Ministry of Citizenship and Immigration 

O  

ntario Women’s Directorate 

    

INVITATION FOR APPLICATIONS MICROLENDING FOR WOMEN IN ONTARIO 

 Funding Guidelines & Application Instructions 

   

        

 

INVITATION FOR APPLICATIONS:   ll applications must be submitted through Grants Ontario at A www.grants.gov.on.ca, by :00 p.m. on July 27, 2012.  Late or incomplete applications will not be considered.  5  COMPLETE APPLICATIONS:   efore submitting your application, please ensure that it is complete. Incomplete Bapplications will not be considered.   A complete application consists of the following: 

• pplication all questions in the online application form completed as instructed (see AInstructions) 

• online application form is electronically signed by the applicant’s signing authority(s) 

• application form is submitted electronically through the online Grants Ontario system (see Applications Instructions) 

• all required attachments are also submitted electronically through Grants Ontario  A list of required attachments appears on the first page of the online application form.  

   PROGRAM   Microlending programs provide small loans to individuals to support personal entrepreneurship. Recipients of microloans are traditionally low‐income individuals who ack the credit history, steady employment or collateral necessary to obtain conventional lforms of credit.  Microlending programs are most successful when they provide or ensure that loan ecipients also receive other required supports, such as financial literacy education, 

velopment training, mentorship, ac .  rbusiness de cess to childcare, and life skills supports The goal of Microlending for Women In Ontario is to help low‐income women start and build su torate (OWD) is inviting 

ccessful businesses. To achieve this goal, the Ontario Women’s Direc

• io; applications for microlending projects that will: 

e of microlending in Ontar• nding programs; and/or  

increase or improve the knowledge basaddress service gaps in existing microle

• establish new microlending programs.  

1

 Funding under this program would enable existing microlending programs to add a range f supports for their loan participants. Funding would also support the development of new omicrolending programs in communities where none currently exist.   As microlending is still in its infancy, this program can also support research, information haring and program evaluation. These activities will help the sector identify successes to ate and address barriers to success.  sd   DIVERSITY PRINCIPLE  Applications must give consideration to the unique needs of the diversity of women across the province, including: Aboriginal, Francophone, newcomer, immigrant, refugee, women of all ethno/cultural and religious backgrounds, women of colour, older women, LGBTT2SIQQ (lesbian, gay, bisexual, transgender, transsexual, 2‐spirited, intersex, queer nd questioning); women who are Deaf , deafened, oral deaf or hard of hearing, those with isabilities, women living in rural/remote areas and women living in poverty.  ad   TARGET POPULATIONS  he OWD aims to support projects that reduce inequities among under‐serviced opulations with microlending projects aimed at low‐income women.  Tp   E LIGIBILITY 

Eligible Organizations   The following organizations may apply for funding:  

• r provincially as a not‐for‐profit an organization incorporated federally o

corporation; or   broader public sector organizations; or  •

• Aboriginal organizations that are a legal entity.   

Organizations that do not meet the above criteria may be part of a collaborative or consortium that includes at least one eligible member. The eligible member would act as he lead applicant and would accept any legal and financial responsibility for an approved tgrant.  All applicants must operate in compliance with the Ontario Human Rights Code. 

2

 Insurance requirement: successful applicants will be required to put into effect and maintain for the duration of their initiative, at their own expense, all necessary insurance for the initiative, including Commercial General Liability Insurance to an inclusive limit of not less than Two Million Dollars ($2,000,000) per occurrence.   Not Eligible for Funding 

he fol T lowing applications will not be considered for fu

•

nding:   

from individuals or profit‐based organizations;  seeking deficit or emergency funding; 

• ntario or with programming occurring •

for projects headquartered outside of O

• s; outside of Ontario; for religious and/or political activitie

• for projects not focused on women.     

ELIGIBLE PROJECTS 

WD will consider providing funding for projects that do the following:   O 1: Increase or improve the know Potenti

ledge base of microlending in Ontario.  

al activities would include: Evaluating current microlending programs in Ontario. 

