INSTRUCTIVO INSCRIPCIÓN, ACTUALIZACIÓN, Y MODIFICACIÓN DE ...

INSTRUCTIVO INSCRIPCIÓN, ACTUALIZACIÓN O MODIFICACIÓN DE ENTIDADES EN EL SISTEMA CHIP

PROCESO CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN O MANTENIMIENTO DE ENTIDADES

FECHA DE APROBACIÓN: 09/11/2020

CÓDIGO: CON11-INS01

VERSIÓN: 04

INSTRUCTIVO INSCRIPCIÓN, ACTUALIZACIÓN, Y

MODIFICACIÓN DE ENTIDADES EN EL SISTEMA CHIP

SUBCONTADURIA DE CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN Contaduría General de la Nación

“Cuentas claras, Estado transparente”






VERSIÓN: 04

SUBCONTADURÍA DE CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN Jorge de Jesús Varela Urrego Subcontador

GIT PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE PRODUCTOS Iván J. Castillo Caicedo Coordinador

GIT ESTADISTICA Y ANÁLISIS ECONÓMICO Omar Mancipe Saavedra Coordinador






VERSIÓN: 04

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3 TIPOS DE SOLICITUDES 4 1. INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES 4 1.1 Verificación 4 1.2 Asignación de Datos Básicos 5 1.3 Asignación de Estado 9 1.4 Asignación de Categorías 11 1.5 Asignación de Responsables 21 1.6 Asignación de Atributos Extensibles 25 1.7 Composición Patrimonial 26 1.8 Usuarios Estratégicos 35 2. ACTUALIZACIÓN O MODIFICACIÓN DE DATOS BÁSICOS DE LA ENTIDAD 37 2.1 Cambio de Subestado 37 2.2 Cambio de Estado 42 3. CLASIFICACIÓN CÓDIGO CUIN 45 3.1 Revisión de la documentación Requerida 45 3.2 Análisis de documentos 45 3.3 Clasificación o reclasificación 46 3.4 Ingreso de información del CUIN al CHIP 46 3.5 Envío de Comunicación asignación a Subcontaduría de Investigación 46 4. RECLASIFICACIÓN CÓDIGO CUIN 53 4.1 Consulta código CUIN y Análisis de documentos de entidad 53






VERSIÓN: 04

INTRODUCCIÓN

Los grupos internos de trabajo Procesamiento y Análisis de Productos - GIT PAP y Estadística y Análisis Económico – GIT EAE de la Subcontaduría de Consolidación de la Información, realizan las actividades correspondientes a la inclusión, inscripción, clasificación, modificación y actualización de entidades contables públicas en el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública-CHIP de acuerdo al procedimiento CON-PRC11 denominado “Inscripción y mantenimiento de entidades”.

Asimismo, realizan la asignación del Código Único Institucional CUIN de las entidades del sector público colombiano que se basa en la estructura del Árbol de Consolidación del Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas- MEFP, fundamentado en las normas, naturaleza de las entidades o empresas y las recomendaciones por consenso sobre clasificación o reclasificación que se emiten por parte dl Comité Técnico de la Comisión Intersectorial de Estadísticas de las Finanzas Públicas.

En consideración a que este procedimiento requiere la realización de acciones específicas, se hace necesario elaborar este instructivo en complemento del procedimiento antes mencionado, con el fin de ilustrar y describir los tipos de solicitudes y las principales acciones que debe realizar el servidor público o contratista que tenga asignado el perfil de “Administrador de Entidades”.

Es necesario advertir que para registrar o inscribir la entidad contable pública en el CHIP, se debe contar con el concepto jurídico emitido por el Coordinador del grupo interno de trabajo Gestión Jurídica, en el cual se concluye que la entidad se encuentra dentro del ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública, o corresponde a una entidad que reporta información para propósitos específicos.

Una vez cumplida esa condición, el responsable del GIT PAP procede a incluir los datos básicos de manera que el aplicativo genere un código que identifique la nueva entidad contable pública, y con él se proceda a la activación del mismo en el sistema; sin embargo esta actividad debe complementarse, con la asignación de categorías, responsables, ámbitos, atributos extensibles y composición patrimonial cuando haya lugar; seguido procede a la asignación del código CUIN y elabora la comunicación que informa al representante legal el código y la fecha de corte que debe reportar a la Contaduría General de la Nación.

4






VERSIÓN: 04

TIPOS DE SOLICITUD

A continuación, se describen los tipos de solicitudes que realizan las diferentes entidades

1 INSCRIPCIÓN DE ENTIDAD

1.1. Verificación Antes de iniciar la inscripción, verifique que la entidad no tenga código institucional, esto como actividad preventiva que evite la asignación de dos códigos a una misma entidad, para lo cual debe ingresar al módulo de “Entidad” del CHIP producción y elegir la opción “Entidad” y hacer clic en “Seleccionar Entidad”.

En la opción NIT coloque el número correspondiente, esto con el fin de evitar que se creen dos entidades con diferente nombre e igual NIT.

