REPORT IHR Exercise Crystal 2010 

 

 

 

Convened by: 

World Health Organization 

Regional Office for the Western Pacific  

1‐3 December 2010 

 

Table of Contents 

Summary ......................................................................................................... 2 1. Introduction ................................................................................................ 4 2. Proceedings................................................................................................. 5 3. Conclusions and Recommendations........................................................... 8 Annexes......................................................................................................... 12 Annex 1 ............................................ 12 IHR Exercise Crystal 2008:  Summary reportAnnex 2  ......................................... 12 IHR Exercise Crystal 2010:  Participants' guide

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Summary 

  IHR event communications such as public health event reporting, consultation, notification, information sharing, verification and determination of a public health emergency of international concern are an essential component of effective IHR implementation. The value and importance role of the National IHR Focal Points and the WHO IHR Contact Points in facilitate event communications has been clearly demonstrated during pandemic (H1N1) 2009.      Following the first regional IHR communication exercise conducted in November and December 2008 (or called "IHR exercise crystal 2008"), the second IHR event communication exercise namely "IHR Exercise Crystal 2010" was conducted from 1‐3 December 2010 to test IHR event communications between the National IHR Focal Points and the WHO IHR Contact Point in the WHO Western Pacific Region.     The objectives of the IHR Exercise Crystal 2010 were: (1) to validate the functional accessibility of National IHR Focal Points' contact details; (2) to exercise IHR notification process and sharing of information through the IHR Event Information Site; (3) to test the updated WHO guide on IHR Communications and Duty Officer System.       All 27 National IHR Focal Points (NFPs) and the WHO IHR Contact Point in the WHO Western Pacific Region were invited to participate in this scenario‐based exercise. All the NFP contact details (including telephone, fax and email) that are officially registered in the WHO NFP contact database were tested during the exercise.  A total of 21 National IHR Focal Points (78%) participated in the actual functional communications using the exercise scenarios, including notification of and sharing information on the simulated public health event. In addition, 15 NFPs were able to join the teleconference to provide their verbal feedbacks on the exercise.  An evaluation form was sent to all the participants to obtain written feedbacks. An exercise debriefing session was organized to gather feedbacks from WHO participants.    The exercise revealed that not all the NFP contact details were fully accessible, and that there is the need to update NFP contact details in a timely manner. Generic email address and phone number should be considered to replace individual or personal email account and mobile phone number. A system should be established within the NFP to ensure functional accessibility and facilitate smooth information flow and event communications.    Despite limited exercise time, most exercise participants were able to facilitate expected communications and information flow, including sharing of information, requests from situation updates from local public health authorities and event 

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notification to WHO. It appeared that more time and regular briefing for NFP staff would be needed to facilitate IHR notification and Event Information Site (EIS) posting process.    The participants found that such regular IHR communication exercise was very helpful and useful to text not only communications between NFPs and WHO, but internal communication process as well. A number of positive observations, areas for improvement and suggestions on IHR exercise were identified and summarized in this report.      To improve future event communications, it is recommended the following:   

The National IHR Focal Points should continue their efforts in improving communication facilities (such as generic rather than individual/personal telephone and email systems), and ensuring the functional accessibility of the NFP contact details (such as through regular testing and establishing a duty officer system). 

The National IHR Focal Points should consider revisiting their authority and procedures to communicate event information in more timely and confident manner, as well as brief and train their staff regularly on IHR requirements, communication procedures (e.g. reporting, notification and verification), mechanism for application of the IHR Decision Instrument and sharing of information through the IHR event information site (EIS).  

The WHO IHR Contact Point should continue to update its protocol on IHR event communication and duty officer system and brief new staff on IHR requirements, communication procedures and necessary support to NFPs (such as EIS posting). 

Annual exercise on IHR event communication should be continued in the future. More time should be considered when designing and conducting future exercises. Other communication means (e.g. short messages) should also be used and tested. Exercise scenarios should included "imported cases" as well. If possible, other departments within the health sector as well as other relevant governments should be encouraged to participate in the IHR exercise.  

  

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1. Introduction 

 

1.1   Objectives 

  An IHR Exercise Crystal 2010 was conducted from 1‐3 December 2010 to test IHR event communications between the National IHR Focal Points (NFP) and the WHO IHR Contact Point (CP) in the WHO Western Pacific Region. 

