Good morning everyone. Thank you for joining us. Just a couple of notes before we start. First, this presentation is on the web for reference after. Secondly, if you have questions, please save them for the end. If you simply cannot wait because you may have to leave early, type in your questions and I will try to have someone type back the answer.  For those of you who are new to the Section 5310 Program….. This program was established in 1975 by the Federal Transit Administration as a discretionary capital assistance program. In cases where public transit was inadequate or inappropriate, the program awarded grants to private non‐profit organizations to serve the transportation needs of seniors and individualsprivate non profit organizations to serve the transportation needs of seniors and individuals with disabilities. Now we are in 2016 and the 5310 Program still strives to serve the needs of the seniors and individuals with disabilities but it has grown into not only a capital assistance program but a program that encompasses Mobility Management and nontraditional projects. I will not be delving more into the program as a whole. We are here to discuss one aspect of the Section 5310 program……Semi‐Annual Reports.  

1

Under the Government Performance Results Act, FTA is required by law to “establish performance goals to define the level of performance” and to also “establish performance indicators to be used in measuring relevant outputs, service levels, and outcomes” for each of its programs. Under the Section 5310 Program, the semi‐annual report is one of the performance measures designed to fulfill FTA’s obligations.  The information from these semi‐annual reports goes to us at DOT to help administer the program and we send it to FTA. FTA takes that information and submits it to Congress. Congress looks and sees where money is needed or where to take money away This information may seem like a pain tomoney is needed or where to take money away. This information may seem like a pain to you but in the end, it is your livelihood. 

2

(**Two clicks first**)  Now that you know you need to submit semi‐annual reports to us at DOT, where do you submit them?  As you can see, I have put on the screen, the link for the semi‐annual report. If the link does not work, I am going to show you another way to get into the report form. If you type in www.dot.ny.gov, you should see this front page of the DOT’s website. Look over to the right and you will see a bus. Click on this Bus. 

3

(**Two clicks first**)  You should then see this page. Look down on the left side of the page and you will see a picture of a bus and it will read Federal Transit Programs. You should click on that.

4

This should be the next page you see. This page lists the Federal Transit Funding Programs, and here you see the Section 5310 Seniors and Individuals with Disabilities Program. That’s you!! Click on that line.

5

(**Two clicks first**)  On the next page, you will see the link for the Section 5310‐Forms & Additional Info. Click on that link.

6

(**Two clicks first**)  And here we are….the New updated Semi‐Annual Report Form. PLEASE, make sure you bookmark this or make it a favorite in your web browser, to make it soooooo much easier for you. 

7

There it is. This is a snapshot of the top section of the semi‐annual form. 

8

Now, I know there are some people who have been with this program and who have done these reports for many years. I also know we have some newcomers. That is what this slide is about, the changes in the form. I am going to go through them just briefly because I will be going through the whole form later. First, you are no longer submitting the form to Jennifer.Murdza@dot.ny.gov. We now have an email address for semi‐annual reports. The address is ptb.5310@dot.ny.gov.  Next, there is no longer a second tab on the form to submit explanations through. We have had too many lost narratives through that tab Now you will need to submit yourhad too many lost narratives through that tab. Now you will need to submit your explanations to certain questions by writing the explanation on your company’s letterhead, signed by your company’s representative, and sent in with the form. You do NOT have to submit each explanation on a separate letterhead. You can send it in  on one paper. We also have changed the question on consumers to the top of the form and how many utilize the 5310 buses. We also have questions on Preventative Maintenance. Remember back in November when we had the webinar on the new TAM Plan? These questions are related to the new FTA Transportation Asset Management Plan. ….There also is some renumbering. The old numbers may be switched or deleted.

9

Now let’s take a look at the top part of the new form. The first fill‐in is the Period Ending Date. As you can see from the chart here, we have two reporting periods… Please ingrain this in your brain or put it up in large print on your wall. These dates are EXTREMELY important!! If you are on time submitting your reports, GREAT, FANTASTIC!!  But if you are late submitting your reports, that MAY affect future funding for you. This will be taken into consideration when it comes to scoring your application next time. Also, if we do not get the semi‐annual reports at ALL, we will initiate recall of the vehicles in question. We certainly don’t want to do this but there are sub recipients out there BEGGING for morecertainly don t want to do this but there are sub recipients out there BEGGING for more buses and are looking for spares. If you do not want these buses, there are plenty of people who do and need them desperately…..OK, next we have your organization’s name, which should match what is on your application.  Then we need your DUNS number and your county. The county is the one in which your organization primarily operates the specialized transportation services. This should also match your application. Then we have your dba, if you have one. Over on the right, you can see the first change I spoke about, where to send it to…… 

10

(**Three clicks first**)  Unfortunately, we cannot accept any other means of submission except email. No fax or hard copy. We insert the electronic submission into reports and other spreadsheets so we need it to be submitted only this way. 

11

Here is the next section. The first question….has the scope of your program changed since your last application? If it has, we need an explanation on your company’s letterhead. This is where we took the Tab section off the form. We need an explanation on company letterhead emailed with the form. Number two…..has your company had any lawsuits alleging discrimination in transportation service since the last report. If so, stick that explanation in your letter also.Number three….has your company conducted any Civil Rights compliance review activities since your last reporting? This question used to ask whether your company has conductedsince your last reporting? This question used to ask whether your company has conducted any Civil Rights compliance review activities in the last three years. Now we want to know if any have been done in the last 6 months. If you need to explain, stick that in your letter.Number four……This is a new question. If you recall, the FTA is trying to get a better grip on how your equipment is maintained. Kinda like when your neighbor borrows your tree pruners and leaves them out in the rain. They weren’t maintained like you would have. You want them to last a long time so you care for them correctly. The FTA wants the same thing. Money is tight all over and the longer we can make our vehicles and other FTA funded items last, the more things we can buy. For instance, entities before could only buy buses. Now you get money for Mobility Management. So back to the questions, Where is your preventative maintenance and repair work performed? Has the location changed?  Where are your maintenance records? This last question pertains to the issue of, if we or FTA comes to do a site visit, they need your maintenance records accessible. Now I know someone will be asking where you report on this form on MobilityNow I know someone will be asking where you report on this form on Mobility Management or operating or other capital purchases you can use your 5310 funds for now.  The answer is nowhere. This form may go through more transformations in the future, but for now, Mobility Management is not being reported on in this form.  The reporting on Mobility Management and other things, will be part of the reimbursement process. Not on this form!

12

The next questions:  Number five A…..Here we are asking for the total of seniors and/or disabled consumers your transportation program serves. This question used to be confusing when we had it as a column under the vehicle inventory. Hopefully this is a better place for it.  Now these are unduplicated. Include each individual only once regardless of how many times the consumer rode a bus in this reporting period. And then 5 b is asking, out of that number, how many utilize the 5310 vehicles that you have through FTA. I want to take a second to remind some and let the newcomers know that our website has worksheets to help you keep track of your consumers and suchthat our website has worksheets to help you keep track of your consumers and such. ((switch to next page))Now that we are done asking about your consumers, we want to know about the vehicles that take care of your consumers. If you look at question number six, first we are asking how many vehicles are in your transportation fleet, then we break it down and ask how many of those vehicles are funded under Section 5310 and lastly, how many of those are NYSDOT inspected. Question seven has to do with insurance on those Section 5310 funded vehicles. Not only do we need the info here filled in but we need a copy of your Certificate of Liability Insurance. Question eight is asking for the name of the counties that those 5310 vehicles serve. 

13

I just wanted to give you a glimpse of some of the forms you will find on our site. We have a passenger record form, a vehicle repair form, a vehicle daily trip record form, a vehicle daily report form, and others. Please take a look when you get a chance. ((Go back to last page))

14

Now the fun part. This next section is asking particulars ONLY about your Section 5310 funded vehicles. First question nine, see it right above the spreadsheet, asks if any of these vehicles have been out of service for more than fourteen consecutive days. If yes, you need to provide an explanation on company letterhead. Question ten is where you will be listing all your 5310 vehicles. There is no page break on this spreadsheet so just keep filling in your inventory. There are drop‐down boxes in this spreadsheet and calculations so you can breath a little easier. 

15

Let’s break this spreadsheet down a little. The first section runs down the left side of the sheet. For each 5310 funded vehicle in your inventory, we are asking whether it is under lease. This is a simple Yes or No answer. Next, is this vehicle NYSDOT Inspected and this is a simple Yes/No answer.  And the last one on the side is whether the vehicle is active or a spare.  A spare is a vehicle used for incidental transportation. It still has life in it and it has not been retired and disposed of. Once a vehicle is identified as a spare, it helps us understand the usage on the report and it helps us to evaluate the next request. 

16

OK, now we get into the yellow section of the spreadsheet. Letter A….simply asks for the Vehicle Identification number, the VIN number. Next, we need the model year. The model year is the year on the title. We are doing good so far……

17

The next letter C……. , we need the number of seniors, that’s persons sixty (60) years of age and over, seniors one‐way passenger trips.  Letter D asks for one‐way passenger trips for the disabled. For these people,  include all persons UNDER sixty (60) years of age who are disabled.  Just to clarify things, let me give you an example of a one way passenger trip. Say you took 15 persons on a trip from their homes to a destination and returned these people home later, this would count as 30 one‐way passenger trips.  Additionally, if you took a person from home to a shopping center (1st Trip), then later took that person from the shopping center to a nutrition site (2nd Trip) then finally took this person from the nutritionshopping center to a nutrition site (2 Trip), then finally took this person from the nutrition site to home (3rd Trip), you count this as 3 one‐way passenger trips. Then E will give us a total of these one‐way passenger trips.  

18

OK, our next group of letters starts with F. Here we want to know how many of those one‐way passenger trips were for wheelchair bound persons. Letter G asks for a breakdown of letter E. Out of that total under E, what were those trips for…Medical, Employment training, Social Nutrition, or shopping/personal.  Then letter H is going to add them all up for you so you don’t have to fill that in…BUT, that total should equal letter E. 

19

The next three letters, I thru K have to deal with mileage. I asks for the odometer reading from the last semi‐annual report. Then J asks for the miles driven during this report period. Then K adds this info and calculates it for you!!

20

The last section of this spreadsheet, letters L thru O…..L asks for the TOTAL number of days in use for this vehicle during this reporting period. M is asking for the total operating expenses, such as SALARIES, FUEL COSTS, PARKING FEES/TOLLS, OIL CHANGES, MAINTENANCE/ REPAIRS, and INSURANCE. If the information such as salaries and insurance is not tracked on a vehicle by vehicle basis, these expenses can be estimated by dividing the total amounts for each category by the number of active vehicles funded under this Federal program that are in operation.  However you choose to calculate this, make sure you are uniform in your choice Stick with it throughout the formsure you are uniform in your choice. Stick with it throughout the form. Then N asks for the TOTAL operating revenue  For example, a cost per trip fee assessed, sale of advertising using the vehicle, or reimbursement received from a social service program for vehicle trips provided. If the information above is not tracked on a vehicle by vehicle basis, this revenue can be estimated by dividing the total amounts for each category by the number of active vehicles funded under this Federal program that are in operation.  Then the last column is a calculation so You don’t have to fill anything out here. Yippee.. This is going to be the NET operating cost. 

21

The last part of the form is the signature section. We would like the signature of the Organization representative and also the Primary contact. Then make sure you save this form so you don’t have to type in the VINs all over again!!  Also, just a note……please keep us up to date on any changes in your transportation division of your organization. If we have some news to send you and we send it to Joe Schmoe who retired two years ago, it isn’t our fault. Please keep us informed. Just a simple email sent to ptb.5310@dot.ny.gov would be AWESOME!!  

22

Every vehicle has a Useful Life. But just like you don’t go out and buy a dishwasher because it has hit it’s useful life, we don’t want you to do that to your vehicles. And just like us, the feds don’t have an endless supply of money. We need to be good stewards of our money and the federal government’s money. Be conscientious of the year and condition of your vehicles and keep in mind how long it takes to get another vehicle. Just because your vehicle has hit the useful life, does not mean that we will be retiring it. I want to stress the difference between a spare and a retired vehicle. First off, you as a entity, can make a vehicle a spare yourself You don’t need permission from us Just mark it spare on yourvehicle a spare yourself. You don t need permission from us. Just mark it spare on your semi‐annual report. You will still have to report on that vehicle. Until it is retired, you still have to report on it.  When you have a vehicle that is too costly to keep in service, send in a retirement request to your System Specialist. You should have a disposal reason and a plan such as keeping it for parts or going to sell it for scrap. They will look at the condition, age, how many miles it has run, how much money we have, do we have any extras anywhere, etc and let you know if you can retire the vehicle. If you have a vehicle that you aren’t using but it is still viable, let us know that too. We have a listing of vehicles that are available for transfer and we also have a listing of entities that are looking for vehicles. We are working on getting it on our website so keep a lookout for that. In all this talk, one thing should be evident…..we want to keep these vehicles around as long as possible, from good maintenance to using as a spare. Yes, some of you that have been in this business a while know we used to retire a bus when it reached its useful life, but times are a changing. We need to be better stewards of our monies from the feds. Congress is also pushing theirneed to be better stewards of our monies from the feds. Congress is also pushing their performance requirements as well.  

23

Just a reminder, that your Transportation Asset Management Plan is due at the end of June. Please email me or call me if  you have any questions concerning your plan. We will have a webinar on this topic before they are due. We will let you know when.  

24

OK, remember our web address…www.dot.ny.gov. Also, if you loved the PowerPoint so much, you should be able to view it again on our website. 

25

Any questions?

26