8/19/2019 GGS_2014_05_23_acComunica

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Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Gestión de las Comunicaciones delProyecto

Fuentes:• Information Technology Project Management Fifth !dition

Copyright "##$• PM%&' (uinta edición

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&)jeti*os de aprendi+aje Comprender la importancia de una )uena comunicación en los proyectos

!,plicar elementos de la planificación de las comunicaciones del proyecto

incluyendo cómo crear un Plan de gestión de las comunicaciones y reali+ar un

an-lisis de las comunicaciones con los interesados

escri)ir *arios m/todos de distri)ución de información del proyecto0 las

*entajas y des*entajas de cada uno de ellos0 *er la importancia de atender las

necesidades indi*iduales de comunicación y calcular el n1mero de canales de

comunicación en un proyecto

Comprender cómo los principales resultados de los informes de rendimiento

ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del

proyecto

2econocer la importancia de una )uena gestión de comunicaciones para las

relaciones con los interesados y para resol*er los pro)lemas

3istar *arios m/todos para mejorar las comunicaciones del proyecto tales como

la gestión de los conflictos lle*ar a ca)o reuniones efecti*as utili+ación del

correo electrónico y otras tecnolog4as de manera efica+ y el uso de plantillas

escri)ir cómo el soft5are es una ayuda en la gestión de las comunicacionesdel proyecto

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Procesos de la gestión de las comunicaciones

Planificar la Gestión de las Comunicaciones:

esarrollar el plan de comunicaciones con )ase en las necesidades yre7uerimientos de información de los interesados y los acti*os de la

organi+ación

Gestionar las Comunicaciones Crear recopilar distri)uir almacenar recuperar y disponer de la información

seg1n el plan de gestión de las comunicaciones.

Controlar las Comunicaciones 8acer seguimiento y control de las comunicaciones para garanti+ar 7ue las

necesidades de información de los interesados se cumplen. !sto incluye

informes de estado medición del a*ance y proyecciones

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Plan de 9estión de las Comunicaciones Contenido

2e7uerimientos de comunicaciones de los interesados

Información 7ue de)e ser comunicada incluidos formato contenido y ni*el dedetalle

Persona responsa)le de comunicar la información

Persona o grupos 7ue reci)ir-n la información

M/todos o tecnolog4as usadas para transmitir la información comomemorandos correo electrónico y ; o comunicados de prensa

Frecuencia de la comunicación por ejemplo semanal

Proceso de escalamiento identificando los pla+os y la cadena de mando

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!jemplo de an-lisis de comunicaciones con los

interesados del proyecto

Interesados Nombre deldocumento

Formato deldocumento

Persona decontacto

Frecuencia

9erencia del clientes 2eporte mensual deestado

Copia Impresa Tom >il*a Primer d4a del mes

!7uipo de negocios delcliente

2eporte mensual deestado

Copia Impresa ?ulie 9rant Primer d4a del mes

!7uipo t/cnico delcliente 2eporte mensual deestado !mail 3i Chau Primer d4a del mes

9erencia Interna 2eporte mensual deestado

Copia Impresa %o) Thomson Primer d4a del mes

!7uipo t/cnico y denegocios interno

2eporte mensual deestado

Intranet @ngie 3iu Primer d4a del mes

>u)contratista de

capacitación

Plan de capacitación Copia Impresa ?onathan 'raus 6o*iem)re A "##B

>u)contratista desoft5are

Plan deimplementación de

soft5are

!mail 6aj5a 9ates ?unio A "##B

Comentario: !n la ca)ecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de reci)o

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Planificar la 9estión de las Comunicaciones

4.2Desarrollar elPlan para laDirección del

Proyecto

10.1Planifcar lagestión de

lasComunicaci

ones

10.2Gestionar lasComunicacion

es

13.1Identifcar a

losInteresados

13.3Gestionar los

compromisosde los

Interesados

Gestión de Comunicaciones del Proyecto

Activos de procesos de laorganización

Factores ambientales dela Empresa

Plan de dirección del proyectoDocumentos del proyecto actualizados

Registro de interesados

 mpresa!

"rgani#ación 

Documentos del proyecto

Plan de gestión de las comunicaciones

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Planificar la 9estión de las Comunicaciones

Proceso 7ue:

Pertenece al grupo del Proceso de Planificación

Pertenece al -rea de conocimiento 9estión de las Comunicaciones delproyecto

ntradas1. Plan para la Dirección del

Proyecto

2. $egistro de Interesados

3. %actores &m'ientales de

la mpresa

4. &cti(os de los Procesos

de la "rgani#ación

)alidas1. Plan de Gestión de las

comunicaciones

2. &ctuali#aciones a los

Documentos del Proyecto

*erramientas yt+cnicas

1. &n,lisis de re-uisitos de

comunicaciones

2. ecnolog/a de

comunicaciones

3. odelos de

comunicación

4. +todos de

comunicación. $euniones

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istri)uir la información

&frecer la información correcta a las personas adecuadas en elmomento oportuno y en un formato 1til es tan importante como el

contenido de la información

Consideraciones importantes:

