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INFORME

INFORME DE EXAMEH ESPECIALFIHANCIERO

..GQBIERNO PROVIHCIAL EIE IMBABURA':

PERIODO : 01 DE SEPT¡EMBRE DEL 2OO1

30 DE JUNIO DEL zO0É-,

DIRECCION RFGIONAL VII.ÍBARRA - ECUADOR

INDICE

coNTENrDo

CARTA DE PRESENTAdÓN.

CAPÍTULO II N FOR MAC|óN I N TRODUCTORIA..

CAPÍTULO IISISTETUA DE CONTROL INTERNO.

CAPÍTULO illSISTEMA FINANCTERO.

CAPÍTULO IVRUBROS EX.q,NilINADOS.

CAPÍTULO VMOVIMIE NTO FINANCIE RO,

L

PAGINAS

20.

1.

2.

5.

17,

31,

*.*,n r¡1orP¡ 's'ú'lte tZ/''{#fu w5'

Ibarra,

SeñoresPREFECTO Y CONSEJEROS DEL GOBIERNO PROVINCI,A.L DE IMBABURA..Ciudad.-

De mi consideración:

Hemos efectuado e[ examen especial a las cuentas: Disponibilidades, Cuentaspor Cobrar Tasas y Contribuciones; y, Existencias para Constrmo, y, al rubroInversiones en Bienes de Larga Duración, del Gobiemo Provincial de lmbabura,por el período del 01 de septiembre de 2OO1 al 3O de junio de 2ñ4.

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las Normas Ecr-¡atorianas deAuditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estasnormas requieren que el examen sea pfanificado y ejecutado para obtenercelleza razonable que la ir¡formación y la documentación examinadas nocontienen exposiciones erróneas de carácler significativo; igualrnente que lasoperaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad e¡nlas disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas yprocedimientos aplicables. Las acciones de control en su parte pertínentecorresponden' a períodos en los que estuvo vigente la Ley Orgánica deAdministración Financiera y Control, por lo que en este informe se citandisposiciones de ese cuerpo legal-

Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados seencuentran expresados en los hallazgos comentados, conclusiones yrec¡mendaciones constantes en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artícr¡lo g2 de fa Ley Orgáníca de laContraloria General def Estado, las recomendacíones deberán ser

,,consíderadas para su apf icación inmediata y con el carácter de obligatorío-(fi¡l. utto/ Átentamente

Dtos, PAIRTA Y L|BERTAD,Por el C{nlralor General del Estado,

Dr. Alfredo Galiano Paredes,DIRECTOR REGIONAL V¡¡

CAPITULO I

INFORMAGION TNTRODUCTORIA.

Motivo del examen

El examen especial al Gobiemo provincial de lmbabura, se realizó encumplimiento del Plan Anual de Control de la Dirección Regional 7 de lacontraforía Generat der Estado aprobado para er año 2oCÉ y, de conformidadcon las Órdenes de Trabajo 1g6 y 347-DR-vll, de 6 mayo y 12 de agosto del2oo4, respect¡vamente, suscritas por el señor Director Regional 7.

Qbietivos del examen:

Determinar la razonabilidad de los saldos de las cr¡entas sujetas alexamen;

comprobar la propiedad, legalidad y veracidad de los desembolsos y siéstos cuerrtan con la sr¡ficiente y pertinente documentación de respaldo;

Evaluar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales que

regulan las actividades de la Entidad y de sus servidores; y,

Emitir las recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos

administrativos y financieros que presenten desviaciones-

Alcance del examen

El examen especial abarcó el período comprendido entre el 01 de septiembredef 2001 y el 30 de junio del 2004, a las cuentas: Disponibilidades, Cuentas por

cobrar Tasas y contribuciones; y, Existencias para consumo, y, al rubro

en Bienes de Larga Duración.

3

Inversiones

P,*

Del 2001-09-01

Del 2002-01-01

Del 200?-01-01

Del 20M-01-0"!

SUMITN:.

al 2001-12-31.

al 2002-12-31.

al 2003-12-?,1 .

al Z0M-06-?,0.

Funci onarios Prir-¡ci nales-

NOMBRES Y APELLIDOS

PREFECTOLlustavo ÉC¡son pareja CisnerosCONSEJEROS:Juan Ubaldo Flores ReaWilson Eduardo Vinueza BaqueroJosé ñ¿lanuel (-fuinrbo AmaguañaFranklin Osualdo Gomezjurado MejiaCados Lenin A¡ias JiménezMario Affiedo Carrillo VargasJuan Ramiro Flores RualesLíder Rafaef Reyes LópezGonzalo Francisco Borja paredesSFCRETARIO GENERALru.t rFonso Marcelo Orozco MassónDIRECTOR FTNANC¡ERO

Jorge Arturo Montesdeoca FforesV.il rzeg//-

lmbabura consta en los

detallados en el artículo

ugD. _?,'159.592,_?,6

E:'92--),.270,E9

12',84?,.?,67,22

7'425.764.05

usn- 3?'351"979.Q2.

Base Leoal v Misión Básica de la 5¡rt!<lef. .

La basc leqal de creación del Gol¡ierno Provincial de

lnfornles anteriores; los fnes y objetivos se encuentran

1 de la Ley Orgánica de Réginren Provincial.