•  are •

Developing service models which will improve the success of businesses thatoperated with microloan funding.  

• Creating opportunities for knowledge exchange such as forums or webinars.   2: Address service gaps in existin Potenti

g microlending programs.  

al activities would include:  • Providing an enhanced continuum of supports to microlending clients such as 

financial literacy training, business development supports and mentoring programs.   

3

3: Establish new microlending programs*.  New programs could either be an expansion of an existing microlending program to a new ommunity; or a new service addition to the employment or entrepreneurial programs 

ization. cwhich already exist within the organ Potential activities would include:   

• Undertaking a feasibility study; developing partnerships with community supports, financial training organizations and/or financial institutions; staffing a new program; outreach to potential clientele.    

 *Loan Funding Details   OWD will provide loan funding as a grant to organizations that do not have access to loan funding from financial institutions or other grant sources.  Applicants seeking a source of funding for the loan portion of a new microlending program are encouraged to first seek funds from existing sources for loan funding. An example is the Federal government’s Community Futures Development Corporation (CFDC) which has a andate to provide programs and services to support community economic development m

and small business growth in rural and northern Ontario.   Aboriginal agencies may be eligible to receive funding from the Aboriginal Business Development Program (ABDP) at Aboriginal Affairs and Northern Development Canada. BDP works to increase the number of viable businesses in Canada owned and controlled Aby Aboriginal Canadians.   Loan funding may also be available to organizations through alternative banks and cooperatives. In addition, loans to develop programs are accessible through social nterprise financing organizations such as the Canadian Alternative Investment eCooperative (CAIC).   pplicants that are not able to access loan funding through other means will be considered or funding to support the loan portion of their proposed project.   Af   FUNDING   Please note the changes shown  bolded font.    total of $1.2M over three (3) fiscal years is available for this new initiative. Individual project udgets and lengths will vary depending upon the type of project proposed. 

in the 

Ab 

4

Project activities are expected to begin after October 1, 2012 and to be completed no later than December 31, 2014 with a final project report due on February 1, 2015. 

 Although projects will be time‐limited and with no commitment beyond the initial three fiscal years of funding, consideration may be given for further project funding based on an evaluation of the results of the initial projects.  For details on what costs are eligible see Section H: Project Financial Information.    ASSESSMENT CRITERIA  

Proposals will be evaluated on how well a proposal can demonstrate that the project meets the following criteria.   

1. Applicant’s capacity to deliver the proposed project (weighting 30%) evidence of sound governance and finances; 

•  using sound project •

experience delivering effective projects with comparable scope

• dget; management techniques; demonstrated delivery of projects on time and within buproven subject matter expertise; 

experience providing training and supports for women. • •  

2. Soundness of the proposed approach (weighting 30%) • demonstrated need for the project; evidence the proposed approach will be 

effective; • a meaningful evaluation plan; outcomes are 

ogram’s objectives;  practical activities and timelines link to achievable and align with the funding pr

overall clarity and comprehensiveness. • 

3. Val weighting 20%) ue for money through the budget and financial information (• budget items align with the project 

sufficient information provided to e proposed expenses are reasonable. 

description and deliverables;  valuate whether costing is realistic; •• 

4. Accessibility, diversity and gender­based analysis (weighting 20%) •  gender‐applicant demonstrates expertise in addressing accessibility, diversity and

based analysis; • sis, as approach integrates accessibility, diversity and gender‐based analy

• appropriate to the funding program’s objectives; approach identifies realistic strategies to reach target populations; 

• project includes a commitment to represent the diverse needs of its audience. 

5

 

Projects will be selected for funding through a competitive process. Even if a proposal meets all of the assessment criteria, there is no guarantee funding will be awarded.   Following the individual assessment of proposals, the assessment process may consider the xtent to which the group of recommended applications address geographic and opulation diversity. ep 

6

APPLICATION INSTRUCTIONS      

Application Deadline: July 27, 2012 by 5:00 p.m. (Eastern Standard Time). 

