Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR,...

39
GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8 TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM Page 1 of 39 RFP DOCUMENT RFP.NO. GIL\SW200220170025 DATE: 20.02.2016 Note: Please address all queries and correspondence to Director (eGovernance) Gujarat Informatics Limited, 8 th Floor, Block No.1, Udyog Bhavan, Sector 11, Gandhinagar 382 010 Phone No.: 079 232 59239 / 079232 59237 Email: [email protected]; [email protected] Client: Office of the Commissioner of Geology & Mining, Gandhinagar Name of Work: Rendering Advisory/Consultancy for Building of Check Posts with Weighbridges, Setup of Command & Control Center and its IT integration with other components for CGM, Gujarat Last date of submission of queries : 27.02.2017 up to 1500 hrs. Date of Prebid meeting : 06.03.2017 at 1500 hrs Last Date & Time of Bid Submission on https://gil.nprocure.com : 15.03.2017 up to 1500 hrs. Unpriced Bid Opening: Date & Time: 15.03.2017 at 1600 hrs. Venue: Gujarat Informatics Limited Block No. 1, 8 th Floor, Udyog Bhavan, Sector 11, Gandhinagar 382 010 Bidding Agency Address: Gujarat Informatics Limited Block No. 1, 8 th Floor, Udyog Bhavan, Sector 11, Gandhinagar 382 010 Phone No.: 079 232 56022, Fax No.: 079 232 38925 Website: www.gil.gujarat.gov.in RFP for “Rendering Advisory/Consultancy Services for Building of Check Posts with Weighbridges, Setup of Command & Control Center and its IT integration with other components” for the Office of Commissioner of Geology & Mining, Gujarat

Transcript of Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR,...

Page 1: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 1 of 39

RFP DOCUMENT 

  

     

RFP.NO. GIL\SW200220170025                                                                  DATE: 20.02.2016  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Note:  Please address all queries and correspondence to 

Director (e‐Governance)  Gujarat Informatics Limited, 8th Floor, Block No.1, Udyog Bhavan, Sector 11, Gandhinagar 382 010 Phone No.: 079 ‐ 232 59239 / 079‐232 59237 

E‐mail:  [email protected]; [email protected] 

Client:  Office of the Commissioner of Geology & Mining, Gandhinagar   Name of Work:   Rendering Advisory/Consultancy for Building of Check Posts with Weighbridges, 

Setup  of  Command  &  Control  Center  and  its  IT  integration  with  other components for CGM, Gujarat 

   Last date of submission of queries           : 27.02.2017 up to 1500 hrs. Date of Pre‐bid meeting            : 06.03.2017 at 1500 hrs Last Date & Time of Bid Submission on https://gil.nprocure.com : 15.03.2017 up to 1500 hrs.   Un‐priced Bid Opening: 

Date & Time:  15.03.2017 at 1600 hrs.  Venue:       Gujarat Informatics Limited 

Block No. 1, 8th Floor, Udyog Bhavan, Sector 11, Gandhinagar ‐ 382 010 

             Bidding Agency Address: 

                 Gujarat Informatics Limited                 Block No. 1, 8th Floor, Udyog Bhavan, 

Sector 11, Gandhinagar ‐ 382 010 Phone No.: 079 ‐ 232 56022, Fax No.: 079 ‐ 232 38925 Website: www.gil.gujarat.gov.in  

RFP for “Rendering Advisory/Consultancy Services for Building of Check Posts with Weighbridges, Setup of Command & Control Center and its IT integration with other components” for the Office of Commissioner of Geology & Mining, 

Gujarat

Page 2: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 2 of 39

 On behalf of CGM, Gujarat  Informatics  Limited  (hereinafter  referred  to  as  “GIL”)  invites offer  through  E‐

tendering  for  Rendering  Advisory/Consultancy  Services  for  Building  of  Check  Posts  with Weighbridges, Setup of Command & Control Center and its IT integration with other components for CGM, Gujarat.  Unit cost is required to be offered for all the items as requested. GIL does not guarantee any fixed quantity at the time of signing the contract agreement.  

Proposals  are  hereby  called  from  the  Bidders  having  capability  for  Rendering  Advisory/Consultancy Services for Building of Check Posts with Weighbridges, Setup of Command & Control Center and its IT integration with other components for CGM, Gujarat.  Bidders who wish to participate in this bid will have to register on https://gil.nprocure.com. Further bidders who wish to participate in online bids will have to procure Digital Certificate as per Information Technology Act  2000  using which  they  can  sign  their  electronic  bids.  Bidders  can  procure  the  same  from  (n)  code solutions – a division of GNFC Ltd., or any other agency licensed by Controller of Certifying  Authority, Govt. of India. Bidders who already have a valid Digital Certificate need not procure a new Digital Certificate.  Proposal in the form of BID are requested for the item(s) in complete accordance with the documents to be uploaded as per following guidelines. 

1. Bidder shall submit their bids on https://www.gil.nprocure.com. 

2. Submit  Bid  Security  and  non‐refundable  bid  processing  fees  in  a  separate  sealed  envelope  super 

scribed with the bid document number to GIL office on or before due date.  

3. Bids complete in all respects should be uploaded on or before the BID DUE DATE. 

4. Services offered should be strictly as per requirements mentioned in this Bid document. Please spell 

out any unavoidable deviations, Clause/Article‐wise in your bid under the heading Deviations. 

5. After due date, the bidder will not be able to make any subsequent price changes, whether resulting 

or  arising  out  of  any  technical/commercial  clarifications  sought  regarding  the  bid,  even  if  any 

deviation or exclusion may be specifically stated in the bid. However, GOG reserves the right to seek 

revised financial offer. 

6. Bidder shall quote the prices of services as mentioned valid for 180 days. 

7. In addition to this RFP, the following sections uploaded are part of Bid Documents. 

Section : 1  Eligibility Criteria 

Section : 2  Scope of Work 

Section : 3  Instructions to Bidders 

Section: 4  Format of Forms 

Section : 5  Financial Bid Format 

Section : 6  Performa of Performance Bank Guarantee 

Annexure B    AFFIDAVIT 

Page 3: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 3 of 39

Important Dates & Details: 

  

1 Last Date & Time for Submission of queries  

27.02.2017 up to 1500 hrs 

2  Date of Pre‐bid meeting  and Venue 

06.03.2017 at 1500 hrs Gujarat Informatics Limited Bloc k No. 1, 8th Floor, Udyog Bhavan, Gandhinagar ‐ 382 010 

3 Last Date & Time for Submission of Bids electronically on https://gil.nprocure.com  

15.03.2017 up to 1500 hrs 

4 Last date & time for submission of EMD & Bid  processing  fee  and  Annexure  B  in original at GIL 

15.03.2017 up to 1500 hrs 

5 Date & Time of  Opening of Bids (Un‐priced Bids) 

15.03.2017 at 1600 hrs 

6 Date & Time of Opening of Commercial Stage  

Will be intimated to the qualified bidders at a later date.  

7  Venue of Opening of Bids  Gujarat Informatics Limited Bloc k No. 1, 8th Floor, Udyog Bhavan, Gandhinagar ‐ 382 010 

8  Bid Processing Fees (Non‐refundable)  Rs. 1,500/‐  

9 Earnest Money Deposit (E.M.D.) (Refundable) 

Rs. 1,00,000/‐ (Rupees One Lac Only)  

10  GIL Contact Person   Director (e‐Governance), GIL 

 

Note: Please specify RFP Number in all your correspondence. 

Page 4: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 4 of 39

 

Section ‐ 1 Eligibility Criteria 

 

The bidder must possess the requisite experience, strength and capabilities in providing services necessary to meet  the  requirements  as  described  in  the  RFP  document.    Keeping    in    view    the  complexity    and  volume  of  the  work  involved,  following criteria  are prescribed  as the eligibility  criteria  for the bidder interested    in undertaking    the project.   The bidder must also possess  technical know‐how and  financial 

wherewithal  that  would  be  required  for  successful  “Rendering  Advisory/Consultancy  Services  for Building  of  Check  Posts  with Weighbridges,  Setup  of  Command  &  Control  Center  and  its  IT integration with other components for CGM, Gujarat” for the entire period of the contract. The Bids must be complete  in all respect and should cover entire scope of work as stipulated  in the bid document.  This invitation to bid is open to all bidders who qualify the eligibility criteria as given below:  

Sr. 

No. Eligibility Criteria 

Document to be submitted with 

proposal* 

1.  

Legal Entity: 

The  bidder  should  be  a  Company  registered  under  the 

companies  act,  1956  (or)  and  should  have  been  in 

existence for a period of at least 3 years as on 31st March, 

2016. 

Copy of Certificate of Incorporation of a 

Company 

2.  

Sales Turnover: 

The bidder should have turnover of at least Rs. 10 Crore in 

each of the last 3 financial years (2013‐14, 2014‐15, 2015‐

16) from Professional Consultancy services.  

Copy  of  Certificate  from  the  statutory 

auditor  clearly  specifying  the  annual 

turnover from Consultancy Services.  

3.  

Past Experience:  

The  bidder  should  have  provided  Consulting  Services for  minimum  3  (Three)  Projects  for  Development  & Operations of Check Posts, Weighbridges & Integration with  IT & Physical Security Components  for  in  the  last Five (5) years. 

Engagement Work Orders  /  Completion 

Certificates issued by client 

4.  

Blacklisting: 

Bidder  should  not  be  under  the  declaration  of  being 

blacklisted  by  any  Central/State  Government/PSU’s  for 

corrupt  or  fraudulent  practices  as  on  date  of  Bid 

Submission. 

A Self Certified letter by an authorized 

Signatory with Signature and stamp 

 

 

5.  

The  bidder  should  have  a  support  office  Ahmedabad/ 

Gandhinagar,  Gujarat.  If  not  present,  the  bidder  should 

establish  the  same  within  45  days  from  the  date  of 

issuance of LOI. 

Please attach the copy of any two of the 

following: Property tax bill / Electricity 

Bill / Telephone Bill / VAT / CST 

Registration / Lease agreement. 

Or A self‐certification to this regard 

should be submitted along with the bid. 

 Note:  All the details and the supportive documents for the above mentioned terms should be uploaded   in eligibility section in the bid. 

 

Page 5: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 5 of 39

 

Section ‐ 2   

2.1 Background:   

The  office  of  CGM  handles  Mineral  Administration  for  the  state  of  Gujarat  which  includes 

identification, exploration, auction, mining, and transportation etc. activities  for Major and Minor 

minerals. There are more than 6000 leases spanned across the state at present. 

 

As  per  government  policies  and  agreement  between  CGM  and  Lease  Holders,  the  CGM  office 

receives Royalty Fees from the Lease Holders for the minerals mined from these leases. The mined 

minerals are then transported to different parts of the country (interstate and intrastate) as per the 

Royalty  Pass  generated  by  Lease  Holders  in  ILMS  Application.  The  vehicles  which  carries  and 

transports minerals  from  the  leased mine  areas,  traverses  through  various  routes  to deliver  the 

mineral at the destination location / stockist location as declared by the Lease Holder in the Royalty 

Pass generated in ILMS for the respective trip. 

