Inventarierea Anuala a Depozitelor Externe

Companie: Titlu:

real, - Hypermarket Romania SRLProcedura de inventariere anual a depozitelor

externe Identificarea documentului

Document nr.: Departament: Manager departament: Editor: Revizie: Data

reviziei: Pagina:

PA-OP-20-01 Operational Andreea Lupea Daniela aga 1

Iunie 2008 1/31

Procedura de inventariere anual a depozitelor externe Nume

[n ordine alfabetic] Funcie Semntura Aprobat de:

Membru board Andreea Lupea Operations Director

Membru board Camelia Oprea Administration Director

Membru board Kubilay Ozerkan Procurement &

Merchandising Director Food

Membru board Richard Worth Procurement &

Merchandising Director NonFood

Membru board Tjeerd Jegen Managing Director

Autorizat pentru difuzare de: Nume Funcie Semntura

Operational Cezar Rotaru Regional Manager Central Area

Finance & Accounting Mdlina Timotin Head of Finance & Accounting

Supply Chain Management & Import Bogdan Dimitriu Head of SCM & Import

Supply Chain Management & Import Eduard Teodorescu Goods Flow Manager Fresh

Process & Information Management Sorin Nicolaescu Head of Process &

Information Management

Process & Information Management Daniela aga Rules & Procedure Responsible

Departamentele afectate de aceasta procedura

Nr. Departament 1 Operational & Magazine 2 SCM & Import 3 Finance & Accounting 4 Process & Information Management

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 2/31

CUPRINS 1. SCOP.............................................................................................................................................4 2. DOMENIU .....................................................................................................................................4 3. DEFINIII I ABREVIERI...........................................................................................................4 3.1. Definiii ..4

3.2. Abrevieri ......................................................................................................................4

4. DOCUMENTE DE REFERIN................................................................................................5 5. RESPONSABILITI .................................................................................................................5 5.1. Directorul Regional sau eful Departamentului SCM & Import ...................................6

5.2. Coordonatorii de inventar ............................................................................................6

5.3. Logisticianul ...............................................................................................................7

5.4. Numrtorii..................................................................................................................8

5.5. Verificatorii ..................................................................................................................8

5.6. Operatorii de date........................................................................................................9

6. PROCEDURA ..............................................................................................................................9 6.1. Pregtirea inventarului anual n depozitele externe .....................................................9 6.1.1. Instruirea echipei ......................................................................................................9

6.1.2. Condiii logistice .......................................................................................................9

6.1.3. Planificarea inventarierii depozitelor locale ............................................................10

6.2. Activiti preliminare ...........................................................................................................10 6.2.1. Diagrama Inventarului Anual ..................................................................................10

6.2.2. Declaraia gestionarului ..........................................................................................10

6.2.3. Activitile premergtoare inventarului efectuate de furnizorul de servicii logistice 10

6.2.4. Tiprirea listelor de inventar ...................................................................................11

6.2.5. Responsabilitile Coordonatorilor locali de inventar..............................................11

6.3. Desfurarea inventarului anual ......................................................................................12 6.3.1. Generaliti .............................................................................................................12

6.3.2. Desfurarea inventarului ......................................................................................12

6.3.3. Participarea auditorilor la inventarul anual .............................................................14

6.3.4. Etichetarea .............................................................................................................14

6.3.5. Numrarea mrfii....................................................................................................14

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 3/31

6.3.6. Verificarea mrfii ....................................................................................................14

6.3.7. Arhivarea listelor de inventar ..................................................................................15

6.3.8. Activitatea de introducere a datelor ........................................................................15

6.3.9. Retururile existente n depozit ................................................................................16

6.3.10. Marfa defect depistat la inventarierea depozitului ............................................16

6.3.11. Imputaii................................................................................................................17

6.3.12. Livrrile la domiciliu ..............................................................................................17

6.2.4. ncheierea inventarului anual .......................................................................................18 6.2.4.1. ncheierea operaiunilor n ziua inventarului anual ..............................................18

6.2.4.1.1.ntocmirea listelor finale de inventar ..................................................................18

6.2.4.1.2. Analizarea plusurilor, minusurilor .....................................................................18

6.2.4.2. Raportarea final a rezultatelor inventarului anual ..............................................19

6.2.4.3. Operaiuni care se desfoar ulterior inventarului anual ...................................19

6.2.4.3.1. Reluarea activitii depozitelor..........................................................................19

6.2.4.3.2. Stabilirea modului de imputare a diferenelor ...................................................19

7. MODIFICRI DOCUMENT .......................................................................................................20 8. ANEXE.........................................................................................................................................20 9. FORMULARE..............................................................................................................................20 Anexa 1. Diagrama Inventarului Anual in Depozite ............................................................21 Anexa 2. Validare operatiuni centralizate inventar local ...................................................22 Anexa 3. Decizie initiere inventar (specimen) ......................................................................23 Anexa 4. Declaraia gestionarului pentru inventarul anual (specimen) ........................24 Anexa 5. Lista de prezen a participanilor la inventar ....................................................25 Anexa 6. Marfa care nu se inventariaza n depozit (specimen) .......................................26 Anexa 7. Formular de alocare...................................................................................................27 Anexa 8. Instruciuni coordonatori de inventar privind verificarea inventarului anual de mrfuri (specimen).................................................................................................................28 Anexa 9. Lista de inventar (model)..........................................................................................31

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 4/31

1. SCOP

Scopul principal al procedurii de inventariere l reprezint stabilirea procesului de inventariere a

depozitelor externe care asigur spaii de depozitare pentru magazinele real,- Hypermarket Romnia.

2. DOMENIU

Prezenta procedur se aplic depozitelor externe (depozite administrate direct de angajaii real,- Hypermarket Romnia, ct i depozite administrate de un furnizor de servicii logistice).