  The objectives of the IHR Exercise Crystal 2010 were: 

To validate the functional accessibility of National IHR Focal Points' contact details; 

To exercise IHR notification process and sharing of information through the IHR Event Information Site; 

To test the updated WHO guide on IHR Communications and Duty Officer System.  

 

1.2  IHR event communications 

  The International Health Regulations (2005) entered into force in June 2007. Ensuring the functions of the designated National IHR Focal Points (NFP) and the WHO IHR Contact Point (CP) has been an essential component of IHR implementation in the Western Pacific Region.  

  Pandemic (H1N1) 2009 was the first public health emergency of international concern (PHEIC) declared in accordance with IHR (2005). This real‐world global public health event has clearly demonstrated the value and important roles of NFPs in facilitating IHR communications such as timely reporting of the initial H1N1 cases  and sharing information through the secure IHR Event Site (EIS). IHR communications have proven to be a valuable mechanism to contribute to the pandemic risk assessment and the situation monitoring regionally and globally.  

  IHR event communications primarily refer to official communications between Member States and WHO concerning public health event reporting, consultation, notification, verification, information sharing, risk assessment, determination of a public health emergency of international concern (PHEIC) and emergency response under IHR(2005). They also refer to public health event related communications and 

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information sharing between the NFP and relevant departments/agencies within the country. 

  The first regional IHR exercise, namely "IHR Exercise Crystal 2008", was conducted in November and December 2008. It focused on testing the functional accessibility of NFPs' contact details, validating IHR verification process and the WHO IHR communication and duty offer system.  At least 23 NFPs (85%) fully participated in the 2008 exercise.  The overall feedbacks from the participants were positive and encouraging, and the evaluation results indicated that such exercise was helpful. A summary of the 2008 IHR exercise results is showed in Annex 1.  

 

1.3  Exercise participants 

  The exercise participants included the National IHR Focal Points in the Western Pacific Region, the WHO Regional Office for the Western Pacific and the relevant WHO country offices. 

  IHR exercise crystal 2010 participants' guide is showed in Annex 2. 

   

 

2. Proceedings 

 

2.1  Exercise development and scope 

  The need for regular IHR communication exercises to test and strengthen the functions of the National IHR Focal Points and the WHO IHR Contact point has been recognized by the annual meetings of the Asia Pacific Technical Advisory Group (TAG) on Emerging Diseases which includes the meeting of the National IHR Focal Points in the Western Pacific Region.  

  Following the above meeting recommendations, the first regional‐wide scenario‐based IHR communication exercise, namely "IHR Exercise Crystal 2008" was conducted in 2008 to test and validate IHR event communications. 

  The IHR Exercise Crystal 2010 was designed and further developed based on the initial scenarios used during the IHR Exercise Crystal 2008.  The 2008 IHR communication exercise in 2008 was limited to verify an outbreak of unknown etiology occurring in the participating country.  

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  The scope of the "IHR Exercise Crystal 2010" went beyond "verification" process, with focus on testing and validating official notification of a potential public health emergency of international concern (PHEIC), and exercising process of sharing of information through the IHR Event Information Site (EIS) and teleconference.   

 

2.2  Type of exercise 

  The IHR Exercise Crystal 2010 was a modified functional exercise, requiring NFP and WHO exercise players to respond to incoming information and requests in a timely manner, including making decisions on actions required. The main incoming information included initial reports from 1‐2 affected local public health authorities, international media reports on the event, situation updates from affected areas and requests for more information from other countries and communications from WHO.  

  This IHR communication exercise used a real setting in normal work stations of participating NFP and the WHO IHR CP. There was no international travel involved.  The exercise lasted for about 3 hours for each participating NFP. 

 

2.3  Exercise management team 

  An exercise management team within the WHO Western Pacific Regional Office (WPRO) was established to conduct the exercise, including a lead controller, a controller, several simulators and an evaluator, and administrative assistants. All relevant WHO country office staff were invited to participate in the exercise as observers and/or facilitators to support respective NFPs, when requested. The responsibilities were assigned to the exercise team according to their roles.  

 

2.4  Exercise conduct and participation 

  All the 27 National IHR Focal Points in the WHO Western Pacific Region were invited as exercise players to participate in the exercise. The exercise messages were sent by fax and email with a follow‐up phone call made to all the NFPs. All the official contact details from the NFP database (as of 30 November) were used and tested for the exercise communications. Based on the request and advice of 5 participating NFPs, additional or new contacts (not officially registered in the NFP database) for these NFPs were also used to facilitate the exercise.  

