Introduccion Access 2003

Microsoft Microsoft Access 2003Access 2003

Antonio M. Mora Garca

Microsoft Microsoft Access 2003Access 2003

2Introduccin a las bases de datos.Introduccin a Access. Creacin de una base de datos.Tablas.Operaciones con tablas. Relaciones.Consultas.Formularios.Informes.Pginas de acceso a datos.

NDICE

Introduccin a Access 2003 Antonio Mora Garca Departamento ATC

3Introduccin a Access 2003 Antonio Mora Garca Departamento ATC

IntroducciIntroduccin a las Bases de n a las Bases de DatosDatos

4Introduccin a las Bases de Datos

Una Base de Datos (BD en adelante) es un conjunto de informacin relacionada entre si, almacenada de forma estructurada, congruente y robusta, que facilita la actualizacin, bsqueda y recuperacin de la misma.

Ejemplo:una BD podra almacenar los datos de los empleados de una empresa, as como los clientes, los productos que ofrece dicha empresa y unarelacin entre todos ellos que podran ser los pedidos.

Las BBDD normalmente estn distribuidas en varios equipos, uno contiene los datos (la BD en s) y los otros acceden a ellos y los modifican usando programas remotos (a travs de la red), por ejemplo formularios.

Adems, en una BD suele haber varios tipos de usuarios: los que consultan los datos, los que pueden modificarlos y los que pueden modificar las propiedades de la misma (administradores).

Conceptos (I)


5Un Sistema de Gestin de la Base de Datos (SGBD en adelante) es un conjunto de programas que se encuentran en un nivel entre los datos fsicos de la BD y los usuarios o aplicaciones que deseen acceder a dichos datos. Estos programas se encargan de manejar todas las solicitudes de acceso a la BD formuladas por usuarios y/o aplicaciones, gestionando todas las acciones que ejecuta la BD (insercin, eliminacin, actualizacin, etc).

Introduccin a las Bases de Datos Conceptos (II)


6 Tabla (o entidad) es una estructura que sirve para almacenar las caractersticas deseadas de una entidad real. Por ejemplo, se podra considerar tener una tabla para guardar los datos relativos a una persona.

Campo (o atributo) es una de las posibles caractersticas de la entidad que queremos almacenar en una tabla. Por ejemplo la edad de la persona sera un campo de la tabla anteriormente citada.

Dominio conjunto dentro del que puede tomar valores cada campo. Por ejemplo la edad de la persona tendra como dominio asociado el conjunto de los nmeros enteros positivos y mayores que 0. Como posible valor tambin se contempla el NULO (no tomar ningn valor)

Registro (o tupla/fila) cada uno de los conjuntos que tengan un valor para cada campo de la tabla. Los registros son los que contienenrealmente la informacin dentro de una tabla.

Introduccin a las Bases de Datos Conceptos (III)


7Ejemplo

SexoEdadApellidoNombreDNI

V57ReyesJos76565433-Z

M40ArandaRosa98728763-H

MGarcaAna21312302-K

V23MartnJuan89387337-L

Tabla DATOS PERSONALES

Campos

SexoEdadApellidoNombreDNIV o MNumrico Entero (> 0)AlfabticoAlfabticoAlfanumrico

Dominios

Registro* Cualquier coincidencia con la realidad ser fruto de la casualidad

Introduccin a las Bases de Datos


8 Clave Primaria (llave primaria o clave principal) es un campo, o conjunto de campos que identifican a un registro de forma nica dentro de una tabla.

Ejemplo:en la tabla anterior, DATOS PERSONALES, podramos considerar como clave

primaria el campo DNI, o el conjunto de campos Nombre+Apellido. Ya que ambos identificaran a un solo registro en dicha tabla

La clave primaria ser mejor cuantos menos campos contenga (ser ms simple) y para elegirla (para elegir los campos que la formarn), debemos asegurarnos de su unicidad en el futuro (a medida que se introduzcan datos en la tabla).

Muchas veces se usa como clave primaria un nuevo campo, que suele ser un nmero entero que se incrementa (automticamente en muchos SGBD) con la creacin de cada nuevo registro.

Introduccin a las Bases de Datos Conceptos (IV)


9 Integridad los datos no deben duplicarse y ser congruentes, para ello se establecen mecanismos que evitan dos accesos simultneos y modificacin del mismo dato.

Consistencia (fiabilidad) los datos no deben tener fallos lgicos (por ejemplo edad < 0) ni fallos semnticos (por ejemplo Marai en lugar de Mara).

Seguridad los usuarios se agrupan en clases con diferentes tipos de acceso (incluso acceso a distintos datos). Adems se encriptan (se codifican) dichos datos y se protegen de fallos fsicos que pudieran afectarles (se hacen copias de seguridad).

Introduccin a las Bases de Datos Conceptos (V)


10

Existen varios modelos de BBDD, el ms extendido es el modelo relacional, en el cual las tablas de una BD estn vinculadas con otras mediante relaciones.Con ellas se dota de cierta lgica a la estructura de la BD, pues determinan la interaccin entre las tablas (pueden entenderse como acciones o dependencias), que es lo realmente importante en este modelo. Uno de sus usos ms comunes es evitar la duplicacin de informacin dentro de una tabla, pues se tendr una parte de los datos en ella y otra parte en una tabla diferente.

Las relaciones pueden tener varias cardinalidades:- 1 a 1 (1-1) cada registro de una tabla se corresponde con uno de la otra.