Financiamiento

Para el cumplimiento cle sus metas y obrjetivos, el Gobiemo Provincial e.n el

período analizado contó con f os siguientes recursos financieros:

P E R I O D O S. oA

PERDESDE

97-1S10

96-0+100?-01-050$01-050-?-01-050&09.100&-0&.100$08-109'¿-0&10gg-09-1 0

9G.09-30

r_15-11-05

0DoHASTA

Contínúa

ContinúaContinúaContinúaM-0e1604-08-1 6ContinúaContinúa0301-0403-01-04

Continúa

Contínúa

DIR. RECURSOS HUM. Y SERV. ADMIN.Ramiro Siguifredo Jaramillo Burgos

PROCURADOR SÍNDICOLuis Leopoldo Jiménez Guerra

DIRECTOR DE PT-ANTFICACIONWilson Hemán Reyes pantoja

DIRECTOR DE VIALTDADGuido Femando Rivadeneira Rivadeneira

DIRECTOR DE ESTUDTOSJaime Rodrigo Aguas MorenoDI REGTOR FISCALIZACTONJosé Francisco pazmiño Cruz

DIRECTOR DE CULTURAJacinto Enrique Salas Morales

DIR. COMUNICACIÓN SOGIALLuis Victoriano Cifuentes Benítez

DIRECTOR DE TURISMORicardo Omar Andrade Echeverría

DIRECTOR DE INFORMATICAGeovanny Alexander Pérez Puerres

DIRECTOR DE DESARROLLO RURALLino Segundo Alfaro Alvarez

CONTADOR GENERALCésar Abdón Cervantes

TESORERO GENERALLeonardo Patricio González Pinto

INGENIERO CIV|L JEFEJacinto Polo Martínez PoloPROVEEDOR JEFEHéctor Humberto Puente Caicedo

GUARDALMACENf;emando Aurelio Quintero Salameap.e<,anzo Lt

97 -1248

02€2{9

42{.241

8545{1

84-06{1

94-1A-24

8É.4741

9248-11

o344-22

ózoo¡r

0141{2

84.-12.o1

85S-15

97-1 1-1 1

84-1041

84-O5-23

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

Continúa

CAPITULO I I,

SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Reco{nendaciones del anterior informe cumptidas parcialmente.

En el informe OOS-DRV|l emítido por la ContralorÍa General del Estado el 6 de

abril del 2042, se formularon 2O recomendaciones con el fin mejorar los

sistemas administrativos y flnancieros del Gobíerno Provincial de lmbabura, de

las cr.rales no se han implantado tres, las mismas que por su importancia se las

resurne' a continuación, con la finalidad de actualizarlas e insistir en su

aplicación:

Al Prefecto.- Dispondrá la adecuación del local de la Bodega de la calle Mejía,

de tal forma que permita que los bienes estén protegidos contra robos, la

inclemencia del medio ambienie y otros riesgos. (Recomendación 4).

A los Directores de Fiscalización y Vialidad.- Coordinarán acciones

tendientes a la preparación oportuna cJe los informes de fiscalización de los

trabajos ejecutados por administración directa, con la finalidad de justificar

plenamente la utilización del material adquirido, preferentemente en los casos

de material para empedrar, arena, ripio, cemento, y, tubos. (Recomendación10).

Al Director de Recurso Humanos y Servicios Administrativos.- Cuandoefectúe et análisis de las tres cotizaciones que le presente el proveedor Jefe,para la adquisición de bienes, materiales y/o servicios, verificará que las

. mísmas cumplan con todos los requisitos de Ley y que sean conferidas porcasas comerciales distribuidoras directas de fábríca o por importadores, según

fs casos. (Recomendación 12).Qfu/. e,y'o,

Conclusión,

El incumplimiento cle tres recomendaciones formuladas en el informe anterior,ha permitido que subsistan las correspondientes deñciencias, al no acatarse lo

que disponía el numeraf 7 det artículo 361 de la Ley Orgánica de AdministraciónFinanciera y control, vigente en esas fechas, y, lo dispuesto en el literal c) del

artícuto 77 de la Ley orgánica de la contraloría General del Estado.

Recomendación.

Al Prefecto

1- Vigilará que las recomendaciones del anterior y del presente informes,

sean implantadas en forma inmediata por los funcionarios y empfeados

responsables de su aplicación, a fin de mejorar el control de las

operaciones a dministrativas y financiera s.

Con Ia finatidad de agilitar eltrámite de revalorización del paquete accionario que

la Entidad mantiene en EMELNC)RTE S. A., con fecha _a, de septiembre del

2001, se firmó el contrato 15F-Gpr-AJ-2001, con la "compañía TEAI!

INGENIERIA ELECTRICA ClA. LTDA., para que reatice la r¡alorización del

Patrimonio Accionario ,Jel Gobie.mo Provinciat de lmbabura en la Empresa

Eléctrica EMELNORTE, tomando para el efecto lo dispuesto en ta Ley Básica de

Efectrificación, los Decretos 124 y DM de creación de los fondos FER y

FERUM, Ley del Régimen del sector Eléctrico, Regfamento para la

Administración del Fondo de Electrificación Rural y Urbano Marginal FERUM; y

presente un informe en el que se demuestre técnicanrente que la Corporación

tiene derecho al incremento delvalor cle sus acciones_(]fr. c",s s)f--I

7

La Compañía presentó el informe a la Cámara Províncial, la misma que loaprobó el 4 de septiembre del 2OO1, por convenir a los intereses institucionalesy de la comunidad. Sin embargo de contar con este documento importante, lasautoridades no han agilitado las acciones suflcientes para lograr la anheladarevaforización del Capital Accionario en EMELNORTE, a pesar de habertransct¡rrido más de tres años hasta la fecfra de lectura del borrador de esteinforme, dejando así de difizar eficientemente el asesoramiento técnico de lafirma contratada, según lo establecído en el prímer párrafo de ta cláusula sextarespecto a [as obligaciones del contratista que dice: "La Compañía TEANINGENIERIA ELECTRICA ClA. LTDA. y los profesionates de apoyo darán et

asesoramiento total al Gobiemo Provincial de lmbabura hasta la culminación delos reclamos ante los organismos que se presentaren los reclamos respectivosy serán los únicos responsables ante la Contratante por los actos u omisionesde sus subcontratístas y de las personas directa o índirectamente empleadaspor ellos."

