Guide de l -Organisateur d -Evenements

5/25/2018 Guide de l -Organisateur d -Evenements

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SOMMAIRE

La FNCOF

Exemples dorganisation de

manifestations

Les contacts utiles

Questions / rponses

Prsentation des organismes

Lorganisation dvnement

1.1Prsentation

1.2Organigramme et rseau

1.3Les avantages dune adhsion

1.4Comment devenir adhrent ?

4.1Tir dun feu dartice

4.2March aux puces

4.3 Loto

4.4Cortge et corso

4.5Repas dansant ou spectacle

4.6Manifestation sportive

La FNCOF apporte des rponses des questionsspciques poses par ses adhrents.

6.1Contacts dlgus FNCOF

6.2Contacts dlgations Sacem

2.1La Sacem et la SPRE

2.2La SACD

2.3Le GUSO

3.1Llaboration dun projet

3.2Lquipe dorganisation

3.3Les dclarations obligatoires

3.4Les assurances

3.5Prvention, scurit et secours

3.6Le nancement de lvnement

3.7 La communication

3.8Manifestations co-durable

3.9Le choix des animations

3.10Les droits et obligations des forains

3.11La gestion des buvette

3.12La billetterie

3.13Proter des rductions

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Directeur de la publication : Jean - Marc BeguinDirecteur de la rdaction : Cdric Grenet

Conception graphique : Coralie Prosdocimi

Remerciements : aux administrateurs et dlgusFNCOF pour leur contribution la rdaction et re-lecture de ce guide; et tout particulirement Ro-land Simon et toute son quipe de la Ronde desftes.

Crdits photos : SXC, Fotolia.

Impression : Aliasprint41 rue Georges Ohnet - 31200 ToulouseTl. 05 62 89 98 98 - Fax : 05 62 89 98 99


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2.1 La Sacem et la SPRE

12,5% de rduction supplmentaire pour les adhrents FNCOF

Prsentation desorganismes

La Sacem (Socit des auteurs, compositeurs et diteurs de musique) est une socitcivile, dont les adhrents sont obligatoirement, comme son nom lindique, auteurs,compositeurs ou diteurs de musique. Elle a t cre par eux, pour dfendre leursintrts. Elle ne ralise aucun bnce, et toutes les sommes collectes sont redistribuesaux auteurs, hors frais de gestion (15% environ). Leur rmunration est proportionnelle limportance des diffusions ou des reproductions de leur uvre ; les droits dauteur sont

le salaire des artistes. La Sacem nagit pas seulement pour le compte de ses adhrents: elle collecte aussi les droits pour tous les auteurs, compositeurs et diteurs trangers. Laloi lui accorde le monopole dans notre pays pour la collecte comme pour la rpartitiondes droits, limage de la plupart des socits trangres de droits dauteur. Le champdaction de la Sacem stend toutes les oeuvres musicales, quelles soient franaisesou trangres, lexception des oeuvres tombes dans le domaine public (plus de 70ans aprs la mort du dernier crateur).

Le rseau Sacem se compose de 6 directions rgionales et 81 dlgations dparte-mentales.

Les sommes acquittes la Sacem au titre des droits dauteurs musicaux, ne peuventtre assimiles de quelconques taxes puisque la Sacem nest pas un organismepublic. La Sacem tant une socit civile but non lucratif, qui centralise lesperceptions pour le compte de ses membres, on peut parler ici de perception Sacem .Le paiement des droits musicaux la Sacem ntant pas une taxe, tout retard ouabsence de paiement ne peut en aucun cas faire lobjet dune amende. Les droitsdauteur que vous acquittez la Sacem sont lunique rmunration des auteurs et

compositeurs qui ne bncient pas du statut dintermittent du spectacle, ni daucunautre rgime de protection. Ils permettent dassurer la vitalit, la diversit et le renou-vellement des rpertoires que vous diffusez.

Prsentation

La Perception des droits

Lorsque vous dclarez votre manifestation avant son droulement, vous bnciez dutarif gnral contractuel, cest--dire dune rduction de 20% par rapport au tarif gnral.

En tant quadhrent la FNCOF, bncier dune rduction de 12,5% supplmentaires

grce au protocole daccord sign entre la SACEM et la FNCOF (tarif rduit).

Bncier de 9,09% de rduction supplmentaire lors de lorganisation du rveillon de laSaint Sylvestre si vous faite votre dclaration 15 jours avant la manifestation.

Les rductions


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Cdric Grenet, directeur FNCOF

Lorganisation dun vnement ne simprovise pas !