5






VERSIÓN: 04

Si la entidad no está registrada, inicie la inscripción. 1.2 Asignación Datos Básicos

Únicamente podrá ingresar con su usuario y contraseña al aplicativo CHIP-producción quien tiene el perfil de “Administrador de Entidades” en el Sistema CHIP.

• Ingrese al módulo de entidades, haga clic en la opción “Archivo” y elija “Nuevo”; a continuación, aparecerá la pantalla “Nueva Entidad”, en la cual debe diligenciar los campos correspondientes a los datos básicos.

6






VERSIÓN: 04

• Diligencie los campos correspondientes, verifique que la información suministrada por la entidad en el Formato de solicitud de código CON11-FOR01, coincida con los soportes legales que adjunta y que previamente fueron valorados por el GIT de Jurídica, así:

❖ NIT: tomado del Registro Único Tributario RUT

❖ Sigla: entendida como la abreviatura del nombre de la empresa que figure en los estatutos, de acuerdo con lo establecido por la Superintendencia de Sociedades en Concepto No. 220-62617 del 29 de noviembre de 2004, que indica “la sigla que corresponde al nombre social debe especificarse expresamente, es decir, los socios deben señalarlo en la escritura de constitución para no generar confusiones”.

Razón social: tener en cuenta las siguientes recomendaciones

1) Los nombres de las entidades se registran tal y como aparecen en el acto administrativo que originó su creación.

2) Los nombres de las entidades se registran en mayúscula inicial para cada nombre, excepto las preposiciones y los artículos gramaticales.

7






VERSIÓN: 04

3) Los municipios se registran por su nombre sin incluir las palabras “Alcaldía o Municipio”.

4) A los municipios que tiene nombres similares en otros departamentos, se les coloca un guion y el nombre del departamento correspondiente, ya que hay varios municipios con igual nombre en distintos departamentos, y hay municipios con nombre de departamento. Ej.: Colón – Putumayo; Colón (Génova) – Nariño; Sucre – Sucre.

5) A los departamentos se le antecede al nombre: “Departamento de XXX “. Ej. 111515000 Departamento de Boyacá.

6) Cuando la razón social especifique el tipo de entidad contable pública, se abreviará de la siguiente manera: E.S.E. – E.S.P. – E.P.S. – C.P.G.A. o U.A.E., esta abreviatura debe registrarse al comienzo del nombre, Ejs.: E.S.E. Hospital Tomas Uribe Uribe – Tuluá

7) La identificación del tipo de sociedad comercial, es decir S.A. – S.A.S. - LTDA. se registra al final del nombre, así: Ej.: E.S.P. de Maceo S.A.S.

8) Las entidades contables públicas con nombres iguales pero ubicados en distintos municipios, se les incluye el municipio al cual pertenecen. Ej. E.S.E. Hospital San Vicente de Paul - Fresno.

9) Cuando se presenten inquietudes relacionadas con la clasificación de las

entidades o en la configuración general de una entidad en el sistema CHIP, se debe consultar al Coordinador del GIT de Procesamiento y Análisis de Producto.

10) Las direcciones se registran lo más completo posible evitando las abreviaturas en las calles.

11) Los e-mails se deben escribir en minúscula.

❖ Objeto: tomado del Acto de constitución o de la escritura pública (debe escribirse toda la información).

❖ Documento de creación, número y fecha: tomado del Acto de constitución (identificar el tipo: Decreto, Ley, Acuerdo…) o de la escritura pública.

8






VERSIÓN: 04

❖ Departamento, municipio, dirección, código postal, teléfono, fax, e-mail, página Web: este campo corresponde a la ubicación geográfica, incluya la información suministrada por la entidad en el formato de solicitud de código institucional.

❖ Sector: Hace referencia a la clasificación del nivel Nacional o Territorial. El nivel (Nacional o territorial) corresponde al indicado en el acto administrativo que crea la entidad, y en el caso de no indicarse, se asigna en el nivel donde la sumatoria de los porcentajes de participación patrimonial de las entidades contables públicas sea mayor. Ejemplo: Interconexión Eléctrica S.A es entidad del nivel Nacional, teniendo en cuenta que la participación de MHCP y ECOPETROL suman aproximadamente 56,7%, valor que supera la participación de las entidades territoriales.

❖ Naturaleza: Tomada del Acto de constitución y de acuerdo con las funciones que realiza la entidad, debe identificar si es Adscrita, Vinculada, Vinculada Directa, Vinculada Indirecta, Supra u Otro, entendiendo lo siguiente:

Adscrita: Aquella entidad que se rige por los lineamientos de la principal. Vinculada: Entidades que tienen relación patrimonial con la entidad principal (Empresa).

Supra: Aquellas empresas de carácter público conformadas por el concurso de dos o más departamentos o municipios vinculados entre sí por relaciones de orden físico, económico o cultural (contemplados como asociación entre entidades en Ley 489 de 1998, artículos 94 y siguientes).

❖ Departamento y Municipio: Esta clasificación indica el departamento y el municipio

9






VERSIÓN: 04

al cual pertenece la entidad territorial.

❖ Agregadora, Planeadora o Consolidadora: Se diligencia de acuerdo con lo establecido en el capítulo IV de la Resolución 550 de 2005 emitida por la Contaduría General de la Nación.