INTRODUCTION   These instructions provide:  

• ing a information on the new Grants Ontario system for writing and submitt

• funding application online; contact information if applicants have questions or technical problems; 

• important step‐by‐step instructions for completing an online application form.  

Please print a copy of these instructions or keep them open on your computer creen, referring to them as you complete each stage of the application form. s  GRANTS ONTARIO – APPLY ONLINE  All applicants are required to complete and submit an online application form through the Grants Ontario system (www.grants.gov.on.ca). Applications in any other format will not be accepted except in exceptional circumstances. 

 Grants Ontario uses a common application form for all grant funding programs in the Ontario Women’s Directorate (OWD) and the Ministries of Citizenship and Immigration, and Tourism, Culture and Sport. 

 o use Grants Ontario, applicants need a computer with internet access and a supported eb browser. Please review which web browsers are supported at 

Tw www.grants.gov.on.ca.   Register First 

 All applicants must register via www.grants.gov.on.ca before they can begin their online application. The author(s) of the application and the applicant organization’s signing authority(s) are highly encouraged to register as soon as possible and at least three (3) weeks prior to the OWD application deadline. 

 Once an online application form is started in Grants Ontario, it may be saved at any point and the applicant can return to it later. The application can be re‐accessed from any computer with internet and a supported web browser. However, the application cannot be loaded onto a memory stick and its web address cannot be shared (e.g., copied into an e‐mail).  

7

 As soon as a completed application is submitted online through Grants Ontario, an e‐mail will be sent to the application’s contact person, confirming receipt of the application. If this e‐mail does not arrive within a business day, please contact Grants Ontario Customer Service.  

 Selection Process  All applications will be reviewed for completeness and eligibility once they are received. Only complete and eligible applications will be considered for funding.  

 All applicants will receive written notification of the final decision whether their pplication is approved or declined. Applicants may also sign in to Grants Ontario to check n the status of their application(s).  ao  GRANTS ONTARIO – CONTACT INFORMATION   For solutions to technical issues, applicants should first consult the Frequently Asked Questions (FAQs) on the Grants Ontario website (www.grants.gov.on.ca). 

 pplicants may also contact Grants Ontario Customer Service (available Monday to Friday uring  l business hours): Ad 

norma

Phone  In Toronto: (416) 325‐6691

ree: 1‐855‐216‐3090 •  • Toll F ‐mail E• GrantsOntarioCS@Ontario.ca  

Questions about the Invitation For Applications, or the Microlending For Women In Ontario rogram, should be directed to OWD staff (available Monday to Friday during normal usinespb 

s hours): 

Ola Agboola  t Sperate 

Partnership Developmenntario Women’s Directola.agboola@ontario.ca

cialist Oo        

8

STEP­BY­STEP INSTRUCTIONS – for completing the online application form  After completing registration, applicants can access a new application form through Grants Ontario (www.grants.gov.on.ca) and begin to fill it out. 

 Applicants must follow all instructions below, which provide additional guidance on how and when to complete particular questions. Note that some questions may not require a response, as indicated below.  

 Applicants are also required to submit the attachments listed on the application form. 

 Applicants may only submit additional pages of information if applying to more than one project stream. These pages should be clearly labelled.   

 he application form is organized into the following sections. Applicants must complete all ections and plication.  Ts 

 questions before submitting their ap

Section A: Organization Information  formation 

ation    Section B: Organization Address In

Section C: Organization Contact Inform

Section D: Organization Capacity  

ation   n  Section E: Grant Payment Inform

Section F: Application Contact Informatio

Section G: Project Information  Section H: Project Financial Information  

s   lder Information   Section I: Performance MeasureSection J: Partnership / Stakeho

Section P: Declaration/Signing  

  

Note: There are no sections K to O for OWD programs. 