En effet quelque soit la taille ou le type dvnement (sportif, festival demusique, fte de village, dl), il incombe lorganisateur de respec-ter certaines tapes, rgles et principes pour que tout se passe du mieuxque possible et russir son vnement ! Organiser un vnement consiste

donc planier, excuter de nombreuses tches et tenir compte de multiples dtailsan dviter les cueils. Organiser un vnement implique des responsabilits quil fautprendre trs au srieux.

Dans son essence mme, un vnement festif est une animation populaire, un lieu derassemblement dans lequel les gens se rencontrent, samusent, se retrouvent en touteconvivialit. Ce qui attire les visiteurs, les sduits et les incite venir la manifestationpeut tre vari : authenticit, respect des traditions, convivialit, qualit des animationset des spectacles prsents, originalit de lvnement

La recherche de prot ne doit pas tre la principale motivation dun vnement, aurisque dorganiser une fte sans me. Crer une animation conviviale, o tout lemonde (organisateurs, participants et visiteurs) passe un agrable moment ensem-ble est souvent le plus important. Attention cependant davoir bien prpar sonbudget an de ne pas avoir de mauvaises surprises aprs lvnement (Il est conseillde conserver les comptes et les justicatifs pendants 6 ans).

Lorganisation dun vnement se fait en plusieurs tapes (avant lvnement, pendantlvnement et aprs lvnement) comportant chacune des actions et des rflexionsimportantes dont voici quelques points essentiels :

- Choix du thme de la fte, de la date et du lieu- Runion collective sur lorganisation de lvnement et le budget- Demande dautorisations en mairie et en prfecture- Rservation des locaux, des animations, des secours, des prestataires- Recherche de partenariats et demande de subventions- Souscrire une assurance pour la manifestation- Conception et envoi dun dossier de presse- Assurer la communication de lvnement- Editer les billets dentre si besoin- Runion collective avec lquipe des bnvoles

- Dclaration la SACEM, SACD.1 mois avant la manifestation- Dclaration au GUSO pour les artistes rmunrs- Achat de la nourriture et des boissons- Installation, test du matriel, chage.

(Cette liste nest bien videmment pas exhaustive).

3.1 - Elaboration dun projet dorganisation dvnement

Lorganisationdun vnement


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Selon le Centre dEtudes et dInforma-tion sur le Volontariat : Le bnvole estcelui qui sengage, de son plein gr, demanire dsintresse, dans une actionorganise au service de la communau-t

Les Franais seraient entre 15 et 18 mil-lions donner un coup de pouce

ponctuel sans appartenir une associa-tion, mais les rguliers qui occupent unefonction bien dnie et qui y consacrentrgulirement au moins deux heures parsemaine sont un peu plus de 3 millions.

Les bnvoles peuvent tre amens effectuer un grand nombre de tchesque rclame lorganisation dun vne-ment. Il est ainsi judicieux dorienter les

bnvoles sur des tches pour lesquellesils ont des comptences ou se sententcomptents.

Plus votre quipe sera diversie et plusvous bncierez de comptencesvaries. Les plus anciens ont besoin desplus jeunes pour leur nergie et leur com-ptences en informatique notammentou leur crativit, et les jeunes ont besoinde lexprience des plus anciens.

Savoir dlguer des responsabilits des bnvoles responsables (tout en les

accompagnants)est un moyenefcace pour lor-ganisateur de nepas tre submergerpar la quantit detches effectuer lors de lorganisationdun vnement. De plus, le sentiment

dtre utile et quon lui fait conance,conduira le bnvole accomplir sestches avec srieux et parfois senga-ger davantage que ce quil souhaitaitau dpart.

Lencadrement de lquipe bnvoledorganisation est un point ne pasngliger. La communication joue alors unrle essentiel an que chacun connaisse

le droulement de lvnement, son rleet les personnes contacter en cas debesoin. Organiser une runion pralable lvnement ainsi quun bref rappelle jour de la manifestation permet dediffuser ces informations essentielles.

Le bnvole nattend pas de contrepar-tie particulire, mais un simple bonjour ou merci , de la sympathie et de laconvivialit sufsent trs souvent lui

donner envie de se rengager avecvous dans dautres projets.

Vous pouvez si vous le souhaitez, et cela est toujours trs apprci, rcompenserlengagement de vos bnvoles en leur offrant une mdaille, un diplme ou untrophe indiquant ses nombreuses annes dengagement volontaire envers votrecomit des ftes ou votre association.Pour cela vous pouvez contacter la F.N.C.O.F [email protected] connatre les

diffrentes rcompenses proposes nos adhrents.