 

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  All the exercise participants were provided with the following documents and information: 

Email invitation to participate in the IHR Exercise Crystal 2010   

Exercise participants' guide 

Briefing presentation slides 

Action log, problem log and evaluation form 

Pre‐exercise message, reminding the important exercise roles and simulation arrangement 

Exercise injects, including situation reports, media reports and teleconference agenda and schedule 

Post‐exercise message to close the exercise 

  From 1‐3 December, a total of 21 NFPs (78%) participated in actual communications during the exercise. One NFP provided the exercise control with its "action points" in response to the exercise messages after the exercise ended. 

  The exercise was attended by relevant national staff of the participating NFPs, as well as 1st level and 2nd level IHR Duty Officers of the WHO IHR Contact Point. Some NFPs took this opportunity to have engaged in a group of staff from the heath sector at both the national and local levels (e.g. the ministry of health staff).  In WPRO, the outbreak situation room was set up to facilitate the exercise given the short exercise time and the need to manage simultaneous participation of multiple NFPs.  

 

2.5  Exercise feedback and evaluation  

  During the teleconference with participating NFPs near the end of the exercise, the exercise participants were asked to provide their positive and negative observations on the exercise.  A total of 15 NFPs were able to join the teleconference to provide their verbal feedbacks briefly. After the exercise, a complete written evaluation form was submitted by 10 participating NFPs.   

  A daily debriefing session on 1 and 2 Dec, and a final overall exercise debriefing meeting on 3 December 2010 were organized to obtain feedbacks from WHO exercise participants, including all the players, simulators, evaluator and administrative staff.  

  Together with the exercise results (such as the accessibility of the NFP contact details and records of the actual communications made), these feedbacks and evaluation have been used to summarize main findings, conclusion and recommendations containing in this report.  

 

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3. Conclusions and Recommendations 

 

3.1  Main findings and conclusions 

3.1.1  Accessibility of NFP contact details  

The fax message was sent successfully to 17 NFPs (63% of all the 27 NFPs and 81% of all the 21 participating NFPs). The difficulty in connecting the designated fax numbers and the failure in sending the fax message during the exercise time period mainly occurred in the Pacific Island Countries. The problems encountered included the change in fax number, and out of service. 

Telephone connections were successfully made to only 12 NFPs (44% of all the 27 NFPs and 57% of all the 21 participating NFPs) within the exercise time period. About 1‐3 attempts were made to connect the designated NFP telephone numbers.  The problems encountered included: autofax mode, voicemail, out of service, nobody answered the call, and no direct accessibility (failure in connection through an operator).  

Teleconference connections between participating NFPs and WHO with a short notice were also tested and 15 NFPs (56%) were able to be connected and join the teleconference. While it appeared to be smooth to set up a teleconference with most participating NFPs on Day 1 and Day 2 of the exercise, it appeared to be very challenging to connect the NFPs especially those NFPs in the Pacific through teleconference on the last day of the exercise. The average time taken to have connected 5‐6 NFPs through teleconference ranged from 5‐25 minutes. 

Email communications were largely successfully made between 21 NFPs (78%) and exercise simulators and/or WHO IHR duty officers. Delay in receiving and sending out email messages was found in at least 3 countries due to internet connection problem and other unknown reasons.  

In summary, not all the NFP contact details were fully accessible during the exercise. The summary result shows in Figure 1. There is the need to update NFP contact details on more regular basis and in a timely matter. Generic email address and phone number (e.g. mobile phone for duty officer) has not been fully established in some NFPs.  

 

 

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3.1.2  Event notification and EIS posting 

Levels of activeness of communications varied from NFP to NFP. While some NFPs were very active and able to complete all the expected communications within the exercise time, others appeared to be less active and required more time to meet the expectations.   

Overall, it was found that the communications between the NFPs and the exercise simulators (the affected local public health authority) appeared to be more pro‐active, whereas the communications between the NFPs and the WHO IHR Contact Point seemed to be less intensive.   

Most NFPs were able to analyze, discuss the incoming information and take necessary actions. Some NFPs activated their incident room and initiated actual discussions among relevant staff, including the responsible persons of the NFPs.  

A number of participating NFPs mentioned the notification of the event to WHO and agreed to an EIS posting. However, only very small numbers of the participating were able to actually send an official notification and their proposed EIS text to WHO during the exercise period. The main reasons included the time pressure, language barriers and unfamiliarity with IHR notification and EIS posing.  