Con la finalidad de actualizar esta obfigación legal, con fecha 16 de noviembredel 2004, se firmó el contrato 144-Gpl-AJ-?ffi4, denominado ADENDUM ALCONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES ENTRE EL GOBIERNOPROVINCIAL DE IMBABURA Y LA COMPAÑiA TEAN INGENIERIAELECTRICA CIA. LTDA., PARA LA REVALORIZACION DEL PATRIMONIOACCIONARIO DE LA CORPORACION PROVINCIAL DE IMBABURA EN LAEMPRESA ELECTRICA EMELNORTE S. A.

Conclusión.

se contrató asesoramiento técnico para agílitar el reclamo de la revalorizacÍóndef Patrimonio arcionario en EMELNORTE, sin que hasta la presente fechahayan culminado los trámítes pertinentes, a pesar de haber transcurrído más detres años.

/1^ ,

Q@. start

Recornendación.

Al Prefecto y Consejeros.

2- Agilitarán los trámites legales necesarios para conseguir la revalorización

del Patrimonio Accionario en EMELNORTE, aprovechando al máximo el

asesoramiento técnico de la Firma Contratada, evitando el vencimiento el

plazo establecido en el contrato 144-Gpt-AJ-2A0/,.

De conformidad al Reglamento Intemo de Anticipos de Sueldos para empleados

y trabajadores del Gobiemo Provincial de lmbabura, se concedían anticipospara ser descontados hasta en 24 meses, sin acatar lo dispuesto en el artículo

24 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa vigente en esas fechas.

Posteriormente y en el transcurso del trabajo en el campo, con fecha 16 de

agosto del 2004, la Cámara reformó el Reglamento Intemo, estableciendo como

plazo máximo para los descuentos en 18 meses.

Cabe señalar que con fecha 23 de septiembre del 2OO4, antes de la lectura del

borrador de este informe, se emitió el Decreto Ejecutívo 2120, publicado en el

Registro Oficial 435 de 5 de Octubre del 2OO4, mediante el cual se expiden las

disposiciones sobre el pago y anticipos de remuneraciones y prohibición de

concesión de préstamos para los servidores públicos; disposiciones que no

están de acuerdo con la forma en la que se está actuando en ta Entidad.

Mediante oficio 456-GP!-P de 23 de noviembre del 2Co4, el Señor Prefecto se

dirige al Consejero, Presidente de la Comisión de Redacción, Legislación,

Excusas y Sanciones, solicitándole presente el informe correspondiente para

decisión de la Cámara Provincial, tendiente a reforrnar el Reglamento lntemo,

acatando las disposiciones del Decreta 2120-

(tft*'

9

Adicionalmente, sin existír nínguna disposíción legal de respaldo, se entregaron

anticipos de dietas a los consejeros por valores significativos y para

descontarse en varios meses, mermando de esta manera el disponibte

institucional necesario para el desarrollo de sus actividades. Mediante oficio

246-GP|-P de 5 de julio del 2OM, el Señor Prefecto dispuso lo siguíente: "....A

partir del 01 de julio del 2004, se prohibe el conceder anticipos a las dietas que

perciben los señores Consejeros Provinciales, por no tener fundamento legal

que respalde tales egresos y porque la Procuraduría General del Estado se ha

pronunciado en ese sentido'.

Conclusión,

Se entregaron anticipos de sueldos y dietas, sin respaldo legal.

Recomendación,

Al Prefecto y Consejeros.

3. Agititarán el trámite de reforma al Reglamento Intemo de Concesión de

Anticipos de Sueldos, acatando las disposiciones constantes en elDecreto Ejecutivo 2120, publicado en el Registro Oficial 435 del 5 deOctubre del2AM,

La Corporacíón no cuenta con un registro actualizado y con el suficientenúmero de proveedores para trabajos de imprenta, que les facilite agilitar eltrámite de cotización y determinación de las ofertas más convenientes a losintereses institucionales; asignando la elaboración de folletos, afiches, trípticos,calendarios, etc., a un mismo proveedor de la ciudad cte lbarra, al que duranteel período bajo examen se le efectuaron 18 pagos por un valor total de usD.

js.188.20.

P-/'u'*

I

l0

No se ha dado cumplimiento a lo que disponía la Norma Técnica de ControlInterno 136{1, en las fechas de su vigencia, en con@rdancia con lo queseñala la actual Norma de Control tntemo 25A41, que se refieren at proceso deadquisición de bienes,

Los auditores procedimos a la comparación de precios y calidad de estostrabajos con otros proveedores, determinando que los valores pagados siguardan relación con los vigentes en el mercado en las fecJ¡as de lascontrataciones.

Conclusión

Los trabajos de imprenta se efectuaron sin el respaldo de un proceso previo de

análisis de cotizaciones, lo que dificultó determinar la razonabilidad de los

precios pagados.

Recomendaciones:

Al Proveedor Jefe.