Ejemplo: EMPLEADOS DATOS_PERSONALESCada empleado solo tiene unos datos personales y stos solo se corresponden con un empleado.

- 1 a Varios (1-N) cada registro de una tabla est vinculado con varios de otra.Ejemplo: EMPRESA EMPLEADOS

Una empresa tiene varios empleados.- Varios a Varios (N-N) varios registros de una tabla se relacionan con varios

de otra. Ejemplo: MDICOS ----- PACIENTESUn mdico trata a varios pacientes y un paciente puede ser tratado por varios mdicos.

Introduccin a las Bases de Datos Conceptos (VI)


11

Antes de crear una BD, es necesario realizar un anlisis de las necesidades del usuario de la misma, para adaptarnos (en lo posible) a ellas.

Deberemos meditar acerca de las tablas a utilizar y los campos que deben contener. Debemos pensar muy bien este aspecto a fin de:- evitar la redundancia de datos (que no se repita lo mismo varias veces)- tener el menor tamao posible (lo cual acelerar la carga de datos), con

dominios adecuados al tipo y valores del campo.- elegir una clave primaria correcta, asegurando que dos registros diferentes no

puedan tener la misma en ningn caso. Dicha clave debera contener el menor nmero de campos posible y ser numrica para ser ms ptima.

- agilizar el acceso a las tablas (con ndices).

Igualmente debemos tener claro las reglas a introducir para asegurar la correccin y fiabilidad de dichos datos.

Otro aspecto a considerar sern las relaciones entre tablas, a fin de modelar las interacciones entre las entidades que representan, procurando, a su vez, evitar la redundancia de datos dentro de cada tabla.

Introduccin a las Bases de Datos Conceptos (VII)



IntroducciIntroduccin a Accessn a Access

13

Access es un Sistema de Gestin de Bases de Datos incluido dentrodel paquete Office de Microsoft.

Permite el diseo y creacin de una BD y ofrece herramientas para su consulta e interaccin, tanto por parte del gestor de la BD, como por parte de los usuarios finales de la misma.Su filosofa, al igual que todas las aplicaciones de Microsoft es la de facilitar la tarea al usuario del programa, por lo que ofrece un planteamiento sencillo de todas sus posibilidades para el creador/gestor de la BD.

Entre las herramientas que ofrece con este fin se encuentran:- Un sencillo editor de tablas.- Una utilidad visual para establecer relaciones entre tablas.- Un completo y sencillo asistente para creacin de consultas.- Los formularios (y autoformularios), que permiten crear sencillas aplicaciones para que el usuario interaccione con las tablas.- La posibilidad de definir macros (acciones automticas).- Los informes que muestran consultas ya construidas tiles para los clientes.- Las pginas de acceso a datos, que permiten interaccionar con la BD a travs de internet o la red interna de la empresa.

Introduccin a Access Qu es Access?


14

Una vez iniciemos el programa, podremos crear una nueva base de datos en el men Archivo Nuevo (o el icono ) y elegiremos Base de datos en blanco

Introduccin a Access Crear una BD

Nombre de la BD

Asignaremos un nombre a la BD (dentro del directorio que decidamos) y pulsaremos el botn Crear. El fichero tendr extensin .mdb. En nuestro caso crearemos prueba.mdb.

Para ejecutar Access, podremos hacerlo, bien a travs del icono que habr en el escritorio , o en el conjunto de programas de Office (Inicio Todos los Programas Microsoft Office).


15

Introduccin a Access Abrir una BD

Para abrir posteriormente la BD que hayamos creado, podremos hacerlo, bien desde dentro de Access (ejecutando primero el programa): - pulsando el icono Abrir ( )- en el men Archivo Abrir- en la barra que aparece a la derecha

(seleccionando la BD que deseemos):

O bien, haciendo doble click sobreel icono de la BD (fichero .mdb) en el explorador de archivos de Windows:

En cualquier caso, es posible que se nos muestre un mensaje de advertencia de seguridad, que deberemos aceptar si sabemos que la procedencia de la BD es fiable.


16

Tras esto aparecer la ventana con las posibles acciones a realizar sobre la BD y la gestin de sus elementos.

Introduccin a Access Ventana de la BD

Los elementos que vayamos creando se irn mostrando por orden alfabtico (en una lista debajo de las opciones de creacin).

Elementos (objetos) de la BD

Creacin de elemento. (Creacin de una tabla)

Abrir elemento

Abrir vista de diseo

Crear nuevo elemento

Eliminar elemento

Tipo de vista de elementos (iconos grandes, pequeos, lista o detalles)

Barra de Men



TablasTablas

18

Una vez en la ventana de la BD y con el elemento Tablas seleccionado, pulsaremos uno de los iconoso una de las 3 opciones de creacin de tablas.

Tablas Crear una Tabla (I)


19

Otra opcin de creacin pasa por introducir directamente datos dentro de la tabla (en la Vista Hoja de datos). Access definir automticamente los dominios de los campos.

Tablas Crear una Tabla (II)


20

La ltima opcin de creacin se hace mediante un asistente que nos facilitar la tarea.

Tablas Crear una Tabla (III)


21

Crearemos nuestra primera tabla haciendo uso del editor en Vista Diseo

Tablas Crear una Tabla (IV)

Nombres de los campos

Dominio (tipo ) de cada campo

Descripcin de los campos


22

Crearemos nuestro primer campo, por ejemplo el nombre de una persona, elegiremos como dominio Texto y aadiremos una descripcin aclaratoria.

