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Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Internal Audit Il caso Brembo Università degli Studi di Bergamo – Facoltà di Economia Corso di Revisione Aziendale Brembo Group Internal Audit: Dott. Anna Usnaghi – Istitutional Compliance Dott. Laura Pina – Quality Assurance
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Indice
1. Presentazione di Brembo
2. Sistema di Controllo Interno Definizione Sistema di Controllo Interno (SCI) Ruoli e Responsabilità Principi Componenti
3. Il ruolo dell’Internal Audit nel SCI Definizione Internal Audit Organizzazione e ruolo
4. Le attività di Internal Audit L’ambito e le tipologie di audit Fasi di svolgimento di un audit
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Pag. 3 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
BREMBO
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Brembo Un leader mondiale nella progettazione e produzione di sistemi frenanti e componenti ad alte prestazioni.
Completo controllo del processo industriale in ogni sua fase (dalla fonderia al montaggio), che consente di garantire la qualità del prodotto.
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Un processo di innovazione che coinvolge nuove tecnologie, nuovi materiali, nuove forme.
Il design funzionale dei prodotti come valore che si aggiunge alla performance e al comfort.
Brembo
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Prodotti
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Brembo nel Mondo
Circa 6000 dipendenti lavorano per l’azienda che è presente in 15 paesi con 36 stabilimenti e siti commerciali.
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Brembo Struttura Societaria (1/2)
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Pag. 9 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Brembo Struttura Societaria (2/2)
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Fatturato
297353
454530 566
634678 712
806
912
1060,8
825,9
0
200
400
600
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Dipendenti
1922 22842905
3366 3557 3936 39734356 4703
53735847
5417
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
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PRIMO EQUIPAGGIAMENTO
Brembo sviluppa e produce componenti e moduli per auto destinati al mercato mondiale.
Prodotti: dischi freno, pinze freno ad elevate prestazioni, moduli freno completi, volani motore.
Auto
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PRIMO EQUIPAGGIAMENTO
Brembo sviluppa e produce componenti per sistemi frenanti per veicoli industriali da 3.5 a 10.0 P.T.T. e dischi freno per veicoli fino a 40 tons.
Prodotti: dischi freno, pinze freno, freno di stazionamento D.I.H.
Veicoli Commerciali
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Pag. 14 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
PRIMO EQUIPAGGIAMENTO
Brembo sviluppa e produce sistemi frenanti per moto, scooter, motoslitte e ATV (All Terrain Vehicles).
Prodotti: dischi freno, pinze freno, pompe freno, ruote, ABS, moduli completi assemblati e spurgati e ruote.
Motociclette
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Pag. 15 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Aftermarket
GAMMA PRODOTTI:
Più di 1600 codici, che costituiscono la più ampia e complessa gamma di dischi e tamburi sul mercato.
I nostri prodotti coprono il 95% di auto e veicoli commerciali europei in circolazione.
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Pag. 16 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
High Performance La divisione High Performance produce sistemi frenanti di
upgrade per soddisfare il mercato degli appassionati di auto e
moto.
Auto Moto
Sport Program Gran Turismo Program Pinza/Dischi Upgrades
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Pag. 17 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Racing Il più avanzato laboratorio per sperimentare e testare l’innovazione dei prodotti e dei materiali
nelle condizioni più estreme.
Da oltre 30 anni Brembo è leader in questo settore partecipando ai principali campionati mondiali: F1, Indy, Nascar, World Rally, Motomondiale, Superbike, Enduro e Cross.
3 marchi:
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Pag. 18 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Attivita’ di ricerca e sviluppo
Quasi 500 fra ingegneri, specialisti e tecnici, si dedicano al costante miglioramento delle caratteristiche dei prodotti destinati alle varie tipologie di veicoli.
Un approccio che non si limita a dare risposta alle attuali esigenze del mercato, ma guarda all’evoluzione della tecnologia e dell’intero settore in un orizzonte temporale di almeno un decennio.
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Pag. 19 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Il Centro Ricerche e Sviluppo di Brembo
La Ricerca & Sviluppo di Brembo è riunita nel Centro Ricerche e Sviluppo, all’interno
del Parco Scientifico Tecnologico Kilometro Rosso.
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Pag. 20 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
Definizione Ruoli e Responsabilità Principi Componenti
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Pag. 21 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Definizione di Sistema Controllo Interno
COS’E’ ? E’ l’insieme delle REGOLE, delle PROCEDURE e delle STRUTTURE
ORGANIZZATIVE
A COSA SERVE? Ad una conduzione dell’impresa SANA, CORRETTA E COERENTE con gli
obiettivi prefissati
COME SI REALIZZA?