4. Actualizará el registro del suficiente número de proveedores de trabajos

de imprenta, lo que permitirá agilitar e[ trámite de comparación de ofertas

y asegurar la c¡nveniencia institucional, respecto a precio y calidad,

Al Director de Recursos Humanos y Servicios Administrativos,

5. Comprobará periódicamente que el Proveedor Jefe mantenga

actualizado el registro de proveedores, principalmente en lo relacionado

a trabajos de imprenta, lo que facilitará el proceso de análisis de

cotizaciones y designación de la oferta más conveniente a los intereses

institucionales, +f1r.-|4, Dt¿z

Al Director de Cultura,

5. Para la ejecución de trabajos de imprenta relacionados con las labores

de la Direrción de Cultura, coordinará las arciones necesar¡as con el

Proveedor Jefe y con el Director de Recursos Humanos y Servicios

Administrativos, de tal manera que se logre agilidad en el trámite y se

contraten trabajos de calidad y precios favorables a los intereses

institucionales.

Ins-uficientes controles sobre la utilización del combustible en los

vehículos v en fa maquinaria pesada.

De la evaluación efectuada a los procedimientos implantados para controlar el

uso del combustible requerido para la movilización de los vehículos y de la

maquínaria pesada de propiedad de la Entidad, se determinó la existencia de

varias deficiencias que se detallan a continuación y que por su importancia

ameritan el establecimiento de correctivos inmediatos:

No se mantienen registros o formularios que recojan la suficiente

información de los recorridos diarios de los vehículos con el

señalamiento del kilometraje de salida y de retorno, así como las firmas

de los servidores que utilizan el servicío. Tampoco mantienen registroscon la información de los trabajos efectuados diariamente por la

maquinaria pesada.

No se han establecido técnicamente los parámetros respecto al

rendimiento promedio de kilómetros reconidos por galón de combustibleabastecido en cada automotor, para que sirvan de base en el análisis dela utilización. Tampoco se han determinado parámetros respecto al

rendimiento promedio de la maquinaria pesada en horas o volúmenes de

^ trabajo, con relación a cada galón de combustible consumido,Qr-r*e

L¿

No existe constancia escrita der kilometraje en el que se encontraban rosvehículos, cuando se efectuaron rotación o cambio de choferesresponsables_

No se lleva el libro de control en el que se registre la hora de salida yentrada de los vehículos de los garajes de la Corporación.

En el raller de Mecánica y en la Jefatura de Transportes, no mantienenlos suficientes registros para el controf del mantenimiento y reparación delos vehículos y de la nraquinaria pesada, ro que no f¡a permitido contarcon esta información importante para el desarrotto técnico de esteproceso. Además, la infraestructura física ciisponible no es suficiente niadecuada, debido a ta falta de funcíonalidad de las instalaciones y por laausencia cle seguridades.

Los furicionarios responsables del control no han acatado lo dispuesto en losartículos:2, 95, gB, 103, 104, 100, 110, 111;y, 11g der Regramento Generar deBienes del sector públ¡co, (durante las fechas de su vigencia), así como loseñalado en las Normas de Control Interno: 2g{F0I, "Control de vehículosoficiales"; y, 250-1 1, "Mantenimiento de bienes de larga duración"; en

concordancia con lo dispuesto en el artículo T7 de la Ley orgánica de la

Contraloría General del Estado, respecto al Sistema de Control Intemo y con lasdisposiciones constantes en el Acuerdo oói-Cg, publicado en el Registro oñcialñ0 de 11 de abrit det 2003-

Cortch¡sión

La ausencia cle las suficientes medidas de control interno, dificulta administraradecuadamente el uso de vehículos, nraquinaria pesada y de los combustibles

requeridos.

,ry 2uíE

Recomendaciones:

Al Prefecto.

7- Dispondrá que el Direclor de Recursos Humanos y Servicios

Administrativos, el Director de Vialidad y el Jefe de Transportes,

Ímplanten los suficientes procedimientos de control ir¡terno, tendientes a

comprobar el correcto uso de los combustibles en las labores

institucionales-

Al Director de Recursos Humanos y Servicios Administrativos, Director de

Vialidad y Jefe de Transportes.

8. Velarán por la implantacíón y mantenimiento de los suficientes

procedímientos de control interno, tendientes a comprobar que los

vehículos, maquinaria pesada y el combustible requerido, sean

adecuadamente utilizados para actividades de beneficio institucional;

entre otros procedimientos, los siguientes: Detalle de movilizaciones

diarias o trabajos realizados; determinación del rendimiento promedio en

kilómetros recorridos o, en volúmenes u horas de trabajo, por cada galón

de combustible utilizado; preparación mensual det informe de novedades

respecto a la utílizaeíón del combustible abastecido; inicio de registros

para el control del mantenimiento y reparaciones; distribución del trabajo

diarío o semanal; y, responsabilidad compartida del cuidado, protección y

mantenimiento de los vehículos institucíonales, entre et chofer y el

funcionario comisiona¡do-

A los Choferes y Operadores,

9. Aplicarán los procedimientos de

Directores de Recursos Hurnanos

',-Yialidad y et Jefe de Transportes,

lfr'7ssc

control intemo diseñados por los

y Servicios Adminístrativos y de

tendientes a controlar la correcta

l4

utilización en trabajos institucionales, de tos combustibles abastecidos enlos vehículos y en la maquinaria pesada.

En las adquisiciones de materiales como etemit, pintura, adoquines, tubos decemento, muebles, entre otros, a pesar de haberse efectuado loscorrespondientes pagos, aduciendo falta de espacio físico en las bodegasinstitucionales, no se receptó la totalidad de los bienes adquiridos, dejandocomo encargos en las bOdegas de los proveedores hasta posteriores retiros;sinembargo, los funcionarios delegados para la elaboración de las

correspondientes actas de entrega recepción, legalizaron estos documentos sindejar constancia escrita de la cantidad de bienes pendientes de entreg a porparte de los proveedores. En otras ocasiones, se ha autorizado la entregadirecta por parte de los proveedores a los beneficiarios de las donaciones, bajo

la modalidad de crédito, para que sean consideradas en contratos posteriores,

omitiendo dejar constancia escrita de estas liquidaciones en las

conespondientes actas de entrega recepción.