Tablas Crear una Tabla (V)

Propiedades del dominio (tipo) del campo.

Dominios/tipos posibles del campo.


23

Tipos de Dominios posibles: (los ms importantes) Texto el campo almacenar valores de tipo texto (cadenas de caracteres), incluyendo letras, nmeros y smbolos. Es el tipo por defecto.

Memo el campo guardar textos largos (hasta 64000 caracteres).

Nmero el campo guardar datos numricos. Hay varios tipos: byte: para almacenar el rango de 0 a 255 entero: para el rango entre -32768 y 32767 entero largo: para el rango entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 simple: para nmeros decimales entre -3,4x1038 y 3,4x1038 con 7 decimales doble: para nmeros entre -1,797x1038 y 1,797x1038 con 15 lugares decimales.

Fecha/Hora el campo guardar datos de fecha y hora en varios formatos.

Autonumrico nmero que se incrementa automticamente con la creacin de cada registro.

Si/No el campo guardar datos con 2 posibilidades (verdadero/falso).

Tablas Crear una Tabla (VI)


24

Propiedades de los (dominios de los) campos: Tamao si el campo es de tipo texto, ser el mximo nmero de caracteres que se podrn introducir en el campo. Si el campo es numrico, ser uno de los subtipos de dominios numricos (byte, entero, entero largo, simple, doble). Formato formato en el que se mostrarn los datos. No afectar a la forma en que se guardan dichos datos. En algunos casos se ofrecen posibles formatos como un desplegable en la ventana de diseo.

Valor predeterminado valor por defecto que tomar el campo si no se introduce otro. Ejs: nombre,20,15/10/2008,Si Regla de validacin permite crear condiciones que debern cumplir los valores que introduzcamos en el campo. Ej: >0, para asegurar nmero positivo. Texto de validacin texto que se mostrar si la regla anterior no se cumple.

Requerido se indicar si el campo es obligatorio. Permitir longitud cero se indicar si es posible introducir una cadena vaca. Indexado indica si se crear un ndice con ese campo. Esto agilizar las bsquedas por ese campo.

Ttulo etiqueta/nombre para el campo mostrado en los formularios y en la Vista de Hoja de datos.

Tablas Crear una Tabla (VI)


25

Propiedades de los (dominios de los) campos: Mscara permite especificar una plantilla que deben cumplir los datos a introducir en el campo. Ej: DNI debe tener 8 nmeros y una letra.El formato de la mscara incluir:

Ejemplo de mscara para DNI: 00000000-L

Tablas Crear una Tabla (VII)


26

Crearemos ahora el resto de campos que tendr inicialmente nuestra tabla, dejando los valores por defecto para todas las propiedades de los dominios:

Tablas Crear una Tabla (VIII)

En el men superior podremos usar las opciones:

Insertar un campo entre otros dos.Eliminar un campo (el que tengamos seleccionado).


27

Una vez hayamos terminado, guardaremos la tabla con el nombre que deseemos, pulsando el icono .

Tablas Crear una Tabla (IX)

Una vez hayamos definido todos los campos de la tabla y sus dominios, deberemos determinar el/los que compondrn la clave primaria de la misma.Para ello seleccionaremos los campos deseados y pulsaremos el icono en el men superior.

Clave primaria (marcada con una llave)


28

Nuevamente, podremos realizar acciones sobre dicha tabla usando los iconos del men:

De forma que podremos abrirla para introducir datos, redefinir (o aadir) alguno de sus campos o dominios (en la vista de diseo) o eliminarla, respectivamente.

Tablas Crear una Tabla (X)

Tras haberla creado, podremos ver que se nos muestra dicha tabla en la pantalla principal de la base de datos.


29

Introduciremos datos en los campos, para crear un nuevo registro.Para crear otro, introduciremos datos en la fila marcada * .

Una vez terminada la edicin, pulsaremos el icono para guardar los datos.

Tablas Editar una Tabla (I)

Vamos ahora a ver y modificar el contenido de la tabla. Para ello haremos doble click sobre su nombre o pulsaremos el icono .Aparecer la ventana de Hoja de Datos, en la que podremos introducir valores para cada campo.

primero siguiente ltimo ltimo nuevoanterior

Nmero de registro

Crear nuevo registro

Eliminar registro

Pasar a Vista de Diseo


30

Vamos a crear una tabla Datos_Personales con datos fiables (consistente) y eficaz, para ello:

eliminamos el contenido de la tabla: vamos a vista de Hoja de Datos, seleccionamos todos los registros y pulsamos el botn eliminar. Para seleccionar varios registros, podemos dejar pulsada la tecla MAYSCULA/SHIFT y marcarlos con el ratn.

vamos a Vista de Diseo: creamos/corregimos los campos siguientes:

cambiar el nombre al campo Apellidos y llamarlo Apellido1. crear un nuevo campo llamado Apellido2 con el mismo dominio que Apellido1

aseguramos la fiabilidad de algunos campos: DNI: tamao 10, requerido Si, mscara 00000000->L Nombre: requerido Si Apellido1: requerido Si Fecha_Nacimiento: regla de validacin

31

Tablas Editar una Tabla (III)Una vez terminemos, guardamos los cambios ( ) y pasamos a Vista de Hoja de Datos nuevamente (cerrando la Vista de Diseo o con el botn ), para introducir datos.Ahora introduciremos datos en los registros, comprobando que funcionan todos los mecanismos que hemos dispuesto (mscaras, campos requeridos, reglas de validacin, tamao, etc) para mantener la consistencia. Despus guardaremos los cambios.

primero siguiente ltimo ltimo nuevoanterior

Nmero de registro


32

Una vez tenemos datos en una tabla, podemos realizar una ordenacin de los mismos en la ventana de Hoja de Datos, a fin de verlos como a nosotros ms nos convenga. De forma que introduciremos los datos en el orden que queramos, puesto que posteriormente podremos realizar la ordenacin deseada.

