INSTRUCTIVO GENERAL PARA ASIGNAR FACTURAS A COBRO...

NOMBRE DEL DOCUMENTO: Instructivo General para Asignar Fact. a Cobro (Cobrador-Supervisor) NÚMERO REVISIÓN : 00 ÁREA: Gerencia de Crédito y Cobranza FECHA DE CREACIÓN:19/05/2008 CLAVE: IT-CC-42

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INSTRUCTIVO GENERAL PARA ASIGNAR FACTURAS A COBRO (COBRADOR- SUPERVISOR) POR PRIMERA VEZ EN EL SISTEMA DE COBRANZA INTEGRAL.

I. PROPÓSITO. Establecer las bases para poder utilizar el sistema de cobro de facturas por primera vez en Intranet para entregarlas al cobrador para su revisión, por parte del área de crédito y cobranzas mediante el sistema sap. II. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a todos los Centros operativos y estaciones REDPACK propias, que usen el sistema sap y tengan acceso a la Intranet corporativa así como los atributos de facturación. III. DEFINICIONES. No aplica. IV. REFERENCIAS. Documento Clave Instructivo general de acceso a Sap IT-CC-33 Instructivo General de acceso a Intranet IT -CC-36 V. RESPONSABILIDADES. 5.1 Usuario del sistema (Jefe, Supervisor o encargado de crédito y cobranzas de la estación). 5.1.1 Deberá acceder al Sap conforme a lo establecido en el instructivo general de acceso a sap. 5.1.2 Deberá de entregar y recibir al cobrador la facturación en forma diaria con forme lo establecido en el presente instructivo. 5.1.3 Deberá programar las facturas a cobro por primera vez con forme a lo establecido en el Instructivo General al Sistema Sap.


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VI. INSTRUCTIVO. 6.1 El usuario del sistema (encargado de crédito y cobranza de la estación) deberá de accesar al sistema con forme al instructivo general de acceso a SAP. 6.2 Una vez accesado al sistema visualizara el menú principal y en el deberá seleccionar la opción ventas – deudores y dará clic en el botón izquierdo.

6.3 Una vez seleccionado el campo de ventas se desplegará varias opciones y el usuario deberá dar accesar en la opción de Factura de clientes.


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6.4 Se visualizara una pantalla que es la factura de clientes.

6.5 En la barra de tareas se debe buscar la opción de binoculares que representa la búsqueda de documentos y se debe dar clic.


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6.6 Se visualizará la pantalla de factura de clientes y esta se tornara de color amarillo y automáticamente se posicionara en el número de documento.

6.7 El usuario deberá posicionar el cursor en el campo de número de referencia y escribirá el número de factura que se tiene físicamente, adicionalmente deberá posicionar en el campo de No. Que representa la serie de factura, en ese momento procede a buscar la serie que corresponde con la factura física una vez seleccionada la serie deberá de digitar el Icono de buscar o presionar la tecla Enter.


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6.8 En ese momento se visualizara la factura y aparecerá revisar que la pantalla de la factura contenga los dos módulos tanto de la factura de clientes (A) como el general (B).

6.8.1 Si no lo cuenta con esta opción activa del módulo General deberá activarlo dando clic en la barra de herramientas en la opción de vista y escoger la opción de Campos definidos por el usuario, en ese momento se visualizará la opción requerida.


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6.9 Una vez que esta activa esta opción se deberán llenar los siguientes campos.

6.9.1 Fecha de revisión: En este campo se debe de teclear el día de revisión de la factura cuando el cliente recibió la factura a revisión, ejemplo: 05/02/2008. (1) 6.9.1.1 Importante: Si el usuario del sistema de Cobranza Integral desconoce la fecha en que se envió a revisión la factura deberá sumarle 7 días a la fecha de la factura que se habilitó. 6.9.2 No entro a Revisión por: Debido a que el usuario envió la factura al cliente y este si la recibió siempre debe de ir la opción de REALIZADO, es necesario que este campo sea llenado con este status si no lo hace al momento de realizar el embarque a cobro no aparecerá.(2) 6.9.3 Fecha de Reprogramación Cobro: El usuario deberá teclear la fecha en que va a enviar la factura a cobro, ejemplo: 18/02/2008. (3)


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6.9.4 Status de Factura: Se escoge siempre la opción Cobro(4). 6.10 Una vez llenados estos datos se procede a guardar esta información digitando en la opción Actualizar.

6.11 Para verificar que la información se haya registrado en Intranet debe accesar conforme a lo estipulado al instructivo general de acceso a Intranet y al instructivo para embarque de facturas a cobro. 6.12 Si el usuario del sistema no encuentra registradas las facturas en la Intranet en el embarque a cobro deberá de accesar nuevamente al menú principal.


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6.13 En el menú principal deberá digitar el campo de DATOS MAESTROS DE SOCIOS DE NEGOCIOS.

6.14 El usuario visualizará la pantalla de DATOS MAESTROS SOCIO DE NEGOCIOS esta pantalla se tornará de color amarilla e inmediatamente el sistema se posicionará campo de código.


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6.15 El usuario del sistema deberá escribir el código del cliente y deberá dar clic en el icono buscar o digitar la tecla enter.

