Hôpital du Sart Tilman

CHU Ourthe - Amblève

CHU N.D. des BruyèresPoliclinique Brull

Le plan stratégique Plan COS

1.Introduction

2.Etat d’avancement

3.Investissements

1. Introduction

Le plan stratégique Plan COS

Plan COSOBJECTIF: Offrir des soins de la plus haute qualité

universitaire accessibles à tous, tout en assurant la pérennité financière de l’Institution

AXE PATIENT

AXE APPR. ORGANISATION.

AXE PERSONNEL

AXE FINANCE

GSI & COMMUNICATION

METHODE: - Gestion par projets- Implication des ressources internes

Schéma de fonctionnement d’un projet

Origine du projetAboutissement du projet

CHEF DE PROJET &

EQUIPE PROJET

Groupe de travail

COMITE DE PILOTAGE DU PROJET

Personnes ressources

Personnes ressources

COMITE DE PILOTAGE DE L’AXE DU PLAN COS

COMITE STRATEGIQUE

Le projet se place dans un des 4 axes:

Apprentissage organisationnel

Processus interne

Patients

Finances

Annonce de projet couvre:

Contexte

Périmètre

Objectif

Contraintes

Risques

Moyens humains, techniques, financiers

Planning

Indicateurs

STRUCTURE PROJET

PHASE DE REFLEXION

CHEF DE PROJET &

EQUIPE PROJET

Groupe de travail

COMITE DE PILOTAGE DU PROJET

Personnes ressources

Personnes ressources

COMITE DE PILOTAGE DE L’AXE DU PLAN COS

COMITE STRATEGIQUE

COMITE DIRECTEUR

OPERATIONNEL

Equipe d’implémentation

Task Force Structure spécifique

Service

opérationnel

STRUCTURE HIERARCHIQUE

PHASE D’IMPLEMENTATION

Le plan stratégique Plan COS

2. Etat d’avancement

Plan COS

Axe PATIENTPATIENT

Axe FINANCEFINANCE

Axe PROCESSUS INTERNEPROCESSUS INTERNE

Axe APPR. ORGANISATIONNELAPPR. ORGANISATIONNEL

• Nouvelle organisation informatique• Audit interne• Réorganisation de services

GSI & COMMUNICATIONGSI & COMMUNICATION

• DMI• Circuit du médicament• Accueil patients

• Multisite• Excellence en Oncologie• Regroupement des laboratoires• Promotion de l’activité médicale

• Contrôle de gestion• Projections pluriannuelles• Gestion des investissements• Tableau de bord

• Gestion des ressources humaines• Médiation du personnel

22 projets initiaux répartis sur 4 axes

-Le projet est retenu mais il n’y a pas de décision d’implémentation

- Ou le périmètre du projet a été élargi => nouveau projet

-Le projet est en phase d’implémentation.

-Ou le projet est terminé.

- Une décision d’implémentation a été prise

Grille de lecture

Axe patientProjets Objectifs Réalisation Moyens

humainsMoy.

Fin.Multisite - Augmenter la qualité des

soins et la sécurité des patients

- Optimiser les moyens techniques & humains

- Redéploiement de l’activité médicale sur les différents sites en privilégiant la spécialisation et la complémentarité

-Task force de 8 personnes- Implication des équipes opérationnelles

30,4 Meur

Excellence en oncologie

-Créer un pôle d’excellence en oncologie

- Mise en place d’une collaboration fonctionnelle inter hospitalière (standardisation des traitements)- Rénovation de l’unité stérile

Equipe de coordination

1,6 million d’euros

Génomique protéomique

-Création d’un pôle d’excellence -Développement d’une plate-forme technologique commune

Promotion de l’activité médicale

- Amélioration de l’attractivité de la carrière hospitalo-universitaire pour les médecins.

- Adaptations fonctionnelles, statutaires et pécuniaires

Equipe de réflexion 1,5 Meur

Centre Intégré d’Oncologie

(CIO)

-Renforcer l’attractivité du CHU-Améliorer- l’accueil et les soins du patients cancéreux-la transversalité et la collaboration entre les différentes disciplines

-Mise en place d’un centre d’oncologie intégré

Regroupement des laboratoires

-Regroupement géographique pour:

* Concentration des moyens

* Optimisation fonctionnelle

- Charte de gouvernance- Mise en place de secteurs communs- Rationalisation du processus des analyses-Identité commune

Equipe de réflexion

Groupes de travail avec animateurs extérieurs

Estim. 17 Meur

Axe patient (suite)

Projets Objectifs Réalisation Moyens humains

Moy.

Financ.