Section A: Organization Information  Section B: Organization Address Information  Section C: Organization Contact Information   These three sections (A, B and C) should be pre‐populated based on the information your rganization provided in the Grants Ontario enrolment process. If any of the information is ncorrect, please contact Grants Ontario Customer Service. oi     

9

Section D – Organization Capacity   This section asks for information on the applicant organization including staffing, volunteers, governance, past performance and skills that indicate how successful a project might be.  

 Questions 1­ 5. See application form.  6.  Describe your organization’s core business or field of activity.  What does your organization do? What is your organization’s primary purpose and the rimary client group served? Briefly describe your organization’s current programming nd projects relevant to this application.  pa . How does the strategic plano not complete this question. 

7D 

 guide your organization’s activities?  

8. Outline your organization’s risk management plan for the prevention of abusclients, members and staff.  

10, the Occupational Health and Safety Act (OHSA) was amended to 

e to 

As of June 15, 20inclThe

ude specific requirements regarding workplace violence and workplace harassment.  OHSA now:  

• ce establishes minimum standards regarding an employer’s duties to address workplaviolence and workplace harassment 

• requires employers to address workplace violence: policy, program, assessment of risks, information and instruction, including information disclosure 

• as a ground for extends the work refusal provisions to include workplace violence 

• refusing unsafe work requires employers to address domestic violence in the workplace 

• requires employers to address harassment: policy, program, information and instruction 

 xplain how your organization is responding to these requirements in relation to its risk anagement plan. 

Em 9. How is your Board elected? xplain your organization’s process for Board elections. Include information on how requently board members change and attach a current list of board members.  Ef 10. How does the composition of your Board represent the community it serves?  ndicate the diversity on your organization’s Board and explain how it represents your rganization’s target community and/or the primary client group(s).  Io 

10

11. What practices / procedures exist to ensure the Board conducts its activities with accountability and transparency?  

Do not complete this question. However, as part of the assessment of your application, your rganization may be asked to provide its by‐laws and operating, financial and human esources policies/procedures.  or 12. Describe your organization’s history of managing similar projects and include 

past achievements.   Indicate if the organization has previous experience working with women, or the selected target population groups. Also include any relevant past programs or projects that speak to he organization having experience delivering financial/entrepreneurial training programs o women and/or microlending experience and/or research. tt 13. Describe your organization’s ability and capacity to successfully undertake 

project.  ow will the project be supervised and managed? Identify the skills, knowledge and xpertise of these supervisors and managers.  

this 

He 14. Provide details on your staff and relevant staff experience for those involved i

the project.  f staff have been identified for this project indicate the expertise, knowledge and skills hey bring to the project.  

n 

It 15. Describe successful strategies your organization has used to ensure achieveme

of program outcomes.  ow has the organization ensured the outcomes for other projects have been achieved? dentify challenges and what measures were taken to ensure success? 

nt 

HI 16. Describe your organization’s experi

outcomes and performance measuree application form.  Or do not complete 

ence developing, tracking and reporting on es successfully.  

S  Section E: Grant Pay See application form.  

ment Information  

  Section F: Application See application form.  

 Contact Information 

11

 Sect The i streams: 

ion G: Project Information 

 M crolending For Women In Ontario program has three distie of microlending

nding programs  

nct project   in Ontario 1. increase or improve the knowledge bas

2. address service gaps in existing microle3. establish new microlending programs  

 Applicants may choose to apply to only one stream, or to a combination of streams. Applicants who choose to apply to a combination of streams must clearly outline each stream in Section G and may need to submit additional pages to the application.  

 1. Project Name Provide a short descriptive name that will easily identify the project.  2. Project Start Date  State the planned start date for the project. Projects should start no earlier than October 1, 2012.  3. Project End Date State the planned end date for the project. All projects must be completed by December 31, 2014.  (Please note the change to 2014).   . Target Sector elect "Other" for this question.  4S 5. Project Scope Select the most relevant geographic reach for the project.  6. Host Community Where will the project take place? This may be in a different location from where your organization is located.  . Project Priority o not complete this question. 