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3.1.3  Feedbacks on the exercise 

Overall, the participants found such regular IHR communication exercise was very useful to text not only the communications between the NFP and WHO, but internal communication process as well.  

In addition to verbal feedbacks through the teleconference, a total of 10 written evaluation forms were received from 10 countries. The results showed that all 10 NFPs perceived that the exercise has achieved the exercise objectives; the scope of the exercise was suitable; the information presented through scenarios was informative and helpful. Majority of the responders found that the exercise was every helpful/useful to strengthen IHR event related communications.  

Positive points about the exercise included: very useful and helpful to test NFP functions; good opportunity to test and update internal communication protocols/procedures; cost‐effective way of strengthening IHR communications; building team work; strengthening international collaboration; good practice in using IHR Annex 2; importance of sharing information in a timely matter;   opportunity to improve NFP readiness;  familiar with IHR requirements and good opportunity to learn about exercise itself.   

Negative points about the exercise or possible areas for improvement included: time was too short (too tight); need for simplified scenarios or overwhelmed information; helpful to have media simulator; other means of communication not used (e.g. short messages); short notice on the proposed teleconference; need for clarification about names of country and the affected local public health authority; unclear process to share information through EIS; would be helpful to have a gentle reminder 1 day prior to the exercise day. 

Main challenges mentioned included time difference among countries; time pressure for the exercise; lack of authority for the NFP to make a quick decision to share information outside quickly; lack of trained NFP staff (new staff not briefed about IHR); language barriers; limited means of communications (no blackberry); and instable internet and teleconference connection. 

Suggestions mentioned included continuing annual exercise; allocating more time for exercise; giving more authority for the NFP to make quick decision in sharing of sensitive information; considering the involvement of other relevant governments if possible;  considering other means of communication in addition to email and phone call; designing future exercise scenarios based on imported cases; and updating communication process.  

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3.2  Recommendations 

The National IHR Focal Points should continue their efforts in improving communication facilities (such as generic rather than individual/personal telephone and email systems), and ensuring the functional accessibility of the NFP contact details (such as through regular testing and establishing duty officer system). 

The National IHR Focal Points should consider revisiting their authority and procedures to communicate event information in more timely and confident manner, as well as brief and train their staff regularly on IHR requirements, communication procedures (e.g. reporting, notification and verification), application of the IHR Decision Instrument and sharing of information through the IHR event information site (EIS).  

The WHO IHR Contact Point should continue to update its protocol on IHR event communication and duty officer system and brief new staff on IHR requirements, communication procedures and necessary support to NFPs (such as EIS posting). 

Annual exercise on IHR event communication should be continued in the future. More time should be considered when designing and conduct future exercises. Other communication means (e.g. short messages) should also be used and tested. Exercise scenarios should included "imported cases" as well. If possible, other relevant governments should be encouraged to participate in the IHR exercise.  

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Annexes 

Annex 1  IHR Exercise Crystal 2008:  Summary report 

Annex 2   IHR Exercise Crystal 2010:  Participants' guide 

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ANNEX 1 

 

IHR Exercise Crystal 2008: Summary report 

 The first regional‐wide IHR communication exercise, namely "IHR Exercise Crystal 2008", was conducted on 26 November, 9 December and 10 December 2008, to test and validate IHR event related communications between the National IHR Focal Points (NFP) and the WHO IHR Contact Point in the Western Pacific Region  This modified functional exercise attempted to achieve the following objectives:  

(1) to test and assess the functional accessibility of countries' NFP contact details;  (2) to validate IHR verification process between the Member States and WHO for a public 

health event of concern; and  (3)  to practice and validate the WHO/WPRO interim protocol for IHR Communications and 

Duty Officer System.   All the 27 WHO Member States in the Region were invited to participate in the exercise. The countries were divided into three groups as follows:  

Group 1: Australia, Cambodia, Fiji, Malaysia and New Zealand on 26 November 2008; 

Group 2: China, Brunei Darussalam, Japan, Mongolia, Lao PDR, Philippines, Singapore, Republic of Korea and Viet Nam on 9 December 2008 

Group 3: Cook Islands, Kiribati, Marshall Islands, Federated States of Micronesia, Nauru, Niue, Palau, Papua New Guinea, Samoa, Solomon Islands, Tonga, Tuvalu, Vanuatu on 10 December 2008 

 A total of 23 Member States (85%) actually participated in the exercise. One country planned to, but was unable to join the exercise due to a real "emergency" response. One country had to withdraw part way through, due to an urgent meeting called on by senior officials. The other two countries did not actively participate in the exercise, but their NFP contact details were also tested.  The overall feedback from the exercise participants and the evaluator were positive and encouraging. Evaluation results indicated that the exercise was well‐designed and has achieved its objectives. While the majority of the participants found that the exercise scope was suitable and helpful and/or useful to strengthen IHR event related communications between the NFP and WHO, a few countries have suggested to conduct more IHR exercises in the future with a broader scope.  