Este procedimíento ínadecuado dificulta el proceso de concilíación oportuna

entre las existencias fisicas, saldos de tarjetas de bodega y saldos de registros

contables, no permitiendo r¡tilizar esta información, corno herramienta

importante en la planificación de donaciones y futuras adquisiciones,

Los funcionarios responsables de la recepción de bienes adquiridos por laEntidad, no han cumptido adecuadamente con lo dispuesto en el artículo 1O del

Reglamento General de Bienes del Sector Público, que establece: "lnspección

y recepción.- Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, serán

recibidos y examinados por el servidor púbfico o los servidores encargados de

la custodia y de la catificación de la cantidad y catidad de los bienes adquiridos

y, serán contabilizados en los conespondientes registros. Si en la recepción se

encontraren novedades, se las comunicará inmediatamente a la máxima

@.rror.. q

10.

i5

autoridad. No podrán ser recibidos los bienes mientras no se hayan cumplido

cabalmente las estipulaciones contractuales,'

Conclusión,

Se legalizaron actas de entrega recepción de adquisición de bienes, sin que se

hayan recibido en su totalidad; en otros casos, se recibieron bienes a crédito sin

que posteriormente dejen constancia de las correspondientes liquidaciones.

Recomendaciones;

Al Prefecto

Dispondrá que previo a la legalizacíón de las actas de entrega recepción

de adquisición de bienes, se verifique el cumplimiento de las

estipulaciones contractuales, principalmente respecto a la cantidad y

calidad, dejando c¡nstancia escrita de cualquier novedad que se

presente.

Previo a la firma de c¡rntratos de compraventa de materiales de

c¡nstrucción, verificará que conste una cláusula que disponga que lospagos se efectúen, luego de comprobar la recepción total de los bienesadquirídos.

Al Guardalmacén¡

12- Antes de legalizar las actas de entrega recepción por contratos deadquisición de bienes, verificará el conecfo cumpfimiento de lasestipulacíones contractuales y, en el caso de ser necesario dejaráconstancia escrita de la fiquidación de bienes recjbidos en forma

.-.,.adelantada o de cr..rarquier otra novedad detestada en este proceso,V4 lut'e/-

11.

Al Director Financiero, Contador y. Tesorero.

13' En el ejercicio del Control Previo al pago de contratos de adquisición debienes, comprobarán que exista la correspondíente acta de entregarecepción, en la que conste er cumplimiento de tas cráusurascontractuales y las novedades respeclo a liquidaciones de recepcionesadelantadas y que, no existan cantidades pendientes de entrega porparte de los proveedores._ Dt?ct<aÉ

./o

CAPITULO III.

SISTEMAfINANC¡ERO .

SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL,

Incompleta aplicación de la normativa contah!-e viqente.

En el Ac¡-¡erdo 182 del Ministerio de Economía y Finanzas, publicado en el

Suplemento del Registro Oficial 249 de 22 de enero del 2001, se establece la

obligacíón de las entidades y organismos del sector público no financiero de

implantar la nueva normativa contable. Por esta razón la Entidad adquirió un

programa ínformático que lo aplica en el proceso de las transacciones

financieras y que permite producir los estados financieros básicos; sin embargo,

se determinó la existencia de pequeñas fallas que ameritan ef establecimiento

de correctivos, las mismas que se detallan a continuación:

No se han referenciado las notas aclaratorias a los saldos de las cuentas

del Estado de Situación Financiera, notas que además no contienen la

suficiente información para facilitar su comprensión.

En el saldo de Disponibilidades se incluyen, una cuenta bancaria que se

movimiento desde períodos anteriores y, otra con saldo

que se haya agilitado el trámite para el saneamiento y

regulación.

Por falta de asesoramiento a la servidora encargada del registro del

movimiento de Bodega, no se ha segregado adecuadamente el control de

bienes de características similares que difieren en sus dimensiones,cafidad y precío, como el caso de pintura látex y esmalte, y, planchas deeternit de diferentes dimensiones; situaciones que distorsionan el valoro,píl !te<t7¡277t

mantiene

negativo,

sin

sin

t8

unitar¡o de los bienes y dificulta la determinación de los saÍdosindividuales.

Conclusión.

La falta de aplicación de normas y principios contables vigentes para lasentidades del sector público, no ha permitido producir información financieracompleta, para que sea útit en la toma de decisiones.

Recomendaciones:

Al Contador Generalr

14- Velará por la correcfa aplicación de la normativa contable vigente, de talmanera que la información financiera se produzca de conformidad conestas disposiciones legales que son de obligatorio cumplimiento,

incluyendo la referenciación y la suficiente información en las Notas

Aclaratorias a los Estados Financieros; se agilite la liquidación de lacuenta bancaria sin movimiento y se regule la de saldo negativo; y,

asesore pefrnanentemente a la responsable del registro de los

movimientos de Bodega, para que separe los registros de conformidad a

las caracferísticas de los productos adquiridos,

Al Director Financiero,

15. Verificará que el Contador General ponga en práctica la normativa

contable vigente, de tal manera que la información financiera que se

produzca sea oportuna, @nfiable y completa, para que sea util en la

,,toma de decisiones.

p prt.,oa.r'a 41

SISTEMA DE PRESUPUESTO,

Del análisis a las liquidaciones presupuestarias de los últimos períodos

económicos, se determinó la inexistencia de sobregiros en las partidas de

gasto, situacíón que se debe principalmente a que en la Entidad se utifiza un

programa informático que se niega a procesar la información financiera de los

desembolsos, cuando no existe el respaldo de la suficiente disponibilidad

presupuestaria, advirtiendo de esta manera a los funcionarios pertinentes, para

que procedan a tramitar las correspondientes reformas.