7D 8. Project Summary lease identify your primary sector such as, banking, community service provider, 

r other.  Presearch, economic development organization, government o Provide a brief description (max. 200 words) of the project:  

• identify your project priority(s), which must be one or more of the following: 

12

1.  in Oincrease or improve the knowledge base of  microlending ntario 2. address service gaps in existing microlending programs  3. establish new microlending programs  

• Include an overview of the activities planned and planned outcomes.   9. Project Description uilding on the summary above, provide a comprehensive description of how your Borganization will implement the project.     This description should be consistent with the milestones, activities, timing and responsibilities outlined in section G. 16. Work Plan.  If the project is multi‐year, please break out activities by fiscal year. nswer the following specific questions for each of the project streams you are applying:  A

 Special instructions for Stream 1:  increase or improve the knowledge base of microlending in Ontario 

a) Describe how your project will measure the current impact of microlending and increasthe knowledge base of microlending in Ontario. 

 emerging 

e 

b) Describe the activities you plan in order to share knowledge, lessons learned,research, and/or best practices. 

) As applicable‐describe your organization’s capacity for conducting research. c  Special instructions for Stream 2: address service gaps in existing microlending programs 

a) Provide a description of your current microlending pr

ogram. Include any evidence of the program impact on current participants; 

b) Describe gaps in your current microlending program; c) Identify the structure and components of the existing microlending program. Include 

ns and information on an outreach strategy, program intake, funding models, training plaother relevant details.  

d) Describe how your program will develop, implement or include a broad range of supports for clients. Supports may include savings/financial literacy, mentoring, life‐skills and entrepreneurial training; 

) Describe how the project will undertake outreach to increase women’s awareness of both the microlending program and the benefits of microlending; 

e

  

13

 Special instructions for Stream 3: establish new microlending programs 

a) Describe the continuum of employment related services that your organization already provides. Indicate how a microlending program will complement these services and improve outcomes for clients; 

b)  Identify the structure and components of the proposed microlending program. Include  and information on an outreach strategy, program intake, funding models, training plans

other relevant details.  c) Indicate how the microlending program will develop, implement or include a broad 

range of supports for clients. Supports may include savings/financial literacy, mentoring, life‐skills and entrepreneurial training; 

d) Demonstrate that the organization has funds to provide loans to women. Provide ate evidence that the organization has applied for  and/or received funds from an altern

source. *As applicable‐indicate how much of the OWD funding will be used for loan funding.    *  10.  Project Objectives What are the project goals. Describe what the project will accomplish.  11.  Rationale/Need Describe how this proposed project will fill an existing gap. Provide at least two supporting pieces of information such as research, statistics and demographic information that provides strong evidence of the need for a microlending initiative in the community you are targeting; or for the research project proposed.   12.  Project Beneficiaries 

al, Identify the specific population this project will reach for example, AboriginFrancophone, or older women.  Describe how the project’s target population will benefit from this project.   13. Risk Assessment and Management rovide a description of challenges that may prevent the project from reaching its utcomes. Describe what activities will be used to mitigate the risks described. Po 14. Project Outcomes Provide detailed outcomes that are important to understanding the success of the project. These outcomes should be based on the project objectives. Also ensure there are targeted performance measures for each outcome (see Section I: Performance Measures). 

14

15. Evaluation Plan/Criteria Provide a practical explanation of how the project will be evaluated. Explain how data will be collected, by whom, when, and how it will be analyzed, reported and used. This escription should align with Section I: Performance Measures. If design of the evaluation lan is a deliverable, describe how this will be done.  dp 16. Work Plan The work plan should provide a clear idea of how the project will be carried out. It should demonstrate a systematic approach to accomplishing the project’s objectives. Include etailed information of all project phases such as development, implementation and devaluation.   Complete the following work plan components: 

Key Milestones – that mark the completion of a work phase  • te the project. You may list •

Activities – tasks that will be undertaken to comple

• several ‘Activities’ under ‘Key Milestones’. 