Utilizar la tecnología para mejorar la distribución de lainformación

Utilizar métodos formales e informales para la distribución deinformación

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istri)uir información de una manera efica+ y oportuna

6o esconder información crucial

6o tener miedo de reportar mala información

3a comunicación oral a tra*/s de reuniones y con*ersaciones

informales ayuda a dar información importante )uena y mala a la

lu+ p1)lica

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Importancia de la comunicación cara a cara

In*estigaciones indican 7ue en una interacción cara a cara:

58 por ciento de la comunicación es a traés del lenguaje delcuerpo

!5 por ciento de la comunicación es a traés de la forma en "ue sedicen las palabras

# por ciento de la comunicación es a traés del contenido o laspalabras "ue se dicen

Prestar atención a algo m-s 7ue solo a las pala)ras 7ue alguien dice

!l tono de *o+ de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca

de cómo /l o ella realmente se siente

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Fomentar m-s interacciones cara a cara

2euniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos

de TI

3as reuniones agendadas o)ligan a las personas a centrarse en lo

7ue realmente necesitan comunicar

 @lgunas empresas tienen pol4ticas restricti*as con respecto al uso delcorreo electrónico durante algunas horas del d4a o incluso durante

*arios d4as de la semana

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!jemplo de ta)la de elección de medio

Como un )uen medio se adapta a:

CopiaImpresa

3lama datelefónica

Mensajede *o+

!mail 2eunión >itioe)

Compromiso de e*aluación D " D D A D

Crear consensos D " D D A D

Mediar en un conflicto D " D D A D

2esol*er malentendidos D A D D " D

 @)ordar comportamiento negati*o D " D " A D

!,presar apoyo o aprecio A " " A " D

Fomentar pensamientos creati*os " D D A D D

8acer una afirmación irónica D " " D A D

Trasmitir un documento de referencia A D D D D A

2efor+ar la autoridad A " D D A "

>uministrar registros permanentes A D D A D A

Mantener la confidencialidad " A " D A D

Transmitir información simple D " A A " D

8acer preguntas informales D " A A D D

8acer preguntas simples D D A A D D

ar instrucciones complejas D D D " A "

irigir mucha gente " D D o AE " D A

Con*enciones: alor A G !,celente. alor " G @decuado alor D G Inapropiado

E epende de la funcionalidad del sistema

er: 9alati Tess. !mail Composition and Communication

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!ntender necesidades de comunicación grupales e

indi*iduales

3as personas no son partes intercam)ia)les

HNo se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la

realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con

dos personas: %rooJs en el li)ro The Mythical Man-Month*, 

6ue*e mujeres no pueden producir un )e)/ en un mesK

E 3ey %rooJs: Lagregar m-s personas a un proyecto retrasado lo hace demorar a1n m-sL

er: http:;;en.5iJipedia.org;5iJi;TheMythicalManMonth http:;;)arrapunto.com;Npacoescri)a;journal;"O$B

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Preferencias personales afectan las necesidades

de comunicación

3os intro*ertidos prefieren comunicaciones m-s pri*adas mientras7ue los e,tro*ertidos prefieren discutir las cosas en p1)lico

 @ las personas intuiti*as les gusta entender el panorama general

mientras los recepti*os necesitan detalles paso a paso

 @ los pensadores les gusta conocer la lógica detr-s de las decisionesmientras 7ue las personas sentimentales 7uieren sa)er cómo las

afecta personalmente

3os 7ue ju+gan se *en o)ligados a hacer cumplir los pla+os mientras

7ue los 7ue perci)en necesitan m-s ayuda en el desarrollo yseguimiento de los planes

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&tras consideraciones so)re comunicaciones

2ara *e+ el receptor interpreta un mensaje tal y como lo 7uiere elremitente

3a u)icación geogr-fica y antecedentes culturales afectan la

complejidad de las comunicaciones del proyecto

Diferentes $orarios laborables

%arreras idiom&ticas

Diferentes normas culturales

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Preparar el escenario para dar malas noticias

(ueridos pap- y mam- o de)er4a decir a)uelo y a)uela:

>4 estoy em)ara+ada. 6o no estoy casada a1n. 3arry mi no*io dejó su tra)ajo.

>us jefes no parecen apreciar las ha)ilidades 7ue ha aprendido desde 7ue dejó la

escuela secundaria. 3arry se *e mucho m-s jo*en 7ue t1 pap- aun7ue /l es tres

años mayor. oy a dejar la uni*ersidad y conseguir un tra)ajo para 7ue podamos

tener un apartamento antes de 7ue na+ca el )e)/. 8e encontrado un hermoso

apartamento so)re un taller de reparación de autos " horas. Con un )uenaislamiento los gases de escape y el ruido no nos molestar-.

