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MAGNETRON S.A.S INFORMATICA Y TECNOLOGIAINSTRUCTIVO:CONTROL DE LICENCIAS DEL SOFTWARECODIGO:I-PS1-04

ANEXO AL PROCEDIMIENTO:INFORMATICA Y TECNOLOGIA VERSION6HOJA1 /3

MAGNETRON S.A.S INFORMATICA Y TECNOLOGIAINSTRUCTIVO:CONTROL DE LICENCIAS DEL SOFTWARECODIGO:I-PS1-04

ANEXO AL PROCEDIMIENTO:INFORMATICA Y TECNOLOGIA VERSION6HOJA3 /3

1. GENERALIDADES

1.1OBJETO: Asegurar la integridad del software propiedad de la Organizacin y evitar que sea fuente de piratera.1.2. REGISTROS: R-PS1-03 Revisin de Software1.3. EJECUTOR: Jefe de Informtica y Tecnologa o Asistente de Informtica y Tecnologa, Auxiliar de Informtica, y Personal de de Archivo.

2. AUTOCONTROL / REQUISITOS HSEQB

CALIDADRegistrar el ingreso de software nuevo en el registro de revisin de software R-PS1-03.SySO

Utilizar los elementos de proteccin personal que se necesiten para llevar a cabo la actividad, y cumplir las diferentes normas de seguridad del rea en que se encuentre.AMBIENTECumplir con las normas referentes al cuidado del medio ambiente, utilizar los recursos naturales en forma adecuada y acatar las disposiciones del instructivo de residuos slidos.BASCVelar por el cumplimiento de las disposiciones legales en cuanto a derechos de autor y propiedad intelectual.

3. ACTIVIDADES

3.1 GENERALIDADESPara el presente documento se entender como software o licencia de software el conjunto de programas, archivos o informacin digital, almacenadas en medios removibles pticos, magnticos o bajo otra tecnologa, que requieren de algn tipo de licenciamiento para ser correctamente utilizados, o que por consideraciones de seguridad interna no deben ser de libre distribucin. As, se entiende por software las cintas magnticas que contienen copias de seguridad, los documentos digitales adquiridos a terceros, o las licencias de instalacin de programas diversos por ejemplo: Microsoft Office, Microsoft Windows, Oracle, etc.

Teniendo en cuenta el alto valor que la adquisicin de software tiene para las empresas y las implicaciones legales de la proliferacin indiscriminada de instalaciones del mismo, el presente documento tiene por fin asegurar la integridad de toda adquisicin de software, garantizar la no distribucin de copias o instalaciones no autorizadas y evitar la piratera hacia el interior o exterior de la empresa.3.2 UBICACIN Y SEGURIDAD.El software de propiedad de la compaa se almacena en el archivo central, en una ubicacin claramente visible destinada para ello.

El acceso a los documentos all almacenados es exclusivo del Personal del rea de Informtica y Tecnologa y del Personal de Archivo; en ausencia del primero el Personal de Archivo solo podr entregar las licencias de software a la Alta Gerencia de la Compaa.3.3 REGISTRO Y CONTROL.En cada ocasin en que ingresen a la Compaa licencias de software, el Asistente de Informtica y Tecnologa solicita a Contabilidad una copia de la factura de compra y la almacena en la carpeta Licencias de Software en el archivo central, para garantizar el control del respaldo legal de cada uno de los productos adquiridos y tener dicha informacin a disposicin de cualquier entidad de vigilancia que lo requiera.

Para verificar el control se hace una revisin anual del software instalado en la Compaa en los equipos con permiso de administrador; se deja evidencia de la revisin en el formato R-PS1-03 donde se registran todas las anomalas encontradas o la integridad total de las licencias. Si por algn motivo se encontrase un software instalado de forma ilegal, el Jefe de Informtica y Tecnologa tiene la obligacin de desmontarlo inmediatamente sin previo aviso al usuario del software y reportar esta situacin al Jefe Inmediato de dicho usuario, quien toma las medidas pertinentes para evitar reincidencia de este tipo de situaciones.

4. CONTROL ESTADISTICO

CALIDADSe realiza una revisin del software de la compaa mnimo una vez al ao y se lleva registro en R-PS1-03.SySO

Se reporta y analiza mnimo un incidente por mes, segn se indica en la caracterizacin del proceso. AMBIENTESe manejan criterios para apoyar los objetivos generales de la organizacin como: segregacin de residuos slidos comunes, disposicin de residuos peligrosos, control de consumo de energa elctrica y agua potable.BASCdem calidad

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O REFERENCIAS

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ELABORO:JEFE DE INFORMATICA Y TECNOLOGIA

REVISO:DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

APROBO:GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO FECHA:2012-10-23