Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel - Sir Bakx - HO-link 2015

Grip op Coalitievorming

als Innovatiemiddel

HO-link 2015

18 juni

Ff voorstellen

Sir Bakx

• Voorheen: directeur ICT en CIO Universiteit Twente

• Nu: gepensioneerd, zzp-er [SB .it]

• Tot dit jaar: SURF Taskforce Cloud en Projectgroep i-Strategie

• Dit jaar: Programmamanager Innovatieprogramma Efficiënte

Bedrijfsprocessen SURFmarket

• Ook: Inholland, Aeres/Vilentum/Groenhorst, Waterschapshuis

Juridisch Normenkader Cloud Services HO 2 Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel 2

Context

• i-Strategie Hoger Onderwijs -> innovatiethema’s in coalitieverband

• SURF MeerJarenPlan 2015-2018

• Innovatieprogramma Efficiënte Bedrijfsprocessen

• O.a. grip op coalitievorming


Constateringen

• Innovatie ICT-diensten bij uitstek in samenwerking:

(ad-hoc werkgroep, special-interest-group, pilot group, …)

• Voordeel door schaalgrootte en efficiëntie

(steeds moeilijker zelf op te brengen)

• Coalitie is een niet-vrijblijvende vorm van samenwerking

• Instellingen en SURF, ambitie: resultaat voor meer/veel/alle

instellingen (quasi-inbesteding)

• Succes van coalitie niet vanzelfsprekend: GRIP


Coalitie

Het formele samenwerkingsverband tussen een groep

van HO/MBO-instellingen met als doel:

• optimalisatie van bedrijfsprocessen tot stand te brengen door

ICT-facilitering van onderwijs, onderzoek of bedrijfsvoering in een

geformaliseerde samenwerking gezamenlijk te ontwikkelen en/of

te exploiteren

• en door schaalgrootte beoogde bedrijfsprocessen en ICT-

facilitering van hogere kwaliteit, flexibiliteit en/of efficiëntie te

bieden

• met veelal als ambitie, zeker als SURF partner is in de coalitie, de

ontwikkelde ICT-ondersteuning voor meer instellingen beschikbaar

te krijgen (coalitie van voorlopers)


Voordelen

• De optimalisatie komt via de schaalgrootte van de coalitie

kwalitatief beter tot stand dan de afzonderlijke instellingen voor

zichzelf kunnen realiseren.

• Eventuele kwetsbaarheid van de afzonderlijke instellingen met

betrekking tot benodigde omvang van middelen en expertise

voor realisatie en inzet van de innovatie wordt met de coalitie sterk

verlaagd.

• De innovatie komt door het delen van middelen en expertise in de

coalitie kostenefficiënter tot stand dan de afzonderlijke

instellingen zelf kunnen realiseren.

• De innovatie leidt door de inkoopkracht van de coalitie tot

kostenbesparing voor elk van de instellingen.


Nadelen / aandachtspunten / uitdagingen

• De coalitievorming vraagt om compromissen tussen de deelnemende instellingen, die de meerwaarde van de samenwerking voor een instelling nadelig kunnen beïnvloeden.

• Sommige instellingen kunnen in het nadeel zijn als de ervaring met het in coalitieverband samenwerken of de volwassenheid van de eigen ICT-regieorganisatie geringer is dan die van andere participerende instellingen.

• Door de gedeelde controle en de complexere governance bij de ontwikkeling en implementatie van de innovatie boet de participerende instelling in aan eigen speelruimte, waardoor eigen afwijkende wensen minder tot hun recht kunnen komen.

• De gerealiseerde innovatie moet in te passen zijn in de (informatie)infrastructuur van elk van de participerende instellingen. Dit verhoogt de complexiteit.


GRIP

Lifecycle

• Initiëren van coalitie

• Werken in coalitie

• Uitfaseren / Uitbouwen


GRIP op initiëren

(Zie ‘Leren samenwerken tussen organisaties, Edwin Kaats & Wilfrid Opheij’)

• Gedeelde ambitie, strategie en doelstellingen

• Recht doen aan belangen

• Samenwerken als mensenwerk

• Ontwerp professioneel georganiseerde coalitie

• Ontwerp relevante werkprocessen

Relevant? Toepasbaar?


