Instructivo Para Normar El Uso Del Sistema de Gestion Documental Quipux Para Las Entidades de La...

7/26/2019 Instructivo Para Normar El Uso Del Sistema de Gestion Documental Quipux Para Las Entidades de La Administracio

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REGISTRO OFICIAL

Administracin del Seor Ec. Rafael Correa Delgado

Presidente Constitucional de la Repblica del Ecuador

Lunes, 25 de Mayo de 2009 - R. O. o. 59!

FUNCION EJECUTIVA

ACUERDOS:

SECRETARIA GENERAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Y COMUNICACIN:

718......... Dctase el Instructivo para normar el uso del Sistema de Gestin Documental Quipux para lasentidades de la Administracin Pblica Central

N 718

Vinii! A"#$%$&! E'(in)"

SECRETARIO GENERAL DE LA

ADMINISTRACION PUBLICA Y COMUNICACION

C!n'i&)%$n&!:

Que el Estatuto del R!imen "urdico # Administrativo de la $uncin E%ecutiva en su artculo &&' nmero &establece (ue) *+a Administracin Pblica impulsar, el empleo # aplicacin de las tcnicas # medioselectrnicos- in.orm,ticos # telem,ticos- para el desarrollo de su actividad # el e%ercicio de suscompetencias- con las limitaciones (ue a la utili/acin de estos medios establecen la Constitucin # lasle#es01

Que el artculo &23 del Estatuto del R!imen "urdico de la $uncin E%ecutiva establece (ue *lascomunicaciones entre los r!anos administrativos podr,n e.ectuarse por cual(uier medio (ue ase!ure laconstancia de su recepcin01

Que- la +e# de Comercio Electrnico- $irmas Electrnicas # 4ensa%es de Datos- en su artculo 3- reconoceel valor %urdico de los mensa%es de datos- otor!,ndoles i!ual valor %urdico (ue los documentos escritos1

Que- la +e# de Comercio Electrnico- $irmas Electrnicas # 4ensa%es de Datos- en su artculo 5- determinalas caractersticas para el arc6ivo en la conservacin de los mensa%e de datos1

Que- la +e# de Comercio Electrnico- $irmas Electrnicas # 4ensa%es de Datos- en su artculo &7- establece(ue la .irma electrnica tendr, i!ual valide/ # se le reconocer,n los mismos e.ectos %urdicos (ue a una.irma manuscrita en relacin con los datos consi!nados en documentos escritos- # ser, admitida comoprueba en %uicio1
http://www.derechoecuador.com/index.php?option=com_content&task=view&id=4979&Itemid=534#No718http://www.derechoecuador.com/index.php?option=com_content&task=view&id=4979&Itemid=534#No718http://www.derechoecuador.com/index.php?option=com_content&task=view&id=4979&Itemid=534#No718


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Que- la +e# de Comercio Electrnico- $irmas Electrnicas # 4ensa%es de Datos- en su artculo &8- establecelos re(uisitos de valide/ de la .irma electrnica- para !aranti/ar autenticidad- .iabilidad e inte!ridad de losmensa%es de datos1

Que- la +e# de Comercio Electrnico- $irmas Electrnicas # 4ensa%es de Datos- en su artculo 8&- otor!a lacalidad de instrumento pblico # reconoce la valide/ %urdica de los mensa%es de datos otor!ados-

con.eridos- autori/ados o expedidos por # ante autoridad competente # .irmados electrnicamente1

Que- el Instructivo de 9r!ani/acin :,sica # Gestin de Arc6ivos Administrativos- publicado en el Re!istro9.icial ;< '= del 38 de %ulio del 3228- en el Captulo >I- (ue trata sobre *+a Conservacin de Documentos0-establece (ue) *las Instituciones est,n obli!adas a establecer pro!ramas de se!uridad para prote!er #conservar los documentos en cada una de las unidades arc6ivsticas- puede incorporar tecnolo!as deavan/ada en la proteccin- administracin # conservacin de sus arc6ivos- empleando cual(uier medioelectrnico- in.orm,tico- ptico o telem,tico- siempre # cuando se 6a#an reali/ado estudios tcnicos comoconser?vacin .sica- condiciones ambientales- operacionales- de se!uridad- perdurabilidad # reproduccinde la in.ormacin as como del .uncionamiento ra/onable del sistema01