3. DEFINIII I ABREVIERI

3.1. Definiii Depozite externe Depozite administrate de un furnizor de servicii logistice sau direct de ctre angajaii magazinelor real,- Hypermarket Romania. Inventariere toate operaiunile care conduc la identificarea stocurilor de mrfuri existente n gestiunea depozitelor magazinelor real,- precum i la stabilirea rezultatelor comparative stoc fizic stoc scriptic.

Stock-in Stocuri neintroduse n sistem i gsite la momentul inventarului n spaiul gestionat de furnizorul de servicii logistice.

3.2. Abrevieri FSL - Furnizor de Servicii Logistice

MMS - Metro Merchandising System

SC Corecii de Stoc (eng. Stock Correction)

EAN European Article Number

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 5/31

4. DOCUMENTE DE REFERIN

Procedura Corecii Stoc cod PO-OP-09-01 Procedura Inventar Anual de Marf cod PA-OP-02-01 Procedura Recepia mrfii n magazin cod PO-OP-01-02 Procedura Scdere Stoc Produse Alimentare cod PA-OP-05-03

5. RESPONSABILITI Scara ierarhic a procesului de inventariere anual, n ordinea nivelului de rspundere, cuprinde

urmtoarele persoane:

ef Departament SCM & Import i Director Regional Coordonatori de inventar (dou persoane

angajai ai real,- Hypermarket: un angajat al Departamentului SCM & Import i un angajat al Departamentului Operaional) Echipa de inventar desemnat de directorul de magazin.

Procesul de inventariere a stocurilor de mrfuri la nivelul fiecrui depozit este subordonat direct

Directorului Regional i efului Departamentului SCM & Import.

n baza planificrii perioadelor de inventariere n depozitele locale, Directorul Regional i eful

Departamentului SCM & Import emit o decizie scris cu privire la nominalizarea coordonatorilor de

inventar (doi) pe fiecare depozit local n parte (vezi Anexa 3 Decizie iniiere inventar).

n aceeai decizie, eful Departamentului SCM & Import nominalizeaz persoanele care vor

participa din partea Departamentului SCM & Import pentru fiecare locaie n parte iar din partea

Departamentului Operational, fiecare Director Regional numete o persoan responsabil pentru

Departamentul Operaional pe fiecare locaie n parte.

! Not: n cazul in care depozitul local este administrat de un furnizor de servicii logistice,

acesta i va desemna prin decizie scris la rndul su, un coordonator de inventar.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 6/31

Coordonatorii de inventar vor planifica echipele de numrtori, verificatori, operatori de date,

alocare locaii de inventariere pe echipe, n conformitate cu Anexa 7 Formular de alocare

depozit.

De asemenea, se va da o Declaraie scris a gestionarului depozitului arondat magazinului, la

nceputul inventarului conform Anexei 4 Declaraia gestionarului.

Membrii de board stabiliesc data nceperii inventarului anual n cadrul depozitelor locale (cu cel

puin o lun nainte de data nceperii inventarului).

5.1. Directorul Regional sau eful Departamentului SCM & Import Directorul Regional sau eful Departamentului SCM & Import au urmtoarele responsabiliti:

comunicarea datei de inventariere ctre toate departamentele implicate n desfurarea operaiunilor cu cel putin 20 de zile nainte de desfurarea propriu-zis a inventarului

anual;

analiza rezultatelor inventarierii i realizarea recomandrilor pentru inventarele viitoare; va putea propune o echip format din angajai din cadrul departamentelor centrale (SCM

& Import, Operaional), avnd rol n organizarea i supervizarea operaiunilor desfurate n

cadrul inventarului anual n depozitele locale.

Planificarea receptiilor si livrarilor de la/catre depozitele locale de la/catre magazine

5.2. Coordonatorii de inventar

Coordonatorii de inventar au urmtoarele responsabiliti: coordoneaz i conduc echipa format n depozitele locale pentru inventarul anual i sunt

responsabili de buna desfurare a inventarului respectiv,

vor ntocmi planul de inventariere n cadrul depozitului local, dosarul cu rezultatele inventarierii i vor informa Directorul Regional sau eful Departamentului SCM & Import

despre toate stadiile procesului de pregtire, desfurare i ncheiere a inventarului anual,

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 7/31

distribuia ctre toate departamentele implicate n inventarul anual a Procedurii de inventariere anual a depozitelor externe i a tuturor documentelor necesare inventarierii;

vor avea ca principal responsabilitate asigurarea tuturor condiiilor la nivelul depozitelor, pentru desfurarea inventarului,

programarea i asigurarea pauzei de mas i transportului angajailor care particip la inventariere;

asigurarea condiiilor de participare a auditorilor externi la inventar; respectarea termenelor i responsabilitilor stabilite n planul de inventar; comunicarea planificrii inventarierii depozitelor locale ctre auditorii externi; urmrirea desfurrii corecte a inventarului anual; centralizarea datelor anterioare, ct i a celor rezultate din operaiunile desfurate n

timpul inventarului anual;

raportarea acestor date ctre Directorul Regional sau eful Departamentului SCM & Import prin ntocmirea unui dosar de inventar pe depozit local;

stocarea i arhivarea tuturor formularelor i listelor primite, completeaz Anexa 2 - Validare operaiuni centralizate inventar local.

Coordonatorii de inventar numesc echipa de inventariere.

Dup stabilirea echipei de inventar, coordonatorii de inventar vor organiza o ntlnire n care se

comunic responsabilitile i obiectivele de urmrit.

Fiecare membru al echipei va lua la cunotin i este direct rspunztor n ceea ce privete

responsabilitile primite, informnd apoi coordonatorii de inventar privind ndeplinirea acestora

sau deficienele aprute.

Coordonatorii de inventar pe fiecare depozit vor decide asupra msurilor care trebuiesc luate

pentru rezolvarea acestora.

5.3. Logisticianul Fluxul mrfurilor ntre magazin i depozitele locale va fi coordonat de un logistician desemnat de

ctre magazin.