• Start Date – anticipated start date of each activity  

• End Date – anticipated end date of each activity  Responsibility – indicates who is in charge of completing the activities  

• Performance Indicator – signal that demonstrates a task is achieved successfully. The performance indicators you list will be used as benchmarks to determine the progress of the project. 

 artner organizations identified in the work plan must also be listed as partners in Section : Partnership/Stakeholder Information.  PJ   Section H: Financial Information   pplicants who choose to apply to more than one stream in Section G must complete ASection H for each stream. 

th of project.   Include the proposed revenue and expenses throughout the leng Use the following information as a guide in filling out Section H.   Eligible Costs Eligible costs are budget items directly related to the project. Costs should be reasonable and necessary for the project’s successful completion and implementation.  

15

 Eligible costs may in

•

clude:  • et)  overhead and project administration (should not exceed 15% of the total budg

project staff  •  to research, planning and development (e.g., costs related to determining how

develop and implement the project) • development (e.g., graphic design, printing, production costs for resource 

• translation into other languages, alternative formats) consulting fees and expenses  

• nd outreach (e.g., costs related to promotion, holding rking or outreach events directly related to the project  

marketing a

• meetings/netwo

• evaluation  legal/audit fees 

• travel, meals and hospitality expenses (see Appendix B: Guidelines For Travel, Meal And Hospitality Expenses) 

 Ineligible Costs  he following expenses will not be covered, even if they are related to the project. Please onsultTc 

 OWD if the eligibility of certain expense items is unclear:  

• activities that could be deemed discriminatory, as defined by the Ontario Human Rights Code  

• bership fees, fundraising activities, ivities  

annual general meetings, budget deficits, mem

• committee and political meetings, or religious act

  • osts  

costs covered by other government funding

• contingency or unexplained miscellaneous c

• costs not specifically related to the project  activities that take place outside of Ontario  

• feasibility studies; infrastructure or large capital expenses including the renovation, unds; furniture, construction or transformation of permanent spaces, parks or gro

• fixtures or other non‐portable equipment  portion of Harmonized Sales Tax (HST) costs that are refundable 

• any expense incurred before receiving written Ministry approval.   

In­kind Contributions   In‐kind contributions are the total cash value of donated goods, commodities, or services such as volunteer hours, marketing services, equipment and/or office space that is provided to the organization at no cost.  

16

Cash ny financial donations, sponsorships, grants or loans of cash are considered cash and are o be included.  At  Budget template Please review the following instructions carefully before completing this section. Also see Eligible Costs.  List all project expense items in the first column. In the other columns, identify how each of these expense items will be paid or offset, for example, by “Requested” funding from OWD nd/or through the “Cash” and “In‐Kind” contributions of your organization and/or its apartners.   When disclosing cash and in‐kind contributions, please list all the dollar amounts and sources of the funds that will make up these contributions, for example, from your rganization, from other organizations such as partners, or from non‐provincial sources. oAlso include funds from other government agencies or ministries.   ote that all cash and in‐kind contributions from other organizations must be confirmed in N

writing and included as an attachment.   Itemize all expenditures and contributions required to carry out your project, both eligible and ineligible, to provide a holistic picture of the total project value. Be sure to document details of each item (e.g. for staffing positions, include a description of role, number of ours per week, and wage and benefits as they relate to the project). For purchased items, hinclude the cost per unit and number of items needed.   lthough your organization is asked to disclose ineligible expenses, remember OWD 

ligible Costs). Afunding cannot be used to cover these costs (see Ine ultiple years of funding are available through the Microlending For Women In Ontario rogram. Include a budget for each year the project will run.  Mp  

