presenta la pantalla Checkout: ReviewApprover List. Si el documento se

encuentra en el segundo de tres pasos según el diagrama que aparece en la parte superior.

40. Justification: Si el procedimiento lo requiere, ingrese una justificación para su compra.

41. Note to Buyer: Espacio disponible para ingresar una nota al comprador (opcional).

42. Para ingresar anejos a su documento, siga las instrucciones en el Capítulo Anejos de este

manual.

Si desea volver atrás para hacer algún cambio, ir a tarea #43. Si no, ir a tarea #41.

43. Si desea volver atrás para hacer un cambio, presione el botón .

44. Para continuar el Checkout, presione .



Según el diagrama, usted se encuentra en el último paso del proceso de Checkout.

El sistema le asigna número a la requisición, comenzando con el número uno (1).


El sistema presenta la confirmación de que se envió el documento al aprobador. Además, de

indicar el número del documento.

46. Si desea continuar comprando, presione el botón



Hacer Checkout


Inicio

Peticionario

Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(1)Una vez añadido todoslos artículos que deseacomprar en el carrito decompra, presione elbotón =. (2)

¿Deseaeliminar algún

artículo del carrito decompra?

¿Desea volvera la tienda para

añadir más artículos?

¿Deseaguardar el carrito de

compra paratrabajarlo más tarde?

Peticionario

Si desea eliminaralguna línea, presioneel icono=. (3)

Peticionario

Presione el campo =para volver a la tienda.(4)

Peticionario

Presione el botón=. (5)El sistema presenta lapantalla Shopping Cart.(6)RequisitionDescription: El sistemale asigna la descripcióndel primer artículo delcarrito a su requisición.(7)Presione el botón (8)

¿Desea crearotro carrito de

compra y terminar elproceso de compra?

A

B

A

B

C

A

B

S

N

N

S

S

N

S

N



Hacer Checkout

Peticionario

Si desea crear otrocarrito de comprapresione=. (9)

Peticionario

Presione el botón=.(10)

Peticionario

Presione el botón=.(11)

Peticionario

Requisition Template:El sistema presentacomo descripción de larequisición ladescripción del primerartículo que aparece ensu documento. Si deseacambiar el mismo, sóloborre la misma eingrese la deseada.(12)

¿Deseacambiar la fecha enque se requiere la

compra?

Peticionario

Haga clic en el botón =que aparece al lado dedicho campo. (13)

Peticionario

Presione el botón =para cerrar la pantalla.(14)Presione el botón (15)

¿Estápreparando una

requisición para otrosolicitante?

Peticionario

Presione el icono=.(16)Search By: Ingrese elsigno % para buscartodos los solicitantes oingrese un valor. (17)Presione el botón =.(18)Select: Haga clic ( allado del nombre. (19)

D

B

C

A

S

N

S

N



Hacer Checkout

Peticionario

Presione el botón =.(20)

¿Deseacambiar el

Departamentosolicitante?

Peticionario

Si desea cambiar elDepartamentosolicitante, presione elbotón=. (21)

Peticionario

Search By: Ingrese elsigno % para buscartodos losDepartamentos oingrese un valor. (22)Presione el botón=.(23)Haga clic ( al lado delDepartamento. (24)Presione el botón=.(25)Charge Account: Elsistemaautomáticamentepresenta la cuentaasociada a la compra.(26)

¿Va a cargar lacompra a otra cuentao más de una cuenta?

Peticionario

Haga clic directamentesobre la cuenta. (27)Presione el botón = sitiene que distribuir lacompra entre más deuna cuenta. (28)

Peticionario

Presione el botón=.(29)Para seleccionar otracuenta, presione elbotón=. (30)Detenga el cursor en elsegmento que deseacambiar y seleccioneotro valor. (31)Presione el botón (32)Select: Haga clic allado de la combinación.(33)Presione el botón=.(34)

E

D

F

S

N

S

N



Hacer Checkout

¿Desea añadirmás cuentas?

Peticionario

Percent: Si va adistribuir el cargo deesta compra a base deporciento, ingrese elvalor correspondienteen este campo. Elsistema presenta elremanente en lasiguiente columna. (35)Una vez finalizado elproceso, presione =para continuar con lacompra. (36)

¿Desea revisarsí las cuentas tienen

fondos?

Peticionario

Presione el botón =para revisar si lascuentas tienen fondo.(37)

Peticionario

Presione el botón =para continuar con lacompra. (38)Para continuar presioneel botón=. (39)Justification: Si elprocedimiento lorequiere, ingrese unajustificación para sucompra. (40)

Peticionario

Note to Buyer: Espaciodisponible paraingresar un anota alcomprador (Opcional).(41)

¿Desea volveratrás para haceralgún cambio?