6.16 Una vez visualizada la pantalla de los Datos maestros socio de negocios el usuario deberá cerciorarse que tenga activos los dos módulos de Datos maestros socio de negocios (A) y el General (B).


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6.16.1 Si no cuenta con esta opción activa del módulo General deberá activarlo dando clic en la barra de herramientas en la opción de vista y escoger la opción de Campos definidos por el usuario, en ese momento aparecerá la opción requerida.

6.17 Para que el usuario tenga registradas las facturas en el Sistema de Cobranza Integral en Intranet en el embarque a cobro deberá cerciorarse que los siguientes campos contengan la información siguiente. 6.17.1 Territorio de Cobro: Esta deberá tener registrado alguna opción, Ejemplo: Cancún, Quintana Roo.


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6.17.1.1 Si no lo tiene el usuario deberá seleccionar algún territorio siempre y cuando corresponda a la zona de origen digitando la tecla de TABULADOR y se desplegara una pantalla.

6.17.1.2 El usuario deberá escoger en la lista de territorios según el cliente al que pertenezca, ejemplo si el cliente pertenece a Cancún el usuario deberá teclear en Buscar la palabra Cancún y en ese momento el sistema automáticamente seleccionará el territorio, el usuario deberá dar clic en la opción de seleccionar o digitará la tecla enter.


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6.17.2 Horario de cobro: En este campo se de llenar según los datos proporcionados por el cliente y que están estipulados en el alta del cliente en donde aclara el día de revisión y hora con esta información se debe llenar el campo de horario de Cobro (B).

Existen algunos clientes en el que su horario de cobro es (como ejemplo): 6.17.2.1 De LU A VI de 17:00 PM a 18:00 PM y su día de cobro es del DIARIO en este caso se deben programar nuevamente siempre y cuando el cliente no haya recibido el pago de la factura. 6.17.2.2 De 17:00 PM A 18:00 PM y su día de revisión son los LU, MI y VI se debe de programar nuevamente siempre y cuando el cliente no haya pagado la factura ejemplo: Si al usuario se le envió la factura para cobro el día lunes 11 de febrero y el cliente no la pago por algún motivo yo el usuario deberá de programar para el día miércoles 13 de febrero de 2008 esto es para que al momento de entrar al sistema de Cobranza Integral aparezca el número de factura. 6.17.2.3 De 17:00 PM A 9:00 PM y su día de revisión son los LU y VI se debe de programar nuevamente ejemplo: Si el usuario envió la factura el día lunes 11 de febrero para su cobro y el cliente no la pagó por algún motivo yo la debo de programar para el día viernes 15 de febrero de 2008 y así consecutivamente.


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6.17.3 Forma de Pago: Existen varias formas de pago del cliente la cual deberá seleccionar la opción que haya optado el cliente para realizar el pago ya sea efectivo, cheque, Transferencia, Referenciado, Transferencia – Cheque, Cheque Efectivo.

6.17.3.1 El usuario debe de estar muy conciente de cómo va efectuar el pago el cliente ya que las opciones de Efectivo, Cheque, Cheque-Efectivo y Transferencia son opciones que únicamente se visualizará la factura de los clientes en el sistema de Cobranza Integral en la opción de embarque a cobro de cobrador. 6.17.3.2 Las opciones de Transferencia y Referenciado, son opciones que el usuario deberá usar para visualizar la factura de los clientes en el sistema de Cobranza Integral en la opción de embarque cobro supervisor. 6.18. Para que los datos nuevos ingresados en el sistema queden guardados deberá el usuario del sistema digitara la opción actualizar y automáticamente la información quedará guardada en el sistema Sap. 6.19. Para verificar que las facturas hayan registrado en el sistema de Cobranza Integral de Intranet con los cambios ya hechos deberá el usuario entrar a la Intranet según el Instructivo General de Acceso a Intranet y al Instructivo General de Embarque a cobro de Cobrador.


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6.20. Una vez ingresado el usuario con forme a los instructivos anteriores se visualizara que la facturas modificadas ya se encontrarán en el sistema.

6.21 Recomendaciones. 6.21.1 Únicamente se podrán visualizar las facturas que pertenezcan a la sucursal.


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5.21.2 Ejemplo: si el usuario es de Tehuacan y quiere revisar la ruta de Monterrey que es el número 40, el sistema por seguridad no permitirá este movimiento, solamente lo podrán hacer los usuarios que tengan la opción de Seguridad y el perfil adecuado para poder hacer el movimiento.

VII. FORMATOS Y ANEXOS. No aplica. BITACORA DE CAMBIOS. No aplica. Ficha de autorización. Acción Nombre Puesto Firma Elaboró C.P. Saúl Salinas González Gerente de Facturación, Crédito y

Cobranza

Revisó C.P. Susana Barrios Mendoza Gerente de Compras y Aseguramiento de Riesgos

Aprobó Lic. José Valerio Ruiz Cuevas Dir. de Administración y Finanzas


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Revisó :

__________________

Susana Barrios Mendoza Gerente de Compras y

Administración de Riesgos

Autorizó :

__________________

José Valerio Ruiz Cuevas Director de Administración y

Finanzas

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