 

 

 

13

The main findings and conclusions from the exercise against three objectives are:  

(1) Objective 1:  The functional accessibility of the NFPs varied from country to country. While 11 countries' contact details (telephone, fax and email) were fully accessible, a number of problems with the remaining 15 countries were encountered. The telephone numbers and/or fax numbers of 10 NFP appeared to be out of date or out of service. While 19 countries email addresses worked very well, 7 countries could not be accessed. As a result of the communication problems, the simulated disease outbreak report and WHO's request for event verification could not reach some of the NFP contacts in a timely manner (within the exercise time period).  

(2) Objective 2:  The capacity and ability of the participating NFPs in confirming, obtaining and consolidating information from the affected local public health authority and in providing necessary information to WHO ("verification") varied among the NFPs. While a number of countries were able to actively communicate with the affected local public health authority/hospital as well as with WHO, including verifying the event and providing sufficient information to WHO, other countries had some difficulty to respond to the WHO's verification request as expected. The possible reasons for the difficulty might include the time pressure of the exercise, language barriers, lack of clear understanding of the IHR verification process, some confusions about the IHR email address for the communication with the WHO IHR Contact Point at IHR@wpro.who and for the communication with the simulated local public health authority at IHRexercise@wpro.who.int.  

(3) Objective 3:  The interim protocol on the WHO/WPRO IHR communication and Duty Officer (DO) System and a newly proposed template for WHO's request for verification provided DOs with helpful guidance. However, WHO IHR Duty Officers (especially new staff) would need training to familiarize themselves with the WHO communication system and the NFP functions. The roles and responsibilities of the first and second line IHR Duty Officers would need to be further clarified and defined. The IHR mailbox should be managed by the first and second line Duty Officers only (unless there are exceptional circumstances) to avoid confusion as to which emails have been opened and actioned. In addition, the role of WHO Country Office (CO) in IHR event related communications such as verification and notification process need to be defined.       

 In summary, the exercise was well‐participated by the National IHR Focal Points (including senior health officials in some countries) and relevant WHO staff. It is expected that the experience and lessons learned from the exercise would help increase awareness about the IHR requirements and improve IHR event related communications between countries and WHO.  

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ANNEX 2  

IHR Event Communication Exercise  

WHO Western Pacific Region 

IHRExercise Crystal 2010

Participants' Guide 

 

 

1‐3 December 2010 

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Introduction  

Ensuring the functions of National IHR Focal Points (NFP) and the WHO IHR Contact Point (CP) has been an essential component of IHR implementation in the Western Pacific Region.  

IHR event communications primarily refer to official communications between Member States and WHO concerning public health event reporting, notification, verification, information sharing, risk assessment, determination of a public health emergency of international concern (PHEIC) and emergency response under IHR(2005). They also refer to public health event related communications between the NFP and relevant departments/agencies within the country.  

Since IHR (2005) entered into force in 2007, annual meetings of the Asia Pacific Technical Advisory Group (TAG) on Emerging Diseases and the National IHR Focal Points in the Western Pacific Region were convened. The meetings recommended that regular exercises be conducted to strengthen and maintain IHR event communications.  

Following these recommendations, the regional‐wide IHR Communication Exercise, namely "IHR Exercise Crystal "has been designed to test and validate IHR event communications between the NFPs and the WHO CP in the Region.  

The first exercise ‐ "IHR Exercise Crystal 2008" was conducted in November and December 2008. It focused on testing the functional accessibility of NFPs' contact details, validating IHR verification process and the WHO IHR communication and duty offer system.  At least 23 NFPs (85%) fully participated in the 2008 exercise.  The overall feedbacks from the participants were positive and encouraging, and the evaluation results indicated that such exercise was helpful.  

In 2009, pandemic (H1N1) 2009‐ a major global public health event—provided a real‐world opportunity to test the role of NFPs and the WHO CP in the pandemic response. It has clearly demonstrated the value of NFPs in facilitating IHR communications, especially timely reporting of the initial H1N1 cases  and sharing information through the secure IHR Event Site (EIS). IHR communications have proven to be a valuable mechanism for sharing information to assess the pandemic risk and to monitor the global and regional situations.  

