Ayuda para conferencistas

• Guía para uso de la herramienta • Resolución de problemas

Guía ¡Gracias por participar como conferencista en SG Virtual! El presente documento te ayudará a familiarizarte con la herramienta que utilizaremos para todas las sesiones de SG Virtual; consta de instrucciones e imágenes para que te sea más fácil utilizar la herramienta. Te recordamos que estaremos llevando a cabo sesiones de prueba con todos los conferencistas, si aún no has seleccionado tu sesión de ensayo, puedes dar click en el link a continuación y seleccionar alguno de los horarios disponibles. http://doodle.com/y6pzcyq786izywiv Conociendo ClickMeeting Recibirás una invitación como “Presentador” a tu sesión (ya sea de ensayo o la sesión del día del evento), la cuál llegará desde ClickMeeting.

Debes seleccionar “Aceptar” para confirmar tu participación como Presentador/Conferencista.

Ya que aceptaste la invitación con el rol de Presentador/Conferencista, podrás entrar a la liga de acceso que viene indicada en la opción “Webinar Ubicación” y automáticamente se te otorgarán los privilegios para iniciar audio y compartir material. En la misma sección podrás encontrar la opción para Agregar el evento a tu calendario, y para recibir un recordatorio unos minutos antes de tu sesión, ya sea de ensayo o la sesión del día del evento.

NOTA: Es muy importante que entres con el correo donde te llego la invitación. De lo contrario, entrarás a la sala virtual como “Asistente” y dicho rol no tiene privilegios ni de audio ni para compartir material. Opciones de Audio La herramienta soporta 3 opciones de audio las cuales se especifican a continuación. Para configurar la opción de audio selecciona el ícono resaltado a continuación.

Al dar click en la imagen del micrófono aparecerán las 3 opciones de audio, Micrófono/Altavoces, Teléfono y Skype.

• Micrófono y Altavoces: Seleccionamos la opción y damos click en “Permitir”, posteriormente la herramienta nos indicará cuando el audio este encendido y podremos seleccionar los dispositivos que utilizaremos.

• Teléfono: Seleccionamos la opción y seguimos las instrucciones que nos muestre a continuación. Ejemplo:

• Skype: Seleccionamos la opción y seguimos los pasos que nos indique la

herramienta para realizar al conexión con nuestra cuenta de Skype. Ejemplo:

Compartir Material NOTA IMPORTANTE: Si deseas compartir tu escritorio, asegúrate de tener instalado Java Runtime Environment, en caso de que no estes seguro de tenerlo, lo puedes descargar en el siguiente link http://www.java.com/en/download/testjava.jsp Al tener los permisos de presentador, podrás ver el menú “Compartir”, en el que encontrarás diversas maneras de compartir contenidos, por ejemplo:

• Presentación • Pizarra • Escritorio • YouTube • Encuestas • Navegador

Puedes seleccionar la opción que más te convenga y seguir las instrucciones para realizar la acción. En caso de que no aparezca la vista de “Compartir” puedes seleccionar las vistas que deseas visualizar en la parte inferior izquierda.

Para las dudas sobre el proceso que se llevará a cabo el día del evento puedes consultar el documento de “Lineamientos para conferencistas” https://docs.google.com/a/sg.com.mx/document/d/1J-EaVH5gFAk3EOrzOWH2k1xW93-HCcP8x05StmVb3AM/edit?usp=sharing Las dudas que tengas sobre el uso de la herramienta, las podemos aclarar durante las sesiones de ensayo, o bien, puedes escribir a karen@sg.com.mx.

Resolución de problemas Te compartimos 5 de los problemas más comunes que puede surgir durante tu presentación así como las posibles soluciones. Tengo problemas con el audio La herramienta ClickMeeting tiene 3 opciones de audio para conferencista:

• Micrófono • Teléfono • Skype

Para cualquier opción la herramienta muestra la configuración, por lo que si llega a fallar una de las opciones se puede probar otro medio de audio (consultar Guía para Conferencistas). Si los problemas continúan, recomendamos cerrar todas las ventanas de su navegador, y volver a entrar a la sesión. Tengo problemas con la conexión a internet Si durante una sesión por alguna razón se pierde la conexión a internet, puedes reconectarte a la sesión con la misma liga que usaste en un principio. El organizador estará pendiente de tu acceso por si es necesario otorgarte manualmente los permisos de presentador. Dado que toda la información se envía por internet, es muy importante tener una conexión de internet estable, y de preferencia, contar con una conexión de respaldo en caso de que falle la primera. No puedo compartir documentos o pantalla Al tener los permisos de presentador, podrás ver el menú “Compartir”, en el que encontrarás diversas maneras de compartir contenidos, por ejemplo:

• Presentación • Pizarra • Escritorio • YouTube

• Encuestas • Nave

En caso de que durante la sesión te falle la opción “Compartir Presentación” puedes optar por seleccionar “Compartir escritorio”. Si persisten las fallas, puedes cerrar todas las ventanas de ClickMeeting y volver a acceder a la sala virtual con la liga que en un principio utilizaste. Manejo de preguntas y respuestas Dado que la herramienta no cuenta con un bloque específico para Preguntas y Respuestas como en años anteriores. Esta ocasión el moderador de tu sala estará al tanto de los mensajes recibidos mediante el bloque de chat. De esta manera filtrará las preguntas relacionadas con el contenido de tu sesión y al final de tu presentación, por orden de aparición, te escribirá dichas preguntas mediante un chat privado. No tengo privilegios para mostrar presentación El moderador deberá otorgarte los privilegios de presentador para que puedas compartir el material necesario durante la presentación.

¡Gracias por tu participación y colaboración!