Para ello, seleccionaremos un campo haciendo click en la cabecera del mismo (encabezado de la columna) y pulsaremos uno de los botones de ordenacin:

Tablas Ordenacin

Ordenacin ascendente

Es posible ordenar por varios campos, pulsando la tecla SHIFT y seleccionndolos con el ratn.

Ordenacin descendente


33

Las bsquedas o filtros en tablas son una de las principales utilidades de las mismas, ya que guardamos los datos a fin de consultarlos despus. An as, las herramientas de bsqueda/filtro que se nos ofrecen en la Vista de Hoja de Datos sirven ms que nada para localizar registros de forma rpida, para consultarlos o cambiar sus valores.

Tablas Bsqueda (I)

Filtro por seleccin Filtro por formulario Aplicar Filtro Buscar

Para probar y comprender mejor las funciones de bsqueda, introduciremos ms datos en la tabla.Introduccin a Access 2003 Antonio Mora Garca Departamento ATC

34

Filtro por Seleccin se filtrarn los registros considerando como valor de filtrado el que tenga el campo del registro que seleccionemos. Ej: si nos situamos en el campo Nombre del 2 registro, se filtrar por Nombre=Carmen. Aplicar Filtro se filtrarn los datos aplicando el ltimo filtro que se us, si ya se han filtrado los datos, mostrar nuevamente todos los de la tabla (deshacer filtro). Buscar se mostrar una ventana tpica (en otras aplicaciones) de bsqueda. Esta bsqueda se har sobre los datos mostrados, por lo que si se aplica un filtro, slo se buscar entre los datos filtrados.

Tablas Bsqueda (II)


35

Filtro por Formulario se mostrar un formulario (similar a la vista de la tabla) en el que podremos elegir valores para cada uno de los campos, dejando en blanco los que no queramos filtrar. Una vez elegidos los valores para el filtro, pulsaremos el botn Aplicar Filtro ( ).

Tablas Bsqueda (III)

Cerrar ventana de filtroLimpiar valores de los campos Aplicar Filtro

Abrir otra ventana de filtro con otras condiciones de filtrado adicionales (por ejemplo otro posible nombre para filtrar)


36

Disear una tabla para guardar los datos de nuestros discos de msica(Discos).

Incluir los campos: ttulo, grupo, cantante, nmero de componentes, gnero musical, fecha de publicacin, nacionalidad, distribuidora, nmero de canciones, etc.Incluir un campo al principio que sea un cdigo de disco, de tipo Autonumrico.

Definir los dominios, mscaras y reglas que creamos convenientes para mantener la consistencia.

Introducir algunos registros para probar dichas reglas.Entre estos registros, incluir varios discos del mismo grupo.

Tablas


Ejercicio


Operaciones con TablasOperaciones con Tablas

38

En Access podemos hacer operaciones con las tablas similares a las habituales en windows, como copia o borrado de ficheros, de una manera muy sencilla.Para copiar una tabla, la seleccionaremos de entre las existentes y pulsaremos el icono Copiar de la barra superior ( ), despus pulsaremos el icono Pegar ( ). Podremos copiar la estructura y los datos o aadir los datos a una tabla ya existente.

Operaciones con Tablas Copiar tablas


39

Importar una tabla es copiarla desde una BD (en la que se cre) en otra. La idea es reutilizar la estructura y/o los datos de una tabla ya creada, ahorrando tiempo de diseo o introduccin de datos.

Para ver cmo hacerlo, vamos a crear una nueva BD, llamada por ejemplo prueba2.mdb.A ella vamos a importar la tabla Datos_Personales de nuestra BD anterior (prueba.mdb).Si las dos BBDD estn creadas en Access (extensin .mdb), como es nuestro caso, es posible hacer una pseudo-importacin, ya que podemos usar el mtodo de copia de tablas (explicado anteriormente), pero entre las dos BBDD. Para ello, abrimos prueba.mdb y prueba2.mdb simultneamente, copiamos la tabla deseada de prueba.mdb (con el icono Copiar) y pulsamos el icono Pegar en la ventana de BD de prueba2.mdb.

Operaciones con Tablas Importar tablas (I)


40

Existe otra forma de importar tablas (ms correcta o estndar en los SGBD).sta se hace desde la BD de destino de la tabla (en nuestro caso prueba2.mdb). En ella mediante el men: ArchivoObtener Datos ExternosImportar, accedemos a una ventana en la que elegiremos la BD de la que importar (prueba.mdb) y tras ella se nos ofrecern las posibilidades de importacin:

Operaciones con Tablas Importar tablas (II)

Elegiremos las tablas a importar y pulsaremos el botn Aceptar.Tras esto, la tabla y su contenido (los datos) se copiarn a la BD de destino.