17

 Section I – Performance Measures   pplicants who choose to apply to more than one stream in Section G must complete ection I for each stream. AS Quantitative Results Applicants must record the “goal” (the targeted or projected number) for the following metric: “Number of Women Served”.  This metric may not apply to projects in Stream #1 

d to improving the knowledge basegeare  in Ontario.   Your Microlending For Women In Ontario project should have additional performance measures (such as Number of Participants at Conference or Number of Women who started a small business as a result of the program etc.) that should be added to the table within this section of the Application Form.   ualitative Results lease include any qualitative measurements the project will use as a measure of success.   QP  Section J: Partner / Stakeholder Information   pplicants who choose to apply to more than one stream in Section G must complete ASection J for each stream.  Name: Provide the name of each partner organization that has committed to assisting your rganization to deliver the project. Remember that partners identified in the work plan o(Section G: Project Information) must also be listed in this section.   takeholders who were consulted about the project should also be noted and their role and Scontribution described.  ypeT : Use the drop‐down menu to identify whether the listed organization is a partner or stakeholder.   oleR : Specify whether each partner/stakeholder is new and describe their contribution to the project.  escriptionD : Describe how the partners are involved in the planning, development, mplementation and evaluation of the project.  i 

18

19

Applicants must attach signed letters from each partner listed, confirming their involvement in the project and verifying their financial and/or in‐kind contributions to the roject. Applicants are obliged to send a copy of the completed application to their pidentified partners.   Signed letters are not required from stakeholders.    Section P: Declaration/Signing  S ee application form.  

Appendix A: Accessibility, Gender and Inclusion   Thi p es the following Ontario Women’s Directorate (OWD) priorities for its gran s 

s a pendix outlin: 

t programs

1. accessibility 

2. diversity 3. gender‐based analysis 4. French‐language services 

  1. Accessibility  The Province of Ontario is committed to working with every sector of society to support Ontarians with disabilities by ensuring that no new barriers are created for them and that existing ones are removed. This responsibility rests with every social economic sector, very region, every government, every organization, institution and association, and every eperson in Ontario.  To support this commitment, the Province of Ontario has enacted legislation including the Ontario Human Rights Code, Ontarians with Disabilities Act, 2001 (ODA) and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005 (AODA) and its regulations. The purpose of this legislation is to improve opportunities for persons with disabilities and provide for their involvement in the identification, removal and prevention of barriers to eir full participation in the life of the province. For more information on the 

essibility, please visit thgovernment’s commitment to acc  Project

www.ontario.ca/accesson. 

s funded by OWD should: •  the demonstrate capacity to develop programming and materials that accommodate

needs of persons with disabilities  • ensure d 

other d accessibility is reflected in the proposed project’s courses, products aneliverables  

- e.g., consider providing courses and materials in a range of accessible formats which may include, but are not limited to: html, accessible word and 

rge PDF files, open captioning, ASL/LSQ, described video, Braille, audio and laprint 

• ensure that the proposed programming and/or services take place in accessible facilities 

 

20

 2. Diversity  sing Ontario’s Human Rights Code as a basis, OWD works to address the unique needs of 

se populations in OUdiver ntario.   The Hu ts Code prohibits discrimination based on the following 15 grounds:  man Righ

race 

21

• ancestr• y 

•  place of origincolour • ethnic origin • citizenship • creed (religion) •

• ntity, pregnancy and breastfeeding) sex (includes gender idesexual orientat• ion 

• r more) age (18 years o•  marital status• family status 

disability • record of offences (only in employment) •

• receipt of public assistance (only  Other “ r include: 

in accommodation). 

dimensions” to consideocation 

• us • regional l

• socio‐economic stat

• tus language employment sta

• education level   OWD recognizes that many of the above dimensions intersect with each other as well as with gender. For example, a language barrier combining (“intersecting”) with a physical isability may compound an abused woman’s isolation from services and her ability to dcommunicate with those who might help.  In your application, discuss which dimensions may affect your project’s target group(s). dentify any issues revealed when the dimensions intersect, and address how the project ay mitigate them.  