Attraverso l’IDENTIFICAZIONE, la MISURAZIONE, la GESTIONE e il MONITORAGGIO dei RISCHI aziendali
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Pag. 22 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Il CdA di Brembo ha emanato le
“Linee Guida sul Sistema di Controllo Interno”
L’Amministratore Esecutivo sovrintendente il Sistema di
Controllo Interno le ha declinate nelle
“Politiche di attuazione del Sistema di Controllo Interno”
Il Sistema di Controllo Interno Brembo
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Pag. 23 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Politiche per l’attuazione del SCI – Brembo
Il documento identifica il disegno complessivo ed
integrato del Sistema di Controllo Interno Brembo.
In particolare, esse definiscono:
1. ruoli e responsabilità nel SCI
2. modello di riferimento per il SCI del Gruppo.
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Ruoli e responsabilità SCI ‐ Brembo
=
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ENTI ISTITUZIONALI DI CONTROLLO: soggetti o funzioni che hanno un ruolo stabilito da leggi, normative e regolamenti applicabili a Brembo:
Indirizzo: definiscono le linee guida Supervisione: verificano e valutano il SCI
ENTI OPERATIVI DI CONTROLLO: soggetti o funzioni che sono direttamente coinvolti nelle attività operative di controllo a vari livelli
II Livello: Definiscono il Sistema di Controllo Interno di Corporate
Garantiscono la conformità a determinate normative
Ruoli e responsabilità SCI ‐ Brembo
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I Livello:
Responsabilità di definire il SCI per i rispettivi ambiti di competenza (Management)
Gestiscono i controlli operativi (Tutti i dipendenti) Comunicano verso l’alto rischi, malfunzionamenti operativi o irregolarità (Tutti i dipendenti)
CONTROLLI OPERATIVI: svolti da chi mette in atto una determinata attività, sia da chi ne ha la responsabilità di supervisione; richiedono competenze specifiche:
controlli procedurali (es. standard contratti, report contenziosi …) informatici (es. accesso reti, autorizzazione profili …)
finanziari (es. report, budget, comunicati stampa …) comportamentali (es. utilizzo dispositivi di sicurezza)
Ruoli e responsabilità SCI ‐ Brembo
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Il Modello di Riferimento il COSO Report
Il Sistema di Controllo Interno Brembo è basato sulla pubblicazione
“CoSO Report”, best practice internazionale
CoSO – The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
“Internal Control – Integrated Framework”, 1992 (Traduzione italiana: PWC, “Il Sistema di Controllo Interno – Un modello integrato di riferimento
per la gestione dei rischi aziendali, Milano: Il Sole 24 Ore, 2006)
E’ la base per:
• l’impostazione del SCI da parte del management
• la valutazione del SCI da parte di Internal Audit
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• Il sistema di governo aziendale raggiunge i risultati E’ efficace se:
• Il sistema di governo aziendale opera con il miglior rapporto costi/benefici
E’ efficiente se:
Il Modello di Riferimento
Il Sistema di Controllo Interno
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I PILASTRI del SCI
OBIETTIVI • Efficacia ed efficienza operazioni aziendali
• Attendibilità informazioni
• Conformità a leggi e regolamenti
• Salvaguardia del patrimonio aziendale
COMPONENTI • Ambiente di controllo • Valutazione del rischio
• Attività di controllo • Informazione e comunicazione
•Monitoraggio
PRINCIPI • Separazione dei ruoli • Accountability • Oggettivazione delle scelte
• Tracciabilità delle informazioni
TRASVERSALI
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OBIETTIVI SCI A quali ambiti si riferiscono?
• Patrimonio tangibile: beni materiali (es. immobilizzazioni, disponibilità finanziaria, …)
• Patrimonio intangibile: beni immateriali (es. marchi, brevetti, know‐how, reputazione aziendale …)
Salvaguardia del patrimonio aziendale
• Conformità esterna a leggi, normative e regolamenti • Conformità interna a politiche, procedure e istruzioni aziendali
Conformità a leggi e regolamenti
• Informazioni finanziarie verso l’esterno • Informazioni gestionali e operative verso l’interno
Attendibilità informazioni
• Efficacia: raggiungimento degli obiettivi aziendali nello svolgimento delle operazioni
• Efficienza: miglior rapporto costi / benefici nell’impiego delle risorse aziendali Efficacia ed efficienza
PERCHE’? Prevenire è meglio che curare: se c’è
doppia firma sui pagamenti si prevengono abusi
PERCHE’? Si previene il pagamento di sanzioni e si
evitano comportamenti scorretti
PERCHE’? Informazioni non attendibili
determinano decisioni sbagliate
PERCHE’? Un workflow per approvazione fattura risparmia tempo e denaro (es. carta,
posta)
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Pag. 31 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
PRINCIPI SCI In cosa consistono?