GRIP

Gedeelde ambitie, doelstellingen en strategie

Gedeelde ambitie • Expliciet formuleren

• Uitdagend en motiverend

Voorbeeld:

Binnen het Hoger Onderwijs hebben instellingen de ambitie om samen gemeenschappelijke applicatiediensten voor onderwijs en onderzoek te organiseren en kosteneffectief aan te bieden aan het onderwijs en onderzoek van elk van de instellingen. De eerste stap naar die profijtelijke samenwerking is het gezamenlijk verwerven van een basis-infrastructuur in de vorm van datacentrumfaciliteiten (IAAS, Infrastructure-as-a-service), waarop later de applicatiediensten (SAAS, Software-as-a-service) gezamenlijk kunnen worden betrokken.

Juridisch Normenkader Cloud Services HO 2

Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel 10

GRIP


Gedeelde doelstellingen en strategie

• Expliciet formuleren

Voorbeeld doelstellingen

• door samenwerking en schaalgrootte in lijn brengen en waar

mogelijk verbeteren van de ICT infrastructuren voor deelnemende

instellingen, zoals 24*7 dienstverlening, flexibele inrichting, betere

beveiliging en aantrekkelijk kostenniveau,

• leggen van een infrastructurele basis om op termijn

gemeenschappelijke applicatiediensten te organiseren,

• opdoen van ervaring om, samen met SURF, gemeenschappelijke

ICT (cloud)diensten te organiseren.


GRIP


Draagvlak voor kwalitatieve en kwantitatieve kosten en baten

• Expliciet formuleren

Voorbeeld

• Als voornaamste kwalitatieve voordelen:

• eerste invulling van een strategische agenda,

• ontzorging van de deelnemers met meer aandacht voor directe

ondersteuning van onderwijs en onderzoek,

• verhoging beschikbaarheid datacentrumfaciliteiten,

• kwaliteitsverbetering dienstverlening (bijvoorbeeld 7*24) en

• flexibiliteit van pay-per-use/pay-as-you-grow


GRIP


Quasi-inbesteding bij uitbouw coalitie: voorwaarden • De aanbesteding zal in het coöperatieverband van SURF moeten

worden uitgevoerd, waardoor het resultaat onderdeel is van het optionele pakket van diensten van SURF.

• De aanbesteding zal zowel kwalitatief als kwantitatief afgebakend moeten zijn. In kwantitatieve zin betekent dat een minimaal en (redelijk) maximaal aantal lid-instellingen, maar beter nog, een minimale of (redelijke) maximale (technische) omvang van de af te nemen dienst.

• Lid-instellingen, die later via de quasi-inbesteding gebruik willen maken, dienen dat, aanvullend op de Lidmaatschapsverklaring SURF, door een eigen verklaring aan te geven. Ze participeren daarmee voor het in de eigen verklaring beschreven onderwerp van quasi-inbesteding, met alle rechten en plichten van dien.


GRIP

Recht doen aan belangen

Transparantie!

• Expliciteer de belangen van de participerende instellingen die

geraakt worden door de gedeelde ambitie, doelstellingen en

strategie

• Houd zicht op de verschillen in belangen en cultuur en overbrug

deze

• Waarborg binnen instelling aansluiting op besluitvorming,

processen, informatiehuishouding, applicatielandschap,

technologische infrastructuur


GRIP

Samenwerken als mensenwerk

Vertrouwen!

• Investeer in goede en constructieve persoonlijke relaties tussen

alle betrokkenen

• Biedt transparantie in motieven en handelingen

• Zoek redelijke balans tussen halen-en-brengen

• Faciliteer groepsprocessen


GRIP

Professionele organisatie

Zorgvuldig!

• Juiste personen bij voorbereiding besluitvorming en besluitvorming

bij structurele werking coalitie

• Commitment bestuur en management

• Specificatie taken en verantwoordelijkheden

• Schriftelijk vastleggen basisregels voor samenwerken,

werkplannen, budgetten

Competent!

• Projectleider


GRIP

Werkprocessen

Doordacht!

• Invoeringsfasering en tijdsplanning

• Uitstappen en toetreden (consequenties business case!)

• ‘Communiceer tot je er bij neervalt, sta op, en communiceer verder’


GRIP op Coalitievorming als Innovatiemiddel

in wording

Lifecycle

• Initiëren van coalitie

• Werken in coalitie

• Uitfaseren / Uitbouwen

Aspecten

• Gedeelde ambitie, strategie en doelstellingen

• Recht doen aan belangen

• Samenwerken als mensenwerk

• Ontwerp professioneel georganiseerde coalitie

• Ontwerp relevante werkprocessen


Vragen?

Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel - Sir Bakx - HO-link 2015

Education

Transcript of Grip op Coalitievorming als Innovatiemiddel - Sir Bakx - HO-link 2015