 

The Vigilance and Flying Squad sections of the CGM surveils the mineral movement across the state 

to  regulate  the mineral movement  as  per  the  system  and  curb  the  illegal mining,  evasion  and 

transport of minerals. 

 

During  vigilance of  the  Flying Squad  section of CGM, many  fraudulent  cases of malpractices  like 

illegal mining, evasion & transport of minerals have been observed, which causes severe pilferage 

to Government revenues. With an objective to avert and curb such malpractices, it is very essential 

to strictly vigil the logistics by checking and validating the movement of minerals. 

 

To achieve its objective, the Office of CGM has initiated various measures including Geo‐fencing of 

mining  areas,  tracking of mineral  transport movement  through Vehicle  Tracking  and Monitoring 

System, Creation of Check Posts at crucial  locations and converging  feeds  from all  these systems 

into  Command  &  Control  Center  for  centralized  monitoring,  vigilance  and  control  to  curb 

malpractices like illegal mining and evasion of minerals. 

 

 

 

 

Page 6: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 6 of 39

 

2.2 Project Overview   

With  a  vision  to  execute  various  initiatives  as  envisaged  above,  CGM  is  interested  to  hire professional  consultancy  services  to  prepare  RFPs  for  Design,  Development,  Construction  and Operations of Command & Control Center along with setup of Check Posts at crucial locations.   Gujarat  Informatics Limited on behalf of the CGM, Government of Gujarat has published this RFP for “Rendering Advisory/Consultancy Services for Building of Check Posts with Weighbridges, Setup of Command & Control Center and its IT integration with other components for CGM, Gujarat”.  This RFP has been published  to hire professional consultancy services  to study CGM’s objectives, policies, activities & requirements and subsequently draft Bid documents for:   

1. RFP for Building of Check Posts with Electronic Weighbridges & Integrated facilities 

2. RFP for Setup of Command & Control Center (CCC) for CGM at Gandhinagar 

3. RFP for IT Integration of Centralized Information Dashboard at Command & Control Center 

 

2.3 List of Key Deliverables, Timelines   

During this period, the consultant shall submit the following reports:  

Srl.  Deliverable  Timeline 

1  Signing of Contract with Consulting Agency  T0 

2  Submission of Inception Report  T0 + 1 Week 

3  Submission of Feasibility Report  T0 + 3 Weeks 

4  RFP  for  Building  of  Check  Posts with Electronic Weighbridges and Integrated facilities 

5  RFP for Setup of Command & Control Center (CCC) for CGM at Gandhinagar 

5 months 

6  RFP  for  IT  Integration of Centralized  Information Dashboard at Command & Control Center 

 

7  Completion of Services  including assistance during Bid Process Management (preparing Responses for Pre‐bid queries) 

 

 

The  total estimated  time period of  the assignment  is about 6 months  from  the date of award of  the  contract. However,  since  the  assignment will be on  “Time  and Material” basis,  the  preparation  and  delivery  of  some  work  products  are  inter‐dependent  and subject to approvals  from various Government authorities, which may take  further time than estimated. 

Responses to pre‐bid queries will be subject to bid process & closure 

The  Consultant  shall  hand  over  soft  and  hard  copies  of  all  the  deliverables  of  the assignment decided by CGM on the need basis. 

Such  soft  copies,  reports  and  outputs will  be  the  sole  property  of  the  CGM  and  the Consultant shall treat all these information confidential and shall not share with any third party except on specific written instructions by CGM. 

The Consultant shall commence the assignment within a week from the date of issuance of Letter of Award by CGM. 

 

Page 7: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 7 of 39

2.4 Resource Requirements & Skill‐set  The  selected  consultant  agency  shall  deploy  key  personnel  with  different  skill  sets  and proficiency as per the requirement of the assignment and complete the desired assignment within given  time  limit.  If  required,  the  selected consultant agency may depute additional resources for completing the work in the given time limit. The desired key personnel profile shall be as under:  A. Sr. Consultant – Civil & Architectural  

Srl.  Skill set  Details

1  Educational Qualifications 

Graduate in Civil / Architecture Engineering  

2  Experience  More than 8+ years in – 

Conducting Feasibility study & preparation of RFP documents or detailed study and / or  implementation / erection of  Integrated Computerized  Check  Post  /  Highway  /  any  other  relevant infrastructure  project  and  must  have  done  minimum  Two Eligible Assignments. 

3  Responsibility  Set of Responsibilities will include –

Design  and  planning  of  the  basic  Civil Amenities  (exterior  and interior)  as  per  the  requirements  as  specified  in  the  Scope  of Work, including designing of structural members. 

Prepare the broad layout of intersections and assessment of the Project,  layout of Check Post & Electronic Weigh Bridge, vehicle lay  byes  etc.  and  related  matter  and  all  other  civil  activities specified in the Scope of Work. 

Conduct  joint  study with  Sr.  Consultant  –  IT  in  preparation  of Feasibility  Report  and  prepare  the  RFP  for  “Construction  of Check Posts & Weighbridges with integrated facilities” 

  B. Sr. Consultant – IT Infrastructure  

Srl.  Skill set  Details 

1  Educational Qualifications 

Graduate in Computer Science / Information Technology Engineering 

2  Experience  More than 8+ years in –

Conducting Feasibility study & preparation of RFP documents or detailed study and / or  implementation / erection of  integrated Computerized Check Post / Software Development / Networking / Project Planning / Project Monitoring / Project Preparation etc. in  transportation  sector  /  any  other  relevant  infrastructure project and must have done minimum Two Eligible Assignments. 

3  Responsibility  Set of Responsibilities will include – 

Design & prepare specifications of  IT  Infrastructure and Physical Security  &  Access  Control  components  to  be  integrated  with Check Post as per the requirement specified in the Scope of Work

Prepare  the broad  layout of  implementation  and  integration of these  IT &  Security  components with  Check  Posts &  Electronic 

Page 8: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 8 of 39

Weigh  Bridges  considering  interoperability  with  all  other components as specified in the Scope of Work. 

Prepare  the  detailed  design  specifications  for  Command  & Control  Center  (CCC).  The  CCC  will  have  video‐wall  based “Centralized  Information  Dashboard”  which  will  converge  all information  and  data‐feeds  from  various  CGM  applications  ‐ ILMS,  Geo‐fencing,  Check  Posts  data,  VTMS,  Exploration Laboratory etc. 

Conduct  joint study with Sr. Consultant – Civil & Architecture  in preparation  of  Feasibility  Report  and  prepare  the  RFP  for  “IT Integration  of  Check  Posts  with  ILMS  and  Physical  Security Systems” 

 

2.5 Inception Report The  Consultant  shall  clearly  study  and  understand  the  objectives  of  the  department  for hiring  the  services  and  submit  an  Inception  Report  that  contains  the  approach  & methodologies, description of  activities, detailed work plan, budget estimates  for  various events,  the  list  of  personnel  involved  along with  their  roles  and  responsibilities,  and  an estimate of the time allocation for the  involved personnel / team from both CGM and the organization's team.  

2.6 Feasibility Study & Report The consultants shall submit the Feasibility Report including traffic and engineering surveys, land plans and preliminary design / cost estimates of Integrated Modern and Computerized Check  Post,  and  Weigh  Bridge  equipped  with  video  cameras,  number  plate  scanners, automatic barriers, computers, check post buildings, side bays, parking bays, parking space, public  utilities,  restaurant,  workshop,  warehouse,  networking,  computerized  system development,  safety  devices,  toll  plazas,  project  facilities  etc.  required  to  fulfil  all requirements to serve the department’s objective.  The Feasibility Report shall cover the following aspects (but not limited to) which will assist in detailing RFP preparation:  a. To carry out Engineering survey and collect users requirements b. To carry out Engineering Design of all components of projects, making extensive use of 

current international "Best Practices" for these types of projects. c. Assessing  the  land allotted  for Check Posts  for each category  including preparation of 

Land Plan Schedules, Drawings, etc.; d. Assessing  the  availability of utilities  such  as  telephone  lines,  electric  lines, water  and 

sewage lines etc., as required as per site condition; e. Assessing the Environmental impact assessment; f. Preliminary Designs; g. To carry out pre‐tender activities for fixation of contract of Civil / Electrical / Electronics 

construction  works  including  Electronic Weigh  bridge  / Weigh‐in‐motion,  LAN‐WAN, Computers,  CCTV  Surveillance,  Lighting,  Boom  Barriers,  Integration  with  CGM  ILMS (Integrated Lease Management System) and other related works of the project site. This should include the concept plan, the proposed working drawing, Bill of Quantity & other related  details,  prepared  in  consultation with  the  user  departments.  The  Consultant shall prepare bid documents after incorporating the above features. 

Page 9: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 9 of 39

h. To carry out pre‐tender activities for setup of Command and Control Center (CCC). This CCC  will  be  a  secure  premise  in  CGM  office  building  that  operates  as  the  Central Information Dashboard, coordination & monitoring center, alarm monitoring center all in one. The CCC includes Video Surveillance room, Investigation & Response Room and FMS  Room.  The  CCC would  be  equipped with  large  video walls, workstations,  video management  servers,  large  cluster  of  data  convergence  and  storage  for  video,  geo‐fencing,  MIS  applications  etc.  The  CCC  will  be  the  nerve  center  –  a  “Centralized Information Dashboard”  ‐  from where overall assets and activities are monitored and managed. 

i. To  prepare  tender  documents  and  Terms  of  reference  for  the  agency  to  carry  out supervision and quality control for execution of the project. 

j. To assist in responding to Pre‐Bid queries etc. k. To provide assistance in technical bid evaluation. 