Logisticianul are urmtoarele responsabiliti:

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 8/31

Particip la inventarele organizate la depozitele locale conform deciziilor date de conducerea companiei (planificate sau nu),

Monitorizeaz comenzile date de magazine, Urmrete corectitudinea nregistrrii micrilor n sistemul furnizorului de servicii logistice

prin verificarea corespondenei nscrisurilor din documente cu rapoartele din sistemul

furnizorului.

Verificarea corespondenei nscrisurilor documentelor operate n sistemul furnizorului de

servicii logistice presupune: !

- Verificarea corectitudinii ntocmirii documentelor,

- Verificarea confirmrii sau a contrasemnrii documentelor,

- Arhivarea la timp, cel trziu a doua zi pentru ziua anterioar.

Verific situaiile de diferene pentru care se certific soluionarea (n scris pe Avizul de nsoire a mrfii la care s-au constatat diferene) mpreun cu Directorul de magazin i

Inspectorul de Siguran (plusurile se contabilizeaz, minusurile se imput conform

contractului).

5.4. Numrtorii Numrtorii au urmtoarele responsabiliti:

Sunt stabilii n planul de inventar prin decizie (Programarea inventarului pe echipe i locaii),

Numr, reambaleaza si aeaz marfa.

5.5. Verificatorii

Verificatorii au urmtoarele responsabiliti:

Sunt stabilii prin decizie (Programarea inventarului pe echipe i locaii), Acolo unde apar diferente, verific numrtoarea fcut de numrtori precum i

respectarea procedurii de ctre acetia.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 9/31

5.6. Operatorii de date Operatorii de date au urmtoarea responsabilitate:

Introduc cantitile numrate n sistemul FSL i verificate de pe listele furnizate de ctre echipele de numrare i verificare.

6. PROCEDURA Inventarul anual de marf n cadrul depozitelor externe se desfoar astfel: A) Pentru depozitele admistrate direct de angajaii real,- se aplic procedura Inventar Anual

de Marf, cod PA-OP-02-01.

B) Pentru depozitele administrate de un furnizor de servicii logistice se va aplica prezenta

procedur i se vor efectua urmtoarele etape:

6.1. Pregtirea inventarului anual n depozitele externe

6.1.1. Instruirea echipei naintea nceperii inventarierii, coordonatorii de inventar vor prezenta echipei procedura de

Inventariere anual a depozitelor externe i vor instrui toi angajaii privind respectarea acesteia.

6.1.2. Condiii logistice Coordonatorii de inventar vor asigura pregtirea condiiilor logistice privind inventarierea.

Directorul de magazin va asigura urmtoarele:

- rechizite (clipboard-uri, pixuri albastre si rosii, marker-e, calculatoare)

- hrana, apa si transportul personalului participant la inventariere,

- personalul necesar activitatii de inventariere,

- folie de mpachetare.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 10/31

eful depozitului local va asigura urmtoarele:

- personal necesar inventarierii,

- stivuitoare, lize mecanice i electrice, cntare, imprimante, xerox, cartue de rezerv.

6.1.3. Planificarea inventarierii depozitelor locale

Planificarea perioadelor de inventar pentru depozitele locale va fi stabilit de ctre Directorul

Regional mpreun cu eful Departamentului SCM & Import.

Membrii de board stabiliesc data nceperii inventarului anual n cadrul depozitelor locale (cu cel

puin o lun nainte de data nceperii inventarului).

La stabilirea programrii pe echipe se vor lua n calcul i responsabilii pentru numrarea,

verificarea i introducerea datelor.

6.2. Activiti preliminare

6.2.1. Diagrama Inventarului Anual

Activitile preliminare se vor desfura n conformitate cu Diagrama Inventarului Anual vezi

Anexa 1.

6.2.2. Declaraia gestionarului

Se completeaz Declaraia gestionarului de catre eful depozitului conform Anexei 4 Declaraia

gestionarului.

6.2.3. Activitile premergtoare inventarului efectuate de furnizorul de servicii logistice

Activitile premergtoare inventarului efectuate de furnizorul de servicii logistice sunt urmtoarele:

1) Gruparea articolelor pe sortimente,

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 11/31

2) Verificarea, operarea i actualizarea n sistemul de gestiune al furnizorului de servicii logistice

a tuturor micrilor de marf astfel nct stocul din sistem la inceputul inventarului s fie actualizat

6.2.4. Tiprirea listelor de inventar

n ziua T-5 trebuiesc printate urmtoarele liste, unde T este ziua inventarului:

a) lista stocului de marf din depozit din sistem (3 exemplare) si care vor fi predate Coordonatorilor

locali de inventar (coordonatorului desemnat din partea Departamentului SCM & Import i

coordonatorului desemnat din partea Departamentului Operaional) i gestionarului depozitului

extern,

b) lista cu fiecare locaie i articol n parte fr cantiti n dou exemplare, care vor fi predate

Coordonatorilor locali de inventar i gestionarului depozitului i care, la rndul lor, vor repartiza

cte un exemplar pentru echipa de numrare i pentru cea de verificare.

Aceast list va conine urmtoarele cmpuri - vezi Anexa 9 Lista de inventar (model):

1) numr criteriu,

2) cod EAN,

3) descriere produs,

4) storage,

5) adresa (locaia).

6.2.5. Responsabilitile Coordonatorilor locali de inventar

n cadrul activitilor premergtoare inventarierii (n ziua T-6), coordonatorii locali de inventar vor

avea urmtoarele responsabiliti:

1) ntocmesc lista de prezen a participanilor Anexa 5 Lista de prezen a participanilor la

inventar,

2) aduc la cunotin participanilor planificarea activitilor de inventariere,

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 12/31

3) mpreun cu gestionarul furnizorului de servicii logistice ntocmesc listele cu echipele mixte

de inventariere (un angajat al real,- Hypermarket Romnia i un angajat al furnizorului de servicii logistice) i aloc locaiile pe echipe, locaii care vor fi supuse procesului de

inventariere.