Important : Noubliez surtout pas dassurer lensemble des bnvoles qui interviennentlors dune manifestation (voir partie assurance multirisque).

3.2 - Lquipe dorganisation

Savoir sentourer dune bonne quipe dorganisation avec rpartition exacte des tches effectuer constitue dj un facteur de russite. .


Lquipe de Festifolies


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3.3 - Les dclarations obligatoires


Les dmarches administratives sont souvent mal ressenties parce que juges lourdes,

improductives, ingrates, venant toujours au mauvais moment, quand on a autre chose faire ! Pourtant, pour une bonne gestion, un prsident dassociation devrait agir commeun chef dentreprise, bien que bnvole, travaillant essentiellement avec des membresbnvoles.

Elles portent sur lorganisation de la fte, les dates, horaires, licence de dbit deboissons temporaire, salle, chapiteau, itinraire, dviation souhaite, etc.

Ce type de demandes entre dans le cadre des six manifestations de soutien ou de

bienfaisance annuelles organises au prot exclusif de lassociation.

Cette demande est adresser au maire. Ce dernier dlivre alors une autorisation dbiter des boissons des 1er et 2me groupes pour la dure de la fte.

Un dbit temporaire peut tre accord :

Aux associations loccasion dune foire, dune vente ou dune fte publique

(le maire peut accorder, ce niveau, des licences temporaires sans limitations denombre dans une anne civile).

Pour 5 manifestations par an et par association pour les ftes ou manifestationspubliques organises au prot exclusif de lassociation.

Par drogation la loi Evin pour 10 manifestations organises par uneassociation ou groupement sportif agr (par la DDJS), relatif lorganisation et la promotion des activits physiques et sportives pour 48h au plus.

Si vous diffusez de la musique en public ou si vous reproduisez des oeuvresthtrales lors de votre manifestation, vous tes tenu de faire vos dclarationsauprs des diffrentes socits de droits dauteur concernes permettant dermunrer les artistes.

Sacem :Socit des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique

SPRE :socit pour la rmunration quitable (permettant de rmunrer les interpr-tes)

SACD :socit des auteurs et compositeurs dramatiques (thtre)Il existe aussi laSGDL(Socit des Gens de Lettres, concernant les textes littraires) ouleCNV (Centre National de la Chanson, des Varits et du Jazz).

Demandes dposes la mairie

Autorisation douverture dun dbit de boissons temporaire

Dclarations SACEM, SPRE ET SACD


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Procdures dimplantation

Lorganisateur de la manifestation doit obtenir lautorisationdu maire avant toute implantation dans une commune. Ildoit faire parvenir au maire au moins un mois avant la datedouverture au public les documents suivants :

Lextrait du registre de scurit sauf en cas de la premireimplantationUn descriptif des modalits dimplantation de ltablissementLe type dactivit exerce et le plan des amnagements extrieursUn descriptif des installations techniques

NB : le registre de scurit est dlivr par le prfet du dpartement du lieu dimplantation de lastructure lors de la premire implantation dans le territoire franais.

Par ailleurs, le propritaire ou le fabricant de la structure doit faire appel un organisme agrCTS pour vrier que linstallation est conforme aux rgles de scurit. Aprs chaque montage et

avant la premire ouverture au public, une attestation de bon montage et de xation au sol doittre tablie par la personne responsable du montage.

NB : lorganisateur de la manifestation doit tenir cette attestation disposition des autorits depolice.

Lieu dimplantation

Les structures doivent tre installes dans une surface ne prsentant pas de risquesdinammation rapide. Lorsque ltablissement reoit plus de 700 personnes, il doit treimplant 200m maximum dun point deau assurant un dbit de 60m3 par heure.

Installations de chauffage

Les installations de chauffe lintrieur des tablissements doivent tre sans combus-tion . En effet, les gnrateurs de chaleur combustion doivent tre situs lextrieuret au moins 5m de distance de la structure.

Accessibilit

Les voies daccs et de passage sont rglementes en fonction du nombre de per-sonnes accueillies. Par exemple :

De 51 300 personnes : le passage doit tre large de 1.80m minimum. Il doit treamnag sur la moiti au moins du pourtour de ltablissement. Il doit tre situ moins de 60m de la voie publique et permettre le passage du dvidoir des sapeurspompiers

Installation de chapiteaux, tentes et structures itinrants

Lorsque lassociation souhaite accueillir du public dans le cadre dune infrastructure, la r-glementation concernant les Etablissements Recevant du Public (ERP) doit tre applique.