Que- es poltica !ubernamental desarrollar la !estin documental del sector pblico mediante laincorporacin de @ecnolo!as de In.ormacin # Comunicacin- para a!ilitar el .lu%o de in.ormacin # lacorrespondencia interna- as como entre entidades pblicas1 #-

En e%ercicio de sus atribuciones constantes en los artculos &8 letra b # s del Estatuto del R!imen "urdico# Administrativo de la $uncin E%ecutiva-

A*)%&$:

DICTAR EL SIGUIENTE INSTRUCTIVO PARA NORMAR EL USO DEL SISTEMA DE GESTIONDOCUMENTAL +UIPU, PARA LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA CENTRAL:

A%-. 1. Se dispone a las entidades de la Administracin Pblica Central de la $uncin E%ecutiva la utili/acindel sistema BebBBB!estiondocumental!ovec para la !estin de la correspondencia interna- externa einterinstitucional de documentos di!itales # .sicos

A%-. /. F*ni!n$"i&$&)' &)" 'i'-)0$.El sistema Beb tiene las si!uientes .uncionalidades)

a Creacin- envo- recepcin- almacenamiento # clasi.icacin de memorandos- o.icios # circulares

di!itales .irmados electrnicamente1

b :s(ueda- recuperacin # presentacin de documentos- incluido el recorrido de los mismos1

c Acceso al sistema por parte de usuarios internos # externos de las instituciones- incluidos ciudadanos1

d 9r!ani/acin- clasi.icacin # almacenamiento de documentos di!itales en carpetas o expedientesvirtuales Se inclu#e control de documentos en papel almacenados en arc6ivos .sicos1

e Recepcin- captura e in!reso de documentos en papel1
http://www.gestiondocumental.gov.ec/http://www.gestiondocumental.gov.ec/


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. @ramitacin de documentos con.orme .lu%o or!,nico re!ular interno1

! so de .irmas electrnicas personales e intrans.eribles en los documentos di!itales Se permite lacreacin # envo de documentos sin .irma electrnica con el envo obli!ado del papel .irmado1

6 Creacin de reportes estadsticos de documentos creados # enviados- tramitados- pendientes #arc6ivados1

i Conservacin- trans.erencia o eliminacin de carpetas o expedientes- se!n tablas de conservacindocumental1

% Creacin compartida de documentos1 #-

Administracin de instituciones- ,reas- arc6ivos di!itales # .sicos- usuarios # sus per.iles

A%-. . A&0ini'-%$i2n &)" 'i'-)0$ 3)4. +a administracin del sistema BebBBB!estiondocumental!ovec estar, temporalmente a car!o de la Subsecretara de In.orm,tica de laPresidencia de la Repblica- 6asta (ue se con.orme una unidad con la estructura # recursos 6umanos-tcnicos # or!ani/acionales su.icientes

A%-. 5. A"0$)n$0i)n-! &) "$ in6!%0$i2n. A travs del sistema BebBBB!estiondocumental!ovec sealmace?nar, # clasi.icar, la in.ormacin documental de las entidades o instituciones re!istradas # (ueutilicen el sistema- ba%o estrictas normas # est,ndares de se!uridad- con.idencialidad- privacidad-disponibilidad # conservacin de la in.ormacin

+as caractersticas de autenticidad- .iabilidad e inte!ridad de la in.ormacin est,n !aranti/adas con el usode .irmas electrnicas proporcionadas por una entidad de Certi.icacin de In.ormacin Acreditada por elConse%o ;acional de @elecomunicaciones ? C9;A@E+

+a estructura de la base de datos para almacenar la in.ormacin documental se muestra en la @abla ;< &

O%&)n C$0(! D)'%i(i2n

& ;mero del documento Identi.icador nico del documento o del mensa%e de datos

3 Cdi!o del documento Identi.icador nico compuesto por las si!las de la institucin #Fo

,rea- tipo de documento- el ao en curso # nmero dedocumento

H $ec6a de re!istro $ec6a de re!istro de documento

7 $ec6a del documento $ec6a de emisin del documento

8 bicacin del documento Direccin de la ubicacin del documento en el arc6ivo di!ital

' Estado del tr,mite Estado del tr,mite

= suario actual suario actual

5 $ec6a asi!nacin usuario $ec6a m,xima del tr,mite

Con.irmacin de lectura Indica si el documento .ue ledo o no

&2 $ec6a de a!enda $ec6a para la (ue se a!end un documento pendiente

&& Con copia suarios a los (ue se les enva una copia

&3 ;mero externo ;mero con el (ue lle!a un documento externo
http://www.gestiondocumental.gov.ec/http://www.gestiondocumental.gov.ec/http://www.gestiondocumental.gov.ec/http://www.gestiondocumental.gov.ec/


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&H Asunto @ema del documento

&7 Descripcin anexos Descripcin de los anexos

&8 Con.irmacin de impresin Indica si el documento .ue impreso o no

&' @exto @exto del documento

&= @ipo @ipo de documento) memorando- o.icio o circular

&5 Remitente Identi.icacin del remitente

& Destinatario Identi.icacin del destinatario

32 Permiso Se!uridad del documento Jpblico o reservado

3& $irma Indica si el documento .ue .irmado o no

33 $ec6a .irmado $ec6a de la .irma electrnica

3H Documento .irmado 4ensa%e de datos con la .irma electrnica

37 Institucin actual Institucin actual en la (ue se encuentra el documento

T$4"$ N 1. E'-%*-*%$ ($%$ $"0$)n$% "$ in6!%0$i2n &!*0)n-$"

+os documentos ser,n adem,s almacenados en carpetas de .ormato PD$ JPortable Document $ormat

Kasta (ue se expida una ;ormativa de Est,ndares de Interoperabilidad- los documentos o arc6ivos anexos-.irmados o no electrnicamente # a procesar en el sistema- deber,n usar .ormatos no propietarios oabiertos- pre.eriblemente los .ormatos 9D$ J9pen Document $ormat o PD$

A%-. . C!&i6i$i2n 6!%0$-! &) "!' &!*0)n-!'. +os documentos tendr,n un cdi!o nico oidenti.icador asi!nado por el sistema- .ormado de la si!uiente manera)

a +os memorandos)

& Si!las de la institucin #Fo ,rea3 Ao en cursoH Secuencial7 @ipo del documento J41

b +os o.icios)

& Si!las de la institucin #Fo ,rea3 Ao en cursoH Secuencial7 @ipo del documento J91 #-

c +as circulares)

& Si!las de la institucin #Fo ,rea

3 Ao en curso

H Secuencial

7 @ipo del documento JC

Estos documentos tendr,n un .ormato predeterminado para el encabe/ado- pie de p,!ina- ima!en

institucional # dem,s in.ormacin (ue se considere pertinente


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+a codi.icacin # .ormato de los documentos pueden ser con.i!urados por el Administrador institucional encada institucin

A%-. 9. O%$ni;$i2n &)" $%


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Slo la m,xima autoridad de una institucin puede cali.icar un documento como reservado- de con.ormidadcon lo (ue establece la +e# 9r!,nica de @ransparencia # Acceso a la In.ormacin Pblica # su re!lamento

A%-. >. S)*%i&$& &) "$ in6!%0$i2n. Cada usuario contar, con un identi.icador # contrasea paraacceder al sistema # de esta manera autenticar su identidad +a contrasea es con.idencial # de absolutaresponsabilidad del titular de la misma El usuario del sistema puede utili/ar la in.ormacin (ue le 6a sido

con.iada solamente para los propsitos de.inidos # no deber, en nin!n caso compartir la contrasea conotros usuarios o personas

El Administrador institucional ser, el responsable de la administracin de la creacin # actuali/acin deusuarios # sus per.iles As mismo deber, reportar cual(uier 6ec6o ilcito e in.raccin detectado adem,s deprestar el apo#o re(uerido para cual(uier auditora in.orm,tica a las autoridades institucionales # de control

+a unidad (ue administre el sistema implementar, medidas de se!uridad estrictas # aplicando est,ndaresrecomendados para este e.ecto en los si!uientes niveles) in.ormacin # respaldos- usuarios # contraseas-centro de datos # e(uipos

+as medidas de se!uridad !aranti/ar,n el .uncionamiento continuo del sistema as como la disponibilidad delos datos .rente a eventos como) .allas de e(uipos # pro!ramas- corrupcin de datos- robos # sabota%es

A%-. 1?. A("i$i2n 3)4 ($%$ 6i%0$% )")-%2ni$0)n-). Se pone a disposicin de los usuarios- (uedisponen de certi.icados de .irma electrnica- la aplicacin Leb 6ttp)FF.irmadi!italin.ormatica!ovec para(ue puedan .irmar- veri.icar # desci.rar documentos di!itales- as como tambin veri.icar la valide/ de loscerti.icados

A%-. 11. S!(!%-) &!*0)n-$i2n &)" 'i'-)0$.+a unidad (ue administre el sistema ser, la encar!adade brindar el soporte tcnico respectivo- as como elaborar- actuali/ar # di.undir la documentacin para la

operacin # mantenimiento del sistema

A%-. 1/. D)6inii2n &) -@%0in!':

$ A&0ini'-%$&!% in'-i-*i!n$". $uncionario encar!ado de la con.i!uracin # administracin del sistemadentro de cada institucin1

4 A&0ini'-%$&!% &)" $%


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D!*0)n-! 6='i!. Documento convencional o en papel1

D!*0)n-! (4"i!. Documento de libre acceso # cu#o conocimiento no est, restrin!ido a nin!n!rupo de personas1

" D!*0)n-! %)')%#$&!. Documento cali.icado por la autoridad # cu#o conocimiento est, circunscritoa un !rupo determinado de personas1

0 E()&i)n-). ltimo nivel de la or!ani/acin de arc6ivos di!ital o .sico- en donde se almacenan losdocumentos di!itales o .sicos- (ue re.le%a un orden como resultado de una a!re!acin sucesiva dedocumentos- pertenecientes a una persona o asunto1

n In6!%0$i2n. Contenido de un documento di!ital o .sico1

! In-)%i&$&. Salva!uardia de la exactitud # totalidad de la in.ormacin # de los mtodos deprocesamiento del documento di!ital- as como de las modi.icaciones reali/adas por entes debidamenteautori/ados1

( 0)0!%$n&!. Documento en el (ue se expone al!o (ue debe tenerse en cuenta o comunicarse parauna accin o en determinado asunto en la Administracin Pblica 4ensa%e de datos al interior de unainstitucin1

!6ii!. Documento de car,cter o.icial o protocolario (ue utili/a una autoridad para comunicar asuntos

re.erentes de la Administracin Pblica a otra autoridad 4ensa%e de datos externos entre instituciones opersonas naturales o %urdicas1

% P%i#$i&$&. El derec6o a mantener el secreto sobre las acciones- comunicaciones # documentospersonales de una persona1 #-

' R)(!'i-!%i!. Sitio centrali/ado donde se almacena # mantiene in.ormacin di!ital- 6abitualmentebase de datos o arc6ivos in.orm,ticos

De la e%ecucin del presente acuerdo- (ue entrar, en vi!encia a partir de su publicacin en el Re!istro9.icial- enc,r!uese al Subsecretario de In.orm,tica de la Presidencia de la Repblica

Dado en el Palacio ;acional- en Quito- a && de ma#o del 322

. >inicio Alvarado Espinel

Es .iel copia del ori!inal? +o certi.ico

Quito- && de ma#o del 322

. Ab 9scar Pico Solr/ano- Subsecretario General de la Administracin Pblica

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