The "IHR Exercise Crystal 2010" will be conducted from 1‐3 December 2010.  It is a simple communication exercise using a real setting in our normal work stations as the NFP and the WHO IHR CP. The exercise will last for about 2‐3 hours for each participating NFP.  

 

Objectives   To validate the functional accessibility of National IHR Focal Points' contact details; 

To exercise IHR notification process and sharing of information through the IHR Event Information Site; 

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To test the updated WHO guide on IHR Communications and Duty Officer System.  

 

Scope and Type of Exercise  The IHR Exercise Crystal 2008 was limited to verify an outbreak of unknown etiology occurring in your country. The scope of this "IHR Exercise Crystal 2010" will go beyond "verification" process. It will test and validate other aspects of IHR event related communications, including use of the IHR decision instrument for making a decision on official notification of a potential public health emergency of international concern (PHEIC). It will also exercise the process of sharing of information through the IHR Event Information Site (EIS) and/or through teleconference.   

The IHR Exercise Crystal 2010 will be a modified functional exercise, requiring NFP and WHO exercise players to respond to incoming information (e.g. reports) quickly, including making decisions on actions required. 

 

Exercise Participants, Roles and Responsibilities  All the NFPs in the WHO Western Pacific Region have been invited to participate in the exercise. Each NFP will only need to participate in the exercise on the proposed day and the exercise will last for about 2‐3 hours (Table 1).  

The exercise will primarily engage relevant staff (e.g. duty officer and/or responsible person) from a participating NFP as well as the WHO IHR Contact Point (1st level and 2nd level Duty Officers) in the WHO Western Pacific Region. Actual participation of other relevant staff within the country is very welcomed, but not required. The participating NFP may wish to make its own decision on whether other relevant staff should be invited to join the exercise. Relevant WHO country office staff (CSR Team Leaders) will be invited to either observe or facilitate the communication process during the exercise. The contact details of the exercise participants are shown in Annex 1. 

In summary, the exercise participants (Figure 1) include the following: 

(1) Player:  Staff from a participating NFP and the WHO IHR CP. Assigned staff members, including scheduled IHR Duty Officers, are expected to carry out event related communications in accordance with their existing communication/operating procedures within the country and WHO.   

(2) Controller and simulator:  An Exercise Management Team (including Exercise principal controller, Controller and Simulator) in WPRO has been created to ensure the conduct of the exercise. A simulator will be playing necessary roles of the affected local public health authorities, and respond to any request from NFP players with regard to event information and update. There will be no simulator arranged to play a 

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(3) Facilitator or observer:   Relevant WHO Country Office (CO) CSR team leaders or designated staff. All the communications between the NFP and the WHO IHR Contact Point should copy relevant WHO CO. WHO CO CSR staff are encouraged to provide their respective NFP staff with necessary assistance in facilitating the exercise, when necessary. Facilitators or observers from CO are expected to share their observations with the Exercise Management Team (if any) and fill out an evaluation form. 

(4) Evaluator: 1‐2 WHO staff (non‐players) will be invited to observe and evaluate the process and outcomes of the exercise.  

 

Exercise Management Team  

Exercise Director

(Lead Controller)

Exercise Controller

Exercise Simulator

Exercise Evaluator

 

Table 1 Exercise Management Team Members 

Role  Name  Location 

Lead controller  Dr Li Ailan  DSE Situation Room 403 

Controller  Dr Satoko Otsu  DSE Situation Room 403 

Simulators   DSE team members  

DSE Situation Room 403 

Evaluator  Dr Shalini Pooransingh  DSE Situation Room 403 

Administration support  Mrs Melba Gidaya Mrs Melissa Bailon Miss Elizabeth Mangali  

DSE Situation Room  403 or Room 401 

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Exercise Conduct  The exercise will be conducted from 1‐3 December 2010. The exercise schedule for participating countries is shown in Table 1. 