Peticionario

Si desea volver atráspara hacer un cambio,presione el botón =.(42)Para continuar elCheckout, presione=.(43)Presione el botón=.(44)

F

G

E

N

S

S

N

S

N



Hacer Checkout

Peticionario

Si desea continuarcomprando, presione elbotón (45)

Fin

G



Copiar una Requisición de Otra

Oracle iProcurement le permite crear una requisición copiándola de una ya existente, no

importa el estado de la misma. Una vez copiada la requisición, el sistema la trata como un

documento nuevo y le asigna un número único.




2. Vaya a la pestaña Requisitions, según señala la flecha en la ilustración anterior.



3. Select: Haga clic � al lado de la requisición que desea copiar.


5. Ya su requisición ha sido copiada al carrito de compra.


7. Continúe con los pasos en la sección Hacer Checkout.




Copiar una Requisición de Otra


Inicio

Peticionario

Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(1)Vaya a la pestañaRequisitions segúnseñala la flecha en lailustración anterior. (2)Select: Haga clic ( allado de la requisiciónque desea copiar. (3)Presione el botón=. (4)Ya su requisición hasido copiada al carritode compra. (5)Presione el botón =. (6)Continúe con los pasosen la sección HacerCheckout. (7)

Fin



Cambiar una Requisición

Oracle iProcurement le permite llamar una requisición desde su posición en el proceso de

aprobación, hacerle cambios y re-someterla. Una vez sometido el documento, éste sigue el

proceso de aprobación. Una vez capturada la requisición, todas las notificaciones para

aprobación son canceladas y removidas del aprobador. Usted puede llamar requisiciones

con estado In-Process, Pre-Approved y Approved. Aquellas requisiciones que estén

aprobadas y tienen, al menos, una línea convertida en orden de compra, no podrán ser

cambiadas.




2. Vaya a la pestaña Requisitions según señala la flecha en la ilustración anterior.



3. Select: Haga clic � al lado de la requisición que desea copiar.




El sistema presenta un mensaje de advertencia indicando que la requisición va a ser

removida de donde se encuentre.

4. Presione el botón para detener el proceso ó para continuar con el cambio.



Si desea cambiar la cantidad de la línea, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #7.

Si desea eliminar alguna línea de requisición, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #7.

5. Quantity: Si desea cambiar la cantidad, sólo ingrese la misma.

6. Si desea eliminar alguna línea, presione el zafacón .

7. Para continuar, presione el botón .

8. Continúe con los pasos en la sección Hacer Checkout.




Cambiar una Requisición


Inicio

Peticionario

Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(1)Vaya a la pestañaRequisitions segúnseñala la flecha en lailustración anterior. (2)Presione el botón=. (3)Presione el botón =para detener el procesoó = para continuar conel cambio. (4)

¿Deseacambiar la cantidad

de la línea?

¿Deseaeliminar alguna línea

de requisición?

Peticionario

Quantity: Si deseacambiar la cantidad,sólo ingrese la misma.(5)

Peticionario

Si desea eliminaralguna línea, presioneel zafacón =. (6)

Peticionario

Para continuar,presione el botón=. (7)

Peticionario

Continúe con los pasosen la sección HacerCheckout. (8)

Fin

A

A

S

N

S

N



Cancelar una Línea de una Requisición

Oracle iProcurement le permite cancelar una línea o una requisición completa. Si la

requisición no ha sido convertida en una orden de compra, la cancelación ocurre

inmediatamente. Si ya está dentro de una orden de compra, la cancelación se convierte en

una solicitud que el comprador deberá aprobar.



iProcurement de su manual.

2. Vaya a la pestaña Requisitions para buscar la requisición que desea cancelar.



3. Identifique la requisición que desea cancelar.

Para asegurarse de que es la requisición deseada, haga clic en el número para abrir el

documento.

4. Select: Haga clic � al lado de la requisición que desea cancelar.


6. Haga clic � al lado de la línea de la requisición que desea cancelar.




8. Cancel Line: El sistema indica con el valor Yes, la línea de la requisición que va a cancelar.

Si desea volver atrás para revisar alguna información, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea #10.