• Un intero processo non dovrebbe essere gestito in autonomia da una sola persona
• Almeno esecuzione e controllo dovrebbero essere separati • L’alternativa è la supervisione e il monitoraggio
Separazione dei ruoli
• Ogni attività e decisione deve essere riconducibile alla responsabilità di un determinato soggetto Accountability
• Decisioni derivanti da valutazioni il più possibile razionali e oggettive • Decisioni motivate • Decisioni condivise con gli enti interessati
Oggettivazione delle scelte
• Formalizzazione delle scelte • Documentazione delle principali operazioni aziendali • Tracciabilità anche informatica
Tracciabilità delle informazioni
PERCHE’? Si evitano errori, ma anche deviazioni dagli obiettivi e frodi dovuti a conflitti
di interesse
PERCHE’? Si evitano sovrapposizioni di ambiti
lavorativi e “aree grigie”
PERCHE’? Si evitano decisioni non adeguate
PERCHE’? Se ricevo un reso da cliente
rintracciarne la causa in modo agevole è fondamentale
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Pag. 32 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Attraverso i principi, le linee guida e l’organizzazione di Brembo, che costituiscono le fondamenta di tutti gli altri componenti del controllo interno e determina il livello di sensibilità del personale alla necessità di controllo.
Componente: AMBIENTE DI CONTROLLO Come si realizza in Brembo?
• Carta Valori di riferimento per l’azienda • Codice Etico Integrità, valori etici e stile
•Manuale di Corporate Governance •Modello di Organizzazione Gestione e controllo • Linee Guida e Politiche per il SCI
Organi di controllo
• Documenti Organizzative e organigrammi • Job Description Struttura Organizzativa
• Sistema delle Deleghe dell’azienda Poteri e responsabilità
• Modello delle competenze per l’azienda • Attività di selezione e formazione
Competenza e professionalità
• Sistema incentivante • Sistema sanzionatorio Risorse Umane
ES. PRINCIPI SCI Separazione dei ruoli
Accountability
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Pag. 33 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
• Comunicazioni interne e policy • Procedure / Istruzioni •Moduli standard
Politiche e procedure
• Autorizzazioni, approvazioni e verifiche •Workflow aziendali • Controlli di linea produttiva • Password e blocchi informatici • Protocollazione documenti • Classificazione e archiviazione documenti • Check list
Prassi e sistemi di controllo
• Consuntivazione costi/obiettivi (es. spese legali / buon esito contenzioso)
• Reporting e indici di performance • Valutazione/gestione della prestazione
Esame delle performance
Componente: ATTIVITA’ DI CONTROLLO Come si realizzano in Brembo? Attraverso l’applicazione di politiche e delle procedure per i principali processi, oppure prassi, che garantiscono al management che le sue direttive siano attuate
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Pag. 34 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
•Meeting strategico • Comitati interni: Comitati Esecutivi, Comitati di Divisione o di business, … • Budget • Obiettivi di Direzione/Funzione
Obiettivi
• Comitati interni: Comitati Esecutivi, Comitati di Divisione o di business, … • Comitato di Analisi e Prevenzione dei Rischi • Risk report aziendale • Rischi ambientali
Individuazione e valutazione dei
rischi
• Crisi economica internazionale (es. creazione di un comitato ad hoc per monitorare la situazione)
• Internazionalizzazione
Gestione del cambiamento
Componente: VALUTAZIONE DEL RISCHIO Come si realizza in Brembo? Attraverso l’individuazione e l’analisi dei fattori che possono pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi, al fine di determinare come questi rischi dovranno essere gestiti
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Pag. 35 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
• Attività di supervisione continua da parte del management
•Attività di supervisione periodica da parte del management
•Analisi di indicatori di performance e report periodici
Monitoraggio delle
prestazioni
•Attività di audit (Internal Audit, Qualità e Ambiente, esterni)
•Attività di audit di follow ‐ up
Valutazioni specifiche
Componente: MONITORAGGIO Come si realizza in Brembo? Attraverso attività di supervisione continua, in valutazioni periodiche oppure combinazione dei due metodi. Attraverso la valutazione delle performance dei sistemi di controllo.