• Todos los campos deben quedar debidamente diligenciados para que el sistema asigne la clave de acceso y deje la entidad en estado “Solicitud”. El sistema asigna el código respectivo.

•

1.3 Asignación de Estado

• Seleccionar el estado Activo para la entidad, para lo cual debe ingresar al menú de

opciones: “Entidad” y seleccionar “Estados”.

USUARIO ASIGNADO POR EL SISTEMA

10






VERSIÓN: 04

Aparece el siguiente recuadro:

En el Subestado elija la opción ACTIVA utilizando preferiblemente la fecha del día anterior, de manera que pueda terminar la operación el mismo día. Después elija para el Nuevo Estado la opción ACTIVO y en la fecha inicial del nuevo estado, coloque la fecha actual, el acto administrativo de creación y en observaciones escriba el número del concepto jurídico con el cual se determinó que la entidad se encuentra dentro del ámbito de aplicación del

Subest FECHA DEL DÍA

11






VERSIÓN: 04

RCP. Elija la opción guardar

1.4 Asignación de Categorías

• Seleccione el módulo “Categorías”

• Ubíquese en una de las categorías y en la opción “Ámbito Entidad” haga clic en “Asignar & Desasignar.

• En el orden que aparezcan en la pantalla, se asignan los ámbitos; para el caso del envío de información de deudores morosos, elija la opción “Ámbito” para la categoría

12






VERSIÓN: 04

“BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO”, elija la opción “GENERAL_BDME”

Aparece el siguiente pantallazo:

• Haga clic en la opción “Asignar Entidades a Ámbito”, seleccione código y escriba el código

de la entidad, elija la opción consultar y después la opción aceptar.

13






VERSIÓN: 04

• Indique la fecha de corte en la cual la entidad debe reportar información de dicha categoría y en el recuadro de mensaje elija aceptar. Esta fecha corresponde a la inmediata o próxima establecida en las resoluciones de reporte para cada categoría.

14






VERSIÓN: 04

• Las instrucciones anteriores se realizan para las categorías “NOTAS GENERALES DE LOS ESTADOS CONTABLES” “CONTROL INTERNO CONTABLE” y “EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE”.

La categoría “EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE” aplica únicamente para las entidades públicas clasificadas como empresas que deben presentar este informe a partir del 1 de enero de 2018.

Para la categoría “INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA” se realiza lo siguiente: de la lista de categorías seleccione la categoría mencionada y haga clic sobre la fecha del recuadro de “Ámbitos”.

En la opción ámbitos se listan los ámbitos de los cuales se debe escoger uno de ellos de acuerdo con la naturaleza y funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. La asociación de la entidad contable pública al ámbito permite utilizar un grupo de cuentas contables del Catálogo de Cuentas Contables, las cuales han sido previamente identificadas de acuerdo con el objeto que desarrollan las diferentes entidades contables públicas.

15






VERSIÓN: 04

Haga clic en la opción “Asignar Entidades a Ámbito”.

Seleccione la opción código y escriba el código de la entidad; haga clic en consultar y después en aceptar.

16






VERSIÓN: 04

Indique la fecha de corte en la cual la entidad debe reportar información de dicha categoría, teniendo en cuenta lo siguiente: En la fecha de asignación elija el período en el cual la entidad debe empezar a reportar información, tenga presente que esta indicación se hace de manera prospectiva, es decir que empezarían a reportar a partir del corte más próximo al de la fecha en que se está creando; ejemplo: se crea el 10 de diciembre de 2013, entonces el período a reportar será Octubre – diciembre de 2013.

Por regla general, si la entidad se crea 10 días antes de la fecha de corte (marzo 30 - junio 30 - septiembre 30- diciembre 30) debe reportar en el periodo siguiente, ejemplo: se crea el 25 de marzo de 2014, debe reportar el periodo Abril – junio de 2014.

Las solicitudes de asignación de código recibidas después del 20 de diciembre deben ser tramitadas en el mes de enero del año siguiente.

17






VERSIÓN: 04

En el recuadro de mensaje elija aceptar

Para la asignación de la categoría “INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA - CONVERGENCIA” la cual aplica a las entidades sujetas al ámbito de la Resolución 414 de 2014, se realiza lo siguiente: de la lista de categorías seleccione la categoría mencionada y haga clic sobre la fecha del recuadro de “Ámbitos”.

18






VERSIÓN: 04

En la opción ámbitos se listan los ámbitos de los cuales se debe escoger empresas no cotizantes. La asociación de la entidad contable pública al ámbito permite utilizar un grupo de cuentas contables del Catálogo de Cuentas, las cuales han sido previamente identificadas de acuerdo con el objeto que desarrollan las diferentes entidades contables públicas.

19






VERSIÓN: 04

Haga clic en la opción “Asignar Entidades a Ámbito”.

20






VERSIÓN: 04

Seleccione la opción código y escriba el código de la entidad; haga clic en consultar y después en aceptar.