Les chapiteaux, tentes et structures sont rpertoris sous le sigle CTS . Lintgralit du r-glement concernant les dispositions applicables aux CTS est disponible sur le lien suivant :http://www.sitesecurite.com/portail/AD_ERP/ERP_05.asp



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3.9 - Le choix des animations


Quelles animations proposer ?

Comment trouver les artistes ?

Le choix des animations est une tape cruciale dans lorganisation dun vnement.Elles illustrent loriginalit de lvnement et cest trs souvent ce qui fait venir le public.Les animations doivent tre adaptes au lieu de la manifestation et en cohrenceavec le thme choisi. Il est galement important de varier le type danimation ou lesartistes eux mme dun vnement lautre de manire continuer dattirer la curio-sit du public.

Il existe un grand nombre danimations possibles pour animer vos vnements, dontvoici les principales grandes catgories :

Animations sportives et acrobatiques Animations artistiques (sculpteurs, caricaturistes) Animations musicales (chanteurs, groupes, disco-mobile.) Artistes (humoristes, imitateurs, sosies, comdiens) Spectacle et cabaret Spectacle de rue (chassiers, thtre de rue, jongleurs) Spectacle pour enfant (cirque, clowns, marionnettistes.)

Il est souvent compliqu de trouver et de choisir un artiste que lon ne connait paset dont on ne connait pas la prestation. Souvent le bouche oreille permet detrouver lanimation que lon souhaite, mais il existe dautres moyens que vous proposela FNCOF.

Lune des missions de la FNCOF est de mettre en relation les artistes et prestataires dumonde de la fte avec les organisateurs dvnements adhrents la fdration.Pour cela nous vous proposons diffrentes possibilits : Un annuaire dartistes sur le site www.tousenfete.com Un annuaire de rfrencement dartistes sur notre magazine FI MAG Des repas spectacles o les artistes viennent pendant 3h durant prsenter un extraitde leur prestation artistique, lors de nos Congrs rgionaux Des contacts directs auprs de nos dlgus rgionaux et dpartementaux

Civens (42) Nizerolles (03)Rio Loco (31)


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4.2 - March aux puces

Exemples dorganisationde manifestations

Avant la manifestation

Lorganisateur doit adress une dcla-ration pralable de vente au dballagepar lettre recommande avec accus

de rception au maire de la commu-ne en mme temps que la demandedautorisation doccupation temporairedu domaine public

Au moins 3 mois avant la manifestation si elle a lieu sur le domaine public

Au moins 15j avant la manifestation si elle na pas lieu sur le domaine public

Lorganisateur doit galement tablir un registre des vendeurs (articles R. 310-9 ducode du commerce et 321-7 du code pnal). Ce registre doit comprendre les noms,prnoms, qualit et domicile ainsi que la nature, le numro et la date de dlivrancede la pice didentit avec lindication de lautorit qui la tablie.

Concernant les participants non professionnels, le registre doit galement faire men-tion de la remise dune attestation sur lhonneur de non participation deux autresmanifestations de mme nature au cours de lanne civile.

Aprs la manifestation

Le registre tenu tout au long de la manifestation doit tre dpos la prfecture/sous-prfecture sous couvert de la mairie du lieu de la manifestation dans un dlaimaximal de 8 jours.

FiscalitLorganisateur notamment associatif doit se conformer aux rgles fiscales applica-bles. (Circulaire fiscale prcisant les rgles applicables au secteur associatif).

Un march aux puces (vide-grenier, brocante) est une manifestation organise dans unlieu public ou ouvert au public en vue de vendre ou dchanger des objets mobiliers

usags et acquis de personnes autres que celles qui les fabriquent ou en font commerce.

Un vide grenier ou march aux puces est un acte de commerce soumis au rgime desventes au dballage dfni larticle L 310-2 du code du commerce :

Sont considres comme ventes au dballage les ventes de marchandises effectuesdans des locaux ou sur des emplacements non destins la vente au public de ces mar-chandises, ainsi qu partir de vhicules spcialement amnags cet effet. Les ventesau dballage ne peuvent excder deux mois par anne civile dans un mme endroit ou

sur un mme emplacement. Elles font lobjet dune dclaration pralable auprs du mairede la commune dont dpend le lieu de la vente. Les particuliers non inscrits au registre du

commerce et des socits sont autoriss participer aux ventes au dballage en vue devendre exclusivement des objets personnels et usags deux fois par an au plus

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