Dossier Médical Informatisé

- Centralisation et accessibilité en temps réel et de manière sécurisée à toutes les informations relatives au patient

- Déploiement des différents lots du DMI- Formation des utilisateurs

-Bureau DMI de 6 personnes- Equipes de mise en place- Accompagnateurs (6 personnes)

7,5 Meur

Circuit du médicament

- Informatisation de la prescription, de l’administration et de la gestion du médicament -Assurer l’efficacité et la sécurité des traitements médicamenteux au meilleur coût

-Remplacement du logiciel de gestion de la pharmacie-Réorganisation de la distribution des médicaments-Intégration de la prescription des médicaments dans le DMI

Equipes informatique et de projet

1 Meur

Accueil patient

- Placer le patient au centre des préoccupations en terme d’accueil, de communication d’informations et de flux

-Call Center

-Cellule de préhospi

-Desks policliniques

-Cahier patient

-Perception anticipée

-Poste d’accueil avancé

-Enquêtes de satisfaction

Equipe de réflexion et d’implémentation

0,25 Meur

Axe apprentissage organisationnel

Projets Objectifs Réalisation Moyens humains

Moy. Fin.

Médiation du personnel

- Gestion des conflits par la médiation

- Désignation d’un médiateur

1,5 ETP

Formation - Adéquation des compétences à l’évolution du plan stratégique et des technologies- Motivation du personnel

Proposition d’actions Equipe projet

Paramétrisation des coûts du personnel

- Gestion prévisionnelle des coûts du personnel

Reflexion au sein de l’ axe finance

Gestion des ressources humaines

-Validation des conclusions du projet formation-Intégration de la gestion administrative et de la gestion des ressources humaines-Définir des processus RH intégrés et motivants

-Recrutement / sélection-Description de fonctions-Quick wins: brochure d’accueil

Mission confiée au Lentic

Axe finances

Projets Objectifs Réalisation Moyens humains

Moy. Fin.

Projections pluri- annuelles

- Gestion prévisionnelle du budget, de la trésorerie et du résultats

- Mise en place d’une prévision de résultat et de trésorerie à 5 ans

GT au sein de l’axe finance

Contrôle Budgétaire

- Elaboration du budget- Suivi budgétaire

- Mise en place d’une cellule de contrôle de gestion (budgétaire)

2 ETP Développement des outils en interne

Gestion des investissements

-Gestion pluriannuelle (5 ans)

-Elaboration de l’outil budgétaire intégrant cette notion

Tableau de bord équilibré

-Mesurer pour mieux gérer -Définition, calcul et diffusion d’indicateurs à tous les niveaux organisationnels

-Tableau de bord central

-Tableau de bord de projets

-Tableau de bord des services

Equipe d’implémentation pluridisciplinaire & société informatique extérieure

0,2 Meur

Département

A.P.E.

-Mise en place d’un centre de support à la décision (outil et analyse)-Mise en place et gestion des indicateurs du tableau de bord-Renforcement de la structure d’accompagnement aux projets

-Mise en place de 3 services:

Contrôle de gestion

Méthodologie

Tableau de bord

Axe processus

Projets Objectifs Réalisation Moyens humains

Moy. Fin.

Audit Informatique

- Analyse des forces et des faiblesses

-Audit

Audit Interne - Evaluation du bon fonctionnement, de l’efficacité et de l’efficience du contrôle interne

-Charte de fonctionnement-Mise en place de l’audit interne

0,6 ETP

Facturation - Amélioration du processus de facturation

-Analyse du processus, réduction de l’encours- Mise en place d’un service de facturation

Equipe de réflexion

Nouvelle organisation informatique

- Permettre à l’informatique d’assurer un rôle opérationnel et stratégique

-Mise en place d’une nouvelle structure informatique

Passage de 25 ETP à 60 au budget 09

Réorganisation des services

- Optimisation de l’organisation fonctionnelle

-Création

1) Dept Financier

2) Dept Serv Logistiques

3) Dept A.P.E.

Renforcement de la structure opérationnelle

Pôles centraux

Projets Objectifs Réalisation Moy. humains

Moy.

Fin.

Gestion du Système d’information

-Pilotage des entités opérationnelles dans le cadre d’une structure stratégique-Intégration de l’outil informatique dans la stratégie générale de l’institution

- Mise en place de 4 entités opérationnelles pilotées par le bureau de la GSI et la Commission de la GSI

Communication -En interne: adhésion du personnel à la stratégie de l’Institution, création du sentiment d’appartenance & information du personnel- En externe: augmenter l’attractivité envers les différents publics externes

- Mise en place d’un service de communication- Mise en place d’un Intranet

3 ETP

Le plan stratégique Plan COS

3. Investissements

Part relative des investissements liés directement au plan stratégique

16.794 K€18.255 K€

20.421 K€ 20.306 K€24.420 K€

28,1%

53,2% 48,3% 50,1%34,8%

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

Plan 2005 Plan 2006 Plan 2007 Plan 2008 Plan 2009

COS

TOTAL

Evolution des parts relatives des natures d’investissement

5%

37%

4%

51%

4%

31%

4%

58%

4%

24%

14%

57%

3%

33%

22%

40%

3%

35%

20%

41%

2%

41%

17%

39%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

2002 2003 2004 2005 2006 2007

MAT MEDICAL

MAT INFORMATIQUE

IMMEUBLES

MAT NON MED

AUTRES