9. De ser necesario, presione para volver atrás.

10. Presione el botón para someter la cancelación.

11. Para ver el estado de su requisición haga clic .

12. El sistema presenta la confirmación de que la línea de su requisición ha sido cancelada.




Cancelar una Línea de una Requisición


Inicio

Peticionario

Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(1)Vaya a la pestañaRequisitions parabuscar la requisiciónque desea cancelar. (2)Identifique larequisición que deseacancelar. (3)Select: Haga clic ( allado de la requisiciónque desea cancelar. (4)Presione el botón=. (5)Haga clic ( al lado de lalínea de la requisiciónque desea cancelar. (6)Presione el botón=. (7)Cancel Line: El sistemaindica con el valor Yes,la línea de larequisición que va acancelar. (8)

¿Desea volveratrás para revisar

alguna información?

Peticionario

De ser necesario,presione = para volveratrás. (9)

Peticionario

Presione el botón =para someter lacancelación. (10)Para ver el estado de surequisición haga clic=.(11)El sistema presenta laconfirmación de que lalínea de su requisiciónha sido cancelada. (12)

Fin

S

N



Cancelar una Requisición

Oracle iProcurement le permite cancelar una línea o una requisición completa. Si la

requisición no ha sido convertida en una orden de compra, la cancelación ocurre

inmediatamente. Si ya está dentro de una orden de compra, la cancelación se convierte en

una solicitud que el comprador deberá aprobar.


Para más información de cómo conectarse a iProcurement vaya a la Sección Conéctese a


2. Vaya a la pestaña Requisitions para buscar la requisición que desea cancelar.



3. Identifique la requisición que desea cancelar.

Para asegurarse de que es la requisición deseada, haga clic en el número para abrir el

documento.

4. Select: Haga clic � al lado de la requisición que desea cancelar.





Si desea volver atrás para revisar alguna información, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #8.

7. De ser necesario, presione para volver atrás.

8. Presione el botón para someter la cancelación.

9. El sistema presenta la pantalla Confirmation en donde indica que su solicitud de

cancelación ha sido sometida.

10. Para ver el estado de su requisición haga clic .




Cancelar una Requisición


Inicio

Peticionario

Conéctese aiProcurement paraingresar su solicitud.(1)Vaya a la pestañaRequisitions parabuscar la requisiciónque desea cancelar. (2)Identifique larequisición que deseacancelar. (3)Select: Haga clic ( allado de la requisiciónque desea cancelar. (4)Presione el botón =. (5)Presione el botón=. (6)

¿Desea volveratrás para revisar

alguna información?

Peticionario

De ser necesario,presione = para volveratrás. (7)

Peticionario

Presione el botón =para someter lacancelación. (8)El sistema presenta lapantalla Confirmationen donde indica que susolicitud de cancelaciónha sido sometida. (9)Para ver el estado de surequisición haga clic=.(10)

Fin

S

N



Consultar el Estado de una Requisición

Oracle iProcurement le permite consultar la información y estado de sus requisiciones. A

continuación se presentan los pasos a seguir:

1. Vaya a la pestaña Requisitions para buscar la requisición que desea revisar.

2. Presione le botón



El sistema presenta la pantalla Requisitions Search.

3. Complete cualquier criterio de búsqueda presentado en pantalla.


El sistema presenta todas las requisiciones que cumplen con los criterios ingresados.

5. Haga clic sobre el número o la descripción de la requisición que desea revisar.



6. Para ver el detalle de la requisición, presione

El sistema le presenta información de recepción, facturas y pagos.

7. Presione para ver más información sobre el documento.



8. Revise la información de la requisición. Luego presione .




10. Haga clic sobre para volver a la ventana Requisitions Search.

Si desea ingresar otros criterios para hacer búsqueda de requisiciones, ir a tarea #3. Si no,

ir a tarea #11.

11. Presione el botón para volver a la pantalla Requisitions.



Consultar el Estado de una Requisición


Inicio

Peticionario

Vaya a la pestañaRequisitions parabuscar la requisiciónque desea revisar. (1)Presione le botón (2)

Peticionario

Complete cualquiercriterio de búsquedapresentado en pantalla.(3)Presione el botón (4)Haga clic sobe elnúmero o la descripciónde la requisición quedesea revisar. (5)Para ver el detalle de larequisición, presione(6)Presione = para vermás información sobreel documento. (7)

Peticionario

Revise la informaciónde la requisición.Luego presione=. (8)Presione el botón (9)Haga clic sobre =paravolver a la ventanaRequisitions Search.(10)

¿Deseaingresar otros

criterios para hacerbúsqueda derequisiciones?

Peticionario

Presione el botón =para volver a la pantallaRequitions. (11)

Fin

A

A

N

S

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