Conclusión.

En el período examinado no se determinaron sobregiros presupuestarios.

Becomendación.

Al Director Financiero .

16. Verificará que se mantenga el adecuado control del proceso

a), I PresuPuestario.\44- D/€c/^/u;r4

CAPITULO IV,

RUBROS EXAMINADOS.

DISPONIBILIDADES¡

El saldo contable certificado al 30 de Junio del 2@1. ascendió a usD.725.583,50, el misrno que fue objeto de regulaciones al débito por usD.37.593,48, para obtener et saldo regulado por AuditorÍa que asciende a usD.763.176,98.

En 135 cheques emitidos por varios conceptos, por la suma de usD.335'879,75, no se adjuntó la suficiente, competente y pertinente documentaciónsustentatoria, dificultando la determinación de la propiedad, legalidad yveracidad de los desembolsos, debido principalmente a la ausencia de informesdel cumplimiento de comisiones de servicio, falta de ingresos a bodega o actasde entrega recepción y liquidaciones de contratos, constancias escritas de lautilización del servicio de alímentación en asambleas, cursos, conferencias yotros eventos similares; hechos presentados por la falta de cr.,ridado de los

servidores encargados de efectuar elcontrol previo y e¡ncurrente a los pagos, ypor la poca colaboración de los funcionarios de otras unidades administrativas,responsabies de presentar oportunamente los justificativos.'

Mediante oficios 016, 039 y ffi2-cv de 16 de junio, 20 de septiembre y zs de

noviembre del zau, respecdivamente, el equipo de auditores puso en

conocimiento de este hecho a los funcionarios responsables del trámite de los

pagos, quienes en el transcurso del examen presentaron los cofrespondíentesjustificativos, por la cantidad antes señalada-p-rcr*e ,/z

21

Los hechos c¡mentados se produjeron por el incumplimiento del artículo 2M de

la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, en las fechas de su

vigencia, respecto al ejercicio del control previo, así como lo que señalaba la

Norma Técnica de Control lntemo, 130-08, 'Documentación de respaldo y su

archivo"; preceptos legales concordantes con lo dispuesto en los literales a y b

del artícuto 12 de la actual Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

así como de las actuales Normas de Control Intemo 110-O9, 110-10; y,210-04.

Conclusión,

No se adjuntó la suficiente, competente y pertinente docr¡mentación de respaldo

en 135 desembolsos por USD. 335.879,75, habiéndose justificado

posteriormente-

Rec<¡mendaciones:

Al Director Financiero, Contador y Tesorero.

Establecerán los suficientes mecanismos y procedimientos de control,

con la finalidad de comprobar que todos los desembolsos realizados por

la Entidad, cuenten con el respaldo de la documentación suliciente,

competente y pertinente, lo cual facilitará además la determinación de lapropiedad, veracidad y legalidad de estas operaciones financieras, por

parte del Control Posterior.

Al Prefecto.

18. Dispondrá que los directores y Jefes departamentales, colaboren con los

miembros responsables del ejercicio del control previo, para la

presentación oportuna de justificativos de desembolsos, relacionados con

n aúividades propias de las diferentes unidades administraiivas.@-reaFreto

17.

22

Mediante cfreques 2431 y 2442 de 12 y 13 de marzo det 2oo2, por uSD.10.056,84,y usD. 3.391,26; respectivamente, se pagó at señor prefecto enconcepto de vacaciones no gozadas la suma total de USD. 13.44g,1O. En loscomprobantes de desembolso se señala que como respaldo legal de estospagos, se acogen a lo dispuesto en los artículos 49 y 50 de la Ley de ServicioCivil y Carrera Administrativa, vigente en esas fechas, así como lo establecidoen los artículos 41 y 43 del respectivo Reglamento.

La mencionada Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, es apficable a losservidores públicos comprendidos dentro del inciso tercero del artículo 2, en elque no se considera a los prefectos; además, el artículo 3 del mismo cuerpolegal dispone que para efectos de esta Ley, no estarán comprendidos en elservicio civil los funcionarios elegidos por votación popular.

El artículo 29 literal t) de la Ley de Régimen Provincial, respecto a las

atribuciones y deberes del Consejo Provincial, señala: 'Conceder licencia alPrefecto y a los consejeros, hasta por un total de sesenta días al año'. Sin que

en esta Ley se contemple el derecho de vacaciones para et señor Prefecto.

De este hecho se puso en c¡nocimiento de la Máxima Autoridad mediante oficio

O12-CV-2OO4 de 4 de junio del 2@4, habiéndose recibido respuesta con oficio

437-GP|-P de 26 de octubre del 2004, en el que dispone que el Departamento

Financiero proceda a descontarle en los roles mensuales de pago de sueldos, a.

partir del mes de Enero del20O5.

Gonclusión.

Se efectuaron pagos por vacaciones no gozadas al Prefecto por USD.

ñ13.448,10, sin el pertinente respaldo tegal que los justifique.

,& rrnhruo" .,(t

!)

Recornendación,

Al Director Fínanciero, Contador y Tesorero-

En el proceso de aprobacíón y control previo al pago de vacaciones no

gozadas, comprobarán que exista la suficiente doanmentación legal de

respaldo y no se íncluyan en este derect¡o, a funcionarios de elección

popular.

