Richard Terrazas MacedoIngeniero de Sistemas

Project Manager Business Intelligence

Ingenieria de Procesos

SISTEMAS WORKFLOW

Y BPMs

SISTEMAS WORKFLOW’s

Sistema de Información: conjunto de elementos relacionados entre sí, que seencarga de procesar manual y/o automáticamente datos, en función dedeterminados objetivos.

Elementos de un Sistema de Información

Personas o recurso humano

Datos e información

Actividades

Recursos materiales

Actividades Básicas

Entrada

Almacenamiento

Procesamiento

Salida

Sistema de Información

VII. CLASIFICACIÓN DE LOS SI DE ACUERDO A SU OBJETIVO

• Workflow (flujo de trabajo) es el estudio de los aspectos operacionales de unaactividad de trabajo (Proceso), consiste en la automatización de los procesos denegocios (control sobre tiempos de ejecución, camino recorrido, participantes).

• Los Sistemas de Workflow son herramientas que permiten la implementacióntécnica de procesos de negocio.

• El sistema de workflow cubre todos los aspectos del proceso.

I. WORKFLOW

Número finito de actividades. Las actividades siempre se realizan de la

misma manera. Involucran a diferentes personas y

departamentos. Requieren un alto grado de coordinación.

Otras CaracterísticasLos sistemas de workflow controlan los procesos Basándose en un modelo. Son particularmente útiles en organizaciones

bien estructuradas

Características de los Workflow

Para los usuarios

• El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transacción.

• Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables ysuperiores directamente utilizando la estructura organizativa.

Para la empresa

• Aumenta la productividad

• Agiliza los procesos

• Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información, mayorrapidez en responder)

Ventajas del Workflow

Terminología Workflow

Terminología Workflow

Existen 5 preguntas clave para cada parte de un proceso de negocio

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos yorganización en el sistema de información.

• Establecer los mecanismos de control y seguimientode los procedimientos organizativos.

• Independizar el método y flujo de trabajo de laspersonas que lo ejecutan.

• Soportar procesos de reingeniería de negocio.

• Agilizar el proceso de intercambio de información yagilizar la toma de decisiones de una organización,empresa o institución.

II. OBJETIVOS DE UN SISTEMA WORKFLOW

Workflow ERP

Entorno de

aplicación de

dominio

Procesos personalizados.

Independencia de dominio.

Dominios ad-hoc y dinámicos.

No tiene ajustes internacionales.

Procesos integrados.

De dominio específico (uso de

modelos de referencia).

Dominios preestablecidos.

Ajustes Internacional.

Aplicación

Tecnológica

Centrado en los procesos.

Soporta flujos de trabajo con

seres humanos, las aplicaciones

de TI y los flujos de trabajo

transaccionales.

Entornos heterogéneos y

autónomos.

Centrada en los datos.

Procesos transaccionales.

Ambientes homogéneos con

los datos de las infraestructuras

comunes.

Implementación

del Sistema

Adquirido como sistemas listos;

códigos generados

automáticamente.

Puede requerir conversiones de

datos.

Sobre la base de componentes

pre-escritos.

Los datos requieren

conversiones.

• Se inicia con el Registro de Una Incidencia – Reclamo y /o Solicitud de Trámite.

• De acuerdo al Motivo el Motor Asigna Responsable y Formulario de Trabajo.

• El Motor Tiene una tabla de rutas por Motivo.

• El Motor tiene la inteligencia de asociar con un Formulario, Mensajes, Correo, FTP, o ERP o Software CoreBUssines del Negocio.

• Cada Formulario presenta Acciones que de acuerdo al Motor va derivando Responsables del Sistema.

• Cada Subproceso cuenta con múltiples Responsables y se concluye si y solo si todas los responsables concluyen el Trámite.

• Fin del Proceso.

V. Caso de Aplicación- VISANET

• Modelo de aplicación WorkFlow

Registro Incidencia

Trámite u Reclamo

De acuerdo al Motivo

Motor W

Zeus*Pro-

Acciones

•Crea Flujo

Actividad

•Asigna Area y

Responsable,

•Asigna Formulario

de Trabajo,

•EnviaMsg. Mail.

•Integra a

SwCoreBussines u

ERP.

•Reglas De

Negocio,

•Extranet,

•Ftp.

)

Ejecución

Con reglas

de

Negocio

Area1 – Proc1 Area1 – Proc1 AreaN – ProcN

GerenciaERP EmailOtras

AplicacionesMundo web

WORKFLOK Zeus*Pro

Aplicación

BPM’sBusiness Process Management System

I. Problemática1. Las Sistemas WorkFlow’s no ha cubierto las Expectativas de la

Empresa.

2. Las Aplicaciones Informáticas se convierten en un problema que no se

ajustan a las necesidades cambiantes de la empresa.

3. Software con Costos Altos por la dependencia de técnicos

Especializados.

4. Demora en la Adecuación a sus necesidades.

Los BPM nacen por la necesidad de las Grandes Empresas de Controlar

sus procesos, e Integrar Distintas Plataformas Tecnológicas

II. Definición BPMS

BPA(Business Process Analysis)

ERP

Modelización

BI(Business Intelligence)

y

Dashboard

Monitorización y KPI

Motor de

Procesos(Workflow)

Ejecución

Con reglas deNegocio

Documento

Y Firma

Electrónica

Base Documental

Software empresarial para diseñar y ejecutar la automatización de losprocesos empresariales.

III. Procesos de Negocios

Un PN es una colección de actividades que tomando una o

varias clases de entradas crean una salida que tiene valor

para un cliente. (Hammer & Champy, 1993)

Procesos de Negocios – Sin Modelamiento

Procesos de Negocio luego de un Modelamiento

IV. TECNOLOGIA PARA EL MODELAMIENTO

IV. TECNOLOGIA PARA EL MODELAMIENTO

BPMN (Notación)

BPM

Dpto. Empresa Base de Datos

GerenciaERP Producción

Proveedores yClientes

Informes yDocumentos

Mundo web

V. Que Debería Integrar un BPM,

BPM

B.D. SQL 2005

S.O. Windows 2003 Server

ERP PRODUCCIÓN OTROS

OTROS

OTROS

Intranet

Página Web

Extranet

Ámbito deBPM´S

Que Debería Integrar un BPM,

Crear una capa de procesos independiente a la tecnología, pero a la vez,

Integrada y reutilizando su Inversión actual

Definición de Procesos en Motor de Workflow VIVO,

Integra su tecnología y revaloriza su inversión.

Migramos la definición de procesos que esta en buida en

sus sistemas y la trasladamos a un nivel superior, workflow.

Que Debería Integrar un BPM

VI. Tecnología del Mercado - BPMs

1. TIBCO

2. AURAPORTAL BPM

3. ULTIMUs BPM

4. ORACLE WEB LOGIC BPM

5. IBM Websphere – Lombardi

6. INTALIO

7. BIZAGI

Final de Sesión

Dudas o preguntas ?

Graciasrterrazasm@Hotmail.com