Im 

Building diversity into project development ensures that the services your project provide address not only a primary need but also mitigate secondary effects of discrimination.    3. Gender­based Analysis  WD is committed to promoting women’s equality, and requires applicants to apply a O

gender‐based analysis to their proposed project.   A gender‐based analysis helps identify gender considerations so that they may be ntegrated into projects. It is an examination of the differences in women's and men's lives, 

n.  iincluding those which lead to social and economic inequality for wome

nalysis, go to:  or more information on how to apply a gender‐based attp://www.swc‐cfc.gc.ca/pol/gba‐acs/index‐eng.htmlFh     4. French Language Services   Programs, services and resources must be in accordance with the French Language Services Act.  Proposals are to include planning for service delivery to meet the needs of Francophone populations in areas across the province designated under the French Language Services Act.    French Language Services planning should include: 

a budget for the French‐language component of the proposal • •

a description of the organization’s expertise, capacity and/or partnerships to deliver the Francophone component 

• nguages or one an advisory group that includes representatives from both official lathat will specifically oversee the French component  

• details concerning quality control for translation and adaptation of materials/training to ensure that they are culturally and linguistically suitable to the French‐speaking population  

   

22

Appendix B: Guidelines For Travel, Meal And Hospitality Expenses       pplicants are required to apply the following guidelines to any travel, meal and hospitality xpenses. Ae • Transportation: Projects are expected to use the most practical and economical way to travel and explore alternatives such as teleconferencing where possible. Whenever practical, local public transportation/hotel shuttles must be used. Rail or air transportation are permitted if either is the most practical and economical way to travel. The standard is coach/economy class.  

 •

 

Reimbursement Rates for Personal Vehicle Use: Southern Ontario = $0.40 per km, Northern Ontario = $0.41 per km.  

• Accommodation: When a member requires overnight accommodation, single accommodation in a standard room is allowed. No reimbursement should be made for suites, executive floors, or concierge levels. A maximum of $30.00 per night is allowed for private s  tays with family or friends (and no receipt is required).  

• Meal Rates (including taxes and gratuities): Cannot include reimbursement for alcoholic beverages. Maximum meal rates: Breakfast $8.75; Lunch $11.25; Dinner $20.00. For a full day of meal claims (i.e., breakfast, lunch and dinner), there is discretion to allocate the daily total three‐meal rate of $40, with a cap of $20 on the amount for any single meal. Meal rates do not apply to training or other group events offered as part of the project. 

 

 • Non­Eligible Expenses: Items of a personal nature.   Record Keeping:  Original receipts (not photocopies) must be collected and kept on file by the applicant. When the applicant decides to exercise discretion in making an exception to the above guidelines, and in order to ensure a proper record for audit purposes, the rationale for the exception must be documented and be attached to the expense claim. 

23

24

Appendix C: Responsibilities of Applicants that Receive Funding  

uc S 

cessful applicants must assume the following responsibilities: 

Compile and submit progress and financial reports to the Ontario Women’s Directorate on an initial, mid‐term and final basis, as laid out in the standard Agreement.   

•

 Legal responsibilities: 

• Before any funds will be provided to parties by the Ontario Women’s Directorate, a and .   

legal agreement in form and content satisfactory to Ontario must be negotiated signed between the Ontario Women’s Directorate and the recipient of the funds

• The recipient of the funds must be a legal entity in the Province of Ontario, and accountable for the funding.    

• Recipients must provide a signed original letter or statement confirming their legal responsibility for the training initiative. 

• Successful applicants will be required to put in effect and maintain for the duration of their program, at their own expense, all necessary insurance for the initiative, including Commercial General Liability Insurance to an inclusive limit of not less than Two Million Dollars ($2,000,000) per occurrence.  If the proposed program is approved for funding, applicants must provide the Ontario Women’s Directorate with a copy of their Certificate of Insurance as a condition of funding. 

• gram The recipient must agree to an independent audit of the project, including prorevenues and expenditures.  

• Recipients may be required to provide a copy of their latest audited financial statements and those of significant partners in the program before the legal agreement is finalized.