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Pag. 36 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Componente: INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE Come si realizza in Brembo? Attraverso la predisposizione di canali informativi aziendali che consentano l’adempimento delle proprie responsabilità e che producano rapporti contenenti dati operativi, contabili e relativi al rispetto degli obblighi legali e regolamentari, che permettono di gestire e controllare l’attività aziendale
Informazione
Comunicazione
Coordinamento
Relazioni
Clima
•Riunioni
•Comitati
•Report periodici
•Comunicazioni interne
•Verbali
•Attività formative
ES. PRINCIPI SCI Oggettivazione delle
scelte Tracciabilità delle informazioni
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Pag. 37 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
RUOLO DELL’INTERNAL AUDIT NEL SCI
Definizione Internal Audit Organizzazione e ruolo
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Pag. 38 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Definizione di Internal Auditing Standard Internazionali
“Internal Auditing è un’attività indipendente ed obiettiva di controllo, finalizzata al miglioramento dell’organizzazione.
Assiste l’organizzazione nel perseguimento dei propri obiettivi tramite un approccio professionale.
Genera valore aggiunto in quanto finalizzato a valutare e migliorare i processi di controllo e di gestione
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Pag. 39 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Ruolo e Responsabilità nelle best practices
Standard di riferimento: 1100 ‐ INDIPENDENZA E OBIETTIVITA’ “L’attività di Internal Auditing deve essere indipendente e gli Internal auditor devono essere obiettivi nell’esecuzione del loro lavoro”
Standard Internazionali Institute of Internal Auditors
Guide interpretative per la Pratica Professionale dell’Internal Auditing
Il Responsabile Internal Audit deve riportare a una persona che sia dotata dell’autorità necessaria a garantirne l’indipendenza e ad assicurare un ampio ambito di copertura, che presti adeguata considerazione ai rapporti di audit e assicuri un’appropriata reazione alle raccomandazioni emesse.
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Pag. 40 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Ruolo e responsabilità nelle best practices
L’attività di internal auditing dovrebbe essere indipendente dalle attività sottoposte al suo esame. Dovrebbe non subire alcuna interferenza nello stabilire l’ambito del proprio lavoro, nello svolgere i propri compiti e nel comunicarne l’esito.
Per garantire un’indipendenza sostenibile, il responsabile internal auditing dovrebbe riferire, funzionalmente, a Comitato Controllo Interno, Consiglio di Amministrazione o un altro organismo appropriato e, gerarchicamente, ad un componente dei vertici aziendali che dovrebbe essere il Presidente o l’Amministratore Delegato.
European Confederation of Institute of Internal Auditing MANDATO DELL’INTERNAL AUDIT APPROVATO DA PRESIDENTE DI
BREMBO S.P.A.
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Pag. 41 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Ruolo dell’Internal Audit nel SCI Brembo
=
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Pag. 42 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
NOVITA’ sul Collegio Sindacale
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Pag. 43 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
COMPITI DEL NUOVO COMITATO PER IL CONTROLLO INTERNO E LA REVISIONE CONTABILE Le novità derivanti dalla attuazione della Direttiva 2006/43 (legge 39/2010): Art. 19: “negli enti di interesse pubblico il comitato per il controllo interno
e la revisione contabile [che si identifica con il collegio sindacale] vigila su:
a) il processo di informativa finanziaria;
b) l’efficacia dei sistemi di controllo interno, di revisione interna, se
applicabile, e di gestione del rischio;
c) la revisione legale dei conti annuali e dei conti consolidati;
d) l’indipendenza del revisore legale o della società di revisione legale
(…)”.
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Pag. 44 Direzione Internal Audit – 08/02/2011 44
IL NUOVO ART. 19 D.LGS. 39/2010 IL COLLEGIO SINDACALE ‐ Brembo Sulla base di tali novità legislativa Internal Audit di Brembo sta
esaminando tutti i propri flussi informativi con il Comitato per il Controllo
e con il Collegio Sindacale e sta cercando di individuare i principali
impatti.