41

La vinculacin de tablas permite que dos (o ms) BBDD compartan una o varias tablas. Lo que se crea es una especie de enlace a la tabla en la BD en la que se cre, de forma que si se modifican los datos en alguna de las BBDD, podremos ver la actualizacin en todas. La estructura de la tabla (su diseo) solo podr modificarse en la BD en la que se cre.La vinculacin se hace desde la BD de destino de la tabla (en nuestro caso prueba2.mdb). En ella mediante el men: ArchivoObtener Datos ExternosVincular, accedemos a una ventana en la que elegiremos la BD de la que vincular (prueba.mdb) y tras ella se nos ofrecern las posibilidades de vinculacin:

Operaciones con Tablas Vincular tablas

Elegiremos las tablas a vincular y pulsaremos el botn Aceptar.Tras esto, la tabla se vincular en la BD de destino.


42

Para eliminar una tabla, la seleccionaremos de entre las existentes y pulsaremos el icono Eliminar de la barra superior ( ).Si pulsamos el botn derecho del ratn sobre una tabla, nos aparecer un men en el que podremos copiar, pegar, eliminar (lo cual ya hemos comentado) y adems, cambiar el nombre de la misma, asignarle propiedades (como una descripcin) e incluso exportarla a otra base de datos.

Operaciones con Tablas Otras operaciones


43

Vamos a mirar la tabla que hemos creado anteriormente (la de discos de msica):Operaciones con Tablas Relaciones (I)

Podemos ver que hay una gran repeticin de datos, por ejemplo los relativos a cada uno de los grupos (marcados en rojo).Sera mucho mejor si tuvisemos una tabla aparte con los datos de cada uno de estos grupos.

Una vez tuvisemos definida (y rellena) esta tabla, simplemente la vincularamos con la tabla de Discos mediante un campo (que podra hacer referencia al cdigo del grupo en la otra tabla).Dicho campo, es la llamada clave externa y hace referencia a la clave primaria de otra tabla.


44

Esquemticamente quedara:

Operaciones con Tablas Relaciones (II)

Si creamos la tabla de Grupos con los mismos campos que tenamos en la otra tabla:

Discos

CLAVE EXTERNA

Grupos

CLAVE PRIMARIA

De esta forma, no se duplican datos de forma innecesaria, lo cual disminuye el tamao de la base de datos y hace que sta sea ms ptima y cumpla mejor con las normas del diseo general de bases de datos.


45

Para hacerlo en Access 2003, pulsamos el icono Relaciones ( ):Operaciones con Tablas Relaciones (III)

Aparecer la Ventana de Relaciones, en la que seleccionaremos las tablas que vayamos a relacionar de entre las que tengamos en la base de datos.

En nuestro caso seleccionaremos las tablas Discos y Grupos y pulsaremos (cada vez) el botn Agregar para mostrarlas en la Ventana de Relaciones.

Cuando terminemos pulsaremos el botn Cerrar.

Mostrar tablas para relacionar

Mostrar las relaciones Eliminar diseo de relaciones

Mostrar ventana de BD


46

Tras esto, aparecern las tablas en la Ventana de Relaciones.

Operaciones con Tablas Relaciones (IV)

Tras esto, aparecer la ventana de Modificacin de Relaciones, en la que determinaremos las propiedades de la relacin. En este caso la relacin ser Uno a Varios y exigiremos integridad referencial (que las claves primaria y externa coincidan).Podemos seleccionar la actualizacin y borrado en cascada si lo deseamos.

Para establecer la relacin deseada, hacemos click en el campo de la tabla con la clave externa y lo arrastramos hasta el campo clave primaria de la tabla con la que queremos establecer la relacin.

En nuestro caso:

Discos-ID_Grupo Grupos-COD_Grupo


47

Una vez terminemos de crear la relacin, sta aparecer representada en la ventana de relaciones:

Operaciones con Tablas Relaciones (V)

Una vez terminemos la creacin de relaciones, deberemos guardar los cambios realizados pulsando el icono Guardar ( ) o cerrando directamente la ventana de relaciones, con lo que nos aparecer una ventana de advertencia:

Veremos que se muestra un 1 en la parte de la tabla con la clave primaria (Grupos) y un en la parte de la tabla con la clave externa (Discos).Las tablas estarn unidas por los campos que hubisemos elegido.

Responderemos a la pregunta que Si (si deseamos guardar los cambios).Introduccin a Access 2003 Antonio Mora Garca Departamento ATC

48

Tras hacer la relacin, podremos ver una utilidad que ofrece Access y que puede ayudar mucho al gestor de la BD.Si nos vamos a la tabla de Grupos (la que tiene en la relacin la parte Varios), podremos ver que junto a cada registro se ha dispuesto un sigo ms (+).Si lo pulsamos, podremos ver que se despliega una subtabla con los datos relativos a dicho registro en la tabla relacionada, en este caso, la tabla Discos.

Operaciones con Tablas Relaciones (VI)

Dichos datos se refieren a los registros de la tabla Discos que estn relacionados con cada uno de los registros de la tabla Grupos, es decir, los que tienen como valor para el campo ID_Grupo el mismo que el registro tiene como COD_Grupo.


49

Vamos a crear una Base de Datos sencilla para una clnica.

En ella crearemos 3 tablas: Mdicos, Pacientes e Informes.

Estas tablas las describiremos a continuacin:

Base de Datos de Clnica Ejercicio (I)


50

Definir los dominios, mscaras y reglas que creamos convenientes para mantener la consistencia.

Las claves primarias estn marcadas en negro.Tambin habr que crear las relaciones entre ellas, teniendo en cuenta que las claves externas estn marcadas en gris.