  

2.7 Preparation  of  “RFP  for  Building  of  Check  Posts  with  Electronic Weighbridges and Integrated Facilities”  Based on the Feasibility Report, the consultants shall prepare the “RFP for Building of Check Posts with Weighbridges and integrated facilities” considering features and amenities given hereafter.  The Check Posts are to be constructed at crucial  locations / points with advanced facilities and  security measures which will help  in  surveilling  the  transport movement of minerals through  these  routes.  Initially, CGM has  identified Seven  (7) such  locations  to build Check Posts, out of which Land for construction of Check Posts has been allocated for Four (4) sites as listed below:  

Srl.  Place  District  Status 

1  Miyani Road, Post: Harshad  Devbhoomi Dwarka Land Allocated 

2  Okha Road, Post: Arambhada Devbhoomi Dwarka ‐‐‐‐ 

3  Po: Shikarpur, Ta: Bhachau  Kutch  Land Allocated 

4  NH8  Surat  ‐‐‐‐ 

5  Chhota Udepur  Chhota Udepur  Land Allocation in Progress

6  Around Mota Chiloda  Gandhinagar  ‐‐‐‐ 

7  Around Bagodara Ahmedabad Land Allocation in Progress

 The RFP shall detail the entire Scope of Work related to Civil and Construction work required to  build  Check  Posts  & Weighbridges  with  integrated  facilities  which  includes  (but  not limited  to)  CCTV  cameras,  Automatic  Number  Plate  Readers  (ANPR),  Automatic  Boom Barriers,  RFID,  Computers  etc.  and  its  integration  with  the  Lease Management  System (Application)  to  track  the mineral movement  as well  as  to  fulfil  the  requirements  of  the Vigilance and Flying Squad sections of the department. The Bid documentation shall include:  

Preparation  of  Detailed  Architectural  &  Structural  Design,  Levelling  &  Construction Activities of the entire Check Post area including related facilities and amenities 

Eligibility Criteria for participation of eligible bidders with relevant experience 

Qualification Criteria for evaluation & Selection of qualitative bidders 

Detailed  exhaustive  scope  of work  for  Civil  and  Construction  works  as  per  Feasibility Report and as per inputs & requirements of concerned CGM authorities  

Page 10: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 10 of 39

Bill of Quantity 

Special Terms & Conditions related to Civil & Construction related work  including  labour laws, environmental clearances etc. 

Payment Milestones  

A. Physical Infrastructure at Check Post o Computerized Weighment System – Electronic weighbridge for weighment of vehicle o Warehousing of unloaded / seized goods. o Network / Server Room o Operational Manpower cabins / Booth cabins o Departmental Office housing facilities o Accommodation facilities for staff o Rest Houses o Security arrangements 

 B. Facilities / Amenities at Check Post 

o Administrative Building o Booth with type of pavement o Rest Houses o Retiring Dormitories o Storage space o Off shift recreation space o Impounded material storage o General Store o Toilets with effective Sewage Disposal o Electronic Weigh Bridge o Electronic Sensor o Ware Housing facility o Puncture & Tyre Repair 

 C. Provision of weighing scales 

Vehicles passing through the Check Posts may have excess loads than the declared loads as per Royalty Pass generated  in  ILMS. Weights of  vehicles  containing  various minerals may also be of significance from Royalty chargeability perspective. The need for weighing all such vehicles may be taken care of by providing Electronic / Computerized Weighing Scales at a location when  these  commercial  vehicles  reach  to  the  Check  Posts. Also  considering  the objective of department and  traffic density Electronic Weigh‐in‐motion equipment  is also desirable.  

2.8 Preparation of “RFP  for Setup of Command & Control Center  (CCC)  for CGM at Gandhinagar”  Based  on  the  Feasibility  Report,  the  consultants  shall  prepare  the  “RFP  for  Setup  of Command  &  Control  Center  (CCC)  for  CGM  at  Gandhinagar”  considering  features  and amenities given hereafter.  The CCC will be a  secure premise  in CGM office building  located  in Gandhinagar  that will operate as  the  “Centralized  Information Dashboard”  for CGM.  It will be  the nerve  center where data feeds from all the overall assets and activities will be converged, monitored and managed. Besides being a central MIS dashboard, the CCC will also act as a Coordination & 

Page 11: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 11 of 39

Monitoring  center, Alarm Monitoring  center, Data Analytics & Forensic center, all  in one. The CCC will includes Video Surveillance room, Investigation & Response Room and Facility Management  Services  (FMS)  Room.  The  CCC would  be  equipped with  large  video walls, workstations, video management servers and large cluster of data convergence and storage for video, geo‐fencing, MIS applications etc. The bid documentation shall include:  

Preparation of Design & Specifications for Supply, Installation, Testing & Commissioning of Command & Control Centre with – o Video Surveillance Room o Facility Management Services room o Investigation & Response Room 

 

Eligibility Criteria for participation of eligible bidders with relevant experience 

Qualification Criteria for evaluation & Selection of qualitative bidders 

Detailed exhaustive scope of work for setting up a CCC works as per Feasibility Report and as per inputs & requirements of concerned CGM authorities  

Bill of Quantity 

Special  Terms  &  Conditions  related  to  the  related  work  including  labour  laws, environmental clearances etc. 

Payment Milestones  

A. Physical Infrastructure at CCC o Video  Wall  Infrastructure  ‐  furniture,  video  wall,  workstation,  Servers,  Storage, 

Access switch, Rack, Structured cabling, LAN cabling, electric cabling etc. o Network / Server Room o Supply, Installation of other facilities such as Interiors, Electrical, UPS, DG Sets, Access 

Control System, Fire Detection and Suppression System, Water Leakage, IP Telephone – Communication System, etc. 

o False Ceiling / False Flooring o Cooling (Comfort, Split, Precision, In‐Row etc.) o Power Utilities Room (UPS, Battery, Panels etc.) o Help  Desk  setup  and  Facility  Management  for  Operational  Manpower  including 

Workstations / Cubicles / Cabins  

B. Facilities / Amenities in CCC o Rest Houses o Secured Storage space o Toilets with effective Sewage Disposal 

 

2.9 Preparation  of  “RFP  for  IT  Integration  of  Centralized  Information Dashboard at Command & Control Center” 

 Based on the Feasibility Report, the consultants shall prepare the “RFP for IT Integration of Centralized Information Dashboard at Command & Control Center” considering features and specifications given hereafter.  The  RFP  shall  detail  the  entire  Scope  of  Work  related  to  “Centralized  Information Dashboard” which will  integrate and converge all Data Analytics components of CGM from various application  layers  into one  single  information platform  / dashboard. The  scope of RFP shall include (but not limited to): 

Page 12: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 12 of 39

 

Preparation of detailed design & specifications for – o IT  and Non‐IT  components  (Physical  Security & Access  Control  systems)  for  entire 

Check  Post  area  considering  the  integration  &  interoperability  requirements  with other related facilities 

o IT and Non‐IT components for CCC which will  include Video Wall components, Data Analytics  components,  Incident  Report  and  Response  management  system,  Alert Monitoring and Management system etc. 

Eligibility Criteria for participation of eligible bidders with relevant experience 

Qualification Criteria for evaluation & Selection of qualitative bidders 

Detailed exhaustive scope of work for IT Infrastructure Components and Physical Security & Access Control components and its Implementation & Integration 

Detailed  exhaustive  scope  of  work  for  Centralized  Information  Dashboard  which  will converge data feeds from applications like ILMS, Geo‐fencing, VTMS, Video streaming and data from Check Posts, data from Exploration Lab, MIS reporting etc.  

Bill of Quantity 

Special Terms & Conditions related to  IT  Infra and Physical Security Components related work  including SLA, uptime performance,  interoperability, warranty / maintenance, end‐of‐line / upgradation and scalability considering advanced future requirements,  licensing etc. 

Payment Milestones 

Change Requests Management 

Intellectual Property Rights (IPR), Source Codes and licenses of software / applications to be developed and used 

Service Level Standards / Requirements / Agreements 

Warranty and AMC terms  

A. IT Components: o Computers & Peripherals including printers & scanners etc. o Servers, Storage o Video Wall and CCC components like: 

LED Display, DVR, Switcher  Video Analytics / Management Software  Command and Control Software  Data Analytics Software based on MIS requirements 

o LAN / WAN / Internet Bandwidth & its connectivity o Display Panels & Kiosks, Video Walls (LED Panels) o Integration with ILMS (Integrated Lease Management System) Application – Interface 

and integration with ILMS system to verify and validate the Weighbridge Data with e‐Royalty and e‐Delivery Pass data 

o Integration with Geo‐fencing / VTMS Application o Integration with Exploration Lab Applications o Integration with Check Posts data o Integration with Flying Squad and Mobile‐App Data etc. 

B. Non‐IT Components: o CCTV Surveillance with Video Analytics including ANPR and other required features o RF‐ID Scanners / Readers o Automatic Boom Barrier o Biometric Attendance System o Public Address System 

Page 13: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 13 of 39

o Audio Switcher o Communication and IP‐telephone systems o Fire Detection & Extinguishing System o Alternate Power Source & Backup components (DG, UPS etc.)

Page 14: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 14 of 39

Section ‐ 3 Instructions to Bidders 

 

ARTICLE – 1:  COST OF BIDDING  

• The Bidder shall bear all costs associated with the preparation and submission of the Bid and CGM/GIL will  in  no  case  be  responsible  for  such  costs,  regardless  of  the  conduct  or  outcome  of  the  bidding process. 

• The Bidder will have  to  remit Non‐refundable Bid Processing Fees of Rs. 1,500/‐  in  the separate cover within the main sealed cover containing EMD, on or before the date & hours of submission of the bids, at GIL office.  Bid processing fees must be in the form of Demand Draft in the name of “Gujarat Informatics Ltd.” payable at Gandhinagar along with the covering  letter. Please affix the stamp of your company on the overleaf of demand draft. 

ARTICLE – 2:  BIDDING DOCUMENTS  

Bidder  can  download  the  bid  document  and  further  amendment  if  any  available  free  on http://gil.gujarat.gov.in  and  https://gil.nprocure.com    and  upload              the              same              on https://gil.nprocure.com on or before due date of the Bid. Bidder  is expected to examine all  instructions, forms, terms, and specifications in the bidding documents. Failure to furnish all information required by the bidding documents or bid not substantially responsive to the bidding documents in all respect may result in the rejection of the Bid.  ARTICLE – 3:  CONSORTIUM CLAUSE  No Consortium is allowed under this project.  ARTICLE – 4:  CLARIFICATION ON BIDDING DOCUMENTS  

Bidders can seek written clarifications on or before pre‐Bid to Director (e‐Governance), Gujarat Informatics Ltd., 8th  Floor, and Block No.   1, Udyog Bhavan Gandhinagar 382017. GIL/DST  (GoG) will  clarify &  issue amendments  if any to all the bidders  in the pre‐bid meeting. No  further clarification what so ever will be entertained after the pre‐ bid meeting date.  

ARTICLE – 5:  AMENDMENT OF BIDDING DOCUMENTS  

• At any time prior to the deadline  for submission of bids, CGM/GIL,  for any reason, whether at  its own initiative or  in  response  to  the clarifications  requested by prospective bidders may modify  the bidding documents by amendment & put on website. 

• All  prospective  bidders  are  requested  to  browse  our  website  &  any  amendments  /  corrigendum  / modification will be notified on our website only and such modification will be binding on them. Bidders are also requested to browse the website of GIL i.e. http://gil.gujarat.gov.in and https://gil.nprocure.com for further amendments if any. 

• In order to allow prospective bidders reasonable time to take the amendment in to account in preparing their bids, CGM/GIL, at its discretion, may extend the deadline for the submission of bids. 

ARTICLE – 6:  LANGUAGE OF BID  

The Bid prepared by the Bidder, as well as all correspondence and documents relating to the Bid exchanged by the Bidder and shall be in English. Supporting documents and printed literature furnished by the bidder may  be  in  another  language  provided  they  are  accompanied  by  an  accurate  translation  of  the  relevant pages in English.  For purposes of interpretation of the bid, the translation shall govern.  