6.3. Desfurarea inventarului anual

6.3.1. Generaliti

Participarea i efectuarea inventarierii la nivelul depozitelor externe se va efectua n funcie de

grupele stabilite pe locatii de ctre coordonatorii locali de inventar.

6.3.2. Desfurarea inventarului

Desfurarea inventarului va parcurge urmtoarele etape (n perioada T-5 T+1 conform Anexei 1

ataat):

1) Numrarea produselor

Produsele se vor numra dup lista furnizat de furnizorul de servicii logistice care nu va conine

cantiti (vezi punctul 6.2.4 Tiprirea listelor de inventar).

2) Dup numrare, echipa de inventariere va preda coordonatorilor locali lista de numrare.

3) Lista de numrare va fi verificat cu stocul existent n sistemul furnizorului de servicii logistice de

ctre Coordonatorii locali n conformitate cu lista iniiala de stoc a furnizorului de servicii logistice

printat n ziua de dinaintea inventarierii (ziua T-5).

4) Diferenele rezultate dup compararea listei iniiala de stoc versus lista de numrare, vor fi

verificate de ctre echipele de inventariere dup urmtoarele reguli:

1. Diferenele se vor evidenia cu marker de text pe exemplarul doi din lista de numrare

printat n ziua T-5 de ctre furnizorul de servicii logistice.

2. Nu vor fi verificate locaiile de ctre aceeai echip de numrare, coordonatorii locali

distribuind echipele de verificare diferite pe locaii.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 13/31

5) Diferenele de stoc operate n sistem se vor efectua pe baza listei de verificare primit de la

echipele de verificare.

Pe msura finalizrii verificrii, se vor introduce cantitile inventariate, n sistemul de gestiune al

depozitului local. !

6) Operarea n sistemul de gestiune al depozitului extern pe tot parcursul inventarului va fi

efectuat numai cu acordul Coordonatorilor locali de inventariere.

7) Coordonatorul local din partea Departamentului Operaional va primi un set complet de acte

(lista iniiala de stoc, corecii plus, corecii minus, stock-in, lista final de stoc).

Lista final de stoc trebuie predat directorului de magazin care va dispune modul introducerii

noilor date n sistemul de gestiune al real,- Hypermarket Romnia. 8) Coordonatorul local din partea Departamentului SCM & Import va preda urmtoarele documente

ctre:

A) CONTABILITATE: a) Declaraia gestionarului (n original),

b) Lista iniiala de stoc din gestiunea depozitului local,

c) Corectiile de stoc plus,

d) Coreciile de stoc minus,

e) Coreciile de stock-in,

f) Lista final de inventar,

g) Foile de numrare,

h) Foile de verificare inventar.

B) CONTROLLING: a) Lista iniiala de stoc din gestiunea depozitului local (n copie),

b) Coreciile de stoc plus,

c) Coreciile de stoc minus,

d) Coreciile de stock-in,

e) Lista final de inventar.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 14/31

6.3.3. Participarea auditorilor la inventarul anual

La inventarul anual n depozitele locale, particip auditori att din cadrul real,- Hypermarket Romnia - Departamentul de Audit Intern ct i auditori externi.

Auditorii vor fi anunai cu cel puin 10 zile nainte de perioada desfurrii inventarului privind

planificarea inventarierii depozitelor locale.

6.3.4. Etichetarea

Pe fiecare palet se va aplica cte o etichet colorat (de exemplu verde) de ctre echipa de

numrare dup inventarierea paletului i o alt etichet, de alt culoare (de exemplu roie) de

ctre echipa de verificare, dup verificarea articolelor din acel palet.

6.3.5. Numrarea mrfii

Prima numrare a mrfii se compar cu sistemul furnizorului de servicii logistice.

Dup efectuarea numrrii (inventarierii mrfii) conform alocrii stabilite, echipele de numrare au

obligaia de a preda Coordonatorilor locali, listele de numrare.

Listele de numrare vor trebuie completate pentru fiecare articol n parte la coloana cantiti.

Dup verificare, se pstreaz ca list de inventar - prima list de numrare.

Lista de verificare va fi folosit pentru introducerea tuturor coreciilor de stoc minus i stoc plus n

sistemul de gestiune al depozitului local.

Lista de diferene este generat automat de sistemul furnizorului de servicii logistice.

6.3.6. Verificarea mrfii

Coordonatorul local va compara lista iniial de stoc cu listele de numrare, subliniind cu marker-ul

de text articolele pentru care au rezultat diferit att n lista iniial de stoc ct i n lista de verificare

(exemplarul doi).

Coordonatorul local va distribui listele de verificare echipelor de inventariere dup regula a doua de

la punctul 6.2.3.2 Desfurarea inventarului.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 15/31

6.3.7. Arhivarea listelor de inventar

Listele de inventar se vor arhiva astfel:

a) prima list de numarare cu lista de verificare,

b) lista de stoc initial cu corectiile de stoc,

c) lista finala de inventar.

Lista final de stoc va fi printat n trei exemplare astfel: pentru real,- Hypermarket Departamentul Operaional, real,- Hypermarket Departamentul SCM & Import i furnizorul de servicii logistice. n cazul depozitelor externe administrate de un furnizor de servicii logistice, lista final de stoc se

va trimite i n format electronic prin e-mail ctre real,- Hypermarket Departamentul SCM & Import.

6.3.8. Activitatea de introducere a datelor

La introducerea datelor n sistemul furnizorului vor fi prezente urmtoarele persoane:

a) un Coordonator local sau o persoana desemnata de acesta,

b) un operator calculator din Biroul Recepie Marf al companiei real,- Hypermaket Romnia.

! Not: Operatorul de date verific toate tranzaciile operate de ctre furnizorul de servicii logistice n baza de date FSL.