Indique la fecha de corte en la cual la entidad debe reportar información de dicha categoría, teniendo en cuenta lo siguiente:

En la fecha de asignación elija el período en el cual la entidad debe empezar a reportar información, tenga presente que esta indicación se hace de manera prospectiva, es decir que empezarían a reportar a partir del corte más próximo al de la fecha en que se está creando; ejemplo: se crea el 10 de diciembre de 2015, entonces el período a reportar será Octubre – Diciembre de 2015.

Por regla general, si la entidad se crea 10 días antes de la fecha de corte (marzo 30- junio 30- septiembre 30 - diciembre 31) debe reportar en el periodo siguiente, ejemplo: se crea el 25 de marzo de 2015, debe habilitar el periodo Abril – junio de 2015.

21






VERSIÓN: 04

En el recuadro de mensaje elija Aceptar.

22






VERSIÓN: 04

1.5 Asignación de Responsables

Para ingresar la información de los responsables tenga en cuenta:

1. Los nombres de los responsables de enviar información siempre se registran en MAYÚSCULA SOSTENIDA.

2. Los cargos se ingresan tipo oración, con solo la primera letra en mayúscula.

• Ingrese al módulo de “Entidad”, elija la opción “Seleccionar Entidad”, escriba el código

de la entidad en el campo correspondiente, elija consultar y después aceptar

• En el módulo de “Entidad” seleccione la opción “Responsables”, seleccione el cargo al cual desea ingresar la información, elija guardar.

23






VERSIÓN: 04

• En la opción cargo seleccione contador y/o representante legal según sea el caso

24






VERSIÓN: 04

Diligencie los campos pertenecientes a cada cargo.

Haga clic en guardar y en el recuadro de mensaje haga clic en aceptar

25






VERSIÓN: 04

1.6 Asignación de Atributos Extensibles

• Haga clic en la pestaña “Atributos Extensibles”

26






VERSIÓN: 04

Diligencie los datos correspondientes a los clasificadores, con base en el tipo y la naturaleza de la entidad y teniendo en cuenta la asignación de responsables que se muestra en el siguiente cuadro.

CLASIFICADORES RESPONSABLE ENTIDADES

CLASIFICADOR CGN GIT PAP Nacionales y Territoriales

CATEGORIAS SEGÚN MEFP 2001 GIT PAP Nacionales y Territoriales

CLASIFICACION POR DEPARTAMENTO GIT PAP Territoriales

ENTIDADES PRESUPUESTO NACIONAL GIT PAP Nacionales

ENTIDADES NO CONSOLIDABLES CGN GIT PAP Nacionales y Territoriales

CLASIF GASTO FUNCIONES GOBIERNO GIT PAP Nacionales y Territoriales

• Las entidades que solo les aplica la categoría presupuestal (CGR), no se les asigna ningún clasificador.

• Las clasificaciones: EFCMM - Medellín Control, EFCMM - Medellín CIIU, EFCMM - Medellín FMI, EFCMM - Medellín PP inversión y EFCMM - Medellín Estructura, solamente los diligencia el GIT PAP, por solicitud expresa de los usuarios de Medellín.

Cuando termine este proceso seleccione la opción guardar.

1.7 Composición Patrimonial

Esta información solo se diligencia para las sociedades clasificadas como “vinculadas directas” y “vinculadas indirectas”. El ingreso al sistema se realiza por la ruta Entidad/Seleccionar entidad, se digita el código y se consulta; una vez aparezca el nombre de la entidad se hace clic en aceptar.

La vigencia para la Tabla de Participación Patrimonial – TPP, corresponde a la del día que se está creando la entidad, por eso debe colocarse la fecha del día en que se crea.

27






VERSIÓN: 04

Luego ingrese al módulo de Entidad y elegir la opción Composición patrimonial

Verificar que aparezca en estado Activo y Subestado Activa

28






VERSIÓN: 04

Observe que el acumulado de la composición patrimonial está en cero, marque la entidad y asigne la composición patrimonial hasta completar el 100% y grabar.

Por regla general se utilizan los siguientes códigos genéricos:

• Privados minoritarios, código 923271051: Esta entidad se selecciona cuando los inversionistas son privados y los porcentajes de participación sumados no superan el 5%. Si el porcentaje es superior, se crea la entidad como entidad referenciada indicando los datos que corresponden a la misma. Ejemplo:

La participación de los accionistas privados, debe diligenciarse en su totalidad cuando individualmente sea igual o superior al 5%; cuando la participación individual sea menor al 5%, se suman entre si y se incluye en un solo registro con nombre "Accionistas minoritarios", caso en el cual solo se diligencia el campo %. Para ser coherente con formato de solicitud.

29






VERSIÓN: 04

El “Estado”, para el caso de los privados minoritarios es “REFERENCIA”

• Filial Extranjera ECP, código 923272558: Esta entidad se selecciona para identificar los inversionistas extranjeros, pero que al mismo tiempo su patrimonio es de propiedad de una entidad contable pública colombiana.

Se digita el código y se consulta, una vez aparezca el nombre de la entidad se hace clic en aceptar.

30






VERSIÓN: 04

Seleccione la opción “Asignar”

Si la entidad inversionista es PÚBLICA, selecciónela y de aceptar:

31






VERSIÓN: 04

Seleccione la entidad y dé “Asignar”, indique el porcentaje de participación patrimonial (Ejemplo: 98,8%) tal como se observa en la siguiente imagen.