!stoy muy feli+. Pens/ 7ue ustedes tam)i/n lo estar4an.

Con amor @shley

P.. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar la escuela, pero estoy recibiendo una pésima caliicaci!n en "u#mica. $!lo quer#a darles un poco de

 perspectiva.

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61mero de canales de información

 @ medida 7ue aumenta el n1mero de personas in*olucradas aumenta la

complejidad de las comunicaciones por7ue hay m-s canales de comunicación

o caminos a tra*/s de los cuales las personas pueden comunicarse

61mero de canales de comunicación G

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>ugerencias para mejorar las comunicaciones

Manejar efecti*amente los conflictosesarrollar mejores ha)ilidades de comunicación

2eali+ar reuniones efecti*as

Rsar email y otras tecnolog4as de forma eficienteRsar plantillas para las comunicaciones del proyecto

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esarrollar mejores ha)ilidades de comunicación

3as empresas y los programas formales para profesionales de TI amenudo descuidan la importancia de las ha)ilidades de e,presión

oral escrita y para escuchar 

 @ medida 7ue las organi+aciones se *uel*en m-s glo)ales se dan

cuenta de 7ue de)en in*ertir en formas para mejorar la comunicación

con personas de diferentes pa4ses y culturas

>e re7uiere lidera+go para mejorar la comunicación

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2euniones eficaces

eterminar si una reunión se puede e*itar

efinir el propósito y resultados esperados de la reunión

eterminar 7ui/n de)e asistir a la reunión

Pro*eer a los participantes un orden del d4a antes de la reunión

Preparar folletos y ayudas *isuales y hacer los arreglos log4sticos

antes la reunión

!jecutar la reunión profesionalmente

Construir relaciones

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9estionar las Comunicaciones

4.2Desarrollar elPlan para laDirección del

Proyecto

4.4onitorear yControlar elra'ao del

Proyecto

10.1Planifcar la

gestión de lasComunicacion

es

10.2Gestionar

lasComunicacio

nes

10.3Controlar lasComunicacion

es

Gestión de Comunicaciones del Proyecto

Factores ambientalesde la Empresa

Activos de procesos dela organización

Informes sobre el desempeño del trabajo

Activos de procesos de la

organización actualizados

Plan de dirección del proyecto actualizado

 mpresa!

"rgani#ación 

Documentos del proyecto

Plan de gestión delas comunicaciones

Documentos del proyecto actualizados

omunicaciones del proyecto

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9estionar las Comunicaciones

ntradas1. Plan de Gestión de

Comunicaciones

2. Inormes de rendimiento

del ra'ao

3. %actores &m'ientales de

la mpresa

4. &cti(os de los Procesos

de la "rgani#ación

)alidas1. Comunicaciones del

Proyecto

2. &ctuali#aciones al Plan

para la Dirección del

Proyecto

3. &ctuali#aciones a los

Documentos del Proyecto

4. &ctuali#aciones a los

&cti(os de los Procesos

de la "rgani#ación

*erramientas yt+cnicas

1. ecnolog/a de

Comunicaciones

2. odelos de

Comunicación

3. +todos de

Comunicación

4. )istemas de Gestión de

Inormación. Inormes de $endimiento

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Informar el desempeño

3os Informes de desempeño mantienen a los interesados informados

so)re cómo se utili+an los recursos para lograr los o)jeti*os delproyecto

Inormes de estado Describen donde se encuentra el proyecto en un punto especí'co en eltiempo

Inormes de progreso Describen lo "ue el e"uipo del proyecto $a realizado durante undeterminado período de tiempo

Pronósticos Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso( basado en lainformación del pasado y las tendencias

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Rtili+ar email mensajer4a instant-nea y

herramientas cola)orati*as de forma efecti*a

 @segurarse de 7ue el correo electrónico mensajer4a instant-neay;o herramientas de cola)oración sean un medio apropiado para lo

7ue usted 7uiere comunicar

 @segurarse de en*iar la información a las personas adecuadas

Rtili+ar l4neas de asunto significati*as y limitar el contenido de losmensajes de correo electrónico a un tema principal y ser lo m-s

claro y conciso posi)le

 @segurarse de autori+ar a las personas adecuadas para compartir y

editar sus documentos de cola)oración

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Rsar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda

Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del

proyecto ahorra tiempo y dinero

3as organi+aciones pueden desarrollar sus propias plantillas utili+ar

algunas proporcionadas por organi+aciones e,ternas o sacarlas deejemplos de li)ros

Muchas in*estigaciones muestran 7ue compañ4as 7ue tienen /,ito en

la gestión de proyectos hacen uso efecti*o de plantillas

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!jemplo de plantilla para la descripción del proyecto

Descripción Proyecto X

Objetivo: escri)a el o)jeti*o del proyecto en una o dos frases. !nfó7uese en

los )eneficios

lcance: escri)a )re*emente el alcance del proyecto. S(u/ funciones del

negocio est-n in*olucradas y cu-les son los principales productos del proyecto

!upuestos: 2esuma los principales supuestos del proyecto

Costo: e el costo estimado del proyecto. >i lo desea liste el costo total por año.