Page 15: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 15 of 39

ARTICLE – 7:  SECTIONS COMPRISING THE BIDS  

Bid Security Section: 

Bid  Processing  Fees &  EMD Details:  The  bid  processing  fee  (non‐refundable) &  EMD  (refundable)  to  be furnished to GIL office in a separate envelop on or before date & hours of submission of bid.  

Eligibility & Technical Section: 

In  this  section,  Bid  letter  form  and  Clause‐by‐Clause  Compliance  Statement  as  per  forms/format  & compliance to Scope of Work need to be uploaded.  Regarding eligibility criteria, all the forms/format & documentary proof need to be uploaded.  

Price bid Section: As per bid form only. 

 Note:  All the forms should be in the Prescribed Format Only.  All forms / Tables, duly filled‐in with necessary proofs, as required and stated in the bid document 

& supporting documents for eligibility criteria should be uploaded.  ARTICLE – 8:  BID FORMS  • Wherever a  specific  form  is prescribed  in  the Bid document,  the Bidder shall use  the  form  to provide 

relevant information. If the form does not provide space for any required information, space at the end of  the  form  or  additional  sheets  shall  be  used  to  convey  the  said  information.  Failing  to  submit  the information in the prescribed format, the bid is liable for rejection. 

• For  all  other  cases,  the  Bidder  shall  design  a  form  to  hold  the required information. 

• CGM/GIL shall not be bound by any printed conditions or provisions in the Bidder’s Bid Forms.  ARTICLE – 9:  FRAUDULENT & CORRUPT PRACTICE  • Fraudulent practice means a misrepresentation of facts  in order to  influence a procurement process or 

the  execution  of  a  Contract  and  includes  practice  among  Bidders  (prior  to  or  after  Bid  submission) designed  to establish Bid prices at artificial non‐competitive  levels and  to deprive  the CGM/GIL of  the benefits of free and open competition. 

• “Corrupt Practice” means the offering, giving, receiving or soliciting of anything of value, pressurizing to influence the action of a public official in the process of Contract execution. 

• CGM/GIL will reject a proposal for award and may forfeit the E.M.D. and/or Performance Guarantee if it determines  that  the bidder  recommended  for award has engaged  in corrupt or  fraudulent practices  in competing for, or in executing, contract(s). 

 ARTICLE – 10:  LACK OF INFORMATION TO BIDDER  • The Bidder shall be deemed to have carefully examined all RFP documents to his entire satisfaction.  Any 

lack of  information  shall not  in any way  relieve  the Bidder of his  responsibility  to  fulfill his obligation under the Contract. 

 

ARTICLE – 11:  CONTRACT OBLIGATIONS  

• If  after  the  award  of  the  contract  the  bidder  does  not  sign  the  Agreement  or  fails  to  furnish  the Performance  Bank  guarantee  &  if  the  operation  are  not  started within  30    calendar  days  after  the issuance  of  the  LoI/Work  Order  as mentioned  in  the  bid,  CGM/GIL  reserves  the  right  to  cancel  the LoI/terminate  the contract  , as  the case may be and apply all  remedies available under  the  terms and conditions of this contract. 

 

 

Page 16: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 16 of 39

ARTICLE – 12:  BID PRICE  

• The priced bid should indicate the prices in the format/price schedule only. 

• Price shall be inclusive of all freight, forwarding, transit insurance and installation charges. Prices shall be inclusive of Excise Duties. The prices shall strictly be submitted  in the given format. Quoted prices shall be without VAT & service Tax. The tax (VAT) & service Tax components as applicable shall be mentioned separately in the respective columns. Successful Bidder will have to supply/provide goods with an Invoice from a place located within State of Gujarat.  

• Any effort by a bidder or bidder’s agent / consultant or representative howsoever described to influence the CGM/GIL  in  any way  concerning  scrutiny  /  consideration  /  evaluation  /  comparison of  the bid or decision concerning award of contract shall entail rejection of the bid. 

 

ARTICLE – 13:  BID CURRENCY  

• The  prices  should  be  quoted  in  Indian  Rupees.  Payment  for  the  supply  of  equipment/services    as specified in the agreement shall be made in Indian Rupees only. 

 

ARTICLE – 14: BID SECURITY / EARNEST MONEY  DEPOSIT (EMD)  

The  bidder will  have  to  submit  Bid  Processing  Fees  (Non‐refundable)  of  Rs.  1,500/‐ &  Earnest Money Deposit  (E.M.D.)  (Refundable)  of  Rs.  1,00,000/‐  (Rupees One  Lacs Only)  on  or  before  date &  hours  of submission of bid in a sealed cover at GIL office with the heading “Bid processing Fees & EMD for Rendering Advisory/Consultancy  Services  for  Building  of  Check  Posts  with Weighbridges,  Setup  of  Command  & Control Center and its IT integration with other components for CGM, Gujarat”  

• Bid  processing  fees must  be  in  the  form  of Demand Draft  in  the  name  of  “Gujarat  Informatics  Ltd.” payable at Gandhinagar along with the covering letter. 

• Bid Security / EMD as mentioned above, shall be submitted in the form of Demand Draft OR in the form of an unconditional Bank Guarantee  (which  should be valid  for 15 months  from  the  last date of bid submission)  of  any  Nationalized  Bank  including  the  public  sector  bank  or  Private  Sector  Banks  or Commercial  Banks  or  Co‐Operative  Banks  and  Rural  Banks  (operating  in  India  having  branch  at Ahmedabad/  Gandhinagar)  as  per  the  G.R.  no.  EMD/10/2015/508/DMO  dated  27.04.2016  issued  by Finance Department or further  instruction  issued by Finance department time to time;  in the name of “Gujarat  Informatics Ltd.” payable at Gandhinagar (as per prescribed format given at Annexure A) and must be submitted along with the covering letter. 

Please affix the stamp of your company on the overleaf of demand draft. 

Note: Failing to submit physical covers of EMD and bid processing fees at GIL on or before given time may lead to the rejection of the bid. 

• In case of non‐receipt of Bid processing fees & EMD as mentioned above,  the bid will be rejected by GIL as non‐responsive. 

• EMD of all unsuccessful bidders would be refunded by GIL within 30 Days from the date of selection of successful  bidder.  The  EMD  submitted  of  successful  bidder  would  be  returned  upon  submission  of Performance Bank Guarantee and signing of contract 

• The EMD may be  forfeited at  the discretion of CGM/GIL, on account of one or more of  the  following reasons: 

i.) if a Bidder withdraws its bid during the period of bid validity  

ii.) Does not accept the correction of errors made in the tender document;  

iii.) In case of a successful Bidder, if the Bidder fails:       

a.) To sign the Contract as mentioned above within the time limit stipulated by purchaser or 

  b.) To furnish performance bank guarantee as mentioned above or 

    c.) If the bidder is found to be involved in fraudulent practices. 

Page 17: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 17 of 39

  

ARTICLE – 15:  PERIOD OF VALIDITY OF BIDS  

• Bids  shall  remain  valid  for 180 days  from  the  last date of bid  submission,   A Bid  valid  for  a  shorter period shall be rejected as non‐responsive.  

• In  exceptional  circumstances,  CGM/GIL may  solicit Bidder’s  consent  to  an  extension  of  the  period  of validity. The request and the responses thereto shall be made  in writing. The Bid security shall also be suitably extended.   

 

ARTICLE – 16:  BID DUE DATE  

• Bid must be uploaded by bidder not later than the date specified in the RFP. 

• The CGM/GIL may, as  its discretion, extend the bid due date,  in which case all rights and obligations of the CGM /GIL and the bidders, previously subject to the bid due date, shall thereafter be subject to the new bid due date as extended. 

 

ARTICLE – 17:  LATE BID  

• No bidder will be allowed to upload  or  submit  the  bid  after  the  bid  due date/time.  

ARTICLE – 18:  MODIFICATION AND WITHDRAWAL OF BID  

• The Bidder may modify or withdraw its bid before the due date of bid submission. 

• No Bid may be modified subsequent to the deadline for submission of bids. 

• No Bid may   be   withdrawn    in    the    interval   between    the   deadline    for submission of bids and  the expiration of the period of Bid validity specified by the Bidder on the bid letter form.  Withdrawal of a Bid during this interval may result in the bidder's forfeiture of its Bid security. 

 

ARTICLE – 19:  OPENING OF BIDS   

• Bids will  be  opened  in  the  presence  of Bidder’s  representatives, who  choose  to  attend.  The Bidder’s representative who is present shall sign a register evidencing their attendance. 

• The Bidder’s names, Bid modifications or withdrawals, discounts and the presence or absence of relevant Bid  security  and  such  other  details  as  the  CGM/GIL  officer  at  his/her  discretion,  may  consider appropriate, will be announced at the opening. 

• Immediately after the closing time, the CGM/GIL contact person shall open the Un‐priced Bids and  list them for further evaluation. 

 

ARTICLE – 20:  CONTACTING CGM/GIL  

• Bidder  shall not  approach CGM  /GIL officers outside of office hours  and/ or outside CGM  /GIL office premises, from the time of the Bid opening till the time of award of the Contract.. 

• Any   effort   by   any   bidder   to    influence   CGM /GIL   officers    in    the decisions on Bid evaluation, bid comparison or contract award may result in rejection of the Bidder's offer.  If the Bidder wishes to bring additional information to the notice of the CGM /GIL, it should do so in writing.  

 ARTICLE – 21:  REJECTION OF BIDS  

• CGM /GIL reserves the right to reject any Bid, and to annul the bidding process and reject all bids at any time prior to award of Contract, without thereby  incurring any  liability to the affected Bidder(s) or any obligation to inform the affected Bidder(s) of the grounds for such decision. 

 ARTICLE – 22:  TECHNICAL EVALUATION OF BID  PRELIMINARY AND TECHNICAL EVALUATION OF BID         

Page 18: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 18 of 39

• Un‐priced Bid documentation shall be evaluated in two steps. 

• Firstly, the documentation furnished by the Bidder will be examined based on the following criteria:  

a) Compliance to bid document 

b) Evaluation of Eligibility Criteria & Technical Specifications of the Product / Solution Offered.  (The bidder shall provide details along with compliance /deviation  from the clause mentioned  in the bid) 

c) CGM /GIL may   ask   Bidder(s) for   additional information, demonstration of the solution to verify claims made in Un‐priced Bid documentation. 

FINANCIAL EVALUATION OF BID 

• Priced  Bid:  The  financial  bid  of  the  technically  qualified  bidders will  be  opened  and  L1  (lowest  cost) bidder will be identified based on the sum total of prices for all line items without tax as per the financial bid format and then called for further negotiations, if required. 

 ARTICLE – 23:  AWARD OF CONTRACT  • Award Criteria:  The Criteria for selection will be the lowest  cost (L1 Bidder) for the technically qualified 

bids. 