Definir ndices en los campos principales segn creamos.

Introducir varios registros en cada tabla (10 o ms), para probar las reglas y dominios.

Base de Datos de Clnica Ejercicio (II)



ConsultasConsultas

52

Las consultas son las principales acciones que se pueden realizar sobre una BD (una vez que las tablas han sido definidas y tienen datos coherentes y fiables). Una consulta consiste en seleccionar un conjunto de datos que cumplan una serie de criterios, aunque stos se encuentren en varias tablas (como de hecho ocurrirgeneralmente).

Ejemplo: (consulta de un usuario en la BD de una biblioteca universitaria)Obtener el ttulo, localizacin, fecha de prstamo y fecha de devolucin de los libros de fsica nuclear escritos por Frank Smith despus del 2005.

Consultas Qu son? (I)

Como podemos ver en el ejemplo, la consulta (en principio) es transparente al usuario, en cuanto a que l no sabr de qu tablas deber coger la informacin y que nosotros, como diseadores de la BD, deberemos solucionar.

Dicha consulta busca una serie de campos (ttulo, localizacin, fecha prstamo, fecha devolucin) en cada registro que cumpla las condiciones deseadas (tema=fsica nuclear, autor=Frank Smith y publicado>2005).stos campos (los buscados y los de las condiciones) pueden encontrarse en tablas diferentes. En el ejemplo podran ser: Libros, Autores y Prstamos.


53

La importancia de las consultas es tanta que se podra decir que las BBDD se crean para poder hacer dichas consultas.

Normalmente, nosotros disearemos las consultas que creamos ms interesantes para los usuarios de nuestra BD (o para nosotros mismos). stas quedarn almacenadas en la BD como objetos (al igual que las tablas), por lo que las podremos utilizar y/o modificar posteriormente tantas veces queramos.

Existe un lenguaje para la creacin de las consultas, SQL (Standard Query Language), el cual es estndar para todos los SGBD.

Nosotros podemos utilizarlo en Access, pero usaremos las herramientas visuales que nos ofrece el programa de Microsoft para crearlas de una manera ms sencilla. Aunque realmente esto se traduzca es cdigo SQL internamente.

Las consultas incluyen varias posibilidades:- Seleccin bsqueda de los datos deseados.- Insercin adiccin de datos a las tablas (creacin de nuevos registros).- Actualizacin cambio de datos en las tablas (modificacin de registros existentes).- Borrado eliminacin de datos de las tablas.

Consultas Qu son? (II)


54

Vamos a crear nuestra primera consulta sencilla (en la BD de la clnica):

Seleccionar los Pacientes (Nombre y 2 apellidos) que sean mujeres

Para ello, vamos a la pantalla de la BD y seleccionamos el objeto (pestaa) Consultas:

Consultas Primera consulta (I)

Podremos crear la consulta en la Vista de Diseo de Consultas (tambin con los iconos )o por medio del Asistente de Creacin de Consultas.

Crear una consulta mediante varios asistentes.

Eliminar consulta.

Tipo de vista de elementos (iconos grandes, pequeos, lista o detalles)


55

Crearemos nuestra primera consulta usando la Vista de Diseo.Seleccionaremos la opcin o usaremos los iconos o .

Nos aparecer la ventana de creacin de consulta y una subventana con las tablas a utilizar en la misma. Para nuestra primera consulta, elegiremos la tabla Pacientes y pulsaremos Agregar. Despus pulsaremos Cerrar.

Consultas Primera consulta (II)


56

Tras esto, nos aparecer la tabla elegida en la ventana de la consulta.Elegiremos los campos a mostrar en la consulta y los campos del criterio de la misma (en nuestro caso el campo Sexo y la condicin =M). Podremos mostrar los deseados, en este caso, el campo Sexo no se mostrar.Adems, se podr elegir uno o varios campos por los que ordenar los resultados.

Consultas Primera consulta (III)

Tabla de consulta

Orden de presentacin

Campos a mostrar

Criterio de seleccin

Campo del criterio


57

Para probar el resultado de la consulta, podremos hacerlo con el icono Vista Hoja de datos ( ) o el icono Ejecutar ( ).

Consultas Primera consulta (IV)

Una vez terminada la consulta, la guardaremos (para su uso futuro) con el icono .

Podemos ver el resultado de la consulta en nuestra BD. Como se puede notar, todas son mujeres (se intuye por el nombre), no se muestra el campo Sexo, y los resultados aparecen ordenados por el Apellido1.

Entre las vistas a elegir (primer icono a la izquierda), podremos ver la Vista SQL, en la que se nos mostrar el cdigo correspondiente a la consulta en este lenguaje estndar.


58

Como hemos comentado anteriormente, es posible crear consultas usando el asistente que ofrece Access, bien haciendo doble click sobre la opcin Crear una consulta usando el asistente o con el botn , con el que se nos mostrar la ventana:

Consultas Asistente de Creacin

Las opciones son:- Vista Diseo la vista de creacin que hemos comentado anteriormente.- Asistente para consultas sencillas el mismo que aparece si elegimos la opcin antes

citada y que nos permite hacer una consulta de datos, pero sin condiciones.- Asist. Consultas de ref. cruzadas consulta de datos en varias tablas (o consultas), pero

tambin sin condiciones.- Asistente para bsqueda de duplicados consulta de datos que tengan valores duplicados

en una tabla o consulta.- Asistente para bsqueda de no coincidentes busca registros relacionados entre dos

tablas.Introduccin a Access 2003 Antonio Mora Garca Departamento ATC

59

Hacer una consulta (en la BD de la clnica) que:

Muestre el nmero de colegiado, nombre, primer apellido y especialidad de los mdicos cuyo nmero de colegiado sea mayor de 15000, ordenados por dicho nmero de mayor a menor

Llamarla Mdicos_Nuevos por ejemplo.