Crono"rama: 2esuma la información del diagrama de 9antt del proyecto

enfoc-ndose en las tareas glo)ales y en los hitos

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!jemplo de informe mensual de progreso

I# $o"ros para el mes de mes:

• escri)a los logros m-s importantes. 2elaciónelos con el diagrama de9antt.

• escri)a otros logros importantes. >i un pro)lema del mes anterior fue

resuelto l4stelo como logro.

II#  Planes para mes si&uiente:• escri)a los 4tems m-s importantes a alcan+ar en el siguiente mes.

2elaciónelos con el diagrama de 9antt.

• escri)a otros 4tems importantes a lograr.

III#  Problemas: 3iste )re*emente los pro)lemas importantes. 3os gerentes no7uieren sorpresas y 7uieren ayudar para alcan+ar el /,ito del proyecto por lo

tanto no dude en indicar los pro)lemas.

I%#  Cambios del proyecto &Fec'a y descripción(: 3iste cual7uier cam)io

solicitado o apro)ado. Incluya la fecha del cam)io y una )re*e descripción.

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!jemplo de elementos finales de documentación del

proyecto

I. escripción del proyecto

II. Propósito del proyecto con datos información y soportes de respaldo

III: Información original y re*isada del contrato y documentos de aceptación del cliente

I. Planes del proyecto y Cronogramas originales y re*isados

iagramas de red estimación de costos plan de gestión de las comunicaciones etc.=

. ocumentos de diseño

I. 2eporte final del proyecto

II. !ntrega)les si aplican

III. 2eportes de auditor4a

IU. Informe de lecciones aprendidas

U. Copias de todos los reportes de estado minutas de reunión y otras comunicacionesescritas y electrónicas

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 @rchi*os del proyecto

!s muy importante organi+ar y preparar los archi*os del proyecto

rc'ivos del proyecto Conjunto completo de registros organi+ados del proyecto 7ue ofrecen una

historia e,acta del proyecto

!stos archi*os pueden proporcionar información *aliosa para futuros

proyectos

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>itio e) del proyecto

Muchos e7uipos de proyecto crean un sitio e) para el proyecto

donde se almacenan los documentos importantes y otra información

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!jemplo usando Microsoft Project

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>oft5are en la gestión de las comunicaciones

8ay muchas herramientas de soft5are 7ue ayudan en las

comunicaciones de un proyecto

8oy muchas personas tra)ajan de forma remota total o parcialmente

!l soft5are de gestión de proyectos generalmente incluye

caracter4sticas para facilitar las comunicaciones *irtuales8erramientas como la mensajer4a instant-nea y los )logs pueden

ayudar en las comunicaciones del proyecto

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Controlar las Comunicaciones

4.2Desarrollar elPlan para laDirección del

Proyecto

4.3Dirigir y

Gestionar laecución del

Proyecto

4.4onitorear yControlar elra'ao delProyecto

4.

$eali#ar elControlIntegrado de

Cam'ios

10.2Gestionar lasComunicacion

es

10.3Controlar

lasComunicaci

ones

13.3Gestionar los

compromisosde los

Interesados

Gestión de Comunicaciones del Proyecto

Plan de dirección del proyectoDocumentos del proyecto actualizados

Datos sobre el desempeño del trabajo

Información sobre el desempeño del trabajo

!olicitud de cambios

Activos de procesos de la organización actualizados

Activos de procesos de la organización

Plan de dirección del proyecto actualizado

 mpresa!

"rgani#ación 

Documentos del proyecto

omunicaciones del proyecto

Registro de asuntos

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Controlar las Comunicaciones

ntradas1. Plan para la Dirección delProyecto

2. Comunicaciones del

Proyecto

3. $egistro de Incidentes

4. Datos de rendimiento del

tra'ao

. &cti(os de los Procesos

de la "rgani#ación

)alidas1. Inormes de rendimientodel tra'ao

2. )olicitudes de Cam'io

3. &ctuali#aciones al Plan

para la Dirección del

Proyecto

4. &ctuali#aciones a los

documentos del Proyecto

. &ctuali#aciones a los

&cti(os de los Procesos

de la "rgani#ación

*erramientas yt+cnicas

1. )istemas de gestión de

inormación

2. uicio de 5pertos

3. $euniones