• The actual quantities may decrease or increase at the time of finalization, depending upon the change in the requirements/grants available with the purchaser(s), which shall be binding to the bidder.  

• In case, the lowest bidder (L1) does not accept the award of contract or is found to be involved in corrupt and/or fraudulent practices, the next lowest bidder i.e. L2 will be awarded the contract. In such scenario, the L2 bidder has to match the L1 Price and execute the project at the L1 Price  for the entire contract duration. 

• The initial contract duration will be for 4 (four) months, however, it will be extended further with mutual consent, if required. During the contract period, the bidder shall have to provide necessary support and coordination for the Services supplied under the contract.  

ARTICLE – 24: NOTIFICATION OF AWARD & SIGNING OF CONTRACT  • After the bid evaluation, CGM will notify the successful Bidder and issue LoI/Purchase Order. 

• Successful bidders will have to sign the contract upon receiving the LoI with the purchaser(s) within 10 calendar days from the date of issuance  of LoI. (The draft of the Contract form is attached herewith).  

 ARTICLE – 25: LIMITATION OF VENDOR’S LIABILITY:    • Vendor’s cumulative liability for all its obligations under the contract shall not exceed the contract value 

and  the Vendor  shall not be  liable  for  incidental,  consequential, or  indirect damages  including  loss of profit or saving. 

 ARTICLE – 26:  FORCE MAJEURE  • Force     Majeure     shall     mean     any     event     or       circumstances     or combination     of     events     or 

circumstances   that   materially   and adversely affects, prevents or delays any Party in performance of its obligation in accordance with the terms of the Agreement, but only if and to the extent that such events and    circumstances  are  not within  the  affected  party's  reasonable  control,  directly  or  indirectly,  and effects of which    could have prevented  through Good  Industry Practice or,  in  the  case  if  construction activities through reasonable skill  and  care,  including  through  the  expenditure  of  reasonable sums of    money.    Any   events   or   circumstances   meeting   the description of the Force Majeure which have same effect upon the performance of any contractor shall constitute Force Majeure with respect to the 

Page 19: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 19 of 39

Bidder. The Parties shall ensure compliance of  the  terms of    the   Agreement   unless   affected   by   the  Force  Majeure Events. The Bidder shall not be liable for forfeiture of its implementation / Performance guarantee, levy of Penalties, or termination for default if and to the extent that its delay in performance or other failure to perform its obligations under the Agreement is the result of Force Majeure. 

• Force Majeure Events 

The Force Majeure circumstances and events shall  include the following events to the extent that such events or their consequences (it being understood that if a causing event is within the reasonable control of the affected party, the direct consequences shall also be deemed to be within such party's reasonable control) satisfy the definition as stated above. 

Without limitation to the generality of the foregoing, Force Majeure Event shall include following events and  circumstances  and  their  effects  to  the  extent  that  they,  or  their  effects,  satisfy  the  above requirements: 

• Natural events (“Natural Events”) to the extent they satisfy the foregoing requirements including: 

a) Any material effect on the natural elements, including lightning, fire, earthquake, cyclone, flood, storm, tornado, or typhoon; 

b) Explosion or chemical contamination (other than resulting from an act of war);   

c) Epidemic such as plague; 

d) Any event or circumstance of a nature analogous to any of the foregoing. 

• Other Events (“Political Events”) to the extent that they satisfy the foregoing requirements including: 

• Political  Events  which  occur  inside  or  Outside  the  State  of  Gujarat  or  involve  directly  the  State Government and the Central Government (“Direct Political Event”), including: 

i. Act  of  war  (whether  declared  or  undeclared),  invasion,  armed  conflict  or  act  of  foreign  enemy, blockade, embargo, revolution, riot, insurrection, civil commotion, act of terrorism or sabotage; 

ii. Strikes,  work  to  rules,  go‐slows  which  are  either  widespread, nation‐wide, or state‐wide and are of political nature; 

iii. Any event or circumstance of a nature analogous to any of the foregoing.  

• FORCE MAJEURE EXCLUSIONS 

Force Majeure shall not  include the  following event(s) and/or circumstances, except to the extent that they are consequences of an event of Force Majeure: 

a) Unavailability, late delivery 

b) Delay in the performance of any contractor, sub‐contractors or their agents; 

 • PROCEDURE FOR CALLING FORCE MAJEURE 

The Affected Party shall notify  to the other Party  in writing of  the occurrence of the Force Majeure as soon as  reasonably practicable, and  in any event within 5  (five) days after  the Affected Party came  to know or ought reasonably to have known, of its occurrence and that the Force Majeure would be likely to have a material impact on the performance of its obligations under the Agreement. 

 ARTICLE – 27:  CONTRACT OBLIGATIONS  

Once a contract is confirmed and signed, the terms and conditions contained therein shall take precedence over the Bidder’s bid and all previous correspondence.  

ARTICLE – 28:  AMENDMENT TO THE AGREEMENT  

Amendments to the Agreement may be made by mutual agreement by both the Parties.  No variation in or modification  in the terms of  the Agreement shall be made except by written amendment signed by both the parties. All alterations and changes in the Agreement will take into account prevailing rules, regulations and laws.  

Page 20: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 20 of 39

ARTICLE – 29:  USE OF AGREEMENT DOCUMENTS AND INFORMATION  

• The  Bidder  shall  not  without  prior  written  consent  from CGM disclose the    Agreement    or    any    provision    thereof    or    any specification, plans, drawings, pattern, samples or information furnished by or on behalf of CGM  in  connection  therewith  to  any person other  than  the person employed by  the Bidder  in  the  performance  of  the  Agreement.    Disclosure  to  any  such  employee  shall  be made  in confidence and shall extend only as far as may be necessary for such performance. 

• The Bidder shall not without prior written consent of CGM make use of any document or  information made available for the project except for purposes of performing the Agreement. 

• All   project    related   documents    issued   by   CGM   other    than    the Agreement  itself  shall  remain  the property of GoG and Originals and   all   copies    shall   be    returned    to   GoG   on   completion   of    the Bidder's performance under the Agreement, if so required by the CGM.    

   

ARTICLE – 30:  ASSIGNMENT & SUB CONTRACTS  

• Assignment by Bidder 

The  Bidder  shall  not  assign,  in  whole  or  in  part,  its  rights  and  obligations  to  perform  under  the Agreement to a third party, except of the Site Infrastructure creation. The same has to be done with the prior written consent from CGM. 

• Sub contracts: Sub contract shall  not be allowed.  

 

ARTICLE – 31:  RESOLUTION OF DISPUTES  

• If     any     dispute     arises     between     the     Parties     hereto     during     the subsistence or thereafter,    in    connection    with    the    validity, interpretation,  implementation  or  alleged  material  breach  of  any provision  of  the  Agreement  or  regarding  a    question,    including  the  questions  as  to  whether  the termination of  the Contract Agreement by one Party hereto has been  legitimate,   both Parties hereto shall endeavor  to  settle  such  dispute  amicably.    The  attempt  to  bring about an amicable settlement is  considered  to  have  failed  as  soon  as  one  of  the  Parties  hereto,  after  reasonable  attempts  [which attempt shall continue for not less than 30 (thirty) days], give 15 days notice thereof to the other Party in writing. 

• In the case of such failure the dispute shall be referred to a sole arbitrator or in case of disagreement as to the appointment of the sole arbitrator to three arbitrators, two of whom will be appointed by each Party and the third appointed by the two arbitrators. 

• The place of the arbitration shall be Gandhinagar, Gujarat. 

• The  Arbitration  proceeding  shall  be  governed  by  the  Arbitration  and  Conciliation  Act  of  1996  as amended. 

• The proceedings of arbitration shall be in English language. 

• The arbitrator’s award shall be substantiated in writing. The arbitration tribunal shall also decide on the costs  of  the  arbitration  procedure.  The  Parties  hereto  shall  submit  to  the  arbitrator’s  award  and  the award shall be enforceable in any competent court of law. 

 ARTICLE – 32:  TAXES & DUTIES  Bidder is liable for all taxes and duties etc.  ARTICLE – 33:  BOOKS & RECORDS  Bidder  shall  maintain  adequate  books  and  records  in  connection  with  Contract  and  shall  make  them available  for  inspection  and  audit by GoG during  the  terms of Contract until  expiry of  the performance guarantee.  ARTICLE – 34:  WARRANTY TERMS  

Page 21: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 21 of 39

All goods  /services  shall be  supplied  strictly  in  accordance with  the  specifications, drawings, datasheets, other attachments and conditions stated in the Bid / Order / LOI. All materials supplied by the Bidder shall be  guaranteed  to  be  of  the  best  quality  of  their  respective  kinds  and  shall  be  free  from  faulty  design, workmanship and materials.  In event of default originating with  the design, material arising at any  time during  the Warranty period,  the Bidder  shall  replace as may be necessary  to ensure  the material should function  in accordance with the specification and to fulfill the foregoing Warranty without any delay. The Bidder shall warrant that every work executed under the contract shall be free from all defects and faults in material, workmanship etc. for a period of warranty period from the date of Acceptance test.  In the event that the materials/services supplied do not meet the specifications and/or scope of work, GOG shall notify  the Bidder giving  full details of difference.   The Bidder shall attend the  issue within 7 days of receipt of such notice to meet and agree with representatives of the CGM , the action required to correct the deficiency.  Should the Bidder fail to address the issues within  the  time  specified  above,  CGM   shall  be  at  liberty  to rectify  the  work/materials  and  Bidder  shall  reimburse  CGM/GIL  all costs and expenses incurred in connection with such trouble or defect.  ARTICLE – 35:  PERFORMANCE GUARANTEE  • The successful bidder shall furnish Performance Guarantee in the form of bank guarantee for the amount 

equal of 10% of the value of the Order towards faithful performance of the contract obligation for period of 6 months. In case of poor and unsatisfactory services, CGM shall invoke the PBG. 

• The Performance Bank Guarantee has to be submitted within 10 days from the date of issue of Purchase order from any Nationalized Bank including the public sector bank or Private Sector Banks or Commercial Banks  or  Co‐Operative  Banks  and  Rural  Banks  (operating  in  India  having  branch  at  Ahmedabad  / Gandhinagar)  as  per  the  G.R.  no.  EMD/10/2015/508/DMO  dated  24.07.2016  issued  by  Finance Department or further instruction issued by Finance department time to time. (The draft of Performance Bank Guarantee is attached herewith).   

• The Performance Guarantee shall be discharged by CGM and returned to the Bidder within 30 days from the date of expiry of the Performance Bank Guarantee. 

