Instructivo Beneficio Educativo Especial

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1. Ingreso al aplicativo

2. Selección de fase Configurar

Beneficios

o Factura o Nómina

Reportes

INSTRUCTIVO BENEFICIO

EDUCATIVO ESPECIAL.

Esta brinda lleva la trazabilidad de todo el servicio de beneficios educativos especiales de Ecopetrol S.A. ya que permite llevar un control de las solicitudes registradas, pagos, procesos anulados y creados. Este aplicativo, además permite la generación de reportes.

D I S P O N I B L E S

Unidad de Servicios Compartidos de Personal

1. INGRESO AL APLICATIVO

En su explorador de internet ingrese la URL http://bogretos en el campo de dirección electrónica. En este autentique su identidad ingresando su usuario y contraseña, que corresponden a la misma con la que ingresa a todos los sistemas de Ecopetrol.


En el menú de aplicaciones ubicado en la parte izquierda de la pantalla


2. SELECCIÓN DE FASE

En el portal de Beneficios Educativos Especiales encontrará 3 opciones de ingreso, Beneficios, Configuración y Reportes.

Configuración: Corresponde al módulo de administrador donde se carga información de titulares, beneficiario, instituciones y concepto de pago. Beneficios: Es el módulo donde se carga la información de las solicitudes y novedades del servicio. Reportes: Responde al módulo donde se generan los reportes automáticos de la herramienta.


De clic en la opción a consultar.


2.1 CONFIGURACIÓN

Cuando ingresa por Configuraciones la primera opción que da la herramienta es Actualizar Datos desde Excel ya sea de Titulares o Beneficiarios. Para poder realizar el cargue primero, abra el menú de Inicio y en Buscar archivos y programas ingrese la ruta \\10.11.24.39, abra la carpeta cargues, UPE y actualice el archivo correspondiente.


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Luego de actualizar las bases se debe seleccionar cuál de las bases quiere actualizar, titulares o beneficiarios y dar clic en Upload.

En los dos primeros paneles carga la información correspondiente a Titulares y Beneficiarios indicando sus nombres y regionales.


En el 3er panel “Instituciones”, se pueden cargar nuevas ya que estas nos están precargadas en otra herramienta, ingresando en la barra inferior del panel el nombre de la institución, ciudad, dirección y número telefónico, y dando clic en el más (+)ubicado en la parte derecha de la barra.


En el 4to panel de “Conceptos de pago” vienen cargadas las diferentes razones por la cuales se realizan pagos su periodicidad y su serie, si falta alguna se puede agregar colocando el nombre, las cuotas de pago y la serie y dando clic en guardar


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2.2 BENEFICIOS

En la página principal se relacionan todos los pagos tanto los hechos por nómina como por factura de las solicitudes registradas. Si el usuario lo necesita la herramienta le da la opción de filtrar su búsqueda por Contenido, Fecha de ceración, Fecha de pago, Inicio y Fin. Los colores corresponden al status de la solicitud.

Rojo: Creado Verde: Pagado Azul: Solicitado CRP Anulado Gris:


Para generar un nuevo registro en la parte superior derecha se debe seleccionar el tipo de solicitud a relacionar si es por factura o nómina y luego dar clic en el más (+) ubicado al lado izquierdo de las opciones. Seleccione cómo va a realizar (En este instructivo de clic en Nómina o Factura).


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2.2.1 Factura

Para pagos realizados por factura se debe escoger la institución a la cual se va a realizar el pago, esta debe estar relacionada en “Instituciones” en configurar para que brinde la opción. De igual forma que los datos del titular, donde en Documento del trabajador se puede ingresar el número de registro, nombres o número de cédula y cargará todo la información relacionada a este como la información de sus beneficiarios. Debido a que hay funcionarios que tienen más de un beneficiario se debe seleccionar cuál es el beneficiario correspondiente a la solicitud.


En concepto de pago se debe ingresar el concepto por el cual se realiza el pago, seleccionando una de las opciones del menú que vienen precargadas desde la configuración, el periodo, valor unitario y notas u observaciones y se debe dar clic en el más (+) para cargarlo a la factura.


Debido a que se está realizando un pago directo a la institución y que varios beneficiarios pueden estudiar en esta, se pueden cargar varios conceptos por diferentes beneficiarios en la factura. Para inscribir un nuevo beneficiario que no comparten el mismo titular, luego de guardada el concepto por uno de ellos se edita el campo del titular y beneficiario y se asignan los valores correspondientes a concepto del pago y da clic en el signo más y al terminar de relacionar todos los pagos de los diferentes beneficiarios.


Se deben seleccionar los datos correspondientes solicitados en la parte inferior y se selecciona el estado de la solicitud, creado, solicitud CRP, pagado o anulado.


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2.2.2. Nómina

Para registro por nómina se ingresa ya sea el nombre, el número de registro o el número de cédula en documento del trabajador, esto trae los datos que vienen cargados de la hoja de Excel y en Beneficiario se selecciona al beneficiario correspondiente a la solicitud, así como el nombre de la institución a la que pertenece el beneficiario.


Se relacionan los diferentes conceptos del pago, se llena la información de la solicitud solicitada en la parte inferior, el estado de creado, solicitud CRP, pagado o anulado. Y observaciones generales si así se requieren y se da clic en guardar


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2.3 REPORTES

En la opción Reportes, encuentra todos los reportes que genera la herramienta de todas las solicitudes cargadas, para lo cual se debe escoger dentro de las diferentes opciones, Cálculo actuarial, Novedades a nómina 4950 (pagos por nómina), Novedades a nómina 4951 (pagos por facture), Novedades a nómina 6940 (conceptos de descuentos), Solicitudes CRP y Pagos realizados.


En todas las opciones de reporte menos pago realizado porque se calcula de forma inmediata, se selecciona las fechas que se quieren consultar de inicio y fin para la generación del reporte, y dar clic en Ver informe.

Se genera el informe con los detalles de cada proceso.


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