Observe que se incluya el porcentaje en el CHIP, así:

32






VERSIÓN: 04

Para el caso de las entidades REFERENCIADAS, es decir las entidades privadas con participación superior al 5%, incluya los siguientes datos y seleccione ACEPTAR:

Aparece el siguiente mensaje:

33






VERSIÓN: 04

Verifique el acumulado hasta completar el 100%, como se observa en el siguiente ejemplo:

Una vez finalizados los pasos anteriores, se procede a enviar la comunicación al representante legal (existe una proforma de comunicación).

34






VERSIÓN: 04

1.8 Usuarios Estratégicos

Para que se efectúen las parametrizaciones de las categorías de usuarios estratégicos correspondientes, al finalizar el proceso de creación debe comunicarse por correo electrónico a los responsables de su mantenimiento y a los interesados de la Subcontaduría de Centralización de la Información con los siguientes mensajes:

Asunto: Asignación código CGN

Buenos días,

Para los fines pertinentes se informa que se ha creado un nuevo código en el sistema CHIP para la siguiente entidad (Ejemplo):

INTERCOLOMBIA S.A E.S.P Código: 923272569 Nit 900.667.590-1 Tel: 054 - 3 25 22 70, 3 15 76 36 Dirección: Calle 12 sur Carrera 18 - 168 Ciudad: Medellín – Antioquía Radicado N° XXXXXXXXXXXX

35






VERSIÓN: 04

Asunto: Actualización de datos entidades CGN

Buenos días,

Para los fines pertinentes se informa que se ha modificado un atributo de la siguiente entidad (ejemplo):

Antes: ALCALIS DE COLOMBIA LTDA Código: 30600000 Nit860.028005-9 Después: ALCALIS DE COLOMBIA LTDA – EN LIQUIDACIÓN Código: 30600000 Nit860.028005-9 Radicado N° XXXXXXXXXXXX

36






VERSIÓN: 04

El mensaje debe ser enviado a:

• Usuarios Estratégicos

1. Categoría CGR: [email protected] 2. Categoría FUT: [email protected] 3. Administrador SIIF: [email protected]

• Subcontaduría de Centralización

1. Responsable del mantenimiento del CHIP 2. Subcontador de Centralización de la Información 3. Coordinador del GIT de Gestión de entidades 4. Analista asignado 5. GIT CHIP

• Subcontaduría de Consolidación

1. Subcontador de Consolidación de la Información 2. GIT Estadísticas y Análisis Económico: Coordinador 3. GIT Procesamiento y Análisis de Productos: Coordinador

• Orfeo Responsable parametrización del sistema de correspondencia Orfeo

Nota: Cuando se efectúen inactivaciones de códigos de entidades, estás deben informarse a los mismos responsables anteriores, excepto al responsable de la parametrización del Sistema ORFEO

Asunto: Inactivación código CGN

Buenos días,

Para los fines pertinentes se informa que se ha inactivado el código de la siguiente entidad en el sistema CHIP (Ejemplo):

ALCALIS DE COLOMBIA LTDA – EN LIQUIDACIÓN Código: 30600000 Nit860.028005-9 Motivo: Liquidación Radicado N° XXXXXXXXXXXX

mailto:[email protected]



37






VERSIÓN: 04

2. ACTUALIZACIÓN O MODIFICACIÓN DE DATOS BÁSICOS DE LA ENTIDAD

En la actualización y modificación de datos básicos de una entidad se realizan cambios en su razón social, naturaleza, ámbito y nombres de los responsables. Asimismo, se modifica su subestado a liquidación y su estado a inactiva.

2.1 Cambio de Subestado en liquidación

Antes de iniciar la inscripción, verifique el estado en que se encuentra la entidad. En la opción código coloque el código de la entidad y haga clic en aceptar

38






VERSIÓN: 04

Seleccione entidad y elija la opción Estados

Verifique que su estado sea Activo y su subestado Activa

Inicie la modificación seleccionando la opción en liquidación del subestado

39






VERSIÓN: 04

Ingrese la fecha del nuevo estado y la información perteneciente al acto administrativo al igual que las observaciones a las que haya lugar

Haga clic en guardar y luego en aceptar

40






VERSIÓN: 04

Además del cambio de subestado se debe modificar la razón social de la entidad adicionando En liquidación a su nombre. Para ello elija la opción modificar

En el recuadro razón social incluya la palabra en liquidación separada de un guion

41






VERSIÓN: 04

Haga clic en guardar y después en aceptar

42






VERSIÓN: 04

2.2 Cambio de Estado Inactivo En la opción código coloque el código de la entidad y haga clic en aceptar

Seleccione entidad y elija la opción Estados

43






VERSIÓN: 04

Inicie la modificación. Elija en Nuevo Estado la opción en Inactivo

Y en subestado seleccione la opción dependiendo de la causa que originó la inactivación de la entidad

44






VERSIÓN: 04

Ingrese la información perteneciente a la fecha del nuevo estado, el acto administrativo y las observaciones a las que haya lugar