 ARTICLE – 36:  PAYMENT TERMS  

Sr.  Milestone  Payment 

1  On Submission & acceptance of –

Submission of Inception Report 

Submission of Feasibility Report 

10%

2  On Submission & acceptance of – 

RFP  for  Building  of  Check  Posts  with  Electronic Weighbridges  and Integrated facilities etc  

20% 

3  On Submission  & acceptance of – 

RFP  for  Setup  of  Command  &  Control  Center  (CCC)  for  CGM  at Gandhinagar 

20% 

4  On Submission  & acceptance of –

RFP  for  IT  Integration  of  Centralized  Information  Dashboard  at Command & Control Center 

20%

5  Completion  of  Services  including  assistance  during  Bid  Process  (preparing Responses for Pre‐bid queries and assistance in technical bid evaluation) 

30% 

 

The  selected  agency  shall  raise  the  component  wise  invoice  as  per  the milestones  achieved  as mentioned above in the payment schedule and submit the invoice to CGM. 

CGM  shall  verify  and  deduct  the  applicable  penalty  (if  any)  from  the  Invoices  raised  against  the milestone achieved and shall make the payment. 

The selected agency’s request(s) for payment shall be made to CGM along with the 2 original copies of invoices and necessary documents. The invoice should be in English. 

Page 22: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 22 of 39

 ARTICLE – 37: SERVICE TERMS  

• The entire scope of the work depends on the technical skill of the bidder to carry out the entire Project in adherence to the SLA’s  

• It  is mandatory  for    Bidder    to    deploy    adequate  and  qualified   manpower    to  deliver  the work  as mentioned  in the scope of work for the contract duration  as per the RFP. 

• The  Bidder  need  to  manage  &  maintain  various  records  related  to  the  services  extended  to  the Government. 

• The Bidder is responsible to maintain proper necessary documentation and have to update the same on regular basis. 

 

ARTICLE – 38:  PENALTY & CONTRACT TERMINATION CLAUSES  • The consultants deployed by bidder will be deployed for fulltime at CGM for the time period specified in 

contract  and will  be  assigned  job  as  per  the  activities mentioned  in  scope  of work.  Replacement  of resources shall only be allowed under extreme circumstances by taking prior approval from GIL / CGM. The replacement of resource by bidder will be allowed  (with penalty) only  in case, the resource  leaves the  organization  by  submitting  resignation with  the  present  employer.  The  replaced  resource will  be accepted  by  the GIL  /  CGM  only  if  he/she  found  suitable  to  the  satisfaction  of  the GIL  /  CGM.  The outgoing  resource  should  complete  the  knowledge  transfer  with  the  replaced  resource  as  per  the satisfaction  of  the GIL  /  CGM.  The  bidding  firm  shall  be  allowed  15  days  to  replace  the  resource.  If exceeded 15 days  the penalty  for  replacement of  resource will be  charged  as double with  respect  to penalty for Replacement of resources as mentioned in below table. 

 

Sr.  Parameter  SLA Penalty 

1  Shortfall  of Attendance  of Compulsory Resources. 

The  resource  deployed  at  CGM need  to  seek  approval  from  CGM for  any  leave.  If  approval  is  not granted or taken then resource will have to be substituted. 

If not, the penalty Rs. 5,000 per day will  be  charged  of  the  resource multiplied  by  number  of  leaves taken by the resource. 

2  Replacement  of resources 

Resources initially deployed are not to be replaced during the tenure of the  project.  In  case  resources  are replaced  with  new  resources, penalties will apply 

Replacement Penalty – 

1st  replacement – Rs.25,000 

2nd  replacement  –  Rs.  50,000  per replacement 

3  Delay in submission of  Deliverable Documents 

The  consulting  firm  shall  prepare and deliver  the desired Deliverable (documents,  RFPs,  reports  etc.)  as mentioned  in List of Deliverables  in the stipulated time lines. 

Penalty  charges  of  1% of  the Payment Milestone attached  to  the respective  Deliverable  will  be imposed  on  delay  in  submission  of the  required  deliverable  per  week beyond the stipulated time.  

 • This RFP  is for selection of the consulting firm / company for providing Consultants for execution of the 

assignments  from time to time.  If during execution of the Project,  following Problems are to be  found, then a penalty of 1% of the contract value per week (subject to maximum of 5% during contract period) may be imposed by CGM, which will be the part of Project specific RFP and Scope of Work:  

a) Quality of deliverable  is not up to the mark (till the quality  is improved to the required extent)  

b) Delays in deliverables as per the stipulated / agreed timelines c) Not assigning adequate resources in time  d) Not engaging resources on a dedicated basis, even when required.  e) Assigning resources that do not meet the clients requirements  f) Inadequate interaction with the client department  

Page 23: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 23 of 39

g) The work  is  either not  complete or not  completed  satisfactorily  as per  the  approved time schedule or the quality of deliverable.  

 • If the delay is beyond 5 weeks, then the CGM may terminate the Contract and forfeit the PBG. Also, if the 

overall penalty exceeds maximum of 5% during the contract period, CGM may terminate the contract.   

 

• The time taken by department for approval or consent will not be considered in project time line for key deliverables.   

 

• If CGM fails to provide space and related clearances to carry out the job as per the agreement terms, as a result of which the rendering of services are delayed and the selected agency is not able to adhere to the schedule  for  completing  the  defined  work/  service.  Delay  solely  on  account  on  above  will  not  be accounted while ascertaining actual delay. 

 

• CGM  may,  by  written  notice  to  consulting  firm/company,  suspend  all  payments  to  the  consulting firm/company here under if the consulting firm/company fails to perform any of its obligations under this contract including the carrying out of the services, provided that such notice of suspension. 

a) Shall specify the nature of failure b) Shall  request  the consulting  firm/company  to  remedy such  failure within a period not 

exceeding thirty (30) days after receipt by the consulting firm/company of such notice of failure. 

 • Under this Contract, CGM may, by written notice terminate the consulting firm/company in the following 

ways: 

a) Termination by Default  for  failing  to perform obligations under  the Contract of  if  the quality is not up to the specification or in the event of non‐adherence to time schedule. 

b) Termination for Convenience in whole or in part thereof, at any time. c) Termination  for  Insolvency  if  the  consulting  firm/company  becomes  bankrupt  or 

otherwise insolvent.  • In  all  the  three  cases  termination  shall  be  executed  by  giving  written  notice  to  the  consulting 

firm/company. Upon termination of the contract, payment shall be made to the consulting firm/company for: 

a) Services  satisfactorily performed and  reimbursable expenditures prior  to  the effective date of termination 

b) Any  expenditure  actually  and  reasonably  incurred  prior  to  the  effective  date  of termination 

 • No  consequential  damages  shall  be  payable  to  the  consulting  firm/company  in  the  event  of  such 

termination. 

 ARTICLE – 39:  SERVICE DELIVERY  Work Completion Certificate will be issued as follows: 

• Final Work Completion Certificate:  After successful delivery of the intended services, a Work Completion Certificate will be issued to consultant subject to following terms: 

i.) Satisfactory delivery of Consultancy Services as per the Scope of Work in the RFP 

ii.) Submission and acceptance of Key Deliverable documents by CGM as per the RFP 

 

ARTICLE – 39: ELECTRONICS & IT/ITES START‐UP POLICY RESOLUTION  

Page 24: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 24 of 39

As per  the provision  in  Electronics &  IT/ITeS  Start‐up  Policy Resolution No.  ITS/10/2015/5284/IT dated  6th June,  2016  issued  by  Department  of  Science  &  Technology;  in  e‐Governance  project  undertaken  by Government  Departments  or  its  Boards,  Corporations  or  parastatal  bodies  getting  grants  from  the Government, the chosen solution provider or system  integrator will pass on job work or will outsource part of  the work of a  value  ranging between 5%  to 10% of  the  contract  value  to  the eligible  start‐ups  and  to students of shortlisted Technical Colleges in Gujarat. In such arrangements, the responsibility of meeting SLAs (Service Level Agreements) will continue to belong to the solution provider or the system integrator. 

 

  

Page 25: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 25 of 39

 

Section ‐ 4  

Format of Forms  

Form 1 Covering Letter (To be submitted on the Bidder letterhead) 

<<Insert Date and location>> Proposal Reference No:    To The Managing Director, Gujarat Informatics Limited Block No.1, 8th Floor, Udyog Bhavan, Gandhinagar – 382 010  Dear Madam/Sir,  Sub:  Submission  of  proposal  in  response  to  RFP  for  “Rendering  Advisory/Consultancy  Services  for Building of Check Posts with Weighbridges, Setup of Command & Control Center and  its  IT  integration with other components for CGM, Gujarat”.  1. Having examined  the RFP, we,  the undersigned, hereby submit our proposal  in  response  to your RFP 

notification  for  “Rendering  Advisory/Consultancy  Services  for  Building  of  Check  Posts  with Weighbridges, Setup of Command & Control Center and  its  IT  integration with other  components  for CGM, Gujarat” ; in full conformity with the said RFP document 

 2. We agree  to abide by  this Proposal, consisting of  this  letter,  the Qualification Criteria  forms and  the 

Technical Proposal form, the duly notarized Board Resolution/ Power of Attorney, and all attachments, for  a  period  of  180  days  from  the  date  fixed  for  submission  of  Proposals  as  stipulated  in  the  RFP modification  resulting  from  contract  negotiations,  and  it  shall  remain  binding  upon  us  and may  be accepted by you at any time before the expiration of that period. 

 3. If we are entrusted as a successful bidder, we undertake to provide a Bank Guarantee in the form and 

amount prescribed.  4. We hereby declare that all the information and statements in this proposal are true and accept that any 

misinterpretation contained in it may lead to our disqualification.  5. If negotiations are held during the period of validity of the Proposal,  i.e., before the date  indicated  in 

the RFP, we undertake to negotiate on the basis of the proposed staff. Our Proposal is binding upon us and subject to the modifications resulting from Contract negotiations. 

 6. We understand you are not bound to accept any proposal you receive 

 Dated this (date / month / year)  Authorized Signature [in full and initials]:  Name of Authorized Signatory:   Designation of Authorized Signatory: Name of Bidder:   Address:  

Page 26: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 26 of 39

 

Form 2 General Information  

Sr. No 

Particulars  Details to be furnished 

1.   Details of Bidder 

a)   Name   

b)   Address   

c)   Telephone    Fax   

d)   Website   

2.   Details of Contact Person 

a)   Name 

b)   Designation   

c)   Address   

d)   Telephone no.   

e)   Mobile no. 

f)   Fax no.   

g)   E‐mail   

3.   Details of Authorized Signatory (please attach proof) 

a)   Name 

b)   Designation 

c)   Address   

d)   Telephone no.   

e)   Mobile no.   

f)   Fax no. 

g)   E‐mail   

4.   Information about responding Bidder 

a)  Status of Bidder (Public Ltd. / Pvt. Ltd etc.) 