Pintura adguirida a orecios superiores a los viqentes en el mercado.

Durante el período analizado se efectuaron cuatro adquisiciones de pintura a la

Firma DISMAC, por la suma total sin lVA, de USD. 99.140, valor que comparado

con el precío vigente en el mercado local en esas fechas, por USD. 65.196,10,

se determinó un pago en exceso por USD. 33.943,90,

Mediante oficio 038-CV de 16 de agosto det 2004, se puso en conocimiento de

estos resultados, a la representante legal de DISMAC, raz6n por la que

mediante ingresos de caja números: 8655 de 2o de agosto del 2oM por USD.

18.000, y 8764 de 5 de octubre del 2OO4 por USD. 15.943,90, procedió a ladevolución de la suma total señalada en el párrafo anterior.

Estos hechos se oríginan en el incumplimiento por parte de los funcionarios de

la Dirección Admínistrativa, que ejecutaron el proceso de obtención de

proformas, análisis de cotizaciones y designación del proveedor favorecído para

la contratación, de lo señatado en la parte pertinente de la Norma de ControlIntemo 25041, que dice: ".... Considerarán las cotizaciones en un mínimo de

tres; mantendrá un registro actualizado de proveedores y cotizaciones para

asegurar un debido control, calidad y precios de los productos; y, determínaránun criterio de economía en la compra de bienes." Las proforrnas fueronobtenidas sin la participación del Proveedor Jefe, funcíonario al que lecorrespondía cumplir esta función,I t.t

;g+-aetürne eS

19.

24

Cabe señalar que los funcionarios responsables del c¡ntrol del proceso deadquisiciones, no acataron la recomendación del anterior informe de laContraloría General del Estado, respecto a la obtención de proformas en casascomerciales distribuidoras directas de fábrica o de importadores, según loscasos; recomendación formulada en ese informe como resultado del análisís deadquisiciones, en el que también se determinó la existencia de pagos en excesoal misrno proveedor,

Conclusión.

La aplicación de inadecuados procedimientos de control en el proceso deadquisiciones, originó el pago en exceso de usD. 33.g43,g0, que fue devueltopor la firma comercíal beneficiaria.

Recomendaciones:.

Al Prefecto,

20. Dispondrá y verificará que los funcionarios responsables del proceso deadquísiciones, pongan en práctica procedimientos adecuados de controlintemo, para asegurarse de que las compras de materiales, repuestos yotros bienes, se realicen en las mejores condiciones de precio y calidad,para beneficio de la Institución y de la comunidad.

21. En lo posterior evitará adquirir

anteriores oportunidades, no

,l,eumplimíento de los compromisos.W rrtr^raltiao tq

bienes a los proveedores que

han demostrado seriedad en

en

el

Al Director de Recursos Humanos y Servicios Administrativos y al

Proveedor Jefe.

22- Soticitarán la reforma al Reglamento lntemo de Adquisiciones,

incluyendo que para las adquisiciones importantes, obligatoriamente se

obtengan cotizaciones de distribuidores de fábrica o de importadores

directos y, se rnantenga actualizado el registro de proveedores

calificados para las adquisiciones direclas de materiales de uso continuo.

Al Director Financiero, Contador y Tesorero.

En el proceso de autorización y control previo y concurrente al pago por

adquisíciones de materiales, verificarán periódicamente que los precios

correspondan a los vigentes en el mercado local,

Consumo excesivo de combustible en vehiculos institucionales*

Del análisis a la utilización del combustíble en las movilizaciones de los

vehículos institucionales, se determinó la existencía de consumos excesivos en

tres vehículos, por la suma total de USD. 13.479,70, de conformidad al

siguiente detalle:

En cumplimiento a lo que disponen los artículos 9O y 91 de la Ley Orgánica de

la Contraforía General del Estado, se puso en c¡nocimiento de estos resultados

^mediante oficios 064, 065 y 065-cv def B de Diciembre del zoo4. En el

Wr¿llfrq¿.o

23.

Nro.

Vehlculo

Galones

Consumi-

Dos

Rendi-

Miento

c/galón

Km. Que

Debfa

Recorrer

Kilómetros

Recorridos

tacómetro

Diferencia

Km. No

Justificado

Galones

No

justificado

Valor

Unit¡rio

USD.

Valor

Total

USD.

0$100 13.321 21 Km. 279.741 161.774 117.967 5.617.48 1,764821 10.026.20

05-50 9-418 21 Km. 197.778 167.780 29.998 1.428,48 1,784821 2.549,58

05-20 5.671 21 Km. 119.091 104_726 14.365 684.05 1.321429 903,92

SUMAN: 2E.410 21 Km- 596.610 434-280 162.330 7.730,01 13.479,70

26

transcurso del trabajo en el campo, los choferes responsables presentarondepósitos por la suma de usD. 3.649,5g,' manteniéndose pendiente dedevolución la suma de USD. 9.83o,12; valor por el ctral solicitaron autorizaciónpara que se proceda a los descuentos posteriores en fos mrrespondientes rolesdel pago de remuneraciones.

Gonclusión.

No se justificó el consumo de gasolina en tres vehículos de la Entidad, por7-730,01 galones equivalentes a usD. 13.4Tg,Ta, habiéndose depositado usD.3.649,58, manteniéndose pendiente de devolución la suma de usD. g.g3o,12"

Recomendaciones:.

Al Prefecto.

24. Dispondrá al Jefe de Transportes que sin excepción alguna, proceda al

abastecimiento diario en la totalidad de vehículos ínstitucionales;además, que ejerza un permanente control sobre el uso adect¡ado de los

combustibles.