Consultas Ejercicio


60

Vamos a crear una consulta que tome datos de varias tablas (en la BD de la clnica): Seleccionar los Pacientes (Nombre y 2 apellidos) que hayan sido tratados en

2008 de algn Dolor (motivo de consulta). Mostrar tambin la fecha, el motivo de consulta y el tratamiento propuesto. Ordenar los resultados por fecha.

Para ello, creamos una nueva consulta en Vista Diseo y agregaremos las tablas Pacientese Informes (vemos que aparecern vinculadas con la relacin que ya habamos definido):

Consultas Segunda consulta (I)

En primer lugar aadiremos a la consulta los campos deseados y elegiremos el orden de presentacin de los datos (fecha ascendente).


61

Para definir los criterios, podremos hacerlo mediante un asistente de creacin expresiones, el cual nos ofrecer muchas funciones ya creadas para realizar alguna tarea que podamos necesitar (como extraer el Ao de una fecha por ejemplo).ste se lanza con el icono Generar ( ), sobre el criterio que queremos definir.

Consultas Segunda consulta (II)

Para el primer criterio (ao = 2008), necesitaremos restringir el rango de las fechas de informes, lo cual lo podremos hacer con una condicin doble, para asegurar que la fecha es mayor o igual que el 1 de Enero de 2008 y menor o igual que el 31 de Diciembre de 2008.

Para indicar fechas para comparar debemos usar el carcter # al principio y al final.

Para el segundo criterio (motivo con algo como Dolor), usaremos la funcin COMO, con la que podremos buscar partes de una cadena dentro de otra.Se podrn usar los caracteres auxiliares ? para indicar un carcter y * para indicar un grupo de caracteres.En nuestro caso quedara: COMO *dolor* en el campo habra: texto cualquiera + dolor + texto cualquiera.


62

El diseo final de la consulta quedara:

Consultas Segunda consulta (III)

Y el resultado de su ejecucin ( o ) sera:

Tras comprobar que funciona bien, la guardaremos por ejemplo con el nombre Pacientes_Tratados_Dolor_2008


63

Hacer una consulta (en la BD de la clnica) que:

Muestre el nmero de colegiado, nombre, primer apellido y especialidad de los mdicos que hayan tratado a Pacientes en el ao 2007. Muestre tambin la fecha del informe, la prueba realizada y el tratamiento recomendado. Ordene los resultados por fecha del informe, de ms antiguo a ms nuevo

Llamarla Mdicos_Hacen_Informes_2007 por ejemplo.

Opcionalmente, se puede ampliar la consulta anterior mostrando adems el nombre y los 2 apellidos del paciente tratado en cada uno de esos informes.

Consultas Ejercicio


64

Si aadimos los datos del Paciente, vemos que al ejecutar la consulta, nos aparecen 2 veces los campos Nombre y Apellido1, unos referidos al mdico y otros al paciente.Podemos cambiar la forma en que se muestran los nombre de los campos en la consulta, anteponiendo (en la vista de diseo) al nombre del campo, el nombre que queremos que aparezca y dos puntos (:), es decir:

Consultas Ejercicio (cont.)

Podemos ver en el resultado que se muestran los nombres como queramos.Introduccin a Access 2003 Antonio Mora Garca Departamento ATC

65

Aparte de las consultas de seleccin que hemos visto existen otros 3 tipos de consultas. Vamos a comentar las 2 ms utilizadas de forma muy simple.

En primer lugar las Consultas de Actualizacin se utilizan para cambiar varios valores en varios registros que deben cumplir una serie de condiciones.Para hacerlo, creamos una nueva consulta en Vista Diseo y agregaremos las tablas que queramos cambiar (en clinica.mdb). Por ejemplo agregaremos la tabla Medicos. Para indicar que se trata de una consulta de Actualizacin, usaremos el icono y elegiremos el tipo de consulta, en concreto .

Consultas Consulta Actualizacin

En este caso, queremos actualizar el nombre de los mdicos llamados Emilio y asignarles como nombre Roberto.Para ver los registros que se modificarn, podemos utilizar el icono de Vista de Datos ( ).Para ejecutar realmente la consulta y hacer la actualizacin, pulsaremos el icono Ejecutar Consulta ( ) y se nos preguntar:


66

El otro tipo de consulta que vamos a comentar son las Consultas de Eliminacin, las cuales se utilizan para eliminar varios registros que deben cumplir una serie de condiciones.Para hacerlo, creamos una nueva consulta en Vista Diseo y agregaremos las tablas de las que queramos eliminar registros (normalmente solo una). Por ejemplo la tabla Pacientes. Para indicar que se trata de una consulta de Eliminacin, usaremos el icono y elegiremos el tipo de consulta, en concreto .

