Het beteugelen van de content chaos

Het beteugelen van de content chaosSjoerd Alkema, ECM strategy & product manager

November, 2014

Tijd voor een grote schoonmaak

En ook binnen organisaties heerst content chaos.. Hoe komt dat?

“Managing the chaos: the volume, variety and velocity of content is the biggest business challenge of the next decade”

(John Mancini, president of AIIM, 2014)

Lagere kwaliteit

ECM systemen

Hoge kosten ECM

systemen

Hoog risico non complianc

e

Deze choas leidt tot uitdagingen

Een paar feiten…

70% van de informatie die hergebruikt had kunnen

worden, wordt opnieuw gecreëerd (Forrester, 2012)

.

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=4XKjg8HabzvtEM&tbnid=Wl2WnREI6FQ0nM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.rbwm.gov.uk/web/wm_recycling.htm&ei=D2tEUYnjO8jwsganhYHgDg&bvm=bv.43828540,d.Yms&psig=AFQjCNHSvcPqf5wjNnCpw0GQ-sfSfqRUAQ&ust=1363524718172914

Gemiddeld 39% van de informatie in uw organisatie is dubbele informatie (Symantec Corp, 2012)

Gemiddeld 69% van de content in organisaties heeft

geen waarde (CGOC, 2012)

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=MC1YedeXNsiICM&tbnid=GchBHfiD3fB8pM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.zazzle.com/i_add_no_value_t_shirt-235276754730008173&ei=W4lEUczVOISltAaqkICACg&bvm=bv.43828540,d.Yms&psig=AFQjCNGZ1-oNc-c9Weh9HzVGvL11k7J31g&ust=1363532501456796

Gemiddeld aantal keer dat exact hetzelfde office

document zich bevindt in uw organisatie (AIIM, 2009)

19

Sancties voor non compliance privacy wetgeving kunnen

oplopen tot 5% van jaaromzet

Maar er is ook goed nieuws..

Technologie biedt mogelijkheden

De kern is “Classificatie”“Wat je niet weet, dat heb je niet.”

• Content• Metadata• Context

OOK AS A SERVICE

Analyze

Get in control: iteratieve aanpak

Indentify

Clean Migrate/consolidate Activate

Content lifecycle governance

Classify

Verbeter productiviteit van je content gebruiker

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=q5MXYlGGowhPfM&tbnid=OaGAjjuEcYbyLM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.oplife.org/increasing-your-productivity-at-work/&ei=pXpHUaKhGuqc0QX1lYH4Aw&bvm=bv.43828540,d.d2k&psig=AFQjCNGPeSRHh3o6yre68qASqhacSi9t-A&ust=1363725319800718

Neem betere beslissingen op basis van content

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=Zhh1EBDoHFYetM&tbnid=43crqAe0ebC32M:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.flsmidth.com/en-US/Services+and+Capabilities/Automation&ei=hBNwUdGGOoPP0QXW9IDQDQ&bvm=bv.45368065,d.d2k&psig=AFQjCNEHe572E98sC0aPkLEfVFZVj3RVnQ&ust=1366385919642574

Verbeter de time to market!

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=pzCroXVSfTAF8M&tbnid=vZgX20_mEq32CM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.time.com/time/photogallery/0,29307,1626481,00.html&ei=LnxHUerIE8ex0AWK6YGoCQ&bvm=bv.43828540,d.d2k&psig=AFQjCNGZ1VlBCslRXiEX6ZbvebHpN2qktg&ust=1363725726168421

Bespaar tot meer dan de helft van je storage kosten

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=Tyi42LFKw5iEIM&tbnid=2ktub2NZJTTzSM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.empressofdrac.com/2013/01/29/10-frugal-tips-to-save-money-in-shopping-for-your-food-storage/&ei=zXlHUbyTHdSX0AXbjoCABg&bvm=bv.43828540,d.d2k&psig=AFQjCNGSEuimrjMOsJG_UNMgHGKK3heI2w&ust=1363724561717548

Mitigeer risico op non compliance of privacy issues

Praktijk: aansluiten e-Depot

Praktijk: migratie Rijkswaterstaat

50% van de ~180 Miljoen documenten uitgesloten voor migratie door herkennen dubbelingen, versies en niet waardevolle contentHerkennen van staatsgeheimen op basis van inhoud Gecontroleerd migreren van 100+ bronnen naar SharePoint en TRIM

Praktijk: classificatie met DUOAanvullen metadata in pdf properties voor indexatie door Google

Wie houdt er ook van wintersport?

Beteugel de chaos en vind het goud

Thanks!#makingcontentwork

@sjoerdalkema

Het beteugelen van de content chaos

Marketing

Transcript of Het beteugelen van de content chaos