Al Jefe de Transportes,

25- Verificará diariamente que el cornbustible abastecido en los vehículos,

sea correctamente utilizado en las labores institucionales, poniendo en

práctica los procedirnientos de control recomendados en el capitulo de

_ Control Interno, de este infc¡rme.awlP rertD¡arg .lS

z7

Obras eiecutadas en el sector urbano v eq beneficio de entidades

privadas¡

Durante el período bajo examen se han realizado obras en sectores urbanos y

en beneficlo de instituciones particulares o privadas, por la surna de USD.

113.967,7O, obras que no fueron promovidas por organismos adm¡nistrativos

del Estado ni fueron ejecutadas en sectores rurales, tampoco son de alcance

provincial ni de carácter público, razón por la que se íncumplió lo previsto en el

artículo 233 de la Constitución Política de la República, que en su párrafo flnal

señala: 'El Consejo Provincial representará a la provincia y, además de las

atribuciones previstas en la Ley, promoverá y ejecutará obras de alcance

provincial en vialidad, medio ambiente, riego y manejo de las cuencas y

microcuencas hidrográficas de su jurisdiccíón. Ejecutará obras exclusivamente

en áreas rurales". Se incumple además lo dispuesto en los literales b, c y e del

artículo 7 de la Ley de Régimen Provincial Codifrcada, que determinan que

corresponde a los Consejos Provinciales, entre otros aspectos, la prestación de

servicÍos y ejecución de obras públicas que se realicen en la provincia-

El detalle de las obras en beneficio de instituciones privadas es el siguiente:

prtr*uzp7é

NUMERO

CONTRA

FECH.A

CONTRATOCONTRATISTA OBJETO DEL CONTRATO VALOR

PAGADO

101 01-1 1-16 Arq. Ramiro Burbano Sede Social Fotógrafos de lbarra 14.840,51

181 01-1G12 lng. Jorge Teén Sede Coop. Transp. lmbaburapac 11.449,47

145 o2-o918 Arq. Ramiro Espinoza Sede Social Club Maracaíbo 13.786,83

180 o2-01-03 Ing. Auner Mína Salón Sindicato Choferes lmbabura 43.283,21

219 o4-o1-21 Ing. Femardo Obando Sede Radio Taxi Posso Salgado 11.288,44

231 0441-2'l Arq. Germán Játiva Sede Choferes Profesionales llumán 19.319.64

TOTAL: 113.967,70

28

Las autoridades de la Entidad al haber dedicado fondos para la ejecución deobras en beneficio de instituciones particulares, restaron financiamiento paralas inversiones de carácter social en beneficio de la comunídad y en sectoresrurafes, taf como lo establece el mandato Constitucional,

Por este hecho, se dificulta el a.rmplimiento de los objetivos propuestos en laPlanificación Estratégi€ y en los Planes Operativos Anuales, debido a la faltade coordinación interdepartamentar en er proceso de aprobación derpresupuesto institucional y de sus respec*ivas reformas, instancias en las quesin acatar los lineamientos técnicos de la planificación, se incluyó la ejecuóiónde estas obras.

Gonclusión.

Se han ejecutado obras en sectores urbanos de la provincia y para institucionesparticulares del sector privado, por la suma de usD. 113.962,20; incumpliendodisposiciones legales que prohiben estas erogaciones.

Recomend3ciones:

Al P¡efecto y Consejeros,

26' Se abstendrán de aprobar partidas presupuestarias para la ejecución deobras que se contrapongan al mandato constitucional, lo que respermitirá planificar en mejor forma el desarrollo del sector rural de laprovincia, con relación a las necesidades reales de los d¡ferentescantones y en consideración al cumplimiento de los objetivos propuestosen la Planificación Estratégica Institucional,

/(,Al Procurador Síndico.

En el proceso de elaboración y aprobación de contratos para la ejecución

lv de obras, verificará que las inversiones se efecfúen de conformidad a las

F UZ/ttf,o¿y'a

27.

29

disposiciones legales vigentes, en beneficio del sector público y en el

área rural de [a provincia.,

CUENTAS POR COBRAR TASAS Y CONTRIBUCIONES.

Los funcionarios del área financiera no han diseñado ni implantado los

suficientes procedimientos para el control del proceso de emisión, custodia y

recaudación de las especies valoradas, principalmente de los tickets para el

cobro de peajes, limitándose a rnantener registros personales por parte del

recaudador encargado de esta función, sin que en Contabilidad existan los

registros extracontables para el correspondiente cruce de información, en

cumplimíento a lo dispuesto por [a Norma de Control lntemo 11O-13 "Control

adminístrativo de bienes, valores y documentos"-

Con motivo de este examen se practicó la toma física con corte al 21 de julio del

24a4, que ascendió al valor de usD. 31.702,so, información que fueproporcionada a Contabilidad para el inicio de los regístros extracontabtes de

control administrativo.

EXISTENCIAS PARA.CONSUMO

El saldo certíficado por Contabilidad a la fecha del corte de cuenta, ascendió aUSD' 432.6C€,26, que conesponde a[ valor de las existencias físicas probadaspor la Entidad, incluyendo materiales que se encuentran encargados en lasinstalacíones de los proveedores, que inmediatamente deben rer ingresados a

^la Bodega Institucional.

(p-rá¡fr1lusze

El saldo certificado por Contabilidad a la fecha del corte de cuenta, ascendió aUSD' 3'989.308,86, que corresponde al valor de las existencias físicasqrobadas por la Entidad.

P rPgnva

^Wor. o,rr*o O"ilo paredesDIRECTOR REGIONAL 7

/(

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