Acetia vor superviza introducerea datelor n sistemul furnizorului i se vor asigura c au predat

toate documentele corect ntocmite pentru a fi introduse n sistemul real,- Hypermarket Romnia MMS Store.

eful de magazin va desemna persoanele care vor introduce datele n sistemul MMS Store.

! Not: Datele se introduc n sistemul furnizorului de servicii logistice pe msura finalizrii listelor de verificare.

Cel trziu n ziua T-2, dup finalizarea procedurii de inventariere n depozitele locale (purtnd

semnturile Coordonatorilor locali i a gestionarului pe listele finale de inventar) se ncepe

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 16/31

introducerea datelor n MMS Store de ctre o echip coordonat de o persoan desemnat din

partea Departamentului Operaional.

6.3.9. Retururile existente n depozit

La inventariere, se va verifica situaia retururilor de marf existente n depozitul local. Returul este

marfa furnizorului!

Toate retururile vor fi inventariate si se va aplica pe fiecare palet n parte Foaie de inventar.

Aceste foi de inventar vor fi copiate n trei exemplare si vor fi predate catre gestionarul depozitului,

Coordonatorul local desemnat din partea Departamentului SCM & Import i Coordonatorul local

desemnat din partea Departamentului Operaional.

! Atenie: Dac retururile au fost sczute de pe stocul real,-, acestea nu se vor introduce n sistemul

de gestiune al furnizorului de servicii logistice. Dac retururile nu au fost sczute de pe stocul

real,-, se va proceda la verificarea i actualizarea sistemului de gestiune real,- n conformitate cu rezultatele inventarierii pentru aceste retururi, innd cont de procedura Recepia Mrfii n

Magazin.

6.3.10. Marfa defect depistat la inventarierea depozitului

La inventariere, n situaia n care se constat marf defect existent n depozit, se procedeaz

astfel:

Toate articolele defecte vor fi inventariate si vor fi aplicate pe fiecare palet n parte Foaie de

inventar. Aceste foi de inventar vor fi copiate n trei exemplare i vor fi predate ctre gestionarul

depozitului, Coordonatorul local desemnat din partea Departamentului SCM & Import i

Coordonatorul local desemnat din partea Departamentului Operaional.

! Atenie: Dac produsele defecte au fost sczute de pe stocul real,-, acestea nu se vor introduce n

sistemul de gestiune al furnizorului de servicii logistice. Dac produsele defecte nu au fost sczute

de pe stocul real,-, se va proceda la verificarea i actualizarea sistemului de gestiune real,- n conformitate cu rezultatele inventarierii pentru aceste produse.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 17/31

! Atenie: Directorul de magazin trebuie s ia masuri pentru eliberarea spaiului din depozitele externe de aceast marf prin ntreprinderea urmtoarelor msuri:

- retururi la furnizor (n conformitate cu procedura Retur Marf),

- reparaii,

- vnzarea mrfii (n anumite condiii),

- distrugerea mrfii astfel:

pentru produsele alimentare (Food) se va ine cont de procedura Scdere Stoc Produse Alimentare,

pentru produsele nealimentare (Non Food) care nu mai pot fi comercializate, se va aplica procedura Corecii Stoc n cazul sistemului MMS Store. n sistemul furnizorului

de servicii logistice se va scdea pe baza unei comenzi de la magazin, dup inventar.

6.3.11. Imputaii La inventariere, n situaia n care se constat:

a) produse expirate (aflate n gestiunea FSL n momentul inventarierii),

b) produse deteriorate,

c) produse lips,

se imput contravaloarea mrfurilor ctre furnizorul de servicii logistice conform contractului.

6.3.12. Livrrile la domiciliu

Livrrile la domiciliu se vor face pn n ziua T-2, cu meniunea c la sfritul inventarului se scad

din stocul inventariat, livrrile planificate pentru vnzrile din perioada T-1 T, perioad n care nu

au fost fcute livrri.

! Atenie: Toate livrrile sau intrrile n depozit nu pot fi operate dect cu acordul Coordonatorului local desemnat din partea real,- Hypermarket Departamentul SCM & Import.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 18/31

6.2.4. ncheierea inventarului anual

6.2.4.1. ncheierea operaiunilor n ziua inventarului anual

6.2.4.1.1.ntocmirea listelor finale de inventar

La finalizarea inventarului, se ntocmesc urmtoarele liste semnate i tampilate de ctre

gestionarul depozitului:

1. Lista final de stoc,

2. Lista cu toate coreciile n minus,

3. Lista cu toate coreciile n plus,

4. Lista cu stock-in,

5. Raport cu NIR-uri operate n perioada inventarului (dac este cazul),

6. Raport cu livrri operate n perioada inventarului (dac este cazul),

7. Lista cu modificrile de cod EAN.

! Atenie: Toate modificrile de cod EAN se vor face n perioada inventarului prin transfer de date,

nu prin corecii de stoc.

6.2.4.1.2. Analizarea plusurilor, minusurilor

! Atenie: Plusul rezultat la inventarul din depozitul local trebuie analizat i cu marfa din magazin. Un minus n magazin poate fi un plus n depozit. Un minus n depozit poate fi un plus n

magazin.

In MMS Store se va verifica dac articolele care au corecii de stoc (Stock Correction) n

depozit, sunt pe plus!

! Atenie: Directorul de magazin va desemna o persoan (logistician) care va verifica concordana

datelor introduse n sistem MMS Store la final de inventar cu datele existente n sistemul

furnizorului de servicii logistice.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 19/31

6.2.4.2. Raportarea final a rezultatelor inventarului anual

Coordonatorii de inventar vor informa Directorul regional i Head of SCM & Import cu privire la

finalizarea operaiunii de inventariere i a modului de desfurare a inventarului.

Departamentul SCM & Import va preda ctre membrii de board rezultatele inventarului anual n

depozitele locale.