 

b)  No. of years of operation in India 

 

c)  Details of Registration (Ref e.g. ROC Ref #) 

Date   

Ref #   

d)   No. of resources/ staff in India

e)  Locations and addresses of offices (in India and overseas) 

 

 

Page 27: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 27 of 39

Form 3: Performa of Compliance letter/Authenticity of Information Provided  

(Shall be submitted as scanned copy on Bidder’s letterhead duly signed by Authorized signatory)                    Date:  To, Director (e‐Governance) Gujarat Informatics Ltd. Block‐1, 8th Floor, Udyog Bhavan, Gandhinagar  Sub: Compliance with the tender terms and conditions, specifications and Eligibility Criteria 

 Ref.:  RFP  for  “Rendering  Advisory/Consultancy  Services  for  Building  of  Check  Posts with Weighbridges, 

Setup of Command & Control Center and its IT integration with other components for CGM, Gujarat”.  Dear Sir,  With  reference  to  above  referred  tender,  I,  undersigned  <<Name  of  Signatory>>,  in  the  capacity  of <<Designation of Signatory>>, is authorized to give the undertaking on behalf of <<Name of the bidder>>.  We wish to inform you that we have read and understood the technical specification and total requirement of the above mentioned bid submitted by us on DD.MM.YYYY.  We hereby confirm that all our quoted items meet or exceed the requirement and are absolutely compliant with specifications mentioned in the bid document.   We  also explicitly understand    that  all quoted  items meet    technical  specification of  the bid &  that  such  technical specification overrides the brochures/standard  literature    if   the same contradicts or  is absent  in brochures.  In case of breach of any tender terms and conditions or deviation from bid specification other than already specified as mentioned above, the decision of GIL Tender Committee for disqualification will be accepted by us.  The Information provided in our submitted bid is correct. In case any information provided by us are found to  be  false  or  incorrect,  you  have  right  to  reject  our  bid  at  any  stage  including  forfeiture  of  our  EMD/ PBG/cancel the award of contract. In this event, GIL reserves the right to take legal action on us.  Thanking you, 

Dated this _________ day of____________YYYY              Signature: ______________________________             (In the Capacity of) :______________________             Duly authorized to sign bid for and on behalf of             _______________________________________   Note: This form should be signed by authorized signatory of bidder      

Page 28: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 28 of 39

 

Form 4: Consulting Firm Details  

A ‐ Consultant’s Organization  [Provide here a brief  (two pages) description of the organization, business activities and profile of your firm/entity proposed for this assignment.]    

B – Details about fulfilling Qualification Criteria 

1  Name and Address of the Organization: 

2  Telephone No.:  Fax No :  Website: 

3  Contact Person and E‐mail ID:  

 

4  Year of Establishment:  

 

5  Worldwide presence through its branch offices, group companies or associates (Mention details Separately)  

  

  Authorized Signature [In full and initials]:  Name and Title of Signatory:  Name of Firm:  Address:  

Page 29: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 29 of 39

 

Form 5: Consulting Experience  

A. Projects for Consulting Services for building Check Posts:  

Sr. 

No 

 

Name of 

Assignment 

 

Name of Client

 

Consultancy 

Fees / Order 

Value 

Area/ 

Location 

of Project 

Duration of 

Project 

Start & End 

Date of 

Assignment 

1     

2     

3     

4     

 

B. Projects for Consulting Services on IT Infrastructure Integration:  

Sr. 

No 

 

Name of 

Assignment 

 

Name of Client

 

Consultancy 

Fees / Order 

Value 

Area/ 

Location 

of Project 

Duration of 

Project 

Start & End 

Date of 

Assignment 

1     

2     

3     

4     

 

[Consultants can attach their experiences in PPT format or in MS‐Word Format covering the recent 

similar  assignments  executed  in  relevance  to  this  assignment  during  past  5  years.    In  addition, 

Consultants to attach client’s certificate/ engagement letter towards satisfactory completion of the 

assignment indicated in their experience record as having been completed] 

 

C. Conceptual Clarity and Understanding of Assignment 

[Write‐up on how Consulting Firm conceives and visualizes the proposed assignment including their 

understanding of the objectives, purpose, scope, expectations and requirements of the study. The 

Consultant shall highlight their approach to the assignment; identify potential challenges in carrying 

out the assignment and the firm’s approach to resolve them.] 

 

Authorized Signature [In full and initials]: 

 

Name and Title of Signatory: 

 

Name of Firm: 

 

Address: 

Page 30: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 30 of 39

 

Form 6: Description of Approach and Methodology for Performing the Assignment and Work Plan 

[Technical approach, methodology and work plan are key components of  the Technical Proposal. Consultants  are  suggested  to  present  the  Technical  Proposal  in  brief  divided  into  the  following submissions:  

(A) Approach and Methodology, (B) Work Plan 

 (A) Approach and Methodology:      In  this submission, Consultant should explain understanding of the  objectives  of  the  assignment,  approach  to  the  services, methodology  for  carrying  out  the activities and obtaining the expected output, and the degree of detail of such output. Consultant should highlight the constraints that are expected and their  importance and explain the technical approach  Consultant  would  adopt  to  address  them.  Consultant  should  also  explain  the methodologies propose to adopt and highlight the compatibility of those methodologies with the proposed approach.  (B) Work Plan:    In  this  submission,  the  firm  should propose  timeline  for proposed activities and deliverables.  

Page 31: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 31 of 39

 

Form 7: Team Composition & Skillset  The Consultant  shall propose  team consisting of  staff / experts  to  take care of all aspects of  the assignment as prescribed in scope of this document.  Proposed Key Resources ‐ Team 

Name of Key Expert  

EducationalQualification  

Area ofExpertise  

Post qualificationrelevant experience in number of years 

     

     

       

 Curriculum Vitae (CV) for the Proposed Team / Key Personnel 

1. Name of Firm [Insert name of firm proposing the staff]: 

2. Name of Staff [Insert full name]: 

3. Date of Birth: Nationality: 

4. Education  [Indicate  college/university  and  other  specialized  education  of  staff  member, 

giving names of institutions, degrees obtained, and dates of obtainment]: 

5. Membership of Professional Associations: 

6. Other  Training  [Indicate  significant  training  since  degrees  under  5  ‐  Education  were 

obtained]: 

7. Work Experience:  [List of Work Experience  in  terms of  locations  (State / Countries) where 

staff has worked in the last ten years]: 

8. Languages [For each language indicate proficiency: good, fair, or poor in speaking, reading, 

and writing]: 

9. Employment Record [Starting with present position, list in reverse order every employment 

held by staff member since graduation, giving  for each employment dates of employment, 

name of employing organization, positions held.]: 

10. Work Undertaken  that Best  Illustrates Relevant Experience and Capability  to Handle  the 

Tasks Assigned 

11. Certification: 

 I,  the undersigned,  certify  that  to  the best of my  knowledge and belief,  this CV  correctly describes  myself,  my  qualifications,  and  my  experience.  I  understand  that  any  wilful misstatement  described  herein  may  lead  to  disqualification  or  dismissal  of  the  firm.  If selected my services shall be available for the assignment till completion. 

                         Date:  [Signature of staff member or authorized representative of the staff]               Day/Month/Year  Full name of authorized representative:    

Page 32: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 32 of 39

Section ‐ 5  

5.1 Price Bid Schedule  

 

#  Description Consulting Fees  (without tax) 

in Rs. 

Rate of Tax (%)

1  Consultancy Fees  for Rendering Advisory/Consultancy Services for  Building  of  Check  Posts  with  Weighbridges,  Setup  of Command &  Control  Center  and  its  IT  integration with other components for CGM, Gujarat as prescribed in this RFP 

   

  

Note: 

1) Payment Terms shall be as per Article 36 – in Section 3 

2) L1 will be the lowest Consulting Fees rates without tax. 

3) The rates should be exclusive of all taxes. Taxes are extra as applicable at the time of 

invoicing.  

 

Page 33: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 33 of 39

 

Annexure A  

5.2 Format of Earnest Money Deposit in the form of Bank Guarantee  Ref:                Bank Guarantee No.                 Date:  To, DGM (Technical) Gujarat Informatics Limited 8th Floor, Block ‐1, Udyog Bhavan,  Sector ‐ 11, Gandhinagar ‐ 382010 Gujarat, India   Whereas  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐  (here  in after called "the Bidder") has  submitted  its bid  dated  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐  in  response  to  the  RFP  Ref.  no:  ________________________________________ dated  DD.MM.YYYY  for  “Rendering  Advisory/Consultancy  Services  for  Building  of  Check  Posts  with Weighbridges, Setup of Command & Control Center and its IT integration with other components for CGM, Gujarat”, KNOW ALL MEN by these presents that WE ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ having our registered office at ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ (hereinafter called "the Bank") are bound unto the ______________, Gujarat Informatics Limited    in the sum of  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐  for which payment well and truly to be made to Gujarat  Informatics Limited  , the Bank binds itself, its successors and assigns by these presents. Sealed with the Common Seal of the said Bank this ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐day of ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐2016.  THE CONDITIONS of this obligation are:  1. The E.M.D. may be forfeited:     

a. if a Bidder withdraws its bid during the period of bid validity  

b. Does not accept the correction of errors made in the tender document;  

c. In case of a successful Bidder, if the Bidder fails:       

(i) To sign the Contract as mentioned above within the time limit stipulated by purchaser or   

(ii) To furnish performance bank guarantee as mentioned above or       

(iii) If the bidder is found to be involved in fraudulent practices. 

 We undertake to pay to the GIL/Purchaser up to the above amount upon receipt of its first written demand, without GIL/ Purchaser having to substantiate  its demand, provided that  in  its demand GIL/ Purchaser will specify  that  the amount claimed by  it  is due  to  it owing  to  the occurrence of any of  the abovementioned conditions, specifying the occurred condition or conditions.   This guarantee will remain valid up to 12 months from the last date of bid submission. The Bank undertakes not to revoke this guarantee during  its currency without previous consent of the OWNER/PURCHASER and further  agrees  that  the  guarantee  herein  contained  shall  continue  to  be  enforceable  till  the OWNER/PURCHASER discharges this guarantee.  The  Bank  shall  not  be  released  of  its  obligations  under  these  presents  by  any  exercise  by  the OWNER/PURCHAER of its liability with reference to the matters aforesaid or any of them or by reason or any other acts of omission or commission on the part of the OWNER/PURCHASER or any other indulgence shown by the OWNER/PURCHASER or by any other matter or things.  

Page 34: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 34 of 39

The Bank also agree that the OWNER/PURCHASER at  its option shall be entitled to enforce this Guarantee against the Bank as a Principal Debtor,  in the first  instance without proceeding against the SELLER and not withstanding  any  security  or  other  guarantee  that  the OWNER/PURCHASER may  have  in  relation  to  the Seller’s liabilities.  Dated at _______________ on this _________ day of ___________2016.  ____________________  Signed and delivered by _____________________   For & on Behalf of     Name of the Bank & Branch & Its official Address          Approved  Bank:  All  Nationalized  Bank  including  the  public  sector  bank  or  Private  Sector  Banks  or Commercial  Banks  or  Co‐Operative  &  Rural  Banks  (operating  in  India  having  branch  at  Ahmedabad/ Gandhinagar)  as  per  the  G.R.  no.  EMD/10/2015/508/DMO  dated  27.04.2016  issued  by  Finance Department or further instruction issued by Finance department time to time. 