Table 1 Exercise schedule for participating countries 

DAY 1: 01 December, 9:30 ‐ 12:30  (MANILA TIME) 

Participating Country  Time 

1. Brunei Darussalam  9:30 ‐ 12:30 

2. Cambodia  8:30 ‐ 11:30 

3. Lao People's Democratic Republic  8:30 ‐ 11:30 

4. Malaysia  9:30 ‐ 12:30 

5. Philippines  9:30 ‐ 12:30 

6. Singapore  9:30 ‐ 12:30 

DAY 2: 02 December, 8:30 ‐ 11:30 (MANILA TIME) 

Participating Country  Time 

1. Australia  11:30 ‐ 14:30 

2. China  8:30 ‐ 11:30 

3. Japan  9:30 ‐ 12:30 

4. Mongolia  8:30 ‐ 11:30 

5. Papua New Guinea  10:30 ‐ 13:30 

6. Vietnam  7:30 ‐ 10:30 

DAY 3: 03 December, 8:00 ‐ 11:00 (MANILA TIME) 

Participating Country  Time 

1. Republic of Korea  9:00 ‐ 12:00 

2. Cook Islands  14:00 ‐ 17:00 (2 Dec) 

3. Fiji  13:00 ‐ 16:00 

4. Kiribati  12:00 ‐ 15:00 

5. Marshall Islands  12:00 ‐ 15:00 

6. Micronesia, Federated States  11:00 ‐ 14:00 

7. Nauru  12:00 ‐ 15:00 

8. New Zealand  13:00 ‐ 16:00 

9. Niue  13:00 ‐ 16:00 (2 Dec) 

10. Palau  9:00 ‐ 12:00 

11. Samoa  14:00 ‐ 17:00 (2 Dec) 

12. Solomon Islands  11:00 ‐ 14:00 

13. Tonga  13:00 ‐ 16:00 

14. Tuvalu  12:00 ‐ 15:00 

15. Vanuatu  11:00 ‐ 14:00 

 

 

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Each  participating  NFP  will  receive  initial  email  messages  that  provide  some  background information on the simulated outbreak. All the means of communications (email, phone and fax) may be used to facilitate IHR communications between the participating NFPs and the WHO IHR Contact Point. All the players are expected to act quickly and facilitate smooth communications and  information flow within the exercise time period, despite the fact that more time may be available in a real world (e.g. IHR requires an official notification of a potential PHEIC event to be made with 24 hours of assessment in a real world situation).  

Every exercise communication (written email, fax, and verbal telephone call) should always begin and end with the conversions or headers and footers saying "This is an exercise message" or "exercise‐exercise‐exercise". 

Every email exercise communication should always copy the Exercise Control at Control@wpro.who.int 

The exercise may be suspended and/or ended at any time if it appears that a real‐world emergency is occurring during the exercise. 

 

Play and Simulation  All participating staff from NFPs and WPRO will be participating in or joining the exercise from their normal office (no international travel required). NFP players will need to play: (1) real functional communications with the WHO IHR CP; and (2) simulated, but also functional communications with the affected local public health authorities through the simulator.  

To assess an event in a real world and make a decision on whether the event should be notified to WHO, the NFP may need to communicate with relevant governmental departments/agencies and/or individuals within your country to discuss and/or request more information regarding the event. For example, in some countries, the NFP may need to call a meeting to discuss an ongoing event and identify actions to be taken by the NFP etc.  

For the purpose of this 2010 exercise, NFP players are not required to actually communicate with other non‐participating departments/agencies/individuals or call an actual meeting, due to time constraints. However, the participating NFPs may wish to make their own decision on if more than one staff should join the exercise as it fits. Players are expected to take the following actions to contribute to the exercise conduct: 

Contact the affected Local Public Health Authorities by using the Simulator's contact details as follows: 

Telephone:       + (632) 528 9650 Fax:         + (632) 528 9075 E‐mail:        Simulator@wpro.who.int 

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Actually communicate with the WHO CP (real, functional communications) by using the real WHO/WPRO IHR CP contact details (e.g. IHR@wpro.who.int) 

Record/write down in your Action Log Sheet (Annex 2) to indicate an action taken to communicate with other relevant departments/agencies/individuals, if required based on your NFP communication protocol/procedures. Please note that there is no simulator arranged for other non‐participating agencies except for the affected local public health authorities. However, if the NFP makes a decision to call another relevant sector/agency such as the Ministry of Education(MoE), or consult a relevant WHO Country Office, or communicate with the NFP in another country, the assigned NFP staff should simply record in their Action Log Sheet  that they have called the MoE or the WHO CO or the NFP in country X etc. This would be done without any real involvement or communication with the MoE or the WHO CO. 

Please always close your loop and send a message to the Exercise Control at Control@wpro.who.int to inform actions taken by you.  