6.2.4.3. Operaiuni care se desfoar ulterior inventarului anual

6.2.4.3.1. Reluarea activitii depozitelor

n ziua T+1, depozitele externe vor avea un program normal de lucru.

6.2.4.3.2. Stabilirea modului de imputare a diferenelor

Dup finalizarea inventarului anual n depozite, Head of SCM & Import si Directorul Regional vor

discuta cu membrii de board coreciile de stoc. Coreciile de stoc (Stock Correction) n minus

fcute n urma inventarului se vor imputa furnizorului de servicii logistice.

real,- Hypermarket Romnia va informa furnizorul de servicii logistice n ceea ce privete compensarea, acordnd un termen pentru ca cel din urm s trimit o justificare pentru fiecare

diferen n parte. Factura de imputare ctre furnizor se va ntocmi n conformitate cu contractul.

! Atenie:

1. Coreciile minus n sistemul FSL se vor imputa iar coreciile plus se preiau.

2. ntre coreciile minus i coreciile plus se vor compensa cantitativ articolele de acelai tip.

Compensarea se face la nivel de articol, nu valoric!

Spre exemplu, ntr-o anumit locaie s-a descoperit lipsa unui articol. ntr-o alt locaie s-a gsit

acel articol cu acelai cod EAN. Corecia minus din locaia unde s-a gsit acel articol, se va

compensa cu corecia plus conform locaiei unde s-a gsit articolul respectiv.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 20/31

7. MODIFICRI DOCUMENT

9. FORMULARE

8.5. Lista de prezen a participanilor la inventar

8.4. Declaraia gestionarului pentru inventarul anual (specimen)

8.3. Decizie iniiere inventar (specimen)

8.2. Validare operaiuni centralizate inventar local

8. ANEXE 8.1. Diagrama Inventarului Anual n Depozite

8.6. Marfa care nu se inventariaz n depozit (specimen)

8.8. Instruciuni Coordonatori de inventar privind verificarea inventarului anual de mrfuri

(specimen)

8.7. Formular de Alocare

8.9. Lista de inventar (model)

Nr. editie: Data:

1 Iunie 2008 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 21/31

Anexa 1. Diagrama Inventarului Anual in Depozite Inventar Ziua T-5 Ziua T-4 Ziua T-3

08:00-18:00

Activitate normala, actualizarea in sistemul de gestiune al furnizorului a tuturor miscarilor de marfa

Depozit 18:00-22:00 Inchiderea tranzactiilor si printare liste de inventar 08:00-22:00 Inventar 08:00-22:00 Inventar

Magazine 06:00-23:00 Activitate normala 06:00-23:00 Activitate normala 06:00-23:00

Activitate normala

Inventar Ziua T-2 Ziua T-1 Ziua T Ziua T+1

08:00-12:00 Finalizare inventar in depozit

Depozit pana la 14:00 Incheierea introducerii datelor in sistemul furnizorului de servicii logistice Inchis

Inventar magazin Inchis

Inventar magazin

06:00-20:00 Activitate normala 00:00-14:00 Inventar

Magazine 06:00-23:00 Activitate normala 20:00-24:00 Inventar 14:00-23:00 Program normal

00:00-20:00 Activitate normala 00:00-20:00 Inventar

Pan -Vitan Activitate normala 20:00-24:00 Inventar 20:00-24:00 Activitate normala

P

r

o

g

r

a

m

n

o

r

m

a

l

Ziua T este ziua in care se finalizeaza inventarul

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 22/31

Anexa 2. Validare operatiuni centralizate inventar local

Validare operatiuni centralizate inventar local

Operatori date inventar

Nr. Crt.

Locatia

De la Pn la

Echipa numaratori/ ora start si finalizare

Echipa Verificatori/ora start si finalizare

Furnizor Servicii Logistice real,-

Ora start si finalizare

Validare operatiune de

catre coordonator

1

2

3

4

5

Coordonatori real,- Coordonator Furnizor Servicii Logistice

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 23/31

Anexa 3. Decizie initiere inventar (specimen)

DECIZIA nr. ...................din................ (Ordin 1753 / 2004 privind inventarierea patrimoniului) In temeiul competentelor si atributiunilor de serviciu, Directorul Regional i Head of SCM & Import

.......................................................................................................................... emit urmatoarea decizie:

1. Se vor inventaria mrfurile existente n cadrul depozitelor locale aferente magazinelor real,- Hypermarket, numite gestiuni:

Depozitul aferent magazinului: real,- Hypermarket ..

Depozit aferent magazinului

Adresa Adresa unei alte locatii de

depozitare marfa

(depozit)

Coordonator (SCM & Import)

Coordonator local (Operational)

2. Inventarierea pe fiecare gestiune incepe si se finalizeaza dupa cum urmeaza:

De la data ....., ora...pana la data de.., ora.......

3. Procesul de inventariere se organizeaza la nivelul fiecarui depozit aferent magazinului, prin emiterea

unei decizii scrise de catre Coordonatorul local care va include planificarea inventarierii magazinului si

comisiile de inventariere.

4. Programul de functionare al depozitului aferent magazinului va fi:

De la data ....., ora...pana la data de.., ora.......