Elija la opción guardar y luego aceptar

45






VERSIÓN: 04

46






VERSIÓN: 04

3 CLASIFICACIÓN CÓDIGO CUIN

I. CLASIFICACIÓN ECONÓMICA DE ENTIDADES – CÓDIGO ÚNICO INSTITUCIONAL CUIN Después de inscrita y realizada la clasificación básica de una entidad se procede a realizar la asignación del código CUIN. Esta clasificación está armonizada a los lineamientos del Manual de Estadísticas de Finanzas Públicas – MEFP 2014. Y para efectuarla, se partirá en esta sección desde el origen, es decir, desde cuando una entidad nueva llega a la U.A.E Contaduría General de la Nación al área encargada para la clasificación económica CUIN, más adelante en la sección II se explicará el paso a paso para la generación del código CUIN en el sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública - CHIP. GENERALIDADES:

✓ Entidad encargada de administrar la base de datos CUIN: U.A.E Contaduría General de la Nación.

✓ Área encargada de clasificación económica CUIN: Grupo Interno de Trabajo de Estadísticas y Análisis Económico – GIT E.A.E.

✓ Documentos necesarios para la clasificación económica CUIN: Acto administrativo mediante el cual se crea la entidad o se modifica, formato de inscripción o mantenimiento de entidades CON11-FOR01, Registro Único Tributario – RUT (opcional) y Cámara de Comercio (opcional).

PASO A PASO CLASIFICACIÓN ECONÓMICA CUIN

1. El último día hábil de cada mes, el servidor público asignado1 para la clasificación de

entidades bajo el código CUIN deberá recopilar la información de las entidades nuevas que se crearon en el mes, de igual forma la información de las entidades que presentaron novedades2 como: inactivación, reclasificación3 y cambio de razón social, la anterior información es remitida4 por el Grupo Interno de Trabajo de Producción y análisis de Productos – PAP al Grupo Interno de Trabajo de Estadísticas y Análisis Económico – GIT EAE en el trascurso del mes.

1 Asignado, puede ser el coordinador del GIT EAE, o la persona que el asigne. 2 Esta información es para efectos de actualización de la base de datos CUIN. 3 Para efectos de reclasificación se procede mediante previo aviso por parte del GIT PAP al GIT EAE (correo electrónico), o también se puede

dar el caso de que la Mesa de Entidades así lo decida teniendo en cuenta cualquier novedad que amerite una reclasificación CUIN. 4 Remitida por correo electrónico.

47






VERSIÓN: 04

2. Se deberá realizar una clasificación inicial5 de las entidades, esta clasificación corresponde a la clasificación económica: 5 primeros dígitos del CUIN. Por lo anterior, con base en “Documentos necesarios para la clasificación económica CUIN” se debe realizar lo siguiente:

✓ Definir si la entidad a clasificar cumple los siguientes aspectos establecidos por la

Mesa de Entidades (para este caso se utiliza la documentación requerida de la entidad), por lo que se debe identificar:

Unidad institucional: es una entidad económica que tiene capacidad, por derecho

propio, de poseer activos, incurrir en pasivos, comprometerse en actividades económicas y en transacciones con otras entidades de las cuales es responsable ante la ley.6 En grandes rasgos se ha determinado si la entidad posee personería jurídica, es una unidad institucional.

Sector Institucional: Para este caso se debe considerar la naturaleza económica de

la entidad, en particular si son productores de mercado o no de mercado. Se entiende que una unidad institucional es productora de mercado “cuando vende toda o la mayoría de sus productos a precios económicamente significativos”7 De lo contrario, se considera una unidad institucional productora de no mercado aquella que “entrega su toda su producción o la mayoría de ella gratis o a precios que no son económicamente significativos”8. En el Manual de Estadísticas de Finanzas Públicas MEFP 2014, se han determinado tres sectores: Sociedades financieras, Sociedades no financieras y Entidades de Gobierno.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Mesa de Entidades creó un árbol de clasificación

CUIN9 que contiene la numeración de la clasificación económica y facilita dicha clasificación. Para efectos de explicación, a continuación se muestra de manera resumida una estructura aproximada al árbol CUIN actual:

5 Clasificación provisional, sujeta a comentarios por parte de los integrantes de la Mesa de Entidades (ver paso 3) 6 Manual de Estadísticas de Finanzas Públicas – MEFP 2014. 7 Manual de Estadísticas de Finanzas Públicas – MEFP 2014 8 Manual de Estadísticas de Finanzas Públicas – MEFP 2014 9 Consultar árbol CUIN en: http://www.contaduria.gov.co/clasificacion-entidades-segun-cuin

48






VERSIÓN: 04

Tabla 2 – Estructura del Árbol CUIN

(1) N

(2) Sector

(3) N

(4) Subsector

(5) N

(6) Tipo

(7) N

(8) supra región

(9) N

(10) Nivel

territorial

1 Sociedades no financieras X X X X

2 Sociedades financieras X X X X

3 Gobierno General X X X X

(1) (*) Corresponde a la numeración que pertenece al Sector. (2) Corresponde al nombre del sector. (3) (*) Corresponde a la numeración del subsector. (4) Corresponde al nombre del subsector, para este caso el árbol CUIN tiene una

ramificación amplia en este aspecto. (5) (*) Corresponde a la numeración del Tipo (6) Corresponde al Tipo, en este caso el árbol CUIN tiene una ramificación amplia

y describe la naturaleza de la entidad, ejemplo: E.P.S, E.S.E, compañías de seguros, etc.

(7) (*) Corresponde a la numeración Supra Región. (8) En esta sección, supra región se define como: si la entidad contable pública

está conformada por el concurso de dos o más departamentos o municipios vinculados entre sí por relaciones de orden físico, económico o cultural.

(9) (*) Corresponde a la numeración del nivel territorial. (10) Corresponde a los niveles territoriales (departamental, municipal y

nacional) Una vez definido si la entidad es Unidad institucional y clasifica en un Sector institucional, se procede a diligenciar un archivo en Excel con las siguientes características:

49






VERSIÓN: 04

Tabla 3 – Formato de justificación para la clasificación económica

No (1)

(1)

Código CGN (2)

Nombre (3)

OBJETO (4)

Unidad Institucional

(UI) (5)

Justificación UI

(6)

Sector Institucional

(7)

Justificación Sector

Institucional

(8)

Clasificación Institucional

(9)

SI SI

(1) Corresponde a la numeración de la entidad. (2) Corresponde al código asignado por la U.A.E Contaduría General de la Nación para que

la entidad reporte información mediante el Consolidador de Hacienda e Información Pública – CHIP.

(3) Corresponde a la razón social de la entidad tal cual como se encuentra en el acto de creación.

(4) Corresponde al objeto principal de la entidad, en el archivo se debe sustentar indicando el acto de creación de la entidad.

(5) Una vez identificado si la entidad es unidad institucional, en este caso se debe colocar “SI”10

(6) Corresponde a la justificación del por qué la entidad es una Unidad Institucional. (7) Una vez identificado el Sector Institucional de la entidad, se debe colocar “SI”. (8) Corresponde a la justificación del Sector Institucional. (9) Corresponde a la clasificación económica de la entidad según el árbol CUIN. Para este

caso, como se evidencia en el formato, está dividido en 5 espacios, estos deben ser diligenciados mediante la estructura de la Tabla 2 de tal forma que se ingresen los numerales con asterisco (*) (1), (3), (5), (7) y (9).

3. Una vez definida la clasificación inicial y diligenciado el archivo en Excel del paso 2 de

esta guía, se deberá enviar el último día hábil del mes a los integrantes de la Mesa de

Entidades, con los soportes (Documentos necesarios para la clasificación), con el fin de

que hagan comentarios y observaciones a la propuesta de la clasificación realizada por

la U.A.E Contaduría General de la Nación. NOTA: los integrantes de la Mesa tendrán

plazo para realizar comentarios y remitirlos a la CGN, los tres primeros días hábiles del

mes siguiente (mediante correo electrónico).

10 Si se presenta el caso de que la entidad no es una unidad institucional, se debe informar de manera inmediata al coordinador del GIT EAE, por

lo general esto no pasa.

50






VERSIÓN: 04

4. Teniendo en cuenta que los integrantes de la mesa enviaron comentarios y sugerencias

en los plazos establecidos, la U.A.E Contaduría General de la Nación, tiene el cuarto (4) día hábil del mes para revisar los comentarios y sugerencias.

Nota: si las entidades están de acuerdo con la clasificación de la Tabla 3 número (9) “Clasificación Institucional” se avanza al siguiente paso.

Si ocurre el caso contrario, y están en desacuerdo con la clasificación de una o más entidades, se debe informar al coordinador del GIT EAE, para que se analice la situación, y se lleve la clasificación en desacuerdo a la próxima reunión de la Mesa de Entidades.

5. Teniendo en cuenta que las entidades estén de acuerdo con la clasificación de la Tabla 3

número (9) “Clasificación Institucional”, la U.A.E Contaduría General de la Nación, tiene el quinto (5) día hábil del mes para ajustar el archivo CUIN y gestionar su publicación en la página web.

PUBLICACIÓN DEL ARCHIVO CUIN EN LA PÁGINA DE LA CGN

Teniendo en cuenta que se haya logrado a satisfacción el paso a paso de la clasificación económica de las entidades, internamente, el servidor encargado del GIT EAE debe realizar el quinto (5) día hábil del mes lo siguiente:

1. Organizar archivo CUIN, teniendo en cuenta que se debe incluir las entidades nuevas, ajustar en el archivo las novedades que se presentaron en el mes, en este caso: modificación de razón social, eliminar entidades que se inactivaron, entre otras.

2. Diligenciar el formato CON11-FOR05 que hace referencia a la hoja de vida de las entidades nuevas. (solo se debe diligenciar un formato por entidad nueva) para este formato ya debemos tener el código CUIN asignado por el CHIP.

3. Diligenciar las novedades en un archivo por separado. 4. Una vez teniendo los archivos: CUIN ajustado, CON11-FOR05 y Novedades CUIN, se

deben enviar al coordinador del GIT EAE para su revisión. 5. Una vez aprobado los archivos anteriores por el coordinador del GIT EAE, este los

remitirá por correo electrónico al Subcontador de consolidación de la información para que haga la gestión pertinente de la publicación del archivo CUIN el quinto día hábil del mes.