If exercise participants encounter any problem during the exercise, please record this in the Problem Log (Annex 3). In addition to the use of the Problem Log, you may also wish to contact the Exercise Control at Control@wpro.who.int or telephone: +(632) 528 9650 or +(632) 528 9035  

To ensure that the exercise can be conducted as smoothly as possible, please remember the following practical tips: 

Always start and end your communication with "THIS IS AN EXERCISE MESSAGE" 

Remember to copy every communication to Control@wpro.who.int 

Do not fight the scenario 

Close the loop if you have taken your action 

Do the paper work – log all your activities 

Do enjoy the exercise 

 

Please recognize that this exercise will use an "artificial scenario" that may not reflex a real‐world situation. Exercise players should accept these artificialities.  Please do not be overly concerned by any complexities or possible difficulties that might be associated with the exercise scenario itself.  The objective is to work with the scenario to facilitate your actions for communications, rather than to challenge it or seek to resolve every last possible detail. 

 

 

 

 

21

22

Evaluation and Report  After the exercise, all the exercise players, observers, facilitators, controllers, and simulators will be asked to fill out an evaluation form (Annex 4).  WHO will conduct a post‐exercise analysis of accessibility of the NFP contact details and communications related to event notification process and sharing of information for risk assessment. 1‐2 exercise evaluators will be assigned to provide their evaluation results. A summary report on exercise results will be produced and shared with all participating NFPs in the region.  

 

Reference document  

The International Health Regulations (2005)  

Individual country NFP protocols and/or communication mechanisms (if available)  

WPRO interim guide on IHR communication and duty officer system (updated Oct 2010) 

 

Annexes   Annex 1   Contact details of exercise participants   Annex 2   Action Log   Annex 3  Problem Log   Annex 4   Exercise evaluation form 

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WHO IHR Contact Point (CP) (Players – IHR DO) 

 Local Public Health 

Authorities (Simulators/Role Play) 

 

National IHR Focal Point (NFP) (Players) 

Other agencies/officials  

(Record in Action Log Sheet) 

 

IHR Exercise Control (Controllers) 

Injects 

Scenarios

Injects 

Actions  

Figure 1 Exercise Design and Expected Communications

 WHO Country Office (Observers/Facilitators)  

Actions

              Action Log Sheet  Name ________________    Position ____________        Agency ________________                     Page __ of ___ 

 Time/Date  Activity 

(Call to/Received From; Consultations) 

Issue/Information Requested  Or Provided 

Referred to/Resolution 

  

     

  

     

  

     

*The Action Log or Participants' Log is used to capture information about activities/actions that are not tracked electronically. WHO would highly appreciate if all Action Log could be sent by e‐mail to Control@wpro.who.int or by Fax to WPRO DSE (632) 528 9075 immediately after the exercise (no later than 3 or 4 December 2010).

24

Problem Log  

 Date:  _____________  Exercise Assignment:  (circle) Player, Controller, Simulator, Evaluator, Director, Observer  

Time  Message No. (if known) 

Problem  Analysis (Leave Blank)* 

   

     

   

     

   

     

   

     

   

     

   

     

   

     

   

     

   

     

*The Problem Log is used to record any problem encountered during the exercise and should be sent by e‐mail to Control@wpro.who.int or by Fax to WHO WPRO DSE (632) 528 9075, 

immediately the exercise (no late than 3 or 4 Dec 2010). 

1

Exercise Evaluation Form 

 

Please take a few minutes to fill out this form (tick and write down your answers). Your feedback and suggestions will help us prepare and improve future exercises. Thank you for your cooperation! 

 1. Did the exercise achieve the exercise objectives?         

(1) Yes      (2) No            (3) Not sure  Please briefly explain why?  

 2. What do you think about the scope of the exercise?  

(1) Too narrow     (2) Suitable     (3) Too broad  Please briefly explain why?  

 3. Please rate the helpfulness and/or usefulness of this exercise to strengthen IHR event related 

communications between National IHR Foal Points and WHO:  

1  2  3  4  5  6  7  8  9  10 Very                  Very Poor                  Good    4. Did you find the information presented informative/helpful when working through the scenarios?   

(1) Yes      (2) No      Please briefly explain why? 

 5. What are two positive points (good things) that you have learned/observed from the exercise?  

(1) __________________________  (2) __________________________________   6. What are two negative points (bad things) that you would suggest for improvement in the future?  

(1) __________________________  (2) __________________________________  

 7. Please add any other comments or criticisms: