GRIFOLS o Cómo optimizar la gestión de 360.000 …...Integración SAP eDocument SAP 6 EHP8 –on...

GRIFOLS o Cómo optimizar la gestión de 360.000 facturas al año

Con SAP Vendor Invoice Management by OpenText

5 de junio de 2019 – Fórum AUSAPE 2019

Fabien Delubac

Director, IT Corporate & Industrial Applications - Competency Center, Grifols

OpenText Confidential. ©2019 All Rights Reserved. 3

Punto de Partida

● Descentralización

● Variedad de procesos en la gestión de facturas

✦Mayor riesgo de errores manuales

✦Alto coste formación nuevos usuarios

● 100% Papel

● Poca visibilidad del backlog

● Difícil seguimiento y trazabilidad

● Falta de visibilidad en el cumplimiento de

procedimientos corporativos


Escenario Actual

● + 360.000 Facturas procesadas al año

● 16 Países

● 39 Sociedades

● 3 Centros de Servicios Compartidos

● 4 Canales de recepción de facturas

● 80% Reducción de papel

● 1.400 Usuarios activos

1 ÚNICO PROCESO

100% VISIBILIDAD

1 HERRAMIENTA

SAP VENDOR INVOICE MANAGEMENT BY OPENTEXT


Proceso Único

SAP S/4HANA

SAP Business SuiteVendor Invoice Management

Your Supplier

IDoc

InvoiceRecognition

Ingestion PaymentInvoice

CompletionInvoice

VerificationCollaboration& Monitoring

CommentValidate data Post invoice

Receive Pay

Archive audit trail

Transform

Trigger workflows

Data mappingElectronic

Return to vendor

Exception

HandlingApprove

Verify and

Complete

Invoice Capture

Center

Archiving for SAP

Solutions*

Archiving OCR

Scanning

Insight & Control


¿Cómo hemos llegado hasta aquí?

Inicio

Despliegues

y

Actualizaciones

Paso 2

1º Despliegue al resto de

sociedades españolas

(14 sociedades)

2 meses

Paso 4

Despliegue al resto de países

del mundo

2 países cada 3 meses

Paso 1

Definición de un Modelo Global

y

Arranque de una primera

sociedad piloto en España

6 meses

Paso 3

Despliegue a todas las

sociedades de Estados Unidos

(9 sociedades)

4 meses


Equipo de Proyecto

● Grifols IT

✦ 1 Project Manager IT Finance

✦Dedicación parcial IT Purchasing

● OpenText Partner

✦ 1 Project Manager

✦ 2 Consultores

● Cuentas a Pagar – SSCs

✦Dedicación parcial Modelo Global + Rollouts

● Accounting Policies

✦Participación crítica en definición de Modelo Global

✦Dedicación parcial Rollouts


Claves del éxito del proyecto

Leadership Interno

Ha sido clave en la

definición del Modelo

Global y su despliegue a

todos los países,

reforzando siempre

internamente la importancia

de mantener un proceso

único y global.

Apoyo Corporativo

Adaptación a

políticas Grifols

La herramienta se ha

adaptado a las políticas de

gestión y de aprobación de

facturas existentes en la

compañía, permitiendo

garantizar el cumplimiento

de las mismas en todos los

casos, sin excepción.

Cumplimiento

Fácil para los

proveedores

Pueden enviar las facturas

de la forma que les resulte

más cómoda, y se adapta a

requerimientos legales en

todos los países:

1. Papel (Digitalización

Certificada o Paperless)

2. Email

3. EDI (IDOC)

4. XML

Entrada Multicanal

Fácil para los

usuarios

Su fácil despliegue,

utilización y acceso desde

distintos dispositivos ha

permitido una rápida

adopción por parte de los

usuarios, siendo utilizada

esta interfaz por 1.100

usuarios VIM actualmente.

Fiori


Eliminación del papel: Paperless

Recepción

Se reciben las facturas en

papel en puntos centralizados

de cada país.

Destrucción

Una vez garantizada la

integridad de los documentos

en el archivo, nos

deshacemos del papel, y

conservamos exclusivamente

la copia electrónica como

respaldo legal del documento.

Verificación

Se generan informes

semanales que se envían por

email donde se reflejan todas

las facturas digitalizadas

certificadas, con una

comprobación de integridad de

archivado, firma y metadatos.

Se genera además el informe

mensual requerido por la

AEAT para España.

Recepción Factura

Papel

Digitalización

Certificada

Generación de informe

semanal y mensualDestrucción del papel

Digitalización

Las facturas se digitalizan con

la solución de OpenText

Digitalización Certificada de

Facturas, homologada por la

AEAT en España, y adaptada

por Grifols para cumplir la

normativa de otros países

donde operamos.

Factura Electrónica EDI/XML

PDF vía email


Reporting

● 100% SAP: ERP o BW

● Automatización

● KPIs

✦Bottlenecks – Excepciones

✦Aging

✦Productividad usuarios

✦Top Proveedores

● Aprobación Facturas

● Acciones ejecutadas por los usuarios


Actualización Constante

2016 2017 2018 2019 - Presente 2020 - Futuro

Instalación Inicial

VIM 7.5 SP3

ICC 7.5 SP3

Archive Server 10.5

Enterprise Scan 10.5

DCF 2016



2016 2017 2018 2019 - Presente 2020 - Futuro

Actualización DCF

Despliegues Iniciales – Versiones Estables

VIM 7.5 SP3

ICC 7.5 SP3

Archive Server 10.5


DCF 2017



2016 2017 2018 2019 - Presente 2020 - Futuro

Upgrade SAP SoH + VIM

SAP 6 EHP7 – on Hana

VIM 7.5 SP7

BCC 16.3 + BC Inbound + BC Fiori 16.3

Archive Server 10.5


DCF 2018



2016 2017 2018 2019 - Presente 2020 - Futuro

Integración SAP eDocument

SAP 6 EHP8 – on Hana

VIM 7.5 SP7

BCC 16.3 + BC Inbound + BC Fiori 16.3

Archive Server 10.5


DCF 2018

Integración con SAP eDocument Framework



2016 2017 2018 2019 - Presente 2020 - Futuro

Upgrade VIM

VIM 7.5 SP9

BCC 16.5 + BC Inbound + BC Fiori 16.3.2

Archive Server 16.2


DCF 2019

¿SAP S/4HANA?

¿SAP ARIBA?

ó 16 para S4/HANA

Plataforma Digital de Información y Procesos

Soluciones OpenText para SAP

Junio 2019 | Guillermo Cerrada - OpenText

INFORMACIÓN DIGITALVelocidad

MovilidadSensores

Más ConexionesFlujos

Cambios Individuales y Sociales

OpenText. ©2019 All Rights Reserved.

Cambios en los Modelos de Negocio

Empresa de transporte sin vehículos

Empresa de medios sin producción

Empresa de alojamiento sin propiedades

Empresa de retail sin inventarios


Plataforma de Contenidos Digitales de OpenText

SUITE INTELIGENTE

TECNOLOGÍAS INTELIGENTES

PLATAFORMA DE CONTENIDOS DIGITALES

DIGITIZE DELIVERCONTEXTO

CUMPLIMIENTO

INTELIGENTE

AUTOMATIZAR

SIMPLIFICAR

TRANSFORMAR

DIGITALIZAR

Manufacturing

& Supply ChainAssets and Devices

Finance and

Core Services

Customer

Experience

People

Engagement

UTILIZAR

CONTROLAR

ENTREGAR


La Suite Inteligente para la Gestión de Contenidos

SAP

S/4HANA

SAP

Digital

Asset

Mmgt

SAP

Invoice

Mmgt

SAP

xECM & Document

Management for

SFSF

SAP

xECM for

Capital

Projects

SAP Information

Extraction

SAP Extended

ECMSAP Archiving &

Document Access

SAP Digital Content

ProcessingSAP Digital

Documents

SAP Document

Presentment

SAP xECM

for Office 365

SAP

Extended ECM

for Government

SAP

xECM for

Capital Projects


OpenText Invoice Management

Automatice Cuentas a Pagar

* or OpenText Documentum Services for SAP or another SAP ArchiveLink-certified repository

20-50% Reducción de

Coste por Factura*.


OpenText Business Center

Digitalice su Proceso SAP

Concilie las cuentas de

proveedores y clientes hasta

en un 50% del tiempo.

EDI

Papel

Fax

Email

Portal

Procesamiento de

Albaranes

Processing

Procesamieno de

Pedidos de Clientes

Correspondencia del

Cliente

Correspondencia del

Empleado

Generar

Entrada de

MercancÍa

Crear

Pedido de

Cliente

Archivar

Doc.

Clientes

Archivar

Doc.

Empleado

Almacén

Fulfillment

Workspace

xECM SFSF

OC

R (

IES

*)


OpenText Document Access for SAP Solutions

Archivado de Documentos en SAP

Mejore la efectividad y la

transparencia de sus procesos

adjuntando documentos en SAP


OpenText Extended ECM

Gestione los procesos con sus documentos


OpenText Extended ECM

Acceda fácilmente a toda la documentación y a SAP


Colaboración dentro y fuera de SAP

SAP S/4HANA FIORI

Microsoft Office &

Escritorio Windows

SAP NetweaverMicrosoft Office 365® ,OneDrive,

SharePoint

BUSINESSWORKSPACE

SAP C/4HANA

Aplicación de xECM


OpenText Extended ECM for Government

Transformación Digital para las Entidades Públicas

Una plataforma para la

administración electrónica para una

gestión sin papeles.

Trámites y Expedientes


OpenText Extended ECM for Government

Tramitación Digital de la Administración

Trámites y Expedientes

Acceda directamente a

• Bandeja de Tareas

• Bandeja del Grupo

• Participación

• Plan Documental (Clasificación)

• Carpetas (Carpetas

Físicas)

• Inventario Documental


Soluciones OpenText para Recursos Humanos en SAP –

Extended ECM for SuccessFactors

Una solución simple, segura e

integrada para gestionar el

ciclo de vida de los

documentos de los empleados.

●Minimizar Riesgos

●Reducir Costes

●Mejorar la Experiencia del

Empleado

Carpeta del

Empleado

Acceso

centralizado, rápido

y sencillo a toda la

documentación


Automatización de los Procesos de RRHH

Digitalizar Gestionar

ProcesarEnviar

Una carpeta de empleado tiene de media entre 40-50 documentos

Finalización/

Jubilación

Bonos y

Compensación

Rendimiento y

Objetivos

FormaciónIncorporaciónSelección y

Contratación


OpenText Extended ECM para SuccessFactors

Una Plataforma Cloud Integrada

OpenText Extended ECM – Una Plataforma de Gestión de Documentos de RRHH

Gestión del Talento

Finalización/

Jubilación

Bonos y

Compensación

Rendimiento

y Objetivos

FormaciónIncorporaciónSelección y

Contratación

Generación de Documentos

Gestión de Documentos

RecordsManagement

Integración con la Interfaz

Integración de datos y

contenidos

Integración de Permisos


OpenText Document Presentment / Hybris Digital Documents

Comunicaciones inmediatas y multicanal

Usamos más de 85 tipos de documentos

con menos recursos y pasamos de un

proceso de 1-2 semanas para la gestión

de plantillas a menos de 24 horas.

e Integradas

Comunicaciones Personalizadas, Automatizadas

Comunicacion Segmentada

Document Presentment

other Digital Asset

ManagementExtended ECM

…


OpenText Document Presentment / Hybris Digital Documents

Usuarios con Impacto en los Clientes: Crear, Revisar y Aprobar

Contenido en Tiempo Real

Nuevas

Soluciones

37© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

Reduce variable costs

La entrada de datos manual implica…

Duplicados, errores

Esfuerzos y Costes

Adicionales

Procesos ineficientes

y costosos

Menor utilización del

inventario

Mayores costes

operativos

Errores logísticos y

financieros


Introducir Información Manual en SAP…

Es como empujar un coche

En vez de conducirlo


Tasa de éxito con machine learningProcesamiento de confirmaciones de pedidos

Tasa de éxito: de aprox. 30% (semana 1) a 90% (semana 5

Caso de una empresa alemana de fabricación

Confirmaciones de pedidos vía papel, correo electrónico y fax de proveedores

4500 documentos al mes, de unas 2-3 páginas de media

Objetivo: Maximizar el número de documentos sin necesidad de validación manual

Optimización de reglas de negocio – Automatización basada en campos OCR + correspondencia con el pedido

de SAP


Information Extraction Service by OpenText

Una solución única para leer todos los documentos de SAP

El cambio a IE nos permitió

triplicar nuestros ratios de

automatización. En 5 semanas

pasamos del 30% al 95%.

Documentos DecisiónMachine LearningRegla de Negocio o

Interacción con usuario*

*Usando nuestro algoritmo, en proceso de patente, para el aprendizaje

continuo, el sistema aprende y mejora con cada documento.


OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions

Flujo de proceso de P2P (Compra al pago)

Aprobación

Proveedores

SAP Ariba Automatización de

Compras &

Comercialización

Confirmación

de Pedido

Confirm. de

Pedido

Aviso de

Embarque

(ASN)

Aviso de

Embarque

(ASN)

Peiddo de

Compras

Pedido de

Compras

Pedido de

Ventas

Cambio/

Cancel.

del Pedido

Cambio/

Cancelación

en el Pedido

Cambio/

Cancela-

ción del

pedido

Recepción

de

Mercancía

Confirm. de

Entrega

Recepción

de

Mercancía

Creación de

la solicitud

Confirm. de

Presupuesto

en tiempo

real

Presupuesto

ERP Aviso de

Pago

Aviso de

Pago

SAP

Factura

Factura

Actualización

Estatus de la

Factura

Act. de

Estatus

Conciliación

Albarán de

Entrega


OpenText Extended ECM For Engineering

Gestión de Documentación para Proyectos de Ingeniería


OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365

Aplicaciones de Negocio Colaborativas con SAP

Extended ECM para Microsoft Office 365

nos ha permitido aprovechar Microsoft

Teams como herramienta de

colaboración integrada en SAP


OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365

Integración Transparente con Microsoft Teams


OpenText y SAP

Una Plataforma Digital de Gestión de Contenidos para ayudar a los

clientes SAP a convertirse en Empresas Inteligentes y Conectadas

#1

1 Equipo

Pruebas SAP

Licencias SAP

Soporte SAP

5000+ clientes en

conjunto

12+ Soluciones

9+ Soluciones Cloud #1 Partner SAP

Alineamiento Estratégico

del Roadmap12 Años como

Partner de

Referencia

Soluciones

Estratégicas

Relación Estable

Referente Global de la

Industria

Suite completa con

opciones flexibles de

despliegue

Valor de Futuro

Asegurado

Soluciones Maduras

y Validadas

Los clientes se

benefician de la

constante

co-innovación


opentext.com

twitter.com/opentext

linkedin.com/company/opentext

Gracias

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