Consultas Consulta Eliminacin

En este caso, queremos eliminar los registros de pacientes que fumen (mostraremos sus nombres).Para ver los registros que se eliminarn, podemos utilizar el icono de Vista de Datos ( ).Para ejecutar realmente la consulta y hacer la eliminacin, pulsaremos el icono Ejecutar Consulta( ) y se nos preguntar:



FormulariosFormularios

68

Los formularios se crearon con el fin de facilitar a los usuarios la visualizacin y modificacin de los valores de los registros de las tablas.stos permiten situar los campos en una ventana y disponerlos como ms nos guste (o segn requiera el usuario).Vamos a crear nuestro primer formulario de ejemplo, para ello, simplemente seleccionaremos una de las tablas de la BD prueba.mdb, por ejemplo Datos_Personales y despus pulsaremos el icono Nuevo objeto: Autoformulario ( ).

Formularios Introduccin

Vemos que se muestran los datos de la tabla en una ventana que los hace ms sencillos de manejar.En ella podremos visualizar/modificar los registros de una manera simple e intuitiva.Para movernos por los registros podremos utilizar los botones de la parte inferior.

Podremos modificar fcilmente la apariencia de los campos en los formularios usando el men de la parte superior.

Tipo y tamao de Fuente Tipo de letra Alineacin del texto Colores de fondo y texto

Bordes y tipo de celda


69

Una vez se ha definido la apariencia del formulario, lo podremos guardar ( ) para usarlo posteriormente en la ventana de BD (pestaa Formularios).Igualmente, podremos cambiar su diseo seleccionndolo y pulsando el botn Vista Diseo. Con ello nos aparecer una cuadrcula en la que ser posible mover con el ratn los campos, cambiar su diseo o introducir nuevos campos u objetos al formulario (imgenes, botones, figuras geomtricas, marcos, pestaas, etc).

Formularios Modificacin y Diseo

Cambiar el diseo del mismo es muy sencillo en esta Vista, pues todo se puede hacer de forma directa por medio del ratn.


70

La mejor forma de crear un formulario, aparte de hacerlo con la utilidad Autoformulario, es utilizar el Asistente de Creacin de Formularios, eligiendo la opcin en la ventana de BD (pestaa de Formularios).Una vez ejecutado aparecer la ventana:

Formularios Creacin con Asistente


En ella se podrn elegir las tablas o consultas de las que se cogern los campos. Despus podremos escoger los campos a mostrar marcndolos en la parte izquierda y luego pulsando el botn > o >> (para mostrarlos todos).

Una vez elegidos los campos a mostrar, podremos decidir la distribucin de los mismos en el formulario (para hacernos una idea se muestra un esquema de cada una de las opciones).

71

Formularios Creacin con Asistente


Despus podremos decidir sobre el estilo que tendr el formulario.

Para finalizar asignaremos un nombre y pulsaremos el botn Finalizar.


InformesInformes

73

Los informes son listados de datos de la BD que se muestran en el formato elegido a fin de imprimirlos.Son muy utilizados dentro de las empresas para hacer estudios de la informacin contenida en la BD o para imprimir documentos de uso en el negocio de la empresa (Ej: una factura).La forma ms sencilla de crearlos es usando el icono Nuevo objeto: Autoinforme ( ), una vez hayamos seleccionado una tabla (o consulta). Con ello nos aparecer un informe muy simple, mostrando todos los campos de la tabla y con un diseo plano (sin nada a destacar).

Informes Introduccin


74

La mejor forma de crear un informe, aparte de hacerlo con la utilidad anterior o en una Vista de Diseo (mucho ms complicado), es utilizar el asistente de creacin de informes, eligiendo la opcin en la ventana de BD (pestaa de Informes).Una vez ejecutado aparecer la ventana:

Informes Creacin con Asistente



Una vez elegidos los campos a mostrar, podremos decidir el agrupamiento de los mismos (para hacernos una idea se muestra un esquema de cada una de las opciones).

75



Ordenacin de los registros Distribucin de los campos

Guardamos y finalizamos el asistenteEstilo a aplicar

76



Finalmente, el informe tendr el siguiente aspecto:

Si deseamos modificar su apariencia o contenido, podremos hacerlo seleccionndolo y abriendo la Vista de Diseo.


PPginas de Acceso a Datosginas de Acceso a Datos

78

Las pginas de acceso a datos se utilizan para acceder a la BD usando una pgina web, es decir, podremos ver/modificar su contenido a travs de internet o en una intranet (red interna de una empresa).La forma ms sencilla de crearlas es usando el icono Nuevo objeto: Pgina ( ), una vez hayamos seleccionado una tabla (o consulta). Nos aparecer una ventana para elegir cmo crearla. Si optamos por Autopgina: en columnas para la tabla Datos Personales, por ejemplo, crearemos la pgina web que se muestra abajo.

Pginas de acceso a datos Introduccin


79

Una vez la hayamos creado, deberemos guardarla como un fichero externo a la BD de extensin .htm (extensin de los ficheros de pginas web).Por tanto deberemos elegir un directorio en el que guardarla.Despus podremos abrirla y utilizarla con Internet Explorer.

Pginas de acceso a datos Introduccin


80

Al igual que los formularios y los informes, tambin podemos crear una pgina de acceso a datos usando un asistente, eligiendo la opcin en la ventana de BD (pestaa de Pginas).Una vez ejecutado aparecer la ventana:

Pginas de acceso a datos Creacin con Asistente



Una vez elegidos los campos a mostrar, podremos decidir el agrupamiento de los mismos (para hacernos una idea se muestra un esquema de cada una de las opciones).

81

Pginas de acceso a datos Creacin con Asistente


Ordenacin de los registros Guardamos y finalizamos el asistente

Introduccion Access 2003

Documents

Transcript of Introduccion Access 2003