51






VERSIÓN: 04

II. ASIGNACIÓN DEL CÓDIGO CUIN EN EL CONSOLIDADOR DE HACIENDA E INFORMACIÓN PÚBLICA – CHIP

En este apartado se explicará el paso a paso para asignar ingresar el código CUIN al CHIP.

GENERALIDADES:

✓ Área encargada de la asignación del código CUIN en el CHIP: Grupo Interno de Trabajo

de Estadísticas y Análisis Económico – GIT E.A.E.

✓ Fechas para la asignación: Entre el primer y quinto día hábil del mes.

✓ El servidor encargado de la asignación debe contar con el aplicativo CHIP- Producción

instalado en su ordenador, de igual forma debe contar con permisos especiales.

PASO A PASO ASIGNACIÓN DEL CÓDIGO CUIN

1. Ingresar al aplicativo CHIP Producción:

2. Ingresar con usuario y contraseña.

52






VERSIÓN: 04

3. Una vez ingresado, aparecerá el siguiente recuadro:

4. Seleccionar la opción “Entidades”

5. Se desplegará el siguiente recuadro:

53






VERSIÓN: 04

6. Seleccionar “Entidad”

7. Una vez seleccionada se desplegará una opción “Seleccionar Entidad” se debe

seleccionar.

8. Una vez realizado el paso 7, se desplegará el siguiente recuadro el cual se deberá

seleccionar la opción “Código”11 y en el espacio ingresar el código de la entidad que le

asignó la U.A.E Contaduría General de la Nación para el reporte de la información

contable. Una vez ingresado el código, en la parte inferior debemos dar clic en

“Consultar” con el fin de verificar que sea la entidad de interés.

11 Para efectos de localizar con precisión la entidades se utiliza la opción “Código” de igual forma se puede utilizar los demás campos.

54






VERSIÓN: 04

9. Cumplido el paso 8, aparecerá el siguiente recuadro, verificamos que sea la entidad de

interés, la seleccionamos y en la parte inferior hacemos clic en “Aceptar”:

55






VERSIÓN: 04

10. Cumplido el paso 9, se visualizará el siguiente recuadro, por lo que seleccionaremos la

entidad, de inmediato, seleccionamos la opción “Entidad”, esta delegará una opción,

debemos” seleccionar “Código CUIN”

56






VERSIÓN: 04

11. Cumplido el paso 10, se visualizará el siguiente recuadro, el cual haremos clic en “Abrir

filtros cuin”

12. Cumplido el paso 11, se visualizará el siguiente recuadro, en este paso haremos la

asignación de los 5 primeros dígitos, que, como antes habíamos mencionado

corresponden a la clasificación económica de la entidad.

57






VERSIÓN: 04

SECTOR

13. Para signar el código CUIN, de manera ordenada se debe seccionar los campos así:

Sector > Subsector > Tipo > Supra región > Nivel territorial.

SUBSECTOR

58






VERSIÓN: 04

TIPO12

SUPRA REGIÓN

NIVEL TERRITORIAL

12 Para el caso de las entidades de gobierno, el “TIPO” se caracteriza por si la entidad es presupuestaria: depende del presupuesto, o

extrapresupuestaria: no depende del presupuesto para cumplir con su objeto social.

59






VERSIÓN: 04

14. Una vez seccionados los 5 campos, daremos clic en “Aceptar”.

15. Cumplido el paso 14 nos aparecerá el siguiente recuadro: en la sección Código CUIN,

nos muestra un código de 10 dígitos. Por otra parte, se debe seleccionar la opción

“Consolidar con” para nuestro ejemplo, la entidad según el acto de creación es de

carácter municipal, por ello seleccionamos “Municipal”.

60






VERSIÓN: 04

16. Cumplido el paso 15, ya tendremos un 80% de la asignación del CUIN en el CHIP, para

terminar, daremos clic en la parte superior derecha en un icono con forma de

“Disquete” que concluye el guardado del código CUIN.

El sistema nos debe confirmar lo siguiente:

61






VERSIÓN: 04

Hasta el momento ya hemos asignado el código CUIN, pero, para efectos de diligenciar el

CON11-FOR05 que se mencionó anteriormente (corresponde a la hoja de vida de las entidades nuevas), es necesario contar con el código de 15 dígitos, para verificarlo en el CHIP

procederemos a:

17. Una vez cumplido el paso 16, se visualizará el siguiente recuadro:

62






VERSIÓN: 04

18. Daremos clic en “Entidad” y seleccionamos la opción “Hoja de vida”

19. Nos apareceré el siguiente recuadro, en “Datos básicos” encontraremos el código

CUIN con 15 dígitos.

INSTRUCTIVO INSCRIPCIÓN, ACTUALIZACIÓN, Y MODIFICACIÓN DE ...

Documents

Transcript of INSTRUCTIVO INSCRIPCIÓN, ACTUALIZACIÓN, Y MODIFICACIÓN DE ...