EF DEPARTAMENT SCM & IMPORT, DIRECTOR REGIONAL,

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 24/31

Anexa 4. Declaraia gestionarului pentru inventarul anual (specimen)

DECLARATIA GESTIONARULUI Subsemnatul (a).., director depozitul local al magazinului real,- ., in calitate de gestionar, in vederea efectuarii inventarului anual de marfa, in conformitate cu legislatia in vigoare si procedurile interne ale real,- Hypermarket Romania, declar pe proprie raspundere urmatoarele:

1. Exista / nu exista marfa apartinand magazinului, depozitata la data inventarului (data) in

alte locatii decat la depozitul local al magazinul real,- .......................................................; 2. Am / nu am in gestiune marfuri apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;

3. Exista / nu exista marfa in custodia real,-; 4. Exista / nu exista plusuri sau lipsuri in gestiune despre care sa am cunostinta;

5. Exista / nu exista marfuri nereceptionate sau care trebuie livrate, pentru care s-au intocmit

documentele aferente;

6. Am primit / nu am primit sau am livrat / nu am livrat marfuri fara documente legale;

7. Detin / nu detin numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea

mea;

8. Exista / nu exista documente de primire sau livrare a marfurilor care nu au fost operate in evidenta

gestiunii sau nu au fost predate serviciului Contabilitate;

9. Toata marfa a fost receptionata si toate corectiile de stoc au fost efectuate pana la data inventarului;

10. Exista / nu exista retururi neridicate la data inventarului;

11. Transferul de marfa a fost facturat si inregistrat corespunzator;

12. Mentionez ca ultimul document de intrare in gestiunea marfurilor (NIR) este..,

numarul .. din data de.., iar ultimul de iesire din gestiunea marfurilor

este(NIR si Factura Client), numarul..din data de...

13. Alte observatii.........................................................

Data. Nume, prenume ...

Semnatura.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 25/31

Anexa 5. Lista de prezen a participanilor la inventar

Prezenta personalului la inventar

Depozit Local Data

real,- SCM & Import real,- Operatiuni Furnizor Servicii Logistice Coordonatori inventar Nume Semnatura Nume Semnatura Nume Semnatura Nume Semnatura

Coordonatori real,- Coordonator Furnizor Servicii Logistice

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 26/31

Data Responsabil Coordonator local inventar

Anexa 6. Marfa care nu se inventariaza n depozit (specimen) MARFA CARE NU SE INVENTARIAZ Tipul...

Cod articol Denumire Cantitate Locatie Responsabil

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 27/31

Anexa 7. Formular de alocare

FORMULAR DE ALOCARE Depozit Local............................. DATA ...............

LOCATIA ECHIPA

Echipa inventariere De la Pn la

Numele si prenumele angajatului real,- Hypermarket Semnatura

Numele si prenumele angajatului Furnizorului de Servicii Logistice Semnatura

COORDONATORI LOCALI GESTIONAR

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 28/31

Anexa 8. Instruciuni coordonatori de inventar privind verificarea inventarului anual de mrfuri (specimen)

Depozitul aferent magazinului real,- Hypermarket Romnia SRL Data: ..

Coordonator local: ..

Instruciuni coordonatori de inventar privind verificarea inventarului anual de mrfuri V rog bifai activitile de pe lista de mai jos concomitent cu efectuarea acestora.

1. Directorul regional mpreun cu Head of SCM & Import au emis decizia de inventar, iar aceasta a fost comunicata persoanelor implicate.

2. Coordonatorul de inventar a emis decizia de inventar aferenta gestiunii pe care o conduce.

3. Procedura si instructiunile de inventar au fost distribuite persoanelor implicate.

4. Seful depozitului a completat si semnat Declaratia de inventar. 5. Programul de inventar a fost comunicat depozitului, firmei de paza, auditorilor si celor ce asigura transportul angajatilor.

6. Departamentul IM/IT a definit inventarul anual in sistem, iar departamentul controlling confirma.

7. Planul si sarcinile de inventar au fost comunicate membrilor echipei de inventar.

8. Toata echipa a fost instruita (procedura de inventariere anual a depozitelor externe, programul de inventar, persoanele responsabile).

9. Conditiile logistice au fost asigurate inclusiv consumabile, etichete, formulare necesare inventarului.

10. Planul depozitului a fost definit si introdus in sistem.

11. Toate receptiile au fost inchise si inregistrate in sistem la termenul stabilit.

12. Toate retururile au fost marcate, stocate separat de marfa care se inventariaza si inregistrate in sistem la termenul stabilit.

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 29/31

13. Toate corectiile au fost operate in sistem la termenul stabilit, inainte de data inceperii inventarului.

14. Toate transferurile au fost operate in sistem la termenul stabilit.

15. Nu sunt inregistrate corectii de stoc in preziua si ziua inventarului.

16. Formularele nu contin stersaturi. In cazul renumararii, formularele au fost modificate conform procedurii.

17. Numararea marfii s-a derulat corespunzator.

18. Numaratorul va lipi eticheta colorata pe marfa numarata si noteaza cantitatea gasita cu pix albastru.

19. Verificatorul va lipi eticheta colorata (alta culoare decat la numarare) pe marfa verificata si noteaza cantitatea gasita cu pix rosu.

20. Echipa de inventar nu a avut acces la listele de stocuri (In cazul in care se constata ca acestia pot detine informatii cu privire la stocurile din

sistem sau stocurile scriptice, Coordonatorul local va fi imediat anuntat). 21. Listele de comparatii stoc scriptic cu stoc faptic si corectiile de stoc sunt complete si tiparite corect:

Listele contin toate locatiile care trebuiesc inventariate. S-au primit explicatii pentru randurile sau rafturile goale. S-au primit explicatii pentru corectiile de stoc semnificative. Corectiile de stoc la inventar se efectueaza pana la ora 21:00.

22. Inventarul anual de marfa s-a derulat cu respectarea orarului specificat:

night run-ul a inceput la ora............................... si s-a finalizat la ora numararea marfii s-a terminat la ora .. introducerea datelor in sistem s-a terminat la ora......................................................... primele liste de comparatii stoc scriptic faptic s-au tiparit la ora .. listele finale de inventar s-au tiparit la ora..

23. Rezultatul numararii articolelor din lista coordonatorului de inventar (10 de pozitii) corespunde cu rezultatul obtinut de numaratorii din magazin:

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 30/31

Am atasat listele de inventar pentru articolele verificate, corectiile de stoc si Lista finala de inventar.

Am atasat raportul de inventar anual verificat conform prezentei proceduri.