In particolare l’attività è focalizzata sulle seguenti aree:
Valutazione dell’adeguatezza (impianto iniziale) del Sistema di
Controllo Interno
Valutazione dell’ efficacia (funzionamento) Sistema di Controllo
Interno
Responsabilità di comunicazione al CDA nel caso di anomalie gravi
di funzionamento Sistema di Controllo Interno
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Pag. 45 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
La funzione IA è centrale e da servizio a tutta l’organizzazione: 6 persone per 21 società in 15 paesi del mondo
Direzione Internal Audit Brembo Organizzazione
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Pag. 46 Direzione Internal Audit – 08/02/2011
Ruolo Internal Audit Brembo
Con l’attività di analisi e verifica IA fornisce una valutazione sull’effettivo funzionamento e sull’adeguatezza dei controlli
Con attività di consulenza, IA può contribuire a proposte di miglioramento dei controlli
Esistono perciò flussi informativi reciproci:
•IA trasmette agli enti di controllo gli esiti significativi delle verifiche effettuate •Gli enti di controllo segnalano a IA le anomalie riscontrate nella gestione dei propri rischi e controlli
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Le Attività di INTERNAL AUDIT di Brembo L’ambito e le tipologie di audit Fasi di svolgimento di un audit
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Ambito di Audit in Brembo Attività (es. pagare un fornitore)
Descrizione
Procedura
Responsabile
Processo (es. processo di acquisto)
Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività n
Organizzazione (es. Direzione Acquisti di Gruppo)
Processo 1
Processo 2
Processo n
Obiettivi Risorse Strutture Politiche
Piani
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Tipologie di Audit in Brembo
Audit di conformità (AC): finalizzato a verificare l’osservanza alle norme interne ed esterne
applicabili al contesto delle strutture organizzative o delle operazioni sotto esame
Audit gestionale (AG): finalizzato a verificare il funzionamento del Sistema di Controllo
Interno dell’auditable unit, nonché la capacità di conseguire i propri obiettivi in termini di
efficacia, efficienza ed economicità
Audit organizzativo (AO): basato sull’analisi delle singole Società del Gruppo, al fine di
verificare il funzionamento del Sistema di Controllo Interno, nonché la capacità di conseguire i
propri obiettivi in termini di efficacia, efficienza ed economicità nelle diverse aree aziendali.
L’audit organizzativo permette anche di verificare l’allineamento delle Società del Gruppo.
Audit etico (AE): attivato a seguito di specifica segnalazione, finalizzata a verificare
l’osservanza del Codice Etico e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo Brembo,
così come definito dal D. Lgs. 231/01.
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Fonti del processo Audit in Brembo
Piano di audit: piano delle attività triennale predisposta dal Direttore
Internal Audit, da cui deriva il Piano di audit Annuale e il Budget per l’anno
di riferimento;
Richieste da altri enti : il Presidente/Amministratore Delegato, il Comitato di
Controllo Interno, l’organismo di Vigilanza, il Collegio Sindacale e
l’Amministratore Esecutivo incaricato di sovraintendere il Sistema di
Controllo Interno possono chiedere a Direttore Internal Audit di attivare un
audit su un’area considerata particolarmente rischiosa, anche se non a
piano
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Fonti del processo Audit in Brembo
Segnalazioni :
Qualsiasi notizia riguardante possibili violazioni, comportamenti, pratiche non
conformi a quanto stabilito nel Codice Etico e nel Modello di Organizzazione,
Gestione e Controllo e/o che possano arrecare danno o pregiudizio, anche solo
d’immagine a Brembo S.p.A. o ad una sua società partecipata;
Internal Audit procede ad effettuare delle verifiche preliminari al fine di
valutare l’attendibilità, la natura e la competenza della segnalazione; se il DIA
ritiene che sia opportuno procedere ad un vero e proprio audit, detto Audit
Etico, l’attivazione viene valutata da:
• Organismo di Vigilanza, per le segnalazioni di sua competenza
• Presidente di Brembo S.p.A., per le segnalazioni dirette all’Internal Audit
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Fasi di svolgimento di un audit in Brembo
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Fasi di svolgimento di un audit in Brembo
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Fasi di svolgimento di un audit in Brembo
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Flow‐chart del processo di audit 3/3 in Brembo
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Cosa è il Follow up? Attività finalizzata a verificare che i piani di miglioramento siano stati effettivamente implementati in modo adeguato, efficace e tempestivo, riducendo il rischio ad un livello accettabile per l’organizzazione.
A seguito di un rilievo due strade per il management:
1. Intraprendere azioni correttive efficaci a rimuovere l’anomalia
2. Decidere di accettare il rischio ‐ condivisione con vertice aziendale
AUDIT RACCOMANDAZIONI
PIANI DI MIGLIORAMENTO
RISK ACCEPTANCE
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Flow‐chart del processo di follow – up in Brembo Priorità Alta