Page 35: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 35 of 39

Section ‐ 6  

6.1 Performa of Contract‐cum‐Performance Bank Guarantee (To be stamped in accordance with Stamp Act) 

  Ref:                Bank Guarantee No.                 Date:   To Name & Address of the Purchaser/Indenter ____________________________  ____________________________   Dear Sir,  In  consideration  of  Name  &  Address  of  the  Purchaser/Indenter,  Government  of  Gujarat,  Gandhinagar (hereinafter referred to as the OWNER/PURCHASER which expression shall unless repugnant to the context or  meaning  thereof  include  successors,  administrators  and  assigns)  having  awarded  to  M/s ………………………………………………………………………………………………………………  having  Principal  Office  at …………………………………………………………………… (Hereinafter referred to as the “SELLER” which expression shall unless  repugnant  to  the  context  or meaning  thereof  include  their  respective  successors,  administrators, executors and assigns) the supply of ____________________by issue of Purchase Order No………………. Dated …………  issued by <<GoG Department>> for and on behalf of the OWNER/PURCHASER and the same having been accepted by the SELLER resulting  into CONTRACT  for   rendering Consulting Services as mentioned  in the  said purchase order  and  the  SELLER having  agreed  to provide  a Contract Performance  and Warranty Guarantee  for  faithful  performance  of  the  aforementioned  contract  and  warranty  quality  to  the OWNER/PURCHASER,  __________________________________having Head Office  at  (hereinafter  referred to  as  the  ‘Bank’  which  expressly  shall,  unless  repugnant  to  the  context  or  meaning  thereof  include successors,  administrators,  executors  and  assigns)  do  hereby  guarantee  to  undertake  to  pay  the  sum  of Rs._______________(Rupees________________________)  to  the OWNER/PURCHASER on demand  at  any time  up  to________________  without  a  reference  to  the  SELLER.    Any  such  demand  made  by  the OWNER/PURCHASER on the Bank shall be conclusive and binding notwithstanding any difference between Tribunals, Arbitrator or any other authority.  The  Bank  undertakes  not  to  revoke  this  guarantee  during  its  currency without  previous  consent  of  the OWNER/PURCHASER  and  further  agrees  that  the  guarantee  herein  contained  shall  continue  to  be enforceable  till  the  OWNER/PURCHASER  discharges  this  guarantee.    OWNER/PURCHASER  shall  have  the fullest liberty without affecting in any way the liability of the Bank under this guarantee from time to time to extend  the  time  for  performance  by  the  SELLER  of  the  aforementioned  CONTRACT.    The  OWNER/ PURCHASER shall have  the  fullest  liberty, without affecting this guarantee,  to postpone  from time  to  time the exercise of any powers vested in them or of any right which they might have against the SELLER, and to exercise the same at any  time  in any manner, and either to enforce to  forebear to enforce any covenants contained or  implied,  in the aforementioned CONTRACT between the OWNER/PURCHASER and the SELLER or any other course of or remedy or security available to the OWNER/PURCHASER.  The  Bank  shall  not  be  released  of  its  obligations  under  these  presents  by  any  exercise  by  the OWNER/PURCHAER of its liability with reference to the matters aforesaid or any of them or by reason or any other acts of omission or commission on the part of the OWNER/PURCHASER or any other indulgence shown by the OWNER/PURCHASER or by any other matter or things.  

Page 36: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 36 of 39

   The Bank also agree  that  the OWNER/PUCHASER at  its option  shall be entitled  to enforce  this Guarantee against the Bank as a Principal Debtor,  in the first  instance without proceeding against the SELLER and not withstanding  any  security  or  other  guarantee  that  the OWNER/PURCHASER may  have  in  relation  to  the Seller’s liabilities.  Notwithstanding  anything  contained  herein  above  our  liability  under  this  Guarantee  is  restricted  to  Rs. _________________ (Rupees _________________________) and it shall remain in force up to and including ________________  and  shall  be  extended  from  time  to  time  for  such  period  as may  be  desired  by  the SELLER on whose behalf this guarantee has been given.  Dated at _______________ on this _________ day of ___________YYYY.   _____________________ Signed and delivered by  _____________________    For & on Behalf of    Name of the Bank & Branch & Its official Address           List of approved Banks  Approved  Bank:  All  Nationalized  Bank  including  the  public  sector  bank  or  Private  Sector  Banks  or Commercial  Banks  or  Co‐Operative  &  Rural  Banks  (operating  in  India  having  branch  at  Ahmedabad/ Gandhinagar)  as  per  the  G.R.  no.  EMD/10/2015/508/DMO  dated  27.04.2016  issued  by  Finance Department  or  further  instruction  issued  by  Finance  department  time  to  time.

Page 37: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 37 of 39

 

6.2 Contract Form  

THIS  AGREEMENT  made  the  __________  day  of  ____________________,  YYYY  ____  Between _______________________  (Name  of  purchaser)  of  _________________________________  (Country  of Purchaser)  hereinafter  “the  Purchaser”  of  the  one  part  and  ____________________________________ (Name of Supplier) of  ___________________________ (City and Country of Supplier) hereinafter called “the Supplier” of the other part : WHEREAS  the  Purchaser  is  desirous  that  certain  Goods  and  ancillary  services  viz., __________________________________________________________________________________  (Brief Description of Goods and Services) and has accepted a bid by the Supplier for the supply of those goods and services in the sum of __________________________________________________ (Contract Price in Words and Figures) hereinafter called “the Contract Price  in Words and Figures” hereinafter called “the Contract Price.”  NOW THIS AGREEMENT WITHNESSETH AS FOLLOWS: 

1 In  this  Agreement  words  and  expressions  shall  have  the  same meanings  as  are  respectively 

assigned to them in the Conditions of Contract referred to. 

2 The  following documents  shall be deemed  to  form  and be  read  and  construed  as part of  this 

Agreement, viz.: 

2.1 the Bid Form and the Price Schedule submitted by the Bidder; 

2.2 terms and conditions of the bid 

2.3 the Purchaser’s Notification of Award 

3 In  consideration of  the payments  to be made by  the Purchaser  to  the  Supplier  as hereinafter 

mentioned, the Supplier hereby covenants with the Purchaser to provide the goods and services 

and to remedy defects therein in conformity in all respects with the provisions of the Contract. 

4 The  Purchaser  hereby  covenants  to  pay  the  Supplier  in  consideration  of  the  provision  of  the 

goods and services and the remedying of defects therein, the Contract Price or such other sum as 

may  become  payable  under  the  provisions  of  the  Contract  at  the  times  and  in  the manner 

prescribed by the Contract. 

5 Particulars of  the goods and services which  shall be  supplied  / provided by  the Supplier are as 

enlisted in the enclosed annexure: 

 TOTAL VALUE:  DELIVERY SCHEDULE:  IN WITNESS whereof the parties hereto have caused this Agreement to be executed in accordance with their respective laws the day and year first above written.  Signed, Sealed and Delivered by the 

Said __________________________________ (For the Purchaser) 

In the presence of ________________________ 

Signed, Sealed and Delivered by the 

Said __________________________________ (For the Supplier) 

In the presence of _______________________ 

 

Page 38: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 38 of 39

ANNEXURE B 

(TO BE SUBMITTED PHYSICALLY)

AFFIDAVIT

(To be submitted IN ORIGINAL on Non-Judicial Stamp Paper of Rs 100/- duly attested by First Class Magistrate/ Notary public)

I/We, ___________________________, age______ years residing at ______________________ in capacity of _______________________M/s. ___________________________________ hereby solemnly affirm that All General Instructions, General Terms and Conditions, as well as Special Terms & Conditions laid down on all the pages of the Tender Form, have been read carefully and understood properly by me which are completely acceptable to me and I agree to abide by the same. I I We have submitted following Certificates I Documents for T.E. as required as per General Terms & Conditions as well as Special Terms & Conditions of the tender

Sr. No. Name of the Document 1 2

All the Certificates I Permissions I Documents I Permits I Affidavits are valid and current as on date and have not been withdrawn I cancelled by the issuing authority. It is clearly and distinctly understood by me that the tender is liable to be rejected if on scrutiny at any time, any of the required Certificates I Permissions I Documents I Permits I Affidavits is I are found to be invalid I wrong I incorrect I misleading I fabricated I expired or having any defect. I I We further undertake to produce on demand the original Certificate I Permission I Documents I Permits for verification at any stage during the processing of the tender as well as at any time asked to produce. I I We also understand that failure to produce the documents in "Prescribed Proforma" (wherever applicable) as well as failure to give requisite information in the prescribed Proforma may result in to rejection of the tender. My I Our firm has not been banned I debarred I black listed at least for three years (excluding the current financial year) by any Government Department I State Government I Government of India I Board I Corporation I Government Financial Institution in context to purchase procedure through tender. I I We confirm that I I We have meticulously filled in, checked and verified the enclosed documents I certificates I permissions I permits I affidavits I information etc. from every aspect and the same are enclosed in order (i.e. in chronology) in which they are supposed to be enclosed. Page numbers are given on each submitted

Page 39: Gujarat - BLOCK TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, …...GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration

GUJARAT INFORMATICS LIMITED BLOCK NO. 1, 8TH FLOOR, UDYOG BHAVAN, SECTOR‐11, GANDHINAGAR 

RFP for Cons Srvcs on CheckPost, CCC & IT Integration for CGM  Page 39 of 39

document. Important information in each document is "highlighted" with the help of "marker pen" as required. The above certificates/ documents are enclosed separately and not on the Proforma printed from tender document. I I We say and submit that the Permanent Account Number (PAN) given by the Income Tax Department is ____________________, which is issued on the name of ___________________________ [Kindly mention here either name of the Proprietor (in case of Proprietor Firm) or name of the tendering firn;1, whichever is applicable]. I I We understand that giving wrong information on oath amounts to forgery and perjury, and I/We am/are aware of the consequences thereof, In case any information provided by us are found to be false or incorrect, you have right to reject our bid at any stage including forfeiture of our EMD/PBG/cancel the award of contract. In this event, this office reserves the right to take legal action on me/us. I / We have physically signed &stamped all the above documents along with copy of tender documents (page no. ---- to -- ). I I We hereby confirm that all our quoted items meet or exceed the requirement and are absolutely compliment with specification mentioned in the bid document. My I Our Company has not filed any Writ Petition, Court matter and there is no court matter filed by State Government and its Board Corporation, is pending against our company . I / We hereby commit that we have paid all outstanding amounts of duesItaxesIcessIchargesIfees with interest and penalty. In case of breach of any tender terms and conditions or deviation from bid specification other than already specified as mentioned above, the decision of Tender Committee for disqualification will be accepted by us. Whatever stated above is true and correct to the best of my knowledge and belief. Date: Stamp & Sign of the Tenderer Place: (Signature and seal of the Notary)