- erori de numarare ale coordonatorului sau angajatilor magazinului;

Marca .

Nume si Prenume

Semnatura....

(Diferentele existente au fost generate de:

-etc.).

Am verificat,

Companie: Titlu:




reviziei: Pagina:


Iunie 2008 31/31

Anexa 9. Lista de inventar (model) Location ItemNumber ItemDescription/1 Quantity/1 VPA/1 Storage AddressBAY 5942207010244 Frutti fresh portocale 3+1gratis BUC H1R 1010BAY 5942207001563 059839/FRUTTI FRESH 2.00L BUC H1R 1011BAY 6420155000047 225742/FLOAREA DE AUR ULEI FL.S.1L BUC H1R 1012BAY 5942207010244 Frutti fresh portocale 3+1gratis BUC H1R 1020BAY 5942247000052 951951/TUSNAD APA CARBO. 2.00L BUC H1R 1020BAY 5942045320116 GRANINI COACAZE 1,5L BUC H1R 1021BAY 6420155000047 225742/FLOAREA DE AUR ULEI FL.S.1L BUC H1R 1022BAY 6420155000047 225742/FLOAREA DE AUR ULEI FL.S.1L BUC H1R 1023BAY 5948937001187 Defne masline negre mamuth 4,5kg BUC H1R 1030BAY 5948937001187 Defne masline negre mamuth 4,5kg BUC H1R 1030BAY 8697400270021 Defne masline negre Atlas 2,5kg BUC H1R 1030BAY 8697400273114 Defne masline negre giants 2,5kg BUC H1R 1030BAY 5942207000603 059865/IZVORUL MIN. APA CARBO. 2.00 BUC H1R 1031BAY 5941056500098 559871/TOMIS ULEI FL. SOARELUI 1L BUC H1R 1032BAY 6420155000047 225742/FLOAREA DE AUR ULEI FL.S.1L BUC H1R 1033BAY 6420309000411 Pachet ulei Spornic2x1L+paste BUC H1R 1041BAY 5941311000172 Sos cu pasta de tomate 24% 540g BUC H1R 1042BAY 6420155000047 225742/FLOAREA DE AUR ULEI FL.S.1L BUC H1R 1043BAY 5941142000020 153244/BANEASA FAINA 000 1KG BUC H1R 1050BAY 5942219111113 957879/BORSEC APA PLATA 2.00L BUC H1R 1050

BAY 5941705000030 247918/OLPO ULEI FLOAREA SOARELUI 1 BUC H1R 1051

BAY 5948792001964 965617/TIP ZAHAR CRISTAL 1KG BUC H1R 1060BAY 5948937001187 Defne masline negre mamuth 4,5kg BUC H1R 1060BAY 5942045320031 Granini portocale 1,5L BUC H1R 1061BAY 5948937001200 Defne masline verzi gogosari BUC H1R 1062BAY 5942045320079 Granini gref 1,5L BUC H1R 1071BAY 5941037100026 588588/UNISOL ULEI FL.SOARELUI 1L BUC H1R 1081

1. SCOP 2. DOMENIU 3. DEFINIII I ABREVIERI 3.1. Definiii 3.2. Abrevieri 4. DOCUMENTE DE REFERIN 5. RESPONSABILITI 5.1. Directorul Regional sau eful Departamentului SCM & Import 5.2. Coordonatorii de inventar 5.3. Logisticianul 5.4. Numrtorii 5.5. Verificatorii 5.6. Operatorii de date

6. PROCEDURA 6.1. Pregtirea inventarului anual n depozitele externe 6.1.1. Instruirea echipei 6.1.2. Condiii logistice 6.1.3. Planificarea inventarierii depozitelor locale

6.2. Activiti preliminare 6.2.1. Diagrama Inventarului Anual 6.2.2. Declaraia gestionarului 6.2.3. Activitile premergtoare inventarului efectuate de furnizorul de servicii logistice 6.2.4. Tiprirea listelor de inventar 6.2.5. Responsabilitile Coordonatorilor locali de inventar

6.3. Desfurarea inventarului anual 6.3.1. Generaliti 6.3.2. Desfurarea inventarului 6.3.3. Participarea auditorilor la inventarul anual 6.3.4. Etichetarea 6.3.5. Numrarea mrfii 6.3.6. Verificarea mrfii 6.3.7. Arhivarea listelor de inventar 6.3.8. Activitatea de introducere a datelor 6.3.9. Retururile existente n depozit 6.3.10. Marfa defect depistat la inventarierea depozitului 6.3.11. Imputaii 6.3.12. Livrrile la domiciliu

6.2.4. ncheierea inventarului anual 6.2.4.1. ncheierea operaiunilor n ziua inventarului anual 6.2.4.1.1.ntocmirea listelor finale de inventar 6.2.4.1.2. Analizarea plusurilor, minusurilor 6.2.4.2. Raportarea final a rezultatelor inventarului anual 6.2.4.3. Operaiuni care se desfoar ulterior inventarului anual 6.2.4.3.1. Reluarea activitii depozitelor 6.2.4.3.2. Stabilirea modului de imputare a diferenelor

7. MODIFICRI DOCUMENT8. ANEXE 9. FORMULARE Anexa 1. Diagrama Inventarului Anual in Depozite Anexa 2. Validare operatiuni centralizate inventar local Anexa 3. Decizie initiere inventar (specimen) Anexa 4. Declaraia gestionarului pentru inventarul anual (specimen) Anexa 5. Lista de prezen a participanilor la inventar Anexa 6. Marfa care nu se inventariaza n depozit (specimen) Anexa 7. Formular de alocare Anexa 8. Instruciuni coordonatori de inventar privind verificarea inventarului anual de mrfuri (specimen) Anexa 9. Lista de inventar (model)

Inventarierea Anuala a Depozitelor Externe

Documents

Transcript of Inventarierea Anuala a Depozitelor Externe